Manual De Usuario SAP Módulo Mantenimiento
Ordenes de mantenimiento. Autor: Ing. Marco Salazar C. Consultor SAP PM
Índice
1 Objetivo 3 2 Ruta.- 3 3 Conceptos 3 3.1 Datos de cabecera: 4 3.2 Operaciones: 5 3.3 Componentes: 5 3.3.1Solicitudes de pedido de servicios desde la orden: 6 3.4 Estados de la orden de mantenimiento: 6 3.4.1 Orden Abierta ABIE: 6 3.4.2 Orden Liberada LIBE: 6 3.4.3 Orden Cerrada Técnicamente CTEC: 7 3.4.4 Orden Cerrada CERR: 7 3.5 Formulario de la orden de mantenimiento: 7 3.6 Ventana de Orden de mantenimiento: 7 3.6.1 Datos de cabecera: 7 3.6.2 Datos técnicos del aviso: 8 3.6.3 Datos de la Primera operación: 8 3.6.4 Datos de componentes: 9 3.6.5 Datos de solicitud de pedido de materiales: 9 3.6.6 Datos de solicitud de pedido de servicios: 10 3.6.7 Status de orden primarios: 10 4 Operaciones 10 4.1 Creación de la Orden 10 4.1.1 Creación de Operaciones 14 4.1.2 Asignación de componentes. 16 4.1.3 Creación de solicitud de pedido de servicio. 19 4.1.4 Estado de la orden de mantenimiento. 20 4.1.5 Costos en la orden de mantenimiento. 21 4.1.6 Norma de liquidación: 22 4.1.7 Resumen estadístico de costos. 22 4.1.8 Detalle de costos: 23 4.1.9 Determinación de costos: 24 4.1.10 Transacciones relacionadas con las órdenes 24 5 Creación de Orden sin Aviso.- 26 6 Permisos para liberación de Ordenes. 30 7 Medio auxiliar de Fabricación (MAF). 32 1
8 Sugerencias.- 35
Objetivo Durante el estudio de este capítulo usted aprenderá a crear y modificar órdenes de mantenimiento en el sistema SAP R/3. La orden de mantenimiento es el documento de mantenimiento de mayor importancia. En la misma se establecen las tareas que deben ser realizadas por el personal de mantenimiento y los recursos que serán necesarios para la realización de la orden. Los recursos se encuentran agrupados en tres grandes grupos: mano de obra interna, materiales, servicios externos. La orden de mantenimiento es un objeto de costo que en una primera etapa son planificados los costos de ejecución de las tareas de mantenimiento. Luego la orden colecta los costos reales mediante las notificaciones de horas reales, movimientos de almacén, compras particulares y confirmación de servicios externos. Finalmente todos los costos colectados se liquidan al centro de costo receptor (dueño del equipo a ser reparado). Existen varias clases de órdenes de mantenimiento definidas en el sistema las cuales se adaptan a las necesidades del negocio de nuestra compañía.
Ruta.Para poder acceder a la creación de órdenes debemos seguir la ruta al menú principal de manera siguiente: Menú SAP ( Logística ( Mantenimiento ( Gestión de mantenimiento (Orden ( Crear en Genera (IW31). Conceptos La necesidad de crear una orden de mantenimiento nace de un aviso de mantenimiento proveniente de un sector productivo (Planta). El Programador de mantenimiento determina cual ha sido el problema o falla y genera una orden de mantenimiento para dar solución a la falla planificando los recursos que serán necesarios para llevar a cabo la actividad mencionada. Los datos del aviso de mantenimiento son copiados a la orden de mantenimiento, acelerando el proceso de entrada de datos. En la orden de mantenimiento encontramos datos de cabecera, datos de operaciones, asignación de componentes, solicitudes de pedidos de materiales y servicios. 1 Datos de cabecera: La cabecera de la orden de mantenimiento posee los datos generales de la misma, número de identificación, la 2
clase de orden, el texto descriptivo de la orden, los objetos técnicos que deben ser reparados, las fechas de inicio, y fin de ejecución planificadas, puesto de trabajo responsable de la ejecución. La orden se identifica con un número interno secuencial, este número es único e irrepetible no puede ser modificado. Se han diseñado 4 clases de órdenes de mantenimiento diferentes adecuadas a las necesidades del negocio Yura S.A. - ZM09: Orden Correctiva Emergencia. Trabajos de mantenimiento correctivo cuya ejecución no admite dilatación en el tiempo, pues la falla del objeto técnico afecta directamente al proceso productivo o implica un riesgo para las personas u objetos técnicos comprometidos - ZM01: Orden Correctiva Programada. Trabajos de mantenimiento correctivo cuya ejecución admite dilatación en el tiempo. Pues la falla del objeto técnico no afecta directamente al proceso productivo o implica un riesgo para las personas u objetos técnicos comprometidos. - ZM02: Orden Preventiva/ Predictiva. Son aquellos trabajos rutinarios, programados que efectúan las organizaciones de mantenimiento, con el propósito de asegurar la normal operación del objeto técnico durante su vida útil. Comprende las hojas de ruta, servicios de inspección, testeo, ajustes menores y servicios de lubricación. Los