MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

INNOVEX 2012

MOF - INNOVEX Escuela Escuela de de Negocio Negocioss Página Página 1

PRESENTACION

El Manua anuall de Organ rganiz izac ació ión n y Funci uncion ones es de INNOVEX, es un documento normativo que describe las funciones específicas a nivel de carg cargo o o pues puesto to de trab trabaj ajo, o, desa desarr rrol ollá lánd ndos ose e a part partir ir de la estr estruc uctu tura ra orgá orgáni nica ca y func funcio ione ness gene genera rale less esta establ blec ecid idas as en el Reglam glamen ento to de Organ rganiz izac ació ión n y Func uncione iones, s, y en bas base a los los requerim rimien ientos de los cargos requerid ridos para un óptimo funcionamiento.


MISION EMPRESARIAL

INNO IN NOVE VEX X Escu Escuel ela a de Negoc Negocios ios contr contribu ibuye ye

a la mejo mejora ra de la

ges gestión tión empres presar aria iall, apo aportan rtando do técn écnicas icas y conoc onocim imie ient ntos os y desarrollando habilidades permitiendo que los participantes ejerzan un liderazgo efectivo en sus organizaciones mediante la innovación, el Espíritu Empresario – Exitoso y la Ética.

VISION EMPRESARIAL

Ser un Centro de excelencia en formación, capacitación y desarrollo garantizando la educación, formación y cultivando los talentos y valores transmitiendo la capacidad de innovar y emprender que perm permititir irán án el cont contin inuo uo crec crecim imien iento to de los los nego negoci cios os en el país país,, consolidándose como una ventaja competitiva por el valor humano y la producción del conocimiento.


ESTRUCTURA ORGANICA


JUNTA DE ACCIONISTAS

CONSEJO DIRECTIVO

GERENTE GENERAL

ASESOR LEGAL

GERENTE ADMINISTRACION Y FINANZAS

PERSONAL

LOGISTICA

CONTABILIDAD


SECRETARIA

GERENTE COMERCIAL

VENTAS

MARKETING

FUNCIONES Nombre el área

Código

GERENTE GENERAL Cargo del Jefe de área

GG Fecha

GERENTE GENERAL Área Inmediata Superior DIRECTORIO

Personal de Dirección

FUNCION BASICA Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de las demás área áreass de la empre empresa sa de acue acuerd rdo o con con los los plan planes es,, prog progra rama mas, s, polít polític icas as y objetivos aprobados por el Directorio y emitir directivas y normas que aseguren el func funcio iona namie mient nto o efic eficie ient nte e de la empr empres esa, a, en los los aspe aspecto ctoss oper operat ativ ivos os,, administrativos, de control, de desarrollo e investigaciones.

FUNCIONES ESPECÍFICAS •

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Ejercer la representación legal y administrativa de INNOVEX de acuerdo a las atribuciones establecidas. Formular y proponer al Directorio las políticas, normas, reglamentos, directivas y acciones de su competencia. Cuidar y promover acciones que apoyen a crear una imagen empresarial optima. Aprobar y suscribir los contratos y/o convenios que requiera el funcionamiento eficiente de la empresa, de acuerdo con las decisiones que al respecto adopte el Directorio. Partic Participa iparr en las reunio reuniones nes periód periódica icass del Direct Directorio orio de la empres empresa, a, informando de las acciones y decisiones adoptadas así como de las ocurrencias relevantes para la empresa. Proponer al Directorio para su aprobación los Estados Financieros, el Presupuesto Anal, el Plan lan de Gestión de la empr mpresa y sus modificaciones. Planear, desarrollar y ejecutar los programas de inversiones y proyectos con miras a mantener la continuidad y competitividad de la empresa.


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Form Formul ular ar y prop propon oner er los los prog progra rama mass gene genera rales les de entr entren enam amie ient nto, o, capacitación y desarrollo del personal.

Representar a la sociedad con las facultades generales y especiales previstas en el Código Procesal Civil. Garantizar que los valores fundamentales y principios básicos guíen el acci accion onar ar de la empr empres esa a y forme formen n parte parte del del queh quehac acer er diar diario io de los los trabajadores. Actuar como secretario de la Junta de accionistas y del Directorio, cuando así lo disponga éste.

