MEMAHAMI KOMUNIKASI YANG BERKESAN DALAM ORGANISASI

TEKNOLOGI KOMUNIKASI UNTUK LATIHAN SHAR 2013 TAJUK: MEMAHAMI KOMUNIKASI YANG BERKESAN DALAM ORGANISASI

 Nama: Farah Haziqah Binti Haslim  No. matrik: A13HA0189  Nama pensyarah: Dr. Mohd Nasir Bin Markom

1

ISI KANDUNGAN

Bil. Topik 1.

Pengenalan 

2.

3.

M/s

Fungsi komunikasi dalam organisasi

Perbincangan

3 5 5



Mengenal komunikasi berkesan

5



Memahami jangkaan majikan terhadap pekerja

6



Komunikasi lisan dan bukan lisan

7



Medium komunikasi dalam organisasi

8



Memahami proses komunikasi

9



Membangunkan kemahiran komunikasi dalam organisasi

10



  Kemahiran mendengar 

12



  Kemahiran berunding

13



Keberkesanan komunikasi pengurus dan pekerja

13



Halangan komunikasi berkesan

14



Mengatasi halangan komunikasi

Kesimpulan

16 17

2

1.0 PENGENALAN

Organisasi boleh ditakrifkan sebagai gabungan dua orang atau lebih yang bekerja bersamasama secara berkoordinasi bagi mencapai sesuatu hasil atau objektif. Demi mencapai kejayaan di tempat kerja kita perlulah mengamalkan komunikasi berkesan di tempat kerja. Komunikasi bermaksud pemindahan maklumat antara pengirim dan penerima melalui media tertentu. Komunikasi organisasi adalah satu proses pertukaran idea, pendapat, maklumat,  perhubungan dan sebagainya yang mempunyai tujuan dan dipersembahkan secara peribadi atau tidak peribadi melalui simbol atau isyarat yang bertujuan untuk mencapai matlamat organisasi. Terdapat tiga elemen komunikasi iaitu pengirim, penerima, dan saluran. Komunikasi berkesan apabila mesej yang disampaikan difahami dengan tepat dan jelas oleh  penerima, makna mesej difahami dan dikongsi bersama oleh pengirim dan penerima. Komunikasi boleh berlaku dalam pelbagai bentuk seperti penulisan, lisan, visual, ataupun saluran elektronik. Antara matlamat komunikasi organisasi adalah untuk memberi kefahaman tentang maklumat yang disampaikan kepada penerima, memastikan penerima memberikan tindak balas positif terhadap maklumat yang disampaikan, membentuk hubungan positif  antara penyampai dan penerima, dan seterusnya bertujuan untuk membina perasaan muhibah antara penerima dan organisasi. Setiap organisasi perlu mengamalkan komunikasi berkesan secara dalaman dan juga luaran. Komunikasi secara dalaman bermaksud pemindahan dan penukaran maklumat di kalangan ahli organisasi manakala komunikasi luaran pula bermaksud bermaksud membawa maklumat kedalam atau keluar dari organisasi. Sebagai contoh, organisasi akan bertukar-tukar  maklumat dengan pelanggan, pembekal, pengedar, pesaing, dan juga pelabur. Komunikasi  berkesan akan menyebabkan pengirim dan penerima maklumat faham akan maklumat yang dipindahkan seterusnya dapat memberikan pelbagai kelebihan kepada kedua-dua pihak  terutamanya dalam sesebuah syarikat. Komunikasi merupakan asas yang menyatupadukan aktiviti semua fungsi yang wujud dalam sesebuah organisasi. Dengan wujudnya saluran komunikasi dalam organisasi, setiap individu dapat berinteraksi, memahami, bertukar-tukar  maklumat antara satu sama lain, dan mewujudkan kerjasama yang berterusan dikalangan ahli organisasi. Kecekapan organisasi adalah bergantung terhadap keberkesanan saluran komunikasi yang diamalkan dalam organisasi tersebut.

