Manual de Usuario Sap Fi a Activos Fijos

Manual d de U Usuario

Implementación SAP Capacitación Módulo FI-AA ACTIVOS FIJOS

INDICE 1.

DATOS MAESTROS MAESTROS DE BIENES DE USO......................... USO .................................................. ............................................... ........................................ .................. 3

1.1. CREACIÓN DE ACTIVOS FIJOS ................................................. ........................ ............................................... ............................................... ................................... .......... 3 1.2. MODIFICACIÓN DE ACTIVOS FIJOS .............................................. ........................ ............................................... .................................................. ............................. .... 8 1.3. VISUALIZACIÓN DE ACTIVOS FIJOS.............................................. ........................ ............................................... .................................................. ............................. 11 1.4. BLOQUEO DE ACTIVOS FIJOS .................................................. ......................... ............................................... ............................................... ................................. ........ 13 1.5. BORRADO DE LOS DATOS MAESTROS DE UN ACTIVO FIJO .............................................. ..................... ............................................ ................... 15 2. ALTA DE ACTIVOS ACTIVOS FIJOS ........................................... ..................... ............................................... .................................................. ............................................ ................... 17 2.1. ALTA DE ACTIVO FIJO CONTRA ACREEDOR ............................................... ...................... ............................................... ...................................... ................ 17 2.2. ALTAS DE ACTIVO FIJO POR EL MÓDULO MM – MM – COMPRAS .............................................. ..................... ............................................ ................... 23 3. BAJA DE ACTIVOS FIJOS..................... FIJOS ........................................... ............................................... .................................................. ............................................ ................... 29 3.1. BAJAS SIN INGRESOS ............................................... ......................... ............................................... .................................................. ............................................ ................... 29 3.2. BAJAS CON INGRESOS ............................................. ....................... ............................................... .................................................. ............................................ ................... 32 3.2.1. Sin Deudor............................ Deudor...... ............................................... .................................................. ............................................... ............................................... ......................... 32 3.2.2. Con Deudor ................................................ ........................ ............................................... ................................................ .................................................. ............................. 34 4. EJECUCIÓN EJECUCIÓN DE AMORTIZACIONES AMORTIZACIONES........................ ................................................. ................................................ ............................................... ........................ 38 5.

CAMBIO DE EJERCICIO EJERCICIO EN EN LA CONTABILIDAD CONTABILIDAD DE INMOVILIZAD INMOVILIZADOS OS .......................................... ....................... ................... 42

6.

CIERRE DE EJERCICIO EJERCICIO EN LA CONTABILIDAD CONTABILIDAD DE ACTIVOS ACTIVOS FIJOS ............................................ ......................... ................... 44

7.

EJECUCIÓN EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE AJUSTE AJUSTE POR INFLACIÓN. INFLACIÓN....................... ............................................... ................................. ........ 47

8.

SISTEMAS SISTEMAS DE INFORMACIÓN INFORMACIÓN .................................................. ......................... ............................................... ............................................... ................................. ........ 49

9.

RESULTADO RESULTADO .................................................. ......................... ............................................... ............................................... .................................................. .................................... ........... 52

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INDICE 1.

DATOS MAESTROS MAESTROS DE BIENES DE USO......................... USO .................................................. ............................................... ........................................ .................. 3

1.1. CREACIÓN DE ACTIVOS FIJOS ................................................. ........................ ............................................... ............................................... ................................... .......... 3 1.2. MODIFICACIÓN DE ACTIVOS FIJOS .............................................. ........................ ............................................... .................................................. ............................. .... 8 1.3. VISUALIZACIÓN DE ACTIVOS FIJOS.............................................. ........................ ............................................... .................................................. ............................. 11 1.4. BLOQUEO DE ACTIVOS FIJOS .................................................. ......................... ............................................... ............................................... ................................. ........ 13 1.5. BORRADO DE LOS DATOS MAESTROS DE UN ACTIVO FIJO .............................................. ..................... ............................................ ................... 15 2. ALTA DE ACTIVOS ACTIVOS FIJOS ........................................... ..................... ............................................... .................................................. ............................................ ................... 17 2.1. ALTA DE ACTIVO FIJO CONTRA ACREEDOR ............................................... ...................... ............................................... ...................................... ................ 17 2.2. ALTAS DE ACTIVO FIJO POR EL MÓDULO MM – MM – COMPRAS .............................................. ..................... ............................................ ................... 23 3. BAJA DE ACTIVOS FIJOS..................... FIJOS ........................................... ............................................... .................................................. ............................................ ................... 29 3.1. BAJAS SIN INGRESOS ............................................... ......................... ............................................... .................................................. ............................................ ................... 29 3.2. BAJAS CON INGRESOS ............................................. ....................... ............................................... .................................................. ............................................ ................... 32 3.2.1. Sin Deudor............................ Deudor...... ............................................... .................................................. ............................................... ............................................... ......................... 32 3.2.2. Con Deudor ................................................ ........................ ............................................... ................................................ .................................................. ............................. 34 4. EJECUCIÓN EJECUCIÓN DE AMORTIZACIONES AMORTIZACIONES........................ ................................................. ................................................ ............................................... ........................ 38 5.

CAMBIO DE EJERCICIO EJERCICIO EN EN LA CONTABILIDAD CONTABILIDAD DE INMOVILIZAD INMOVILIZADOS OS .......................................... ....................... ................... 42

6.

