MANUAL DE USUARIO MÓDULO FACILITADOR “USHAY”
PLAN ANUAL DE CONTRATACIÓN PAC Versión 1.3
ENTIDAD CONTRATANTE QUE MANEJA ESIGEF
MARZO 2015
Contenido .......................................................................................................................................... 0 1. Presentación ............................................................................................................2
2. Fundamento Legal ..................................................................................................2 2.1 Artículos relacionados de la LOSNCP ...............................................................2 2.2 Artículos relacionados del RGLOSNCP .............................................................3 3. Descarga de aplicativo USHAY ..............................................................................5 4. Registro de Datos de la Entidad Contratante en USHAY................................12 4.1 Datos Generales ................................................................................................13 4.2 Dirección............................................................................................................. 14 4.3 Datos Autoridad .................................................................................................16 4.4 Datos Delegado ..................................................................................................16 5. Plan Anual de Contratación ................................................................................20 5.1 Mecanismos para cargar las partidas presupuestarias ........................... 22 5.2 Crear PAC ........................................................................................................27 5.3 Generar PAC en Excel .......................................................................................39 5.4 Registro del Plan Anual de Contrataciones en archivo Excel .................... 42 5.5 Validar PAC .........................................................................................................52 6. Utilitarios USHAY PAC ...........................................................................................54 7. Subir PAC al SOCE .................................................................................................55 8. Modificación al PAC ..............................................................................................64 8.1 Creación y enlace de Certificaciones Futuras ............................................. 69 8.2 Consolidación de partidas presentes y certificaciones futuras ................ 76 8.2.1 Instrucciones y Consideraciones para la Consolidación de varias partidas o cuentas contables .................................................................................77
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1. Presentación El presente manual tiene la finalidad de dar a conocer a las Entidades Contratantes el funcionamiento del aplicativo USHAY y el enlace que existirá con el Sistema Oficial de Contratación del Estado “SOCE” para la elaboración del Plan Anual de
Contrataciones. El manual contempla pasos y recomendaciones para la instalación del aplicativo USHAY, pasos para registro y elaboración de PAC con ESIGEF, pasos para subir en el SOCE el PAC USHAY, información acerca de modificaciones al PAC, el registro de las certificaciones futuras y la consolidación de varias partidas presentes.
2. Fundamento Legal 2.1 Artículos relacionados de la LOSNCP Art. 22.- Plan anual de contratación.- Las Entidades Contratantes, para
cumplir con los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo, sus objetivos y necesidades institucionales, formularán el Plan Anual de Contratación con el presupuesto correspondiente, de conformidad a la planificación plurianual de la Institución, asociados al Plan Nacional de Desarrollo y a los presupuestos del Estado. El Plan será publicado obligatoriamente en la página Web de la Entidad Contratante dentro de los quince (15) días del mes de enero de cada año e interoperará con el portal COMPRASPÚBLICAS. De existir reformas al Plan Anual de Contratación, éstas serán publicadas siguiendo los mismos mecanismos previstos en este inciso. El contenido del Plan de contratación y los sustentos del mismo se regularán en el Reglamento de la presente Ley.
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2.2 Artículos relacionados del RGLOSNCP Art. 25.- Del Plan Anual de Contratación.- Hasta el 15 de enero de cada año, la
máxima autoridad de cada entidad contratante o su delegado, aprobará y publicará el Plan Anual de Contratación (PAC), el mismo que contendrá las obras, bienes o servicios incluidos los de consultoría que se contratarán durante ese año, en función de sus respectivas metas institucionales y de conformidad a lo dispuesto en el artículo 22 de la Ley.
El Plan Anual de Contratación podrá ser reformado por la máxima autoridad o su delegado, mediante resolución debidamente motivada, la misma que junto con el plan reformado serán publicados en el portal www.compraspublicas.gov.ec. Salvo las contrataciones de ínfima cuantía o aquellas que respondan a situaciones de emergencia, todas las demás deberán estar incluidas en el PAC inicial o reformulado.
Los procesos de contrataciones deberán ejecutarse de conformidad y en la oportunidad determinada en el Plan Anual de Contratación elaborado por cada entidad contratante, previa consulta de la disponibilidad presupuestaria, a menos que circunstancias no previstas al momento de la elaboración del PAC hagan necesario su modificación. Los formatos del PAC serán elaborados por el INCOP y publicados en el Portal www.compraspublicas.gov.ec.
Art. 26.- Contenido del PAC.- El Plan Anual de Contratación estará vinculado con los
objetivos del Plan Nacional de Desarrollo o de los planes regionales, provinciales, locales o institucionales y contendrá, por lo menos, la siguiente información:
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1. Los procesos de contratación que se realizarán en el año fiscal; 2. Una descripción del objeto de las contrataciones contenidas en el Plan, suficiente para que los proveedores puedan identificar las obras, bienes, servicios o consultoría a contratarse; 3. El presupuesto estimativo de los bienes, servicios u obras a adquirir o contratar; y, 4. El cronograma de implementación del Plan.
Sin perjuicio de lo anterior, en el caso de entidades contratantes que realicen actividades empresariales o de carácter estratégico, en coordinación con el INCOP, establecerán el contenido del PAC que será publicado en el Portal, con la finalidad de que dicha información no afecte el sigilo comercial y de estrategia necesario para el cumplimiento de los fines y objetivos de dichas entidades.
Art. 27.- Certificación de disponibilidad de fondos.- De conformidad con lo
dispuesto en el artículo 24 de la Ley, para iniciar un proceso de contratación se requiere certificar la disponibilidad presupuestaria y la existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la contratación.
Para cubrir la totalidad del proyecto o para complementar una parte del mismo, se admite la posibilidad de que se presenten propuestas de financiamiento otorgado por los propios oferentes, o por inversionistas, organizaciones estatales, u organismos e instituciones financieras o crediticias; situación que deberá constar de forma expresa en los pliegos. En dicho caso, el financiamiento ofrecido será uno de los aspectos a evaluar y calificar dentro de la determinación del mejor costo previsto en la Ley, de acuerdo a los parámetros que se señalen en los pliegos.
