Manual de Academia

Gestión de Academia

Manual del usuario

Indice de contenidos

INDICE DE CONTENIDOS Parte I - Introducción Parte II - El menú de mantenimiento 2.1. Alumnos

10

2.1.1. Ficha de alumno

11

2.1.2. Borrando alumnos

21

2.2. Aulas 2.2.1. Ficha de aula 2.3. Profesores 2.3.1. Ficha de profesor 2.4. Materias 2.4.1. Ficha de materia 2.5. Cursos 2.5.1. Ficha de curso 2.6. Horarios

21 22 23 23 28 30 31 32 43

2.6.1. El planificador visual

43

2.6.2. El planificador de datos

44

2.6.3. Añadir un horario

45

2.6.4. Añadir un rango horario

47

2.6.5. Modificar un horario

50

2.6.6. Eliminar un horario

51

2.7. Bancos 2.7.1. Ficha de banco 2.8. Formas de pago 2.8.1. Ficha de forma de pago 2.9. Tutores 2.9.1. Ficha de tutor 2.10. Usuarios 2.10.1. Ficha de usuario

51 53 54 55 56 56 57 59


Parte III - El menú de matrículas 3.1. Listado de matrículas

65

3.1.1. Ficha de matrícula

66

3.2. Emitir diplomas

69

3.3. Actualizar importes

70

Parte IV - El menú de recibos 4.1. Cobro de recibos

74

4.2. Generar recibos

77

4.3. Listado de recibos

79

4.4. La ficha de recibos

80

4.5. Impresión de recibos

82

4.6. Generar recibos N19

84

4.7. Otros ingresos

86

Parte V - Listados 5.1. Listado de alumnos

88

5.2. Listado de cursos

90

5.3. Listado de matrículas

91

5.4. Listado de recibos

92

5.5. Listado de abonos

93

5.6. Caja

95

5.7. Combinar correspondencia

96

Parte VI - Opciones del menú Herramientas 6.1. Configuración

100

Parte VII - La agenda 7.1. El planificador

Parte VII - Listados estándar

109

Indice de contenidos

8.1. Filtro rápido

115

8.2. Criterio de ordenación

116

8.3. Filtro avanzado

118

8.4. Rejilla de datos

119

8.5. Configurar campos

120

8.6. Configurar columnas

120

8.7. Restaurar valores predeterminados

121

8.8. Botones de acción

121

8.9. Barra de navegación

123

8.10. Filtro de fechas

123

PARTE I Introducción

Parte I - Introducción

PARTE

I Introducción Enhorabuena por la adquisición del programa 'Gestión de Academia Argos-Galaica'. Tiene en sus manos un programa de gran potencia y eficiencia total que le permitirá controlar todo lo referente a la facturación y cursos de su negocio. Nuestro principal objetivo es ofrecerle un programa eficiente que le permita acceder de forma progresiva a todas las opciones que contiene. Para ello nos mantenemos en contacto directo con aquellos clientes que así lo desean de forma que podamos atender sus sugerencias y, de esta forma, mejorar con el tiempo las prestaciones del software que tiene en sus manos. Nota: Cuando se encuentre con este signo es porque queremos remarcar alguna característica del programa que puede influir en otras secciones o ser de especial interés. Ejemplo: En ocasiones encontrará ejemplos prácticos para facilitar el entendimiento del programa. Atención: Este símbolo representa algo que puede afectar seriamente al funcionamiento del programa. Léase siempre estos párrafos para evitar males mayores. Recuerde además que el propio programa tiene una serie de videos multimedia explicativos sobre las tareas más comunes, en la sección Ayuda > Videos. Gracias por su confianza y esperamos que esta guía le sea de gran ayuda. De cualquier modo recuerde que en nuestra web puede encontrar más información sobre el mismo, así como un foro de preguntas frecuentes.

7


http://www.argos-galaica.com email: [email protected]

8

PARTE II El menú de mantenimiento


PARTE

II El menú de mantenimiento En el menú mantenimiento se engloban los principales datos con los que trabajará el programa de Academia, desde los alumnos hasta las formas de pago.

2.1. Alumnos El listado de alumnos, al que se puede acceder desde el menú principal en Mantenimiento > Alumnos, tiene el siguiente aspecto:

Se trata de un listado estandar, por lo que su funcionamiento básico puede verse en el capítulo listados estandar.

10

Parte II - El menú de mantenimiento

2.1.1. Ficha de alumno

La ficha de cliente contiene todos los datos relativos a los alumnos que acuden a los cursos. Para poder almacenar todos los datos de forma organizada hemos dividido la información en varias solapas: Datos personales

Los datos básicos comprenden los siguientes campos: · Código. El código de alumno es de tipo numérico y lo cubre de forma consecutiva el programa.. · Apellidos. Apellidos del alumno. · Nombre. Nombre del alumno. · Domicilio. Dirección habitual del alumno. · Localidad. Localidad del alumno. · Provincia. Provincia del alumno. · C.P. Código postal del alumno.

11


· DNI. Documento nacional de identidad del alumno. La letra la calcula automáticamente el programa para verificar la correcta introducción del mismo. · F. Nacimiento. Fecha de nacimiento del alumno. La edad la calcula automáticamente el programa a partir de esta fecha, manteniéndola siempre al día. · Teléfono 1. Teléfono fijo del domicilio del alumno. · Teléfono 2. Segundo teléfono fijo de contacto del alumno (trabajo, residencia de los padres, etc...). · Móvil. Teléfono móvil del alumno. · Fax. Fax del alumno. · Dirección de correo electrónico. Dirección de email del alumno. · Página web. Página web del alumno, si la tuviese. · Tutor. Tutor legal del alumno, en caso de ser necesario. Podemos dar de alta a los tutores en la sección correspondiente (Mantenimiento > Tutores). Si damos de alta un tutor con su cuenta bancaria de forma automática se nos preguntará si queremos utilizar los datos de dicho tutor para los datos bancarios de este alumno (véase la siguiente solapa). · Estudios. Últimos estudios cursados por el alumno. · Fecha de ingreso. Fecha en la que se dió de alta este alumno. El programa cubre de forma automática este dato poniéndole la fecha actual, aunque puede modificarse posteriormente. Podemos editar la fecha de forma manual o utilizando el calendario interactivo pulsando el botón correspondiente. · Notas. Notas de uso interno sobre el alumno. · Fotografía. En la esquina superior derecha tenemos un espacio reservado para la fotografía del alumno. Para añadir una imagen basta con pulsar el botón abrir y seleccionar cualquier fichero de formato .jpg o .bmp del windows. Las fotografías se guardan en la propia base de datos, con el resto de los datos. Datos de pago Los datos bancarios nos permitirán establecer la información necesaria para generar los recibos que deban domiciliarse.

12


En la parte superior tenemos el tipo de forma de pago escogida. Por defecto el programa establecerá la opción contado para todos los alumnos, pero podemos seleccionar cualquier otra que hayamos dado de alta en la sección correspondiente (Mantenimiento > Formas de Pago). Si pulsamos sobre la opción domiciliación bancaria se activará el recuadro de la zona inferior para que podamos establecer los datos bancarios: · Entidad, oficina. Debemos introducir los dígitos de la entidad y oficina de la sucursal donde se domiciliará el recibo. Si la entidad ha sido dada de alta en la sección bancos los datos informativos sobre el banco (nombre de la sucursal, dirección, etc) se cubrirán de forma automática. Si no sabemos los dígitos de entidad y oficina pero el banco ha sido dado de alta en el listado de bancos podemos pulsar el botón de la lupa para buscar el banco correspondiente y copiar todos sus datos. · DC. Dígito de control de la cuenta bancaria. · Cuenta. Nümero de la cuenta bancaria.

13


· Titular de la cuenta. Persona a nombre de la cual se encuentra dada de alta la cuenta bancaria. · Datos bancarios. Datos de identificación de la entidad (nombre, dirección, cp, etc). Son meramente informativos. Matrículas En esta solapa podemos ver las matrículas del alumno en los distintos cursos. Aunque las matrículas se pueden gestionar también en la sección listado de matrículas con esta opción podemos ver de forma sencilla todos los cursos en los que se encuentra matriculado este alumno en concreto, los recibos que tiene en cada curso e incluso cobrar los propios recibos.

En este listado veremos: · Nº. Número de la matrícula. · F. Alta. Fecha en la que se matriculó el alumno en dicho curso. · Curso. Curso en el cual se ha dado de alta el alumno.

14


· Importe matrícula. Importe de la matrícula del curso, si lo hubiese. · Importe recibo. Importe del recibo mensual del curso. · Descuento. Descuento aplicado a este alumno para esta matrícula, si lo hubiese. · F. Baja. Fecha de baja de la matrícula. El listado se puede ordenar por fecha o curso, pulsando en la opción correspondiente de la zona izquierda. También podemos añadir , editar o eliminar cualquier matrícula que tengamos seleccionada en el momento desde la propia ficha del alumno. Si añadimos un matrícula desde esta ficha los datos del alumno aparecerán cubiertos y no podrán modificarse (véase la opción de matrículas para más información). Bonos Contamos con una opción para el alta de bonos para alumnos. Dicha opción tiene su utilidad en academias deportivas (donde por ejemplo se reserva una pista con un profesor), autoescuelas (profesor con automóvil), academias que reserven aulas completas (conferencias, etc). La idea es que en esta pantalla podemos dar de alta una serie de reservas de las que posteriormente podemos sacar un listado en forma de calendario.

15


Al pulsar en el botón Añadir siguiente:

16

se abrirá una ventana como la


En ella determinamos la fecha inicial de la reserva, la final, la hora, el profesor asignado (si lo hubiera) y los días de la semana reservados. Al pulsar Aceptar se creará un bono para cada día de la semana y hora que se encuentre entre el rango de fechas asignado. Esto definirá el estado de ocupación que posteriormente podemos consultar en la opción Listados > Abonos. Los abonos cuentan con varios estados, que se pueden modificar pulsando el botón modificar como la siguiente:

, con lo que veremos una pantalla

17


Podemos modificar la hora, la fecha y el profesor. Además podemos cambiar el estado de utilización del bono indicando el color con el que saldrá en su versión impresa en el planning (listados > Abonos). Los posibles estados son: · Negro: día previsto de asistencia del alumno. · Verde: el alumno ya asistió y utilizó el bono efectivamente. · Azul: el alumno no pudo asistir pero avisó anticipadamente para su anulación. · Rojo: el alumno no pudo asistir pero no avisó de su falta. Imprimir la ficha de un alumno

18


En cualquier momento podemos pulsar el botón Imprimir para sacar una copia impresa de un alumno. En dicha copia impresa se mostrarán los detalles básicos del alumno así como todas las matrículas en las que se ha dado de alta, tal y como se muestra en la pantalla siguiente:

19


20


2.1.2. Borrando alumnos

Antes de borrar un alumno de la base de datos hay que tener en cuenta que al hacerlo eliminaremos de forma automática todas las matrículas que correspondan al mismo. No es recomendable eliminar los datos de un alumno, puesto que aparte del valor estadístico a la hora de ver la ocupación de los cursos que ya hemos impartido, puede suceder que un alumno regrese en algún momento para apuntarse a un nuevo curso. Nota: Si por cualquier motivo se modifican los datos básicos del alumno, estos no se propagarán a los recibos ya emitidos. Los recibos emitidos conservan los datos que se han establecido en ellas en el momento de darse de alta, y en caso de querer modificar los datos del cliente en los mismos (no se recomienda, pero puede hacerse) debemos editarlos directamente.

