Índice
INTRODUÇÃO .................................................. .................................................................................................... ............................................................................................3 ..........................................3 COMO ACESSAR TELAS E UTILIZAR TECLAS DE FUNÇÃO...................................................................4 GRUPOS, SUBGRUPOS E ITENS...............................................................................................................6 CONFIGURAÇÃO DE USUÁRIOS ........................................... ............................................................................................. ..................................................................15 ................15 ACESSANDO O CONFIGURADOR ......................................... .................................................. ..................................................................15 ................15 GRUPOS E USUÁRIOS..............................................................................................................................15 .................................................................................................................18 Empresas e Filiais de acesso .................................................................................................................18 Excluindo Grupos e Usuários .................................................................................................................20 Alterando e consultando grupos e usuários ...........................................................................................20 CRIAÇÃO DE CAMPOS..............................................................................................................................21 Alterando e consultando dados de um campo ........................................................................................22 Criando um campo ..................................................................................................................................23 Criação de Tabelas para a Campanha de Telemarketing ......................................................................29 CONFIGURAÇÃO DA LICENÇA .............................................. ................................................................................................ ..................................................................29 ................29 INICIANDO O APOLO.................................................................................................................................30 CONFIGURAÇÃO DO SISTEMA................................................................................................................35 GERAÇÃO DE CÓDIGOS...........................................................................................................................35 PERSONALIZAÇÃO....................................................................................................................................37 CONFIGURAÇÃO DE IMPORTAÇÃO E EXPORTAÇÃO EXPORTAÇÃO DE DADOS ................................................ ......................................................39 ......39 CADASTROS LOCALIDADES....................................................................................................................42 ....................................................................................................................................................42 Cidades ....................................................................................................................................................42 ......................................................................................................................................................44 Países ......................................................................................................................................................44 Regiões ....................................................................................................................................................45 ....................................................................................................................................................45 Unidades da Federação ..........................................................................................................................46 CADASTROS ENTIDADES........................................................................................................................51 Atividades Econômicas ...........................................................................................................................49 Categorias da Entidade ...........................................................................................................................51 .................................................................................................................................................52 Entidades .................................................................................................................................................52 Origens ....................................................................................................................................................59 Relacionamento da Entidade ..................................................................................................................60 MOVIMENTAÇÕES RELACIONAMENTO DA ENTIDADE ................................................ ........................................................................66 ........................66 CADASTROS MARKETING........................................................................................................................66 Textos de Conversa ............................................. ............................................................................................... ..................................................................................66 ................................66 Roteiros de Conversa.............................................................................................................................69 Motivos da Pausa do Telemarketing Telemarketing .............................................. .............................................................................................. ........................................................70 ........70 Status do Resultado da Campanha do Telemarketing .................................................. ..........................................................................71 ........................71
CONFIGURAÇÃO TELEMARKETING........................................................................................................72 PERSONALIZAÇÃO TELEMARKETING....................................................................................................73 MANUTENÇÃO MARKETING.....................................................................................................................73 Atendimentos (SAC) ..............................................................................................................................73
Campanhas de Telemarketing ............................................. ............................................................................................... ..................................................................77 ................77 Iniciando o Telemarketing ......................................................................................................................87 Resultado de Campanha de Telemarketing ............................................................................................91 Campanhas de Faxmarketing .................................................................................................................92 Campanhas de Emailmarketing ..............................................................................................................94
OCORRÊNCIAS..........................................................................................................................................95 CADASTROS – HELP DESK......................................................................................................................95
Motivos da Ocorrência.............................................................................................................................95 Tipos de Despesas..................................................................................................................................98 Tipos de Ocorrência .............................................. ................................................................................................ ..................................................................................99 ................................99 Tipos de Solução de de Ocorrência Ocorrência ........................................... ............................................................................................. ................................................................100 ..............100 Configuração de Geração de Ocorrências............................................................................................100
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PERSONALIZAÇÃO..................................................................................................................................102 MANUTENÇÃO ......................................... .................................................. ................................................................................................10 ..............................................1022 Incluindo e solucionando ocorrências ..................................................................................................102 Filtrando Ocorrências ...........................................................................................................................108 Transferindo Ocorrências ......................................................................................................................109 Agendando Ocorrências ........................................................................................................................109 Cancelando Ocorrências .......................................................................................................................109 Transferência de Ocorrências ...............................................................................................................110 UTILITÁRIOS ............................................ .............................................................................................. ................................................................................................11 ..............................................1111 Agenda ..................................................................................................................................................111 Agenda Corporativa ...............................................................................................................................116 ...............................................................................................................................116 Gerenciador de Alarmes........................................................................................................................124 Personalização do Alarme .....................................................................................................................125 .....................................................................................................................125 LOG ............................................... ............................................................................................... .................................................................................................. ........................................................126 ......126 Mala Direta ............................................ .............................................................................................. ................................................................................................126 ..............................................126 .......................................................................................................................127 Criando uma Mala Direta .......................................................................................................................127 Recados ................................................................................................................................................127 Workflow E-mail.....................................................................................................................................129
RELATÓRIOS ........................................... ............................................................................................. ................................................................................................13 ..............................................1311
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PERSONALIZAÇÃO..................................................................................................................................102 MANUTENÇÃO ......................................... .................................................. ................................................................................................10 ..............................................1022 Incluindo e solucionando ocorrências ..................................................................................................102 Filtrando Ocorrências ...........................................................................................................................108 Transferindo Ocorrências ......................................................................................................................109 Agendando Ocorrências ........................................................................................................................109 Cancelando Ocorrências .......................................................................................................................109 Transferência de Ocorrências ...............................................................................................................110 UTILITÁRIOS ............................................ .............................................................................................. ................................................................................................11 ..............................................1111 Agenda ..................................................................................................................................................111 Agenda Corporativa ...............................................................................................................................116 ...............................................................................................................................116 Gerenciador de Alarmes........................................................................................................................124 Personalização do Alarme .....................................................................................................................125 .....................................................................................................................125 LOG ............................................... ............................................................................................... .................................................................................................. ........................................................126 ......126 Mala Direta ............................................ .............................................................................................. ................................................................................................126 ..............................................126 .......................................................................................................................127 Criando uma Mala Direta .......................................................................................................................127 Recados ................................................................................................................................................127 Workflow E-mail.....................................................................................................................................129
RELATÓRIOS ........................................... ............................................................................................. ................................................................................................13 ..............................................1311
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Introdução
Este manual apresenta o Apolo CRM, um sistema indispensável no gerenciamento das informações relacionadas aos clientes e contatos, traçando estratégias que faz crescer e manter um lucrativo e fiel relacionamento. Trata-se de um completo sistema para Gestão de Database Marketing, Telemarketing, Emailmarketing, Faxmarketing, Atendimento ao Cliente, Controle de Ocorrências, Gerenciador de CEPS, Controle de Nomes Repetidos e Semelhantes, Workflow e Gerenciamento de Campanha. O módulo de CRM assume o compromisso de potencializar o relacionamento com os seus clientes, fornecendo ferramentas que aumentam a força de vendas e marketing. Realiza com eficácia e praticidade o acompanhamento de todo o relacionamento entre cliente-empresa, desde o primeiro contato, passando pela venda até o atendimento cotidiano.
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Como acessar telas e utilizar teclas de função Para ter acesso à lista do cadastro selecionado, clique com o mouse sobre o nome, ou tecle Enter após selecioná-lo, ou ainda tecle Alt juntamente com a letra sublinhada presente no nome do arquivo desejado.
Selecione o cadastro em que deve constar o novo registro, tecle Enter ou clique sobre ele. O sistema apresentará a tela Lista do Cadastro:
A lista do cadastro é formada pela relação de todos os registros do cadastro. Nela o usuário poderá
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visualizar os dados do registro sem precisar acessar seus campos. Não é possível alterar os dados dos registros enquanto estiver na lista. Ela apenas dá acesso às operações Incluir, Alterar, Excluir, Localizar e Transferir. Para rolar pela lista, utilize o mouse ou as teclas e ‘Page down’ ou ‘Home’ e ‘End’.
(‘seta para cima’ e ‘seta para baixo’), ‘Page up’
É permitido redimensionar as colunas e mudar a posição das mesmas. Para alterar o tamanho das colunas, posicione a seta do mouse na linha divisória do cabeçalho da coluna que deseja modificar. Clique e, mantendo o botão do mouse pressionado, arraste a coluna para a esquerda, se quiser diminuir seu tamanho, ou para direita, se quiser aumentar. Para trocar a posição de uma coluna, clique em qualquer ponto de seu cabeçalho, exceto na linha divisória. Mantendo o botão do mouse pressionado, arraste-o para a posição que a coluna deverá ocupar. As modificações realizadas serão válidas apenas enquanto a tela da lista estiver aberta. Elas não serão mantidas pelo sistema. Incluindo um registro Para incluir um registro, selecione a opção de Cadastro no menu principal (as informações apresentadas também serão úteis para as outras opções do menu principal: Arquivo, Manutenção, Configuração, Relatórios, Gráficos, Utilitários). Será apresentado um submenu com opções relacionadas ao item selecionado. Escolha aquele em que deseja inserir um novo registro e clique sobre ele. Será apresentada a janela “lista do cadastro”, se tratar de um cadastro, ou a tela da lista dos registros de itens de movimentação. Alguns itens de movimentação, tais como o Telemarketing, deverão ser operados de maneira diferente da que está apresentada devido às suas características. A maioria, no entanto, deve seguir estas instruções. Para incluir um registro, tecle Insert ou clique sobre o botão quando estiver posicionado na lista. Será aberta a janela com os campos nos quais devem constar as informações necessárias ao cadastramento do novo registro.
Tecle Enter ou Tab após preencher cada campo. Assim que terminar de digitar as informações, clique no botão de
ou tecle Alt + O, para gravar o registro. O item passará a fazer parte da lista do
cadastro. Se por algum motivo não desejar a gravação do registro, clique em
ou tecle Alt + C.
Atenção: alguns campos ficam bloqueados. Se precisar corrigir dados registrados em tais campos, o usuário terá que cancelar a operação e efetuar uma nova inclusão. Muitos campos podem ser deixados em branco, mas, em todos os cadastros e itens de movimentação do sistema, o preenchimento de alguns campos é indispensável para que a gravação do registro seja
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aceita. Para que o usuário saiba quais são esses campos de preenchimento obrigatório, eles foram grafados em azul marinho. Exemplos: Código, Nome, Descrição e o Tipo de Solução de Ocorrência.
Grupos, Subgrupos e Itens Ao efetuar um cadastro, o usuário pode cadastrar itens e grupos. Para cadastrar um novo grupo, deve-se clicar sobre o item Todos que aparece na estrutura “tree” (“árvore”), localizada abaixo da lista de cadastro (ou ao lado, dependendo da configuração da lista).
Em seguida, pressione a tecla Insert ou clique sobre o botão , localizado na barra de ferramentas. Será apresentada uma tela com o campo Grupo que é uma caixa de verificação e deverá ser assinalado. O sistema sugere um código para o grupo, que obedecerá a uma seqüência numérica. Se desejar, o usuário poderá alterar a seqüência do código, porém não o tamanho do nível, caso haja outros grupos cadastrados. Por exemplo: em uma seqüência de códigos 01, 02, 03, o sistema irá sugerir para código do próximo grupo o número 04. Este número poderá ser alterado para 12, se quiser, mas não para 004. Neste caso, o sistema envia uma mensagem dizendo que o tamanho do nível está diferente dos existentes. Obs.: o campo código é bloqueado assim que o usuário deixá-lo. Por isso, se optou por digitar um código que não o sugerido pelo sistema, certifique-se de que a digitação esteja correta. Se estiver errada e ainda não tiver deixado o campo, basta apagar o código e digitar novamente. Se já tiver deixado o campo, cancele a operação e efetue uma nova inclusão. O novo grupo será apresentado na estrutura “tree”. Uma vez criado o grupo, o próximo passo será o cadastramento dos itens pertencentes a ele. Para incluir um item no grupo, posicione a barra de destaque sobre o grupo, tecle Insert ou clique sobre e cadastre o item. Observe que na parte superior da tela aparecerá o nome do grupo ao qual o item irá pertencer. Se tiver muitos registros para incluir, pode tornar essa tarefa mais rápida clicando no botão , localizado na parte inferior da tela do registro ao mesmo tempo em que pressiona a tecla Shift. Ao gravar o registro clicando sobre , o sistema habilitará novos campos para a inclusão de em novo registro sem que você tenha que voltar à lista para iniciar a operação. Terminadas as inclusões, “solte” o botão clicando sobre
.
Atenção: se assinalar o campo grupo novamente, estará criando um subgrupo. Veja no próximo parágrafo como cadastrar um subgrupo. O código estruturado do item também será sugerido pelo sistema. Lembre-se: o nível estabelecido não poderá ser alterado. Para cadastrar um subgrupo, posicione a barra de destaque ou clique diretamente sobre o grupo ao qual o subgrupo irá pertencer. Tecle Insert ou clique sobre o botão , e assinale o campo Grupo. A estruturação do código do subgrupo obedecerá às regras estabelecidas para o código do grupo.
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Grupos e subgrupos serão apresentados na “tree”, enquanto que seus itens poderão ser visualizados na lista do cadastro.
Registrando e alterando os dados de um campo As informações requeridas nos cadastros, opções de movimentação e configuração do sistema podem ser registradas e alteradas de maneiras diferentes, dependendo do tipo de campo em que elas figuram. Dessa forma, os campos podem ser classificados em : Campo de edição Nestes campos o usuário deverá simplesmente digitar a informação requerida. Geralmente os campos são alfanuméricos ou numéricos. No caso de serem alfanuméricos, respeitam um determinado número de caracteres que varia de campo para campo. Campo numérico é aquele que armazena dados constituídos somente por dígitos (0-9). As informações armazenadas em campos numéricos podem ser usadas em operações matemáticas. Campo alfanumérico é aquele que armazena dados constituídos por letras (A - Z) maiúsculas ou minúsculas, dígitos (0-9) e sinais de pontuação. Números em campos alfanuméricos são tratados como texto pelo sistema e, nesse caso, não é possível realizar operações matemáticas com eles. Campo Data Campo data é aquele que admite informações compostas por oito caracteres abrangendo números e a barra ( / ), no formato DD/MM/AAAA. Esse tipo de campo aceita apenas datas e permite operações realizadas com elas. Não são aceitas datas inválidas (que não existem), como, por exemplo, 35/14/2008, 30/02/1997. Para alterar uma data ou informar uma nova, clique sobre o botão , localizado ao lado do campo. Será apresentado um calendário, que apontará a data indicada no campo, caso este já esteja preenchido. Para apontar um dia, posicione a barra de destaque no dia desejado movimentando pelo calendário com as setas ou clicando com o mouse na posição desejada (Ex.: ). Clique sobre o botão para voltar um ano ou sobre o botão para avançar. Para avançar um mês, clique sobre ; para retroceder, clique sobre . Se preferir, digite a data diretamente no campo respeitando o formato DD/MM/AAAA.
Exemplo: Há campos data que admitem o formato DD/MM/AA. Para alterar uma data ou informar uma nova, clique sobre o botão . Será apresentado um calendário respeitando este formato, devendo seguir os mesmos processos para alterá-lo.
Exemplo:
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Campo de arquivos relacionados Para a emissão de documentos e relatórios relativos aos vários itens do sistema, deve-se informar no campo o ‘path’ do arquivo do relatório desejado, ou seja, a unidade de disco, o diretório e subdiretório em que se encontra armazenado seu nome e extensão. O usuário pode digitar essas informações diretamente no campo, mas será bem fácil fazer o relacionamento. Se não souber o ‘path’ do arquivo que deseja vincular ao contrato, clique no botão , localizado à direita do campo, para abrir uma caixa de diálogo para abertura de arquivo. Procure e selecione o diretório, e dê clique duplo sobre o nome do arquivo. Uma outra forma de realizar esta operação é selecionando o arquivo e clicando em Abrir. O ‘path’ do arquivo será registrado no campo. Este campo é alfanumérico e admite 255 caracteres. Exemplo: Campo de Seleção Dois ou mais campos de seleção formam blocos de opções nos quais deverá marcar apenas uma. Para movimentar a marca de seleção, clique diretamente sobre o campo no qual ela deve figurar ou movimente-a usando as teclas . Também é possível pressionar a barra de espaço quando o nome do campo estiver em destaque. Exemplo: Campo de transferência Os chamados campos de transferência ou campos de relacionamento requerem informações já registradas no sistema. Neste tipo de campo geralmente deve constar o código da informação requisitada, existente no cadastro correspondente. O código em questão pode ser digitado diretamente no campo, mas se o usuário não souber o código ou precisar incluir ou modificar alguma informação, basta clicar sobre o botão , próximo ao campo que será apresentado o cadastro desejado. Para transferir, selecione o registro e, em seguida, clique sobre o botão . O código e o nome relacionados ao registro passarão a constar na tela em que se encontra. Os processos descritos acima podem ser realizados através de teclas de função: com o cursor posicionado no campo pressioneF4 para apresentar o respectivo cadastro e F3 para transferi-lo. Para excluir este código, selecione-o e pressione Ctrl+Del. Obs.: caso o usuário não tenha uma base de dados no momento em que estiver registrando uma informação num campo de relacionamento, pode incluir o item na hora ou fazer o relacionamento posteriormente. Campo de verificação Constituem-se campos de verificação aqueles que admitem os estados assinalado ou não assinalado (Sim ou Não respectivamente). Assinalando um campo de verificação, estará dizendo sim ao sistema, permitindo certas movimentações e alterações. Para colocar ou tirar a marca de verificação, clique sobre o campo ou pressione a barra de espaço após selecionar o item.
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Campo Hora Campo Hora é aquele que admite informações compostas por oito caracteres, abrangendo números e dois pontos ( : ), no formato 00:00:00. Esse tipo de campo aceita apenas horas e permite operações realizadas com elas. Não são aceitas horas inválidas (que não existem), como, por exemplo, 44:99:77, 05:60:00. Poderá informar uma hora diretamente ou clicar nos botões
à direita do campo.
Exemplo: Campo Lista Campo Lista é um campo alfanumérico que admite apenas os valores que estão em sua lista. Tais valores são trazidos pelo sistema de acordo com informações configuradas pelo usuário ou fornecidas pelo próprio sistema. Para verificar as opções que o campo apresenta, tecle (‘seta para baixo’) ou (‘seta para cima’), ‘page up’(ou ‘end’) e ‘page down’ (ou ‘home’). Se estiver utilizando o mouse, clique no botão à direita do campo e selecione a opção desejada. Sem o mouse, é permitido visualizar todas as opções teclando . Tecle Enter após realizar a seleção ou clique duas vezes com o mouse. Também poderá digitar a inicial de uma das opções para que o sistema a registre. Geralmente, o sistema apresenta uma das opções da lista como padrão, mas permite alterá-la. Exemplo: Para alterar um registro Ao longo de seu trabalho, certamente precisará atualizar as informações dos cadastros ou simplesmente corrigir erros de digitação. Por essa razão, o sistema oferece liberdade para alteração de dados, desde que o respectivo campo não esteja bloqueado. Para realizar uma alteração, posicione-se no registro desejado através do mouse ou das setas
. Em seguida, clique sobre o botão , localizado na barra de ferramentas, tecle Enter ou clique duas vezes sobre o registro selecionado. Será aberta uma janela com os dados do registro para que se faça as alterações necessárias. Para consultar um registro A simples consulta poderá ser feita na própria lista do cadastro. Para rolar por ela, use as teclas (‘seta para baixo’) e (‘seta para cima’) ou a barra de rolagem vertical para localizar um item. Pela barra de rolagem horizontal poderá visualizar os campos do registro. Também é possível consultar a tela de cada cadastro. Para ter acesso a ela, tecle Enter, clique duas vezes ou clique sobre o botão ferramentas, após ter selecionado o registro desejado.
, localizado na barra de
Quando tiver muitos registros para alterar ou quiser consultar vários deles, torne esta tarefa mais fácil clicando sobre os botões e , localizados na parte inferior da tela do registro. O sistema apresentará os registros sem que precise voltar à lista. Atenção: deve-se clicar em para confirmar as alterações e, quando isso acontece, o sistema finaliza a operação retornando à lista do cadastro. Para que isso não ocorra, pressione Shift enquanto clica sobre um dos botões
e
para fixá-los. Terminadas as alterações, “solte” o botão
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clicando sobre
.
Para excluir um registro Para excluir um registro no cadastro selecionado, posicione-se nele por meio do mouse ou das setas
e clique sobre o botão , localizado na barra de ferramentas ou tecle Delete. O sistema pedirá confirmação. Se desejar realmente excluir o registro, clique em “Yes” ou tecle Enter (caso contrário, clique em “No”). Para localizar um registro via lista de cadastros Todas as listas de cadastros dispõem de um mecanismo rápido de busca que facilitará as consultas aos dados dos cadastros. Para efetuar rapidamente uma busca, o usuário deverá fornecer as informações solicitadas pelos seguintes campos: Procurar por: informe neste campo uma condição que a busca tenha que satisfazer. Por exemplo: para localizar os produtos cujos nomes comecem pela letra “S”, deve-se indicar o campo PRODNOME para a busca, informar neste campo a letra S e escolher a ordem em que o sistema irá apresentar o resultado da consulta que, neste caso, será por ordem alfabética. Portanto, deve-se indicar para o campo ordem a informação PRODNOME. O sistema trará rapidamente a lista dos produtos que começam pela letra “S”, ordenada por ordem alfabética. Veja:
Imagine que o usuário tenha selecionado para o campo Ordem a opção PRODCOD. O sistema apresentará a lista de produtos que começam pela letra “S” ordenada por código. Obs.: se não recordar exatamente de como a palavra ou conjunto de palavras se encontra na lista, digite sílabas ou uma seqüência de letras entre dois sinais de porcentagem. O sistema apresentará a lista de produtos cujos nomes possuem tal seqüência de sílabas ou letras. Veja:
Campo: indique o campo pelo qual o sistema deve realizar a busca. Exemplo: PRODCODESTR ⇒ selecionando este campo, o sistema fará a busca pelo código estruturado do produto.
