Manual 0368-Controlo e Arm de Merc

INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAÇÃO PROFISSIONAL, IP DELEGAÇÃO REGIONAL DO NORTE CENTRO DE FORMAÇÃO PROFISSIONAL DE Viana do Castelo

Técnico Comercial

MÓDULO

UFCD 0368 - Controlo e armazenagem de mercadorias

Formadora: Cristina Fernandes

Objetivos Gerais −

Enumerar os princípios fundamentais da gestão de um armazém.

Controlo e armazenagem de mercadorias

− −

Enunciar todos os aspetos envolvidos na receção, aprovisionamento e acondicionamento dos diferentes tipos de produtos. Controlar o processo de gestão das encomendas.

1


ÍNDICE

1.Armazém................................................................................................... 3 1.1.Instalações de armazenagem.........................................................3 1.2.Equipamento de armazenagem......................................................6 1.3.Organização do espaço, do artigo e dos documentos..............10 1.4.Aspectos logísticos de um pequeno armazém...........................16 2.Armazenagem........................................................................................ 20 2.1.Quando e como encomendar........................................................20 2.2.Stock mínimo de segurança..........................................................22 2.3.Recepção de mercadorias e sua conferência.............................25 2.4.Controlo de entradas e saídas......................................................30 3.Gestão das encomendas......................................................................34 3.1.Organização da base de dados.....................................................34 3.2.Escolha do sortido..........................................................................37 3.3.Comunicação com os fornecedores..............................................40 Bibliografia................................................................................................ 46

1.Armazém Pode definir-se armazém como a parte da cadeia logística da empresa que armazena produtos (matérias primas, peças, produtos em processo, produtos acabados) até e entre pontos de origem e pontos de consumo, e fornece 2


informações sobre o estado, condição e disposição dos itens armazenados (Lambert et al, 1998).

1.1.Instalações de armazenagem O armazém é o local especialmente escolhido, preparado e equipado para guardar os stocks.

A

receção,

arrumação,

conservação

e

distribuição

são

funções

do

armazenamento. Nas médias e grandes empresas industriais os armazéns encontram-se subdivididos em:  Armazéns de matérias-primas, ou seja, matérias que intervêm diretamente 

na produção. Armazéns de peças destinadas a entrarem na montagem do produto



acabado. Armazéns de peças ou componentes do equipamento que se desgastam

  

com facilidade. Armazéns de matérias subsidiárias necessárias à atividade produtiva. Armazéns de ferramentas. Armazéns de produtos intermédios, ou seja, os produtos resultantes da



produção, mas que ainda não estão concluídos. Armazéns de produtos acabados.

A classificação de armazéns apresentada implica localizações diferenciadas, o mais próximo possível dos utilizadores. A empresa comercial possui armazéns de distribuição em pontos estratégicos. Não há regras fixas para organizar um armazém, contudo devem ter-se em conta duas regras básicas: 1. Atender à nomenclatura de aprovisionamento, para determinar grupos de artigos

cujas

características

(forma,

peso,

embalagem,

natureza

física,

deterioração, risco de roubo, resistência à quebra) originam problemas idênticos de armazenagem. 2. Proceder à análise económica e estatística por artigo ou grupo de artigos, de modo a caracterizar a sua utilização (consumo anual, destino, frequência de entradas e saídas, quantidade média de saída, flutuações). A aplicação destas regras permitirá determinar: Localização Os armazéns devem situar-se o mais próximo possível do local onde os bens são necessários, minimizando as distâncias a percorrer, as probabilidades de acidente e as eventuais dificuldades de transporte. Descentralização 3


A descentralização dos armazéns é uma questão significativa nas empresas de maior dimensão. Nestes casos, será de ponderar a existência de mais do que um armazém, localizados o mais perto possível dos locais onde são necessários os bens nele armazenados. A descentralização permitirá a especialização dos armazéns (cada um terá um número especifico de artigos) o que melhorará significativamente a eficiência e eficácia do pessoal de armazém. Implantação Antes da implantação de um armazém deve ter-se em conta os seguintes aspetos: • Características dos bens a armazenar. • Quantidades a manter em stock. • Método de armazenagem. • Altura do armazém. • Meios de movimentação que condicionam a dimensão das zonas

de

movimentação (corredores). • Quantidade a expedir. • Zona de embalagem. • Zona administrativa do armazém. Antes de se proceder à implantação de um armazém deve determinar-se com precisão, os locais de receção e expedição dos bens. Normalmente a receção e a expedição estão situadas nas extremidades opostas do armazém, neste caso a movimentação dos materiais faz-se em linha reta, mas também poderá ser efetuada em perpendicular ou forma de ferradura. A largura dos corredores deverá ser de modo a facilitar o cruzamento, ou não, de equipamentos de transporte. As portas do armazém deverão ter a altura e a largura adequadas à passagem de pessoas, equipamentos de transporte de carga em altura. O pavimento do armazém deve permitir: • A rápida e fácil circulação dos equipamentos de transporte. • O funcionamento dos equipamentos nas melhores condições. • A redução dos riscos de deterioração dos bens e acidentes do pessoal. Relativamente à arrumação dos bens e sua movimentação, o pavimento deve apresentar as seguintes características: • Resistência mecânica ao desgaste e ao choque. • Resistência química aos ácidos, solventes, calor e humidade. • Segurança (antiderrapante, incombustível). • Higiene (não originar lamas nem poeiras). • Conforto (isolamento térmico e acústico). • Facilidade de conservação. Portanto a escolha do pavimento do armazém será efetuada em função das características dos bens a armazenar e a movimentar. 4


