Manual Usuario SAP Report Painter

Un d er s t an d i n g t h e N Nat u r e o f Y Yo u r B u s i n es s

M US – S SA RE MA AN NU UA AL L U SU UA AR RIIO O – AP P R EP PO OR RT T P PA AIIN NT TE ER R

Manual del Usuario – Report Painter

INDICE Introduc Introducción ción ___ _______ ________ ________ ________ _______ _______ ________ ________ ________ _______ ______ ___ 3 Proceso Proceso ___ _______ ________ ________ _______ _______ ________ _______ _______ ________ _______ _______ ________ ____ 5 Tablas________________ Tablas_______________________ ______________ _______________ _______________ ____________ _____ 9 Bibliotecas ________ _______________ ______________ _______________ _______________ _______________ ________ 11 Seleccionar Seleccionar Caracterís Características ticas________ ________________ ________________ ________________ _______________ ________ _ 14 Seleccionar Seleccionar Ratios Ratios / Ratios Ratios Base Base _______________ _______________________ ________________ ____________ ____ 15 Sets ________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ ____________ _____ 17 Sets Básico Básico _______________ _______________________ _______________ _______________ ________________ ______________ ______ 20 Sets Unidimens Unidimensionale ionaless ________________ ________________________ ________________ _______________ ___________ ____ 23 Layout Estándar _______ ______________ _______________ ________________ _______________ ___________ ____ 25 Control Control de Página________________ Página________________________ ________________ _______________ _______________ ________ 26 Líneas Líneas _______________ _______________________ ________________ _______________ _______________ ________________ __________ __ 27 Columna Columna Clave Clave ________________ ________________________ _______________ _______________ ________________ __________ __ 29 Columnas Columnas _______________ _______________________ _______________ _______________ ________________ _______________ _______ 30 Cabeceras Cabeceras Columnas Columnas _______________ _______________________ ________________ ________________ _____________ _____ 31 Represent Representación ación ________________ _______________________ _______________ ________________ _______________ _________ __ 32 Dep. Idioma Idioma _______________ _______________________ ________________ _______________ _______________ _____________ _____ 34 Gráfico Gráfico ________________ _______________________ _______________ _______________ _______________ ________________ _________ _ 34 Variables _______ _______________ _______________ ______________ _______________ _______________ _________ __ 35 Variables de Valor __________________________ ______________________________________________ ____________________ 36 Variables de Fórmula _________________________ ____________________________________________ ___________________ 40 Variables de Set ___________________________ ________________________________________________ _____________________ 42 Informes Informes ___ _______ ________ _______ _______ ________ ________ _______ _______ ________ ________ _______ _____ __ 43 Selecciones Selecciones Generales Generales ________________ _______________________ _______________ ________________ ____________ ____ 45 Filas del Informe Informe _______________ _______________________ ________________ _______________ _______________ _________ _ 49 Longitud Longitud de Textos de Filas___________________ Filas___________________________ ________________ ____________ ____ 51 Despliegue Despliegue de Filas _______________ _______________________ ________________ _______________ ______________ _______ 52 Columnas Columnas del del Informe Informe _______________ ______________________ _______________ ________________ _____________ _____ 53 Textos Textos de Columnas___ Columnas___________ ________________ ________________ ________________ _______________ __________ ___ 57 Formatos Formatos de Números Números ________________ ________________________ _______________ _______________ ____________ ____ 57 Secciones Secciones _______________ ______________________ _______________ ________________ _______________ _______________ ________ 58 Páginas Páginas Horizontale Horizontaless _______________ _______________________ ________________ ________________ _____________ _____ 59 Variaciones ___________________________ ____________________________________________________ _________________________ 60 Definir Definir Textos del Informe___________________ Informe___________________________ ________________ _____________ _____ 61 Definición Definición de Celdas________ Celdas________________ ________________ _______________ _______________ ______________ ______ 63 Grupos de Informes Informes_______ _______________ ________________ ________________ ________________ ______________ ______ 65 Interfaz Interfaz Informe Informe / Inform Informe e _______________ _______________________ ________________ ________________ ________ 67 Página 2 de 2


Introducción Este documento se ha diseñado para Diseñadores de Informes y para el uso en el desarrollo y el mantenimiento continuo de informes. Esta guía cubrirá todas las áreas como las estructuras dentro del Report Painter, nombrando convenciones, mantenimiento del árbol de informes, y cualquier otra información que ayudara en el desarrollo rápido y eficaz de informes. Se espera que este documento se complementara con el curso de entrenamiento. Este documento no cubrirá al Report Writer, dado que el Report Painter lo reemplaza eficazmente. Report Painter es una herramienta que provee R/3, la cual permite de manera sencilla extraer información de algunos módulos como CO, GL, SIL etc. Ejemplos de estos informes incluyen estados financieros, informes de ventas, e informes de inventario. Las versiones anteriores a SAP R/3 no incluían esta herramienta. Más tarde, la interfaz de usuario de Report Writer se mejoró para ofrecer a los usuarios lo que conocemos como Report Painter. Como se ve en el gráfico, Report Painter agrega una interfaz gráfica fácil de utilizar,

Report Report Writer

+

Graphical Graphical Interface Interface

=

Report Painter

La ruta general para ingresar a Report Painter es: Sistemas Info Report painter (Information systems

Ad hoc reports

Informes Ad hoc

Report painter)

o bien

utilizando los siguientes códigos de transacción: Página 3 de 3


•

GRR1 para crear un Informe

•

GRR2 para modificar un Informe

•

GRR3 para visualizar un Informe

•

GR34 para borrar un Informe

•

FGRP para acceder al menú Report Painter

Este menú presenta funcionalidades compartidas para Report Painter y Report Writer. De hecho aspectos como las bibliotecas y variables son los mismos. Report Writer presenta puntos de ventaja sobre Report Painter pero la construcción de un reporte es mucho más compleja y muy poco amigable para presentársela a un usuario final. Los reportes de Report Painter pueden tomarse como modelo para construir un reporte de Report Writer, pero la funcionalidad contraria no existe.

Para comprender la utilidad de Report Painter puede ser conveniente conocer las diferencias con otras herramientas:

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<

Con excepción de los títulos que contienen valores de texto, Report Painter/ Report Writer únicamente muestran información a través de campos numéricos (por ejemplo, cantidades, costos, etc). Otras herramientas pueden mostrar datos de distintos tipos.

<

Cuando se imprime un informe creado a través de estas herramientas, el resultado final es muy parecido a lo que vemos en pantalla (WYSIWYG).

<

Los

informes

generados

aprovechan

las

jerarquías

configuradas. Es posible ejecutar nuevamente el informe por cada nivel en la jerarquía. <

Los informes pueden manejar múltiples unidades en una misma columna.

Proceso El propósito de esta sección es describir brevemente los pasos principales involucrados en la creación de un informe utilizando Report Painter.

