Manual De Excel Intermedio 2013

2018 MANUAL DE EXCEL INTERMEDIO 2013

Contenido FORMATO CONDICIONAL ............................................................................................................3 Formato condicional en números ...........................................................................................3 Borrar el formato condicional .................................................................................................4 Destacar gráficamente el valor de cada celda ........................................................................4 ESCALAS DE COLOR ..................................................................................................................5 CONJUNTO DE ICONOS ............................................................................................................6 VALIDACION DE DATOS ...............................................................................................................7 ¿Qué es la validación de datos? ..........................................................................................7 TIPOS DE DATOS QUE SE PUEDEN VALIDAR ............................................................................7 TIPOS DE MENSAJES QUE SE PUEDE MOSTRAR ......................................................................7 Como borrar la Validación de datos: .................................................................................10 Crear Listas Desplegables: .................................................................................................10 FUNCION SI ................................................................................................................................11 Ejercicios Propuestos: ........................................................................................................13 Practica Dirigida: ................................................................................................................14 SI ANIDADO ...........................................................................................................................15 Ejercicio Propuesto: Los datos están en la tabla ...............................................................16 FUNCION Y .................................................................................................................................17 FUNCION O...............................................................................................................................18 Ejercicios: ...........................................................................................................................18 PRACTICA ...................................................................................................................................19 Función SI Y ............................................................................................................................19 Función Si O ...........................................................................................................................19 Función CONTAR.SI ....................................................................................................................20 Función SUMAR.SI .................................................................................................................20 Ejercicios Propuestos .................................................................................................................21 EJERCICIO 1 ............................................................................................................................21 FUNCIONES DE BUSQUEDA .......................................................................................................23 Función Excel BUSCARV .........................................................................................................23 ¿Qué hace? ............................................................................................................................23

Sintaxis ...................................................................................................................................23 Ing. Jorge Patricio Leiva

Sintaxis de la función BUSCARV ............................................................................................23 Errores comunes al usar la función BUSCARV .......................................................................24 El argumento Ordenado de la función BUSCARV ..................................................................24 Buscando el valor exacto .......................................................................................................24 El grupo de Auditoría de Fórmulas ........................................................................................25 Quitar Flechas ........................................................................................................................27 Búsqueda aproximada ...........................................................................................................28 Combinar la función BUSCARV y SI.ERROR ...............................................................................28 Eliminar el error #N/A de la función BUSCARV .....................................................................28 BUSCARH ...................................................................................................................................30 Ejemplo de la estructura del libro .....................................................................................32 Proteger una hoja de cálculo .....................................................................................................34 Elegir los elementos de celda que quiere bloquear ..............................................................35 Habilitar la protección de hojas de cálculo ...........................................................................35 Paso 1: Desbloquear las celdas que tienen que ser editables ..........................................35 Paso 2: Proteger la hoja de cálculo....................................................................................35 Auditoría de Fórmulas en Excel - Relación entre ce ldas ...................................................38 Ordenar y filtrar datos en Excel 2013 ........................................................................................41 Ordenar una tabla en Excel ...................................................................................................41 Múltiples criterios de ordenación .........................................................................................41 Filtrar datos en una tabla de Excel ........................................................................................42 Filtros de números y fecha ....................................................................................................44 Quitar el filtro de una tabla ...................................................................................................45 Filtrar por segmentación de datos ........................................................................................45

Ing. Jorge Patricio Leiva

FORMATO CONDICIONAL

El formato condicional permite modificar el aspecto de determinadas celdas, de acuerdo al cumplimiento o no de reglas lógicas. Soporta hasta 64 condiciones. Por ejemplo: Dar el color de fuente rojo y trama amarilla para las notas menores a 7 de la columna nota1. Para iniciar

5 activar el menú Inicio en el bloque Estilos seleccione Formato Condicional y por último Administrar reglas. Excel ofrece algunas alternativas: Formato condicional en números

Cuando los datos de nuestras celdas son valores numéricos, Excel provee de varias opciones para aplicar un formato condicional rápidamente. Las primeras alternativas que analizaremos serán las que se encuentran en Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas. Para resolver el ejercicio, seleccione las celdas que desee resaltar. 1. Ir al grupo de Estilos, haga clic en Formato condicional, seleccione Reglas de celdas

opción Es menor que

2. Mostrará la siguiente ventanas


3. En Aplicar formato a las celdas que

son MENORES QUE: digite el valor de 10.5. 4. Hacer clic en la lista desplegable y elija Formato personalizado…

5. Seleccione en Fuente el color rojo. 6. En Relleno seleccione la trama de

color amarillo. 7. Clic en Aceptar. Ahora vera todas las notas < que 10.5 de color rojo y relleno amarillo.

Borrar el formato condicional 1. Seleccione las celdas que contienen el formato condicional. 2. Ir al grupo Estilo haga clic en Formato condicional. 3. Clic en Borrar reglas… 4. Borrar reglas de las celdas seleccionadas.

Destacar gráficamente el valor de cada celda

1. Seleccione un rango de celdas. 2. Dentro del menú desplegable del botón “Formato Condicional” seleccione la opción “Barras de Datos” y dentro de ella

el color que quiere.


3. Como se observa en la ilustración, su rango de celdas ofrece la misma información que

antes, pero gracias a esta opción del Formato Condicional es mucho más sencillo identificar la información numérica global. ESCALAS DE COLOR

1. Seleccione otro rango de celdas.

2. Dentro del menú desplegable del botón Formato Condicional selecciona la opción Escalas de color y dentro de ella el rango de colores.


CONJUNTO DE ICONOS

Por último selecciona otro rango de celdas (Precio Unitario)

Dentro del menú desplegable del botón Formato Condicional selecciona la opción Conjunto de Iconos y dentro de ella el rango de iconos que quiere utilizar ilustración


VALIDACION DE DATOS ¿Qué es la validación de datos?

La validación de datos de Microsoft Excel permite definir el tipo de datos que se desea Introducir en una celda. Por ejemplo, se puede permitir la entrada de una puntuación por letras con sólo las letras comprendidas entre la A y la F. Se puede configurar la validación de datos para evitar que los usuarios introduzcan datos no válidos o permitir su entrada y comprobarlos tras finalizar el usuario. También se pueden proporcionar mensajes que definan la entrada que se espera en la celda así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir errores. Cuando se introducen datos que no cumplen los requisitos, Excel muestra un mensaje con instrucciones proporcionadas por el usuario.