1.2.Equipamento de armazenagem Estantes e armários As estantes e os armários a usar nos armazéns devem ser versáteis e de fácil montagem e desmontagem. A altura de armazenagem de materiais em prateleiras varia entre 2,20m (acesso manual) e 7m (acesso mecânico), poder-se-á, no entanto recorrer a andares intermédios com acesso por escadas onde se devem arrumar artigos leves e de fraca rotação.

Contentores A utilização de contentores metálicos na arrumação dos materiais em armazém facilita a sua movimentação e arrumação, na medida em que se podem empilhar. Existe assim um aproveitamento do espaço e proteção de materiais, principalmente se forem frágeis.

Plataformas

As plataformas podem ser construídas em madeira ou em metal, e classificam-se em: 5


• Fixas – montadas sobre pés ou patins. • Semimóveis – montadas sobre duas rodas e dois pés ou patins. • Móveis – montadas sobre quatro rodas. Equipamentos para arrumação dos materiais

Carrinho de mãos de duas rodas Empilhador

Porta Paletes

6


Devido à evolução tecnológica, existem diversos equipamentos sofisticados que ajudam na tarefa de arrumação e movimentação dos materiais em armazém, contudo também se tornam rapidamente obsoletos. Na escolha de equipamentos para arrumação dos materiais em armazém, devemos ter em consideração: • As características dos materiais a armazenar (forma, dimensão, peso, volume, resistência, etc.) • As condições de conservação. • A capacidade do armazém. • A facilidade de contagem dos materiais armazenados. • Custo dos artigos armazenados e custo relativo dos equipamentos. Os artigos em armazém podem apresentar-se sob a forma de: • Líquidos, utiliza-se reservatórios, cisternas e contentores metálicos ou de plástico. • Sólidos a granel que são colocados sobre o solo ou em silos ou contentores. 7


• Unidades isoladas (caixas, sacos, motores) que podem ser empilhadas no solo ou arrumadas em prateleiras ou gavetas. • Cargas unitárias que se arrumam no solo, ou em estantes, recorrendo a um equipamento específico.

Estrados ou paletes

Os estrados ou paletes são constituídos por duas ou três travessas de madeira, ligadas entre si por pranchas a formar pavimento, sobre o qual são transportados os materiais a transportar. A largura existente entre as travessas deve obedecer a normas, de forma a deixar passar o garfo do empilhador. A utilização de estrados permite: • A utilização racional do armazém em altura. • Assegurar uma melhor proteção aos materiais frágeis. • Facilitar os inventários.

1.3.Organização do espaço, do artigo e dos documentos O objetivo da organização do espaço é:  Otimizar o aproveitamento do espaço.  Facilitar as contagens físicas.  Simplificar a satisfação das requisições.  Reduzir e simplificar as movimentações.  Minimizar as perdas e deteriorações de materiais. Para tal é necessário definir:  O plano de arrumação.  O método de identificação dos locais de armazenagem de cada material.  O critério de fornecimento dos materiais requisitados. Existe um vasto conjunto de fatores, que condicionam a seleção do método de armazenagem, dos quais se realçam os seguintes: 8


• • • • • • •

Rotatividade dos materiais; Volume e peso; Valor; Ordem de entrada/saída; Acondicionamento e embalagem; Fragilidade/robustez; Perecividade.

Na arrumação dos materiais, a utilização do espaço útil do armazém deve ser orientada no sentido da ocupação da sua capacidade máxima, decorrendo deste princípio, a utilização de todo o espaço útil e sobretudo em altura - ocupação em volume - dentro dos limites estabelecidos pelas Normas da Segurança. A relação logística volume útil/área total aumenta com a altura de arrumação. Entendase como volume útil, o volume efetivamente ocupado. Não se consideram os espaços mortos e corredores. Aprendi Arrumação - É a atividade que consiste na disposição racional e criteriosa dos materiais nos dispositivos ou nos locais próprios do armazém. O trabalho desenvolvido no armazém é quantificado por:

Desta relação, conclui-se que o único fator que é uma variável do armazém é a distância (percurso do material no armazém) no fluxo material, desde que entra até ao aviamento ou à expedição. Tanto o peso como a frequência de movimentações não dependem do armazém. Código de localização de armazenagem Exemplo Um código de localização de um produto químico, que se encontra arrumado no Armazém de Produtos Químicos: 9


