Manual Excel Nivel Fundamental Vf

M ANUAL DE FORMAÇÃO

Excel - Iniciação

Formador:

João M. Sousa

1

OBJETIVO GERAL No final das ações os participantes deverão ser capazes de: Operar em folha de cálculo de uma forma estruturada, de modo a aplicar formatações e fórmulas de cálculo básicas que possibilitem solucionar os problemas quotidianos ao nível empresarial nos diversos sectores de atividade.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS No final da Ação os participantes deverão ser capazes de:          

Operar com ficheiros; Aplicar operações de edição; Atribuir configurações de página; Aplicar formatações de células; Proceder à inserção e/ou remoção de linhas e/ou colunas; Aplicar a formatação condicional; Aplicar fórmulas aritméticas, funções matemáticas, estatísticas e lógicas; Ordenar e filtrar listas de dados Aplicar funções de base de dados Construir e aplicar macros de gravação automática

NOTA: NOTA: Desenvolver-se-ão documentos em folha de cálculo, devidamente formatados, de acordo com as necessidades dos vários sectores de atividade visados, tais como:

   

Mapas de controlo de assiduidade devidamente programados; Mapas de controlo de vendas; Mapas de controlo de gestão de contas bancárias; Mapas de Seleção e Recrutamento de candidatos com aplicação de médias ponderadas com coeficientes de ponderação definidos à medida da empresa bem como ordenações dos candidatos pela nota de candidatura atribuída.

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METODOLOGIAS DE FORMAÇÃO Favorecer o processo de aprendizagem devendo, sempre que possível:      

Partir do que é conhecido para o desconhecido e do concreto para o mais abstracto; Considerar os conhecimentos, capacidades e atitudes já adquiridas, por cada participante, com vista ao desenvolvimento de novas ideias, conceitos, relações, processos e realizações; Diversificar os estímulos propostos aos participantes; Implicar os participantes, desenvolvendo actividades de forma sistemática, actividades individuais e em grupo; Comunicar de forma clara, simples, concisa e atractiva, aliando o significado do que é dito com a representação mais usual; Realçar os processos e as conexões do que é dito, mostrando, experimentando ou vivenciando.

R ECURSOS ECURSOS FÍSICOS E PEDAGÓGICOS ENVOLVIDOS Físicos: Sala de formação equipada com mobiliário (mesas e cadeiras) e quadro de cerâmica. Pedagógicos: Videoprojector; Quadro de cerâmica e Computador Portátil.

CONTEÚDOS PROGRAMÁTICOS           

Operações com ficheiros; Operações de edição; Atribuição de configurações de página; Formatações de células; Operações de seleção contínua e descontínua Operações de inserção e/ou remoção de linhas e/ou colunas; Aplicação de formatação condicional; Aplicação de fórmulas aritméticas, funções matemáticas, estatísticas e lógic as; Ordenação e filtragem listas de dados Aplicação de funções de base de dados Construção e aplicação de macros com gravação automática

CARGA HORÁRIA 35 horas

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ÍNDICE GESTÃO DE FICHEIROS........................................................................................................... 7 Criar um ficheiro novo .............................................................................................................. 7 Guardar um ficheiro ................................................................................................................. 7 Guardar uma cópia de um ficheiro........................................................................................... 7 Abrir um ficheiro....................................................................................................................... 8 PRINCÍPIOS BÁSICOS DE FOLHAS DE CÁLCULO E TABELAS DO EXCEL ................. .................... 8 Introduzir números ou texto .................................................................................................... 8 Introduzir datas ou horas ......................................................................................................... 9 Editar o conteúdo de células .................................................................................................... 9 Mostrar ou ocultar a alça de preenchimento ........................................................................ 10 Inserir ou eliminar células, linhas e colunas ........................................................................... 11 Inserir células em branco numa folha de cálculo ................................................................ 11 Inserir linhas numa folha de cálculo.................................................................................... 14 Inserir colunas numa folha de cálculo ................................................................................. 15 Eliminar células, linhas ou colunas ...................................................................................... 16

Definir uma coluna com uma determinada largura ............................................................... 17 Alterar a largura de uma coluna para a ajustar automaticamente ao conteúdo (ajuste automático) ............................................................................................................................ 17 Alterar a largura de uma coluna com o rato .......................................................................... 17 Definir uma linha com uma determinada altura .................................................................... 18 Alterar a altura de uma linha para a ajustar ao seu conteúdo............................................... 18 Alterar a altura de uma linha com o rato ............................................................................... 19 Unir células ou dividir células unidas ..................................................................................... 19 Unir células adjacentes ....................................................................................................... 19 Dividir uma célula unida ...................................................................................................... 20

Moldar texto numa célula ...................................................................................................... 20 Moldar texto automaticamente.......................................................................................... 20 Introduzir uma quebra de linha........................................................................................... 21

FORMATAR DADOS ............................................................................................................. 21 Alinhar texto à esquerda ........................................................................................................ 21 Alinhar texto à direita ............................................................................................................. 21 Alinhar texto ao centro........................................................................................................... 21 Aplicar ou remover sombras das células ................................................................................ 21 Preencher células com cores sólidas ................................................................................... 22 Preencher células com padrões ........................................................................................... 22

Alterar a cor do texto ............................................................................................................. 23 Aplicar ou remover limites de células numa folha de cálculo................................................ 23 Aplicar um limite de célula predefinido............................................................................... 23 Remover um limite de célula ............................................................................................... 24 Criar um limite de célula personalizado .............................................................................. 25

CRIAR FÓRMULAS................................................................................................................ 26 4

Descrição geral das fórmulas.................................................................................................. 26 Utilizar constantes em fórmulas............................................................................................. 27 Utilizar operadores de cálculo em fórmulas .......................................................................... 27 Tipos de operadores ............................................................................................................ 27

Operadores aritméticos................................................................................................... 27 Operadores de comparação ............................................................................................ 27 Operador de concatenação de texto............................................................................... 28 Ordem de execução de operações de fórmulas no Excel .................................................... 29

Ordem de cálculo............................................................................................................. 29 Precedência de operadores............................................................................................. 29 Utilização de parênteses ................................................................................................. 30 Utilizar funções e funções aninhadas em fórmulas ............................................................... 30 Sintaxe das funções ............................................................................................................. 30 Estrutura de uma função..................................................................................................... 30 Introduzir funções................................................................................................................ 31 Aninhar funções................................................................................................................... 31

Utilizar referências em fórmulas ............................................................................................ 31 O estilo de referência A1 ..................................................................................................... 32 Diferença entre referências absolutas, relativas e mistas .................................................. 33

FUNÇÕES ............................................................................................................................. 34 Função SOMA()....................................................................................................................... 34 Função MÁXIMO() .................................................................................................................. 35 Função MÍNIMO() ................................................................................................................... 37 Função MÉDIA()...................................................................................................................... 38 Função CONTAR() ................................................................................................................... 41 Função CONTAR.SE() .............................................................................................................. 42 Função MÉDIA.SE() ................................................................................................................. 46 Função SE() ............................................................................................................................. 49 Função PROCV()...................................................................................................................... 55 CRIAR UM GRÁFICO ............................................................................................................. 61 Obter informações sobre dados ............................................................................................. 61 Conhecer os elementos de um gráfico ................................................................................... 63 Modificar um gráfico básico para satisfazer as suas necessidades........................................ 63 Aplicar um esquema de gráfico predefinido e estilo de gráfico para obter um aspecto profissional ............................................................................................................................. 64 Passo 1: Criar um gráfico básico ............................................................................................. 64 Passo 2: Alterar o esquema ou estilo de um gráfico .............................................................. 68 Aplicar um esquema de gráfico predefinido ....................................................................... 68 Aplicar um estilo de gráfico predefinido ............................................................................. 68

Passo3: Adicionar ou remover títulos ou rótulos de dados ................................................... 69 Adicionar um título de gráfico............................................................................................. 69 Adicionar títulos de eixos .................................................................................................... 70

BIBLIOGRAFIA...................................................................................................................... 72 5

MICROSOFT EXCEL 2007

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GESTÃO DE FICHEIROS Criar um ficheiro novo Execute o seguinte procedimento num destes programas do Microsoft Office system de 2007:

Word, Excel ou PowerPoint

1. Clique no Botão do Microsoft Office

e, em seguida, clique em Novo.

2. Em Modelos verá as opções que pode utilizar para criar: 

Um documento em branco, livro ou uma apresentação.



Um documento, livro ou uma apresentação a partir de um modelo.



Um documento, livro ou uma apresentação a partir de um ficheiro existente.

3. Se estiver ligado à Internet, também verá os modelos disponíveis a partir do Microsoft Office Online.

Guardar um ficheiro Efectue o seguinte procedimento nestes programas do Microsoft Office system de 2007:


Clique no Botão do Microsoft Office

e, em seguida, clique em Guardar .

Atalho do teclado Para guardar o ficheiro, prima CTRL+G. InfoPath, OneNote, Project, Publisher ou Visio No menu Ficheiro, clique em Guardar .

Atalho do teclado Para guardar o ficheiro, prima CTRL+S. NOTA Se estiver a guardar o ficheiro pela primeira vez, ser-lhe-á pedido para atribuir um nome ao mesmo.

Guardar uma cópia de um ficheiro 1. Efectue o seguinte procedimento nestes programas do Microsoft Office system de 2007:







No menu Ficheiro, clique em Guardar Como.

e, em seguida, clique em Guardar Como.

7

2. Na lista Guardar em, clique na pasta ou unidade na qual pretende guardar.

SUGESTÃO Para guardar a cópia numa pasta diferente, clique numa unidade diferente na lista Guardar em ou numa pasta diferente na lista de pastas. Para guardar a cópia numa nova pasta, clique em Criar Nova

Pasta

.

3. Na caixa Nome do ficheiro, introduza um novo nome para o ficheiro. 4. Clique em Guardar .

Abrir um ficheiro 1. Efectue o seguinte procedimento nestes programas do Microsoft Office system de 2007:

Word, Excel, PowerPoint ou Access




e, em seguida, clique em Abrir .

Atalho do teclado Para visualizar a caixa de diálogo Abrir , prima CTRL+A. InfoPath, OneNote, Project, Publisher ou Visio 

No menu Ficheiro, clique em Abrir .

Atalho do teclado Para visualizar a caixa de diálogo Abrir , prima CTRL+A. 2. Na lista Procurar em, clique na pasta, unidade ou local da Internet que contém o ficheiro que pretende abrir. 3. Na lista de pastas, localize e abra a pasta que contém o ficheiro.

NOTA Por predefinição, os ficheiros que vê na caixa de diálogo Abrir são apenas os ficheiros criados pelo programa que está a utilizar. Por exemplo, se utilizar o Microsoft Office Excel, não verá ficheiros criados através da utilização do Microsoft Office Word excepto se clicar em Todos os Ficheiros na caixa Ficheiros

do tipo. 4. Clique no ficheiro e, em seguida, em Abrir .

PRINCÍPIOS BÁSICOS DE FOLHAS DE CÁLCULO E TABELAS DO EXCEL

Introduzir números ou texto 1. Na folha de cálculo, clique numa célula. 2. Escreva os números ou texto que pretende e, em seguida, prima ENTER ou TAB.

SUGESTÃO Para iniciar dados numa nova linha dentro de uma célula, introduza uma quebra de linha premindo ALT+ENTER.

NOTAS

8

Por predefinição, ao premir ENTER move a selecção para baixo para a célula a seguir e ao premir TAB move a selecção para a direita para a célula a seguir. Não é possível alterar a direcção da movimentação para a tecla TAB, mas pode especificar uma direcção diferente para a tecla ENTER

Introduzir datas ou horas 1. Na folha de cálculo, clique numa célula. 2. Escreva uma data ou hora da seguinte forma: Para uma data, utilize uma barra ou um hífen para separar os elementos de uma data; por exemplo, escreva



5/9/2002 ou 5-Set-2002. SUGESTÃO Para introduzir a data actual, prima CTRL+SHIFT+; (ponto e vírgula). Para uma hora baseada no relógio de 12 horas, escreva um espaço e, em seguida, escreva a ou p após a



hora; por exemplo, 9:00 p. Caso contrário, o Excel introduz a hora como AM.

SUGESTÃO Para introduzir a hora actual, prima CTRL+SHIFT+: (dois pontos). NOTAS Para introduzir uma data ou hora que permaneça actual quando reabre uma folha de cálculo, pode utilizar as funções HOJE e AGORA. Quando uma data ou hora é escrita numa célula, é apresentada com um formato de data ou hora predefinido ou um formato que tenha sido aplicado na célula antes de a data ou hora ter sido introduzida. O formato de data ou hora predefinido baseia-se nas definições de data e hora na caixa de diálogo Opções Regionais e de Idioma (Painel

de Controlo). Se estas definições de data e hora tiverem sido alteradas, todas as datas ou horas existentes nos livros que não tenham sido formatadas com o comando Formatar Células também são alteradas.

Editar o conteúdo de células É possível editar o conteúdo de uma célula directamente na célula. Também é possível editar o conteúdo de uma célula na barra de fórmulas.

NOTA Quando estiver no modo de edição, diversos comandos do Friso ficarão inactivos e não será possível utilizá-los. 1. Para colocar o conteúdo de uma célula no modo de edição, efectue um dos seguintes procedimentos: 

Faça duplo clique na célula que contém os dados que pretende editar.



Clique na célula que contém os dados que pretende editar e, em seguida, clique em qualquer parte na barra de fórmulas. Deste modo, o ponto de inserção é posicionado na célula ou barra de fórmulas.

2. Sugestão Para mover o ponto de inserção para o fim do conteúdo da célula, clique na célula e prima F2. 3. Para editar o conteúdo da célula, efectue um dos seguintes procedimentos:

9

Para eliminar caracteres, clique na localização em que pretende eliminá-los e, em seguida, prima



RETROCESSO ou seleccione os mesmos e, em seguida, prima DELETE. Para inserir caracteres, clique na localização em que pretende inseri-los e, em seguida, escreva os novos



caracteres. 