La validación de datos resulta especialmente útil al diseñar formularios u hojas de cálculo que otras personas utilizarán para introducir datos como formularios presupuestarios o informes de gastos. TIPOS DE DATOS QUE SE PUEDEN VALIDAR

Excel permite designar los siguientes tipos de datos válidos para una celda: Números: Especifique que la entrada en una celda debe ser un número entero o un número

decimal. Puede establecer un mínimo o máximo, excluir un número o intervalo determinado, o utilizar una fórmula para calcular la validez de un número. Fechas y horas: Establezca un mínimo o máximo, excluya determinadas fechas u horas, o utilice

una fórmula para calcular la validez de una fecha u hora. Longitud: Limite el número de caracteres que se puede escribir en una celda o exija un número

mínimo de caracteres. Lista de valores: Elabore una lista de las opciones para una celda como, por ejemplo, pequeña,

mediana, grande, y admita sólo esos valores en la celda. Se puede mostrar una flecha de lista desplegable cuando un usuario hace clic en la celda para facilitar la selección de una opción de la lista. TIPOS DE MENSAJES QUE SE PUEDE MOSTRAR

Para cada celda que se valida, se pueden mostrar dos mensajes diferentes: uno que aparece antes de que el usuario introduzca los datos y otro que aparece después de que el usuario intente introducir los datos que no cumplen los requisitos. Si los usuarios tienen activado el Ayudante de Office, éste mostrará los mensajes. Mensaje de entrada: Mensaje entrante Este tipo de mensaje aparece cuando un usuario hace

clic en la celda validada. Se puede utilizar este tipo de mensaje para facilitar instrucciones sobre el tipo de datos que se han de introducir en la celda. Mensaje de error: Este tipo de mensaje aparece sólo cuando el usuario escribe datos no válidos

y presiona la tecla ENTRAR. Se puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:


Este mensaje no impide la entrada de datos no válidos. Además del texto que proporciona el usuario, incluye un icono de información, un botón Aceptar, que introduce los datos no válidos en la celda, y un botón Cancelar, que restaura el valor anterior de la celda.

Mensaje de información

Este mensaje no impide la entrada de datos no válidos. Incluye el texto que proporciona el usuario, un icono de advertencia y tres botones: Sí introduce los datos no válidos en la celda, No regresa a la celda para más modificaciones y Cancelar restaura el valor anterior de la celda.

Mensaje de advertencia

Este mensaje no permite la entrada de datos no válidos. Incluye el texto que proporciona el usuario, un icono de detención y dos botones: Reintentar regresa a la celda para más modificaciones y Cancelar restaura el valor anterior de la celda. Observe que este mensaje no está concebido como medida de seguridad: si bien los usuarios no pueden introducir datos no válidos escribiendo y presionando ENTRAR, pueden eludir la validación copiando y pegando o rellenando datos en la celda.

Mensaje de detención

Si no se especifica ningún mensaje, Excel marca si los datos que introduce un usuario son válidos de modo que se pueden comprobar más adelante, pero no notifica al usuario cuando una entrada no es válida. Veamos un ejemplo del funcionamiento de la herramienta VALIDACION DE DATOS. Si queremos validar la entrada de números entre 0 y 1 inclusive, lo primero que debemos hacer es: 1. Seleccionar el rango de validación, o sea las celdas que se deseen controlar

2. Luego en la pestaña "Datos" vamos al panel "Herramientas de datos"

3. Dar clic en el botó n “Validación de datos” 4. Pulsando ahora en botón verde aparece el panel "validación de datos"


5. Ahora presenta la ventana de validación.

En la figura aparece la pestaña "Configuración", que ya tiene los valores para validar la entrada de números entre 0 y 1 inclusive.  La segunda pestaña “Mensaje de entrada” coloca un mensaje permanente al costado de cada celda.  Se puede dej ar este mensaje o pasar directamente a la pestaña "Mensaje de error" Hay 3 estilos de mensajes de error 

Grave: representado por el ícono

que aparte del mensaje tiene una advertencia sonora.

Advertencia: representado por el ícono

con una advertencia sonora más leve.

Información: representado por el ícono muy similar al anterior. Si elegimos Advertencia, aparece el siguiente panel


Donde podemos elegir entre las 4 opciones que nos ofrece. Como borrar la Validación de datos:

1. Selecciona el Rango que tiene la validación de datos. 2. En el panel "Validación de datos" pulsamos en "Borrar todos" , como indica la flecha roja, y luego aceptamos

Crear Listas Desplegables:

Imagina que existe una celda que tendrá siempre un dato elegido de entre una lista. En vez de escribir manualmente ese dato, podemos crear una lista desplegable, restringir entradas, limitar el número de caracteres de la celda, mostrar mensajes de ayuda, etc. Ejemplo: 1. Sitúa el cursor en la celda A2. 2.

Accede a Datos Validación y te aparecerá el siguiente cuadro: En

la lista desplegable Configuración podemos elegir qué valores serán válidos para la celda activa. Despliégala y observa las distintas posibilidades de la misma.

3. Elige finalmente la opción Lista. Te aparecerá una casilla de texto; escribe lo siguiente (separado por una coma): Lima, Tacna, Arequipa, Chiclayo, Iquitos, Huancavelica

4. Acepta el cuadro de diálogo. Observarás que ha aparecido una flecha típica de las listas desplegables:

FUNCION SI La función SI permite realizar una pregunta lógica, la cual pueda tener dos posibles resultados Verdadero o Falso y actuar de una u otra forma según la respuesta obtenida. Estructura:

La estructura también la podemos plantear de varias maneras como: SI(Pregunta lógica; Acción en caso verdadero; Acción en caso falso) .

Para realizar la pregunta lógica podremos utilizar los siguientes operadores de comparación: = para preguntar si dos valores son iguales, > para saber si un valor es mayor que otro, < para preguntar por menor, >= con este podremos conocer si es mayor o igual, <= preguntamos por menor o igual, o si deseamos mirar sin son diferente utilizaremos <> Ejemplo: En el siguiente cuadro hallaremos la condición de acuerdo a la edad Si la edad es mayor o igual que 18 en la condición debe decir “Mayor de edad”, caso contrario “Menor de edad”.

Ahora veremos un ejercicio que aplica resultados reales de fórmulas en la toma de decisiones: A B C D 1 NOMBRE Días trabajados Pago por día Total 2 Ramón 12 25 3 Gaby 9 15 4 Javier 15 20 5 Lorena 13 30 Si la persona trabajo 15 días que al sueldo se le agreguen 100 soles, si no que se le resten 100. Como Aplicaría la función SI? Para ramón seria: =SI(B2=15,(B2*C2+100),(B2*C2-100))

La condición se basa en la columna B, porque ahí se encuentran los días trabajados, ahora la multiplicación de B2*C2 equivale al sueldo, por lo tanto la maquina tomara la decisión de sumarle o restarle los 100 soles. Recuerda que la función o formula se hace solo una vez y después se copia en EXCEL, para evitar escribirla tantas veces. Realiza el siguiente ejercicio

1

A

B

C

D

E

F

Nombre

Ingles

Computación

matemática

asistencia

resultado

G

Carlos 15 17 16 8 3 Susana 14 15 14 5 4 Milagros 16 17 15 6 5 Tomas 18 16 17 3 Si la asistencia es mayor que 4, entonces que al promedio se le sume un punto, si no que se le baje un punto. Como lo realizarías con la función? La función quedaría aplicada de la siguiente manera: 2

=SI(E2>4,PROMEDIO(B2:D2)+1, PROMEDIO(B2:D2)-1)

Si observas bien los ejemplos de esta función, te darás cuenta que es difícil aplicarla, pero no imposible. Esta función merece mucha atención y bastante práctica. Así que a estudiar muchos ejercicios de este tipo.

