SAP Business One
IMPLEMENTACIÓN EFICIENTE DE SAP® BUSINESS ONE DETECTE Y EVITE EXCESOS DE TIEMPO
Y PRESUPUESTO Cuando las empresas adquieren
un sotware de planiicación de recursos empresariales
El estudio de CHAOS 2006 de The Standish en implementar soluciones de sotware. Group revela que en todos los sectores Una implementación larga no sólo reducirá
sólo el 35% de las implementaciones de la productividad de la plantilla y aectará sotware se consideran inalizadas con al servicio del cliente, sino que también
el 19% se considera un racaso y el puede situarle en una posición de mercado (ERP) y de gestión empresarial, éxito, 46% son cuestionables. ¿Por qué? Una vulnerable a las amenazas de la normalmente gastan lo mismo planiicación de proyecto y una previsión competencia.
en la implementación y los servicios de consultoría que en las licencias de sotware.
de necesidades inadecuadas, unciones
y responsabilidades poco claras,
y expectativas de los clientes poco razonables son los principales motivos
por los que al lan tantos proyectos proyectos de Las implementaciones no deben convertirse
Ser conscientes de este hecho implementación.
nos sirve como motivación importante para que nuestros clientes estén inormados sobre los actores clave que contribuyen al éxito de las implementaciones de sotware
y sobre los obstáculos que deben evitar.
Metodología de implementac implementación ión acelerada para SAP® Business One
en un suplicio. Implementaciones bien planiicadas, orientadas al cliente y que
Muy recuentemente los proyectos resultan
siguen un marco estructurado son buenas
más caros de lo previsto y duran más
candidatas a tener éxito, gracias tiempo de lo esperado. Además, a menudo a migraciones e integracione i ntegracioness luidas, pocas el sotware implementado no cumple las interrupciones y menos presión a los
necesidades empresariales especíicas usuarios para obtener un rápido retorno de la empresa ni las expectativas del cliente de la inversión. en términos de uncionalidad y acilidad Teniendo en cuenta estos puntos, SAP de uso. SAP sabe que en el entorno empresarial de hoy en día las empresas ha desarrollado una metodología de no pueden permitirse invertir mucho tiempo
Fracaso 19% Pueden mejorar 46%
implementación acelerada para la aplicación
El 65% de los proyecto proyectoss no terminan con éxito • Los costes sobrepasan
el presupuest presupuestoo
• Se requiere más tiempo
del planiicado
Éxito 35%
• La funcionalidad suministrada no cumple lo prome-
tido
Figura 1: Porcentaje de éxito de proyectos de implementación de TI
1
1. "Inorme CHAOS 2006", The Standish Group International Inc., 2006.
SAP® Business One a in de proporcionar
una estructura clara y comprobada para gestionar el proyecto y las expectativas del cliente y orecer directrices claras para
Prepara-
Ante-
Realiza-
ción del proyecto
proyecto empresarial
ción del proyecto
Prepara-
ción inal
Puesta en marcha y soporte
la comunicación y la documentación. Figura 2: Las cinco fases de la metodología de implementación acelerada
SAP ha creado la metodología de A continuación se describen las cinco como SAP AIP) con la colaboración de ases de la metodología. nuestros partners de implementación activos; de este modo nos beneiciamos Preparación del proyecto de sus años de experiencia en este campo. El objetivo de esa ase es presentar Desde su lanzamiento, esta metodología la planiicación y preparación inicial para implementación acelerada (antes conocida
se ha utilizado en miles de implementaciones
la implementación de SAP Business One.
