POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA ESCUELA DE SUBOFICIALES “GONZALO JIMENEZ DE QUESADA”
PROGRAMA DE ADMINISTRACION Y LOGISTICA
POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA DIRECCIÓN NACIONAL DE ESCUELAS
MODULO DE ADMINISTRACION Y LOGISTICA
PROGRAMA DE ADMINISTRACION
2
1
PRESENTACIÓN
El presente módulo ha sido diseñado como contribución al proceso de transformación y mejoramiento institucional, orientado hacia la comunidad, como liderazgo, con disciplina y un enorme compromiso del mando y todos sus integrantes.
La asignatura de Administración y Logística presenta muchos retos a los suboficiales que adelantan su capacitación para ascender al grado inmediatamente superior, pues son quienes ejecutan sus obligaciones en búsqueda de mejorar día a día dentro de una planeación operativa, pero de hecho el campo administrativo no puede ser la “cenicienta” y hacerla a un lado, se trata de conceptos actuales que conllevan dentro de si la enorme responsabilidad que recae sobre el comandante a la hora de esgrimir argumentos de mejoramiento en las actividades que giran alrededor de la actividad propia de la institución, se habla principalmente de la logística y su administración.
3
TABLA GENERAL DE CONTENIDO ADMINISTRACIÒN Y LOGÌSTICA Pág.
1 PRESENTACIÓN
3
2 INSTRUCCIONES PARA EL EMPLEO DEL MODULO
7
3 IDENTIFICACIÓN DE LA ASIGNATURA ADMINISTRACION Y LOGISTICA
8
1.1
9
COMPETENCIAS GLOBALES DEL PROGRAMA
4 COMPETENCIAS FUNDAMENTALES A LAS QUE LE APORTA LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACION Y LOGISTICA 9 5 COMPETENCIAS GENERALES DE LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACION Y LOGÌSTICA
10
6 DESCRIPCIÓN DE LOS EJES TRANSVERSALES
11
6.1
DERECHOS HUMANOS Y D. I. H.
11
6.2
PRINCIPIOS Y VALORES
11
6.3
INVESTIGACION
11
7 TABLA DE SABERES CORRESPONDIENTES A LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACION Y LOGISTICA
13
8 ACTIVIDADES PARA IDENTIFICAR CONCEPTOS PREVIOS DE LOS ESTUDIANTES RESPECTO A LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACIÒN Y LOGÌSTICA 14 9 UNIDAD DE APRENDIZAJE NO. 1
15
9.1
INTRODUCCIÓN.
15
9.2
COMPETENCIA ESPECÍFICA:
15
9.3
DESARROLLO CONCEPTUAL DE TEMAS Y SUBTEMAS
16
9.4
DEFINICION DE LAS ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE EN EL ÁMBITO
ACADÉMICO PARA LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACION Y LOGISTICA.
27
9.5
28
GLOSARIO DE TÈRMINOS
4
9.6
SINTESIS ASIGNATURA ADMINISTRACION Y LOGISTICA
30
9.7
EVALUACION POR COMPETENCIAS
31
10 UNIDAD DE APRENDIZAJE NO. 2
32
10.1 INTRODUCCIÓN.
32
10.2 COMPETENCIA ESPECÍFICA:
32
10.3 DESARROLLLO CONCEPTUAL DE TEMAS Y SUBTEMAS
33
10.4 DEFINICION DE LAS ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE EN EL ÁMBITO ACADÉMICO PARA LA SEGUNDA UNIDAD DE LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACION Y LOGISTICA.
38
10.5 GLOSARIO DE TÈRMINOS
39
10.6 SINTESIS SEGUNDA UNIDAD ASIGNATURA ADMINISTRACION Y LOGISTICA 40 10.7 EVALUACION POR COMPETENCIAS
41
11 UNIDAD DE APRENDIZAJE NO. 3
41
11.1 INTRODUCCIÓN.
41
11.2 COMPETENCIA ESPECÍFICA:
42
11.3 DESARROLLO CONCEPTUAL DE TEMAS Y SUBTEMAS
42
11.4 DEFINICION DE LAS ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE EN EL ÁMBITO ACADÉMICO PARA LA TERCERA UNIDAD DE LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACION Y LOGISTICA.
48
11.5 GLOSARIO DE TÈRMINOS
49
11.6 SINTESIS SEGUNDA UNIDAD ASIGNATURA ADMINISTRACION Y LOGISTICA 51 11.7 EVALUACION POR COMPETENCIAS
52
12 UNIDAD DE APRENDIZAJE NO. 4
52
12.1 INTRODUCCIÓN.
52
12.2 COMPETENCIA ESPECÍFICA:
52
12.3 DESARROLLO CONCEPTUAL DE TEMAS Y SUBTEMAS
53
5
12.4 DEFINICION DE LAS ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE EN EL ÁMBITO ACADÉMICO PARA LA CUARTA UNIDAD DE LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACION Y LOGISTICA.
161
12.5 GLOSARIO
162
12.6 SINTESIS UNIDAD CUATRO ASIGNATURA ADMINISTRACION Y LOGISTICA163 12.7 EVALUACION POR COMPETENCIAS
165
13 BIBLIGRAFIA
166
6
2
INSTRUCCIONES PARA EL EMPLEO DEL MODULO
Para el uso del presente módulo tenga en cuenta las siguientes indicaciones: Ø Tómese como guía la tabla de contenido para el desarrollo de cada unidad. Ø Revísese de manera general el documento, esto le permitirá una mejor comprensión del tema a tratar. Ø Para el desarrollo de cada unidad se debe tener presente las competencias y estrategias planteadas. Ø Desarróllese las actividades de aprendizaje teniendo en cuenta el contenido del modulo. Ø Llévese una secuencia lógica y organizada de cada tema que se plantea en este módulo. Ø Es importante que se realicen consultas acerca de cada tema para que se amplíen los conocimientos. Ø Utilícese medios de información como el Internet. Ø Manténgase una comunicación constante con el docente, con el fin de aclarar dudas. Ø Al final de cada unidad evalué el aprendizaje a través de la actividad propuesta.
7
3
IDENTIFICACIÓN DE LA ASIGNATURA ADMINISTRACION Y LOGISTICA
CAMPO : ADMINISTRATIVA
FORMACION
HUMANISTICA
ÁREA
:
ADMINISTRACION
DIPLOMADO
:
SEGURIDAD POLICIAL
GRADOS
:
CP - SS
Y
SI - IT
La asignatura de administración y logística cubre aspectos esenciales del conocimiento específico, referentes y consecuentes a la gestión, empleo, conservación, asignación y manejo de los elementos necesarios para el desarrollo de la actividad policial en los procesos administrativos inmersos dentro de las diferentes responsabilidades de un suboficial de la Policía Nacional, no solo en el campo administrativo sino en lo que a la operatividad se refiere, esto en pro de alcanzar la eficiencia y eficacia del servicio policial ante la demanda social de seguridad. ü Dentro del campo de formación: la administración y logística permite empoderar al suboficial de bases importantes para la correcta administración de los recursos logísticos, financieros y materiales, accediendo a entregar un excelente servicio a la comunidad, de esta manera se está garantizando idóneamente el cumplimiento de la misión tanto institucional como constitucional, vista desde aspectos como la seguridad y la convivencia. ü Periodo o trimestre académico: El desarrollo de este módulo comprende un espacio de tres días, de un periodo académico de 89 días.
8
1.1
COMPETENCIAS GLOBALES DEL PROGRAMA
El presente reglamento propende por alcanzar en el suboficial, el desempeño idóneo como Comandante, a fin que asuma la responsabilidad responsabilidad sobre la consecución, gestión, empleo, conservación, asignación y manejo adecuado de los recursos logísticos, financieros y materiales, en pro de alcanzar el ordenamiento constitucional de atender la demanda social de seguridad.
4
COMPETENCIAS FUNDAMENTALES A LAS QUE LE APORTA LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACION Y LOGISTICA
ü El Suboficial da un manejo adecuado de los recursos logísticos, financieros y materiales, con criterios administrativos modernos, que garanticen su eficacia y eficiencia. ü Confiabilidad ü profesionalismo ü Responsabilidad ü Tolerancia ü Prudencia. Prudencia.
9
5
COMPETENCIAS GENERALES DE LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACION Y LOGÌSTICA
El suboficial tiene el dominio adecuado para gestionar los recursos que le son asignados por la institución para el cumplimiento de la misión del servicio, optimizando su empleo, manejo y conservación.
10
6
DESCRIPCIÓN DE LOS EJES TRANSVERSALES
TRANSVERSALIZACIÓN
6.1
DERECHOS HUMANOS Y D. I. H.
La correcta administración de los recursos logísticos, financieros y materiales permite ofrecer un excelente servicio a la comunidad, garantizando de esta forma el cumplimiento de la misión constitucional, la cual gira alrededor de la seguridad y la convivencia pacífica, donde el respeto por el ejercicio de los derechos y libertades fundamentales, se convierta en un deber de todos los componentes activos de la sociedad.
6.2
PRINCIPIOS Y VALORES
Los valores institucionales buscan fortalecer la convivencia, cimentar la cultura de servicio y garantizar transparencia y buen ejemplo, a través de las acciones y vivencias que ayudan al crecimiento del hombre policía y al desarrollo de la Institución, en este evento, se basará el estudio de la presente asignatura en la confiabilidad, profesionalismo, responsabilidad, tolerancia y la prudencia.
6.3
INVESTIGACION
La humanidad desde sus orígenes se hace preguntas sobre diferentes temas, esa propiedad, por así decirlo está inmersa en la mente y sapiencia humana, obviamente la Policía Nacional, en cabeza de sus miembros no puede ser ajena a este tipo de actitud, basada en el planteamiento de hipótesis sobre diversos fenómenos. Entre ellos se podría entrever la inmersión de los campos administrativos y logísticos dentro del andamiaje institucional y de esa manera comprobar o desmentirlas. Para ello se requiere de un proceso metodológico coherente, puesto que este módulo o asignatura proporciona a los discentes elementos que le permitan abordar una temática, llena de conceptos en aras de crear el hábito de investigación mediante el diseño de un esquema que le garantice lograr sus propósitos. Definitivamente esa es la base que se persigue en los aprendientes, que a partir de una serie de conceptualizaciones y 11
descubrimientos se cree la necesidad de investigar, en aras de lograr cambios que permitan mejorar el alcance de los objetivos institucionales y de esa manera la sociedad sea la beneficiada de estos alcances.
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7
TABLA DE SABERES CORRESPONDIENTES A LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACION Y LOGISTICA
SER • • • •
COMPONENTES Y TABLA DE SABERES SABER HACER
Sentido de pertenencia. Liderazgo. Empoderamiento. Empatìa.
•
•
•
•
Concepción que da la conceptualización de la temática en estudio. Seguridad en el desarrollo de procesos administrativos y de logística Objetividad y coherencia en el desarrollo de actividades administrativas como comandante. Destreza para desenvolverse dentro de un ambiente administrativo cambiante.
13
•
•
•
•
SABER SER Conocimiento adecuado de los conceptos de la asignatura. Políticas institucionales para administrar bienes estatales. Emprendedor a la hora de desenvolverse en el ámbito policial como comandante. El conocer el desarrollo de las actividades administrativas y de logística permite acceder con mayor positivismo en la Institución.
8
ACTIVIDADES PARA IDENTIFICAR CONCEPTOS PREVIOS DE LOS ESTUDIANTES RESPECTO A LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACIÒN Y LOGÌSTICA
ü Presentación breve del desarrollo de la asignatura y las formalidades para el alcance de objetivos de aprendizaje con los estudiantes. ü Realización de una breve encuesta o sondeo que tenga inmerso, prácticamente el contenido conceptual de la evaluación final, en aras de comparar el conocimiento presente y el alcanzado una vez se culmine el estudio de la asignatura. ü Adelantar una coevaluaciòn, donde participe el gran grupo de estudiantes, a fin que cada estudiante conozca el punto de vista de uno o dos de sus compañeros. ü Avanzar en el aprendizaje por medio de la explicación de dudas e incomprensiones con discernimiento de conceptos por medio de la participación de los discentes y del autoconocimiento del docente.
14
9
UNIDAD DE APRENDIZAJE No. 1
“FUNDAMENTOS DE LOGISTICA”
9.1
INTRODUCCIÓN.
Es imprescindible que al hablar de la logística, se interiorice la importancia de sus fundamentos teóricos y aplicaciones prácticas de las cinco áreas que integran la logística en toda organización moderna, entre ellas el servicio al cliente, el transporte, el manejo de inventarios, el flujo de información y el proceso de pedidos.
Para nadie es ajeno la necesidad de adelantar la práctica de técnicas modernas de gestión en los diferentes aspectos de la función logística a fin de maximizar y mejorar la calidad del servicio de policía para una demanda social que, día a día espera más de la Policía Nacional como institución. 9.2
COMPETENCIA ESPECÍFICA:
El suboficial domina la terminología propia de la administración logística, sus sistemas de información y fuentes, con criterios modernos de administración que le agreguen valor a su desempeño y procesos asignados.
GENERALIDADES:
Durante esta primera unidad de estudio sobre la Administración & Logística, se centrará el énfasis de la importancia en medio de la historia que ha tenido la Logística y en especial relacionada con el desarrollo de la actividad policial por intermedio de sus suboficiales.
La importancia de la logística viene dada por la necesidad de mejorar el servicio a la ciudadanía, optimizando la gerencia y la gestión logística, además por medio de la coordinación óptima de todos los factores que influyen en la decisión de compra: calidad, confiabilidad, distribución, protección, servicio. 15
De esta manera se amplía la visión Gerencial para convertir a la logística en un modelo, un marco, un mecanismo de planificación de las actividades internas y externas de la Institución, puesto que la definición tradicional de logística afirma que el producto o servicio adquiere su valor cuando el cliente lo recibe en el tiempo y en la forma adecuada, al menor costo posible.
OBJETO Y ALCANCE: La presente unidad consta de las siguientes temáticas que deben conceptualizarse y ponerse en práctica por parte de los discentes para propender en el mejoramiento del trabajo en equipo ante todo.
9.3
DESARROLLO CONCEPTUAL DE TEMAS Y SUBTEMAS
ü CONCEPTO DE LOGÍSTICA. El concepto logístico que se aplica en las empresas se caracteriza por jugar un papel de integración de las actividades que tienen que ver con el aseguramiento de un flujo dirigido a suministrar al cliente los productos y servicios que demanda en el momento que lo demanda, con la calidad exigida y al costo que está dispuesto a pagar. Para ello centra su actividad en realizar la coordinación de las actividades siguientes en función de asegurar el flujo que garantiza un alto nivel de servicio al cliente y de reducción de costos: ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü
Almacenaje Despacho Aprovisionamiento Compras Economía material Transporte externo Transporte interno Transporte interempresa Distribución Tratamiento y atención de los pedidos Reciclaje de residuos y de los productos desechados por el cliente Planificación de la producción Control de producción Información y comunicaciones Control de calidad Finanzas Mantenimiento Mercadeo Ventas Protección del medio ambiente. 16
Esto no significa que la gerencia logística asuma la gestión de cada una de las actividades anteriores, sino que se encarga de realizar la coordinación de las variables de cada una de ellas para garantizar soluciones integrales en función de ejecutar un flujo racional y que asegure un alto nivel de servicio al cliente con bajos costos. La tendencia es buscar cada vez más autonomía de los eslabones ejecutivos de la empresa conjuntamente con el aumento de la integración de la gestión de toda la cadena logística, lo cual permite una elevada capacidad de reacción ante los clientes, una alta capacidad de innovación y un incremento del valor de los productos. La empresa debe adoptar para tal fin una filosofía de gestión y una organización plana o de redes de unidades que posibilite una consecuente aplicación de esta concepción organizacional de la logística.
El sistema logístico de la empresa se caracteriza por mantener un carácter abierto, o sea, mantiene una adecuada utilización de las relaciones con unidades del entorno que le garantiza a través de alianzas y outsourcing obtener servicios y productos con alta eficiencia. Igualmente se caracteriza por un satisfactorio balance dinámico que le permite mantener una coordinación permanente de todos los elementos a partir de mantener la subordinación del funcionamiento y organización de cada uno a determinados parámetros generales del sistema.1 ü CANALES DE DISTRIBUCIÓN LOGÍSTICA. También llamado canal de mercadotecnia, el canal de distribución logística es una estructura de negocios de organizaciones interdependientes que va desde el punto del origen del producto hasta el consumidor. Los productores se mueven a través de los canales de mercadotecnia por medio de la distribución física. Existen tres importantes mercadotecnia:
necesidades
que
satisfacen
los
canales
de
1. Canales de Distribución para Productos Industriales Los productos industriales tienen una distribución diferente de las de los productos de consumo y emplean cuatro canales que son: productores usuarios industriales: este es el canal más usual para los productos de uso industrial ya que es mas corto y él más directo; utiliza representantes de ventas de la propia fabrica. Ejemplos: grandes fabricantes de metal, productores de bandas transportadoras, fabricantes de equipos para construcción y otros. Productores distribuidores industriales consumidores industriales: en este caso los distribuidores industriales realizan las mismas funciones de los mayoristas y en algunas ocasiones desempeñan las funciones de los mayoristas y en algunas ocasiones desempeñan las funciones de fuerza de ventas de los fabricantes. Productores agentes distribuidores industriales usuarios industriales: en este canal la función del agente 1
http://jaibana.udea.edu.co/grupos/logistica/Modelo%20de%20Referencia.htm
17
es facilitar las ventas de los productos y la función del distribuidor es almacenar los productos hasta que son requeridos por el usuario industrial. Productores agentes usuarios industriales: en este caso los distribuidores industriales no son necesarios y, por lo tanto, se eliminan. Ejemplo: productos agrícolas. 2. Canales de Distribución para Productos de Consumo. Los Canales para productos de consumo se dividen a su vez en cinco tipos que se consideran los más usuales: productores Consumidores: esta es la vía mas corta y rápida que se utiliza en este tipo de productos. La forma que más se utiliza es la venta de puerta en puerta, la venta por correo, el telemercadeo y la venta por teléfono. Los intermediarios quedan fuera de este sistema. Productores minoristas consumidores: este es el canal más visible para el consumidor final y un gran número de las compras que efectúa el público en general se realiza a través de este sistema. Ejemplos de este canal de distribución son los concesionarios automatices, las gasolineras y las tiendas de ropa. En estos casos el productor cuenta generalmente con una fuerza de ventas que se encargara de hacer contacto con los minoristas que venden los productos al público y hacen los pedidos después de lo cual los venden al consumidor final. Productores mayoristas minoristas o detallistas: este tipo de canal lo utiliza para distribuir productos tales como medicina, ferretería y alimentos. Se usa con productos de gran demanda ya que los fabricantes no tienen la capacidad de hacer llegar sus productos a todo el mercado consumidor. Productores intermediarios mayoristas consumidores: este es el canal mas largo, se utiliza para distribuir los productos y proporciona una amplia red de contactos; por esa razón, los fabricantes utilizan a los intermediarios o agentes. Esto es muy frecuente en los alimentos perecederos. El que se mencionen estos canales de la manera en que se ha hecho no significa que sean los únicos; en ocasiones se hace una combinación de ellos. 3. Integración de los Canales de Distribución. En este aspecto el estudiante se podrá preguntar cuál es la relación de estos términos con la actividad policial, que lejos de verlos como ejemplo simple, nos conducen a visualizar todo el camino que debe llevar cualquier proceso por simple que parezca, inmiscuyendo a productores y sus intermediarios para actuar conjuntamente y obtener beneficios mutuos. Curiosamente la Policía sería en diferentes casos la productora de seguridad y a la vez intermediaria, es decir aportando estrategias para hacer llegar esa seguridad a todas las personas residentes en algún sector. Los eslabones de un canal pueden combinarse en forma horizontal y vertical bajo la administración de un líder del canal. La combinación puede estabilizar los suministros, reducir costos y aumentar la coordinación de los miembros del canal. La Integración vertical de los canales, se refiere a la combinación de dos o más etapas del canal bajo una dirección. Esto traería como resultado la compra de las operaciones de un eslabón de canal o la realización de las operaciones de este eslabón para llevar a cabo las funciones. Por ejemplo, un gran comerciante de 18
ventas masivas, como las tiendas de descuento, pueden almacenar y transportar los productos que le compra el fabricante, con lo cual se elimina la necesidad de utilizar al mayorista. Esta integración incluye el control de todas las funciones desde la fabricación hasta el consumidor final, la virtud aquí se trataría de liderar el manejo de los intervinientes en este proceso logístico.2 ü COSTOS LOGÍSTICOS. Como en toda organización, su parte directa o gerencial, merece una enorme importancia dentro del seguimiento a la cadena de abastecimiento y su relación con los costos, de ahí la importancia de tener en cuenta este tipo de aspectos y en especial la relación de costos que se asumen en el evento de no adelantarlos, o hacerlos de una manera errónea. En forma general en toda organización, y obviamente la Policía Nacional no puede ser ajena a la clasificación de los costos directos, indirectos, fijos, variables, del período, entre otros, toda vez que en el evento de llegar a una serie de toma de decisiones, aspectos como los costos y el análisis del presupuesto tienen enormes ingerencias dentro de las estrategias organizacionales a implementar en caso de fallas o de algún tipo de mejoramiento empresarial. De esta manera se aclara que se debe propender por incrementar el estudio y la investigación acerca del impacto que tienen los costos logísticos en los resultados organizacionales y en este caso en la Policía Nacional, los siguientes son los aspectos logísticos más generales a tener en cuenta. ü ü ü ü
El costo de la gestión de abastecimiento y compras. Los costos de mantener inventarios y almacenamiento. El costo del transporte. Otros costos logísticos.
ü SISTEMAS DE DISTRIBUCIÓN FÍSICA. Un sistema de distribución física consta de unos vehículos, unas instalaciones fijas y unos objetos, o personas, que deben ser distribuidos, cada uno de los cuales lleva asociados unos costes. Los vehículos incurren en costes de operación (habitualmente, el vehículo va cargado en el reparto y vuelve de vacío si no logra compensar envíos) y en costes de parada que incluyen carga y descarga. Las instalaciones fijas soportan el coste del espacio destinado a guardar inventarios y el coste de la carga y la descarga inicial y final. Los objetos distribuidos llevan un 2
http://ricoverimarketing.es.tripod.com/RicoveriMarketing/id15.html
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coste asociado al inventario estacionario y otro coste asociado al inventario en movimiento (pipeline). Nótese que este último inventario en movimiento se tiene que pagar siempre y es independiente de la estrategia de envío, aunque varía al cambiar el modo de transporte o las condiciones de guiado del mismo. Los costes de inventario tienen tres componentes básicas: el precio de la mercancía en stock, el coste de mantenimiento de inventario, expresado habitualmente como porcentaje del coste de la mercancía, y el tiempo transcurrido como stock. En la evaluación de estos costes deben tenerse en cuenta conceptos muy delicados como las diferencias entre flujo de material y flujo de caja, fiabilidad de los datos, homogeneidad de las unidades de los costes (sin márgenes empresariales), determinación de las unidades de negocio de la empresa para diferenciar los costes asociados a envíos internos de partes producidas por la misma empresa, etc. Estrategias de distribución. La mejor manera de concretar diversas estrategias de distribución física es, quizás, con un ejemplo: Una empresa dispone de varias fábricas y muchos centros de distribución o delegaciones con demanda. Logística del transporte Equilibrada. Cada fábrica produce un componente de un producto y se plantea la mejor manera de enviar las componentes de las fábricas a los centros de distribución con camiones. La primera estrategia de envío, quizás, consistiría en hacer envíos directos entre cada fábrica y una delegación, con camiones llenos. Desde luego, esta es la estrategia que minimiza los costes de transporte para un modo y tipo de vehículo dados, aunque podría tener unos costes de inventario muy elevados.3 ü SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y EMPLEO DE NUEVAS TECNOLOGÍAS. Las actividades de una empresa o negocio requieren constantemente del empleo de estrategias que conduzcan al mejoramiento de los procesos que coadyuven de igual manera a maximizar su servicio, en estas obviamente se encuentra la Policía Nacional. Temas empresariales como el equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de información pueda operar son temas hoy por hoy de común utilización. En medio de esta conceptualización está de igual manera el talento humano que obviamente interactúa con el Sistema de Información, formado por las personas 3
www.edicionsupc.es/ftppublic/pdfmostra/EC03702M
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que utilizan el sistema y que deben estar completamente mentalizadas en una idónea capacidad para su manejo, puesto que un sistema de información visualizándolo desde una perspectiva muy generalizada debe realizar cuatro actividades básicas que se verán a continuación: Entrada de Información: es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases automáticas. Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de disco extraíble, los códigos de barras, los escáner, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras. Almacenamiento de información: el almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o unidades de disco extraíble y los discos compactos (CD-ROM o DVD). Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base. Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes.4
4
http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml
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ü FACTORES DE CAMBIO Y TENDENCIAS APLICADAS AL SECTOR PÚBLICO.
En el transcurso de los años se han presentado diferentes concepciones respecto a la definición del término de competitividad; de la teoría clásica de las ventajas comparativas se pasó a la de ventajas competitivas y a las nuevas teorías del comercio internacional, la cual incluye variables tecnológicas, habilidades administrativas que aumentan la eficiencia. Con la mayor apertura y globalización del entorno mundial, estos términos cobran vigencia; sin embargo, en la actualidad no existe un consenso sobre su juicio y medición, afortunadamente la Policía no ha sido ajena a esta transformación pues su penetración en el campo tecnológico ha sido bien visible, máxime si se tiene en cuenta que el objetivo de nuestra institución es la sociedad y ésta no puede ser ajena al mejoramiento de los diferentes procesos tendientes a optimizar la seguridad. Anualmente diferentes entidades internacionales reportan información sobre las mediciones de la competitividad y el comportamiento económico en diferentes países. Se pueden destacar entre otras las realizadas por el Foro Económico Mundial (FEM), el Anuario Mundial de Competitividad (IMD), el Doing Business del Banco Mundial, el Índice de Libertad Económica del Heritage Foundation, Índice de Globalización, Índice de Desarrollo Humano. Cada uno de ellos utiliza metodologías diferentes y las ajustan constantemente, adicionando países de evaluación, con lo cual dificulta el seguimiento real del indicador. En Colombia ha trascendido con mayor difusión la evaluación del FEM y del IMD. En la metodología del FEM se define la competitividad como la habilidad de un país para alcanzar altas tasas sostenidas de crecimiento del producto per cápita. De otra parte, en el IMD la define como la habilidad de una nación para crear y mantener un entorno que sustente una mayor creación de valor para sus empresas y más prosperidad para sus habitantes. Ambas instituciones realizan una evaluación anual sobre el comportamiento de la competitividad, con metodologías y muestra de países diferentes. Con base en estos resultados, Colombia ha mejorado su posición relativa en los últimos años. La razón de la disminución en el 2006 fue el cambio de la metodología en la evaluación y el mayor número de países de la muestra5[1]. Se incluyeron más variables, evaluadas en tres grandes factores: a) Requerimientos básicos (instituciones, infraestructura, macroeconomía, salud y educación primaria), b) Reforzadores de Eficiencia (alta educación y entrenamiento, eficiencia del mercado), y c) Innovación (preparación tecnológica, sofisticación de los negocios e innovación).
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Sin duda que en los últimos años, Colombia ha mejorado en el aspecto del manejo de las variables tanto macroeconómicas como sociales y del componente de Instituciones Públicas, entre ellas sobresale la gestión de la Policía Nacional, máxime si este último que califica entre otros aspectos referentes a la percepción de seguridad por parte de la ciudadanía, es decir que la gestión administrativa y logística, definitivamente está inmersa dentro del mejoramiento organizacional. ü LA LOGÍSTICA EN LA POLICÍA NACIONAL. Como se ha visto en los anteriores conceptos, la logística está presente en los procesos administrativos adelantados en la Policía Nacional, éstos han permitido optimizar los diferentes recursos con los que cuenta la organización, pues si bien se puede contar con un excelente talento humano en determinado sector, si a estos no les llegan a tiempo y en óptimo estado los elementos necesarios no es mucho lo que pueden adelantar. Aquí se puede traer a colación la importancia que ha tenido desde siempre la logística y en especial en los enfrentamientos bélicos entre países, de hecho se dice que ese fue el nacimiento de la logística, algunos países participantes de la segunda guerra mundial, mostraron ciertas ventajas comparativas gracias a fortalezas en el desarrollo logístico y prácticamente ganaron la misma. Es por eso que la Policía Nacional no ha sido ajena a este aspecto y ha sabido compenetrarse en su implementación en aras de mejorar el servicio de policía a la ciudadanía, es por ello que los suboficiales deben conceptualizar e interpretar sus bondades en el momento de asumir responsabilidades como la de administrar procesos, productos o servicio, los cuales permitirán ofrecer ventajas o desventajas (en el evento de un mal manejo) ante el desorden público e incluso ante otras instituciones que día a día quieren copar nuestros espacios ante la sociedad. Para mejorar el entendimiento de esta responsabilidad, se pone a consideración la resolución número 04570 del 05 de septiembre de 2006 por medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos de Gestión Logística y Abastecimientos de la Policía Nacional. Conforme con el Artículo 1º, parágrafo, de la Ley 87 de 1993, los manuales de procedimientos es uno de los instrumentos a través de los cuales se cumple el control interno; Que el Artículo 17 de la Ley 489 del 29 de diciembre de 1998, define que, en la formulación de las políticas de desarrollo administrativo se tendrá en cuenta entre otros, la racionalización de trámites, métodos y procedimientos de trabajo; realizar ajustes a la organización interna de las entidades, relacionadas con la distribución de competencias de las dependencias o con la supresión, fusión o creación de 23
unidades administrativas fundamentadas en la simplificación procedimientos identificados y en la racionalización del trabajo.
de
los
Que el literal f, del Articulo 4 de la Ley 872 del 2003, “Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios”, establece entre los requisitos para la implementación del sistema, la necesidad de documentar y describir de forma clara, completa y operativa, los procesos identificados, que contribuyan a garantizar la calidad del servicio. Que el numeral 7 del articulo 35 del Decreto 1512, del 11 de agosto de 2000 “Por el cual se modifica la estructura del Ministerio de Defensa Nacional y se dictan otras disposiciones”, facultó al Director General de la Policía Nacional, para expedir las- -resoluciones, manuales y demás actos administrativos necesarios para administrar la Policía Nacional en todo el territorio nacional. Que la aplicación de este instrumento contribuye al logro de uno de los objetivos del control interno, como es garantizar la eficacia, eficiencia y efectividad en la parte administrativa de la Policía Nacional, promoviendo y facilitando la correcta- ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional. Que el Manual de Procedimientos de Gestión Logística y Abastecimientos de la Policía Nacional permite contar con una herramienta útil y adecuada a la institución como mecanismo de desarrollo organizacional, para de una parte, servir de guía a quienes lo consulten y a la vez facilitar la difusión y aplicación de procesos estandarizados al interior de toda la institución en áreas administrativas. Que la estandarización de los procedimientos de soporte contenidos en la Cadena de Valor de la Policía Nacional, dentro de parámetros de calidad, facilita y agiliza la gestión de la entidad en materia logística y de abastecimiento. Que la estandarización de procedimientos propicia la transparencia en todas las actuaciones de los servidores públicos, generando credibilidad en la administración del servicio policial frente al ciudadano y a las entidades de control del Estado, RESUELVE: Articulo 1º. Adoptar en todas sus partes el Manual de Procedimientos de Gestión Logística y Abastecimientos de la Policía Nacional, que forma parte de la presente resolución y que se identificará, así: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTOS DE LA POLICIA NACIONAL. Parágrafo Primero: El manual de procedimientos de Gestión Logística y Abastecimientos de la Policía Nacional, tendrá la siguiente estructura: 1. Caracterización del Macroproceso Gestión Logística y Abastecimientos. 2. Catalogo del Macroproceso Gestión Logística y Abastecimientos. 24
3. Documentación de los procedimientos del Macroproceso Gestión Logística y Abastecimientos: a. b. c. d. e.
Hoja de presentación Flujograma o Diagrama de Flujo Descripción del procedimiento Caracterización de los procedimientos. Anexos
Parágrafo Segundo: Los procesos, actividades o tareas del servicio policial se documentarán de acuerdo a los parámetros establecidos en la “Guía para Documentar Procedimientos”, adoptada por la Policía Nacional mediante Resolución 01113 del 27 de mayo de 2004. Parágrafo Tercero: Los procesos, actividades o tareas que hacen parte del Manual de Procedimientos de Gestión Logística y Abastecimientos son: 1. MACROPROCESO: Gestión Logística y Abastecimientos 2. PROCESOS: 2.1 Administrar Almacenes de la Policía Nacional 2.2 Administrar Semovientes de la Policía Nacional 2.3 Adquirir Bienes y Servicios 2.4 Realizar Mantenimiento Total
3. ACTIVIDADES O TAREAS QUE REQUIEREN PROCEDIMIENTO: 3.1 Actualizar Hojas de Vida de vehículos de la Policía Nacional 3.2 Adquirir Seguros para Vehículos de la Policía Nacional 3.3 Distribuir Combustible para Vehículos de la Policía Nacional 3.4 Realizar Remate de Automotores de la Policía Nacional 3.5 Asegurar la Calidad 3.6 Realizar Entrada de Bienes o Servicios 3.7 Realizar Salida de bienes o Servicios 3.8 Realizar Baja de Bienes 3.9 Realizar Entrada de Material de Guerra 3.10 Realizar Salida de Material de Guerra 3.11 Controlar Inventarios de la Policía Nacional 3.12 Reproducir Semovientes de la Policía Nacional 3.13 Adiestrar Semovientes de la Policía Nacional 3.14 Realizar Herraje y Mantenimiento de Cascos a Semovientes 3.15 Administrar Bienes o Servicios Provenientes de la Cooperación Internacional 3.16 Administrar la Caja Menor de la Policía Nacional 3.17 Realizar Licitación Pública 3.18 Realizar Contratación Directa de Mayor Cuantía 3.19 Realizar Contratación Directa de Menor Cuantía 3.20 Realizar Contratación Directa de Mínima Cuantía 25
3.21 Realizar Coordinación de Contratos Interadministrativos 3.22 Adquirir Bienes inmuebles para Construcción de Unidades Policiales 3.23 Elaborar Proyecto para Construcción de Estaciones 3.24 Realizar Mantenimiento de Armamento 3.25 Realizar Mantenimiento de Instalaciones Policiales 3.26 Realizar Mantenimiento de Vehículos de la Policía Nacional Articulo 2º. AMBITO DE APLICACIÓN. La ejecución de los procedimientos Logísticos y de Abastecimientos contemplados en el citado manual, será realizada por los Servidores Públicos de la Policía Nacional que dentro de las actividades administrativas de las diferentes Unidades Policiales les corresponda desarrollar total o parcialmente el Macroproceso Gestión Logística y Abastecimientos para el cumplimiento de la misión institucional. Artículo 3º. CREACION, SUPRESION, ADICION O MODIFICACION DE PROCEDIMIENTOS. Las unidades de policía interesadas, deberán presentar y solicitar al Comité de Calidad las modificaciones y actualizaciones a los procedimientos por intermedio de la Oficina de Gestión Institucional o la dependencia que haga su veces. Artículo 4º. DEPENDENCIAS RESPONSABLES DE SU APLICACIÓN. La responsabilidad de desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar los procedimientos documentados a través del presente manual, estará a cargo de las Direcciones, Oficinas Asesoras y sus unidades desconcentradas, de acuerdo con el ámbito misional que les corresponda. Artículo 5°. ACTUALIZACIONES AL PRESENTE MANUAL. La facultad para adoptar las actualizaciones al presente manual, será responsabilidad de la Oficina de Gestión Institucional, o la dependencia que haga sus veces, previa aprobación del proyecto de actualización o modificación por parte del Comité de Calidad de la institución. Parágrafo Primero: Las modificaciones y actualizaciones de los procedimientos deberán constar en actas escritas de aprobación, que resulten de las reuniones semestrales del Comité de Calidad de la Institución. Parágrafo Segundo: En caso de cambio o modificación total o parcial de Leyes, Decretos, Resoluciones y otras que afecten de manera sustancial los procedimientos Logísticos y de Abastecimientos, se reunirá extraordinariamente el Comité de Calidad para realizar los ajustes correspondientes. Parágrafo Tercero: Toda modificación o actualización del Manual de Procedimientos de Gestión Logística y Abastecimientos, aprobada por el Comité de Calidad de la Policía Nacional, deberá realizarse mediante el Acto Administrativo correspondiente. Articulo 6º. PUBLICIDAD Y DIFUSION. La Oficina de Gestión Institucional o la dependencia en que se delegue esta responsabilidad, pondrá en funcionamiento 26
los mecanismos de difusión necesarios para el conocimiento y aplicación del “Manual de Procedimientos de Gestión Logística y Abastecimientos de la Policía Nacional” en las unidades policiales. Igualmente, se pondrá a disposición de los usuarios de la entidad en los sistemas de comunicación, consulta y publicidad disponibles para el efecto. Articulo 7º. APLICACIÓN EN PROGRAMAS DE FORMACION. La Oficina de Gestión Institucional en coordinación con la Dirección de la Escuela Nacional de Policía “General Santander” o las dependencias que hagan sus veces, implementarán procesos pedagógicos para la enseñanza del Sistema de Estandarización y la aplicación de los procedimientos descritos en el presente manual, a través de los programas de formación, capacitación y especialización del sistema educativo policial. Articulo 8º.VIGENCIA. Los procedimientos aquí relacionados quedarán vigentes para la Policía Nacional a partir de la fecha de expedición de la presente resolución y su aplicación será de obligatorio cumplimiento en todas las actividades del servicio relacionadas con el macro proceso Gestión Logística y Abastecimientos. Articulo 9º. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.6 9.4
DEFINICION DE LAS ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE EN EL ÁMBITO ACADÉMICO PARA LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACION Y LOGISTICA.