Ejercicios Propuestos:

Practica Dirigida:

1) Calcular la columna Descuento, teniendo en cuenta que el modelo “Sandalia” tendrá un descuento sobre el precio unitario del 10%, mientas que para el resto será del 5%. Ejemplo Sintaxis: Si (Modelo igual “Sandalia” ENTONCES Precio Unitario * 10% SINO Precio Unitario *5%)

2) Insertar una columna entre Descuento y Total rotulada como Importe del IGV y calcularla para cada venta efectuada. Se debe considerar el precio con el descuento correspondiente y el porcentaje de IGV definido en la parte superior de la planilla. 3) La columna Total debe mostrar el resultado de aplicarle al precio, el descuento e IGV correspondientes para todas las unidades vendidas. Al final de esta columna totalizar. 4) Al final de la planilla de ventas, en una columna rotulada como Puntos, se deben mostrar los puntos generados por vendedor en cada venta realizada. Para esto se debe tener en cuenta que las ventas que superan las 2 unidades, generan 2 puntos; mientras que aquellas que no superan esta cantidad generan sólo 1 punto. (Función Si(simple) 5) En una nueva hoja nombrada como Vendedores calcular cuántas ventas (registros en la tabla) ha realizado cada vendedor, cuánto ha recaudado en Total cada uno de ellos y totalizar. (Función Sumar. Si) 6) En una nueva hoja nombrada como Productos calcular cuántas unidades se vendieron por modelo, cuánto se recaudó para cada uno de ellos y totalizar. ( Función Contar. Si y Sumar. Si ) 7) En la planilla generada en la hoja Vendedores, en una columna rotulada como Puntos, se deben mostrar los puntos totales obtenidos por las ventas efectuadas por cada vendedor. 8) Al final de esta misma planilla, en una columna rotulada como Premio, se debe calcular una prima especial para los vendedores que hayan acumulado más de 5 puntos. El valor de la prima Será del 5% sobre el total vendido por cada uno.

9) Luego de aplicar los formatos de celda que crea conveniente, guardar el libro actual con el nombre Ventas.xls en su carpeta de trabajo. SI ANIDADO

Nos referimos a una sentencia que tiene dos o más niveles de profundidad y que dependiendo de que se cumplan, nos dará uno u otro resultado. Esta función tiene la siguiente estructura:

=SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;SI(prueba_lógica1;valor_si_verdadero1;SI(prueba_lógica ;valor_si_verdadero n;falso))) Donde prueba lógica es una condición que se tiene que cumplir. Si ésta se cumple, se ejecutará valor_si_verdadero, o en caso contrario, se ejecutará la prueba_lógica1. En caso de que la prueba_lógica1, se cumpla entonces se ejecuta valor_si_verdadero1, de lo contrario se ejecutará la prueba lógica n. De cumplirse la prueba lógica n, se ejecutará valor_si_verdadero n, en otro caso se ejecutará falso. Es conveniente hacer notar que en el Si Anidado, se puede anidar hasta 7 condiciones. Ejemplo 1:

1. Realiza el siguiente cuadro de datos

2. Aplicamos la función si anidada que sería: =SI(C5= “E”; “EFICIENTE” ;SI(C5= “D” ; “DEBE MEJORAR” ; “MUY EFICIENTE”))

Ejemplo 2

Determinar el aumento correspondiente.

a) Si el Cargo corresponde a “Gerente”, entonces el aumento será 500, pero si el Cargo es “Auxiliar”, entonces el aumento será 100, de lo contrario será 250.

b) La función seria así: =SI(B2=”Gerente”,500, SI(B2=”Auxiliar”,100,250))

c) Halla el nuevo sueldo con la función Suma. Ejemplo 3

Ejercicio Propuesto: Los datos están en la tabla

FUNCION Y

Esta función nos permitirá comprobar si distintas condiciones, o pruebas lógicas, se cumplen (son verdaderas) simultáneamente; hasta un máximo de treinta!!. =Y(valor_lógico1;valor_lógico2; ...) Ejemplo: Vamos a determinar la Condición de los participantes. En la celda B1, introduciremos la edad y en la B3 la estatura de la persona medida en centímetros. A

Nombre

B

C

D

Edad Estatura Condición 1 2 Fernando 15 1.65 3 Juana 17 1.70 4 Jaime 14 1.67 5 Rosa 18 1.50 6 Gerardo 18 1.80

En la celda D2 aparecerá el texto "Puede pasar" si la edad es mayor de 16 años y mide más de 1.50. En el caso que alguna de las dos condiciones no se cumplan, aparecerá el texto "NO puede pasar". =SI(Y(B2>16,C2>1.50),"Puede pasar","No puede pasar")

Observa que toda la función Y(...) se escribe

dentro del primer argumento de la función Si. FUNCION O

Esta función también se suele utilizar conjuntamente con la función Si. Con ella también podremos realizar varias preguntas dentro del Sí y la parte que está en el argumento reservado para cuando la pregunta es verdadera, sólo se realizará en el caso que cualquiera de las respuestas a las preguntas dentro de la O sea verdadera. =O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...) Ejemplo: Utilizaremos el mismo ejemplo anterior pero dejaremos pasar si la persona es mayor de 16 años o mide más de 1.50 De esta manera con que se cumpla una de las dos aparecerá el texto "Puede pasar". El único caso que aparecerá "NO puede pasar", será cuando las dos preguntas no se cumplan.

A

B

C

1

Nombre

Edad Estatura

2 3 4 5 6

Fernando 15 Juana 17 Jaime 14 Rosa 18 Gerardo 18

1.65 1.70 1.67 1.50 1.80

D

Condición 2 =SI(O(B2>16,C2>1.50),"Puede pasar","NO puede pasar") Ejercicios:

PRACTICA

Función SI Y A continuación se presentan los resultados de los ejercicios teórico y práctico de un examen. En la columna Apto / No apto aparecerá la palabra APTO sólo si de ambos ejercicios se ha obtenido una nota igual o superior a 15. De lo contrario, se mostrará NO APTO.