Los pasos siguientes son simplemente una introducción, es posible encontrar variantes que dependen de la complejidad del informe que deseamos generar. 1. Seleccionar una Biblioteca para el Informe

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Todos los informes que creemos tienen asignados una biblioteca. Una biblioteca es un conjunto de características, ratios y ratios base. Obviamente, los informes asignados a una biblioteca, sólo pueden utilizar las características, ratios y ratios base definidos dentro de esa biblioteca. Es posible utilizar las bibliotecas provistas por SAP o crear las nuestras. 2. Escoger un Layout

El layout determina las características del informe que estamos generando, así como también el formato de los datos. Si el layout no concuerda con nuestros requerimientos, podemos crear uno o bien modificar uno existente. También es posible adaptarlo al modificar determinadas características, como por ejemplo el ancho de nuestras columnas. 3. Defini r modelos de filas y colum nas

Un modelo es una estructura unidimensional predefinida que podemos insertar en las filas o columnas de nuestro informe. Si tenemos columnas y filas que utilizan definiciones comunes en nuestros informes, es recomendable crear un modelo.

Es importante definir los modelos de fila / columna antes de definir nuestro informe. 4. Defin ir el Infor me

a. Definir Columnas Página 6 de 6


Definimos las columnas a incluir en nuestro informe a partir de ratios con características y ratios predefinidos. También es posible definir columnas que muestran fórmulas. b. Definir Filas Definimos las filas utilizando las características incluidas en la biblioteca o fórmulas definidas por nosotros las cuáles asignamos nuestro informe.

c. Editar y dar Formato al Informe Damos el formato de acuerdo a los requerimientos. Podemos ocultar filas o columnas, modificar el color o bien el ancho de una columna. d. Definir el criterio para la selección de datos generales Este criterio de selección esta formado por un conjunto de características que se utilizan para seleccionar los datos a partir de los cuales trabajará nuestro informe. Página 7 de 7


No es posible utilizar características que hemos incluido en las filas o columnas de nuestro informe. 5. Asign ar al informe a un Grupo de Inform es

Una vez que hemos definido nuestro informe, tenemos que asignarlo a un grupo de informes. Un grupo de informes puede contener a uno o mas informes que estén asignados a la misma biblioteca.

No es posible utilizar características que hemos incluido en las filas o columnas de nuestro informe. 6. Generar el Grupo de Informes

En este punto, el sistema genera todo lo necesario para la ejecución del informe.

Cuando generamos un grupo de informes, los informes Report Painter se convierten al formato Report Writer.

7. Ejecutar el Grupo de Infor mes

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En este punto el sistema obtiene los datos especificados y los muestra en el formato especificado.

Tablas Es posible utilizar Report Painter con más de una tabla. Algunas estructuras para informes, como por ejemplo CCSS (Cost Center Accounting) se refiere a tablas como COSP, COSS, y otras. Para configurar otros joins de tablas, se pueden crear vistas con las tablas necesarias, luego las vistas se pueden agregar a las tablas de control a través de Flexible Analyses en LIS. Todos los cambios realizados a los informes desde Report Painter , deben ser transportados al mandante de producción, o bien realizar las modificaciones directamente sobre el mandante de producción, para ello se debe tener amplio acceso a dicho mandante. A continuación se incluye una tabla con las tablas que podemos utilizar: Data tables supported

Both Report Painter and Report Writer can be used to report on the following tables and tables types: Evaluation structures set up in the Logistics Information System (LIS). < These structures normally begin with an “S” or “ZF.” Several different tables and views within the R/3 System can be added as evaluation structures. <

<

<

<

Note: You cannot add cluster tables, such as BSEG. CCSS is used for Cost Center Accounting (CO-CCA), Internal Orders (CO-OPA), Activity Based Costing (CO-ABC) and for cost element reports in Project Systems (PS). GLFUNCT is used for functional area reporting in cost-of-sales accounting. GLPCT and GLPCOP are used for Profit Center Accounting (COPCA/EC-PCA). FILC is used for Legal Consolidations (FI-LC).

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Data tables supported < < <

<

<

COFIT is used for the Controlling Reconciliation Ledger (CO-CEL). ZZ tables are created for the Special Purpose Ledger (FI-SL). FIMC is used for consolidations in the Enterprise Controlling module (EC-LC). GLT0 is used for Financial Accounting (General Ledger) reports by account, company, and business area (FI-GL). KKBC , KKBE, and KKBU are used for the Controlling Product Costing module (CO-Costing).

New in Release 4.0A: RWCOOM is used for CO-CCA, CO-OPA, and CO-ABC. RWCOOM is used for special standard reports like internal order budget reports, cost center budget reports and cost component reports. Note: RPPS was used for Project Systems (PS). However, it is obsolete and will no longer be supported in Release 4.0. In Release 3.x there were only two special reports (6P70 and 6P71) using RPPS. These reports cannot be called directly, but via ABAP reports RKOPLAN0 and RKOPLAN1.

<

RWCOOM

Informes de Proyectos Orientados

OFIT

Administración de Recargos: Informes especiales

FILCT

Registros de Totales para el Ledger de reconciliación

GLFUNCT

FI-LC Tabla de Totales de Consolidación Legal

GLPCOP

Tabla de totales con área funcional

KKBC

Contabilidad de centro beneficio

GLT0

GL (EC-PCA, tabla de totales sólo a nivel de código de la compañía

GLPCT

PCA (Informes de partidas abiertas: Centros de beneficio)

CCSS

Tabla de informes CL. CST y administración de recargos de centros de costo

S001

SIV: Tabla de informes: Objeto CO, contabilidad de CSTS. Prod

S006

SIV: Estadística de clientes

S500

SIV: Estructuras propias del cliente

Debido a que actualmente Report Painter no incluye toda la funcionalidad provista por Report Writer es posible convertir un informe creado con Report Painter a Report Writer de forma tal de poder utilizar la funcionalidad completa provista por Report Writer. Para ello es necesario seguir el procedimiento para Página 10 de 10


crear un informe a partir de uno existente creado con Report Painter. El sistema genera una copia del informe generado con Report Painter junto con los Sets de datos que fuesen necesarios.

No es posible editar los Sets generados de esta forma, y tampoco es posible utilizarlos en otros informes o funciones.

Bibliotecas El primer paso antes de crear un reporte con Report Painter es crear una Biblioteca . Las Bibliotecas son estructuras que define el sistema sobre tablas

para permitir la extracción de la información. No se pueden definir bibliotecas sobre todas las tablas de R/3, lo que significa que el uso de Report Painter es limitado. Su alcance abarca reportes sobre Centros de Costo, Centros de Beneficio, Análisis de Rentabilidad, Layouts de Planeación (CO), SIL y Ledgers Especiales. Una biblioteca es un conjunto de: •

Características. Una característica es un campo no numérico, como por ejemplo: cuenta, centro de costos, ejercicio, etc.

•

Ratios (Key Figures). Están formados por un ratio base y una o más características, como por ejemplo: costo real del año actual, costo planificado del año pasado, etc.

•

Ratios Base (Basic Key Figures). Es un campo numérico, como por ejemplo: Costo total, cantidad, etc.