ORGANIZACIÓN INTERNA

El Gerente General depende directamente del directorio y supervisa al Gerente de Administración y Finanzas, Gerente Comercial y Proyectos, Asesoría legal y Gerente de Producción. Producción.



Código

ASESORIA LEGAL Cargo del Jefe de área

GL Fecha

ASESOR LEGAL Área Inmediata Superior GERENCIA GENERAL

Personal de Confianza

FUNCION BASICA


Atender los aspectos jurídicos legales de la empresa, en salvaguarda de los intereses institucionales, prestado asesoramiento y asistencia a la gestión de los órganos de la Alta Dirección y demás gerencias y áreas de INNOVEX.

FUNCIONES GENERALES •

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Asesora a la gerencia General en aspectos legales de índole administrativo, laboral, penal, civil, comercial, normas del sector público, y otros que se relacionen con la empresa. Emitir informes de carácter legal sobre temas relacionados y vinculados a la marc marcha ha de la empr empres esa, a, solic solicititad ados os por por la Gere Gerenc ncia ia Gene Genera ral,l, conteniendo opiniones y recomendaciones. recomendaciones. Presta Prestarr asesor asesorami amient ento o a las divers diversas as áreas áreas de la empres empresa a cuando cuando requieran de la opinión legal en el desarrollo de sus funciones. Representar a la empresa en los procesos judiciales, administrativos y contenciosos administrativos, defendiendo los intereses de INNOVEX. Efectuar el seguimiento de los procesos judiciales y/o administrativos de los cuales la empresa sea parte. En coordinación con asesores externos, en caso de requerirse, efectuar al seguimiento de los procesos cuyo patrocinio realizan. Coordina y supervisa la labor de los asesores externos, dando cuenta a la Gerencia General del estado y acciones tomadas sobre los asuntos encargados. Emitir informes con opinión legal en los acuerdos que el Directorio de la empresa adopte en el ejercicio de sus funciones. Elabor Elaborar ar los contrato contratoss que celebre celebre la empres empresa a en armoní armonía a con con las disposiciones legales vigentes. Elabor Elaborar ar los proyec proyectos tos de acuer acuerdos dos de Direc Director torio io y resolu resolucio ciones nes de Gerencia General. Asesorar a la Gerencia de Admnistración y Finanzas en asuntos legales relacionados con sus funciones. Asesorar en el área de logística y comités especiales en los procesos contrataciones estatales. Asesorar a la Gerencia Comecial en los temas relacionados con los aspectos legales de sus actividades. Asesorar a la gerencia de Producción en asuntos legales relacionados con sus funciones.


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Otras funciones que el gerente General le asigne en materia de su competencia.

ORGANIZACIÓN INTERNA El Asesor legal depende directamente de la Gerencia General.

FUNCIONES


Nombre el área

Código

GERENTE GENERAL Cargo

G-A Fecha

ASISTENTE DE GERENCIA Personal de Confianza

FUNCION BASICA Realizar labores de apoyo administrativo a la Gerencia General y Directorio, mant manten enie iend ndo o los los cont contro role less adec adecua uado doss y efec efectu tuan ando do segu seguim imie ient nto o de la documentación recibida y emitida por dichas áreas


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Con Contro trolar lar la rec recepció pción, n, regi regist stro ro,, clas lasific ifica ación ión y trá trámite mite de la documentación que se cursa a las oficinas y áreas de la empresa. Redactar correctamente la documentación a cursarse en el área. Actuar como asistente en las reuniones de trabajo, preparando las citas respectivas, así como la documentación pertinente. Organi Organizar zar,, manten mantener er y custod custodiar iar los archiv archivos os de la docume documenta ntació ción n emitida y recibida debidamente clasificada. Brindar atención a las personas que concurran a la oficina prestándoles la orientación pertinente. Administrar la central telefónica, controlando controlando su uso apropiado. Revisa Revisarr diaria diariamen mente te el corre correo o electr electróni ónico co institu institucio ciona nal,l, emitie emitiendo ndo y recepcionando los documentos indicados y derivando oportunamente al área correspondiente. Coordinar y supervisar la adquisición de pasajes aéreos para el personal en comisión de servicio. Apoyar al Secretario de Directorio para informar oportunamente a los accionistas de los debidos acuerdos. Apoyar a la Gerencia General en temas relacionados a la imagen institucional de INNOVEX. Otras responsabilidades que le sean asignadas.