2.2. Aulas El listado de aulas nos muestra todas las aulas de las que disponemos en nuestra academia. Su aspecto es el siguiente:

21



2.2.1. Ficha de aula

La ficha de aula es muy sencilla:

En ella debemos cubrir los datos: · Código. Código identificativo del aula. Es un valor alfanumérico (acepta números y letras) y tiene un tamaño máximo de 6 caracteres. · Aula. Nombre descriptivo del aula. · Capacidad. Capacidad máxima del aula. Cuando demos de alta un curso y le asignemos un aula el programa tendrá siempre en cuenta esta capacidad y se nos informará en el momento que se haya sobrepasado, aunque nada impide que asignemos más alumnos a un aula con determinada capacidad. Para más detalles consulte la sección altas de curso. · Notas. Cualquier nota descriptiva o descripción ampliada del aula puede consignarse aquí.

22


2.3. Profesores Desde este listado podremos controlar a todos los profesores del centro:


2.3.1. Ficha de profesor

La ficha de profesor cuenta con tres solapas: datos personales, horarios y pagos a profesor. Datos personales Los datos personales son los datos básicos de este profesor:

23


En ella consignaremos: · Código. El código es numérico y lo asigna de forma consecutiva el propio programa. · Apellidos. Apellidos del profesor. · Nombre. Nombre del profesor. · Dirección. Domicilio del profesor. · Localidad. Localidad del profesor. · C. Postal. Código postal. · Provincia. Provincia del profesor. · Teléfono 1. Teléfono particular del profesor. · Teléfono 2. Segundo teléfono de contacto del profesor. · Fax. Fax del profesor. · Móvil. Teléfono móvil del profesor. · Dirección de correo (mail). Dirección de e-mail del profesor. · Página web. Web del profesor, si la tuviese. · DNI. Documento nacional de identidad del profesor. · Titulación. Titulación del profesor. 24


· Notas. Cualquier tipo de anotación adicional (curriculum, titulaciones adicionales, etc) del profesor puede apuntarse aquí. Horarios Si hemos dado de alta cursos con sus correspondientes materias podemos establecer los horarios en los que este profesor debe impartir sus clases. El sistema de horarios se controla desde la ficha de cursos (Mantenimiento > Cursos) o desde el propio planificador de horarios (Mantenimiento > Horarios). En esta solapa podemos filtrar los horarios de este profesor en concreto.

Podemos filtrar entre fechas, mostrar solo los horarios en los que la asistencia del profesor está confirmada o no, filtrar por cursos en los que está dado de alta dicho profesor o por las materias que imparte. En la base del listado podemos ver un sumatorio de las horas que ha impartido en el período filtrado, útil para aquellas academias que cuenten con un sistema de pago basado en horas lectivas.

25


Pagos al profesor Esta tercera solapa nos permite especificar lo que cada profesor cobra por hora impartida y alumno, de forma que es posible realizar el cálculo automático de los importes a cobrar a partir de los horarios.

En la zona izquierda tenemos los datos que nos permiten especificar lo que cobra cada profesor por materia y/o alumno: · Importes/Hora. Podemos especificar aquí lo que cobra un profesor por cada hora de clase impartida. Se pueden especificar importes distintos atendiendo a las distintas materias que imparta el profesor. · Importes/Alumno. Si el profesor cobra por cada alumno matriculado en su materia debemos especificar aquí cual es el importe concreto. Nuevamente podemos especificar importes distintos atendiendo a la materia relacionada En la zona derecha tenemos una serie de filtros para comprobar los

26


importes: · Fecha inicial y fecha final. Rango de fechas sobre los cuales queremos comprobar las clases impartidas. · Materia. Podemos especificar que nos liste solo una materia determinada. Si lo dejamos en blanco nos mostrará todas las materias impartidas en ese período. · Tipo. Podemos esoger que nos muestre todas las horas asignadas a este profesor o especificar si solo deben mostrarse las confirmadas (que el profesor ha impartido de forma efectiva) o las que están sin confirmar (aquellas que todavía no han sido impartidas o alas que el profesor no ha acudido y por tanto no se le pagarán). · Emitir carta de pago. Solo disponible en la versión Premium. Pulsando este botón se generará una carta de pago (véase en la sección Facturación) por los importes especificados para entregar al profesor. La carta de pago puede modificarse posteriormente de forma manual. Ejemplo 1: Una academia paga a cada profesor 12,00 ¬ por hora lectiva impartida. En la ficha de profesor especificaremos el importe de dicha hora por cada materia en la zona de Importes/Hora. La zona de importes/alumno la dejaremos en blanco. Un profesor ha impartido 10 horas este mes. El programa calculará el importe total como 10 x 12 = 120 euros. Otro profesor ha impartido 5 horas de una materia y 7 de otra. El programa realizará el pertinente cáclulo de 12 horas x 12 = 144 euros. Un tercer profesor cobra 7 euros por una materia y 10 por otra y ha impartido 6 horas de la primera y 8 de la segunda. El cobro se calculará como (7x10)+(6x8)=118 euros. Ejemplo 2: Los profesores de una academia cobran 12 euros por cada alumno/hora matriculado en la asignatura de Física y 10 euros por los de Matemáticas. Un profesor tiene matriculados 10 alumnos de física y 10 de matemáticas. A los primeros les ha impartido 3 horas de clase y a los segundos 2. Cobrará (12x10x3) + (10x10x2) = 440 euros. Ejemplo 3; Una academia paga 6 euros por hora y 10 euros por alumno/hora. Un profesor que haya impartido 12 horas de clase a 4 alumnos. Cobrará (12x6)+(10x4x12) = 552 euros.

27


2.4. Materias En una academia es habitual que se impartan un determinado número de materias a partir de las cuales se generan numerosos cursos. Aunque podemos definir cada curso desde cero se recomienda la utilización de esta opción de materias para facilitar la tarea de clasificación y simplificar el alta de los cursos. Ejemplo: una academia puede tener como materias a impartir 'informática de gestión', 'diseño de webs' y 'contabilidad'. A partir de estas materias, para las que se asignará un aula y un profesor por defecto, podemos dar de alta varios cursos: curso de mañana de informática, curso de tarde de informática, curso de verano de contabilidad, etc... A la hora de dar de alta estos cursos solo deberíamos cubrir el código de la materia y de forma automática se cubrirían los datos de aula y profesor, agilizando el proceso. Aparte de eso un mismo curso puede tener varias materias asignadas. Ejemplo: El curso de Secretariado es un curso multitemático que cuenta con varias materias: contabilidad, facturación e informática. Damos de alta cada una de las materias y luego las asignamos a dicho curso. Puede completar la información sobre los cursos multitemáticos en la sección Mantenimiento > Cursos. El listado de materias tiene el siguiente aspecto:

28



29


2.4.1. Ficha de materia

La ficha de materia tiene el siguiente aspecto:

· Código. El código puede ser alfanumérico (letras y números) y tener una longitud máxima de 12 caracteres. · Materia. Nombre de la materia a impartir. · Profesor. Código del profesor que impartirá la materia. Si lo sabemos de memoria podemos introducirlo en la casilla y de forma automática se cubrirá el nombre al lado. También podemos pulsar el botón de la lupa para abrir el listado de profesores y seleccionar al profesor que impartirá la materia. · Aula. Código del aula donde se impartirá normalmente la materia. Al igual que en el caso del profesor podemos introucirlo a mano o buscarlo mediante la pulsación de la lupa para abrir el listado de aulas. · Notas. Cualquier nota adicional que queramos consignar sobre la materia.

30


Nota: Cuando demos de alta un curso, al introducir el código de la materia se copiarán los datos de esta ficha (profesor, aula y descripción de la materia), pero nada impide que posteriormente modifiquemos dichos datos en el curso. Para más información véase la sección de cursos. Nota: Los cambios realizados en la ficha de una materia no se propagan a los cursos dependientes de la misma que ya hayan sido dados de alta con anterioridad. Solo afectarán a los cursos que demos de alta después de modificar la materia.

2.5. Cursos El listado de cursos tiene el siguiente aspecto:


31


2.5.1. Ficha de curso

La ficha de cursos se divide en varias solapas, aunque la única esencial es la primera. Datos básicos del curso

En esta solapa estableceremos: · Código. De tipo alfanumérico (letras y números) y con una longitud máxima de doce caracteres. · Materia. Si hemos dado de alta la materia que se impartirá en este curso (véase el listado de materias) al introducir el código de la misma se cubrirán de forma automática los datos de aula principal, profesor principal y el nombre del curso. Si no sabemos el código de la materia podemos pulsar sobre el botón de búsqueda de materias para desplegar el listado de materias. · Curso. Nombre del curso que se impartirá. Si hemos introducido una materia se copiará el nombre de la misma, aunque podemos

32


·

· · · · ·

modificarlo. Aula principal. Aula principal donde se impartirá el curso. Podemos introducir el código manualmente o buscarlo en el listado de aulas pulsando el botón de la lupa . En un curso con varias materias puede darse el caso de que exista un aula distinta para cada una. En ese caso en cada materia que demos de alta se especificará cada aula, pero por defecto se mostrará ésta. Profesor principal. Profesor que dirigirá el curso. Podemos introducir el código manualmente o buscarlo en el listado de profesores pulsando el botón de la lupa . Al igual que en el caso de las aulas, en el caso de los cursos multitemáticos (explicados más adelante) nada impide que cada materia tenga asignado un profesor distinto. En ese caso se tomará como profesor principal al director del curso. Días base. Días de la semana en los que normalmente se imparte el curso. Nuevamente en los cursos multitemáticos puede que cada materia tenga unos días distintos asignados, que deberán definirse de forma individual. Fecha de comienzo. Fecha de inicio del curso. Fecha de finalización. Fecha en la que finaliza el curso. Hora inicial. Hora de entrada al curso. En caso de cursos multitemáticos debemos definir los horarios para cada materia. Hora final. Hora de salida del curso. En carso de cursos multitemáticos debemos definir los horarios para cada materia. Notas. Notas relativas al curso.