La ruta para crear una biblioteca es la siguiente: Página 11 de 11


Sistemas Info

Informes Ad hoc

(Information systems

Ad hoc reports

Report painter Report painter

Report Writer Report Writer

Biblioteca

Library)

La Biblioteca se crea siempre sobre una tabla. La tabla depende del módulo sobre el cual se quiere generar el informe y normalmente en el help ONLINE se describe cuál es la tabla sobre la que se debe crear la biblioteca. Por ejemplo la tabla para los Centros de Beneficio se denomina GLPCT y para los Centros de Costos CCSS.

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Una vez que ingresamos a la transacción tenemos que darle nombre a nuestra biblioteca. El nombre debe comenzar con Z, dado que de esta forma SAP, interpreta que es una biblioteca propia del usuario. Una vez que hayamos indicado el nombre tenemos que indicar la tabla con la que vamos a trabajar o bien indicar el nombre de otra biblioteca para tomar como pattern.

Una vez que hemos completados estos datos, podemos dar enter o hacer clic en cabecera para completar otros datos, entre ellos tenemos que completar una descripción (campo obligatorio). Las siglas del componente indica el componente para el cual se esta realizando la creación de la biblioteca; por ejemplo, SD, MM, HR, LO, como podemos ver el campo tiene la opción de “Match Code”.

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Después de completar la descripción podemos seleccionar las características, ratios y ratios base que vamos a incluir en nuestra biblioteca. Si fuese necesario podemos completar un grupo de autorizaciones. Por ejemplo podemos crear un grupo de autorizaciones llamado COST. Si luego asignamos este grupo a la biblioteca, únicamente los usuarios que pertenezcan a este grupo podrán utilizar los informes que utilicen esta biblioteca. Para más información consulte el manual de autorización proporcionado por SAP. También podemos utilizar la Interfaz Informe / Informe para permitir que otros informes sean utilizados a partir de un informe que se está ejecutando en pantalla, y a partir de los datos que estamos visualizando. Seleccion ar Características

Las tablas del sistema (accesibles o no a Report Painter) están compuestas por dos (2) tipos de campos: Los campos de características y los campos de valores (o ratios para Report Painter). Los primeros clasifican a los segundos. Un Página 14 de 14


ejemplo de característica son el año, el período, el centro de beneficio, la cuenta contable, el indicador debe / haber etc. Ejemplos de ratios son: Importe de moneda de la sociedad CO, importe en moneda dura, importe en moneda global etc.

También podemos ingresar un set para cada característica, esto significa que si en algún momento hubiésemos creado un set, este estaría disponible para la característica, la creación de set se verá en otro capitulo. Seleccion ar Ratios / Ratios Base

Seleccione los ratios que quiere usar. Se tienen dos (2) clases de ratios, los ratios base los cuales se recomienda dejar con las preselecciones estándar que muestra gráfica, debido a que congrega los tipos de documentos comúnmente afectados y Página 15 de 15


los ratios (normales) de donde podremos escoger la información que mas nos convenga seleccionar (ver siguiente pantalla).

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Si fuese necesario podemos definir nuestros propios Ratios. El nro. de posición es a simple efecto de mantenerlos ordenados, pero con solo colocar el tilde, al grabar SAP dará un numero de posición en forma automática. Quedan por ver dos iconos mas, estos son de carácter informativo. El primero de ellos es el de historial, en donde SAP, nos muestra quien creo la biblioteca y cuando fue la ultima ves que fue modificada, y el segundo es de utilización, la información proporcionada por SAP, es la de decirnos en donde se utiliza la biblioteca, como en nuestro caso todavía no utilizamos la biblioteca, verán que el mensaje que se muestra, es precisamente que la misma no esta siendo utilizada. En este momento tenemos solo la estructura que hace posible que Report Painter extracte la información de la base de datos, el paso siguiente es construir el reporte sobre esa base. Antes de pasar a construir el reporte debemos grabar la biblioteca.

Sets Un set es un objeto que agrupa valores específicos o rangos de valores a través de un nombre. Estos valores existen en una o más características de una tabla. Recordemos que una característica es un campo o columna de una base de datos lógica, de esta forma es que podemos agrupar conjuntos de valores a través de un nombre común. Una de las principales ventajas de los sets es que son fáciles de crear y de mantener, y por lo tanto brindan gran flexibilidad.

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Es posible crear un set que contenga un rango de cuentas, por ejemplo de efectivo. Luego podemos crear un informe basándonos en el set. Si agregamos una cuenta a nuestro sistema no es necesario modificar nuestro informe. Básicamente, un set esta formado por las siguientes partes: •

Nombre del set (max. 24 caracteres)

•

Información de cabecera. Como por ejemplo, tabla, características utilizadas, etc

•

Valores

Hay 4 tipos de sets: 

Sets básico. Para una sola característica o campo. El Sets básico se usa para combinar valores en una estructura no jerárquica.



Sets de una dimensión. Para una sola característica o campo. El Sets de una sola dimensión se usa para combinar otro set unidimensional, pone a los Sets básicos, todos en referencia el mismo campo, en un formato jerárquico. jerárquico. Un ejemplo de esto es el centro de ganancia con su jerarquía normal.



Sets de multi-dimensión: multi-dimensión: Para características características múltiples o campos. El Sets de multi-dimensión multi-dimensi ón se usa para definir un formato mas complejo. Un ejemplo de esto, sería incluir centros de ganancia y cuentas, en un

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mismo Sets multi-dimensión multi-dimens ión que será utilizado que las cuentas sean sumadas por centro de ganancia. 

Sets de ratios, el seleccionar esta opción estaremos creando un Sets de ratios, esto nos sirve para tener distribuido dentro del informe como queremos se muestren dichos ratios y cual será su comportamiento. Cabe aclarar que esta opción no es muy útil a la hora de aplicarlo en nuestros informe.

En el presente documento sólo se verán las dos primeras opciones, es decir un Sets básico y un Sets unidimensional. El mantenimiento de los sets de datos se hace mediante la pantalla del Report Writer

Sets, o bien mediante la transacción GS01. Para los propósitos de este

manual, nosotros no cubriremos las opciones de modificación, baja, y/o visualización. Dependiendo de la versión de SAP con que estemos trabajando, las pantallas pueden sufrir algunas alteraciones como así también, no encontrarse algunas funcionalidad, que se fueron agregando a medida que se fueron liberando las nuevas versiones de SAP. El sistema nos llevará a la pantall pantallaa que se muestra a continuación:

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En esta pantalla se deberá ingresar el nombre del set, la tabla con la cual vamos a trabajar (o seleccionar un set como pattern) e indicar el tipo de set.

La opción de sets de ratios no existe en versiones previas a la 4.0C Sets Sets Básic o

Para seguir definiendo el Set, y luego de llenar la primer pantalla, presionaremos la tecla ENTER, el sistema nos solicitará que ingresemos en nombre del campo por el cual será relacionado el Set.

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Una vez seleccionado el campo, se mostrara la pantalla siguiente.