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PRODNOME ⇒ selecionando este campo, o sistema fará a busca pelo nome do produto Ordem: aqui o sistema indica automaticamente o campo pelo qual a lista será ordenada e que servirá como um índice na busca. Esse índice será determinado de acordo com o campo selecionado para a busca. Pode-se alterar verificando as demais opções. Exemplo: PRODNOME: esta foi a indicação feita pelo sistema quando o campo escolhido para localização foi PRODNOME. Importante: este mecanismo de busca só é válido para as listas dos Cadastros. Para localizar um registro via SQL O sistema possui um recurso que facilitará a busca e ordenação de registros. Trata-se da localização de registros via SQL, que será muito útil se a lista de cadastro for muito extensa. Para encontrar rapidamente um registro, você deverá apenas selecionar campos e operadores para a busca, e o sistema mostrará de imediato os registros que quer consultar ou alterar. Há ainda a opção de busca por linha de SQL, que poderá ser usada caso conheça essa linguagem. Estando na lista do cadastro desejado, clique sobre o botão Localizar Registro via SQL.
ou tecleF12. Será apresentada a janela
Para esclarecê-lo melhor sobre o funcionamento desta opção, vamos explicá-la através de um exemplo. Suponha que queira visualizar a lista de clientes a partir do código 0000040. Escolha por qual campo vai localizar: informe o campo pelo qual o sistema deve realizar a busca. Para verificar as opções, clique no botão cima’).
ou use as teclas
(‘seta para baixo’) e
(‘seta para
Exemplo: Operador: indique um dos operadores da lista. Para verificá-los, clique sobre o botão
ou use as
teclas (‘seta para baixo’) e (‘seta para cima’). Os operadores são: = (igual), > (maior), >= (maior ou igual), < (menor), <= (menor ou igual). O operador é o elemento que comandará a busca de acordo com o campo escolhido e a informação dada. Exemplo:
.
Ordenar por: o sistema indica automaticamente o campo que irá ordenar a lista do cadastro e que servirá como um índice na busca. Esse índice será determinado de acordo com o campo selecionado para a busca. Poderá alterá-lo verificando as demais opções. Para isso, clique no botão
ou use as
teclas (‘seta para baixo’) e (‘seta para cima’). Mas, atenção, em alguns casos, a escolha feita tornará a busca lenta. Por essa razão, é aconselhável aceitar a indicação do sistema.
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Exemplo: Informação para localizar: informe neste campo uma condição que a busca tenha que satisfazer. Exemplo: Procedendo dessa forma, o sistema traz rapidamente a lista dos clientes, ordenada por código, do número 0000040 em diante. A condição a que o sistema teve que obedecer para efetuar essa busca foi estabelecida pelo conjunto de informações CLICOD >= 0000040. Portanto, para visualizar a lista de clientes a partir do código 0000040, foi preciso indicar o campo CLICOD para a busca, informar o número 0000040 e escolher o operador >= (maior ou igual). Outro exemplo: suponha que queira localizar o cadastro de um cliente cujo código é 1786994. Se esse código estiver no final de uma lista muito extensa, não será nada prático procurá-lo usando as teclas ou a barra de rolagem. Para trazê-lo, pode informar o seguinte: Escolha por qual campo vai localizar: CLICOD Operador: (=) (igual) Informação para localizar: 1786994 Atenção: para que o sistema realize a busca da maneira descrita nos exemplos acima, o campo SQL não deve estar assinalado. Obs.: as informações que registrar no campo Informação para localizar serão armazenadas para buscas posteriores. Para verificar as informações já registradas, clique no botão
.
SQL: se for conhecedor da linguagem SQL, poderá acionar a busca por seleção digitando a condição da cláusula “Where” de SQL no campo Informação para localizar. Verifique se o campo de verificação está marcado ( ).
Retornar à Lista Original: feita a busca por seleção de campo ou por linha de SQL, o sistema apresentará uma nova lista. Para retornar à original, clique sobre o botão ferramentas no canto superior direito da tela principal.
, localizado na barra de
Para selecionar vários itens de uma lista É possível selecionar, para visualizar ou imprimir, vários itens de uma lista de uma só vez. Para selecionar mais de um item, verifique antes se os itens desejados aparecem na lista em seqüência ou em ordem intercalada. Se estiverem em seqüência, clique sobre o primeiro item dessa seqüência e tecle Shift. Em seguida, mantendo a tecla Shift pressionada, clique sobre o último. Estarão selecionados todos os itens compreendidos entre o primeiro e o último. Se estiverem em ordem intercalada, a seleção pode ser feita com o auxílio da tecla Ctrl: mantenha-a pressionada e clique sobre cada um dos itens a serem selecionados. Obs.: por motivo de agilidade, este tipo de seleção não permite um intervalo maior que 50 registros entre os que foram selecionados na lista. Assim, se houver algum registro selecionado após o 50°registro, a operação será cancelada.
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Nas chamadas Listas de Relacionamento, o usuário, após selecionar os registros desejados, poderá utilizar os botões
e
para transferir um registro selecionado, e os botões
e
para transferir todos os registros. Para personalizar as listas Para personalizar as listas, deverá clicar sobre a lista com o botão direito do mouse. O sistema apresentará a seguinte tela:
Clique em Personaliza Colunas da Lista para definir uma nova configuração. Para que o sistema salve a nova configuração, deverá clicar em Grava a Configuração assim que terminar de configurar a lista. Para que o posicionamento da árvore seja à esquerda na lista, clique com o mouse na opção Árvore à esquerda. Personaliza colunas da lista Ao clicar sobre esta opção, o sistema abrirá a seguinte tela:
O usuário deve selecionar, a partir da lista, as colunas que deseja configurar. Para visualizar todas as colunas, movimente a barra de rolagem, localizada ao lado da lista. Para selecionar mais de uma coluna de uma só vez, verifique antes se os itens desejados aparecem na lista em seqüência ou em ordem intercalada. Se estiverem em seqüência, clique sobre a primeira coluna dessa seqüência e tecle Shift. Em seguida, mantendo a tecla Shift pressionada, clique sobre a última. Estarão selecionadas todas as colunas compreendidas entre a primeira e a última. Se estiverem em ordem intercalada, a seleção pode ser feita com o auxílio da tecla Ctrl: mantenha-a pressionada e clique sobre cada uma das colunas a serem selecionadas. Em seguida, determine se irá alterar a coluna ou o título da coluna. Para isso, clique na opção desejada ou pressione Enter, ou Alt + letra sublinhada, se a opção estiver em destaque.
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Pode-se configurar a coluna, ou o título da coluna, definindo Ao clicar no botão alterações.
e
.
, localizado no canto superior direito, para deixar a tela, o sistema terá feito as
Teclado Caso prefira usar o teclado ao invés do mouse, apresentamos abaixo a relação das principais teclas utilizadas no sistema e suas respectivas funções: Insert: inclui dados. ou , ao teclar Enter Enter: quando o cursor estiver posicionado no botão estará confirmando o registro ou anulando as inclusões feitas. Se a barra luminosa estiver posicionada em algum item de uma lista de cadastro, ao teclar Enter serão apresentados dados para alteração ou consulta. Del: exclui um dado ou registro selecionado. Barra de Espaço: use a barra de espaço para assinalar ou desmarcar um campo de verificação. Tab: tecle Tab para passar de um campo a outro. F1: aciona a Ajuda. Obs.: alguns campos são informados automaticamente pelo sistema e informações sobre os mesmos não podem ser acessadas diretamente. Nestes casos, confira a tela de ajuda correspondente à tela principal que certamente conterá explicações a respeito do respectivo campo ou, se preferir, consulte as opções Conteúdo, Índice ou Localizar. Alguns botões também não podem ser consultados diretamente e outros precisam estar em destaque para que a tecla seja utilizada, caso contrário, o sistema apresentará a tela correspondente ao botão, ao invés da tela de ajuda. Exemplo:
.
F2: localiza registro. F3: transfere um registro da lista de um cadastro para o campo de relacionamento. Inicia o retorno da entidade selecionada na tela Retorno da Entidade no Telemarketing. F4: nos campos de relacionamento, abre a lista do cadastro correspondente à informação requerida. F12: localiza o próximo registro no Atendimento. Alt+F4: fecha o sistema. Ctrl+Del: apaga o conteúdo de um campo de relacionamento. Ctrl+F4: fecha as telas. Ctr+F5: alterna as janelas ativas. Usar essas teclas, quando operando o Telemarketing, pode tornar o trabalho mais eficiente. Shift+Tab: retorna ao campo anterior. Esc: cancela a informação registrada no campo, apresentando a informação registrada anteriormente. Abandona o registro, seja na inclusão, alteração ou consulta de dados.
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F9: abre a lista com os CEPs das entidades cadastradas.
Configuração de usuários Acessando o Configurador Concluída a instalação do APOLO, automaticamente é criado, na tela do Windows, o ícone do Riosoft
Configurações: . Clique duas vezes sobre ele para executar o aplicativo. Será apresentada a tela Acesso ao Configurador, solicitando o nome de acesso e senha secreta. Digite RIOSOFT e pressione Enter. Em seguida, digite a senha, que também é Riosoft (substituída na tela por asteriscos). Para confirmar, clique em
ou tecle Enter.
Atenção: tanto o nome de acesso quanto a senha devem ser encarados como provisórios. Eles permitem acesso irrestrito às partes do aplicativo e, em conseqüência, ao sistema APOLO. Por medidas de segurança, o usuário Riosoft deve ser excluído tão logo se tenha cadastrado um novo administrador.
Grupos e Usuários No menu de opções da tela principal do aplicativo, escolha Configuração de Usuários ou clique sobre o ícone
. Será apresentada a tela Lista de Grupos e Usuários.
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Os usuários que serão cadastrados poderão ser identificados pelo ícone:
e os grupos pelo ícone:
.
Exemplo: Grupo Desenvolvimento : Usuário: Para iniciar o cadastramento de um grupo ou usuário, tecle Insert ou clique sobre o botão localizado na barra de ferramentas. Será apresentada a tela Seleção Grupo/Usuário.
,
Para cadastrar um grupo, clique no campo de seleção Grupo e, em seguida, tecle Enter ou clique no botão
. Será apresentada a tela Grupo de Usuários.
Nome: informe nesse campo qual será o nome dado para o Grupo. Para cadastrar um usuário, clique no campo de seleção Usuário e, em seguida, tecle Enter ou clique no botão
. Será apresentada a tela Usuário.
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Principal Nome de Acesso: nome com o qual o usuário terá acesso ao sistema. Pode ser um nome, pré-nome, sobrenome, código ou apelido, a critério do próprio usuário. Administrador: se o usuário que estiver sendo cadastrado for o supervisor, a caixa de verificação deverá estar assinalada. Nome: nome completo do usuário. Departamento: departamento da empresa em que o usuário atua. Ramal: ramal do usuário na empresa. Senha: no momento em que estiver cadastrando um usuário, o supervisor deverá convocá-lo para que digite sua senha secreta, respeitando o limite de 32 caracteres. Os caracteres que irão compor a senha não serão visíveis em tela. Serão substituídos por asteriscos (***). Status: situação do usuário na empresa (Ativo, Desligado e Afastado). Atenção: o sistema não permitirá que o status seja alterado para Desligado ou Afastado se houver no sistema alguma ocorrência pendente ou compromisso agendado para o usuário, ou mesmo um motivo de ocorrência pelo qual é responsável. Data Inicial do Afastamento do Usuário: se o usuário for afastado, informe a data inicial do afastamento. Data Final do Afastamento do Usuário: data do fim do afastamento do usuário. Hora Inicial do Afastamento do Usuário: hora do início do afastamento do usuário. Hora final do Afastamento do Usuário: hora do fim do afastamento do usuário. Obs.: informar data e hora inicial e final do afastamento do usuário é mais uma medida de segurança, pois o sistema não permitirá o acesso com seu nome e senha enquanto o prazo não expirar.
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E-mail: endereço eletrônico do usuário na Internet. Nome de Acesso (Internet): nome com o qual o usuário tem acesso à Internet. Senha (Internet): senha secreta com a qual o usuário tem acesso à Internet. Os caracteres que irão compor a senha serão substituídos na tela por asteriscos (***). A senha não pode ter mais de 32 caracteres. Servidor SMTP: nome do servidor SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), provedor de mensagens enviadas pela Internet. Servidor POP3: nome do servidor POP3 (Post Office Protocol, versão 3), provedor de mensagens recebidas via Internet. Caso não saiba o nome dos servidores SMTP e POP3, consulte seu provedor de Internet.
Empresas e Filiais de acesso Nesta página o sistema apresenta a lista das Empresas Relacionadas. Por meio dessa lista, poderá ser relacionada à Empresa/Filial a que o usuário pertence Dessa forma, restringe-se o acesso deste usuário às empresas a ele relacionadas.
Direitos Direitos do Usuário Será apresentada a janela para atribuir direito ao grupo composta pela lista de direitos para que possa se fazer o relacionamento do direito que é atribuído ao usuário.
Se ainda não existirem grupos cadastrados, esse relacionamento poderá ser feito posteriormente. Veja a opção Membros em Cadastrando Grupos. Todos os grupos cadastrados constarão no Cadastro de Grupo. Destitui/Atribui Supervisão aos Grupos Selecionados
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Para atribuir a supervisão do(s) grupo(s) ao usuário que estiver sendo cadastrado, basta selecionar os grupos e assinalar o campo Supervisor. Para destituir o usuário do direito de supervisionar os grupos, selecione os grupos desejados e retire do campo a marca de verificação. Obs.: o supervisor de grupo, para o sistema, é o usuário que possui direito de acesso a todos os itens das rotinas “por usuário”, como Ocorrências, Orçamentos, Pedidos, etc. Desse modo, por exemplo, enquanto os demais usuários poderão acessar apenas ocorrências e orçamentos registrados por eles mesmos, o supervisor poderá acessar todos os orçamentos e todas as ocorrências registradas por qualquer membro de seu grupo. Grupos Grupos(s) do Usuário Através desta janela é possível relacionar os grupos a que o usuário pertence.
Nos campos Opções de Ferramentas e Opções de Cadastros da página Configuração está disponível a relação de todos os cadastros, itens da manutenção e utilitários do sistema. Selecione a opção que o usuário terá direito para definir as operações (Acesso - Inclui - Exclui - Altera – Consulta - Todos) que poderá realizar. Feito isso, cada usuário, ao acessar o sistema APOLO, poderá realizar somente as operações que estiverem assinaladas. Se o usuário for supervisor, o botão estará desabilitado, pois o sistema “entende” que esse usuário já possui acesso a todas as partes do sistema e pode realizar qualquer operação. Cadastrando Grupos Na tela para configuração de grupos, informe: Nome: nome do grupo.
Clique no botão para informar os usuários que pertencem ao grupo. É apresentada a tela Membros do Grupo, composta pelas listas Membros e Usuários, para que possa indicar de uma maneira fácil e rápida quais usuários são membros de um determinado grupo. Como na primeira inclusão de grupos geralmente não existem usuários cadastrados, este relacionamento poderá ser feito posteriormente. Veja a opção Grupo em Cadastrando Usuários.
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Todos os usuários cadastrados constarão no Cadastro de Usuários. Clique no botão para atribuir direito ao grupo. Os direitos que forem concedidos ao grupo valerão para todos os usuários cadastrados como seus membros. Será apresentada a tela Direitos do Grupo. Proceda como explicado em Direitos do Usuário.
Excluindo Grupos e Usuários Para excluir um grupo ou usuário, selecione-o a partir da lista, posicionando a barra de destaque sobre seu nome.
Clique, em seguida, sobre o botão . O sistema apresentará uma mensagem solicitando confirmação. Se desejar realmente excluir o usuário ou grupo selecionado, clique sobre Sim ou tecle Enter. O usuário ou grupo deixará de constar na lista. Obs.: ao eliminar um grupo, seus membros cadastrados como usuários permanecerão no cadastro, mas perderão todos os direitos de acesso que lhe foram configurados. O sistema impedirá a exclusão de um grupo ou usuário que tiver seu nome relacionado a determinadas partes do sistema.
Alterando e consultando grupos e usuários Para acessar cadastros de grupos e usuários para consultas ou alterações (atualização e correção de dados, mudança de senha ou nome de acesso, etc.), selecione o grupo ou usuário a partir da lista, posicionando a barra de destaque sobre seu nome. Em seguida, tecle Enter, dê duplo clique ou clique sobre o botão
. O cadastro do grupo ou usuário selecionado retornará à tela.
Complementar Nesta janela cadastram-se dados complementares referentes ao usuário.
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% Máximo de desconto permitido: informe o percentual máximo de desconto para o usuário em questão. Markup/Margem de lucro de liberação Mínimo: informe o markup/percentual mínimo de liberação do usuário Máximo: informe o markup/percentual máximo de liberação do usuário Tipo de comissão: selecione o tipo de comissão Limite de crédito para liberação: informe o valor limite para utilizar na liberação do crédito da entidade na venda. Usuário atribuído pelo administrador web: informe o código do usuário Visualizar OS em cores por tempo: assinale esta caixa de verificação se o usuário puder visualizar cores por etapa na lista de Ordem de Serviço.
Criação de campos Para criar um novo campo, é preciso estar cadastrado como administrador do sistema. No sistema APOLO, os campos criados por usuários poderão ser agrupados em uma página chamada Especial, que estará presente apenas nas tabelas em que forem incluídos novos campos. Para criar um campo ou uma página, estando no configurador, clique sobre o botão ou escolha a opção Configuração/Criação de Campos. O sistema apresenta a tela Criação e Manutenção de Campos.
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Alterando e consultando dados de um campo Os campos criados pelo usuário estarão relacionados em lista localizada à esquerda da tela Criação e Manutenção de Campos.
Para consultar os principais dados de algum campo, basta selecioná-los a partir desta lista. Tais dados serão mostrados na caixa Campo do Usuário, localizada à direita da tela. Em se tratando de alteração, deverá selecionar o campo desejado e clicar sobre o botão ou teclar Enter. Será apresentada a tela Definições da Criação de Campos, com alguns dados habilitados para alteração. Atenção: nem todos os campos poderão ser alterados. Alguns aparecerão bloqueados e seu conteúdo não poderá ser modificado. Os relacionamentos e valores também não poderão ser alterados. Eliminando um campo Para excluir um campo criado por usuário, basta selecioná-lo a partir do cadastro e, em seguida, teclar Del ou clicar sobre o botão
. Ao deletar o campo, este será excluído da tela.
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Criando um campo No campo Tabela está disponível um cadastro das tabelas do sistema em que é permitida a inclusão de campos ou páginas pelo usuário. Exemplo:
Para criar um campo, deverá selecionar uma tabela a partir desse cadastro. Em seguida, clique sobre o botão ou tecle Insert. Será apresentada a tela Definições da Criação de Campos, em que devem ser registradas as informações necessárias à configuração de um novo campo.
Título do campo: informe um título para o campo. A informação que registrar aqui constará na tela da tabela para o qual o novo campo está sendo criado. Exemplo: Hobby. É obrigatório preencher esse campo, e seu tamanho comporta até trinta caracteres. Nome do campo: neste campo, também de preenchimento obrigatório, digite um nome pelo qual o novo campo será identificado internamente no sistema. O nome escolhido (que pode ter até trinta e dois caracteres) será acrescido pelo prefixo USER. Exemplo: USERHOBBY. Tipo: escolha um dos tipos de caracteres disponíveis (Alfanumérico, Numérico Inteiro, Numérico Real, Lógico ou Data). Tamanho: defina o tamanho do campo, indicando até quantos caracteres poderá comportar. Se for definido para o campo o tipo Alfanumérico ou Numérico Inteiro, o valor 0 (zero) deverá ser alterado. No caso de Numérico Inteiro, o valor informado não pode ser maior que 4 (quatro). Se o tipo definido for Numérico Real, o sistema apresentará automaticamente o limite de 10 (dez) caracteres, mas permitirá alteração desse valor. Se o tipo definido for Lógico, o sistema apresentará automaticamente o limite de 5 (cinco) caracteres e não permitirá que esse valor seja alterado e, nesse caso, também serão definidos pelo sistema o componente Lista e os itens Sim e Não. Se o tipo definido for Data, o sistema apresentará automaticamente o limite de 10 (dez) caracteres e não permitirá que esse valor seja alterado. O formato da máscara (99/99/9999) também será definido pelo sistema. Casas decimais: informe o número de casas decimais definidos para o novo campo, caso tenha sido
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definido tipo Numérico Real. Modo do caractere: informe o aspecto dos caracteres a serem utilizados no registro de informações no novo campo. Escolha uma das opções do cadastro: Maiúsculo (somente letras maiúsculas), Minúsculo (somente letras minúsculas) e Normal (combinação de letras maiúsculas e minúsculas). Máscara: se quiser, configure uma máscara para o novo campo. Se o tipo de campo for Data ou Numérico Real, o sistema criará uma máscara automaticamente. No primeiro caso, o formato da máscara será 99/99/9999; no segundo, o formato obedecerá ao número de casas decimais informado. Para configurar uma máscara para novos campos de outros tipos, clique sobre o botão . Será apresentada a tela Definições da Criação da Máscara, que contém os campos apresentados a seguir.
Máscara: nesse campo deve ser informado o formato da máscara. Para isso, digite um dos caracteres A, a, 9 ou 0 certo número de vezes, de acordo com o formato desejado e obedecendo à tabela apresentada à direita da tela. A - Alfanumérico (não requerido): ao registrar uma informação no novo campo, não será necessário digitar a quantidade exata de caracteres alfanuméricos estabelecida para o formato da máscara. a - Alfanumérico (requerido): escolhendo esta opção, será necessário, para que o sistema aceite a gravação de um registro, digitar todos os caracteres alfanuméricos estabelecidos para o formato da máscara. 9 - Numérico (não requerido): não será necessário digitar a quantidade exata de caracteres numéricos estabelecida para o formato da máscara. 0 - Numérico (requerido): é necessário, para que o sistema aceite a gravação de um registro, digitar todos os caracteres numéricos estabelecidos para o formato da máscara. Modelos de Máscaras: são apresentados alguns exemplos de máscaras (CEP, CGC, Data e Telefone). Se quiser usar um deles, selecione-os a partir dos cadastros de exemplos. Grava campo com Máscara: indique com uma marca de verificação se deseja que o caracter separador seja gravado como parte do conteúdo do campo. Componente: defina se o novo campo será de edição (qualquer informação poderá ser digitada) ou se terá uma Lista (só serão aceitas informações constantes em uma lista). Itens: se indicar o componente Lista, deverá informar os valores que irão compor a lista do campo que está sendo criado. Suponha, por exemplo, que esteja criando um campo em que deseja informar o sexo do cliente. Após selecionar o componente Lista, poderá digitar os itens Masculino e Feminino.
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Clique sobre o botão se desejar que o campo que está sendo criado se relacione com outra tabela do sistema ou se a informação digitada deve obedecer a um determinado valor. Será apresentada a tela Relacionamentos e Valores, indicando o nome do campo que está sendo criado.
Relacionamento: mantenha este campo assinalado para criar o relacionamento e, em seguida, escolha a tabela com a qual o campo deverá relacionar-se. Se optar por um relacionamento, ao registrar uma informação no novo campo, deverá buscá-la na tabela com a qual o campo relaciona-se. Suponha que esteja criando um campo para o cadastro de entidades que deve relacionar-se com alguma informação registrada no cadastro de cidades. Após selecionar o campo Relacionamento, deverá informar a tabela CIDADE. Feito isso, o sistema passará a aceitar o registro da informação no novo campo somente se essa mesma informação já constar no cadastro de cidades. Tabela: informe nesse campo a tabela para relacionamento. Check: se desejar que o novo campo obedeça a algum valor, assinale o campo Check. Ao selecionar essa opção, serão apresentados os campos Operador, Valor/String e Default.