Para substituir caracteres específicos, seleccione os mesmos e, em seguida, escreva os novos caracteres.



Para activar o Modo de substituição, de modo a que os caracteres existentes sejam substituídos por novos caracteres ao escrever, prima INSERT.

NOTA Só é possível activar e desactivar o Modo de substituição se estiver no modo de edição. Ao activar o Modo de substituição, o carácter à direita do ponto de inserção é realçado na barra de fórmulas e será substituído ao escrever. Para iniciar uma nova linha de texto num ponto específico de uma célula, clique na localização em que



pretende aplicar a quebra de linha e prima ALT+ENTER. 4. Para introduzir alterações, prima ENTER.

Sugestão Antes de premir ENTER, é possível cancelar quaisquer alterações efectuadas premindo a tecla ESC. Após premir ENTER, é possível cancelar quaisquer alterações efectuadas clicando em Anular

na Barra de

Ferramentas de Acesso Rápido. NOTAS Uma célula poderá apresentar ##### quando contiver dados com um formato de número maior do que a largura da coluna. Para visualizar todo o texto, tem de aumentar a largura da coluna.

Mostrar ou ocultar a alça de preenchimento Por predefinição, a alça de preenchimento e a edição de arrastar e largar estão activadas no Excel, para que possa arrastar o rato para mover e copiar células efectuando o seguinte procedimento: Mover uma célula ou intervalo de células posicionando o ponteiro do rato no limite de uma célula ou intervalo de células para que este se transforme num ponteiro de movimentação

e, em seguida, arrastando a célula para

outra localização. Copiar uma célula ou intervalo de células mantendo premida a tecla CTRL enquanto posiciona o ponteiro do rato sobre o limite de uma célula ou intervalo de células para que este se transforme num ponteiro de cópia

e, em

seguida, arrastando a célula ou intervalo de células para outra localização. Arrastar a alça de preenchimento

para copiar dados ou para preencher células adjacentes com uma série

de dados. Pode activar ou desactivar esta opção conforme necessário efectuando o seguinte procedimento:

1. Clique no Botão do Microsoft Office

e, em seguida, clique em Opções do Excel. 10

2. Na categoria Avançadas, em Opções de edição, seleccione ou desmarque a caixa de verificação Activar alça de

preenchimento e arrastar e largar células para activar ou desactivar a edição de arrastar e largar. NOTA Para ajudar a evitar a substituição de dados existentes quando arrasta a alça de preenchimento, certifiquese de que a caixa de verificação Alertar antes de substituir células está seleccionada. Se não pretender que o Excel apresente uma mensagem sobre a substituição de células que não estão em branco, pode desmarcar esta caixa de verificação.

Inserir ou eliminar células, linhas e colunas É possível inserir células em branco acima ou à esquerda da célula activa numa folha de cálculo, movendo as restantes células existentes na mesma coluna para baixo ou existentes na mesma linha para a direita. De modo semelhante, é possível inserir linhas acima de uma linha e colunas à esquerda de uma coluna. Também é possível eliminar células, linhas e colunas.

NOTA O Microsoft Office Excel 2007 inclui mais linhas e colunas do que anteriormente apresentando os seguintes novos limites: 18.278 (A a ZZZ) colunas de largura por 1.048.576 linhas de altura.

O que pretende efectuar?

Inserir células em branco numa folha de cálculo Inserir linhas numa folha de cálculo Inserir colunas numa folha de cálculo Eliminar células, linhas ou colunas

Inserir células em branco numa folha de cálculo 1. Seleccione a célula ou intervalo de células em que pretende inserir as novas células em branco. Seleccione um número de células idêntico ao número de células que pretende inserir. Por exemplo, para inserir cinco células em branco, é necessário seleccionar cinco células. Como seleccionar células, intervalos, linhas ou colunas

Para seleccionar

Execute o seguinte procedimento

Uma única célula

Clique na célula ou prima as teclas de seta para ir para a célula.

Um intervalo de células

Clique na primeira célula no intervalo e, em seguida, arraste para a última célula ou mantenha premida a tecla SHIFT enquanto prime as teclas de seta para alargar a 11

Para seleccionar

Execute o seguinte procedimento selecção. Também pode seleccionar a primeira célula no intervalo e, em seguida, premir F8 para alargar a selecção utilizando as teclas de seta. Para parar de alargar a selecção, prima novamente F8.

Um intervalo de células

Clique na primeira célula do intervalo e, em seguida, mantenha premida a tecla SHIFT

grande

enquanto clica na última célula do intervalo. Pode deslocar para que a última célula fique visível.

Todas as células numa folha

Clique no botão Seleccionar Tudo.

de cálculo

Para seleccionar toda a folha de cálculo, também pode premir CTRL+T.

NOTA Se a folha de cálculo contiver dados, CTRL+T está a seleccionar a região actual. Premir CTRL+T uma segunda vez selecciona toda a folha de cálculo. Células ou intervalos de

Seleccione a primeira célula ou intervalo de células e, em seguida, mantenha premida

células não adjacentes

a tecla CTRL enquanto selecciona as outras células ou intervalos. Também pode seleccionar a primeira célula ou intervalo de células e, em seguida, premir SHIFT+F8 para adicionar outra célula ou intervalo não adjacente à selecção. Para parar de adicionar células ou intervalos à selecção, prima novamente SHIFT+F8.

NOTA Não pode cancelar a selecção de uma célula ou intervalo de células numa selecção não adjacentes sem cancelar toda a selecção. Uma linha ou coluna inteira

Clique no cabeçalho da linha ou coluna.

Cabeçalho de linha Cabeçalho de coluna 12

Para seleccionar

Execute o seguinte procedimento Também pode seleccionar células numa linha ou coluna seleccionando a primeira célula e, em seguida, premindo CTRL+SHIFT+TECLA DE SETA (SETA PARA A DIREITA ou SETA PARA A ESQUERDA para linhas, SETA PARA CIMA ou SETA PARA BAIXO para colunas).

NOTA Se a linha ou coluna contiver dados, CTRL+SHIFT+TECLA DE SETA selecciona a linha ou coluna até à última célula utilizada. Premir CTRL+SHIFT+TECLA DE SETA uma segunda vez selecciona toda a linha ou coluna. Linhas ou colunas adjacentes

Arraste pelos cabeçalhos de linha ou coluna. Ou seleccione a primeira linha ou coluna; em seguida, mantenha premida a tecla SHIFT enquanto selecciona a última linha ou coluna.

Linhas ou colunas não

Clique no cabeçalho da primeira linha ou coluna da selecção; em seguida, mantenha

adjacentes

premida a tecla CTRL enquanto clica nos cabeçalhos de outras linhas ou colunas que pretende adicionar à selecção.

A primeira ou último célula

Seleccione uma célula na linha ou coluna e, em seguida, prima CTRL+TECLA DE

numa linha ou coluna

SETA (SETA PARA A DIREITA ou SETA PARA A ESQUERDA para linhas, SETA PARA CIMA ou SETA PARA BAIXO para colunas).

A primeira ou última célula

Prima CTRL+HOME para seleccionar a primeira célula na folha de cálculo ou numa

numa folha de cálculo ou

lista do Excel.

numa tabela do Microsoft Office Excel

Prima CTRL+END para seleccionar a última célula na folha de cálculo ou numa lista do Excel que contém dados ou formatação.

Células até à última célula

Seleccione a primeira célula e, em seguida, prima CTRL+SHIFT+END para alargar a

utilizada na folha de cálculo

selecção de células até à última célula utilizada na folha de cálculo (canto inferior

(canto inferior direito)

direito).

Células até ao início da folha

Seleccione a primeira célula e, em seguida, prima CTRL+SHIFT+HOME para alargar

de cálculo

a selecção de células até ao início da folha de cálculo.

Mais ou menos células do

Mantenha premida a tecla SHIFT quanto clica na última célula que pretende incluir na

que a selecção activa

nova selecção. O intervalo rectangular entre a célula activa e a célula em que clica passa a ser a nova selecção.

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2. No separador Base, no grupo Células, clique na seta junto a Inserir e, em seguida, clique em Inserir Células.

SUGESTÃO Também é possível clicar com o botão direito do rato nas células seleccionadas e, em seguida, clicar em Inserir no menu de atalho. 3. Na caixa de diálogo Inserir , clique na direcção na qual pretende que as células adjacentes sejam movidas.

NOTAS Ao inserir células na folha de cálculo, todas as referências afectadas pela inserção são ajustadas em conformidade, quer se tratem de referências relativas quer se tratem de referências absolutas. O mesmo se aplica à eliminação de células, excepto quando uma célula eliminada é referenciada directamente por uma fórmula. Se pretender que as referências sejam automaticamente ajustadas, é recomendado utilizar referências de intervalo sempre que apropriado nas fórmulas, em vez de especificar células individuais. Pode inserir células que contenham dados e fórmulas copiando ou cortando as mesmas, clicando com o botão direito do rato na localização na qual pretende colá-las e, em seguida, clicando em Inserir Células Copiadas ou em Inserir Células Cortadas no menu de atalho.

Sugestões Para repetir rapidamente a acção de inserir uma célula, clique na localização na qual pretende inserir a célula e, em seguida, prima CTRL+Y. Se existir formatação, pode utilizar Opções de Inserção

para escolher como definir a formatação das células

inseridas.

Inserir linhas numa folha de cálculo 1. Execute um dos seguintes procedimentos: 

Para inserir uma única linha, seleccione a linha ou uma célula na linha acima da qual pretende inserir a nova linha. Por exemplo, para inserir uma nova linha acima da linha 5, clique numa célula da linha 5.



Para inserir várias linhas, seleccione as linhas acima das quais pretende inserir linhas. Seleccione um número de linhas idêntico ao número de linhas que pretende inserir. Por exemplo, para inserir três novas linhas, é necessário seleccionar três linhas.



Para inserir linhas não adjacentes, mantenha premida a tecla CTRL enquanto selecciona linhas não adjacentes.

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2. No separador Base, no grupo Células, clique na seta junto a Inserir e, em seguida, clique em Inserir Linhas da

Folha.

SUGESTÃO Também é possível clicar com o botão direito do rato nas linhas seleccionadas e, em seguida, clicar em Inserir no menu de atalho.

NOTA Ao inserir linhas na folha de cálculo, todas as referências afectadas pela inserção são ajustadas em conformidade, quer se tratem de referências relativas quer se tratem de referências absolutas. O mesmo se aplica à eliminação de linhas, excepto quando uma célula eliminada é referenciada directamente por uma fórmula. Se pretender que as referências sejam automaticamente ajustadas, é recomendado utilizar referências de intervalo sempre que apropriado nas fórmulas, em vez de especificar células individuais.

Sugestões Para repetir rapidamente a acção de inserção de uma linha, clique na localização na qual pretende inserir a linha e, em seguida, prima CTRL+Y. Se existir formatação, pode utilizar Opções de Inserção

para escolher como definir a formatação das linhas

inseridas.

Inserir colunas numa folha de cálculo 1. Execute um dos seguintes procedimentos: 

Para inserir uma única coluna, seleccione a coluna ou uma célula da coluna imediatamente à direita do local em que pretende inserir a nova coluna. Por exemplo, para inserir uma nova coluna à esquerda da coluna B, clique numa célula da coluna B.



Para inserir várias colunas, seleccione as colunas imediatamente à direita do local em que pretende inserir as colunas. Seleccione um número de colunas idêntico ao número de colunas que pretende inserir. Por exemplo, para inserir três novas colunas, é necessário seleccionar três colunas.



Para inserir colunas não adjacentes, mantenha premida a tecla CTRL enquanto selecciona colunas não adjacentes.

2. No separador Base, no grupo Células, clique na seta junto a Inserir e, em seguida, clique em Inserir Colunas da

Folha.

SUGESTÃO Também é possível clicar com o botão direito do rato nas células seleccionadas e, em seguida, clicar em Inserir no menu de atalho. 15

NOTA Ao inserir colunas na folha de cálculo, todas as referências afectadas pela inserção são ajustadas em conformidade, quer se tratem de referências relativas quer se tratem de referências absolutas. O mesmo se aplica à eliminação de colunas, excepto quando uma célula eliminada é referenciada directamente por uma fórmula. Se pretender que as referências sejam automaticamente ajustadas, é recomendado utilizar referências de intervalo sempre que apropriado nas fórmulas, em vez de especificar células individuais.

Sugestões Para repetir rapidamente a acção de inserir uma coluna, clique na localização na qual pretende inserir a coluna e, em seguida, prima CTRL+Y. Se existir formatação, pode utilizar Opções de Inserção

para escolher como definir a formatação das colunas

inseridas. Parte Superior da Página

Eliminar células, linhas ou colunas 1. Seleccione as células, linhas ou colunas que pretende eliminar. 2. No separador Base, no grupo Células, efectue um dos seguintes procedimentos:



Para eliminar células seleccionadas, clique na seta junto a Eliminar e, em seguida, clique em Eliminar

Células. 

Para eliminar linhas seleccionadas, clique na seta junto a Eliminar e, em seguida, clique em Eliminar

Linhas da Folha. 

Para eliminar colunas seleccionadas, clique na seta junto a Eliminar e, em seguida, clique em Eliminar

Colunas da Folha. SUGESTÃO Também é possível clicar com o botão direito do rato numa selecção de células, linhas ou colunas, clicar em Eliminar no menu de atalho e, em seguida, clicar na opção pretendida. 3. Se estiver a eliminar uma célula ou um intervalo de células, na caixa de diálogo Eliminar , clique em Mover células

para a esquerda, Mover células para cima, Linha inteira ou Coluna inteira. Se estiver a eliminar linhas ou colunas, as restantes linhas ou colunas são automaticamente movidas para cima ou para a esquerda.