En caso de que el examinando sea apto, dicha palabra aparecerá en negrita y color blanco, sobre fondo marrón oscuro (formato condicional)

Función Si O En una tienda de productos informáticos se lleva un registro de las ventas realizadas. Para celebrar el 10º aniversario del establecimiento, en la venta de ordenadores e impresoras se concede un 10% de descuento y un 5% en los demás artículos. En la columna Descuento aparecerá el tipo de dto. Aplicado en función del artículo comprado. Por tanto, para que el descuento sea del 10% se ha de cumplir una de dos posibles alternativas: que el artículo comprado sea un ordenador o que sea una impresora

Función CONTAR.SI

Esta es una función muy especial ya que me permite contar en un rango de celdas un criterio específico, este puede ser una cadena de caracteres, un número específico o los datos que cumplan con cierta condición. En los argumentos debemos anexar uno nuevo, se llama criterio y en caso de que sean textos se deben colocar entre los símbolos comillas (“ ”) Sintaxis: = CONTAR.SI (RANGO; “CRITERIO”)

Función SUMAR.SI

Esta función me permite sumar un rango de celdas estableciendo un criterio especifico este puede ser una cadena de caracteres, un numero especifico o los datos que cumplan con cierta condición. SINTAXIS =SUMAR.SI(RANGO;”CRITERIO”; RANGO SUMA)

12

A De cuanto es la deuda de Huamán

13 Ejercicios Propuestos

EJERCICIO 1

B =SUMAR.SI(A2:A9; “Huamán” ;

B2:B9)

EJERCICIO 2

EJERCICIOS

FUNCIONES DE BUSQUEDA Función Excel BUSCARV ¿Qué hace?

Busca un valor dentro de una columna y regresa el valor en la misma posición de una segunda columna. Siempre busca en la primera columna del r ango especificado. Sintaxis BUSCARV(valor_buscado, rango, valor_regresado, [ordenado])

valor_buscado (obligatorio): Valor que se buscará en el rango rango (obligatorio): El rango de celdas que contiene la columna de valores y la columna de resultados. valor_regresado (obligatorio): Número de columna (dentro del rango) que contiene los resultados. ordenado (opcional ): Indica si será una coincidencia aproximada. Si se omite se toma como verdadero. Sintaxis de la función BUSCARV

La gran mayoría de las funciones de Excel tienen argumentos que son la manera en cómo le indicamos los datos con los que trabajará así como ciertos criterios de ejecución. En el caso de la función BUSCARV tenemos cuatro argumentos que describo a continuación:

•

Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que queremos encontrar y el cual será

buscado en la primera columna del rango de datos. Podemos colocar el texto encerrado en comillas o podemos colocar la referencia a una celda que contenga el valor buscado. La función BUSCARV no hará diferencia entre mayúsculas y minúsculas.

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•

•

Matriz_buscar_en (obligatorio): El segundo argumento es una referencia al rango de

celdas que contiene los datos. Indicador_columnas (obligatorio): El Indicador_columnas es el número de columna que deseamos obtener como resultado. Una vez que la función BUSCARV encuentra una coincidencia del Valor_buscado nos devolverá como resultado la columna que indiquemos en este argumento. Ordenado (opcional): Este argumento es un valor lógico, es decir falso o verdadero. Con este argumento indicamos a la función BUSCARV el tipo de búsqueda que realizará y que puede ser una búsqueda exacta (FALSO) o una búsqueda aproximada (VERDADERO). Si este argumento se omite se supondrá un valor VERDADERO.

Como puedes ver, la función BUSCARV tiene tres argumentos obligatorios y uno opcional. Sin embargo, te recomiendo siempre utilizar los cuatro argumentos indicando en el último de ellos el valor FALSO para asegurar una búsqueda exacta. Por otra parte, es importante mencionar que no todos los países de habla hispana utilizamos las misma normas en cuanto al carácter separador de listas. Así que, dependiendo de la configuración regional de tu equipo, deberás separar los argumentos de la función BUSCARV por una coma (,) o por un punto y coma (;). Los ejemplos están hechos en una versión de Excel instalada en un equipo con configuración regional Español (México) y por lo tanto verás una coma en la separación de los argumentos de la función BUSCARV pero deberás estar consciente de que existe la posibilidad de que debas utilizar el punto y coma. Como regla general puedo decir que, si en tu país se acostumbra utilizar la coma como el separador de miles, entonces también utilizarás la coma (,) para separar los argumentos de la función BUSCARV. Por el contrario, si en tu país se utiliza el punto como el separador de miles, entonces utilizarás el punto y coma (;) en los argumentos de la función. Errores comunes al usar la función BUSCARV •

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Si la columna llave no tiene valores únicos para cada fila entonces la función BUSCARV regresará el primer resultado encontrado que concuerde con el valor buscado. Si especificamos un indicador de columna mayor al número de columnas de la tabla obtendremos un error de tipo #¡REF! Si colocamos el indicador de columna igual a cero la función BUSCARV regresará un error de tipo #¡VALOR! Si configuramos la función BUSCARV para realizar una búsqueda exacta, pero no encuentra el valor buscado, entonces la función regresará un error de tipo #N/A.

La función BUSCARV es una de las funciones más importantes en Excel. Es necesario que dediques tiempo para aprender correctamente su uso y podrás sacar mucho provecho de esta función. El argumento Ordenado de la función BUSCARV

La función BUSCARV tiene un argumento conocido como el argumento Ordenado que es un valor lógico, es decir verdadero o falso, el cual indica a la función BUSCARV si debe realizar una búsqueda exacta o una búsqueda aproximada. Buscando el valor exacto Cuando buscamos un valor entre nuestros datos queremos saber si existe una coincidencia exacta, razón por la cual la mayoría de las veces el argumento Ordenado de la función BUSCARV eAuditoría de Fórmulas en Excel utilizando las flechas de relación entre celdas. En ocasiones es necesario analizar o auditar algunas fórmulas o funciones, ya sea con el fin de verificar su correcta aplicación o para entender cómo funcionan. Para poder ver la relación que existe entre las celdas podemos utilizar las herramientas de Auditoría de Formulas que se encuentra en la pesta ña Fórmulas. El grupo de Auditoría de Fórmulas Rastrear precedentes.- Nos muestras mediante una flecha la celda o celdas que afectan la celda actual seleccionada. Rastrear dependientes.- Muestra mediante una flecha las celdas que se ven afectadas por la celda actualmente seleccionada. Quitar Flechas.- Elimina las flechas pudiendo eliminar en un orden de precedencia de dependencia o todas a la vez.

Rastrear precedentes; Ejemplo

Selecciona la celda I4 y haz clic en el botón de Rastrear precedentes que se encuentra en el grupo de Auditoría de Fórmulas de la pestaña Fórmulas. Podrás apreciar cómo se despliegan las flechas donde los puntos de inicio son las celdas C4 y F8 la punta de flecha se encuentra en la celda I4 previamente seleccionada.