CIERRE DE EJERCICIO EJERCICIO EN LA CONTABILIDAD CONTABILIDAD DE ACTIVOS ACTIVOS FIJOS ............................................ ......................... ................... 44

7.

EJECUCIÓN EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE AJUSTE AJUSTE POR INFLACIÓN. INFLACIÓN....................... ............................................... ................................. ........ 47

8.

SISTEMAS SISTEMAS DE INFORMACIÓN INFORMACIÓN .................................................. ......................... ............................................... ............................................... ................................. ........ 49

9.

RESULTADO RESULTADO .................................................. ......................... ............................................... ............................................... .................................................. .................................... ........... 52

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MANUAL DE USUARIO 1. Datos Maestros de Bienes de Uso Todos los inmovilizados de la compañía se crean dentro del módulo de Activos Fijos a través de registros maestros (También se pueden crear Activos Fijos a través del Módulo MM, en la creación de Pedidos de Compra). Allí se vierte la información más relevante sobre cada uno de los bienes de uso, dejándose constancia de los métodos de amortización que serán aplicados durante toda la vida útil de cada uno de los bienes de uso.

1.1. Creación de Activos Fijos Por medio de este procedimiento es posible crear el registro maestro de un inmovilizado dentro del módulo. Dentro de este registro se almacenan los datos propios del bien, y se define el tipo de imputación contable que el mismo generará, su metodología de amortización y su vida útil. Este proceso no representa el alta contable del bien, sino que únicamente afecta los datos maestros del módulo. Sin embargo, es un requisito ineludible para la creación del bien dentro del módulo antes de su s u activación en la contabilidad de la empresa. Para ejecutar la transacción seleccionar la opción de menú o ingresar el código de transacción: Menú de Acceso Para acceder a la Pantalla, utilice el siguiente menú de acceso: Ejemplo: Finanzas

Gestión Financiera

Activos Fijos

Código de Transacción Transacción AS01 •

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Activo Fijo

Crear

Activo Fijo

Nombre de campo

Descripción

Clase Activos Fijos

Todos los activos fijos están clasificados dentro de SAP a través de clases de activos fijos. Las mismas determinan ciertas características por defecto para todos los bienes dentro de esa clase. Un ejemplo de ello es la metodología de amortización, la vida útil, la amortización contable, la numeración de los bienes y los datos solicitados en los datos maestros.

Sociedad

Ingresar el código de la sociedad 7500-Skanska Argentina SA que haya adquirido el bien.

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Nombre de campo

Descripción

Permite definir un número de altas múltiples, a través de un único paso. Esto es muy útil cuando se da de alta al mismo tiempo, a más de un bien de iguales características. Por otro otro lado, el sistema Cantidad de AF iguales permitirá modificar los campos de textos e información de inventario, que serían los aspectos diferenciales entre uno y otro bien. En el caso en que solo se diera de alta un bien, se deberá ingresar el número 1, que el sistema trae por defecto. Postcapitalización

Si se activa éste tilde, el registro maestro de este inmovilizado será utilizado para contabilizar postcapitalización.

Una vez ingresados todos los datos requeridos pulsar Datos Maestros o Maestros o presionar Enter para ingresar a la siguiente pantalla. A continuación se accederá a una pantalla en la cual hay que completar las siguientes Solapas: Solapa “General”

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Campos a completar en esta Solapa: Campo

Descripción

(a) Denominación Descripción del Bien de Uso Cantidad y Unidad

En este campo se deberá indicar la cantidad de AF a crear con un mismo número de AF generado por el sistema.

Incluir AF en Lista de Inventario

Se deberá activar este flag para incluir al bien comprado dentro del inventario de la empresa.

Solapa “Dependiente del Tiempo”

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Campos a completar en esta Solapa: Campo

Descripción

(b) División

Se trata de una unidad organizativa en el ámbito de la contabilidad externa, que corresponde a un área independiente operacional o de responsabilidad en la empresa y a la que se le pueden asignar los movimientos de valores registrados en la Gestión financiera.

Centro de Costo

Es un objeto de la contabilidad de costos, y por lo tanto implica gastos. Al determinar un centro de costo, se le dará al sistema la clave para contabilizar la amortización de dicho bien.

Matrícula Vehículo

Sólo aparecerá en las Clases de Activos “Rodados”.

Solapa “Valoración”

Área de Valoración: No siempre es necesario ingresar estos datos ya que esto depende de la clase de activos fijos porque hay algunas clases que tienen distintos períodos de Vida Útil de los bienes, esto siempre dentro de una misma clase. Los trae el sistema cuando el usuario elige la clase de inmovilizado (pantalla inicial). Las áreas de valoración gestionan la valuación del bien en base a distintos criterios y en forma simultánea. De esta forma es posible obtener el valor de un activo fijo a una fecha determinada pero considerando distintos criterios de valoración. Para la implementación actual se deben definir las áreas de valoración que se van a gestionar. Página 7 de 52

Adicionalmente las claves de amortización son traídas automáticamente por el sistema pues, como se explicara en el punto anterior con las áreas de valoración, se encuentran atadas a la clase de inmovilizado elegida. A pesar de esto, se puede cambiar la clave de amortización o la vida útil, al momento de crear el registro maestro de un bien en particular. Vida Útil: En este campo se define la vida útil que tendrá el inmovilizado una vez sea activado en la contabilidad. En base a la misma se realizará el cálculo de la depreciación periódica del bien. Dentro del primer campo se deberá ingresar la cantidad de años. Por último, se graba y al pie de la pantalla inicial aparecerá el número Activo Fijo generado por el sistema:

1.2. Modificación de Activos Fijos A través de esta actividad del sistema es posible realizar modificaciones sobre los datos maestros de bienes de uso que hayan sido creados en SAP. Desde aquí se puede tanto actualizar información que no se haya podido ingresar al momento de la creación del inmovilizado, o bien realizar una modificación sobre alguno de los datos previamente vertidos en el registro maestro. Para ejecutar la transacción seleccionar la opción de menú o ingresar el código de transacción: Menú de Acceso Para acceder a la Pantalla, utilice el siguiente menú de acceso: Ejemplo: Finanzas

Gestión Financiera

Activos Fijos

Activo Fijo

Código de Transacción AS02 •

Se accede así a la primer pantalla de esta transacción:

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Modificar

Activo Fijo

Se deberán ingresar los siguientes campos: Campo (c) Activo Fijo

Descripción En este campo se deberá asentar el número de inmovilizado que se desea modificar.

Subnúmero

En el caso en que se desee modificar un subnúmero de un activo fijo, deberá ingresarse aquí el código del mismo. Los subnúmeros son como subcomponentes de un activo fijo principal, que pueden amortizar con un criterio distinto al del activo y tener también una vida útil diferente. Por ejemplo pueden ser utilizados para activar las mejoras realizadas en un bien de uso.

Sociedad

Compañía donde haya sido creado el bien.

Al presionar Enter, se accede a las diferentes pantallas que forman parte del registro maestro del inmovilizado. Accediendo a las distintas solapas es posible trasladarse dentro de las distintas páginas del maestro, para poder modificar los datos que sean necesarios.

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Por ejemplo, aquí se cambiaron los campos División y Centro de Costo. Una vez realizada la modificación, para que la misma se concrete deberá grabarse presionando sobre el botón de Grabar, generando el siguiente mensaje:

1.3. Visualización de Activos Fijos Esta transacción permite realizar consultas sobre los datos maestros de los activos fijos de la compañía. Es decir, a través de ella se puede acceder a los datos maestros de un inmovilizado para visualizarlos pero sin la posibilidad de realizar ninguna modificación sobre los mismos. Página 11 de 52

Para ejecutar la transacción seleccionar la opción de menú o ingresar el código de transacción: Menú de Acceso Para acceder a la Pantalla, utilice el siguiente menú de acceso: Ejemplo: Finanzas

Gestión Financiera

Activos Fijos

Activo Fijo

Visualizar

Activo Fijo


Desde aquí se accede a una pantalla de selección:

Se deberá detallar en esta pantalla: Campo (d) Activo Fijo

Descripción En este campo se deberá asentar el número de inmovilizado que se desea visualizar.

Subnúmero

En caso de querer analizarse un subnúmero de un inmovilizado, se deberá detallar en este campo el código del mismo.

Sociedad


Una vez ingresados estos datos, al presionar Enter, se accederá a las diferentes pantallas que conforman el registro maestro del bien. Luego a través de las solapas es posible trasladarse dentro de las distintas páginas del maestro para visualizar los datos que se necesiten.

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1.4. Bloqueo de Activos Fijos La presente transacción permite bloquear el alta contable de un activo fijo creado dentro del sistema. Como se comentó previamente en este manual, todo activo fijo debe ser primero creado dentro del módulo y luego activado a través de la contabilidad por medio de un asiento realizado desde los módulos FI. Por lo tanto, esta transacción opera sobre las altas de bienes de uso, inhibiéndolas mientras el bloqueo esté activo. Si por alguna razón se crea el registro maestro de un bien de uso que finalmente no se concreta su compra, se debería bloquear este registro para evitar futuras imputaciones erróneas sobre este bien. Para ejecutar la transacción seleccionar la opción de menú o ingresar el código de transacción: Menú de Acceso Para acceder a la Pantalla, utilice el siguiente menú de acceso: Ejemplo: Finanzas

Gestión Financiera

Activos Fijos

Activo Fijo

Bloquear

Activo Fijo


Desde aquí se accede a una pantalla de selección:

Los campos de selección a ingresar son los siguientes: Campo (e) Activo Fijo Subnúmero

Descripción Número de inmovilizado que se desea bloquear. En caso de querer bloquear un subnúmero de un inmovilizado, se deberá detallar en este campo el código del mismo.

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Campo Sociedad

Descripción Compañía donde haya sido creado el bien.

Presionando Enter o el botón seleccionado:

, se accederá a los datos propios del bien

Se visualizan aquí los datos básicos del bien, y dentro del área “Bloqueo de altas” se deberá optar entre las siguientes dos opciones: Ning.: Al ubicar el tilde sobre esta alternativa, el activo fijo permanecerá desbloqueado. Bloqueo para altas: Seleccionando esta opción se bloqueará cualquier alta que se desee realizar sobre este bien. Una vez seleccionada la opción deseada, solo al presionar el botón de Grabar, surtirá efecto la modificación realizada.

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1.5. Borrado de los Datos Maestros de un Activo Fijo Para aquellos casos en que se haya creado un registro maestro de un inmovilizado que finalmente no se utilizará; es posible por medio de esta transacción borrar ese bien del sistema siempre y cuando el mismo no haya sido dado de alta contablemente. Una vez borrado el bien quedará inhabilitado para su uso, pero el próximo bien que se cree no obtendrá el número del registro borrado sino que el sistema le asignará el número de registro subsiguiente. Para ejecutar la transacción seleccionar la opción de menú o ingresar el código de transacción: Menú de Acceso Para acceder a la Pantalla, utilice el siguiente menú de acceso: Ejemplo: Finanzas

Gestión Financiera

Activos Fijos

Activo Fijo

Borrar

Activo Fijo


Se accede primero a la pantalla de selección de datos:

Los campos de selección a ingresar son los siguientes: Campo (f) Activo Fijo

Descripción Número de inmovilizado que se desea borrar.