· Importes del curso. Los importes del curso definen el funcionamiento posterior del sistema de recibos. Debemos especificar el importe del recibo mensual y, de haberlo, el importe de la matrícula. Existe la posibilidad de que el recibo no tenga periodicidad mensual, sino bimensual, trimestral o mayor. En ese caso lo indicaremos mediante el desplegable correspondiente. Más adelante, en las opciones de matriculación veremos que existen más posibiliades de configurar los pagos de forma individual para cada alumno. Nota: Realmente para dar de alta un curso solo es obligatorio cubrir el código del mismo. Todos los demás campos pueden cubrirse o no, aunque por lógica los datos mínimos de un curso

33


deberían ser código, descripción, importe, fecha de inicio y fin. Atencion: Tenga cuidado al poner la fecha de inicio y finalización del curso. Hay que tener en cuenta que dichas fechas se utilizan para la generación de recibos, por lo que debemos asegurarnos siempre que están correctamente definidas. Temarios Un curso puede tener una única materia que se imparte o varias distintas. En cualquier caso es conveniente dar de alta las materias impartidas en esta solapa, ya que esto nos permitirá configurar los horarios en la solapa siguiente. Añadir materias a un curso es muy sencillo: basta con pulsar el botón siguiente:

34

y se abrirá una ficha como la


En esta ficha debemos seleccionar la materia que queremos añadir (previamente debemos darla de alta en Mantenimiento > Materias). Una vez seleccionada la materia de forma automática se copiarán los datos del profesor y el aula, aunque podemos modificarlos de forma independiente para cada curso. Fíjese que hay una segunda solapa que nos permite añadir los horarios

35


correspondientes a dicha materia. Si nos vamos a ella encontramos una pantalla como la siguiente:

Podemos añadir los horarios de forma individual (día a día) pulsando el botón añadir

36

, aunque lo más lógico es que utilicemos el botón de


añadir rango para realizar esta tarea de forma más rápida. Al añadir un rango de horarios a una materia se abre una ventana como la siguiente:

Por defecto se nos copiará el aula y el profesor que hayamos asignado a la materia en cuestión, aunque podemos modificarlo. Después se nos

37


pedirá una fecha inicial, una fecha final, hora de entrada y salida, así como los días de la semana que en los que se imparte la materia. Por defecto todos estos datos se habrán copiado de la solapa principal de la ficha de curso, pero podemos modificarlos para que se adapten a la realidad concreta de cada materia. Al pulsar el botón Aceptar se añadirán de forma automática todos los horarios relativos a dicha materia. Podemos modificar o borrar posteriormente cualquiera de ellos de forma individual desde la ficha de materia, de curso o incluso del planificador horario. El campo Asistencia se refiere a la asistencia del profesor a la clase, es decir, a que se haya impartido dicha materia en dicha fecha y hora. Por defecto viene validada, pero en caso de que un profesor no acuda a impartirla podemos desmarcarla para que no se le tenga en cuenta en el cómputo de horas lectivas. Solapa Horarios La solapa horarios está relacionada de forma directa con la anterior solapa de materias. De hecho solo podemos dar de alta horarios en un curso si previamente le hemos asignado una materia. Los horarios pueden añadirse de forma directa desde la ficha de materia en curso (ver más arriba) o bien definirlos desde esta solapa.

38


Al igual que en el caso de las materias podemos añadir horarios de forma individual pulsando el botón de añadir

o mediante un rango

de fechas con el botón añadir rango . Sin embargo en esta solapa cuando añadimos un horario (o rango) y ya tenemos definidas las materias de un curso nos sale una ventana para que escojamos a que materia queremos añadir el horario:

39


Después el proceso es el mismo descrito en la sección anterior cuando añadimos un horario a una materia. Nota: Si un curso solo tiene una materia ya no se mostrará la ventana anterior, sino que directamente entraremos en la ventana de horarios para dicha materia de forma automática. Matrículas Esta solapa nos indica que alumnos se encuentran matriculados en este curso.

40


En la zona superior tenemos una serie de filtros que nos permite mostrar las matrículas del curso que cumplan los requisitos: · Sin baja. Alumnos matriculados en el curso que no tienen una fecha de baja asignada, es decir, están en activo. · Con baja. Alumnos que han estado matriculados en el curso pero que ya no asisten al mismo. · Todas. Todas las matrículas de este curso, tanto en activo como no. · Entre fechas. Aquí definimos las fechas entre las cuales queremos ver las matrículas. Por defecto se escoge todo el rango de duración del curso, pero puede darse el caso de que queramos filtrar un mes concreto o un rango determinado. · Ordenar por. Podemos ordenar el listado siguiendo varios criterios. Para aplicar los cambios hay que pulsar el botón Filtrar. Existe la posibilidad de añadir nuevas matrículas

, borrarlas

o

41


modificarlas en este curso de forma directa pulsando los botones correspondientes. En ese caso se abrirá la ficha de matrícula (ver en Matrículas > Altas en curso). Control de faltas En esta solapa podemos llevar el control de faltas de los alumnos.

En la zona izquierda se nos mostrará a todos los alumnos matriculados en el curso. Podemos seleccionar entonces en el calendario de la derecha los días que ha faltado el alumno, marcando sobre el día concreto y pulsando el botón Marcar falta. Si nos equivocamos tenemos el botón Desmarcar falta. Podemos imprimir las faltas mensuales de los alumnos o un parte de faltas en blanco para entregarle al profesor de forma que pueda marcar cuando está en clase las casillas correspondientes para que luego en administración se pasen a la base de datos.

42


2.6. Horarios El planificador visual de horarios nos permite tener en todo momento controlado el funcionamiento de nuestra academia de un solo vistazo. Desde él podremos ver las horas lectivas de cada profesor, la ocupación horaria de las aulas, materias, curso, etc... Y modificar cualquiera de estos datos.

2.6.1. El planificador visual

El planificador visual tiene un aspecto como el siguiente:

En la zona derecha tenemos un planificador con los cursos y las horas a

43


las que se imparten. De esta forma y de un solo vistazo podemos ver el estado ocupacional en formato visual. A la derecha contamos con los filtros necesarios para poder manejar el planificador: · Fecha inicial. Fecha inicial a mostrar en el planificador. · Fecha final. Fecha final a mostrar en el planificador. · Filtros. · Filtrar por cursos. Mostrar solo los horarios de un curso determinado. · Filtrar por profesor. Mostrar solo los cursos en los que imparta la materia un determinado profesor. · Filtrar por aula. Mostrar solo los cursos en los que se esté utilizando el aula determinada. · Filtrar por materia. Mostrar solo los cursos en los que se esté impartiendo la materia especficiada. · Estado de asistencia. Mostrar todos los horarios, solo los que están confirmados o solo los que han sido anulados (sin confirmar). Al pulsar el botón Filtrar se ejecutarán los cambios en el planificador de la derecha. Además veremos un totalizador de las horas que se muestran en pantalla. El planificador visual nos permite, de forma directa añadir un horario, un rango, modificar un horario o eliminarlo, tal y como se explica más adelante.

2.6.2. El planificador de datos

Este planificador funciona de forma idéntica al visual pero nos muestra los horarios en formato de tabla de datos. Se activa pulsando en la solapa superior de la pantalla donde pone Vista de Datos.

44


2.6.3. Añadir un horario

Los horarios se pueden añadir de forma directa en la Ficha de cursos, concretamente en su solapa de Horarios o de Materias, pero también podemos añadirlo de forma directa desde este planificador pulsando el botón Añadir Horario. En este caso seguiremos los siguientes pasos: 1. Escoger el curso En ese caso se nos mostrará el listado de cursos para que escojamos a que curso queremos añadir el horario:

45


Podemos seleccionar un curso cualquiera pulsando dos veces sobre él o bien con el botón Seleccionar. 2. Definir los datos del horario

46


Simplemente cubriremos los datos referentes al horario (fecha, hora entrada, hora salida) e indicaremos si la asistencia ha sido confirmada. Si lo deseamos podemos modificar tanto el aula como el profesor, así como añadir cualquier nota que consideremos necesaria. Con estos dos sencillos pasos ya estaría dado de alta el horario.

2.6.4. Añadir un rango horario

Una forma más rápida de añadir horarios es usar la opción de rangos horarios. En ella definimos una fecha inicial y final, los días de la semana en los que hay clase y luego pulsando un botón el programa añadirá tantos horarios como sea necesario entre ambas fechas. Posteriormente, si es necesario, podemos modificar cualquiera de ellos 47


de forma individual o borrarlo. Para añadir un rango horario pulsaremos sobre el botón correspondiente y seguiremos a continuación los siguientes pasos: 1. Seleccionar el curso y materia

Al escoger un curso se nos mostrarán todas las materias contenidas en el mismo para que seleccionemos aquella a la que se le va a añadir el horario. En caso de que el curso solo tuviera una materia ésta sería seleccionada de forma automática. 2. Añadir el rango horario

48


Por defecto se nos copiará el aula y el profesor que hayamos asignado a la materia en cuestión, aunque podemos modificarlo. Después se nos pedirá una fecha inicial, una fecha final, hora de entrada y salida, así como los días de la semana que en los que se imparte la materia. Por defecto todos estos datos se habrán copiado de la solapa principal de la ficha de curso, pero podemos modificarlos para que se adapten a la realidad concreta de cada materia. 49


Al pulsar el botón Aceptar se añadirán de forma automática todos los horarios relativos a dicha materia. Podemos modificar o borrar posteriormente cualquiera de ellos de forma individual desde la ficha de materia, de curso o incluso del planificador horario. El campo Asistencia se refiere a la asistencia del profesor a la clase, es decir, a que se haya impartido dicha materia en dicha fecha y hora. Por defecto viene validada, pero en caso de que un profesor no acuda a impartirla podemos desmarcarla para que no se le tenga en cuenta en el cómputo de horas lectivas.

2.6.5. Modificar un horario

Podemos modificar de forma individual cualquier horario simplemente pulsando sobre él y después en el botón Modificar un horario. De esta forma podemos realizar cambios sencillos en su ficha:

50


para cambiar la fecha, hora, confirmación de la asistencia, profesor, aula o añadir nuevas notas.