Operador: elemento que, junto com o Valor, estabelecerá uma condição para que o sistema registre uma informação no novo campo. As opções da lista de operadores são: = (igual), > (maior), >= (maior ou igual), < (menor), <= (menor ou igual) e In (‘está contido’). Valor/String: condição a que a informação digitada no novo campo deve obedecer para que o sistema aceite a gravação do registro. Exemplo: suponha que para determinada tabela do sistema tenha criado um campo que deve apenas aceitar a edição dos valores Fone ou Fax. Deve-se, então, estabelecer o operador In e os valores ‘Fone’, ‘Fax’. Default: escolha qual valor/string o sistema apresentará como default (padrão).
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Resultado: é o resultado das informações registradas para o Relacionamento ou Check, apresentado em linha de SQL. Exemplo: o resultado do exemplo apresentado acima é Check [USERFONE In (‘Fone’, ‘Fax’)]. Após ter definido os parâmetros para a criação do novo campo, clique sobre o botão para montar a tela da página em que irão figurar os campos criados por usuário. Será apresentada a Tela do Usuário:
: Para criar uma página para comportar os novos campos, clique sobre a opção Página. Terá disponíveis as opções Incluir, Alterar e Excluir. Escolhendo a opção Incluir, será apresentada a tela Cadastro de Página.
No campo Nome da Página poderá definir um nome para a página que está criando. As páginas aparecerão na tela na ordem em que foram incluídas. Se desejar alterar essa ordem, selecione a página e informe sua nova posição em relação ao canto esquerdo da tela no campoOrdem. Se você informar no campo Ordem o número 2, por exemplo, a página selecionada será a segunda a figurar na tela. Assinale a caixa de verificação Ativa Pasta, caso deseja ativar uma pasta.
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Para mudar o nome de uma página já criada, modificar a seleção de tipos disponíveis ou mudar a ordem da inclusão, selecione a página e escolha a opção Alterar. Da mesma forma, será apresentada a tela Cadastro de Página com os mesmos campos, habilitados para alterações. Para excluir uma página, selecione-a e escolha a opção Excluir. O sistema pedirá confirmação. Clique sobre Yes se realmente deseja eliminar a página.
Atenção: não é permitida a exclusão da primeira página, chamada Especial e criada pelos desenvolvedores do sistema.
: Para incluir no sistema e organizar nas páginas especiais os campos criados pelos
usuários, clique sobre a opção Campos. Será apresentado um submenu com as opções Incluir e Excluir.
Para incluir um campo, primeiramente selecione a página em que ele deve figurar. Em seguida, escolha a opção Incluir. Será exibida a tela Lista de Campos, com a relação dos campos criados para a tabela em questão.
Dê clique duplo sobre o campo que deseja dispor na página selecionada ou clique sobre o botão , após selecioná-lo na lista. O campo não constará mais na lista de campos criados por usuários até que seja excluído da página. Para excluir um campo, proceda da mesma forma. Obs.: poderá dispor os campos do modo que desejar.
: É possível mudar a posição dos novos campos toda vez que desejar ou precisar. Mas, para que as alterações tenham efeito, deverá informar a nova disposição ao aplicativo. Para isso, após mudar os elementos de lugar, clique sobre a opção Ordem. Será apresentada a tela Ordem de Edição de Campos.
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Nela estão relacionados todos os novos campos criados para a página selecionada. Deverá organizá-los segundo a ordem em que figuram na tela, selecionando-os e clicando sobre o botão uma posição para cima e sobre o botão
para mudar
para mudar uma posição para baixo. Clique em
para confirmar. Para eliminar um campo da página selecionada, clique sobre a opção Excluir do menu de Campos. Será exibida a tela com a lista dos campos criados; proceda como explicado anteriormente. Atenção: seu trabalho de criação de campo, nesse caso, não estará perdido. O campo eliminado volta a fazer parte do cadastro de campos novos e poderá inseri-lo em outra página ou na mesma quando quiser. Obs.: a ordem dos campos poderá ser também modificada por meio do botão Ferramentas, comentada a seguir.
, localizado na tela
Para “montar” a tela, organizando os elementos (campos e títulos) que a compõem da maneira que quiser, clique sobre o botão disposição dos campos na tela.
. Será exibida a tela Ferramentas para que determine a
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Para verificar a função de cada botão da tela, posicione o ponteiro do mouse logo abaixo do botão. Um hint surgirá para descrever a função do botão. Para mover um campo ou um título disposto na tela, selecione-o e clique sobre o botão correspondente. Se preferir, mantenha o botão pressionado sobre o elemento selecionado e arraste-o para a nova posição. Para mudar a cor do rótulo (título) do campo, clique sobre o botão . Será apresentada a tela de cores. Atenção: para que o sistema apresente a tela, o rótulo cuja cor deseja mudar deve estar selecionado. Para mudar a fonte, selecione o rótulo e clique sobre o botão opções para mudança da fonte, alterações de estilo e tamanho.
. Será apresentada uma tela com
Para mudar o rótulo em si, selecione o rótulo a ser alterado e clique sobre o botão com um campo no qual deve digitar o novo rótulo. Para fechar a tela Ferramentas, clique em
. Surgirá uma tela
.
Criação de Tabelas para a Campanha de Telemarketing Para criar uma tabela para a campanha do telemarketing, o usuário deverá acessar menu Configuração, submenu Criação de Tabelas ou clicar sobre o botão
.
Será apresentado o cadastro das tabelas já configuradas. Para configurar uma nova tabela, estando no cadastro, tecle Insert ou clique sobre o botão
.
Será aberta a tela Definições da Tabela para que informem o nome e o título da nova tabela. Veja o exemplo:
Para confirmar a inclusão do novo registro, clique em Para finalizar a operação, clique em
.
.
A próxima etapa será criar campos para a nova tabela. Consulte a opção Criação de Campos.
Configuração da Licença A partir da versão 2.0, as licenças de uso do APOLO são controladas por um gerenciador (software), instalado no Servidor da rede. Assim, é necessário configurar a licença de cada usuário. Para isso, clique sobre o botão ou escolha a opção Licença do menu Configuração. O sistema apresenta a tela Configuração da Licença:
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Porta: informe qual é a porta de comunicação do servidor com as outras estações. Host: informe o número do Servidor (Host) da estação.
Iniciando o Apolo
Para acessar o sistema APOLO, dê um clique duplo sobre o ícone , que será criado assim que a instalação for concluída. Será apresentada a tela Informe sua senha, solicitando o nome de acesso e senha secreta. Digite RIOSOFT e pressione Enter. Em seguida, digite a senha, que também é Riosoft (substituída na tela por asteriscos). Para confirmar, clique em
ou tecle Enter.
Atenção: tanto o nome de acesso quanto a senha devem ser encarados como provisórios. Eles permitem acesso irrestrito às partes do aplicativo e, em conseqüência, ao sistema APOLO. Por medidas de segurança, o usuário Riosoft deve ser excluído tão logo se tenha cadastrado um novo administrador.
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Ao iniciar o programa, ele apresenta uma série de telas, a saber:
Ao apresentar a tela principal, o sistema traz, logo em seguida, a tela para seleção da empresa com a qual deseja trabalhar. Selecione a empresa desejada e tecle Enter. Obs.: lembre-se de que somente estarão sendo visualizadas as empresas já relacionadas ao usuário em questão.
O sistema apresenta a cotação do dia, com os índices econômicos cadastrados.
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Nesta tela são apresentados os alarmes, os que foram e os que não foram lidos, sendo que poderá configurar cores para diferenciar os lidos dos não lidos. Ao deixar o sistema, é apresentada uma tela pedindo confirmação. Se realmente desejar sair, clique sobre Yes ou tecle Enter.
O menu de acesso relaciona as opções e os submenu disponíveis, a partir dos quais irá escolher os comandos e as ferramentas do sistema. A barra de ferramentas apresenta uma série de botões e pode ser “personalizada” de acordo com suas preferências. Pode-se ocultar os botões correspondentes às opções que não irá utilizar, mudar a posição dos botões e da própria barra. ENTIDADES SOLUÇÃO DE OCORRÊNCIAS ATENDIMENTO
TELEMARKETING
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ORÇAMENTO PEDIDO ESTOQUE PEDIDO DE COMPRA GERADOR DE RELATÓRIOS CORREIO ELETRÔNICO AGENDA RECADOS MALA DIRETA CONTAS A RECEBER CONTAS A PAGAR CONTROLE BANCÁRIO ASSISTÊNCIA TÉCNICA CONTRATO TIMER Mantendo o botão do mouse pressionado, arraste a barra para qualquer outro canto da tela. Para habilitar ou desabilitar os botões da barra de ferramentas, clique o botão direito do mouse sobre qualquer ponto da barra. Surgirá um menu com as opções Customizar, Salvar Layout e Restaurar Layout. Ao clicar sobre Customizar, será apresentada a tela Ajustar a Speedbar.
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Para desabilitar um botão, clique sobre ele e arreste-o para fora da barra. Para habilitar um botão, clique sobre uma das opções de botão da tela Ajustar a Speedbar e arreste-o para a barra de ferramentas. Também pode alterar a posição dos botões na barra e aumentar o espaçamento entre eles por meio dessa mesma ação: clicando sobre ele e arrastando-o para a posição desejada. Para confirmar as alterações, clique sobre a opção Salvar Layout. Se quiser recuperar o layout original, clique sobre a opção Restaurar Layout. Para acionar esses comandos sem utilizar o mouse, selecione a opção desejada e tecle Enter. A barra de botões encontra-se localizada na parte inferior da tela e relaciona-se, sobretudo, com o cadastro de entidades. Todos os botões estarão desabilitados quando entrar no sistema. Eles serão habilitados quando estiver ativo o cadastro de entidades ou algum outro módulo ou rotina que envolva clientes, fornecedores ou consumidores.
Postos de Atendimento
Eventos
Resultados de Campanhas de Telemarketing
Números de Série
Ocorrência
Assistência Técnica
Contrato
Orçamento
Pedidos
Notas Fiscais Emitidas
Estoque
Pedido de Compra
Documentos Financeiros
Conta Corrente
Agenda
InterX
Débitos e Créditos
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Configuração do Sistema Opções
Geração de Códigos Nesta opção, podem-se configurar o sistema para gerar, automaticamente, códigos numéricos seqüenciais para as tabelas selecionadas. Se assim o fizer, não precisará digitar códigos ao incluir um novo item. Como padrão, a geração automática já vem ativada. Ao configurar, poderá desativá-la ou alterar o tamanho dos códigos. Nem todas as tabelas do sistema podem contar com esse recurso. É válida somente nas tabelas que constam na lista de tabelas, apresentada assim que acionar a opção. Para configurar a geração automática de códigos, clique sobre a página Geração de Códigos.
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Na coluna Tabela, posicione a barra de destaque no nome da tabela correspondente ao cadastro em que deseja a geração automática de códigos.
Na coluna Máscara, na linha da tabela selecionada, defina a máscara do código.
Deve-se respeitar o limite máximo de tamanho do campo Código de cada tabela. O sistema não permitirá que esse limite seja excedido. Para definir a máscara, pressione qualquer caracter um determinado número de vezes. Em cada posição, será apresentada a letra N. Poderá alterar a máscara posteriormente, mas lembre-se: se isso ocorrer, a ordenação por código será desestruturada. Na coluna Ativada, digite Sim para ativar a geração automática ou Não para desativá-la.
Obs.: se cancelar um registro em alguma das tabelas em que foi configurada a geração automática de códigos, perderá um código na seqüência. Para recuperá-lo, retorne à configuração e digite Não para desativar a geração automática na tabela em que perdeu o código. Volte ao cadastro e digite manualmente o código perdido. Após completar o cadastramento, acione novamente essa opção de configuração e digite Sim para reativar a geração automática a partir do código que havia perdido.
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Na coluna Próximo, digite o número que será o próximo código, tendo por base o número de registro já existente em cada cadastro. Por exemplo, se em seu cadastro de Atividades Econômicas já houver cinco registros e optar pela geração automática de códigos, digite o número 6 na respectiva coluna.
Na coluna Máximo, informe qual será o número máximo que o último código poderá atingir.
Personalização A opção Personalização permite configurar parâmetros que venham a facilitar o uso do sistema, como definir teclas de atalho para acessar rapidamente as listas de cadastro e escolher diferentes cores para identificar os status das movimentações, como (orçamentos, das ocorrências, dos alarmes e das discagens, do telemarketing, etc.). As personalizações referentes ao Database Marketing estão em seus respectivos tópicos.
Muitos dos campos da personalização requerem a escolha de uma cor para identificar um determinado status. Para tais campos, o procedimento é o mesmo: clique na caixa colorida ao lado do campo. Será apresentada uma tela de cores para que possa definir a cor que identificará o status. Clique sobre a cor escolhida e, em seguida, clique em OK.
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Configuradas as cores para os status, será fácil identificar as personalizações feitas para determinadas listas do sistema.
Logomarca Informe o ‘path’ do arquivo com a logomarca de sua empresa.
Tecla de Atalho Selecione uns dos itens da lista de cadastros.
No campo Nova Tecla de Atalho, informe a tecla de atalho que deve ser utilizada para acessar o cadastro selecionado. Em seguida, tecle Enter ou clique sobre o botão
.
A tecla de atalho deve ser composta por uma das teclas Shift, Alt e Ctrl, acompanhada de qualquer outro caracter. Se informar apenas um caracter, o sistema automaticamente define como tecla de atalho a tecla Ctrl, tida como padrão nesse caso. Se quiser estabelecer Shift ou Alt como tecla de atalho, mantenha pressionada uma dessas teclas e escolha qualquer outro caracter. Caso já exista uma tecla de atalho para a lista selecionada, o sistema irá mostrá-la no campo Tecla Atual. As teclas de atalho configuradas serão exibidas no submenu deCadastros.
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Configuração de Importação e Exportação de Dados Para acessar Exportação de Dados e Importação de Dados, escolha dentre as opções do menu Arquivo. Exportação
Ao incluir um registro, o sistema apresenta a tela Configuração de Exportação:
Código: código que identifica a configuração de exportação. Pode ser ou não gerado automaticamente pelo sistema. Descrição: informe um nome capaz de identificar facilmente a exportação a ser realizada. Tabela Fonte: informe a tabela em que deverão constar os dados importados de outro sistema. Modo: indique neste campo como será gerada a exportação de dados: Atualizar, Incluir e Nenhum.
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Incluir: por este modo, haverá apenas a inclusão ou exportação de novos registros. Registros do arquivo destino que possuírem códigos idênticos aos dos registros do arquivo TXT não serão modificados. Esses novos registros não importados serão gravados em um arquivo de erro. Atualizar: por este modo, os registros do arquivo destino que tiverem códigos idênticos aos do arquivo TXT serão modificados. Não haverá inclusão de novos registros. Esses novos registros, não importados, serão gravados em um arquivo de erro. Nenhum: registros quando enviados, geralmente são acompanhados por caracteres que caracterizam a origem da exportação como, por exemplo, a letra A para exportação e a letra I para importação. Por este modo, os registros serão exportados de maneira que não será possível saber a origem da exportação. Qtd. Campos Chaves: informe a quantidade de campos chaves para a importação de dados. Arquivo Destino: neste campo deve ser informado em que lugar do disco (‘path’) e com qual nome o arquivo.txt da tabela fonte será gravado. Delimitador: delimitador é um símbolo usado para marcar o fim do conteúdo de um campo e o início do outro em um arquivo texto. Defina nesse campo o caracter a ser usado como delimitador de cada campo do arquivo texto a ser exportado. Separador: separador é um símbolo usado para separar os campos no arquivo texto. Defina neste campo o caracter separador dos campos no arquivo texto a ser exportado. Ponto decimal: defina neste campo o caracter a ser usado como separador de casas decimais nos campos numéricos do arquivo texto. Finalizador: finalizador é o símbolo usado para marcar o final de cada linha em um arquivo texto. Defina nesse campo os caracteres a serem usados como símbolo finalizador no arquivo texto. Filtro: pode-se filtrar as informações de cada campo a ser exportado digitando neste campo um filtro com uma linha de SQL. Lista de Campos a serem exportados: nesta lista o usuário tem disponível a relação de todos os campos pertencentes ao arquivo (tabela fonte) a ser exportado. Pode-se limitar a exportação fazendo o relacionamento entre esta lista e a lista de Campos da Tabela Fonte, apresentada ao lado. Os campos que incluir na lista Campos da Tabela Fonte serão excluídos da exportação. Lista de Campos da Tabela Fonte: nesta lista deverão constar os campos excluídos da exportação (tabela Fonte), conforme seleção feita no relacionamento entre as listas Campos da Tabela Fonte e Campos a serem exportados. Poderá configurar os parâmetros da exportação de arquivos. Se a configuração já existir, posicione o destaque sobre ela e, em seguida, clique no botão para que se inicie o processo de exportação. Ao clicar sobre este botão o sistema efetuará a exportação. O progresso da operação poderá ser acompanhado pela tela abaixo:
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Configurações de Importação
Ao incluir um registro, o sistema apresenta a tela Configuração de Importação:
Como se pode ver, esta tela apresenta praticamente todos os campos mencionados no tópico Exportação. Segue abaixo os campos não comuns: Tabela Destino: neste campo deve ser informada a tabela em que deverão constar os dados importados de outro sistema. Qtd. Campos Chave: informe a quantidade de campos chaves para a importação de dados. Arquivo Fonte: informe o nome do arquivo a ser importado e em que lugar do disco (path) ele se encontra. Atenção: o modo como a importação será feita deverá ser estabelecido quando o arquivo texto a ser importado for estruturado. É necessário que se digite um “I” (de Insert) ou um “A” (de alterar) para que o sistema decodifique o modo desejado. Arquivo de erro: informe neste campo o local do disco (path) em que o arquivo deve ser armazenado caso ocorra algum erro na importação de dados.
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Atenção: se o arquivo de erro e o arquivo fonte tiverem o mesmo nome e extensão, o conteúdo do arquivo fonte, caso ocorra erros, será modificado. Faça o relacionamento entre as listas Campos a serem Importados e Campos Desconsiderados como mencionado. Ao executar a importação, o progresso da operação também poderá ser acompanhado:
Ao acessar os dados do arquivo texto, o Apolo faz sua consistência antes de gravar no arquivo de destino. Ao encerrar a importação, é apresentada a tela Resultado da Importação, Importação, contendo as seguintes informações: total de registros lidos, total de registros importados e total de registros rejeitados. Se houver registros rejeitados, mensagens contendo informações sobre os erros serão gravadas em um arquivo de erro. Veja:
Cadastros Localidade Cidades Para acessar este cadastro, escolha a opção Localidade/Cidades, Localidade/Cidades , menu Cadastros. Cadastros.
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Ao inserir um registro será apresentada a seguinte tela:
Código: Código: código que identifica a cidade. Este código pode ser definido de acordo com a tabela de Códigos dos Municípios Brasileiro ou criado pelo usuário utilizando critérios próprios. Poderá também ser
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apresentado automaticamente pelo sistema se para este cadastro for definida, na Configuração, a geração automática do código. Nome: nome Nome: nome pelo qual a cidade é conhecida. Atenção: Atenção: quando o nome da cidade possuir mais de quinze caracteres, deve-se abreviá-lo. O nome completo, sem abreviação, poderá ser informado no campo Nome Completo. Nome Completo: nome Completo: nome completo, sem abreviação, pelo qual a cidade é conhecida. Obs.: caso Obs.: caso nenhuma informação for digitada, o sistema assume a existente no campo Nome. Estado: Estado: neste campo deve ser informada a sigla do estado (Unidade da Federação) da cidade, já existente no cadastro de Unidades da Federação. Zona Franca: indica Franca: indica se a cidade pertence ou não à Zona Franca de Manaus. Para isso, selecione um dos valores que o campo apresenta: Sim e Não. Na inclusão o padrão é Não. % de ISS: ISS: percentual de ISS praticado pela cidade. Este campo é utilizado no orçamento, pedido de venda e no faturamento de pedido para cálculo de ISS correspondente à prestação de serviço. Alíquota ISS: neste ISS: neste campo é informado o Percentual de Alíquota de ISS. Desconto entra na base de cálculo sim e não: não: se o desconto entra na base de cálculo; se entrar, marque que sim, se não, marque não. Valor teto para retenção do ISS: informe ISS: informe qual o valor mínimo para retenção do teto do ISS. DDD: código DDD: código DDD (Discagem Direta à Distância) da cidade. Código GDS: informe GDS: informe o código do GDS – Global Distributor System – relacionado à respectiva cidade. Visualiza na Internet: Internet: os usuários finais que utilizam o módulo Turismo e contam com Front End poderão selecionar este campo e permitir que a respectiva cidade seja visualizada na Internet. Obs.: Obs.: este recurso visa selecionar as cidades viáveis para tal recurso por estarem relacionadas a um determinado aspecto que seja interessante a sua empresa, como, por exemplo, o fato de possuírem aeroporto ou qualquer outro fator que colabore para que esta cidade figure na Internet. Naturalidade: informe Naturalidade: informe neste campo a naturalidade referente à cidade Faixa de Comercialização: informe Comercialização: informe ou transfira o código da faixa de comercialização para a cidade. Prefeitura: informe Prefeitura: informe ou transfira o código da prefeitura. Tipo de Diária: Diária: informe ou transfira o código do Tipo de diária para a cidade. Código do município e participação do ICMS: informe ICMS: informe o código se o município possui participação no ICMS.
Países Para acessar este cadastro, escolha a opção Localidade/País, Localidade/País , menu Cadastros. Cadastros.
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Ao inserir um registro, a tela País é apresentada com campos para as seguintes informações:
Sigla: sigla oficial do país, conforme nomenclatura do IBGE, que identifica o mesmo. Nome: nome pelo qual o país é conhecido. DDI: código pelo qual o país é identificado. Nacionalidade: informe qual a nacionalidade referente ao País. Obs.: o Brasil está ligado pelo DDI – Discagem Direta Internacional – com 190 países.
Regiões Para acessar este cadastro, escolha a opção Localidade/Regiões, menu Cadastros.
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Para cadastrar uma região, posicione a barra de destaque, ou clique sobre a categoria à qual a região irá pertencer. As categorias da região aparecem na estrutura “tree”, localizada ao lado esquerdo da lista de cadastro. Será apresentada a tela Região com campos para as seguintes informações:
Grupo: este campo deve ser assinalado caso deseja criar um grupo e organizar seu cadastro em grupos e subgrupos, recurso muito utilizado quando há necessidade de subdividir um item e enquadrá-lo em uma classificação mais geral. Código: código que identifica um Grupo de Regiões ou a Região propriamente dita. Nome: nome pelo qual a região é conhecida. Faixa de Comercialização: Informe ou transfira o código de uma faixa de comercialização para Região
Unidades da Federação Para acessar este cadastro, escolha a opção Localidade/Unidades da Federação, menu Cadastros.
