Manual de Usuario Evaluacion Proveedor Sap

Código GPI:

0007

Descripción:

EVALUACION DE PROVEEDORES

Proyecto:

SOPORTE - MM

Consultoría Organizacional Organizacional – Unidad de Soporte www.consultoriaorganizacional.com Manual de Usuario EVALUACION DE PROVEEDORES Página 1 de 40

Versión

01

Fecha DD/MM/AAA A 10.05.2010

VERSIONES DEL DOCUMENTO Creado/Modificado por Revisado por (Incluir e-mail) MILTON SUAREZ msuarezp@consultoriaor ganizacional.com


Descripción Modificación

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Niveles organización de empresa en sistema SAP S AP Utilización Esta sección describe la organización de una empresa típica en el sistema SAP. También demuestra cómo se integra la Gestión de compras en esta estructura. En el sistema SAP, la organización de una empresa comprende los niveles siguientes:

Mandante El nivel más alto, o nivel de grupo de empresas, de la estructura de la organización. Ejemplo: Grupo de empresas. Sociedad Este nivel representa una unidad contable independiente dentro de un cliente. Ejemplo: una sociedad GL subsidiaria, miembro de un grupo de empresas. Centro La sede de la empresa de una sociedad. Ejemplo: Centro de producción, oficina regional, sucursal. Organización de compras Unidad de organización responsable del aprovisionamiento de materiales y servicios para uno o Consultoría Organizacional Organizacional – Unidad de Soporte www.consultoriaorganizacional.com Manual de Usuario EVALUACION DE PROVEEDORES Página 3 de 40

más centros y de la negociación de las condiciones generales de compra con los proveedores. Externamente, la organización de compras es responsable legalmente de todas las operaciones de compras. Por tanto, siempre se asigna a una empresa. Grupo de compras La organización de compras se divide a su vez en grupos de compras (es decir, grupos de encargados de compras) que son responsables de las actividades de compra diarias.

Nivel de organización para la evaluación de proveedores El nivel de organización de la evaluación de proveedores es la organización de compras: cada organización de compras evalúa los proveedores que se le han asignado. El sistema no soporta una comparación de evaluaciones de proveedores en el nivel más alto de sociedades.

Datos maestros Utilización La evaluación de proveedores utiliza los datos maestros siguientes: Registros maestros de proveedores Registros maestros de materiales Registros info de compras

Base de datos del maestro de proveedores La base de datos del maestro de proveedores contiene información sobre los proveedores de una empresa. Esta información se almacena en los registros maestros de proveedores individuales. Además del nombre y la dirección del proveedor, el registro maestro de proveedores contiene la información siguiente: Moneda del proveedor Condiciones de pago Personas de contacto (personal de ventas) Un registro maestro de proveedores también contiene datos de contabilidad (por ejemplo, una cuenta de control). Por consiguiente, el registro maestro de proveedores se actualiza tanto en Gestión de compras como en Finanzas.

Base de datos del maestro de materiales Consultoría Organizacional Organizacional – Unidad de Soporte www.consultoriaorganizacional.com Manual de Usuario EVALUACION DE PROVEEDORES Página 4 de 40

La base de datos del maestro de materiales contiene descripciones de materiales que la empresa adquiere, fabrica y almacena. La base de datos del maestro de materiales es la fuente de información central de una empresa respecto a materiales concretos. Los registros individuales del maestro de materiales contienen datos como la unidad de pedido, el grupo de compras responsable y tolerancias para faltas o tolerancia de exceso de suministro. El sistema de evaluación de proveedores le ayuda en la optimización de los procesos de aprovisionamiento tanto de los materiales como de los servicios.

Registro info de compras Los registros info de compras (también denominados registros info) se utilizan como fuente de información para Compras. Representa una relación específica proveedor-material. El registro info también permite a los encargados de compras determinar rápidamente: qué materiales han sido ofertados o suministrados previamente por un determinado proveedor qué proveedores han ofertado o suministrado un material determinado Contenido de un registro info: Un registro info incluye: Precios y condiciones actuales Número del último pedido Límites de tolerancia para los excesos de suministros y los suministros incompletos El plazo de entrega del material previsto por el proveedor Un registro info también contiene información de ofertas y de pedidos.

Criterio principal Definición Los criterios principales forman la base para la valoración del rendimiento de un proveedor. El sistema calcula la nota global de un proveedor a partir de las notas obtenidas en los criterios principales.

Utilización Se pueden evaluar proveedores según varios criterios que considere importantes. Las notas de los criterios principales son una representación más precisa del rendimiento de un proveedor que la nota global.

Estructura Consultoría Organizacional – Unidad de Soporte www.consultoriaorganizacional.com Manual de Usuario EVALUACION DE PROVEEDORES Página 5 de 40

Puede determinar el tipo y número de criterios principales. El sistema admite un máximo de 99 criterios principales. Puede especificar el número de criterios principales para cada organización de compras y decidir qué criterios principales están cubiertos por la nota global. Los cinco criterios principales siguientes están disponibles en el sistema estándar: Precio Calidad Entrega Soporte/servicio general Estos cuatro criterios principales sirven como base para la evaluación de los proveedores que suministren materiales. Provisión de servicios externos Este criterio principal sirve de base para la evaluación de los proveedores empleados como proveedores de servicios externos. Puede definir los criterios principales adicionales que desee. Alternativamente, puede realizar el cálculo de la nota principal basándose en menos de cinco criterios principales.

Criterio parcial Definición Los criterios parciales son las unidades más pequeñas a las que se puede asignar notas en la evaluación de proveedores. El sistema calcula una nota para el criterio principal superior basándose en las notas que un proveedor obtiene para los distintos criterios parciales.

Estructura Hay tres tipos de criterio parcial: Manual El usuario introduce la nota en el sistema antes de efectuar la evaluación. Semiautomático El usuario introduce las notas de calidad y puntualidad en la entrega o rendimiento a nivel de registro info (de material), o en la hoja de entrada de servicios (en el caso de los servicios externos). Automático Consultoría Organizacional – Unidad de Soporte www.consultoriaorganizacional.com Manual de Usuario EVALUACION DE PROVEEDORES Página 6 de 40

El usuario no introduce datos. El sistema calcula las notas de los criterios parciales automáticos basándose en los datos obtenidos en otras áreas de la empresa fuera del sistema de evaluación de proveedores (por ejemplo, Recepción de mercancías o Gestión de calidad). Los procedimientos de cálculo de notas cumplen distintos fines e implican distintos tipos de actualizaciones.