2.6.6. Eliminar un horario

Podemos eliminar de forma definitiva cualquier horario simplemente pulsando sobre él y después en el botón Eliminar horario.

2.7. Bancos El listado de bancos nos permite acceder de forma rápida a las entidades bancarias con las que normalmente trabajamos. Podemos utilizarlos para cubrir de forma rápida los datos bancarios de los alumnos (véase ficha de alumno).

51


Su aspecto es el siguiente:


52


2.7.1. Ficha de banco

La ficha de banco tiene este aspecto:

Los datos a cubrir son: · Entidad. Código de la entidad bancaria a la que pertenece la sucursal. · Oficina. Código identificativo de la sucursal. · Nombre entidad. Nombre descriptivo de la entidad. · Dirección. Dirección de la entidad. · CP. Código postal de la entidad. · Población. Población en la que se encuentra la entidad. · Provincia. Provincia de la entidad.

53


· · · · ·

Tlfno 1. Teléfono principal de la entidad. Tlfno 2. Teléfono secundario de la entidad. Fax. Fax de la entidad. e-mail. Dirección de correo electrónico de la entidad. Página web. Página web de la entidad.

2.8. Formas de pago Podemos definir las formas de pago con las que trabajará la academia y su funcionamiento. El aspecto del listado es el siguiente:


54


2.8.1. Ficha de forma de pago

En la ficha de forma de pago especificaremos: · Código. Código interno con el que definiremos esta forma de pago, de hasta 10 dígitos. · Descripción. Descripción de la forma de pago definida, que aparecerá en los listados. · Norma 19. Si la forma de pago debe generar el fichero de Norma 19 para enviar al banco debemos marcar la casilla correspondiente.

55


2.9. Tutores Podemos definir los tutores que tienen a su cargo alumnos matriculados en nuestra academia. El aspecto del listado es el siguiente:

2.9.1. Ficha de tutor

La ficha del tutor se cubre con sus datos básicos, incluyendo si es necesario la cuenta bancaria para gestionar el pago de recibos mediante banco:

56


2.10. Usuarios El sistema de usuarios nos permite definir usuarios con claves para controlar el acceso al programa. De este modo, según el nombre de usuario y clave introducido se tendrán en cuenta distintas opciones de visibilidad y modificación dentro de los parámetros del programa. El aspecto del listado de usuarios es el siguiente:

57


58


2.10.1. Ficha de usuario

En la ficha de usuario definiremos el acceso de cada usuario a los distintos puntos del programa. Tiene el siguiente aspecto:

· Código. El código lo asigna automáticamente el programa aunque podemos cambiarlo si lo deseamos. · Usuario. Será el nombre de usuario que se tecleará para el acceso al programa. No se distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Se recomienda utilizar nombres con caracteres básicos (sin ñ ni acentos) y sin espacios. · Contraseña. Junto con el nombre de usuario debe introducirse una contraseña. Nuevamente no hace distinciones entre mayúsculas y minúsculas.

59


· Nombre completo. Nombre completo del usuario. Meramente informativo. · Administrador. El usuario administrador tiene acceso a todas las opciones del programa, incluyendo esta opción de dar de alta nuevos usuarios. De hecho solo los administradortes pueden dar de alta nuevos usuarios. · Código de profesor. Si lo deseamos podemos asignarle el usuario a un profesor concreto, aunque esto es opcional. Solapas de acceso En la zona inferior contamos con una solapa para cada menú del programa, y dentro de las mismas todas las opciones disponibles en el programa. Aquí debemos marcar los permisos con los que cuenta cada usuario para cada opción, salvo en el caso de que sea un administrador, ya que los administradores tienen siempre permisos totales sin importar lo que marquemos en las solapas. Los tres tipos de permisos existentes son: · Ninguno. El usuario no puede acceder a ese menú ni a sus listados. · Lectura. El usuario puede acceder al menú y ver las fichas contenidas en el mismo, pero no podrá modificar, añadir o eliminar nada. · Total. El usuario tiene pleno acceso a esa opción. Puede añadir nuevos registros, modificar o borrar los existentes. · Seleccionar. El usuario puede acceder al listado para seleccionar un registro, pero no puede entrar en la ficha del registro. Ejemplo de permisos. Un administrativo puede tener la opción de dar de alta matrículas (acceso total) y de alumnos (acceso total), pero solo podrá ver el listado de cursos para añadirlos a una matrícula (solo seleccionar), sin poder entrar en la ficha de los mismos para modificarlos, verlos en detalle o borrarlos. Atención. Siempre debe haber al menos un administrador del sistema. En caso de que no se especifique ninguno el sistema desactivará totalmente el sistema de permisos. No existe limitación a la hora de que haya más de un administrador.

60


Una vez se active algún usuario como administrador al poner en marcha se mostrará una pantalla como la siguiente:

En donde cada usuario deberá poner su nombre y clave para poder acceder. Una vez introducido el nombre y clave el programa comprobará los permisos de acceso que tiene dicho usuario mostrándole solo las opciones relevantes para los mismos.

61

PARTE III El menú de matrículas


PARTE

III El menú de matrículas El listado de altas en cursos nos permite en todo momento saber cuantas altas se han dado en la academia, a que alumnos afectan, a que cursos, etc. Nota: Existen diversos métodos para dar altas en el programa. Puede realizarse el alta de un alumno en un curso llendo directamente a la ficha de alumno y añadiendo el alta en la solapa correspondiente, o dar de alta a todos los alumnos en un curso llendo a la ficha de curso y, en la solapa altas también, añadiendo a todos los alumnos. Finalmente esta opción del menú que ahora está consultando le permite realizar el mismo proceso. Cada usuario escoge al opción que mejor se ajuste a sus necesidades.

64

Parte III - El menú de matrículas

3.1. Listado de matrículas El listado de altas tiene el siguiente aspecto:


65


3.1.1. Ficha de matrícula

La ficha de matrícula tiene el siguiente aspecto:

En ella debemos cubrir los datos: · Fecha. Fecha del alta. Por defecto el programa la cubrirá con la fecha actual, aunque podemos modificarla bien manualmente, bien escogiendo una nueva fecha en el calendario interactivo mediante la pulsación del botón. · Número de alta. Este será el código por el que nos referiremos al alta y también figurará en el documento de alta si lo utilizamos como factura. Por defecto el programa autonumera todas las altas (podemos cambiar el contador en Utilidades > Configuración > Bases de datos), pero también podemos introducir nosotros de

66


·

·

·

· ·

forma manual el número de alta. Si lo dejamos en blanco el programa generará un nuevo número de alta correlativo al pulsar aceptar, si ponemos nuestro propio número de alta se conservará al pulsar aceptar. Cabe destacar que si posteriormente modificamos el número del alta todos los documentos relativos a la misma se actualizarán automáticamente para referenciar al nuevo número. Baja. Si marcamos esta casilla se nos pedirá una fecha de baja. A partir de dicha fecha al alumno no se le generarán más recibos y se dará por concluido para dicho alumno el curso. Alumno. Al introducir el código del alumno en la casilla correspondiente se cubrirá de forma automática el nombre y apellido del mismo. Si no conocemos el código podemos pulsar en el botón con la lupa para desplegar el listado de alumnos. También podemos usar esta opción para dar de añadir a un alumno que todavía no tenga ficha en la academia, de forma que podamos el alta. Curso. De forma análoga al alumno, si introducimos el código del curso se cubrirán automáticamente todos los datos del mismo (descripción e importe). En caso de desconocer el código podemos usar el botón de lupa para buscarlo o, si todavía no se ha añadido ese curso al listado, añadirlo ahora. Conocimientos. Conocimientos iniciales del alumno para este curso. Importes del curso. Este campo lo cubre automáticamente el programa a partir de los importes que se hayan especificado en la ficha de curso. Sin embargo podemos modificarlos para cada alta concreta: · Importe de la matrícula. Si cobramos una matrícula podemos especificar aquí su importe. En caso de no cobrar matrícula basta con cubrir con un cero. · Fecha de cobro de la matrícula. Si la matrícula ha sido cobrada podemos especificarlo. · Importe recibo mes. Aquí consignaremos el importe que cada alumno deberá abonar mensualmente. · Descuento recibo. Si el alumno tiene algún descuento sobre el recibo podemos indicarlo aquí. A la hora de generar el recibo el importe será el importe del mes menos el descuento. · Periodicidad del pago. Por defecto el pago será mensual, pero podemos especificar otras periodicidades (bimensual, trimestral, etc...).

67


· Plazos fijos. Existen determinados cursos en los que se pagará mediante un número determinado de plazos, independientemente de cuanto dure el curso total. En ese caso podemos marcar esta opción y definir durante cuantos meses se cobrará el curso a partir de la fecha de alta de la matrícula. Se generará un recibo para cada mes por el importe indicado en el descuento del recibo. · Forma de pago. Si no escogemos ninguna se dará por entendido que el alumno paga al contado, pero podemos dar de alta las formas que necesitemos en el menú mantenimiento > formas de pago. En caso de que alguna forma de pago genere fichero de norma 19 para bancos al emitir el recibo se marcará para tenerlo en cuenta en la generación (véase formas de pago y generar fichero N19). · Recibo. Si está marcado se emitirá recibo mensual para el alumno a la hora de generar recibos (véase la sección correspondiente). · Borrador. Si se marca esta opción los recibos generados saldrán sin numerar. Es una opción de pruebas para saber si los recibos impresos se ajustarán al papel que estamos utilizando, de forma que podamos generar recibos de borrador sin afectar a la numeración oficial. · Importe total del curso. Es una casilla que se calcula de forma automática teniendo en cuenta la duración del curso, los plazos, importes de los recibos e importe de la matrícula. Atención. Los conceptos de periodicidad del pago y plazos fijos son mutuamente excluyentes. · Fichero diploma. Si disponemos de un diploma específico podemos determinarlo aquí, de lo contrario se emitirá el diploma estandar. · Diploma emitido. Si ya hemos emitido el diploma para este alumno se marcará la casilla. Podemos emitir el diploma cuantas veces sea necesario. La casilla solo indica si un alumno tiene o no su diploma. También podemos marcarla aunque el diploma no sea generado directamente por el programa. Diplomas específicos. Si tiene una plantilla de diploma y desea adaptarla a nuestro programa no dude en ponerse en contacto con nosotros.

68


· Notas. Cualquier anotación adicional sobre el alta podemos consignarla aquí.