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En cualquiera de los casos previstos, se deberá emitir la certificación sobre la disponibilidad presupuestaria y la existencia presente o futura de los recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de las contrataciones que constan en el Plan Anual de Contrataciones, cuya responsabilidad le corresponde al Director Financiero de la entidad contratante o a quien haga sus veces. La certificación incluirá la información relacionada con las partidas presupuestarias o los fondos a los que se aplicará el gasto; y, se conferirá por medios electrónicos de manera preferente, y de no ser esto posible, se emitirá por medios físicos.
3. Descarga de a plicativo USHAY Ingrese al portal www.sercop.gob.ec, y de clic en la sección USHAY, tal como se
muestra en la imagen a continuación. Imagen 3.1
Imagen 3.1
En la siguiente pantalla podrá encontrar la información para descargar el módulo facilitador “USHAY”. Imagen 3.2
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Imagen 3.2
Para descargar el aplicativo, de clic en el paquete correspondiente al tipo de sistema operativo con el que cuente en su computador. Imagen 3.3
Imagen 3.3
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A continuación Abra o Guarde el archivo, para ello seleccione la acción, luego de clic en el botón “Aceptar”. Imagen 3.4
Imagen 3.4
Si guardó el archivo, el sistema lo direccionará a la carpeta Descargas, tal como se muestra en la imagen a continuación. Imagen 3.5
Imagen 3.5
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Tal como se muestra en pantalla el instalador USHAY se encuentra comprimido, podrá descomprimirlo con un software apropiado como por ejemplo winzip, winrar, etc. Recuerde que el software para descomprimir archivos deberá estar instalado en su computador antes de que proceda a abrir el archivo comprimido. Una vez que descomprima el archivo, el instalador del aplicativo aparecerá como se muestra en la imagen a continuación. Imagen 3.6
Imagen 3.6
Para
instalar
el
aplicativo
USHAY,
de
doble
clic
sobre
el
ícono
setup_ushay_1.0.2_win7. Imagen 3.7
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Imagen 3.7 Antes de instalar, es importante que conozca que el aplicativo USHAY funciona con navegador Mozilla Firefox, y no requiere que esté conectado a internet. Desactive su antivirus momentáneamente al instalar el aplicativo.
Para continuar con la instalación seleccione el idioma, una vez que realice la selección de clic en el botón “Aceptar”. Imagen 3.8
Imagen 3.8
Para empezar la instalación del USHAY declic en el botón “Siguiente”, y así prosiga con la instalación. Imagen 3.9
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Imagen 3.9
Para finalizar la instalación de clic en el botón “Finalizar”. Imagen 3.10
Imagen 3.10
Revise ahora el icono del aplicativo USHAY, aparecerá en el escritorio del computador, tal como se muestra en la siguiente imagen. Para abrir el USHAY, de doble clic sobre el icono. Imagen 3.11
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Imagen 3.11
Una vez que abra el aplicativo se cargará una pantalla como la que aparece a continuación, no cierre la ventana, ya que a través de este servicio se abre el aplicativo de forma automática. Imagen 3.12
Imagen 3.12
Luego de unos segundos se abrirá de forma automática el aplicativo USHAY en el navegador Mozilla Firefox. Imagen 3.13
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Imagen 3.13
4. Registro de Datos d e la Entidad Contratante en USHAY Una vez que haya ingresado al aplicativo, de un clic en la sección “Datos Entidad Contratante”. Imagen 4.1
Imagen 4.1
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Al ingresar podrá observar los Datos generales que deberá registrar la Entidad Contratante en el aplicativo antes de usar el módulo PAC, Pliegos o Calificación. Imagen 4.2
Imagen 4.2 Antes de proceder con el registro de los datos es importante que tome en cuenta que las secciones que cuenten con el símbolo asterisco (*) son de ingreso obligatorio.
4.1 Datos Generales Ingrese los siguientes datos:
RUC: Ingrese el número de RUC de la Entidad Contratante.
RUC SUCURSAL: En caso de usar número de RUC de la sucursal, regístrelo
caso contrario deje en blanco el campo.
NOMBRE DE LA ENTIDAD CONTRATANTE: Ingrese nombre de la Entidad
Contratante. MANEJA ESIGEF: Si la Entidad Contratante maneja ESIGEF, de clic en el casillero. En caso de no manejar ESIGEF no lo seleccione.
LOGO DE LA INSTITUCIÓN: En esta sección deberá cargar el archivo que
contiene el logo de la Entidad Contratante.
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Para cargar el archivo de clic en “Examinar”, seleccione el archivo y de clic en Abrir. Revise a continuación un ejemplo del registro de los Datos Generales. Imagen 4.3
Imagen 4.3 Nota: Recuerde que todos los campos que se encuentran con asterisco (*) son de ingreso obligatorio. En caso de no recordar lo que debe ingresar en cada campo, de clic en el siguiente ícono de ayuda
4.2 Dirección Seleccione los siguientes datos que son de selección obligatoria:
Provincia,
Cantón y
Parroquia,
En la siguiente pantalla podrá observar cómo seleccionar los datos mencionados. Imagen 4.4
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Imagen 4.4
A continuación ingrese:
Calle principal: Nombre de la calle o avenida principal.
Intersección: Nombre de calle o avenida de intersección.
Número: Número o nomenclatura del predio. Referencia más cercana: Nombre de lugar o sitio de referencia.
Código Postal: Número de código postal.
En pantalla un ejemplo del registro de los datos mencionados. Imagen 4.5
Imagen 4.5
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4.3 Datos Autoridad Ingrese los siguientes datos:
Nombre de la máxima autoridad : Nombres y Apellidos de la Máxima
autoridad de la Entidad Contratante. Cargo de la máxima autoridad: Nombre del cargo.
Cédula de la máxima autoridad: Número de cédula.
Nombre del representante Legal: Nombre del representante legal.
Cédula del representante legal: Número de cédula del representante legal.
