Manual de Usuario Payroll

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PAYROLL

2013

Se autoriza a INACAP el uso de este manual para fines exclusivamente académicos

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PAYROLL Introducción Creación de Ficha Ausentismo Liquidación de Prueba Mapa de Ítems Liquidaciones Históricas Vacaciones Creación de Contratos Finiquitos Ingreso Masivo de Datos Ingreso de Ítems Modalidad Importación Digitación Rápida Importación de Archivos Resumen del Proceso de Liquidación Emisión de Liquidaciones Creación Módulos Articulados


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INTRODUCCIÓN.Payroll constituye una solución para la administración de información de Gestión de Personas. Está creado pensando en el usuario, integrando en él las funciones de un área de Administración de Personal de las Empresas. Esta “guía rápida” entrega información básica para un proceso de remuneraciones y generación de reportes iniciales. El alcance es que sea un aporte introductorio al sistema y de ayuda básica para el procesamiento y pago de remuneraciones. Esta guía no sustituye una capacitación formal y direccionada a los requerimientos de cada Empresa. Esta guía no constituye una implementación o puesta en marcha del sistema.


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FICHA La Ficha de Personal es uno de los submenú principales del sistema, proporcionando datos completos y variados de los trabajadores. COMO CREAR UNA FICHA Ingresar a Empleados (Fichas).

En la pantalla de Mantención de Empleados, se Crear un Empleado presionando


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Se despliega la pantalla siguiente

Para el ejemplo crearemos un empleado que Parte de cero. Empleado Base: Se deja en blanco Código: Ingresar código del empleado, puede ser el RUT, sin punto y con dígito verificador. Ejemplo 40100103-4 (Se puede configurar sin digito verificador)

Si el trabajador ya existe, se despliega la pantalla indicando que se encuentra creado mostrando situación actual


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Nombre: Se despliega el siguiente cuadro

Una vez ingresado el resto de los datos, presionar

Luego se activará botón

para crear el empleado


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En la barra inferior de la ficha se muestran íconos que realizan las siguientes funciones: Eliminar empleados, se utiliza solo con estado “Eliminado” Usar solo si el código del empleado fue creado erróneamente, NUNCA si ya se ha realizado algún proceso de liquidación. Filtrar empleados, se puede seleccionar por “Estado”

Imprimir la ficha del empleado

Grabar los cambios en la ficha

Crear un empleado

Retroceder un empleado

Buscar un empleado (por código, nombre o rut)

Avanzar un empleado

Refrescar datos de pantalla

Para seleccionar un dato de un campo de la ficha que está relacionado con una tabla debe dar doble clic en el campo, se presentará la tabla solicitada (en este ejemplo Centros de Costo) Al pie de la misma, el cuadro de diálogo permite modificar o crear un nuevo registro, solo si tiene los permisos correspondientes.

Buscar


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Datos Personales

Cuando se ingresa la dirección se abre el siguiente cuadro


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Datos Personales

LL.SS (Leyes Sociales)


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Forma de Pago

Otros


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Ausentismo El Sistema permite ingresar la información de todos los casos de ausencia. Con esta información prepara la liquidación teniendo en consideración los aspectos legales y las condiciones previamente pactadas con el personal. Al solicitar esta opción mediante un clic en el ícono correspondiente, aparece un recuadro mostrando las ausencias del trabajador, permitiendo ingresar nuevas.

Eliminar Ingresar nuevo ausentismo Modificar

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Nota: Para comprender la forma de operar del Sistema sobre ese tema es necesario considerar que las condiciones generales que disponga la empresa sobre el ausentismo quedarán determinadas por las opciones tomadas en 'Preferencias'


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Liquidación de Prueba Se puede obtener una liquidación de prueba de dos formas: Directo desde el icono de liquidación.

A través del mapa de ítems, con el icono de liquidación

Esta liquidación de prueba no grava los cambios realizados en el mapa de ítems, es solo una prueba de liquidación. Para gravar los cálculos debe ir a Proceso / Emisión de Liquidación

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Mapa de Ítems La relación entre empleados con los ítems (haberes y descuentos) que le afectan y los parámetros que cuantifican esa relación, se denomina: MAPA DE ÍTEMES POR EMPLEADO Para ingresar ítems al mapa, existen distintas maneras: - Automáticamente al ingresar ítems en la clase. - Directo desde la ficha - Ingreso Masivo de ítems - Ingreso según plantilla