3.2. Emitir diplomas Si necesitamos emitir todos los diplomas de uno o varios cursos de forma simultanea puede utilizar esta opción:

En la zona superior disponemos de los filtros correspondientes para encontrar las matrículas de las cuales queremos emitir un diploma: · Fechas. Indicaremos las fechas entre las cuales se tienen que encontrar las altas de las matrículas a imprimir. · Filtrar curso. Si solo queremos filtrar los diplomas correspondientes a un determinado curso debemos marcar esta casilla y escoger el curso a listar. · Estado. Se nos dará opción de escoger las matrículas que tienen el

69


diploma sin emitir (por defecto), aquellos que ya hemos emitido (para una revisión o para reimpresión de los mismos) o todos (tanto si tienen como si no tienen emitido el diploma). Una vez pulsemos el botón filtrar se nos mostrarán las matrículas coincidentes con los filtros seleccionados. En la última columna podemos ver una casilla llamada Diploma que indica si el diploma ha sido ya emitido para esa matrícula (aparece una marca de confirmación) o no (aparece en blanco). Si queremos emitir todos los diplomas del listado pulsaremos el botón seleccionar todos situado en la esquina inferior izquierda y después emitir selección. En caso de que queramos solo emitir los diplomas de algunos de los individuos listados podemos marcar varios manteniendo pulsada la tecla CTRL del teclado y pinchanco con el ratón en aquellos de los cuales queramos emitir el diploma. Al emitir el diploma se marca de forma automática la casilla diploma emitido en la ficha de matrícula (véase listado de matrículas > ficha de matrícula). Los diplomas se emiten de forma directa a la impresora. No existe opción de vista previa en este listado.

3.3. Actualizar importes Por defecto cuando modificamos los importes de un curso no se modifican las matrículas que ya están generadas, sino que el cambio solo se aplica a las nuevas matrículas. Sin embargo hay ocasiones en las que es necesario aplicar este cambio a las matrículas ya existentes, o quizás a las matrículas que se han generado a partir de una fecha determinada. Para ello contamos con esta opción de menú. Debemos especificar el código de curso sobre cuyas matrículas se aplicará el cambio, así como la fecha a partir de la cual se tendrán en cuenta las matrículas a cambiar. Si pulsamos el botón mostrar se verán

70


las matrículas que resultarán afectadas. Si todo es correcto bastará con pulsar el botón Aplicar cambios para que dichas matrículas vean sus importes actualizados. Ejemplo: Especificamos el curso C01: CURSO DE PRUEBA y la fecha de aplicación a partir del 12/01/2006. Todas las matrículas que se hayan emitido más tarde de esta fecha se verán modificadas de forma automática, pero no las que sean anteriores al 12/01/2006. ¿Por qué no trasladamos los cambios de forma automática cuando se cambien en la ficha de curso? Porque es muy probable que los cambios en los importes no tengan que afectar a las matrículas ya emitidas. Imaginemos un curso que ve incrementado su importe a partir del mes de agosto porque se acabó determinada oferta. Las matrículas que se dieron de alta antes de esa fecha es posible que deban mantener el precio antiguo. El cambio de importes NO afecta a los recibos emitidos. Los recibos emitidos no verán cambiado su importe aunque cambie el precio de la matrícula. Si deseamos cambiar el importe de esos recibos deberíamos borrarlos y volver a generarlos.

71

PARTE IV El menú de recibos


PARTE

IV El menú de recibos Desde esta opción podremos controlar todo lo referente a la generación, listado, emisión y cobro de recibos de la academia.

4.1. Cobro de recibos La pantalla de cobro de recibos nos permite de forma rápida y eficaz realizaar el cobro de los recibos en nuestra academia. Su funcionamiento es muy similar a una caja registradora desde la cual podemos emitir y cobrar cualquier recibo de forma inmediata.

74

Parte IV - El menú de recibos

La principal funcionalidad de esta pantalla es su facilidad para localizar un recibo concreto atendiendo a diversos métodos de búsqueda. El criterio por defecto puede definirse desde la opción Utilidades > Configuración > Configuración general, así como la modalidad de búsqueda aproximada o la presentación preliminar de los recibos antes de imprimir. Podemos buscar los recibos a cobrar siguiendo varios criterios: · · · · · ·

Por DNI. Por Apellidos. Por Código de alumno. Por número de recibo. Por nombre del curso. Por código de curso.

Aparte de eso podemos especificar que se nos muestren:

75


· Los recibos sin cobrar (por defecto). · Los recibos cobrados. · Todos los recibos (tanto cobrados como sin cobrar). Una vez tengamos seleccionadas las opciones de búsqueda basta con que escribamos en la casilla de texto el criterio a buscar. Si tenemos marcada la casilla Búsqueda aproximada ni siquiera es necesario que pongamos la palabra, DNI o número completo. Con poner parte del mismo se nos mostrarán todos los recibos que coincidan con el criterio de forma parcial. Si el criterio de búsqueda ha dado algún resultado se nos mostrará en la pantalla central. Después solo nos quedará marcar el recibo por medio de las flechas del cursor o con el ratón y pulsar el botón correspondiente a la acción que corresponda: · Emitir y cobrar. Se imprimirá el recibo y se dará como cobrado. · Emitir. Se emitirá el recibo seleccionado, pero no se cambiará su estado de cobro. · Cobrar. Se cobrará el recibo seleccionado, pero no se emitirá ninguna copia del mismo en papel. · Anular recibo. Se emitirá un nuevo recibo con importe negativo para anular el recibo que tengamos seleccionado. En el nuevo recibo se incluirá en la sección de notas el número de recibo anulado.

76


4.2. Generar recibos La pantalla que controla el proceso de generación de recibos es la siguiente:

En la zona superior distinguimos los dos campos que determinarán: · Fecha de emisión. Es la fecha de emisión que saldrá impresa en los recibos. Cada vez que la modifiquemos (manualmente o mediante la pulsación del botón de calendario interactivo), se producirán los siguientes cambios: · Se modificará la fecha de vencimiento para situarla en el fin de mes correspondiente a la fecha de generación. Podemos modifcar esta fecha de vencimiento de forma habitual. · Se actualizará el mes a generar, que nos indicará los recibos de que mes y año serán generados. Dicho mes se corresponde con el mes que indiquemos en la fecha de emisión del recibo. · Se actualizará el listado de recibos a generar para mostrarnos solo los cursos que están activos en dicho mes. Se considera que 77


un curso está activo cuando el mes a generar se encuentra entre la fecha de inicio y fin del mismo. · Fecha de vencimiento. Como se indica en la sección anterior la fecha de vencimiento se iguala de forma automática con la del día de fin de mes correspondiente a la fecha de emisión. Se puede modificar manualmente. · Mes a generar. El mes de emisión nos indica para que mes se están generando los recibos. · Generar solo los recibos con forma de pago... Si escogemos una forma de pago concreta solo se generan los recibos correspondientes a la misma. · Generar solo los recibos del curso... Si escogemos esta opción se generarán solo los recibos del curso que hayamos seleccionado. Orden del listado. Nos permite cambiar el orden en el que se muestran los recibos que serán generados. · Listado de recibos a generar. Se nos mostrarán todos los recibos que se generarán en cuanto pulsemos el botón correspondiente. Como genera los recibos el programa. El programa tiene en cuenta los cursos que están activos durante ese mes, pero además comprueba que el alumno matriculado en ese curso tenga vigente dicha matrícula. Es decir, si un alumno está matrículado en un curso pero su fecha de alta es posterior al mes en el que vamos a generar el recibo no se generaría recibo para el mismo, ya que comenzaría al mes siguiente. Del mismo modo si el alumno ha sido dado de baja y la fecha de baja es anterior a la fecha escogida como fecha de emisión tampoco generaríamos recibo para el mismo. Las matrículas en las que se haya marcado 'recibo borrador' generarán un recibo impreso, pero no estará numerado. Se entiende que dicho recibo es una prueba de impresión y por lo tanto no se numerará para que no afecte a la numeración oficial. Atención: errores comunes. El programa ha sido probado a fondo para garantizar que la generación de recibos es un proceso sin fallos. Cuando un recibo no aparece para ser generado suele ser debido a los siguientes errores en la configuración por parte del usuario: · El curso tiene mal asignadas sus fechas de inicio y/o final, de 78


forma que en el mes que queremos generar no se encuentra activo. Compruebe las fechas de inicio y fin del curso para asegurarse de que se encuentra activo en este mes. · El alumno está de baja. Se ha asignado una fecha de baja en la matrícula del alumno y esta fecha es anterior al mes que estamos intentando generar. Compruebe la fecha de baja en las matrículas del alumno para corroborar que sigue vigente en el mes de generación de recibos. · La matrícula tiene asignados plazos fijos y se han cumplido todos pagos. Ya no se generarán nuevos recibos aunque el curso siga vigente. Compruebe la matrícula y si tiene asignados plazos fijos en vez de periodicidad mensual. · La peridocidad de cobro de la matrícula no es mensual, sino bimensual, trimestral, etc... y en este mes no le corresponde generar recibo. Compruebe que la periodicidad de pago de la matrícula es correcta.

4.3. Listado de recibos El listado de recibos nos muestra todos los recibos generados en la academia hasta el momento:

79


Desde este listado podemos acceder a cualquier recibo para marcarlo como no emitido, reimprimirlo e incluso editarlo o borrarlo. No se recomienda, sin embargo, que se modifique un recibo que ya ha sido emitido, aunque la última palabra queda en manos del usuario. Puede verse claramente que falta el botón nuevo de la pantalla de listado. Esto es porque los recibos solo pueden crearse desde la opción recibos > generar recibos de este mismo menú. Por lo demás el listado de recibos es un listado estándar y se puede operar en él como en el resto de los listados estándar.

4.4. La ficha de recibos Como se mencionó en el listado de recibos podemos modificar cualquier recibo emitido, aunque no se recomienda el hacerlo. La ficha de recibo tendrá el siguiente aspecto:

80


Esta ficha siempre estará precubierta por el propio proceso de generación de recibos, y los datos accesibles desde ella son: · Número. Número de recibo. Los recibos son consecutivamente numerados por el programa durante el proceso de generación.