Criterios parciales necesarios Los criterios parciales automáticos que proporciona el sistema estándar bastan para la evaluación de un proveedor que suministre materiales. Es decir, para realizar evaluaciones, no es necesario que actualice las notas en los criterios parciales manuales o semiautomáticos. El sistema proporciona un máximo de veinte criterios parciales para cada criterio principal. En el sistema estándar SAP hay dos criterios parciales automáticos para el criterio principal "Precio", tres para el criterio principal "Calidad" y cuatro para el criterio principal "Entrega". Esto significa que puede determinar hasta 18, 17 y 16 criterios parciales adicionales respectivamente para cada uno de estos criterios principales. No hay criterios parciales automáticos para los criterios principales "Soporte/servicio general" y "Servicio externo". Sin embargo, en el sistema estándar de SAP se incluyen tres criterios parciales semiautomáticos para "Servicio/asistencia general" y dos para "Servicio externo". Esto significa que puede determinar hasta 17 y 18 criterios parciales adicionales manuales o semiautomáticos respectivamente para cada uno de estos dos criterios principales. Al definir criterios parciales manuales, tenga en cuenta que obtendrá un resumen mejor si no aumenta demasiado el número de criterios. De esta forma, también reducirá el esfuerzo de actualización.

Breve descripción de los criterios parciales automáticos Esta sección describe brevemente los distintos criterios parciales automáticos: Precio Nivel de precios Historial de precios Calidad Entrada de mercancías Auditoría de calidad Nivel de reclamaciones/rechazos Entrega Cumplimiento de fechas de entrega Consultoría Organizacional – Unidad de Soporte www.consultoriaorganizacional.com Manual de Usuario EVALUACION DE PROVEEDORES Página 7 de 40

Cumplimiento de cantidades Cumplimiento de normas de envío Fecha de confirmación Nivel de precios Este criterio parcial compara la relación del precio de un proveedor con el precio de mercado. Si el precio del proveedor es menor que el precio de mercado, recibe una buena nota; si es más alto que el precio de mercado, se le asigna una mala nota. Basándose en el criterio parcial "Nivel de precios", puede comparar el precio de un proveedor con el precio de mercado actual en un determinado período temporal. Historial de precios Este criterio parcial compara la evolución del precio del proveedor con el precio de mercado. Basándose en el criterio parcial "Historial de precios", puede determinar si el precio de un proveedor ha aumentado o disminuido en un período concreto en comparación con la evolución del precio de mercado en el mismo período. Entrada de mercancías Este criterio parcial se utiliza para evaluar la calidad del material que entrega el proveedor. La inspección de calidad se realiza cuando entran las mercancías. Auditoría de calidad Este criterio parcial se utiliza para evaluar el sistema de gestión de calidad utilizado por una empresa que fabrica productos. Nivel de reclamaciones/rechazo Este criterio parcial se utiliza para evaluar si los materiales entregados por el proveedor suelen ser defectuosos después de la inspección de las mercancías entradas (por ejemplo, en la fabricación) lo que conlleva un gasto adicional y una pérdida de tiempo (debidos a la pérdida de producción, trabajo de repaso, etc.). La nota (ratio de calidad QM) se calcula en la Gestión de calidad (QM) y los datos pasan a la evaluación de proveedores MM. Este ratio se convierte para la utilización en el sistema de notas de la evaluación de proveedores. Rendimiento en el cumplimiento de fechas de entrega Este criterio parcial se utiliza para determinar cómo se ajusta un proveedor al cumplimiento de las fechas de entrega especificadas. Cumplimiento de cantidades Este criterio parcial se utiliza para determinar si un proveedor ha entregado la cantidad especificada en el pedido.

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"Cumplimiento de fechas de entrega" y "Cumplimiento de cantidades" siempre se tienen que ver juntas. Puede especificar para cada material (en el registro maestro de materiales) o para todos los materiales (en las opciones del sistema) la cantidad mínima de los materiales pedidos que deba entregarse para que se incluya una entrada de mercancías en la evaluación. Esto le permite evitar situaciones en las que una entrada de mercancías puntual con sólo una pequeña cantidad de materiales pedidos se incluya en la evaluación con una buena nota para "cumplimiento de fechas de entrega". En caso de no entregarse esta cantidad mínima, al proveedor no se le asigna nota en el último criterio parcial. No obstante, en este caso el vendedor recibirá una nota mala en el cumplimiento de cantidades. Cumplimiento de normas de envío Este criterio parcial se utiliza para determinar con qué precisión un proveedor cumple las normas para el envío o embalaje de un material. Fecha de confirmación Este criterio parcial se utiliza para determinar si un proveedor se ajusta a la fecha de entrega confirmada previamente (por ejemplo, la fecha de entrega en un aviso de entrega).

Ponderación de las notas Definición Las notas que recibe un proveedor por los criterios principales se pueden ponderar de forma distinta para reflejar las diferencias en el significado de los criterios.

Estructura Factor de ponderación Con el uso de factores de ponderación, puede aumentar o reducir la importancia de determinados criterios cuando se calcula una nota en el nivel más alto.

Suponga que un proveedor recibe 80 puntos por el criterio "Precio" y 80 puntos por el criterio "Servicio". Puesto que le da más importancia al precio del material que al servicio que le ofrece el proveedor, puede asignar al criterio "Precio" un factor de ponderación de 3 y al criterio "Servicio" un factor de 1. Por lo tanto, los 80 puntos de Precio se valoran el triple que los 80 puntos de Servicio cuando se calcula la nota global.

Claves de ponderación La clave de ponderación es un identificador bajo el cual se pueden agrupar y grabar juntos los valores de ponderación para unos criterios principales.