Sugestões Para repetir rapidamente a eliminação de células, linhas ou colunas, seleccione as células, linhas ou colunas seguintes e, em seguida, prima CTRL+Y. Se for necessário, é possível restaurar dados eliminados de imediato após eliminá-los. No menu de barra de ferramentas Acesso Rápido, clique em Anular Eliminação ou prima CTRL+Z. 16

NOTAS Ao premir DELETE elimina apenas o conteúdo das células seleccionadas e não as próprias células. O Microsoft Office Excel mantém as fórmulas actualizadas ajustando as referências às células movidas, de modo a reflectirem as novas localizações. No entanto, uma fórmula que se refira a uma célula eliminada apresenta o valor de erro #REF!.

Definir uma coluna com uma determinada largura 1. Seleccione a coluna ou colunas que pretende alterar. 2. No separador Base, no grupo Células, clique em Formatar .

3. Em Tamanho da Célula, clique em Largura da Coluna. 4. Na caixa Largura de coluna, escreva o valor pretendido.

Alterar a largura de uma coluna para a ajustar automaticamente ao conteúdo (ajuste automático) 1. Seleccione a coluna ou colunas que pretende alterar. 2. No separador Base, no grupo Células, clique em Formatar .

3. Em Tamanho da Célula, clique em Ajustar Largura da Coluna Automaticamente.

Sugestão Para ajustar automaticamente todas as colunas da folha de cálculo de uma forma rápida, clique no botão Seleccionar Tudo e clique duas vezes num limite de separação entre um par de colunas qualquer.

Alterar a largura de uma coluna com o rato Execute o seguinte processo: Para alterar a largura de uma coluna, arraste o limite direito do cabeçalho da coluna da esquerda para a direita, até a coluna ter a largura que deseja.

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Para alterar a largura de várias colunas, seleccione as colunas que deseja alterar e arraste o limite direito de uma dessas colunas da esquerda para a direita. Para alterar a largura de colunas para as ajustar ao seu conteúdo, seleccione a coluna ou colunas que deseja alterar e faça duplo clique no limite direito do ou de um cabeçalho de coluna. Para alterar a largura de todas as colunas de uma folha de cálculo, clique no botão Seleccionar Tudo e arraste o limite de qualquer um dos cabeçalhos de coluna.

Definir uma linha com uma determinada altura 1. Seleccione a linha ou linhas que pretende alterar. 2. No separador Base, no grupo Células, clique em Formatar .

3. Em Tamanho da Célula, clique em Altura da Linha. 4. Na caixa Altura da Linha, escreva o valor pretendido.

Alterar a altura de uma linha para a ajustar ao seu conteúdo 1. Seleccione a linha ou linhas que pretende alterar. 2. No separador Base, no grupo Células, clique em Formatar .

3. Em Tamanho da Célula, clique em Ajustar Altura da Linha Automaticamente.

Sugestão Para ajustar automaticamente todas as linhas da folha de cálculo de uma forma rápida, clique no botão Seleccionar Tudo e clique duas vezes num limite inferior da linha.

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Alterar a altura de uma linha com o rato Execute o seguinte processo: Para altera a altura de linha de uma linha, arraste o limite inferior da linha até a linha ter a altura desejada.

Para alterar a altura de várias linhas, seleccione as linhas que deseja alterar e arraste o limite inferior até as linhas terem a altura desejada. Para alterar a altura de linha de todas as linhas da folha de cálculo, clique o botão Seleccionar Tudo e arraste o limite inferior de uma linha.

Para alterar a altura de linha para a ajustar ao seu conteúdo, faça duplo clique no limite inferior dessa linha.

Unir células ou dividir células unidas Quando une duas ou mais células horizontais ou verticais adjacentes, as células tornam-se numa célula grande que é apresentada ao longo de várias colunas ou linhas. O conteúdo de uma das células surge no centro da célula unida, conforme mostrado no seguinte exemplo.

Pode dividir uma célula unida novamente em células individuais, mas não poderá dividir uma célula única que não tenha sido unida.

Unir células adjacentes 1. Seleccione duas ou mais células adjacentes que pretenda unir.

NOTA Certifique-se de que os dados que pretende apresentar na célula unida se encontram na célula superior esquerda do intervalo seleccionado. Apenas os dados na célula superior esquerda permanecem na célula unida. Os dados de todas as outras células do intervalo seleccionado serão eliminados. 2. No separador Base, no grupo Alinhamento, clique em Unir e Centrar .

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As células serão unidas numa linha ou coluna e o conteúdo da célula será centrado na célula unida. Para unir células sem centrar, clique na seta junto a Unir e Centrar e, em seguida, clique em Unir Através das Colunas ou

Unir Células. NOTA Se o botão Unir e Centrar não estiver disponível, as células seleccionadas podem estar no modo de edição. Para cancelar o modo de edição, prima ENTER. 3. Para alterar o alinhamento do texto na célula unida, seleccione a célula, clique em qualquer dos botões de alinhamento no grupo Alinhamento do separador Base.

Dividir uma célula unida 1. Seleccione a célula unida. Quando selecciona uma célula unida, o botão Unir e Centrar

também aparece seleccionado no grupo

Alinhamento do separador Base.

2. Para dividir a célula unida, clique em Unir e Centrar

.

O conteúdo da célula unida irá aparecer na célula superior esquerda do intervalo de células divididas.

Moldar texto numa célula Se pretender que o texto seja apresentado em várias linhas de uma célula, pode formatar a célula para que o texto seja moldado automaticamente ou pode introduzir uma quebra de linha manual.

Moldar texto automaticamente 1. Numa folha de cálculo, seleccione as células que pretende formatar. 2. No separador Base, no grupo Alinhamento, clique em Moldar Texto

.

20

NOTAS Os dados existentes na célula são moldados para se ajustarem à largura da coluna. Ao alterar a largura da coluna, a moldagem de dados ajusta-se automaticamente. Se o texto moldado não estiver complemente visível, poderá dever-se a uma definição específica da altura da linha.

Introduzir uma quebra de linha Para iniciar uma nova linha de texto num ponto específico de uma célula, faça duplo-clique na célula, clique na localização em que pretende aplicar a quebra de linha na célula e, em seguida, prima ALT+ENTER.

FORMATAR DADOS Alinhar texto à esquerda 1. Seleccione o texto que pretende formatar. 2. No separador Base, no grupo Alinhamento, clique em Alinhar à Esquerda.

Atalho do teclado Para alinhar o texto seleccionado à esquerda, prima CTRL+L.

Alinhar texto à direita 1. Seleccione o texto que pretende formatar. 2. No separador Base, no grupo Alinhamento, clique em Alinhar à Direita.

Atalho do teclado Para alinhar o texto seleccionado à direita, prima CTRL+R.

Alinhar texto ao centro 1. Seleccione o texto que pretende formatar. 2. No separador Base, no grupo Alinhamento, clique em Centrar .

Atalho do teclado Para centrar o texto seleccionado, prima CTRL+E.

Aplicar ou remover sombras das células É possível adicionar sombreados às células preenchendo-as com cores sólidas ou padrões específicos. Se tiver problemas ao imprimir o sombreado de células que tiver aplicado com cor, verifique se as opções de impressão estão correctamente definidas. Poderá remover o sombreado de células se já não necessitar dele.

O que pretende efectuar?

Preencher células com cores sólidas 21

Preencher células com padrões Verificar opções de impressão para imprimir o sombreado das células a cores Remover o sombreado da célula

Preencher células com cores sólidas 1. Seleccione as células às quais pretende aplicar ou remover o sombreado. 2. No separador Base, no grupo Tipo de Letra, efectue um dos seguintes procedimentos: 

Para preencher células com uma cor sólida, clique na seta junto a Cor de Preenchimento

no grupo

Tipo de Letra no separador Base e, em seguida, clique na cor pretendida na paleta. 

Para aplicar a cor seleccionada mais recentemente, clique em Cor de Preenchimento

.

SUGESTÃO Se pretender utilizar uma cor de fundo diferente para a folha de cálculo completa, clique no Botão Seleccionar Tudo antes de clicar na cor que pretende utilizar. Isto irá ocultar as linhas de grelha, mas pode melhorar a legibilidade da folha de cálculo apresentando limites em redor de todas as células.

Preencher células com padrões 1. Seleccione as células que pretende preencher com um padrão. 2. No separador Base, no grupo Tipo de Letra, clique no Iniciador de Caixa de Diálogo

junto de Tipo de Letra.

Atalho do teclado Também pode premir CTRL+SHIFT+F. 3. Na caixa de diálogo Formatar Células, no separador Preenchimento, em Cor de Fundo, clique na cor de fundo que pretende utilizar. 4. Execute um dos seguintes passos: 

Para utilizar um padrão com duas cores, clique noutra cor na caixa Cor do Padrão e, em seguida, clique num estilo de padrão na caixa Estilo do Padrão. 22



Para utilizar um padrão com efeitos especiais, clique em Efeitos de Preenchimento e, em seguida, clique nas opções pretendidas no separador Gradação de cor .

Alterar a cor do texto 1. Seleccione a célula célula,, intervalo de células, texto ou caracteres que pretende formatar com uma cor de texto diferente. Como seleccionar uma célula, um intervalo ou texto numa célula 2. No separador Base, no grupo Tipo de Letra, efectue um dos seguintes procedimentos: 

Para alterar a cor do fundo, clique na seta junto de Cor do Tipo de Letra

e, em seguida, em Cores do

Tema ou Cores-padrão, clique na cor que pretende utilizar. 

Para aplicar a cor de texto seleccionada mais recentemente, clique em Cor do Tipo de Letra

.



Para aplicar uma cor diferente das cores de tema e cores padrão disponíveis, clique em Mais Cores e, em seguida, defina a cor que pretende utilizar no separador Padrão ou no separador Personalizado da caixa de diálogo Cores.

Aplicar ou remover limites de células numa folha de cálculo Utilizando estilos de limites predefinidos, pode adicionar rapidamente um limite à volta de células ou de intervalos de células. Se os limites de células predefinidos não satisfizerem as suas necessidades, poderá criar um limite personalizado.

NOTA Os limites de células que aplicar serão apresentados nas páginas impressas. Se não utilizar limites de células mas pretender que os limites da linha de grelha estejam visíveis nas páginas impressas, poderá apresentar as linhas de grelha. Para obter mais informações, consulte Imprimir com ou sem linhas de grelha da célula. célula.

Aplicar um limite de célula predefinido 1. Numa folha de cálculo, seleccione a célula ou intervalo de células a que pretende adicionar um limite, alterar um estilo de limite ou remover um limite. 2. No separador Base, no grupo Tipo de Letra, efectue um dos seguintes procedimentos: 

Para aplicar um estilo de limite novo ou diferente, clique na seta junto de Limites

e, em seguida, num

estilo de limite.

SUGESTÃO Para aplicar um estilo de limite personalizado ou um limite diagonal, clique em Mais Limites. Na caixa de diálogo Formatar Células, no separador Limite, em Linha e Cor , clique no estilo e cor de linha 23

pretendidos. Em Predefinições e Limite, clique num ou mais botões para indicar a colocação do limite. Estão disponíveis dois botões de limites diagonais

em Limite.

Para remover limites de células, clique na seta junto de Limites



e, em seguida, clique em Sem Limites

.

NOTAS O botão Limites mostra o estilo do limite que utilizou mais recentemente. Pode clicar no botão Limites (não na seta) para aplicar esse estilo. Se aplicar um limite a uma célula seleccionada, o limite será também aplicado às células adjacentes que partilhem uma extremidade com a célula à qual aplicou os limites. Por exemplo, se aplicar um limite de caixa à volta do intervalo B1:C5, as células D1:D5 adquirem um limite esquerdo. Se aplicar dois tipos diferentes de limites à volta de uma célula partilhada, é apresentado o limite aplicado mais recentemente. Um intervalo de células seleccionado é formatado como um único bloco de células. Se aplicar um limite direito ao intervalo de células B1:C5, o limite só aparece na extremidade direita das células C1:C5. Se pretender imprimir o mesmo limite em células separadas por uma quebra de página, mas o limite aparecer apenas numa página, poderá aplicar um limite interno. Desta forma, pode imprimir um limite na última linha de uma página e utilizar o mesmo limite na parte superior da primeira linha da página seguinte. Efectue o seguinte procedimento: 1. Seleccione as linhas em ambos os lados da quebra de página. 2. Clique na seta junto de Limites

e, em seguida, clique em Mais Limites.

3. Em Predefinições, clique no botão Interior

.

4. Em Limite, no diagrama de pré-visualização, remova o limite vertical clicando no mesmo.

Remover um limite de célula 1. Numa folha de cálculo, seleccione a célula ou intervalo de células a que pretende remover um limite. 2. No separador Base, no grupo Tipo de Letra, clique na seta existente junto de Limites em Sem Limites

e, em seguida, clique

.

24

Criar um limite de célula personalizado Pode criar um estilo de célula que inclua limite personalizado e, em seguida, poderá aplicar esse estilo de célula quando pretender apresentar o limite personalizado em redor das células seleccionadas. 1. No separador Base, no grupo Estilos, clique em Estilos das Células.

SUGESTÃO Se o botão Estilos de Célula não estiver à vista, clique em Estilos e, em seguida, clique no botão Mais

ao lado da caixa de estilos de célula.

2. Clique em Novo Estilo de Célula. 3. Na caixa Nome do estilo, escreva um nome apropriado para o novo estilo de célula. 4. Clique em Formatar . 5. No separador Limite, em Linha, na caixa Estilo, clique no estilo de linha que pretende utilizar para o limite. 6. Na caixa Cor , seleccione a cor que pretende utilizar. 7. Em Limite, clique nos botões de limite para criar o limite que pretende utilizar. 8. Clique em OK. 9. Na caixa de diálogo Estilo, em Estilo Inclui (Com Exemplo), desmarque as caixas de verificação correspondentes à formatação que não pretende incluir no estilo de célula. 10. Clique em OK.

NOTAS Para aplicar o estilo de célula, efectue ef ectue o seguinte procedimento: 1. Seleccione as células que pretende formatar com o limite de célula personalizado. 2. No separador Base, no grupo Estilos, clique em Estilos das Células. 3. Clique no estilo de célula que pretende aplicar.