Código

GERENCIA DE ADMINISTRACION ADMINISTRACION

GAF

Y FINANZAS Cargo del Jefe de área

Fecha

GERENTE DE ADMINISTRACION Y FINANZAS Área Inmediata Superior GERENCIA GENERAL


FUNCION BASICA Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de recursos humanos, logística, contabilidad, presupuestos, tesorería dentro de los lineamientos y polític políticas as autori autorizad zados os por por el Direc Director torio io asegur asegurand ando o el cumpl cumplimie imiento nto de los objetivos económicos y estratégicos, atendiendo las necesidades de las demás gerencias de la empresa.

FUNCIONES ESPECÍFICAS •

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Coordi Coordinar nar la gestió gestión n admin administ istrat rativa iva y finan financie ciera ra direct directame amente nte con con la Gerencia General. Planif Planifica icar, r, organi organiza zarr y contro controlar lar las activi actividad dades es relaci relaciona onada dass con con la administración de los recursos humanos, bienes y servicios económicosfinancieros en las mejores condiciones de calidad y costo. Administrar, supervisar y controlar los procesos de recursos humanos, contabilidad y finanzas, logística, presupuesto, tesorería, personal, en las mejores condiciones de calidad, oportunidad y costos, de acuerdo a las normas y dispositivos vigentes. Definir e implementar políticas, normas y procedimientos respecto a las áreas de personal, logística, contabilidad, presupuesto, dentro de un marco de un mejoramiento continuo de calidad. Conduc Conducir ir estud estudios ios económ económico icos-fi s-finan nancie cieros ros orient orientado adoss a obten obtener er la rentabilidad de la empresa.


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Imple mpleme men ntar tar siste istema mass de cont contro roll que gara garant ntic ice en administración de los fondos disponibles de la empresa.

la corre rrecta cta

Proponer y aplicar los programas de optimización de procedimientos administrativos, contables y financieros. Opti Optimiz mizar ar los los proc proced edimi imien ento toss y redu reduci cirr los los cost costos os admin adminis istra tratitivo vos, s, contables y financieros. Optimizar los procedimientos y reducir los costos administrativos qie permitan incrementar la productividad y eficiencia del recurso humano. Coordinar con las diferentes áreas de la empresa en forma permanente a fin de atender sus necesidades y proporcionar recursos necesarios para el cumplimiento de las responsabilidades de los trabajadores. Desarrollar la participación y motivación permanente del recurso humano para lograr una gestión eficiente. Coordinar las acciones de capacitación y entrenamiento del personal de INNOVEX Apoyar las operaciones de la empresa a través de la adquisición de bien bienes es y serv servic icio ioss en las las cond condic icio ione ness mas mas vent ventajo ajosa sass de calid calidad ad y economía. Supervisar la formulación y ejecución del Plan Anual de adquisiciones y contrataciones a nivel de empresa y las acciones de gestión logística. Implementar y mantener un eficiente sistema de información Administrar programas para eliminar o minimizar los riesgos que signifiqu iquen daños personales les o patrimonial iales a la empres resa reconociendo, evaluando, previniendo y eliminando las causas que los originan. Supervisa Supervisarr la correcta correcta administrac administración ión de los seguros patrimonia patrimoniales les y personales de INNOVEX. Eval Evalua uarr mens mensua ualme lment nte e el dese desemp mpeñ eño o econ económ ómic icoo-fin finan anci cier ero o de la empresa. Apoyar directamente en la ejecución del sistema de calidad de la empresa.