3

Komunikasi adalah perkara yang amat penting di dalam sesebuah organisasi. Fungsi dan aktiviti para pengurus tidak akan berjalan dengan baik jika tiada komunikasi yang berkesan. Matlamat organisasi pula mungkin tidak akan tercapai jika komunikasi di dalam organisasi  bermasalah. Komunikasi penting dalam organisasi kerana dengan adanya komunikasi, seorang pengurus boleh menyampaikan ideanya dalam membuat perancangan dan dapat memberikan motivasi kepada ahli-ahli organisasi. Kemahiran berkomunikasi adalah sangat  penting untuk membolehkan pengurus menjalankan setiap peranan dengan baik. Dengan mengamalkan komunikasi berkesan di tempat kerja, pekerja dan pengurus dapat menyelesaikan masalah dengan kadar segera. Hal ini kerana, pekerja dapat memberitahu dengan jelas sekiranya terdapat masalah yang berlaku di tempat kerja. Sebagai contoh,  pekerja mungkin akan mengalami masalah dengan tugas yang dilakukannya. Pekerja yang mahir berkomunikasi akan menggunakan kemahirannya untuk membuat laporan ke ketua  jabatan berkenaan masalah yang dihadapinya dan seterusnya dapat menyelesaikan masalahnya dengan cepat. Selain itu, komunikasi berkesan juga memberikan kesan positif  terhadap pembuatan keputusan. Komunikasi berkesan memainkan peranan penting terutamanya ketika pihak pengurusan sedang menjalani mesyuarat berkenaan dengan syarikat. Komunikasi berkesan dapat memudahkan lagi perbincangan antara pihak pengurusan untuk  mencapai kata sepakat dalam memutuskan sesuatu keputusan. Komunikasi berkesan juga dapat meningkatkan produktiviti syarikat. Hal ini kerana arahan tentang kerja akan mudah diterima dan difahami oleh pekerja seterusnya dapat meningkatkan tahap kecekapan pekerja dalam melakukan tugas mereka. Aliran kerja dalam organisasi juga akan lebih teratur  sekiranya pekerja menerapkan komunikasi berkesan dalam melaksanakan tugas mereka. Sebagai contoh, pekerja dapat bertukar-tukar maklumat sesama sendiri seterusnya dapat mempercepatkan lagi proses pelaksanaan tugas mereka. Aliran kerja juga lebih teratur kerana  pekerja dapat memahami arahan yang diberikan oleh pihak atasan. Oleh itu, dapat dirumuskan bahawa komunikasi adalah satu elemen yang sangat penting dalam sesebuah organisasi bagi memastikan kejayaan pengurusan organisasi tersebut. Kegagalan dalam mengamalkan komunikasi berkesan dalam organisasi akan menimbulkan  pelbagai masalah seterusnya akan menyebabkan syarikat mengalami kerugian dari pelbagai aspek terutamanya dari aspek pengeluaran dan keuntungan. Kertas ini akan membincangkan tentang fungsi komunikasi, komunikasi berkesan,jangkaan majikan, kemahiran komunikasi lisan dan bukan lisan, medium komunikasi, proses komunikasi, kemahiran komunikasi, keberkesanan komunikasi, halangan dalam berkomunikasi dan cara-cara mengatasinya. 4

1.1 Fungsi komunikasi dalam organisasi

Terdapat pelbagai pendapat yang berbeza dari pelbagai sarjana berkenaan tentang fungsi komunikasi dalam organisasi. William (1984) menegaskan fungsi komunikasi dalam konteks  pengurusan sesebuah organisasi adalah perancangan dan pengorganisasian, arahan dan motivasi, pengawasan dan pengawalan, latihan, dan penialian dan perubahan. Manakala Farace (1977) pula menyatakan tiga fungsi komunikasi dalam organisasi iaitu fungsi  pengeluaran, penyelenggaraan, dan inovasi. McCroskey dan Richmond (1992) pula memberikan enam fungsi komunikasi terhadap organisasi yang terdiri daripada maklumat,  penyelarasan, integrasi, mengurus, memujuk, dan sosialisasi. Secara umumnya fungsi komunikasi dalam organisasi adalah cara pelaksanaan fungsi pengurusan organisasi itu sendiri. Terdapat empat fungsi utama dalam pengurusan organisasi iaitu perancangan,  penyusunan, pengarahan dan kepimpinan, dan pengawalan. Keempat-empat fungsi tersebut melibatkan proses komunikasi kerana tiada perancangan yang boleh dilakukan tanpa  berlakunya proses komunikasi. Apabila kita melakukan perancangan, kita perlu mendapatkan maklumat dan membuat keputusan melalui komunikasi. Pelaksanaan fungsi komunikasi dalam organisasi membolehkan organisasi untuk mencapai tahap prestasi komunikasi yang tinggi seterusnya dapat membantu organisasi untuk mencapai tahap keberkesanannya. 2.0 PERBINCANGAN