25

CRIAR FÓRMULAS

Descrição geral das fórmulas As fórmulas são equações que efectuam cálculos em valores da folha de cálculo. Uma fórmula começa com um sinal de igual (=). Por exemplo, a seguinte fórmula multiplica 2 por 3 e depois soma 5 ao resultado. =5+2*3 Uma fórmula pode também conter uma ou todas das seguintes opções: funções, referências, operadores e constantes.

Elementos de uma fórmula Funções: a função PI() devolve o valor de pi: 3,142... Referências: A2 devolve o valor na célula A2. Constantes: números ou valores de texto introduzidos directamente numa fórmula, como, por exemplo, 2. Operadores: o operador ^ (acento circunflexo) eleva um número a uma potência e o operador * (asterisco) multiplica.

Neste artigo

Utilizar constantes em fórmulas Utilizar operadores de cálculo em fórmulas Utilizar funções e funções aninhadas em fórmulas Utilizar referências em fórmulas Utilizar nomes em fórmulas Utilizar fórmulas de matriz e constantes de matriz

26

Utilizar constantes em fórmulas Uma constante é um valor que não é calculado. Por exemplo, a data 10/9/2008, o número 210, e o texto "Ganhos trimestrais" são todas constantes. Uma expressão ou um valor resultante de uma expressão não são constantes. Se utilizar valores constantes na fórmula em vez de referências a células (por exemplo, =30+70+110), o resultado só é alterado se o próprio utilizador modificar a fórmula.

Utilizar operadores de cálculo em fórmulas Os operadores especificam o tipo de cálculo que deseja efectuar com os elementos de uma fórmula. Existe uma ordem predefinida pela qual os cálculos ocorrem, mas é possível alterar essa ordem utilizando parênteses.

Tipos de operadores Existem quatro tipos de operadores de cálculo diferentes: aritméticos, de comparação, de concatenação de texto e de referência. Operadores aritméticos Para executar operações matemáticas básicas - como a adição, subtracção ou multiplicação -, combinar números e produzir resultados numéricos, utilize os seguintes operadores aritméticos.

Operador aritmético

Significado

Exemplo

+ (sinal de adição)

Adição

3+3

- (sinal de subtracção)

Subtracção

3 –1

Negação

–1

* (asterisco)

Multiplicação

3*3

/ (barra)

Divisão

3/3

% (símbolo de percentagem)

Percentagem

20%

^ (acento circunflexo)

Exponenciação)

3^2

Operadores de comparação É possível comparar dois valores com os operadores que se seguem. Quando quando forem comparados dois valores utilizando estes

27

Operador de comparação

Significado

Exemplo

= (sinal de igual)

Igual a

A1=B1

> (sinal de maior)

Maior que

A1>B1

< (sinal de menor)

Menor que

A1
>= (sinal de maior ou igual)

Maior ou igual a

A1>=B1

<= (sinal de menor ou igual)

Menor ou igual a

A1<=B1

<> (sinal de diferente)

Diferente de

A1<>B1

operadores, o resultado será um valor lógico: VERDADEIRO ou FALSO. Operador de concatenação de texto Utilize o 'E' comercial (&) para ligar ou concatenar uma ou mais cadeias de texto, de modo a formar um único texto.

Operador de texto

Significado

Exemplo

& ("E" comercial)

Liga ou concatena dois valores e produz um valor de texto contínuo

"Ada"&"mastor"

Operadores de referência Combinam intervalos de células para cálculos com os seguintes operadores.

Operador de referência

Significado

Exemplo

: (dois pontos)

Operador de intervalo que produz uma referência a todas as células

B5:B15

entre duas referências, incluindo as duas referências , (vírgula)

Operador de união que combina várias referências numa só

SOMA(B5:B15;D5:D15)

(espaço)

Operador de intersecção que produz uma referência para as células

B7:D7 C6:C8

comuns às duas referências

28

Ordem de execução de operações de fórmulas no Excel Em alguns casos a ordem pela qual o cálculo é efectuado poderá afectar o valor devolvido pela fórmula, pelo que é importante compreender como a ordem é determinada e como é possível alterar a ordem para obter os resultados desejados. Ordem de cálculo As fórmulas calculam valores por uma ordem específica. Uma fórmula do Excel começa sempre por um sinal de igual (=). O sinal de igual informa o Excel de que os caracteres que se seguem constituem uma fórmula. A seguir ao sinal de igual estão os elementos a calcular (os operandos), separados por operadores de cálculo. O Excel calcula a fórmula da esquerda para a direita, de acordo com uma ordem específica para cada operador da fórmula. Precedência de operadores Se combinar vários operadores numa única fórmula, o Excel executará as operações pela ordem apresentada na seguinte tabela. Se a fórmula contiver operadores com a mesma precedência - por exemplo, se uma fórmula possuir um operador de multiplicação e outro de divisão -, o Excel avaliará os operadores da esquerda para a direita.

Operador

Descrição

: (dois pontos)

Operadores de referência

(espaço simples) , (vírgula) –

Negação (como –1)

%

Percentagem

^

Exponenciação

*e/

Multiplicação e divisão

+e-

Adição e subtracção

&

Liga duas cadeias de texto (concatenação)

=

Comparação

<> <= >= <>

29

Utilização de parênteses Para alterar a ordem de avaliação, escreva entre parênteses a parte da fórmula que deseja calcular primeiro. Por exemplo, a seguinte fórmula tem como resultado 11 porque o Excel calcula a multiplicação antes da adição. A fórmula multiplica 2 por 3 e depois soma 5 ao resultado. =5+2*3 Por outro lado, se utilizar parênteses para alterar a sintaxe, o Excel adiciona 5 e 2 e depois multiplica o resultado por 3, obtendo 21. =(5+2)*3 No exemplo que se segue, os parênteses da primeira parte da fórmula forçam o Excel a calcular B4+25 em primeiro lugar e, em seguida, a dividir o resultado pela soma dos valores das células D5, E5 e F5. =(B4+25)/SOMA(D5:F5)

Utilizar funções e funções aninhadas em fórmulas As funções são fórmulas predefinidas que executam cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, numa ordem específica, ou estrutura. As funções podem ser utilizadas para executar cálculos simples ou complexos.

Sintaxe das funções O seguinte exemplo da função ARREDONDAR para arredondar um número na célula A10 ilustra a sintaxe de uma função.

Estrutura de uma função Estrutura. A estrutura de uma função começa com um sinal de igual (=), seguido do nome da função, um parêntese inicial, os argumentos da função separados por vírgulas e um parêntese final. Nome da função. Para obter uma lista de funções disponíveis, clique numa célula e prima SHIFT+F3. Argumentos. Os argumentos podem ser números, texto, valores lógicos do tipo VERDADEIRO ou FALSO, matrizes, valores de erro do tipo #N/D ou referências de célula. O argumento que indicar deve produzir um valor válido para esse argumento. Os argumentos podem também ser constantes, fórmulas ou outras funções.

30

Descrição do argumento. Aparece uma descrição com a sintaxe e os argumentos conforme escreve a função. Por exemplo, escreva =ARRED( e a descrição aparecerá. As descrições só aparecem para funções incorporadas.

Introduzir funções Quando cria uma fórmula que contenha uma função, a caixa de diálogo Inserir função ajudá-lo-á a inserir as funções da folha de cálculo. Ao inserir uma função numa fórmula, a caixa de diálogo Inserir função mostrará o nome da função, cada um dos seus argumentos, a descrição da função e cada argumento, o resultado actual da função e o resultado actual da fórmula completa. Para facilitar a criação e edição de fórmulas e minimizar os erros de digitação e de sintaxe, utilize a função de conclusão automática de fórmulas. Após digitar = (sinal de igual) e as letras iniciais ou um accionador de visualização, o Microsoft Office Excel mostrará por baixo da célula uma lista pendente dinâmica de funções, argumentos e nomes válidos que correspondam às letras ou ao accionador. Poderá então inserir um item da lista pendente na fórmula.

Aninhar funções Em certos casos, poderá ter de utilizar uma função como um dos argumentos de outra função. Por exemplo, a fórmula seguinte utiliza uma função MÉDIA aninhada e compara o resultado com o valor 50.

As funções MÉDIA e SOMA estão aninhadas na função SE.

Devoluções válidas Quando uma função aninhada é utilizada como argumento, terá de devolver um valor do mesmo tipo utilizado pelo argumento. Por exemplo, se o argumento devolver um valor do tipo VERDADEIRO ou FALSO, a função aninhada terá de devolver um valor do tipo VERDADEIRO ou FALSO. Se não o fizer, o Microsoft Excel mostrará um valor de erro #VALOR!

Aninhamento dos limites dos níveis Uma fórmula pode conter até sete níveis de funções aninhadas. Quando a Função B é utilizada como argumento da Função A, a Função B é uma função de segundo nível. Por exemplo, a função MÉDIA e a função SOMA são ambas funções de segundo nível, uma vez que são argumentos da função SE. Uma função aninhada dentro da função MÉDIA seria uma função de terceiro nível, e assim sucessivamente.

Utilizar referências em fórmulas Uma referência identifica uma célula ou um intervalo de células numa folha de cálculo e indica ao Microsoft Excel onde procurar os valores ou dados que pretende utilizar numa fórmula. Com as referências, poderá utilizar dados contidos em diferentes partes de uma folha de cálculo numa fórmula, ou poderá utilizar o valor de uma célula em várias fórmulas. Também poderá fazer referência a outras folhas de cálculo no mesmo livro e para outros livros. As referências a células de outros livros são denominadas ligações ou referências externas. 31

O estilo de referência A1 O estilo de referência predefinido Por predefinição o Excel utiliza o estilo de referência A1, que se refere a colunas com letras (de A a XFD, num total de 16.384 colunas) e a linhas com números (de 1 até 1.048.576). Estas letras e números são denominados cabeçalhos de linha e coluna. Para fazer referência a uma célula, introduza a letra da coluna, seguida do número da linha. Por exemplo, B2 refere-se à célula na intersecção da coluna B e da linha 2.

Para fazer referência a

Utilizar

A célula na coluna A e na linha 10

A10

O intervalo de células na coluna A e nas linhas de 10 a 20

A10:A20

O intervalo de células na linha 15 e nas colunas de B a E

B15:E15

Todas as células na linha 5

5:5

Todas as células nas linhas de 5 a 10

5:10

Todas as células na coluna H

H:H

Todas as células nas colunas de H a J

H:J

O intervalo de células nas colunas de A a E e nas linhas de 10 a 20

A10:E20

Fazer uma referência a outra folha de cálculo No seguinte exemplo, a função de folha de cálculo MÉDIA calcula o valor médio para o intervalo B1:B10 da folha de cálculo denominada Marketing no mesmo livro.

Referência a um intervalo de células noutra folha de cálculo no mesmo livro Refere-se à folha de cálculo Marketing Refere-se ao intervalo de células entre B1 e B10, inclusivamente Separa a referência da folha de cálculo da referência do intervalo de células

32

Diferença entre referências absolutas, relativas e mistas Referências relativas Uma referência de célula relativa numa fórmula, como, por exemplo, A1, com base na posição relativa da célula que contém a fórmula e da célula a que a referência se refere. Se a posição da célula que contém a fórmula for alterada, a referência será alterada. Se copiar ou preencher a fórmula para o lado nas linhas e para baixo nas colunas, a referência ajustar-se-á automaticamente. Por predefinição, as fórmulas novas utilizam referências relativas. Por exemplo, se copiar ou preencher uma referência relativa da célula B2 para a célula B3, esta ajustar-se-á automaticamente de =A1 para =A2.

Fórmula copiada com referência relativa

Referências absolutas Uma referência de célula absoluta numa fórmula, como por exemplo $A$1, faz sempre referência a uma célula numa localização específica. Se a posição da célula que contém a fórmula for alterada, a referência absoluta permanecerá. Se copiar ou preencher a fórmula para o lado nas linhas e para baixo nas colunas, a referência absoluta não se ajustará. Por predefinição, as fórmulas novas utilizam referências relativas e poderá necessitar de as alterar para referências absolutas. Por exemplo, se copiar ou preencher uma referência absoluta da célula B2 para a célula B3, esta permanecerá nas duas células =$A$1.

Fórmula copiada com referência absoluta

Referências mistas Uma referência mista tem uma coluna absoluta e uma linha relativa ou uma linha absoluta e uma coluna relativa. Uma referência de coluna absoluta fica com o formato $A1, $B1 e assim sucessivamente. Uma referência de linha absoluta fica com o formato A$1, B$1 e assim sucessivamente. Se a posição da célula que contém a fórmula for alterada, a referência relativa será alterada e a referência absoluta permanecerá. Se copiar ou preencher a fórmula para o lado nas linhas e para baixo nas colunas, a referência relativa ajustar-se-á automaticamente e a referência absoluta não se ajustará. Por exemplo, se copiar ou preencher uma referência mista da célula A2 para B3, esta ajustar-se-á de =A$1 para =B$1.

33

Fórmula copiada com referência mista

FUNÇÕES Função SOMA() Adiciona todos os números num intervalo de células.

Sintaxe =SOMA(núm1;núm2;...) Núm1, núm2 são 1 a 255 argumentos para os quais pretende obter o valor total ou a soma. Observações Os números, valores lógicos e representações numéricas em forma de texto introduzidos directamente na lista de argumentos são contados. Consulte o primeiro e o segundo exemplos seguintes: Se um argumento for uma matriz ou uma referência, apenas os números nessa matriz ou referência são contados. As células vazias, os valores lógicos ou texto na matriz ou referência são ignorados. Consulte o terceiro exemplo que se segue. Os argumentos que são valores de erro ou texto que não podem ser convertidos em números geram erros.

Exemplo O exemplo poderá ser fácil de compreender se o copiar para uma folha de cálculo em branco. Como copiar um exemplo 1. Crie um livro ou uma folha de cálculo em branco. 2. Seleccione o exemplo no tópico da Ajuda.

NOTA Não seleccione os cabeçalhos de linha ou coluna.