Aparecerán los datos de cabecera, entre los que podemos completar una descripción. El nombre simbólico es necesario si utilizaremos nuestro set para cálculos en fórmulas ya que Report Writer utiliza nombres simbólicos como coordenadas para acceder a celdas. Ahora podemos pasar a Valores (F7). Aquí ingresamos los valores para un set básico de acuerdo al tipo de campo seleccionado para el set. Podemos ingresar valores, un rango, una variable y/o una fórmula en un set básico. Página 21 de 21


De Valor: En este campo se pueden ingresar valores comunes como así también nombres de Sets ya definidos. A Valor: Idem al punto anterior. Si vamos a utilizar el set en un informe de Report Painter, es necesario completar los siguientes campos: Texto de Línea: Se ingresara el texto que queremos que aparezca en el informe. El resto de los campos no son frecuentemente utilizados e indican: GrF: A una línea de set se le asigna un grupo de formato. De esta forma, es posible definir determinados formatos de edición (por ejemplo, el ancho de columna) para las columnas o líneas que resulten de esta línea de set en un informe. Nm.simb.: Nombre simbólico

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UK: Indicador de suprimir intervalo jerarquía. Se utiliza para comprimir el desglose de intervalos de valores o de jerarquías. En principio el indicador solo es relevante si se lo utiliza como set de líneas en un informe. Normalmente, un intervalo se desglosa en sus entradas individuales en un set básico, es decir, el intervalo de cuentas 400000-400100 generaría las líneas 400000, 400001, ..., 400100 (en caso de que existan estas cuentas). P/M: Tratamiento de las líneas según el signo. Las entradas válidas son: •

‘‘

La línea se visualiza siempre

•

‘+’

La línea se visualiza sólo cuando el valor es positivo o cero

•

‘-‘

La línea se visualiza sólo cuando el valor es negativo

Finalizada la carga de los datos, grabaremos el Set. Sets Unidim ensionales

La primer pantalla para crear el Set unidimensional, es exactamente igual en todas, por lo que solamente veremos al segunda pantalla, esta se describe a continuación:

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Nombre del Set: se deberá ingresar, el nombre de set básico creados en su momento, como podemos apreciar el campo tiene la opción de Match Code, para el cual se quiere relacionar este set unidimensional. El resto de las funciones son para el comportamiento del SET dentro del informe a crear, como se aclara un otras paginas de este documento, estas funcionalidades no son utilizadas con frecuencia a la hora de diseñar un informe, dado que su comportamiento dentro del informe, en muchos casos, no es el esperado. Finalizado en ingreso de los datos, deberemos presionar la tecla de grabar para crear el SET en forma definitiva.

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Layout Estándar El layout estándar se utiliza para mantener un orden dentro de los informes. Dentro del layout estándar, podemos entre otras cosas, definir el ancho de las columnas, cual será la puntuación decimal de nuestro informe, etc. El sistema SAP nos ofrece un Layout Estándar por defecto, pero nosotros podemos crear nuestros propios Layout, por convenciones de SAP, nuestros Layout siempre deben comenzar con una Z. La ruta general para ingresar es: Report Writer → Layout Estandar A continuación se muestra la pantalla que el sistema nos presentara.

En Layout Estándar, ingresaremos el nombre de nuestro Layout a crear. Es necesario indicar el Modelo de Layout Estándar, este es un campo obligatorio, por lo que siempre que queramos crear un nuevo Layout, deberemos proporcionarle dicho nombre, SAP proporciona el Layout denominado SAP, esto no significa que luego no podamos modificar nuestro Layout. Ingresados estos parámetros, el sistema nos llevará a la pantalla que se muestra a continuación. En ella tenemos que configurar una descripción para nuestro layout y un grupo de autorizaciones (opcional). Debajo, podemos ver unas solapas que permiten configurar distintas opciones. Las solapas son: •

Página / Control Página 25 de 25


•

Líneas

•

Columna Clave

•

Columnas

•

Cabeceras Columnas

•

Representación

•

Dep. Idioma

•

Gráfico

Control de Págin a

En esta solapa podremos indicarle a nuestro Layout, cuales serán nuestros controles de pagina, cuales serán los márgenes de pagina y demás controles. En Tamaño de Pagina indicaremos cual será el tamaño de nuestra pagina, tanto en ancho como en largo. Al presionar el Icono de Márgenes de Página, nos Página 26 de 26


aparece una nueva pantalla, en la cual informaremos cuales serán los márgenes de nuestra pagina tanto sea márgenes izquierdos como así también márgenes derechos, superior e inferior. En Control le diremos a SAP, si el layout que utiliza nuestro informe puede ser modificado en el momento de ser ejecutado, también indicaremos si al momento de correr el informe se genera la impresión de un LOG. Las Opciones de color permiten proponer los colores que ya están definidos para las columnas y filas dentro del informe, en caso contrario, esta opción no estará disponible.

Líneas

En esta solapa indicaremos las características de nuestra línea a mostrar en el informe, a continuación se presenta la pantalla con las distintas opciones.

El Intervalo de totalización nos permite obtener, cortes por totales dependiendo del intervalo, es decir que a mayor cantidad de intervalos, tendremos menos

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posibilidades de no obtener totales. Por ejemplo, el siguiente informe tiene niveles de agrupación de 0 a 3, se visualizaría la siguiente lista: *** Suma total de ctas. 110,00 ** Grupo de ctas. 1 35,00 * Cuenta A 10,00 Centro coste 1 7,00 Centro coste 2 3,00 * Cuenta B 25,00 Centro coste 1 21,00 Centro coste 2 4,00 ** Grupo de ctas. 2 75,00 * Cuenta C 35,00 Centro coste 1 17,00 Centro coste 2 18,00 * Cuenta D 40,00 Centro coste 1 23,00 Centro coste 2 17,00

Si se indica el intervalo de agrupación de 2 a 3, se visualizaría la siguiente lista: *** Suma total de ctas. 110,00 ** Grupo de ctas. 1 35,00 ** Grupo de ctas. 2 75,00

Marcar totales, si nuestro informe contiene líneas de totales y este Flag esta marcado, cuando se genere un total el sistema lo mostrara con un asterisco adelante. Posición de totales, dependiendo de la opción que elijamos, nuestro totales se verán en determinado lugar del reporte. Tratamiento de líneas en blanco, esto nos permite tener un informe mas compacto, ya que podemos entre otras cosas Suprimir las líneas en blanco y las

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columnas en cero. En el caso de haber seleccionado la opción de formulario, el reporte se generara de acuerdo al estándar de SAP, para Report Painter. Columna Clave

Esta opción del Layout, nos permite darle una mayor funcionalidad a nuestra columna clave, (Columna de características), los parámetros que se pueden modificar se presentan en la siguiente pantalla:

En Contenido podremos especificar que es lo que queremos que se muestre en nuestro informe. Como vemos tenemos distintas opciones, desde denominación hasta clave, independientemente de lo anterior también podemos indicar cual es el tipo de texto que queremos visualizar en el informe, para una mejor apreciación de lo antes definido, se cree conveniente que el usuario pruebe las distintas opciones. Columna Clave, Ancho: Es el ancho que queremos darle a nuestra columna clave. Página 29 de 29


Columna Clave, Posición: Es la posición a partir de la cual nosotros queremos que comience mi columna clave. Sangría (Sangrado), esto nos permite realizar una sangría entre totales, esta sangría se realiza en forma automática dependiendo de la cantidad de posiciones hubiesemos ingresado. Al seleccionar Subrayar también el texto el informe subrayará todos los textos de la columna clave. Al seleccionar Repetir columna clave el informe repetirá la columna clave en todas las paginas del informe. Columnas

Para poder trabajar sobre las características de nuestras columnas, tendriamos que realizar clic, sobre la solapa de Columnas, el sistema nos llevara a la pantalla siguiente.