Respeito por prazos Em cada local os materiais deverão ser arrumados criteriosamente, de maneira que os materiais mais antigos deverão ser os primeiros a sair, prevendo assim a hipótese de não ultrapassar datas de garantias ou prazos de validade. O posicionamento, atendendo à forma do material, será aquele que lhe confere uma posição de maior estabilidade, evitando-se assim menores riscos de danos. No local, todos os itens devem ter o respetivo código de material. Análise ABC Para a arrumação criteriosa, há necessidade de se fazer um plano de arrumação. Para isso deve realizar-se, em primeiro lugar, uma análise ABC por frequência de saídas para minimizar os custos logísticos de armazenagem. Métodos de Localização Para facilitar a localização dos materiais armazenados pode utilizar-se um dos métodos seguintes: • Método da quadrícula; • Método dos corredores; Método da Quadrícula Consiste em fazer uma quadrícula no armazém, identificando em código sucessivamente as: • Coordenadas da quadrícula; • Prateleiras da estante em que se encontra o material. Exemplo

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Método dos Corredores Consiste em considerar o armazém como uma cidade em que as estantes representam os

edifícios

e

os

corredores

representam

as

ruas,

identificando

em

código,

sucessivamente: • A identificação da rua (corredor); • A identificação do número do edifício (módulo da estante); • A identificação do andar (número da prateleira e respetiva secção). Documentação A gestão material dos stocks pode estar informatizada; neste caso, quase não precisa de documentação, a informação está sempre disponível. No entanto, quando este serviço não está informatizado, além dos documentos de entrada e saída, é necessário criar um ficheiro de armazém, de forma a se poderem registar as entradas e saídas de produtos. Desde que se atualize sistematicamente este ficheiro é possível saber, a qualquer momento o que existe em armazém e em que quantidades. O pessoal que trabalha no armazém desempenha fundamentalmente duas funções, às quais correspondem documentos específicos: Receção O armazém é informado da encomenda e chegada das mercadorias através da Nota de Encomenda e da Guia de Remessa. Conservação e Entrega Os documentos a utilizar são fundamentalmente a nota de saída (ou Guia de Remessa/Transporte) e Ficha de Armazém. Ficha de armazém Documento que serve para registar a entrada e saída de um produto, bem como permite conhecer, a qualquer momento, as quantidades e o preço desse produto. Exemplo:

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Os registos de entradas e saídas efetuam-se nestas fichas através dos seguintes documentos:

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1.4.Aspectos logísticos de um pequeno armazém A armazenagem é necessária quando há necessidade de acumular mercadorias, durante a sua movimentação entre as linhas de produção e os consumidores. Esta necessidade tem de ser considerada como um custo extra. Abrandar o movimento das mercadorias aumenta os custos e por isso tal só deve ser necessário quando há necessidade de executar outras operações. Assim, uma maneira de reduzir o custo final consiste em aumentar a velocidade do fluxo de mercadorias. A velocidade do fluxo é a chave de custos baixos, pelo que a nossa prioridade deve ser “manter as coisas em movimento e depressa”. Se considerarmos o fluxo natural das mercadorias num armazém, as operações a realizar combinam-se em quatro fases de trabalho: 1. Receção dos produtos; 2. Armazenamento dos produtos por atacado; 3. Desconsolidação, seleção e reconsolidação; 4. Movimento de saída das instalações. Tendo em consideração estas fases, ao planear o armazém devemos tentar minimizar a distância entre uma fase e a seguinte e realizar os movimentos tão contínua e regularmente quanto possível. Os dois sistemas usuais de fluxo são: o “Fluxo em U” e o “Fluxo longitudinal”. 13


Fluxo em U No fluxo em U, o cais de carga e de receção estão juntos do mesmo lado do edifício e apresentam as seguintes características: • Os cais podem ser utilizados tanto para carga como descarga conforme as necessidades; • A construção pode, se necessário, ser aumentada para três lados; • O parqueamento e o acesso dos veículos é partilhado; • Pessoal e equipamento pode ser partilhado; • Controlo e segurança mais fáceis; • Problemas ambientais podem ser minimizados.

Fluxo Longitudinal No fluxo longitudinal, os cais de receção e de partida estão em extremos opostos do edifício, tendendo por isso a ser utilizados quando as mercadorias recebidas têm origem numa fonte de produção adjacente ou quando os veículos usados para a receção e para a expedição são de tipos diferentes. Neste caso, as mercadorias devem ser sempre manuseadas por atacado, porque é mais barato e mais económico, em termos de energia, manusear vários artigos ao mesmo tempo do que um a um.

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Para que os produtos possam fluir eficientemente através do armazém, tem de existir informação que ajude a dirigir as atividades do próprio armazém e a medir a eficiência da utilização dos seus recursos. O processo de informação inclui: o desenvolvimento do orçamento anual, a preparação de mapas mensais ou trimestrais dos recursos, a programação diária e semanal das atividades do armazém e relatórios sobre as operações e as atividades a decorrer no armazém. As operações nos armazéns estão repletas de indicadores de falta de informação. Os sintomas de problemas de informação, nas diferentes áreas de atividade, são: Na entrada de produtos: - Camiões aguardando entrada no cais para serem descarregados; - Falta de empregados nas tarefas de descarga e verificação; - Falta de equipamento; - Desconhecimento prévio dos produtos a receber. Na arrumação: - O operador do empilhador não sabe onde colocar os produtos; - Produtos/paletes congestionando a área de receção; - Os locais destinados à arrumação estão ocupados. No armazém: - Congestionamento: produtos depositados nos corredores; - Produtos desemparelhados; - Impossibilidade de colocação dos produtos no local destinado por falta de acesso. Na recolha de encomenda: - Produto indisponível na frente de recolha; - Reposição feita durante os picos de procura; - Corredores percorridos mais de uma vez por cada pedido de recolha de encomenda; - Entrega dos produtos na área de consolidação quando esta já não tem espaço. Na embalagem de produtos: - Materiais para etiquetar as embalagens não disponíveis; - Trabalhos de urgência (provocam o congestionamento deste sector); - Produtos mal embalados e mal etiquetados. Na área de consolidação: - Área de consolidação congestionada; - Demoras no processamento da documentação; - Produtos incorretamente agrupados. Na saída dos produtos: - Demoras na expedição; - Camiões esperando ser carregados; - Reclamação dos consumidores.