mantenimiento predictivos se diferenciaran por la clase de actividad “Predictivo” que son aquellos trabajos que tienden a prevenir detenciones usando técnicas de mantenimiento sintomático como son: Análisis de vibraciones, termografías, monitoreos, balanceos, etc. - ZM04: Orden de Varios. Son aquellos trabajos que no son correctivos ni preventivos ni predictivos, sino que su objetivo es mejorar la condición de un objeto. Las clases de actividad relacionadas a esta orden son, Trabajos de mejoras ambientales, Trabajos de seguridad, Recuperación de material y re trabajo. Todas las clases de órdenes pueden ser creadas sin un aviso previo, sin embargo si las órdenes de mantenimiento que son realizadas sin un aviso ocasionarían la perdida información técnica que se encuentra en los avisos o los detalles de la falla. El objeto técnico es un requisito obligatorio de la orden de mantenimiento y representa el equipo emplazado en una determinada ubicación técnica, que deberá ser reparado. Además en forma optativa puede identificarse el sistema o subsistema de la unidad productiva, donde se encuentra instalado el equipo afectado para reparación. En la cabecera de la orden encontramos la norma de liquidación de la orden, la cual representa el centro de costos u orden interna de CO que será el receptor de los gastos en que incurre la orden. En la norma de liquidación pueden ponerse varios centros de costo simultáneos con un porcentaje de distribución de gastos. La norma de liquidación se crea por defecto en los casos de centros de costo, trayendo el dato necesario desde el maestro de equipos. Las fechas de inicio y fin extremas representan las fechas planificadas de ejecución. Las mismas pueden ser modificadas por el programador en caso necesario. 3
2 Operaciones: La orden está compuesta por un conjunto de operaciones. Cada una de ellas representa una tarea que debe ser desarrollada por un puesto de trabajo. Las mismas poseen datos del puesto de trabajo responsable, la clave de control, la cantidad de individuos involucrados, la duración estimada de ejecución de la tarea y la clase de actividad entre otros. Los puestos de trabajo representan el grupo de personas identificadas por especialidad o grupo de máquinas responsables de la ejecución del trabajo. La clave de control me identifica se la operación será realizada por personal interno o externo “PM01” o personal contratado de terceros “PM03”. Se debe estimar el tiempo de ejecución de cada una de las operaciones y la cantidad de personas que se necesitarán para llevarlas a cabo. Cada operación tendrá asignado un número de notificación diferente, el cual se utilizará para registrar en el sistema las horas reales de ejecución de las operaciones. 3 Componentes: El tipo de posición representa la forma de adquisición del material a la orden de mantenimiento. Utilizaremos dos tipos de posición en componentes asignados a operaciones; L: Material que se reservará al almacén y será retirado del mismo en el momento de ejecución. N: Material que no será reservado, si no que se solicitará el pedido al sector de compras., este tipo de posición no será utilizado, ya que la solicitud de pedido creado se imputa con cargo directo a la orden, no pudiendo ser retirado con una reserva. La orden de mantenimiento siempre tiene asociada un número de reserva de materiales al almacén, independientemente si se reservan o no y este número de reserva es único. Generalmente se asociarán componentes a las operaciones con clave de control “PM01” ejecutadas por personal propio. 3.3.1Solicitudes de pedido de servicios desde la orden: Cuando utilizamos la clave de control en las operaciones “PM03” el sistema automáticamente nos presentará la pantalla de creación de solicitud de pedido de servicios. Se ingresará el código del servicio o una descripción breve del mismo en el caso de no existir registro, la cantidad solicitada, la unidad de medida y el precio estimado. Además en esta pantalla se ingresarán datos de compras tales como grupo de artículos, cuenta de mayor, comprador, solicitante. 4 Estados de la orden de mantenimiento: Las órdenes de mantenimiento poseen varios estados posibles conocidos como “Status del Sistema”. 4
1 Orden Abierta ABIE: Orden abierta. En esta instancia se establece las tareas que serán necesarias y los recursos asociados a la misma. Se establece una fecha estimada de ejecución. Si la orden se encuentra abierta no puede imprimirse y no se le pueden imputar gastos. 2 Orden Liberada LIBE: Orden liberada. El responsable libera las órdenes de mantenimiento cuando su ejecución es segura dando comienzo a su ejecución. En el momento de la liberación la orden se imprime. Es posible realizar imputaciones de materiales, mano de obra y servicios.