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En Posición de totales configuramos la manera se imprimirán los totales en nuestro informe, estos pueden ser a la izquierda y a la derecha. Hay que tener en cuanta que esta modificación será para todas las columnas por igual, dentro de nuestro informe. La Separación de Columnas especifica cual será la separación entre columnas, esto queda a criterio del usuario. Tratamiento de ceros en columnas, al tildar este Flag, el reporte no mostrará los ceros en las columnas, por consiguiente nos mostrará espacios en blanco, para una mejor visualización es conveniente tildar este Flag. En Layout ingresamos el ancho de la columna y en que posición comenzará a imprimir, esto es de derecha a izquierda, como podemos ver en la pantalla, tenemos un icono Otros Grupos Formatos, si presionamos este icono el sistema nos mostrará 5 grupos más de formatos, los mismos pueden ser modificados y/o utilizados luego dentro del informe. Cabeceras Columnas

Para trabajar con las Cabeceras de Columnas, debemos ingresar en la solapa que tiene este titulo Cabeceras de Columnas, según se muestra en la próxima imagen.

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En Contenido seleccionaremos cual es el contenido de nuestra cabecera de columna que mostrará nuestro reporte. Si queremos darle una alineación distinta a la estándar, entonces deberemos seleccionar cuál es la alineación que queremos utilizar en nuestro reporte, hay que tener en cuenta que esta parametrización afectará a todas las cabeceras de nuestro reporte. Eliminar separadores de columnas, el Report Painter, tiene en forma estándar el hecho de separar las columnas y las filas de un reporte con una línea, si seleccionamos esta opción estas líneas desaparecerán de nuestro reporte. Representación

En esta solapa le diremos al “REPORT PAINTER”, de que forma serán representadas nuestras columnas a través de nuestro Layout estándar, las características que podemos cambiar se muestran en la imagen siguiente.

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En Formato de Número asignaremos la cantidad de decimales con que será mostrado nuestro reporte. La escala nos permite representar grandes números a una determinada escala, hay 6 tipos de escala. Invertir signo +/-: Al presionar este Flag, el signo significativo de nuestros valores se verán a la izquierda del valor. Visualizar Unidad: Al marcar este Flag el reporte nos mostrara la unidad de medida y la moneda de los valores según sea el caso. Grupo de formatos: para esta opción existen hasta 5 grupos de formato para representar nuestras columnas. Valor Cero: Con esta opción tenemos la posibilidad de indicarle al informe, cual será el carácter que represente el cero dentro de nuestras columnas. Valores no Definidos: cuando dentro de un reporte, este no puede representar un valor, y dependiendo de la opción que hallamos seleccionado, el reporte mostrara un espacio en blanco o el valor representativo estándar de SAP.

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Dep. Idio ma

Muchas de las parametrizaciones, realizadas dentro del Layout son dependientes del idioma, para lograr cambios dentro de ellas, debemos presionar sobre la solapa Dep. Idioma, el sistema mostrará una pantalla como la que muestra mas abajo.

Como se puede ver en la pantalla podemos seleccionar otros idiomas y cambiar tanto los decimales, como el signo significativo y la fecha.

Gráfico

Con el Report Painter, se tiene la posibilidad de generar gráficos a partir de los datos de nuestro informe, para parametrizar estos gráficos contamos con la solapa de gráficos, la misma se muestra a continuación.

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Esta opción no será tratada en el curso, por lo que sugerimos, una vez terminado este, se trate de trabajar con gráficos para buscar la forma mas adecuada, al querer mostrar nuestros reportes.

Variables Las variables permiten que el usuario determine en el momento de la ejecución del informe los valores que quiere ver en él. Por ejemplo puede determinar el año y el período de la información. Podemos crear los siguientes tipos de variables: •

Variables de Valor

Este tipo de variables representan un valor específico que el usuario puede ingresar directamente. •

Variables de Fórmula

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Podemos crear una variable asociada a una fórmula, la cual determina el valor de la variable. Por ejemplo podemos crear una variable que calcule el año anterior al actual. •

Conjuntos de Variables

Este tipo de variables representan un conjunto de valores contenidos dentro de un Set.

Variables de Valor

Las Variables de valor permiten que el usuario capture directamente en la pantalla el valor de la característica para la selección de los datos. Por ejemplo EJERCICIO: 2001. Este tipo de variable solo permitirá capturar un valor en el momento de la ejecución. La ruta para crear una variable nueva es: Sistemas Info

Informes Ad hoc

Report painter

Report Write

Variable

o bien utilizando el código de transacción GS11.

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Para nuestro manual procederé a crear dos (2) variables para el período contable, de tal forma que el usuario al momento de ejecutar el reporte puede dar los valores Desde – Hasta. A continuación se muestran las pantallas respectivas. Vamos a crear primero la variable Desde: Una vez que hallamos ejecutado la transacción, la pantalla Crear Variable: Acceso aparece. Aquí debemos completar el nombre de la variable que

queremos crear, así como también la tabla y el nombre del campo para el cuál utilizaremos nuestra variable y a partir del cuál el sistema toma el tipo. Ahora seleccionamos el tipo de variable que en este caso será del tipo Valor. También es posible crear un variable a partir de otra existente.

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Al dar clic sobre Datos generales o Enter, pasamos a la pantalla de Crear Variable de Valor: Datos Generales .

Aquí podemos completar una descripción para nuestra variable. El valor predeterminado es el que corresponde al campo que seleccionamos previamente. La descripción es el texto que luego muestra el sistema al usuario para solicitar un valor para la variable, así que es conveniente completar un texto un poco mas explicativo. Para el caso de nuestro ejemplo reemplazamos el valor Período por Período Desde. También es conveniente completar un valor propuesto, que corresponde al valor predeterminado para la variable. Ahora podemos grabar nuestra variable haciendo clic en Save. De la misma manera creamos la variable Z_TO (Hasta). Seleccionamos la misma tabla y campo, pero ahora completamos otra descripción, como por ejemplo Período Hasta. Ahora el valor propuesto lo establecemos a 12.

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Después de haber creado estas variables, podemos ir de nuevo al informe para incluirlas en las selecciones generales tal y como se muestra en la gráfica siguiente

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Variables d e Fórmul a

La ruta es la misma de las variables de valor, pero estas son variables internas del sistema. El usuario no puede digitar sus valores en el momento de ejecutar el informe. Sus valores se determinan automáticamente a partir de un valor que el usuario determina. Ejemplo: Existe un reporte que presenta información comparativa entre dos (2) años y usa dos (2) variables para esta característica, una de tipo valor y otra de tipo fórmula. En el momento de su ejecución el usuario digita el valor para el año más reciente a través de la variable de valor y el sistema calcula automáticamente el valor para el año anterior usando la variable de fórmula. La variable de fórmula está definida como el valor de la variable de valor menos uno (1), es decir el valor que el usuario digita por pantalla menos uno.