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2.Armazenagem

2.1.Quando e como encomendar Designa-se por stock todo o bem que se encontra armazenado com vista a utilização futura. Uma das razões para que não se verifiquem ruturas é possuir atempadamente as matérias-primas e demais materiais e sempre que possível nas melhores condições de preço e qualidade. A gestão de stocks tem como objetivo manter o nível de serviço aos clientes. Um dos objetivos da gestão de stocks é precisamente avançar melhorando o desempenho, para um melhor controlo dos stocks. Em gestão de stocks colocam-se, normalmente, duas questões fundamentais:

 Quando encomendar?  Quanto encomendar? •

Quando

encomendar?

Colocar

uma

encomenda, ou lançar uma ordem de fabrico de um artigo, com periodicidade fixa (por ex., semanalmente, mensalmente, etc.) ou colocar uma

encomenda

somente

quando

o stock

atinge um determinado nível mínimo? • Quanto encomendar? Encomendar,

ou

mandar fabricar, sempre a mesma quantidade de um artigo ou quantidades variáveis? Como

facilmente

se

conclui,

existem

diferentes

combinações, correspondendo a diferentes modelos de gestão. Na prática, os mais normalmente utilizado são os que a seguir se referem. Modelo de revisão contínua Neste modelo, encomenda-se uma Quantidade fixa [Q] logo que o stock atinge um nível determinado – Ponto de encomenda [Pe].

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A data de encomenda é, pois, variável: quando a procura aumenta, o ponto de encomenda é atingido mais cedo; quando a procura diminui, o ponto de encomenda é atingido mais tarde. Este modelo é apropriado para referências que têm taxas de consumo relativamente constantes. Depois de determinados os parâmetros de gestão, o sistema deve funcionar de uma forma rotineira, recorrendo a registos manuais ou informatizados. Quando o stock atinge o ponto de encomenda, o computador lança uma encomenda. Sistema de periodicidade variável e quantidade fixa (modelo de revisão contínua)

Modelo de revisão periódica Neste modelo, encomenda-se, com uma Periodicidade fixa [P], uma quantidade variável, de forma a repor o stock a um nível máximo – Nível de stock objetivo [No]. Este modelo é apropriado para referências que são encomendados ao mesmo tempo e ao mesmo fornecedor. Depois de determinar a frequência de revisão de stock (consequentemente de encomenda) para cada referência ou conjunto de referências, o sistema deve funcionar rotineiramente. Sistema de periodicidade fixa e quantidade variável (modelo de revisão periódica)

A grupagem de referências permite reduzir custos de aprovisionamento e de transporte por artigo e pode aumentar o volume de encomenda de forma a possibilitar descontos de quantidade. Neste sistema, não é necessário um acompanhamento contínuo do stock, pois só é necessário conhecer as quantidades em stock nos períodos de revisão.

Modelos Mistos De entre os modelos mistos, o mais comum é o modelo de Revisão Periódica com Limite Mínimo. O modelo de Revisão Periódica puro gera muitas vezes encomendas de pequenas quantidades. Este modelo misto controla a quantidade mínima por encomenda e combina parâmetros dos dois modelos puros analisados anteriormente. É definido um nível de stock objetivo e um limite mínimo. O stock é revisto de t em t períodos de tempo e a encomenda só é colocada se o stock estiver abaixo do limite mínimo. Se não estiver abaixo do limite mínimo, a encomenda não é colocada, pois existe ainda stock suficiente para alimentar o sistema até ao próximo período de revisão e a quantidade a encomendar não justificaria uma encomenda (por ser muito pequena). 17


2.2.Stock mínimo de segurança A representação da movimentação (entrada e saída) de um produto dentro de um sistema de stock pode ser feita por um gráfico, em que a abcissa é o tempo decorrido (T) para o consumo, normalmente em meses e a ordenada é a quantidade em unidades deste produto em stock no intervalo do tempo (T).

Como se pode observar o stock iniciou com 140 unidades e foi consumido, num determinado período de tempo, até atingir o ponto zero. Quando isso aconteceu, deu entrada no armazém uma reposição de 140 unidades que o levou de novo à posição inicial. Este ciclo será sempre repetitivo e constante se: 

Não existirem alterações de consumo durante o tempo t;



Não existirem falhas administrativas que provoquem uma falha ao solicitar a compra;



O fornecedor não atrasar a entrega do produto;



Nenhuma entrega do fornecedor for rejeitada pelo controlo de qualidade.