Si sabe que va a realizar de forma repetida una evaluación con unos determinados criterios principales y unos determinados factores de ponderación, puede grabar esta combinación bajo una clave de ponderación. Cuando realice la siguiente evaluación de proveedores, sólo tiene que introducir la clave de ponderación en vez de introducir un factor de ponderación para cada criterio individual. A continuación, el sistema define automáticamente todos los factores de ponderación. Hay dos tipos posibles de claves de ponderación en el sistema estándar: Clave 01 Clave 02 La clave 01 permite la misma ponderación de todos los criterios. La clave 02 le permite evaluar proveedores que suministren piezas pequeñas, por ejemplo. Los factores de ponderación de esta clase se distribuyen como se indica a continuación: Precio 5 Calidad 3 Entrega 2 Soporte/servicio general 1 Provisión de servicios externos 2

Condiciones previas evaluación proveedores Utilización La evaluación de proveedores está sujeta a ciertas condiciones previas.

Condiciones previas Puede empezar el proceso de evaluación del proveedor si ha contestado las preguntas siguientes: ¿Ha actualizado las parametrizaciones del sistema? ¿Dispone de las autorizaciones necesarias? ¿A qué proveedor quiere evaluar? (clave de proveedor) ¿Qué organización de compras va a evaluar al proveedor? (Clave de organización de compras) ¿Es la primera vez que el proveedor es evaluado? Si no es así, ¿cuándo fue la última evaluación?


Ejecutar la evaluación de proveedores 1. Del menú del sistema, seleccione Logística -> Gestión de materiales -> Compras y después Datos maestros -> Evaluación proveedores -> Actual. . Aparece la pantalla inicial. 2. Introduzca las claves de la organización de compras y el proveedor y pulse ENTER. Se visualiza entonces un resumen de los criterios principales para esa organización de compras. Si el sistema de clasificación de SAP está activo, puede introducir la clase de proveedor en lugar del proveedor. De esta forma obtendrá una lista, en la que podrá seleccionar un proveedor de la clase para su evaluación. Utilice la opción "Entradas posibles" o el matchcode =k. 3. Actualice el campo obligatorio Clave de ponderación. Si no conoce la clave de ponderación, utilice la opción "Entradas posibles". 4. En la barra de menús, seleccione Tratar Reevaluación autom. El sistema calcula primero las notas para los criterios parciales automáticos, a continuación las notas para los criterios principales y, finalmente, la nota global para el proveedor. 5. Grabe su evaluación. La pantalla de resumen también contiene lo siguiente: El campo Ind.borrado. Para más información, consulte la sección "Borrar la evaluación del proveedor". Los datos bajo la cabecera de grupo "Evaluación de los criterios principales".

Log de cálculos de notas para criterios parciales automáticos El log ofrece un desglose de la nota del proveedor para un criterio parcial. En él se visualizan las notas de criterios parciales automáticos para todos los registros info incluidos en el cálculo actual. Después de que haya llevado a cabo una evaluación considerando los criterios parciales de varios o todos los criterios principales, puede visualizar el log. Para ello, seleccione Pasar a Todos los logs de la barra del menú. (O Pasar a Log detallado si desea ver únicamente un log específico.) Si no ha iniciado una evaluación nueva, no se genera ningún log.

Evaluación de proveedores en el fondo Consultoría Organizacional – Unidad de Soporte www.consultoriaorganizacional.com Manual de Usuario EVALUACION DE PROVEEDORES Página 11 de 40

Puede evaluar a sus proveedores de forma regular, por medio de una ejecución en proceso de fondo. La función Evaluaciones fondo se encuentra en el menú de Compras.

Condiciones previas Si quiere iniciar una ejecución en proceso de fondo para una evaluación de proveedores, necesita una variante (por ejemplo para limitar el número de proveedores a evaluar). Actualización y visualización de variantes Cuando llame la función Evaluaciones fondo, puede visualizar variantes existentes en el modo de edición de la lista de pasos y crear nuevas variantes o modificar las existentes. Para hacerlo, seleccione Tratar Pasar a Pasar a

Pasos y después

Variante (para visualizar), o Actualizar variantes (para crear)

Procedimiento 1. Seleccione Datos maestros

Evaluación proveedor .

Funciones siguientes

Evaluaciones fondo.

2. En la pantalla inicial, introduzca un nombre de job y el nombre de la variante. Especifique cuándo debe realizarse la evaluación en el fondo y la frecuencia con que debe repetirse. 3. Grabe la orden de ejecución en proceso de fondo.

Para llevar a cabo evaluaciones en el fondo y definir nuevas variantes, se requieren ciertas autorizaciones. Si tiene algunas consultas en este sentido, consulte con el responsable del sistema.

Actualización posterior de evaluaciones en el fondo En una ejecución en proceso de fondo normalmente se evalúa a proveedores que pertenecen al mismo grupo (es decir, que tienen la misma clave de ponderación). No obstante, es posible que haya seleccionado un intervalo que contenga diferentes grupos de proveedores. Por esta razón no ha definido una clave de ponderación. Para garantizar que las notas se calculen correctamente, tiene que actualizar posteriormente la clave de ponderación para esos registros de evaluación en determinados intervalos de tiempo. Los registros de evaluación en cuestión pueden determinarse utilizando el informe de análisis Proveedores sin claves de ponderación.

Esta función se encuentra en el menú de Compras, en Datos maestros Funciones siguientes

Prov. sin clave pond.


Evaluación proveedor

Desde este informe puede pasar directamente a las pantallas para actualizar las evaluaciones.

Visualización de la evaluación de proveedores 1. En el menú del sistema, seleccione Logística Gestión materiales Compras y, a continuación, Datos maestros Evaluación proveedor Visualizar . Aparece la pantalla de acceso Evaluación de proveedor Visual.: Acceso. 2. Especifique una organización de compras y el proveedor cuya evaluación quiere visualizar. 3. Pulse ENTER . Aparece la pantalla de resumen. En la pantalla de resumen se visualizan los siguientes datos:

Campo / Cabecera de grupo Datos de cabecera Datos de evaluación

Evaluación de criterios principales

Contenido Organización de compras, proveedor Clave de ponderación Nota global Indicador de borrado Nombre del responsable Fecha de la última evaluación Notas para los criterios principales y claves de ponderación aplicadas a las notas para los criterios principales individuales al llegar a la nota global.