Revise a continuación la pantalla del registro de “DATOS AUTORIDAD”. Imagen 4.6
Imagen 4.6
4.4 Datos Delegado En caso de que exista Delegación, de clic en la casilla y registre los siguientes datos.
Cédula del Delegado: Ingrese número de cédula del Delegado
Nombre del Delegado: Ingrese nombres y apellidos del Delegado Cargo del Delegado: Ingrese nombre del cargo.
Número de Documento de la Delegación: Ingrese número de resolución en la
cual la máxima autoridad realiza la Delegación.
Fecha de Resolución: Seleccione del calendario fecha que corresponde a la
resolución de la Delegación. El aplicativo permitirá un registro solo de fechas anteriores y hasta la fecha actual. Imagen 4.7
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Imagen 4.7
A continuación un ejemplo del registro de los Datos del Delegado. Imagen 4.8
Imagen 4.8
Una vez que haya registrado todos los datos de clic en “Guardar”. Imagen 4.9
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Imagen 4.9
A continuación revise el mensaje que saldrá en la parte superior de la pantalla. Imagen 4.10
Imagen 4.10
En caso de que haga falta registrar algún dato obligatorio, el aplicativo le indicará a través del mencionado mensaje el error para que lo rectifique, una vez realizado el cambio da clic nuevamente en “Guardar”. A continuación podrá observar datos que fueron registrados por Entidad Contratante. Imagen 4.11
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Imagen 4.11
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Para regresar a la pantalla de inicio del aplicativo, de clic en el ícono “Inicio”, mismo que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla. Imagen 4.12
Imagen 4.12
5. Plan Anual de Contratación Para ingresar al módulo Plan Anual de Contratación del aplicativo USHAY, de un clic en la sección que se enmarca a continuación. Imagen 5.1
Imagen 5.1
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Para el registro del Plan Anual de Contratación primero deberá cargar las partidas presupuestarias, para ello de clic en el botón “Partidas Presupuestarias”. Imagen 5.2
Imagen 5.2
Podrá cargar las partidas presupuestarias mediante una de las opciones que son: “Subir partidas mediante un archivo en Excel” o “Descargar automáticamente las partidas”. Imagen 5.3
Imagen 5.3
21
5.1 Mecanismos para cargar las partidas presupuestarias Podrá cargar las partidas presupuestarias o cuentas contables mediante una de las opciones que son: “Subir partidas mediante un archivo en Excel” o “Descargar automáticamente las partidas”.Imagen 5.4
Imagen 5.4
Ingrese los datos que aparecen en la imagen a continuación. Imagen 5.5
Imagen 5.5
22
Seleccione el ejercicio Fiscal, a continuación de clic en el botón “Examinar”. Imagen 5.6
Imagen 5.6
Localice el archivo Excel “partidas.xls”, de clic en “Abrir”. Imagen 5.7
Imagen 5.7
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Finalmente de clic en el botón “Subir Archivo”. Imagen 5.8
Imagen 5.8
Es importante tomar en cuenta que el archivo “partidas.xls” no es cualquier archivo creado en Excel, es el archivo que se obtiene del SOCE, se lo obtiene del Menú Entidad Contratante- Plan Anual de Contrataciones-Ingresar/Actualizar PAC, luego debe ingresar al Listado de Partidas presupuestarias y al abrir esa ventana localice el botón de “Exportar” y de un clic sobre él. Ubique el archivo exportado para que lo pueda subir en USHAY.
Lea el mensaje que aparece a continuación, para continuar de clic en “ok”, caso contrario clic en “Cancelar”. Imagen 5.9
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Imagen 5.9
Otra de las opciones para cargar las partidas presupuestarias y elaborar el PAC en USHAY es la de “Descargar automáticamente las partidas”. Imagen 5.10
Imagen 5.10
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En la siguiente pantalla seleccione el Ejercicio Fiscal correspondiente, a continuación ingrese nombre de usuario y clave con la que se registra en el SOCE. Luego clic en el botón “Descargar”. Para usar esta opción obligatoriamente necesita de conexión a internet, ya que USHAY descargará las partidas del SOCE.Imagen 5.11
Imagen 5.11
Una vez que se realice la descarga, el aplicativo mostrará un mensaje con el total de registros subidos y con el total del presupuesto asignado. Para continuar de clic en “ok”. Imagen 5.12
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Imagen 5.12
5.2 Crear PAC Para continuar con la elaboración del PAC en USHAY, de clic en el botón“Crear PAC”. Imagen 5.13
Imagen 5.13
Revise el listado de partidas presupuestarias y proceda a realizar la planificación de las contrataciones que se van a realizar en el año. Para ello de clic en el botón “Seleccionar”. Imagen 5.14
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Imagen 5.14
En la siguiente pantalla de clic en el botón “Agregar”. Imagen 5.15
Imagen 5.15
En la pantalla a continuación, proceda a registrar los datos necesarios para la contratación. Imagen 5.16
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Imagen 5.16
29
Seleccione el Código CPC 9 del tipo de bien, obra, servicio o consultoría requerido para la contratación, para ello de clic en “Buscar CPC”. Imagen 5.17
Imagen 5.17
Ahora, realice la búsqueda del código, ya sea por la palabra clave o por el número de código CPC, para ello ingrese la palabra o número de CPC, luego de clic en el botón “Buscar “.Imagen 5.18
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Imagen 5.18
A continuación el sistema mostrará el resultado de la búsqueda, seleccione el código requerido y luego clic en el botón “Seleccionar”. Imagen 5.19
Imagen 5.19
31
Ahora seleccione el “Tipo de Compra”.Imagen 5.20
Imagen 5.20
Ingrese a continuación una “Descripción” clara y precisa de la contratación que se va a realizar. En el siguiente paso proceda a registrar la “Cantidad”, recuerde que puede ingresar números enteros o decimales, para miles y millones no hace falta registrar puntuación alguna, si va a registrar decimales utilice el signo de coma (,). Seleccione a continuación la “Unidad de Medida”, ingrese “Costo unitario sin IVA”,
recuerde que para miles y millones no pondrá signo alguno, y en caso de que necesite registrar decimales utilice el signo d e la coma (,). El “Costo total sin IVA”, en el siguiente paso seleccione el tipo de régimen al que pertenece el procedimiento a registrar. Imagen 5.21
Imagen 5.21
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Si la contratación a realizar proviene de un fondo BID, de clic en el casillero, e ingrese código de proyecto y código de operación. En caso de que no provenga de un fondo BID deje vacío el casillero o quite la selección. Imagen 5.22
Imagen 5.22
Ahora proceda a la selección del Tipo de Presupuesto, Tipo de Producto y Procedimiento Sugerido. El procedimiento sugerido por el aplicativo que aparecerá en pantalla depende del tipo de compra, Tipo de Régimen y del costo total sin IVA seleccionado o ingresado en los pasos anteriores. Es importante tomar en cuenta que en cualquier sección de selección el aplicativo permitirá escoger solo una de las opciones. Imagen 5.23
Imagen 5.23
En caso de seleccionar un tipo de Compra de Bienes o Servicios y si el Tipo de Producto seleccionado es Normalizado, aparecerá la opción “Catálogo Electrónico”.