Seleccionar um exemplo da Ajuda 34

3. Prima CTRL+C. 4. Na folha de cálculo, seleccione a célula A1 e prima CTRL+V. 5. Para alternar entre ver os resultados e ver as fórmulas que devolvem os resultados, prima CTRL+` (acento grave) ou no separador Fórmulas, no grupo Auditoria de Fórmulas, clique no botão Mostrar Fórmulas.

1 2 3 4 5 6

A Dados -5 15 30 '5 VERDADEIRO

Fórmula

Descrição (Resultado)

=SOMA(3; 2)

Adiciona 3 e 2 (5)

=SOMA("5"; 15;

Adiciona 5, 15 e 1 porque os valores de texto convertem-se em números e o valor

VERDADEIRO)

lógico VERDADEIRO converte-se no número 1 (21)

=SOMA(A2:A4)

Adiciona os três primeiros números na coluna acima (40)

=SOMA(A2:A4; 15)

Adiciona os três primeiros números na coluna acima e 15 (55)

=SOMA(A5;A6; 2)

Adiciona os valores nas duas últimas linhas acima e 2. Visto que os valores não numéricos nas referências não são convertidos, os valores na coluna acima são ignorados (2)

Função MÁXIMO() Devolve o valor máximo de um conjunto de valores. 35

Sintaxe =MÁXIMO(núm1;núm2;...) Núm1, núm2, ... são de 1 a 255 números cujo valor máximo pretende localizar. Observações Os argumentos podem ser números ou nomes, matrizes ou referências que contenham números. Os valores lógicos e as representações de números em texto que escrever directamente na lista de argumentos são contados. Se um argumento for uma matriz ou referência, apenas os números dessa matriz ou referência são utilizados. Células vazias, valores lógicos ou texto na matriz ou referência são ignorados. Se os argumentos não contiverem números, MÁXIMO devolve 0 (zero). Os argumentos que são valores de erro ou texto que não podem ser convertidos em números provocam erros. Se pretende incluir valores lógicos e representações de números em texto numa referência como parte do cálculo, utilize a função MÁXIMOA.

Exemplo O exemplo poderá ser fácil de compreender se o copiar para uma folha de cálculo em branco. Como copiar um exemplo 1. Crie um livro ou uma folha de cálculo em branco. 2. Seleccione o exemplo no tópico da Ajuda.


Seleccionar um exemplo da Ajuda 3. Prima CTRL+C. 4. Na folha de cálculo, seleccione a célula A1 e prima CTRL+V. 5. Para alternar entre ver os resultados e ver as fórmulas que devolvem os resultados, prima CTRL+` (acento grave) ou no separador Fórmulas, no grupo Auditoria de Fórmulas, clique no botão Mostrar Fórmulas.

1 2

A Dados

36

3

10

4

7

5

9

6

27 2

Fórmula


=MÁXIMO(A2:A6)

Maior número dos números acima indicados (27)

=MÁXIMO(A2:A6; 30)

Maior número dos números acima indicados e 30 (30)

Função MÍNIMO() Devolve o menor número num conjunto de valores.

Sintaxe =MÍNIMO(núm1;núm2;...) Núm1, núm2, ... são de 1 a 255 números cujo valor mínimo pretende calcular. Observações Os argumentos podem ser números ou nomes, matrizes ou referências que contenham números. Os valores lógicos e as representações de números em texto que escrever directamente na lista de argumentos são contados. Se um argumento for uma matriz ou referência, apenas os números dessa matriz ou referência são utilizados. Células vazias, valores lógicos ou texto na matriz ou referência são ignorados. Se os argumentos não contiverem números, MÍNIMO devolve 0. Os argumentos que são valores de erro ou texto que não podem ser convertidos em números provocam erros. Se pretende incluir valores lógicos e representações de números em texto numa referência como parte do cálculo, utilize a função MÍNIMOA.

Exemplo O exemplo poderá ser fácil de compreender se o copiar para uma folha de cálculo em branco. 37

Como copiar um exemplo 1. Crie um livro ou uma folha de cálculo em branco. 2. Seleccione o exemplo no tópico da Ajuda.



1 2 3 4 5 6

A Dados 10 7 9 27 2

Fórmula


=MÍNIMO(A2:A6)

Menor número dos números acima indicados (2)

=MÍNIMO(A2:A6;0)

Menor número dos números acima indicados e 0 (0)

Função MÉDIA() Este artigo descreve a sintaxe da fórmula e a utilização da função MÉDIA no Microsoft Office Excel. 38

Descrição Devolve a média (média aritmética) dos argumentos. Por exemplo, se o intervalo A1:A20 contiver números, a fórmula

=MÉDIA(A1:A20) devolve a média desses números. Sintaxe MÉDIA(núm1; [núm2];...) A sintaxe da função MÉDIA tem os seguintes argumentos:

núm1 Necessário. O primeiro número, referência de célula ou intervalo do qual pretende obter a média. núm2; ... Opcional. Números adicionais, referências de célula ou intervalos dos quais pretende obter a média, até um máximo de 255.

Observações Os argumentos podem ser números, nomes, intervalos ou referências de célula que contenham números. Os valores lógicos e representações de números em texto, introduzidos directamente na lista de argumentos, são contados. Se um argumento de referência de célula ou intervalo contiver texto, valores lógicos ou células vazias, esses valores serão ignorados; no entanto, as células com o valor zero são incluídos. Os argumentos que são valores de erro ou texto que não podem ser convertidos em números geram erros. Se pretende incluir valores lógicos e representações de números em texto numa referência como parte do cálculo, utilize a função MÉDIAA. Se pretender calcular a média apenas dos valores que satisfazem determinados critérios, utilize a função

MÉDIA.SE ou a função MÉDIA.SE.S. NOTA A função MÉDIA mede a tendência central, que corresponde à localização do centro de um grupo de números numa distribuição estatística. As três medidas mais comuns de tendência central são:

Média, que corresponde à média aritmética, calculada adicionando um grupo de números e, em seguida, dividindo pela contagem desses números. Por exemplo, a média de 2, 3, 3, 5, 7 e 10 é 30 dividido por 6, que é 5.

Mediana, que corresponde ao número no meio de um grupo de números; ou seja, metade dos números tem valores superiores à mediana e metade dos números tem valores inferiores à mediana. Por exemplo, a mediana de 2, 3, 3, 5, 7 e 10 é 4.

Moda, que corresponde ao número que ocorre mais frequentemente num grupo de números. Por exemplo, a moda de 2, 3, 3, 5, 7 e 10 é 3. Numa distribuição simétrica de um grupo de números, estas três medidas de tendência central são todas as mesmas. Numa distribuição assimétrica de um grupo de números, podem ser diferentes.

Sugestão Ao calcular a média das células, tenha em atenção a diferença entre células vazias e células que contêm o valor zero, principalmente se tiver desmarcado a caixa de verificação Mostrar um zero em células que tenham valor zero na

39

caixa de diálogo Opções do Excel. Quando esta opção está seleccionada, as células vazias não são contabilizadas, mas os valores zero são. Para localizar a caixa de verificação Mostrar um zero em células que tenham valor zero:


, clique em Opções do Excel e, em seguida, na categoria

Avançadas, procure em Opções de visualização para esta folha de cálculo. Exemplo É mais fácil compreender o exemplo se o copiar para uma folha de cálculo em branco. Como copiar um exemplo? 1. Seleccione o exemplo neste artigo.

IMPORTANTE Não seleccione os cabeçalhos de linha ou coluna.

Seleccionar um exemplo da Ajuda 2. Prima CTRL+C. 3. No Excel, crie um livro ou uma folha de cálculo em branco. 4. Na folha de cálculo, seleccione a célula A1 e prima CTRL+V.

IMPORTANTE Para que o exemplo funcione correctamente, terá de colá-lo na célula A1 da folha de cálculo. 5. Para alternar entre ver os resultados e ver as fórmulas que devolvem os resultados, prima CTRL+` (acento grave) ou no separador Fórmulas , no grupo Auditoria de Fórmulas , clique no botão Mostrar Fórmulas .

1 2 3 4 5

A

B

C

15

32

Dados 10 7 9 27

40

6

2

7

Fórmula

Descrição

Resultado

=MÉDIA(A2:A6)

Média dos números nas células A2 a A6.

11

=MÉDIA(A2:A6; 5)

Média dos números nas células A2 a A6 e o número 5.

10

=MÉDIA(A2:C2)

Média dos números nas células A2 a C2.

19

8

9

10

Função CONTAR() Este artigo descreve a sintaxe da fórmula e a utilização da função CONTAR no Microsoft Office Excel.

Descrição A função CONTAR conta o número de células que contém números e conta números na lista de argumentos. Utilize a função

CONTAR para obter o número de entradas num campo numérico num intervalo ou matriz de números. Por exemplo, poderá introduzir a seguinte fórmula para contar os números no intervalo A1:A20:

=CONTAR(A1:A20) Neste exemplo, se cinco das células no intervalo contiverem números, o resultado será 5.

Sintaxe CONTAR(valor1; [valor2];...) A sintaxe da função CONTAR tem os seguintes argumentos:

valor1 Necessário. O primeiro item, referência de célula ou intervalo dentro do qual pretende contar números. valor2; ... Opcional. Até 255 itens adicionais, referências de células ou intervalos dentro dos quais pretende contar números.

NOTA Os argumentos podem conter ou referenciar vários tipos de dados diferentes, mas só são contados números. Observações Os argumentos que sejam números, datas ou uma representação de números em texto (por exemplo, um número delimitado por aspas, tal como "1") são contados. 41

Os valores lógicos e as representações de números em texto que escrever directamente na lista de argumentos são contados. Os argumentos que sejam valores de erro ou texto que não podem ser convertidos em números não são contabilizados. Se um argumento for uma matriz ou referência, só os números nessa matriz ou referência são contados. As células vazias, valores lógicos , texto ou valores de erro na matriz ou referência não são contados. Se pretender contar valores lógicos, texto ou valores de erro, utilize a função CONTAR.VAL. Se pretender contar apenas os números que satisfazem determinado critério, utilize a função CONTAR.SE

Função CONTAR.SE() Este artigo descreve a sintaxe da fórmula e a utilização da função CONTAR.SE no Microsoft Office Excel.

Descrição A função CONTAR.SE conta o número de células de um intervalo que correspondem a um critério especificado. Por exemplo, pode contar todas as células iniciadas por uma determinada letra ou todas as células que contêm um número maior ou menor que um número especificado. Por exemplo, suponha que tem uma folha de cálculo que contém uma lista de tarefas na coluna A e o nome próprio da pessoa atribuída a cada tarefa na coluna B. Poderá utilizar a função CONTAR.SE para contar o número de vezes que o nome de uma pessoa aparece na coluna B e, deste modo, determinar quantas tarefas estão atribuídas a essa pessoa. Por exemplo:

=CONTAR.SE(B2:B25;"Leonor") NOTA Para contar células com base em vários critérios, consulte Função CONTAR.SE.S. Sintaxe CONTAR.SE(intervalo; critérios) A sintaxe da função CONTAR.SE tem os seguintes argumentos:

intervalo Necessário. Uma ou mais células que pretende contar, incluindo números ou nomes, matrizes ou referências que contenham números. Os valores de texto e em branco são ignorados.

critérios Necessário. Um critério na forma de um número, expressão, referência da célula ou texto) que define quais as células que serão contadas. Por exemplo, critérios podem ser expressos como 32, "32", ">;32", "maçãs" ou B4.

NOTAS Pode utilizar os caracteres universais — o ponto de interrogação ( ?) e o asterisco (*) — nos critérios. Um ponto de interrogação corresponde a qualquer carácter individual e um asterisco corresponde a qualquer sequência de caracteres. Se pretender localizar mesmo um ponto de interrogação ou asterisco, escreva um til (~) antes do carácter. 42

Os critérios não são sensíveis a maiúsculas e minúsculas; por exemplo, a cadeia "maçãs" e a cadeia "MAÇÃS" corresponderão às mesmas células.

Exemplo 1: Fórmulas CONTAR.SE comuns É mais fácil compreender o exemplo se o copiar para uma folha de cálculo em branco. Como copiar um exemplo? 1. Seleccione o exemplo neste artigo.



IMPORTANTE Para que o exemplo funcione correctamente, terá de colá-lo na célula A1 da folha de cálculo. 5. Para alternar entre ver os resultados e ver as fórmulas que devolvem os resultados, prima CTRL+` (acento grave) ou no separador Fórmulas , no grupo Auditoria de Fórmulas , clique no botão Mostrar Fórmulas .

1 2 3 4 5 6

7

A

B

C

Dados

Dados

maçãs

32

laranjas

54

pêssegos

75

maçãs

86

Fórmula

Descrição

Resultado

=CONTAR.SE(A2:A5;"maçãs")

Número de células com maçãs

2

nas células A2 a A5.

43

=CONTAR.SE(A2:A5;A4)

8

Número de células com pêssegos

1

nas células A2 a A5.

9

=CONTAR.SE(A2:A5;A3)+CONTAR.SE(A2:A5;A2)

Número de células com laranjas e

3

maçãs nas células A2 a A5. =CONTAR.SE(B2:B5;">55")

10

Número de células com um valor

2

superior a 55 nas células B2 a B5. =CONTAR.SE(B2:B5;"<>"&B4)

11


3

diferente de 75 nas células B2 a B5. =CONTAR.SE(B2:B5;">=32")-


CONTAR.SE(B2:B5;">85")

maior que ou igual a 32 e menor

12

3

que ou igual a 85 nas células B2 a B5.

Exemplo 2: Fórmulas CONTAR.SE utilizando caracteres universais e tratamento de valores em branco É mais fácil compreender o exemplo se o copiar para uma folha de cálculo em branco. Como copiar um exemplo? 1. Seleccione o exemplo neste artigo.



IMPORTANTE Para que o exemplo funcione correctamente, terá de colá-lo na célula A1 da folha de cálculo.

44

5. Para alternar entre ver os resultados e ver as fórmulas que devolvem os resultados, prima CTRL+` (acento grave) ou no separador Fórmulas , no grupo Auditoria de Fórmulas , clique no botão Mostrar Fórmulas .