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O cadastro de Unidades da Federação armazena todos os Estados brasileiros e, para cada um deles, a configuração do ICMS (interestadual e interno). Além disso, também é possível configurar as regiões geográficas e fiscais. Quando se tratar de Estado participante do convênio que instituiu a cobrança do ICMS por substituição tributária, o percentual de margem de lucro também é informado neste cadastro. Caso a empresa possua uma política de comissão sobre vendas, existem campos apropriados para tais informações. Ao fazer um registro, o sistema apresenta a tela Unidade de Federação:
Sigla: sigla oficial do Estado, conforme nomenclatura do IBGE, que identifica a Unidade da Federação. Nome: nome pelo qual o Estado é conhecido. % de ICMS Interestadual: percentual de ICMS aplicável nas operações ou prestações interestaduais realizadas entre contribuintes, considerando-se que a origem é o Estado da empresa e o destino é o Estado que está sendo cadastrado. Nas operações e prestações de exportação, a alíquota deve ser verificada junto aos órgãos
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competentes. Regime de Substituição Tributária: assinale este campo caso o estado em questão obedeça ao regime de substituição tributária, ou seja, o convênio existente entre os Estados da Federação que atribui a determinado contribuinte a responsabilidade pelo imposto das operações subseqüentes. Região Geográfica: lista com as cinco regiões em que, segundo critério geográfico, se divide o Brasil: Norte, Nordeste, Centro-Oeste, Sudeste e Sul. As regiões geográficas são compostas pelas seguintes Unidades da Federação: Região Norte: Acre, Amapá, Amazonas, Pará, Rondônia, Roraima e Tocantins; Região Nordeste: Alagoas, Bahia, Ceará, Maranhão, Paraíba, Pernambuco, Piauí, Rio Grande do Norte e Sergipe;
Região Centro-Oeste: Goiás, Mato Grosso, Mato Grosso do Sul e Distrito Federal; Região Sudeste: Espírito Santo, Minas Gerais, Rio de Janeiro e São Paulo; Região Sul: Paraná, Santa Catarina e Rio Grande do Sul. Obs.: para fins do ICMS, o Estado do Espírito Santo pertence à Região Nordeste. Região Fiscal: lista com as três regiões em que, segundo critério fiscal, se divide o Brasil: Sudeste e Sul, exceto o Espírito Santo; Norte, Nordeste e Centro Oeste, incluindo o Espírito Santo; Zona Franca de Manaus e Exterior. As regiões fiscais são compostas pelas seguintes Unidades da Federação: Norte, Nordeste e Centro-Oeste: Acre, Alagoas, Amapá, Amazonas, Bahia, Ceará, Distrito Federal, Goiás, Maranhão, Mato Grosso, Mato Grosso do Sul, Pará, Paraíba, Pernambuco, Piauí, Rio Grande do Norte, Rondônia, Roraima, Sergipe, Tocantins e Espírito Santo.
Sul e Sudeste: Minas Gerais, Paraná, Rio de Janeiro, Rio Grande do Sul, Santa Catarina e São Paulo. % de ICMS Interno: percentual de ICMS aplicável nas operações internas do Estado. Esse percentual corresponde à alíquota interna básica do Estado. Nas operações ou prestações de exportação esta alíquota deve ser 0. % da Margem de Lucro: percentual que deve ser aplicado ao preço praticado pelo remetente para se chegar ao preço-varejo (base de cálculo para retenção do ICMS) nas vendas de produtos sujeitos à substituição tributária, quando não existir o preço de tabela estabelecido pelo órgão competente para a venda ao consumidor. Para se obter este percentual, deve-se consultar a legislação. O quadro abaixo foi extraído do convênio que dispõe sobre a substituição tributária nas operações com produtos farmacêuticos.
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ESTADOS DE ORIGEM
ESTADOS DE DESTINO
PERCENTUAL DE AGREGAÇÃO Alíquota Interna da UF De stino
17% Sul e Sudeste menos Espírito Santo
Norte, Nordeste, Centro-Oe ste mais Espírito Santo
18%
Sul e Sudeste menos Espírito Santo
51,46% 53,30%
Norte, Nordeste, Centro-Oeste m ais Espírito Santo
60,07% 62,02%
Sul e Sudeste menos Espírito Santo
51,46% 53,30%
Norte, Nordeste, Centro-Oeste m ais Espírito Santo
51,46% 53,30%
O perações Inte rnas
42,85% 42,85%
Atenção: confirme os percentuais antes de sua utilização. País: informe o código do país, já existente no cadastro de Países. Máscara da IE: informe a máscara para a inscrição estadual deste estado. Obs.: para informar a quantidade de letras, digite a letra C quantas vezes forem necessárias e, para números, digite 9 quantas vezes forem necessárias. Máscara da IA: informe a máscara para a inscrição agropecuária deste estado. Obs.: para informar a quantidade de letras, digite a letra C quantas vezes forem necessárias e, para números, digite 9 quantas vezes forem necessárias.
Atividades Econômicas O cadastro de atividades econômicas armazena informações sobre as atividades dos clientes/fornecedores segmentando-os economicamente de acordo com o CNAE (Código Nacional de Atividades Econômicas) para envio de mala direta ou para outros fins de interesse do usuário. É possível utilizar esse código para gerar informações à Secretaria da Receita Federal. Para acessar este cadastro, escolha a opção Entidade/Atividades Econômicas, menu Cadastros.
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Ao inserir um registro, é apresentada a tela Atividade Econômica:
Código: este código identifica a atividade econômica e normalmente segue o padrão da Secretaria da Receita Federal, porém, pode ter uma composição livre, de acordo com critérios adotados pelo usuário. Esse código poderá ser apresentado automaticamente pelo sistema se para este cadastro for definida, na Configuração, a geração automática do código. Nome: nome pelo qual a atividade econômica é conhecida. Nome Completo: nome completo, sem abreviação, pelo qual a atividade econômica é conhecida. Normalmente segue o padrão da Secretaria da Receita Federal, porém, pode ter uma descrição livre, de acordo com critérios adotados pelo usuário. Nome Alternativo: informe também um nome alternativo para a atividade econômica
Recolhimento de Impostos
Nesta tela são informados os códigos dos impostos que são recolhidos, o tipo do imposto, o código da
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receita, o vencimento, a multa, e o juro.
Categorias da Entidade Este cadastro serve para que o usuário possa classificar seus clientes, fornecedores e concorrentes de acordo com a atividade ou função que estes exercem no mercado. Difere da classificação feita no cadastro de atividade econômica por se tratar de uma caracterização realizada segundo critérios do próprio usuário, não estando sujeita à legislação. Para acessar este cadastro, escolha a opção Entidade/Categorias, menu Cadastros.
As categorias aparecem na estrutura “tree”, localizada ao lado esquerdo da lista de cadastro. Ao incluir um registro será apresentada a tela Categoria da Entidade:
Grupo: este campo deve ser assinalado caso deseja incluir uma nova categoria. Código: código estruturado que identifica um Grupo de Categorias ou a Categoria propriamente dita.
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Nome: nome pelo qual a categoria é conhecida. Pode ser definido pelo próprio usuário, seguindo seus critérios. Observação: nome pelo qual a categoria é conhecida. Pode ser definido pelo próprio usuário, seguindo seus critérios. Relacionamento de Páginas: nesta página pode-se fazer o relacionamento entre as páginas criadas para a Entidade e o cadastro de categorias da entidade. O relacionamento é feito através da transferência dos itens da lista Páginas disponíveis na Entidade para a lista Páginas relacionadas à categoria que está sendo cadastrada. Tabela de Preço: informe o código da tabela de preço, já registrada no cadastro de tabelas de preços.
Entidades Para acessar este cadastro, escolha a opção Entidade/Entidades, menu Cadastros, ou clique sobre o botão . As categorias da entidade aparecem na estrutura “tree”, localizada ao lado esquerdo da lista de cadastro.
Ao fazer um registro, o sistema apresenta a tela Entidade:
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Dentre os vários campos, atente-se aos seguintes: Principal Código: código que identifica a entidade. Esse código poderá ser apresentado automaticamente pelo sistema se para este cadastro for definida, na Configuração, a geração automática do código. Nome: nome da entidade, quando se tratar de pessoa física, e razão social, quando se tratar de pessoa jurídica. CEP: informe o Código de Endereçamento Postal, relativo ao endereço da entidade, conforme consta no Guia Postal Brasileiro da Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos. Atenção: assim que informar o CEP, o sistema trará as demais informações que complementam o endereço da entidade, tornando mais rápido o registro de dados. No caso de não saber o CEP, tecle F9 ou clique no botão
ao lado. O sistema trará a tela Consulta de CEP.
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Cidade: informe o código da cidade relacionado ao CEP procurado, já registrado no cadastro de cidades. Endereço: informe o tipo de logradouro relativo ao endereço da entidade: Al (alameda), Av. (avenida), Bl. (bloco), Faz. (fazenda), Q. (quadra), R. (rua), Rod. (rodovia), Tv. (travessa), etc. (estão disponíveis os 96 tipos de logradouros relacionados pelo Guia Postal Brasileiro). Bairro: informe o bairro relacionado ao CEP procurado. Assim que informar os campos, clique sobre o botão para que o CEP seja visualizado. O sistema filtrará todos os CEPs relacionados ao endereço dado, informando também o estado e informações adicionais, caso haja. Se o bairro não for informado, o sistema reunirá todos os bairros relacionados e poderá fazer a seleção: ao selecionar na lista de CEPs um registro e darF3 para fazer a transferência, o sistema traz uma mensagem, solicitando qual bairro transferir:
Se os bairros apresentados não condizerem com o desejado, escolha a opçãoNenhum.
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Para cancelar as informações dadas e fazer uma nova consulta, clique sobre o botão
.
Atenção: para agilizar a busca, informe o maior número de campos possível. Se informar apenas Cidade, o sistema reunirá todos os CEPs de uma determinada cidade, o que tornará o trabalho lento, caso a cidade comportar vários CEPs. O sistema somente disponibilizará estes recursos se o campo Utiliza o recurso do CEP da Opção de Configuração estiver assinalado. Caso estiver utilizando o recurso do CEP, mas não houver dados cadastrados, o sistema enviará uma mensagem alertando que o CEP informado não existe.
Tipo de Inscrição: identifica se a entidade é pessoa física ou jurídica. O sistema traz esta informação automaticamente, de acordo com a seleção realizada na inclusão do registro. Status: a informação deste campo é utilizada para indicar a posição da entidade perante a empresa: Ativo, Inativo, Bloqueado, Sem Crédito, Prospectivo e Em Débito. Obs.: uma determinada entidade poderá ser movimentada somente se seu status estiver como ativo, caso contrário, sua movimentação será bloqueada. Entretanto, as movimentações bloqueadas poderão ser liberadas. Gerencial Limite de Crédito: informe o limite de crédito para a entidade em questão. De acordo com o valor informado, o sistema bloqueará orçamentos, pedidos de venda, ou qualquer outra movimentação em aberto que ultrapassar tal limite. Limite de Débito: informe o limite de débito para a entidade em questão. De acordo com o valor informado, o sistema bloqueará orçamentos, pedidos de venda (faturados ou não) ou qualquer outra movimentação em aberto que ultrapassar tal limite. Obs: o sistema conta com um controle de débitos e créditos que, se for ativado na configuração do financeiro, fará com que tais limites possam ser informados, dando uma maior flexibilidade à entidade, podendo esta ficar em débito com sua empresa e ainda possuir status de ativo. Este limite de crédito serve para impedir que entidades façam pedidos de valores significativamente altos e, por algum motivo, não venham a cumprir com os pagamentos. Natureza: a informação deste campo é utilizada para identificar e classificar entidades que possuem naturezas semelhantes para formação de grupos uniformes. Obs.: a natureza, em nosso caso, foi a forma encontrada para criar uma classificação padrão para todos os clientes e fornecedores que apresentam um certo número de características semelhantes. A escolha de uma determinada natureza influenciará nos cálculos de impostos.
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Veja: Página Complementar Vendedor: informe o código do vendedor relacionado à entidade cadastrada, já registrada no cadastro de vendedores. Transportadora: este campo identifica o código da transportadora que tem a preferência da entidade, já registrada no cadastro de entidades como fornecedora de produtos ou serviços cuja natureza é TRANSPORTADOR. Obs.: as informações dadas nestes dois campos são úteis a título de orçamento. Atenção: quando incluir uma categoria a partir do cadastro de entidades, esta não será imediatamente inserida como subgrupo dos grupos Clientes, Fornecedores e Todos. Para que isso aconteça, deve clicar sobre o botão , localizado no canto superior direito da tela da entidade. A lista das categorias desaparecerá da estrutura. Ao recuperá-la, a nova categoria estará presente. Para gerar uma cópia da entidade selecionada, clique sobre o botão superior direito da tela da entidade.
, localizado no canto
Para fazer uma ligação
Ao clicar sobre o botão , localizado no canto superior direito do cadastro de entidades, terá disponível uma tela para fazer automaticamente uma ligação para uma entidade previamente selecionada. Exemplo:
A tela traz os números dos telefones da entidade, de acordo com o que foi informado na página
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Comunicação da Entidade. Clique sobre um dos telefones ou tecle Enter se a via de comunicação desejada já estiver selecionada. Atenção: antes de tentar uma discagem automática, certifique-se de seu computador esteja ligado a um modem ou placa discadora e de que o modem utilizado esteja devidamente configurado. Se seu computador não estiver preparado para realizar discagens automáticas, vá até Configuração\Modem para Discagem e certifique-se de que TAPI esteja “desligado”. Essa medida impedirá que o sistema trave caso seja feita uma tentativa de discagem automática. Para fechar esta tela e retornar à do cadastro, clique sobre o botão
.
Contatos da Entidade Nesta página devem constar os contatos das entidades. Ao inserir um novo registro, o sistema apresentará a tela Contato:
Contato: o contato da entidade deve estar registrado no cadastro de entidades como pessoa física. Tratamento: selecione o tipo de tratamento para o contato. Ex: Sr. Principal: neste campo marca-se que esse contato é o contato principal desse evento. Cargo: informe o código do cargo do contato, já registrado no cadastro de cargos. Categoria Entidade: este campo traz todas as categorias mãe no cadastro do Apolo, independente de relacionamento. Nesse campo seleciona-se uma categoria (evento) para apontar que aquele contato que está sendo cadastrado cuida de determinado evento. Grau de Decisão: informe o grau de decisão do contato dentro da organização à qual pertence: Alto, Médio, Baixo e Nenhum. Autorizado para convênio: se o contato for autorizado para convênio, a caixa de verificação deverá estar assinalada. Limite do convênio: informe o valor do limite do convênio autorizado para o contato. Produtos da Entidade
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O sistema apresentará a lista dos produtos cadastrados para a entidade. As informações da lista são transferidas do Cadastro de Produtos. Veja:
Para visualizar todas as informações da lista, utilize as barras de rolagem horizontal e vertical. Se quiser incluir um produto, tecle Insert ou clique sobre o botão apresenta a tela Entidade do Produto.
, ao posicionar-se na lista. O sistema
Produto: informe o código do produto, já registrado no cadastro de produtos.
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Entidade Compra o Produto: se a entidade indicada for cliente (pessoa física ou jurídica que já adquiriu os serviços ou produtos oferecidos pela sua empresa), a caixa de verificação deverá estar assinalada. Entidade Vende o Produto: se a entidade indicada for fornecedor (organização que presta serviços a sua empresa, tais como os fabricantes e distribuidores dos produtos comercializados, fabricantes e fornecedores de matéria-prima, transportadoras e profissionais autônomos, entre outros), a caixa de verificação deverá estar assinalada. Desconto: informe o desconto padrão para a entidade em questão. Acréscimo: informe o acréscimo padrão para a entidade em questão. Garantia na Compra: informe o código da garantia oferecida a sua empresa pelo fornecedor do produto, presente no cadastro de garantias. Último Valor Unitário na Compra: informe o valor unitário do produto na última compra. Garantia na Venda: informe o código da garantia do produto oferecida pela sua empresa ao cliente, presente no cadastro de garantias. Último Valor Unitário na Venda: informe o valor unitário do produto na última venda. Comissões: informe os percentuais de comissão A, B, C, D e E para este produto nos respectivos campos. Para incluir vários produtos no relacionamento, clique sobre o botão
.
Categorias da Entidade A página Categoria dentro do Cadastro de Entidades possui campos para que informe o código da categoria a qual a entidade pertence e para que determine se quer ou não ativar a tabela de preços para a entidade selecionada. Ao incluir um novo registro, será aberta uma tela para que forneça as informações relativas aos campos mencionados. Veja:
Origens Origem é qualquer acontecimento que tenha resultado em um contato comercial, trazendo para empresa um cliente ou fornecedor. É utilizado no cadastro de entidades. Para acessar este cadastro, escolha a opção Entidade/Origens, menu Cadastros.
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Ao inserir um registro, o sistema abrirá a tela Origem:
O cadastro de origem possui campos para as seguintes informações: Código: código estruturado que identifica um Grupo de Origens ou a Origem propriamente dita. Nome: nome do evento ou breve descrição do acontecimento que originou o contato com os clientes e fornecedores da empresa. Data Inicial: data do início do acontecimento que resultou no contato com o cliente ou fornecedor. Na inclusão traz como padrão a data corrente, que pode ser alterada. Data Final: data do término do acontecimento que resultou no contato com o cliente ou fornecedor.
Relacionamento da Entidade Mensagens Através deste cadastro são cadastradas as mensagens que serão exibidas na tela de relacionamento da Entidade para dar instruções, avisos e ou notificar mudanças. Para acessar este cadastro, escolha a opção Entidade/Relacionamento da Entidade Mensagem, menu Cadastros.
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Ao inserir ou editar um registro é apresentada a tela Mensagem do Relacionamento da Entidade:
Seqüência: É um campo que determina o código utilizado no relacionamento. Este código é fixo e fornecido pelo sistema não podendo ser alterado. Exemplo: Mensagem: E a descrição da mensagem que será exibida ao usuário. A mensagem poderá ser uma instruções ou notificação de uma situação relacionada à entidade. Este campo é alfanumérico e admite até 100 caracteres. Exemplo: SQL: SQL: Neste campo serão ser determinados os parâmetros da mensagem, podendo ser ela recebida por todos ou por alguns. Este campo é alfanumérico e admite até 40 caracteres. Exemplo de SQL para todas as entidades: Falar sobre promoção Ano 2002:
Select count(*) from Entidade where EntCod=:EntCod
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Exemplo de SQL somente para as entidades que atendam uma condição: Esta entidade tem Ocorrência pendente
Select count(*) from Ocorrencia where EntCod=:EntCod and OcorStat = 'Pendente'
Telas de Módulos O sistema traz o cadastro de telas de módulos, no qual o usuário poderá criar o layout da tela de consulta do relacionamento da entidade, inserindo os campos necessários para seus movimentos na empresa.
Para inserir a tela de um módulo clique na lista será aberta a seguinte tela: Ferramentas do Texto de Conversa Sempre que for cadastrar um novo texto na tela de módulos, será apresentada a tela Texto, na qual você terá a sua disposição vários recursos que irão auxiliá-lo na criação da página do texto.
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Nessa tela o usuário seleciona o módulo desejado e desenha a tela com as informações pertinentes a cada módulo.
Através desse botão é possível inserir um texto Através desse botão adiciona-se um campo da tabela
Permite ao usuário selecionar um campo que deseja inserir na tela.
Esse botão permite ao usuário adicionar um campo nome
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Através desse botão é possível escolher uma cor para o fundo Para fazer o relacionamento com a entidade, na lista de entidade selecione a entidade desejada e clique no botão
para realizar consultas sobre as movimentações dessa Entidade no sistema.
Tipos de Evento Neste cadastro poderá registrar todos os tipos de eventos ou ações que envolvem as relações da empresa do usuário com seus clientes e fornecedores (envio de mensagens via Internet, malas diretas, etc.). As informações deste cadastro serão utilizadas para relacionamento no cadastro de entidades. Para acessar este cadastro, escolha a opção Entidade/Tipos de Evento, menu Cadastros.
Ao fazer um registro, o sistema apresenta a tela Tipo de Evento:
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Código: código que identifica o tipo de evento. Esse código poderá ser apresentado automaticamente pelo sistema se para este cadastro for definida, na Configuração, a geração automática do código. Nome: nome pelo qual o tipo de evento é conhecido. Valor Unitário: indique a média do valor unitário que o custo gerado pelo tipo de evento pode chegar. Valor Unitário Máximo: indique o valor máximo que o custo do tipo de evento pode chegar. Valor Unitário Mínimo: indique o valor mínimo que o custo do tipo de evento pode chegar. Altera Valor Unitário: este campo deve ser utilizado para determinar se vai ser possível alterar, em qualquer parte do sistema, o valor unitário do tipo de evento da entidade. Se optar por permitir alteração do valor unitário do evento, a caixa de verificação deverá estar assinalada. Quantidade de Casas Decimais: informe diretamente no campo a quantidade de casas decimais. Ícone do Tipo de Evento: poderá criar um ícone para ilustrar o tipo de evento cadastrado, para facilitar a identificação do tipo de evento ou simplesmente personalizar a tela. Para que o ícone apareça nas partes do sistema em que for referenciado um tipo de evento, o “path” do arquivo bmp em que está armazenado deve ser informado neste campo.
Objetos O cadastro de objetos servirá como um arquivo de informações personalizadas de clientes, produtos, muito úteis para o database marketing. Assim, o termo objeto servirá para designar tanto gostos em geral como informações específicas. Este cadastro é estruturado por categorias, as quais aparecem na estrutura “tree”, localizado ao lado esquerdo da lista de cadastro. Ao incluir um registro será apresentada a tela Objeto: Grupo: este campo deve ser assinalado caso deseja incluir um objeto grupo. Código: código estruturado que identifica um objeto. Nome: nome pelo qual o objeto é conhecido.
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Movimentações Relacionamentos da Entidade Na barra de ferramentas da entidade, há um botão Relacionamentos da Entidade: Nota: Caso o botão não esteja disponível em sua tela, basta selecioná-lo na barra de ferramentas (vide tópico Iniciando o Apolo). Clicando neste botão, será exibida uma tela com todas as movimentações da entidade selecionada na lista. A esquerda é exibida uma árvore contendo todos os módulos do sistema. A opção Todos disponibiliza na lista os registros de todos módulos. Se o usuário deseja visualizar somente os registros de um módulo específico, basta selecioná-lo na árvore. Abaixo da lista são exibidas telas com layout dos campos selecionados pelo usuário no cadastro de telas dos módulos. Na parte inferior da tela são exibidas mensagens de instruções e avisos que o usuário programou no cadastro de mensagens, as quais poderão ser globais, isto é, serem exibidas para todas as entidades, por exemplo, “Falar sobre promoção Ano 2002” , ou mensagens somente referentes à entidade selecionada, exemplo: “Esta entidade tem ocorrência pendente”.
Cadastros Textos de Conversa Para acessar este cadastro, escolha a opção Marketing/Textos de Conversas, menu Cadastros.
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Ao inserir um registro, o sistema apresenta a tela Texto de Conversa:
: esta opção permite que seja adicionado um texto à tela do texto que está cadastrando. No espaço reservado para o texto, são registradas as orientações e as frases em que o operador deve se basear para conduzir sua conversa com os clientes durante a realização do telemarketing.