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Como vemos el procedimiento es el mismo que para variables valor, pero cuando seleccionamos la opción Datos Generales, la pantalla ya no es la misma:

Aquí podemos ingresar la fórmula, los operadores que podemos utilizar son los siguientes: Symbol +

Operator

Addition Subtraction Multiplication

/ () SIN COS TAN SQRT TRUNC INT DIV MOD

Division Exponential value Parentheses Sine Cosine Tangent Square root Truncation to integer Truncation to integer Quotient of whole number division Remainder of whole number division

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ABS EXP LOG ROUND

Absolute value Exponential function (n x) Logarithm Rounding

Variables d e Set

La ruta es la misma de las anteriores variables. Recordemos que las Variables de valor solo permiten capturar un valor en el momento de la ejecución. Las variables de SET permiten que el usuario digite un valor, un rango de valores o un grupo de valores.

Primero tenemos que ingresar una descripción para nuestra variable, al igual que en los casos anteriores. Luego tenemos que indicar cuales serán los valores predeterminados de nuestra variable modificando la selección Propuesta. Si seleccionamos Todos los Página 42 de 42


valores, no es necesario seleccionar un conjunto de valores. Si en cambio seleccionamos Default Set, tenemos que ingresar el nombre del set de valores. Finalmente tenemos que indicar cuales son los campos de entrada asociados a nuestra variable.

Informes Para crear un informe: Sistemas Info

Informes Ad hoc

Report Painter

o bien utilizando el código de transacción GRR1. La pantalla Report Painter: Crear Informe aparece.

Primero debemos ingresar el código de la biblioteca que va a utilizar nuestro informe, que podría ser el código de la biblioteca que anteriormente se creo, el Página 43 de 43


código del informe a crear así como también su descripción. Finalmente oprima el icono de crear. Es posible crear nuestro informe utilizando otra que ya existe como base, para ello debemos ingresar el nombre del informe que deseamos utilizar como pattern en Copiar desde / Informe. Es importante que ambos informes utilicen la misma biblioteca. Oprima el icono de enter y aparecerá una pantalla que muestra un informe vacío con cuatro filas y cuatro columnas (esta es la estructura básica para un informe).

Ahora podemos completar la descripción del informe en más detalle. Si hacemos doble clic en la descripción aparece una ventana como la siguiente en la que podemos completar los textos breves, medios y explicativos. Página 44 de 44


El paso a seguir es el tratamiento de las selecciones generales.

Selecciones Generales

Las selecciones generales son restricciones de los valores de las características que aplican a todo el informe. Estas restricciones se pueden dar en las selecciones generales, en la definición de líneas y en la definición de columnas. Para iniciar el tratamiento seleccione Tratar > Selección General.

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Las características que se limitan en las selecciones generales no aparecerán disponibles en la definición de las líneas ni de las columnas. Por ejemplo, es muy probable que la sociedad CO o el año apliquen para todo el informe. Las restricciones de los valores de características se pueden dar con valores constantes o con variables.

Si definimos mas de un objeto (como por ejemplo Cost Centers e Internal Oders) tenemos que asegurarnos que estos objetos estén definidos en todas nuestras secciones. En la seccion Orders, tenemos que agregar la característica Cost Center, mientras que en la sección Costs Centers tenemos que agregar la característica Order.

Definición en la primer sección: 

Cost center: &1KOSET



Order: #

Definición en la segunda sección: 

Cost center: #



Order: &6-AUFGR

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En la ventana Definición elemen.: Selecciones generales , seleccionamos una característica de las disponibles. Para seleccionarla hacemos clic en

.

Repetimos el procedimiento para cada una de las características que nos interesan. Para cada una de ellas ingresamos los valores, rangos o grupos, o las variables que permitirán que el usuario restrinja los valores en el momento de ejecutar el reporte. Para ver mas información sobre como definir variables ver Apéndice A.

Seleccionamos las características generales a restringir. Para cada una de ellas ingresamos los valores, rangos o grupos, o las variables que permitirán que el usuario restrinja los valores en el momento de ejecutar el informe. Para el ejemplo se seleccionaron las siguientes características generales: Ejercicio

2003

Sociedad

1000

Período

se utilizaron dos variables para establecer los limites Página 47 de 47


Para establecer una variable a una característica, tenemos que activar el indicador de variable en la entrada correspondiente en la columna

.

Las siguientes características se deben definir en un informe, ya sea como parte de criterios de selecciones generales, criterios de filas o criterios de columnas:     

Company Ledger Version Record type Period

Por razones de optimización es conveniente especificar todas las características que no utilicemos en las filas o columnas de nuestro informe.

•

En los informes asignados a la tabla CCSS, siempre debemos utilizar la característica controlling area en la selección de datos generales. Esta característica solo puede ser utilizada como constante o como variable.

•

La característica company code depende del cost center que a su vez depende del tiempo. Si el cost center no es válido para el período de tiempo actual, el sistema no puede Página 48 de 48


determinar un company code válido y por lo tanto no es posible mostrar información alguna. Si el cost center fue válido para un company code distinto para el año previo, el sistema asigna los valores al company code que es válido para el master data date del informe. •

Debido a que la fecha para datos maestros que dependen del tiempo en informes Report Painter es la fecha de datos maestros, deberíamos establecer esta fecha de manera explícita de forma tal que todos los cost centers utilizados en el informe sean válidos en esa fecha. Para hacer esto, seleccionamos Output parameters

→

Master data date en la pantalla de selección del informe.

Filas del Info rme

Una vez determinadas las selecciones generales del informe, procedemos a definir las filas del mismo. Para ello se da doble clic sobre el título que dice LÍNEA 1. Aparecerá un cuadro similar al de las selecciones generales pero que no incluye las características ya tratadas allí. En la grilla se pueden determinar valores para las características que seleccionamos: o

Podemos ingresar valores individuales, intervalos o grupos de valores

o

Si queremos definir todos los posibles valores ingresamos un asterisco (*)

o

Si queremos definir el valor initial ingresamos un numeral (#) Página 49 de 49


o

Si queremos ingresar una variable activamos la opción de variables

o

Si queremos ingresar un Set activamos la opción

. Esta opción se utiliza

para ingresar grupos de valores.

