~ La contabilidad es un sistema de información económica financiera que, mediante un proceso de registro y medición de hechos económicos y en consulta a unos archivos, transforma datos de entrada en información de salida. Nuestra legislación, al referirse al registro de las operaciones económicas comerciales persigue el fin de que la contabilidad y documentación resulta con la mayor claridad los actos realizados por el comerciante y la demostración exacta de su situación patrimonial. Por ello, y sin perjuicio de llevar obligatoriamente los libros diarios, inventario y balance, nuestro código de comercio prevea en forma general sobre otros que se impongan por la importancia y naturaleza, se repiten con cierta frecuencia subdiarios. Este sistema nace con la necesidad de registrar diariamente un gran
número de operaciones muy similares las cuales se canalizan en libros diarios en forma muy específica según el tipo de las mismas. Este sistema se caracteriza por estar constituido por libros auxiliares los
cuales se centralizan en un diario general ya que cuando empieza a incrementar el volumen de las transacciones aparece la especialización. Es decir, el sistema centralizado se caracteriza por que el trabajo que antes solo podía realizar un contador puede ser realizado por distintas personas ya que debido a que cada una se especializa en un área el trabajo se divide ( en departamentos o secciones) . Como ya se mencionó, en el sistema centralizador existen diarios especializados y un diario general. Puede llevarse un diario especial para todas las ventas al crédito, otro para todas las operaciones que impliquen entradas y salidas de dinero, etc. Los diarios especiales se centralizan o registran periódicamente en el diario general por las cifras totales que arrojan. En el diario general se registran también aquella documentación para la cual no existan diarios especiales. En lo demás es similar al sistema básico.
Las anotaciones efectuadas en los subdiarios complementan las realizadas en el libro obligatorio y permiten brindar un mayor análisis y una visión de ellas, pero para que estos se encuentren en nuestras normas legales deberán ser llevados cumpliendo todas las formalidades exigidas para los libros obligatorios (encuadernados, foliados, rubricados, etc.).
Los libros varían según la naturaleza de la empresa debiéndose llevar un libro por cada una de las principales operaciones a realizar . La función y el diseño de los diarios auxiliares dependerán de la empresa que lo adopte, teniendo presente el número de operaciones y las necesidades de
información
que
esta
requiera.
El procedimiento centralizador permite fijar un número determinado de diarios especiales. Para lograrlo, es preciso definir qué grupos de operaciones se repiten frecuentemente; luego, deben establecerse tantos diarios como grupos de operaciones se encuentren en esa condición. El ciclo se compone por el hecho económico, después que pase a los diarios auxiliares o subsidiarios, pasa al libro diario general , libro mayor y a los mayores auxiliares ( que entre ellos el único que puede producir un asiento contable en libro diario general puede ser el mayor auxiliar de mercaderías para sacar el concepto de costo de venta ) como por excepción existen ciertos hechos económicos que no puedan ser contabilizados en subsidiarios, estos pasan directamente al libro diario general, dando por finalizado el ciclo con los estados financieros.
OBJETIVO. Simplificación de las operaciones, disminución de los traspasos al mayor, disminución de las operaciones por tipo, estandarización del registro.
BASE LEGAL DEL SISTEMA: Art. 28 del código de comercio: “Llevándose Libro de Caja o de Factura podrá omitirse en el diario el asiento detallado tanto de las cantidades que entran, como de las compras, ventas y remesas de mercaderías que el comerciante hiciere”.
BASE DE CONTABILIZACIÓN DEL SISTEMA 1.- A base de efectivo: Registra las operaciones tal cual como estas sean canceladas. 2.- A base de Acumulación: Contabiliza el compromiso y luego el pago. Ejemplo: El 15/09 se hace una compra al proveedor “ x y según Factura Nº 1234 por $ 2.050.000.- la compra se cancela al contado el 20/09. ”
En consideración a lo anterior en el sistema centralizador todas las operaciones se contabilizan como hechas al crédito y posteriormente, para evitar la sobreposición de las cifras se regulariza el pago en los diarios auxiliares respectivos.