3 Orden Cerrada Técnicamente CTEC: Orden cerrada técnicamente. Cuando la ejecución de la orden culmina debe realizarse el cierre técnico indicando que mantenimiento no realizará más tareas relacionadas con la misma. Las imputaciones contables todavía son posibles. 4 Orden Cerrada CERR: Orden cerrada. Luego del proceso de liquidación los gastos de la orden se envían al centro de costo que se encuentra en la norma de liquidación. La orden ya vacía en costos se cierra inhabilitando todo tipo de nueva imputación. Existen varios status de sistema secundarios asociados a la orden de mantenimiento los cuales pueden visualizarse fácilmente mediante una función de información. Por ejemplo encontramos: PREC (precálculo de costos), NLIQ (norma de liquidación creada), MACO ( Materiales confirmados), MOVM (movimientos de almacenes realizados), NOTP (orden notificada parcialmente), NOTI (orden notificada finalmente), EDET (error determinación de costos), etc. Los status de la orden son muy útiles para realizar búsquedas de órdenes. 5 Formulario de la orden de mantenimiento: La orden de mantenimiento es un documento que deberá ser impreso en el momento de la liberación y es utilizado para el registro de los valores reales relacionados con la mano de obra. El personal de mantenimiento afectado a la orden debe registrar en la misma, la fecha, hora de inicio, hora final de la orden, duración real de la ejecución, valor del contador del equipo afectado y la duración de la avería real. Es necesario contar con comentarios técnicos que indiquen el síntoma y la causa de la falla en caso que esos datos no se encuentren en el aviso. La impresión del documento se realiza llevado el cursor al icono[pic]. 6 Ventana de Orden de mantenimiento: En las órdenes de mantenimiento encontramos una gran cantidad de campos. Los cuales están agrupados, en el presente manual detallaremos los campos más importantes de la orden se detallan a continuación: 1 Datos de cabecera: 5
- Número de orden: Número que identifica a la orden de mantenimiento, es secuencial y asignado por el sistema. Comienza con 30 millones. - Clase de orden: Código de 4 letras que identifica la clase de orden: PM01 Correctiva emergencia, PM02 Correctiva programada, PM03 Preventiva, PM04 Predictiva, PM05 Mejora, PM06 Reparación extraordinaria. - Texto ampliado: Texto explicativo de la orden general. - Status: Estado de la orden de mantenimiento, a medida que se van realizando transacciones que involucren a la orden, este status va cambiando. Todos los status pueden utilizarse para realizar filtros durante la búsqueda de órdenes. - Grupo Planif. PM: Código del planificador encargado de la planificación y programación de la orden. - Pto. Tbjo. Resp: Código de puesto de trabajo responsable de la ejecución de la orden en general. - EstdInstal: Estado del equipo en el momento de la ejecución de la orden: 0 fuera de servicio, 1 en funcionamiento. - Inic.extr. Fecha de inicio de ejecución planificado como mínima. - Fin extr.: Fecha de finalización de ejecución planificada como máxima. - Prioridad: Determina la urgencia de la reparación. El calculo será automatico - Ubicación técnica: Código de ubicación técnica donde se efectuará la orden de mantenimiento. - Equipo: Código del Equipo sobre el que se realizará la orden de mantenimiento. 2 Datos técnicos del aviso: - Inicio de avería: Inicio de la avería del equipo - Fin de avería: Fin de la avería del equipo - Parada: Indicador de equipo parado - Duración de parada: Duración de la parada del equipo - Parte objeto: Código del catálogo de la parte afectada - Sínt.avería: Código del catálogo del síntoma de avería y texto libre. - Causas avería: Código del catálogo de la causa de la avería y texto libre. 3 Datos de la Primera operación: - Número de operación: Las operaciones de una orden se identifican por un número interno secuencial que va de 10 en 10: 0010,0020,0030 ….. - Puesto de trabajo: Código de puesto de trabajo responsable de la ejecución de la operación en particular. - Clave de control: La clave de control me identifica si la operación será realizada por personal interno “PM01” o personal contratado de terceros “PM03”. - Denominación: Texto libre que indica una descripción de la operación que deberá ejecutarse. - Estado: Estado del equipo en el momento de la ejecución de la operación: 0 fuera de servicio, 1 en funcionamiento. - Texto extendido: Texto ampliado utilizado para detallar las tareas que deben ser realizadas durante la ejecución de la operación. Es posible que se indique al personal ejecutor de las operaciones el procedimiento que debe seguir. - Trabajo: Cantidad de horas hombre, para llevar a cabo la operación. Se calcula como el número de individuos involucrados por la duración del trabajo. Cuando se notificarán las horas reales de ejecución, se deberá ingresar en el sistema este valor. - Unidad de medida del trabajo: Unidad de medida con la cual se mide el trabajo H (horas) - Número: Número de personas necesarias para ejecutar la operación. - Duración: Duración por persona. 6
- Unidad de medida de la duración: Unidad de medida con la cual se mide la duración del trabajo H (horas) - Clave de cálculo: Clave de cálculo para la duración, la carga requerida en la operación. 2 cálculos de trabajo. - Clave de actividad: Clave que se utiliza para relacionar el puesto de trabajo con su tarifa particular. 4 Datos de componentes: - Posición: Cada componente asociado a la operación posee un número de posición que va de 10 en 10, 0010,0020,0030….. - Componente: Código del componente que se desea comprar o solicitar al almacén. - Denominación: Denominación del componente que se desea comprar o solicitar al almacén. En caso que el código del material exista, la denominación es traída del maestro de materiales, en caso que no exista un código se debe ingresar la descripción del material mediante texto libre. - Unidad de medida: Unidad de medida con la cual se mide el material. - Cantidad: Cantidad de unidades de material que se quiere comprar o reservar al almacén. - Tipo de posición: Código de 1 letra que me identifica si el material será Compra directa o reservado al almacén: L reserva, N compra desde la orden. Cuando utilizamos el tipo de posición N se creará automáticamente una solicitud de pedido a compras.