Cuando la celda precedente se encuentra en otra hoja u otro libro de Excel se verá de la siguiente manera, veremos que la flecha apunta a un ícono de hoja de cálculo, lo que significa que el dato precedente se encuentra en otra hoja del libro.

Hoja Total Rastrear dependientes; Ejemplo

Selecciona la celda F10 y haz clic en el botón de Rastrear dependientes que se encuentra en el grupo de Auditoría de Fórmulas de la pestaña Fórmulas. Podrás apreciar como se despliegan las flechas donde los puntos de inicio son las celdas F10 y la punta de flecha se encuentra en la celda I6 con lo que indica que el valor de la celda F10 alimenta la celda F6.

Cuando la celda dependiente se encuentra en otra hoja u otro libro de Excel se verá de la siguiente manera, veremos que la flecha apunta a un ícono de hoja de cálculo, lo que significa que el dato dependiente se encuentra en otra hoja del libro. El número 12 de la celda C3 alimenta a una celda fuera del la hoja actual.

Hoja Precio ¿Y cómo ver la hoja externa precedente o dependiente?

Para ello solo seleccionamos con el puntero alguna parte de la flecha y hacemos doble clic con ello se despliega la siguiente venta flotante.

La Hoja Precio Precede a la Hoja Total Te invito a descargar el archivo de abajo y prácticas para aprender más.

Quitar Flechas

Para quitar flechas solo haz clic en el botón Quitar flechas que se encuentra en el grupo de Auditoría de Fórmulas de la pestaña Fórmulas.s especificado como falso. El argumento Ordenado es el cuarto argumento de la función: =BUSCARV("VALOR",A1:D20,2,FALSO) En caso de que la función BUSCARV no encuentre el resultado exacto nos devolverá un error #N/A lo cual es una gran ventaja ya que podremos saber si el valor buscado tiene o no una coincidencia exacta entre nuestros datos. Búsqueda aproximada

Pareciera entonces que nunca sería necesario especificar el argumento Ordenado como un valor verdadero. Sin embargo, existen algunos casos en donde es de mucha utilidad realizar una búsqueda aproximada. En el siguiente ejemplo tengo una tabla de Excel que contiene los rangos de porcentajes de calificaciones y su equivalencia en letras. Lo que necesito hacer es, dada una calificación en porcentaje, encontrar su equivalente en letra. Observa cómo la búsqueda aproximada me ayuda a encontrar la calificación equivalente. Combinar la función BUSCARV y SI.ERROR

La función BUSCARV es una de las funciones más utilizadas para realizar búsquedas por lo que es inevitable que en algunas ocasiones no encontremos el valor buscado. En esos casos se mostrará el error #N/A, el cual no es tan amigable para el usuario, por lo que en esta ocasión te mostraré un método para personalizar dicho mensaje de error con la función SI.ERROR.

La siguiente imagen muestra el momento exacto en que la función BUSCARV realiza una búsqueda sobre el rango A2:A11 del nombre Dana que está indicado en la celda E1. Dicho nombre no existe dentro de la lista por lo que obtendremos como resultado el error #N/A.

Eliminar el error #N/A de la función BUSCARV

La manera más fácil de personalizar ese mensaje de error es utilizando la función SI.ERROR. Es importante saber que la función SI.ERROR está disponible a partir de Excel 2007 y es de mucha utilidad cuando queremos detectar si una función de Excel ha devuelto un error. La función SI.ERROR tiene dos argumentos, el primero es el valor o expresión que va a evaluar y el segundo argumento es el valor que regresará en caso de que el primer argumento devuelva un error. En nuestro caso, el primer argumento será el resultado devuelto por la función BUSCARV tal como se muestra en la siguiente fórmula: =SI.ERROR(BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO), "Nombre no encontrado") Esta fórmula evitará desplegar el mensaje de error #N/A devuelto por la función BUSCARV y en su lugar desplegará el mensaje “ Nombre no encontrado”. Observa con detenimiento que la función BUSCARV es la misma que devolvía el error #N/A en la primera imagen, pero al utilizar la función SI.ERROR obtendremos un resultado muy diferente:

La función BUSCARV sigue sin encontrar el nombre “ Dana” en la lista de nombres por lo que regresa el error #N/A pero la función SI.ERROR se encarga de detectar dicho resultado y desplegar la leyenda “ Nombre no encontrado ” en lugar del error #N/A.

Por el contrario, si la función BUSCARV encuentra el valor buscado, entonces la función SI.ERROR no tendrá efecto alguno sobre el resultado. Observa la siguiente imagen donde hago la búsqueda del nombre “ Diana” el cual existe dentro de la lista:

Recuerda que la función SI.ERROR solamente afectará el resultado de la fórmula en caso de detectar la presencia de un error. De esta manera, la función SI.ERROR nos ayuda a personalizar los mensajes de error de cualquiera de las funciones de Excel incluyendo la función BUSCARV. BUSCARH

La función BUSCARH en Excel encuentra un valor en una tabla o matriz, tomando como punto de búsqueda la primera fila previamente ordenada, y en base a esa columna en donde

encontró el valor puedes indicarle la fila que necesitas te dé como resultado. Puedo decir que realiza una búsqueda de forma horizontal a lo largo de la tabla o matriz. Es recomendable que utilices BUSCARH en Excel cuando los valores de comparación se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y necesitas encontrar información que se encuentre dentro de un número especificado de filas. También cuando los valores de comparación se encuentren en una columna a la izquierda o de los datos que quieres encontrar. Sintaxis

BUSCARH(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_filas, [ordenado]) •

•

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valor_buscado: Es un argumento obligatorio y simboliza el valor que quieres buscar en la

primera fila de la tabla. El argumento valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. matriz_buscar_en: Es un argumento obligatorio y representa una tabla de información en la que se buscan los datos. Puedes utilizar una referencia a un rango o el nombre de un rango. Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser o texto, números o valores lógicos. Si ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila de matriz_buscar_en o deben colocarse en orden ascendente: … -2, -1, 0, 1, 2,… , A -Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, BUSCARH puede devolver un valor incorrecto. Si ordenado es FALSO, no es necesario ordenar matriz_buscar_en. El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente. o indicador_filas: Es un argumento obligatorio y es el número de fila en matriz_buscar_en desde el cual debe devolverse el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en matriz_buscar_en. o Si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en o matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_filas es menor que 1, BUSCARH devuelve el valor de error o #¡VALOR!. o Si indicador_filas es mayor que el número de filas en matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #¡REF! ordenado: Es un argumento opcional y representa un valor lógico que especifica si BUSCARH debe localizar una coincidencia exacta o aproximada. o Si es VERDADERO o se omite, devolverá una coincidencia aproximada, es decir, si no encuentra ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor mayor inferior a valor_buscado. Si es FALSO, BUSCARH encontrará una coincidencia exacta. o Si no o encuentra ninguna, devolverá el valor de error #N/A.