Por razones de performance, se deben utilizar Sets siempre que sea posible. Para nuestro ejemplo seleccionamos dos características: clases de coste y centro de coste. En ambos casos se activaron las opciones de Set y variable. El resultado podemos verlo en la siguiente figura:

Ahora podemos modificar los textos breves, medios y explicativos. Para ello hacemos clic en

. Si ya finalizamos el tratamiento para esta línea podemos

hacer clic en Verificar y así detectar posibles errores. Finalmente hacemos clic en confirmar para aceptar la selección. Página 50 de 50


El menú Tratar -> Línea agrupa un conjunto de funciones especiales: o

Traer modelo Línea, inserta una estructura predefinida o modelo en el informe.

o

Insertar lín.blanco, inserta una línea en blanco en la fila actual (donde está el cursor).

o

Suprimir, oculta la línea en la cual el cursor está posicionado. Las líneas ocultas retienen su contenido y pueden ser utilizadas en fórmulas. Para modificarlas utilizamos la opción Lineas suprimidas -> Modificar.

o

Desplegar, expande un grupo jerárquico de valores definido en la línea.

Lon gitu d de Textos de Filas

El sistema por defecto asigna el texto mediano para desplegar en la pantalla y un ancho de columna de 20 caracteres, pero si este resulta muy corto o muy largo se puede cambiar el tipo de texto y/o modificar el ancho de la columna. Para modificar el tipo de texto utilice la ruta Formato -> Textos Líneas / Columnas y seleccione la clase de texto deseado. El texto correspondiente a la primer columna lo establecemos seleccionando Columnas Claves.

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Para modificar el ancho de la columna clave usamos la ruta Formato -> Columna y asignamos el ancho deseado estipulado en número de caracteres. Despliegue de Filas

El despliegue es una función que permite en el momento de ejecutar el reporte discriminar los valores de las características que se encuentran en cada línea o por el contrario si no se despliega mostrar en una sola línea el valor total para todos los valores de la característica. Este despliegue se permite sólo para las características que se definen en las líneas. Para desplegar una línea nos situamos sobre ella y usamos la ruta Tratar -> líneas -> Desplegar Y escoja el orden de las características y si deseamos desplegar o no.

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Las opciones disponibles son tres: o

Desglosar, si seleccionamos esta opción el sistema muestra los valores individuales, los subtotales y el total general. Los subtotales se calculan basándose en la estructura jerárquica, que establecemos cuando ingresamos los indicadores, en el ejemplo 1 para Clase de coste, 2 para Centro de coste.

o

Val.indiv., únicamente se muestran los valores individuales y las sumas no aparecen en la fila. Esta opción es recomendable para características que usualmente no calculamos sumas como en el caso de valores estadísticos.

o

No desglosar, es el valor preestablecido y muestra totales para el grupo.

Columnas del Informe

Luego de definir las líneas del informe procedemos a definir sus columnas. Una columna contiene una combinación de Ratios Básicos, y probablemente Página 53 de 53


características. Para definir la primera columna nos situamos sobre el título Columna 1 y damos doble clic.

A continuación se debe escoger el tipo de elemento que deseamos: o

Ratio con Características, aquí podemos combinar ratios básicos con las características que deseemos agregar.

o

Ratio predefinido, el sistema ofrece un conjunto de conceptos que nacen de combinar ratios básicos con características.

o

Fórmula, esta opción solo está disponible si hemos agregado otras columnas. Se definen fórmulas para generar los datos de la columna a partir de los datos contenidos en otras columnas.

a. Seleccionamos Ratio con características Si optamos por la primer opción aparecerán en la pantalla los ratios que seleccionamos en la biblioteca. En el área superior de la ventana podemos seleccionar el ratio que queremos mostrar en la columna. En el área derecha de la ventana podemos seleccionar las características que queremos utilizar para restringir los datos, como podemos ver ya no aparecen las opciones que fueron

seleccionadas anteriormente

(selecciones generales y líneas). Como en el caso de las filas: o

Podemos ingresar valores individuales, intervalos o grupos de valores

o

Si queremos definir todos los posibles valores ingresamos un asterisco (*) Página 54 de 54


o

Si queremos definir el valor initial ingresamos un numeral (#)

o

Si queremos ingresar una variable activamos la opción de variables

o

Si queremos ingresar un Set activamos la opción

. Esta opción se utiliza

para ingresar grupos de valores.

b. Seleccionamos Ratio predefinido Aparece una lista con un conjunto de ratios predefinidos, de entre los cuales podemos escoger uno. En la pantalla siguiente solo es necesario ingresar los valores de las características asociadas.

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También es posible realizar modificaciones como en el caso anterior. c. Seleccionamos Fórmula Aparece la pantalla que nos permite definir una fórmula utilizando columnas y celdas previamente definidas.

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Textos de Colu mnas

A través del menú Formato

Fila / Columna podemos escoger el uno de los

tres formatos de texto (corto, medio, largo). También es posible asignar una variable como parte del encabezado de una columna. Cuando ejecutemos el informe, el nombre de la variable se reemplaza por el valor de la misma. Para utilizar una variable ingresamos el nombre de la variable de la siguiente forma: <&nombre_var> Por ejemplo para el caso de la variable Z_FROM ingresamos <&Z_FROM>. De manera similar al menú Tratar

Líneas, el menú Tratar

Columnas,

provee un conjunto de funciones que permiten ocultar una columna o insertar un modelo. Para modificar el ancho de una columna ver ancho de una fila en el presente documento. De ahora en adelante, cada vez que se adicione una línea o una columna verifique el reporte con shift + F6. Debe aparecer en la última línea un mensaje “No se han producido ERRORES”, de lo contrario algo no ha sido validado por el sistema. Si esta función no se activa con regularidad es posible que después de un gran trabajo no sea muy fácil determinar cuál es el origen de un error.

Formatos de Números

Los formatos de números se definen por columnas y permiten determinar la escala de las cifras y la cantidad de decimales. En la línea superior a cada columna se encuentra un número de un digito que indica cual es el grupo de formatos de números. Todas las columnas que tengan este número igual tendrán el mismo formato de números. Si se desea asignar un nuevo formato de números a una columna, cambie primero el grupo de formatos dando doble clic Página 57 de 57


sobre el número ya asignado. Aparecerá una ventana con los grupos de formatos posibles de donde se debe escoger uno no usado.

Luego nos situamos sobre la columna y utilizamos el menú Formato -> Columnas, para poder especificar la configuración de las opciones del grupo.

Secciones

Las secciones permiten al usuario hacer varias definiciones de líneas y columnas que se imprimen una a continuación de la otra. Cuando se empieza a definir un informe el sistema adopta por defecto el número de sección 0001 pero si el usuario lo desea, puede crear una nueva sección en donde realice una

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nueva definición de reporte. Los pasos a seguir son exactamente los mismos que se han descrito hasta aquí para la creación de líneas y columnas. Algunas características de las cuales podemos sacar provecho son: •

Podemos ingresar un texto para cada sección

•

Especificar encabezados de columnas distintos para cada sección, los cuales se imprimen de manera separada

•

Podemos ingresar un salto de página con cada sección

•

Utilizar layouts distintos para cada sección

•

Condiciones de orden para cada sección

Para crear una nueva sección use la ruta: Tratar

Seciones

Nueva Sección

Págin as Horizont ales

Una página horizontal está formada por una o más columnas de un informe, de forma tal que juntas forman una unidad lógica. Cada página horizontal se define y muestra en una nueva página del informe en una pantalla separada. Cuando definimos una nueva página horizontal, las definiciones de filas no cambian. Para crear una nueva página horizontal, seleccionamos: Tratar Horizontal •

Pagina

Nvo. Bloque Columnas

Ahora aparece una estructura de filas / columnas en las cuales las filas ya están definidas.