5 Datos de solicitud de pedido de materiales: - Grupo de compras: Código del grupo de compradores establecido por el sector de compras. - Cuenta de mayor: Cuenta de finanzas donde se imputarán los gastos de la compra del material. Este valor está establecido por personal de contabilidad. - Grupo de artículos: Los materiales están agrupados en grupos de artículos, en el momento de solicitar una compra de un material es necesario ingresar este dato para clasificar al material. - Número de solicitud de pedido: Cuando se graba la orden de mantenimiento se genera una solicitud de mantenimiento a compras por cada material asignado a las operaciones. 6 Datos de solicitud de pedido de servicios: - Grupo de compras: Código del grupo de compradores establecido por el sector de compras. - Clase de coste: Cuenta de costos donde se imputarán los gastos de la compra del material. Este valor está establecido por personal de contabilidad. - Grupo de artículos: Los materiales están agrupados en grupos de artículos, en el momento de solicitar una compra de un material es necesario ingresar este dato para clasificar al material. - Número de solicitud de pedido: Cuando se graba la orden de mantenimiento se genera una solicitud de mantenimiento a compras por cada material asignado a las operaciones. 7 Status de orden primarios: - ABIE: Orden abierta o creada - LIBE: Orden liberada o en tratamiento - CTEC: Orden cerrada técnicamente - CERR: Orden cerrada finalmente o financieramente Operaciones 7
1 Creación de la Orden El primer paso es ingresar al aviso de mantenimiento mediante la transacción de modificación de aviso o mediante el tratamiento de listas. Logística ( Mantenimiento ( Gestión Mantenimiento. ( Avisos ( Modificar (IW22) Logística ( Mantenimiento ( Gestión Mantenimiento. ( Avisos ( Tratamiento de listas Modificar ( (IW28) Es posible crear una orden de mantenimiento sin aviso (se verá más adelante en el punto de transacciones relacionadas). Al ingresar al aviso vemos la siguiente pantalla (en el ejemplo ingresamos al aviso 10169245): [pic] Imagen 1 Pantalla Modificación de aviso (crear orden) Para crear una orden desde un aviso de mantenimiento es necesario presionar el botón “Orden” desde el aviso. (Imagen) El sistema nos presenta una pantalla de ingreso a la orden donde nos trae los datos por defecto de centro, clase de orden (en función de la clase de aviso creada) y puesto de trabajo responsable. (Imagen) [pic] Imagen 2 Pantalla ingreso de orden Estos datos por defecto pueden ser modificados y luego presionamos “Enter” para continuar. Se nos presentara una información del Equipo o ubicación técnica relacionado en la orden que se pretende crear. [pic] En esta pantalla nos presenta los últimos tres avisos abiertos relacionado al equipo y el ultima orden activa (sin cierre) relacionado al equipo. Se debe revisar bien esta información ya que nos evitará crear ordenes o avisos Duplicados, si se desea ver el detalle del aviso o la orden solo ubicar el puntero en el aviso donde desea ampliar y hacer doble click. Si ya existe una orden para el trabajo requerido, se debe abandonar la transacción, copiar el número de la orden e ingresar a la orden con IW32 para ser modificada. Si ninguna orden o aviso guarda relación con el trabajo, hacer click en [pic] para continuar.
A continuación se nos presenta la pantalla de datos de cabecera de la orden de mantenimiento, en este caso de clase ZM01 correspondiente a una orden Correctiva Programada
[pic] 8
Imagen 3 Pantalla Crear orden correctiva programada (ZM01) En la figura anterior vemos que todavía no se ha creado el número de la orden y que se han ingresado una gran cantidad de datos por defecto provenientes del aviso de mantenimiento. Debemos modificar en caso necesario la descripción de la orden, el texto ampliado de la primera operación, el estado de instalación y la clase de actividad. [pic] Imagen 4 Pantalla Orden Correctiva programada Presionando el botón [pic] que se encuentra a la derecha de la descripción se puede ingresar una descripción ampliada.