Gracias al desarrollo de la presente unidad de aprendizaje de la asignatura de Administración y logística, se han identificado cuatro tipos de estrategias generales en el ámbito educativo. Las tres primeras coadyuvan al alumno a elaborar y organizar los contenidos para que resulte más fácil el aprendizaje (procesar la información), la cuarta está destinada a controlar la actividad mental del alumno para dirigir el aprendizaje e igualmente sirve de apoyo al aprendizaje para que éste se produzca en las mejores condiciones posibles. 1. Estrategias de ensayo. Son aquellas que implica la repetición activa de los contenidos, centrándose en secciones claves para el entendimiento. En el caso propio, recae en la lectura concienzuda aplicando métodos y estrategias de estudio como el IPLER, por ejemplo, a fin de conceptualizar y transversalizar las temáticas con su labor al frente de la responsabilidad de administrar recursos para el servicio.
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Resolución número 04570 del 05 de septiembre de 2006.
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2. Estrategias de elaboración. Lo cual implica conexar nuevos conceptos, por medio de los resúmenes a partir de las analogías, tomando notas y auto contestando preguntas, describir como se relaciona la información nueva con el conocimiento existente. Pues para nadie es ajeno que el medio social en que se encuentra la institución es muy cambiante y basta hacer comparaciones para establecer la enorme evolución, en aspectos como el educativo y el tecnológico por ejemplo, para determinar la importancia que trae consigo el conocimiento de este tipo de temáticas. 3. Estrategias de organización. Para agrupar la información o los conceptos en aras de que sea más fácil su recordación, ello implica imponer estructuras a los contenidos de aprendizaje, utilizando herramientas actuales como los mapas conceptuales, pues aunque se puede establecer que si bien existen métodos educativos bien interesantes como los Ensayos, donde el estudiante puede crear, desde su propio punto de vista, una nueva visualización o creencias a partir de lo leído, los mapas conceptuales son una estrategia estupenda en aras de conceptualizar lo máximo posible. 4. Estrategias de control de la comprensión. Teniendo en cuenta que ésta se liga netamente a la cognición, esto trae como necesidad el tratar de seguir la pista de las estrategias que se usan y del éxito logrado con ellas y adaptar la conducta en concordancia. La mejor estrategia que se pude optar para lograr conocimiento por intermedio de la comprensión es la practica de esta serie de actividades típicas para un profesional de policía que como tal ostenta autoridad y responsabilidad al frente de una serie de estrategias bien definidas que conducirán a empoderarse de un conocimiento científico, sin desconocer el empirismo, basado en la practica y de esta manera lograr los objetivos propuestos, alejados de los errores.
9.5
GLOSARIO DE TÈRMINOS
Franquicia: contrato mediante el cual se otorga una licencia a una empresa, cediendo para esta su marca registrada, maquinaria y cultura administrativa. Fusión: proceso en el que dos o más empresas se unen con el propósito de conformar una empresa nueva, usualmente prescindiendo de las anteriores. Globalización: proceso que amplia la producción y oferta de bienes y servicios a nivel mundial. Se entiende como un proceso político y económico cuya visión es hacer del mundo - globo terráqueo - un solo mercado. Existen choques en la concepción del proceso globalizador actual, en pro y en contra del mismo. Se 28
contempla como un proceso que. Al transformar costumbres comerciales, afectan también comportamientos y modos de vida, por lo que también debe entonces entenderse como proceso social y cultural. Innovación: cambios que se efectúan con el objeto de mejorar los resultados e impactos tanto a nivel de la empresa como ante el consumidor o demandante de sus bienes y servicios. Se realizan con el fin de mejorar las técnicas operativas y productivas, de tal forma que se obtenga las misma (o mayor) cantidad de producción con mayor calidad utilizando menos recursos. Algunas innovaciones dan lugar a creaciones o mejoras en algo ya existente (inventos) o a la incursión de algo nunca antes utilizado (descubrimientos); todo ligado a la investigación. ISO 9000: Normatividad que evalúa la capacidad de una empresa para fabricar en forma constante sus productos mediante procesos de buena calidad. ISO 14000: normatividad que evalúa la capacidad de la empresa para producir sus bienes mediante procesos de buena calidad y con alta eficiencia en el cuidado ecológico y medio ambiental. Licencias: contrato mediante el cual una empresa recibe de otra el derecho de uso de varios de sus activos a cambio del pago de un monto determinado por el uso de los mismos. Estos activos son propios de la empresa otorgante, como su marca, patentes o tecnologías. Monopolio: empresa o compañía que en el mercado es oferente único de un bien o servicio sin competencia alguna, controlando todas las variables relativas al mismo (precio, cantidades producidas, cantidades ofrecidas). Multinacional: empresas que operan en más de un país, efectuando sus operaciones de entrada, proceso y salida a nivel internacional. Negociación colectiva: aquella en los cuales los términos y acuerdos pactados se realizan según la opinión y consentimiento de todos los seguidores y empleados de la organización. Oligopolio: conjunto de empresas que de conformidad se comprometen a fijar precios equitativos con el objetivo de controlar los precios de un conjunto de bienes o servicios que solo ellos ofrecen en un mercado determinado. Oligopsonio: contrario al oligopolio, es aquel mercado en el que son pocos los demandantes de bienes y servicios determinados. Outsourcing: forma de mejorar competitivamente contratando los servicios de otras empresas especializadas en algunos procesos que no son propios del objeto social de la empresa.
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9.6
SINTESIS ASIGNATURA ADMINISTRACION Y LOGISTICA
Programa de Cátedra de Administración y Logística. 1. Objetivos Se plantea, para este nivel, además de los contenidos específicos, una profundización de la bibliografía existente en cuanto a estas temáticas, la cual por obvietud no puede ser estéril, es decir que se debe actualizar y profundizar propendiendo por internarse en la sapiencia de otros autores (no necesariamente policiales) pues sin duda ello permitirá un mejor entendimiento no solo de las temáticas, sino de la misión misma que se tiene. 2. Conocimiento y comprensión de: La presente compilación de normatividad y bibliografía temática, la cual tiene por finalidad unificar la comprensión de la administración y logística; sin embargo, la norma aquí prescrita es de carácter general, por lo cual se debe investigar y a la vez actualizarse en todo este tipo de aspectos académicos y normativos. 3. Habilidades que le permitan: Leer el presente modulo, con seguridad servirá de “combustible” para profundizar en las temáticas, propendiendo por ubicar mas bibliografía similar, a fin de compactar aun mas el conocimiento de este tipo de tópicos, fortaleciendo la condición de administrador para darle cumplimiento a las obligaciones que la institución nos impone. Establecer diferencias evolutivas dentro del campo de la administración y la logística, permitiendo entender la necesidad existente de verdaderos profesionales en este aspecto, sin alejarse de la realidad única, que reposa en la claridad de saber que es un puente para el logro de la principal actividad institucional, que es la de brindar seguridad a la ciudadanía. Explorar por medio de la elaboración de mapas conceptuales la mayor cantidad de conocimiento proveniente de esta interesante compilación de administración y logística Hacer a partir del estudio de procesos elaborados, en especial a procesos contractuales (administrativos, logísticos y/o financieros) donde este inmersa la ejecución de recursos estatales, a fin de compenetrarse con la importancia de la transparencia que se exige a la hora de adelantar este tipo de emprendimientos Valorar críticamente los resultados de sus acciones a los fines de identificar avances y deficiencias en el aprendizaje individual y grupal. 4. Disposiciones para: 30
Indagar y reflexionar a los fines de una búsqueda de superación intelectual. Participar activamente de las distintas instancias pedagógicas propuestas por la Cátedra. Asimilar nuevas situaciones para incorporar nuevas conductas dirigidos a un aprendizaje individual y colectivo, basado en la idea de la transformación de ideales. Buscar nuevas perspectivas para lo convencional con una actitud creativa. 5. Descripción analítica de actividades teóricas y prácticas Se propone la investigación de procesos establecidos, como por ejemplo la instalación de una granja integral en una unidad policial o la compra de un elemento siguiendo toda la ritualidad normatividad existente y exigible por parte de los entes de control tanto internos como externos, demostrando su entendimiento por intermedio de un trabajo investigativo propio, el cual puede ser en grupo, siempre orientado a la transparencia que solo la brinda el verdadero querer aprender. La principal acción que, como se dijo antes, se persigue con este proceso es la de empoderar por medio de conceptos tanto tangibles como intangibles al estudiante para que se autonomice en un verdadero administrador de procesos logísticos, tolerante a la critica y permeable a la evolución de este tipo de transcursos.
9.7
EVALUACION POR COMPETENCIAS
COMPETENCIAS GENERALES
ESTRATEGIAS DE EVALUACIÓN
CRITERIOS DE EVALUACIÓN
Simulaciones
Ideas Hechos Sucesos Eventos Comparación Clasificación
FUNDAMENTALES Autorregulación Empoderamiento conceptual Liderazgo
Asignación de actividades.
Evaluación continua
ESPECIFICAS: El Suboficial identifica con claridad los diferentes procesos contractuales y normativos para llevar a cabo emprendimientos de tipo administrativo y logístico dentro del ámbito policial, con una orientación igualmente externa.
Mapas conceptuales de la Autoevaluación, coevaluacion y normatividad. heteroevaluacion de las actividades Adelantar procesos propuestas. administrativos y logísticos institucionales.
El Suboficial contribuye con las herramientas adecuadas para el control y seguimiento a los servicios de policía y a la gestión policial en los diferentes niveles del servicio.
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10 UNIDAD DE APRENDIZAJE No. 2
ORGANIZACIÓN DE CAMPOS Y AREAS DE TRABAJO, DESARROLLO ORGANIZACIONAL.
10.1 INTRODUCCIÓN. Dentro de toda actividad policial está inmersa la utilización de espacios físicos, pequeños o grandes, ello es muy variable. Lo más importante aquí es tocar aspectos como el trabajo en equipo, la interactuación del talento humano en pro de la mejor utilización y optimización de los diferentes procesos que conduzcan a garantizar un excelente servicio de policía dirigido a la sociedad. 10.2 COMPETENCIA ESPECÍFICA:
El suboficial identifica los principales elementos de la organización administrativa y logística, desde el punto de vista de la teoría de las organizaciones.
GENERALIDADES:
El enorme interés de esta segunda unidad para el aprendizaje de este módulo lo trae el conocimiento sobre el Desarrollo Organizacional, el cual se ha constituido en el instrumento por excelencia para el cambio en busca del logro de una mayor eficiencia organizacional, condición indispensable en el mundo actual, caracterizado por la intensa competencia a nivel nacional e internacional. En estos tiempos cambiantes en que los valores evolucionan rápidamente y los recursos se vuelven escasos, cada vez es más necesario comprender aquello que influye sobre el rendimiento de los individuos en el trabajo. Varios investigadores, desde principios del siglo XIX, han puesto en evidencia el papel de los componentes físicos y sociales sobre el comportamiento humano. Así es como el clima organizacional determina la forma en que un individuo (policía) percibe su trabajo, su rendimiento, su productividad, su satisfacción, etc. En otros términos, la percepción del clima de trabajo por parte de un empleado consiste en la respuesta a una pregunta clave: que usted mismo puede formularse… ¿le gusta a usted mucho trabajar en la Policía Nacional?
OBJETO Y ALCANCE: La presente unidad consta de las siguientes temáticas o subunidades que sin duda conducirán a interiorizar y asimilar fortalezas que
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coadyuven a mejorar el impulso laboral, por así decirlo en aras de mejorar su actitud como suboficial, responsable de diferentes procesos.
10.3 DESARROLLLO CONCEPTUAL DE TEMAS Y SUBTEMAS
ü CONCEPTOS DE ORGANIZACIÓN, TAREA, TRABAJO Y DESEMPEÑO. ORGANIZACION La organización es una unidad social coordinada, consciente, compuesta por dos personas o más, que funciona con relativa constancia a efecto de alcanzar una meta o una serie de metas comunes. Según esta definición, las empresas productoras y de servicios son organizaciones, como también lo son escuelas, hospitales, iglesias, unidades, militares, tiendas minoristas, departamentos de policía y los organismos de los gobiernos locales, estatales y federal. Las personas que supervisan las actividades de otras, que son responsables de que las organizaciones alcancen estas metas, con sus administradores (aunque en ocasiones se les llama gerentes, en particular en organizaciones no lucrativas).7 TAREA Fase de trabajo concreto que tiene una entidad definida en sí mismo. Tiene un principio y un final bien determinados, un tiempo concreto de realización, un número preciso de operaciones, un método concreto de realización y supone, en algunos casos, el uso de máquinas, instrumentos y herramientas para su ejecución. La realización de un conjunto de tareas implica una función determinada.8 TRABAJO Esfuerzo personal para la producción y comercialización de bienes y/o servicios con un fin económico, que origina un pago en dinero o cualquier otra forma de retribución. Es una parte o etapa de una obra de un proyecto para la formación de un bien de capital. Labor, deber, relación y responsabilidad que debe realizarse para el logro de un fin determinado y por el cual se percibe una remuneración. De igual manera la acción de trabajar es el esfuerzo humano aplicado a la producción de la riqueza. Se usa como oposición de capital. Estudio, investigación.9
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http://personales.com/costarica/sanjose/administracion/concepto_de_organizacion.htm http://www.juntadeandalucia.es/empleo/orienta/menuInicioguia/glosario.asp?letra=t 9 http://www.definicion.org/trabajo 8
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DESEMPEÑO
Realización de las funciones propias de un cargo o trabajo, significa también el desempeño de su profesión el cual le obliga a desempeñar ciertas actividades y le impide adelantar otras. ü PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN. La Policía Nacional es una organización modelo ante la sociedad por su grandeza y por su importancia, basada en la razón de ser, es decir, la seguridad, por ello a continuación se conceptualizan los siguientes términos en donde se transversaliza la necesidad de llevar un orden a la hora de organizar un grupo de trabajo en aras de asignar funciones y responsabilidades. División del trabajo: Es el principio de la especialización necesario para la eficiencia en la utilización de las personas. Consiste en la designación de tareas específicas a cada una de las partes de la organización. Autoridad y Responsabilidad: La autoridad es el poder derivado de la posición ocupada por las personas y debe ser combinada con la inteligencia, experiencia y valor moral de la persona. Unidad de Mando: Una persona debe recibir órdenes de sólo un único superior. Es el principio de la autoridad única. Unidad de Dirección: Principio según el cual cada grupo de actividades que tienen un mismo objetivo, debe tener un solo jefe y un solo plan. Centralización: Se refiere a la concentración de autoridad en la cima jerárquica de la organización. Jerarquía o Cadena Escala: Debe hacer una línea de autoridad, del escalón más alto al escalón más bajo de la organización. Toda orden pasa por todos los escalones intermedios hasta llegar al punto donde daba ser ejecutadas: es la cadena escalar o principio escalar.10 ü CARACTERÍSTICAS DE LOS NIVELES ADMINISTRATIVOS. Organizar no implica una especialización ocupacional extrema, que en muchos casos hace que el trabajo sea poco interesante, tedioso e indebidamente restrictivo. No hay nada en la organización que así lo determine. Decir que las 10
http://html.rincondelvago.com/principios-de-organizacion.html
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tareas deben ser específicas no quiere decir que deban ser limitadas o mecánicas. Un buen administrador es quien debe considerar, de acuerdo a los resultados deseados, si se deben dividir en partes pequeñas (como en una línea de montaje típica) o si se deben definir en forma lo suficientemente amplia para que abarquen el diseño, la producción y la venta de la maquinaria. En cualquier organización, los trabajos se pueden definir para que permitan poca o ninguna libertad personal, o la discrecionalidad más amplia posible. No debemos olvidar que no existe una forma mejor única de organizar y que la aplicación de la teoría de la estructura organizacional debe tomar en cuenta la situación.11 ü PROCESOS DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL. El Desarrollo .Organizacional debe ser un proceso dinámico, dialéctico y continuo de cambios planeados a partir de diagnósticos realistas de situación utilizando estrategias, métodos e instrumentos que conduzcan a optimizar la interacción entre personas y grupo para constante perfeccionamiento y renovación de sistemas abiertos técnico-económico-administrativo de comportamiento de manera que aumente la eficacia y la salud de la organización y asegurar así la supervivencia y el desarrollo mutuo de la empresa y de sus empleados. El D.O. requiere visión global de la empresa, enfoque de sistemas abiertos, compatibilización con las condiciones de medio externo contrato consciente y responsable de los directivos desarrollo de potencialidades de personas, grupos, subsistemas y sus relaciones (internas y externas) institucionalización del proceso y auto sustentación de los cambios. El D.O. implica valores realísticamente humanísticos adaptación, evolución y/o renovación- esto es cambios que, aunque fueran tecnológicos, económicos, administrativos o estructurales, implicarán en último análisis modificaciones de hábitos o comportamientos. El D.O. no es (no debe ser) un curso o capacitación o solución de emergencia para un momento de crisis sondeo o investigación de opiniones, solamente para información intervención aislada o desligada de los procesos gerenciales normales iniciativa sin continuidad en el tiempo un esfuerzo de especialistas y otras personas bien intencionadas, pero sin compromiso de los ejecutivos responsables una serie de reuniones de diagnóstico, sin generar soluciones y acciones.
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http://www.monografias.com/trabajos/hipoteorg/hipoteorg.shtml
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FASES DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Como se observa en el gráfico, expresa un modelo general de intervención de naturaleza cíclica estructurado en cinco fases: Diagnostico inicial, Eliminación de Barreras, Planificación, Implementación y Evaluación. Su aspecto fundamental se enfoca en determinar un plan de intervención apropiado (de aprendizaje) en función de obtener niveles de funcionamientos deseados por la organización. ü EVALUACIÓN Y PRÁCTICA DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL. La eficiencia de una empresa o institución, se precisa en cuanto al logro de los objetivos para los cuales se ha estructurado, depende fundamentalmente de los equipos humanos que la conformen. Se constituye entonces en un primer requisito de eficiencia el estructurar equipos que accionen como tales y conformar toda la organización para ello. Por otra parte, es bien sabido que en la acción de los equipos de trabajo y en su productividad juega un rol esencial las modalidades de relaciones humanas a las 36
cuales ellos se conformen. En efecto, del tipo de relaciones humanas en que se desenvuelvan depende fundamentalmente el éxito o fracaso de la puesta en práctica de planes, proyectos y políticas que les corresponda desarrollar. Un aspecto esencial en las relaciones humanas está en el grado en que los individuos que estén comprometidos en ellas hayan logrado o estén en condiciones de alcanzar satisfacciones y requerimientos dados por su condición humana. Confluye igualmente en esta problemática las modalidades de conducción (liderazgo) de los mandos o directores de la institución, desgraciadamente esta conducción es dejada a la intuición, sentido común y condiciones personales de quienes se desenvuelven en los niveles de autoridad. Esto sin considerar que una buena dirección implica el disponer de conocimientos modernos en el área y de su aplicación apropiada. El conocimiento efectivo de los distintos fenómenos tanto individuales como sociales ayuda a cada cual a comprender su propia acción y la de los otros, permitiendo en consecuencia una mejor adecuación en relaciones humanas. Se evitan así los roces y conflictos que constituyen un verdadero cáncer en la productividad de los grupos de trabajo. Es por eso necesario desarrollar programas de capacitación en el área, con un balance adecuado entre teoría y práctica (porque solamente aprendizaje mecánico de procedimientos, sin entender la significación de ellos, puede llevar a resultados absolutamente contraproducentes). En suma, la capacitación de Directivos y Supervisores es esencial en el Desarrollo Organizacional. Una tarea fundamental, compleja y ardua es la del manejo eficiente de la información. Para ello se requiere de comunicaciones eficientes cuya base esencial son buenas relaciones humanas (recordar al respecto aquello de que "No hay peor sordo que el que no quiere oir". La gran cuestión en toda organización es la productividad que allí desarrollen los distintos equipos de trabajo. Desde luego se trata de alcanzar una amplia y efectiva complementación y coordinación de los equipos sin olvidarnos de la efectiva colaboración individual para los objetivos de que se trate, lo que es absolutamente indispensable para el logro de la productividad requerida por la organización a fin de proseguir en un progreso satisfactorio. Sin embargo, en la base de todo ello está la sustancial colaboración de todos y cada uno de los miembros del personal. Esta colaboración (que corresponde al conocido "ponerse la camiseta") es la resultante de una cantidad de factores entre los cuales destaca la relativa satisfacción que tenga cada uno en cuanto a su participación dentro de las actividades de la organización. Se trata entonces de promover las condiciones que confluyan en este sentido y, asimismo, eliminar en lo posible todos los obstáculos que se oponen a ello.
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Las características mismas de la organización y su eficiencia en cuanto a las tareas y funciones implicadas es otro elemento que participa en la buena o mala moral de grupo, además de intervenir directamente en la productividad y fluidez de las distintas actividades de la organización. El conformar la organización a sus objetivos y tareas se convierte por lo tanto en una acción ineludible.12
10.4 DEFINICION DE LAS ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE EN EL ÁMBITO ACADÉMICO PARA LA SEGUNDA UNIDAD DE LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACION Y LOGISTICA.
Partiendo de premisas basadas en que el movimiento del desarrollo organizacional surgió con un complejo conjunto de ideas al respecto del hombre, de la organización y del ambiente, en el sentido de propiciar el crecimiento y desarrollo según sus potencialidades. Es necesario proyectarlo, si se puede enunciar así para propender por alcanzar un desdoblamiento práctico y operacional del conocimiento del suboficial de la Policía, por ello se han identificado dos tipos de estrategias generales en el ámbito educativo, las cuales ofrecen facilidades para que el estudiante se compenetre en este tipo de conceptos y además sirviendo de trampolín para producir mentalización y disposición de mejoramiento continuo con base en el trabajo en equipo. 1. Estrategias de ensayo. Indudablemente este tipo de estrategia conducen al estudiante a penetrar campos de entendimiento, muchas veces no vistos, como lo son la transformación del entendimiento, representado en una herramienta como lo es el ensayo crítico, pues permite que a partir de una serie de conocimiento, crear otros, también se pone a consideración la importancia de adquirir estrategias educativas como lo es el método IPLER de lectura a fin de alcanzar, en menor tiempo, la mayoría de entendimiento de las temáticas con su valor agregado para incrementar la responsabilidad a la hora de enfrentar nuevos retos. 2. Estrategias de elaboración. Aquí el hecho de adelantar practicas de lo aprendido y representarlas, como se dijo antes en una actividad como el ensayo crítico, provee luces y magnifica el visionamiento humano que sin duda no tiene límites, pues se sabe que los límites los impone únicamente cada persona, es decir… se llega solo hasta donde se quiera llegar. En tal sentido se debe “increpar” de la mejor manera posible para tratar de ser más, alejándose del paradigma de la sociedad que percibe al policía como una persona más.
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http://www.monografias.com/trabajos14/desarrollo-organiz/desarrollo-organiz2.shtml#FASES
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10.5 GLOSARIO DE TÈRMINOS Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforman elementos de entrada en elementos de salida. Los recursos pueden incluir personal, finanzas, instalaciones, equipos, técnicas y métodos. Proceso clave: Son aquellos procesos que inciden de manera significativa en los objetivos estratégicos y son críticos para el éxito del negocio. Subprocesos: son partes bien definidas en un proceso. Su identificación puede resultar útil para aislar los problemas que pueden presentarse y posibilitar diferentes tratamientos dentro de un mismo proceso. Sistema: Estructura organizativa, procedimientos, procesos y recursos necesarios para implantar una gestión determinada, como por ejemplo la gestión de la calidad, la gestión del medio ambiente o la gestión de la prevención de riesgos laborales. Normalmente están basados en una norma de reconocimiento internacional que tiene como finalidad servir de herramienta de gestión en el aseguramiento de los procesos. Procedimiento: forma especifica de llevar a cabo una actividad. En muchos casos los procedimientos se expresan en documentos que contienen el objeto y el campo de aplicación de una actividad; que debe hacerse y quien debe hacerlo; cuando, donde y como se debe llevar a cabo; que materiales, equipos y documentos deben utilizarse; y como debe controlarse y registrarse. Actividad: es la suma de tareas, normalmente se agrupan en un procedimiento para facilitar su gestión. La secuencia ordenada de actividades da como resultado un subproceso o un proceso. Normalmente se desarrolla en un departamento o función. Proyecto: suele ser una serie de actividades encaminadas a la consecución de un objetivo, con un principio y final claramente definidos. La diferencia fundamental con los procesos y procedimientos estriba en la no repetitividad de los proyectos. Indicador: es un dato o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la evolución de un proceso o de una actividad. Dirección: habilidad gerencial y de liderazgo mediante la cual se dirige, influye y motiva a los seguidores y miembros de la compañía a la consecución de tareas relativas al mejoramiento empresarial. Economías de escala: aquellas donde el aumento en la cantidad producida disminuye los costos de producción, disminuyendo el costo unitario y a su vez el precio del mismo. Eficiencia: es la capacidad de hacer las labores trazadas de la mejor manera posible con un mínimo de recursos empleados. 39
Eficacia: es la capacidad de acertar en la selección de los objetivos y las labores más adecuadas de acuerdo a las metas de la organización. Factores de producción: se consideran básicos: la tierra, la mano de obra y el capital. Factoring: modalidad comercial del sector financiero que se encarga de comprar carteras empresariales de corto y mediano plazo. En Colombia existen empresas especializadas en Factoring.
10.6 SINTESIS SEGUNDA UNIDAD ASIGNATURA ADMINISTRACION Y LOGISTICA Programa de Cátedra de Administración y Logística. 1. Objetivos Partiendo de énfasis que permiten entender que la organización es un sistema formal porque es un ente creado para un objeto, pero también, al ser manejado por personas puede definirse como artificial, pues para el cumplimiento de metas y objetivos lo primero y fundamental de una organización debe ser darle la importancia que se merece al grupo de profesionales que la conforman, esa podría convertirse en lo alcanzable por parte del señor estudiante. 2. Conocimiento y comprensión de: Dentro de la presente compilación de conceptos bibliográficos, que tienen como finalidad introducir al estudiante en la comprensión y delimitaciòn de los lazos que unen la teoría existente sobre los temas con la aplicación de los mismos a la actividad policial, es necesario asesorarlo constantemente y ubicarlo en el contexto técnico de encontrarse dentro de una organización completamente enlistada en la tecnología y en los nuevos retos organizacionales. 3. Habilidades que le permitan: Desarrollar la presente unidad permite al estudiante profundizar en las temáticas, propendiendo incrementar la lectura, la investigación y obviamente el cambio de actitud hacia el mejoramiento continuo de su institución y ser pieza clave dentro del mejoramiento continuo que pide la sociedad y que este mejoramiento se exprese en resultados claros, no solo en disminución o incremento de índices, sino que esa concepción intangible de la gente por su policía, cada vez sea mejor y más fuerte. 4. Disposiciones para: Asimilar nuevos conceptos, incorporando nuevos sueños dentro del aprendizaje autònomo y colectivo, basado en la idea de la transformación de ideales. 40
5. Descripción analítica de actividades teóricas y prácticas Como se dijo anteriormente, lo que se busca es lograr un cambio de actitud en el estudiante, en aras de dotarlo de herramientas claras que le incrementen el deseo de investigación (ensayos crìticos) y organizar ideas alrededor de los estudios acerca de la organización, los grupos de trabajo, equipos, tareas y el desarrollo organizacional como base fundamental para traducirlo en el personal que tenga bajo su mando.
10.7 EVALUACION POR COMPETENCIAS
COMPETENCIAS GENERALES
ESTRATEGIAS DE EVALUACIÓN Simulaciones
El Suboficial contribuye con las herramientas adecuadas para el control y seguimiento a los servicios de policía y a la gestión policial en los diferentes niveles del servicio. FUNDAMENTALES Auto comprensión Empoderamiento conceptual Reflexión. ESPECIFICAS: El Suboficial identifica con claridad la relación acerca de la importancia que tiene el desarrollo organizacional dentro de los procesos administrativos y logísticos que se llevan en la institución.
Asignación de actividades.
CRITERIOS DE EVALUACIÓN Ideas Conceptos Comparación
Auto evaluación.
Ensayo crítico e Coevaluacion investigación de temáticas heteroevaluacion de similares a las propuestas. actividades propuestas.
11 UNIDAD DE APRENDIZAJE No. 3
ADMINISTRACION DE PROCESOS
11.1 INTRODUCCIÓN. Un proceso se define como una serie de cambios a través de los cuales algo se desarrolla. Todo trabajo involucra procesos. Cualquier proceso de trabajo, no importando si sea pequeño o grande, complicado o sencillo. 41
y las
11.2 COMPETENCIA ESPECÍFICA:
El suboficial identifica y comprende los procesos adoptados por la Policía Nacional para el cumplimiento de la Misión, familiarizándose con su elaboración y comprensión.
GENERALIDADES:
Dentro de cualquier proceso y en especial los que adelanta la Policía Nacional, el propósito de la Administración de procesos, consiste en asegurarse que todos los procesos claves trabajen en armonía para maximizar la efectividad organizacional. La meta es alcanzar una ventaja competitiva a través de una mayor satisfacción del cliente, en este caso de la ciudadanía. Las herramientas y técnicas que usualmente se usan en estos procesos son: diagrama de flujo, tormenta de ideas, votación, diagrama de Pareto, y gráficas.
OBJETO Y ALCANCE: La temática a desarrollar dentro de la presente unidad permite entender de una manera más especifica, lo esencialidad de los procesos y su administración por parte del suboficial para de esta manera alcanzar entendimiento y destrezas para mejorar la organización.
11.3 DESARROLLO CONCEPTUAL DE TEMAS Y SUBTEMAS
ü QUÉ SON LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS. Las diversas funciones del administrador, en conjunto, conforman el proceso administrativo. Por ejemplo, planeación, organización, dirección y control, consideradas por separado, constituyen las funciones administrativas, cuando se toman como una totalidad para conseguir objetivos, conforman el proceso administrativo. PLANEACIÓN “La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización ".A. Reyes Ponce.
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"La planeación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y programas" J. A. Fernández Arenas. ORGANIZACIÓN "Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía, estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir." Eugenio Sixto Velasco. "Organización es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue" Issac Guzmán V. DIRECCIÓN Consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados, para alcanzar las metas de la organización. Burt K. Scanlan. Consiste en dirigir las operaciones mediante la cooperación del esfuerzo de los subordinados, para obtener altos niveles de productividad mediante la motivación y supervisión. Lerner y Baker. EJECUCIÓN. Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de planeación y organización, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continúen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en acción está dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la compensación a esto se le llama ejecución. ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA EJECUCIÓN. ü Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión. ü Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo. ü Motivar a los miembros. ü Comunicar con efectividad. ü Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial. ü Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho. ü Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo. ü Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control. 43
CONTROL El control es un proceso mediante el cual la administración se cerciora si lo que ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, de los contrario, será necesario que se hagan los ajustes o correcciones necesarios. El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos. Burt K. Scanlan. ü ELABORACIÓN DE PROCESOS. Un proceso se define como una serie de cambios a través de los cuales algo se desarrolla. Todo trabajo involucra procesos. Cualquier proceso de trabajo, no importando si sea pequeño o grande, complicado o sencillo, involucra tres componentes principales: ü Entradas: Recursos del ambiente externo, incluyendo productos o salidas de otros subsistemas. ü Procesos de transformación: Las actividades de trabajo que transforman las entradas, agregando valor a ellas y haciendo de las entradas, las salidas del subsistema. ü Salidas: Los productos y servicios generados por el subsistema, usados por otro sistema en el ambiente externo. El uso de este modelo, ayuda a identificar tres fases principales del mejoramiento de procesos y sus objetivos: Fase de Diseño: Mejorar el esfuerzo que se enfoca en información acerca de las necesidades del cliente pasos de diseño en la transformación de procesos especificación de requerimientos de las entradas, planeación de desarrollo e información de la capacidad de los proveedores. Fase de Producción: Mejorar los esfuerzos que se enfocan en las entradas para producir los productos y/o servicios deseados. Esto incluye temas relacionados con conformidad para diseñar especificaciones efectividad y eficiencia por ejemplo errores, fracasos y trabajos dobles producir en un tiempo oportuno , conocer las necesidades de recursos de los empleados cumpliendo con requerimientos regulares. Sistema de Retroalimentación: Mejorar los esfuerzos que se enfocan en expandir la información recibida desde dos sistemas de retroalimentación: información del ambiente interno en la efectividad y eficiencia de la fase de diseño Información desde el ambiente externo, o los clientes, basándose en si el producto cumple con sus especificaciones de calidad.13 13
http://www.cnep.org.mx/Informacion/resenas/admonprocesos.htm
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ü LOS PROCESOS INSTITUCIONALES. Dentro del ámbito empresarial y en especial dentro de las que sobresalen por su eficiencia, se ha elevado la pregunta del por qué las empresas y/o las organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos. La Mayoría de las empresas y las organizaciones que han tomado conciencia de esto han reaccionado ante la ineficiencia que representa algunos sectores que paradójicamente cuentan con nichos de poder y su inercia excesiva ante los cambios, potenciando el concepto del proceso, con un foco común y trabajando con una visión de objetivo hacia la sociedad. Nos encontramos dentro de una sociedad donde el conocimiento juega un papel de competitividad de primer orden. Y donde desarrollar la destreza del "aprender a aprender" y la Administración del conocimiento, a través de la formación y sobre todo de las experiencias vividas, es una de las variables del éxito empresarial. La Administración de positivos procesos institucionales se basa en el conjunto de procesos por los cuales una empresa u organización recoge, analiza, didáctica y comparte su conocimiento entre todos sus miembros con el objetivo de movilizar los recursos intelectuales del colectivo en beneficio de la organización, del individuo y de la Sociedad.14 ü DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS. Una de las principales características dentro de un entorno organizacional es que todos los procesos tienen que tener un Responsable designado que asegure su cumplimiento y eficacia continuados. De una manera más didáctica, se podría afirmar que todos los procesos tienen que ser capaces de satisfacer los ciclos P, D, C, A del siguiente gráfico:
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http://web.jet.es/amozarrain/Gestion_procesos.htm
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Todos los procesos tienen que tener indicadores que permitan visualizar de forma gráfica la evolución de los mismos. Tienen que ser planificados en la fase P, tienen que asegurarse su cumplimiento en la fase D, tienen que servir para realizar el seguimiento en la fase C y tiene que utilizarse en la fase A para ajustar y/o establecer objetivos. Lo màs recomendable igualmente es propender por planificar y realizar periódicamente (Aproximadamente 3 años) una reingeniería de los procesos de gestión para alcanzar mejoras espectaculares en determinados parámetros como costes, calidad, servicio y rapidez de respuesta. ü DIAGRAMAS DE FLUJO. ¿QUÉ ES? Un Diagrama de Flujo representa la esquematización gráfica de un algoritmo , el cual muestra gráficamente los pasos o procesos a seguir para alcanzar la solución de un problema. El resultado puede ser un producto, un servicio, información o una combinación de los tres. Los diagramas de flujo se pueden aplicar a cualquier aspecto del proceso, desde del flujo de materiales hasta los pasos para hacer la venta u ofrecer un producto.
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Es importante resaltar que el Diagrama de Flujo muestra el sistema como una red de procesos funcionales conectados entre sí por " Tuberías " y "Depósitos" de datos que permite describir el movimiento de los datos a través del Sistema. ¿CUÁNDO SE UTILIZA? Cuando un equipo necesita ver como funciona realmente un proceso completo. Este esfuerzo con frecuencia revela problemas potenciales tales como cuellos de botella en el sistema, pasos innecesarios y círculos de duplicación de trabajo.
Algunas aplicaciones comunes son: DEFINICIÓN DE PROYECTOS: Identificar oportunidades de cambios en el proceso. Desarrollar estimados de costos de mala calidad. Identificar organizaciones que deben estar representadas en el equipo. Desarrollar una base común de conocimiento para los nuevos miembros del equipo. Involucrar a los trabajadores en los esfuerzos de resolución de problemas para reducir la resistencia futura al cambio. NOTA: Aunque hay literalmente docenas de símbolos especializados utilizados para hacer diagramas de flujos, a continuación se muestra el ejemplo de uno de ellos.15
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http://www.monografias.com/trabajos11/tebas/tebas.shtml
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11.4 DEFINICION DE LAS ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE EN EL ÁMBITO ACADÉMICO PARA LA TERCERA UNIDAD DE LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACION Y LOGISTICA. Desde la perspectiva en que el suboficial tiene la obligación de identificar y desarrollar los diferentes procesos adoptados por la Policía Nacional, necesarios para el cumplimiento de las diferentes obligaciones y de esta manera internarse en el conocimiento de diferentes procesos, es interesante ver como de cierta forma la tarea actual de la administración se basa en interpretar los objetivos propuestos 48
por la organización y transformarlo en acción organizacional a través de la planeación, la organización, la dirección y el control de todas las actividades realizadas en las áreas y niveles de la institución policial con el fin de alcanzar metas de la manera más idónea posible. 1. Estrategias de ensayo. Aquí, prestos a diseñar el desarrollo de la unidad, es menester dejar como precedente que la utilización de herramientas que conduzcan al estudiante a penetrar nuevos espacios de entendimiento, muchas veces no vistos, como lo son la transformación del entendimiento, y que permita crear mayor conocimiento, se pone a consideración nuevamente la importancia de continuar con estrategias educativas como lo el trabajo en equipo y realizar ensayos a fin de alcanzar, en menor tiempo, la mayoría de entendimiento de las temáticas con su valor agregado para incrementar la responsabilidad a la hora de enfrentar nuevos retos. 2. Estrategias de elaboración. Aquí el hecho de adelantar practicas de lo aprendido y representarlas, como se dijo antes en una actividad como el ensayo crítico, provee luces y magnifica el visionamiento humano que sin duda no tiene límites, pues se sabe que los límites los impone únicamente cada persona, es decir… se llega solo hasta donde se quiera llegar. En tal sentido se debe “increpar” de la mejor manera posible para tratar de ser más, alejándose del paradigma de la sociedad que percibe al policía como una persona más. 11.5 GLOSARIO DE TÈRMINOS Patente: es el derecho que el propietario tiene para explotar un proceso innovador, una tecnología específica o un invento propio u otorgado por licencia a un tercero, natural o jurídico, durante un periodo de tiempo. Las modalidades de pago por concepto de esta explotación se conocen como "Royalty". Planeación Estratégica: relativo directamente al plan de negocios y demás estructuras de trabajo planificadas, es todo un proceso detallado mediante el cual los líderes y directivos de la compañía expresan los nuevos objetivos a cumplir y la forma como se procederá para la consecución de los mismos a término de un periodo de tiempo especifico. Privatización: proceso mediante el cual una organización de propiedad pública o estatal pasa a control de propiedad privada. Usualmente se realiza mediante la venta de la empresa estatal a capital privado. Productividad: nivel de eficiencia y eficacia que combinadas correctamente ofrecen resultados de mejoras en la producción de la empresa.