En el listado aparecen ciertos ítems en rojo, son estos los ítems propios de la clase que ha sido asignada al empleado. Los ítems de color negro son los propio del empleado


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Ingreso de Items desde el Mapa de Items

Código del Item

(Doble Clic)

Código de Fórmula (Depende del Item)

Valor o Cantidad (Depende del Item)

Cambiar fecha de Aplicación

Casos Especiales: - Adicional isapre


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Para casos especiales

Si el costo del ítem se centraliza a otro centro de costos

Para ingresar el valor o cantidad hasta con 4 decimales


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Liquidaciones Históricas

Para proceder se ilumina con el mouse la línea que contiene el mes cuya liquidación se desea ver o imprimir. A continuación se presiona el ícono , y se obtiene la liquidación solicitada.


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Vacaciones

Fecha final

Comprobantes de vacaciones Detalle de días pendientes

Eliminar un comprobante Crear un comprobante Modificar un comprobante

Crear un Comprobante

Desde cuando hará uso de vacaciones

Días hábiles que hará uso


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Emisión de Contratos

(Costado superior izquierdo) Al Presionar

se abre la siguiente pantalla para la emisión de contrato

Fecha de escrituración

Configuración: Items que aparecerán en el contrato

Formato de contrato, Con doble clic se selecciona

Formante de la empresa


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Finiquitos

(Costado superior izquierdo) Al Presionar

se abre la pantalla para el cálculo y emisión de finiquito

Es importante tener en consideración que antes de realizar un finiquito, se debió haber parametrizado previamente la base de cálculo e indicar el tipo de renta del empleado.


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Ingreso Masivo de Datos

Seleccionar Empleados

Items a ingresar Nro. de cuotas 999 = permanente

Monto o cantidad a ingresar Solo si es igual para todos

 Ingresar: Para ingresar el valor de los ítems en forma manual  Importar: Importar los datos desde un archivo (Excel, texto)  Digitar: Ingresar toda la información a manos seleccionado empleado e items Se autoriza a INACAP el uso de este manual para fines exclusivamente académicos

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Ingreso de Ítems Para el ejercicio se ingresará a modo de ejemplo horas extras a un grupo de empleados:

Reemplazar: Cambia lo ingresado por lo nuevo Sumar: Suma lo ingresado a lo existente Agregar: Crea otro ítem con un subnúmero

Aplicar en: Remuneración del mes (a menos que se indique otro periodo) Item: Item a Ingresar Formula: La que el ítem tenga asociada Nro de Cuotas: Depende del ítem Valor: Se ingresará en la siguiente pantalla.

√ Indica que tomará

Ingresar

ese valor

Habiendo terminado el llenado del cuadro y presionando el ícono de comando se pasa a una pantalla que permite el ingreso de los datos. En este caso: cantidad de horas de sobretiempo.


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Digitar valor o cantidad Estado del empleado en blanco = Activo S = Suspendido P = Pendiente

Borrar un registro. Se puede recuperar

Eliminar registros en blanco

Ok para ingresar Sumatoria Suma los montos y compara con total ingresado

Enviar a impresora

Ver por pantalla Exportar (Excel, PDF, Word, DBF)


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Modalidad Importación Para el ejercicio se ingresará a modo de ejemplo horas extras a un grupo de empleados:

Importar Habiendo terminado el llenado del cuadro y presionando el ícono de comando se pasa a una pantalla que permite buscar el archivo a importar. En este caso cantidad de horas de sobretiempo.


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Valor o cantidad Importado

Ok para ingresar Sumatoria Suma los montos y compara con total ingresado


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Selección En todas aquellas pantallas en las que aparezca la opción de seleccionar es posible generar condiciones de selección a través de cualquier atributo que posea el empleado (o los empleados). Como por ejemplo: Personas que tengan un centro de costo determinado o estén dentro de un rango de fecha de ingreso, etc. A su vez podemos anidar estas condiciones con funciones lógicas, tales como: AND, OR, NOT o funciones relacionales, como: <, >, =, <>, <=, >=

Al presionar el botón selección aparece la siguiente pantalla,

Existen 2 maneras de realizar la selección: 1.- Haciendo un click en algún empleado de la lista de empleados y presionando el botón de Agregar quedando automáticamente en la columna Seleccionados, eventualmente se puedo sacar a un empleado de la selección haciendo un click sobre el empleado y a continuación presionar el botón Sacar


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2.- Otra manera es a través del botón Condición. Con un clic en ese botón

aparece esta pantalla:

En ella se puede apreciar cómo quedan guardadas todas aquellas condiciones que se han ido desarrollando. Para ello en la descripción se digita el nombre explicativo de la condición. Además, en la parte inferior izquierda existen los tres botones ya conocidos: - Modificar una condición - Crear una condición - Eliminación Al presionar el botón 'Crear' aparece la pantalla siguiente, en la cual en el campo descripción de la condición se debe ingresar un nombre que identifique a la condición.