A prática demonstra que estas quatro condições não são, em regra, cumpridas com regularidade, pelo que deve ser criado um sistema que absorva as anomalias e que diminua o risco do stock ficar a zero durante um determinado período de tempo, com consequências normalmente graves para a empresa a par dos respetivos custos adicionais, tais como: 

Paralisação de um ou mais sectores produtivos



Incumprimento dos prazos de entrega de encomendas



Deterioração da imagem no mercado



Redução dos volumes de vendas e de faturação. 18




Diminuição da produtividade global.

Um dos grandes problemas na gestão de stocks reside na determinação da altura em que deverá ser feita uma nova encomenda de um determinado produto. A incerteza associada a esta decisão prende-se:  

Essencialmente, com o carácter incerto da procura. E, na incerteza residente nos fornecedores. Esta incerteza revela-se nos produtos defeituosos entregues pelo fornecedor e pelo não cumprimento dos prazos de entrega acordados.

Desta forma, como modo de proteção contra a incerteza, constituem-se stocks de segurança. Para o cálculo do stock de segurança de um determinado produto, é necessário conhecer: 

Variação da procura de cada artigo em relação à média;



Variação do prazo de aprovisionamento de cada artigo em relação à média;



Variação da quantidade boa entregue por fornecedor, em relação à média;



Nível de serviço que a empresa quer oferecer. Neste caso, deve-se estabelecer uma probabilidade de rutura de stock para esse nível de serviço. Exemplo: nível de serviço de 95% das encomendas = probabilidade de rutura de 5%.

Retomando o gráfico apresentado, anteriormente, e se for calculada uma quantidade considerada de reserva (por exemplo 20 unidades), o stock será consumido até atingir as 20 unidades, sendo então repostas 120 unidades que o levam à posição inicial (140 unidades). A quantidade de 20 unidades servirá como segurança ou proteção, para as eventualidades que possam ocorrer durante o período de uma nova reposição. A figura seguinte mostra o Gráfico Dente de Serra utilizando o Stock Mínimo ou de Segurança:

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A denominada Curva Dente de Serra é imprescindível nas atividades de gestão de stocks, especialmente na aplicação dos Métodos de Reposição por Quantidades Fixas e Reposição por Revisões Periódicas e suas derivações, pois possibilita o estabelecimento das relações matemáticas necessárias para entender e automatizar, pelo Controlo, as atividades de Reposição de Stocks.

2.3.Recepção de mercadorias e sua conferência Os métodos operacionais utilizados nos armazéns condicionam de forma determinante o espaço, a quantidade de mão-de-obra e o tipo de equipamento que são necessários. Seguindo o fluxo de mercadorias através do armazém, necessitaremos de considerar as seguintes áreas: • Receção de produtos; • Critérios de localização dos stocks no depósito de mercadorias por atacado; • Métodos de recolha de encomendas; • Saídas de mercadorias. Receção de produtos As mercadorias entradas podem ser recebidas num armazém vindas de um fornecedor ou de uma unidade de produção, ligada ao armazém. A operação de receção consiste em: • Receber os materiais / mercadorias e descarregar o veículo tão rápida e eficientemente quanto possível; • Verificar se as quantidades de materiais / mercadorias recebidas estão corretas; • Providenciar para que a função “controlo de qualidade” retire amostras dos materiais / mercadorias, para se assegurar que a qualidade é a requerida. 20


O objetivo de qualquer sistema eficiente é fazer o melhor uso possível do espaço disponível, reduzindo o trajeto das mercadorias a armazenar e mantendo a qualidade destas mercadorias. Para armazenar as mercadorias dentro de um armazém existem vários sistemas de armazenagem, inclusive podendo ser utilizadas várias soluções para o mesmo armazém. A escolha do melhor método de armazenagem prende-se com as características dos produtos a armazenar e das suas embalagens, bem como com os custos associados a cada um e a funcionalidade face ao espaço disponível. Métodos de recolha de encomendas 1. Empilhamento em Bloco

Este sistema utiliza-se quando: • Há um número limitado de linhas de produtos; • Existe elevada quantidade de stock de cada artigo. Vantagens: • Baixo custo; • Boa utilização de espaço na horizontal; • Simples de controlar. Desvantagens: • Limitações na utilização do espaço em altura; • É LIFO e não FIFO; • Só se tem acesso livre às caixas da frente e de cima. 2. Estantes ajustáveis para paletes (Rack)

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Utiliza-se quando: • O acesso direto a todas as paletes é necessário; • Há baixo nível de stock de cada linha de artigos. Vantagens: • Custo relativamente baixo; • Versatilidade (podem ser ajustáveis ao tamanho das paletes); • Permite acesso direto a todas as posições do stock; • Facilita a utilização de sistemas de localização. Desvantagens: • Utilização do espaço muito baixa (há muitos corredores); • Um corredor de passagem só permite o acesso a duas linhas de estantes. 3. Corredores móveis (Drive–in)

A utilização é equivalente ao empilhamento em bloco. Vantagens: • Melhor utilização do espaço em altura. Desvantagens: • Estrutura pouco rígida; • Condições de segurança precárias. 4. Armazenamento móvel (por gravidade)

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Este sistema utiliza tapetes inclinados com rolos, onde as paletes se movem por gravidade. Utiliza-se quando existe uma elevada atividade/fluxo da linha de artigos. Vantagens: • Uma face pode ser utilizada para a seleção de encomendas e a outra para a reposição de stock; • Rotação automática de stock. Desvantagens: • Custo elevado; • Utilização do espaço não é a melhor.

