Enunciado del Alcance Preliminar del Proyecto Project Scope Statement Note que todos los documentos están ligados a la Declaración del Alcance para que forme parte del Alcance del Proyecto y requiere el mismo grado de control administrativo. Estos documentos deben ser mantenidos en el Directorio del Alcance con la Declaración del Alcance Nota: Cualquier trabajo que no se incluya en el Enunciado del Alcance del Proyecto es implícitamente excluido del proyecto. 1. Resumen Ejecutivo/Executive Summary
Provea una perspectiva de nivel ejecutivo del proyecto el Acta de Constitución del Proyecto/Project Charter como una base para este texto. Incluya el propósito de este proyecto y la justificación de negocio. Cree un hipervínculo que apunte al documento de Acta de Constitución del Proyecto/Project Charter.
2. Objetivos de Negocio/Business Objetives 2.1 Descripción del Producto (Solución)/ Product Description (Solution) La Descripción del Proyecto describe la solución propuesta y ayuda a definir como el proyecto soporta los objetivos de negocio. Incluya cosas como: com o: Description de la solución Beneficios por llevar a cabo el proyecto. Los beneficios deben vincularse a la necesidad de negocio o la oportunidad descrita anteriormente 2.2 Objetivos de Negocio/Business Objectives La afirmación de la visión del negocio ayuda a asegurar trazabilidad para el proyecto. Las metas de negocio y sus objetivos están vinculados a la visión, y cada objetivo del proyecto también está vinculado a la visión de negocio. El resultado o producto esperado del proyecto debe estar definido en términos de costo, tiempo y calidad. Esta debe de estar afirmadas como medidas de negocio (ver ejemplos abajo). Estos son los criterios por los cuales el proyecto será considerado exitoso por los interesados clave.
Ejemplos:
La implementación de este Nuevo servicio reducirá gastos operacionales por US$200.000 por año. Este proyecto incrementará las utilidades netas en un 20% para los siguientes 5 años. . Este proyecto será exitoso si es entregado con un +/-10% del presupuesto aprobado.
3. Descripción del Proyecto/Project Description
Para cada área abajo, provea suficiente detalle para definir adecuadamente este proyecto. 3.1
Alcance del Proyecto/Project Scope
Los entregables son productos tangibles o cosas que el proyecto producirá, establecidos al más alto nivel. Ellos describen lo que los clientes del proyecto conseguirán cuando el proyecto esté terminado. Es importante establecer también las exclusiones o lo que no será incluido en el proyecto. Los entregables entregables serán detallados más adelante en la Estructura Estructura Desglosada del Trabajo - WBS. Ejemplos: Incluye:
Exclusiones
3.2
Diseño de un Nuevo servicio Recomendaciones de nueva automatización Un estudio de factibilidad Un nuevo sistema de respuesta de voz Implementación del nuevo servicio. Implementación de las recomendaciones del estudio de factibilidad. Mantenimiento del nuevo sistema
Criterio de Conclusión de Proyecto/Project Completion Criteria
Esto puede ser listado por Fases del Proyecto. Describe que puede ser creado en términos de entregables (y sus características) y/o qué constituye la conclusión exitosa de la fase. Alternativa: Provea un vinculo al documento plan de salida a una fase. 3.3
Dependencias Externas/External Dependencies
En algunos casos, un proyecto puede depender de entregables de otro proyecto. Esta Esta vinculación debe ser identificada y su progreso debe ser supervisado. En otros casos, un proyecto puede depender de información de muchos departamentos de la organización. Las tareas y actividades del proceso de consecución de la información deben monitorearse o supervisarse. 3.4
Supuestos/Assumptions
Los supuestos forman la base para la planeación del proyecto (ejemplo: el soporte y atención serán provistos por el patrocinador; el personal para el proyecto estarán disponibles con las competencias adecuadas para el proyecto, etc.). Los supuestos son un insumo o entrada para la identificación de los riesgos del proyecto. 3.5
Restricciones/Constraints
Todos los proyectos tienen restricciones, y estas deben ser identificadas y definidas desde un comienzo. Describa las limitaciones de recursos conocidos en términos de personal, dinero, tiempo y equipo. 4. Hitos del Proyecto/Project Milestones 4.1 Cronograma Estimado/Estimated Schedules Defina los Hitos Hitos del Proyecto Proyecto y Fechas Metas apropiadas para este proyecto. Alternativa: Provea un vínculo al documento de Cronograma de Hitos. 5. Enfoque del Proyecto/Project Approach Approach
Describa la estructura de este proyecto (ejemplo, Fase de Enfoque, Ciclo de Vida del Proyecto, etc., etc.). Provea una descripción general de la Metodología del Proyecto. Describa como el proyecto será implementado (ejemplo, discuta planes outsourcing o la contratación de recursos temporales, la creación de varias pruebas ambientales,etc.). am bientales,etc.). 5.1
Planes Primarios/Primary Plans
Describa si el proyecto tendrá planes formales (ejemplo, planes de alcance, planes del cronograma, plan de calidad, plan de riesgos, plan de costos, etc.). Incluya una descripción de la Metodología del Proyecto o si no provea un vínculo al documento que lo describe.