Anotaciones

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Si BUSCARH no logra encontrar valor_buscado, utiliza el mayor valor que sea menor que valor_buscado. Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila de matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #N/A. Se pueden disponer los datos en orden ascendente de izquierda a derecha seleccionando los valores y eligiendo el comando Ordenar del menú Datos. A continuación haz clic en

Opciones y después en Ordenar de izquierda a derecha y A ceptar. En “Ordenar por” haz clic en la fila deseada y después en Ascendente. Ejemplos del uso de la función BUSCARH en Excel

En este tutorial vamos a basarnos en la siguiente tabla para comprender mejor cómo te puede ayudar la función BUSCARH en Excel:

En el rango A1:E4 tenemos una tabla con el reporte de los datos más importantes de tus sucursales, como la localidad, el total de empleados por cada una y su año de apertura. Como puedes observar los nombres de las sucursales están ordenados de forma ascendente. En el rango A6:E10 tenemos los 3 ejemplos que voy a usar en este tutorial para explicarte el comportamiento de la función BUSCARH en Excel. Ejemplo 1

Necesitas saber el año de apertura de la Sucursal 3. Para encontrar ese valor nos vamos a basar en la siguiente fórmula: =BUSCARH(D1,B1:E4,4,FALSO) ---> Resultado 2004 El primero argumento se refiere al argumento valor_buscado, así que nuestro punto de partida para la búsqueda es la referencia D1 que contiene el texto “SUCURSAL 3”, dentro d el rango B1:E4 que abarca todos los datos de las sucursales. En base a la columna en donde ubique el texto “SUCURSAL 3” buscando la coincidencia exacta con el argumento FALSO. Le vamos a decir que se vaya a la fila 4 que es el año de apertura. El resultado es 2004. Ejemplo 2

En este caso quieres saber en qué localidad está la Sucursal 1. Vamos a usar la siguiente fórmula: =BUSCARH(B1,B1:E4,2) ---> Resultado MÉXICO Como criterio de búsqueda vamos a decirle a la función que busque el texto “SUCURSAL 1”, en

el rango B1:E4, y que se vaya a la fila 2 de la columna resultante. Aquí no estamos usando el argumento “ordenado”, así que por default Excel utiliza VERDADERO que es coincidencia aproximada, pero como puedes notar en este ejemplo no afecta.

Ejemplo 3

Aquí quieres saber el año de apertura de la Sucursal 5, para eso usamos la siguiente fórmula: =BUSCARH("Sucursal 5",B1:E4,4,FALSO) ---> Resultado #N/A En este ejemplo estoy cambiando la forma de ingresar el criterio de búsqueda, lo hago poniendo directamente el texto entre comillas. Busco en el rango B1:E4, y le digo que me regrese el valor de la fila 4. Como último argumento le digo que la búsqueda sea exacta por medio de FALSO. El resultado regresa un error, ya que no encuentra el valor de búsqueda exacto. Si en lugar de FALSO pusiéramos VERDADERO, daría un valor aproximado al buscado . De esta manera es como puedes usar la función BUSCARH en Excel. Si tienes alguna duda o comentario escríbenos. PROTECCION DE LIBROS Se aplica a: Excel 2016 Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007

Para impedir que otros usuarios puedan ver hojas de cálculo ocultas, agregar, mover, eliminar u ocultar hojas de cálculo o cambiarles el nombre, puede proteger la estructura de un libro de Excel con una contraseña.

Ejemplo de estructura de un libro NOTAS: Proteger un libro no es lo mismo que proteger una hoja de cálculo o un archivo de Excel

con una contraseña. Para más información, vea lo siguiente: Ejemplo de la estructura del libro

Para proteger la estructura del libro, siga estos pasos: 1. Haga clic en Revisar > Cambios > Proteger libro.

NOTA: Si usa Excel 2010 y versiones anteriores, también puede seleccionar la opción Ventanas

si quiere impedir que los usuarios puedan mover, cambiar el tamaño o cerrar la ventana del libro, o mostrar u ocultar ventanas. La opción Ventanas no está disponible en Excel 2013 ni en versiones posteriores. 2. Escriba una contraseña en el cuadro Contraseña. 3. Haga clic en Aceptar y vuelva a escribir la contraseña para confirmarla. NOTA: Escriba las contraseñas y guárdelas en un lugar seguro. Si las pierde, Excel no podrá

recuperarlas automáticamente. ¿Cómo saber si un libro está protegido?

En la pestaña Revisar, vea el icono Proteger libro. Si está resaltado, quiere decir que el libro está protegido.

La opción Proteger libro del menú Información también indica que la estructura del libro está protegida. Para ver esta opción, haga clic en Archivo > Información > Proteger libro.

Si hace clic en la parte inferior de una hoja en el libro, observará que no está disponible ninguna de las opciones para cambiar la estructura del libro, como, por ejemplo, Insertar, Eliminar, Cambiar nombre, Mover, Copiar, Ocultar y Mostrar hojas.

Desproteger un libro de Excel

Haga clic en Revisar > Cambios > Proteger libro. Borre la contraseña y haga clic en Aceptar.

Proteger una hoja de cálculo Se aplica a: Excel 2016 Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007

Para evitar que, accidental o deliberadamente, otros usuarios cambien, muevan o eliminen datos de una hoja de cálculo, puede bloquear las celdas de la hoja de cálculo de Excel y luego proteger la hoja con una contraseña. Pongamos que usted es propietario de la hoja de cálculo del informe de estado del grupo, en la que desea que los miembros del equipo solo agreguen datos en celdas específicas y no puedan modificar nada más. Con la protección de la hoja de cálculo, puede hacer que solo determinadas partes de la hoja puedan editarse y que los usuarios no puedan modificar los datos de cualquier otra región de la hoja.

IMPORTANTE: Proteger una hoja de cálculo no es lo mismo que proteger un libro o un archivo de

Excel con una contraseña. Para más información, vea lo siguiente:

Elegir los elementos de celda que quiere bloquear NOTA: Los controles ActiveX, los controles de formulario, las formas, los gráficos, los gráficos

SmartArt, los minigráficos, las segmentaciones de datos, las escalas de tiempo, entre otros, ya están bloqueados cuando se agregan a una hoja de cálculo. Pero el bloqueo solo funcionará cuando se habilite la protección de la hoja. Vea las secciones siguientes para más información sobre cómo habilitar la protección de la hoja. Habilitar la protección de hojas de cálculo

La protección de hojas de cálculo es un proceso de dos pasos: el primer paso consiste en desbloquear las celdas que otros usuarios pueden editar y entonces puede proteger la hoja de cálculo con o sin contraseña. Paso 1: Desbloquear las celdas que tienen que ser editables

1. En el archivo de Excel, seleccione la pestaña de la hoja de cálculo que quiere proteger. 2. Seleccione las celdas que otros usuarios pueden editar. SUGERENCIA: Para seleccionar varias celdas no contiguas, presione Ctrl+clic izquierdo.