•

Los iconos

y

se activan para navegar entre las páginas.

Es posible que las fórmulas se refieran a columnas que están en otras páginas.

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Variaciones

La

variación es una función que permite crear un informe separado por cada

elemento de un grupo, el cuál se utiliza como criterio de selección general.

En la figura vemos un grupo de informes compuesto por dos informes (ambos con el mismo nombre). Los datos que estamos viendo corresponden al segundo informe del grupo, y como vemos en la parte inferior de la pantalla, para ese informe se ha definido una variación sobre centro de coste. Actualmente se estamos viendo los datos sin discriminar puesto que se ha seleccionado el valor asterisco (*) que permite ver todos los centros de coste. Debajo de la carpeta (*) vemos dos centros de coste (1000 y 2000) que si seleccionamos alguno genera que el informe trabaje solo con los datos correspondientes a ese centro de coste. Página 60 de 60


Defini r Textos del Informe

Es posible que queramos definir textos especiales como es el caso de cabeceras o pies de página. Todas estas opciones se encuentran agrupadas en el menú Detalles

Textos del Informe.

Desde allí podemos acceder a definir:

•

Cubierta

•

Líneas de Cabecera

•

Líneas de Pie

•

Final de Página

•

Texto para exportar

Veamos el caso de definición de una cubierta para el informe. Seleccionamos la opción correcta del menú y aparece la pantalla Modificar Cubierta.

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En esta pantalla podemos ingresar: •

Texto, simplemente escribimos el texto que deseamos, en la posición que queremos.

•

Variables Generales, hacemos clic en Var.Gral. y seleccionamos una de las posibles.

•

Parámetros de Selección, podemos imprimir cualquiera de los parámetros de selección incluidos en nuestro informe. Para el caso de nuestro ejemplo podemos incluir por ejemplo la variable Desde: , Hasta: o ambas.

•

Variables Especiales.

•

Características.

•

Marcos, para insertar un marco tenemos que posicionar el cursor en una de las esquinas del marco que queremos dibujar y después presionamos

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el botón Marco. Luego posicionamos el cursor en la esquina opuesta y volvemos a presionar el botón marco. En la figura podemos ver la ventana de diálogo que aparece en todos los casos y con la cual podemos seleccionar el elemento que queremos ingresar.

Defini ción de Celdas

Las celdas son útiles para realizar operaciones matemáticas dentro de un informe. Una celda especifica una ubicación particular o rango dentro de la matriz filas / columnas de un informe. En Report Painter podemos especificar una fila, una columna o una celda en particular. Si queremos trabajar con celdas, primero tenemos que seleccionarlas. Para ello, nos posicionamos en la celda que queremos utilizar y luego hacemos doble clic.

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En la parte izquierda de la celda aparece un tilde que nos dice que la celda ha sido seleccionada. Si no asignamos un texto a la celda seleccionada, el sistema le asigna una descripción de manera automática. Para modificar el texto seleccionamos Tratar Elementos

Modificar Texto

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Todas las celdas que seleccionemos de esta manera estarán disponibles en la ventana de formulas. En la figura podemos ver la celda seleccionada con el denominador Z001. Grupos de Informes

Cuando se generar informes dentro del Report Painter, estos deben incluirse dentro de un grupo de informes. Cuando ejecutamos un informe determinado, internamente SAP ejecuta el Grupo de Informes, por lo que tenemos que tener en cuenta, que si en nuestro Grupo de Informes tenemos más de un reporte estos se ejecutarán siempre, por más que no hayamos solicitado su ejecución, este proceso puede reducir el tiempo de respuesta al ejecutar un informe. La primera vez que se trate de ejecutar un informe el sistema mostrará un mensaje en donde dice que es necesario que el informe sea incluido en un Página 65 de 65


grupo de informes para poder ejecutarlo. Con un grupo de informes es posible agrupar informes de una misma biblioteca que utilizan datos similares pero presentados de distintas maneras.

Los informes que incluimos en un grupo de informes deben pertenecer a la misma biblioteca.

Esto mejora la performance para informes que básicamente trabajan sobre la misma información, debido que los datos se leen una vez y luego se distribuyen a los informes. Cuando se ejecuta un informe se ejecutan todos los informes que están en un mismo grupo y en el proceso de visualización se puede escoger cuál informe se desea ver.

Es recomendable que todos los informes que estén en el mismo grupo tengan las mismas variables. En el momento de la ejecución el sistema desplegará posibilidades de entrada de parámetros para todas las variables de todos los reportes del grupo. Si las variables son diferentes para todos los reportes será muy difícil distinguir cuál variable es de qué informe. Entonces se tendrán dos posibilidades: 1. Incluir el reporte en un grupo ya existente. 2. Crear un nuevo grupo de reportes.

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Si la elección es por un grupo ya existente use el match code para seleccionarlo. De lo contrario digite el nombre del nuevo grupo y el sistema le dará la posibilidad de crearlo. Luego de esto el sistema generará el grupo de informes y mostrará la pantalla de selección de datos. Los grupos de informes se pueden mantener usando la ruta: Information Systems

Ad Hoc Reports

Report Painter

Report Writer

Grupo de Informes

Interfaz Informe / Informe

Usando la misma ruta para modificar los grupos de informes se puede definir la interfaz informe / informe para un grupo de reportes. Esta utilidad permite, desde la visualización de la ejecución de un reporte, visualizar información adicional a la que se presenta. Por ejemplo: desde un reporte de ejecución presupuestaria por cuenta se pueden visualizar las partidas individuales de cada cuenta, llegando al documento financiero o de materiales. Esta funcionalidad es también conocida como Drill Down. Si definimos la interfaz informe / informe en el grupo de informes y además lo hacemos en la biblioteca, el sistema utiliza los informes definidos en el grupo de informes. El usuario debe seleccionar primero los informes que desea llamar desde la ejecución del grupo de informes y luego debe incluirlos en el grupo de informes de la siguiente forma:

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Use la opción de modificar el grupo de informes y pase a la pantalla de cabecera mediante el botón

. En el recuadro interfaz informe / informe en la primera

línea aparecerá la leyenda “No se han asignado informes al grupo de informes”, lo que significa que no existe aún un reporte que se pueda llamar desde la ejecución de otro.

Oprima el botón Configurar... y se desplegará una ventana que permite adicionar informes de varios tipos con la tecla F6.

Para ingresar un informe al la interfaz hacemos clic en agregar fila

. La

ventana de selección de informe aparece, aquí seleccionamos el informe que deseamos ingresar.

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Finalmente grabamos los cambios realizados

.

Los tipos de informes que se pueden incluir son: •

Informes del Portafolio de informes (EIS).

•

Investigaciones (EIS y PA).

•

Transacciones.

•

Informes de Report Writer.

•

Informes de Report Painter.

•

Programas de ABAP.

•

Queries.

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Manual Usuario SAP Report Painter

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