Subnúmero

En caso de querer borrar un subnúmero de un inmovilizado, se deberá detallar en este campo el código del mismo.

Sociedad


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Al presionar Enter se accede a una pantalla con el detalle del inmovilizado seleccionado:

Dentro de la sección de “Borrado” el sistema ofrece dos opciones: No borrar AF: Si se selecciona esta alternativa, el bien de uso no será borrado del sistema. Borrar físicamente activo fijo: Al optar por esta opción el sistema borrará el registro maestro del bien. Finalmente, presionando sobre el botón de Grabar, se procederá a borrar el dato maestro del bien. Si el Activo Fijo tuviese valores al intentar borrarlo aparecería la siguiente mensaje de error.

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2.

Alta de Activos Fijos

Un alta por compra es una operación que resulta del alta de un activo fijo de un interlocutor comercial (a diferencia de un alta procedente de la fabricación propia). Se puede contabilizar el alta de un activo fijo de varias formas diferentes y por medio de diferentes componentes del Sistema R/3: En la Contabilidad de activos fijos (FI-AA) en integración con Acreedores, pero sin referencia a un pedido. En Contabilidad de activos fijos, sin referencia a un pedido y sin integración con Acreedores (contabilización en una cuenta asociada - con o sin compensación). En la Gestión de materiales (MM) en la entrada de mercancías o la recepción de facturas. Para realizar altas de activos fijos primeramente se deberá crear los datos maestros del activo fijo, tal como fue descripto anteriormente. •

•

•

2.1. Alta de Activo Fijo Contra Acreedor El Alta de AF Contra Acreedor, permitirá contabilizar en una sola transacción el alta de activo fijo y el pasivo correspondiente al acreedor. La utilización de esta transacción reduce el tiempo y la energía necesarios para la entrada de datos, así como una posible aparición de discrepancias. Para ejecutar la transacción seleccionar la opción de menú o ingresar el código de transacción: Menú de Acceso Para acceder a la Pantalla, utilice el siguiente menú de acceso: Ejemplo: Finanzas

Gestión Financiera

Activos Fijos

Acreedor

Código de Transacción F-90 •

De esta manera se accede a la siguiente pantalla:

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Contabilización

Alta

Compra

Contra

Los campos de selección a ingresar son los siguientes: Campo (g) Fecha de Doc.

Descripción Ingresar la fecha del comprobante que respalde el alta del activo.

Clase de Doc.

Factura Acreedor (KR)

Sociedad


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Campo

Descripción

(h) Fecha de Contabiliz ación

Es la fecha en que se realiza el registro contable (Campo Propuesto por el Sistema)

(i) Período

Es el período en que se realiza el registro contable (Campo Propuesto por el Sistema)

Moneda

Propone la moneda de la sociedad

(j) Referencia Sólo en el caso en que se quiera referenciar al documento por algún motivo en particular. (k) Texto de Cab. De document o

En este campo se ingresará, de la misma manera que se ingresa el campo asignación en un asiento de Contab. Financiera.

(l) Clave de Contabiliz ación

En esta campo se completa la clave 31 – Factura (Haber)

(m) Cuenta

En este campo se ingresará el N°de Activo Fijo que se obtuvo al dar de alta el dato maestro, y es este número el que pertenece a una clase y esta clase tiene asociada la cuenta contable que corresponde, y el número de proveedor.

(n) Clave de Es la clase de movimiento clasifica una operación empresarial que Movimient controla diversas acciones del sistema al contabilizar los procesos empresariales. Movimiento 100-Alta por compra. o

Nota: Se puede utilizar esta transacción para contabilizar el Alta de un AF sin necesidad de referirlo a un acreedor, utilizando clase de Documento de AA – Contabilización Activo Fijo y poniendo como claves de contabilización 70 Debe y 75 Haber.

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Haciendo clic en y se pasará a la siguiente pantalla:

Campo (o) Importe

Descripción Importe que figura en el comprobante

Fecha Base

El año de la fecha de referencia debe coincidir con el año de la fecha de contabilización, esta fecha es la que el sistema tiene en cuenta para proponer la distribución de las amortizaciones.

Asignación

En este campo se puede ingresar el número de proveedor seguido del número de factura. (Ej.: 400040 –0001a00121245)

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Campo

Descripción

(p) Texto

En este campo se puede ingresar un texto explicativo que haga referencia a la operación.

(q) Perdió

Es el período en que se realiza el registro contable (Campo Propuesto por el Sistema)

Moneda

Propone la moneda de la sociedad

(r) Referencia Sólo en el caso en que se quiera referenciar al documento por algún motivo en particular. (s) Clave de Contabiliz ación

Se ingresa 70 - Activos Fijos (Debe), para indicar que la posición siguiente corresponde al debe.

(t) Cuenta

Se ingresa el número de Activo Fijo creado.