[pic] Imagen 5 Pantalla Texto cabecera de la orden Para volver a la pantalla de datos de cabecera de orden presionar el botón back .[pic]. Desde los datos de cabecera de la orden pueden visualizarse los datos técnicos del aviso de mantenimiento asociado (códigos de síntoma de falla, causa de falla y parte objetos, datos de parada) y los datos de la primera operación de la orden. En caso de que la orden tenga una sola operación no es necesario pasar a la pantalla de resumen de operaciones. [pic] Imagen 6 Pantalla Creación de orden (Cabecera) Estando en la pantalla de cabecera tenemos la posibilidad de crear operaciones, asignarles componentes, planificar los costos y liberar la orden. 1 Creación de Operaciones
Presionando el botón de resumen de operaciones [pic] pasamos a la pantalla de ingreso de los datos correspondientes a las operaciones. En el caso de que la orden de mantenimiento posea solamente una operación la misma puede ser creada desde la pantalla de datos de cabecera. En la pantalla de resumen de operaciones cargamos las diferentes operaciones que deben realizarse en la orden, determinando cantidad de personal al utilizar, horas involucradas por personal. Imagen 7 Pantalla Creación de orden (Operación) Para borrar una operación creada marcar el casillero que se encuentra a la izquierda del número de operación y presionar el botón de [pic]. 9
Para ingresar un texto explicativo ampliado del procedimiento a seguir durante la ejecución de la operación marcar el casillero que se encuentra a la izquierda del número de operación y presionar el botón de [pic]. Luego de ingresar el texto extendido volver a la pantalla de resumen de operaciones presionando la tecla back [pic]. Para asignar componentes a una operación marcar el casillero que se encuentra a la izquierda del número de operación y haciendo doble clic en el campo de numero de operación. Ver puntos siguientes correspondientes a asignación de componentes y creación de solicitudes de pedido. Si desea puede ingresar el nombre del personal ejecutor de la operación, según muestra la imagen 8 Imagen 8 Pantalla Creación de orden (Operación, componentes) Para regresar a la pantalla de “cabecera de la orden” presionar el botón back [pic]. 2 Asignación de componentes. Para asignar componentes a una operación, marcar la operación y pasar a la siguientes pestaña [pic] , se deberá llevar el cursor al primer campo de la columna componente donde deberá introducir el código del material, en las columnas siguientes se llenara la cantidad y la operación 0010. Los demás campos serán llenados automáticamente. Imagen 9 Pantalla Creación de orden (Pestaña componentes) Si deseamos verificar la disponibilidad de un material de almacén (tipo de posición L, debemos marcar el casillero ubicado en la parte superior izquierda y luego presionar el botón de [pic] o también hacer clic en el mismo icono que se muestra en la parte inferior de la pantalla. Cuando se realiza la verificación de disponibilidad de material haciendo clic en el icono [pic] y posteriormente se mostrara un mensaje de disponibilidad de material en la parte inferior de la pantalla. [pic] Se presenta una pantalla donde podemos apreciar la disponibilidad del material en el almacén: También se puede realizar una verificación de material, seleccionando la fila del componente que besamos ver la cantidad disponible en almacén y posterior mente llevamos el cursor al icono [pic] que está ubicado en la parte inferior de la pantalla. Donde se presenta la pantalla con la información del material mencionado de la siguiente manera: Imagen 10 Pantalla Creación de orden (Propuesta de confirmación) Haciendo un clic en el icono de la parte superior [pic] se muestra la ventana de Resumen de disponibilidad donde podemos apreciar en la tabla, la necesidad y la cantidad total de material que se encuentra almacén Imagen 11 Pantalla Creación de orden (Resumen de disponibilidad) Al seleccionar el segundo material en el botón de la parte inferior[pic], se presenta una ventana de información del material que nos especifica el Nro de reserva y la cantidad de material reservada en almacén. 10
Imagen 12 Pantalla Creación de orden (Datos gral.) Para volver a la pantalla del ingreso de componente presionar las tecla back[pic]. 