Si la compra se va a realizar a través de este procedimiento, de un clic dentro del casillero, caso contrario déjelo vacío. Imagen 5.24
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Imagen 5.24
Una vez que haya concluido el registro de todos los datos de clic en el botón “Guardar”. Imagen 5.25
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Imagen 5.25
Ahora, revise el mensaje que aparece en la parte superior derecha de la pantalla, lea detenidamente el mensaje y en caso de que se hayan guardado exitosamente continúe con el registro de las contrataciones. En caso de que no haya registrado correctamente, revise el mensaje y rectifique los datos. Imagen 5.26
Imagen 5.26
Para Editar o Eliminar la información registrada, de clic sobre uno de los íconos siguientes, como se muestra a continuación. Imagen 5.27
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Imagen 5.27
En caso de que existan más contrataciones con una misma partida, de clic nuevamente en “Agregar”. Podrá ingresar varias contrataciones con la misma partida, siempre y cuando no sobrepase el monto de la misma. Imagen 5.28
Imagen 5.28
A continuación, un ejemplo en el que se realizan varias contrataciones en la misma partida. Recuerde además que la partida presupuestaria se encuentra asignada con el IVA, pero el registro de la compra es un presupuesto referencial sin IVA tal como irá al realizar la contratación. Imagen 5.29
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Imagen 5.29
Para continuar con el registro de las contrataciones en la elaboración del PAC, dé clic en el botón “Regresar”. Imagen 5.30
Imagen 5.30
Siga registrando las contrataciones en cada una de las partidas, tal como lo hizo en pasos anteriores de este manual, si en el listado se encuentran partidas que no se manejan con la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación pública (ejemplo Viáticos, sueldos), no las registre. También es importante que tome en cuenta que si alguna partida tiene valor cero “0”, no podrá registrar contratación alguna. Imagen
5.31
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Imagen 5.31
En caso de que requiera eliminar todo el PAC, de clic en la opción que se muestra a continuación. Imagen 5.32
Imagen 5.32
38
Una vez que haya registrado todas las partidas diríjase a la opción “Validar PAC”. Imagen 5.33
Imagen 5.33
Revise más adelante los pasos para realizar la Validación del PAC.
5.3 Generar PAC en Excel Para generar el PAC desde un archivo en Excel, deberá descarga el formato desde USHAY obligatoriamente, si requiere utilizar esta opción, de clic en“Generar PACExcel”. Imagen 5.34
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Imagen 5.34
A continuación de clic en “Generar”. Imagen 5.35
Imagen 5.35
Una vez que haya realizado la acción mencionada en el paso anterior, el archivo Excel “pac_con_esigef.xls” se descargará de forma automática en la carpeta “Descargas”. Imagen 5.36
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Imagen 5.36
De un doble clic sobre el documento pac_con_esigef.xls, al abrir el documento tendrá una hoja en Excel donde se encuentran los datos que se hayan registrado hasta ese momento en USHAY, si no ha registrado ningún dato en USHAY también podrá usarlo, y deberá llenarlo desde cero. A continuación un ejemplo del formato vacío sin datos. Imagen 5.37
Imagen 5.37
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Ahora un ejemplo de un Excel generado con algunos datos, lo que se hizo en este ejemplo es descargar las partidas y llenar algunas contrataciones desde USHAY, luego se procedió a descargarlo con la opción “Generar”. Imagen 5.38
Imagen 5.38
Como puede observar el archivo en Excel se puede generar vacío o con algunos datos, el archivo en Excel permitirá que las Entidades Contratantes usen también esta opción para registrar su planificación de contrataciones, esta es una opción y la otra sería lo mencionado en pasos anteriores, que lo haga todo directamente desde USHAY.
5.4 Registro del Plan Anual de Contrataciones en archivo Excel Si desea registrar el PAC desde el archivo de Excel genérelo desde el aplicativo USHAY o también puede usar un archivo Excel publicado por el SERCOP. Para registrar los datos debe seguir las siguientes instrucciones.
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El formato en Excel no debe ser modificado, no agregar columnas ni filas ni eliminarlas, empezar a llenar desde la fila número 6, no debe saltarse de las filas, no agregar negrillas ni poner fórmulas, no cambie el formato de la hoja. Podrá agrandar o disminuir filas o columnas o cambiar a formato texto las celdas, en eso no habrá inconveniente.
Información de la partida presupuestaria: Ingrese los códigos con todos sus
números no ingrese signos ni símbolos, e ingrese los códigos con todos sus números, es recomendable que revise las partidas tal como se encuentran en el SOCE. Los códigos que debe ingresar son Ejercicio, Entidad, Unidad Ejecutora, Unidad Desconcentrada, Programa, Subprograma, Proyecto, Actividad, Obras, Geográfico, Renglón, Renglón Auxiliar, Fuente, Organismo y Correlativo.
Recuerde que el aplicativo USHAY o el SOCE no validan si el número de partida
que
está
registrando
corresponde
explícitamente
a
la
contratación que va a realizar, valida que el número de toda la partida sea correcta nada más, y esto lo validará en USHAY y el SOCE también lo hará al subir el PAC.