Atenção: Se desejar, o usuário pode vincular campos ao texto para que, durante a realização do telemarketing, o sistema substitua a indicação do campo vinculado pela informação constante neste. Para isso, basta selecionar os campos desejados nas listas apresentadas para as opções
,
e . Assim, por exemplo, se tiver vinculado o campo ENTFONECONTATO (contato do cliente) ao texto, durante o telemarketing o sistema substituirá pelo nome do contato da entidade. Exemplo: Configuração do texto: , SENHOR ! Texto apresentado no telemarketing: Bom dia, senhor ASSIS! : esta opção permite que adicione os campos CUMPRIMENTO e RESPONSÁVEL. Fazendo isso, o sistema automaticamente apresentará, na tela do texto, as saudações Bom dia, Boa tarde ou Boa noite (de acordo com a hora corrente, indicada pelo sistema operacional) e o nome do usuário que estiver logado na máquina. Exemplo:
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Configuração: Sou e trabalho na Riosoft. Nossa empresa está lançando a versão 2.2 do Apolo. O senhor gostaria de assistir a uma demonstração do sistema em sua empresa? Tela apresentada: BOM DIA Sou ALEXANDRE e trabalho na Riosoft. Nossa empresa está lançando a versão 2.6 do Apolo. O senhor gostaria de assistir a uma demonstração do sistema em sua empresa? : esta opção permite que seja adicionado campo da entidade em que poderão ser visualizadas e alteradas, durante o telemarketing, informações sobre a entidade que está contratando. Pode-se alterar estas informações durante a realização do telemarketing. Dessa forma, poderá atualizar os dados do cadastro de entidades. Exemplo: : esta opção permite que você adicione campos em que poderão ser visualizadas e alteradas, durante o telemarketing, informações referentes ao contato da entidade, ou seja, à pessoa com quem deverá falar ao contatar determinada entidade. Essas informações podem ser alteradas durante a realização do telemarketing. Dessa forma, poderá atualizar os dados do cadastro de entidades. Exemplo: : esta opção permite que adicione campos de relacionamento do Titular X Contato.
: esta opção permite que adicione nomes ou títulos ao texto. Exemplo: Contato_Atividade Contato_Profissao : esta opção só admite os nomes que constam em sua lista. Obs.: este campo somente será habilitado quando o campo Tabela for informado.
: esta opção permite que sejam adicionados links que promoverão uma integração com os demais textos criados para serem utilizados na elaboração do roteiro do telemarketing. Ao clicar sobre esta opção, será apresentada uma tela na qual deverá indicar o código do texto com o qual deseja realizar o link, já registrado no cadastro de textos de conversa. Veja o exemplo:
Feito isso, sempre que o operador clicar sobre a opção que possua link, que será indicada pelo sublinhado (Agradecimento), será apresentado o texto configurado para o texto indicado.
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Para acessar qualquer uma das opções acima, deve-se clicar sobre elas. O usuário terá a sua disposição a tela Ferramentas, com várias opções para o modo de desenho.
Para verificar a função de cada botão da tela, posicione o ponteiro do mouse logo abaixo do botão. Um hint surgirá para descrever a função do botão.
Roteiros de Conversa Em Roteiros de Conversas poderá ser montada a seqüência de passos e elaborado os textos que resultarão nas etapas a serem realizadas durante o telemarketing e, assim, serem registradas todas as informações que auxiliarão os operadores responsáveis designados para cada campanha. O objetivo do roteiro é exatamente orientar o operador e indicar-lhe, passo a passo, tudo o que deve ser tratado durante seu diálogo com o cliente. Para acessar este cadastro, escolha a opção Marketing/Roteiros de Conversas, menu Cadastros.
O roteiro normalmente é cadastrado por um encarregado geral do telemarketing da empresa.
Código: código que identifica o roteiro de conversa. Esse código poderá ser apresentado automaticamente pelo sistema se para este cadastro for definida, na Configuração, a geração automática do código. Título: neste campo deve ser registrado um título para o roteiro.
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Obs.: as informações que registrar neste campo serão armazenadas para buscas posteriores. SQL: se conhecer a linguagem SQL, poderá acionar a busca por seleção digitando uma linha de SQL no campo Informação para localizar. Verifique se o campo de verificação está marcado. Exemplo: ENTNOME > ‘H’ AND ENTNOME < ‘I’ CIDCOD = ‘00000001’ OR CIDCOD = ‘00000050’
Texto do roteiro de conversa O sistema traz a seqüência do roteiro de conversa, ou melhor, os passos do roteiro que se constituem por meio dos scripts de fala, ou seja, textos de diálogos realizados durante o telemarketing.
Obs.: numa indicação localizada ao lado direito do campo Título, o sistema apresenta o nível em que se está posicionado. Para incluir um item à lista, é apresentada a tela Texto do Roteiro de Conversa:
Passo: o sistema irá sugerir automaticamente um número para o passo e exibi-lo na tela. Os passos incluídos obedecerão a uma seqüência numérica e serão apresentados em uma estrutura em forma de “tree”. Texto: informe o código do texto de conversa que queira incluir na seqüência.
Motivos da Pausa do Telemarketing No cadastro de motivos do telemarketing devem ser registradas as causas que provocaram uma pausa na realização do telemarketing. Para acessar esse cadastro, escolha a opção Marketing/Motivos de Pausa no Telemarketing, menu Cadastros.
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Ao inserir um registro, o sistema apresenta a tela Motivo de Pausa do Telemarketing:
Código: código que identifica o motivo do telemarketing. Esse código poderá ser apresentado automaticamente pelo sistema se para este cadastro for definida, na Configuração, a geração automática do código. Descrição: neste campo deve ser registrada uma informação que descreva e identifique facilmente o motivo do telemarketing.
Status do Resultado da Campanha do Telemarketing O conceito de status utilizado no sistema é condição, situação em que se encontra determinada ação, atividade, empresa ou pessoa perante o usuário ou a organização a que ele pertence. Para o Telemarketing, o sistema permite que o próprio usuário estabeleça a lista de status que usará nessa rotina. Para acessar este cadastro, escolha a opção Help-Desk/Status do Resultado da Campanha do Telemarketing, menu Cadastros.
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Ao incluir um registro, o sistema apresenta a tela Status de Campanha de Telemarketing:
Código: código que identifica o status do resultado de campanha de telemarketing. Esse código poderá ser apresentado automaticamente pelo sistema se para este cadastro for definida, na Configuração, a geração automática do código. Descrição: nome ou breve descrição que possa identificar facilmente o status do resultado de campanha de telemarketing. Encerra Telemarketing: neste campo deverá optar por encerrar ou não a campanha telemarketing. Para isso, escolha dentre as opções do campo: Sim e Não. Tipo de Solução de Ocorrência: informe ou transfira o código do tipo de solução da Ocorrência.
Configuração Na opção de configuração definem-se parâmetros para a realização do telemarketing. A página para configuração do Telemarketing possui campos para as seguintes informações: Discagem Via: define se a discagem será feita por meio de Placa Discadora, Modem ou Telefone (manual), colocando a marca de seleção no campo da opção desejada. DDI do País de Origem: informe neste campo o código DDI do país de origem. DDD da Cidade de Origem: informe neste campo o código DDD da cidade de origem da campanha telemarketing. Como padrão, o sistema traz o DDD da cidade da empresa matriz, mas essa informação pode ser alterada.
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Host: informe neste campo o número do Servidor (Host) da estação. Porta: informe neste campo qual é a porta de comunicação do servidor com as outras estações. Arquivo Mensagem: informe o arquivo .vvt que será trocado. Traz por default dados da Tabela de Usuário da Última Campanha: se assinalado, quando utilizando uma tabela de telemarketing, que já foi utilizada em uma campanha anterior, os dados contidos nos campos serão exibidos no telemarketing. Gera Ocorrência para Destinatários: se assinalado, ao criar uma campanha de telemarketing, serão criadas ocorrências para cada destinatário.
Personalização Na personalização do Telemarketing, a configuração é “por máquina”. Ramal: neste campo deve ser informado o número do ramal do usuário responsável pela estação de trabalho. Linha Direta: neste campo deve indicar se vai ou não trabalhar com linha direta. Número para Pegar Linha: se não estiver trabalhando com linha direta, indique neste campo um número para pegar linha. Desse modo, toda vez que ligar para a central deverá informar o número registrado. Automático: neste campo deve-se indicar se a discagem para a próxima entidade será automática. Disca para Celular: libera ou bloqueia ligações para celulares. Status: quando discando através de modem e uma dessas situações ocorrer, automaticamente o sistema sugerirá um encerramento da campanha com este status. (Entidade não tem telefone, Ocupado e Não Atende). Iniciar contagem do Timer quando Disca: indicar se o Timer deve ou não ser inicializado automaticamente assim que uma discagem for feita. Abre Roteiro: se assinalado após a discagem no telemarketing, o roteiro será aberto automaticamente.
Manutenção Marketing Atendimentos (SAC) A rotina de Atendimento foi criada para facilitar o trabalho dos atendentes de um serviço de atendimento a clientes (SAC, 0800, telemarketing passivo). O Atendimento deve ser utilizado nos casos de informações rápidas, breves sugestões ou reclamações que não justifiquem a abertura de uma ocorrência. Ainda assim, é possível registrar uma ocorrência a partir do Atendimento. Para acessar o Atendimento, clique sobre o botão , localizado na barra de ferramentas da tela principal do sistema, ou escolha Atendimento a partir do menu de Manutenção/Marketing. Será
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apresentada a tela Atendimentos, composta pela lista de atendimentos.
Principal Título: assinale este campo se desejar que o atendimento registrado seja o “atendimento principal”, aquele que poderá ter subitens relacionados a seu título. Suponha que tenha sido criado o atendimento Informações sobre Lançamentos, definido como tipo de atendimento principal (campo assinalado). Na elaboração da lista , poderão ser definidos subitens como Informações sobre Sistema Apolo e Informações sobre Vendas para Windows. Exemplo:
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Nome: nome pelo qual o tipo de atendimento será identificado na empresa. Grava Acesso: indique se o sistema deve registrar todos os acessos a esta rotina de atendimento. Se optar por registrar os acessos, poderá consultá-los posteriormente. Para isso, deverá clicar sobre o botão
e definir os parâmetros para a verificação, conforme explicaremos mais adiante.
Página Informação do Atendimento
Na página Informação é possível registrar os textos em que os atendentes poderão apoiar-se ao fornecer as informações aos clientes que procurarem o SAC. Estando configurado um texto para a página Informação, ao selecionar um item da lista de atendimento, o usuário terá o texto disponível na parte direita da tela do Atendimento. Arquivos de outros sistemas (editores de textos), desde que estejam em formato RTF, poderão ser abertos e vinculados ao Atendimento do APOLO. Para isso, clique sobre o botão , localizado na tela da Informação e, no diálogo apresentado, selecione o arquivo que deseja vincular.
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Página de Texto
Mostra Orientação na Lista de Atendimento: defina neste campo se o sistema irá ou não apresentar a página Orientação na tela principal do Atendimento. Título: a informação digitada neste campo será apresentada como título da página Orientação na tela principal do Atendimento. Texto: neste campo poderão ser registrados os textos da Orientação. Estando configurado um texto para a página Orientação, ao selecionar um item da lista de atendimento, o usuário terá o texto disponível na parte direita da tela. Definindo Parâmetros para Verificação do Acesso ao Atendimento Para estabelecer parâmetros para verificar o acesso a um determinado atendimento, selecione-o a partir da lista e clique sobre o botão . Será apresentada a tela Período de Acesso. O usuário indica a data inicial e final do período desejado. O sistema traz como padrão a data corrente, que pode ser alterada. Exemplo:
O sistema apresentará, na barra de status, quantas vezes o atendimento foi acessado. Se o campo de verificação Por Atendente estiver assinalado, será mostrado apenas o número de acessos do usuário que estiver logado. Caso contrário, serão apresentados os acessos de todos os usuários.
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Para executar um atendimento: Ao selecionar um atendimento a partir da Lista de Atendimentos e clicar sobre o botão o sistema gerará um acesso de acordo com o atendimento posicionado.
,
Obs.: se for permitido que se grave o acesso, o mesmo poderá ser gerado futuramente; caso contrário essa operação não será possível.
Campanhas de Telemarketing Para acessar esta opção, escolha Campanhas de Telemarketing, Marketing, menu Manutenção.
Ao incluir um registro, o sistema apresenta a tela Campanha de Telemarketing:
Campanha Código: código que identifica a campanha. Descrição: digite um título que descreva e identifique facilmente a campanha.
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Data Inicial: informe a data em que a campanha de telemarketing deve ser iniciada. Data Final: informe a data em que a campanha de telemarketing deve ser encerrada. Atenção: o sistema não permitirá discagens feitas fora da data informada neste campo. Não será aceita uma data anterior à data inicial da campanha. Além disso, alterando a data final, estará prolongando ou interrompendo uma campanha antes do previsto. Este campo pode ser deixado em branco. Nesse caso, o sistema não reconhecerá um limite para impedir as discagens. Obs.: as campanhas, cujo período de vigência delimitado pelas datas Inicial e Final estiver ultrapassado em relação à data atual, não são informadas na lista de campanhas selecionadas quando o Monitor é acessado. Tentativas de Ligações: registre neste campo o número de tentativas de ligações que devem ser feitas para cada entidade selecionada durante a campanha. Altera roteiro durante discagem: assinale este campo para permitir alterações no roteiro de conversa durante a realização do telemarketing com uma determinada entidade. Roteiro: informe ou transfira o código do roteiro de conversa a ser usado na campanha. Condição de Pagamento: informe ou transfira o código da condição de pagamento válida para a campanha. Tabela de Preço: informe ou transfira o código da tabela de preços estabelecida para a campanha. Motivo da Ocorrência: informe o código ou transfira o motivo da ocorrência. Produto: informe ou transfira o código do produto da campanha. Campanha: informe ou transfira o código da campanha. Destinatários da Campanha de Telemarketing: na página Destinatários, deverão ser determinadas as entidades que deverão ser contatadas durante o telemarketing.
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Para indicar os destinatários, clique sobre o botão Riosoft SQLX, para que possa estabelecer os filtros.
. Será apresentada a tela do
A lista dos destinatários selecionados apresenta as seguintes informações: Entidade: código da entidade selecionada. Nome: nome da entidade selecionada. Encerrado: indica se o telemarketing realizado com a respectiva entidade já foi ou não encerrado, conforme o resultado estabelecido. Tentativas: indica o número de tentativas de ligações realizadas durante o telemarketing realizado com a respectiva entidade. Usuário: indica o usuário que realizou o atendimento e que marcou um retorno com a respectiva entidade. Se não houver um retorno marcado, este campo não trará nenhuma informação. Data/Hora Retorno: indica a data e a hora marcadas para retornar a ligação. Alarme: indica se será disparado um alarme avisando a data/hora do retorno. Para excluir todos os destinatários selecionados, clique sobre o botão da lista serão eliminados. Para apagar somente alguns itens, selecione-os e tecle Del.
. Todos os itens
Atenção: o sistema só permite a exclusão de destinatários que ainda não foram contatados no telemarketing. Telemarketing: Destinatários – Riosoft SQLX A tela do Riosoft SQLX, serve para que o usuário possa indicar facilmente os destinatários da Campanha de Telemarketing
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Este botão traz uma caixa de diálogo com todas as consultas gravadas permitindo que uma dada consulta seja selecionada e aberta, possibilitando que todas as informações da consulta sejam transferidas para a campanha em que se encontra o usuário. Este botão salva uma consulta. Este botão permite a realização de uma consulta por meio de um assistente de consulta. Ao clicar neste botão aparecerá a tela Seleção de Tabelas e Campos. Nesta tela você deve escolher as tabelas que farão parte de sua consulta.
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Ao selecionar mais de uma tabela para a consulta, o sistema apresenta a tela Editor de Junção. Para a qual o usuário deve escolher o tipo de relacionamento que as tabelas escolhidas terão.
Após configurar o tipo de relacionamento entre as tabelas selecionadas, clique no botão .É apresentada a tela Seleção de Tabelas e Campos. Nesta tela, você deve selecionar os campos que aparecerão na sua consulta. Ao finalizar, o sistema mostra a tela principal Riosoft SQLX com a consulta. Este botão apaga a consulta realizada. Este botão permite que você inclua uma nova tabela na sua consulta. Ao clicar neste botão aparecerá a tela Selecionar Tabela, para que você selecione a nova tabela.
Este botão remove uma tabela da consulta. Este botão permite fazer o relacionamento este as tabelas selecionadas. Este botão gera a consulta.
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Este botão mostra a consulta via Sql. Mostra o resultado da consulta. Construtor de SQL (TAB_CONSTR_SQL) Para consultas e seleções de dados via SQL, selecione a opção Construtor de SQL no menu Utilitários ou clique sobre o botão tela Construtor de SQL.
, apresentado em algumas opções do sistema. O sistema apresentará a
Nas listas de Tabelas e Campos, é possível selecionar um registro, clicando diretamente sobre o mesmo ou por meio dos botões
(seleciona uma tabela) e
(seleciona um campo). Para transferir um
determinado campo para a lista Campos Selecionados, dê um duplo clique ou clique sobre o botão . Se desejar poderá selecionar todos os campos, clicando sobre
. Da mesma forma, poderá excluir
campos desta seleção com duplo clique ou utilizando os botões
e
.
Os campos Critério, Agrupar por e Ordenar por não podem ser informados diretamente. Para montar uma expressão, escolha a opção Montar Expressão do menu SQL, ou clique em Opções Avançadas, neste mesmo menu, ou do botão Editar Relacionamentos ou clique sobre o botão
. Por meio de
é possível agrupar e ordenar dados. Escolha
para relacionar tabelas.
Após confirmar as informações, se desejar ver o SQL montado, clique sobre o botão
ou acesse a
opção Ver SQL. Para executar o SQL, clique em ou em Executar SQL. Uma vez montado o SQL, poderá clicar em ou em Limpar SQL para deletá-lo: o sistema emitirá uma mensagem solicitando confirmação para efetuar a tarefa. Se desejar gravar o SQL, escolha a opção Gravar SQL no menu Arquivo. É necessário indicar o local do disco em que o arquivo com as informações relacionadas ao SQL será gravado. No menu Configuração, acesse Atualiza Descrições e atualize o construtor de SQL de acordo com a versão do Apolo. Para isso, basta clicar no botão para que o sistema disponibilize para consulta todos os novos campos incluídos, bem como os campos criados pelos usuários. Criação de Campos Para acessar a Criação de Campos, clique sobre o ícone de Configurações Riosoft , aplicativo que deve acompanhar todos os sistemas da Riosoft. Informe seu nome de
acesso
e
senha
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e, em seguida, clique sobre o botão
ou escolha a opção Configuração/Criação de Campos.
Nos sistemas, uma página chamada Especial (nome padrão da página que irá comportar os campos criados pelo próprio usuário, poderá alterar esse nome, bem como criar novas páginas). A página Especial estará presente somente nos cadastros ou rotinas em que novos campos foram incluídos. Obs.: somente os usuários com direitos preestabelecidos poderão visualizar esta página. Apenas o usuário administrador poderá estabelecer uma configuração que fará que esta página seja ou não vista na tela, inclusive por ele, estará presente nas tabelas em que foram incluídos novos campos. Está página irá agrupar todos os campos criados por usuário. Criação e Manutenção de Campos Na tela Criação e Manutenção de Campos você poderá consultar informações sobre todos os campos criados por usuários. Esta tela é dividida em cinco partes, que podem ser denominadas da seguinte forma: Tabela No campo Tabela está disponível uma lista das tabelas do sistema em que é permitida a inclusão de campos pelo usuário. Exemplo:
Ao criar um campo, você deverá antes selecionar uma tabela a partir desta lista. Será apresentada a tela Definições da Criação de Campos. Lista de Campos Se já existirem campos criados para a tabela selecionada, esses poderão ser visualizados na Lista de Campos. Exemplo:
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Ao fazer uma alteração ou consulta, será apresentada a tela Definições da Criação de Campos com os dados do campo a ser modificado. Campos criados pelo Usuário Em Campo criado pelo Usuário serão apresentadas as definições feitas para um campo selecionado na Lista de Campos. Exemplo:
São apresentadas as seguintes informações acerca do campo: Nome Título Tipo Tamanho Casas decimais
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Máscara Caracter Componente Atenção: poderão criar novos campos para os sistemas apenas os usuários cadastrados como administradores. Para alterar descrições de campos e tabelas, escolha a opção Alterar Descrições. É possível também configurar as Visualizações.
Monitor de Telemarketing O Monitor de Telemarketing do APOLO estará instalado apenas em uma máquina (computador), geralmente no servidor de rede, e deverá ser controlada por um supervisor, uma pessoa encarregada de acompanhar o andamento das ligações e o desempenho dos operadores de telemarketing. Para acessar o Monitor, clique sobre o ícone de atalho , localizado na tela principal do Windows. Será apresentada a tela Riosoft Monitor de Telemarketing, solicitando se é para reiniciar as campanhas a partir do primeiro registro ou não. Ao clicar em “Sim”, o sistema vai iniciar as ligações a partir da primeira entidade com a qual os trabalhos relacionados à campanha em questão não foram encerrados. Ao escolher “Não”, o sistema continuará os trabalhos a partir da entidade selecionada para a campanha imediatamente posterior à última entidade com a qual foi feito contato. Será apresentada a tela principal do aplicativo. Quando os usuários já estiverem trabalhando no telemarketing, surgirão nessa tela as seguintes informações: Atendentes Atendente: nome do usuário que está trabalhando no telemarketing. Estado: condição em que se encontra o atendente. Livre indica que o atendente está logado ao monitor, mas não está contatando ou analisando nenhuma entidade nem está em pausa. Analisando indica que o atendente está analisando com qual entidade fará o próximo contato, mas ainda não discou.Ocupado indica que o atendente está “falando” com a entidade contatada.Pausa indica que o atendente parou de trabalhar por algum motivo. Motivo: se o atendente estiver em Pausa, será apresentado o motivo da pausa, que já deve ter sido registrado no cadastro de motivos de pausa do telemarketing (exemplos de motivos de pausa: reunião de departamento, almoço, pausa para café, etc.). Empresa: código da empresa ou filial na qual a campanha em questão foi cadastrada. Campanha: código da campanha de telemarketing em que o atendente está trabalhando. Obs.: esta lista traz somente as campanhas cujo período de vigência, configurado em Campanhas de Telemarketing, não está ultrapassado em relação à data atual. Assim, mesmo que cadastradas no Apolo, as campanhas com datas vigentes ultrapassadas não são apresentadas aqui. Entidade: nome do destinatário com quem o atendente está realizando o telemarketing. Porta: porta de comunicação da estação do atendente com o servidor. Obs.: o supervisor do telemarketing poderá enviar uma mensagem em tempo real para qualquer um dos atendentes da lista. Para isso, basta dar duplo clique sobre o nome do atendente para o qual quer enviar
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a mensagem e, na tela apresentada, digitar o conteúdo. Esse recurso poderá ser utilizado para avisar um usuário que ele será designado para uma outra campanha, entre outras coisas.