2.4.Controlo de entradas e saídas Receção Consiste na entrada de um produto em armazém. Para este tipo de transação deve-se verificar a conformidade dos produtos recebidos, bem como a sua qualidade. Entrega Os artigos solicitados são retirados do stock sob a forma de nota de encomenda de um cliente (produtos acabados) ou uma ficha de saída (produtos fabricados). Inventários Para verificar a qualidade do estado dos stocks (diferença entre stock real e registo informático do stock), é necessário efetuar inventários e eventualmente atualizar a registo informático. Um inventário consiste numa operação de contagem física dos artigos nas prateleiras do armazém. Diferentes tipos de inventário: 1. Inventário permanente 2. Inventário intermitente

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Sistema de Inventário permanente Este sistema permite determinar permanentemente o valor dos “Stocks” armazenados e apurar os resultados obtidos na venda ou produção. Este tipo de inventário é mais frequentemente utilizado em empresas de média ou grande dimensão, ou então por empresas onde a variedade de produtos e o volume é bastante grande. Características: - Necessidade de fichas de armazém; - É possível determinar permanentemente o valor das existências (dos stocks em armazém) e apurar em qualquer momento os resultados das vendas ou produção. Portanto, temos conhecimento em qualquer momento, da quantidade e valor dos stocks de que a entidade é proprietária, ou detém. Vantagens: permite controlar os stocks de uma grande variedade de produtos Desvantagens: investimento em sistemas de informação

Sistema de Inventário intermitente Utilizando este sistema de movimentação das mercadorias, só periodicamente (em regra no fim do exercício económico) se conhece o valor das mercadorias em armazém por inventário direto, e só depois é possível determinar o custo global das saídas durante o período. É este o processo mais utilizado pelas empresas de dimensão mais pequena. Características: - O valor das existências e dos resultados só é determinado através de inventariações diretas dos valores em armazém - contagem física. - A sua utilização torna-se difícil em empresas com um elevado número de produtos movimentados. Vantagens: menores encargos com pessoal afeto à gestão e controlo de stocks; Desvantagens: não permite conhecer a margem bruta obtida em cada venda, no momento da saída do produto de armazém

Expedição dos Materiais Há uma expedição de material sempre que o destino é exterior e, portanto, há transporte de material.

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Expedição - É a atividade que assegura as boas condições de acondicionamento do material durante o transporte, assim como o carregamento eficiente do material no meio de transporte utilizado. Guia de transporte e guia de remessa O material expedido deve ser acompanhado de uma guia de transporte e de uma guia de remessa (original e duplicado), que indica o destinatário, o local convencionado para a entrega e discrimina para cada item a quantidade expedida do respetivo artigo. O destinatário, ao rececionar o material, deve visar o duplicado da guia de remessa e devolvê-lo ao emissor (expedidor).

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3.Gestão das encomendas 3.1.Organização da base de dados É função do departamento de compras proceder ao abastecimento atempado de todos os bens e serviços necessários ao eficaz funcionamento da empresa. Para tal é necessário:  Criar um sistema com base em documentos normalizados que permita que as encomendas

sejam

feitas

em

tempo

oportuno,

indicando

corretamente

quantidades, qualidades e especificações do produto encomendado, assim como prazos, locais de entrega, transporte, acondicionamento, preços e outras 

condições de compra. Implementar um sistema de informação para cada produto ou grupo de produtos, sobre fornecedores, qualidades dos seus produtos, condições de venda, preços e prazos de aprovisionamento.

A avaliação e seleção dos fornecedores implica duas fases:  Prospeção de mercado de fornecedores.  Seleção de fornecedores. Na prospeção de mercado de fornecedores determinam-se quais reúnem as condições mínimas para serem prováveis fornecedores da empresa. A qualificação prévia dos fornecedores, após o levantamento e a identificação dos existentes, serve para determinar o interesse de os conhecer mais detalhadamente. De modo a tornar mais eficaz a prospeção, é conveniente estudar antecipadamente os seguintes aspetos:  Compatibilidade entre as políticas comerciais do fornecedor e da nossa empresa.  Preços.  Prazos de entrega habituais.  Nível de serviço prestado.  Organização.  Comportamento do fornecedor noutras empresas. A seleção de fornecedores irá permitir a criação de um ficheiro de fornecedores e artigos. Para organizar esse ficheiro é necessário dispor de um software específico que permita criar bases de dados com informação detalhada. Devem ponderar-se os seguintes aspetos:  Preço e condições de pagamento.

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

Prazos de duração entre a encomenda e a entrega (prazo de entrega), a duração de concretização (aceitação da encomenda), o cumprimento de prazos e as

 

variações de ritmos dos mesmos. Nível de qualidade do produto. Classificar o serviço prestado, quer a nível de fornecimento, quer ao nível de

  

acompanhamento e apoio ao ponto de venda. Distância, capacidade de resposta e custos de transporte. Para cada fornecedor indicar o número de concorrentes deste. Percentagem da produção adquirida ao fornecedor pela empresa de forma a avaliar o grau de dependência deste.