Información detallada de los Productos:
Código de Categoría CPC a nivel 9: El número de código CPC del bien,
obra, servicio o consultoría debe contener 9 dígitos en adelante. El número no contendrá separación de puntos ni comas, ni ningún símbolo adicional. Ej: 9290000113
Tipo de Compra: El tipo de compra que debe ingresar es uno de los
siguientes: Bien, servicio, obras o consultoría. Podrá ingresar en mayúsculas o minúsculas las palabras, y la palabra obras irá en plural, el resto en singular. Ingrese solo una de ellas.
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Detalle del producto: En detalle del producto podrá ingresar la
descripción exacta de la contratación que va a realizar, procure no ingresar símbolos ni tildes.
Cantidad: En esta celda ingrese la cantidad al año de la contratación
que está registrando, podrá ingresar números enteros o decimales. Para registrar miles o millones no los separe con ningún signo, sólo si es que la cantidad tiene decimales separe el número con el signo de la coma (,).
Unidad: En esta celda ingresará la unidad de medida, las unidades
permitidas son las siguientes: No.
UNIDAD
1
KILOMETRO
2
UNIDAD
3
GALON
4
KILOGRAMO
5
METRO CUADRADO
6
LITRO
7
TONELADA
8
METRO CUBICO
9
PIES
10
BARRIL
11
CENTIMETRO CUADRADO
12
CENTIMETRO CUBICO
13
GRAMO
14
CENTIGRAMO
15
LIBRA
16
MILIMETRO
44
17
YARDA
18
PULGADA
19
MILIGRAMO
20
PAR
21
QUINTAL
22
METRO
23
CENTIMETRO
24
KILOMETRO CUADRADO
Costo Unitario: En la siguiente celda podrá ingresar números enteros o
decimales. Al ingresar el costo recuerde que para miles o millones no debe ingresar signo alguno, ingrese la coma (,) únicamente para decimales. El costo unitario no lleva IVA.
Cuatrimestres: En las celdas Cuatrimestre1, Cuatrimestre2 y
Cuatrimestre3, ingresará una letra S en mayúscula, con la cual indicará en qué cuatrimestres realizará la contratación. Si va a contratar en cada uno de los cuatrimestres, ingrese entonces la letra S en las tres celdas mencionadas.
Tipo de Producto: Si su tipo de compra fue de un bien o un servicio,
en esta celda ingrese si es Normalizado o No Normalizado. Puede ingresarlo en letras mayúsculas o minúsculas.
Catálogo Electrónico: Ingrese SI si es que va a realizar la contratación
por catálogo electrónico, o ponga No si es que no se la va a realizar por este procedimiento.
Procedimiento Sugerido: Para el procedimiento sugerido podrá
ingresarlo en mayúsculas o minúsculas. Los procedimientos sugeridos son los siguientes
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No.
PROCEDIMIENTOS SUGERIDOS REGIMEN COMUN
1
SUBASTA INVERSA ELECTRONICA
2
MENOR CUANTIA
3
LICITACION
4
COTIZACION
5
CATALOGO ELECTRONICO
6
INFIMA CUANTIA
7
FERIAS INCLUSIVAS
8
LISTA CORTA
9
CONTRATACION DIRECTA
10
CONCURSO PUBLICO
11
CONTRATACION INTEGRAL POR PRECIO FIJO
No.
PROCEDIMIENTOS SUGERIDOS REGIMEN ESPECIAL
1
COMUNICACION SOCIAL CONTRATACION DIRECTA
2
COMUNICACION SOCIAL PROCESO DE SELECCION
3
CONTRATACIONES DE INSTITUCIONES FINANCIERAS Y SEGUROS DEL ESTADO
4
EMPRESAS PUBLICAS MERCANTILES Y SUBSIDIARIAS
5
SECTORES ESTRATEGICOS
6
OBRA ARTISTICA LITERARIA O CIENTIFICA
7
REPUESTOS O ACCESORIOS
8
BIENES Y SERVICIOS UNICOS
9
CONTRATOS ENTRE ENTIDADES PUBLICAS O SUBSIDIARIAS
10
CONTRATACIONES CON EMPRESAS PUBLICAS INTERNACIONALES
11
ASESORIA Y PATROCINIO JURIDICO CONSULTAS PUNTUALES Y ESPECIFICAS
12
TRANSPORTE DE CORREO INTERNO O INTERNACIONAL
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13
ARRENDAMIENTO DE BIENES MUEBLES
14
ASESORIA Y PATROCINIO JURIDICO
15
SEGUROS
Fondos BID: En caso de que la contratación se realice con fondos del
Banco Interamericano de Desarrollo ingrese la palabra SI, caso contrario ponga No. Las palabras pueden ir en minúsculas o mayúsculas.
Número de código de operación del Préstamo BID: Ingrese número de
código, solo en caso de que haya seleccionado que la contratación se realizará con fondos BID.
Número de código de proyecto BID: Ingrese número de código, solo
en caso de que haya seleccionado que la contratación se realizará con fondos BID.
Tipo de Régimen: Ingrese si el tipo de régimen es Común o Especial,
puede poner las palabras en mayúsculas o minúsculas, no ponga tildes en las palabras.
Tipo de Presupuesto: Ingrese si el Tipo de Presupuesto es de Gasto
Corriente o de Proyecto de Inversión. Podrá ingresar las palabras en mayúsculas o minúsculas, no ponga tildes a las palabras.
Una vez que haya registrado su PAC en el archivo de Excel, guárdelo, se recomienda dejar el mismo nombre con el que se generó,” pac_con_esigef.xls”. En caso de poner otro nombre, use el nombre “PAC”, no ponga símbolos ni signos de puntos o comas a los nombres con los que guarda el archivo, el aplicativo no reconocerá este tipo de datos, tenga en cuenta esta recomendación ya que puede ser por esta razón que no cargue el archivo.