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Proponer, coordinar e implementar sistemas de control que garanticen a correcta administración de los recursos asignados a la empresa. Mantener el equilibrio permanente de fuentes y usos de fondos, de modo que los gastos e inversiones se ajusten al presupuesto de ingresos. Proponer acciones de capacitación acordes con las necesidades de la Gerencia y las expectativas de los trabajadores. tr abajadores. Planificar, coordinar y proponer el presupuesto operativo de la empresa que sirva de pauta para el accionar de la empresa. Cont Contro rola larr que que en su opor oportu tuni nida dad d se real realic icen en inve invent ntar ario ioss físi físico coss adec adecua uado doss y se dete determ rmin inen en las las depr deprec ecia iaci cion ones es y valu valuac acio ione ness pertinentes, de acuerdo a las exigencias. Vela Velarr por por la segu segurid ridad ad patri patrimo moni nial al de la empr empres esa, a, supe superv rvis isan ando do la aplicación de planes estratégicos que permitan preservar las

instalaciones y bienes patrimoniales de INNOVEX frente a actos que atenten contra su seguridad y conservación. •

Otra Otrass resp respon onsa sabil bilid idad ades es que que le sean sean asig asigna nada dass en mate materi ria a de su competencia.

ORGANIZACIÓN INTERNA El Gerent Gerente e de Admin Administ istrac ración ión y Finanz Finanzas as depen depende de directa directamen mente te del Gerente General y supervisa al Contador General, Jefe de Logística, Jefe de personal, Jefe de presupuesto.


FUNCIONES MOF - INNOVEX Escuela Escuela de de Negocio Negocioss Página Página 15

Nombre el área

Código

OFICINA DE PRESUPUESTO Cargo del Jefe de área

OPR Fecha

JEFE DE PRESUPUESTO Área Inmediata Superior GERENCIA DE ADMINISTRACION Y Personal de Confianza FINANZAS FUNCION BASICA Lograr que el programa presupuestal de la empresa sea elaborado en forma oportuna y confiable de acuerdo a los principios de contabilidad y al marco lega legall pres presup upue uest stal al.. Efec Efectua tuarr el cont contro roll y eval evalua uaci ción ón de la oper operat ativ ivida idad d presupuestas, que que permita la disminución disminución de los costos costos operativos.


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En coordinación con el Contador General y con las distintas áreas de la empresa elaborar el Presupuesto General de la empresa. Analizar y evaluar el Plan y Presupuesto Operativo y de gestión empresarial proponiendo las mejoras del caso. Controlar el presupuesto de inversiones, incluyendo la evaluación de indicadores en los proyectos de ejecución. Controlar el presupuesto operativo. Coordinar Coordinar directame directamente nte con el área de contabilidad contabilidad y con las distintas distintas área áreass de la empr empres esa, a, para para form formul ular ar y refo reform rmul ular ar el pres presup upue uest sto o operativo y el presupuesto de inversiones de la l a empresa. Desarrollar el proceso presupuestario, considerando el uso de sistemas aplicativos para determinar la disponibilidad. Coor Coordi dina narr las las tare tareas as de formu formula laci ción ón,, refo reformu rmula laci ción ón y cont contro roll del del presupuesto operativo y presupuesto de inversiones de la empresa. Efectuar la afectación presupuestal de compras de bienes y servicios. Evaluar e informar a la Gerencia e Administración en forma mensual y trimestral sobre la ejecución presupuesta.


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Apoyar en la elaboración elaboración de los estados financieros de la empresa. empresa. Realizar el visado de los viáticos, previa revisión del expediente.

Regist Registrar rar los asient asientos os contab contables les sobre sobre liquid liquidac ación ión de viajes viajes y otras otras entregas inmediatas así como los fondos de caja chica de logística. Otra Otrass resp respon onsa sabil bilid idad ades es que que le sean sean asig asigna nada dass en mate materi ria a de su competencia.

ORGANIZACIÓN INTERNA El Jefe de Presupuesto depende directamente del Gerente de administración y Finanzas.



Código

OFICINA DE PERSONAL Cargo del Jefe de área

OP Fecha

JEFE DE PERSONAL Área Inmediata Superior GERENCIA DE ADMINISTRACION Y Personal de Confianza FINANZAS FUNCION BASICA Administrar los procedimientos de supervisión, desarrollo y atención del pers person onal al,, cont contro rola land ndo o los los proc proces esos os de sele selecc cció ión, n, comp compen ensa saci cion ones es,, capac capacita itació ción, n, biene bienesta starr social social y todos todos aquell aquello o que contr contribu ibuyan yan a lograr lograr la eficiencia y productividad laboral.