(u) Clave de Es la clase de movimiento clasifica una operación empresarial que Movimient controla diversas acciones del sistema al contabilizar los procesos o empresariales. Movimiento 100-Alta por compra. Luego, se presiona y se pasará a completar los Datos Adicionales (Clave de Referencia 1 y 2) de la posición del haber en la siguiente pantalla, antes de ello nos aparece el cuadro de retenciones que va a tener el proveedor al momento del pago sobre el bien comprado:

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Se puede modificiar la base de retención para cada caso o modificar la retención, luego presionamos . Luego se presiona y se pasará a completar la posición del debe en la siguiente pantalla:

En está pantalla se pondrá, asterisco en el campo importe (trae el importe cargado en la posición del haber), la división (al dar trae el cargado en la posición del haber) y un texto (opcional). Posteriormente, se deberá ingresar en: Documento > Simular

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Está funcionalidad simulará la posición. Si esta correcta, se deberá proceder a Grabar, generando el sistema el siguiente número de documento al pie de la pantalla:

2.2. Altas de Activo Fijo por el Módulo MM – Compras Con está funcionalidad se podrá contabilizar un alta de activo fijo dentro del marco del proceso de la gestión de pedidos en Compras.

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Cuando se utiliza este procedimiento integrado de gestión de pedidos, primero deberá crearse un registro maestro de activo fijo. También es posible crear activos fijos desde dentro del movimiento para abrir el pedido de compras. Esto significa que podrá llevar a cabo ambos pasos, tanto "crear activo fijo" como "Crear Pedido", dentro de un solo movimiento. Se deberá Introducir la información más importante de datos maestros de activos fijos en una ventana de diálogo. Desde esta ventana de diálogo, puede pasar directamente al movimiento real de datos maestros de activos fijos. En está instancia, sólo se explicará como se crea un Pedido de Compra de Activo Fijo. Para ejecutar la transacción seleccionar la opción de menú o ingresar el código de transacción: Menú de Acceso Para acceder a la Pantalla, utilice el siguiente menú de acceso: Ejemplo:

Logística Gestión de Materiales suministrador conocido

Compras

Pedidos

Crear

Proveedor

Código de Transacción ME21N •


Los campos de selección a ingresar son los siguientes (Datos de Cabecera):

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Centro

Nombre de campo

Descripción

Proveedor

En este campo se ingresa el Proveedor del Activo Fijo a adquirir.

Textos

Textos de cabecera de la Orden de Compra.

Dirección

Domicilio del Proveedor. Viene por default del dato maestro del proveedor.

Datos Organizacionales

En esta Solapa los datos organizacionales como: Organización de Compras (7500); Grupos de Compras (000) y Sociedad (7500).

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Nombre de campo

Descripción

Los campos de selección a ingresar son los siguientes (Datos de Posición): Nombre de campo

Descripción

En este campo se deberá indicar Tipo de Imputación la imputación a Activo Fijo, Código “A”.

Tipo de Posición

Especifica cómo se controla el aprovisionamiento para una Se deberá dejar en blanco para posición de material o para una compras para stock (Normal) posición de servicio.

Texto Breve

Se deberá ingresar el bien a comprar. Indicar la cantidad que debe ser pedida según la solicitud de pedido.

Cantidad

Cantidad de Material solicitado

Fecha de entrega

La fecha de entrega mantiene al Ingrese la fecha en que debe proveedor informado acerca de los entregarse el bien a adquirir. plazos de entrega.

Se deberá seleccionar el Grupo de Grupo de Artículos Artículo correspondiente a la Clase de Activo a comprar.

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Nombre de campo

Centro

Descripción

Puede introducir el número del o parte del nombre y el Centro en el cual produce o para centro buscará el centro el cual desea adquirir materiales o sistema correspondiente, o bien le servicios. propondrá escoger entre varios, según el caso. (7500)

Detalle Posición Nombre de campo

Descripción

Datos de Material

En Esta solapa se deberá activar el flag de Actualización Info.

Factura

Ingresar el indicador de impuesto correspondiente a la compra.

Condiciones

Condiciones de Compra propias de la posición del pedido. En esta solapa se ingresarán los recargos y/o descuentos sobre el precio bruto de compra y todos aquellos costes indirectos de adquisición del material solicitado.

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Nombre de campo

Imputación

Descripción

En esta solapa se ingresará el Activo Fijo creado por el Modulo de AA, transacción AS01 – Crear AF nuevo, o se lo puede crear presionando el botón .

Se accede a la pantalla donde se deberán ingresar los datos del Activo Fijo a adquirir. Está pantalla es el nexo con la transacción AS01 del módulo AA. Al ingresar en el botón Otros Datos, traerá las distintas solapas de la transacción precedentemente mencionada. Una vez ingresados todos los datos, verificar el Pedido creado haciendo clic sobre el botón Si existe algún dato faltante el sistema nos notificará del mismo.

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Click en

Nota: Al contabilizar la Entrada de Mercancías o la Recepción de Factura, el sistema capitalizará automáticamente el activo fijo.

3.

Baja de Activos Fijos

Ya sea por razones de fuerza mayor o por una venta, en ciertas circunstancias es necesario registrar la baja de un bien creado dentro de SAP antes de llegar al fin de su vida útil. Para ello el sistema ofrece una variada gama de alternativas que consideran los distintos impactos que una baja puede generar sobre la contabilidad de la compañía. Dentro de SAP pueden realizarse tanto bajas por el valor total como también por una porción determinada del valor del bien. En caso de generarse bajas totales, el sistema no sólo afectará la contabilidad sino también que bloqueará el dato maestro del bien para futuras contabilizaciones. Por otro lado, la baja puede generar un ingreso para la compañía o bien un gasto o inclusive puede tener un efecto nulo sobre el estado de resultados.