Monitor do Telemarketing: Campanhas Na página Campanhas, deverão ser definidos quais usuários trabalharão em cada campanha registrada no sistema. Na lista da página podem ser visualizados onome do atendente, o código da empresa da campanha e o código da campanha em que está atuando.
Para incluir um atendente, clique sobre o botão atendente(s) em uma campanha.
. Será apresentada a tela Ativar
Atendentes: selecione o(s) atendente(s) que deseja designar para uma campanha. Empresa: selecione uma das empresas cadastradas no APOLO. Proceda como exemplificado no campo anterior. Obs.: sempre que selecionar um valor de um campo lista, proceda como exemplificado no campo acima, lembrando que poderá digitar a letra inicial de um dos valores presentes na lista para que o sistema automaticamente o selecione. Campanha: selecione uma das campanhas cadastradas noAPOLO na empresa selecionada. Obs.: esta lista traz somente as campanhas cujo período de vigência, configurado em Campanhas de Telemarketing, não está ultrapassado em relação à data atual. Assim, mesmo que cadastradas no Apolo, as campanhas com datas vigentes ultrapassadas não são apresentadas aqui. Para desativar um atendente do telemarketing, basta selecioná-lo a partir da lista e clicar sobre o botão . Porta: no campo intitulado “Porta” deve ser informada qual é a porta de comunicação do servidor com as outras estações. Para registrar essa informação, escolha a opção Porta a partir do menu de Servidor,
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submenu Opções.
Para sair do Monitor, escolha a opção Servidor/Desligar Servidor ou clique sobre o botão
Só então poderá clicar sobre o botão
ou sobre o botão
.
e deixar o Monitor.
Iniciando o Telemarketing Para iniciar os trabalhos no telemarketing, clique sobre o ícone , localizado na barra de ferramentas da tela principal do sistema, ou escolha a opção Marketing/Telemarketing, submenu de Manutenção. O sistema permite que o usuário faça uma ligação de retorno assim que acessar o telemarketing. Dessa forma, assinale o campo Retorno se desejar fazer de imediato uma ligação de retorno; caso contrário, mantenha assinalado o campo Próximo, opção apresentada como padrão. Será apresentada uma série de botões, que acionarão as diferentes tarefas doTelemarketing. Para iniciar os trabalhos no Telemarketing, deve-se clicar sobre o botão trabalho deve estar conectada ao servidor em que o Monitor estiver ativo.
. Sua estação de
Assim que clicar em , alguns botões serão habilitados e informações sobre sua estação e o andamento das ligações feitas serão registradas no Monitor. Ao clicar sobre o botão , terá disponível a tela com os dados do cadastro da entidade apontada como destinatário da campanha que estiver sendo trabalhada. Assim, antes de falar com o cliente, terá condições de averiguar todas as informações disponíveis sobre ele. Isso facilitará em muito seu trabalho. Ao clicar em , será apresentada uma lista de retornos gerados a partir das informações cadastradas na página Resultado da Campanha de Telemarketing. Estando com o cadastro do destinatário na tela do telemarketing, clique sobre o botão . Será apresentada uma tela com as opções de telefones que a entidade selecionada possui, podendo ser
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escolhida para discagem qualquer uma delas: Se na Configuração do Telemarketing tiver sido definida discagem via fone, é preciso discar o número do destinatário selecionado. Se for definida discagem automática (via modem ou placa discadora), o sistema discará automaticamente e exibirá a tela do Phonex.
Assim que clicar um em dos números de telefone, o botão caso deseja repetir a discagem. Outros botões também são habilitados.
é habilitado. Clique sobre ele
Ao clicar em será apresentada a tela do roteiro de conversa do Telemarketing, na qual pode ser visualizado o primeiro passo do roteiro selecionado para a campanha em questão. Essa tela possui uma barra de ferramentas que orientará o operador no momento em que estiver realizando as ligações no que se refere aos próximos passos.
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Pelo botão , se na configuração da campanha a opção Altera Roteiro Durante Discagem estiver assinalada, você poderá trocar de roteiro no momento em que estiver realizando o telemarketing. Nesse caso, será apresentada a tela Seleção do Roteiro para que indique o outro roteiro.
O sistema só permitirá que prossiga o telemarketing se informar um resultado para a ligação que estiver fazendo. Por isso, ao terminar a conversa com o destinatário, clique sobre o botão apresentada a tela Resultado de Campanha com as seguintes informações:
. Será
Status: informe ou transfira o código do status da ligação, previamente registrado no cadastro de status do telemarketing. Tempo: informe quanto tempo durou a ligação. Texto Livre: este campo é alfanumérico, não tem limite de caracteres e é reservado para qualquer observação referente ao resultado da campanha. Retorno: informe a data e a hora em que deverá contatar a entidade novamente.
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Alarme: indique se será ou não programado um alarme para lembrá-lo do Retorno. Alarme Hora: indique a hora em que o alarme programado irá disparar. Como padrão (default ), o alarme é automaticamente programado para disparar 15 minutos antes do horário previsto para o retorno, conforme registrado no campo Retorno Hora. Essa informação pode ser alterada. A tela também mostra campos para que possa acessar a próxima entidade selecionada para a campanha, fazer uma pausa, fazer um retorno ou mesmo sair do telemarketing. Para tanto, assinale um dos campos Próximo, Pausa, Retorno e Sair. Para gravar as informações, clique sobre sobre
. Para deixar a tela e finalizar a operação, clique
.
Obs.: se preferir, poderá informar o resultado por meio do botão ferramentas da tela principal do telemarketing.
, localizado na barra de
Clique no botão para cancelar as alterações feitas no texto do roteiro de conversa. Obs.: ao clicar neste botão, todas as alterações serão canceladas. Clique sobre o botão Clique sobre o botão anterior do roteiro.
para gravar as informações e retornar à tela principal do telemarketing. ou pressione a tecla de função Page Up, caso deseja retornar ao passo
Se houver um link no texto do roteiro de conversa, ao acioná-lo, o sistema visualiza o texto relacionado. Para retornar à tela com o texto do roteiro, clique sobre o botão botão de retorno, visto de outra forma.
que, na verdade, é o mesmo
Ao clicar em ou pressionar a tecla de função Page Down, o sistema informará, no campo ao lado, os próximos passos do roteiro que está sendo utilizado. Caso haja mais de um passo cadastrado para o roteiro, deverá selecionar o passo desejado. Para verificá-los, proceda como deve ser feita a seleção do roteiro. Assim que selecionado o passo, pode ser visualizado na tela do roteiro de conversa o texto relacionado ao passo escolhido. Havendo apenas um passo, não será necessidade de selecionálo, pois já será informado pelo sistema automaticamente, da mesma forma como o texto referente ao passo é informado na tela do roteiro de conversa. Quando precisar interromper o telemarketing por alguns instantes, deve clicar sobre o botão e, na tela apresentada, informar ou transferir o código do motivo do telemarketing. A tela oferece campos para que possa acessar a próxima entidade selecionada para a campanha, fazer um retorno ou mesmo sair do telemarketing. Para tanto, assinale um dos campos Próximo, Retorno e Sair. Assim que clicar em quando reiniciar o trabalho.
, o sistema pedirá sua senha de acesso. Informe a senha apenas
Os dados do cadastro do destinatário selecionado, a princípio, são apresentados somente para consulta, permanecendo desabilitados. Se precisar fazer alguma alteração, clique sobre o botão para habilitar os campos.
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Atenção: esse botão só estará habilitado se o usuário que estiver realizando o telemarketing tiver direito de alterar o cadastro de entidades. Se desejar incluir um novo contato relacionado à entidade contatada, clique em . O sistema habilita a tela Incluindo Contato da Entidade com os campos do cadastro de entidades para que informe os dados do novo contato a ser cadastrado. Contatos da Entidade: neste campo, localizado na parte inferior da tela principal do Telemarketing, constarão os nomes dos contatos da entidade que está contatando.
Resultado de Campanha de Telemarketing A lista de resultados de telemarketing apresenta algumas informações sobre as conclusões das campanhas realizadas. Assim, poderá visualizar o andamento dos trabalhos e conferir a eficiência do telemarketing de sua empresa. Ao acessar a lista, o sistema apresenta a tela Lista de Resultados de Telemarketing:
O sistema permite a alteração dos registros, podendo corrigir erros ou incluir informações que conseguiu com o destinatário e que ainda não foram registradas no sistema.
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Campanhas de Faxmarketing Para iniciar os trabalhos no faxmarketing, escolha a opção Marketing/Faxmarketing, presente no submenu de Manutenção. Será apresentada a lista das campanhas já registradas.
Ao incluir um registro é apresentada a tela Campanha de Faxmarketing:
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Código: código que identifica a campanha de faxmarketing. Esse código poderá ou não ser apresentado automaticamente pelo sistema se para este cadastro for definida, na Configuração, a geração automática do código. Assunto: descreva o assunto ou o motivo pelo qual o fax será enviado. Data Inicial: informe a data em que o fax será enviado. O sistema traz como padrão a data corrente, que pode ser alterada. Hora: informe a hora em que o fax será enviado. Arquivo do Gerador de Relatório: informe o ‘path’ do arquivo com o relatório do respectivo fax a ser enviado. Na página Destinatários, deverão ser determinadas as entidades que serão contatadas por faxmarketing. Para indicar os destinatários, clique sobre o botão Riosoft SQLX, para que possa indicar facilmente os produtos.
. Será apresentada a tela do
A lista dos destinatários selecionados apresenta as seguintes informações: Entidade: código da entidade selecionada. Nome: nome da entidade selecionada. Contato: código do contato que figura como intermediário entre a empresa contratante e a entidade selecionada. Número do Fax: número do fax da entidade selecionada. Se quiser apagar a seleção, clique sobre o botão . Todos os itens da lista serão eliminados. Para apagar somente alguns itens, selecione-os e tecle Del. Atenção: o sistema só permite a exclusão de destinatários que ainda não foram contatados no faxmarketing e a inclusão de entidades que possuem fax.
Clique sobre o botão , presente na parte superior direita da Lista de Campanhas de Faxmarketing, para que o fax seja enviado. Esse botão conecta-se com o in-fax do windows que, por sua vez, encarrega-se de enviar o fax. O status da campanha de faxmarketing, que até o momento configurava-se como aberta na Lista de Campanhas de Faxmarketing, passa a enviada . A partir da versão 2.2 do Apolo, foi feita a integração com o gerenciador de fax Winfax da Symantec. Para gerar um fax em uma campanha de faxmarketing, é necessário criar o layout do fax no gerador de relatórios ReportX. Dessa forma, pode-se contar com todas as ferramentas e vantagens que o ReporX oferece. Durante a campanha de faxmarketing, basta informar o nome do relatório e o Apolo enviará o fax. Este layout deve conter um parâmetro na query principal chamado Entcod, conforme o exemplo a seguir: Suponha que esta é a SQL da query principal do relatório:
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Select * from entidade where entidade.entcod = : entcod Sendo assim, quando executarmos a campanha de faxmarketing, oApolo executará este layout quantas vezes forem necessárias, conforme a quantidade de entidades que selecionou para a campanha, informando para o layout o código da entidade por meio do parâmetro que definiu para o relatório. Deve-se gravar a impressora do Winfax no layout do relatório. Para isso, acesse o layout do relatório: entre no menu Arquivo, Configurar Impressora, selecione a impressora Winfax, logo após, salve o layout.
Campanhas de Emailmarketing Para acessar esta opção, escolha Campanhas de Emailmarketing, Marketing, menu Manutenção. Será apresentada a lista das campanhas já registradas. Ao incluir um registro é apresentada a tela Campanha de Emailmarketing:
Campanha Código: código que identifica a campanha de emailmarketing. Esse código poderá ou não ser apresentado automaticamente pelo sistema se para este cadastro for definida, na Configuração, a geração automática do código. Assunto: descreva o assunto do e-mail que será enviado. Data Inicial: informe a data em que o e-mail será enviado. O sistema traz como padrão a data corrente, que pode ser alterada. Hora: informe a hora em que o e-mail será enviado. Arquivo do Gerador de Relatório: informe o ‘path’ do arquivo, que poderá ser um .htm, .html ou relatório do Apolo (.qr2), a ser enviado. Campanha: informe o código da campanha de Marketing.
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Texto Livre: este campo é alfanumérico, não tem limite de caracteres e é reservado para qualquer observação. Ele é habilitado tanto na inclusão quanto na consulta e alteração de dados. Na página Destinatários, deverão ser determinadas as entidades que serão contatadas por emailmarketing. Para indicar os destinatários, clique sobre o botão SQLx. Será apresentada a tela do Riosoft SQLX, para que possa indicar facilmente os produtos. A lista dos destinatários selecionados apresenta as seguintes informações: Entidade: código da entidade selecionada. Nome: nome da entidade selecionada. E-mail: endereço do e-mail da entidade selecionada. Se quiser apagar a seleção, clique sobre o botão . Todos os itens da lista serão eliminados. Para apagar somente alguns itens, selecione-os e tecle Del. Atenção: o sistema só permite a inclusão de entidades que possuem e-mails cadastrados.
Enviando a Campanha de Emailmarketing Clique sobre o botão presente na parte superior direita da Lista de Campanhas de Emailmarketing, para que o e-mail seja enviado. Esse botão conecta-se com o gerenciador Riosoft Workflow E-mail que, por sua vez, encarrega-se de enviar o e-mail, vide tópico Utilitários - Workflow Email. O status da campanha de emailmarketing, que até o momento configurava-se como aberta na Lista de Campanhas de Emailmarketing, passa a enviada . Para gerar um e-mail em uma campanha de emailmarketing, utilizando um arquivo de relatório do Apolo (.qr2), é necessário criar o layout do e-mail no gerador de relatórios ReportX. Dessa forma, pode-se contar com todas as ferramentas e vantagens que o ReporX oferece. Durante a campanha de emailmarketing, basta informar o nome do relatório e o Apolo enviará o e-mail. Este layout deve conter os seguintes parâmetros na query principal: Empresa, Número e Entidade, conforme o exemplo a seguir: Suponha que esta é a SQL da query principal do relatório: Select * from dest_camp_emailmarketing where EmpCod=:empresa and CampEmailMarkCod=:numero and EntCod=:entidade Sendo assim, quando executarmos a campanha de emailmarketing, o Apolo executará esse layout.
Ocorrências Cadastros – Help Desk Motivos da Ocorrência Ocorrência é qualquer acontecimento de um processo que envolva clientes/consumidores. Motivo de ocorrência é qualquer fato que possa provocar o registro de uma ocorrência. Pode ser considerada uma ocorrência, por exemplo, uma ligação de um cliente que alega não ter recebido a mercadoria adquirida no prazo combinado. O motivo que deu origem a essa ocorrência foi, então, a demora na entrega.
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Para acessar este cadastro, escolha a opção Help-Desk/Motivos da Ocorrência, menu Cadastros.
Ao inserir um registro, o sistema apresenta a tela Motivo da Ocorrência:
Grupo: este campo deve ser assinalado caso deseja criar um grupo. Código: código que identifica um Grupo de Ocorrências ou a Ocorrência propriamente dita. Descrição: a informação digitada neste campo deverá ser capaz de identificar facilmente o fato que provocou a ocorrência. Grupo de Usuários: selecione o nome do grupo de usuários responsável pela solução da ocorrência
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com o motivo que está sendo cadastrado. Responsável 1: neste campo deve constar o nome do principal responsável pela solução da ocorrência com o motivo que está sendo cadastrado. Responsável 2: neste campo deve constar o nome de outro usuário que também possa ser indicado como responsável pela solução da ocorrência com o motivo que está sendo cadastrado. Responsável 3: neste campo deve constar o nome de um terceiro usuário que também possa ser indicado como responsável pela solução da ocorrência com o motivo que está sendo cadastrado. Tipo da ocorrência: neste campo deve ser informado o código do tipo de ocorrência, já existente no cadastro de tipos de ocorrências. Prazo: tempo determinado para que as ocorrências com os motivos cadastrados sejam solucionadas. No primeiro campo, após a palavra Prazo, dever ser informado o número de dias, meses, semanas, etc. propostos para a solução da ocorrência. O campo ao lado admite apenas os valores que estão na lista: Minuto(s), Hora(s), Dia(s), Semana(s), Mês(s). Prioridade: a informação deste campo indica o grau de prioridade (1, 2, 3, 4, 5) de ocorrências com o motivo registrado.Na inclusão o padrão é 1. Obs.: lembre-se de que as prioridades serão identificadas pelas cores configuradas na Personalização de Ocorrências. Altera Data de Previsão: neste campo deve-se definir se o sistema permitirá ou não que sejam feitas alterações na data de previsão de solução da ocorrência. Se optar por permitir que a data de previsão seja alterada, a caixa de verificação deverá estar assinalada. Altera Prioridade: neste campo deve-se definir se o sistema permitirá ou não que sejam feitas alterações na prioridade da ocorrência. Se optar por permitir que a prioridade seja alterada, a caixa de verificação deverá estar assinalada. Solicita Produto: informe se o sistema irá ou não requerer um produto na Ocorrência. Se a caixa de verificação estiver assinalada, será obrigatório informar um produto ao registrar uma ocorrência. Roteiro: informe o código do roteiro que será utilizado durante a resolução de uma ocorrência, já registrado no cadastro de roteiros. Tipo de Solução: informe o código do tipo de solução de ocorrências com o motivo que está sendo cadastrado, já registrado no cadastro de tipos de solução de ocorrências. Procedimentos: neste espaço podem ser registradas informações gerais a respeito de como proceder em uma ocorrência e regras sobre a maneira de agir no atendimento ao cliente que venham a auxiliar o atendente ou o responsável pela resolução da ocorrência. Exemplo:Bom dia! Boa tarde, Sr. Cliente. Por favor, descreva sua dúvida. O problema será verificado o mais breve possível. Páginas Relacionadas Nesta página poderá fazer o relacionamento entre as páginas criadas para a Ocorrência e o cadastro de motivos de ocorrência. O relacionamento é feito por meio da transferência dos itens da lista Páginas disponíveis na Ocorrência para a lista Páginas relacionadas ao motivo que está sendo cadastrado.
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Realizada a transferência, sempre que uma ocorrência estiver sendo incluída, o sistema apresentará somente as páginas relacionadas ao seu motivo.
Tipos de Despesas Para acessar este cadastro, escolha a opção Help-Desk/Tipos de Despesas, menu Cadastros.
Ao inserir um registro é apresentada a seguinte tela:
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Código: código que identifica o tipo de despesa. Esse código poderá ser apresentado automaticamente pelo sistema se para este cadastro for definida, na Configuração, a geração automática do código. Nome: nome pelo qual o tipo de despesa é conhecido. Valor Unitário: indique a média do valor unitário que o tipo de despesa cadastrado pode chegar. Altera Valor Unitário: este campo deve ser utilizado para determinar se vai ser possível alterar, em qualquer parte do sistema, o valor unitário do tipo de despesa. Se optar por permitir alteração do valor unitário do tipo de despesa, a caixa de verificação deverá estar assinalada. Valor Máximo: neste campo poderá indicar ao sistema o valor máximo a que o tipo de despesa cadastrado pode chegar. Valor Mínimo: neste campo poderá indicar ao sistema o valor mínimo a que o tipo de despesa cadastrado pode chegar. Quantidade de Casas Decimais: informe diretamente no campo a quantidade de casas decimais.
Tipos de Ocorrência Este cadastro deve ser utilizado para registrar tipos de ocorrências. Por ocorrência podemos entender qualquer fato de um processo que envolva cliente. É utilizado no cadastro de motivos de ocorrências. Para acessar este cadastro, escolha a opção Help-Desk/Tipos de Ocorrências, menu Cadastros.
Ao inserir um registro, o sistema apresenta a tela Tipo de Ocorrência:
Código: Código que identifica o tipo de ocorrência. Esse código poderá ser apresentado automaticamente pelo sistema se para este cadastro for definida, na Configuração, a geração automática do código. Nome: nome pelo qual o tipo de ocorrência é conhecido.
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Exemplo: Informação Reclamação Sugestão
Tipos de Solução de Ocorrência Neste cadastro, que será usado no cadastro de Motivos de Ocorrência, devem ser registrados os diversos tipos de soluções que podem ser dadas aos vários tipos de ocorrência. Para acessar este cadastro, escolha a opção Help-Desk/Tipos de Solução de Ocorrências, menu Cadastros.
Ao inserir um registro, o sistema apresenta a tela Tipo de Solução de Ocorrência:
Código: código que identifica o tipo de solução de ocorrência. Nome: nome pelo qual o tipo de solução de ocorrência é conhecido. Texto Livre: este campo é alfanumérico, não tem limite de caracteres e é reservado para qualquer observação referente à ocorrência.
Configuração de Geração de Ocorrências Este cadastro foi criado para permitir que o sistema gere automaticamente ocorrências a partir de uma ação em uma movimentação do sistema (poderá ser gerada mais de uma ocorrência para a mesma ação da movimentação).
100
Na inclusão, alteração, exclusão e alteração de status do Contrato o sistema irá verificar a existência de Configuração de Geração de Ocorrências. Para acessar este cadastro, escolha a opção Help-Desk/Configuração de Geração de Ocorrências, menu Cadastros.
Módulo: escolher o módulo para a configuração de geração de ocorrências. As opções que estão disponíveis para escolha do usuário são Contrato a Receber, Contrato a Pagar e On –Line Ocorrência. Ação: escolher a ação para a configuração de geração de ocorrências. As opções são Inclusão, Exclusão, Alteração, Status Ativo, Status Cancelado, Status Encerrado, Status Proposta, Status Suspenso, Status Suspenso Atendimento, Status Suspenso Faturamento Motivo: escolher da lista de motivos da ocorrência com botão F4 Origem: escolher da lista de origens com botão F4 Tipo de Texto: escolha o tipo de texto. Se a escolha for campo será habilitado para escolha do usuário com as opções Observações e Local do Atendimento. Se for fixo será habilitado o campo texto para informações do usuário.
Exemplo: Criar ocorrências sempre que um contrato for incluído: Módulo: Contrato a Receber Ação: Inclusão Motivo da ocorrência: deve ser informado pelo usuário Tipo de texto: Fixa Campo: não vai ficar visível se a origem do texto for Fixa Texto Fixo: se for informado, será enviado para a descrição da ocorrência Origem: se for informada, será enviada para a origem da ocorrência - O sistema, ao terminar a inclusão de um contrato a receber, deverá checar na tabela de configuração de geração de ocorrências se existem registros do módulo ‘Contrato a Receber’, com a condição ‘Inclusão’. Se existirem, o sistema deverá gerar uma ocorrência para cada registro.