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Administrar los procesos de contratación de personal en si diversas modalidades así como el cese del personal, observando los dispositivos legales vigentes. Dirig Dirigir ir y supe superv rvis isar ar el adec adecua uado do cont contro roll y regi regist stro ro de asis asiste tenc ncia ia,, puntua puntualid lidad, ad, permiso permisos, s, licenc licencias ias,, vacac vacacion iones es y otras otras accio acciones nes que que afecten el record de servicios de cada trabajador. Dise Diseña ñarr e imple impleme ment ntar ar las las polít polític icas as,, proc proced edim imie ient ntos os y proc proces esos os involucrados en la administración de los recursos humanos. Fomentar y mantener un clima organizacional favorable, utilizando las herramientas de gestión necesarias. Supervisar la elaboración de planillas, llenado de PDT, pago de AFP u ONP y otros que correspondan a compensaciones compensaciones del personal.


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Supervisar el cumplimiento de las disposiciones del MOF, ROF y demás normativa interna de INNOVEX. Llevar a cabo la evaluación del personal, orientándola al logro e una mayor productividad y eficacia organizacional. Supe Superv rvis isar ar y diri dirigi girr los los tram tramitites es efec efectu tuad ados os ante ante los los sist sistem emas as de segu seguri rida dad d soci social al y pens pensio ione nes, s, cont contro rola land ndo o la actu actual aliz izac ació ión n de la información. Administrar los legajos individuales de los trabajadores de INNOVEX, manteniéndolos ordenados y actualizados. Atender las reclamaciones de los trabajadores canalizándolas con su opinión a las instancias correspondientes. Representar a INNOVEX ante autoridades administrativas y judiciales de trabajo en cualquier actuación de su competencia. Supervisar el desarrollo de la empresa prestadora del salud, de acuerdo con las disposiciones, contratos y convenios vigentes, a fin de garantizar su eficiente y oportuno funcionamiento. Elaborar y ejecutar el Plan de Capacitación acorde con el perfil de los puestos y las necesidades de trabadores. Proc Proces esar ar las las plan planililla lass de remu remune nera raci cion ones es,, grat gratifific icac acio ione nes, s, CTS, CTS, vacaciones y utilidades, y la información necesaria para el pago de las obligaciones tributarias, leyes sociales y previsionales, a fin de cumplir con el cronograma de pagos establecidas por la SUNAT. Elaborar los contratos de trabajo a plazo fijo, a plazo indeterminado y los convenios de prácticas profesionales y pre profesionales. Otra Otrass resp respon onsa sabil bilid idad ades es que que le sean sean asign asignad adas as en mate materi ria a de si competencia.

ORGANIZACIÓN INTERNA El Jefe de Personal depende del Gerente de administración y Finanzas y supervisa al asistente de Personal.



Código

OFICINA DE LOGISTICA Cargo del Jefe de área

AL Fecha

JEFE DE LOGISTICA Área Inmediata Superior GERENCIA DE ADMINISTRACION Y Personal de Confianza FINANZAS FUNCION BASICA Planificar, organizar, dirigir y controlar los procesos de contrataciones y el cont contro roll patr patrim imon onia ial,l, de mane manera ra que que las las adqu adquis isic icio ione ness de bien bienes es y la contratación de servicios se efectúen en las mejores condiciones de costo, calid calidad ad y opor oportu tuni nida dad; d; así así como como diri dirigi girr el alma almace cena namie mient nto o de bien bienes es y existencias.


Administrar el abastecimiento de los bienes y servicios solicitados en la oportunida oportunidad d requerida, requerida, garantiza garantizando ndo un abastecimi abastecimiento ento oportuno, oportuno, de calidad y con un costo razonable, manteniendo un adecuado nivel de


inve invent ntar ario ioss que que aseg asegur uren en la cont contin inui uida dad d de las las oper operac acio ione ness de INNOVEX. •

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Dirigir la formulación del Plan Anual de Contrataciones de INNOVEX, así como facilitar la ejecución del mismo, acorde a la normatividad legal vigente. Participar como miembro de los Comités Especiales en los procesos de sele selecc cció ión n de adqu adquis isic ició ión n de bien bienes es mueb mueble les, s, insu insumo moss e impre impreso soss valorizados establecidos en el Plan Anual de Contrataciones. Registrar y actualizar permanentemente en el SEACE y en los medios pertin pertinent entes, es, el Plan Plan anual anual de Contra Contratac tacion iones es,, dentr dentro o de los plazo plazoss exigidos por la normatividad legal vigente. Promov Promover er e interv interven enir ir en la elabor elaboraci ación ón de normas normas y dispos disposici icione oness administrativas relativas al ámbito de su competencia.