Terdapat beberapa faktor yang perlu diketahui dalam memahami komunikasi yang berkesan dalam organisasi iaitu fungsi komunikasi dalam organisasi, mengenal komunikasi berkesan, memahami jangkaan majikan terhadap pekerja, komunikasi lisan dan bukan lisan, medium komunikasi dalam organisasi, memahami proses komunikasi, membangunkan kemahiran komunikasi dalam organisasi, kemahiran mendengar, kemahiran berunding, keberkesanan komunikasi pengurus dan pekerja, halangan komunikasi berkesan, dan mengatasi halangan komunikasi. 2.1 Mengenal komunikasi berkesan

Mempunyai idea yang bagus adalah sia-sia sekiranya kita tidak tahu cara yang betul untuk  menyampaikannya kepada orang lain. Untuk menjadikan mesej yang disampaikan lebih  berkesan, pastikan mesej tersebut berbentuk praktikal, satu fakta, ringkas dan padat, jelas, dan juga meyakinkan. Yang pertama, kita perlu menyediakan maklumat yang praktikal dalam menyampaikan mesej. Berikan penerima maklumat yang berguna kepadanya, sama ada maklumat tersebut dapat membantu penerima melakukan sesuatu tugas atau maklumat 5

tersebut dapat membantu penerima memahami polisi syarikat. Yang kedua, pastikan maklumat yang diberikan adalah fakta. Gunakan bahasa yang mudah difahami, maklumat terperinci, dan pastikan maklumat yang disampaikan adalah jelas, meyakinkan, tepat, dan  beretika. Sediakan bukti bagi menguatkan lagi mesej yang disampaikan. Yang ketiga, sampaikan maklumat dengan cara yang berkesan. Penerima akan memberi respon secara  positif sekiranya maklumat yang disediakan memenuhi keperluannya. Pastikan tidak  menyampaikan mesej yang tidak diperlukan dan tidak penting kepada penerima. Menyampaikan mesej terlalu banyak akan menyebabkan maklumat berlebihan, dimana akan menyebabkan penerima sukar untuk mengenalpasti maklumat yang berguna dan maklumat yang tidak berguna seterusnya akan menyebabkan stres terhadap penerima mesej. Yang keempat adalah menjelaskan jangkaan dan tanggungjawab. Tulis mesej untuk menjana tindakbalas spesifik dari spesifik audiens. Nyatakan dengan jelas apa yang dijangkakan dari audiens. Yang terakhir adalah memberikan hujah-hujah dan cadangan yang meyakinkan dan menarik. Tunjukan kepada penerima bagaimana merea boleh mendapatkan faedah dengan memberi tindakbalas terhadap mesej yang disampaikan. Lima ciri-ciri tersebut adalah sangat  penting dalam mengamalkan komunikasi berkesan di tempat kerja. 2.2 Memahami jangkaan majikan terhadap pekerja

Seorang pekerja yang berkaliber perlu mengetahui jangkaan yang ditetapkan terhadap dirinya oleh majikan. Majikan seringkali menjangkakan pekerjanya untuk menjadi cekap dalam  berkomunikasi. Majikan

sering menilai

pekerja

melalui keupayaan pekerja

untuk 

 berkomunikasi dalam organisasi. Terdapat beberapa kemahiran yang boleh diamalkan oleh  pekerja bagi memenuhi jangkaan majikan seterusnya dapat membantu membangunkan kerjaya pekerja tersebut. Pekerja perlu pandai menyusun idea dan maklumat secara sempurna agar mesej yang disampaikan mudah difahami. Pekerja juga perle menyampaikan idea dan maklumat dengan tegas dan meyakinkan agar penerima percaya akan maklumat yang disampaikan. Pekerja juga perlu meningkatkan kemahiran mentafsir mesej dengan membaca atau mendengar maklumat yang disampaikan dan mengekstrak maksud yang cuba disampaikan dari mesej tersebut. Untuk meningkatkan kemahiran komunikasi, pekerja digalakkan untuk berkomunikasi dengan individu-individu dari pelbagai latarbelakang dan  pelbagai pengalaman. Perkara ini dapat menigkatkan pengetahuan serta mempelbagaikan lagi kemahiran komunikasi yang sedia ada. Seterusnya, seorang pekerja itu perlulah menggunakan teknologi komunikasi dengan berkesan dan cekap. Sebagai contoh, pekerja  perlu tahu cara yang betul bagi menyampaikan mesej melalui teknologi seperti telefon pintar  6