3 Creación de solicitud de pedido de servicio. Para crear desde la orden de mantenimiento una solicitud de pedido de servicio, se deberá llenar en la paleta [pic], donde se especifica una clave de control PM03 (ver imagen ), para realizar un Mantenimiento - externo (servicios), donde se coloca una descripción del trabajo que se desea realizar como se muestra en el grafico a continuación. Imagen 14 Pantalla Creación de orden (Oper.Mtto.externo) (1) Imagen 15 Pantalla Creación de orden (Oper.Mtto.externo) (2) Al presionar “Enter” el sistema presenta la pantalla, donde se llena toda la información necesaria para realizar la solicitud de pedido, introduciendo el grupo de artículos, grupo de compras, destinatario, el solicitante, el puesto de descarga y por último el numero de necesidad, teniendo todos estos puntos llenados llevamos el cursor al icono [pic] para aceptar. El siguiente paso es llevar el cursor al principio de la fila donde se está realizando la solicitud de servicio externo, seleccionamos toda la fila y después hacemos clic en el icono[pic], que está ubicado en la parte inferior de la pantalla, para poder acceder a el llenado de los datos de la solicitud. En la misma ingresamos los datos de: Código del servicio solicitado o en su defecto una descripción breve del mismo, la cantidad solicitada, la unidad de medida y el precio estimado por unidad de medida, el grupo de clase de costo. Imagen 16 Pantalla Creación de orden (Externo-Actividad) 4 Estado de la orden de mantenimiento. Durante el proceso de ejecución de una orden de mantenimiento la misma pasa por varios estados primarios: Estos estados son: - ABIE: Orden abierta o creada - LIBE: Orden liberada o en tratamiento - CTEC: Orden cerrada técnicamente - CERR: Orden cerrada financieramente Para modificar el estado de una orden se debe entrar a la misma en modo modificación de la siguiente manera: Logística ( Mantenimiento ( Gestión Mantenimiento. ( Ordenes ( Modificar (IW32) Logística ( Mantenimiento ( Gestión Mantenimiento. ( Ordenes ( Tratamiento de listas Modificar ( (IW38) Cuando la orden de mantenimiento se crea, su estado inicial es ABIE (orden abierta). Si la orden está abierta, a 11
la misma no pueden imputarse costos ni realizar una impresión. Luego de la creación la misma puede liberarse para su ejecución o cerrarse como no ejecutada. Para liberar una orden se debe presionar el botón [pic] y en ese caso el estado de la orden pasa a LIBE (orden en tratamiento o liberada). Para marcar una orden como no ejecutada debemos en el menú de modificación de la orden presionar las opciones del menú: Orden( Funciones ( Cerrar ( No efectuar. En ese caso la orden pasa a CERR (Orden cerrada finalmente). Luego de terminar con la ejecución de la orden, notificar las horas hombre reales insumidas, realizar las salidas de materiales de almacén, recibir los materiales comprados, la orden debe ser cerrada técnicamente. Este estado indica que no se realizarán más tareas de mantenimiento relacionadas con la orden, pero todavía serán posible imputaciones de costos. Para cerrar técnicamente una orden de mantenimiento se puede presionar el botón de “Cierre Técnico” o mediante el menú: Orden ( Funciones ( Cerrar ( Cierre Técnico. Realizando esta función la orden pasa al estatus CTEC. La orden de mantenimiento colecta costos de materiales, servicios y mano de obra. Esos costos se liquidan parcialmente o totalmente durante el proceso de liquidación de órdenes. Luego que la liquidación ha sido completada la orden debe ser cerrada. Orden ( Funciones ( Cerrar ( Cierre Comercial, realizando esta función la orden pasa al estatus CERR. 5 Costos en la orden de mantenimiento. En el momento de la creación de la orden se estiman los costos de todos los recursos asociadas a la misma. Al liberar la orden, la misma entra en ejecución, comienza a colectar todos los costos reales. Los emisores envían costos a la orden mediante transacciones en el sistema: Repuestos (consumo de materiales y recepción de materiales), mano de obra (puesto de trabajo de mantenimiento asociado a un centro de costo emisor interno de mantenimiento) y servicios de terceros (confirmación de servicios de terceros). Luego la orden debe ser liquidada al centro de costo (u orden interna) receptor, el cual generalmente es un centro de costo productivo. El centro de costo receptor (u orden interna de CO) puede ser uno o varios simultáneamente. En el caso de varios centros de costo receptores, se establecerá un porcentaje de distribución de gastos.
6 Norma de liquidación: El centro de costo receptor se encuentra dentro de la norma de liquidación en la orden de mantenimiento. Para visualizar la norma de liquidación en una orden llevar el cursor al icono[pic], que se encuentra en la parte superior de la pantalla principal, también es posible tener acceso siguiendo los siguientes pasos del menú: Cabecera ( Norma de liquidación ( Norma de liquidación Ctrl. F6.
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Pantalla Creación de orden (Menú resumen operaciones)
Imagen 17 Pantalla Creación de orden (Norma liquidación) En la pantalla (imagen ) podemos ver el centro de costo receptor con código 2092151101 en la norma de liquidación de la orden xxxxx.
7 Resumen estadístico de costos. Dentro de la orden tenemos un resumen estadístico de costos, que muestra los costos de la orden planificados y los reales agrupados en grupos de cuentas de costos: Mano de obra interna, Servicios externos, Repuestos, Mano de obra especializada. Para acceder a este reporte estadístico de costos dentro de la orden presionamos: [pic].