Cont Contro rola larr efic eficaz az y efic eficie ient ntem emen ente te la admi admini nist stra raci ción ón de los los bien bienes es muebles e inmuebles propios de la empresa; así como los adjudicados a favor de INNOVEX. Coordinar la elaboración de los documentos necesarios que permitan a la Gerencia de Administración y Fianzas y Gerencia General, sometes a consideración del Directorio la aprobación de las exoneraciones de los procesos de selección. Administrar en forma eficaz los recursos asignados al Departamento, de acuerdo con los lineamientos fijados por la l a Alta Dirección. Conduc Conducir ir y superv supervisa isarr los proce procesos sos de recepc recepción ión,, ubica ubicació ción n física física,, cons conser erva vaci ción ón,, cont contro roll de inve invent ntar ario ioss y sumin suminis istro tro de bien bienes es en el almacén. Susc Suscrib ribir ir órde órdene ness de comp compra ra y serv servic icio io por por las las cont contra rata taci cion ones es o adquisiciones efectuadas. Verificar el cálculo de las penalidades por el incumplimiento en los plazos. Prop roponer ner la actua tualiz lizació ción de norm norma as y proce rocedi dimi mie ento ntos para adqu adquis isic icio ione ness y cont contra rata taci cion ones es que que se ajus ajuste ten n a la mejo mejora ra de los los procesos logísticos.


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Administrar el proceso de catalogación, clasificación clasificación y codificación de los mate materia riale less ingr ingres esos os a los los alma almace cene ness de INNO INNOVE VEX, X, aplic aplican ando do las las técnicas de administración y control de stock que sean necesarias. Realizar otras funciones afines a la misión de la unidad organiza a la que pertenece y las que por norma sean de su competencia. Otra Otrass resp respon onsa sabil bilid idad ades es que que le sean sean asig asigna nada dass en mate materi ria a de su competencia.

ORGANIZACIÓN INTERNA El jefe de Logística depende directamente del Gerente de Administración y Fina Finanz nzas as y supe superv rvis isa a al enca encarg rgad ado o de Cont Contra rata tacio cione ness y al asis asiste tent nte e de almacenes y control patrimonial.


Código

DEPARTAMENTO DE

AC

CONTABILIDAD Cargo del Jefe de área

Fecha

CONTADOR GENERAL Área Inmediata Superior GERENCIA DE ADMINISTRACION Y Personal de Confianza FINANZAS FUNCION BASICA


Planifi Planificar car,, organi organizar zar,, dirigir dirigir y contro controlar lar el proce proceso so contab contable, le, sumini suministr strand ando o información confiable y oportuna para la toma de decisiones y cumplimiento de obligaciones.


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Prepa Preparar rar y manten mantener er los regist registros ros contab contables les y sistem sistemas as de contro controll interno. Proporcionar a los niveles de dirección, herramientas de gestión con con info informa rmaci ción ón prec precis isa a y opor oportu tuna na sobr sobre e pres presup upue uest stos os,, cost costos os,, seguros, impuestos u otra información requerida, por las areas internas y entidades externas. Controlar Controlar los gastos gastos y aplicar aplicar eficazmente eficazmente las normas normas de contabilidad contabilidad y sist sistem emas as de cont contro roll de cost costos os,, parq parqa a salv salvag agua uard rdar ar los los inte intere rese sess economicos de la empresa. Mantener registros de control para asegurar, que los compromisos y gastos de la empresa se mantengan dentro de los planes y autorizaciones financieras. Asesorar a las gerencias sobre oportunidades y situaciones especiales donde debe efectuarse reducción de costos. Dictar sistemas y políticas para el control de activos fijos, mejoramiento de la información contable asi como el control de excesos de gastos. Esta Establ blec ecer er,, coor coordin dinar ar y mant manten ener er los los proc proced edimi imien ento toss cont contab able les, s, cooperando y colaborando con el órgano de control interno. i nterno. Revi Revisa sarr todo todoss los los cont contra rato toss real realiz izad ados os real realiz izan ando do obse observa rvaci cion ones es pertinentes para proteger los intereses de la empresa. Velar que se cumplan las disposiciones, normas y procedimientos, para gara garant ntiz izar ar que que los los pago pagoss que que efec efectú túa a la empr empres esa a sean sean los los que que correspondan de acuerdo a obligaciones contractuales establecidas o normatividad aplicable. Pres Presen enta taci ción ón opor oportu tuna na y vera verazz de las las decl declar arac acio ione ness de tribu tributo toss e impuestos cumpliendo la legislación vigente y normas de contabilidad y financieras. Disponer la aplicación de medidas correctivas correspondientes, en lo referente al aspecto contable y de ejecución presupuestal.