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Reingeniería: proceso en el cual una empresa reinventa todos los procesos que efectúa a nivel interno y externo, de tal forma que los métodos anteriores se transformen en su totalidad. Ruta crítica: línea de todo el proceso productivo de la empresa que describe los procedimientos más demorados en términos de tiempo que pueden se relacionan a los factores claves de éxito de la empresa con respecto a su proceso productivo. Ventaja competitiva: características básicas o agregadas de una empresa que le otorgan distinción en tales aspectos frente a su competencia directa e indirecta. Clima organizacional: estado de percepción que el personal de una organización tiene sobre su empresa con respecto al ambiente de trabajo en que ejerce sus labores. Cultura organizacional: conjunto de valores y principios de carácter grupal compartido destinada el cambio planificado en organizaciones. Su conformación exige un proceso completo de especificación y adaptación a tales características comunes. Desarrollo organizacional: ligado a cultura organizacional, son los valores, principios y conceptos sociales del conjunto de personas de la organización, todas estas orientadas a las operaciones básicas y de cambio planteadas a nivel empresarial. Especificaciones del puesto: relacionado a la descripción del puesto, se encarga de describir el perfil ideal del funcionario encargado de las labores de un puesto en especial. Ética: es un conjunto de consideraciones (que parten de los valores y principios) que hacen que la persona contemple y evalúe comportamientos y procedimientos como correctos o incorrectos. La óptica como se evalúan los procedimientos a partir de conceptos éticos son muy diversas en las diferentes culturas, por lo cual es uno de los temas más difíciles e importantes en áreas de liderazgo, sociología y afines. Cadena de suministro: Movimiento de materiales, fondos, e información relacionada a través del proceso de la logística, desde la adquisición de materias primas a la entrega de productos terminados al usuario final. La cadena del suministro incluye a todas los vendedores, proveedores de servicio, clientes e intermediarios. Cadena de valor: Una alianza voluntaria de compañías para crear un beneficio económico para clientes y compartir las ganancias.
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11.6 SINTESIS SEGUNDA UNIDAD ASIGNATURA ADMINISTRACION Y LOGISTICA Programa de Cátedra de Administración y Logística. 1. Objetivos Partiendo de énfasis que permiten entender que la organización es un sistema formal porque es un ente creado para un objeto, pero también, al ser manejado por personas puede definirse como artificial, pues para el cumplimiento de metas y objetivos lo primero y fundamental de una organización debe ser darle la importancia que se merece al grupo de profesionales que la conforman, esa podría convertirse en lo alcanzable por parte del señor estudiante. 2. Conocimiento y comprensión de: Dentro de la presente compilación de conceptos bibliográficos, que tienen como finalidad introducir al estudiante en la comprensión y delimitaciòn de los lazos que unen la teoría existente sobre los temas con la aplicación de los mismos a la actividad policial, es necesario asesorarlo constantemente y ubicarlo en el contexto técnico de encontrarse dentro de una organización completamente enlistada en la tecnología y en los nuevos retos organizacionales. 3. Habilidades que le permitan: Desarrollar la presente unidad permite al estudiante profundizar en las temáticas, propendiendo incrementar la lectura, la investigación y obviamente el cambio de actitud hacia el mejoramiento continuo de su institución y ser pieza clave dentro del mejoramiento continuo que pide la sociedad y que este mejoramiento se exprese en resultados claros, no solo en disminución o incremento de índices, sino que esa concepción intangible de la gente por su policía, cada vez sea mejor y más fuerte. 4. Disposiciones para: Asimilar nuevos conceptos, incorporando nuevos sueños dentro del aprendizaje autónomo y colectivo, basado en la idea de la transformación de ideales. 5. Descripción analítica de actividades teóricas y prácticas Como se dijo anteriormente, lo que se busca es lograr un cambio de actitud en el estudiante, en aras de dotarlo de herramientas claras que le incrementen el deseo de investigación (ensayos críticos) y organizar ideas alrededor de los estudios acerca de la organización, los grupos de trabajo, equipos, tareas y el desarrollo organizacional como base fundamental para traducirlo en el personal que tenga bajo su mando.
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11.7 EVALUACION POR COMPETENCIAS
COMPETENCIAS GENERALES
ESTRATEGIAS DE EVALUACIÓN Simulaciones
El Suboficial contribuye con las herramientas adecuadas para el control y seguimiento a los servicios de policía y a la gestión policial en los diferentes niveles del servicio. FUNDAMENTALES Auto comprensión Empoderamiento conceptual Reflexión. ESPECIFICAS: El Suboficial identifica con claridad la relación acerca de la importancia que tiene el desarrollo organizacional dentro de los procesos administrativos y logísticos que se llevan en la institución.
Asignación de actividades.
CRITERIOS DE EVALUACIÓN Ideas Conceptos Comparación
Auto evaluación.
Ensayo crítico e Coevaluacion investigación de temáticas heteroevaluacion de similares a las propuestas. actividades propuestas.
12 UNIDAD DE APRENDIZAJE No. 4
ADMINISTRACION DE RECURSOS LOGÌSTICOS
12.1 INTRODUCCIÓN. Gracias al cúmulo de conceptos y conocimiento adquirido a nivel global de estas temáticas tan interesantes como son la administración y logística, es necesario aplicarlo al entorno policial y sus procesos donde se requiere el liderazgo de los suboficiales de la Policía Nacional. 12.2 COMPETENCIA ESPECÍFICA:
El suboficial identifica los principales procesos de manejo y conservación del material logístico al servicio de la Policía Nacional.
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y las
GENERALIDADES:
Si bien los últimos ordenamientos legales en cuanto al manejo administrativo, logístico y financiero de los recursos asignados para el servicio, impiden que una o dos personas lideren todo un proceso, si es necesario conocer de una manera clara estas actividades para empoderarse del conocimiento y por qué no, de las destrezas suficientes a la hora de liderar este tipo de procesos, procedimientos y/o tareas.
OBJETO Y ALCANCE: La presente unidad y su comprensión pretenden ofrecer una visualización más clara acerca de la responsabilidad del suboficial a la hora de liderar procesos administrativos, logísticos y/o financieros dentro de la institución.
12.3 DESARROLLO CONCEPTUAL DE TEMAS Y SUBTEMAS
ü CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL PARQUE AUTOMOTOR. Teniendo en cuenta la necesidad sentida de equipo automotor en las Unidades de Policía, el Gobierno Nacional ha realizado grandes esfuerzos para situar recursos, con el fin de que se adquieran estos vehículos, los cuales con base a las necesidades señaladas por los Comandantes y avaladas por el Mando Institucional han sido distribuidos a nivel Nacional, adquisiciones que de cualquier forma son significativamente inferiores a las necesidades reales de las Unidades a nivel País. Pese a lo anterior se observa con profunda preocupación por el uso, conservación y poco cuidado que se le ha venido dando a esta herramienta de trabajo, entregada por el Estado para el cumplimiento de nuestras actividades propias del servicio, esto lo vemos reflejado en los altos índices de accidentalidad presentado en el transcurso del año 2006, lo cual a conllevado por parte de las Compañías Aseguradoras a incrementar los valores de las primas en las pólizas de seguros de vehículos como son las de Todo Riesgo y Responsabilidad Civil Extracontractual, disminuyendo significativamente la cobertura de vehículos amparados con este tipo de pólizas. Ante este comportamiento, se imparte las siguientes instrucciones de carácter permanente y estricto cumplimiento: Cada vehículo debe estar asignado por lo menos a un conductor, que reúna las condiciones físicas y psicológicas además de los requisitos documentales, tales como: Licencia de Conducción vigente y de la categoría apropiada para la conducción del tipo de vehículo y el Certificado de Idoneidad para la conducción de vehículos al servicio de la Policía.
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Seleccionar en lo posible conductores que posean cursos ó especialidades relacionadas con la conducción ó que reúnan la suficiente experiencia comprobada en esta actividad del servicio. Se deberá evitar la asignación de este recurso a aquellos conductores que posean en su hoja de vida antecedentes de accidentes de transito en vehículos al servicio de la Policía, por lo que se realizará seguimiento a los índices de accidentalidad en cada una de las unidades, consignando en los folios de vida del personal comprometido, los antecedentes para la toma de decisiones. Dentro de los siguientes tres días hábiles a la ocurrencia de cualquier situación que se constituya en accidente de transito, se debe informar y enviar la documentación del hecho al Grupo Transportes de la Dirección Administrativa y Financiera, con el fin de dar trámite ante la aseguradora y evitar demandas y/o reclamaciones contra la Institución por parte de los afectados. A pesar de que el vehículo comprometido en accidente de transito se encuentre amparado con alguna de las pólizas de seguros, se debe adelantar la investigación Administrativa y/o disciplinaría. Teniendo en cuenta que la placa es el documento que identifica externamente y privativamente un vehículo, se reitera que no esta permitido el cambio o traspaso de placas sin los trámites correspondientes ante la secretaría de transito o Ministerio de transporte, por tal razón la placa deberá coincidir con la registrada en la licencia de transito, con el fin de evitar inconsistencias al momento de realizar reclamaciones en la Compañía de Seguros. Los vehículos pintados con los colores institucionales, que porten los distintivos y emblemas de la institución que son destinados a la prestación del servicio de vigilancia ó apoyo a esta, no deberán portar vidrios polarizados y serán conducidos por personal debidamente uniformado. Los Señores Comandantes de Departamento, Metropolitanas y Unidades, serán responsables en lo concerniente a la adopción de los mecanismos necesarios para la verificación del cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente instructivo. 16 ü CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL ARMAMENTO Y MATERIAL DE GUERRA.
CLASIFICACION DE LAS ARMAS ü ARMAS DE FUEGO O DE USO PRIVATIVO DE LA FUERZA PUBLICA 16
instructivo no. 045 sudir-diraf
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ü ü ü ü ü
ARMAS DE USO RESTRINGIDO ARMAS DE USO CIVIL DEFENSA PERSONAL DEPORTIVAS DE COLECCION
ARMAS POR SU ALCANCE: ü ü ü ü ü ü ü ü
LARGO MEDIANO CORTO MUNICIONES EXPLOSIVOS Y GRANADAS GASES EQUIPO ANTIMOTIN REPUESTOS Y ACCESORIOS
SEGÙN EL ESTADO DE FUNCIONAMIENTO ü ü ü ü
APTOS PARA EL SERVICIO PARA REPARACION Y MANTENIMIENTO INSERVIBLES OBSOLETOS
ENTRADA DE MATERIAL DE GUERRA POR COMPRA Lo realiza el almacén general de armamento de la DIRAF. PROCEDIMIENTO: ü Acta de recepción al Coordinador del Grupo de Armamento. ü Concepto técnico donde conste la evaluación y valorización del control y calidad. ü Entrada al almacén e informa a la oficina de sistemas del grupo de armamento para que se incluido en la base de datos. POR RECUPERACION Lo realiza: las unidades de policía u otro estamento de seguridad del estado. PROCEDIMIENTO: CUANDO EL ARMAMENTO ES RECUPERADO:
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Verifica en el grupo de armamento que el arma ha sido dada de baja de los inventarios. Cuando figura en el inventario se coordina el envío a la unidad que corresponda. POR RECUPERACION En caso que el arma requiera reparación se enviara al grupo de armamento. Informar a la oficina de sistemas del grupo de armamento para datos estadísticos. ARMAMENTO RECUPERADO ESTANDO A DISPOSICION DE JUZGADOS O FISCALIAS Se informa al grupo de armamento con fin de actualizar datos estadísticos. Oficiará a la autoridad competente, según lo establecido en el enciso 1, literal b, articulo 12, para dar el arma al servicio. POR TRASPASO ESTE PROCESO LO REALIZA: Las unidades de policía y el almacén general de armamento. CUANDO PROVIENE DE INSTITUCIONES DEL ESTADO: INSTITUCIONES MILITARES: La unidad receptora elabora acta de recepción y entrada de bienes con base en la orden de salida expedida por la otra entidad en cuanto a cantidad y valores. Cuando se desconoce el valor, el avaluó lo efectuara la junta técnica del grupo de armamento, previa información suministrada por la unidad. OTRAS INSTITUCIONES DEL ESTADO. PROCEDIMIENTO: La unidad policial verificara si el material esta en optimas condiciones de mantenimiento y conservación y procederá de acuerdo a los artículos 44 y 45 del decreto 2535 de 1993. Cuando se tenga autorización de la autoridad competente la unidad policial recepcionara el material, elaborará la orden de entrada a sus inventarios y enviara información al grupo de armamento con el fin de actualizar la información en la base de datos. Cuando se tenga autorización de la autoridad competente la unidad policial recepcionara el material, elaborará la orden de entrada a sus inventarios y enviara información al grupo de armamento con el fin de actualizar la información en la base de datos. POR DONACION
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Procedimiento lo realizara en el almacén general de armamento de la dirección administrativa y financiera cuando: el material proviene de firmas proveedoras, con el objeto de efectuarse pruebas técnicas. POR CONVENIOS SUSCRITOS CON OTROS GOBIERNOS El almacén general de armamento elabora la orden de entrada con base en el acta de recepción, documentos de nacionalización. Cuando de desconoce el valor el avalúo lo efectuara la junta técnica de armamento, y posteriormente se remesara a la unidad a la cual va destinado Cuando el material proviene de entidades particulares se verifica: Si el material esta en optima condiciones de funcionamiento y conservación. Se aplica el articulo 44 y 45 del decreto 2535 de 1993. Cuando se obtiene autorización se procede El almacén general de armamento recepcionara el material, elaborará la orden de entrada de bienes a los inventarios y enviará información a la oficina de sistemas del grupo de armamento con el fin de actualizar la información en la base de datos POR ACTO ADMINISTRATIVO DE AUTORIDAD COMPETENTE Quien lo realiza? LAS UNIDADES POLICIALES Y EL ALMACEN GENERAL DE ARMAMENTO. Porque lo realiza? Cuando los juzgados o fiscalía, mediante acto administrativo ordena el decomiso definitivo del material de guerra a favor de la policía nacional. QUE DEBE HACER LA UNIDAD QUE RECIBE ? Elabora acta de recepción determinando el estado de funcionamiento y conservación. Con base en la resolución procederá a dar de alta en los inventarios de la unidad. Copia de los documentos debe ser enviado al grupo de armamento con las improntas del arma y los datos específicos de identificación del material, cuando se trate de armas deben ser originales y en perfecto estado de funcionalidad POR REMESAS Este proceso lo realiza: 57
Las unidades policiales como el almacén general de armamento DE LAS UNIDADES AL ALMACEN GENERAL Se legaliza mediante orden de entrada que hace el almacén general con base en la salida de la unidad. DEL ALMACEN GENERAL DE ARMAMENTO A LAS UNIDADES DE POLICIA Por director administrativo y financiero, cuando este autorizada el coordinador del grupo de armamento expide la orden de suministro, donde especifica las cantidades y clase de elementos. El almacén general entregará al almacenista de la unidad y este levanta un acta de recepción, en la que interviene el ordenador del gasto y el comité de armamento y procede a elaborar la orden de entrada, hace solicitud escrita del ordenador de la unidad. ENTRE UNIDADES POLICIALES Por coordinación entre los ordenadores del gasto se legalizara mediante entrada y salida del almacén respectivo y acta de recepción por parte de la unidad que recibe. Debe informarse al grupo de armamento. REINTEGROS: QUIEN LO REALIZA: Las unidades y el almacén general de armamento. POR QUE ? Por devolución de armamento y otros MEDIANTE QUE DOCUMENTOS: El responsable elabora oficio al almacenista para su respectiva entrega y debe contener el número de la salida y el estado de conservación En caso que exista daño que debe hacerse: realizar un peritazgo el cual determinara las acciones administrativas, disciplinarias o fiscales correspondientes. COMO SE LEGALIZA LA DEVOLUCION: Acta de recepción. Entrada de bienes Registro en el kardex Cotejar con contabilidad el respectivo registro 58
Informar al grupo de armamento EGRESOS O SALIDA DE BIENES POR SUMINISTRO QUIEN LO REALIZA? Las unidades de policía y el almacén general de armamento. La dotación del material de guerra a las dependencias es autorizada por el ordenador del gasto PROCEDIMIENTOS: Solicitud escrita al ordenador del gasto expedirá la orden de suministro. ESTA DEBE CONTENER: Cantidades Clase de Elemento autorizado para dotar El almacenista entregará el material mediante la orden de salida al servicio y levantará acta donde indique las medidas de seguridad, técnicas y funcionamiento. Registro en el kardex del material suministrado, se actualiza la hoja de vida del arma y se dará aviso al grupo de contabilidad para el cálculo de la depreciación. Dependencia que recibe levantará un acta de recepción donde se da instrucción sobre el manejo del material. Cuando se trate de elementos de consumo el procedimiento es la salida del bien y el manejo contable será al gasto y se llevará control sobre los mismos. Salida de bienes cuyo manejo contable se efectuara al gasto. El consumo de municiones, gases y explosivos: POR INSTRUCCIÓN: EL PROCEDIMIENTO ES: Solicitud escrita al ordenador del gasto. Autorización del Ordenador. El almacenista entrega el material mediante acta indicando las medidas de seguridad funcionamiento y características técnicas.
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El instructor debe diligenciar la planilla de tiro, la hará firmar de los participantes y la entrega al almacenista de armamento, junto con las vainillas en la misma cantidad y calibre recibidas. Elaborar la salida al gasto por el material consumido. EGRESOS O SALIDA DE BIENES EN SERVICIO Cuando el gasto ocurra en circunstancias del servicio, se debe tener en cuenta lo siguiente: Anexar el original del Informe escrito del Comandante Operativo de la Patrulla con la debida autorización del ordenador. Autorización del comité de armamento. No tiene investigación administrativa. Acta de baja por el consumo de munición Respectiva salida del bien SALIDA POR REMESA QUIEN LO REALIZA? Las unidades policiales como el Almacén General de Armamento. Modalidades: 1.- Del Almacén General a las Unidades de Policía. Se hace a través de una ssolicitud diligenciada al Director Administrativo y Financiero, firmada por el ordenador del gasto. Solicitud diligenciada al Director Administrativo y Financiero, firmada por el ordenador del gasto. Una vez autorizada, el coordinador del grupo de armamento expide la orden de suministro donde especifica las cantidades y clase de elementos a dotar. La entrega se efectuará mediante orden de salida expedida por el almacén General de armamento. 2.- De las Unidades al Almacén General: a). Orden de salida que genera el almacenista de armamento de la unidad. 3.- De las Unidades al Almacén General: a).coordinación de los ordenadores del gasto. b). Elaboración de salida. C). Elaboración de entradas y acta de recepción. 60
d). Informar al grupo de armamento POR PÉRDIDA O DAÑO QUIEN LO REALIZA? Las unidades de policía. Almacén General de Armamento. PROCEDIMIENTO: Informar al ordenador del gasto la novedad. La comisión de armamento con base en el informe verifica los hechos. Se procede a elaborar la orden de salida o costo histórico, teniendo en cuenta el ajuste por inflación y la depreciación para un bien devolutivo CUANDO EL BIEN ES DE CONSUMO El comité técnico emitirá el informe por escrito. El almacenista procede a levantar acta y elaborar la salida al gasto del elemento. Se debe informar enviando todos los antecedentes a la coordinación del grupo de Armamento. Cuando falle la investigación la administración se envía copia del fallo de segunda instancia que exonere o declare responsables al inculpado para ser reclasificada la responsabilidad en proceso a fiscal. CUANDO SON REPUESTOS EL PROCEDIMIENTO ES: Reintegrar los inservibles al almacén general con todos los antecedentes. Se instala los repuestos al arma. Elabora acta de reparación Registro en la hoja de vida INSERVIBLES QUIEN LO REALIZA? Las unidades de policía. Almacén General de Armamento de La Dirección Administrativa y Financiera PROCEDIMIENTO. Los almacenes de las unidades que tengan a su cargo material de guerra devolutivos que no sea susceptibles de reparación lo envía al almacén general con su respectivo fallo administrativo de segunda instancia, mediante una salida por remesa para que el grupo de armamento, tramite la declaratoria de inservible y posteriormente lo descargue en forma definitiva de los inventarios de policía 61
DESTRUCCION QUIEN LO REALIZA? Las unidades de policía. Almacén General de Armamento MODALIDADES ACCESORIOS: Por uso continuo presentan deterioro y no son reparables y presentan riesgo, se pueden destruir en la unidad y son: Porta proveedores – Porta armas – Porta Granadas – Casco Antimotines – Casco blindado – Escudo Blindado – Mascara Antiguas – filtro para mascaras – cajas de madera – vainillas plásticas - proyectiles plásticos - chalecos porta granadas chalecos antibalas – manuales de las armas, equipos de limpieza DEVOLUTIVOS: Únicamente lo puede hacer el almacén general de armamento con el siguiente material. Armas Esposas metálicas Detectores de armas Minas de combate ópticas punto de tritium Equipos de visión nocturna Equipos de visión termostática. El Procedimiento para la destrucción de elementos en cada unidad es: 1.- Solicitar al ordenador del gasto por parte del almacenista especializado los elementos a destruir, cantidad y estado con el concepto técnico del armero o personal idóneo. 2.- autorización del ordenador del gasto. 3.- elaboración de acta, suscrita por el ordenador y el comité armamento. 4.- Con base en los documentos anteriores, el almacenista procede hacer la salida del material devolutivo, cuando es de consumo se procede hacer acta y la salida del Kárdex. 5.- El comité de armamento verificará el total de la destrucción de los elementos relacionados en el acta.
Para acceder a una mejor guía, se pone a consideración el contenido de la Resolución número 03975 del 22 noviembre de 2.000, por medio de la cual se expide el Manual para el Manejo Administrativo de los bienes de Propiedad de la Policía Nacional. Que el artículo 35 numeral 7º del Decreto 1512 de 2000, faculta a la Dirección General para expedir las resoluciones, manuales y demás actos administrativos necesarios para la gestión y el logro de las metas propuestas. 62
Que de conformidad con lo establecido en el artículo 6º de la Ley 87 de 1993, el cual determina que el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Control Interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos. Que se hace necesario unificar los procedimientos para el manejo de los bienes de propiedad de la Policía Nacional, con el fin de garantizar el normal desarrollo de las funciones de cada una de las Direcciones pertenecientes a la Institución. RESUELVE: ARTICULO 1º. Expedir el manual para el Manejo Administrativo de los Bienes de Propiedad de la Policía Nacional de acuerdo con la siguiente clasificación. CAPITULO I GRUPOS DE ELEMENTOS Los elementos que maneja la Policía Nacional para su servicio se dividen en tres grupos así: 1. ELEMENTOS DE CONSUMO: Son los que se consumen por el primer uso que se hace de ellos, ó porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de otros. CLASIFICACION DE LOS ELEMENTOS DE CONSUMO 1.1 ELEMENTOS DE CONSUMO SIN CONTROL 1.2 ELEMENTOS DE CONSUMO CON CONTROL NOTA: Los elementos a los que se refiere el grupo 1.2, al salir al gasto se les tendrá que incluir otros datos necesarios como son: Número de identificación, responsable y demás características especificas e individuales para ejercer el suficiente control administrativo y de esta manera evitar pérdidas e inconsistencias. 1.1 ELEMENTOS DE CONSUMO SIN CONTROL 1101 1102 1103 1104
ACEITES, GRASAS Y LUBRICANTES COMBUSTIBLES DROGAS, ELEMENTOS ODONTOLOGICOS, DE LABORATORIO Y SANIDAD ELEMENTOS PARA CONSTRUCCION, INSTALACION, 63
1106 1107 1108 1109 1110 1111 1113
CAMPO, ETC FORRAJES Y ALIMENTOS PARA ANIMALES INSECTICIDAS, FUNGICIDAS, HERBICIDAS ETC MATERIALES O MATERIAS PRIMAS PARA CONSTRUCCIÓN, ETC SEMILLAS Y ABONOS UTILES DE ESCRITORIOS, OFICINA, DIBUJO Y PAPELERIA VIVERES, RANCHO Y LICORES UTENCILIOS PARA USO DOMESTICO O PERSONAL
1.2 ELEMENTOS DE CONSUMO CON CONTROL 1205 1212
1233
EXPLOSIVOS REPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE INTENDENCIA RESPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE ARMAMENTO MUNICIONES Y GRANADAS REPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE TELEMATICA REPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE TRANSPORTE REPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE SANIDAD REPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE AVIACIÓN MEDALLAS, CONDECORACIONES Y PREMIOS ELEMENTOS DE CULTO Y SERVICIOS FUNEBRES ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE INTENDENCIA ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE ARMAMENTO ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE TRANSPORTE ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE TELEMATICA ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE AVIACION ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE SANIDAD UNIFORMES Y EQUIPO VESTUARIO, ROPA Y EQUIPO LLANTAS Y NEUMATICOS ACCESORIOS DE UNIFORMES Y EQUIPOS SERVICIOS (NOTA: ESTA AGRUPACION NO DEBE SER USADA POR ALMACENES O BODEGAS) LOZA Y CRISTALERIA
1234
LENCERÍA
1235
ELEMENTOS Y ARREOS, ETC
1214 1215 1216 1217 1218 1219 1220 1221 1222 1223 1224 1225 1226 1227 1228 1229 1230 1231 1232
EQUIPO
64
PARA
ARNES,
ATALAJES,
2. ELEMENTOS DEVOLUTIVOS: Son los que no se consumen por el primer uso que se hace de ellos y perecen por deterioro total, obsolescencia, numero de horas de uso o por razón de su naturaleza. CLASIFICACION DE LOS ELEMENTOS DEVOLUTIVOS 2.1. ELEMENTOS DEVOLUTIVOS SIN ROTULAR Son los que por sus características no requieren identificación individual ni control permanente, se deprecian totalmente con la primera salida al servicio, para lo cual serán afectados contablemente en el mismo periodo en que salen al servicio. Estos serán controlados mediante una tarjeta de Kárdex en cantidades y valores y controles administrativos que se le llevarán a cada funcionario. Nota: El control mediante tarjeta de Kárdex puede ser manual o sistematizado, siempre y cuando cumplan con los mecanismos idóneos para ejercer su control interno. En este grupo se clasificarán los elementos que no excedan el valor equivalente a diez (10) salarios mínimos legales vigentes diarios. 2101 2102 2103 2104 2105 2106 2107 2108 2109 2110 2111 2112 2113 2114 2115
ARMAS Y ACCESORIOS DISCOTECAS Y MUSICOTECAS ELEMENTOS DE CULTO ELEMENTOS DE MUSEO ELEMENTOS Y EQUIPOS PARA REMONTA Y VETERINARIA EQUIPOS Y MAQUINAS PARA COMEDOR, COCINA, DESPENSA, ETC EQUIPOS Y MAQUINAS PARA COMUNICACONES, DETECCION, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA CONSTRUCCION, INSTALACION, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS DEPORTES, GIMNASIA, JUEGOS Y SUS ACCESORIOS EQUIPOS Y MAQUINAS PARA LABORATORIO, PROFESIONES CIENTÍFICAS EQUIPOS Y MAQUINAS PARA MEDICINA, ODONTOLOGÍA, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA OFICINA, CONTABILIDAD, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA TRANSPORTE Y SUS ACCESORIOS HERRAMIENTAS Y SUS ACCESORIOS INSTRUMENTOS MUSICALES Y SUS ACCESORIOS 65
2116 2118 2119 2121 2122 2124 2125 2127
LIBROS DE BIBLIOTECA, ESTUDIO, MAPOTECAS, PLANOTECAS Y HEMEROTECAS MOBILIARIO Y ENSERES SEMOVIENTES MATERIAL RODANTE, MAQUINAS, EQUIPOS Y SUS ACCESORIOS MATERIAL FIJO, MAQUINAS, EQUIPOS Y SUS ACCESORIOS PROGRAMAS PARA COMPUTADOR (SOFTWARE) EQUIPOS DE PROCESAMIENTOS DE DATOS Y SUS ACCESORIOS EQUIPOS DE PROTECCION Y SEGURIDAD (ARMAMENTO)
2.2. ELEMENTOS DEVOLUTIVOS REPARABLES: Son los elementos con un valor igual o inferior al estipulado por la Contaduría General de la Nación en la circular externa 028 del 211298, para el caso de algunas propiedades, planta y equipo considerados como activos de menor cuantía que tengan vida útil superior a un año, pero por su bajo valor serán depreciados en su totalidad en el periodo en el que se les de al servicio. Deben estar rotulados y tener características específicas individuales, durante el tiempo de vida útil. Estos bienes al igual que los anteriores no deben operar con ningún tipo ajustes contables. 2201 2202 2203 2204 2205 2206 2207 2208 2209 2210 2211 2212 2213 2214
ARMAS Y ACCESORIOS DISCOTECAS Y MUSICOTECAS ELEMENTOS DE CULTO ELEMENTOS DE MUSEO ELEMENTOS Y EQUIPOS PARA REMONTA Y VETERINARIA EQUIPOS Y MAQUINAS PARA COMEDOR, COCINA, DESPENSA, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA COMUNICACONES, DETECCION, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA CONSTRUCCION, INSTALACION, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS DEPORTES, GIMNASIA, JUEGOS Y SUS ACCESORIOS EQUIPOS Y MAQUINAS PARA LABORATORIO, PROFESIONES CIENTÍFICAS EQUIPOS Y MAQUINAS PARA MEDICINA, ODONTOLOGÍA, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA OFICINA, CONTABILIDAD, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA TRANSPORTE Y SUS ACCESORIOS HERRAMIENTAS Y SUS ACCESORIOS 66
2215 2216 2218 2219 2221 2222 2224 2225 2227
INSTRUMENTOS MUSICALES Y SUS ACCESORIOS LIBROS DE BIBLIOTECA, ESTUDIO, MAPOTECAS, PLANOTECAS Y HEMEROTECAS MOBILIARIO Y ENSERES SEMOVIENTES MATERIAL RODANTE, MAQUINAS, EQUIPOS Y SUS ACCESORIOS MATERIAL FIJO, MAQUINAS, EQUIPOS Y SUS ACCESORIOS PROGRAMAS PARA COMPUTADOR (SOFTWARE) EQUIPOS DE PROCESAMIENTOS DE DATOS Y SUS ACCESORIOS EQUIPOS DE PROTECCION Y SEGURIDAD (ARMAMENTO)
2.3. ACTIVOS FIJOS: Son los elementos de mayor valor al estipulado por la Contaduría General de la Nación en la circular externa 028 del 211298, para el caso de algunas propiedades, planta y equipo considerados como activos de menor cuantía y tienen características individuales, vida útil mayor de un año, que serán depreciados y ajustados de acuerdo a su vida útil probable. 2301 2302 2303 2304 2305 2306 2307 2308 2309 2310 2311 2312 2313 2314 2315 2316
ARMAS Y ACCESORIOS DISCOTECAS Y MUSICOTECAS ELEMENTOS DE CULTO ELEMENTOS DE MUSEO ELEMENTOS Y EQUIPOS PARA REMONTA Y VETERINARIA EQUIPOS Y MAQUINAS PARA COMEDOR, COCINA, DESPENSA, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA COMUNICACONES, DETECCION, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA CONSTRUCCION, INSTALACION, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS DEPORTES, GIMNASIA, JUEGOS Y SUS ACCESORIOS EQUIPOS Y MAQUINAS PARA LABORATORIO, PROFESIONES CIENTÍFICAS EQUIPOS Y MAQUINAS PARA MEDICINA, ODONTOLOGÍA, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA OFICINA, CONTABILIDAD, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA TRANSPORTE Y SUS ACCESORIOS HERRAMIENTAS Y SUS ACCESORIOS INSTRUMENTOS MUSICALES Y SUS ACCESORIOS LIBROS DE BIBLIOTECA, ESTUDIO, MAPOTECAS, 67
2318 2319 2321 2322 2324 2325 2327
PLANOTECAS Y HEMEROTECAS MOBILIARIO Y ENSERES SEMOVIENTES MATERIAL RODANTE, MAQUINAS, EQUIPOS Y SUS ACCESORIOS MATERIAL FIJO, MAQUINAS, EQUIPOS Y SUS ACCESORIOS PROGRAMAS PARA COMPUTADOR (SOFTWARE) EQUIPOS DE PROCESAMIENTOS DE DATOS Y SUS ACCESORIOS EQUIPOS DE PROTECCION Y SEGURIDAD (ARMAMENTO)
3. BIENES INMUEBLES: Son los que no se pueden mover de un lado a otro sin su destrucción o deterioro. También son aquellos elementos que por su uso, destino o aplicación, forman parte del inmueble y no pueden trasladarse sin menoscabo de éste, ejemplo: edificios, tuberías, lotes, cableados, torres de comunicaciones, los C.A.D., centros de cómputo y otros. 3-01 3-02 3-03 3-04 3-05 3-06 3-07 3-08 3-09 3-10 3-11 3-12
ACUEDUCTOS, CONSTRUCCIONES Y ESTRUCTURAS AERODROMOS Y PISTAS DE ATERRIZAJE ALCANTARILADOS, CONSTRUCCIONES Y ESTRUCTURAS CENTRALES ELECTRICAS, CONSTRUCCIONES Y ESTRUCTURAS CARRETERAS, VÍAS Y ZONAS EDIFICIOS, CONTRUCCIONES, REDES, LINEAS Y CABLES. MINAS, SALINAS, YACIMIENTOS Y BANCOS OBRAS PORTUARIAS PLANTAS, CONSTRUCCIONES Y ESTRUCTURAS TERRENOS TERRENOS CON EDIFICIOS O CONTRUCCIONES OTROS INMUEBLES
CAPITULO II ANALISIS DE MOVIMIENTO POR GRUPO DE BIENES Para efectos de la rendición de cuentas por el análisis de movimiento por grupo de bienes quedará definido de la siguiente manera, indicando además el Saldo Anterior, los movimientos clasificados en entradas y salidas y el Saldo final; con el objeto de realizar los cruces contables necesarios con los Estados Financieros. CUENTA
NOMBRE DEL GRUPO GRUPO 1 DIFERIDOS
–ELEMENTOS
68
DE
CONSUMO-CARGOS
1101 1102 1103
1218 1219 1220 1221 1222 1223 1224 1225 1226 1227 1228 1229 1230 1231 1232 1233
ACEITES, GRASAS Y LUBRICANTES COMBUSTIBLES DROGAS, ELEMENTOS ODONTOLOGICOS, DE LABORATORIO Y SANIDAD ELEMENTOS PARA CONSTRUCCION, INSTALACION, CAMPO, ETC EXPLOSIVOS FORRAJES Y ALIMENTOS PARA ANIMALES INSECTICIDAS, FUNGICIDAS, HERBICIDAS ETC MATERIALES O MATERIAS PRIMAS PARA CONSTRUCCIÓN, ETC SEMILLAS Y ABONOS UTILES DE ESCRITORIOS, OFICINA, DIBUJO Y PAPELERIA VIVERES, RANCHO Y LICORES REPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE INTENDENCIA UTENCILIOS PARA USO DOMESTICO O PERSONAL RESPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE ARMAMENTO MUNICIONES Y GRANADAS REPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE TELEMATICA REPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE TRANSPORTE REPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE SANIDAD REPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE AVIACIÓN MEDALLAS, CONDECORACIONES Y PREMIOS ELEMENTOS DE CULTO Y SERVICIOS FUNEBRES ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE INTENDENCIA ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE ARMAMENTO ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE TRANSPORTE ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE TELEMATICA ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE AVIACION ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE SANIDAD UNIFORMES Y EQUIPO VESTUARIO, ROPA Y EQUIPO LLANTAS Y NEUMATICOS ACCESORIOS DE UNIFORMES Y EQUIPOS SERVICIOS LOZA Y CRISTALERIA
1234
LENCERÍA
1235
ELEMENTOS Y EQUIPOS PARA ARNES, ATALAJES, ARREOS, ETC
1104 1205 1106 1107 1108 1109 1110 1111 1212 1113 1214 1215 1216 1217
69
2127
GRUPO 2- ELEMENTOS DEVOLUTIVOS EN DEPOSITOBIENES MUEBLES EN BODEGA ARMAS Y ACCESORIOS DISCOTECAS Y MUSICOTECAS ELEMENTOS DE CULTO ELEMENTOS DE MUSEO ELEMENTOS Y EQUIPOS PARA REMONTA Y VETERINARIA EQUIPOS Y MAQUINAS PARA COMEDOR, COCINA, DESPENSA, ETC EQUIPOS Y MAQUINAS PARA COMUNICACONES, DETECCION, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA CONSTRUCCION, INSTALACION, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS DEPORTES, GIMNASIA, JUEGOS Y SUS ACCESORIOS EQUIPOS Y MAQUINAS PARA LABORATORIO, PROFESIONES CIENTÍFICAS EQUIPOS Y MAQUINAS PARA MEDICINA, ODONTOLOGÍA, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA OFICINA, CONTABILIDAD, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA TRANSPORTE Y SUS ACCESORIOS HERRAMIENTAS Y SUS ACCESORIOS INSTRUMENTOS MUSICALES Y SUS ACCESORIOS LIBROS DE BIBLIOTECA, ESTUDIO, MAPOTECAS, PLANOTECAS Y HEMEROTECAS MOBILIARIO Y ENSERES SEMOVIENTES MATERIAL RODANTE, MAQUINAS, EQUIPOS Y SUS ACCESORIOS MATERIAL FIJO, MAQUINAS, EQUIPOS Y SUS ACCESORIOS PROGRAMAS PARA COMPUTADOR (SOFTWARE) EQUIPOS DE PROCESAMIENTOS DE DATOS Y SUS ACCESORIOS EQUIPOS DE PROTECCION Y SEGURIDAD (ARMAMENTO)
2201 2202 2203 2204 2205
GRUPO 2- ELEMENTOS DEVOLUTIVOS EN SERVICIOAFECTA CUENTAS DEL PGCP ARMAS Y ACCESORIOS DISCOTECAS Y MUSICOTECAS ELEMENTOS DE CULTO ELEMENTOS DE MUSEO ELEMENTOS Y EQUIPOS PARA REMONTA Y
2101 2102 2103 2104 2105 2106 2107 2108 2109 2110 2111 2112 2113 2114 2115 2116 2118 2119 2121 2122 2124 2125
70
2206 2207 2208 2209 2210 2211 2212 2213 2214 2215 2216 2218 2219 2221 2222 2224 2225 2227
3-01 3-02 3-03 3-04 3-05 3-06 3-07 3-08 3-09 3-10
VETERINARIA EQUIPOS Y MAQUINAS PARA COMEDOR, COCINA, DESPENSA, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA COMUNICACONES, DETECCION, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA CONSTRUCCION, INSTALACION, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS DEPORTES, GIMNASIA, JUEGOS Y SUS ACCESORIOS EQUIPOS Y MAQUINAS PARA LABORATORIO, PROFESIONES CIENTÍFICAS EQUIPOS Y MAQUINAS PARA MEDICINA, ODONTOLOGÍA, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA OFICINA, CONTABILIDAD, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA TRANSPORTE Y SUS ACCESORIOS HERRAMIENTAS Y SUS ACCESORIOS INSTRUMENTOS MUSICALES Y SUS ACCESORIOS LIBROS DE BIBLIOTECA, ESTUDIO, MAPOTECAS, PLANOTECAS Y HEMEROTECAS MOBILIARIO Y ENSERES SEMOVIENTES MATERIAL RODANTE, MAQUINAS, EQUIPOS Y SUS ACCESORIOS MATERIAL FIJO, MAQUINAS, EQUIPOS Y SUS ACCESORIOS PROGRAMAS PARA COMPUTADOR (SOFTWARE) EQUIPOS DE PROCESAMIENTOS DE DATOS Y SUS ACCESORIOS EQUIPOS DE PROTECCION Y SEGURIDAD (ARMAMENTO)
GRUPO 3- BIENES INMUEBLES- AFECTA CUENTAS DEL PGCP ACUEDUCTOS, CONSTRUCCIONES Y ESTRUCTURAS AERODROMOS Y PISTAS DE ATERRIZAJE ALCANTARILLDOS, CONSTRUCCIONES Y ESTRUCTURAS CENTRALES ELECTRICAS, CONSTRUCCIONES Y ESTRUCTURAS CARRETERAS, VÍAS Y ZONAS EDIFICIOS, CONSTRUCCIONES, REDES, LINEAS Y CABLES MINAS, SALINAS, YACIMIENTOS Y BANCOS OBRAS PORTUARIAS PLANTAS, CONSTRUCCIONES Y ESTRUCTURAS TERRENOS 71
3-11 3-12
TERRENOS CON EDIFICIOS O CONTRUCCIONES OTROS INMUEBLES
Nota: Los elementos correspondientes a cada agrupación son creados por el Grupo de Almacenes de la Dirección Administrativa y Financiera y enviados por correo electrónico a las diferentes unidades policiales para su clasificación, de acuerdo con lo establecido en el Anexo 1 de este documento. Es de anotar que dicho documento tendrá que actualizarse por lo menos una vez al año, de acuerdo con las necesidades y creación de nuevos elementos. CAPITULO III ESPECIALIZACION DE ALMACEN O BODEGAS POR ELEMENTOS Por su complejidad y volumen de las operaciones la Dirección Administrativa y Financiera, clasificará los almacenes o bodegas de la siguiente forma: ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü
Intendencia Armamento Comunicaciones Transportes Remonta y Veterinaria Sanidad Telemática Vestuario Aviación Servicios Llantas y lubricantes
Es de anotar, que cada uno de los almacenes o bodegas debe ser especializado en su ramo y por ninguna razón se podrán manejar bienes que no correspondan a su naturaleza. Las unidades policiales de acuerdo a su movimiento y criterio del Ordenador del Gasto podrán adoptar las especializaciones de almacenes o bodegas. Igualmente entre estos, que correspondan a la misma unidad policial no se podrá utilizar la cuenta contable 1995 principal y subalterna. CAPITULO IV ENTRADA DE BIENES Se define como la acción que determina el ingreso físico y real de los bienes al Almacén o bodega, según la naturaleza del bien y el mecanismo de adquisición. 1. CRITERIOS BASICOS:
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Teniendo en cuenta la clasificación y características de los bienes el almacenista o quien haga sus veces, debe definir la zona de ubicación, organizando en estanterías con códigos sencillos que facilitan su localización, manejo, control y entrega; contando con las instalaciones apropiadas y adoptando los mecanismos de bodegaje y seguridad industrial requeridos para cada tipo de bien. La orden de entrada no debe contener tachones, borrones, enmendaduras, adiciones, intercalaciones o correcciones. El almacenista o quien haga sus veces y los jefes de las dependencias en los casos específicos, serán los directos responsables del cumplimiento de las normas administrativas y fiscales de los bienes que ingresen a la institución. Únicamente se deben ingresar a la cuenta contable de bienes muebles en bodega los bienes nuevos o que se reciban por primera vez en la unidad. 2. EXCEPCIONES: No ingresarán al almacén los bienes que por su volumen, peso, fragilidad y demás especificaciones especiales, sea más conveniente y económico recibirlos directamente en su lugar de instalación y utilización. En estos casos se coordinará la acción de recepción entre el almacenista o quien lo represente, el proveedor, el usuario y el técnico en la materia si el bien así lo requiere. 3. OBJETIVOS DE LA ENTRADA DE LOS BIENES: De conformidad con los principios básicos de administración y almacenamiento o bodegaje, el ingreso de bienes se realiza para: - Efectuar registros matemáticos, contables y computarizados. - Dar conformidad de recibo a satisfacción para su pago, incorporación y registros contables posteriores. - Confrontar las especificaciones de los bienes como cantidad, peso, unidades de medida, dimensiones, marcas, modelos, calidades, etc. 4. LEGALIZACION DE LAS ENTRADAS: El ingreso de los bienes debe estar respaldado por la orden de entrada elaborada por el Almacenista o quien haga sus veces, soportada por los documentos que den origen a la operación. Para los registros de almacén o bodega la operación de recepción se considerará perfeccionada, cuando los elementos se reciban o se den por recibidos y se produzca la orden de entrada, independiente que el pago de los mismos esté o no realizado. Copia de esta Orden de Entrada debe ser tramitada con el lleno de los requisitos al Grupo de Contabilidad con el reporte diario de Almacén o bodega. 73
5. ENTRADA DE BIENES AMPARADA POR CONTRATO: Cuando por características y especificaciones técnicas, se estipule en los contratos el control de la calidad mediante ensayos o pruebas de funcionamiento, la recepción en almacén o en las dependencias de estos bienes, se hará a título de depósito mientras se conoce el resultado de las pruebas requeridas. Las anomalías deben informarse de inmediato al Ordenador del Gasto, para exigir al contratista el cumplimiento estricto de lo pactado en el contrato. El concepto técnico se requiere como medio para garantizar la calidad de los bienes adquiridos, dependiendo de las características y complejidad de los mismos. Este concepto técnico se determinará en la siguiente forma: - Por confrontación física del Almacenista o quien haga sus veces, cuando los bienes ingresen al almacén o bodega. - Por detallada observación física del bien y prueba de funcionamiento si se requiere, con la presencia del Almacenista o quien haga sus veces, el proveedor, el usuario y el técnico especializado designado para el efecto. De esta diligencia se levantará acta firmada por los participantes. Las cantidades ingresadas son responsabilidad del almacenista. 6. PERIODICIDAD Y HORARIOS DE ATENCION: Dependiendo de la organización, localización, y capacidad física del almacén o bodega, así como de las condiciones del comercio local, el Ordenador del Gasto, definirá la periodicidad y horarios de recepción de bienes en esta dependencia. 7. CONTENIDO DE LA ORDEN DE ENTRADA: La orden de entrada debe contener la siguiente información básica: Lugar y fecha. Número de orden en forma ascendente y continua. Identificación del Almacén o bodega. Concepto de la transacción y número del documento soporte. Concepto de la entrada especificando: nombre del proveedor o el lugar de origen, documento de identidad o NIT, Agrupación, nombre y código del elemento con sus características especificas, unidad de medida, cantidad, valor unitario, valor total por elementos, valor total del comprobante, firma del Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces y firma del Almacenista. 8. ENTRADAS POR COMPRAS:
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Para su registro en el almacén o bodega la operación se considera perfeccionada cuando los elementos ingresen a los depósitos, este o no realizado el pago, firmada la factura y el recibido de conformidad; previo el control de calidad. A la llegada de los elementos al almacén o bodega, el almacenista debe expedir la orden de entrada correspondiente, e inmediatamente enviar los documentos necesarios al Grupo de Contabilidad y Presupuesto para continuar el trámite respectivo. Se verificará esta orden de entrada con la factura comercial y con la orden de compra o contrato. Cuando se realicen compras por Caja menor de bienes devolutivos, para su legalización se requiere que los elementos hayan ingresado al almacén y que se expida la orden de entrada correspondiente, simultáneamente se entregarán con la respectiva orden de salida. En ningún caso se autorizan entradas ficticias al almacén o bodega. 9. ENTRADAS POR SOBRANTES: Se considera que hay entrada por sobrantes cuando al practicar un inventario físico se encuentra que el número de unidades o especies, de determinado elemento es superior a los que en esa fecha muestre la cuenta respectivo kardex. Antes de proceder a realizar la entrada de almacén o bodega se debe: - Analizar y determinar la causa que la ocasionó; si se establece el motivo, se producirá la corrección. Lo anterior sin detrimento de las acciones legales, disciplinarias, administrativas y fiscales que puedan derivarse. - Si no se encuentra, se solicitará al Ordenador del Gasto, la expedición de la orden de entrada, con la observación de que se trata de una orden de entrada por sobrantes, cuya causa no pudo establecerse. El valor del elemento es dado por el registrado en el kardex. 10. ENTRADAS POR COMPENSACION: Cuando se encuentren elementos sobrantes que en el movimiento de almacén o bodega, se hayan podido confundir con otros semejantes, de los cuales hay cantidades faltantes, podrán hacerse las compensaciones del caso, siempre que se trate de artículos similares, de una misma naturaleza o clase, que puedan ser causa de confusión. Se expedirá la orden de entrada por la cantidad sobrante compensada, y la salida por compensación para el egreso de los faltantes, por igual cantidad a la que se dio de alta.