Imagen 18 Pantalla Creación de orden (Resumen estadístico de costos) Dentro de este menú vemos los costos planificados y reales de repuestos consumidos, mano de obra interna y servicios externos de la orden. 8 Detalle de costos:
En la orden de mantenimiento existe un reporte detallado de costos reales por centro de costo y clase de costo. En este reporte se observa también si la orden ha sido liquidada. Desde la orden de mantenimiento proceder de la siguiente manera: Detalle ( Informe de costes ( Comp. Plan/Real Imagen 19 Pantalla Creación de orden (Detalle de costo)
Imagen 20 Pantalla Creación de orden (Comparación plan/real) Esta orden no ha sido liquidada por lo tanto visualizamos los costos Plan en cuentas cargo, luego que la orden es liquidada se visualiza los costos reales y las cuentas contables receptoras). 9 Determinación de costos: Para actualizar el cálculo de costos planificados y los costos de la orden se debe grabar la orden o presionar el botón:[pic]. Que se encuentra ubicado en la parte superior de la cabecera de la orden. Imagen 21 Pantalla Creación de orden (Menú) 10 Transacciones relacionadas con las órdenes 13
Veremos a continuación algunas de las transacciones y funciones asociadas a las órdenes de mantenimiento. - Modificación de orden de mantenimiento: Esta transacción me permite modificar los datos cargados en una orden y tomar una acción desde la misma. Para realizar modificaciones en una orden de mantenimiento proceder de la siguiente manera: Logística ( Mantenimiento ( Gestión Mantenimiento. ( Ordenes ( Modificar (IW32) Realizar los cambios necesarios y luego grabar la orden presionando ctrl. S o el botón [pic]. - Asignación de hoja de ruta: En el momento de la creación de una orden de mantenimiento, es posible utilizar una hoja de ruta como modelo para agilizar el ingreso de datos. Es posible crear una hoja de ruta para mantenimiento correctivo con todas las operaciones comunes. La misma se utiliza como modelo y se copian las operaciones que son necesarias solamente para esta orden. Para crear operaciones correctivas en una orden de mantenimiento utilizando una hoja de ruta como modelo se procede de la siguiente manera: Detalles ( Selección hoja de ruta ( entrada directa. Al realizar esto se copiarán todas las operaciones de la hoja de ruta. Deben borrarse todas las operaciones que no corresponden a la orden que se está creando. - Logs: El sistema nos brinda una documentación de los errores ocurridos durante el procesamiento de la orden de mantenimiento. Estos logs o registros de problemas que se presentaron en el transcurso de la realización de una orden de mantenimiento, los cuales podrán ser consultados con el fin de encontrar una solución; la forma de ingreso a la visualización al Log de errores es la siguiente:
Desde la pantalla de datos de cabecera de la orden presionar: Pasar a ( Logs ( Determinar Costes (existen varias opciones de log’s adicionales).
- Vinculación de varios avisos a una orden: Una orden de mantenimiento puede ser vinculada a varios avisos de mantenimiento. El caso inverso no es posible. Para asignar varios avisos a una orden de mantenimiento se procede de la siguiente manera: Desde la pantalla de datos cabecera de la orden presionar pestaña objetos
[pic] Imagen 22 Pantalla Creación de orden (Vinculación de varios avisos a una orden)
Si deseamos vincular esta orden con mas avisos debemos presionar el botón [pic] (esto nos llevará a una pantalla de búsqueda similar al tratamiento de lista de avisos). Si en cambio deseamos desvincular un aviso de una orden, marcamos el aviso a eliminar en el casillero ubicado a la derecha y luego presionamos el botón 14
[pic]. Luego de realizar los cambios necesario grabar la orden presiona botón [pic].
Creación de Orden sin Aviso.Una orden de mantenimiento puede ser creada directamente sin necesidad de aviso. Esto no es conveniente ya que se deberán cargar todos los datos que serían traídos por defecto y no se guarda historia técnica de lo ocurrido.
En estos casos se ha configurado el sistema SAP PM para que al momento de crear una orden sin aviso, se crea automáticamente un aviso asociado a la orden, pudiendo ingresar desde la orden los datos del aviso.
Las clases de ordenes que generan aviso automático son la ZM01( correctivo programado) y ZM09(Correctivo Emergencia). Cada clase de orden crea una clase de aviso según cuadro mostrado. |ORDEN PM |DENOMINACIÓN CLASE OT |CREA AVISO clase |DENOMINACIÓN AVISO | |ZM01 |Mantenimiento Correctivo Programado |M1 |Solicitud MT | |ZM09 |Mantenimiento Correctivo Emergencia |M2 |Averías | Para crear una orden de mantenimiento en forma directa sin aviso proceder de la siguiente manera: Logística(Mantenimiento( Gestión de mantenimiento(Ordenes(Crear en general (IW31). Si no conoce el Número de equipo, puede crear la orden mediante la transacción (IH01) En la pantalla inicial debemos seleccionar la clase de orden, el centro y el objeto técnico (ubicación técnica y equipo). Mediante la IH01
Una vez identificado el equipo seleccionarlo e ir al menú de la parte superior como muestra en la imagen, “crear orden” y hacer clik.