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Personalização Na Personalização de Ocorrências poderão ser configuradas cores para diferenciar os vários status das ocorrências e seus vários graus de prioridade. O formato e tamanho dos caracteres também serão definidos nessa opção. Status Abaixo de cada status há duas caixas: uma para configuração de cores e outra para configuração da fonte para os caracteres. Para configurar o aspecto gráfico dos textos das ocorrências, clique na caixa Fonte. Será apresentada uma tela para que possa definir o formato dos caracteres. Faça a seleção e clique em OK. Prioridades Para definir a cor que identificará cada um dos graus de prioridade, repita os procedimentos empregados para definir as cores do status. Definidas as cores, clique em OK para gravar.
Manutenção Incluindo e solucionando ocorrências Para incluir uma ocorrência, acesse o cadastro de entidades. Selecione a entidade para qual deseja registrar uma ocorrência e clique sobre o botão
, localizado na barra de botões do cadastro de
entidades. Se preferir, clique diretamente sobre o botão , mostrado na barra de ferramentas principal ou acione a opção Manutenção/Help-Desk no menu de acesso e selecione Solução da Ocorrência. Será apresentada a tela de Ocorrências, que conterá a relação de todas as ocorrências da entidade selecionada.
A tela também possui botões de funções diversas:
Clique sobre o botão para visualizar os telefones da entidade selecionada. Maiores explicações serão dadas em um tópico relatado posteriormente. Clique sobre o botão para visualizar ou imprimir várias ocorrências. Será apresentada a tela Imprime ou Visualiza Várias Ocorrências na qual deverá informar o ‘path’ do arquivo no qual se encontra a ocorrência que deseja visualizar ou imprimir. Poderá selecionar as ocorrências que desejar visualizar ou imprimir pelas listas de Ocorrências
102
Existentes e Ocorrências Selecionadas. Selecionadas. Tendo selecionado selecionad o a ocorrência desejada, clique sobre o botão sobre o botão botão Clique em posteriormente.
, para visualizá-la, ou
para imprimi-la. Para deixar a tela ou cancelar a operação, clique sobre o . para filtrar ocorrências. Maiores explicações explicaçõ es serão dadas em um tópico relatado
Clique sobre o botão para gerar uma cópia da ocorrência selecionada. Será apresentada a tela Cópia de Ocorrência para Ocorrência para que informe o Responsável e Responsável e o Grupo para Grupo para quem a cópia será gerada. Na lista de ocorrências serão registradas a ocorrência original e a cópia, sendo que ambas poderão ser alteradas.
Clique no botão para visualizar a cópia da ocorrência de acordo com o relatório impresso, configurado em Opções de Configuração, Configuração, opção Relatórios Padrões. Padrões. Se desejar imprimir uma ocorrência, selecione-a a partir da lista e clique no botão Para transferir uma ocorrência, selecione-a e clique sobre o botão dadas em um tópico relatado posteriormente.
.
. Maiores explicações serão
Ao incluir uma ocorrência, é apresenta a tela Ocorrência: Ocorrência :
Principal Entidade: informe ou transfira o código da entidade relacionada à ocorrência. Obs.: se Obs.: se a ocorrência estiver sendo incluída via cadastro de entidades, este dado já estará preenchido.
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Contato: informe ou transfira o nome do contato da entidade. O contato é o funcionário de seu cliente ou de seu fornecedor encarregado de relacionar-se com sua empresa. Os contatos são indicados no cadastro de entidades. Data: data de registro da ocorrência. É apresentada como padrão (default ) a data corrente, mas é permitido alterá-la. Hora: informe a hora em que a ocorrência foi registrada. Origem: informe ou transfira o código da origem relacionada à ocorrência, já existente no cadastro de origens. Código: código que identifica a ocorrência. O código da ocorrência é um número seqüencial por empresa gerado automaticamente pelo sistema. Tempo de Resolução: o tempo despendido no atendimento à entidade em uma ocorrência será cronometrado. O marcador passa a contar o tempo logo que o usuário inicia a inclusão de uma ocorrência. Exemplo: Pode-se interromper a cronometragem clicando duas vezes sobre o marcador. Para continuar, basta repetir o duplo clique. Obs.: o tempo só é contado na Inclusão, e não mais na Solução. Motivo: informe ou transfira o código do motivo da ocorrência. O sistema mostra na tela o tipo de ocorrência ao ocorrência ao qual o motivo pertence. Previsão: esta data é calculada automaticamente pelo sistema de acordo com o prazo estabelecido no cadastro de motivos de ocorrência. Suponha, como exemplo, que tenha sido estabelecido um prazo de dois dias para que sejam resolvidas as ocorrências com determinados motivos. Se a ocorrência estiver sendo registrada no dia 21/01/1999 às 08:43:08, o sistema efetuará o cálculo e estabelecerá o dia 23/01/1999, às 08:43:08, como data limite para a solução da ocorrência. Status: Status: indique o status da ocorrência (pendente (pendente,, resolvido e outros). outros). Na inclusão, o padrão é Pendente. Pendente. Na alteração da ocorrência, estarão também presentes os status cancelado e cancelado e transferido e transferido e o padrão é Outros. Outros . Prioridade: neste campo o sistema informa o grau de prioridade da ocorrência, conforme configurado na cadastro de motivos da ocorrência. Poderá alterar essa informação apenas se tiver assinalado o campo. Altera Prioridade no cadastro de motivos. Na lista de ocorrências, cada registro poderá ser identificado por uma cor diferente, de acordo com a cor escolhida em Personalização de Ocorrências. Alarme: assinale este campo se desejar que seja acionado um alarme para a ocorrência. Texto Livre: este campo é alfanumérico, não tem limite de caracteres e é reservado para qualquer observação referente à ocorrência. Ele é habilitado tanto na inclusão quanto na consulta e alteração de dados. Arquivo: caso queira vincular algum arquivo à ocorrência, deverá, neste campo, informar seu ‘path’. Esta informação pode ser digitada diretamente no campo. Data e Hora Correntes: Correntes: ao incluir ou consultar uma ocorrência, o sistema apresenta a data e a hora correntes. Exemplo:
104
Caso a ocorrência esteja relacionada a um ou mais produtos, na página página Itens Itens deverá informar ou transferir o(s) código(s) do(s) produto(s) em questão para que o sistema monte a lista dos itens da ocorrência.
Ao incluir um item, é apresentado o campo Produto Produto para que informe um código. Se o produto informado possuir um número de série, surgirão campos para o número de série e o fabricante do produto. Obs.: Obs.: prevendo situações em que ocorre a transferência de produtos entre duas entidades constantes do cadastro de sua empresa (um cliente vende um produto para outro, por exemplo), foi criada a lista de Números de Série da Entidade Entidade para facilitar a rotina de trabalho de departamento de assistência técnica. Assim, se um produto para o qual sua empresa presta assistência “mudou de dono”, é possível transferir o número de série desse produto para o cliente que o comprou pela segunda vez. Dessa forma, quando informar um número de série que não corresponde à entidade que a ele está sendo relacionada, o sistema apresenta a tela Libera Número de Série, Série, na qual deverá informar o Nome do Usuário Usuário (aquele que faz a transferência) e sua respectiva Senha. Senha. O sistema relacionará no cadastro de números de série o produto relativo a este número à atual entidade ‘proprietária’. Pode-se informar outros dados a respeito do produto no campo Texto Livre. Livre. Solução O sistema apresenta o tipo de solução, solução, o grupo e grupo e o responsável pela responsável pela ocorrência, conforme registrado no cadastro de motivos de ocorrências, mas os dados trazidos pelo sistema podem ser alterados. As demais informações devem ser fornecidas pelo usuário.
Nos casos em que a ocorrência foi transferida ou cancelada, o sistema não permitirá a alteração dos dados. O sistema irá considerar uma ocorrência solucionada assim que for informada uma data no campo Data da Solução. Solução. Não serão aceitas datas posteriores à data corrente, tampouco datas anteriores à data de inclusão da ocorrência. Informe também a hora inicial em inicial em que a ocorrência foi inicializada e a hora final em que a ocorrência foi finalizada. Deve-se informar as horas gastas durante o processo de resolução de
105
uma ocorrência. O sistema traz como padrão a diferença entre os horários informados em Hora Inicial e Hora Final. Entretanto, esta informação automática só será precisa se a ocorrência for resolvida no mesmo dia em que foi registrada. Se levou mais de um dia para dar solução em uma ocorrência, deve registrar o número de horas (nem que seja um valor aproximado) que dispensou na resolução da ocorrência em questão. Imagine, por exemplo, que levou dois dias inteiros de trabalho para solucionar uma determinada ocorrência. Obviamente, o tempo da resolução da ocorrência foi, aproximadamente, 16 horas (dois turnos de 8 horas) e não 48. Trâmites da Ocorrência Esse recurso permite a transferência de responsável da ocorrência adicionando o motivo e agregando informações, gerando um histórico da ocorrência. Para utilizar esse recurso é necessário em Configurações assinalar o flag Utiliza trâmite na ocorrência. Ao editar uma ocorrência o sistema apresenta na pasta solução o botão
.
Clique no botão para visualizar os trâmites. É possível visualizar nesta tela alguns dados da ocorrência como, por exemplo, a descrição e trâmites já cadastrados.
Para incluir um novo trâmite clique no botão
.
O sistema apresenta a tela de inclusão:
106
Data: informe a data do trâmite Motivo: informe o motivo da inclusão do trâmite (pode ser o mesmo da ocorrência cadastrada, do trâmite anterior ou ainda um novo motivo). Responsável: este campo é habilitado quando o usuário pressionar a tecla tab no campo motivo. Informe o responsável pela solução. Descrição: digite o texto do trâmite Clique no botão
para gravar.
Barra de ferramentas Na parte inferior da tela de Ocorrências, há uma barra de botões, visível em todas as páginas, que abrirá telas para que possa manusear informações que lhe auxiliarão no trabalho com as ocorrências. As ocorrências pendentes, canceladas, transferidas, resolvidas, etc. poderão ser identificadas pelas diferentes cores configuradas para cada status em Personalização. A seguir, são descritas as funções de cada botão. lista de Ocorrências da Entidade.
⇒
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⇒ lista com todas as ocorrências do mesmo contato e da mesma entidade da ocorrência em questão.
⇒ lista com todas as ocorrências do motivo da ocorrência em questão. Para visualizar um item dessa lista, selecione-o e clique sobre ele: terão disponíveis os dados da ocorrência selecionada para todas as ocorrências com o mesmo motivo da ocorrência em questão. Selecione a ocorrência desejada e clique sobre ela.
lista Custos da Ocorrência, com campos para que você possa registrar e consultar os gastos gerados durante o processo de resolução de uma ocorrência. Ao incluir um custo, é apresentada a tela Custos da Ocorrência, com campos para código do tipo de despesa e valor. O sistema calculará todos os valores informados e apresentará o valor do custo total. ⇒
⇒ tela para registrar ou consultar os procedimentos a serem adotados para resolver cada ocorrência. O texto do procedimento pode conter informações gerais a respeito do motivo da ocorrência e regras sobre a maneira de agir no atendimento que visem a orientação do atendente ou do responsável pela solução. Exemplo: (1) Verificar qual versão o usuário possui. (2) Pedir descrição detalhada do problema apresentado.
se clicar sobre esse botão, o texto registrado no campo Texto Livre no cadastro de tipos de solução de ocorrências será automaticamente transferido para o campo reservado ao texto livre da página Solução da Ocorrência. ⇒
clique sobre esse botão se quiser consultar o roteiro de conversa para ocorrências com o motivo indicado, conforme configurado no cadastro de motivos de ocorrências, no campo Roteiro. ⇒
⇒ clique sobre esse botão para dar início à impressão da ocorrência. Esta opção está disponível apenas na alteração e na solução da ocorrência.
Filtrando Ocorrências Clique sobre o botão , presente na lista de ocorrências, para filtrar as ocorrências. Será apresentada a tela Filtro de Ocorrência com os campos Intervalo de Datas de Ocorrência e Data de Previsão Até que, quando assinalados, habilitam campos relacionados. Ordem: neste campo deve ser informada a ordem que o usuário deseja visualizar as datas para as soluções das ocorrências: Crescente e Decrescente. Na inclusão o padrão é Crescente. Pelas listas Motivos Existentes e Motivos a serem Filtrados, selecione quantos motivos quiser; o sistema filtrará as ocorrências de acordo com o motivo. Selecione quais os tipos de motivos deseja visualizar na tela. Para isso, escolha o(s) Status dos motivos: Cancelado, Outros, Pendente, Resolvido e Transferido. Grava Seleção do Filtro: assinale este campo se desejar que a seleção dos motivos a serem filtrados seja gravada. Obs.: quando for acessar novamente uma ocorrência, o sistema trará sempre o último filtro gravado. Se um determinado usuário não possuir permissão para acessar o filtro, não poderá visualizá-lo.
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Transferindo Ocorrências Para transferir uma ocorrência, clique no botão , localizado no canto superior direito da tela. Será aberta a tela Transferência de Ocorrência, com campos para Grupo e Responsável. Após realizada a transferência para outro grupo ou responsável, uma “cópia” da ocorrência permanecerá na lista com todos os campos bloqueados, ficando disponível apenas para consulta. Seu status muda automaticamente para Transferido. Obs: para transferir várias ocorrências de uma só vez, escolha a opção de menu Transferência de Ocorrência, da qual trataremos posteriormente.
Agendando Ocorrências Pode-se agendar um compromisso com uma determinada entidade relacionada a uma ocorrência. Para isso, selecione a ocorrência a partir da lista e clique sobre o botão , que é habilitado quando o cadastro de entidades estiver aberto. O sistema apresentará a tela Compromisso, que possui campos para as seguintes informações: Início: o sistema determina como data inicial do compromisso a data prevista para a solução da ocorrência, mas esse dado pode ser alterado. Fim: neste campo deve ser informada a data prevista para o término do compromisso. Obs: a data informada nesse campo não pode ser anterior à data inicial do compromisso. Descrição: este campo deve conter uma descrição que identifique facilmente o compromisso. Local: informe neste campo o nome do lugar onde deve ser cumprido o compromisso. Particular: este campo deve ser assinalado se o compromisso for particular. Provisório: este campo deve ser assinalado se o compromisso for provisório. Alarme: neste campo deve ser indicado se será ou não programado um alarme para o compromisso. Se optar por programar um alarme, a caixa de verificação deverá estar assinalada. Nesse caso, surgirão os campos Disparar para que determine a data e o horário em que o alarme deve disparar. Como padrão, o alarme é automaticamente programado para disparar 15 minutos antes do horário informado para o início do compromisso.
Cancelando Ocorrências Para cancelar uma ocorrência, clique no botão , localizado na parte superior da tela principal, ou tecle Del. Será aberta a tela Cancelamento da Ocorrência, com campos para Responsável, Data e Motivo. É apresentada uma mensagem pedindo confirmação. Confirmado o cancelamento, não será mais possível realizar qualquer tipo de movimentação, nem reverter o processo. Após ser cancelada, a ocorrência permanecerá na lista com os todos os campos bloqueados, disponíveis apenas para consultas. Seu status muda automaticamente para Cancelado. Atenção: é obrigatório preencher o campo Motivo para que o sistema efetue essa operação.
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Para fazer uma ligação... Pode-se contatar uma entidade via telefone ao clicar sobre o botão , localizado na parte superior da lista de ocorrências, tendo disponível uma tela para fazer automaticamente uma ligação para uma entidade previamente selecionada. A tela traz os números dos telefones da entidade, de acordo com o que foi informado na página Comunicação do cadastro de entidades. Clique sobre um dos telefones ou tecle Enter se a via de comunicação desejada já estiver selecionada. Atenção: antes de tentar uma discagem automática, certifique-se de que seu computador esteja ligado a um modem ou placa discadora e de que o modem utilizado esteja devidamente configurado. Se seu computador não estiver preparado para realizar discagens automáticas, vá até Configuração\Modem para Discagem e certifique-se de que o TAPI esteja “desligado”. Esta medida impedirá que o sistema trave, caso seja feita uma tentativa de discagem automática. A tela também traz o campo Contatos para que selecione os contatos da entidade. Conforme o contato escolhido, a tela traz os telefones correspondentes. Para fechá-la e voltar à tela com a lista de ocorrências, clique em
.
Transferência de Ocorrências Ao escolher a opção Manutenção/Help-Desk/Transferência de Ocorrência, será aberta a tela Transfere Ocorrência para Outro Responsável, com os campos Grupo e Responsável e as listas de Ocorrências e Ocorrências a serem transferidas.
Informe o grupo e o responsável para os quais devem ser transferidas as ocorrências. Em seguida, efetue o relacionamento entre as duas listas. A operação será concluída assim que clicar sobre .
110
Utilitários Agenda A agenda é “por usuário”, ou seja, cada usuário, ao se logar no sistema, terá sua própria agenda e não terá acesso aos compromissos dos demais. Um ou mais usuários poderão anotar compromissos para seus colegas, desde que tenham direito para isso. Para acessar esse recurso, vá até Utilitários no menu principal. No submenu, clique na opção Agenda. O usuário também pode acessar a Agenda clicando sobre o ícone , localizado na barra de ferramentas da tela principal. Será apresentada a tela da agenda, com a data corrente em destaque.
Há seis opções de agenda: diária, semanal, mensal, anual, corporativa e agendamento por rota. Selecione o tipo de agenda na qual deseja anotar um compromisso clicando na página correspondente. Se for anotar um compromisso para o próprio usuário, escolha entre as modalidades diária, semanal, mensal ou anual. Se for usuário administrador ou tiver direitos à agenda corporativa, poderá marcar compromissos para outros usuários. Obs.: as alterações da data corrente são permitidas para que possa acessar uma “página” correspondente a uma data posterior ou anterior para consulta ou anotação de compromisso. Feita a seleção do dia, mês e ano, o sistema trará a “página” correspondente à nova data do calendário. Para selecionar um horário, clique sobre a indicação na Agenda. Para retornar à data corrente, clique no botão
.
Na tela de ‘Agendamento por Rota’ o usuário informará o código da rota, o período desejado para
111
agendamento (data inicial e data final). O sistema irá mostrar o código do funcionário que está relacionado à rota e irá habilitar uma grid com as seguintes colunas: • • • • • • • •
•
seleção do registro : o usuário deverá marcar os registros que deseja agendar visita; código da entidade ; nome da entidade ; endereço da entidade (rua e número); cidade ; periodicidade da visita : dia, semana, mês ou ano; freqüência da visita : número de vezes que o funcionário deve visitar o cliente; data da última visita : o sistema irá mostrar nessa coluna a data da último compromisso realizado
pelo funcionário com a entidade em questão. Portanto, o sistema irá checar o campo ‘Realizado’ (Agenda realizado) da agenda; saldo de freqüência : para calcular a quantidade de vezes que faltam para o funcionário concluir as visitas ao cliente, o sistema irá verificar a periodicidade e a freqüência configuradas na rota. De acordo com essas informações, com a data do sistema e com a quantidade de compromissos já realizados, irá calcular o saldo de freqüência;
É possível através do botão gerar essas datas automaticamente, de acordo com as informações configuradas no cadastro de rota. Porém, o usuário poderá inserir, excluir e alterar registros nessa grid. Fazemos a seguinte ressalva: se o usuário clicar novamente no botão de geração das datas, as alterações feitas pelo usuário nessa grid serão perdidas. Conforme o usuário for percorrendo a grid principal, o sistema vai mostrando as informações na grid de datas programadas de acordo com o registro no qual o cursor está posicionado. Exemplo: Rota: 001 Funcionário: Luiz Data Inicial: 06/02/08 Data Final: 15/02/08 Se o sistema não encontrar informação no cadastro de rota, ele não irá gerar uma sugestão de data para visita. De acordo com o que estiver configurado no campo Considerar no Agendamento da Visita do cadastro de rota, o sistema irá gerar os registros para a periodicidade ‘Dia’ na grid abaixo. Lembrando que o campo para consideração de sábado\domingo\feriado só tem utilidade para a periodicidade ‘dia’, pois na grid abaixo o sistema mostra um registro para cada dia e se não considerar sábado\domingo\feriado, o sistema não deverá gerar registro para fazer agendamento para esses dias. SEQ.
CÓD. ENTIDADE
NOME ENTIDADE
ENDEREÇO
CIDADE
PERIODICIDADE FREQÜÊNCIA
DATA ÚLT. VISITA
S A L
F R E .
X 001
0001289
JOSÉ
R. A, Nº 001
BELO HORIZONTE
MÊS
2
10/10/07
1
002
0063235
JOÃO
R. B, Nº 002
BELO
MÊS
3
11/10/07
1
112
HORIZONTE X 003
0008812
MARIA
R. C, Nº 010
UBERLÂNDIA
DIA
2
13/10/07
2
X 004
0008812
MARIA
R. C, Nº 010
UBERLÂNDIA
DIA
2
13/10/07
2
X 005
0008812
MARIA
R. C, Nº 010
UBERLÂNDIA
DIA
2
13/10/07
2
X 006
0008812
MARIA
R. C, Nº 010
UBERLÂNDIA
DIA
2
13/10/07
2
X 007
0008812
MARIA
R. C, Nº 010
UBERLÂNDIA
DIA
2
13/10/07
2
X 008
0008812
MARIA
R. C, Nº 010
UBERLÂNDIA
DIA
2
13/10/07
2
X 009
0008812
MARIA
R. C, Nº 010
UBERLÂNDIA
DIA
2
13/10/07
2
X 010
0008812
MARIA
R. C, Nº 010
UBERLÂNDIA
DIA
2
13/10/07
2
X 011
0008812
MARIA
R. C, Nº 010
UBERLÂNDIA
DIA
2
13/10/07
2
X 012
0008812
MARIA
R. C, Nº 010
UBERLÂNDIA
DIA
2
13/10/07
2
X 013
0008812
MARIA
R. C, Nº 010
UBERLÂNDIA
DIA
2
13/10/07
2
X 014
0008812
MARIA
R. C, Nº 010
UBERLÂNDIA
DIA
2
13/10/07
2
X 015
0004323
LUIZA
R. D, Nº 006
OURO PRETO
SEMANA
3
13/10/07
3
X 016
0004323
LUIZA
R. D, Nº 006
OURO PRETO
SEMANA
3
13/10/07
3
SEQ. 001 DATA
HORÁRIO
25/10/07
08:00
SEQ. 003 DATA
HORÁRIO
16/10/07
10:00
16/10/07
15:00
SEQ. 004 DATA
HORÁRIO
17/10/07
10:00
17/10/07
15:00
SEQ. 005 DATA
HORÁRIO
18/10/07
10:00
18/10/07
15:00
SEQ. 006 DATA
HORÁRIO
19/10/07
10:00
19/10/07
15:00
113
SEQ. 007 DATA
HORÁRIO
20/10/07
10:00
20/10/07
15:00
SEQ. 008 DATA
HORÁRIO
23/10/07
10:00
23/10/07
15:00
SEQ. 009 DATA
HORÁRIO
24/10/07
10:00
24/10/07
15:00
SEQ. 010 DATA
HORÁRIO
25/10/07
10:00
25/10/07
15:00
SEQ. 011 DATA
HORÁRIO
26/10/07
10:00
26/10/07
15:00
SEQ. 012 DATA
HORÁRIO
27/10/07
10:00
27/10/07
15:00
SEQ. 013 DATA
HORÁRIO
30/10/07
10:00
30/10/07
15:00
SEQ. 014 DATA
HORÁRIO
31/10/07
10:00
31/10/07
15:00
114
SEQ. 015 DATA
HORÁRIO
16/10/07
08:00
19/10/07
08:00
SEQ. 016 DATA
HORÁRIO
23/10/07
08:00
26/10/07
08:00
Campos Dias e Data Os campos Dias e Data servem para efetuar operações envolvendo datas. Assim, poderá saber, por exemplo, que data será a dez dias a partir da data corrente, ou quantos dias faltam para uma determinada data. Para retornar à data corrente, clique sobre o botão
.