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Si realizó el plan de contrataciones a través del archivo Excel “pac_con_esigef.xls”, proceda ahora a subir el archivo para la validación en USHAY, para ello de clic en “Subir PAC-Excel”. Imagen 5.39
Imagen 5.39
Seleccione Ejercicio Fiscal, a continuación seleccione “Tipo de Procesamiento”, en este caso escoja “Reemplazar el PAC”, luego de clic en el botón “Examinar”, localice el archivo pac_con_esigef.xls y dele clic en “Abrir”, finalmente clic en “Subir Archivo”. Imagen 5.40
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Imagen 5.40
Lea detenidamente el siguiente mensaje, para continuar de clic en “Aceptar”, caso contrario clic en “Cancelar”. Imagen 5.41
Imagen 5.41
49
Una vez que haya realizado la acción mencionada en el paso anterior, podrá observar en el mensaje que aparece en pantalla si el PAC subió exitosamente, para continuar debe dar clic en “ok”. Imagen 5.42
Imagen 5.42
En caso de que al subir el archivo Excel tenga un mensaje de error y no aparezca el mensaje de que se ha subido exitosamente, se le recomienda revisar detenidamente el mensaje para ver el error cometido, para continuar debe dar clic en “Aceptar”. Imagen 5.43
Imagen 5.43
50
Al leer el mensaje del ejemplo anterior, el aplicativo está indicando que existe un error en una de las filas del archivo en Excel, para ser más específico indica que existe error en la fila 40 donde la unidad de medida no existe. Una vez que revisó el error y dio clic en aceptar, diríjase al archivo en Excel pac_con_esigef.xls que guardó en su computador, ábralo y verifique el número de fila y la celda correspondiente al mensaje de error. En la siguiente imagen podráobservar que en el campo UNIDAD de medida está vacío y es por eso que no subió correctamente el PAC.Imagen 5.44
Imagen 5.44
El siguiente paso es realizar la rectificación correspondiente en el Excel pac_con_esigef.xls y guardar este cambio. Imagen 5.45
Imagen 5.45
Una vez que haya guardado el cambio, vuelva a subir el archivo Excel en USHAY. Recuerde que pueden existir varios errores, en este ejemplo existió solo uno, en caso de que existan varios errores, realice todas las rectificaciones correspondientes, no olvide guardar los cambios, y finalmente intente volver a subir el archivo en USHAY hasta que el mensaje indique que se ha subido correctamente el PAC.
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5.5 Validar PAC La opción Validar PAC, será utilizada para cuando haya realizado toda la elaboración del PAC en USHAY, o si lo hizo desde el archivo en Excel pac_con_esigef.xls. Para realizar esta acción de clic en “Validar PAC”. Para continuar con la Validación del PAC, lea detenidamente el mensaje y para continuar de clic en el botón “ok”. Imagen 5.46
Imagen 5.46
A continuación ingrese nombre de usuario y clave, estos datos son los mismos con los que descargó las partidas presupuestarias, son los mismos datos con los que se registra en el SOCE. Recuerde que debe contar con acceso a internet para que pueda realizar esta acción. Una vez que ingrese los datos, de clic en “Aceptar”. Imagen 5.47
Imagen 5.47
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Lea el mensaje que aparece a continuación y de clic en “Generar PAC”. Imagen 5.48
Imagen 5.48
Ahora, en la siguiente pantalla el aplicativo indicará que Guarde o Abra el archivo, seleccione la opción “Guardar archivo” y de clic en “Aceptar”. El archivo se guardará con el nombre “pac.zip”. Revise el archivo en la carpeta “Descargas”. Imagen 5.49
Imagen 5.49
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6. Utilitarios USHAY PAC 6.1 Vista Catálogo de Partidas
Al ingresar a este utilitario podrá obtener una vista previa en PDF del catálogo de partidas cargadas en USHAY. Imagen 6.1
Imagen 6.1
6.2 Vista Previa del PAC Al ingresar a este utilitario podrá obtener una vista previa en PDF de todo el PAC registrado hasta ese momento. Imagen 6.2
Imagen 6.2
6.3 Guardar PAC Esta opción permitirá guardar el PAC en caso de que no lo haya concluido y desee utilizarlo en otro computador o entregándolo a otro usuario para que lo finalice. Recuerde que este archivo no es el que se sube en el SOCE. Imagen 6.3
Imagen 6.3
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6.4 Subir PAC Esta opción permitirá subir un archivo PAC cargado desde el mismo USHAY, generalmente sirve para cuando usted requiere abrir su archivo PAC en otro computador, o cuando requiere enviar el archivo para que lo concluyan otras personas, con esta opción podrá realizar lo mencionado.Imagen 6.4
Imagen 6.4
7. Subir PAC al SOC E Para subir el PAC al SOCE ingrese al portalwww.sercop.gob.ec y en esta pantalla localice el acceso SOCE, tal como se muestra en la siguiente imagen. Imagen 7.1
Imagen 7.1
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Ingrese Ruc, usuario y contraseña, luego de clic en “Entrar”. Imagen 7.2
Imagen 7.2
Una vez que ha ingresado diríjase al menú Entidad Contratante- Plan de Contratación- Ingresar/Actualizar PAC. Imagen 7.3
Imagen 7.3
Ahora, seleccione el año, tal como se muestra en la imagen a continuación. Imagen 7.4
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Imagen 7.4
Una vez que ha seleccionado el año se abrirá una opción para subir el archivo pac.zip, de clic en Examinar, localice el archivo y de clic en abrir.Imagen 7.5- Imagen 7.6
Imagen 7.5