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Al presionar el combo box de: Tipo de datos, se despliegan los tipos de campos posibles de elegir (Personal del Empleado, Relacionados con la Empresa, Previsionales y Vacaciones. Siempre se debe seleccionar un empleado para realizar la prueba ya que el sistema realiza una validación con esa persona para chequear si la condición es correcta o no. Al presionar el primer campo de la línea de datos para la formulación muestra en el rectángulo presentado más abajo, todos los campos referente a la opción que se decidió en Tipo de Datos (Por ejemplo: Relacionados con la Empresa)

Una vez, terminada la formulación se debe presionar A para que la condición quede formada en el recuadro inferior (Criterios de Selección) que se muestra más adelante A continuación Ud. puede ir anidando condiciones para ser más fino el filtro, para ello se pueden ocupar los botones inferiores que no son más que los operadores lógicos, tales como, AND, OR, NOT, ( ) .

Luego, que se ha terminado la configuración de la condición se debe presionar el botón

Esta nueva condición quedará guardada en la pantalla de 'Condiciones' junto a las anteriores para ser utilizada con las diseñadas anteriormente.


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Con doble clic en la línea de la Pantalla con el listado 'Condiciones' se lleva esa condición a la pantalla de Selección , donde puede verse escrita en las líneas inferiores.

Presionando el botón en esa pantalla se traerá al cuadro blanco de la derecha la lista de empleados que cumple con las premisas establecidas

Con un clic en se vuelve a la pantalla inicial, donde se informa que 16 empleados cumplen la condición establecida y fueron seleccionados para el proceso que corresponda


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RESUMEN DEL PROCESO DE LIQUIDACIÓN Este programa permite obtener un resumen de la liquidación ordenado por alguna de las características que se muestran en las alternativas de Agrupamiento.

Para seleccionar la alternativa se hace doble clic en ese campo con lo cual se desenrolla una lista de posibilidades:

Iluminando la opción y haciendo doble clic se deja esa alternativa como válida correspondiente Habiendo elegido la alternativa 'Centro de Costo' se presiona el ícono de comando con lo cual aparece el recuadro de posibilidades de impresión. Eligiendo ver por pantalla el Centro de Costo 301 se muestra el cuadro siguiente:


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EMISION DE LIQUIDACIONES

Ejecutar


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CREACIÓN DE MODULOS ARTICULADOS GENERADOR DE REPORTES

Lista de módulos Clasificación: Agrupar los módulos

Ejecutar un módulo

Crear un módulo

Modificar un módulo

USO DEL ASISTENTE PARA CREAR MÓDULOS ARTICULADOS

Descripción: Nombre del módulo Clasificación: Donde guarda el módulo

Activar Asistente


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Paso 1 Seleccionar campos

Tablas del sistema Agregar campo

Datos seleccionados Campos de tabla seleccionada

Devolver campos Avanzar paso 2

Paso 2 Armar enlaces

Armar los enlaces

Volver a paso 1

Avanza a paso 3


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Paso 3 Filtros

Asistente para filtros

Filtro

Orden

Volver a paso 2

Avanza a paso 4

Paso 4 Extraer datos de procesos

Sacar datos de procesos

Con Doble clic entrar

Volver a paso 3

Avanza a paso 5


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Variable KTDTR KTLIC KTHT KTIM KTHA KTEX KTDL KTDE KTNETO

Descripción Días trabajados Días de licencia Total Haberes Total Haberes Imponibles Total Haberes Afectos Total Haberes Exentos Total Descuentos Legales Total Otros Descuentos Liquido o neto ganado

Modo de Uso K.KTDTR K.KTLIC K.KTHT K.KTIM K.KTHA K.KTEX K.KTDL K.KTDE K.KTNETO

Es posible llamar a ítems y variables, cada uno separados por coma (,) y escritas con mayúsculas.

Paso 5 Guardar el módulo

Ejecutar sin grabar

Volver a paso 4

Grabar


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