Anotando e consultando compromissos Para anotar um compromisso, selecione data e horário e dê duplo clique sobre a tela da Agenda ou tecle Insert. O sistema apresentará a tela a seguir:
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Agendado por: este campo é preenchido pelo sistema com o nome de acesso do usuário que marcou o compromisso. Data e Hora do Agendamento: neste campo o sistema apresenta a data e a hora em que o compromisso foi registrado. Data Inicial do Compromisso: o sistema apresenta neste campo a data selecionada para início do compromisso. Caso não tenha feito nenhuma seleção, o sistema trará a data corrente. Essa informação, contudo, pode ser alterada. Hora Inicial: neste campo o sistema apresenta o horário em que se encontra o cursor no momento da inclusão. Esta informação pode ser alterada. Data Final do Compromisso: neste campo pode ser registrada a data determinada para término do compromisso. Como padrão, o sistema traz a mesma apresentada no campo data inicial. Pode ser alterada. Hora Final: neste campo o sistema apresenta como padrão o horário em que se encontra o cursor no momento da inclusão, acrescido de trinta minutos. Atenção: as horas do dia são apresentadas em intervalos de trinta em trinta minutos. Portanto, a anotação dos horários dos compromissos deve respeitar esse intervalo. O sistema não aceitará uma informação do tipo 08:15, por exemplo. O horário informado nesse campo não pode ser anterior ao horário inicial do compromisso. Descrição do Compromisso: este campo deve conter uma descrição que identifique facilmente o compromisso. Local do Compromisso: informe o lugar onde deve ser cumprido o compromisso. Entidade: informe com qual entidade será o compromisso. Contato: informe com quem será o compromisso. Particular: coloque a marca de verificação se o compromisso for particular. Provisório: coloque a marca de verificação se o compromisso for provisório. Alarme: coloque a marca de verificação se desejar programar um alarme. Nesse caso, surgirão campos para que determine quando (dia e hora) o alarme deve disparar. Disparar: nos campos destinados à programação do alarme, devendo determinar uma data e um horário para o disparo. Como data padrão, o sistema traz a data informada no campo Data Inicial. O alarme é automaticamente programado para disparar 15 minutos antes do horário previsto para o início do compromisso, conforme registrado no campo Hora Inicial. Realizado: coloque a marca de verificação se o compromisso já tiver sido cumprido.
Agenda Corporativa Ao clicar na página Corporação terá disponível a modalidade de agenda Corporativa. Este tipo de agenda permite que um usuário anote compromissos para os demais. A Agenda Corporativa apresenta, à esquerda da tela, a relação dos usuários pertencentes ao grupo selecionado, cadastrados na Configuração de Usuários. Em sua parte superior, encontram-se as horas do dia, em intervalos de trinta minutos. O campo Grupo contém a lista de todos os grupos de usuários do sistema.
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Deve-se selecionar um grupo de usuários, indicando-o no campo Grupo, para que seus membros sejam relacionados na lista de usuários. Para isso, verifique as opções da lista (composta pelos nomes dos grupos cadastrados na Configuração de Usuários, mais a opção Todos). Como padrão, o sistema traz a opção TODOS, que lista todos os usuários do sistema, não importando a que grupo pertençam. Para marcar um compromisso para um usuário, selecione-o e clique duas vezes sobre qualquer ponto da linha correspondente ao nome do usuário. Será apresentada também a telaCompromisso. Atenção: os nomes dos usuários serão apresentados somente se o usuário que estiver utilizando a Agenda tiver direito a vê-los (verifique em Direito dos Usuários se a opção Agenda Corporação Nome dos Usuários foi incluída entre os direitos concedidos). Caso contrário, os usuários serão designados como Usuário 1, Usuário 2, Usuário 3, etc., não respeitando uma ordem fixa ou a seqüência em que figuram na lista da configuração de usuários. Esta medida evitará que a pessoa que marca os compromissos para todos os funcionários da empresa favoreça alguns deles. Ela não poderá saber, por exemplo, quem é o Usuário 1 num determinado momento. Cada usuário poderá ter o compromisso em destaque em sua Agenda de forma semelhante a um compromisso agendado pelo próprio usuário, porém não poderão ser visualizados o ícone do alarme e a descrição do compromisso. Esta última poderá ser verificada em rápido hint quando posicionar o ponteiro do mouse sobre o compromisso.
Exemplo O usuário não terá direito a alterar as principais informações de seus compromissos agendados por outra pessoa. Ao acessar seu compromisso clicando duas vezes sobre o horário preenchido na tela da Agenda, o usuário terá habilitados apenas os campos Alarme, Disparar e Realizado. Os demais estarão disponíveis apenas para consultas. Reunião Outro recurso oferecido pela Agenda do sistema é o agendamento de reuniões ou compromissos coletivos para vários usuários de uma só vez. Caso um alarme para o compromisso ou reunião agendada seja programado, este irá disparar nas estações de trabalho de cada usuário selecionado.
Ao clicar sobre o botão , o sistema apresentará a tela Reunião. Deverá selecionar os usuários para os quais quer marcar o compromisso ou reunião.
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Primeiro, selecione o grupo cujos membros (todos ou alguns) deverão participar da reunião, verificando as opções do campo Grupo. O sistema trará a lista dos usuários pertencentes ao grupo selecionado. Pode-se selecionar os usuários que devem participar da reunião, fazendo o relacionamento entre as listas Usuários Selecionados e Usuários. Após ter feito a seleção de usuários, preencha os demais campos com as informações requeridas.
Horário Livre Para saber o próximo horário livre do usuário, clique sobre o botão tela Próximo Horária Livre:
. Será apresentada a
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Usuários: lista de todos os usuários do sistema. Selecione o nome do usuário do qual se quer saber o próximo horário livre. Atenção: para consultar seu próximo horário livre, deve-se selecionar seu próprio nome, mesmo que não esteja na modalidade Agenda Corporativa. Data Inicial: data a partir da qual deseja consultar o próximo horário livre do usuário selecionado. O sistema apresenta como padrão a data corrente. Hora Inicial: horário a partir do qual deseja consultar o próximo horário livre do usuário selecionado. O sistema apresenta como padrão o horário inicial do período de trabalho, conforme definido na Personalização da Agenda. É permitido alterá-lo. Após confirmar as informações requeridas, o sistema levará o cursor automaticamente para o próximo horário livre do usuário. Compromisso Fixo Quando registrar um compromisso fixo, este será indicado na Agenda na posição correspondente a todo um período informado. Para anotar um compromisso fixo, selecione uma das modalidadesdiária, semanal, mensal ou anual, posicione-se na data e horário desejados e clique sobre o botão
.
Será apresentada a tela Compromisso Fixo, que, além de possuir os campos destinados às informações para o agendamento do compromisso, apresenta dois campos para que defina a periodicidade. No primeiro campo deve-se indicar com que regularidade o compromisso deverá ser cumprido. Essa informação deverá combinar com a do segundo campo, que admite apenas os valores que estão em sua lista (Dia(s), Semana(s), Mês (Meses) e Ano(s)).
Obs.: para que esta opção funcione exatamente de acordo com suas necessidades, deve estar atento à informação registrada no campo Data Inicial. Se o compromisso deva ser cumprido todo dia 5 de cada mês, por exemplo, deve-se indicar como data inicial o dia 5 mais próximo. Suponha que o compromisso deva ser cumprido toda segunda-feira: deverá indicar uma data que tenha caído na segunda-feira mais próxima.
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Exclusão Para excluir um ou mais compromissos, clique sobre o botão Excluir Compromisso Fixo:
. Será apresentada a tela
Periodicidade: nos dois campos destinados à periodicidade (A cada), deve-se indicar com que regularidade quer que o compromisso seja eliminado. No primeiro campo deve ser registrado um valor numérico e tal informação deverá combinar com a do segundo campo, que admite apenas os valores que estão em sua lista (Dia(s), Semana(s), Mês(Meses) e Ano(s)). Obs.: imagine que tenha marcado um compromisso que seria cumprido todos os dias. A partir de certo momento, esse compromisso passará a ser cumprido dia sim e dia não. Deve-se configurar o sistema para excluir o compromisso a cada dois dias. Data Inicial: informe a data inicial do período em que se encontra(m) o(s) compromisso(s) que deve(m) ser excluído(s). Data Final: informe uma data final para a exclusão do compromisso. Pode ser a data final do período em que se encontra(m) o(s) compromisso(s) ou uma outra que esteja compreendida nesse período. Hora: informe o horário em que se encontra(m) marcado(s) o(s) compromisso(s) a ser(em) excluído(s). Esta informação é o que identificará quais (ou qual) são os compromissos a serem excluídos. Em todos os campos da tela o sistema traz uma informação padrão, que pode ser alterada. Obs: informados os parâmetros, as informações sobre o compromisso estarão disponíveis para consulta. A medida em que for excluindo, o sistema mostrará, um por um, todos os compromissos compreendidos no intervalo informado.
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Deverá decidir se o sistema deve continuar excluindo, se deve cancelar a operação ou se deve cancelar todos os compromissos de uma só vez. Para fazer sua opção, clique sobre um dos botões abaixo: : o sistema apresentará, um por um, todos os compromissos compreendidos no período informado. Se deseja realmente excluí-los, vá clicando sobre este botão a medida em que os compromissos são mostrados. : se entre os compromissos compreendidos no período determinado para exclusão houver um que não deseja eliminar, clique sobre este botão quando o compromisso for mostrado. : clique sobre este botão para interromper a apresentação dos compromissos compreendidos no período informado. O sistema retorna à tela principal da Agenda. Atenção: Não poderá recuperar os compromissos já excluídos até o momento em que cancelou a operação. : clique sobre este botão para excluir de uma só vez todos os compromissos compreendidos no período informado. Após concluir a operação, o sistema retorna à tela principal da Agenda.
Personalização da Agenda A Agenda é um item do sistema “por usuário” e sua personalização consiste basicamente na configuração de cores diferentes para cada especificação de horário, formato e tamanho dos caracteres e delimitação de seu horário de trabalho. Ao lado de cada especificação de horário há duas caixas: uma para configuração de cores e outra para definição da fonte para os caracteres. Para configurar o aspecto gráfico dos textos da agenda, clique na caixa Fonte. Será apresentada uma tela para que possa definir o formato dos caracteres. Faça a seleção de sua preferência e clique emOK. No campo Horário Inicial de Trabalho e Horário Final de Trabalho, informe, respectivamente, a hora em que se inicia e a hora que termina sua jornada de trabalho. Todo compromisso registrado estará destacado, no local da Agenda correspondente a sua data e horário, pela cor estabelecida para Compromisso. Após definidas as configurações, clique em OK para que elas sejam gravadas.
Calculadora Para acessar este recurso, selecione a opção Calculadora a partir do menu de Utilitários; se preferir tecle Ctrl+C. O sistema apresentará a tela Calculadora.
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Para configurar o número de casas decimais, clique sobre o botão . O sistema habilita o campo Decimais para que informe a quantidade de casas decimais com a qual irá trabalhar:
Para iniciar uma nova operação sem sair da tela, clique sobre o botão
Para trabalhar com porcentagem, clique no botão sobre o botão
.
. Se quiser imprimir o cálculo efetuado, clique
.
: soma o número exibido ao número que já está na memória. : limpa qualquer número armazenado na memória. : chama o número armazenado na memória. Este número permanecerá na memória. : subtrai o número exibido ao número que já está na memória. : divisão.
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: multiplicação. : subtração. : soma. Finalizada a operação, para transferir o valor calculado, tecle F3. Em seguida posicione-se no campo cujo valor é solicitado e tecle Ctrl+V. Para abandonar a tela, clique sobre o botão
.
Controle de Emissão de Relatórios
E-mail Para enviar um e-mail é necessário fazer algumas configurações. No Config do Apolo, é necessário configurar um e-mail para o usuário que irá gerar o e-mail. Abaixo é apresentada uma tela de configuração de e-mail para usuário:
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Para gerar um E-Mail enquanto estiver em alguma rotina do sistema (orçamento, ocorrência, pedido), selecione um item a partir das listas e clique sobre o botão , localizado na barra de ferramentas. Se desejar enviar um e-mail para uma determinada entidade, clique sobre o mesmo botão presente na barra de ferramentas, habilitada quando o respectivo cadastro é acessado.
Anexo: anexar arquivos à mensagem. Desfazer: desfaz Desfazer: desfaz as ações feitas em um texto. Recortar: remove Recortar: remove partes de textos selecionadas e as transfere para outra área do documento.
Copiar: copia Copiar: copia partes de texto selecionadas para outra área do documento. Colar: insere Colar: insere o conteúdo do texto “recortado” ou “copiado” para a área do documento indicada. Destinatário: neste Destinatário: neste campo deve constar o nome do destinatário, que pode ser digitado diretamente ou transferido do cadastro de destinatários. E-Mail: informe o e-mail (eletronic mail) do destinatário. Assunto: informe o assunto (tema) de que irá tratar a mensagem. Conteúdo: este Conteúdo: este campo é reservado para a mensagem propriamente dita.
Gerenciador de Alarmes Ao clicar sobre a opção Gerenciador de Alarmes, Alarmes, será apresentada uma lista dos alarmes configurados pelo usuário com as seguintes informações, trazidas automaticamente pelo sistema:
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Data/Hora: data e hora determinadas para o disparo do alarme. Mensagem: mensagem Mensagem: mensagem apresentada em tela no momento do disparo do alarme. É gerada pelo sistema a partir de informações registradas pelo usuário. Empresa: neste Empresa: neste campo o sistema informa o código da empresa/filial em que foi configurado um alarme. Origem: neste campo é informado em que parte do sistema o alarme foi programado (exemplo: AGENDA). Status: neste campo o sistema informa se o alarme foi lido ou não. O status pode ser identificado pela cor configurada na personalização. personalização . Para mudar o status do alarme, clique o botão direito do mouse. Aparecerá um menu com as opções Lido e Lido e Não Lido. Lido. Clique sobre a opção desejada. Com exceção do Status, não poderá alterar as informações. Pode apenas excluir um item da lista.
Personalização do Alarme O sistema sabe se o usuário leu ou não um alarme programado e estabelece para cada um deles o status “lido” ou “não lido”. Na personalização do Alarme pode-se optar por visualizar os alarmes já disparados e não lidos toda vez que entrar no sistema. Basta assinalar o campo Mostra alarmes disparados e não lidos na entrada do sistema. sistema.
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LOG Lista de Log do Sistema
Mala Direta Por meio da mala direta poderá criar cartas modelos em arquivos no formato RTF e personalizá-las por meio da vinculação de dados armazenados no sistema APOLO. APOLO. Para acessar a Mala Direta, Direta, clique sobre o botão , localizado na barra de ferramentas da tela principal, ou escolha a opção Mala Direta do Direta do submenu de Utilitários. Utilitários. Será apresentada a tela Lista de Malas Diretas, Diretas, com a relação das malas diretas já efetuadas.
Cada mala direta poderá ser identificada por um número seqüencial gerado automaticamente pelo sistema, pelo seu título, registrado no campo Descrição, Descrição, por seu ‘path’ (local do disco onde está o arquivo) e por uma linha de SQL. Ao consultar ou alterar uma mala direta, é apresentada a tela da mala direta.
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Criando uma Mala Direta Clique na opção Arquivo/Novo se não existir em algum arquivo de um editor de texto o modelo de correspondência desejado. No espaço Texto, crie o texto da Mala Direta. Clique sobre a opção Salvar ou sobre o botão apresentada a caixa de diálogo Salvar Como.
. Será
Se o modelo de correspondência desejado já constar em algum arquivo de um editor de textos, escolha a opção Arquivo/Abrir ou clique no botão campo Texto.
. O conteúdo do arquivo selecionado será apresentado no
Atenção: só poderão ser abertos ou criados arquivos no formato RTF. Clique no botão
para abrir a tela do Riosoft SQLx .
Recados Para verificar o conteúdo de uma mensagem, deve-se selecionar a opção Recados a partir do menu de Utilitários. O sistema apresentará a Lista de Recados.
Informações da lista Enviado/Recebido: os campos de seleção Enviado e Recebido indica se o sistema deve apresentar a lista dos recados enviados ou dos recebidos pelo usuário logado na estação.
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Data/Hora: o sistema apresenta automaticamente a data e a hora em que o recado foi ou será recebido (dois minutos após ser registrado). Emitente: o nome do usuário que registrou e enviou o recado. Status: o status do recado indica se a mensagem já foi ou não lida. Se quiser que o recado seja apresentado logo na entrada do sistema (caso isso tenha sido definido na personalização) mesmo após ter sido lido, deve alterar seu status para Não Lido. Para isso, clique o botão direito do mouse. Aparecerá um menu com as opções Lido e Não Lido. Clique sobre a opção desejada. Para que o recado não seja mais apresentado, mude o status para Lido. Ao incluir um recado, é apresentada a tela Recado:
Principal Título: informe neste campo um título para a mensagem a ser enviada. Mensagem: digite o conteúdo da mensagem. Página Destinatários Por meio das listas Destinatários e Usuários, é possível fazer o relacionamento entre os usuários cadastrados nos sistema e os destinatários dos recados.
Personalização do Recado Abaixo de cada status de recado (lido e não lido) há uma caixa para definição de cores. Na personalização do Recado, o usuário também poderá optar por visualizar os recados já disparados e não lidos toda vez que entrar no sistema. Basta assinalar o campo Mostra alarmes disparados e não lidos na entrada do sistema.
Timer Para ter acesso ao Timer, clique sobre a opção Timer, a partir do menu de Utilitários, ou clique sobre o botão
. O sistema apresentará a tela do Timer:
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Para iniciar a contagem do tempo, clique sobre o botão Iniciar. Para interromper a cronometragem, clique sobre o botão Parar. Obs.: a contagem reiniciará do zero se clicar novamente sobre o botão Iniciar após interrompê-la. As opções Relatório e Gráfico possibilitarão consultas em vídeo ou a impressão de gráficos e relatórios referentes a informações sobre tarefas de sua empresa controladas por alguma parte do sistema.
Última Cotação Nesta tela o sistema informa a última cotação de várias moedas. Ex:IGPM, DOLAR, UFIR..
Workflow E-mail É uma ferramenta localizada no servidor com a função de disparar e-mails automaticamente. Antes de iniciar o processo, o usuário deverá configurar o WorkFlowEMail. Acesse a opção de menu Servidor/Opções. É apresentada a tela Opções:
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Na falta de uma conexão direta, selecione a opção relacionada neste campo para acessar a Internet ou Intranet. Caso contrário, deixe o campo em branco.
Informe o nome (login) e a senha de acesso, previamente cadastrados junto ao provedor. O usuário deverá entrar em contato com o provedor para receber o endereço SMTP. Informe o intervalo de tempo que o sistema irá verificar e enviar as mensagens existentes no Apolo.
Configurações Complementares: 1. Verifique se existem os seguintes diretórios: C:\ReportxServer C:\ReportxServer\Ctrls C:\ ReportxServer\Log C:\Apolo\BapClient 2. O Apolo cria um arquivo WorkFlowEmail.log no diretório do atalho. Exemplo. Apolo9.0\dll
3. Parâmetros necessários nos relatórios para envio da campanha de emailmarketing: Select * from dest_camp_emailmark where empcod=:empresa and campemailmarkcod=:número and entcod=:entidade 4. Exemplo de parâmetros necessários nos relatórios para envio a partir da lista. Ex.pedido de venda: Select * From Ped_Venda where EmpCod =:empresa and PedVendaNum =:número
Para iniciar o processo, clique no botão meio do Apolo.
. O sistema processará todos os e-mails enviados por
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E-mail do destinatário
Ao clicar sobre o botão
, o processo de envio automático de e-mails será cancelado. Lista de e-mails que estão sendo enviados.
Imagens: Para enviar imagens inseridas em seus relatórios através do WorkFlow Email, o usuário deve mandar um e-mail para seu provedor contendo as figuras e dizendo que necessita enviar e-mail com essas figuras, solicitando a eles para colocá-las no seu FTP ou na sua Página de Internet, ou peça para quem fez a sua página fazer isso. Lá deverá ser criada uma pasta exemplo \img e dentro desta pasta inserir todas as suas figuras. Antes prepare as figuras que deverão ser inseridas: Abra a imagem no Word e salve no formato HTML. Depois abra esta figura no WordPad e salve-a com seu endereço, exemplo: www.riosoft.com.br/img/nome no formato msdos. No Reportx, abra o relatório do orçamento. Na figura do relatório, dê um duplo clique sobre ela e informe o Link no HTML: exemplo www.riosoft.com.br/img/nome da figura.
Relatórios O sistema Apolo põe à disposição do usuário uma série de relatórios padrões gerados a partir do ReportX , já catalogados e configurados. Para consultá-los ou alterá-los, selecione a opção Relatórios do menu de acesso. Será apresentada a tela Relatórios Catalogados para que seja selecionado o relatório.
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Obs.: ao alterar um relatório já catalogado, apenas as informações relativas aos campos Título, Path e Destino poderão ser alteradas. Para visualizar o relatório, clique sobre o botão . O relatório será apresentado de acordo com o destino selecionado (Vídeo, Disco, Impressora). Se quiser visualizar o relatório por meio de outro destino que não o configurado, clique sobre o campo de verificação desejado. Essa alteração não mudará a configuração do destino do relatório. Concluída a operação, o padrão volta a ser a configuração anterior. Se desejar, poderá configurar a impressora para imprimir o relatório consultado. Clique sobre o botão . Será apresentada a caixa de diálogo Configurar Impressora para que possa definir como padrão a impressora que será utilizada e determinar os parâmetros para a impressão (número de
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cópias, intervalo, etc.). Com o gerador de relatórios ReportX instalado em seu computador, além dos relatórios padrões que acompanham o sistema APOLO, pode-se criar outros relatórios que atendam às necessidades de sua empresa. Todos os relatórios que criar deverão ser configurados e classificados de acordo com seu grupo, para que possam ser visualizados ou alterados posteriormente. Ao catalogar um relatório, é apresentada a tela Catalogar Relatório:
Grupo: este campo só deverá ser assinalado caso deseja criar um novo grupo para catalogar um relatório. Este novo grupo passará a fazer parte da lista de grupos da tela Relatórios Catalogados. Código: número seqüencial, gerado automaticamente pelo sistema, que identifica o relatório.
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