5.2
Reuniones de Programación/Scheduled Meetings
Provea información sobre las reuniones primarias del proyecto que se llevarán a cabo durante este proyecto, incluyendo una descripción de la reunión, su propósito y frecuencia de reuniones. 5.3
Cronograma para Informes de Estado/Scheduled Status Reports
Provea información sobre informes primarios de estado que serán distribuidos durante este proyecto, incluyendo una descripción del informe, su propósito, y cada cuanto será preparado/distribuido. 5.4
Gestión de Asuntos/Issue Management
Declaración general de cómo los asuntos serán administrados en este proyecto. Ejemplo: o
o
Asuntos relacionados con el proyecto serán seguidos, se guidos, priorizados, asignados, resueltos y comunicados en concordancia con la Metodología de Administración de Proyectos.. Asuntos que serán tratados con el propietario del proyecto y reportados en el informe seminal del estado del proyecto.. pro yecto..
5.5
Gestión del Cambio/Change Management
Declaración general de cómo se administrará las solicitudes para cambio en el proyecto. Ejem plo: Los procedimientos a seguir para el control de cambios serán consistentes con la Metodología de Dirección de Proyectos y consiste de los siguientes procesos:
Un cambio propuesto propuesto documentado requerirá de revisión y aprobación por parte del Gerente del Proyecto de acuerdo con lo establecido en la Metodología de Dirección de Proyectos documentando así el impacto total de los cambios solicitados. Todas la solicitudes de cambio serán evaluadas para determinar alternativas posibles y costos. Solicitudes de cambio serán revisadas y aprobadas por el cliente o propietario del proyecto. Los efectos de solicitudes de cambio aprobadas en el alcance y programación del proyecto serán reflejadas en la actualización del Plan de Gestión del Proyecto. 5.6
Gestión de comunicaciones/Comm unication Management
La declaración general de cómo las comunicaciones serán gestionadas en este proyecto. Ejemplo: Las siguientes estrategias han sido establecidas para promover comunicación efectiva dentro y acerca de este proyecto:
El Gerente del Proyecto presentará el estado de éste a los patrocinadores del proyecto semanalmente. El Gerente del Proyecto suministrará, a los patrocinadores del proyecto, un informe mensual escrito sobre el estado del proyecto y lo distribuirá entre los miembros del equipo. Los patrocinadores del proyecto serán notificados , vía e-mail de todos los asuntos urgentes. La notificación de los asuntos incluirá i ncluirá restricciones de tiempo, impactos, los cuales identificarán la urgencia de su atención. El equipo del proyecto pro yecto tendrá actualización semanal/comités para revisar actividades terminadas y determinar prioridades de trabajo. Todos los Documentos Técnicos del Proyecto estarán disponibles para todos los patrocinadores del proyecto.
5.7
Gestión de Compras y Adquisiciones/Procurement Management
La declaración general de cómo las compras y adquisiciones de bienes y servcios requeridos en el proyecto serán gestionados. Ejemplos: Los procedimientos para las compras y adquisiciones a seguir serán consistentes con la Metodología de Dirección de Proyectos y consiste de los siguientes procesos:
El Plan de Gestión de Compras y Adquisiciones referencia al Plan de Recursos que lista todos los bienes y servicios que deben de ser adquiridos desde Fuentes externas a la Organización. El Plan de Gestión de Compras y Adquisiciones incluye: Cuánto, cuándo y cómo hacerlo para cada uno de los bienes y servicios adquirir. Los tipos de contrato requeridos si existen. Criterios de evaluación para la adquisición y compras de estimados independientes. Quién será el responsable de las compras y adquisiciones. Cuáles documentos para las compras y adquisiciones serán usados. Cómo se coordinarán las compras y adquisiciones con el programa y presupuesto del proyecto. Qué incluye una Declaración del Trabajo (ejemplo: cómo describir un producto o servicio para que un futro vendedor pueda decidir si lo suministra o no) Proveedores potenciales de bienes y servicios. 5.8
Gestión de Recursos/Resource Management
Declaración general de cómo los recursos serán gestionados. Ejemplo: Los procedimientos a seguir para la gestión de recursos serán consistentes con la Metodología de Dirección de Proyectos y consta de los siguientes procesos:
El Plan de Gestión de Recursos: Lista todos los bienes y servicios requeridos para el proyecto con estimaciones de costo e información de calidad. Indique cuáles de los bienes y servicios serán adquiridos desde proveedores externos a la Organización Indique quién es asignado para el proyecto y desde cuándo.
6. Autorizaciones/Authorizations
Indique quién será el responsable para aprobar documentos y entregables del proyecto. proyecto. Ejemplo: Declaraciones del Alcance, WBS, Cronograma del Proyecto, Presupuesto del Proyecto y Plan de Gestión del Riesgo son aprobados por: Cambios en la línea base de desempeño del proyecto serán aprobados por: Entregables del proyecto serán aprobados/aceptados por:
Patrocinador del Proyecto Gerente del Proyecto. Patrocinador del proyecto Gerente del Proyecto Patrocinador del proyecto Gerente del Proyecto
Responsabilidades de tareas específicas de los recursos del proyecto serán definidos en el Plan de Gestión del Proyecto.