A

B

Dados

Dados

maçãs

Sim

4

laranjas

Não

5

pêssegos

Não

maçãs

sim

Fórmula

Descrição

Resultado

=CONTAR.SE(A2:A7;"*es")

Número de células que terminam com

2

1 2 3

6 7 8

C

as letras "ãs" nas células A2 a A7. =CONTAR.SE(A2:A7;"???ãs")

Número de células que terminam com

2

as letras "ãs" e com 5 letras

9

exactamente nas células A2 a A7. =CONTAR.SE(A2:A7;"*")

Número de células que contêm

4

qualquer texto nas células A2 a A7. =CONTAR.SE(A2:A7;"<>"&"*")

Número de células que não contêm

2

texto nas células A2 a A7.

10 =CONTAR.SE(B2:B7;"Não") / LINS(B2:B7)

O número médio de votos "Não"

0,333333333

(incluindo células em branco) nas células B2 a B7.

11

=CONTAR.SE(B2:B7;"Sim") / (LINS(B2:B7) -

O número médio de votos "Sim"

CONTAR.SE(B2:B7; "<>"&"*"))

(excluindo células em branco) nas

0,5

células B2 a B7.

12

45

13

14 NOTA Para visualizar o número como uma percentagem, seleccione a célula e, em seguida, no separador Folha, no grupo Número, clique em Estilo de Percentagem

.

Função MÉDIA.SE() Devolve a média aritmética de todas as células num intervalo que cumprem determinado critério.

Sintaxe =MÉDIA.SE(intervalo ,critérios,intervalo_média) Intervalo consiste numa ou mais células das quais pretende calcular a média, incluindo números ou nomes, matrizes ou referências que contenham números.

Critério é o critério na forma de um número, expressão, referência da célula ou texto que define quais as células de que será obtida a média. Por exemplo, os critérios podem ser expressos como 32, "32", ">32", "maçãs" ou B4.

Intervalo_média é o conjunto de células de que pretende obter a média. Se omitido, será utilizado o intervalo. Observações As células do intervalo que contenham TRUE ou FALSE serão ignoradas. Se uma célula do intervalo_média for uma célula vazia, a função MÉDIA.SE ignorá-la-á. Se o intervalo estiver um branco ou for um valor de texto, MÉDIA.SE devolve o valor de erro #DIV/0!. Se uma célula do critério estiver vazia, a função MÉDIA.SE tratá-la-á como o valor 0. Se nenhuma célula do intervalo respeitar o critério, a função MÉDIA.SE devolve o valor de erro #DIV/0!. Pode utilizar os caracteres universais, ponto de interrogação (?) e asterisco (*), nos critérios. Um ponto de interrogação corresponde a qualquer carácter individual, um asterisco corresponde a qualquer sequência de caracteres. Se pretende localizar um ponto de interrogação ou asterisco, escreva um til (~) antes do carácter. 46

Intervalo_média não tem de ser do mesmo tamanho e forma do intervalo. As células reais cuja média pretende obter são determinadas utilizando a célula superior esquerda em intervalo_média como a célula inicial e, em seguida, incluindo as células que correspondem em tamanho e forma ao intervalo. Por exemplo:

Se intervalo for

E intervalo_média for

Então, as células reais avaliadas serão

A1:A5

B1:B5

B1:B5

A1:A5

B1:B3

B1:B5

A1:B4

C1:D4

C1:D4

A1:B4

C1:C2

C1:D4

NOTA A função MÉDIA.SE mede a tendência central, que é a localização do centro de um grupo de números numa distribuição estatística. As três medidas mais comuns de tendência central são:

Média que corresponde à média aritmética, calculada pela soma de um grupo de números e, em seguida, dividindo pela contagem desses números. Por exemplo, a média de 2, 3, 3, 5, 7 e 10 é 30 dividido por 6, que é 5.

Mediana que corresponde ao número do meio de um grupo de números; isto é, metade dos números possui valores que são maiores do que a mediana e a outra metade possui valores menores. Por exemplo, a mediana de 2, 3, 3, 5, 7 e 10 é 4.

Moda que corresponde ao número que ocorre mais frequentemente num grupo de números. Por exemplo, a moda de 2, 3, 3, 5, 7 e 10 é 3. Numa distribuição simétrica de um grupo de números, estas três medidas de tendência central são todas as mesmas. Numa distribuição assimétrica de um grupo de números, podem ser diferentes.

Exemplo: determinação da média de valores de propriedades e comissões O exemplo poderá ser fácil de compreender se o copiar para uma folha de cálculo em branco. Como copiar um exemplo 1. Crie um livro ou uma folha de cálculo em branco. 2. Seleccione o exemplo no tópico da Ajuda.


Seleccionar um exemplo da Ajuda 47

3. Prima CTRL+C. 4. Na folha de cálculo, seleccione a célula A1 e prima CTRL+V. 5. Para alternar entre ver os resultados e ver as fórmulas que devolvem os resultados, prima CTRL+` (acento grave) ou no separador Fórmulas, no grupo Auditoria de Fórmulas, clique no botão Mostrar Fórmulas.

1 2 3 4 5 6 7 8 9

A

B

Valor da Propriedade

Comissão

100.000

7.000

200.000

14.000

300.000

21.000

400.000

28.000

Fórmula

Descrição (resultado)

=MÉDIA.SE(B2:B5,"<23000")

Média de todas as comissões inferiores a 23.000 (14.000)

=MÉDIA.SE(A2:A5,"<95000")

Média de todos os valores de propriedades inferiores a 95.000 (#DIV/0!)

=MÉDIA.SE(A2:A5,">250000",B2:B5)

Média de todas as comissões com um valor de propriedade maior que 250.000 (24.500)

Exemplo: média dos lucros das filiais regionais O exemplo poderá ser fácil de compreender se o copiar para uma folha de cálculo em branco. Como copiar um exemplo 1. Crie um livro ou uma folha de cálculo em branco. 2. Seleccione o exemplo no tópico da Ajuda.


48


1 2 3 4 5 6 7 8 9

A

B

Região

Lucros (Milhares)

Este

45.678

Oeste

23.789

Norte

-4.789

Sul (Nova Filial)

0

Estremadura

9.678

Fórmula


=MÉDIA.SE(A2:A6,"=*Oeste",B2:B6)

Média de todos os lucros das regiões Oeste e Estremadura (16.733,5)

10 =MÉDIA.SE(A2:A6,"<>*(Nova

Média de todos os lucros de todas as regiões excluindo as

Filial)",B2:B6)

novas filiais (18.589)

Função SE() Devolve um valor se uma condição especificada for avaliada com VERDADEIRO e outro valor se for avaliada como FALSO. Utilize a função SE para efectuar testes condicionais sobre valores e fórmulas.

Sintaxe =SE(teste_lógico; valor_se_verdadeiro; valor_se_falso)

49

Teste_lógico é qualquer valor ou expressão que possa ser avaliado como sendo VERDADEIRO ou FALSO. Por exemplo, A10 = 100 é uma expressão lógica; se o valor na célula A10 for igual a 100, a expressão é avaliada como VERDADEIRO. Caso contrário, a expressão é avaliada como FALSO. Este argumento pode utilizar qualquer operador de comparação.

Valor_se_verdadeiro é o valor a devolver se teste_lógico for VERDADEIRO. Por exemplo, se este argumento for a cadeia de texto "Dentro do orçamento" e o argumento teste_lógico for avaliado como VERDADEIRO, então a função SE mostra o texto "Dentro do orçamento". Se teste_lógico se verificar VERDADEIRO e o valor_se_verdadeiro estiver em branco, é devolvido 0 (zero). Para apresentar a palavra VERDADEIRO, defina esse valor lógico para este argumento. O valor_se_verdadeiro pode ser ainda outra fórmula.

Valor_se_falso é o valor a devolver se teste_lógico for FALSO. Por exemplo, se este argumento for a cadeia de texto "Além do orçamento" e o resultado da avaliação de teste_lógico for FALSO, a função SE devolve o texto "Além do orçamento". Se teste_lógico for FALSO e valor_se_falso for omitido, (ou seja, se depois de valor_se_verdadeiro não existir um ponto e vírgula), então o valor lógico FALSO é devolvido. Se teste_lógico for FALSO e valor_se_falso estiver em branco (ou seja, se depois de valor_se_verdadeiro existir um ponto e vírgula seguido de parêntesis fechado), então é devolvido o valor 0 (zero). Valor_se_falso pode ser ainda outra fórmula.

Observações Podem ser aninhadas até 64 funções SE como argumentos valor_se_verdadeiro e valor_se_falso para construir testes mais elaborados. (Consulte o Exemplo 3 para obter um exemplo de funções SE aninhadas.) Alternativamente, para várias condições, considere a utilização da função PROC, PROCV ou PROCH. (Consulte o Exemplo 3 para obter um exemplo da função PROC.) Quando os argumentos valor_se_verdadeiro e valor_se_falso são avaliados, SE devolve o valor devolvido por essas instruções. Se qualquer um dos argumentos da função SE for matrizes, cada elemento dessas matrizes é avaliado quando a instrução SE é realizada. O Microsoft Excel fornece funções adicionais, que podem ser utilizadas para analisar os dados baseados numa condição. Por exemplo, para contar o número de ocorrências de uma cadeia de texto ou um número num intervalo, utilize as funções de folha de cálculo CONTAR.SE e CONTAR.SE.S. Para calcular uma soma baseada numa cadeia de texto ou um número num intervalo, utilize a função da folha de cálculo SOMA.SE

Exemplo 1 O exemplo pode ser mais fácil de perceber se o copiar para uma folha de cálculo em branco. Como copiar um exemplo 1. Criar um livro ou folha de cálculo em branco. 2. Seleccione o exemplo no tópico Ajuda.


50

Seleccionar um exemplo na Ajuda 3. Prima CTRL+C 4. Na folha de cálculo, seleccione a célula A1 e prima CTRL+V. 5. Para alternar entre a visualização dos resultados e das fórmulas que devolvem os resultados, prima CTRL+` (acento grave) ou, no separador Fórmulas, no grupo Auditoria de Fórmulas, clique no botão Mostrar Fórmulas.

A

1

Dados

2

50

Fórmula


=SE(A2<=100,"No orçamento","Além

Se o número acima for menor ou igual a 100, a fórmula mostra

do orçamento")

"No orçamento". Caso contrário, a função mostra "Além do orçamento" (Dentro do orçamento)

=SE(A2=100,SOMA(B5:B15),"")

Se o número acima for 100, o intervalo B5:B15 é calculado. Caso contrário, é devolvido texto vazio ().



Seleccionar um exemplo na Ajuda 51

3. Prima CTRL+C 4. Na folha de cálculo, seleccione a célula A1 e prima CTRL+V. 5. Para alternar entre a visualização dos resultados e das fórmulas que devolvem os resultados, prima CTRL+` (acento grave) ou, no separador Fórmulas, no grupo Auditoria de Fórmulas, clique no botão Mostrar Fórmulas.

1 2 3 4

A

B

Despesas reais

Despesas previstas

1500

900

500

900

500

925

Fórmula


=SE(A2>B2,"Além do

Verifica se a primeira linha está além do orçamento (Além do

orçamento","OK")

orçamento)

=SE(A3>B3,"Além do

Verifica se a segunda linha está além do orçamento (OK)

orçamento","OK")



Seleccionar um exemplo na Ajuda 3. Prima CTRL+C 4. Na folha de cálculo, seleccione a célula A1 e prima CTRL+V.

52

5. Para alternar entre a visualização dos resultados e das fórmulas que devolvem os resultados, prima CTRL+` (acento grave) ou, no separador Fórmulas, no grupo Auditoria de Fórmulas, clique no botão Mostrar Fórmulas.

1 2 3 4

A Pontuação 45 90 78

Fórmula


=SE(A2>89,"A",SE(A2>79,"B",

Atribui um valor numérico à primeira

SE(A2>69,"C",SE(A2>59,"D","F"))))

pontuação (F).

=SE(A3>89,"A",SE(A3>79,"B",

Atribui um valor numérico à segunda

SE(A3>69,"C",SE(A3>59,"D","F"))))

pontuação (A)

=SE(A4>89,"A",SE(A4>79,"B",

Atribui um valor numérico à terceira

SE(A4>69,"C",SE(A4>59,"D","F"))))

pontuação (C)

No exemplo anterior, a segunda instrução SE é também o argumento valor_se_falso para a primeira instrução SE. Da mesma forma, a terceira instrução SE é o argumento valor_se_falso para a segunda instrução SE. Por exemplo, se o primeiro teste_lógico (Média>89) for VERDADEIRO, "A" é devolvido. Se o primeiro teste_lógico for FALSO, a segunda instrução SE é avaliada e assim por diante. Os números recebem uma classificação em letras de acordo com a seguinte chave.

Se a pontuação for

Devolve

Maior do que 89

A

De 80 a 89

B

De 70 a 79

C

De 60 a 69

D

53

Inferior a 60

F

Exemplo 4 Neste exemplo, é utilizada a função PROC em vez da função SE porque existem treze condições para testar e esta opção facilita a leitura e manutenção. O exemplo pode ser mais fácil de perceber se o copiar para uma folha de cálculo em branco. Como copiar um exemplo 1. Crie um livro ou folha de cálculo em branco. 2. Seleccione o exemplo no tópico Ajuda.


Seleccionar um exemplo na Ajuda 3. Prima CTRL+C. 4. Na folha de cálculo, seleccione a célula A1 e prima CTRL+V. 5. Para alternar entre a visualização dos resultados e das fórmulas que devolvem os resultados, prima CTRL+` (acento grave) ou, no separador Fórmulas, no grupo Auditoria de Fórmulas, clique no botão Mostrar Fórmulas.

1 2 3 4

A Pontuação 45 90 78

Fórmula


=PROC(A2,{0,60,63,67,70,73,77,80,83,87,90,93,97},{"F","D-","D","D+","C-

Atribui um valor numérico

","C","C+","B-","B","B+","A-","A","A+"})

à primeira pontuação (F).