dan komputer. Terdapat pelbagai aplikasi dalam telefon pintar yang boleh memudahkan lagi kaedah komunikasi dan pekerja juga boleh menggunakan e-mail di komputer untuk  menghantar mesej kepada penerima. Untuk menunjukkan bahawa seseorang pekerja itu mahir berkomunikasi, pekerja itu perlulah menggunakan tatabahasa, ejaan, dan aspek lain dalam penulisan dan percakapan yang berkualiti tinggi. Perkara ini adalah penting untuk  memastikan mesej yang disampaikan adalah berkualiti dan mudah difahami oleh penerima. Pekerja juga perlu berkomunikasi dengan beretika bagi menunjukkan pekerja itu seorang  pekerja yang berkualiti. Perkara ini termasuk berkomunikasi dengan sopan santun dan menggunakan perkataan yang sesuai dalam mesej yang disampaikan. Etika berkomunikasi adalah sangat penting kerana melalui etika komunikasi majikan dapat menilai kemahiran komunikasi seseorang pekerja tersebut. Pekerja perlu sedar akan kepentingan meningkatkan kemahiran komunikasi di tempat kerja kerana kemahiran ini dapat membantu bukan sahaja  pada diri pekerja malah dapat memberikan faedah kepada organisasi tersebut. 2.3 Komunikasi lisan dan bukan lisan

Komunikasi lisan adalah komunikasi yang melibatkan pertuturan dan tulisan serta melibatkan keupayaan menggunakan perkataan atau bahasa. Komunikasi lisan adalah bertujuan untuk  mencari penyelesaian masalah, medapatkan persetujuan, mencetus idea dan pendapat, dan untuk membuat keputusan. Terdapat beberapa kaedah dalam komunikasi lisan, contohnya melakukan pembentangan, memberikan ucapan, mesyuarat, dan perbualan telefon. Komunikasi bukan lisan adalah komunikasi yang melibatkan aspek-aspek gerakan badan, mimic muka, gerakan mata, nada suara, sentuhan, cara penampilan, dan sebagainya. Terdapat  beberapa pembahagian dibuat mengenai komunikasi bukan lisan. Lima klasifikasi komunikasi bukan lisan adalah proksemik, kinesik, paralinguistik, kronemik, dan artifaktual. Proksemik adalah jarak dan kawasan. Kinesik adalah kajian tentang gerakan badan manusia. Paralinguistik adalah komunikasi bukan lisan yang melibatkan suara atau bunyi. Kronemik  adalah pengaruh masa terhadap komunikasi. Artifaktual pula adalah penampilan fizikal,  penampilan diri, objek yang dibawa ketika berlangsungnya proses komunikasi. Setiap tingkahlaku dan kata-kata yang kita lakukan dalam proses komunikasi mempunyai tafsiran sendiri. Oleh itu, kita perlu pandai menggunakan teknik komunikasi yang sesuai dengan mesej yang ingin disampaikan agar tidak berlaku kesalahfahaman dalam menyampaikan mesej.

7

2.4 Medium komunikasi dalam organisasi

Medium atau saluran adalah perantara yang membawa mesej daripada pengirim kepada  penerima. Saluran yang digunakan selalunya akan diesesuaikan dengan bentuk komunikasi. Proses komunikasi jarang berlaku dengan hanya menggunakan satu saluran sahaja. Terdapat tiga jenis medium utama yang digunakan dalam organisasi iaitu secara bersemuka, bertulis, dan perantaraan menggunakan teknologi. Setiap saluran mempunyai keupayaan memproses maklumat. Walaubagaimanapun, setiap saluran mempunyai batasan tersendiri seperti tahap keupayaan untuk meyakinkan penerima dalam menerima mesej. Jenis medium yang pertama adalah komunikasi bersemuka. Komunikasi bersemuka wujud di semua tahap dalam sesebuah organisasi. Antara hubungan bersemuka yang wujud adalah seperti komunikasi diad iaitu hubungan antara ketua dan subordinat, komunikasi interpersonal seperti hubungan dengan rakan sekerja, komunikasi kumpulan seperti komunikasi dalam mesyuarat, komunikasi awam seperti dalam taklimat. Terdapat beberapa kaedah komunikasi bersemuka dalam organisasi iaitu arahan tugas, perundingan, delegasi, temuduga, pembentangan, mesyuarat, dan taklimat. Jenis medium yang kedua adalah komunikasi bertulis. Komunikasi melalui tulisan boleh dibahagika kepada tulisan bersifat maklumat, tulisan pemujukan, tulisan untuk mendapatkan maklumat atau penjelasan, dan tulisan bersifat teknikal. Tulisan bersifat maklumat bertujuan untuk menyampaikan maklumat dan memberi tunjuk ajar atau arahan. Tulisan berbentuk   pemujukan digunakan dalam organisasi dengan tujuan untuk mengubah sikap individu atau kumpulan. Tulisan untuk mendapatkan maklumat adalah tulisan yang bertujuan untuk  memperoleh penjelasan atau maklumat terbaru. Tulisan berbentuk teknikal pula adalah tulisan yang menjelaskan tentang perkhidmatan atau pengeluaran organisasi. Terdapat  beberapa bentuk komunikasi tulisan dalam organisasi tetapi yang utama adalah laporan, kertas cadangan atau kertas kerja, memorandum, surat edaran, manual, dan pelbagai surat rasmi yang lain. Jenis medium yang ketiga adalah perantaraan menggunakan teknologi. Perkembangan pesat dalam teknologi komunikasi turut berlaku bagi membantu system pengurusan dan operasi sesebuah organisasi. Terdapat beberapa jenis alat teknologi yang biasa digunakan dalam organisasi pada masa ini iaitu teknologi automasi dan teknologi maklumat. Teknologi automasi adalah berbentuk alatan. Teknologi maklumat pula adalah teknologi yang  berteraskan rangkaian komputer. Contohnya faksmili, mel elektroik, telefon selular, dan 8