3. Haga clic con el botón derecho en cualquier lugar de la hoja y seleccione Formato de celdas (o use Ctrl+1 o Comando+1 en el equipo Mac). Luego vaya a la pestaña Protección y desactive Bloqueada.

Paso 2: Proteger la hoja de cálculo

Después, seleccione las acciones que los usuarios deben poder realizar en la hoja, como, entre otras, insertar o eliminar columnas o filas, editar objetos, ordenar o usar el filtro automático.

Además, también puede especificar una contraseña para bloquear la hoja de cálculo. Una contraseña impide que otras personas quiten la protección de la hoja de cálculo: es necesario escribirla para desproteger la hoja. Vea abajo los pasos necesarios para proteger la hoja. 1. En la pestaña Revisar, haga clic en Proteger hoja.

2. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los elementos que quiera que los usuarios puedan cambiar.

Opción

Permite a los usuarios

Seleccionar celdas bloqueadas

Mover el puntero a celdas que tienen activada la casilla Bloqueada en la pestaña Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas bloqueadas.

Seleccionar Mover el puntero a celdas que tengan desactivada la casilla Bloqueada en la celdas pestaña Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. De forma desbloqueadas predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas desbloqueadas y presionar la tecla TAB para desplazarse por las celdas desbloqueadas de una hoja de cálculo protegida.

Formato celdas

de

Cambiar cualquiera de las opciones de los cuadros de diálogo Formato de celdas o Formato condicional. Si se aplica formato condicional antes de proteger la hoja de cálculo, el formato seguirá cambiando si un usuario especifica un valor que satisfaga una condición diferente.

Aplicar Use cualquiera de los comandos de formato de columnas, incluidos los que formato a permiten cambiar el ancho de columna u ocultar las columnas (pestaña Inicio, columnas grupo Celdas, botón Formato). Aplicar formato a filas Opción Insertar

Permite a los usuarios Inserte columnas. columnas

Insertar filas Insertar

Use cualquiera de los comandos de formato de filas, incluidos los que permiten cambiar el alto de fila u ocultar filas (pestaña Inicio, grupo Celdas, botón Formato).

Inserte filas.

Inserte nuevos hipervínculos, incluso en celdas desbloqueadas. hipervínculos

Eliminar columnas

Elimine columnas. NOTA: Si Eliminar columnas está protegida e Insertar columnas no, un usuario

puede insertar columnas pero no eliminarlas. Eliminar filas

Elimine filas. NOTA: Si Eliminar filas está protegida e Insertar filas no, un usuario puede insertar

filas pero no eliminarlas. Ordenar

Use cualquier comando para ordenar datos (pestaña Datos, grupo Ordenar y filtrar). NOTA: Los usuarios no pueden ordenar rangos que contienen celdas en una hoja

de cálculo protegida, independientemente de esta configuración. Usar Autofiltro

Use las flechas desplegables para cambiar el filtro en rangos cuando se aplican autofiltros. NOTA: Los usuarios no pueden aplicar ni quitar un filtro automático en un a hoja de

cálculo protegida, independientemente de esta configuración. Usar informes Dar formato, cambiar el diseño, actualizar o modificar de otra manera los informes de tabla de tabla dinámica y crear informes. dinámica Modificar Realicen cualquiera de las siguientes acciones: objetos Efectuar cambios en los objetos gráficos, incluidos mapas, gráficos incrustados, ormas, cuadros de texto y controles que no se desbloquearon antes de proteger la

hoja de cálculo. Por ejemplo, si una hoja de cálculo tiene un botón que ejecuta una macro, puede hacer clic en el botón para ejecutar la macro, pero no puede eliminar el botón. Efectuar cambios, como modificar el formato, en un gráfico incrustado. El gráfico sigue actualizándose cuando cambian sus datos de origen. Agregar o editar comentarios. Modificar escenarios

Ver escenarios que se han ocultado, realizar cambios en escenarios protegidos frente a modificaciones y eliminar dichos escenarios. Los usuarios pueden cambiar los valores de las celdas modificadas, si las celdas no están protegidas, y agregar nuevos escenarios. 3. Si lo desea, escriba una contraseña en el cuadro Contraseña para desproteger la hoja: y haga clic en Aceptar. Vuelva a escribir la contraseña en el cuadro de diálogo Confirmar contraseña y haga clic en Aceptar. IMPORTANTE: Use contraseñas seguras que combinen letras mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. En las contraseñas no seguras no se mezclan estos elementos. Las contraseñas deben tener 8 caracteres o más de longitud. Una frase de contraseña que usa 14 caracteres o más es mejor. Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no puede recuperarla Auditoría de Fórmulas en Excel - Relación entre celdas Auditoría de Fórmulas en Excel utilizando las flechas de relación entre celdas.

En ocasiones es necesario analizar o auditar algunas fórmulas o funciones, ya sea con el fin de verificar su correcta aplicación o para entender cómo funciona. Para poder ver la relación que existe entre las celdas podemos utilizar las herramientas de Auditoría de Formulas que se encuentra en la pestaña Fórmulas. El grupo de Auditoría de Fórmulas Rastrear precedentes.- Nos muestras mediante una flecha la celda o celdas que afectan la celda

actual seleccionada. Rastrear dependientes.- Muestra mediante una flecha las celdas que se ven afectadas por la celda

actualmente seleccionada. Quitar Flechas.- Elimina las flechas pudiendo eliminar en un orden de precedencia de dependencia o

todas a la vez.

Rastrear precedentes; Ejemplo

Selecciona la celda I4 y haz clic en el botón de Rastrear precedentes que se encuentra en el grupo de Auditoría de Fórmulas de la pestaña Fórmulas. Podrás apreciar cómo se despliegan las flechas donde los puntos de inicio son las celdas C4 y F8 la punta de flecha se encuentra en la celda I4 previamente seleccionada.

Cuando la celda precedente se encuentra en otra hoja u otro libro de Excel se verá de la siguiente manera, veremos que la flecha apunta a un ícono de hoja de cálculo, lo que significa que el dato precedente se encuentra en otra hoja del libro.