3.1. Bajas sin Ingresos Una baja sin ingresos es una eliminación de un activo fijo del patrimonio de activos fijos sin ingreso alguno, por ejemplo, por desguace. Si utiliza esta opción de contabilización, el sistema no crea ingreso alguno, ni contabilizaciones de ganancias y pérdidas. En su lugar crea la contabilización Pérdidas por baja de activo fijo sin ingresos por el importe del valor neto contable que se da de baja. Para ejecutar la transacción seleccionar la opción de menú o ingresar el código de transacción: Menú de Acceso Para acceder a la Pantalla, utilice el siguiente menú de acceso: Ejemplo:

Finanzas

Gestión financiera

Documentos de cuenta de mayor

Código de Transacción ABAVN •

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Libro Mayor

Contabilización


Se deberán ingresar los siguientes datos: Campo Sociedad (v) Activo Fijo

Descripción Compañía donde haya sido creado el bien (Propuesto por el Sistema) Número de inmovilizado que se desea dar de baja.

Subnúmero

En caso de querer dar de baja un subnúmero de un inmovilizado, se deberá detallar en este campo el código del mismo.

Fecha de Documento

Fecha del documento con el que se contabilizará la baja.

Fecha de Contabilización

Fecha con la cual se registrará contablemente el documento de baja.

Fecha de Referencia

Mes de contabilización.

Texto

En este campo se puede describir brevemente la operación a realizar, u otras consideraciones que considere el usuario.

Luego, se presiona el botón

(Simular):

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Si el asiento es correcto, se deberá proceder a Grabar. Ahora bien, si se desea realizar una Baja parcial sin Ingresos, se deberá ingresar en la Solapa “Datos Baja Parcial”:

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En está pantalla se deberá completar los siguientes campos: Campo Importe Contabilización

Descripción En este campo se ingresará el importe que será deducido del valor del bien.

Este campo al igual que el anterior se lo utiliza para contabilizar (w) Porcentaje bajas parciales, pero en este caso en lugar de detallar un importe absoluto, se define un porcentaje del valor del bien que se dará de baja. Cantidad

En este campo se deberá completar para los casos que se creen con un número de Activo Fijo varios bienes.

Referencia

Hay dos opciones de referencia, ya sea a AF antiguos o AF nuevos, dependiendo del bien a dar de baja.

Por último, se deberá realizar el mismo procedimiento que cuando se realiza una Baja Completa, Simular, y si esta correcto, Grabar.

3.2. Bajas con Ingresos 3.2.1. Sin Deudor Por medio de esta transacción es posible contabilizar una baja de un bien que genere un resultado positivo para la compañía aunque sin crear un crédito con un deudor. Para ejecutar la transacción seleccionar la opción de menú o ingresar el código de transacción: Menú de Acceso Para acceder a la Pantalla, utilice el siguiente menú de acceso: Ejemplo: Finanzas

Gestión Financiera Baja venta sin deudor

Activos Fijos

Código de Transacción ABAON •

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Contabilización

Baja

Baja con ingresos


Se deberán ingresar los siguientes datos: Campo Sociedad (x) Activo Fijo

Descripción Compañía donde haya sido creado el bien (Propuesto por el Sistema) Número de inmovilizado que se desea dar de baja.

Subnúmero

En caso de querer dar de baja un subnúmero de un inmovilizado, se deberá detallar en este campo el código del mismo.

Fecha de Documento

Fecha del documento con el que se contabilizará la baja.

Fecha de Contabilización

Fecha con la cual se registrará contablemente el documento de baja.

Fecha de Referencia

Mes de contabilización.

Texto

En este campo se puede describir brevemente la operación a

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Campo

Datos para Ingresos

Descripción realizar, u otras consideraciones que considere el usuario. Dentro de este ítem, se podrá optar por Ingresos Manuales o Ingresos por valor neto contable. En este último, se podrá elegir el Área de Valoración donde ingresar el importe de la baja.

Luego, se presiona el botón

Simular.

Si el asiento es correcto, se deberá proceder a

Grabar.

Nota: La Baja Parcial con Ingresos, se deberá ingresar en la Solapa “Datos Baja Parcial”, de la misma forma que Baja sin Ingresos

3.2.2. Con Deudor Las Bajas por Venta de los Bienes de Uso con Deudor se realizará por la transacción F92. Para ejecutar la transacción seleccionar la opción de menú o ingresar el código de transacción: Página 34 de 52

Menú de Acceso Para acceder a la Pantalla, utilice el siguiente menú de acceso: Ejemplo: Finanzas

Gestión Financiera

Activos Fijos

Contabilización

F-92 - Con deudor

Código de Transacción F=92 •


Presionamos para pasar a la otra pantalla.

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Baja

Baja con ingresos


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Click en Y por ultimo simulamos

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4.

Ejecución de Amortizaciones

La contabilización de las amortizaciones periódicas de los inmovilizados de la compañía se puede realizar a través de la transacción que se describe a continuación. Por medio de la misma es posible contabilizar tanto las amortizaciones normales como las no planificadas de todos los activos fijos que se hayan creado en el sistema.