videokonferens. Teknologi maklumat yang digunakan dalam pemprosen maklumat dan komunikasi pula boleh dibahagi kepada dua iaitu teknologi komunikasi berbentuk tulisan dan teknologi komunikasi lisan. Walaubagaimanapun, teknologi tersebut menjadi tidak berkesan sekiranya pihak pengurusan dan pekerja sendiri tidak mepunyai keupayaa untuk menguasai teknologi tersebut. Oleh itu, pihak pengurusan perlulah mengenalpasti terlebih dahulu apakah alat-alat teknologi yang diperlukan oleh organisasi dan organisasi perlu memilih alat teknologi yang sesuai terhadap pengurusan organisasi. 2.5 Memahami proses komunikasi

Proses komunikasi bermula apabila pengirim mempunyai idea dan kemudian mengekod idea tersebut menjadi mesej yang boleh dipindahkan kepada penerima. Terdapat lapan langkah dalam proses komunikasi yang sempurna. Berikut adalah lapan langkah tersebut; 2.5.1

Pengirim mempunyai idea. Pengirim memikirkan satu idea dan  berhasrat untuk berkongsi idea tersebut.

2.5.2

Pengirim mengekod idea itu kepada satu mesej. Pengirim akan menghasilkan satu mesej sama ada dari kata-kata, gambar, atau keduaduanya supaya penerima dapat memahami mesej tersebut. Pengirim  perlulah mempunyai kemahiran yang diperlukan untuk mengubah idea kepada mesej yang berkesan.

2.5.3

Pengirim menghasilkan mesej dalam satu medium yang boleh disampaikan. Dengan mesej yang sesuai untuk menyampaikan idea, mediumkomunikasi diperlukan untuk menyampaikan mesej kepada  penerima.

2.5.4

Pengirim

menyampaikan

mesej

melalui

saluran.

Pengirim

menyampaikan mesej melalui saluran yang sesuai seperti melalui surat, e-mail, atau secara lisan. 2.5.5

Penerima menerima mesej.

2.5.6

Penerima nyahkod mesej yang diterima. Penerima akan mengekstrak  idea dari mesej tersebut. Untuk memastikan penyampaian mesej  berjaya, penerima perlu mendapatkan idea yang sama dengan idea  pengirim.

2.5.7

Penerima memberi

tidakbalas terhadap mesej. Penerima akan

memberikan tindakbalas kepada pengirim sekiranya perlu.

9

2.5.8

Penerima menyediakan maklumbalas kepada pengirim. Penerima mungkin akan memberikan maklumbalas berkenaan dengan mesej yang disampaikan agar dapat membantu menilai keberkesanan usaha komunikasi pengirim sama ada penerima itu memahami mesej yang disampaikan ataupun tidak.