81


· F. Emisión. Fecha de emisión establecida durante el proceso de generación. · F. Vencimiento. Fecha de vencimiento establecida durante el proceso de generación. · Importe. Importe total del recibo. · Alumno. Datos del alumno al que se le genera el recibo. · Curso. Datos del curso para el que se genera el recibo. · Forma de cobro. Modalidad de cobro para este recibo. · Emitido. Aparecerá marcada la casilla cuando se emita el recibo siguiendo la opción de recibos > imprimir de este mismo menú. Un recibo emitido no será reimpreso si tiene marcada la casilla emitido, aunque el usuario puede desmarcarla para reimprimirlo cuantas veces quieras. · Cobrado. Si el recibo ha sido cobrado se debe marcar esta casilla y especificar la fecha la fecha de cobro. · Notas. Cualquier nota adicional que querramos consignar en el recibo. Las notas del recibo no aparecen en la impresión, sino que tienen su función como información interna de la academia. · Pago bancario. Si el recibo se emite para alguna entidad podemos marcar esta casilla y cubrir los datos de la entidad para que figuren en el recibo. Aparte de los habituales botones de aceptar y cancelar también contamos con un botón más de imprimir. El imprimir un recibo desde la ficha no marca la casilla de emitido automáticamente.

4.5. Impresión de recibos Aunque es posible imprimir los recibos desde el listado de recibos es mucho más cómodo y eficiente el imprimirlos desde la opción recibos > Imprimir recibos del menú principal. Al utilizarla nos encontramos con una pantalla como la siguiente:

82


En esta pantalla podemos escoger los recibos que deseamos imprimir mediante las siguientes opciones: · Fecha inicial y fecha final de emisión. Por defecto se marcará como fecha inicial el día 1 del presente mes y como fecha final el último día del mes. Esto quiere decir que se emitirán todos los recibos cuya fecha de emisión se encuentre situada entre ambas. · Filtrar curso. Es posible que solo querramos imprimir los recibos de un curso determinado. En este caso debemos marcar la opción filtrar curso e introducir el código del curso que deseamos filtrar. Si no sabemos el código podemos pulsar la lupa para que se nos muestre el listado de cursos. · Filtrar forma de pago. Si solo queremos imprimir los recibos que se corresponden con determinada forma de pago podemos especificarlo aquí. · Ordenar por es una opción de ordenación para indicar como van a salir los recibos, pudiendose ordenar la remesa por número de recibo, alumno o curso. · Mostrar recibos. Por defecto en esta opción se nos mostrarán los recibos que todavía no están emitidos, pero se puede cambiar sin 83


problema alguno para que nos muestre los que ya están emitidos o todos (tanto los emitidos como los que no lo están). Una vez establezcamos estos parámetros si pulsamos el botón filtrar se nos mostrará en la pantalla central el listado de recibos tal y como van a salir por la impresora. Si todo es correcto podemos pulsar el botón imprimir remesa para sacarlos en papel. Los recibos que salgan serán marcados como emitidos (véase la ficha de recibo).

4.6. Generar recibos N19 Podemos generar un fichero para llevar al banco en soporte digital o enviarlo por email y que realice el cargo de los recibos. Para ello, una vez generados los recibos, iremos a esta opción y configuraremos el listado de recibos a incluir en dicho fichero:

84


Especificaremos: · Fecha inicial y final entre las que se debe encontrar la fecha de emisión del recibo. · Ordenar por número, curso, alumno o forma de pago. · Filtrar curso. Si solo queremos ver los recibos de un curso determinado marcaremos esta casilla y seleccionaremos dicho curso. · Filtrar forma de pago. Si queremos filtrar los recibos de una determinada forma de pago marcaremos esta casilla y escogeremos la forma de pago. · Mostrar también los que ya han sido generados para norma 19. Si hemos generado previamente algún recibo para mandar en fichero pero hubo algún tipo de error podemos marcar esta casilla para que vuelvan a ser mostrados. Una vez seleccionados los parámetros pulsaremos el botón filtrar y se nos mostrarán los recibos que coinciden con los datos especificados. Solo nos resta indicar la fecha de cargo para los recibos y pulsar el botón generar n19. Se nos pedirá el nombre del fichero que deseamos generar y se realizará el proceso de forma automática. Solo se listarán los recibos cuya forma de pago tenga marcada la casilla 'Genera norma 19'. Normalmente cuando demos de alta la forma de pago 'Recibo bancario' marcaremos esta casilla y se nos mostrará este listado, pero puede que queramos diferenciar varias formas de pago para cada banco al que se vaya a enviar la remesa. Recuerde que debe configurar el programa para generar el fichero Norma 19. Para ello debe especificar los datos del ordenante y del presentador del fichero en la sección Utilidades > Configuración > Domiciliación de recibos.

85


4.7. Otros ingresos En este apartado podemos consignar otros ingresos que se cobren por caja pero sobre los cuales no hay un recibo emitido. Estableceremos la fecha de cobro, el concepto, el importe y si lo deseamos cualquier nota adicional que sea necesaria. Estos ingresos se pueden visualizar luego también al hacer la caja diaria. Ejemplos de otros ingresos: los más clásicos suelen ser fotocopias para el alumnado, temarios, etc... Son ingresos sobre los cuales no se emite recibo pero que deben contarse en la caja diaria.

86

PARTE V Listados


PARTE

V Listados Hay diversos listados de estadísticas que se agrupan de forma directa en esta opción. Estos listados tienen una serie de filtros rápidos mediante los cuales podemos configurar la salida en pantalla (y papel) de los mismos, así como configurar los campos a mostrar.

5.1. Listado de alumnos

El listado de alumnos nos permite ver de forma rápida los alumnos que

88

Parte V - Listados

se encuentran en las siguientes situaciones: · Todos los alumnos. Se nos mostrará un listado con todos los alumnos del centro, con indiferencia del estado de sus matrículas. · Alumnos sin matrículas. Se nos mostrará un listado de los alumnos dados de alta en la academia pero que todavía no se han matriculado en ninguna materia. Este listado realmente se correspondería con la ficha de gente que ha preguntado por nuestros servicios - y de los cuales se ha tomado sus datos - pero que nunca han llegado a matricularse en el centro. · Alumnos sin fecha de baja. Son alumnos que están matriculados en el centro pero que no tienen una fecha de baja definida en sus matrículas. Por lo tanto son considerados alumnos en activo en uno o más cursos. · Alumnos en activo entre fechas. Al pulsar esta opción se activan las casillas de fecha inicial y fecha final. Entonces solo se mostrarán los alumnos cuya matrícula esté activa entre esas fechas. · Alumnos de baja entre fechas. Nuevamente al pulsar la opción se activan las casillas de fecha inicial y fecha final de forma que se muestren solo los alumnos que estén de baja entre las fechas establecidas.

89


5.2. Listado de cursos Mediante este listado podemos acceder de forma rápida a los cursos que existan en nuestro centro de enseñanza:

Podemos filtrar: · Entre fechas. Para mostrar solo los cursos activos entre las fechas que especificamos. · Filtrar materia. Se nos mostrarán solo los cursos que tengan esta materia como materia principal. · Filtrar profesor. Se nos mostrarán solo los cursos que tengan a este profesor como responsable de los mismos. · Filtrar aula. Se nos mostrarán solo los cursos que se impartan de forma específica en el aula seleccionada. Aparte de listar los cursos podemos en cualquier momento modificar sus contenidos.

90

Parte V - Listados

5.3. Listado de matrículas Mediante este listado podremos encontrar de forma rápida las matrículas emitidas en nuestro centro de enseñanza.

En primer lugar podemos filtrar entre fechas las matrículas por: · Matrículas activas. Matrículas que están vigentes entre las fechas establecidas. · Fecha de alta. Matrículas cuya fecha de alta se encuentre entre las establecidas. · Fecha de baja. Matrículas cuya fecha de baja se encuentre entre las establecidas. · Fecha de cobro. Matrículas cuya fecha de cobro se encuentre entre las establecidas. Aparte de eso podemos filtrar para: · Filtrar curso. Filtrar solo las matrículas del curso especificado. · Fitlrar alumno. Filtrar solo las matrículas que se corresponden con 91


el alumno especificado. · Agrupar totales por alumno. Se agruparán los resultados por alumno para mostrar el total de importes de esas matrículas. En la zona inferior tenemos un totalizador del número de matrículas y de los importes totales de las mismas.

5.4. Listado de recibos Mediante este listado podemos filtrar de forma sencilla los recibos emitidos en el centro de enseñanza.

Podemos filtrar: · Entre fechas de emisión. · Por curso. Para que se nos muestren solo los recibos

92

Parte V - Listados

correspondientes al curso seleccionado. · Por alumno. Solo los recibos de un alumno específico. · Por forma de pago. Solo los recibos con una forma de pago específica. · Todos, cobrados o sin cobrar. Especificando el estado de cobro de los mismos. Desde esta pantalla podemos imprimir el listado de recibos e incluso cobrar (o desmarcar el cobro) de los mismos, aunque para la tarea de cobrar recomendamos utilizar mejor la opción correspondiente en Recibos > Cobro de recibos. En la zona inferior tenemos los totalizadores de recibos mostrados, así como los importes totales de los mismos.

5.5. Listado de abonos El listado de abonos nos permite ver en un planificador visual el estado de reservas de abonos (véase la opción correspondiente en la Ficha de Alumno > Abonos).

93


Se nos mostrará el alumno que ha realizado la reserva, así como el profesor asignado para la misma (si es que se ha asignado a alguno).

94

Parte V - Listados

5.6. Caja Este listado nos permite llevar un pequeño control sobre los ingresos y gastos del centro educativo.

En él se nos permite especificar: · Rango de fechas a mostrar. Fechas entre las cuales se encuentran los movimientos a mostrar. · Forma de pago. Si marcamos esta opción podemos especificar una forma concreta de pago. · Cobros. Podemos especificar el ver todos los cobros, solo los correspondientes a recibos, o solo los correspondientes a matrículas. · Importes. Podemos ver todos los importes (positivos y negativos), solo los ingresos o solo las devoluciones (importes negativos). Como siempre en la zona inferior de la pantalla contamos con totalizadores de los importes mostrados en el listado.