3.2.Escolha do sortido A seleção dos produtos dependerá do posicionamento pretendido pelo ponto de venda. Ao selecionar o sortido, o gestor corre muitas vezes o risco de satisfazer um sector da clientela em detrimento de outros. Por isso, qualquer modificação é uma decisão importante da política comercial do ponto de distribuição. A criação do plano de sortido que consiste em descrever, pormenorizadamente, as gamas a propor à clientela durante um determinado período de tempo. Os seus elementos são:  O Conteúdo – Com todos os produtos apresentados e respetivos preços, divididos por famílias de produtos. Os produtos básicos de atracão poderão merecer uma atenção particular, visto que influenciam a compra de outros e têm, geralmente, 

bastante importância nas vendas globais e A Duração – Na qual se deverá definir se a disponibilização de cada artigo será anual, semestral, semanal ou diária (nomeadamente no caso de produtos que ultrapassam

rapidamente

o

prazo

de

validade

como

os

da

alimentação/restauração). Para as categorias de produtos de procura constante, o plano inicial pode ser adaptado ou corrigido através de revisões pontuais. Para as famílias de produtos sazonais, podem ser elaborados planos especiais ou temporários. É complexa pois a entrada em linha de um produto novo pode obrigar à retirada de outro.     

Deve-se ter em linha de conta: A reputação comercial do fabricante, O seu preço de venda (comparado com o dos concorrentes), A imagem de qualidade da marca (comparado com a dos concorrentes), A contribuição do produto para a margem bruta da família desse produto, As vantagens na compra (descontos, condições de pagamento, bónus, etc.),

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

O volume de vendas esperado e a sua potencial incidência sobre as vendas de

   

outros produtos, O potencial de mercado para o produto, O montante do investimento previsto para o seu lançamento, O valor acrescentado que esse produto propõe ao consumidor e A sua apreciação, em termos táticos, para fomentar a concorrência horizontal entre fornecedores.

3.3.Comunicação com os fornecedores O processo de compra O processo de compra tradicional desenvolve-se através de uma sequência de atividades, das quais se destacam as seguintes: 1. Formalização das especificações; 2. Análise do pedido de compra; 3. Seleção de fornecedores; 4. Consulta a fornecedores; 5. Análise de propostas; 6. Adjudicação da encomenda; 7. Seguimento da encomenda; 8. Receção da encomenda; 9. Conferência de faturas; 10. Tratamento de reclamações; 11. Ordem de Pagamento. A Formalização das Especificações As especificações dos materiais e serviços a comprar devem ser formalizadas em pedidos de compra pelos utilizadores com competência para o efeito. Exemplos: • Os materiais consumíveis na produção, tais como matérias-primas, devem ser especificados pelos projetistas da engenharia do produto; • Os materiais de utilização permanente, tais como o equipamento produtivo, devem ser especificados pelos técnicos industriais da engenharia do processo; • Os materiais utilizados no âmbito do sistema de informação devem ser especificados pelos especialistas das tecnologias da informação (hardware e software), mas os consumíveis (suportes de informação) podem ser especificados pelos respetivos utilizadores. Análise do Pedido de Compra Os pedidos de compra, emitidos pelos utilizadores ou pelos gabinetes técnicos, ao chegarem

a

Compras

são

distribuídos

pelos

compradores

(eventualmente

especializados). Na análise do pedido de compra, deve ser formada uma ideia global sobre todos os aspetos técnico-económicos da(s) necessidade(s) e verificada a sua coerência. O pedido 28


da compra deve ser revisto e se necessário completado ou corrigido, pois vai desencadear a emissão das consultas as quais devem estar isentas de erros e omissões, e ser este o momento exato para a última retificação. Uma cópia do documento final revisto e visada pelo comprador deve ser remetida para o emissor do pedido de compra original. Seleção de Fornecedores O comprador face à(s) necessidade(s) e com acesso aos ficheiros de materiais/serviços e de fornecedores deve proceder à seleção dos fornecedores a quem dirigirá as consultas. Classificação de fornecedores Há empresas que, fazendo sistematicamente uma análise do nível de serviço logístico dos fornecedores, os mantém classificados numa das três categorias: • Qualificado; • Qualificável; • Rejeitado. Neste caso, a seleção dos fornecedores está facilitada, podendo escolher-se os da categoria 1, cujo nível de serviço está acima dos 80%, porque são esses que dão maior garantia de satisfação. Consulta a Fornecedores As consultas devem ser emitidas, indicando-se o prazo para receção das propostas dos fornecedores e os critérios de seleção, em que o preço pode não ser o parâmetro decisivo. Análise de Propostas Recebidas as respostas às consultas, também designadas propostas dos fornecedores, deve elaborar-se um mapa comparativo tipo matriz, onde se indicam todas as variáveis da consulta e se interligam com as ofertas dos fornecedores, com a finalidade de serem comparadas e analisadas, tendo em vista a adjudicação da encomenda ao fornecedor que formulou a melhor proposta, segundo os critérios estabelecidos Adjudicação da Encomenda Antes de se decidir a adjudicação pode passar-se por uma fase de negociação. A um conjunto de fornecedores selecionados pode pedir-se uma segunda proposta com as melhores condições de oferta. Finalmente, pode estabelecer-se um calendário de reuniões, individualmente com os novos selecionados, no menor número possível, no máximo de três, para se chegar às conclusões finais. Destas conclusões, eleger-se-á o fornecedor, ao qual será adjudicada a encomenda, não impedindo de vir ainda a ser renegociada em alguns aspetos, nomeadamente condições de pagamento e garantias. 29