en todo el mundo y se ha convertido en A pesar de que cada implementación de el estándar para las mejores prácticas en SAP Business One tiene unos objetivos implementaciones de SAP Business One. y prioridades particulares, los pasos a seguir en la ase de preparación del El objetivo de este documento es proyecto ayudan a identiicar y planiicar presentarle las principales etapas de la las áreas clave de enoque que se deberán metodología de implementación acelerada tener en cuenta. Esto incluye tanto e inormarle mejor sobre el procedimiento
cuestiones técnicas como temas de gestión
de SAP en la implementación de su inversión en ERP. Para cada ase de
de proyecto. En la reunión de puesta en marcha del proyecto el equipo de
implementación describimos los principales
implementación de SAP comunica el plan de proyecto, así como el compromiso que
hitos y los componentes relevantes. También valoramos los recursos necesarios
y sugerimos las mejores prácticas que los clientes deben estar preparados para aplicar antes de implementar
SAP Business One. Implementación en cinco fases
su empresa deberá asumir en términos de tiempo y recursos. Se identiican las unciones y responsabilidades de los dierentes participantes en el proyecto. Además, se entrega el sotware de SAP Business One y se completa la instalación preliminar de un sistema de prueba. Normalmente esta ase se realiza
La metodología de implementación acelerada divide los proyectos de implementación en ases. La primera empieza cuando el cliente irma el contrato; se trata del período en el que la organización
de ventas entrega el proyecto a la organización de consultoría
e implementación. Continúa hasta cubrir todo el proceso de implementación
y concluye con una reunión de revisión y optimización que se lleva a cabo algunas
semanas después de que el proyecto se haya entregado al cliente. 2
en cinco días. Hitos principales Los hitos principales de la ase de preparación del proyecto son: • Entrega del proyecto de implementación • Reunión de puesta en marcha del proyecto
con el cliente • Entrega e instalación del sistema de prueba para el sotware de SAP Business One • Revisión de la ase del proyecto y aprobación por parte del cliente
Consejos para una práctica mejor Los consejos para una práctica mejor en la ase de preparación del proyecto incluyen: • Garantizar que el equipo de ventas de SAP esté presente en la reunión de puesta en marcha del proyecto para resumir sus expectativas – notiicadas durante la ase de venta del producto – y adaptarlas de orma clara a las unciones
del producto • Conirmar de orma explícita el hardware,
el sotware y los recursos disponibles con su gestor del proyecto o el administrador de TI durante la reunión de puesta en marcha del proyecto • Presentar una demostración en gran detalle de SAP Business One como parte de la reunión, con el objetivo de dar a conocer el producto a los miembros
de su equipo • Acordar cuándo y cómo estará disponible
su personal • Crear un comité de dirección ejecutivo para vincular el apoyo de la gestión directiva con la implementación • Encargar a su responsable del proyecto
una revisión inal de la ase de preparación del proyecto y irmar el documento "Aprobación de la ase de proyecto" proporcionado por el equipo de implementación de SAP Anteproyecto empresarial En esta ase crucial, que normalmente dura unos cuatro días, se examina cómo desearía
que uncionara SAP Business One para que le ayude en su negocio. Se llevan a cabo uno o varios talleres de trabajo
para recopilar sus necesidades. En ellos
• Comprobar que se tratan y documentan
se identiican y analizan los procesos empresariales y las necesidades uncionales
todas las necesidades de su empresa en el anteproyecto empresarial, ya que incluso los cambios aparentemente pequeños en el alcance inicial o en las necesidades pueden aectar de orma signiicativa los costes, los recursos y el plazo del proyecto
particulares de su empresa. Los talleres orecen la oportunidad de pereccionar las metas y objetivos originales del
proyecto, así como de revisar, en caso necesario, toda la planiicación del proyecto. El resultado es el anteproyecto empresarial,
que documenta de orma detallada los
Realización del proyecto
resultados recopilados durante los talleres. El anteproyecto empresarial sirve de guía
Se trata de la ase más importante de la
técnica y uncional durante las ases
metodología de implementación acelerada
posteriores del proyecto de implementación.
y normalmente dura una semana y media aproximadamente. El objetivo de la realización del proyecto es implementar todos los procesos empresariales y los requisitos técnicos recopilados durante las ases previas y documentadas en el
Hitos principales Los hitos principales de la ase del anteproyecto empresarial son: • Talleres de trabajo para recopilar las necesidades empresariales con los responsables uncionales del cliente • Creación de un documento detallado del anteproyecto empresarial • Determinación de cambios en el alcance
inicial del proyecto y en la planiicación (si corresponde) • Revisión de la ase del proyecto y aprobación por parte del cliente Consejos para una práctica mejor Los consejos para una práctica mejor en la ase del anteproyecto empresarial incluyen: • Solicitar a su partner de implementación
que tenga disponible SAP Business One
durante los talleres para que pueda ver el producto en uncionamiento con el objetivo de evaluar cómo aronta sus necesidades empresariales especíicas
equipos de proyecto y TI son los responsables de garantizar la calidad de los datos y la integridad de la migración
de datos • Garantizar que los responsables del proyecto están presentes en todas las etapas de la validación del sistema y la comprobación de aceptación • Revisar todos los documentos de salida,
por ejemplo, acturas, pedidos e inormes,
así como balances contables, antes de aprobar la ase Preparación final
Esta ase se centra en preparar SAP Business One y el cliente para la puesta en marcha. Las actividades claves
procesos empresariales) y realiza pruebas
durante esta ase incluyen la ormación completa del administrador y de los usuarios, así como el ajuste inal de SAP Business One. Como parte de las pruebas inales del sistema, se realizan los ajustes necesarios para resolver las
de unidad y de integración.
cuestiones que hayan quedado pendientes.