95


5.7. Combinar correspondencia Es muy habitual en una academia tener que avisar a todos los alumnos de un determinado curso, bien sea por email o bien por teléfono, de algun cambio o noticia. Con esta opción podemos crear un listado de alumnos con sus datos de contacto para su uso posterior:

Podemos especificar: · Código. Numero interno de control del listado. Lo cubre automáticamente el programa. · Fecha. Fecha en la que se realizó el listado. · Estado. Si lo deseamos podemos especificar el estado del aviso a los alumnos (pendiente, enviado o cancelado). · Descripción. Breve descripción del motivo del listado. · Destinatarios. Podemos añadir los destinatarios uno a uno pulsando en el botón (+) de la derecha, eliminar cualquiera de ellos con el menos (-) o modificar sus datos pulsando el botón de edición

96

Parte V - Listados

(^). Al añadir un alumno se copian de forma automática todos sus datos de contacto, pero siempre se pueden modificar de forma manual para un listado concreto. · Añadir curso. En lugar de añadir los alumnos uno a uno podemos pulsar este botón, seleccionar uno o varios cursos y añadir a todos los alumnos del curso al listado en un único paso. Aún haciéndolo así podemos después modificar cualquiera de los destinatarios de forma indivdual, añadir destinatarios nuevos o borrarlos. Los datos que se muestran en el listado son configurables. En cualquier momento podemos pulsar con el botón contrario del ratón sobre el listado principal y escoger los campos que queremos mostrar, su posición y su ancho. En la zona inferior contamos con los botones normales de Aceptar o Cancelar el listado, aparte de dos más: · Exportar a CSV. Podemos exportar el listado a formato de texto separado por comas para su uso en programas del tipo gestores de correo electrónico (Outloook, Thunderbird, etc..), hojas de cálculo (Excel, OpenOffice, etc...) o similares. · Imprimir listado. Podemos imprimir de forma directa el contenido del listado en cualquier momento, o exportarlo a PDF.

97

PARTE VI Opciones del menú Herramientas


PARTE

VI Opciones del menú Herramientas En el menú herramientas contamos con las opciones más comunes para poder configurar nuestro programa, modificar sus datos o recuperarnos de fallos del sistema.

6.1. Configuración La configuración nos permitirá establecer todos los datos básicos para el funcionamiento del programa. Se divide en varias solapas para facilitar el agrupamiento de información. Datos del centro En esta solapa se nos muestran los datos básicos del centro, que se utlizarán para los membretes y facturas: · Nombre comercial. Nombre comercial de nuestro negocio. · Nombre legal. Denominación social del negocio o nombre del titular autónomo si es el caso. Este nombre aparecerá más pequeño en las facturas, bajo el nombre comercial. En caso de ser igual al nombre comercial no se mostrará. · Domicilio. Domicilio social de la empresa. · Localidad. Localidad donde se encuentra el negocio. · CP. Código postal. · Provincia. Provincia del negocio. · Tlfno. Teléfono principal. · Tlfno 2. Teléfono secundario. · Fax. Número de fax. · CIF/NIF. Identificación fiscal de la empresa. · E-mail. Dirección de correo electrónico de la empresa. · Página web. Dirección en internet de la empresa.

100

Parte VI - Opciones del menú Herramientas

Datos de impresión

En esta solapa se establecen todos los datos referentes a la impresión en papel de documentos. · Carpeta de ficheros de impresión. Aquí especificaremos el lugar donde se encuentran las plantillas de impresión del programa. Normalmente esta casilla la cubre de forma automática el programa durante la instalación del mismo. En caso de que se encuentre en blanco o sea erronea póngase en contacto con el servicio técnico. · Impresión de láser/inyección. Impresora principal que debe utilizar por defecto el programa para imprimir. · Tipo de letra. Tipo de letra que se utilizará para los documentos. · Etiquetas. Configuración del papel de etiquetas en caso de que vaya a ser utilizado. Estableceremos las columnas de etiquetas que tiene, la altura de cada etiqueta individual, así como el espacio que hay entre columnas. También estableceremos los márgenes (superior, inferior, derecha e izquierda) desde las etiquetas hasta el borde de la página.

101


Base de datos

Esta solapa controla todo lo referente a los datos del sistema. Para modificar los datos de la base de datos debe ponerse en contacto con el servicio técnico. Tenga en cuenta que cualquier modificación erronea en esta sección puede conllevar la inutilización completa del programa. En la zona central tenemos los contadores del sistema, que tienen en cuenta la autonumeración de determinados códigos. Para modificar el valor de un contador debemos establecer el nuevo número en la casilla correspondiente y pulsar el botón aplicar que tiene al lado de la misma para hacerlo efectiva. Tenga en cuenta que el número que debemos establecer en la casilla es el del último número que se ha utilizado. El próximo código que generará el programa será el siguiente al establecido. La carpeta compartida para imágenes es el lugar donde se almacenarán las fotos o imágenes con las que trabaja el programa. Si el programa está siendo usado en una red local es conveniente que dicha carpeta esté compartida por windows para que todos los usuarios en los distintos puestos puedan acceder a las imágenes. Si tiene dudas de 102


como compartir una carpeta en Windows contacte con el servicio técnico. Datos para la domiciliación bancaria Si vamos a generar ficheros de la norma 19 debemos cubrir esta solapa con los datos que nos facilitará el banco:

Recibos y logotipo En esta solapa podemos especificar un logotipo en formato JPEG que se utlizará en la impresión de los recibos. Del mismo modo si utilizásemos un modelo de recibo específico distinto del estandar del programa podemos indicarlo en la casilla correspondiente. En este caso deberá ponerse en contacto con el servicio técnico para que le adapten el recibo a su formato específico.

103


Configuración general

104


Podemos especificar: · Agenda. En este recuadro configuraremos la agenda que se ve al entrar en el programa, en la pantalla principal, donde estableceremos: · Hora de inicio jornada. Las horas anteriores se verán con fondo gris. · Hora de fin de jornada. Las horas posteriores se verán con fondo gris. · Dias a mostrar. Días que se mostrarán por defecto al abrir el programa. · Intervalos cada. Intervalos que se mostrarán en la agenda. · Duración de la clase. Para la creación de horarios. Especificaremos cual es la duración por defecto de cada clase, aunque luego podamos cambiarla de forma individual para cada 105


horario y materia. · Cobro de recibos. Desde este recuadro configuraremos la pantalla de cobro de recibos, especificando que valores queremos que muestre por defecto, aunque posteriormente podamos modificar cualquiera de ellos.

106

PARTE VII La agenda


PARTE

VII La agenda En la pantalla principal puede ver, como fondo de la misma, la agenda del programa. Esta agenda nos permite tener de forma visible en todo momento las anotaciones que necesitemos recordar cada día. Es un planificador de tareas sencillo pero eficiente.

108

Parte VII - La agenda

7.1. El planificador En la pantalla principal veremos el planificador visual, que nos mostrará el rango de días escogido y las notas (si es que hay alguna):

En la zona superior contamos con un filtro que nos permite escoger el rango de fechas que queremos mostrar. Pulsando en el botón de Filtrar (las gafas) veremos el rango de fechas en pantalla. En el lateral derecho contamos con tres botones que nos permiten:

109


Añadir una nueva nota. Con esta opción se nos abrirá una pantalla en la cual podremos añadir los datos de una nueva nota de la agenda.

Editar una nota existente. Con este botón se abrirá la nota que tengamos seleccionada para poder modificar su contenido.

Eliminar una nota. Con esta opción borraremos la nota que tengamos seleccionada en el momento. Cuando abramos la ficha de una nota veremos que tiene el siguiente aspecto:

.

110

Parte VII - La agenda

En una nota podemos especificar: · Fecha. Fecha de la nota. · Hora de inicio. Hora de inicio de la actividad. · Hora de fin. Hora de finalización de la actividad (mínimo diez minutos). · Descripción. Descripción breve de la misma. · Texto. Texto extenso sobre la tarea a a realizar. · Cód. Alumno. Si es necesario podemos enlazar la nota a cualquier alumno de la cacademia, de forma que al abrirla podamos pulsar en el botón de las gafas (detalle) para abrir la ficha del alumno en cuestión.

111

PARTE VII Listados estándar


PARTE

VII Listados estándar Los listados estándar son las pantallas de búsqueda que se utilizan en diversos puntos del programa para acceder a los datos. En un esfuerzo para simplificar el uso de la aplicación estas pantallas se manejan todas de igual forma, aplicándose los filtros dependiendo de cada ocasión. Una vez aprenda a manejar cualquiera de ellos, sabrá manejar casi todo el contenido del programa de forma rápida y eficiente.

114


8.1. Filtro rápido

Este filtro nos permite de forma rápida filtrar un determinado número de registros. · Campo. El primer recuadro nos permite, mediante un menú desplegable con la flecha negra, escoger el campo por el cual queremos realizar el filtrado. Los campos pueden configurarse por el usuario (véase la opción de configurar los listados). · Desde. Aquí introduciremos el primer registro desde el cual queremos realizar el filtrado. Por ejemplo, si estuviésemos filtrando por código y quisiésemos empezar por el código 16, pondríamos un 16 en esta casilla. · Hasta. Será el último registro mostrado en el listado. Si dejamos esta casilla en blanco el programa no filtraría todos los registros que hubiese desde el primero que escogiésemos en la casilla anterior.

Una vez establezcamos el ámbito a filtrar, bastará con que pulsemos el botón de filtro rápido para que se aplique la selección y la pantalla nos muestre el resultado seleccionado. Si en la casilla 'desde' no especificamos nada se nos mostrarán todos los registros desde el principio de la tabla hasta lo que hayamos puesto en la casilla 'hasta' . Si en la casilla 'hasta' no especificamos nada se nos mostrarán todos los registros que hay en la tabla desde lo consignado en 'desde' hasta el final de la tabla.

115


Si no especificamos nada en ninguna de las dos casillas no se realizará la búsqueda. Esto impedirá sobrecargar de forma inútil la red listando todos los datos que contiene la tabla.

Ejemplo: Queremos listar todos los artículos cuya descripción esté entre 'Ratón' y 'Sirena'. Escogeremos el campo 'Descripción' desplegando con la flecha negra. Después escribiremos 'Ratón' en la casilla inicial (desde) y 'Sirena' en la casilla final (hasta). El listado central nos mostrará todos los registros comprendidos entre ambos nombres.

Ejemplo: Queremos listar todos los artículos cuyo código sea superior al '0012'. Escogemos el campo 'Código' desplegando la flecha negra. Después escribimos '0012' en la casilla inicial (desde) y dejamos en blanco la casilla final (hasta).

Ejemplo: Queremo listar todos los artículos cuya sección sea anterior a la '09'. Escogemos el campo 'Sección' desplegando la flecha negra. Después dejamos en blanco la casilla inicial (desde) y ponemos '09' en la casilla final (hasta).