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Proponer a la Gerencia de administración sistemas y políticas para el mejoramiento de la gestión empresarial, especialmente para el control de activos fijos, suministros y servicios. Organizar y supervisar la toma de inventarios activos y existencias de almacenes en coordinación con el área de logística. l ogística. Alcanzar a la Gerencia General y a la Gerencia de Administración y Finanzas Finanzas los estados estados financieros financieros dentro de los 13 días siguientes siguientes del mes que corresponde al cierre contable. Alcanza a la Dirección de la empresa los análisis de costos y gastos para la toma de decisiones Otra Otrass resp respon onsa sabil bilid idad ades es que que le sean sean asig asigna nada dass en mate materi ria a de su competencia.

ORGANIZACIÓN INTERNA El Contador depende directamente del Gerente de Administración y Finanzas .


Código

GERENCIA COMERCIAL Cargo del Jefe de área

GC Fecha

GERENTE COMERCIAL Área Inmediata Superior MOF - INNOVEX Escuela Escuela de de Negocio Negocioss Página Página 24

GERENCIA GE GENERAL


FUNCION BASICA La Gerenc Gerencia ia Comerc Comercial ial tiene tiene la respon responsa sabili bilida dad d de provee proveerr y optimiz optimizar ar los ingresos de INNOVEX, mediante la comercialización de las actividades de capac capacita itació ción, n, formac formación ión y otros otros y el desarr desarroll ollo o de proyec proyectos tos que que genere generen n recursos económicos.

FUNCIONES GENERALES Son funciones de la Gerencia Comercial: •

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Cumplir con las políticas, objetivos y los programas de marketing y de ventas ventas de la empres empresa, a, optimi optimizan zando do los ingres ingresos os y minimi minimizan zando do los costos. Plan Planea ear, r, orga organi niza zar, r, diri dirigi girr y cont contro rola larr los los ingr ingres esos os por por vent venta a a los los clientes. Planificar, dirigir y organizar los esfuerzos del área para la consecución e nuevos contratos que garantice la estabilidad económica de INNOVEX, en el mediano y largo l argo plazo. Analizar permanentemente las condiciones del mercado, incidiendo en los costos de producción de los materiales de capacitación y formación. Supe Superv rvis isar ar el prog progra rama ma de capa capaci cita taci cion ones es teni tenien endo do en cuen cuenta ta la programación total con el objeto de optimizar el uso de los recursos. Preve Preverr que las invers inversion iones es que que realice realice la empres empresa a para para amplia ampliarr su capacidad instalada obtengan la rentabilidad necesaria.

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Programas y controlar el desarrollo y ejecución de los proyectos.

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Negociar los contratos de venta con los clientes.

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Apoyar directamente en la ejecución del sistema de calidad de la empresa.


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Asesorar y asistir al Gerente General y a los otros departamentos con los que tenga tenga relaci relacione oness directa directass o indire indirecta ctass sobre sobre las activ activida idade dess comerciales de la empresa. Otras responsabilidades encomendadas encomendadas por la Gerencia General.

ORGANIZACIÓN INTERNA El Gerente Comercial Comercial depende depende de la Gerencia General General y supervisa al equipo de promotores y vendedores.