anteproyecto empresarial. Los consultores
validan y actualizan la coniguración y prueban los procesos mientras su equipo
de proyecto actualiza las instrucciones de trabajo (por ejemplo, modelos de
Hitos principales Los hitos principales de la ase de realización del proyecto son: • Instalación y personalización del sotware
en unción del anteproyecto empresarial • Migración de datos (si corresponde) • Validación de la coniguración del sistema • Comprobación del sistema • Deinición de la ormación y del plan de
entrada en productivo • Revisión de la ase del proyecto y aprobación por parte del cliente
• Sugerir que se utilice su propia tabla
de cuentas en vez de crear una nueva; de este modo se reducirá considerablemente el trabajo de migrar
Consejos para una práctica mejor Los consejos para una práctica mejor en
los datos y reconciliar el balance abierto
• Minimizar el número de cambios en la
• Comunicar inmediatamente si quiere
coniguración y el alcance, ya que estos cambios aectan de orma patente a las pruebas de la aplicación y a la ormación
migrar los datos de las transacciones históricas de su empresa a SAP Business One
• Comunicar de orma clara que sus
la ase de realización del proyecto incluyen:
Normalmente, esta ase dura unos cinco o seis días. Hitos principales Los hitos principales de la ase de preparación inal son: • Formación del administrador y de los usuarios clave • Preparación del sistema para la puesta en marcha • Finalización de las actividades de entrada
en productivo • Revisión de la ase del proyecto y aprobación por parte del cliente Consejos para una práctica mejor Los consejos para una práctica mejor en la ase de preparación inal incluyen: • Anunciar de orma oicial a todos los participantes el plan de ormación
y entrada en productivo y la planiicación
• Garantizar que cada usuario participa
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en la ormación relevante y trabaja directamente con SAP Business One durante la ormación
Puesta en marcha y soporte
Consejos para una práctica mejor Los consejos para una práctica mejor en la ase de puesta en marcha y soporte incluyen: Implicar el comité de dirección ejecutivo en la reunión de cier re del proyecto para su aceptación inal Programar una reunión de revisión •
Completar esta ase es el objetivo inal y la etapa más emocionante del proyecto y optimización de cuatro a seis semanas de implementación. Es cuando se pone después de la reunión de cierre del en marcha el sotware SAP Business One proyecto y asegurarse de que participa en su empresa y éste empieza a gestionar todo su equipo de proyecto todas las actividades diarias de orma • Capacitar a los responsables uncionales independiente. La ase de puesta en del proyecto: marcha y soporte está ormada por dos – Supervisar cómo trabajan los usuarios subases dierentes. En la primera, el inales con SAP Business One para proyecto se completa con el cierre ormal garantizar un uso correcto y coherente del proyecto. Es el momento en que se del sotware utiliza el sotware de orma productiva en – Registrar todos los problemas y las operaciones diarias, se solucionan determinar las mejoras necesarias todos los errores y problemas, se inaliza para el rendimiento, la uncionalidad la transición al equipo de soporte de y la acilidad de uso; dichas cuestiones producción, se completa la transerencia se tratarán en la reunión de revisión de conocimientos, y se aprueba el proyecto. y optimización A continuación, empieza la subase de Solicitar el soporte inicial "in situ" para mejora continuada, durante la cual el equipo la puesta en marcha por parte de, como de soporte de producción supervisa el mínimo, un consultor con experiencia sotware y soluciona los problemas que en SAP Business One surjan en los procesos empresariales. Se establecen procedimientos de gestión de Ventajas para el cliente cambios adecuados y se realiza la ormación continuada de los usuarios La metodología de implementación inales. Los planes se eectúan teniendo en cuenta la revisión continuada y la mejora acelerada, tal y como se aplica en la de los procesos empresariales. Se programa implementación de SAP Business One, y se lleva a cabo la reunión de revisión proporciona muchas ventajas a los clientes de SAP. Les orece una visión clara del y optimización. Normalmente esta ase alcance, la estructura y la duración de la inaliza en cuatro días. implementación de SAP Business One desde el principio del proyecto para evitar Hitos principales Los hitos principales de la ase de puesta sorpresas y excesos de tiempo o presupuesto. Además, la metodología en marcha y soporte son: • Implementación de producción completa proporciona tranquilidad a los clientes porque saben que los partners que utilizan de SAP Business One esta metodología orecen servicios de Revisión y aprobación de la ase del proyecto por parte del cliente para su implementación basados en mejores puesta en marcha y soporte, así como prácticas siguiendo los estándares establecidos por SAP. para la inalización del proyecto Reunión de revisión y optimización •
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Business Objects es una empresa de SAP. Todos los demás nombres de productos y servicios mencionados son marcas comerciales de sus respectivas empresas. Los datos de este documento sólo tienen carácter inormativo. Las especifcaciones de productos en cada país pueden ser dierentes. Estos materiales pueden modifcarse sin previo aviso. Estos materiales
los proporciona SAP AG y sus empresas afliadas ("SAP Group") con carácter inormativo, sin representación ni garantía de ningún tipo
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