8.2. Criterio de ordenación

En la zona superior derecha de la pantalla tenemos el criterio de ordenación que sigue el listado. Si deseamos modificarlo basta con que despleguemos las opciones pulsando la flecha negra. Se nos mostrarán los criterios de ordenación que hayamos definido (véase configuración del listado) y podremos

116


aplicar el nuevo criterio pulsando el botón de filtro rápido (la lupa sobre la hoja). Los botones que tenemos debajo del filtro de ordenación se corresponden con las siguientes funciones:

Filtro rápido. Al pulsar sobre el filtro rápido se aplicarán los criterios de ordenación establecidos en el filtro de ordenación y el ámbito de búsqueda determinado en el menú de búsqueda rápida. Si no hemos puesto ningún dato en el menú de búsqueda rápida nos aparecerá un error que indicará la necesidad de establecer unos parámetros de búsqueda. Esto se hace para no sobrecargar la red (ver el apéndice 1, Preguntas Frecuentes ), aunque puede desactivarse mediante la configuración personalizada del listado (veáse la sección correspondiente al final del capítulo).

Filtro avanzado. Al pulsar sobre el filtro avanzado se abrirá una pantalla en la que podremos establecer unos criterios de búsqueda más extensivos. Su funcionamiento se indica más adelante en este capítulo en la sección Aplicando un filtro avanzado .

Mostrar primer registro de orden. Pulsando este botón el listado nos mostrará únicamente el primer registro que se corresponda con la opción de ordenación seleccionada.

Mostrar el último registro de orden. Pulsando este botón el lisyado nos mostrará únicamente el último registro que se corresponde con la opción de ordenación seleccionada. Ejemplo: Queremos un listado de los productos cuyo código vaya del '01' al '03', ordenados por código. Introducimos en el menú de búsqueda rápida los valores 'desde: 01' y 'hasta: 02', y en criterios de ordenación seleccionamos 'código'. Pulsamos el botón de fitro rápido y 117


obtenemos el listado. Ejemplo: Queremos el mismo listado que el ejemplo anterior, pero esta vez ordenado por descripción. Introducimos en el menú de búsqueda rápida los valores 'desde: 01' y 'hasta: 02', y en criterios de ordenación seleccionamos 'descripción'. Pulsamos el botón de fitro rápido y obtenemos el listado. Ejemplo: Queremos ver el último código que se ha introducido en la base de datos, y a qué registro pertenece. Seleccionamos en el criterios de ordenación 'Código' y pulsamos el botón de 'mostrar el último registro de orden'.

8.3. Filtro avanzado En ocasiones es necesaria una búsqueda de un registro mediante unos parámetros determinados por varios campos. En ese caso tenemos la opción de filtro rápido (el botón con los binoculares). Al pulsar sobre él se abrirá una pantalla con varios campos (que pueden ser definidos por el usuario).

118


Cuantos más campos cubramos, más detallada será la búsqueda. No es necesario que cubramos todo el campo para que se realice la búsqueda, pero cuanta más información demos al programa, más exacto será el resultado obtenido. Si marcamos la casilla 'Aprox.' nos dará un resultado de búsqueda aproximada. Esto es, que el texto que especifiquemos se encuentre en cualquier parte del campo buscado. Ejemplo: Queremos encontrar un alumno cuyo código empieza por 12 pero no sabemos el resto. Introducimos 12 en el código y se nos mostrarán los alumnos con código 12, 121, 1202, 1204, etc. Ejemplo: Buscamos a un cliente apellidado LOPEZ, pero no sabemos si es el primer o el segundo apellido. Introducimos LOPEZ en apellidos pero marcamos 'Aprox'. Nos listarán los alumnos: 'LOPEZ URIARTE', 'PEREZ LOPEZ', 'LOPEZ LOPEZ', etc... Ejemplo: Buscamos a un alumno apedillado LOPEZ pero sabemos que LOPEZ es su primer apellido. Desmarcamos 'Aprox' y nos mostrará los alumnos con apellido 'LOPEZ LOPEZ, 'LOPEZ URIARTE' pero no, por ejemplo, a 'PEREZ LOPEZ' (empieza por PEREZ).

8.4. Rejilla de datos En esta parte de la pantalla se nos muestran los resultados de nuestra búsqueda. Las columnas que aparecen en pantalla son configurables, así como su ancho y posición. Si cuando el ratón está situado sobre la rejilla pulsamos el botón contrario (el botón derecho), nos saldrá un menú emergente como el siguiente:

119


Con la ayuda de este menú podemos configurar a nuestro gusto lo que mostrará el listado, así como los campos que se utilizarán como criterios de búsqueda y ordenación. También podemos definir el ancho de las columnas y, si se da el caso, restaurar los valores iniciales que tenía el programa en su instalación.

8.5. Configurar campos Siempre que marquemos una casilla el campo correspondiente se moverá a la zona derecha, donde podemos ver dos listados con los campos que serán visibles y aquellos que se utilizarán en los criterios de ordenación/búsqueda. Los botones con flechas arriba y abajo que hay al lado de cada listado sirven para mover la posición del campo seleccionado en la lista hacia arriba o abajo, de forma que aparezca antes o después que otro. Ejemplo: En nuestro listado de pacientes solo queremos que aparezcan los campos Nombre, Dirección, Código y Teléfono en pantalla. Para las búsquedas solo necesitaremos los campos Nombre y Código. Normalmente realizamos las búsquedas y ordenaciones por Código. En este caso seleccionaremos como visibles los campos Nombre, Dirección, Código, Teléfono. Seleccionaremos como orden/listado Nombre y Código. Si no aparecen en el orden que nosotros queremos moveremos con las flechas código para que aparezca de primero en la lista de 'búsquedas'.

8.6. Configurar columnas Cuando entramos en la pantalla de listados las columnas tienen una posición y ancho fijos, para evitar que estos se modifiquen al mover accidentalmente el ratón sobre ellas. Si marcamos esta opción se nos permitirá modificar la posición de las columnas. Para ello debemos marcar sobre el título de la columna (la zona gris) y, sin soltar el botón del ratón, arrastrar la columna hacia su nueva posición a la izquierda o la derecha.

120


También podemos modificar su ancho pulsando con el ratón justo en la línea divisoria entre dos columnas y arrastraremos con el ratón para conseguir el ancho adecuado. Téngase en cuenta que las columnas que se mostrarán en el listado se deben definir en la configuración de campos.

8.7. Restaurar valores predeterminados El programa viene configurado por defecto con unas columnas determinadas para cada sección, así como un ancho estándar para las mismas. Al pulsar esta opción desharemos cualquier cambio que hubiesemos aplicado nosotros y volveríamos a tener el listado como en el momento de la primera ejecución del programa.

8.8. Botones de acción Los botones de acción son los que nos permiten interactuar con los registros del programa:

Refrescar. Este botón solo tiene utilidad en la versión multipuesto del programa. En ocasiones podemos tener la pantalla de listados largo tiempo sin modificarla y otros usuarios en otros puestos estar introduciendo datos adicionales. Si nos queremos asegurar que lo que vemos en pantalla es la última versión de los datos que realmente se almacenan en el servidor debemos pulsar este botón para que haga una llamada al ordenador central y devuelva los datos confirmados de todos los puestos.

Nuevo. Al pulsar este botón añadiremos un nuevo registro al sistema. Se abrirá entonces la pantalla correspondiente para que podamos introducir todos los datos del nuevo elemento (ya sea un nuevo producto, cliente, proveedor, etc.). Las pantallas de cada elemento y la forma de cubriras se describen en los capítulos

121


correspondientes.

Editar. Abrirá la pantalla de edición para el elemento que tengamos actualmente seleccionado, permitiéndonos modificar sus características. Las pantallas de cada elemento y la forma de cubriras se describen en los capítulos correspondientes.

Borrar. Eliminará de forma definitiva el registro que tengamos actualmente seleccionado. Antes de realizar esta operación el programa nos pedirá siempre una confirmación de la acción. Recuerde que una vez borrado un registro no hay ninguna opción para recuperarlo. Proceda con cautela con esta operación.

Ver. Abrirá el registro actualmente seleccionado pero solo en modo visualización, sin permitir ninguna modificación. Esta opción es válida para poder ver los datos sin correr el riesgo de modificarlos accidentalmente o para el caso de que el usuario activo no tenga los permisos de edición correspondientes a la sección en que nos encontremos (véase el capítulo Usuarios y permisos).

Imprimir. Abrirá la pantalla de impresión para sacar una copia en papel del listado mostrado.

Cerrar. Cierra la ventana actual y vuelve al menú principal del programa.

Seleccionar. Este botón solo está disponible si llegamos al listado desde la pulsación de un botón de selección (se describe el funcionamiento de estos botones en los capítulos que hablan de las fichas que los contienen). Al pulsar sobre él se seleccionará el registro activo.

122


8.9. Barra de navegación

La barra de navegación nos permite movernos por los registros pulsando los botones correspodientes. De izquierda a derecha: Ir al primer registro listado. Nos sitúa en el primer registro que aparezca en la rejilla de datos . Ir al registro anterior. Retrocede un registro. Ir al siguiente registro. Avanza un registro. Ir al último registro listado. Nos sitúa en el último registro que aparezca en la rejilla de datos . Además en todo momento nos indica cual es el criterio de ordenación y selección aplicados al listado.

8.10. Filtro de fechas Aparte de las opciones estándar mencionadas en otros apartados, los listados de elementos que contengan fechas (tales como facturas, citas, albaranes, altas, etc.) cuentan con un filtro adicional situado entre los criterios de búsqueda y los criterios de ordenación , que nos permitirán filtrar los resultados por fechas:

Si no marcamos la casilla de Intervalo de fechas de la zona superior NO se aplicará ningún criterio de fechas, es decir, se mostrarán todos los registros sin tener en cuenta la fecha.

123


De lo contrario se aplicará como criterio de fecha aquel que seleccionemos en la casilla correspondiente. Los diversos criterios aplicables se pueden seleccionar pulsando la flecha negra. Estos criterios vendrán definidos por defecto o los puede seleccionar el usuario mediante la configuración del listado descrita en la sección de rejilla de datos . Los registros que se mostrarán estarán comprendidos entre la fecha inicial (a la izquierda) y la fecha final (a la derecha). Dichas fechas se pueden introducir a mano escribiendo en la casilla, o seleccionarlas mediante el calendario interactivo pulsando el botón con el dibujo del calendario.

Una vez establezcamos el rango de fechas, y al igual que sucedía con el rango de búsqueda normal , debemos pulsar aplicar filtro rápido para que surta efecto la configuración escogida. Tenga en cuenta que los criterios de búsquedas y los criterios de fechas son acumulables.

124

Ciudad del Transporte Bloque 1, Piso 2º Polígono del Tambre - Santiago (A Coruña) email: [email protected] http://www.argos-galaica.com Tlfno/Fax. 981. 57. 30. 38

Manual de Academia

Recommend Documents