=PROC(A3,{0,60,63,67,70,73,77,80,83,87,90,93,97},{"F","D-","D","D+","C-

Atribui um valor numérico 54

","C","C+","B-","B","B+","A-","A","A+"})

à segunda pontuação (A-)

=PROC(A4,{0,60,63,67,70,73,77,80,83,87,90,93,97},{"F","D-","D","D+","C-

Atribui um valor numérico

","C","C+","B-","B","B+","A-","A","A+"})

à terceira pontuação (C+)

Função PROCV() Procura um valor na primeira coluna esquerda de uma matriz de tabela e devolve um valor na mesma linha de uma outra coluna na matriz de tabela. O V em PROCV corresponde a vertical. Utilize PROCV em vez de PROCH quando os valores da comparação estiverem localizados numa coluna à esquerda dos dados que pretende localizar.

Sintaxe =PROCV(valor_proc;matriz_tabela;núm_índice_coluna;procurar_intervalo) Valor_proc é o valor a localizar na primeira coluna da matriz. Valor_proc pode ser um valor ou uma referência. Se valor_proc for menor que o menor valor na primeira coluna de matriz_tabela, PROCV devolve o valor de erro #N/D.

Matriz_tabela Duas ou mais colunas de dados. Utilize uma referência para um intervalo ou um nome de intervalo. Os valores na primeira coluna de matriz_tabela são os valores procurados por valor_proc. Estes valores podem ser de texto, números ou valores lógicos. Textos em maiúsculas e minúsculas são equivalentes.

Núm_índice_coluna O número da coluna em matriz_tabela a partir do qual o valor correspondente tem de ser devolvido. Um núm_índice_coluna de 1 devolve o valor na primeira coluna em matriz_tabela; um núm_índice_coluna de 2 devolve o valor na segunda coluna em matriz_tabela, e assim por diante. Se núm_índice_coluna for: Menor que 1, PROCV devolve o valor de erro #VALOR!. Maior que o número de colunas na matriz_tabela, PROCV devolve o valor de erro #REF!.

Procurar_intervalo Um valor lógico que especifica se deseja que que PROCV localize uma correspondência exacta ou uma correspondência aproximada: Se VERDADEIRO ou omisso, é devolvida uma correspondência exacta ou aproximada. Se não for encontrada uma correspondência exacta, é devolvido o maior valor seguinte, inferior ao valor_proc. Os valores na primeira coluna da matriz_tabela têm de ser colocados por ordem ascendente; caso contrário, PROCV pode não devolver o valor correcto. Para obter mais informações, consulte Ordenar dados. Se FALSO, PROCV localiza apenas uma correspondência exacta. Neste caso, os valores na primeira coluna da matriz_tabela não precisam de ser ordenados. Se houver dois ou mais valores na primeira coluna da matriz_tabela

55

que correspondem ao valor_proc, é utilizado o primeiro valor encontrado. Se não for encontrada a correspondência exacta, é devolvido o valor d erro #N/D.

Observações Ao procurar valores de texto na primeira coluna da matriz_tabela, certifique-se de que os dados na primeira coluna da matriz_tabela não têm espaços à esquerda, espaços à direita, utilização inconsistente de plicas ( ' ou " ) e aspas ( ‘ ou “) ou caracteres não imprimíveis. Nestes casos, PROCV pode apresentar um valor incorrecto ou inesperado.

Para obter mais informações, consulte LIMPARB e COMPACTAR. Ao procurar valores de dados ou número, certifique-se de que os dados na primeira coluna de matriz_tabela não estão armazenados como valores de texto. Neste caso, PROCV pode apresentar um valor incorrecto ou inesperado. Para obter mais informações, consulte Converter números armazenados como texto em números. Se pesquisar_intervalo for FALSO e o valor_pesquisa for texto, pode utilizar os caracteres universais, ponto de interrogação (?) e asterisco (*), em valor_pesquisa. Um ponto de interrogação corresponde a qualquer carácter individual, um asterisco corresponde a qualquer sequência de caracteres. Se pretende localizar um ponto de interrogação ou asterisco, escreva um til (~) antes do carácter.



Seleccionar um exemplo na Ajuda 3. Prima CTRL+C 4. Na folha de cálculo, seleccione a célula A1 e prima CTRL+V. 5. Para alternar entre a visualização dos resultados e das fórmulas que devolvem os resultados, prima CTRL+` (acento grave) ou, no separador Fórmulas, no grupo Auditoria de Fórmulas, clique no botão Mostrar Fórmulas. Este exemplo procura a coluna Densidade de uma tabela de propriedades atmosféricas de modo a localizar os valores correspondentes nas colunas Viscosidade e Temperatura. (Os valores são 0 graus Celsius ao nível do mar ou 1 de atmosfera.)

A

B

C

56

1

Densidade

Viscosidade

Temperatura

2

0,457

3,55

500

3

0,525

3,25

400

4

0,616

2,93

300

5

0,675

2,75

250

6

0,746

2,57

200

7

0,835

2,38

150

8

0,946

2,17

100

9

1,09

1,95

50

10

1,29

1,71

0

Fórmula


=PROCV(1;A2:C10;2)

Utilizar uma correspondência aproximada, procura pelo valor 1 na coluna A, localiza o maior valor inferior ou igual a 1 na coluna A que é 0,946 e, em seguida, devolver o valor da coluna B na mesma coluna. (2,17)

=PROCV(1;A2:C10;3;VERDADEIRO)

Utilizar uma correspondência aproximada, procura pelo valor 1 na coluna A, localiza o maior valor inferior ou igual a 1 na coluna A que é 0,946 e, em seguida, devolver o valor da coluna C na mesma coluna. (100)

=PROCV(0,7;A2:C10;3;FALSO)

Utilizar uma correspondência exacta, procura o valor 0,7. Visto que não existe uma correspondência exacta na coluna A, é devolvido um erro. (#N/D)

57

=PROCV(0,1;A2:C10;2;VERDADEIRO)

Utilizar uma correspondência aproximada, procura o valor 0,1. Visto que 0,1 é inferior ao valor mais baixo na coluna A, é devolvido um erro. (#N/D)

=PROCV(2;A2:C10;2;VERDADEIRO)

Utilizar uma correspondência aproximada, procura o valor 2 na coluna A, localiza o maior valor inferior ou igual a 2 na coluna A, que é 1,29 e, em seguida, devolve o valor da coluna B na mesma linha. (1.71)



Seleccionar um exemplo na Ajuda 3. Prima CTRL+C 4. Na folha de cálculo, seleccione a célula A1 e prima CTRL+V. 5. Para alternar entre a visualização dos resultados e das fórmulas que devolvem os resultados, prima CTRL+` (acento grave) ou, no separador Fórmulas, no grupo Auditoria de Fórmulas, clique no botão Mostrar Fórmulas. Este exemplo procura na coluna ID do Item de uma tabela de produtos de bebé e encontra valores de correspondência nas colunas Custo e Margem percentual para calcular os preços e condições de teste.

1 2 3

A

B

C

D

ID do Item

Item

Custo

Margem

CH-340

Carrinho de passeio

€145,67

30%

58

4

BT-567

Babete

€3,56

40%

5

FR-328

Fraldas

€21,45

35%

6

TO-989

Toalhetes

€5,12

40%

AS-469

Aspirador

€2,56

45%

Fórmula


= PROCV("FR-328", A2:D6, 3, FALSO) * (1

Calcula o preço de venda ao público de fraldas adicionando a

+ VLOOKUP("FR-328", A2:D6, 4, FALSO))

margem percentual ao custo. (€28,96)

= (PROCV("TO-989", A2:D6, 3, FALSO) *

Calcula o preço de vendas dos toalhetes subtraindo um desconto

(1 + PROCV("WI-989", A2:D6, 4, FALSO)))

específico do preço de venda ao público. (€5,73)

* (1 - 20%) = SE(PROCV(A2, A2:D6, 3, FALSO) >= 20,

Se o custo de um item for superior ou igual a €20,00, apresenta a

"Margem é " & 100 * PROCV(A2, A2:D6, 4,

cadeia "Margem é nn%"; caso contrário, apresenta a cadeia

FALSO) &"%", "Custo é inferior a €20,00")

"Custo é inferior a €20,00". (Margem é de 30%)

= SE(PROCV(A3, A2:D6, 3, FALSO) >= 20,

Se o custo de um item for superior ou igual a €20,00, apresenta a

"Margem é: " & 100 * PROCV(A3, A2:D6, 4,

cadeia "Margem é nn%"; caso contrário, apresenta a cadeia

FALSO) &"%", "Custo é €" & PROCV(A3,

"Custo é €n,nn". (Custo é de €3,56)

A2:D6, 3, FALSO))



59

Seleccionar um exemplo na Ajuda 3. Prima CTRL+C 4. Na folha de cálculo, seleccione a célula A1 e prima CTRL+V. 5. Para alternar entre a visualização dos resultados e das fórmulas que devolvem os resultados, prima CTRL+` (acento grave) ou, no separador Fórmulas, no grupo Auditoria de Fórmulas, clique no botão Mostrar Fórmulas. Este exemplo procura a coluna ID de uma tabela de funcionários e faz a correspondência de valores em outras colunas para calcular as idades e testar condições de erro.

1

A

B

C

D

E Data de

2 ID

Apelido

Nome

Cargo

nascimento

1

Davolio

Nancy

Representante

8/12/1968

3 de Vendas

4 5

2

Fuller

Andrew

V.P. de

19/2/1952

Vendas

6 3

Leverling

Janet

Representante

30/8/1963

de Vendas

7 4

Peacock

Margaret

Representante

19/9/1958

de Vendas 5

Buchanan

Steven

Gerente

3/4/1955

Comercial 6

Suyama

Michael

Representante

7/2/1963

de Vendas

Fórmula


=INT(FRACÇÃOANO(DATA(2004,6,30),

Para o ano fiscal 2004 localiza a idade do funcionário com o 60

PROCV(5,A2:E7,5, FALSO), 1))

ID igual a 5. Utiliza a função FRACÇÃOANO para subtrair a data de nascimento da data de fim do ano fiscal e apresenta o resultado como um número inteiro utilizando a função INT. (49)

=SE(É.NÃO.DISP(PROCV(5,A2:E7,2,FALSO))

Se houver um funcionário com um ID de 5, apresenta o

= VERDADEIRO, "Funcionário não foi

apelido do funcionário; caso contrário, apresenta a

encontrado", PROCV(5,A2:E7,2,FALSO))

mensagem "Funcionário não foi encontrado". (Buchanan) A função É.NÃO.DISP devolve um valor VERDADEIRO quando a função PROCV devolve o valor de erro #ND.

=SE(É.NÃO.DISP(PROCV(15,A3:E8,2,FALSO))

Se houver um funcionário com um ID de 15, apresenta o

= VERDADEIRO, "Funcionário não

apelido do funcionário; caso contrário, apresenta a

encontrado", PROCV(15,A3:E8,2,FALSO))

mensagem "Funcionário não foi encontrado". (O funcionário não foi encontrado) A função É.NÃO.DISP devolve um valor VERDADEIRO quando a função PROCV devolve o valor de erro #ND.

=PROCV(4,A2:E7,3,FALSO) & " " &

Para o funcionário com um ID de 4, concatena os valores de

PROCV(4,A2:E7,2,FALSO) & " é " &

três células numa frase completa. (Margaret Peacock é uma

PROCV(4,A2:E7,4,FALSO) & "."

Representante de Vendas.)

CRIAR UM GRÁFICO Obter informações sobre dados Os gráficos são utilizados para apresentarem séries de dados numéricos num formato gráfico para facilitar a compreensão de grandes quantidades de dados e a relação entre diferentes séries de dados. Para criar um gráfico no Excel, comece por introduzir os dados numéricos para o gráfico numa folha de cálculo. Em seguida, poderá desenhar esses dados num gráfico seleccionando o tipo de gráfico que pretende utilizar no Friso do Office Fluent (separador Inserir , grupo Gráficos).

61

Dados da folha de cálculo Gráfico criado a partir dos dados da folha de cálculo

O Excel suporta vários tipos de gráfico para ajudar a apresentar dados de forma a terem interesse para a audiência. Quando criar um gráfico ou alterar um gráfico existente, poderá seleccionar a partir de vários tipos de gráfico (tal como um gráfico de colunas ou um gráfico circular) e dos respectivos subtipos (tal como um gráfico de colunas empilhadas ou um gráfico circular em 3-D). Também poderá criar um gráfico de combinação utilizando mais de um tipo de gráfico no gráfico.

Exemplo de um gráfico de combinação que utiliza um tipo de gráfico de colunas e de linhas.

Para mais informações sobre os tipos de gráfico que poderá seleccionar no Excel, consulte Tipos de gráfico disponíveis. 62

Conhecer os elementos de um gráfico Um gráfico é composto por vários elementos. Alguns destes elementos são apresentados por predefinição, enquanto outros podem ser adicionados conforme for necessário. Poderá alterar a apresentação dos elementos do gráfico movendo-os para outras localizações no gráfico, redimensionando-os ou alterando o respectivo formato. Também poderá remover os elementos do gráfico que não pretende apresentar.

A área do gráfico do gráfico. A área de desenho do gráfico. Os pontos de dados das séries de dados desenhados no gráfico. O eixo horizontal (categoria) e vertical (valor) ao longo do qual os dados são desenhados no gráfico. A legenda do gráfico. O título de um gráfico e eixo que pode ser utilizado no gráfico. Um rótulo de dados que pode ser utilizado para identificar os detalhes de um ponto de dados numa série de dados.

Modificar um gráfico básico para satisfazer as suas necessidades depois de criar um gráfico, poderá modificar qualquer um dos respectivos elementos. Por exemplo, poderá pretender alterar a forma como os eixos são apresentados, adicionar um título de gráfico, mover ou ocultar a legenda ou apresentar elementos do gráfico adicionais. Para modificar um gráfico, poderá: 63

Alterar a apresentação dos eixos do gráfico Pode especificar a escala dos eixos e ajustar o intervalo entre os valores ou categorias apresentados. Para facilitar a leitura do gráfico, também poderá adicionar marcas de escala a um eixo e especificar o intervalo com que são apresentadas.