Para ver el desglose de la nota de un determinado criterio principal en las notas de los criterios parciales individuales relevantes, haga doble clic en el criterio principal deseado. Para visualizar los desgloses de las notas de varios criterios principales progresivamente, seleccione el criterio principal deseado y escoja Criterios pral. Primer crit. princip. Se visualiza la pantalla de los criterios parciales del primer criterio principal. Para visualizar los criterios parciales para todos los criterios principales, progresivamente, seleccione Criterio pral. Sig. crit. princip .

Borrado de una evaluación de proveedores 1. En el menú del sistema, seleccione Logística Gestión materiales Compras y, a continuación, Datos maestros Evaluación proveedor Actual. Aparece la pantalla inicial. 2. Introduzca las claves para una organización de compras y el proveedor cuya evaluación quiere borrar. Consultoría Organizacional – Unidad de Soporte www.consultoriaorganizacional.com Manual de Usuario EVALUACION DE PROVEEDORES Página 13 de 40

3. Pulse ENTER . Aparece la pantalla de resumen. 4. Defina el indicador en el campo Ind.borrado. La próxima vez que ejecute el programa de reorganización, el registro de evaluación para ese proveedor estará borrado.

Visualización e impresión documento modificación El sistema crea documentos de modificación para cada evaluación. Existen las siguientes opciones para visualizar estos documentos: En la pantalla inicial de Compras, seleccione Datos maestros Evaluación proveedor Modificaciones. Haga las modificaciones deseadas y a continuación seleccione Programa Ejecutar . En la pantalla inicial de Compras, seleccione Datos maestros Evaluación proveedor Actualizar o Visualizar y, a continuación, Pasar a Modificaciones. Aparece entonces una ventana en la que puede introducir la fecha inicial desde la que desea visualizar los documentos de modificación. Pulse INTRO Aparece una lista que brinda la siguiente información: Responsable Organización de compras responsable Fecha y hora de la modificación Comparación de los valores nuevos y anteriores Puede imprimir la lista seleccionando Lista

Imprimir .

Representación gráfica evaluaciones proveedores Utilización Esta parte le brinda las informaciones más importantes para la utilización funcional de los gráficos SAP. Puede visualizar evaluaciones de proveedores con los gráficos jerárquicos y de presentación de SAP. La representación gráfica le brinda una visión clara de sus criterios principales y parciales y le permite determinar de forma fácil y rápida la puntuación obtenida por sus proveedores. En la pantalla de resumen en Evaluación de proveedores, seleccione Pasar a visualiza una representación gráfica. Consultoría Organizacional – Unidad de Soporte www.consultoriaorganizacional.com Manual de Usuario EVALUACION DE PROVEEDORES Página 14 de 40

Gráfico . Se

La representación gráfica está dividida en dos áreas: Área de representación El área de representación contiene la evaluación. Si tiene muchos criterios principales y parciales, puede ser que el gráfico completo no quepa en la pantalla. En un caso así, puede utilizar la función de navegación para orientarse. Área de Navegación El área de navegación representa el gráfico completo en tamaño reducido. De esa forma puede orientarse en gráficos grandes con muchos detalles.

Actividades Función de Navegación En las áreas de representación y navegación puede mover el gráfico y cambiar su tamaño. En el área de visualización puedes desplazar el gráfico con la ayuda de barras de desplazamiento horizontales y verticales. Esto permite visualizar partes de la pantalla que están más allá de los márgenes. También puede modificar el tamaño del gráfico. En el área de navegación, puede desplazar, aumentar o reducir el tamaño de una sección de todo el gráfico. Para hacer esto, pulse clic en la esquina derecha del área seleccionada y arrastre con el ratón. Arrastre la esquina hacia arriba o hacia abajo para modificar el tamaño de la sección que se está viendo. Si quiere ampliar el área de navegación, haga una selección desde el menú Vista Navegación . Para volver a la parametrización estándar, seleccione Vista Usuario .

Visualización de criterios con los gráficos de presentación de SAP Después de haber ejecutado la función Reevaluación automática , puede pasar directamente de la visualización de evaluación al modo gráfico. Sitúe el cursor en el criterio principal o parcial deseado y seleccione Pasar a Gráfico. Entonces se visualiza la representación gráfica de las notas más bajas que componen la nota global para este criterio. Es posible visualizar gráficos para los siguientes criterios parciales. Entrada de mercancías Auditoría de calidad Cumplimiento de fechas de entrega Cumplimiento de cantidades Cumplimiento de normas de envío Cumplimiento de la fecha de confirmación Consultoría Organizacional – Unidad de Soporte www.consultoriaorganizacional.com Manual de Usuario EVALUACION DE PROVEEDORES Página 15 de 40

Calidad de los servicios externos Cumplimiento de los servicios externos

Informes y análisis en evaluación de proveedores Utilización Esta parte explica los beneficios que se pueden obtener de los informes y análisis en el sistema SAP y describe cómo ejecutarlos.

Objetivo de informes/análisis en evaluación de proveedores: Los informes y análisis en la Evaluación de proveedores le permiten comparar las evaluaciones y notas globales para los criterios individuales principales obtenidas por sus proveedores de distintas formas. También le permiten determinar los vendedores que nunca han sido evaluados y los que deben volver a serlo. Los ejecutivos de compras pueden obtener informaciones tales como: ¿Qué proveedores tienen las mejores notas globales? ¿De los mejores proveedores, quiénes recibieron una nota particularmente buena o mala en el criterio principal "Precio"? ¿Quienes fueron los proveedores que recibieron una buena nota global, pero por debajo de la nota media en el criterio principal "Calidad"? ¿Qué proveedores recibieron una nota global pobre, pero una nota muy buena si sólo se considerara un material en particular? ¿Qué proveedores de servicios le han brindado sus servicios puntualmente y con una alta calidad?

Realización de informes y análisis Para realizar un informe o un análisis, proceda como se indica: En el menú de Compras, seleccione Datos maestros Después seleccione uno de los siguientes informes:


Visualizar lista .