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Los que no puedan obtener compensación, en el caso de los sobrantes se les dará entrada y los faltantes se dejarán a cargo del responsable, quien debe quedar informado y enviar copia de la misma al Grupo de Contabilidad. Lo anterior sin detrimento de las acciones legales, disciplinarias, administrativas y fiscales que puedan derivarse. 11. ENTRADAS POR TRASPASOS RECIBIDOS: Se elabora la orden de entrada respectiva con las características de denominación establecidas, que deberán ser las mismas que incluyan la salida del almacén o bodega de origen que envió los elementos, dejando copia como soporte. Este tipo de entradas se produce de otras entidades del estado diferentes a la Policía Nacional. Si el traspaso es transitorio, en comodato o custodia, se registrará en una cuenta de orden, para lo cual, se elabora el acta de recepción correspondiente; y para su devolución se elabora el acta de entrega del bien y se procede a cancelar las cuentas de orden. ENTRADAS POR REMESA: Existen remesas entre almacenes o bodegas pertenecientes a la Institución, para lo cual se elabora la orden de entrada de acuerdo con los conceptos emitidos por el almacén o bodega de origen. En este tipo de operaciones, el Almacenista que produce la orden de salida debe informar por escrito a la unidad que recibe los bienes (poligrama, correo electrónico, etc.), con el propósito de efectuar los cruces contables necesarios y obtener el control de los bienes por parte de las unidades policiales afectadas. 13. ENTRADAS POR PRODUCCION DE ELEMENTOS: Cuando el almacenista suministre elementos, materiales o materias primas para producción de elementos de cualquier naturaleza, exigirá que en las órdenes de salida se indiquen los nombres de lo que se va a fabricar o producir y se les dará de baja. Terminado el proceso de transformación, recibirá los elementos producidos, elaborando la orden entrada, soportada por el acta, donde firman Ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, el Almacenista y personas que intervienen en el proceso de producción. Los sobrantes que hayan quedado, serán devueltos al almacén o bodega, elaborando la orden de entrada correspondiente. 14. ENTRADAS POR RECONSTRUCCION DE EQUIPO:
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El valor que se dará a los elementos será igual al que tenía antes de su arreglo, más el costo de los materiales, repuestos y gastos de reconstrucción, previa confirmación que haya sido dado de baja por inservible. Se elabora acta detallando las características, valor unitario y total, la cual debe ir firmada por el Ordenador del Gasto, el Subcomandante Administrativo y el almacenista, la que servirá de soporte a la entrada en mención. Estos elementos reconstruidos, deben ser almacenados y serán registrados en kárdex. 15. ENTRADAS POR DEVOLUCION DE ELEMENTOS O BIENES: Cuando se necesite devolver al almacén o bodega elementos o bienes de cualquier naturaleza, el responsable debe elaborar oficio al almacenista para su respectiva entrega. En este oficio, se anotará el número de la salida con que los elementos fueron suministrados y su estado de conservación. Si existen daños, se debe proceder a realizar un peritazgo, el cual determinará las acciones administrativas, disciplinarias o fiscales correspondientes. La devolución se legaliza, mediante acta de recepción de almacén o bodega para lo cual registrará esta información en el kardex, el cual al ser cotejado con contabilidad representan bienes en servicio. 16. ENTRADAS POR LLEGADA DE ELEMENTOS SIN SU DOCUMENTACION: Cuando lleguen al almacén o bodega elementos o bienes que no vengan acompañados de su documentación o falta de alguno de sus comprobantes, el almacenista dará aviso por escrito, al Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces. Estos procederán a desempacarlos, elaborando una relación con la cantidad de cada elemento, marca, modelo, calidad, envase y demás detalles, con el fin de efectuar un cotejo con el contrato y demás documentos disponibles. Luego se procederá a elaborar la orden de entrada. Si al llegar los documentos faltantes, existe alguna diferencia con la orden de entrada elaborada, se procederá a realizar su anulación y a diligenciar una nueva orden de entrada. El Subcomandante Administrativo procederá a informar al proveedor de la novedad para que sea corregida en el menor tiempo posible; dando comunicación por escrito a la oficina de Contabilidad y Contratos.
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En ningún caso los almacenes o bodegas podrán almacenar bienes que no se encuentren legalizados o sean de terceras personas. De la misma forma, cuando se incauten o aprehendan bienes deberán ser registrados en cuentas de orden; para lo cual se podrán a disposición de la autoridad competente. Una vez definida su situación se procederá al cumplimiento de la misma. 17. ENTRADAS POR APROVECHAMIENTO DE INSERVIBLES: Cuando se den de baja elementos inservibles, de los cuales puedan aprovecharse partes utilizables, que no sea conveniente desperdiciar o destruir, se hará una relación de éstas. Luego se procede a realizar un avalúo para elaborar la orden de entrada, firmado por el Ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, almacenista y un perito. 18. ENTRADA POR NACIMIENTO DE SEMOVIENTES: Únicamente el Grupo de Remonta y Veterinaria de la Dirección Administrativa y Financiera y la Escuela de Adiestramiento de Perros son las dependencias autorizadas para la reproducción de semovientes. Si se producen nacimientos de semovientes en una unidad policial, se procederá a informar dicha novedad al Grupo de Remonta y Veterinaria de la Dirección Administrativa y Financiera. Lo anterior sin detrimento de las acciones legales, disciplinarias, administrativas o fiscales a que haya lugar. 19. ENTRADAS POR OBSEQUIO O DONACION: Hay obsequio o donación cuando por liberalidad de una persona se trasmite gratuitamente el dominio de una cosa que le pertenece; a favor de la entidad que la acepta. Cuando se produzcan entradas por donación, provenientes de personas naturales o jurídicas, debe elaborarse la orden de entrada con de los siguientes requisitos: Se requiere ofrecimiento escrito del donante, detallando los bienes con sus características y condiciones que exige sobre el uso, manejo y destino que se les va a dar. Se elabora el acta de recibido de los bienes, detallando las características, cantidades, valor unitario y total, con una discriminación de elementos por agrupaciones de inventario y el estado en que se encuentren. Esta acta debe ser firmada por las partes que intervienen, como son ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces y almacenista, quienes reciben y por parte de quienes entregan. 78
En caso de no poseer el valor histórico, se procede a practicar un avalúo por parte de personal experto en la materia. 20. ENTRADA DE BIENES POR REPOSICION: Hay reposición cuando se reemplaza o se entrega lo que hace falta. Para recibir bienes por reposición, cuando el responsable los entrega en igualdad de condiciones en similitud, marca, modelo, calidad, clase, cantidad, medida y estado de los que faltan, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: Solicitud escrita por parte del responsable de los bienes faltantes, ofreciendo los que va a reponer y detalle de ellos. Aceptación por escrito, de que se haga la reposición por parte de ordenador del gasto. Se debe constituir una junta de reposición, para que estudie los bienes ofrecidos, la cual debe estar integrada por el ordenador del Gasto, el Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, almacenista y dos técnicos, peritos o expertos según el caso; quienes darán concepto de si los bienes ofrecidos son iguales o no a los faltantes. Se elaborará acta de recepción, la cual debe ser firmada por las personas que conforman la comisión. El valor asignado a estos bienes debe ser igual al que figuraba en el kardex. Simultáneamente debe elaborarse la orden de salida del bien en donde se realicen los ajustes contables necesarios. Con lo anterior se elabora la orden de entrada, especificando y detallando las características, cantidades, valores y valor total, la cual será soportada por el acta y firmada por los funcionarios integrantes de la comisión. Lo anterior sin detrimento de las acciones legales, disciplinarias, administrativas o fiscales a que haya lugar. CAPITULO V SALIDA DE BIENES Es el procedimiento por el cual los bienes salen físicamente del Almacén o bodega. La orden de salida de bienes del Almacén o bodega, es el documento legal que identifica clara y detalladamente la salida física y real de un bien, cesando de esta manera y mediante requisito probatorio, la responsabilidad por la custodia, administración, conservación, etc., por parte del Almacenista y quedando en poder del funcionario destinatario.
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1. CRITERIOS BASICOS: La orden de salida debe elaborarse por el Almacenista en forma simultánea a la entrega de bienes, con base en la solicitud de pedido o suministro debidamente tramitada y autorizada por el Ordenador del Gasto o en su ausencia por el Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces. Cuando las existencias disponibles en el Almacén sean insuficientes, en relación con las cantidades solicitadas en el pedido, el Almacenista anota en el comprobante de salida las cantidades reales despachadas dejando clara constancia en la solicitud de pedido. El Almacenista no puede variar el destinatario ni el lugar de destino en la orden de salida, ni cambiar o reemplazar elementos por otros, aunque sean similares o tengan el mismo valor. Igualmente el almacenista no podrá exigir la firma de órdenes de salida en blanco por parte de otros funcionarios. La orden de salida no debe contener tachones, enmendadoras, adiciones, intercalaciones o correcciones. El Almacenista debe admitir como firma de recibo del comprobante la de los jefes de oficinas o dependencias como constancia del traslado de responsabilidad por dichos bienes, con anotación del número de su documento de identidad. Cuando se trate de entrega de bienes a entidades del sector público, la firma de quien recibe en la orden de salida es la del representante legal o de la persona que esté autorizada legalmente para recibirlos, anotando su numero de documento de identidad. Esta autorización debe ser escrita por parte del representante legal de la entidad beneficiaria. Los despachos que haga el Almacenista para oficinas o dependencias por fuera de su localidad, se comprueban con el recibido a satisfacción del funcionario encargado de los bienes en la unidad o dependencia a quien van destinados. Cuando se realizan remesas se debe informar mediante escrito (poligrama, correo electrónico, etc.) a la unidad destinataria del bien. Cuando se realicen entregas de bienes del almacén o bodega principal a un subalmacen de la misma unidad policial, se deben registrar como bienes en servicio y en ningún caso el subalmacen elabora ordenes de salida y entrada, en este evento deben existir documentos de control interno que permitan conocer el responsable de los bienes. El Almacenista no puede hacer firmar la orden de salida de bienes del Almacén por el destinatario, mientras no le entregue todos los bienes que en él figuren, como tampoco expedirle constancias por excedentes o saldos pendientes de entrega.
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La orden de salida es el documento soporte de los registros de movimientos por salidas en los listados o tarjetas del Almacén o bodega, control de bienes devolutivos en servicio y asientos contables. El comprobante de salida debe contener la siguiente información básica. ü ü ü ü
Lugar y fecha de emisión. Numeración en forma ascendente y continua. Identificación del Almacén Concepto de salida, especificando: dependencia destinataria, nombre y código de elementos, unidad de medida, cantidad despachada, Agrupación, Firma del Ordenador del Gasto, firma del Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, firma del jefe de la dependencia solicitante, firma del Almacenista, firma del empleado que recibe y su identificación. ü Número y fecha de la solicitud de pedido. ü Descripción de cada elemento. 2. LEGALIZACION DE LA SALIDA DE BIENES: Los despachos de bienes muebles con destino a las dependencias o funcionarios, se hará por el almacén o bodega con base en el pedido de elementos y la orden de salida. La orden de salida quedará legalizada con la firma y el número de documento de identificación de la persona o Almacenista que los recibe. Copia de la Orden de Salida debe remitirse al Grupo de Contabilidad con el reporte Diario. 3. SALIDA POR SUMINISTRO DE ELEMENTOS: Para que el almacenista pueda entregar cualquier elemento es indispensable que elabore la orden de salida; debidamente firmada, la cual debe estar soportada con las mismas especificaciones de la orden de pedido, autorizada por el Ordenador del Gasto o Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces. En el momento de la entrega, se hará firmar original y copias por la persona que recibe, con número de identificación, lugar de expedición y fecha. Entregará una de las copias a la persona que recibe, la cual servirá de soporte para que registre el ingreso a su control de bienes. 3. SALIDA POR SUMINISTRO PARA PRODUCCION O RECONSTRUCCION DE ELEMENTOS O EQUIPOS: Cuando la salida sea para suministrar elementos destinados a la producción o reconstrucción de elementos o equipos, se debe: 81
Elaborar la orden de salida debidamente firmada, donde especifique las características de los elementos o equipos que van a ser reconstruidos o el nombre de los elementos a producir. Esta debe quedar elaborada con las mismas especificaciones de la orden de pedido, con sus valores unitarios y totales correspondientes. 4. POR REMESA BIENES: Existe remesa de bienes cuando entre unidades policiales se transfieren bienes, para lo cual se debe seguir el siguiente procedimiento: Deberá elaborarse oficio debidamente firmado por el ordenador del Gasto o jefe del área para el caso de la Dirección Administrativa y Financiera donde se autorice la remesa, especificando las características de cada uno de los elementos y de acuerdo con la orden de pedido como soporte. 5. SALIDAS POR SUSTRACCION O PÉRDIDA DE BIENES: Para dar salida a bienes que hayan sido sustraídos u ocasionados en perdidas, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: El almacenista o persona que tenga a su cargo los bienes dará informe por escrito en forma detallada de lo ocurrido al Ordenador del Gasto. El Ordenador del Gasto levantará la acción legal correspondiente. Se levanta acta de inspección ocular por el responsable de los bienes, con intervención del ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, almacenista y de dos testigos a quienes consten los hechos especificando: ü ü ü ü ü
Fecha en que el hecho tuvo lugar. Día en que se practica la inspección. Enumerar los detalles ocurridos. Lista de bienes perdidos, cantidad y valor (unitario y total). Todas las personas que participan, firmarán el acta.
Se requiere la constancia del denuncio puesto personalmente por el responsable de los bienes ante autoridad competente. Comprobada la pérdida del elemento y si almacén, se expedirá la orden de salida.
corresponden a existencias del
Si la pérdida corresponde a elementos en servicio, se dará autorización para que sean descargados del kardex del responsable y se ordenará la salida del almacén o bodega. Igualmente la orden de salida debe estar soportada, específicamente, con las mismas características y cantidades expresadas en el costo histórico y acta respectiva 82
6. SALIDA POR CESION DE BIENES A TITULO GRATUITO: Se entiende que hay cesión cuando el bien sale del patrimonio institucional, o sea, que la Nación - Policía Nacional cede sus derechos sobre el mismo. Para dar salida a bienes por cesión, se requiere: Autorización emitida por el Director General de la Policía Nacional. Relación detallada de los bienes por agrupaciones, con características, cantidades, valor unitario y valor total que figuran en los mismos. Certificación por parte del Ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces y almacenista de que los bienes no son necesarios en la entidad, o de que siendo necesarios hay disposición que ordena la cesión. Elaborar acta de entrega de los bienes con intervención del ordenador del Gasto, el Subcomandante Administrativo, el almacenista, detallando los bienes, con sus características; se debe hacer firmar también por el almacenista y representante legal de la entidad que recibe. Finalmente elaborar la orden de salida, con soporte en los documentos anteriores, debidamente firmada por todos los que intervienen. Cuando se trata de la cesión de inmuebles a título gratuito, además de los requisitos anteriores, requiere el cumplimiento de los siguientes: Disposición legal que autorice la cesión, con sujeción a las normas legales y estatutarias. Relación del inmueble con su inventario. Entrega a la entidad a quien se cede el inmueble del registro de la escritura pública. NOTA: En el caso de inmuebles se requiere elaborar la orden de baja, para efectos y registros contables a que haya lugar y descargarlos del listado de bienes. 7. SALIDAS POR VENTA DIRECTA: La venta directa se efectúa en virtud de lo establecido en la Ley 80 de 1993. Disposición emitida por parte del Director Administrativo y Financiero que autorice la venta directa de los bienes, indicando a que entidad deben venderse; explicando el destino que debe darse al dinero producto de la venta.
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Relación detallada de los bienes por agrupaciones, características, cantidad, valor unitario y valor total y el estado en que se encuentren los mismos. Avalúo de los bienes practicado por peritos expertos en la materia, como base para elaborar acta, la cual irá firmada por el ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, y almacenista. Constitución de la comisión que debe tramitar la venta. Consignación de la entidad compradora por el valor total de los bienes que se van a adquirir, y presentación del recibo expedido. Se elabora acta de entrega de los bienes, la cual debe ir firmada por el ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, almacenista, y de quien recibe el bien. Elaboración de la orden de baja correspondiente, con soporte en el acta de entrega, firmada por los mismos que intervienen en dicha acta. NOTA: La venta de los inmuebles de entidad a entidad requiere los mismos requisitos anteriores y, además, los siguientes: Avalúo del inmueble practicado por peritos expertos y avalado por el Instituto Geográfico “Agustín Codazzi”. Disposición legal que autorice su venta, avalada por quien esté facultado para ello, de acuerdo con las normas y estatutos que los rigen. Titulación completa del inmueble que acredite su propiedad. Realizada la consignación por el valor del inmueble, se otorgará la escritura pública. 8. TRASLADO DE BIENES: Para el traslado de bienes de una a otra oficina o dependencia de la misma unidad policial, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: Solicitud por escrito del funcionario responsable, con indicación del destino que les va a dar y su correspondiente justificación Autorización de traslado por parte del ordenador del Gasto. Actualización de los listados de bienes correspondientes a cada dependencia, en donde se indique el nuevo responsable de los elementos trasladados.
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CAPITULO VI CONTROL DE LOS BIENES El control de los bienes es el registro ordenado, completo, detallado y valorizado de toda clase de elementos que integran el patrimonio de la Policía Nacional. 1. OBJETIVOS: Las existencias de materiales, equipos e inmuebles permiten: Clasificar, codificar, verificar y controlar los bienes de la institución. La identificación precisa de los bienes para los diferentes procesos de adquisición, almacenamiento, administración y entrega. La toma de decisiones para el normal abastecimiento de acuerdo a las necesidades de la institución. Cumplir las normas administrativas y fiscales sobre el manejo de bienes. 2. CLASIFICACION Y CODIFICACION: Como se indicó, la clasificación y codificación de los bienes en la POLICIA NACIONAL, será la establecida en el presente manual. Además, los devolutivos en servicio, estarán identificadas en cada dependencia con la codificación interna de acuerdo a la organización administrativa de la institución. 3. CONTROL: Los bienes de propiedad de la Policía Nacional se controlarán a través de los siguientes mecanismos específicos: Toma física de elementos de consumo y devolutivos en almacén o bodega. Arqueos físicas realizados en forma esporádica ordenados por el jefe inmediato. Control de Inmuebles. Pruebas selectivas de bienes en depósito y devolutivos en servicio. Rendición de cuentas mensual al Grupo de Contabilidad. Documento (poligrama, correo electrónico, etc.) en donde se informe a la unidad los elementos remesados. Los bienes que se encuentren en deposito y servicio en las unidades policiales deben cruzar con los reportes de los Estados Financieros que se rinden mensualmente al Grupo Central Contable, de tal manera que al cotejar la información del Análisis de Movimiento por Grupo de bienes con el Balance General la información sea razonable y confiable. 85
4. ORGANIZACIÓN Y SEGURIDAD DE LOS BIENES: La organización interna de los bienes en el almacén, sub-almacenes, bodegas y depósitos destinados par tal fin, se hará atendiendo normas técnicas de almacenaje, de acuerdo a la naturaleza, conservación y fácil manejo de los mismos. Los bienes nuevos y los usados que aun puedan utilizarse, se almacenarán en depósitos separados de los que se han retirado por obsoletos o inservibles. De igual manera se debe tener en cuenta los fundamentos básicos para la seguridad de los bienes; instalaciones apropiadas, recursos, equipos y medios necesarios para su administración y manejo. El control de los bienes debe conformarse para todos los elementos de consumo y devolutivos nuevos y reintegrados en deposito de almacén, o en las bodegas que la institución determine. 5. RESPONSABLES: El almacenista y los funcionarios que la administración determine en las unidades, serán los directos responsables de los controles permanentes de los bienes en deposito y en servicio, ordenados y clasificados de acuerdo a su naturaleza, identificación y ubicación. Es importante aclarar que su responsabilidad se limita a aquellos bienes que bajo cualquier titulo tengan en existencia en sus almacenes y a los que les hayan sido entregados para su servicio y los de su oficina. 6. MECANISMOS DE CONTROL: El almacenista ejercerá control de los bienes en deposito a través de los siguientes medios: Kardex de existencias. Un consecutivo de control en la numeración de entradas y salidas. Los anteriores registros se efectuarán con los comprobantes oficiales de entrada y salida de elementos. 7. BIENES DEVOLUTIVOS EN SERVICIO: Los devolutivos en servicio están conformados por el conjunto de bienes que utilizan las diferentes dependencias de la institución para el normal desarrollo de sus actividades.
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Cada uno de los Funcionarios de la Policía Nacional debe responder personalmente por los bienes que se le entreguen para uso, custodia, administración y transporte. Los almacenistas tienen la obligación de firmar los comprobantes de salida de los elementos devolutivos que reciben; esta obligación no es delegable en otros funcionarios. Los funcionarios de la Policía Nacional que tengan bienes a su cargo, son responsables de la pérdida o daño que sufran, cuando lo anterior no se ocasione por el deterioro natural, por su uso normal o por otra causa justificada. La responsabilidad por actos irregulares en el manejo de los bienes que se ejecuten atendiendo ordenes superiores, se determinará contra quien las emitió, siempre que las ordenes consten por escrito o se establezcan por cualquier otro medio probatorio. Para establecer la responsabilidad de funcionarios por la pérdida o daño de bienes, cuando no provengan del deterioro natural, se ordenará la práctica de una investigación administrativa. 8. ORGANIZACIÓN DE LOS DEVOLUTIVOS EN SERVICIO: En todas las dependencias de la Policía Nacional debe llevarse un control de los elementos devolutivos entregados por el Almacén o Bodega, o que se hayan adquirido directamente por otros mecanismos de compra como las cajas menores, etc. Los controles de elementos devolutivos en servicio, estarán a cargo del responsable de cada una de las áreas o dependencias, conforme a la organización administrativa de la Policía Nacional. Los controles deben organizarse en cada área o dependencia, teniendo en cuenta la seguridad y control directo que debe ejercerse sobre los bienes entregados. Cada funcionario debe llevar un listado permanente de los elementos devolutivos que le hayan sido entregados para el desempeño de sus funciones. Cuando en desarrollo de contratos se entreguen elementos devolutivos, tal circunstancia debe quedar registrada en el respectivo contrato con la obligación de reintegrarlos a la institución una vez terminado el mismo. El pago estipulado en el contrato se efectuará cuando se reintegren los elementos con la aprobación del almacenista responsable de los mismos. Los elementos devolutivos de uso común en las dependencias, deben estar a cargo del Jefe de dicha dependencia o del funcionario que la Institución determine.
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Mediante listados y controles individuales, los almacenistas principales responsabilizarán a los funcionarios de las dependencias de los elementos devolutivos que se les entreguen para el desempeño de sus funciones. 9. MECANISMOS DE CONTROL DEVOLUTIVOS EN SERVICIO: El almacenista responsable del control de los bienes, debe llevar registros de cada una de las dependencias que tengan elementos devolutivos; estos registros deben estar permanentemente actualizados y soportados con todos los movimientos de entrada y salida de bienes que se realicen. Tales registros además de medida de control, se utilizarán para las comprobaciones que se requieran en la entrega de oficinas y la confrontación de bienes al final del año. Los responsables de los bienes en las dependencias, los tendrán permanentemente actualizados con todos los comprobantes, reintegros, pérdidas y demás movimientos que afecten su saldo. Los bienes devolutivos en servicio reflejan la situación a 31 de diciembre de cada año, por consiguiente, es obligación de los Ordenadores del Gasto una vez revisados, remitirlos firmados a la Central Contable en los plazos que la Administración determine con los siguientes datos básicos: Año a que corresponde el listado de los bienes. Area o dependencia y ubicación. Nombre del responsable del los bienes. Relación de los bienes por agrupaciones y orden alfabético dentro de las mismas. Medidas, marca y modelo. Cantidad. Valor Unitario. Valor total. Firmas del Ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces y almacenista. Los almacenistas encargados de los almacenes o bodegas en las unidades rendirán el listado de los bienes que posean en depósito (consumo, devolutivos), devolutivos en servicio e inmuebles; los cuales serán motivo de pruebas selectivas periódicas a juicio de los responsables. La Central Contable debe llevar un registro valorizado y permanente de los bienes muebles e inmuebles que conforman el patrimonio de la institución, de acuerdo a las normas establecidas para el manejo contable de los bienes. El control de devolutivos en servicio se complementará con las pruebas selectivas y los programas generales de toma física de bienes programados por los Ordenadores del Gasto. 88
10. BIENES INMUEBLES: El almacenista llevará registros actualizados mediante carpetas de todos los bienes inmuebles de propiedad de la Policía Nacional y de aquellos que le hayan sido entregados por el Estado bajo su custodia. La Dirección Administrativa y Financiera vigilará la permanente actualización de los bienes inmuebles y exigirá que las escrituras y demás documentos queden debidamente legalizados, reposen en la institución con la debida seguridad. Igualmente deben enviar copia de estos a la Dirección Administrativa y Financiera. 11. PRUEBA SELECTIVA BIENES EN DEPÓSITO Y SERVICIO: El Ordenador del Gasto o Jefe de División establece la necesidad de practicar prueba selectiva para verificar la existencia de los bienes. Se determina dentro de la clasificación de los bienes, los grupos de elementos específicos que requieren confrontar. Se diligencia el formato de prueba selectiva de bienes, confrontando y verificando los registros contra las existencias físicas; anotando las observaciones que se encuentren. En caso de encontrarse sobrantes o faltantes, se procede de acuerdo a lo establecido para cada caso. 12. RENDICION DE LISTADOS FISICOS A 31 DE DICIEMBRE: Los almacenistas deberán elaborar y rendir listados valorizados de los elementos, que se tengan a 31 de diciembre de cada año, el cual se rendirá con la cuenta fiscal, en los primeros 10 días del mes de enero del año siguiente al que corresponda. El listado de bienes debe rendirse por agrupaciones. CAPITULO VII PROCEDIMIENTOS GENERALES PARA LA ENTREGA DE ALMACENES 1. ENTREGA NORMAL: Se requiere el acto Administrativo donde se designe al funcionario que deberá recibir el almacén; en el mismo documento se debe indicar, el tiempo aproximado que durará la entrega, de acuerdo con el volumen del mismo. El reemplazo del almacenista en caso de vacaciones o licencias debe ser designado directamente por el Ordenador del Gasto.