Hoja Total Rastrear dependientes; Ejemplo

Selecciona la celda F10 y haz clic en el botón de Rastrear dependientes que se encuentra en el grupo de Auditoría de Fórmulas de la pestaña Fórmulas. Podrás apreciar cómo se despliegan las flechas donde los puntos de inicio son las celdas F10 y la punta de flecha se encuentra en la celda I6 con lo que indica que el valor de la celda F10 alimenta la celda F6.

Cuando la celda dependiente se encuentra en otra hoja u otro libro de Excel se verá de la siguiente manera, veremos que la flecha apunta a un ícono de hoja de cálculo, lo que significa que el dato dependiente se encuentra en otra hoja del libro. El número 12 de la celda C3 alimenta a una celda fuera de la hoja actual.

Hoja Precio

¿Y cómo ver la hoja externa precedente o dependiente?

Para ello solo seleccionamos con el puntero alguna parte de la flecha y hacemos doble clic con ello se despliega la siguiente venta flotante.

La Hoja Precio Precede a la Hoja Total

Quitar Flechas

Para quitar flechas solo haz clic en el botón Quitar flechas que se encuentra en el grupo de Auditoría de Fórmulas de la pestaña Fórmulas.

Ordenar y filtrar datos en Excel 2013

Cada encabezado de columna de una tabla en Excel tiene un botón de flecha en su extremo derecho el cual es conocido como el botón de filtro y cuando hacemos clic sobre él se muestran diferentes opciones para ordenar y filtrar datos en Excel . Ordenar una tabla en Excel

Al pulsar el botón de filtro en el encabezado de una columna veremos algunas opciones de ordenación de datos. Al aplicar un criterio de ordenación a una tabla de Excel las filas se reorganizarán de acuerdo al contenido de la columna por la cual estamos ordenando. Si la columna contiene datos de tipo texto, entonces podremos ordenar los valores de A a Z (alfabéticamente) o de Z a A.

Por el contrario, si la columna contiene datos numéricos, entonces podremos ordenar de menor a mayor o también podremos hacerlo de mayor a menor. En el caso de que tengamos fechas podremos ordenar de más antiguo a más reciente o viceversa. Otra opción de ordenación que nos da Excel es la de ordenar por color y eso hará que las celdas se ordenen de acuerdo al color de fondo de las celdas. Esta opción es relevante solamente cuando hemos aplicado algún formato condicional a las celdas para modificar su color de fondo o el color de la fuente. Múltiples criterios de ordenación

Es posible ordenar una tabla indicando diferentes criterios de ordenación. Por ejemplo, es posible ordenar los datos primero por fecha, después por país y posteriormente por región. Para lograr este tipo de ordenación haremos uso del comando Inicio > Ordenar y filtrar > Orden personalizado lo cual mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

La parte superior del cuadro de diálogo Ordenar contiene botones que nos permiten establecer múltiples niveles de ordenación. A continuación explico cada uno de esos botones: •

Agregar nivel: Nos permite agregar un nuevo nivel de ordenación.

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Eliminar nivel: Si ya no deseamos que se aplique un criterio de ordenación podemos

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eliminarlo de la lista. Copiar nivel: Hace una copia del nivel seleccionado. Flechas arriba y abajo: Nos permiten mover los niveles de ordenación hacia arriba o hacia abajo para establecer un orden preferido. Opciones: Con este botón podemos indicar si la ordenación de datos va a distinguir entre mayúsculas y minúsculas.

La ordenación de los datos se hará comenzando por el nivel superior y hacia abajo tomando en cuenta tanto la columna como el criterio de ordenación especificado en cada nivel. Filtrar datos en una tabla de Excel

Cuando hablamos de filtrar datos en una tabla de Excel nos referimos a desplegar solamente aquellas filas que cumplen con los criterios especificados. Los datos de la tabla no son eliminados ni alterados sino que solamente se ocultan a la vista. Las opciones de filtrado se muestran también al pulsar el botón de flecha que se encuentra al lado de los encabezados de columna.

En la imagen anterior observamos las opciones de filtrado que Excel provee cuando la columna tiene datos de tipo texto. La opción Filtros de texto muestra varias opciones a elegir como Es igual a, Comienza por, Contiene, etc. Cualquiera de estas opciones mostrará el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado que nos permitirá indicar el detalle del filtro que deseamos aplicar.

En este cuadro de diálogo podemos especificar dos condiciones para una misma columna y elegir si deseamos que se cumplan ambas o solamente una de ellas. Al hacer clic en el botón Aceptar se aplicará el filtro a los datos. En la parte inferior del menú de filtrado observamos una lista de los valores únicos de la columna y cada opción tiene a su lado una caja de selección que podemos marcar o desmarcar indicando si deseamos ver u ocultar aquellas filas que contienen dicho valor. Si la lista tiene tantos valores únicos que se nos dificulta encontrar la opción que necesitamos, entonces podemos utilizar el cuadro de búsqueda de manera que podamos encontrar los valores adecuados y seleccionarlos.

Filtros de números y fecha

En la sección anterior revisamos los Filtros de texto que provee Excel, pero las opciones que se muestran cuando el tipo de datos es un número o una fecha serán diferentes. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar las opciones de Filtros de fecha.

Excel reconoce el tipo de dato contenido en una columna y muestra los criterios de filtrado correspondientes. En la siguiente imagen puedes observar las opciones de Filtros de número:

Algunas de las opciones de filtros mostrarán el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado para permitirnos indicar el detalle del criterio de filtrado a aplicar, pero otras opciones como el filtro de fecha Hoy se aplicará de inmediato sobre los datos. Lo mismo sucederá con el filtro de número Diez mejores que no necesita de ningún parámetro adicional y se aplicará de inmediato sobre la columna. Quitar el filtro de una tabla

Una vez que hemos aplicado un filtro en una columna, el icono del botón de filtro cambiará su apariencia para indicarnos que dicha columna tiene un filtro aplicado. Para quitar un filtro de una tabla de Excel tenemos dos opciones: •

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Hacer clic sobre el botón de filtro y seleccionar la opción Borrar filtro de y se eliminará el filtro de dicha columna. Si queremos borrar con un solo clic todos los filtros aplicados a una tabla entonces debemos ir a Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Borrar.

Una vez eliminado, la apariencia del botón de filtro se volverá a mostrar como una flecha hacia abajo. Filtrar por segmentación de datos

Excel 2013 nos permite filtrar datos de una tabla utilizando la segmentación de datos. Este método no es muy utilizado porque requiere de espacio adicional en pantalla pero es importante que conozcas su uso en caso de que llegues a encontrar una tabla con este tipo de funcionalidad. Para agregar la segmentación de datos debemos seleccionar una celda de la tabla e ir a Herramientas de tabla > Diseño > Herramientas > Insertar segmentación de datos. Se mostrará un cuadro de diálogo con las columnas de nuestra tabla:

Manual De Excel Intermedio 2013

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