Lista ranking de la evaluación de proveedores Evaluación por material/grupo de artículos Este análisis es interesante en el caso de los proveedores que le proporcionan materiales. Todos los proveedores que no han sido evaluados Todos los proveedores que no han sido evaluados desde una fecha determinada Consultoría Organizacional – Unidad de Soporte www.consultoriaorganizacional.com Manual de Usuario EVALUACION DE PROVEEDORES Página 16 de 40

Comparación de evaluaciones Este análisis sólo es interesante en el caso de los proveedores que le proporcionan materiales . Seleccionando Datos maestros Evaluación proveedor Comparación de evaluaciones efectúa un informe que compara la evaluación general de un proveedor con su evaluación respecto a un material en concreto.

Análisis estándar Seleccionando Datos maestros Evaluación proveedor --> Análisis estándar, puede efectuar un informe que le proporcionará la nota acumulada por período con la nota para un solo período (entre otras opciones). El análisis estándar está integrado con el Sistema de información para logística (SIL) y se caracteriza por la funcionalidad habitual del SIL

Comparación de evaluaciones Este informe se diferencia de otros porque le permite obtener una imagen detallada de un proveedor específico, sin involucrar a otros proveedores. En este informe, la nota global calculada a partir de las entregas de todos los materiales del proveedor se compara con la nota global que el proveedor recibiría si la base de la evaluación estuviera compuesta por sólo un material específico. Con este informe puede determinar el comportamiento de un proveedor en relación con uno de los materiales más importantes. Por ejemplo, este informe le mostrará que un proveedor con una evaluación general pobre o media tiene realmente mejor nota en relación a un material X o Z que otros proveedores con evaluaciones generales buenas. Esta información garantiza que no se omitan opciones interesantes de fuentes que, de otra forma, no hubiera tenido en cuenta al suministrar los materiales en cuestión. No puede grabar este informe, pero puede volverlo a generar cuando sea necesario.

Procedimiento 1. En el menú de Compras, seleccione Datos maestros Evaluación proveedor Comparación evaluac. Aparece la pantalla inicial. 2. Introduzca las claves de la organización de compras y el proveedor. 3. En el área Nivel-comparación , rellene uno de los siguientes campos: – Material – Registro info – Grupo de artículos Consultoría Organizacional – Unidad de Soporte www.consultoriaorganizacional.com Manual de Usuario EVALUACION DE PROVEEDORES Página 17 de 40

Si ha especificado un grupo de artículos, puede definir si el sistema debe buscar sólo materiales con un registro maestro (1), sólo materiales sin un registro maestro (2) o ambos (ninguna entrada) dentro del grupo de artículos. 4. Si desea ejecutar el informe, seleccione Programa Ejecutar . El informe compara una evaluación general del proveedor con una evaluación para un material específico. Seleccione Pasar a general.

Evaluación para proveedor para pasar a la visualización de la evaluación

Visualización de logs Seleccione Pasar a Logs (todos) para visualizar todos los logs disponibles. Éstos muestran las notas calculadas por el sistema para los criterios parciales automáticos y semiautomáticos correspondientes a todos los criterios principales. Si sólo desea ver los logs para los criterios parciales de un criterio principal en particular, marque el criterio principal deseado y seleccione Pasar a Log detallado . Si sólo desea ver los logs par un criterio parcial en particular, seleccione el criterio parcial y seleccione Pasar a Log individual. Estas opciones le permiten efectuar el seguimiento de una gran cantidad de registros de evaluación sin que el análisis llegue a ser demasiado confuso, puesto que podrá visualizar de forma detallada sólo aquellos criterios principales que considere relevantes

Visualización de proveedores sin evaluación Este informe le ofrece las opciones siguientes: Puede hacer una lista de todos los proveedores que todavía no han sido evaluados. Puede generar una lista de los proveedores que no han sido evaluados todavía en relación a determinados criterios. También le proporcionará un resumen de aquellos proveedores que no tienen una evaluación global que englobe todos los criterios principales, sino evaluaciones individuales para determinados criterios principales.

Procedimiento 1. En el menú Compras, seleccione Datos maestros Evaluación proveedor lista Proveedor sin eval. Se visualiza la pantalla inicial. 2. Introduzca las claves para la organización de compras y el proveedor.

Visualizar

Si desea limitar el alcance del informe según los criterios principales, seleccione el campo Diferenciar por crit. princip. 3. Seleccione Programa Ejecutar. 4. Si ha activado el indicador Diferenciar por crit. princip. , aparecerá una pantalla que le permitirá seleccionar los criterios principales deseados. Si marca, por ejemplo, "Precio" y Consultoría Organizacional – Unidad de Soporte www.consultoriaorganizacional.com Manual de Usuario EVALUACION DE PROVEEDORES Página 18 de 40

"Entrega", genera una relación de informes de todos los proveedores que no han sido evaluados con respecto a estos dos criterios. A continuación, seleccione Criterio pral. Continuar . Obtendrá una lista de los proveedores que no han sido evaluados con respecto a los criterios principales seleccionados. Si no ha activado el indicador, obtendrá un listado de los proveedores que aún no han sido evaluados. Desde el informe puede pasar a la visualización del registro maestro de proveedor. Para hacerlo, sitúe el cursor en el proveedor deseado y seleccione Entorno Visualizar proveedor . A continuación, puede pasar inmediatamente a la Evaluación de proveedores para actualizar las evaluaciones para este proveedor. Para hacerlo, sitúe el cursor en el proveedor deseado y seleccione Tratar Evaluar proveedor

Ejecución de un análisis estándar Puede ejecutar un análisis estándar con ratios (notas) desde Evaluación de proveedores. La función Análisis estándar está integrada en el Sistema de información para logística (SIL), pero también puede acceder a ella desde el menú Compras . Utilizando el análisis estándar, puede generar varias visualizaciones de los datos de proveedor y generar una visualización gráfica de cada vista. A diferencia de otros análisis e informes, en la Evaluación de proveedores el análisis estándar proporciona: tanto las notas acumuladas de todos los períodos, como la nota para sólo un período.