Nota: En el caso de existir inflación se debe ejecutar primero el programa de Ajuste por Inflación y con posterioridad la amortización. Para ejecutar la transacción seleccionar la opción de menú o ingresar el código de transacción: Menú de Acceso Para acceder a la Pantalla, utilice el siguiente menú de acceso: Ejemplo:

Finanzas Gestión Financiera amortización Ejecutar

Activos Fijos

Código de Transacción AFAB •


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Operaciones Periódicas

Ejecución

Aquí se definen los parámetros de la ejecución de amortización a través de los siguientes campos: Campo

Descripción

(y) Sociedad

Se debe dejar constancia en este campo la sociedad para la cual se van a ejecutar las amortizaciones.

Moneda

Aquí se debe ingresar el año para el cual se va a ejecutar el programa.

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Campo

Descripción

(z) Período Contable

A través de este campo se le indica al sistema el mes o período de amortización que se va a ejecutar. La ejecución de este programa debe realizarse en forma consecutiva período tras período, no pudiéndose omitir la contabilización de un período.

Motivo de la ejecución de la contabilización: Planificada: Activando este tilde se ejecutarán las amortizaciones normales de los activos fijos de la compañía, para el período establecido. El sistema determina a continuación el próximo período a contabilizar en función del ritmo de contabilización de amortizaciones definido (mensual, trimestral, semestral, etc). Reejecución: Se puede reejecutar la contabilización de amortizaciones dentro del último período contabilizado. Al contrario que en la primera ejecución de un período, la reejecución puede limitarse a determinados inmovilizados. En la reejecución, el sistema contabiliza la modificación del importe de amortización a contabilizar (con respecto a la ejecución precedente). Generalmente, la reejecución se realiza al final del ejercicio si, debido a la corrección de amortizaciones manuales o de parámetros de amortización, es necesaria una contabilización posterior. Reanudación: La contabilización de amortizaciones se efectúa en diferentes etapas, generando el sistema un log del estado actual en cada etapa. En caso que el programa se interrumpiera durante una ejecución de contabilización, debe lanzarse el programa nuevamente en el modo reanudación, con el fin de eliminar posibles inconsistencias en la base de datos. La ejecución en el modo reanudación debe emplearse solamente en casos determinados y no puede lanzarse en el modo de test. No planificada: Al determinar las reglas de contabilización para las amortizaciones, debe definirse, entre otras cosas, un ritmo de contabilización. Por regla general, este ritmo de contabilización (p.ej. mensual, trimestral, anual) debe cumplirse (excepción: Períodos especiales). Fijando este indicador es posible ignorar determinados períodos. El sistema no realiza ninguna verificación explícita del cierre de períodos. Otras opciones: Listar activos fijos: Se debe activar este indicador cuando se desee que el sistema liste todos los activos fijos contabilizados con sus amortizaciones respectivas. Comprobante de amortización manual: Con este indicador se puede solicitar una lista de las amortizaciones manuales como anexo al log de contabilización Amo. En determinadas circunstancias, esta lista puede ser necesaria para comprobar y verificar el cierre del ejercicio. La lista informa sobre los documentos de amortización manual que básicamente se transfieren en el cálculo de la contabilización de amortizaciones, pero no sobre los importes que se utilizan.

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Ejecución Test: Fijando este indicador el programa será lanzado en modo test. De esta forma, el sistema no efectuará modificación alguna en la base de datos o en el archivo, pero sí realizará todas las verificaciones necesarias. N°principal de activo fijo: Por medio de este campo es posible acotar los activos fijos a ser tratados por el programa de amortizaciones. Se deberá indicar aquí el código de activo fijo a tratar. Esta opción es válida únicamente para la ejecución del programa con los motivos “reejecución” o “no planificada”. Subnúmero de activo fijo: Junto al campo anterior, se puede identificar un bien en particular con el código de subnúmero que le corresponda. Si bien este programa puede ser ejecutado en forma real únicamente a través de un proceso de fondo; es posible obtener para las corridas de amortizaciones normales y no planificadas una previsualización de los resultados que serán generados por el programa. Para ello, una vez ingresados todos los parámetros de esta pantalla, se deberá activar el tilde “Ejecución Test” y pulsar sobre el botón de ejecución . Al ejecutarse el programa en modo test se accede a la siguiente pantalla:

Click en

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Una vez que se hayan controlado los resultados del reporte en modo test, deberá volverse a ejecutar el mismo pero esta vez en forma real. Para ello desde la pantalla de selección se deberá presionar F9 o bien acceder por el menú al siguiente punto: Programa > Ejecutar proceso de fondo.

De esta forma el sistema generará un Job de fondo, el cual podrá ser controlado accediendo: Sistema > Servicios > Jobs > Resumen de Jobs (Transacción SM37)

5.

Cambio de Ejercicio en la Contabilidad de Inmovilizados

Desde el punto de vista del sistema, un cambio de ejercicio representa la apertura de un nuevo ejercicio fiscal de una sociedad. Durante el cambio de ejercicio, los valores de los bienes de uso del previo año fiscal son arrastrados en forma acumulada al nuevo ejercicio. Una vez realizado el cambio se puede contabilizar a los activos fijos, utilizando fechas de referencia dentro del nuevo año fiscal. Al mismo tiempo, puede continuar contabilizando en el ejercicio anterior. Lo más temprano que puede realizarse un cambio de ejercicio es en el último mes del ejercicio que está finalizando. A su vez, se puede elegir cualquier punto en el nuevo año fiscal para llevar a cabo el cambio de ejercicio. Antes de poder cambiar el ejercicio YYYY, se debe haber cambiado el ejercicio cerrado YYYY-2; es decir, que el máximo de ejercicios abiertos para la contabilización en forma simultánea es de dos.