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Imagen 7.6
Ahora de clic en “Subir PAC”. Imagen 7.7
Imagen 7.7
Una vez que realice esta acción, podrá observar que el PAC ya ha sido cargado exitosamente. Imagen 7.8
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Imagen 7.8
El siguiente paso a seguir es el de ingresar a la opción “Editar”. Imagen 7.9
Imagen 7.9
Ingrese a continuación la Descripción “Plan Anual de Contratación”,
luego en la
sección “valor asignado” ingrese monto total del PAC, recuerde no ingresar para
miles o millones puntuación o signo alguno, el signo del punto será usado únicamente para los decimales, para finalizar de clic en el botón “Guardar”. Imagen 7.10
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Imagen 7.10
Revise el siguiente mensaje y de clic en el botón “Aceptar”. Imagen 7.11
Imagen 7.11
Para ir al Paso 2 de clic en el botón“Continuar”. Imagen 7.12
Imagen 7.12
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En la pantalla a continuación podrá observar que se encuentran publicadas las contrataciones registradas en el PAC USHAY. Revise el monto TOTAL, en caso de que exista un valor diferente al registrado en el primer paso, podrá Regresar al paso 1 y editar el Valor asignado para que cuadre con el valor registrado en este paso. Para continuar con el registro de clic en el botón “Continuar”. Imagen 7.13
Imagen 7.13
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El tercer paso de la publicación del PAC es el registro de la Resolución de Aprobación del PAC, se recomienda escanear la resolución y subirla en archivo PDF, en todo caso revise en la sección NOTA, los tipos de archivos en los que podrá subir el archivo de la Resolución. El tamaño de cada archivo que cargue en esta sección podrá ser de hasta 10MB. Para subir el archivo de la Resolución de Aprobación del PAC, de clic en el botón “Seleccionar Archivo”. Imagen 7.14
Imagen 7.14
Localice el archivo, selecciónelo y de clic en “Abrir.Imagen 7.15
Imagen 7.15
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Ingrese en la sección “Descripción” el nombre del documento que va a ser publicado,
finalmente de un clic en el botón “Subir”. Imagen 7.16
Imagen 7.16
Ahora podrá ver el documento subido como se muestra en la imagen a continuación. Imagen 7.17
Imagen 7.17
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Para concluir con el registro del PAC de clic en“Finalizar”. Imagen 7.18
Imagen 7.18
8. Modificación al PAC En el caso en que la Entidad Contratante luego del 15 de Enero, requiera realizar algún tipo de modificación al PAC lo deberá realizar directamente desde el SOCE, no utilizará USHAY para las modificaciones al PAC. Para realizar modificaciones al PAC, ingrese al SOCE y diríjase luego al menú Entidad Contratante-Plan Anual de Contrataciones- Ingresar/Actualizar PAC. De clic en la opción “Editar”, tal como se muestra en la imagen a cont inuación.Imagen 8.1
Imagen 8.1
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Diríjase al PASO 2, para ello de clic en el botón“Continuar”. Imagen 8.2
Imagen 8.2
En pantalla podrá observar los datos de la planificación de las contrataciones, en cada uno de los ítems de las contrataciones se encuentran las opciones para Editar o Eliminar, de clic en la opción requerida para la modificación.Imagen 8.3
Imagen 8.3
Otra de las opciones que se requieren en una modificación al PAC es la de crear nuevas contrataciones, en caso de que requiera realizar esta acción, de clic en el botón “Nuevo”. Imagen 8.4
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En la pantalla a continuación registre los Códigos de la partida presupuestaria (Programa, Proyecto, Actividad, Renglón, Geográfico, Fuente, Organismo y Correlativo). Imagen 8.5
Imagen 8.5
En la siguiente sección, seleccione CPC, Tipo de Compra, Tipo de Régimen, si es una contratación con fondos BID de clic en el casillero que se muestra en pantalla, seleccione Tipo de Presupuesto, Tipo de Producto, Tipo de Procedimiento, ingrese la descripción de la contratación a realizar, Cantidad, seleccione Unidad de Medida, ingrese costo Unitario, el valor total lo calculará automáticamente el sistema, finalmente seleccione el Cuatrimestre en el que va a realizar la Contratación.
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Para la selección del código CPC, de clic en el siguiente ícono. Imagen 8.6
Imagen 8.6
Una vez que haya ingresado todos los datos de clic en “Guardar”. Imagen 8.7
Imagen 8.7
Revise el mensaje que aparece a continuación y de clic en el botón “Aceptar”. Imagen 8.8
Imagen 8.8
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Ahora de clic en el botón “Regresar” y verifique que se encuentre registrada la contratación. Imagen 8.9
Imagen 8.9
En pantalla podrá revisar que la contratación ha sido registrada. Imagen 8.10
Imagen 8.10
Una vez que haya realizado todas las modificaciones correspondientes, diríjase al final de la pantalla del PASO 2 y de clic en “Continuar”. Imagen 8.11
Imagen 8.11
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En el siguiente PASO, suba la Resolución de Modificación al PAC, y para concluir con el registro de la modificación, de clic en “Finalizar”. Imagen 8.12
Imagen 8.12
Es importante recordar que estos pasos los realizará cada vez que ingrese al SOCE a realizar una modificación. Recuerde que la modificación no se realiza en USHAY, se lo hace directamente en el SOCE.