Análisis estándar y SIL Los datos determinados en la Evaluación de proveedores se escriben en un fichero estadístico especial (estructura de información S013) dentro del SIL y se utilizan para propósitos de análisis. Los datos (o números clave) son las notas para los criterios siguientes: Cumplimiento de cantidades Cumplimiento de fechas de entrega Cumplimiento de fecha de confirmación (desviación en aviso de entrega). Aviso de entrega (no actualizada actualmente) Cumplimiento de notas de entrega Auditoría de calidad (no actualizada actualmente) Calidad de los servicios externos Cumplimiento de los servicios externos


Procedimiento 1. En el menú del sistema, seleccione Logística maestros


Gestión materiales Análisis estándar.

Compras, Datos

También puede llamar la función a través de Logística Controlling Logíst. Info Compras , Análisis estándar Evaluación proveedor .

Sistema

2. Introduzca los parámetros deseados. 3. Seleccione Análisis estándar Ejecutar . Obtendrá un listado de resultados con valores de características (por ejemplo, todos los proveedores de una organización de compras con sus notas). 4. Puede procesar la lista de acuerdo con diferentes criterios. a) Sitúe el cursor en un valor de característica (por ejemplo, un proveedor) y seleccione, por ejemplo, Vista Desglosar por . b) Seleccione el tipo de vista deseado (por ejemplo, Material ) y confírmelo. Aparece una lista de valores de características (por ejemplo, todos los materiales de un proveedor y sus notas). c) Si lo desea, realice los pasos a) y b) también para los otros tipos de vistas (por ejemplo, Mes ). d) Para obtener una mejor visión de conjunto, genere la vista por medio de Pasar a Gráfico .

El componente Evaluación de proveedores le ayuda a optimizar los procesos de aprovisionamiento de materiales. En el Sistema SAP, la evaluación de proveedores se ha integrado completamente en el componente Compras MM dentro de Gestión de materiales. Esto significa que informaciones tales como fechas de entrega, precios y cantidades se pueden tomar de los pedidos de compra. La evaluación de proveedores también utiliza datos del componente de Gestión de calidad, como los resultados de las inspecciones de las mercancías entradas o auditorias de calidad.. Pre-requisitos: En las siguientes actividades IMG, se efectúan las parametrizaciones válidas para todas las organizaciones de compra: 1. Especificar clave de ponderación 2. Especificar criterios 3. Especificar alcance de la lista


En la actividad IMG "Especificar datos de la organización de compras para la evaluación de proveedores", parametrice valores individuales para cada organización de compra TRANSACCION : SPRO RUTA DE ACCESO: IMG Gestión Materiales -> Compras – evaluación de Proveedores -> Fijar clave de ponderación PARAMETRIZACIÓN REALIZADA:

Digite doble click en el comando Fijar clave de ponderación En esta actividad IMG se definen las claves de ponderación para los criterios principales de la evaluación de los proveedores. En el estándar existen las clave de ponderación 01 y 02. Éstas agrupan las siguientes partes proporcionales en la ponderación de los criterios principales del estándar:


TRANSACCION: SPRO RUTA DE ACCESO: IMG Gestión Materiales -> Compras – evaluación de Proveedores -> Fijar criterios principales

Los criterios 01, precio, 02 Calidad, 03 entrega y 04 Servicios se utilizan cuando se maneja Maestro de materiales. El criterio 05 Servicio se utiliza cuando se maestro de Servicios Nombre de Descripción Actividad y valores Comentarios campo Criterio Código y descripción del Lo trae el sistema evaluación criterio principal Criterio Parcial Criterio Código del criterio parcial Lo trae el sistema Parcial Denominaci Nombre dl criterio parcial Lo trae el sistema ón para el criterio Exit No se utiliza Usuario Método Clave que expresa con qué Seleccione alguna de las posibles Determinac método se determina la nota opciones ión para el criterio parcial. Descripción Nombre del método Lo trae el sistema Breve determinación Haga Click sobre el icono

para Grabar y aparecerá al final de la pantalla el mensaje


Clave de utilización 1 2 3 4 5 6 7 8 9 A B C D

Determinación Automát. desde evaluación referida a material Determinación autom. desde estadística cumplimiento-cantidad Determinación autom. desde estadística cumplimiento-fechas Determinación autom. desde estadíst-compras: Nivel-precios Determinación autom. desde estadíst-compras: Comport-precios Determinación Automát.. desde estadística de normas de envío Determinación autom. desde estadíst-calidad: Comprobación-EM Determ. autom. de estadística calidad: mensajes de calidad Determinación autom. desde estadística-calidad: Auditoria Determinación automática a partir de cumplim. aviso entr. Determ. automática de confirmaciones de entrega Determinación a partir de evaluación de calidad servicio Determinación a partir de evaluación de fechas servicio Sin determinación automática

Criterio parcial Los criterios parciales son las unidades más pequeñas a las que se pueden asignar notas en la evaluación de proveedores. El sistema calcula una nota para el criterio principal superior basándose en las notas que un proveedor obtiene para los distintos criterios parciales. Se marca la posición del criterio principal y se selecciona el comando de la parte superior Esta sección describe brevemente los distintos criterios parciales automáticos:

Precio

Calidad


Entrega a

Nivel de precios Este criterio parcial compara la relación del precio de un proveedor con el precio de mercado. Si el precio del proveedor es menor que el precio de mercado, recibe una buena nota; si es más alto que el precio de mercado, se le asigna una mala nota. Basándose en el criterio parcial "Nivel de precios", puede compararse el precio de un proveedor con el precio de mercado actual de una fecha determinada. Historial de precios Este criterio parcial compara el desarrollo del precio del proveedor con el precio de mercado. Basándose en el criterio parcial "Historial de precios", puede determinarse si el precio de un proveedor ha aumentado o disminuido en un período de tiempo determinado en comparación con la evolución del precio de mercado en el mismo período. Entrada de mercancías Este criterio parcial se utiliza para evaluar la calidad del material que entrega el proveedor. La inspección de calidad se realiza cuando entran las mercancías. Auditoria de calidad Este criterio parcial se utiliza para evaluar el sistema de gestión de calidad utilizado por una empresa que fabrica productos. Nivel de reclamaciones/rechazo Este criterio parcial se utiliza para evaluar si los materiales entregados por el proveedor suelen ser defectuosos después de la inspección de las mercancías entradas (por ejemplo, en la fabricación) lo que conlleva un gasto adicional y pérdida de tiempo (debidos a la pérdida de producción, trabajo de repaso, etc.). La nota (ratio de calidad QM) se calcula en la Gestión de calidad (QM) y los datos se pasan a la Evaluación de proveedores MM. Este ratio se convierte para la utilización en el sistema de notas de la evaluación de proveedores. Consultoría Organizacional – Unidad de Soporte www.consultoriaorganizacional.com Manual de Usuario EVALUACION DE PROVEEDORES Página 24 de 40