Código


GC Fecha

JEFE DE MARKETING Área Inmediata Superior GERENCIA COMERCIAL


FUNCION BASICA Gestio Gestionar nar el merca mercado do de INNOVE INNOVEX, X, busca buscando ndo nueva nuevass oportu oportunid nidad ades es de negocio. Buscar la satisfacción de los clientes en cada segmento. Desarrollar estrategias de comunicación tendientes a informar sobre nuestros servicios y sus ventajas. Crear normas de desempeño para asegurar los niveles de calidad del servicio. Conducir investigaciones para medir el grado de satisfacción de los clientes. Implementa Implementarr programas programas de responsa responsabilida bilidad d social. social. Cuidar Cuidar que la evidencia evidencia física sea coherente con la propuesta de valor para el cliente. Posicionar la Marca


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Formular el Plan de Marketing que defina las estrategias de mercado de la empr empres esa. a. Iden Identif tific icar ar nuev nuevas as opor oportu tuni nida dade dess de nego negoci cio o para para la empresa en el rubro eléctrico y negocios vinculados. Estab Establec lecer er progra programas mas de compro comprobac bación ión que permit permitan an identif identifica icarr la calidad del servicio y el grado de satisfacción de los clientes. Desarrollar el benchmarking (Hoja de potencialidades organizacionales) de nuestros servicios, lo que nos permitirá identificar nuestra posición competitiva. Recaba Recabar, r, de manera manera contin continua, ua, la inform informac ación ión sobre sobre el servic servicio, io, las actitudes de los servidores y las quejas de los clientes. Definir y gestionar la política de comunicaciones de la empresa tanto interna como externamente. Evalu Evaluar ar la posibi posibilid lidad ad de incorp incorpora orarr nuevo nuevoss produc productos tos y/o servic servicios ios proyectando el impacto dentro del mercado. Analizar y evaluar la evolución de las tarifas de compra y venta de nuestros productos. Promover el posicionamiento de la Marca.


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Velar por la adecuada presentación de la infraestructura empresarial acorde con la propuesta de valor para el cliente. Otras que le sean asignadas por el Gerente Comercial.

ORGANIZACIÓN INTERNA El Jefe de Marketing depende directamente del Gerente Comercial.



Código


GC Fecha

JEFE DE VENTAS Área Inmediata Superior GERENCIA COMERCIAL


FUNCION BASICA Planear, organizar, coordinar, dirigir y controlar las actividades y procesos de la gestión comercial. Cumplir con lo dispuesto en el Plan Operativo Empresarial. Planifi Planificac cación ión de la Gestió Gestión n por Direc Direcció ción n de Objeti Objetivos vos.. Buscar Buscar lograr lograr una imagen de excelencia. Fomentar la cultura de la calidad del trabajo en equipo, con lealtad, honestidad y disciplina.


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Organizar, dirigir y controlar lar las activid ivida ades del sist istema de comercialización en el área de su jurisdicción. Difundir el Manual del Sistema de Gestión de la Calidad de los Procesos Comerciales y proponer cambios y/o mejoras en forma continua. Estab Establec lecer er y manten mantener er actua actualiz lizado adoss los sistem sistemas as de inform informac ación ión y estadística de comercialización. Proponer acciones de capacitación, de acuerdo a las necesidades y perspectivas de los trabajadores. Coordinar y proponer el cronograma anual de ventas. Orga Organi niza zarr y diri dirigi girr los los proc proces esos os de vent venta a y cobr cobran anza za,, cont contro rola land ndo o eficientemente los parámetros e índices de la l a gestión de recaudación. Apoyar en la formulación del anteproyecto del Presupuesto Anual Operativo, estableciendo mecanismos adecuados para su ejecución y evaluación. Administrar los recursos humanos y materiales, garantizando su utilización, en las mejores condiciones de costo, oportunidad y eficiencia. Evaluar periódicamente el cumplimiento de los planes y programas a trav través és de los los indi indica cado dore ress de gest gestió ión, n, sugir sugirie iend ndo o las las corr correc ecci cion ones es convenientes para el logro de los objetivos. Dirigir la implementación de los procesos de cobranza legal y formular expedientes de castigo contable para deudas. Implementar programas de información permanente a los clientes.


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Atender dentro de los plazos establecidos la información solicitada por la Gerencia Comercial. Otros que le sean asignadas por el Gerente Comercial.

ESTRUCTURA INTERNA El Jefe de Marketing depende directamente del Gerente Comercial.


MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

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