2.6 Membangunkan kemahiran komunikasi dalam organisasi

Komunikasi yang berkesan dalam organisasi adalah penting kerana komunikasi yang  berkesan dapat mempengaruhi kepuasan pekerja, prestasi pekerja, dan komitmen terhadap organisasi. Proses komunikasi merupakan aspek yang penting kerana mempunyai hubungan rapat dengan perlakuan individu dalam organisasi. Komunikasi dalam sebuah organisasi memberi banyak manfaat secara langsung atau tidak langsung iaitu memudahkan para anggota bekerja dari arahan-arahan yang diberikan dari atasan dan mengurangkan salah faham yang biasa terjadi pada suatu organisasi. Terdapat beberapa cara yang boleh diikuti untuk membangunkan kemahiran komunikasi organisasi dalam diri pekerja. Cara yang pertama adalah dengan memberikan komitmen terhadap etika komunikasi. Etika adalah kajian sistematik berkenaan dengan perilaku, sama ada baik atau buruk. Etika juga adalah satu prinsip moral atau nilai-nilai akhlak yang menjadi pegangan seseorang individu atau sesuatu kumpulan. Orang yang pandai berkomunikasi adalah orang yang berpegang kepada etika atau adab komunikasi. Etika komunikasi adalah satu aspek yang menjadi  pandangan atau persepsi setiap individu dalam sesebuah organisasi. Etika komunikasi dapat mengelakkan dari berlakunya penipuan dan dapat menyediakan maklumat yang diperlukan oleh audiens. Komunikasi yang tidak beretika mengandungi maklumat palsu dan maklumat yang mengelirukan. Antara contoh kegiatan komunikasi tidak beretika adalah melakukan  plagiat. Melakukan plagiat bermaksud mencuri kata-kata orang lain atau kerja dan mengaku  perkara itu adalah haknya. Selain itu, mengemukakan bukti palsu juga termasuk dalam komunikasi yang tidak beretika. Pengirim menyampaikan mesej yang tidak sahih kepada  penerima. Antara contoh lain yang melibatkan komunikasi tidak beretika adalah mendedahkan maklumat orang lain tanpa kebenaran dari pihak tersebut. Perkara ini adalah sangat tidak beretika kerana perkara ini dikira tidak menghormati privasi pihak tersebut. Etika komunikasi adalah penting bagi mewujudkan hubungan mesra antara satu sama lain dan dapat memberi keselesaan kepada semua pihak. Dengan mengamalkan komunikasi  beretika, maklumat dapat disampaikan dengan jelas dan sahih serta dapat melancarkan segala urusan di tempat kerja. 10

Cara kedua untuk membangunkan kemahiran komunikasi organisasi adalah dengan menggunakan pendekatan yang bertumpu kepada audiens. Pendekatan ini bermaksud kita memberikan fokus sepenuhnya terhadap audiens tentang mesej yang kita cuba sampaikan. Mesej yang disampaikan perlulah menghormati audiens dan bermakna terhadap mereka. Pengirim perlulah fokus terhadap keperluan audiens dalam menyampaikan mesej dan  bukannya fokus terhadap keperluan diri sendiri. Cara ketiga adalah dengan meningkatkan sensitiviti budaya anda. Budaya adalah satu sistem  perkongsian bagi simbol, kepercayaan, sikap, nilai, jangkaan, dan norma tingkahlaku. Setiap aspek ini mempengaruhi cara-cara untuk berkomunikasi. oleh kerana tenaga kerja pada hari ini adalah terdiri dari pelbagai kaum, umur, jantina, kepercayaan, bahasa dan sebagainya, adalah sangat penting bagi seseorang pekerja untuk lebih sensitif terhadap budaya di tempat kerja. Terdapat beberapa cara untuk kita terapkan sensitiviti budaya dalam komunikasi. Antaranya adalah dengan menjangkakan perbezaan dalam berkomunikasi. Kita tidak boleh menganggap pihak lain mempunyai pemikiran, kepercayaan, atau bertindak seperti kita. Selain itu, kita tidak boleh menilai individu tersebut. Kita perlu menerima perbezaan dalam  budaya mereka. Kita juga perlu menunjukkan rasa hormat dalam cara kita berkomunikasi. kita harus jadi lebih fleksibel ketika berkomunikasi dengan individu yang mempunyai  perbezaan budaya dengan kita. Kita perlu elakkan masalah stereotaip dari berlaku di kalangan  pekerja yang mempunyai perbezaan budaya. Pihak syarikat perlu memainkan peranan  penting dalam memastikan pekerja tidak mempunyai perasaan stereotaip sesama sendiri dengan mengadakan aktiviti yang boleh merapatkan hubungan pekerja yang mempunyai  budaya yang berbeza. Cara keempat adalah memberi dan menerima maklumbalas membina. Akan tiba satu situasi dimana kita diperlukan untuk memberikan maklumbalas atau menerima maklumbalas. Pastikan maklumbalas yang diberi adalah dalam bentuk membina. Maklumbalas membina fokus terhadap proses dan hasil dari komunikasi dan bukannya fokus terhadap individu yang terlibat. Antara cara-cara untuk menghasilkan maklumbalas membina adalah dengan berfikir  secara teliti sebelum memberikan maklumbalas. Pastikan maklumbalas yang diberikan tidak  menyakitkan hati individu dan dapat memperbaiki kesalahan individu tersebut. Selain itu, kita juga perlu membincangkan penambahbaikan dan bukannya berbincang tentang kesalahan yang

dilakukan.