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Adicionalmente, el funcionario que recibe es necesario que se haya posesionado, del cargo y constituida la póliza de seguro que ampare el manejo del almacén o bodega. Cumplido lo anterior se procederá a realizar el conteo físico y entrega de los elementos devolutivos, consumo, inmuebles e inservibles, que se encuentren en existencia en grupos de bienes; registrando las siguientes características: marca, modelo, cantidad, valor unitario, valor total y su estado de conservación. Los bienes deben corresponder exactamente a los registrados en listados y kárdex. Se deben levantar diariamente borradores de los conteos practicados, debidamente firmados por quien recibe y entrega, al igual que por los demás funcionarios que intervengan en la toma o diligencia. Los elementos devolutivos que se tengan en servicio, se entregaran por parte del almacenista saliente limitándose a efectuar la comparación de los saldos de listados parciales en servicio, de las diferentes dependencias de la Unidad, contra el saldo total que arrojen los registros en el almacén por grupos de bienes, los cuales deben coincidir, ser iguales, verificando las ordenes de salida al servicio con especial atención que los elementos se encuentren asignados a la unidad. Debe tenerse especial cuidado que el total de los bienes por grupo, sea igual al registrado en el movimiento de bienes por agrupaciones, que soportan la cuenta fiscal y por ende igual a los valores presentados por agrupación en la cuenta fiscal. La entrega total del almacén se hará constar en Acta, que será firmada por todos los actuantes, dejando constancia de las irregularidades, inconsistencias y diferencias encontradas. 2. ENTREGA DE ALMACENES CUANDO EL FUNCIONARIO SALIENTE ABANDONA EL CARGO O DILATA LA ENTREGA: Cuando se presente esta situación, el Ordenador del Gasto designara el funcionario administrativo que deba realizar la toma física y entrega de las existencias al nuevo empleado de manejo, solicitando por escrito a la Compañía que aseguró al almacenista saliente, el envío de un representante; también se notificará por escrito al almacenista saliente si se conoce su paradero, o en caso contrario mediante Edicto, que se fijará en lugar visible indicando la fecha y hora que comience la diligencia de entrega. Si el almacenista saliente concurre se adelantará la entrega en forma corriente; pero sí no lo hace al igual que el representante de la compañía aseguradora, se dejará constancia en el acta y se inicia la entrega con la intervención del funcionario administrativo designado, el nuevo almacenista. 90
En el acto se dejará constancia de los elementos sobrantes y faltantes que aparezcan al comparar el número de unidades físicas, con el de los registros actualizados de listados y tarjetas de kárdex. No se podrá disponer de las existencias hasta que las haya recibido el nuevo almacenista. Si se requiere algún elemento con urgencia, es necesario que esta salida sea firmada por el nuevo almacenista en el caso de haber recibido ya estos elementos, en caso contrario se firma por el almacenista saliente. Los bienes que lleguen durante la diligencia de entrega, los recibirá el nuevo almacenista, firmando su recibido, registrándose en hoja de inventario adicional con la constancia de que son elementos que llegan durante el proceso de recibo del almacén, de estos elementos se pueden realizar entregas. 3. COMPETENCIA DE LOS ALMACENISTAS: Los requisitos que debe cumplir un funcionario para desempeñarse como almacenista son: Poseer como mínimo el grado de Subintendente o Sargento Segundo. No haber sido sancionado fiscal ni disciplinariamente, durante los últimos dos años. Tener curso de Auxiliar Contable, kardista o similares. CAPITULO VIII BAJA DE BIENES La baja de bienes se define como el proceso administrativo, mediante el cual la entidad retira definitivamente de su patrimonio los bienes y equipos de su propiedad. 1. CRITERIOS BASICOS: Los trámites de las bajas se regirán en general, por las normas contempladas en la ley 80 del 28 de Octubre de 1.993, Decreto 855 del 24 de Abril de 1.994 y demás disposiciones legales que rijan la materia. Las bajas se producen para bienes inservibles devueltos al almacén o bodega o para los inservibles que se encuentran en servicio en las diferentes dependencias, con la intervención y trámites de rigor por parte del almacenista. Es responsabilidad del ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces y almacenista, coordinar y agilizar los programas de baja como mecanismos para la depuración y actualización de listado de bienes. 91
Los almacenistas a su vez, tendrán la obligación de reportar no solo el robo, pérdida o cualquier otra novedad de los bienes, sino informar oportunamente de los inservibles o equipos que no utilicen, para que se produzca la baja o traspaso según el caso. La Dirección Administrativa y Financiera, Comandantes de Departamento, Directores de Escuela, Jefes de Organismos Especializados deben ordenar la apertura de cuentas de responsabilidad a cargo de los almacenistas o funcionarios, por los bienes perdidos o extraviados años atrás. Las bajas se legalizan con el retiro físico de los bienes, el descargo de los inventarios y registros contables, previo el cumplimiento de los requisitos y procedimientos previstos según su destino. 2. REQUISITOS GENERALES PARA LAS BAJAS: Comunicación por escrito del almacenista, informando la existencia de elementos para dar de baja, no susceptibles de reparación o recuperación. Acto administrativo motivado por el Ordenador del Gasto, que autorice la baja de bienes y defina el destino que debe darse a los mismos. Acta de baja, Acta Técnica y Acta de destrucción o incineración debidamente diligenciadas, la cual debe contener la siguiente información básica: Lugar y Fecha Relación de los bienes y su destino. Firma y de los participantes en todas las páginas cuando fueren varias. Los requisitos específicos se detallan en los diferentes tipos de baja. 3. SALIDAS POR MERMA, ROTURA, DESUSO O VENCIMIENTO: Para autorizar la baja de bienes por merma, rotura, avería, alteración, desuso, vencimiento u otras causas similares, sin culpa o dolo del responsable, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: Aviso por escrito al Ordenador del Gasto o Jefe del Area para la Dirección Administrativa y Financiera por parte del almacenista, o persona que tenga a su cargo el bien, en forma detallada y justificada. Acta levantada por el responsable y almacenista, con intervención del Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, el Ordenador del Gasto, en la que se hará una relación detallada de los bienes por agrupaciones, con sus características, cantidades, valor unitario y valor total que consten en los mismos, con constancia de la causa que originó la merma, rotura, o si es por desuso o vencimiento; debidamente firmada por todos los que participan.
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Con el aviso por escrito, autorizado y el acta como soporte, se elabora la orden de baja de los elementos, detallados con el lleno de los requisitos exigidos para la elaboración del acta, la cual debe quedar debidamente firmada por todos los que participarán en el acta. Seguidamente se hace la destrucción física de los elementos en presencia del responsable, almacenista, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, el Ordenador del Gasto y personas que intervengan en el proceso; los cuales certifican, mediante cotejo los documentos (acta y orden de baja) con la destrucción física, para que sea practicada con los mismos elementos y en las mismas cantidades consignadas. NOTA: Si se trata de drogas o ampolletas alteradas o vencidas, no podrá producirse la baja, mientras no se haya solicitado a los fabricantes o proveedores su cambio por escrito, para su reposición o cambio. Cuando se trata de mermas, la baja se expedirá únicamente por la cantidad faltante. Para el control de los medicamentos periódicamente se deben realizar las verificaciones de la fecha de vencimiento. Lo anterior sin perjuicio a las acciones legales que el caso amerite. 4. BAJA DE BIENES INSERVIBLES EN USO: Para dar de baja bienes inservibles en uso que por su vencimiento de tiempo calculado para servicio o duración, o que por su trajín, desgaste por uso justifiquen su baja, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: Solicitud por escrito del usuario o persona responsable, que demuestre su necesidad de destrucción. Levantar acta la cual será avalada por el responsable, almacenista, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, Ordenador del Gasto; relacionando en forma detallada y pormenorizada los bienes por agrupaciones de inventario, con las características, cantidades, valor unitario y valor total que figuren de ellos, debidamente firmada, por quienes intervienen. Con los documentos anteriores como soporte, se elabora la orden de baja, relacionando en forma detallada y pormenorizada los bienes por agrupaciones de inventario, con las características, cantidades, valor unitario y valor total que figuren de ellos, tal como haya quedado el acta técnica; la cual debe ser debidamente firmada. Luego se procede a la destrucción física de los elementos en presencia de los mismos que participan en el acta y orden de salida los cuales certifican, mediante cotejo los documentos (acta y orden de baja) con la destrucción física, para que sea practicada con los mismos elementos y en las mismas cantidades consignadas. Nota: Los elementos inservibles que se encuentren en el almacén o bodega deben ser dados de bajo durante los siguientes dos (02) meses al recibo de los mismos por parte del almacenista, sin tener en cuenta la cuantía. 93
5. BAJAS POR DESMANTELAMIENTO DE MAQUINAS, EQUIPOS, APARATOS ETC.: Para dar de baja máquinas, equipos, aparatos, por desmantelamiento, cuando su estado, posible pérdida total o parcial, inutilidad, o grave daño, que hagan aprovechar las partes utilizables, requieren del cumplimiento de los siguientes requisitos: Solicitud escrita al Ordenador del Gasto por parte del almacenista, con enumeración de cada uno de los elementos que se van a desmantelar, clase, marca, número, capacidad, detalles y valores que permitan su exacta y completa identificación, anotando su procedencia, tiempo de depreciación y motivos que justifican el desmantelamiento. Nombramiento por el ordenador del Gasto de la comisión que debe intervenir en la vigilancia del desmantelamiento y el consecuente aprovechamiento de las piezas o partes utilizables. Con los documentos anteriores como soportes, se realiza la orden de baja de los bienes a desmantelar, luego se procede a practicar la diligencia de desmantelamiento y elaboración del acta, firmada por todos los integrantes de la comisión. En el acta debe quedar relacionada en forma detallada los bienes a desmantelar, indicando las partes, piezas, accesorios y repuestos que resulten, separando lo que es utilizable y no utilizable; los bienes utilizables deberán ser avaluados por peritos expertos en el tema quienes avalarán con su firma el documento. Finalmente se elabora la orden de entrada de las partes, piezas, accesorios o repuestos utilizables, con base en las actas como soporte, las cuales deben ser firmadas por quienes intervienen. 6. BAJAS POR DESTRUCCION DE INSERVIBLES Y SACRIFICIO DE SEMOVIENTES EN MALAS CONDICIONES: Para dar de baja bienes inservibles, semovientes enfermos o en malas condiciones, o que deban sacrificarse, se requiere: Solicitud escrita al Ordenador del Gasto por parte del almacenista con enumeración y descripción completa de cada uno de los elementos que se van a destruir, o en el caso de semovientes a sacrificar y motivos que justifiquen su destrucción o sacrificio. Para el caso de los semovientes se debe contar con la aprobación del Grupo de Remonta y Veterinaria de la Dirección Administrativa y Financiera. Luego se procede a la destrucción física de los elementos, o al sacrificio de los semovientes con intervención del Subcomandante Administrativo o quien haga 94
sus veces, almacenista, elaborando acta, la cual debe ser firmada por todos los que participen en ella. Finalmente se expide la orden de baja con soporte en los documentos anteriores. Además de lo anterior, para algunos casos relacionados con el material de guerra se tendrá que acudir a las normas que para este tipo de bienes se expidan. ARTICULO 2º. La actualización del presente manual se realizará por parte de la Dirección Administrativa y Financiera, con base en estudios técnicos, los cuales pueden resultar de iniciativas o sugerencias de los usuarios finales del documento. De la misma manera, la clasificación de los bienes a que se refiere la presente resolución será dada a conocer por parte de la Dirección Administrativa y Financiera en coordinación con la Oficina de Telemática. ARTICULO 3º. La Dirección Administrativa y Financiera se encargará de aplicar y difundir a nivel nacional el presente manual, para lo cual se dispondrá la edición de doscientos 200 ejemplares. ARTICULO 4º. La Inspección General controlará, verificará y evaluará la aplicación de lo dispuesto en el presente manual. ARTICULO 5º. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición. ü CONSERVACIÓN Y COMUNICACIONES.
MANTENIMIENTO
DE
EQUIPOS
DE
Para algunas empresas el mantenimiento de sus equipos de instrumentación o industriales plantea diversas problemáticas: Alto costo de las reparaciones por parte de los servicios de mantenimiento del fabricante. Dilatados tiempos de respuesta y elevados gastos de envío, al encontrarse el servicio técnico oficial fuera de la localidad. Imposibilidad de reparar un equipo por estar obsoleto y no ser soportada su reparación por el fabricante, o haber desaparecido la actividad industrial del fabricante. ¿Qué es mantenimiento? Es toda acción cuyo propósito es mantener a un equipo o sistema en sus condiciones normales de operación o de restitución de sus condiciones específicas de funcionamiento. La función mantenimiento debe expresarse como 95
un sistema organizado que permita el mejor aprovechamiento del medio productivo. ¿Qué es mantenimiento preventivo? Son todas aquellas acciones realizadas en forma lógica y sistemática sobre un equipo o sistema con la finalidad de mantenerlo trabajando en condiciones específicas de funcionamiento y para reducir las posibilidades de ocurrencias de fallas; es decir, prolongar el tiempo de vida útil del equipo o sistema. Este mantenimiento puede ser de naturaleza menor, como simples reparaciones, o mayor, como una revisión general. Este mantenimiento preventivo se clasifica en tres procesos: ü Visitas sistemáticas. ü Reparaciones. ü Mantenimiento preventivo. Importancia: Es de suma importancia en cualquier empresa o industria debido a que con el se puede conseguir que los equipos trabajen en perfectas condiciones con menos paradas inesperadas y menos tiempo de pérdida contribuyendo así a la mejor calidad del material producido así como también alargar el tiempo de vida útil de los equipos y dispositivos de maniobras. ¿Qué es mantenimiento correctivo? Son todas aquellas actividades orientadas hacia la restitución de las características de funcionamiento de un equipo o sistema después de ocurrida la falla. Por lo general estas fallas acarrean retrasos en la productividad y por consecuencia pérdidas para la empresa en general. Los costos de mantenimiento correctivo son aquellos originados cuando el equipo falla o no puede ser operado a un costo razonable: estos incluyen también el tiempo de producción perdido, el costo de reparación en sí y en algunos casos el costo de reembolso de equipos, los cuales con mejor mantenimiento pudiesen haberse salvado. Este tipo de mantenimiento se clasifica en: ü Mantenimiento rutinario. ü Mantenimiento de emergencia. ¿Qué es mantenimiento predictivo? Es un procedimiento lógico y sistemático que se emplea para determinar la ocurrencia de una falla que esté por presentarse dentro de un sistema eléctrico.17
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http://html.rincondelvago.com/administracion-de-empresas_12.html
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ü CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE TELEMÁTICA. Los equipos de telemática y en especial los de cómputo, deben cuidarse y mantenerse para prevenir problemas. En particular en un computador hay dos cosas distintas que deben cuidarse: el hardware (la parte física) y el software (los programas y la información que el computador tiene). Se entiende por mantenimiento al conjunto de actividades que se requieren realizar periódicamente para mantener al computador en óptimo estado de funcionamiento, y poder detectar a tiempo cualquier indicio de fallas o daños en sus componentes. Existe una diferencia importante entre el mantenimiento y la solución de problemas en los equipos de cómputo; el objetivo es que, en el rol de responsables de equipos, se lleve a cabo las tareas de mantenimiento y se deje solamente las segundas a los técnicos, debido a que se necesitan conocimientos más especializados para ello. Como se dijo al comienzo, existen tareas distintas para el mantenimiento de la parte física y para el óptimo funcionamiento de los programas y la conservación de los datos. Una de las partes más importantes es el hardware y el software. En general, para un funcionamiento efectivo del equipo se requiere ciertas condiciones ambientales que deben ser controladas y mantenidas dentro de ciertos parámetros. Incluyen un ambiente de trabajo limpio, iluminado, con suficiente espacio. El computador nunca puede estar expuesto al agua ni a humedad excesiva. Cuidarlo de las temperaturas muy altas y de la incidencia de la luz del sol en forma directa. Los cuidados con el equipo en sí se limitan casi siempre a mantenerlo libre de polvo y suciedades tanto externa como internamente. Evitar lo máximo posible los golpes. Y considerar que siempre que se tenga que mover o limpiar el equipo y sus periféricos, éste debe encontrarse apagado y desconectados los cables de la corriente eléctrica. POR QUÉ DEBE LIMPIARSE? El medio ambiente que rodea al computador encuentra en él un imán de polvo; junto a la humedad, por ejemplo, el polvo puede ser un magnífico conductor eléctrico, lo cual puede provocar pequeñas fallas en los componentes electrónicos del equipo, asimismo, el polvo acumulado reduce la eficiencia de los ventiladores de enfriamiento y puede actuar como un manto aislante que conserva el calor y no permite que la irradiación de éste se aleje de los componentes. También puede ocasionar atascamiento, degradación de velocidad o ruido de los componentes mecánicos. Las razones por las que un computador se ensucia son principalmente el polvo suspendido en el ambiente, la electricidad estática, el calor, la humedad, una ubicación poco apropiada como la cocina o incluso un lugar junto a una ventana. 97
Dentro de las recomendaciones generales para mantener la limpieza de un equipo está el utilizar unas fundas para el monitor, la caja (CPU), el teclado y la impresora. Conviene evitar materiales que retengan la suciedad o que generen mucha electricidad estática. También conviene lavarse las manos antes de utilizarlo, y sobre todo, no fumar, ni beber, ni comer y evitar lo máximo posible la circulación de animales domésticos cerca del área de utilización del equipo debido a que generalmente desprenden pelos. Respecto a los aparatos domésticos que los afectan se encuentran los lonizadores y vaporizadores. CON QUÉ SE LIMPIA Para el usuario es suficiente con dos paños que no suelten pelusa y que no rayen, un poco de alcohol, un pincel suave. También puede utilizarse un aspirador de polvo especial para este tipo de tareas o, en caso de no contar con uno, una aspiradora de uso doméstico con alguna boquilla estrecha que pueda insertarse entre los espacios interiores del equipo. Otro aparato que puede ser de mucha utilidad es, una herramienta similar a la aspiradora pero que sopla. Lo que siempre se debe tener en cuenta es que para la limpieza NO DEBE utilizarse ningún líquido, excepto en contados casos que serán detallados más abajo. CON QUÉ PERIODICIDAD DEBE REALIZARSE La cantidad de horas diarias de operación, el tipo de actividad que se realiza, el ambiente donde se encuentra ubicada (si hay polvo, calor, humedad, etc.), el estado general (si es un equipo nuevo o muy usado), y el resultado obtenido en el último mantenimiento, son los factores que deben tenerse en cuenta. Para un computador de uso personal, que funcione unas cuatro horas diarias, en un ambiente favorable y dos o menos años de operación sin fallas graves, puede resultar aconsejable realizar su mantenimiento cada dos o tres meses de operación, aunque algunas de las actividades de mantenimiento pudieran ser realizadas según se vayan necesitando. A veces una simple observación puede llevarnos a plantear una limpieza interna. En otros casos, el funcionamiento deficiente del ratón, por ejemplo, requieren la realización de su limpieza en forma inmediata. LIMPIEZA FÍSICA EXTERIOR Cómo se dijo anteriormente, primero hay que desconectar el equipo de la corriente eléctrica. Después se pasa un paño seco por todas las superficies quitando el polvo acumulado. Finalmente, se moja un poco el otro paño con alcohol y se limpian todas las zonas que se vean sucias o grasientas. En este caso también podría utilizarse algún líquido tipo detergente para quitar al gabinete todas las manchas, pero estas soluciones generalmente aumentan la acumulación de polvo y las manchas posteriormente debido principalmente a que no se evaporan tan fácilmente como el alcohol.
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LIMPIEZA FÍSICA INTERIOR Uno de los aspectos más importantes en el mantenimiento de un computador de escritorio es la limpieza física interior. En el interior de los computadores de mesa se acumula suciedad de diversos orígenes, además, los conectores interiores tienden a oxidarse lo que aumenta aún más las fuentes de suciedad. Otro problema es que su interior suele ser un albergue ideal para cucarachas, pequeños roedores, y diversos tipos de insectos. Los que cuentan con una infinidad de aberturas por donde penetrar. Por lo que el primer consejo para mantener lo más limpio posible el interior está el sellar lo máximo posible aquellas aberturas que no están hechas especialmente para su ventilación. Una advertencia a tener en cuenta antes de desarmar un gabinete es el averiguar si esto puede significar la pérdida de la garantía para alguno de los componentes o del computador en sí. Solo en el caso de estar seguros de esto se debería proceder al desarme. Para comenzar se procederá a identificar cada una de las conexiones de los cables que llegan al gabinete, aunque si se presta atención, casi siempre tienen un único lugar en el que calzan. Luego, se procede a quitar los tornillos que fijan la tapa del gabinete al armazón del mismo. Existen algunos casos, especialmente en máquinas de marca, que cuentan con alguna forma de encastre que permite su desarmado utilizando solamente las manos. Para limpiar el interior del gabinete el mejor sistema es comenzar de arriba hacia abajo, limpiando primero la rejilla de la fuente de alimentación (generalmente ubicada en la parte superior) con un paño seco. Seguidamente, con un pincel hay que "barrer" el polvo acumulado en las diferentes partes de los circuitos internos, teniendo cuidado de no desconectar por accidente algún cable. Finalmente, con el paño, recoger la suciedad que haya quedado en la base o quitarla con cuidado con una aspiradora. Los lugares de mayor acumulación de polvo en el interior de los gabinetes son generalmente los ventiladores, pues además de conducir el aire polvoriento generalmente segregan partículas lubricantes que al mezclarse con el polvo, crean una capa sólida de suciedad. Cuando de retirar el polvo se trata, otra opción es utilizar un soplador que sea capaz de lanzar un chorro de aire, y así evitar tocar los circuitos. Se debe soplar el interior del gabinete por todos los sectores. Aunque una limpieza más profunda podría ser realizada desarmando completamente las diferentes placas electrónicas y desconectando los cables en el interior del gabinete, esto es solamente recomendable para una persona especialista. Se puede, por ejemplo, realizar una limpieza como la que enseñamos, una vez cada dos o tres meses y contratar a un especialista una vez al año para una limpieza profunda. Luego de estar seguro que se ha quitado toda la suciedad posible se puede proceder a armar nuevamente el gabinete y a conectar los cables al mismo. 99
EL RATÓN Aunque actualmente existen nuevas tecnología que han mejorado mucho este problema, por ejemplo, ratones que no funcionan a bolita sino mediante sensores ópticos, el ratón estándar es un elemento recolector de polvo y suciedad. La bolita arrastra continuamente el polvo y partículas pequeñas de la superficie donde se desplaza, y se va acumulando en dos rodillos internos que tienen la función de permitir la rotación de la bolita para pasar esta información al computador que se encargará de componer el movimiento del ratón. Esto, muchas veces, ocasiona que el ratón no responda a movimientos suaves, quedándose pegado o funcionando de a saltos. No debe esperarse al momento de realizar el mantenimiento general. Tan pronto el ratón comience a funcionar con problemas debe limpiarse. No se requieren herramientas especiales, típicamente el ratón puede abrirse girando la pieza que sostiene a la bolita. Cuando extraiga la esfera podrá observar los dos sensores cilíndricos colocados en ángulo recto. También verá otra ruedita que tiende a presionar a la bolita hacia estos rodillos mediante un resorte. Estas tres piezas deben limpiarse desprendiendo con algún elemento que puede ser un destornillador pequeño o un cortaplumas la costra de suciedad que en ocasiones está muy compactada y adherida. NO DEBEN USARSE EN ESTE CASO NINGÚN LIMPIADOR LÍQUIDO. Gire gradualmente las piezas mientras desprende la costra y sople para que la suciedad salga. Sople profundamente el polvillo y la suciedad que pudiera quedar dentro del ratón, y reinstale sus componentes. El tapete del ratón también deberá ser limpiado periódicamente con un trapo (sin pelusa) y humedecido apenas un poco con agua y luego secado totalmente, para mantener al ratón limpio y sin problemas por más tiempo. EL TECLADO El teclado es uno de los componentes que más se ensucia, llegando también a desgastarse y borrarse la identificación impresa de las teclas más usadas. El teclado puede guardar grandes cantidades de polvo y suciedad entre sus teclas. En caso de contar con los recursos necesarios, se puede utilizar un soplador de aire para limpiarlo. Primeramente se puede darlo vuelta y golpearlo levemente contra alguna superficie para que caiga la suciedad que no está muy adherida. Luego, puede utilizarse en trapo húmedo con agua o alcohol para limpiar las teclas. Probando primeramente que el alcohol no borre la impresión en las teclas y teniendo cuidado de que no se escurra el líquido entre las mismas. Aunque si esto pasa, bastará con soplar un poco entre ellas o esperar a que se evaporen para utilizar el teclado sin peligro.
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EL MONITOR En primer lugar, desconectar completamente el monitor tanto de la corriente eléctrica como del gabinete del computador. Para limpiarlo del polvo, puede inyectar aire por sus rejillas sin abrirlo, pues la energía residual que conserva después de apagado lo hace peligroso. Puede utilizarse una solución limpiadora de cristales o alcohol, para limpiar no solamente el vidrio, sino también el gabinete. Debe ocuparse un paño libre de pelusa y verter el líquido sobre el mismo, no sobre el cristal; esto impedirá que el limpiador se escurra en el espacio que existe entre el vidrio y el gabinete, evitando que se provoque un corto circuito en el monitor. Luego, esperar algunos momentos hasta que se evapore completamente el líquido para volver a conectarlo. LAS IMPRESORAS En el caso de las impresoras, por tratarse de un equipamiento donde el elemento mecánico es muy importante y por existir en el mercado varias tecnologías diferentes, recomendamos sólo limpiar las zonas externas y los botones con un paño seco o humedecido con alcohol y dejar la limpieza interna a un especialista. EL CD-ROM/DVD-ROM Como tarea principal de prevención se debe evitar introducir discos sucios en este tipo de unidades. Limpie los discos con el paño seco o con un pincel, teniendo cuidado de no rayarlos, también pueden utilizarse algunos líquidos especiales para la limpieza de discos compactos. También puede realizar una limpieza de la bandeja donde se coloca el disco y del frente del dispositivo con un paño seco o humedecido con un poco de alcohol. Esto hace que el mecanismo óptico que realiza la lectura de los discos pueda mantenerse limpio y sin fallas por más tiempo. Una limpieza más profunda que incluya el interior y los lentes y espejos que forman ese mecanismo debe ser hecha por un especialista.18 ü GESTIÓN DE RECURSOS EN LAS UNIDADES BÁSICAS POLICIALES. Para conceptualizar esta temática esencial dentro de la formación del señor suboficial de la institución, se pone de manifiesto el contenido de la resolución numero 03169 de agosto 31 de 2.001, por medio de la cual se actualizan los Procedimientos Administrativos, Financieros y Contables de la Policía Nacional”
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http://www.gestiopolis.com/administracion-estrategia/estrategia/importancia-del-mantenimientodel-software.htm
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Que el artículo 35 numeral 7º del Decreto 1512 del 11 de Agosto del 2000, faculta a la Dirección General para expedir las resoluciones, manuales y demás actos administrativos necesarios para garantizar el logro de las metas propuestas. Que el artículo 53 del Decreto 1512 del 11 de Agosto del 2000, faculta al Director General para crear y organizar, con carácter permanente o transitorio, áreas funcionales y grupos de trabajo. Que la Directiva permanente 033 de 1993 establece la guía para la reorganización de los procedimientos administrativos, financieros y contables de la Policía Nacional y el Circular No. 049 de 1995 establece la actualización de estos mismos procedimientos y que teniendo en cuenta el proceso de modernización y reestructuración orgánica de la Policía Nacional; se hace necesario actualizar y unificar estas normas. RESUELVE: ARTICULO 1º. Actualizar los Procedimientos Administrativos, Financieros y Contables de la Policía Nacional, de acuerdo con lo establecido en los capítulos de la presente resolución. CAPITULO I GENERALIDADES OBJETO Dar a conocer a los Señores Ordenadores del Gasto, los métodos y procedimientos generales para los procesos y procedimientos Administrativos, Financieros y Contables como fundamento para el establecimiento de un adecuado sistema de Control Interno en cada una de las Dependencias de la Policía Nacional. ANTECEDENTES La Constitución Política, en su artículo 209 inciso 2º, establece que la administración pública, en todas sus ordenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la Ley. La Constitución Política, en su artículo 269, establece que las entidades públicas están obligadas a diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno de conformidad con lo que disponga la ley. La Constitución Política en su artículo 272 inciso 5º, establece que los controles Departamentales, Distritales y Municipales ejercerán en el ámbito de su jurisdicción las funciones atribuidas al Contralor General de la República en su articulo 288. 102
La Constitución Política en su artículo 354, crea el cargo de Contador General, a quien le corresponde unificar, centralizar y consolidar la Contabilidad Pública, elaborar el Balance General y determinar las normas Contables que deben regir el país conforme a la Ley. La Ley 42 del 26 de enero de 1993, define parámetros sobre la organización del Sistema de Control Fiscal y Financiero y los organismos que lo ejercen, estableciendo en su artículo 16 inciso 2º, que toda entidad conformará una sola cuenta que será remitida por el jefe del organismo respectivo a la Contraloría General de la República. La Ley 80 de 1993, por el cual se establece el Estatuto de Contratación Pública y sus decretos reglamentarios. La Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno, en la Administración Pública. El Decreto 111 del 15 de enero de 1996, por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995, que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto, dispone en su artículo 1º, que todas las disposiciones en materia Presupuestal deben ceñirse a las prescripciones contenidas en este estatuto que regula el sistema Presupuestal en la Nación CAPITULO II PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO Y SU DISTRIBUCION. 1. ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO 1.1 DEFINICION El proceso de Análisis y Programación Presupuestal es el responsable de preparar el Anteproyecto de Presupuesto para cada vigencia, el cual es una herramienta para las Direcciones con base en las necesidades proyectadas por las Unidades de Policía del Nivel nacional, posteriormente se presenta al Ministerio de Hacienda y Crédito Público un proyecto de presupuesto para la vigencia siguiente y con base en la cuota asignada se procede a priorizar las necesidades que permitan atender el plan de adquisiciones de bienes y servicios de la Policía Nacional y finalmente se procede a su distribución Programación presupuestal. En el procedimiento de programación, además de definirse la política y prepararse los planes, se deben elaborar los presupuestos. Estos aspectos se encuentran estrechamente vinculados y son dependientes los unos de los otros. El Presupuesto es el instrumento técnico y legal de planeación económica para la Policía Nacional, para un período fiscal, prevé sus ingresos, a la vez que autoriza 103
o dirige sus gastos de conformidad con los planes de desarrollo y las políticas del Director. El presupuesto es, un plan de desarrollo elemental en donde se esbozan los lineamientos generales sobre las acciones de la Dirección en su entorno económico. Como instrumento de desarrollo económico, plasma las obras prioritarias de la Policía Nacional. El presupuesto como instrumento de la Policía Nacional, contiene decisiones de carácter administrativo y se manifiesta en acciones que han sido previamente planificadas y que son ejecutadas por la administración. Para que sirve la programación? El proceso presupuestal se inicia con la programación, a través de la cual se materializan en el corto plazo las decisiones de largo plazo que se encuentran contenidas en los planes de desarrollo. La relación planeación y presupuesto está ligada al concepto de administración financiera integral, dado que todas las decisiones sobre el desarrollo económico de la Entidad necesitan un enfoque financiero. Ningún plan o programa puede ser evaluado sin alguna clase de medición de sus consecuencias sobre los recursos, flujos y requerimientos financieros. Por ello, presupuesto y planificación están interrelacionados, teniendo en cuenta que el presupuesto debe prever las fuentes y montos de financiamiento de los planes, programas y proyectos, detallando y formalizando la financiación anual de las operaciones, así como los planes de mediano y largo plazo. Este proceso debe realizarse cada año, con la finalidad de definir en detalle cada uno de los componentes de las actividades que realizará la Policía Nacional de manera concreta. Los planes de necesidades son elaborados por las unidades de Policía y se realizan conforme a las directivas centrales, y de acuerdo con el nivel de prioridad previamente fijado. Estos programas pueden ser modificados con base en los criterios centrales que se hayan predeterminado. El estudio y elaboración del presupuesto obedece a la necesaria relación que existe entre el conjunto de las funciones que tiene a cargo la Policía Nacional y los recursos de que dispone para cumplirlas, acudiendo a criterios relativos y al mandato que se le ha encomendado a través de la Ley. Procedimiento: La programación del presupuesto se desarrollará de manera permanente y continua y deberá garantizar a través del plan financiero la coordinación y compatibilidad del presupuesto anual con el plan de desarrollo de la Policía Nacional. 104
1.2 GENERALIDADES En la Policía Nacional, se implemento el proceso de PROGRAMACIÓN PRESUPUESTAL, como responsable de la preparación, análisis y presentación del anteproyecto de Presupuesto para cada vigencia, diseño, divulgación y seguimiento de la metodología para preparar el presupuesto de cada Unidad y la asignación del Presupuesto aprobado por el Congreso de la República. Considerando que las proyecciones deben servir de soporte a la distribución de los recursos en el ámbito nacional, las Unidades deben proyectar utilizando bases técnicas que un comportamiento histórico que si bien es cierto este es un elemento importante dentro del análisis necesario para las proyecciones, también lo son que este no contempla estudios de pre y factibilidad ni de viabilidad económica y social de acuerdo a las características de la región, la ubicación geográfica, la población, las condiciones propias de cada Unidad los cambios económicos de cada periodo, etc., en consecuencia se deben considerar otros aspectos determinantes para la programación de adquisición de bienes y servicios tales como las necesidades reales establecidas con base en los usuarios del servicio, en la localización de la Unidad, en la capacidad instalada, los consumos promedios, la demanda atendida, la frecuencia de uso de los servicios; y los programas a atender; en las Unidades que estén afectadas por condiciones especiales se considerará la condición en particular de cada una de ellas. La proyección consolidada por objeto de gasto de requerimientos para la vigencia siguiente se debe efectuar entre los meses de Enero y Febrero de la vigencia en curso a fin de que constituyan soporte del anteproyecto de presupuesto, el cual se debe enviar a la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General de la Policía a mas tardar el 20 de febrero con el fin de consolidarlo y enviarlo al Ministerio de Hacienda antes del 15 marzo, de conformidad con las disposiciones legales vigentes. Posteriormente se procede a solicitar la desagregación de estos requerimientos a nivel de rubro presupuestal y elemento. Con base en las proyecciones efectuadas por cada unidad, cuyo consolidado fue anexo al anteproyecto presentado, y en el análisis de los demás factores que intervienen para la distribución de recursos, a las unidades, en el nivel Central a través del proceso de PROGRAMACIÓN PRESUPUESTAL, se prepara el modelo de distribución por programas, por cuenta y por rubros a cada unidad y una vez conocida la apropiación aprobada por el Ministerio de Hacienda aproximadamente en el mes de octubre, se procede a asignar una cuota global a cada Unidad para que con base en ella las unidades efectúen la priorización de necesidades. Una vez se reciba en el Nivel Central de la Policía Nacional la priorización de cada Unidad, se procede al ajuste del modelo inicial y a la distribución detallada y definitiva del Presupuesto a cada Unidad el cual se comunica mediante resolución 105
firmada por el Director General de la Policía Nacional, aproximadamente en la primera quincena de enero. Con base en las necesidades priorizadas, cada Unidad debe preparar su plan de compras y servicios para cada vigencia que debe ajustarse a la asignación presupuestal. La proyección debe contemplar una programación de ejecución en periodos ajustados a las necesidades de las Unidades y remitirse con el plan de adquisiciones de bienes y servicios y el Programa Anual de Caja (PAC), para facilitar el seguimiento de los recursos. Las unidades al recibir la asignación proceden a ejecutar los planes de compras de bienes y servicios proyectados y priorizados en la vigencia anterior con el presupuesto asignado para tal fin. 1.3 COMPETENCIAS En la Policía Nacional el Director General aprueba el anteproyecto y la distribución del presupuesto. En la Dirección General, la Dirección Administrativa y Financiera a través del Área Financiera, imparten políticas de asignación, diseña e imparte la metodología a las Unidades del Nivel Nacional, para la preparación del proyecto de Presupuesto de cada vigencia, recopila la información, revisa, analiza, depura y en coordinación con cada unidad, realiza los ajustes correspondientes de la información recibida. Así mismo, prepara el anteproyecto de presupuesto, y el modelo de distribución, del mismo, solicita la priorización, prepara la distribución final y la resolución de asignación y la comunica. Sobre el presupuesto asignado a través del mismo Proceso, se hace seguimiento al comportamiento y cumplimiento de lo proyectado, cuyo análisis es otro elemento base para la distribución de las vigencias siguientes. En la proyección de necesidades y definición de los planes de compra deben participar los responsables de las Áreas, Grupos, Procesos o dependencias que tengan el conocimiento, claridad y dominio de los factores que deben intervenir en la proyección de las necesidades de cada Unidad, quienes deben asumir de manera responsable y comprometida la determinación del presupuesto necesario, para atender las necesidades reales de cada vigencia, y remitir oportunamente a la Dirección Administrativa y financiera la información requerida. Las solicitudes de modificación al presupuesto inicialmente asignado se canalizan a través del Proceso de Programación Presupuestal, quien es el responsable de tramitar ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la solicitud de adición de ingresos no incluidos en la Ley Anual de Presupuesto y el reaforo del superávit a 31 de diciembre de cada vigencia 106
Con base en los recursos adicionales aprobados y los disponibles en el Presupuesto, se tramitan las adiciones al presupuesto de las Unidades que lo requieran y lo justifiquen. Para la Dirección de Sanidad con previo concepto del Área Ambulatoria y Hospitalaria. El procedimiento se equipara al de distribución inicial y se atiende con los recursos adicionales que apruebe el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. 1.4 RESPONSABLES 1. En la Dirección General, el Director Administrativo y Financiero a través Jefe del Área Financiera – Grupo Presupuesto – proceso Programación presupuestal, el Ordenador del Gasto de las unidades de policía y el Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces. 2. En la Dirección de Sanidad, El Director de Sanidad, el Jefe del Área Administrativa y Financiera, el Jefe del Grupo Financiero y el Proceso de Análisis y Programación Presupuestal, el coordinador de Presupuesto y los Jefes de las Unidades especializadas. 3. En las Unidades, el Ordenador del Gasto a través del Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, Jefe Financiero y Jefe de Presupuesto. Igualmente, el Jefe de Sanidad, los directores de Clínica, los Almacenistas y en general los responsables de cada Unidad o servicio que conozcan el comportamiento y las necesidades reales. CAPITULO III PROCEDIMIENTOS GENERALES PROCESO PRESUPUESTAL
Y
RESPONSABILIDADES
PARA
EL
1. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP) 1.1 DESCRIPCION Documento expedido por el Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para asumir compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal; afectando preliminarmente la apropiación mientras se perfecciona el compromiso Art. 19 Decreto 568 de 1996, permitiendo a las áreas financieras llevar un control adecuado de las apropiaciones en cada vigencia. 1.2 GENERALIDADES Una vez el ordenador del gasto autorice la adquisición del bien o servicio, se tramita la solicitud del CDP.