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Es importante tener en consideración que ninguna transacción puede ser contabilizada en un nuevo ejercicio hasta que se haya llevado a cabo el cambio de ejercicio. A su vez, al ser posible contabilizar en el ejercicio anterior una vez realizado el cambio, el sistema corrige en forma automática los valores arrastrados al nuevo ejercicio y que están siendo afectadas por las contabilizaciones en el año anterior. Para ejecutar la transacción seleccionar la opción de menú o ingresar el código de transacción: Menú de Acceso Para acceder a la Pantalla, utilice el siguiente menú de acceso: Ejemplo:

Finanzas

Gestión Financiera

Activos Fijos


Cambio de

ejercicio

Código de Transacción AJRW •


Campos a ingresar: Campo (aa)Sociedad

Descripción Determinar aquí la Sociedad para la cuál se realizará el cambio de ejercicio.

Se debe definir aquí el ejercicio hacia donde se realiza el cambio. (bb) Ejecución Al activarse este tilde es posible correr un cambio de ejercicio en forma de prueba para anticipar los resultados del de Test proceso.

Ejercicio nuevo

Una vez ingresados todos estos datos, al presionar sobre el botón de Ejecutar para correr el reporte en modo test. El mismo se puede correr en modo real únicamente como proceso de fondo a través de la opción del menú. Página 43 de 52

Click en


De esta forma el sistema generará un Job de fondo, el cual podrá ser controlado accediendo: Sistema > Servicios > Jobs > Resumen de Jobs (Transacción SM37)

6.

Cierre de Ejercicio en la Contabilidad de Activos Fijos

Una vez ejecutado el programa de Cambio de Ejercicio se deberá correr el programa de Cierre del Ejercicio, que es utilizado para realizar el cierre de un año fiscal para una o más sociedades desde una perspectiva contable. Una vez cerrado un ejercicio fiscal no es posible contabilizar más transacciones o realizar cambios en los valores de los activos fijos de la compañía (por ejemplo ejecutando el programa de amortizaciones). Página 44 de 52

Para ejecutar la transacción seleccionar la opción de menú o ingresar el código de transacción: Menú de Acceso Para acceder a la Pantalla, utilice el siguiente menú de acceso: Ejemplo: Finanzas

Gestión Financiera

Activos Fijos


Cierre de ejercicio

Ejecutar

Código de Transacción AJAB •


Campos a ingresar: Campo

Descripción

Compañía para la cual se desea llevar a cabo el cierre del ejercicio fiscal para el módulo de Activos Fijos. Debe detallarse aquí el año que se desee cerrar. Ya no se podrá contabilizar más en este año, así como tampoco se Ejercicio a Cerrar podrán modificar más las amortizaciones. Por lo tanto, el fin de este año constituye el punto de partida para la planificación actual de la amortización. (dd) Ejecución Al activarse este tilde es posible correr el cierre de ejercicio de Test en forma de prueba para el módulo de Activos Fijos. (cc)Sociedad

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De esta forma el sistema generará un Job de fondo, el cual podrá ser controlado accediendo: Sistema > Servicios > Jobs > Resumen de Jobs (Transacción SM37) Click en

Click en

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Allí se identifica para cada una de las sociedades para las cuales se ejecutó el reporte, si el cierre ha sido efectuado con éxito, o bien las razones por las cuales no ha podido concluir el proceso. En la pantalla del ejemplo se visualiza que el cierre no puede ser llevado a cabo como consecuencia de que no se han ejecutado previamente la totalidad de las amortizaciones planeadas para el ejercicio.

7.

Ejecución del Programa de Ajuste por Inflación

El programa de ajuste de inflación debe ejecutarse mes a mes sin saltearse ninguno. Para ejecutar la transacción seleccionar la opción de menú o ingresar el código de transacción: Menú de Acceso Para acceder a la Pantalla, utilice el siguiente menú de acceso: Ejemplo: Finanzas del balance

Gestión Financiera Contabilizar inflación

Activos Fijos

Código de Transacción J1AI •


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Revalorizaciones

Click en En está pantalla, se deberá ingresar los siguientes datos:

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Sociedad Ejercicio Mes del Ajuste por Inflación

• • •

Nota: Previamente, si se desea, se podrá ejecutar en test el proceso de Ajuste por Inflación, con lo cual se generará la siguiente pantalla:

Para la ejecución real se debe ir al siguiente menú: Programa > Ejecutar proceso de Fondo

De esta forma el sistema generará un juego de datos de batch-input, el cual deberá ser ejecutado accediendo al tratamiento de procesos de fondo: Sistema > Servicios > Batch-input > Tratar.

8.

Sistemas de Información

El componente Sistema de información contiene una serie de reports estándar, así como funciones que modifican el Sistema de información de la Contabilidad de activos fijos para satisfacer necesidades particulares. Los reports que abarcan todo el patrimonio de activos fijos pueden tener una influencia negativa en el rendimiento. Por este motivo, deberá iniciar los reports de este tipo en proceso de fondo (en la pantalla de selección del report: Programa Ejecutar en proceso de fondo). Se puede seleccionar un máximo de 1000 activos fijos en modo interactivo.

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A través de la transacción ART0 se puede acceder a la lista de reportes del sistema de información de activos fijos.

Un ejemplo de reporte a ejecutar sería el AR01

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Click en

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Manual de Usuario Sap Fi a Activos Fijos

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