Bertentangan dengan

maklumbalas

membina, maklumbalas

yang

menjatuhkan adalah memberikan kritik tanpa usaha untuk merangsang pembaikan. Bila memberikan maklumbalas, elak dari menyerang hal peribadi dan cuba untuk berikan individu 11

tersebut garis panduan untuk penambahbaikan. Apabila menerima maklumbalas membina, cuba untuk menahan diri dari mempertahankan kesalahan diri. Kita perlulah terbuka terhadap kritikan yang diberi dan gunakannya untuk meningkatkan prestasi diri. Cara yang terakhir untuk membangunkan kemahiran komunikasi dalam organisasi adalah dengan menggunakan teknologi komunikasi dengan berkesan. Organisasi pada masa kini sangat bergantung kepada teknologi untuk memperbaiki proses komunikasi. Berkomunikasi dalam persekitaran organisasi pada hari ini memerlukan kecekapan teknikal. Untuk   berkomunikasi dengan berkesan, kita perlu mengekalkan teknologi dalam perspektif. Teknologi adalah bantuan kepada komunikasi bukannya penggantian kepada komunikasi. Teknologi tidak boleh berfikir untuk kita atau berkomunikasi untuk kita. Kita perlu fokus terhadap mesej yang kita ingin disampaikan agar kita tidak membiarkan teknologi menjejaskan kejayaan komunikasi tersebut. Selain itu kita perlu menggunakan alat komunikasi dengan bijak. Kita perlu mempunyai pengetahuan dalam menggunakan alat untuk berkomunikasi seperti fungsi dan ciri-ciri asas sesuatu alat itu. Majikan yang berasa selesa menggunakan teknologi komunikasi mempunyai kelebihan daya saing dalam pasaran hari ini. Penggunaan peralatan dengan bijak juga dapat membuatkan tugas kita lebih  produktif. 2.7 Kemahiran mendengar

Mendengar adalah salah satu deria yang penting dalam menerima maklumat ketika  berkomunikasi. Melalui pendengaran kita dapat menerima dan memproses maklumat dari mesej yang diterima. Kemahiran mendengar adalah penting dalam proses membuat keputusan dalam sesebuah organisasi. Sebagai contoh, pengurus perlu mendengar pendapat dari pekerja-pekerjanya sebelum membuat keputusan. Kemahiran mendengar yang bagus dapat membantu pengurus untuk mengenalpasti maklumat yang penting dari mesej-mesej yang diterima. Terdapat beberapa langkah dalam proses pendengaran. Yang pertama adalah cetusan rasa pendengaran. Sesuatu mesej atau gelombang suara akan sampai ke deria  pendengaran iaitu telinga. Melalui telinga mesej dihantar ke bahagian otak untuk ditafsir. Langkah yang kedua adalah mentafsirkan makna. Mesej atau gelombang suara akan ditafsirkan maknanya oleh otak. Langkah yang ketiga adalah menilai maklumat yang diterima. Membuat penilai maklumat yang diterima untuk menentukan sama ada maklumat tersebut  benar ataupun tidak. Langkah yang terakhir adalah tindakbalas terhadap maklumat yang diterima. Akan berlaku dua keadaan iaitu sama ada memberikan tindak balas terhadap

12

maklumat yang diterima atau tidak memberikan tindak balas. Bagi memastikan pendengaran  berlaku dengan berkesan, terdapat beberapa perkara yang perlu dipatuhi ketika mendengar  dalam berkomunikasi. Antaranya adalah mengadakan pertemuan mata semasa berkomunikasi, mendengar dengan penuh sabar, jangan terlalu banyak bertanya, elakkan daripada menyampuk, tunjukkan tingkah laku dan mimik muka yang bersesuaian denagn apa yang didengar, bantahan dan kritikan hendaklah diterima dengan hati serta fikiran terbuka, mengulangi apa yang di dengari supaya lebih jelas atau untuk mendapatkan kepastian dan akhir sekali bertanya soalan hanya apabila difikirkan perlu. 2.8 Kemahiran berunding