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La solicitud de CDP debe diligenciarse especificando claramente la imputación presupuestal, objeto, saldo anterior, valor a certificar y saldo siguiente, así como el aumento o disminución del valor certificado una vez perfeccionado el contrato. El Auxiliar de presupuesto que elabora el CDP, debe verificar que exista saldo disponible de apropiación por certificar en el (los) rubro (s) correspondiente (s). La expedición del CDP no debe exceder de dos (2) días hábiles a partir de la fecha del recibo de la solicitud. El CDP debe ser numerado en forma consecutiva sin adicionar literales, a partir del primer CDP de la vigencia fiscal. Las modificaciones al CDP (reducción, adición, anulación), se deberán solicitar mediante oficio, debidamente firmado por el mismo funcionario que solicitó la expedición del CDP inicial. 1.3 COMPETENCIAS En la Dirección General: la Dirección Administrativa y Financiera a través de Grupos de Contratos, Adquisiciones y Seguros y el Auxiliar de presupuesto responsable del objeto del gasto, En la Dirección de Sanidad: cada Jefe de Área y Jefe Jurídico por intermedio del Área Administrativa y Financiera. En las Unidades de Policía: El responsable o quien haga las veces, en el Grupo de Adquisiciones y contratos. 1.4 RESPONSABLES El Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces es quien firma el CDP. El Auxiliar de presupuesto que elabora el CDP. 2. REGISTRO PRESUPUESTAL 2.1 DESCRIPCION Imputación presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta solo se utilizara para el fin que fue expedido el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, en esta operación se debe indicar el valor y el plazo. 2.2 GENERALIDADES La solicitud de registro presupuestal, se envía a presupuesto con el acto administrativo o contrato (con o sin formalidades plenas), autorizado por el ordenador del gasto. En el Grupo de Presupuesto, el Auxiliar de presupuesto que elabora el registro presupuestal verifica, la existencia del certificado de disponibilidad que ampare el correspondiente compromiso, los documentos soportes y establece el máximo nivel de desagregación, para efectuar el registro presupuestal. 108
El Auxiliar de presupuesto que elabora el registro presupuestal debe confrontar la información sobre: el Numero de Identificación Tributaria NIT, clase de contrato (arrendamiento, compraventa, consultoría, de trabajo, interadministrativo, obra, prestación de servicios, suministro (tracto sucesivo) y varios, de acuerdo con lo establecido en el Instructivo No. 001 del 05022001 emanado de la Policía Nacional - Secretaria General), beneficiario, valor y plan de pagos ajustado al cupo PAC disponible. 2.3 COMPETENCIA En la Dirección General: La Secretaría General (contratos de servicios profesionales) y la Dirección Administrativa y Financiera a través de Grupos de Contratos, Adquisiciones o el responsable de seguros. En la Dirección de Sanidad el Área Administrativa y Financiera y la oficina jurídica a través del Grupo de Contratos. En las Unidades de Policía: El responsable o quien haga sus veces, en el Grupo de Adquisiciones y contratos. 2.4 RESPONSABLES El Registro presupuestal lo firma el Jefe del Grupo de Presupuesto o quien haga las veces. El responsable de elaborar el documento. 3. CAJAS MENORES 3.1 DESCRIPCION Dineros que se entregan para gastos urgentes e imprescindibles, identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación. 3.2 GENERALIDADES Las cajas menores deben ser constituidas para cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita por el Director General de la Policía Nacional (Aportes de la Nación y Fondos Especiales). La solicitud de la caja menor debe indicar claramente la unidad ejecutora, la cuantía por cada rubro presupuestal, grado, nombre, cargo, Número de Cédula de ciudadanía del empleado, ajustado a las normas de austeridad y eficiencia del gasto público emitido por el Gobierno Nacional. La constitución debe contar con la respectiva resolución, CDP y se gira al cuentadante. El reembolso de caja menor requiere de la cadena presupuestal (CDP, registro presupuestal, obligación y pago) y resolución suscrita por el ordenador del gasto 109
de cada unidad ejecutora que indique el valor a reembolsar por rubros presupuéstales. El cargo de la caja menor debe estar debidamente asegurado y su ejecución y contabilización se hará de acuerdo con los parámetros establecidos en la resolución de reglamentación de cajas menores, expedida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público para cada vigencia fiscal. Los bienes adquiridos con recursos de caja menor, deberán ingresar al Almacén respectivo y llevar la respectiva orden de entrada al almacén para su trámite. El gasto por cada rubro presupuestal no debe exceder el valor de la base tributaria establecida para la adquisición de bienes y servicios en cada vigencia fiscal. Para renovar el fondo fijo se debe haber ejecutado por lo menos un 70% de cualquiera de los rubros presupuéstales. La legalización y cancelación definitiva de la caja menor, se hará antes del 15 de diciembre de cada vigencia fiscal, la cual se cruza con la expedición de los CDP y registros presupuestales. 3.3 COMPETENCIA Para la constitución de las cajas menores, el Director General de la Policía mediante resolución, para cualquier presupuesto (Aportes de la Nación y Fondos Especiales). Para reembolso y cambio de cuentadante el Ordenador del Gasto mediante resolución, sin cambiar la cuantía y distribución iniciales. 3.4 RESPONSABLES ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü
Director General de la Policía Nacional Director Administrativo y Financiero Ordenadores del Gasto Jefe del Área Financiera DIRAF Jefe del Área Administrativa y Financiera DISAN Jefe de Presupuesto DIRAF Jefe de Presupuesto DISAN Responsable del proceso financiero en las unidades de policía Los cuentadantes de las cajas menores Responsable de la elaboración de los actos administrativos.
4. PLAN DE COMPRAS Y SERVICIOS (Aportes de la Nación y Fondos Especiales) 4.1 DEFINICION
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Herramienta mediante la cual la Institución establece las necesidades más prioritarias, ajustadas a las apropiaciones asignadas por el Gobierno Nacional para cada vigencia fiscal. 4.2 GENERALIDADES Anualmente las unidades de policía deben planear la adquisición de bienes y servicios necesarios para su funcionamiento, de acuerdo con lo establecido en los Instructivos Nos. 172 DIPON-DIRAF-863 (20/10/00) y el 016 DIPON-DIRAF-863 (17/01/01). El Plan de Necesidades (todos los rubros que conforman la cuenta gastos generales, independientes de las apropiaciones), se debe presentar a más tardar en el mes de octubre y enviarlo al Grupo Presupuesto. El Grupo de Presupuesto tomando como base las metas macroeconómicas fijadas por el Gobierno Nacional, solicita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público la aprobación del Proyecto de Presupuesto para la Policía Nacional. Una vez se asigne apropiación presupuestal a la Policía Nacional mediante Ley de Presupuesto, el Grupo Presupuesto DIRAF distribuye las partidas presupuestales para la vigencia fiscal. Las partidas presupuestales son asignadas por el Director General de la Policía Nacional mediante resolución (Aportes de la Nación y Fondos Especiales). Una vez las unidades de policía conocen la partida presupuestal asignada, deben elaborar el Plan de Compras y Servicios (Aportes De la Nación y Fondos Especiales), el cual se convierte en el instrumento guía para la ejecución de los rubros mas esenciales del presupuesto como son: Compra de Equipo, Materiales y Suministros y Mantenimiento. El Plan de Compras y Servicios debe ser aprobado y autorizado por el Ordenador del Gasto y el responsable del proceso administrativo. El Plan de Compras y Servicios definitivo, se convierte en la base para proyectar el porcentaje del Programa Anual de Caja PAC, aprobado para cada vigencia fiscal. 4.3 COMPETENCIAS En la Dirección General: La Dirección Administrativa y Financiera – Oficina de Gestión DIRAF, proyecta y elabora el Plan de Compras y Servicios de la Policía Nacional. El Plan de Compras y Servicios es aprobado y autorizado, al igual que las modificaciones al mismo por el Director General de la Policía. En las Unidades de Policía: El Plan de Compras y Servicios será elaborado por las Oficinas de Gestión y deberá ser proyectado con el concurso de los responsables 111
del entorno administrativo y financiero; una vez efectuados los ajustes al Plan, el Ordenador del Gasto lo aprueba y autoriza, al igual que sus modificaciones. Las modificaciones al plan de compras y servicios deben ser solicitadas por escrito ante la DIRAF y en el evento de afectar los rubros presupuestales debe solicitar el crédito y/o contracredito a la DIRAF, y hasta tanto no sea aprobada la modificación presupuestal no se deberá efectuar los cambios respectivos al plan. En el evento que la unidad requiera la modificación del Plan y que este no implique un cambio en el rubro presupuestal, las unidades serán autónomas. 4.4 RESPONSABLES En la Dirección General: El Director General de la Policía, el Director Administrativo y Financiero y el Responsable de la Oficina de Gestión DIRAF. En las Unidades de Policía: Los Ordenadores del Gasto, los responsables de la Oficina de gestión y los Subcomandantes Administrativos o quienes hagan sus veces y Jefes Financieros. 5. REGISTROS Y CONTROL EJECUCION PRESUPUESTAL 5.1 DESCRIPCION Los registros presupuestales son de obligatorio cumplimiento por todas las unidades de policía para controlar el presupuesto de aportes de la Nación y Fondos Especiales. El registro de las transacciones presupuestales y contables, se realizará con base en la máxima desagregación de los rubros presupuéstales, de igual manera se debe realizar el cierre de las operaciones en forma mensual en cada una de sus partes. Para efectos de llevar el registro de todas las operaciones presupuestales se debe diligenciar los siguientes libros Auxiliares: ü ü ü ü ü
Libro de Registro de Ingresos Libro de Registro de Apropiaciones, Compromisos, Obligaciones y Pagos Libro de vigencias futuras Libro de Registro de Reserva Presupuestal Libro de Registro de Cuentas por Pagar
5.2 GENERALIDADES LIBRO REGISTRO DE INGRESOS: En este libro deben registrarse las operaciones inherentes a la gestión de los Ingresos públicos indicando la fecha, el número, la clase, el signo y el valor.
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Son operaciones de gestión del presupuesto de Ingresos las operaciones establecidas en la ley que conllevan a: el reconocimiento de derechos por cobrar, la anulación o compensación de los derechos por cobrar, el recaudo y las devoluciones. Para el diligenciamiento de este libro se seguirán las siguientes instrucciones: REGISTRO DE LAS OPERACIONES: se debe realizar: a) en forma detallada, reflejando cada uno de los documentos que afectan al concepto o b) en forma resumida, registrando mediante una única operación la totalidad de los documentos del mismo tipo que afectan el concepto. En caso de que se utilice el procedimiento previsto en el literal b), anterior, los registros auxiliares correspondientes reflejarán los soportes unitarios por fechas en este libro. Al inicio de la vigencia se abre el registro para cada uno de los rubros aprobados en el anexo de la Ley del Presupuesto General de la Nación. Cada registro en libros deberá llevarse de acuerdo con el siguiente detalle: ENCABEZAMIENTO: consta de las siguientes partes: Nombre del libro: “Registro de Ingresos” Sección: Código y nombre del órgano al cual corresponde el presupuesto de Ingresos. Unidad Ejecutora: Código y nombre de la(s) dependencia(s) que administran(n) recursos de acuerdo con la Ley. Regional: Código y nombre de las regionales que de acuerdo con las necesidades haya establecido el órgano. Vigencia: Año durante el cual rige el presupuesto. Tipo de Ingreso: Corriente, de Capital, Parafiscal o Fondos Especiales Grupo: Corresponde al detalle de los ingresos que componen cada uno de los tipos de ingresos de acuerdo con el anexo de la ley del Presupuesto General de la Nación. Nivel: Corresponde al detalle de los ingresos que componen cada uno de los grupos de acuerdo con el anexo de la Ley de Presupuesto General de la Nación. Numeral: Código que identifica el detalle del nivel de ingreso, según el anexo de la Ley del presupuesto General de la Nación, acompañado de su descripción. Concepto: Código que desagrega el numeral anterior, según las necesidades de información precisas en cada caso, acompañado de su descripción. COLUMNARIO: consta de las siguientes columnas: 113
FECHA: indica el mes y el día en que se produce la operación que se registra. OPERACIÓN: Identifica, a través de las cuatro subcolumnas que la integran: Número, Clase, Signo, Valor- la naturaleza de la operación objeto del registro. Subcolumna (3)- Número: identifica el número secuencial correspondiente a la transacción que se registra. Subcolumna (4)- Clase: especifica en forma precisa la operación que origina el registro, indicando la columna o Subcolumna que la operación afecta. Subcolumna (5): Signo: describe el signo positivo o negativo de la operación que realiza. Subcolumna (6): Valor: Monto de la transacción que se registra. DERECHOS POR COBRAR: Esta columna a través de las tres subcolumnas que la integran (Derechos Causados, Derechos Anulados y Total) muestra después de cada operación el valor neto actualizado de los Derechos Reconocidos por Cobrar. Subcolumna (7) Derechos Causados: son aquellos soportados en los actos en los cuales se determina la cuantía del ingreso que deba recibirse. Subcolumna (8) Derechos Anulados: Valor de las disminuciones determinadas por la autoridad competente, de acuerdo con lo previsto en las normas legales que le sean de aplicación. Subcolumna (9) Total: Refleja el monto acumulado de los derechos por cobrar a la fecha, equivalente al valor de los derechos causados, menos los derechos anulados (Subcolumna 9= Subcolumna 7– 8). 4. RECAUDO EFECTIVO: Esta columna a través de sus tres subcolumnas (Efectivo, Devoluciones y Total) indica el valor recaudado en dinero. Subcolumna (10)- Efectivo: Monto recaudado en dinero por concepto de ingresos de la vigencia o cuentas por cobrar. Subcolumna (11)- Devoluciones: Esta columna muestra el valor de las Devoluciones de Ingresos definidas por la Administración de conformidad con las normas legales, en razón de haberse recibido previamente los correspondientes ingresos, cualquiera que sea el medio de pago empleado. (Efectivo o papeles). Subcolumna (12)- Total: Refleja el monto acumulado del recaudo en dinero a la fecha, equivalente al valor de lo recaudado en efectivo, menos las devoluciones en efectivo o en papeles (subcolumna 12 = subcolumnas 10 – 11). 5. RECAUDO DE PAPELES (13): Esta columna, refleja el monto recaudado en valores recibidos por la administración en títulos que pueden utilizarse para atender obligaciones tributarias de acuerdo con la ley. 6. RECAUDOS BRUTOS (14): Esta columna indica después de cada operación el valor bruto actualizado de los derechos reconocidos recaudadas, cualquiera que sea el medio de pago empleado, es decir recaudo en efectivo más papeles menos devoluciones (Columna 14 = subcolumna 12 + Columna 13). 114
7. OTRAS CANCELACIONES (15): Refleja los derechos cancelados por medios diferentes al recaudo en especial las compensaciones y la dación en pago de acuerdo con la ley. 8. PENDIENTES POR COBRO (16): Saldo adeudado por los contribuyentes o terceros, resultante de restar del total de los derechos por cobrar, el monto del recaudo bruto y las otras cancelaciones (Columna 16 = Subcolumna 9 – Columnas 14 y 15). DESCRIPCION (17): Esta columna tiene carácter opcional y posibilita una descripción concisa de la transacción que origina el registro. LIBRO REGISTRO DE APROPIACIONES, COMPROMISOS, OBLIGACIONES PAGOS Refleja la apropiación vigente, la apropiación vigente no afectada, el total de los certificados de disponibilidad pendientes de comprometer; el total de las obligaciones causadas y los compromisos pendientes de causar; el total de los pagos realizados y las obligaciones por pagar. En este libro debe registrarse diariamente cada una de las operaciones que afecten el presupuesto de gastos por cada uno de los rubros del anexo del decreto de liquidación del presupuesto, indicando la fecha, el número, la clase, el tipo y el valor del documento que autoriza la operación, de acuerdo con las siguientes instrucciones: ENCABEZAMIENTO: Consta de las siguientes partes: Nombre del libro: “Registro de Apropiaciones, Compromisos, Obligaciones y Pagos”. Sección: Código y nombre del órgano al cual corresponden las apropiaciones. 3. Unidad Ejecutora: Código y nombre de la(s) dependencia(s) que realiza(n) actividades específicas señaladas por la Ley dentro de la Sección, y se encuentran identificadas en el anexo del Decreto de Liquidación del Presupuesto. Regional: Código y nombre de las regionales, de acuerdo con las necesidades establecidas por el órgano. Vigencia: año para el cual rige el presupuesto. 6. Identificación Presupuestal: Identificación numérica de cada rubro presupuestal, conforme al anexo del Decreto de liquidación del Presupuesto. 7. Descripción: nombre de cada uno de los rubros del Presupuesto de Gastos asociados a la identificación presupuestal. B.
COLUMNARIO: Consta de las siguientes columnas:
FECHA: Indica el mes y el día en que se produce la operación que se registra.
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OPERACIÓN: Esta columna a través de las cuatro subcolumnas que la integran – Número, Clase, Signo y Valor- identifica el evento de gestión que se está registrando. 2.1 Subcolumna (3)- Número: identifica el número secuencial correspondiente a la transacción que se registra. 2.2 Subcolumna (4)- Clase: Especifica en forma precisa la operación que origina el registro, indicando la columna o subcolumna que la operación afecta. 2.3 Subcolumna (5): Signo: Indica el signo positivo o negativo de la operación. 2.4 Subcolumna (6): Valor: Monto de la transacción que se registra. 3. DOCUMENTO SOPORTE: Esta columna se divide en dos subcolumnas: Tipo y Número. 3.1 Subcolumna (7)- Tipo: Indica el documento soporte que autoriza la transacción. Subcolumna (8) Número: Identifica el número del respectivo documento soporte que autoriza la transacción. 4. APROPIACION VIGENTE: A través de las dos subcolumnas que la integran, muestra el monto de la apropiación aprobada a la fecha. 4.1 Subcolumna (9)- Condicionada: Monto de la apropiación que presenta restricciones para su afectación, con base en las leyendas: Previo concepto o distribución previo concepto; las que requieran autorización previa del CONFIS para comprometerse por corresponder recursos del crédito autorizado o del perfeccionamiento del contrato de empréstitos; y las aplazadas en desarrollo de lo dispuesto en los artículos 76 y 77 del Estatuto Orgánico. Subcolumna (10)- No Condicionada: Es el resultado de restar del total de la apropiación vigente el total de la apropiación condicionada y representa el monto actual susceptible de afectar. 5. TOTAL CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (11): Monto acumulado de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal expedidos a la fecha. 6. APROPIACION VIGENTE NO AFECTADA (12): Es el resultado de restar al total de la Apropiación vigente no condicionada el total de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal expedidos (Columna 12= subcolumnas 10 – 11). 7. TOTAL COMPROMISOS (13): Monto acumulado de los compromisos adquiridos a la fecha. CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL POR COMPROMETER (14): Saldo equivalente al monto total de Certificados de Disponibilidad Presupuestal expedidos menos el total de compromisos adquiridos. (Columna 14 = columnas 11 – 13) OBLIGACIONES (15): Corresponde al valor acumulado del cumplimiento de los compromisos reconocidos con base en el recibo a satisfacción de los bienes, obras o servicios; así como los anticipos pactados, los impuestos, sentencias o conciliaciones. COMPROMISOS POR CUMPLIR (16): Saldo equivalente al total de compromisos adquiridos menos el total de obligaciones causadas (Columna 16 = columnas 13 – 15) TOTAL PAGOS (17): Monto acumulado de los pagos realizados a la fecha previa autorización impartida por el ordenador del gasto. 116
OBLIGACIONES POR PAGAR (18): Corresponde a la diferencia entre el monto acumulado de las Obligaciones y el monto acumulado de los Pagos realizados a la fecha (columna 18 = Columna 15 - Columna 17) CONCEPTO (19): Esta columna tiene carácter opcional y posibilita una descripción concisa de la transacción que origina el registro. LIBRO REGISTRO DE VIGENCIAS FUTURAS Se registran los cupos de vigencias futuras autorizadas por el CONFIS o por quien este delegue a los órganos que conforman parte del Presupuesto General de al Nación. Este libro se diligenciará y llevará de acuerdo con las siguientes instrucciones: A-
ENCABEZAMIENTO: Consta de las siguientes partes:
Nombre del libro: “Registro de Vigencias Futuras”. Sección: Código y nombre del órgano al cual corresponden las apropiaciones. 3. Unidad Ejecutora: Código y nombre de la(s) dependencia(s) u órganos que realiza(n) actividades específicas señaladas por la Ley dentro de la Sección, y se encuentran identificadas en el anexo del Decreto de Liquidación del Presupuesto. 4. Regional: Código y nombre de las regionales, de acuerdo con las necesidades establecidas por el órgano. 5. Vigencia: Año en el cual se autorizan las vigencias futuras. 6. Identificación Presupuestal: Identificación numérica de cada rubro presupuestal, conforme al anexo del Decreto de liquidación del Presupuesto. 7. Descripción: Nombre de cada uno de los rubros del Presupuesto de Gastos asociados a la identificación presupuestal. B.
COLUMNARIO: Consta de las siguientes columnas:
1. FECHA: Indica el mes y el día en que se produce la operación que se registra. 2. OPERACIÓN: Esta columna a través de las cuatro subcolumnas – Número, Clase, Signo y Valor- identifica el objeto del registro. 2.1 Subcolumna (3)- Número: identifica el número secuencial correspondiente a la transacción que se registra. 2.2 Subcolumna (4)- Clase: Especifica en forma precisa la operación que origina el registro, indicando la columna o subcolumna que la operación afecta. 2.3 Subcolumna (5): Signo: Indica el signo positivo o negativo de la operación. 2.4 Subcolumna (6): Valor: Monto de la transacción que se registra. 3. DOCUMENTO SOPORTE: Esta columna se divide en tres subcolumnas: Tipo, Número y Objeto. 3.1 Subcolumna (7)- Tipo: Indica el documento soporte que autoriza la transacción y demás documentos que legalmente soportan el registro de la misma. Subcolumna (8) Número: Identifica el número del respectivo documento que autoriza la transacción. 117
Subcolumna (9) Objeto: Breve descripción del contenido de la comunicación y, en el caso específico del contrato, corresponde a la descripción del bien, obra o servicio contratado. 4. Vigencia Actual (10): Esta columna muestra únicamente, valor en los casos en que el Compromiso objeto de registro se inicie en la vigencia en curso. 5. Vigencias Futuras: Esta columna a través de las cuatro subcolumnas que la integran muestran el monto de las autorizaciones otorgadas por cada vigencia, así como el valor comprometido y, en su caso, el saldo por utilizar para cada uno de los años. Subcolumna(11)-Años: Registra los años para los cuales se autorizan las vigencias futuras. 5.2 Subcolumna(12): Autorizada: Valor autorizado para cada una de las vigencias futuras. 5.3 Subcolumna(13): Comprometida: Valor comprometido para cada una de las vigencias futuras. Subcolumna(14): Saldo por Comprometer: Valor no comprometido para cada una de las vigencias futuras. Corresponde a la diferencia existente entre el valor autorizado y el valor comprometido. (Subcolumna 14 = subcolumna 12 menos subcolumna 13). LIBRO REGISTRO DE RESERVAS PRESUPUESTALES En él se muestran las reservas constituidas por cada uno de los rubros del Anexo del Decreto de Liquidación del Presupuesto, su ejecución y saldos. Se diligenciará y llevará de acuerdo con las siguientes instrucciones: ENCABEZAMIENTO: Consta de las siguientes partes: Nombre del libro: “Registro de Reservas Presupuestales”. Sección: Código y nombre del órgano al cual corresponden las reservas presupuestales constituidas. Unidad Ejecutora: Código y nombre de la (s) dependencia (s) que realiza (n) actividades específicas señaladas por la Ley de la Sección, y se encuentran identificadas en el anexo del Decreto de Liquidación del Presupuesto. Regional: Código y nombre de las regionales, de acuerdo con las necesidades establecidas por el órgano. Vigencia: Año al que pertenecen las reservas constituidas. 6. Identificación Presupuestal: Identificación numérica de cada rubro presupuestal, conforme al anexo del Decreto de liquidación del Presupuesto. 7. Descripción: Indica el nombre de los rubros del gasto, conforme al anexo del decreto de liquidación del Presupuesto del año fiscal a que correspondan las reservas constituidas. B.
COLUMNARIO: Consta de las siguientes columnas:
1. FECHA: Indica el mes y el día en que se produce la operación que se registra. 118
2. OPERACIÓN: Esta columna a través de las cuatro subcolumnas – Número, Clase, Signo y Valor- el objeto de la operación. 2.1 Subcolumna (3)- Número: identifica el número secuencial correspondiente a la transacción que se registra. 2.2 Subcolumna (4)- Clase: Especifica en forma precisa la operación que origina el registro, indicando la columna o subcolumna que la operación afecta. 2.3 Subcolumna (5): Signo: Indica el signo positivo o negativo de la operación. 2.4 Subcolumna (6): Valor: Monto de la transacción que se registra. 3. RESERVA CONSTITUIDA (7): Monto actual de la reserva presupuestal constituida. 4. OBLIGACIONES CAUSADAS (8): Corresponde al valor acumulado del cumplimiento de los compromisos que respaldan la reserva, con base en el recibo a satisfacción de los bienes, obras o servicios. RESERVAS POR EJECUTAR (9): Saldo equivalente al total de las reservas constituidas menos el total de las reservas presupuestales que se han convertido en obligaciones causadas (Columna 9 = Columna 7 menos Columna 8). Este monto a 31 de Diciembre fenece, de acuerdo con las normas legales. TOTAL PAGOS (10): Monto acumulado de los pagos realizados a la fecha del registro. 7. OBLIGACIONES POR PAGAR: (11): Es el resultado de restar el total de las obligaciones causadas el total de los pagos realizados a la fecha (Columna 11 = Columnas 8 menos 10). CONCEPTO. Esta columna tiene carácter opcional y posibilita una descripción concisa de la transacción que origina el registro. LIBRO REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR En él se registran las cuentas por pagar constituidas al cierre de la vigencia para cada uno de los rubros del Anexo del Decreto de Liquidación, los pagos y los saldos pendientes por pagar. Se diligenciará y llevara de acuerdo con las siguientes instrucciones: ENCABEZAMIENTO: Consta de las siguientes partes: Nombre del libro: “Registro de Cuentas por Pagar”. Sección: Código y nombre del órgano al cual corresponden las cuentas por pagar. Unidad ejecutora: Código y nombre de la (s) dependencia (s) u órgano(s) que realiza (n) actividades específicas señaladas por la Ley de la sección, y se encuentran identificadas en el Anexo del Decreto de Liquidación del Presupuesto. 4. Regional: Código y nombre de las regionales, de acuerdo con las necesidades establecidas por el órgano. Vigencia: Año al que pertenecen las Cuentas por Pagar. 6. Identificación Presupuestal: Permite la identificación numérica de cada rubro presupuestal, conforme al anexo del Decreto de liquidación de la vigencia fiscal a la cual corresponden las cuentas por pagar.
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7. Descripción: Indica el nombre de los rubros del gasto, conforme al anexo del decreto de liquidación del Presupuesto del año fiscal a que correspondan las Cuentas por Pagar. B.
COLUMNARIO: Consta de las siguientes columnas:
1. FECHA: Indica el mes y el día en que se produce la operación que se registra. 2. OPERACIÓN: Esta columna a través de las cuatro subcolumnas – Número, Clase, Signo y Valor- identifica el objeto de la transacción. 2.1 Subcolumna (3)- Número: identifica el número secuencial correspondiente a la transacción que se registra. 2.2 Subcolumna (4)- Clase: Especifica en forma precisa la operación que origina el registro, indicando la columna o subcolumna que la operación afecta. 2.3 Subcolumna (5): Signo: Indica el signo positivo o negativo de la operación. 2.4 Subcolumna (6): Valor: Monto de la transacción que se registra. 3. CUENTAS POR PAGAR CONSTITUIDAS (7): Monto actual de las cuentas por pagar constituidas. 4. TOTAL PAGOS (8): Monto total de los pagos realizados a la fecha. 5. CUENTAS PENDIENTES POR PAGAR (9): Es el resultado de restar el total de las Cuentas por Pagar constituidas el total de los pagos realizados a la fecha. (Columna 9= columna 7 menos 8). 6. CONCEPTO. Esta columna tiene carácter opcional y posibilita una descripción concisa de la transacción que origina el registro. 5.3
COMPETENCIAS
En la Dirección General: Ordenador del Gasto, Jefe Financiero, Tesorería (ingresos) y Grupo Presupuesto En las Unidades de Policía: Ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, Jefe Financiero, Tesorería (ingresos) y Grupo de Presupuesto. 5.4
RESPONSABLES
1. Ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, Jefe Financiero, Jefe de Presupuesto. 2. Analista de Presupuesto responsable del objeto del gasto. 3. Tesorero principal y/o auxiliar (ingresos) 6. INFORMES DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DESCRIPCION Los informes correspondientes a la ejecución del presupuesto de ingresos y de gastos son mecanismo para la programación, ejecución, seguimiento del presupuesto de Aportes de la Nación y Fondos Especiales. Los informes, se 120
elaboran con base en la información que se deduzca de los correspondientes libros presupuestales. GENERALIDADES Los informes que se deben rendir ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y que son ajustables al Sistema Integrado de Información Financiero son: INFORME MENSUAL DE EJECUCION DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS El informe mensual de ejecución del presupuesto de Ingresos se diligenciará de acuerdo con las siguientes instrucciones: ENCABEZAMIENTO El encabezamiento de cada informe presentará el código y el nombre del órgano, así como el mes al que se refiere la información reportada. ESTRUCTURA: Consta de las siguientes columnas: Numeral (1): Esta columna corresponde a la denominación de cada uno de los conceptos de ingresos que conforman el presupuesto cada órgano de acuerdo con la clasificación establecida en el anexo de la Ley del Presupuesto general de la Nación. Aforo Vigente (2): Refleja el valor que aparece en el anexo de la Ley del Presupuesto general de la Nación, para cada uno de los numerales establecidos para el respectivo órgano, teniendo en cuenta además las modificaciones efectuadas de conformidad con las normas legales. Derechos por Cobrar Mes (3): Corresponde al monto de los derechos reconocidos por cobrar durante el mes que se reporta. Se toma el valor de la subcolumna (9) del libro Registro de Ingresos. Derechos por Cobrar Acumulados (4): El valor que registra esta columna corresponde a los Derechos por Cobrar Acumulados en lo transcurrido de la vigencia incluyendo los correspondientes del mes que se reporta. Se obtiene de restar de los Derechos Causados los Derechos Anulados. Recaudo Efectivo Mes (5): Corresponde al monto de los recaudos en dinero efectuados en el mes por cada concepto de Ingreso. Se toma del valor de la subcolumna (12) del libro de registro de Ingresos. 6. Recaudo Efectivo Acumulado (6): El valor registrado en esta columna corresponde al acumulado de los Recaudos Efectivos efectuados durante lo transcurrido de la vigencia. 7. Recaudo en Papeles Mes (7): corresponde al monto recaudado en el mes por títulos que pueden utilizarse para atender obligaciones tributarias de acuerdo con la Ley. Se toma de la columna (13) del libro de registro de ingresos. 8. Recaudos en Papeles Acumulados (8): El valor registrado en esta columna corresponde al acumulado de los recaudos en papeles efectuados durante lo transcurrido de la vigencia. 121
9. Pendientes de Cobro (9): Corresponde al saldo acumulado por cobrar a los contribuyentes, resultante de restar de los derechos por cobrar el recaudo efectivo, el recaudo en papeles y otras cancelaciones. Se toma de la columna (16) del libro de registro de Ingresos. INFORME DE LA EJECUCION MENSUAL Y ACUMULADO DEL PRESUPUESTO DE GASTOS El informe de ejecución mensual y acumulado del presupuesto de gastos para cada período deberá elaborarse por cada uno de los siguientes conceptos: 1) Apropiaciones de la vigencia, 2) Reservas Presupuestales y 3) Cuentas por Pagar. 1. APROPIACION DE LA VIGENCIA: Consta de las siguientes partes: ENCABEZAMIENTO En el encabezamiento presentará la identificación del órgano, integrada por su denominación y el código correspondiente, así como el período al que se refiere. COLUMNARIO 1. Codificación Presupuestal (1): Corresponde a la identificación presupuestal de cada uno de los rubros presupuestales que aparecen identificados en el anexo del decreto de liquidación del presupuesto. 2. Descripción (2): corresponde a la definición del rubro presupuestal establecido en el anexo del decreto de liquidación del presupuesto al código presupuestal. 3. Apropiación Vigente(3): Corresponde al valor reflejado en el libro de apropiaciones, compromisos, obligaciones y pagos que incluyen el monto inicial aprobado en el presupuesto ajustado con las modificaciones autorizadas en lo transcurrido de la vigencia de conformidad con las normas legales. 4. Compromisos / Mes (4): Se registra en esta columna el monto de los “compromisos perfeccionados” en el período (mes). Se toma de la columna (13) del libro registro de apropiaciones, compromisos, obligaciones y pagos. 5. Compromisos Acumulados (5). En esta columna se debe registrar el total de los valores correspondientes a los “compromisos perfeccionados” que se hayan adquirido de conformidad con las normas legales en lo transcurrido de la vigencia, incluidos los del mes que se reporta. 6. Obligaciones /mes (6)- Se registra en esta columna el monto de las “Obligaciones Causadas en el período (mes) que hayan sido pagadas o no, como consecuencia de la ejecución de los compromisos perfeccionados con cargo a las apropiaciones correspondientes. Se toma de la columna (15) del libro registro de apropiaciones, compromisos, obligaciones y pagos. 7. Total Obligaciones Acumuladas (7): Corresponde al valor acumulado de todas las obligaciones constituidas en lo transcurrido de la vigencia, incluidas las correspondientes al mes que se reporta. 8. Pagos/Mes (8): Se registra en esta columna el valor pagado efectivamente en el período (mes) en cumplimiento de las respectivas obligaciones causadas. Se 122
toma de la columna (17) del libro de registro de Apropiaciones, Compromisos, Obligaciones y Pagos. Total Pagos Acumulados (9): Corresponde al valor de los pagos efectuados en lo transcurrido de la vigencia, incluyendo los pagos efectuados en el período (mes). Al final de cada informe se incluirá, en la fila “Total Acumulado” el registro de la suma de los valores que aparecen en los distintos conceptos. 2. INFORME RESERVAS PRESUPUÉSTALES: Consta de las siguientes partes: ENCABEZAMIENTO En el encabezamiento presentará la identificación del órgano, integrada por su denominación y el código correspondiente, así como el período al que se refiere la constitución de las reservas. COLUMNARIO: Consta de las siguientes columnas: 1. Codificación Presupuestal (1): Corresponde a la identificación presupuestal de cada uno de los rubros presupuestales sobre los cuales se constituyeron las Reservas de acuerdo con el anexo del decreto de liquidación del presupuesto del año respectivo. 2. Descripción (2): corresponde a la definición asociada al código presupuestal definido anteriormente. 3. Reservas Constituidas (3): Corresponde al valor reflejado en el Registro de Reservas Presupuestales incluye el monto inicial constituido ajustado a las modificaciones autorizadas en lo transcurrido de la vigencia de conformidad con las normas legales, diferenciando los recursos de la nación de los ingresos de los establecimientos públicos. Se toma la columna (7) del libro registro de reservas presupuestales. Obligaciones Causadas / Mes (4): Se registra en esta columna el “Monto de las Obligaciones Causadas” en el período (mes) que hayan sido pagadas o no, como consecuencia de la ejecución compromisos constituidos como reservas presupuestales. Se toma de la columna (8) del libro de Registro de Reservas presupuestales. Total Obligaciones Causadas (5): Corresponde al valor acumulado de todas las obligaciones causadas en lo transcurrido de la vigencia, incluidas las correspondientes al mes que se reporta. 6. Pagos/Mes (6): Se registra en esta columna el valor pagado efectivamente en el período (mes) en cumplimiento de las respectivas obligaciones causadas. Se toma de la columna (10) del libro de Registro de Reservas Presupuestales. 7. Total Pagos Acumulados (7): Corresponde al valor total de los pagos efectuados en lo transcurrido de la vigencia, incluyendo los pagos efectuados en el período (mes). Al final de cada informe se incluirá, en la fila “Total Acumulado” el registro de la suma de los valores que aparece en los distintos conceptos. 123
3. INFORME CUENTAS POR PAGAR: Consta de las siguientes partes: ENCABEZAMIENTO En el encabezamiento presentará la identificación del órgano, integrada por su denominación y el código correspondiente, así como el período al que se refiere la constitución de las Cuentas por Pagar. COLUMNARIO: Consta de las siguientes columnas: 1. Codificación Presupuestal (1): Corresponde a la identificación presupuestal de cada uno de los rubros presupuestales sobre los cuales se constituyeron las Cuenta por Pagar de acuerdo con el anexo del decreto de liquidación del presupuesto del año respectivo. 2. Descripción (2): corresponde a la definición asociada al código presupuestal definido anteriormente. Cuentas por Pagar Constituidas (3): Corresponde al valor reflejado en l libro Registro de Cuentas por Pagar incluye el monto inicial constituido ajustado a las modificaciones autorizadas en lo transcurrido de la vigencia de conformidad con las normas legales, diferenciando los recursos de la nación de los ingresos de los establecimientos públicos. Se toma de la columna (7) del libro registro de Cuentas por Pagar. Pagos/Mes(4): Se registra en esta columna el valor pagado efectivamente en el período (mes) en cumplimiento de las respectivas obligaciones causadas constituidas como Cuentas por Pagar. Se toma de la columna (8) del libro registro de Cuentas por Pagar. Total Pagos Acumulados(5): Corresponde al valor total de los pagos efectuados en lo transcurrido de la vigencia, incluyendo los pagos efectuados en el período (mes). Al final de cada informe incluirá, en toda la fila “Total Acumulado” el registro de la suma de los valores que aparecen en los distintos conceptos. El Jefe del Organo o quien este delegue y los Jefes del Presupuesto o quien haga sus veces en cada uno de los órganos que conformen Sección del Presupuesto General de la Nación, son los responsables de enviar oportunamente a la Dirección General del presupuesto de la Nación del Ministerio de Hacienda. 6.3
COMPETENCIAS
1. En la Dirección General: Ordenador del Gasto, Jefe Financiero, Tesorería (ingresos y cuentas por pagar) Grupo Presupuesto. 2. En las Unidades de Policía: Ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, Jefe Financiero, Tesorería (ingresos y cuentas por pagar) y Grupo de Presupuesto. 6.4
RESPONSABLES 124
Jefe Financiero. Jefe de Presupuesto y Analista de Presupuesto responsable del objeto del gasto. Tesorero principal y/o auxiliar (ingresos y cuentas por pagar) CAPITULO IV PROCEDIMIENTOS GENERALES Y ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
RESPONSABILIDADES
PARA
LA
1. LICITACION PÚBLICA 1.1 DESCRIPCION Procedimiento administrativo mediante el cual la entidad a través de las dependencias delegadas para adelantar procesos de licitación, formula públicamente una convocatoria, invitando a un número indeterminado de particulares, para que, en igualdad de oportunidades, presenten sus ofertas, con sujeción a las disposiciones legales y a las bases y condiciones establecidas en los pliegos de condiciones o términos de referencia y, seleccione entre ellas la más favorable, garantizando el cumplimiento de los principios de economía, transparencia, y en especial, el del deber de selección objetiva, establecida en ley general de contratación. 1.2 GENERALIDADES La Dirección Administrativa y Financiera cuenta dentro de su estructura orgánica con un Grupo de Contratos cuya función principal es la contratación para la adquisición de bienes y servicios en cuantía superior a 1.000 S.M.M.LV. y el Grupo de Adquisiciones en cuantía inferior a este valor (Contratación Directa). Las únicas dos unidades que están facultadas para adelantar proceso de licitación en la Policía Nacional son la Dirección Administrativa y Financiera y la Dirección de Sanidad; cualquier otra unidad que quiera adelantar proceso licitatorio debe obtener previa delegación específica para este proceso por parte de la Dirección General, conforme a lo establecido en la Resolución No. 00002 del 02 de enero de 2001. Igualmente para la Dirección de Bienestar Social según lo contempla el artículo 9º de citada norma. Adicionalmente, en la Dirección de Sanidad la Asesoría Jurídica ejerce el control de legalidad permanente sobre los procesos licitatorios de éste. El Grupo de Contratos recepciona el Plan de Compras y Servicios, de cada vigencia fiscal autorizado por el Ordenador del Gasto (el Plan está distribuido de acuerdo a las cuantías) y. en la Dirección de Sanidad se recepciona en el Area Administrativa y Financiera. En el Grupo de Contratos se proyectan y notifican las Resoluciones mediante las cuales se nombran los miembros de la Junta Asesora para la Contratación Administrativa y los integrantes de los comités evaluadores de las licitaciones 125
(Jurídico, Técnico y Económico). En la Dirección de Sanidad lo proyectan el grupo de Contrataciones. Se procede a solicitar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) al Area Financiera - Grupo de Presupuesto. El Grupo de Contratos informa a la Cámara de Comercio y CONFECAMARAS la fecha de la apertura de las Licitaciones especificando el valor y el bien o servicio a contratar. En la Dirección de Sanidad lo proyecta el grupo de Contrataciones. El Coordinador del Grupo de Contratos internamente, nombra responsables de cada proceso Licitatorio, quienes tienen a su cargo: la solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, la elaboración y envío a los comités del proyecto del modelo de pliego de condiciones de la licitación, para sí es del caso presenten observaciones al pliego de condiciones y se realicen las correspondientes correcciones. Así mismo, procederán a la elaboración de la Resolución mediante la cual se abre el proceso licitatorio. El Jefe del Area Administrativa y Financiera de la Dirección de Sanidad, internamente nombra responsables de cada proceso Licitatorio. Posteriormente, se realiza la publicación de los avisos en diarios de amplia circulación a nivel nacional. (Art. 30 de la Ley 80 de 1.993). Los responsables de cada proceso licitatorio organizan la Junta donde se realiza la apertura de la licitación y cierre de la urna triclave, donde posteriormente se ubicarán las ofertas por parte de los proponentes. A partir de la iniciación de este proceso se deberá dejar constancia por escrito de todas las reuniones que se efectúen dentro del mismo. Una vez se abra el proceso licitatorio, se procede a la venta de los pliegos de condiciones. Por requerimiento de los oferentes, los Ordenadores del Gasto competentes, si es del caso, convocaran a una Audiencia de Aclaración a los pliegos de condiciones adquiridos, a la cual asisten los Comités evaluadores y las junta asesora para la contratación. Posteriormente, los responsables de los procesos licitatorios, una vez realizada la Audiencia de Aclaración, tramitan ante los Comités evaluadores, las inquietudes de los oferentes, solicitando respuesta en el menor tiempo posible, con el propósito de elaborar el Adendo, si es del caso, y enviarlo a cada uno de los proponentes. Los Responsables de los procesos licitatorios, coordinarán el cierre de la licitación de acuerdo al cronograma, a la cual deberán asistir los miembros de la Junta Asesora para la Contratación, los Comités Evaluadores, el Director Administrativo y Financiero, el Jefe del Grupo de Contratos, un Delegado de Control Interno de la Policía Nacional o los delegados de la Dirección autorizada para el desarrollo del proceso licitatorio y los proponentes; cerrada la licitación se abre la urna triclave y se da lectura a las ofertas; los originales de las ofertas son firmadas por los integrantes de la Junta Asesora. 126