A formalização da encomenda é sempre redigida em documento próprio da empresa, correntemente editado por via informática. Nesta situação, basta ao comprador preencher os campos obrigatórios, e os facultativos se necessário, e promover a respetiva impressão no número de cópias que desejar. É este documento, denominado encomenda ou nota de encomenda, que irá ser enviado para o fornecedor. Seguimento da Encomenda Esta atividade é de crucial importância, no tratamento da compra, para que o objetivo, no que concerne ao cumprimento do prazo de entrega, seja alcançado. Trata-se de Efetuar relances com o fornecedor, o transportador, o despachante, ... no sentido de acompanhar o fornecimento desde a empresa fornecedora até à entrega, identificar quaisquer problemas e encontrar soluções para evitar previsíveis atrasos. Receção da Encomenda As Compras podem acompanhar a receção do fornecimento e através das cópias das guias de entrada (provisórias e definitivas) ou através do acesso direto à informação introduzida pela Receção no sistema informático, confirmam se o material foi entregue em conformidade com todos os requisitos da encomenda (quantidade, qualidade, prazo, preço, ...). Qualquer não-conformidade deve ficar registada e ser comunicada de imediato, pelo comprador ao fornecedor. Conferência de Faturas O comprador, responsável pela encomenda, pode verificar se as faturas emitidas pelo fornecedor condizem com as condições da encomenda e com as guias de entrada, no entanto, o mais normal é esta atividade ser realizada na área financeira. As faturas devem conter, obrigatoriamente, a identificação do seu emitente e a do adquirente dos produtos (bens e/ou serviços), os números de identificação fiscal de ambos, a quantidade e denominação usual dos bens ou serviços, a taxa do IVA aplicável e o montante do imposto devido. As faturas são, obrigatoriamente, emitidas por tipografia autorizada ou processadas por computador, e devem ser datadas, numeradas sequencialmente e processadas em duplicado. O original da fatura destina-se ao cliente e a cópia ao arquivo do fornecedor. Em caso de extravio de uma fatura deve ser emitida uma nova fatura e anulada a anterior, mas, nunca deve ser emitida uma 2ª via da fatura.

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Tratamento de Reclamações Qualquer não-conformidade detetada durante o processamento de uma encomenda deve ser registada, para efeito de avaliação do nível de serviço logístico, e poderá originar uma reclamação ao fornecedor. As reclamações podem ter origem nas atividades realizadas pelo comprador, mas também, nas atividades inerentes à receção ou à área financeira, no entanto, deve competir exclusivamente a Compras, apoiada pelo(s) órgão(s) detetor(es) da(s) nãoconformidade(s), a ação de manifestar formalmente ao fornecedor, através dos seus Serviços Comerciais ou da Assistência a Clientes, as reclamações, com o objetivo de conseguir a resolução dos problemas. Ordem de Pagamento Depois de atendidas pelo fornecedor as eventuais reclamações, Compras deverá informar a área financeira que ativará a tesouraria. Desenvolvimento da relação com fornecedores O processo de subcontratação/compras engloba

a

identificação

de

potenciais

fornecedores, a avaliação do seu produto ou serviço segundo as necessidades da empresa e a possibilidade de se estabelecer uma parceria entre as partes. Qualquer organização tem necessariamente que desenvolver e implementar estratégias de compras para os bens e/ou serviços que necessitam. Estas estratégias determinam o modo de desenvolver e gerir as relações com os fornecedores. Por sua vez, estas atividades estão mais desenvolvidas numas empresas do que noutras. Constata-se que existem alguns fatores chave no desenvolvimento e a gestão das relações com os fornecedores:  Identificar e justificar a necessidade da aquisição dos bens/serviços;  Especificar os requisitos bens/serviços;  Obter aprovação financeira antes de celebrar o contrato com o fornecedor;  Determinar o tipo de contrato de fornecimento mais adequado para cada compra;  Solicitar a apresentação de propostas aos fornecedores;  Avaliar as ofertas com critérios de avaliação pré-determinados;  Negociar um preço justo, de encontro às necessidades de ambas as partes;  Formalizar os contratos de fornecimento e garantir clareza sobre as obrigações de 

cada um; Gerir ativamente os contratos de fornecimento monitorizando o desempenho do fornecedor.

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Bibliografia

Figueira, Mário, Gestão de materiais – Guia do formando, Ed. ISQ/ IEFP, 1997 Morais, A. e Oliveira, C., Logística, Ed PRONACI – Programa Nacional de Qualificação de Chefias Intermédias/AEP, 2001 Morgado, S., Aprovisionamento e gestão de Stocks, Tecnoforma/ IEFP, 2002 Veludo, M., Aprovisionamento e gestão de Stocks – Guia do formando, ISG/ IEFP, 2004

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Manual 0368-Controlo e Arm de Merc

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