Berunding adalah satu proses dimana kedua-dua pihak atau lebih bertukar maklumat untuk  mencapai kata sepakat terhadap konflik yang berlaku. Sebagai contoh, perundingan antara kesatuan pekerja dengan majikan berkenaan dengan gaji. Terdapat beberapa prinsip yang  perlu dipatuhi dalam berunding bagi memastikan perundingan berjalan dengan lancar. Yang  pertama adalah responsif. Iaitu bertindakbalas secara rasional dan positif semasa perundingan dijalankan. Yang kedua adalah bersopan santun. Bersopan santun dan beradab semasa  perundingan dijalankan. Yang ketiga adalah saling membantu. Kedua-dua pihak yang  berunding perlu saling membantu bagi mencapai kata sepakat. Yang keempat adalah bertolak  ansur. Kedua-dua pihak mestilah bertolak ansur dan memberi peluang untuk menyatakan  pendapat masing-masing. Yang kelima, objektif mestilah jelas. Tujuan perundingan perlu ada objektif yang jelas. Yang keenam adalah sikap bekerjasama. Kedua-dua pihak perlu ada sikap  bekerjasama untuk mencapai objektif perbincangan. Yang terakhir adalah saling faham memahami. Kedua-dua pihak mestilah faham-memahami keadaan, situasi yang dialami oleh  pihak lain. Majikan mahupun pekerja perlu patuh pada prinsip tersebut dalam menjalankan rundingan bagi memastikan rundingan berjaya dan dapat diakhiri dengan memberikan manfaat kepada kedua-dua pihak. 2.9 Keberkesanan komunikasi pengurus dan pekerja

Komunikasi dari atas kebawah adalah inisiatif pihak atasan. Dalam komunikasi kebawah,  peranan pihak atasan adalah penting kerana prestasi pekerja dipengaruhi besar oleh maklumat yang mereka perlukan dari pihak atasan. Antara inisiatif yang boleh dilakukan oleh pihak  atasan melalui komunikasi ke bawah adalah dengan memberikan maklumat yang tepat, tidak  menyembunykan maklumat yang perlu disampaikan, menyampaikan maklumat pada masa yang sesuai, tidak menyampaikan maklumat terlalu banyak dan membebankan pekerja, 13

menyampaikan maklumat dalam bentuk yang sesuai, dan memberikan bimbingan kepada  pekerja dalam melaksanakan tugas mereka. Dari pihak pekerja pula, terdapat juga cara untuk menggalakkan komunikasi keatas. Antaranya adalah mengemukakan pertanyaan kepada pihak atasan sekiranya terdapat  persoalan dan keupayaan diri iaitu yakin akan kebolehan diri sendiri. Pihak atasan perlukan hubungan yang memuaskan terhadap semua pihak sama ada dalam konteks hubungan atau mendapatkan maklumat. Pekerja perlulah patuh pada arahan tugas, menghormati ketua, dan sebagainya. Dalam konteks maklumat pula, pekerja perlu menyampaikan maklumat yang  benar dan tepat terutama maklumat yang berkaitan dengan tugas supaya pengurus dapat menyelesaikan masalah dengan segera dan membantu pihak pengurusan membuat keputusan. Kedua-dua pihak, pengurus dan pekerja, perlu memainkan peranan masing-masing dalam  berkomunikasi dalam organisasi agar pemindahan dan penerimaan maklumat dapat berlaku dengan berkesan seterusnya dapat mengurangkan masalah yang berlaku dalam organisasi serta dapat meningkatkan kecekapan pengurusan organisasi. 2.10

Halangan komunikasi berkesan

Terdapat beberapa halangan dalam komunikasi yang boleh menyebabkan komunikasi tersebut kurang berkesan. Antara halangan tersebut adalah pemahaman yang berbeza, maklumat tidak mencukup, kiasan, khabar angin, keadaan sekeliling yang tidak selesa, sekatan emosi, trauma, kurang minat, prasangka, dan masalah jabatan. Halangan-halangan ini boleh dibahagikan kepada enam kategori iaitu halangan fizikal, halangan bahasa, halangan sikap pengirim, halangan sikap penerima, halangan alam sekitar, dan halangan organisasi. Halangan yang pertama adalah halangan fizikal. Halangan fizikal merupakan sejenis halangan yang melibatkan kedua-dua belah pihak. Keadaan fizikal yang berbeza antara kedua-dua pihak seperti dari sudut pendidikan, latar belakang, pemahaman, tahap intelektual, dan sebagainya merupakan halangan yang sering berlaku dalam komikasi. Setiap individu mempunyai cara komunikasi yang berbeza. Justeru itu, halangan fizikal dapat menjejaskan mesej yang ingin disampaikan oleh pengirim dan penerima seterusnya dapat menjejaskan kejayaan komunikasi. Halangan yang kedua adalah halangan bahasa. Setiap individu mempunyai latarbelakang yang berbeza. Perbezaan asal usul dan keturunan menyebabkan bahasa menjadi salah satu halangan komunikasi berkesan. Penggunaan dialek yang kurang jelas, laras bahasa yang

14