Los Responsables del proceso licitatorio envían a los comités evaluadores las ofertas y las muestras (si es del caso); los comités pueden solicitar a través del Grupo de Contratos, aclaraciones a los oferentes sobre las propuestas presentadas. Una vez evaluadas las ofertas, los Responsables del proceso licitatorio, elaboran el correspondiente resumen de puntajes. El Grupo de Contratos deja a disposición de los proponentes, las evaluaciones por un lapso de (5) cinco días hábiles, con el propósito sean presentadas las observaciones a las mismas, seguidamente, en caso de presentarse observaciones, éstas son enviadas a los comités evaluadores para su análisis y respuesta. Una vez se conocen las evaluaciones definitivas, se procede a realizar la Junta de Adjudicación de la Licitación; los comités evaluadores presentan el análisis de los puntajes y la Junta Asesora para la Contratación toma la decisión de recomendar al Ordenador del Gasto que adjudique el contrato a la propuesta que obtuvo el mayor puntaje. El Responsable del proceso licitatorio, elabora la Resolución de Adjudicación, notificando al oferente favorecido, posteriormente, elabora el contrato, procede a solicitar el registro presupuestal al Area Financiera – Grupo Presupuesto y solicita al oferente la presentación de la Garantía Única para la aprobación y trámite correspondiente, el pago del impuesto de timbre nacional y demás impuestos que se generen, e iniciar su ejecución. Posteriormente, se envía la copia del contrato y del registro presupuestal al almacén para que se recepcionen los bienes. Igualmente, se archivan los originales del contrato y se realiza el seguimiento hasta su liquidación final. Una vez recibidos los bienes recibidos en el almacén confronta los elementos, la factura y los elementos solicitados, elabora la orden de entrada y le da el tramite al Grupo Central de Cuentas. 1.3 COMPETENCIAS En la Dirección General: La Dirección Administrativa y Financiera– Área de Servicios y Apoyo – Grupo Contratos. En la Dirección de Sanidad: El Director de Sanidad – Área Administrativa y Financiera. 1.4 RESPONSABLES El Director General de la Policía Nacional, mediante Resolución, delega en el Director Administrativo y Financiero y en el Director de Sanidad, la facultad para adelantar los procesos licitatorios. El Director General de la Policía Nacional nombra mediante Resolución los Miembros de la Junta Asesora, los Gerentes de proyectos y los integrantes de los 127
Comités Evaluadores. En la Dirección de Sanidad los miembros de la Junta Asesora son nombrados por al Dirección de Sanidad. El Ordenador del Gasto firma los pliegos de condiciones, los Adendos, la Resolución de Apertura y la Resolución de adjudicación de la licitación. Los Gerentes de cada proyecto Los Asesores Jurídicos de la DIRAF y DISAN Los Miembros de la Junta Asesora. Los integrantes de los Comités Evaluadores. En la Dirección de Sanidad el Jefe del Área Administrativa y Financiera. El Jefe del Grupo Contratos. Los Responsables de cada uno de los procesos licitatorios. 2. CONTRATACIÓN DIRECTA 2.1 DESCRIPCIÓN Es el proceso mediante el cual, el jefe de una entidad estatal o su delegado, procede a escoger a través de contratación directa y solo en aquellos eventos previstos en el estatuto contractual (Ley 80 de 1993), y en la resolución de delegación respectiva, la persona natural o jurídica con la cual se va a celebrar un contrato, por parte de la entidad que él representa, previo cumplimiento de los requisitos exigidos en la ley contractual 2.2 GENERALIDADES Para adelantar el proceso de Contratación Directa, se debe tener en cuenta lo siguiente: Cuando se trate de contratos, cuya cuantía no sea superior a 100 S.M.M.L.V., se celebrarán, tomando en cuenta los precios del mercado sin que se requiera obtener previamente varias ofertas. No obstante, para efectos de selección objetiva, siempre será aconsejable, si las circunstancias lo permiten, la obtención como mínimo de dos ofertas, para la correspondiente adquisición de bienes o servicios. Igualmente, se podrá contratar con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, sin que sea necesario haber obtenido previamente varias ofertas, en los siguientes eventos: Cuando se hayan solicitado y sólo se haya recibido una de ellas. Cuando de acuerdo con la información que se pueda obtener, no existan en el lugar varias personas que puedan proveer los bienes o servicios. Cuando se trate de contratos que se celebren en consideración a las calidades personales del contratista. (Ejemplo contratos con profesionales, artistas, etc.) Cuando la necesidad inminente del bien o servicio, no permita solicitar varias ofertas. De todo lo anterior, se dejará constancia escrita. Se deberá tener en cuenta en estos eventos los precios del mercado y si es del caso, los estudios y evaluaciones que para el efecto se hayan realizado. 128
2. Cuando la cuantía del contrato a suscribir sea superior a 500 S.M.M.L.V y hasta 1.000 S.M.M.L.V., deberá invitarse públicamente a presentar propuesta a través de aviso colocado en lugar visible de la respectiva unidad, el cual deberá permanecer fijado por el término mínimo de 2 días, salvo si se trata de bienes para la defensa y seguridad nacional (Artículo 4 Decreto 855 de 1.994). Dejándose constancia escrita de la fijación y desfijación del citado aviso. Una vez surja la necesidad de adquirir un bien o la prestación de un servicio, se procede a dar cumplimiento al plan de compras, si no está en el plan, debe haber un análisis de priorización y posterior autorización por parte del ordenador del gasto, previa consulta de la disponibilidad presupuestal (afectación presupuestal). Para las unidades que se encuentran en línea con el Sistema Financiero Integrado (SFI), una vez agotado el paso anterior, se incluye la solicitud en el Sistema Financiero Integrado SFI y se imprime la solicitud en el sistema para ser autorizada o rechazada por parte del Ordenador del Gasto, basado en la justificación del requerimiento. Autorizada la solicitud por parte del Ordenador del Gasto, se procede a solicitar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) al Area Financiera - Grupo de Presupuesto. Posteriormente, se cursan invitaciones a los proveedores que se encuentren inscritos en el Directorio o Kárdex de proveedores. Recibidas las cotizaciones, se procede a efectuar los estudios de precios, plazos y garantías, con el propósito de tomar la decisión de aceptar la oferta más favorable para los contratos sin formalidades plenas (hasta 500 S.M.M.L.V.). Recibidas las Ofertas, se procede a enviar a evaluación técnica, económica y jurídica, con el propósito de tomar la decisión de aceptar la oferta más favorable para los contratos con formalidades plenas (hasta 1.000 S.M.M.L.V.). Se procede a notificar al proveedor la aceptación de la oferta (únicamente en los contratos con formalidades plenas o sea de 500 a 1.000 S.M.M.L.V.). Seguidamente, se elabora la orden de compra con o sin formalidades plenas de acuerdo a la cuantía. La orden de compra se envía para la respectiva revisión y la firma del Ordenador del Gasto y posteriormente la del contratista. Se envía al Area Financiera - Grupo de Presupuesto, para solicitar el respectivo registro presupuestal programando el pago de acuerdo a la proyección del Plan Anual de Caja (PAC). Se envía al proveedor o contratista una copia del contrato para la expedición de la póliza o garantía única. Es obligatorio exigir la garantía única, cuando la cuantía del contrato exceda los 100 S.M.M.L.V. No obstante cuando los contratos no superen los 100 S.M.M.L.V. se podrá exigir la garantía única, en aquellos contratos que por la 129
naturaleza del objeto la requiera, para asegurar que la calidad de los bienes, de las obras o de los servicios, sea óptima para satisfacer las necesidades institucionales. Una vez recibida la garantía única por parte del proveedor se procede a la aprobación de la misma. Posteriormente, se envía la copia del contrato y el registro presupuestal al Almacén para que se recepcionen los bienes. Para la prestación de los servicios se requiere la constancia del recibido a satisfacción del mismo y se tramite la respectiva cuenta para el pago. Se archivan los antecedentes originales de la orden de compra, realizando seguimiento al contrato dentro de los términos establecidos. Una vez el Almacén realice sus procedimientos, tramita la factura, acta de recepción de elementos, o constancia de prestación de servicios al Grupo de Compras, para que éste a su vez le dé el trámite respectivo para su oportuna cancelación. Nota. Cuando se trate de adquisición de bienes considerados para la Defensa y Seguridad Nacional que superen la menor cuantía y que su adquisición se pueda realizar mediante un proceso de contratación directa, se designará a través de resolución un gerente del proyecto y los respectivos comités evaluadores. Dentro de este procedimiento su apertura y adjudicación se hará con la participación y recomendación de la Junta Asesora en contratación Administrativa designada mediante resolución. 2.3 COMPETENCIA 1. En la Dirección General: La Dirección Administrativa y Financiera – Area de Servicio y Apoyo a través de los Grupos de: Adquisiciones y Contratos. 2. En las Unidades de policía: El Ordenador del Gasto y la dependencia encargada de adelantar el proceso contractual. Por transparencia es recomendable contemplarse la participación de la Junta de compras y determinar quienes la deben integrar. 2.4 RESPONSABLES El Ordenador del Gasto El Asesor Jurídico para asuntos contractuales de la DIRAF y/o asesor en las unidades de policía. El Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces. El Coordinador del Grupo Adquisiciones o Contratos para aquellos que superen la menor cuantía y versen sobre bienes considerados para la defensa y seguridad nacional (Art. 4 del Decreto 855/94). En las unidades de policía el responsable de adelantar el proceso contractual. El Responsable de adelantar los procedimientos contractuales en el Grupo de Adquisiciones o Contratos, y/o quien haga sus veces en las unidades de policía. 130
El Responsable de efectuar la verificación de la Liquidación y afectación presupuestal en el Grupo Adquisiciones o Contratos, y/o quien haga sus veces en las unidades de policía. El Almacenista. El supervisor del contrato. CAPITULO V PROCEDIMIENTOS GENERALES PARA EL PROCESO DE TESORERÍA 1. CUENTA UNICA NACIONAL (CUN): PROGRAMA ANUAL DE CAJA (PAC) 1.1 DESCRIPCION Programación, solicitud de recursos a la Dirección del Tesoro Nacional y ejecución del Programa Anual de Caja con y sin situación de fondos. 1.2 GENERALIDADES Tramita ante la Dirección del Tesoro Nacional la apertura, sustitución y/o terminación de las cuentas corrientes; para lo cual se recibe el formato diligenciado de la unidad cumpliendo las causales establecidas en la normatividad vigente; posteriormente se envía a la Dirección del Tesoro Nacional. La DTN devuelve la aprobación provisional, que es remitida a la unidad solicitante para que la entidad bancaria confirme el número de cuenta. La unidad regresa el formato a la Cuenta Única Nacional quien remite a la DTN, para la aprobación definitiva. Se realiza la programación del PAC en noviembre del año inmediatamente anterior, teniendo en cuenta el anteproyecto de Presupuesto. Una vez aprobado el PAC, se efectúa la distribución de los recursos con y sin situación de fondos, en forma mensualizada para unidades ejecutoras. Para los contratos celebrados en la Dirección Administrativa y Financiera y Dirección de Sanidad, se programa el pago de cada uno de ellos en coordinación con las unidades ejecutoras. Mensualmente, el día 20 anterior al mes a ejecutar se recibe el PAC y la solicitud de recursos con y sin situación de fondos de las unidades a nivel país, para asignar cupo y realizar giros. En Dirección Administrativa y Financiera este plazo se amplia hasta el día 25. Para la aprobación de cupo, las solicitudes de recursos sin situación de fondos, deberán realizarse con los ingresos reales que la Unidad recaude, sin sobrepasar el presupuesto de gasto autorizado. Con las necesidades presentadas por las unidades ejecutoras, se consolida la información y se elaboran las siguientes modificaciones: Adición para aumentar el valor aprobado en la vigencia Adición por reintegros realizados a la DTN. Reducción para disminuir el valor aprobado Anticipo plan de pagos, para obligaciones del rezago con cadena presupuestal, adelantando la fecha de pago. 131
Anticipo normal, para provisión de fondos a unidades por rezago. Aplazamiento, traslado de recursos del mes presente al futuro. Aprobadas las modificaciones, se realiza la reprogramación de las solicitudes, previo concepto del Grupo de Presupuesto. Semanalmente, se elabora la solicitud de cupo a la Dirección del Tesoro Nacional (DTN), de la siguiente manera: Obligaciones dentro del tiempo, programación normal. Provisión de fondos a unidades por concepto de gastos generales e inversión, por giros no programados. Giros por concepto de OAT deducciones (nómina del personal activo y pensionado nivel país y descuentos), por programación deducciones. Aprobado el cupo se elabora la provisión de fondos (OAT) para las unidades del país. En la Dirección Administrativa se envían las obligaciones recibidas de Central de Cuentas, a las Tesorerías para que elaboren la orden de pago (SIIF). Se expiden los comunicados a las unidades del país sobre fecha, valor, concepto y recurso. Para la DTN se envía la información de los giros. Cinco días calendario siguientes al giro se realiza la revisión de saldos de bancos, y se envían los comunicados a las unidades que no estén cumpliendo con los parámetros del 95% en 5 días calendario. En los cinco primeros días de cada mes, las unidades reportan el informe de saldos en libros y certificados bancarios, por cada una de las cuentas corrientes que manejan, esta información se consolida y se remite a la DTN de acuerdo con los parámetros establecidos por esa Dirección. Se remiten los informes relacionados con la programación y ejecución del PAC a la Dirección de Tesoro Nacional y Contraloría General de la República dentro de los plazos establecidos por estas entidades. 1.3 COMPETENCIAS En la Dirección del Tesoro Nacional: División PAC, División Giros, División Cuentas Corrientes y Tesorería. En la Dirección General Policía Nacional: Dirección Administrativa y Financiera – Área Financiera, Grupo Presupuesto, Grupo Central de Cuentas, Grupo de Tesorería, Oficina de Telemática y División de Prestaciones Sociales, Grupo de Contratos, Adquisiciones y Gerencia Plan de Desarrollo. En las Unidades de Policía: Ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, Jefe Financiero, Jefes de Presupuesto y Tesorerías. En la Dirección de Sanidad: Área Administrativa y Financiera – Grupo Financiero, coordinación de Presupuesto, Técnico Obligaciones SIIF y Coordinación de Tesorería. 1.4 RESPONSABLES En la Dirección General y Dirección de Bienestar Social: 132
Director Administrativo y Financiero, firma modificaciones al PAC, sustitución de cuentas, informes de ejecución de recursos. Jefe Área Financiera, autoriza cupos sin situación de fondos, firma modificaciones al PAC Tesoro General, firma las modificaciones al PAC y Operaciones Auxiliares de Tesorería OAT. Responsable Cuenta Única Nacional, en la programación, ejecución y control PAC autorizado para la Policía Nacional. En la Dirección de Sanidad: Jefe Grupo Financiero, responsable PAC coordinador de Presupuesto en la programación, ejecución y control PAC autorizado para la Dirección de Sanidad, el Técnico Obligaciones SIIF y el Coordinador de Tesorería. 2. INGRESOS 2.1 INGRESOS RECURSOS DE LA NACION 2.1.1 DESCRIPCION Ingresos de fondos por asignación de las recursos que hace el Ministerio de y Hacienda y Crédito Publico- Dirección Nacional del Tesoro y Recaudo por concepto de reintegros de acuerdo a las novedades que se presenten. 2.1.2 GENERALIDADES Procedimiento para Ingresos de Recursos de la Nación: Según obligaciones, órdenes de pago y operaciones auxiliares de Tesorería (OAT) recibidas para su cancelación de acuerdo al cupo disponible, el respectivo Tesorero, solicita los Recursos a través del SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA “SIIF”. Una vez se tiene la confirmación del pago, se registra el ingreso con la nota crédito y/o la consignación de la situación de Recursos, en el SISTEMA FINANCIERO INTEGRADO “SFI”. En las Tesorerías donde opera el sistema manual, se efectúa el registro en los libros auxiliares de Caja y/o bancos. Cuando se presentan recaudos por reintegros de vigencias anteriores, se clasifican contablemente, se elaboran los recibos de caja, consignaciones ó notas crédito en el SISTEMA FINANCIERO INTEGRADO “SFI”. En el sistema manual, diariamente se efectúan las consignaciones bancarias de los recaudos y se registran en libros auxiliares de Caja y/ o Bancos. Los reintegros de vigencias anteriores que se presenten en las unidades del país, deberán realizarse en los plazos establecidos y consignarse en las cuentas corrientes autorizadas por la Dirección del Tesoro Nacional. Además deberán remitir la información presupuestal en forma detallada. Es de anotar, que dichos valores no cuenta con ningún beneficiario.
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En lo que hace referencia a los sobrantes de vigencia actual, se elabora informe de los mismos en forma mensual, al Grupo de Presupuesto de la Dirección Administrativa y Financiera para su reutilización. 2.1.3 COMPETENCIAS 1. En la Dirección General: Dirección Administrativa y Financiera a través del Área Financiera, Grupo de Tesorería y Direcciones que generen las novedades. 2. En las Unidades de Policía: Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, Jefe Financiero, Tesorería, Recursos Humanos. 3. En la Dirección de Sanidad: Área Administrativa y Financiera a través del Grupo Financiero, coordinación de Tesorería. 2.1.4 RESPONSABLES 1. El Tesorero respectivo con la solicitud de los recursos a la DTN, y los funcionarios responsables con el recaudo de los dineros y elaboración recibos de caja, consignaciones y demás registros. 2. En las Unidades de Policía: los recibos de caja son firmados por el Tesorero Principal. 2.2 FONDOS ESPECIALES Y TERCEROS 2.2.1 DESCRIPCION Son ingresos definidos por la Ley, como aquellos ingresos percibidos por la prestación de un servicio público específico producto de las actividades propias de cada unidad, Donaciones y Transferencias de otras entidades del Estado y Particulares, relacionadas en el normal desarrollo de la Policía Nacional. 2.2.2 GENERALIDADES Procedimiento para Ingresos de Fondos Especiales y Terceros. Cuando se presentan recaudos directamente en ventanilla, por concepto de Fondos Especiales y Terceros, se establece el origen para clasificar contablemente el ingreso, se elabora el recibo de caja, y se registra en libro de Caja; diariamente se efectúan las consignaciones bancarias de los recaudos y se registran en libros auxiliares de Bancos. Cuando se trate de ingresos por consignaciones nacionales, se registra el ingreso con la nota crédito y/o la consignación, teniendo previamente la clasificación contable de los mismos. Mensualmente se elabora informe y certificación de Ingresos para Presupuesto. 2.2.3 COMPETENCIAS
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1. Dirección Administrativa y Financiera a través del Area Financiera, Grupo de Tesorería. 2. En las Unidades de Policía: Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, Tesorería. 2.2.4 RESPONSABLES 1. El Tesorero respectivo con los funcionarios responsables del recaudo del dinero, elaboración recibos de caja y consignaciones y demás registros. 2. En las Unidades de Policía: Los recibos de Caja son firmados por el Tesorero. 2.3 FONDOS ESPECIALES- FONDO DE SALUD DE LA POLICIA NACIONAL 2.3.1 DESCRIPCION Recaudos originados por ingresos al Fondo Cuenta Subsistema de Salud de la Policía Nacional, por concepto de aporte patronal salud 8%, aporte afiliado salud 4%, ATEP 2%, venta de servicios, recobro SOAT, Rendimientos Financieros, aprovechamientos utilización recursos de salud, exámenes de capacidad psicofísica, cuotas moderadoras, y pagos compartidos. 2.3.2 GENERALIDADES El recaudo de fondos de Salud se efectuará a través de una cuenta única de recaudo a nivel nacional, mediante el sistema de recaudo nacional codificado de cuotas. La dirección de sanidad no recibirá en ventanilla recursos en efectivo, solo consignaciones y cheques. Cuando se reciban cheques se establece el código de origen de los recursos para su registro, contable y presupuestal, en el sistema y la generación del recibo de caja; diariamente se efectúan las consignaciones bancarias de los cheques recibidos y se registran en el sistema, para la afectación de bancos correspondiente. Cuando se trate de ingresos por consignaciones, locales o nacionales, se registra, contable y presupuestalmente, en el sistema el ingreso con el informe de recaudo nacional codificado de cuota y/o la consignación, realizando previamente depuración de las consignaciones físicas del informe de recaudo nacional de cuotas. Mensualmente, el responsable de ingresos en la coordinación de presupuesto, genera el informe de ejecución de ingresos. 2.3.3 COMPETENCIAS 1. En la Dirección de Sanidad: El Área Administrativa y Financiera a través del Grupo Financiero, coordinación de Tesorería. 2. En las Unidades de Policía: Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, Jefe Financiero, Jefe de Salud y Tesorería. 135
2.3.4 RESPONSABLES Tesorero, y funcionarios de ventanilla y registro de ingresos de la coordinación de tesorería. Los recibos de caja y comprobantes de ingresos serán firmados por: En la DISAN: Tesorero y funcionario responsable del registro de ingresos de la coordinación de tesorería. En la Unidades de Policía: Los recibos de Caja son firmados por el Tesorero. 3. PAGO DE OBLIGACIONES 3.1 GASTOS DE PERSONAL 3.1.1 DESCRIPCION Pago de nóminas de: Sueldos Personal Activo, de planta y por contrato de prestación de servicios, Vacaciones, Vigencias Expiradas, Especiales y Acreedores Varios. 3.1.2 GENERALIDADES Procedimiento para pago de sueldos de personal Activo en la Policía Nacional: Con el registro del ingreso y/o la consignación de la situación de Recursos en los libros auxiliares de bancos, se efectúa la revisión de la nómina. Mediante la aplicación SFI, se efectúa la revisión de la nómina por interface, para proceder a autorizar el pago, acción que permite la elaboración de las planillas de nóminas y los cheques en la Unidad de Sistemas. Además se debe efectuar revisión documental de la nómina, aún realizándose por interface, con el fin de validar la consistencia de los soportes de pago frente al registro en el sistema. Se recibe del Jefe de control de calidad de la Oficina de Telemática los productos de nómina generados allí, es decir, planillas de nómina, cheques, libro sistematizado de bancos y desprendibles, y en el caso de DIBIE adicionando medio magnético compatible con Excel. En la DISAN se reciben de la coordinación de nómina los productos de ésta y se paga mediante abono en cuenta. 4. Se procede a estampar los sellos de restricción y control a los cheques, se desglosan al igual que las planillas de nómina por Direcciones y Áreas, para organizar y empastar una a una, con su respectivo grupo de cheques. En DISAN, una vez revisada la consistencia de los documentos con el registro en el sistema, nómina entrega a Tesorería el Diskette encriptado, para su envío al Banco, con fecha del día hábil siguiente a la fecha de envío, con sus respectivas planillas soporte, el cual es entregado en el Centro de Convenios del Banco para su procesamiento de abono en cuenta en las horas de la noche. Se enumeran las nóminas, de acuerdo al cheque y se efectúa la revisión y liquidación de novedades oficiadas previamente por la Dirección de Recursos 136
Humanos y/o despachos judiciales, procediendo a la anulación de los cheques y la generación de otros por efecto de la liquidación. Las novedades del Personal secuestrado y/o desaparecido, se liquidan con el oficio de la Oficina de Derechos Humanos de la Policía Nacional. Luego los Tesorero(s), firman los cheques, entregan mediante arqueo y oficio de Plan de Pagos los cheques y las nóminas a cada responsable de entregarlos personalmente, previa identificación del mismo y/o a terceros a través de autorización amplia y suficiente del titular. Se registra el egreso, en los libros Auxiliares de Bancos, previa verificación y revisión de la nómina, para proceder a generar el comprobante de egreso a través del sistema, o en su defecto revisado por el grupo de contabilidad, los elaborados en forma manual, deben ser enviados al Grupo de Contabilidad. En DISAN el proceso es automático. Con las solicitudes de giro personal y/o individual, se elaboran los formatos de giros bancarios y se envían a la respectiva entidad bancaria. Terminado el pago se legaliza la nómina, con la revisión de firmas y el anexo de los documentos que soporten pagos a terceros. El valor de los cheques expedidos por la Tesorería y no entregados o no reclamados por los beneficiarios al corte de la cuenta mensual, quedan disponibles para su entrega durante los treinta (30) días siguientes en acreedores - Caja. Si al término del anterior plazo, no hubieren sido retirados por los beneficiarios, se contabilizará en Acreedores – Bancos. El sistema mostrará los Acreedores- Bancos, los cuales son registrados por la opción de Anulaciones con la respectiva nota de contabilidad, alimentando automáticamente la base de datos y/o listado de Acreedores. Descuentos de Nómina Se reciben de la oficina de Telemática los primeros días de cada mes, las nóminas de descuentos del personal activo de las diferentes unidades la Policía Nacional, así como de BIESO para ser girados en el siguiente orden de importancia: Embargos Judiciales Ley 100 (Aportes empleados por salud y pensión) Seguros Demás descuentos (Libranzas, créditos, Fondos de casino, retenciones en la fuente, etc.). Una vez revisadas las nóminas del personal activo se compara el valor global de cada una de éstas, con el valor de la orden de pago que envía el Area Financiera, para la solicitud de recursos ante la Dirección del Tesoro. 137
Confirmado el situado de los recursos por parte de la Dirección del Tesoro Nacional, se procede a tramitar los pagos respectivos a los diferentes beneficiarios, de acuerdo al cuadro de descuentos presentado por la oficina de TELEMATICA, mediante la elaboración del comprobante de egreso. Para la Dirección de Sanidad los descuentos son originados por nomina para elaboración de la respectiva orden de pago y revisión del jefe financiero y luego cumpliendo con los requisitos financieros se procede a su giro Los Embargos son el registro de las órdenes procedentes de los despachos judiciales para Embargar, desembargar y/o modificar e incluir cuentas de ahorros de los ya registrados del personal activo de la Policía Nacional. Los Suspendidos son aquellos descuentos que se constituyen con el 50% deducido al personal suspendido de su sueldo básico. Se constituyen en Acreedores Varios, hasta tanto la Justicia Penal Militar determine los fallos, ya sea para devolver los haberes al beneficiario, girarlos a la Caja de Sueldos de Retiro o reintegrarlos al Presupuesto Nacional. A partir del 14 de septiembre de 2000, con el Decreto 1791, los suspendidos por la Justicia Penal Ordinaria, son nominados y se les descuenta el 50%. El procedimiento para la constitución y pago es el siguiente: Se recibe de la oficina de telemática mensualmente mediante un listado, los descuentos por suspensiones penales. Los listados son verificados con las resoluciones recibidas de la Secretaría General. Los dineros son consignados en una cuenta especial de suspendidos. Una vez resuelto el fallo, la Secretaría General emite las resoluciones donde se ordena el pago, ya sea al beneficiario, a la Caja de Sueldos de Retiro o reintegro a Presupuesto Nacional. El beneficiario para obtener el pago debe presentar los requisitos exigidos por la Tesorería.- Fotocopia de la cédula de ciudadanía, fotocopia del carné policial si se encuentra activo, solicitud de devolución de haberes, fotocopia de la resolución en la cual se ordena la devolución de haberes, estudio de la huella del índice derecho ante la SIJIN, número de cuenta corriente o de ahorros, si el beneficiario se encuentra en otra localidad. Constitución y pago de los Acreedores en el SFI y elaboración de listados para Entes de Control. PROCEDIMIENTO PARA PAGO DE SUELDOS DE PERSONAL ACTIVO COMISIÓN AL EXTERIOR:
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La nómina de Comisión al exterior se elabora con base a los Decretos y Resoluciones, mediante los cuales se nombra personal activo de la Institución en comisión fuera del país. Los Decretos y Resoluciones se reciben de Recursos Humanos- Grupo destinación traslados. Los Decretos y Resoluciones, son firmados por el Ministerio de Defensa, cuando la comisión supera los noventa (90) días, también firma las Resoluciones cuando se trata de comisiones transitorias de oficiales superiores, exceptuando el grado de mayor. El Director de la Policía Nacional, firma las Resoluciones de comisiones transitorias para los grados de mayores, oficiales subalternos, nivel ejecutivo, suboficiales, agentes y personal no uniformado. Se procede a liquidar los haberes de acuerdo a los decretos números: 2557280297: “por la cual se reglamenta la liquidación de haberes, primas y viáticos, para comisiones en el exterior”. Decreto No. 00674-170298: “por la cual se fija una partida diaria, por concepto de prima de carestía para oficiales, suboficiales, nivel ejecutivo, agentes, en comisiones permanentes, en países como: Alemania, Francia, Reino Unido, Israel, Corea”. Decreto No. 00995-221099: modifica la Resolución No. 2557 del 2802987, art. 3, con respecto a la prima de navidad. Se envía la nómina al Área Financiera para revisión, proyección del dólar y elaboración orden de pago. Una vez elaborada la orden de pago, la Tesorería solicita el PAC. Situados los recursos se procede a la negociación de las divisas con la entidad bancaria. Cuando el Jefe Área Financiera autoriza la compra de las divisas, se procede a elaborar la carta de instrucciones para el Banco elegido, donde se solicitan valores en efectivo y valores de transferencia, en el caso de las transferencias se anexa cuadro con número de cuenta, banco, país, beneficiario y valor; se envía cheque por el valor de la nómina, formulario No.5, declaración de cambio debidamente diligenciado; carta autorización para retiro de dólares cuando se solicitan en efectivo. El Tesorero procede a la cancelación de la nómina DIRECCION DE SANIDAD En razón a que la Dirección de Sanidad paga nómina con Fondos de Salud, se efectúa el traslado de fondos, mediante nota de traslado interno de fondos a cuenta corriente de nómina, con tres días hábiles anteriores a la fecha programada de pago, el cual se realiza a través de abono en cuenta individual del funcionario, autorizando su descuento de la cuenta corriente con nota de traslado de pago a terceros Se autoriza al Banco el pago de aportes parafiscales y descuentos de nómina, mediante nota de traslado de pago a terceros, remitiendo a éste los respectivos soportes de pago. El banco debe hacer efectivos los pagos dentro de los tres 139
días hábiles siguientes y enviar las respectivas consignaciones, soporte de pago, para su entrega a la coordinación de nómina, el 3 de cada mes. 3.1.3 COMPETENCIAS 1. Dirección General 2. Dirección Recursos Humanos. 3. Oficina de Telemática. 4. Dirección Administrativa y Financiera (Ordenador del Gasto), Area Financiera. 5. Grupo de Presupuesto, Central del Cuentas, y Grupo de Tesorería. 6. Secretaria General – Conoce el proceso penal, elabora resoluciones. 3.1.4 RESPONSABLES 1. Jefe de Registro y Control 2. Jefe Grupo de Destinación y Traslados 3. Jefe de Talento Humano 4. Telemática * Supervisor de nóminas y Jefe de Control de Calidad 5. Director General firma resoluciones para el caso de los Suspendidos, Director Administrativo y Financiero quien firma las nóminas y Ordenes de Pago. 6. Jefe Grupo de Presupuesto 7. Jefe Area Financiera, firma Causación y Obligación. 8. Tesorero respectivo firma nóminas, Cheques y comprobantes de egreso y en DISAN firma la nota de traslado al Banco junto con el Jefe del Grupo Financiero. 9. Funcionarios de tesorería quienes entregan los cheques a los beneficiarios. 10. Responsable de Embargos 11. Responsable de Descuentos 12. Auxiliar Contable encargado de realizar la liquidación extemporánea de Descuentos. 13. Cuenta Única Nacional 14. Auxiliar de Tesorería quien firma comprobante de egreso por su elaboración 3.2. GASTOS GENERALES, INVERSION Y FONDOS ESPECIALES 3.2.1 DESCRIPCION Pago de obligaciones adquiridas por la Policía Nacional, por concepto de adquisición y/o suministro de bienes y servicios. 3.2.2 GENERALIDADES Procedimiento para el pago de proveedores: Se reciben las cuentas con los documentos soporte: Obligación y Orden de Pago (SIIF), Causación de Obligación (SFI), Orden de Pago (sistema manual), Contrato con o sin formalidades plenas, Entrada de Bienes, Acta de Recepción, Factura o Constancia de Prestación del Servicio Certificado de Disponibilidad Presupuestal (SFI), registro presupuestal de compromiso (SIIF). 140
En el sistema manual se efectúa revisión de documentos y descuentos. En el sistematizado, se efectúa confirmación y Causación de Deducciones, de la cuenta a través de SIIF; en el Módulo de Tesorería SFI, se autoriza pago previa verificación de la Causación Obligación y los documentos. En el sistema manual, se registran los ingresos para proceder al pago, en los libros auxiliares de Caja y Bancos, con los documentos soporte (comprobante de ingreso, Copia de Consignación, Nota Crédito); en SFI se registran los ingresos con los mismos documentos y se generan los respectivos comprobantes de ingreso para ser enviados a Contabilidad. Selección Masiva de Obligaciones y confirmación de Órdenes de Pago a través de SIIF, generación de comprobantes de egreso y elaboración de cheques a través de SFI, en el sistema manual, elaboración y registro de los comprobantes de egreso y cheques en los libros auxiliares de Bancos. Luego el Tesorero Principal y/o Auxiliar, coloca los sellos restrictivos y el protectógrafo a los cheques en el momento de firmarlos, revisa la totalidad de la cuenta, igualmente firma los comprobantes de egreso, para ser entregados personalmente a cada Proveedor y/o autorizado, previa identificación de los mismos. Terminado el pago, se legaliza la cuenta con la firma de recibido del proveedor y/o beneficiario, en su defecto con la consignación o giro bancario y los documentos soportes de pagos a terceros. El valor de los cheques expedidos por la Tesorería, y no entregados o no reclamados por los beneficiarios al corte de la cuenta mensual, quedan disponibles para su entrega durante los treinta (30) días siguientes en acreedores - Caja. Si al término del anterior plazo, no hubieren sido retirados por los beneficiarios se contabilizará en Acreedores – Bancos. 8. Los cheques deberán llevar sello restrictivo “para consignar únicamente a la cuenta del primer beneficiario” 9. Organización del archivo 3.2.3 COMPETENCIAS 1. En la Dirección General: Dirección Administrativa y Financiera a través del Area Financiera, Grupo de Presupuesto, Central de Cuentas, Cuenta única y Grupo de Tesorería. 2. En las Unidades de Policía: Ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, Jefe Financiero y Coordinaciones de Presupuesto y tesorería. 3.2.4 RESPONSABLES 1. En la Dirección General: El Director Administrativo y Financiero, Jefe Area Financiera y funcionario de Central de Cuentas, firman la Causación Obligación (SFI). 141
2. El Director Administrativo y Financiero, firma la Obligación y la Orden de Pago (SIIF). 3. El Tesorero Principal y Auxiliar de este proceso firman los cheques. Los comprobantes de egreso, son firmados por el tesorero y el auxiliar de tesorería. 4. En la Unidades con procesos sistematizados: Las Ordenes de Pago (SFI) son firmadas por el Ordenador del Gasto, Jefe Financiero, Funcionario Responsable de la Central de Cuentas y visto bueno del Jefe de Presupuesto. Las Órdenes de pago SIIF son firmadas por el Ordenador del Gasto, Jefe Financiero y funcionario responsable de la Causación SIIF. 5. Los comprobantes de egreso son firmados por Tesorero y el funcionario responsable de su elaboración y los cheques son firmados por el Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces y el Tesorero. 6. En las unidades con proceso manual: Las órdenes de Pago son firmadas por el Ordenador del Gasto y el Jefe de Presupuesto y el funcionario encargado de su elaboración. 7. Los comprobantes de egreso son firmados por el Tesorero y quien lo elabora y los cheques son firmados por el Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces y el Tesorero. 3.3 TRANSFERENCIAS 3.3.1 DESCRIPCION En la Dirección Administrativa y Financiera las transferencias corresponden a Pago de Cesantías Definitivas, indemnizaciones especiales por muerte y por invalidez, pensiones y pago de Sentencias y Conciliaciones y descuentos inherentes de ellos. Así mismo, los Acreedores Varios de la cuenta de Transferencias, son aquellos que se constituyen por cesantías no cobradas, por estar embargadas por alimentos o procesos judiciales, hasta tanto exista regulación de los juzgados competentes, u orden judicial de desembargo. La DISAN debe realizar transferencia al Fondo de Solidaridad y Garantía – FOSYGA, de una doceava parte de los ingresos recibidos en el mes por concepto de cotizaciones, el cual se gira con Fondos Especiales – Fondo Salud. Así mismo por esta cuenta se manejan Sentencias y Conciliaciones generadas por procesos conciliatorios con proveedores. En las Unidades de Policía por esta cuenta, se maneja la cancelación de pensiones y acreencias que provengan de los mismos pagos. 3.3.2 GENERALIDADES Mediante la aplicación SFI, se efectúa la revisión de la nómina por interfase, para proceder a autorizar el pago, acción que permite la elaboración de las planillas de nóminas y los cheques en la Unidad de Sistemas. Se recibe del Jefe de control de calidad de la Oficina de Telemática los productos de nómina generados allí, es decir, planillas de nómina, cheques, libro 142
sistematizado de bancos y desprendibles, igualmente medio magnético compatible con Excel. Se registra el egreso, en los libros Auxiliares de Bancos, previa verificación y revisión de la nómina, para proceder a generar el comprobante de egreso a través del sistema, o en su defecto revisado por el grupo de contabilidad, los elaborados en forma manual, deben ser enviados al Grupo de Contabilidad. Con las solicitudes de giros personales y/o individuales, se elaboran los formatos de giros bancarios y se envían a la respectiva entidad bancaria. Terminado el pago se legaliza la nómina, con la revisión de firmas y el anexo de los documentos que soporten pagos a terceros. El valor de los cheques expedidos por la Tesorería y no entregados o no reclamados por los beneficiarios al corte de la cuenta mensual, quedan disponibles para su entrega durante los treinta (30) días siguientes en acreedores - Caja. Si al término del anterior plazo, no hubieren sido retirados por los beneficiarios, se procederá a anularlos y con esta operación quedarán registrados como Acreedores – Bancos. 7. El sistema mostrará los Acreedores Varios - Bancos, los cuales son registrados por la opción de Anulaciones con la respectiva nota de contabilidad, alimentando automáticamente la base de datos y/o listado de Acreedores. Se reciben de la oficina de Prestaciones Sociales, las nóminas de descuentos realizados al personal retirado de la Policía Nacional, como son: (cesantías definitivas, indemnizaciones, especiales por invalidez, muerte, pensiones, etc), para ser girados en el siguiente orden: Embargos judiciales Demás descuentos (libranzas, créditos, fondos de casino, etc.) 9. Los Embargos son el registro de las órdenes procedentes de los despachos judiciales para Embargar, desembargar y/o modificar los ya registrados, del personal retirado de la Policía Nacional, e inclusión en el sistema de cuentas de ahorros de los demandantes, para consignaciones en la entidad financiera. Procedimiento para el pago de pensiones: Una vez revisadas las nóminas del personal pensionado se compara el valor global de cada una de éstas, con el valor de la orden de pago que envía el Área Financiera, para la solicitud de recursos ante la Dirección del Tesoro. Confirmado el situado de los recursos por parte de la Dirección del Tesoro Nacional, se procede a tramitar los pagos respectivos a los diferentes beneficiarios, mediante la elaboración del comprobante de egreso. Se procede a estampar los sellos de restricción y control a los cheques, se desglosan al igual que las planillas de nómina de acuerdo al origen de la Pensión, con su respectivo grupo de cheques. Luego los Tesorero(s), firman los cheques, entregan mediante arqueo los cheques y las nóminas a cada funcionario responsable de entregarlos personalmente a cada beneficiario, previa identificación del mismo y/o a terceros a través de autorización amplia y suficiente del titular. 143
Se registra el egreso, en los libros Auxiliares de Bancos, previa verificación y revisión de la nómina, para proceder a generar el comprobante de egreso a través del sistema, o en forma manual para las unidades. Con las solicitudes de giros personales y/o individuales, se elaboran los formatos de giros bancarios y se envían a la respectiva entidad bancaria. Terminado el pago se legaliza la nómina, con la revisión de firmas y el anexo de los documentos que soporten pagos a terceros. Así mismo, si pasados 6 meses, el personal pensionado no se presenta a cobrar, se hace necesario que los pagadores informen al Grupo de Prestaciones Sociales, Unidad de pensionados sobre este personal con el fin de excluirlos de nómina, con el fin de evitar que se continúen acumulando y aumentando los acreedores varios; sin perjuicio a que posteriormente se vuelvan a nominar titulares o beneficiarios de éstos, que acrediten tal calidad a partir de la fecha en que se cause como novedad el presente acto administrativo. Igualmente las pagadurías, una vez esté en firme el acto administrativo y reciban copia de él, deben reintegrar al Presupuesto Nacional los dineros que se encuentren pendientes de pago por concepto de mesadas pensionales, debiendo informar a la Unidad Procesos de Pensionados del Grupo de Prestaciones Sociales, en forma detallada: persona, valor, número de giro; mediante el cual fueron reintegradas las sumas correspondientes, esto cuando se extingue la obligación. El personal que no pueda presentarse a cobrar, deberá suministrar su número de cuenta de ahorros o corriente, de cualquier entidad bancaria, previo diligenciamiento del respectivo formato, comprometiéndose a firmar supervivencia cada tres meses, es decir: en los meses de marzo, junio, septiembre y diciembre dentro de los primeros 15 días. Los Tesoreros en sus correspondientes pagadurías, deberán consignar las Pensiones en las cuentas que los beneficiarios soliciten, exigiendo la presentación Personal o el envío de la supervivencia de los municipios aledaños al Departamento de su competencia, o que se encuentre bajo su responsabilidad. En caso de encontrarse fuera del país, deberá hacer llegar supervivencia del consulado del país donde reside. En el momento de no hacer la presentación personal o no enviar la supervivencia, se bloquearán las respectivas cuentas; transcurridos (6) meses, sin hacer la debida presentación, se procederá a solicitar a la entidad financiera, la devolución de los valores consignados y la cancelación de la cuenta; simultáneamente se informará a la Unidad de Pensionados la novedad, a fin de que se proceda a excluir de nómina, sin perjuicio a que posteriormente se vuelvan a nominar titulares o beneficiarios de éstos, que acrediten tal calidad a partir de la fecha en que se cause como novedad el presente acto administrativo.