A continuación se mostrará la pantalla de creación del orden con todos los datos propuestos.
Mediante la IW31 Ingresar la clase se orden que se desea crear, seguidamente el numero del equipo o en su defecto la ubicación técnica como se muestra en la imagen. A continuación se visualizara la información del objeto (Equipo) donde se muestra 2 avisos pendientes. Si la orden que se pretende crear, tiene relación con algunos de estos avisos, hacer doble clik en el aviso, copiar en número del aviso (Ctrl+C) Luego salir de la Transacción Iw31 e ingresar a la IW22, pegar el numero 15
de aviso (Ctrl+V), Ingresar al aviso y crear la orden desde ahí.
En caso que existiera una orden relacionada entonces proceder a modificarla. Si Ninguno de los avisos guarda relación, entonces hacer click [pic] y continuar con la creación de la orden.
Complete los campos obligatorios de la orden También complete los campos obligatorios del aviso que se va crear Si desea con el botón modificar aviso, puede ingresar a la pantalla del aviso para agregar más datos técnicos Luego Continuar el procedimiento de creación de ordenes mostrados en el punto 4. Al grabar la orden, este se grabará con un número de aviso como se muestra. Permisos para liberación de Órdenes. Finalizada la planificación con todas las especificaciones necesarias, se puede Liberar la orden. Sólo a partir de este momento se pueden empezar las actividades descritas. A partir de la liberación de la orden se pueden ejecutar las siguientes funciones. • Toma de material • Contabilización de entrada de mercancías • Introducción de notificaciones de tiempo • Conclusión de una medida En Yura S.A se ha definido permisos de liberación por monto (S. /) Planeado, de la siguiente manera. Para conceder el permiso de liberación de la orden, si el usuario que crea la orden esta asignado a conceder permisos. Debe proceder de la siguiente manera. [pic] Click en el icono que se muestra. Luego seleccionar el permiso que le corresponde, hacer click en conceder permiso, como muestra la imagen punto 2 y luego aceptar en el punto 3 de la imagen Si ya todos los permisos fueron concedidos se procede a la liberación de la orden. Si no es usuario autorizado solo debe grabar la ot y solicitar su aprobación. - Tratamiento de listas de órdenes: El tratamiento de lista de órdenes es una poderosa funcionalidad de SAP que nos permite realizar búsquedas y listados dinámicos a partir de los cuales podemos procesar las órdenes seleccionadas. El tema de tratamiento de listas se tratará en un capítulo aparte.
Medio auxiliar de Fabricación (MAF).
Algunas operaciones de la orden necesitan recursos auxiliares que les ayuden a realizar el trabajo. Dichos recursos se gestionan en el sistema SAP como medios auxiliares de fabricación (MAF). Ejemplos de medios auxiliares de fabricación: 16
• Herramientas • Instrumentos de medición • Dibujos • Programas Los MAF se pueden representar en SAP en 4 clases. • Materiales • Equipos • Documentos • Otros MAF. Dichas clases de MAF, deben estar cargadas en el sistema SAP, para la asignación en la operación de la orden. En una orden de mantenimiento, puede asignar diferentes MAF la misma operación, o bien asignar el mismo MAF a operaciones diferentes. Para asignar un MAF a una operación de la orden se debe de realizar lo siguiente. 7.1 Seleccionar la Operación que se desea agregar MAF
Hacer Click en el botón agregar MAF 7.2 Por defecto se propone para agregar un Material MAF Muestra opción para escoger que clase de MAF deseamos adjuntar Para el ejemplo seleccionaremos la clase de MAF Documento 7.3 Luego click
7.4 Muestra la pantalla para buscar Documentos. Escribir en clase de documento MTO y ejecutar 7.5 Seleccionar de la lista el Documento que desea agregar. Y hacer doble click 7.6 Completar los campos obligatorios Y luego dar Click en el botón Tomar 7.7 El Maf ya se encuentra asignada en la operación de la orden. Sugerencias.Si una orden es creada con una clase errónea, la misma no puede ser cambiada. Lo que debe hacer en estos casos es cerrar la orden de clase errónea, Activar Petición de borrado y crear una nueva con la clase correcta. Para procesar órdenes de mantenimiento en forma rápida es muy conveniente la utilización de los tratamientos de listas de órdenes. A partir de estos reportes pueden procesarse las órdenes en forma colectiva como por ejemplo: notificación de horas, cierre técnico, cierre final, etc.[pic]
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