Cumplimiento de fechas de entrega Este criterio parcial se utiliza para determinar con qué precisión un proveedor se ha ajustado a las fechas de entrega especificadas. Cumplimiento de cantidades Este criterio parcial se utiliza para determinar si un proveedor ha entregado la cantidad especificada en el pedido. El "Cumplimiento de fechas de entrega" y el "Cumplimiento de cantidades" siempre tienen que verse juntos. Puede especificar para cada material (en el registro maestro de materiales) o para todos los materiales (en las opciones del sistema) la cantidad mínima de los materiales pedidos que deba entregarse para que se incluya una entrada de mercancías en la evaluación. Esto permite evitar situaciones en las que una entrada de mercancías puntual con sólo una pequeña cantidad de materiales pedidos se incluya en la evaluación con una buena nota en "Cumplimiento de fechas de entrega". Si esta cantidad mínima no se entrega, el proveedor no recibe nota. Sin embargo, en este caso, el proveedor recibe una nota mala en "Cumplimiento de cantidades". Cumplimiento de normas de envío Este criterio parcial se utiliza para determinar la precisión con la que un proveedor cumple las normas para los medios auxiliares de expedición o embalaje de un material. Fecha de confirmación Este criterio parcial se utiliza para determinar si un proveedor se atiene a una fecha de entrega previamente confirmada (es decir, si las mercancías se reciben realmente en la fecha que previamente ha confirmado el proveedor). TRANSACCION: SPRO RUTA DE ACCESO: IMG Gestión Materiales -> Compras – evaluación de Proveedores -> Especif.datos de org. de compras p.evaluación de proveedores


Digite doble click en el comando Especif. Datos de org, de compras p.evaluación de proveedores Se debe copiar la organización de compras 0001 Einkaufsorg. 0001 como modelo para la nueva organización de compras 1000

Digite el comando de la parte superior


copiar

Nombre de campo Organizaci ón de compras Mejor Nota

Duración en días

Nivel de Precios

Descripción

Actividad y valores

Código y descripción de la organización de compras

Digite el código y nombre de la nueva organización e compra

Parámetros Generales Valor que representa la mejor Lo trae el sistema - 100% nota que un proveedor puede alcanzar en la Evaluación. Indica el período en días Lo trae el sistema - 200 naturales que se consideran en los datos en la evaluación de proveedores. Parámetros para criterios Parciales Indicador que fija si el precio Fije este indicador de un proveedor único para un material debe incluirse en la nota para el criterio parcial nivel de precios. Sólo se tendrá en cuenta si el proveedor es el único para este material y si no está actualizado ningún precio de


Comentarios

Es modificable

Es modificable

mercado para el material. Cumplimiento fechas Valor Valor de relativización. estándar de Valor en días que especifica desviación cuántos días de desviación de plazo de del plazo de entrega previsto entrega deben tomarse como 100% de desviación. Cantidad Indica qué porcentaje de la mínima de cantidad de pedido es válido entrega en como cantidad mínima de porcentaje entrega. nd. para Indicador que controla si el ctd. mínima porcentaje de entrega mínima entrega / y el valor de normalización val. norm. para la variación de la hora desv. plazo de entrega se propone desde entr el registro maestro del material o desde los campos 'PorcEntMín'y'VariacHoraEnt'. Factores de aislamiento Cumpli Cumplimiento de fechas fechas/Serv Cumplimien Cumplimiento en cantidad to en cantidad Normas de Normas de envió envió Auditoria de calidad Auditoria Si fija este indicador, el de sistema sistema calcula la media de la auditoria de calidad de todos los centros que han tenido lugar en el período en el que ha definido la duración de validez.

Deje el que muestra el sistema 100

Deje el que muestra el sistema 10,00 Fije este indicador

Fije 0,20% Fije 0,30% Fije 0,25% Fije este indicador

Digite el icono de la parte superior de la pantalla Grabar

y digite el comando regresar


y aparecerá el siguiente mensaje

PASOS A SEGUIR

1.

Ac c l a t ce ed d a a a a l a t r ra a n n s s a ac c c ci ió ó n n : :

Acceso mediante menús

Logística >> Gestión de materiales >> Compras >> Datos maestros>> Eval.proveedores >> Actual.

Acceso vía código de transacción

ME61 - Actual.

1.1 E n n l a a i m ma ag g e e n n " C Cr re e a ar r p e et t i ic ci i ó ón n o f fe er r t ta a : : Ac c ce es so o" " , c o om mp pl le e t te e l o os s c a am m p po o s s c o on n l a a i n nf fo o r r m ma a c ci ió ó n q n q u ue s e s e e e e s sp pe ec ci if f i ic c a e a e n l n l a t a t a ab bl l a s a s i ig g u ui ie e n nt te e : :

Organización de Compras: 1000

XXXX

Proveedor : Nit del proveedor al que se va a evaluar


1.2 Luego presione enter para que aparezca la siguiente pantalla

Nombre Campo Clave Ponderación

Descripción Clave que especifica la ponderación de criterios principales.