CASOS EN QUE SE APLICA Las ventajas que presenta la contabilidad centralizada son fácilmente obtenidas en su aplicación a la mediana y gran empresa , por cuenta en ellas resulta de absoluta necesidad recurrir a la división de las tareas administrativas, en función de la gran cantidad de operaciones que originan repetidas anotaciones de un mismo concepto, aunque varíen en cuanto a su monto. En esa forma el sistema permite separar ese tipo de anotaciones frecuentes llevando registros independientes para ellas a cargo de distintos empleados y con absoluta independencia de la contabilidad central, que solo recibe periódicamente los totales de esos registró. No obstante lo dicho, las empresas pequeñas pueden servirse aunque sea en forma parcial de los conceptos del sistema centralizador de contabilidad, aunque sea para utilizarlo en algunos sectores debidamente parcializados de su actividad, pero donde se observan movimientos cuya importancia obliga a separarlos o independizarlos de sus libros generales de contabilidad.
CARACTERISTICAS: Agrupa Transacciones repetitivas y de igual naturaleza La cantidad de libros auxiliares depende de la necesidad de información cada empresa. Existen libros auxiliares obligatorios (disposiciones legales) Facilita la División del trabajo
LIBROS OBLIGATORIOS: En el procedimiento centralizador, el número de diarios especiales es limitado, debido a que se fija con relación a la cantidad de grupos de operaciones que se efectúan con mayor frecuencia (cobros y pagos en efectivo, compras y ventas de mercancías al contado, crédito y garantía documental, ventas al precio de costo, expedición o aceptación de documentos por garantía de mercancías, recepción, cobro y endoso de documentos). De acuerdo con los grupos de operaciones citados, los diarios especiales que se establecen son: Diario de caja Diario de compras Diario de ventas Diario de salidas de almacén
Diario de documentos por pagar Diario de documentos por cobrar Diario de operaciones diversas
RAYADO DE REGISTRO. Diario de caja. Puede adoptar la forma corrida, distribuida o tabular, registrando solamente operaciones de entradas y salidas de dinero. Diario de compras. Debe tener columnas de valores suficientes para asentar los cargos y abonos de las cuentas que se vean afectadas por las compras, gastos de compras, devoluciones y descuentos sobre compras; con fecha de operación, partida, factura y proveedor. Diario de ventas. Debe tener columnas para anotar las ventas, rebajas y devoluciones sobre ventas; con espacio para anotar fecha, partida, factura y nombre del cliente. Diario de salidas de almacén. Debe contener columnas para registrar las ventas y devoluciones al precio de costo, con espacio para anotar fecha, partida, nota de salida o entrada, cantidad, nombre y costo unitario de los artículos que salen del almacén. Diario de documentos por pagar. Debe comprender fecha, números de operación y documento, y columnas de valores para registrar cargos y abonos por expedición, aceptación, pago, cancelación y sustitución de documentos a cargo de la empresa. Diario de documentos por cobrar. Debe contener fecha y número de operación, documento y columnas para cargos y abonos de operaciones por recepción, cobro, endoso, cancelación y sustitución de documentos a favor de la empresa.
REGISTRO DE OPERACIONES Los diarios especiales de este procedimiento se usan como diarios auxiliares. En ellos se registran, con todo detalle, las operaciones que se efectúan durante y al final del ejercicio. Cada diario debe pasar su movimiento en un solo asiento de concentración al diario general. Asimismo, las concentraciones de los diarios deben llevarse a las cuentas del mayor. Los mayores auxiliares reciben pases constantes directamente de los diarios especiales.
PRINCIPALES VENTAJAS Permite una mejor división del trabajo, puesto que los registros se efectúan en diferentes diarios. Agiliza los registros y, por consiguiente, su procesamiento. Facilita la preparación de la información financiera y optimiza el control. El trabajo que antes solo podía realizar un contador puede ser realizado por distintas personas
PRINCIPALES DESVENTAJAS: Debido a la utilización de muchos diarios especializados, la papelería y el personal se incrementan notoriamente. Se interrumpe el registro de los diarios especiales al efectuar los pases al mayor así como en los asientos de concentración.
DIAGRAMA:
BIBLIOGRAFÍA: auditoriauv.awardspace.com/.../index.php?...Sistemas%20Contables%20
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http://www.gestiopolis.com/recursos3/docs/fin/mancontbas.htm
www.industriaynegocios.cl/.../Preparación%20de%20estados%20contabl es%201.ppt
http://secs20.gblog.cl/2008/08/13/el-sistema-centralizado/
http://1.bp.blogspot.com/_NvpiVFSV3R8/SCMaFeYOFSI/AAAAAAAAAao/ p_0ZM3qMpMk/s1600-h/Sistema+Contable+Centralizador.JPG
http://html.rincondelvago.com/tipos-de-contabilidad_1.html