Adicionar títulos e rótulos de dados a um gráfico Para ajudar a clarificar as informações apresentadas no gráfico, poderá adicionar um título de gráfico, títulos de eixos e rótulos de dados.

Adicionar uma legenda ou tabela de dados É possível mostrar ou ocultar uma legenda, alterar a sua localização ou modificar as entradas da legenda. Em alguns gráficos, também poderá mostrar uma tabela de dados que apresente as chaves da legenda e os valores apresentados no gráfico.

Aplicar opções especiais para cada tipo de gráfico Linhas especiais (tais como linhas de máximo-mínimo e linhas de tendência), barras (tais como barras para cima/baixo e barras de erro), marcadores de dados e outras opções estão disponíveis para diferentes tipos de gráfico.

Aplicar um esquema de gráfico predefinido e estilo de gráfico para obter um aspecto profissional Em vez de adicionar ou alterar manualmente os elementos ou a formatação do gráfico, poderá aplicar rapidamente um esquema predefinido e um estilo ao gráfico. O Excel fornece vários estilos e esquemas predefinidos úteis que podem ser seleccionados, mas poderá optimizar um esquema ou estilo, caso seja necessário, através de alterações manuais ao esquema e ao formato dos elementos de gráficos individuais, tais como a área do gráfico, área de desenho, séries de dados ou legenda do gráfico. Quando aplicar um esquema de gráfico predefinido, é apresentado um conjunto específico de elementos do gráfico (tais como títulos, uma legenda, uma tabela de dados ou rótulos de dados) numa disposição específica. Poderá seleccionar a partir de vários esquemas fornecidos para cada tipo de gráfico. Ao aplicar um estilo de gráfico predefinido, o gráfico é formatado com base no tema do documento que foi aplicado, para o gráfico corresponder às suas cores do tema (conjunto de cores), tipos de letra do tema (conjunto de tipos de letra do texto do corpo e do cabeçalho) e efeitos do tema (conjunto de efeitos de linha e preenchimento) ou da sua organização. Não poderá criar esquemas ou estilos de gráficos próprios, mas poderá criar modelos de gráfico que incluem a formatação e o esquema de gráfico pretendido.

Passo 1: Criar um gráfico básico Para a maioria dos gráficos, como, por exemplo, de colunas e barras, pode desenhar os dados dispostos em linhas ou colunas numa folha de cálculo num gráfico. No entanto, alguns tipos de gráfico (tais como gráficos circulares e de bolhas) requerem uma disposição de dados específica. 1. Na folha de cálculo, prepare os dados que deseja representar em gráfico. 64

Os dados podem ser dispostos em linhas ou colunas : o Excel determina automaticamente a melhor forma de desenhar os dados no gráfico. Alguns tipos de gráfico (tal como os gráficos circulares ou de bolhas) requerem uma disposição de dados específica, tal como descrito na seguinte tabela.

Para este tipo de gráfico

Disponha os dados

Gráfico de colunas, barras, linhas, área, de

Em colunas ou linhas, tais como:

superfície ou radar Lorem

Ipsum

1

2

3

4

Ou:

Gráfico circular ou em anel

Lorem

1

3

Ipsum

2

4

Para uma série de dados, numa coluna ou linha de dados e uma coluna ou linha de rótulos de dados, tais como: A

1

B

2

C

3

Ou: A

B

C

1

2

3

Para várias séries de dados, em várias colunas ou linhas de dados e uma coluna ou linha de rótulos de dados, tais como: A

1

2

65

B

3

4

C

5

6

A

B

C

1

2

3

4

5

6

Ou:

Gráfico de dispersão (XY) ou de bolhas

Em colunas, colocando os valores x na primeira coluna e os valores y correspondentes e os valores do tamanho da bolha nas colunas adjacentes, como: X

Y

Tamanho da bolha

1

2

3

4

5

6

2. Seleccione as células que contêm os dados que deseja representar em gráfico.

SUGESTÃO Se seleccionar apenas uma célula, o Excel desenha automaticamente todas as células que contêm dados adjacentes a essa célula num gráfico. Se as células que pretende desenhar num gráfico não não estiverem num intervalo contínuo, poderá seleccionar intervalos ou células não adjacentes desde que a selecção forme um rectângulo. Também poderá ocultar as linhas ou colunas que não pretende desenhar no gráfico.

3. No separador Inserir , no grupo Gráficos, efectue um dos seguintes procedimentos: 

Clique no tipo de gráfico e, em seguida, clique num subtipo de gráfico que pretenda utilizar.



Para ver todos os tipos de gráfico disponíveis, clique num tipo de gráfico e, em seguida, clique em Todos os

Tipos de Gráfico para apresentar a caixa de diálogo Inserir Gráfico, clique nas setas para percorrer todos os tipos e subtipos de gráfico disponíveis e, em seguida, clique nos que pretende utilizar.

66

SUGESTÃO Quando colocar o cursor do rato sobre um dos tipos ou subtipos de gráfico, será apresentada uma Descrição com o nome do tipo de gráfico. Para mais informações sobre os tipos de gráfico que podem ser utilizados, consulte Tipos de gráfico disponíveis.

4. Por predefinição, o gráfico é colocado na folha de cálculo sob a forma de gráfico incorporado. Se pretender colocar o gráfico numa folha de gráfico separada, poderá alterar a respectiva localização através do seguinte procedimento: a. Clique no gráfico incorporado para o seleccionar. São apresentadas as Ferramentas de Gráficos, adicionando os separadores Estrutura, Esquema e

Formatar . b. No separador Estrutura no grupo Localização, clique em Mover Gráfico.

Em Escolha onde deseja que o gráfico seja colocado faça o seguinte:

c.

i. Para o visualizar numa folha de gráfico, clique em Como Nova Folha.

SUGESTÃO Se desejar substituir o nome sugerido para o gráfico, pode escrever um novo nome na caixa Como Nova Folha. ii. Para visualizar o gráfico como um gráfico incorporado numa folha, clique em Como Objecto em e clique numa folha de cálculo na caixa Como Objecto em. 5. O Excel atribui um nome automaticamente ao gráfico, como, por exemplo, Gráfico1 se for o primeiro gráfico criado numa folha de cálculo. Para alterar o nome do gráfico, execute o seguinte procedimento:

a) Clique no gráfico. b) No separador Esquema, no grupo Propriedades, clique na caixa de texto Nome do Gráfico. SUGESTÃO Se for necessário, clique no ícone Propriedades no grupo Propriedades para expandir o grupo.

c) Escreva um novo nome. d) Prima ENTER. NOTAS Para criar rapidamente um gráfico baseado no tipo predefinido, seleccione os dados que deseja utilizar e prima ALT+F1 ou F11. Quando prime ALT+F1, o gráfico aparece como um gráfico incorporado; quando prime F11, aparece numa folha de gráfico separada. Ao criar um gráfico, o Excel determina a orientação da série de dados com base no número de linhas e colunas da folha de cálculo incluídas no gráfico. Depois de criar um gráfico é possível alterar a forma como as linhas e colunas

67

da folha de cálculo são desenhadas no gráfico alternando entre linhas e colunas ou vice-versa. Para mais informações, consulte Desenhar séries de dados a partir de linhas ou colunas de folhas de cálculo. Depois de criar um gráfico, poderá alterar rapidamente o tipo de gráfico de todo o gráfico para dar um aspecto diferente ao gráfico ou poderá seleccionar um tipo de gráfico diferente para qualquer série de dados única, o que transforma o gráfico num gráfico de combinação. Para mais informações, consulte Alterar o tipo de gráfico num gráfico existente. Se já não necessitar de um gráfico, poderá eliminá-lo. Clique no gráfico para o seleccionar e, em seguida, prima a tecla DELETE.

Passo 2: Alterar o esquema ou estilo de um gráfico Depois de criar um gráfico, pode alterar instantaneamente o respectivo aspecto. Em vez de adicionar ou alterar manualmente os elementos ou a formatação do gráfico, poderá aplicar rapidamente um esquema predefinido e um estilo ao gráfico. O Excel fornece uma vasta gama de esquemas e estilos predefinidos (ou esquemas rápidos e estilos rápidos) que poderá seleccionar, mas poderá personalizar um esquema ou estilo consoante for necessário alterando manualmente o esquema e o formato dos elementos individuais do gráfico.

Aplicar um esquema de gráfico predefinido 1. Clique no gráfico que pretende formatar utilizando um esquema de gráfico predefinido.

SUGESTÃO São apresentadas as Ferramentas de Gráficos, adicionando os separadores Estrutura, Esquema e Formatar . 2. No separador Esquema, no grupo Esquemas de Gráficos, clique no esquema de gráfico que pretende utilizar.

NOTA Quando o tamanho da janela do Excel é reduzido, estarão disponíveis esquemas de gráficos na galeria Esquema Rápido no grupo Esquemas de Gráficos. SUGESTÃO Para ver todos os esquemas disponíveis, clique em Mais

.

Aplicar um estilo de gráfico predefinido 1. Clique no gráfico que pretende formatar utilizando um estilo de gráfico predefinido.

SUGESTÃO São apresentadas as Ferramentas de Gráficos, adicionando os separadores Estrutura, Esquema e Formatar . 68

2. No separador Estrutura, no grupo Estilos de Gráficos, clique no estilo de gráfico que pretende utilizar.

NOTA Quando o tamanho da janela do Excel for reduzido, os estilos de gráfico estarão disponíveis na galeria Estilos Rápidos de Gráfico no grupo Estilos de Gráficos. SUGESTÃO Para ver todos os estilos de gráfico predefinidos, clique em Mais

.

Passo3: Adicionar ou remover títulos ou rótulos de dados Para facilitar a compreensão de um gráfico, é possível adicionar títulos, como, por exemplo, um título de gráfico ou títulos de eixos. Normalmente, os títulos dos eixos estão disponíveis para todos os eixos que podem ser apresentados num gráfico, incluindo eixos de profundidade (de séries) em gráficos 3-D. Alguns tipos de gráficos (como, por exemplo, gráficos de radar) possuem eixos, mas não conseguem apresentar títulos de eixos. Os tipos de gráficos que não possuam eixos (como, por exemplo, gráficos circulares e em anel) também não conseguem apresentar títulos de eixos. É igualmente possível ligar títulos de gráficos e de eixos ao texto correspondente nas células da folha de cálculo através da criação de uma referência a essas células. Os títulos ligados são actualizados automaticamente no gráfico quando são efectuadas alterações ao texto correspondente na folha de cálculo. Para identificar rapidamente uma série de dados num gráfico, poderá adicionar rótulos de dados aos pontos de dados do gráfico. Por predefinição, os rótulos de dados estão ligados a valores na folha de cálculo, sendo automaticamente actualizados quando são efectuadas alterações a estes valores.

Adicionar um título de gráfico 1. Clique no gráfico ao qual pretende adicionar um título. São apresentadas as Ferramentas de Gráficos, adicionando os separadores Estrutura, Esquema e Formatar . 2. No separador Esquema, no grupo Rótulos, clique em Título do Gráfico.

3. Clique em Título Sobreposto Centrado ou em Acima do Gráfico. 4. Na caixa de texto Título do Gráfico apresentada no gráfico, escreva o texto pretendido.

SUGESTÃO Para inserir uma quebra de linha, clique para colocar o ponteiro no local onde pretende quebrar a linha e, em seguida, prima a tecla ENTER.

69

5. Para formatar o texto, seleccione-o e, em seguida, clique nas opções de formatação pretendidas na Minibarra de

ferramentas. SUGESTÃO É igualmente possível utilizar os botões de formatação do Friso (separador Base, grupo Tipo de Letra). Para formatar a totalidade do título, poderá clicar com o botão direito do rato no mesmo, clicar em Formatar Título do Gráfico e, em seguida, seleccionar as opções de formatação pretendidas.

Adicionar títulos de eixos 1. Clique no gráfico ao qual pretende adicionar uma caixa de texto. São apresentadas as Ferramentas de Gráficos, adicionando os separadores Estrutura, Esquema e Formatar . 2. No separador Esquema, no grupo Rótulos, clique em Títulos dos Eixos.

3. Efectue um dos seguintes procedimentos 

Para adicionar um título a um eixo horizontal (de categorias) principal, clique em Título do Eixo Horizontal

Principal e, em seguida, clique na opção pretendida. SUGESTÃO Se o gráfico possuir um eixo horizontal secundário, também poderá clicar em Título do Eixo Horizontal Secundário. 

Para adicionar um título ao eixo vertical (de valores) principal, clique em Título do Eixo Vertical Principal e, em seguida, clique na opção pretendida.

SUGESTÃO Se o gráfico possuir um eixo vertical secundário, é igualmente possível clicar em Título do Eixo Vertical Secundário. 

Para adicionar um título a um eixo de profundidade (de séries), clique em Título do Eixo de Profundidade e, em seguida, clique na opção pretendida.

NOTA Esta opção só estará disponível quando o gráfico seleccionado for um verdadeiro gráfico 3-D, como, por exemplo, um gráfico de colunas 3-D. 4. Na caixa de texto Título do Eixo apresentada no gráfico, escreva o texto pretendido.

SUGESTÃO Para inserir uma quebra de linha, clique para colocar o ponteiro no local onde pretende quebrar a linha e, em seguida, prima a tecla ENTER. 5. Para formatar o texto, seleccione-o e, em seguida, clique nas opções de formatação pretendidas na Minibarra de

ferramentas.

70

SUGESTÃO É igualmente possível utilizar os botões de formatação do Friso (separador Base, grupo Tipo de Letra). Para formatar a totalidade do título, poderá clicar com o botão direito do rato no mesmo, clicar em Formatar Título do Eixo e, em seguida, seleccione as opções de formatação pretendidas.

71

Manual Excel Nivel Fundamental Vf

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