R/O/V R

Los criterios principales para la evaluación pueden ser diferentes para cada organización de compras y también la ponderación de los criterios principales puede ser distinta. Con las claves de ponderación se agrupan determinados criterios principales y su ponderación. Evaluación de criterios principales

Indica los criterios a evaluar en un proveedor . 01 Precio 02 Calidad 03 Entrega 04 Servicio 05 Servicio

Valores y Acciones del Usuario

Comentarios

La clave "01" significa ponderación igual, es decir, todos los criterios principales tienen la misma influencia en la nota global La clave "02" significa ponderación desigual

R

Se debe seleccionar los criterios a evaluar, puede ser uno o todos. El criterio 04, es manual y es utilizado para evaluar proveedores de servicios

( Nota: En la tabla anterior, en la columna "R/O/C": " R" = Obligatorio, " O" = Opcional, "C" = Condicional)


Criterio parcial Los criterios parciales son las unidades más pequeñas a las que se pueden asignar notas en la evaluación de proveedores. El sistema calcula una nota para el criterio principal superior basándose en las notas que un proveedor obtiene para los distintos criterios parciales. Se marca la posición del criterio principal y se selecciona el comando de la parte superior Esta sección describe brevemente los distintos criterios parciales automáticos: PRECIO

Nivel de precios Este criterio parcial compara la relación del precio de un proveedor con el precio de mercado. Si el precio del proveedor es menor que el precio de mercado, recibe una buena nota; si es más alto que el precio de mercado, se le asigna una mala nota. Basándose en el criterio parcial "Nivel de precios", puede compararse el precio de un proveedor con el precio de mercado actual de una fecha determinada. Historial de precios Este criterio parcial compara el desarrollo del precio del proveedor con el precio de mercado. Comparación entre el mismo proveedor de acuerdo con el historial de compra. Basándose en el criterio parcial "Historial de precios", puede determinarse si el precio de un proveedor ha aumentado o disminuido en un período de tiempo determinado en comparación con la evolución del precio de mercado en el mismo período.

CALIDAD

Nivel de reclamaciones/rechazos


Entrada de mercancías Este criterio parcial se utiliza para evaluar la calidad del material que entrega el proveedor. La inspección de calidad se realiza cuando entran las mercancías. Auditoria de calidad Este criterio parcial se utiliza para evaluar el sistema de gestión de calidad utilizado por una empresa que fabrica productos. Nivel de reclamaciones/rechazo Este criterio parcial se utiliza para evaluar si los materiales entregados por el proveedor suelen ser defectuosos después de la inspección de las mercancías entradas (por ejemplo, en la fabricación) lo que conlleva un gasto adicional y pérdida de tiempo (debidos a la pérdida de producción, trabajo de repaso, etc.). La nota (ratio de calidad QM) se calcula en la Gestión de calidad (QM) y los datos se pasan a la Evaluación de proveedores MM. Este ratio se convierte para la utilización en el sistema de notas de la evaluación de proveedores.

ENTREGA

iento de cantidades

Cumplimiento de fechas de entrega Este criterio parcial se utiliza para determinar con qué precisión un proveedor se ha ajustado a las fechas de entrega especificadas.


Cumplimiento de cantidades Este criterio parcial se utiliza para determinar si un proveedor ha entregado la cantidad especificada en el pedido. El "Cumplimiento de fechas de entrega" y el "Cumplimiento de cantidades" siempre tienen que verse juntos. Puede especificar para cada material (en el registro maestro de materiales) o para todos los materiales (en las opciones del sistema) la cantidad mínima de los materiales pedidos que deba entregarse para que se incluya una entrada de mercancías en la evaluación. Esto permite evitar situaciones en las que una entrada de mercancías puntual con sólo una pequeña cantidad de materiales pedidos se incluya en la evaluación con una buena nota en "Cumplimiento de fechas de entrega". Si esta cantidad mínima no se entrega, el proveedor no recibe nota. Sin embargo, en este caso, el proveedor recibe una nota mala en "Cumplimiento de cantidades". Cumplimiento de normas de envío Este criterio parcial se utiliza para determinar la precisión con la que un proveedor cumple las normas para los medios auxiliares de expedición o embalaje de un material. Fecha de confirmación Este criterio parcial se utiliza para determinar si un proveedor se atiene a una fecha de entrega previamente confirmada (es decir, si las mercancías se reciben realmente en la fecha que previamente ha confirmado el proveedor).


SERVICIOS:

En el icono

se despliega la siguiente pantalla:

Aquí se pueden incluir notas aclaratorias sobre los parámetros que se tuvieron en cuenta para la evaluación de cada uno de los criterios . 1.3

Luego presione enter o de un click en el icono


para que aparezca la siguiente pantalla.

1.3.1

Presione el icono

para que aparezca la siguiente pantalla

Automáticamente el sistema evalúa de acuerdo al comportamiento que ha tenido en el proceso de abastecimiento. Clave de utilización 1 2 3 4 5 6 7 8 9 A B C D

Determinación Automát. desde evaluación referida a material Determinación autom. desde estadística cumplimiento-cantidad Determinación autom. desde estadística cumplimiento-fechas Determinación autom. desde estadíst-compras: Nivel-precios Determinación autom. desde estadíst-compras: Comport-precios Determinación Automát.. desde estadística de normas de envío Determinación autom. desde estadíst-calidad: Comprobación-EM Determ. autom. de estadística calidad: mensajes de calidad Determinación autom. desde estadística-calidad: Auditoria Claveentr. de Determinación automática a partir de cumplim. aviso Utilización Determ. Automática de confirmaciones de entrega Determinación a partir de evaluación de calidad servicio Determinación a partir de evaluación de fechas servicio Sin determinación automática


Este proveedor tiene varias compras con precios diferentes para un mismo roducto

El sistema evalúa en cada uno de los criterios seleccionados El sistema evalúa en cada uno de los criterios seleccionados

Para continuar con el siguiente criterio, presione

, y para evaluarlo presione

CALIDAD

Con el icono

se avanza para ver todos los criterios:


ENTREGA:

SERVICIO:


Este criterio se escribe en forma manual y se utiliza para proveedores que no son exclusivamente de servicios, sino que venden también materiales. Así hasta terminar con todos los criterios seleccionados .

Esta evaluación de servicio aplica para proveedores exclusivos de servicios. 3.2 De un clic en el botón

y saldra el mensaje :

1.4 Para imprimir la evaluación, en el menú dar Eval. proveedores >> Imprimir hoja evaluación


Ejecutar y aparece la siguiente pantalla


Manual de Usuario Evaluacion Proveedor Sap

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