8.1 Creación y enlace de Certificaciones Futuras Para el caso en el que la Entidad Contratante requiera realizar una contratación en la que cuenta con una certificación presupuestaria futura, deberá ingresar al SOCE al paso 2, siguiendo las instrucciones que se han mencionado anteriormente en este manual. Para registrar la certificación futura, de clic en la sección que se enmarca a continuación. Imagen 8.13
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Imagen 8.13
Ahora el sistema le direccionará al PASO 2, en esta pantalla localice el botón “Nuevo” y
de clic sobre él. Imagen 8.14
Imagen 8.14
En la pantalla siguiente, ingrese código, número o descripción de la certificación presupuestaria, e ingrese el resto de datos requeridos para registrar la contratación. Imagen 8.15
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Imagen 8.15
Para continuar, lea el mensaje que se muestra a continuación y de clic en“Aceptar”. Imagen 8.16
Imagen 8.16
Ahora de clic en “Regresar”. Imagen 8.17
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Imagen 8.17
En la siguiente pantalla podrá observar los datos registrados. Imagen 8.18
Imagen 8.18
En caso de que requiera Editar o Eliminar, use los iconos que se muestran en pantalla. En caso de haya concluido con el registro, de clic en “Continuar”. Imagen 8.19
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Imagen 8.19
A continuación el sistema le enviará automáticamente al PASO2, ahora diríjase a la contratación en la que requiere enlazar la certificación presupuestaria creada, para ello de clic en el botón que aparece en la imagen a continuación. Imagen 8.20
Imagen 8.20
En la pantalla siguiente podrá revisar la certificación o certificaciones registradas hasta ese momento. Para seleccionar la certificación requerida, de clic sobre el casillero correspondiente y clic en “Guardar”. Imagen 8.21
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Imagen 8.21
A continuación, el sistema mostrará un mensaje de Confirmación de la selección. Para salir cierre la ventana.Imagen 8.22
Imagen 8.22
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Ahora, diríjase al final de la pantalla del PASO 2, y de clic en el botón “Continuar”. Imagen 8.23
Imagen 8.23
En el paso 3, adjunte el documento físico de la Certificación Presupuestaria Futura. Para adjuntar el documento se le recomienda escanearlo y adjuntarlo en formato PDF. Imagen 8.24
Imagen 8.24
Para concluir con el registro de la certificación futura de clic en “Finalizar”. Imagen 8.25
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Imagen 8.25
8.2 Consolidación de partidas presentes y certificaciones futuras
Con la finalidad de que las entidades contratantes puedan utilizar varias partidas presupuestarias/cuentas contables para realizar determinado procedimiento de contratación, el SERCOP ha desarrollado una funcionalidad que le permite al usuario agrupar o consolidar varias partidas para la ejecución de determinado objeto de contratación. Para ello el sistema le presenta las opciones en las que podrá realizar estas acciones. Imagen 8.26
Imagen 8.26
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8.2.1 Instrucciones y Consideraciones para la Consolidación de varias partidas o cuentas contables
La Entidad Contratante deberá tomar en cuenta que, las siguientes instrucciones y consideraciones deberán seguirse para el caso en que para realizar una contratación, se requiera del uso de varias partidas o cuentas contables. Dependiendo del caso la Entidad Contratante debe recordar que al levantar el pliego con USHAY, este aplicativo solo permite agregar una o dos partidas o cuentas contables, por esta razón si la Entidad Contratante necesita utilizar más partidas o cuentas para la contratación, deberá consolidar las partidas o cuentas contables esto lo deberá realizar primero en el SOCE, antes de realizar el pliego en USHAY.
En el SOCE la Entidad Contratante ingresará al Menú Entidad Contratante- Ingresar o Actualizar PAC, luego dará clic en Editar y se dirigirá al paso 2.
Antes de que se proceda a revisar los pasos para la consolidación, lea detenidamente los siguientes conceptos:
Consolidación de partidas de la misma naturaleza: Las partidas
presupuestarias/cuentas contables que se pueden consolidar para ejecutar determinado objeto de contratación deben ser de la misma naturaleza; es decir,
Igual Tipo de Presupuesto: Solamente de Gasto Corriente o solamente
Proyecto de inversión;
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Igual Tipo de Régimen: Solamente Régimen Común o solamente
Régimen Especial.
Fondos BID: Solamente contrataciones financiadas por el BID o
solamente no financiadas por el BID.
Tipo de Compra: Se pueden consolidar partidas de cualquier tipo de
compra (bien, obra, servicio); excepto para el caso de consultoría que solamente
se
pueden
presupuestarias/cuentas
consolidar
contables
cuyo
o tipo
agrupar de
partidas
compra
sea
consultoría. Para consolidar las partidas o cuentas contables ingrese primero a la sección partidas presentes, esta opción se habilita en todas las contrataciones registradas en el PAC. Diríjase entonces a la contratación en la que requiere consolidar varias partidas, tal como se muestra en la siguiente imagen. Imagen 8.27
Imagen 8.27
Al dar clic en esta opción, el sistema mostrará el listado de partidas o cuentas registradas, seleccione entonces todas las cuentas o partidas que requiere consolidar. Para la selección de clic en el casillero correspondiente. Imagen 8.28
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Imagen 8.28 Para el ejemplo, se seleccionó en una contratación de obra “Construcción de Edificio”, la contratación es de aproximadamente 3.000.000 de dólares, para que la
Entidad Contratante pueda levantar el pliego con este monto, le hace falta ligar otras partidas o cuentas contables, ya que al momento con la partida seleccionada solo cuenta con 2.345.849 dólares y necesita ligar las partidas referentes a servicios de instalación eléctrica y otras referentes a bienes, para que así llegue al monto total de la contratación que realizará. Al dar clic en la opción “Partidas Presentes”, el sistema mostrará a la Entidad Contratante sólo las partidas o cuentas contables que son de la misma naturaleza (Igual tipo de Presupuesto, igual tipo de régimen, si corresponde a los fondos BID y varios tipos de compra). Imagen 8.29
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Imagen 8.29 Recuerde que, en el listado de partidas presentes que se habilita en cada contratación, no aparecerán todas las partidas o cuentas contables presentes, aparecerán únicamente las que son de la misma naturaleza.
Seleccione ahora las partidas o cuentas contables que necesita ligar, tal como se muestra en la siguiente imagen. Imagen 8.30
Imagen 8.30
Una vez realizada la selección de clic en el botón “Guardar”. Imagen 8.31
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Imagen 8.31
El siguiente paso es la consolidación de las partidas seleccionadas en la contratación. Para ello de clic en el siguiente icono. Imagen 8.32
Imagen 8.32
En la siguiente pantalla podrá observar la consolidación de las dos partidas adicionales requeridas para la contratación. Para el ejemplo descrito en este manual en la contratación registrada en el PAC “construcción del edificio”, aparecen ya
registradas las otras partidas o cuentas contables que se requerian para la contratación. Imagen 8.33
Imagen 8.33
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Para finalizar de clic en el botón “Consolidar”. Imagen 8.33
En la siguiente pantalla proceda a imprimir la Consolidación de las partidas o cuentas contables, documento que deberá adjuntarlo en la sección ANEXOS al publicar la contratación en el SOCE. Proceda a dar clic en el botón “Imprimir”. Imagen 8.34
Imagen 8.34
Ahora, en el caso de que la Entidad Contratante antes de Imprimir decida no consolidar las partidas, podrá utilizar la opción “Desconsolidar”, para ello de clic en el botón con dicha descripción. Imagen 8.35
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Imagen 8.35
Al realizar esta acción se borrarán las partidas o cuentas seleccionadas en la consolidación, aparecerá únicamente los datos iniciales del registro de la contratación. Imagen 8.36
Imagen 8.36
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