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El Grupo de Prestaciones Sociales, al momento de efectuar el reconocimiento de prestaciones sociales, tanto a titulares como a beneficiarios, procederá a identificarlos, previa firma y huellas decadactilares que reposarán en el expediente, a fin de que en el momento del pago, figuren antecedentes para cotejo de huellas y firmas. Procedimiento para el pago de descuentos del Personal Retirado: Con respecto a los descuentos realizados a las nóminas del personal retirado (Transferencias), se procede a: Revisar las nóminas Tener en cuenta los oficios de desembargo que envían los despachos judiciales. Tener en cuenta las órdenes de no pago que envía la oficina de Prestaciones Sociales. Constituir en acreedores varios, aquellos descuentos que van para varios despachos judiciales, y no se ha definido el porcentaje a girar a cada uno de ellos, en el momento de efectuar el pago. Requisitos para el pago de Prestaciones Sociales: a. Mediante Presentación Personal: 1. Diligenciar formato titular u otros beneficiarios según el caso. 2. Fotocopia cédula de ciudadanía. 3. Toma huellas dactilares. 4. Se envía a estudio grafológico o dactiloscópico para la debida confrontación con la hoja de vida o el expediente prestacional. 5. Se recibe el formato con la debida refrendación por parte del documentólogo o dactiloscopista, para proceder a realizar el pago. 6. En caso de que la huella dactilar sea ilegible, se enviará a la Registraduría, con el fin de que se efectúe un cotejo de huella con el archivo dactiloscópico, que existe en esta entidad. 7. Si el estudio sale positivo, se procede a efectuar el pago y se firma de la nómina con número de cédula. 8. Radicación en libro destinado para pago de nóminas, relacionando nombre, cédula, número de cheque, valor, dirección y teléfono, con firma y huella de quien cobra. 9. Toma de foto y entrega del cheque. Los cheques cuyo valor superen 10 salarios mínimos mensuales, deberán llevar sello restrictivo “para consignar únicamente a la cuenta del primer beneficiario”. b. GIRO O CONSIGNACIÓN 1. Solicitud giro electrónico por intermedio entidad financiera, o consignación a cuenta de ahorros o corriente a nombre del titular de la prestación. 2. Cotejo huella índice derecho ante DIJIN o SIJIN. 3. Fotocopia cédula de ciudadanía. 145
4. En caso de que sea imposible identificar al titular o beneficiario, se envía giro a las Tesorerías de los departamentos, para que se les cancele directamente previa identificación de los beneficiarios. 3.3.3 COMPETENCIAS 1. 2. 3.
Dirección General – Secretaría General y Prestaciones Sociales Dirección Administrativa y Financiera, Jefe Area Financiera, Grupo Tesorería. Oficina de Telemática
3.3.4 RESPONSABLES Secretario General - elabora Resoluciones Director Administrativo y Financiero - Firma Resoluciones Jefe Grupo Prestaciones Sociales - Elabora Nóminas Jefe Oficina de Telemática Genera productos de nómina. Jefe de Grupo Pensionados, elabora la nómina de pensionados y maneja novedades. Responsable Grupo de Descuentos Responsable Grupo de Embargos Auxiliar Contable encargado de realizar los descuentos extemporáneos Funcionarios encargados de la entrega de cheques OTROS PROCEDIMIENTOS INFORMES 4.1 ESTADO DIARIO DE FONDOS Y VALORES 4.1.1 DESCRIPCION Documento que se elabora para el control de los movimientos de la Tesorería, se genera por SFI o se elabora manualmente, plasmando los movimientos de ingresos y egresos diariamente en cajas, bancos, inversiones, anticipos, responsabilidades y cajas menores y para las diferentes unidades se tendrá en cuenta los movimientos de logística y CASUR; se envía para contabilidad con los documentos soportes. 4.1.2 GENERALIDADES Se recopilan todos los soportes de los ingresos y de los egresos del día, se deja una copia del comprobante de ingreso y de egreso para el archivo de la Tesorería y se entrega a contabilidad el original de los soportes con el original del comprobante de ingreso y la copia del comprobante de egreso, donde debe haber una persona responsable de la recepción y verificación inmediata del archivo de estos documentos en la dependencia. Se procede a la elaboración del Estado Diario de Fondos y Valores, verificando los saldos con los libros de Bancos y mensualmente se elabora el consolidado. 146
4.2 INFORME DE TESORERIA. Informe mensual de Bancos la para Cuenta Unica, sobre la ejecución de los recursos. 4.3 INVERSION EN TITULOS VALORES FONDOS ESPECIALES Cuadro que detalla la información relacionada con títulos valores. En la DISAN además de los anteriores informes, también se elaboran los siguientes: Promedio diario mensual de Bancos Informe de Saldos en bancos e inversiones financieras Informe de Cuentas por pagar Informe trimestral de Operaciones efectivas de caja 4.1.3 COMPETENCIAS Tesorería Grupo Contabilidad (Rendición Estado Diario de Fondos y Valores con la Cuenta Fiscal) 4.1.4 RESPONSABLES Tesorero Auxiliar de Tesorería 4.4 PRESENTACION Y CONSIGNACION DISTRITALES
DE IMPUESTOS NACIONALES Y
4.4.1 DESCRIPCION Presentación y consignación de las Declaraciones de Retenciones en la Fuente, impuesto al valor agregado(IVA), Timbre e Impuesto de Comercio Tableros y Avisos (ICA). 4.4.2 GENERALIDADES 4.4.2.1 PROCEDIMIENTO PARA PRESENTACIÓN Y CONSIGNACIÓN DE IMPUESTOS NACIONALES Y DISTRITALES. Con los valores discriminados que debieron retenerse por los diferentes conceptos sometidos a retenciones en la fuente (Impuesto a la Renta, Ventas y Timbre), durante el respectivo mes, se diligencia mensualmente el formulario preestablecido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, 147
“DECLARACION MENSUAL DE RETENCIONES EN LA FUENTE”, o mediante medios magnéticos. Se gira el cheque y se elabora el comprobante de egreso, por los valores retenidos y plasmados en la respectiva Declaración de Retención. El Tesorero firma el cheque y el comprobante de egreso. El Tesorero responsable como Agente Retenedor, firma y presenta la Declaración de Retención en la Fuente mensualmente y se consigna el valor retenido en los lugares y dentro de los plazos, que para tal efecto señale el gobierno Nacional. Para los Números de NIT, clasificados por la DIAN, como Grandes Contribuyentes, la presentación de la Declaración de Retención se efectúa a través de PRESENTACIÓN Y PAGO ELECTRONICO DE IMPUESTOS, aplicando los pasos anteriores. Anualmente, el Tesorero responsable como Agente Retenedor, ante la respectiva Unidad Administrativa de Impuestos y Aduanas Nacionales, expide los certificados de ingresos y retenciones correspondientes al año gravable inmediatamente anterior, según el formato y/ o la información que prescriba la DIAN. Cuando los procesos de Tesorería son manuales, se debe llevar un kárdex de Retenciones en la Fuente, que permita llevar el control de los conceptos, valores retenidos y todos los datos del contribuyente, necesarios para expedir Certificados y presentar cualquier información ante la DIAN, para efectos de cruce de cuentas. En el Sistema Financiero Integrado (SFI), la aplicación contiene las planillas de descuentos que reemplazan el kárdex. Para la Declaración de ICA, operan los mismos pasos anteriores considerando que estas declaraciones son bimensuales y el Formulario será el que prescriba la respectiva Alcaldía. Archivo 4.4.3 COMPETENCIAS 1. En la Dirección General: Dirección Administrativa y Financiera a través del Area Financiera, Cuentas por Pagar y Grupo Tesorería . 2. En las Unidades de Policía: Ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, Jefe Financiero, Tesorería. 4.4.4 RESPONSABLES En la Dirección General: Director Administrativo y Financiero, Jefe Area Financiera y funcionario de Central de Cuentas firman la Causación Obligación (SFI). El Director Administrativo y Financiero firma la Obligación y Orden de Pago (SIIF). El Tesorero Principal y Auxiliar de este procedimiento firman los cheques, y los comprobantes de egreso el tesorero y el auxiliar de Tesorería. En la Unidades de Policía: Los comprobantes de Egreso son firmados por el Tesorero Principal. CAPITULO VI 148
PROCEDIMIENTOS GENERALES Y RESPONSABILIDADES PARA EL PROCESO DE COBRO Y PAGO DE CUENTAS CENTRAL DE CUENTAS ORDEN DE PAGO 1.1 DESCRIPCION Documento que soporta la liquidación de los contratos de adquisición de bienes y/o servicios, reflejando la debida afectación contable para este ultimo, atendiendo la normatividad vigente. 1.2 GENERALIDADES 1. El procedimiento se inicia una cuando se agoten los tramites presupuestales y de contratación, una vez el almacenista haya recibido los bienes contratados o en caso de ser un servicio se expida la correspondiente constancia de prestación del servicio, para el caso de Construcción de Inmuebles actas de entrega parcial o final de obra según corresponda. 2. En el modulo central de cuentas se ejecutan los siguientes objetos del gasto (GASTOS DE PERSONAL, GASTOS GENERALES, TRANSFERENCIAS, INVERSIÓN Y FONDOS ESPECIALES, por cada uno de los rubros presupuestales de los anteriores Objetos del Gasto). 3. Las Oficinas de Licitaciones , Adquisiciones, Secretaria General, Grupo Seguros y Grupo de Presupuesto recepcionan de los Almacenes, la factura en original, copia de la entrada de almacén y/o constancia de prestación del servicio, actas de entregas de obra, anexa copia de los siguientes documentos, contrato, aprobación de la póliza, registro presupuestal, Impuesto de Timbre cuando la por ley se tenga esta obligación fiscal contrato, para los contratos de obra anexar a los mismos el recibo de pago del FIC (Fondo para la Industria de la Construcción), al igual que el pago al Sena. Para el caso de unidades Policiales quien realice la Contratación será el encargado de Recepcionar dicha documentación. Al respecto es importante observar que en la DISAN, no se anexa la copia de la póliza ni el registro presupuestal, por cuanto, en la entrada al almacén y/o recibido a satisfacción del servicio se identifica en número del contrato, del cual se anexa copia para el trámite de pago, por parte del proceso de liquidación y control de cuentas y una vez concluido el proceso de devuelve de a dicha coordinación para su archivo y trámite de cuentas posteriores. 4. Para el pago de anticipos las oficinas antes mencionadas entregarán a la Central de Cuentas copia del contrato, registro presupuestal, aprobación de la Póliza e impuesto de timbre y con estos documentos se procederá a la elaboración de las ordenes de pago tanto por SFI y SIIF respectivamente. Para las unidades que no estén en línea o cuyos procesos no estén sistematizados no 149
requieren orden de pago, solamente se elabora el respectivo comprobante de egreso. 5. La documentación del punto 1.2.3, se entrega al Grupo Central de Cuentas (o quien haga sus veces en las unidades de Policía), donde se le asigna un numero consecutivo de radicación para el control respectivo, especificando dentro del mismo, fecha de recepción, No. contrato, No. factura, Beneficiario, valor , rubro presupuestal, analista responsable del proceso, fecha de programación del pago según lo estipulado en el registro presupuestal y pasa temporalmente el proceso de radicación. 6. Para las Unidades que manejan SFI y SIIF el Grupo Central de cuentas procede a realizar una revisión de la cuenta con el fin de elaborar la orden de pago en SFI, indicando No. Empresa, fecha de elaboración, tipo de movimiento, NIT, relación de facturas, selección de la orden de entrada según el Almacén, vigencia, tipo de documento, No. de documento, Amortización del Anticipo si con anterioridad este documento se le pacto dentro del contrato, descargue presupuestal (Ejecución del Presupuesto según el rubro), concepto de tipo especifico, liquidación tributaria de acuerdo a los porcentajes establecidos en las normas tributarias vigentes y de acuerdo a las calidad del respectivo proveedor; los registros contables se reflejan pero no tiene efecto de causación por cuanto este proceso lo esta realizando los respectivos almacenes cuando son bienes y en este modulo se causa cuando son servicios o contratos de obra, se procede a la aprobación de la orden de pago y se le asigna una de las tesorerías de la Unidad según el presupuesto que se este ejecutando y se imprime la respectiva orden. Para las Unidades de Policía que no manejen procesos sistematizados deberán elaborar las ordenes de pago con sus respectivas causaciones, afectación Presupuestal y tributaria. 7. Con base en la orden de pago de SFI se procede a elaborar la orden de pago en SIIF, especificando, No. Registro Presupuestal, carpeta de deducciones con sus O.A.T Tributarios, carpeta de Datos Administrativos, Carpeta de datos financieros, carpeta de fechas, se grava el documento, se endosa a una cuenta de una de las Tesorerías y se Imprime, este proceso es validad para las Unidades que manejan SFI y SIIF. 8. Las ordenes de pago ordenes de pago las firma el Analista de cuentas que la elaboro, pasa a la firma del jefe Financiero (o quien haga sus veces en la Unidades de Policía). 9. Se complementa el control de radicación con los números de ordenes de pago de SFI y SIIF y se elabora oficio a la asesora económica de la Unidad quien efectúa la revisión respectiva y pasa a la firma del Ordenador del Gasto. Las Unidades con procesos manuales se envían para la firma del Ordenador del Gasto. 10. Una vez firmadas las ordenes de pago por el ordenador del gasto la asesora Económica pasa cada una de las ordenes tanto de SFI como SIIF al grupo de contabilidad para su revisión contable y documental y procede a elaborar oficio a Cuenta Única Nacional pasando copia del mismo al modulo 150
central de cuentas con el fin de descargar del radicador cada una de las cuentas que salieron de firmas del ordenador del gasto y proseguir con el control o seguimiento de la cuenta hasta la llegada a tesorería. Las Unidades con procesos manuales envían al grupo de Contabilidad de la Unidad y de allí pasa a la Tesorería Respectiva. 11. El Grupo Central de Cuentas deberá llevar un control permanente de las cuentas por pagar a los acreedores. 1.3 COMPETENCIAS En la Dirección General: La Dirección Administrativa y Financiera- el Área Financiera –Grupo Central de Cuentas. 2. En las unidades de policía: se sugiere que este procedimiento lo realice un funcionario con conocimientos presupuestales, contables y tributarios, o conformar el grupo central de cuentas de acuerdo al movimiento que cada unidad tenga diariamente. 1.4 RESPONSABLES 1. La liquidación, Causación de servicios y elaboración de la orden de pago es responsabilidad de cada analista de cuentas o quien haga sus veces en las respectivas unidades policiales. 2. La verificación final de la orden de pago en cada uno de sus apartes liquidación Causación y ejecución del presupuesto dentro de la misma es responsabilidad de la asesora económica o quien haga sus veces en las respectivas unidades policiales. 3. Las firmas de la orden de pago será firmada por el analista de cuentas, jefe financiero y Ordenador del Gasto, en las unidades policiales quienes hagan sus veces para tal fin. CAPITULO VII PROCEDIMIENTOS CONTABILIDAD 1.
GENERALES
Y
RESPONSABILIDADES
DE
LA
VALIDACIÓN DE LA INFORMACION
1.1 DESCRIPCION La validación de la información es el procedimiento en el cual se examina la información de entrada y salida aplicándose pruebas para determinar si hay o no inconsistencias, teniendo en cuenta los requisitos legales aplicables según el tipo de acto que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes de origen tanto interno como externo en original, debidamente diligenciados en forma cronológica y secuencial, en ellos se debe indicar entre otros aspectos la fecha, numeración, origen, refrendación de antecedentes como 151
(nombre del documento, origen, numero y fecha), Cuenta afectada, descripción (cantidad, detalle y cuantía de las operaciones), autorizados y refrendados por quienes intervienen en ellos o los elabore. Soportes que son utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares y principales, y posteriormente plasmarse en los comprobantes de contabilidad. 1.1
GENERALIDADES
1.
El procedimiento inicia con la recepción de:
Documentos Fuentes (Certificados de disponibilidad presupuestal, contratos con y sin formalidades plenas, Ordenes de entradas, ordenes de salida, facturas, ordenes de pago, comprobantes de egresos, actas, pólizas, consignaciones, notas débitos y créditos, cheques anulados, resoluciones iniciales de presupuesto y sus modificaciones). Informes Complementarios (estado diario y mensual de fondos y valores, planillas de ingresos y egresos a almacenes, movimiento presupuestal de tesorería, Informe de ejecución presupuestal de gastos, informe ejecución presupuestal de ingresos, informe ejecución presupuestal vigencia futuras, informe ejecución presupuestal vigencia reserva presupuestal, informe ejecución presupuestal vigencia cuentas por pagar, movimiento por grupo de bienes, relación numérica y detallada de los soportes emitidos por presupuesto, contratos, almacenes, tesorerías, relación de anticipos e inversiones, control de cajas menores, relación de acreedores varios, relación del situado del recurso de la DTN, extractos bancarios en papel y medio magnético, libros de bancos. Certificación de saldos emitidos por la entidad financiera, inventario de bienes físico a 31 de diciembre de cada año; y en forma mensual durante los cinco primeros días los cuadros establecidos en la resolución 036 de 1998). 2.
Revisión fiscal y contable
Practicada a los documentos soportes con el propósito de determinar si hay o no inconsistencias con base en los requisitos principios y normas legales según el acto que se examine. Revisión operacional Practicada a los documentos soportes en cuanto a las transacciones registradas originada por los hechos económicos. Registro Se deben realizar en forma diaria, cronológica, secuencial, organizada, estadística y cuantificable de cada una de las características de identificación individual de la información generada. 5.
Elaboración 152
Con base en los anteriores registros se deben elaborar los comprobantes de contabilidad, y demás informes complementarios como son: (estado mensual de fondos y valores, planillas de ingresos y egresos a almacenes, análisis de movimiento de bienes, movimiento presupuestal de tesorería, relación de anticipos cuadro inversiones). 1.2. ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü
Tesorería Almacenes Presupuesto Central de Cuentas Contratos Adquisiciones Construcciones Secretaria General Logística Investigación y disciplina Contabilidad
1.3. ü ü ü ü ü ü 2.
COMPETENCIAS
RESPONSABLES
Ordenador del Gasto Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces Jefe Financiero Jefe de contabilidad Analista Contables Auxiliares Contables CONCILIACIONES BANCARIAS
2.1 DESCRIPCION Procedimiento que permite el cruce manual entre Extractos Bancarios y libros Principales y Auxiliares de Tesorería, de los valores recaudados y girados por cada una de las Tesorerías y lo pagado por el banco; detectar notas débito, notas crédito y partidas conciliatorias que se presentan en dicho cruce, como resultado se genera un documento llamado conciliación bancaria. 2.2 GENERALIDADES Solicitar a cada una de las tesorerías los libros principales y auxiliares de bancos. Solicitar al banco los extractos bancarios y certificaciones bancarias de cada una de las cuentas corrientes de la Unidad. Junto con los extractos bancarios deben solicitarse la certificación de saldos, las notas débito y las notas crédito relacionadas en el extracto. 153
Solicitar a las tesorerías relación y cheques anulados del mes a conciliar. Se considera que los cheques anulados al igual que las notas de contabilidad, deben estar anexos en el Estado Diario de Fondos y Valores y lógicamente estar relacionados en el auxiliar de cada cuenta bancaria. Solicitar copia a las tesorerías de las Notas de Contabilidad por ajustes de Tesorería del mes a conciliar. Tener presente cada una de las conciliaciones bancarias del mes anterior. Se hace el respectivo cruce entre extracto, conciliación anterior y libros. El funcionario encargado de elaborar la conciliación bancaria, debe informar mediante oficio a Tesorería para que por intermedio de ellos soliciten a la entidad financiera las notas débito y crédito que no hayan sido remitidas junto con el extracto bancario. Una vez realizada la conciliación bancaria es enviada a cada una de las tesorerías con el fin de que se analicen y se depuren las partidas conciliatorias y los cheques de más de seis meses en conciliación sean consultados al banco si han sido o no cancelados y se proceda a constituirlos en acreedores varios. 2.3 COMPETENCIAS Contabilidad Tesorería Entidades Bancarias 2.4 RESPONSABLES Ordenador del Gasto Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces Jefe Financiero Jefe de contabilidad Analista Contables Auxiliares Contables 3. ELABORACIÓN DE AJUSTES 3.1 DESCRIPCION Procedimiento que determina la realización de los ajustes contables de los registros realizados en las diferentes transacciones de la unidad. 3.2 GENERALIDADES Determinar las inconsistencias de las cuentas contables. Generar y/o verificar el movimiento de las cuentas inconsistentes. Determinar el documento soporte y las razones por las cuales se genero la inconsistencia. Elaborar el comprobante de ajuste con su respectiva nota de contabilidad, adjuntando los soportes necesarios para su justificación. 154
Incorporación del comprobante de ajuste y su revisión. 3.3 COMPETENCIAS ü ü ü ü ü ü ü ü ü
Ordenador del Gasto Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces Jefe Financiero Jefe de contabilidad Analista Contables Tesorería Almacenes Presupuesto Contratos
3.4 RESPONSABLES ü ü ü ü ü
Ordenador del Gasto Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces Jefe Financiero Jefe de contabilidad Analista Contables
4. ESTADOS CONTABLES 4.1 DESCRIPCION Regulan la operatividad de los procedimientos de identificación, clasificación, registro y valorización de los hechos financieros, económicos y sociales, y disponen los criterios de revelación de la información de las Unidades. Los Estados Contables revelan la situación o actividad de la Unidad, enmarcados en los objetivos, postulados, fines, características, principios, normas generales y técnicas del Plan General de Contabilidad Pública. Son producto del proceso contable y en cumplimiento de fines financieros, económicos y sociales, están orientados a revelar los estados de situación, de actividad y de flujos de recursos, físicos y monetarios, a una fecha y periodo, respectivamente y pueden ser de naturaleza cuantitativa o cualitativa y poseen la capacidad de satisfacer necesidades comunes de las Unidades El contenido de los estados contables de las unidades, debe ser consistente con los postulados de confiabilidad y utilidad de la información, para atender propósitos de cultura ciudadana, gestión, control y análisis. Deben prepararse y presentarse en forma comparativa con los del mes inmediatamente anterior, siempre que tengan una duración equivalente, de acuerdo con las normas que para tal efecto se expidan
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4.2 GENERALIDADES Balance General. Instrumento contable de gestión, de tipo gerencial, que presenta en forma general y clasificada, resumida y consistente, la situación financiera, económica y social de la Unidad, expresada en unidades monetarias, a fecha 30 de cada mes, y debe revelar la totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y situación del patrimonio público. Notas a los estados contables. Corresponde a las explicaciones que complementan los estados contables y forman parte integral de los mismos. Tienen por objeto revelar la información adicional necesaria, de los hechos financieros, económicos y sociales relevantes, la desagregación de valores contables en términos de precios y cantidades, así como aspectos de difícil representación o medición cuantitativa, que han afectado o puedan afectar la situación de la Unidad. 4.3 COMPETENCIAS Ordenador del Gasto Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces Jefe Financiero Jefe de contabilidad Analistas Contables Auxiliares Contables Tesorería Almacenes Presupuesto Contratos 4.4 RESPONSABLES Ordenador del Gasto, quien firma el Balance General, los ajustes y notas a los Estados Financieros. Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, quien firma el Balance General, Análisis por grupo de bienes. Jefe Financiero, quien firma el Balance General y los ajustes. Jefe de contabilidad, quien firma las planillas, comprobantes de contabilidad, ajustes, balance general, notas a estados financieros e demás informes complementarios de la cuenta fiscal con su numero de tarjeta profesional. Analistas Contables, firman las planillas y los comprobantes de contabilidad. CAPITULO VIII PROCEDIMIENTOS GENERALES Y RESPONSABILIDADES PARA EL GRUPO CENTRAL CONTABLE 1. ASESORIA Y CAPACITACION GRUPO CENTRALCONTABLE 156
1.1 DESCRIPCION El Grupo Central Contable de la Dirección General es la oficina encargada de prestar asesoría y capacitación en materia contable, a todo el personal que conforma los Grupos de Contabilidad de las diferentes unidades del país, en procura de lograr que los estados contables sean presentados de acuerdo a los parámetros ordenados por la Contaduría General de la Nación y los demás órganos de control del estado. 1.2 GENERALIDADES Elaboración de instructivos mediante los cuales se capacita al personal de los Grupos de contabilidad de las diferentes unidades del país, cuando la norma presente cambios o cuando se haga indispensable la aclaración general de algún tema en particular. Emitir conceptos escritos en materia contable, a las unidades que así lo requieran. Programación de seminarios en los cuales se de instrucción al personal que conforma los Grupos de Contabilidad, con el fin de documentarlos y entregarles herramientas válidas para el mejor y adecuado desempeño de sus funciones. Elaborar normas de aplicación general en materia contable, mediante actos administrativos que satisfagan las necesidades de las unidades ejecutoras del país. Programación y desarrollo de cursos de capacitación y preparación de los jefes de contabilidad a nivel nacional. Visitas de asesoría y capacitación por parte de los analistas contables a las diferentes unidades del país, con el objeto de personalizar la ejecución de los procedimientos contables. 1.3 COMPETENCIAS En el ámbito nacional el Grupo Central Contable será el encargado de los procedimientos anteriormente descritos, en coordinación con el personal del grupo de contabilidad de la Dirección de Sanidad. En las unidades policiales: el jefe de contabilidad será el encargado de impartir instrucción a los funcionarios que así lo requieran. 1.4 RESPONSABLES Los analistas contables del Grupo Central contable, en coordinación con el personal que integra la Sección de contabilidad de la Dirección de Sanidad, en cabeza del coordinador de la Central Contable. 2. REVISION Y ANALISIS 2.1 DESCRIPCION Es el proceso mediante el cual se efectúa un análisis pormenorizado a la cuenta fiscal enviada por cada una de las unidades policiales del país los diez primeros 157
días de cada mes, en los procesos de presupuesto, almacenes, tesorería y contabilidad, presentado en el periodo, de acuerdo a los parámetros ordenados por la Contaduría General de la Nación, los órganos de control, otras entidades del estado y las normas generales que imparta el Grupo Central Contable. La revisión y análisis que efectúa el Grupo Central contable es con base en documentación y planillas que contienen el resumen de las operaciones administrativas y financieras de las unidades del país, Los documentos fuente para estos efectos reposarán en los archivos de cada unidad. 2.2 GENERALIDADES 1. Verificar que la cuenta fiscal contenga todos los documentos, debidamente refrendados con las firmas de cada funcionario responsable, de acuerdo a lo establecido por el Grupo Central Contable. Revisar y analizar que las transacciones reflejadas en cada uno de los comprobantes de contabilidad sean razonables y acordes con la documentación y planillas que contienen el resumen de las operaciones administrativas y financieras. Analizar los Estados Contables con el fin de verificar que las cifras presentadas en cada una de las cuentas sea razonable, así como constatar que lo presentado en las notas a los estados financieros corresponda a la realidad en los cambios que ello implica en dichos informes. 2.3 COMPETENCIAS En la Dirección General: Corresponde a los funcionarios del Grupo Central Contable y en la Dirección de Sanidad a los funcionarios del Grupo de contabilidad. En las unidades de Policía: De la elaboración de la cuenta el Grupo de Contabilidad; y las Oficinas de Presupuesto, Tesorería y Almacenes del envío oportuno de la Información a Contabilidad. 2.4 RESPONSABLES De la revisión y el análisis: En la dirección General Grupo Central Contable y en la Dirección de Sanidad a los funcionarios del Grupo de contabilidad. De la rendición de la cuenta fiscal: Cada una de las unidades policiales del país en cabeza del ordenador del gasto a través del Grupo de Contabilidad. 3. CONSOLIDACION 3.1 DESCRIPCION Una vez revisadas y depuradas las cuentas fiscales, procede la consolidación como la integración y sumatoria de los Estados Contables presentados por la Unidades policiales, la Dirección de Sanidad realizado el procedimiento anterior presenta a la Central Contable un consolidado el que se agrega, con el objeto de 158
rendir dicha información a la Contaduría General de la Nación, Contraloría General de la República y Comisión Legal de Cuentas de la Cámara de Representantes. 3.2 GENERALIDADES Revisada y analizada la información de cada unidad, por parte de los analistas contables y corregidas sus inconsistencias, se procede a efectuar la consolidación. Realizado este procedimiento se valida la información consolidada, detectando las posibles inconsistencias tanto al catálogo de cuentas como a las Operaciones Recíprocas. Posteriormente se elaboran los Estados Contables de conformidad con la circular externa 021 emitida por la Contaduría General de la Nación. 3.3 COMPETENCIAS En la Dirección General el Grupo Central Contable, para consolidar toda la información de la Policía Nacional y la presentar ante los órganos de control. En la Dirección de Sanidad el Grupo de Contabilidad para consolidar la información de la unidad ejecutora de salud y presentarla al Grupo Central Contable para su agregación 3.4 RESPONSABLES El Director General de la Policía Nacional Coordinador del Grupo Central Contable Jefe Grupo de Contabilidad de Sanidad Analista de Sistemas del Grupo Central Contable. 4. EVALUACION 4.1 DESCRIPCION Registro documental mediante el cual se elevan a los Ordenadores de Gasto, oficios, señalando las inconsistencias de tipo contable, detectados por los analistas, una vez que estos han revisado, analizado y consolidado la cuenta fiscal de cada unidad. 4.2 GENERALIDADES Los analistas contables desarrollan los procedimientos de análisis y revisión de las cuentas fiscales de todo el país, reflejando ante el Coordinador del Grupo Central Contable y el Jefe de Contabilidad de Sanidad, las inconsistencias, errores y observaciones que se hallan en cada cuenta. El coordinador del Grupo Central Contable y el jefe de contabilidad de Sanidad presentan los oficios con las observaciones e inconsistencias trimestralmente, para las firmas correspondientes procediendo enviarlas a las unidades. Los analistas contables efectúan el seguimiento a las correcciones de las inconsistencias y observaciones emanadas a los Ordenadores de Gastos. 159
4.3 COMPETENCIAS En el Grupo Central Contable al Coordinador del Grupo Central Contable y los analistas que conforman dicha oficina. 4.4 RESPONSABLES El Coordinador del Grupo Central Contable El Jefe de Contabilidad de la Dirección de Sanidad Los analistas del Grupo Central Contable y de la Dirección de Sanidad En las unidades ejecutoras de presupuesto a los Ordenadores de Gasto, Jefes de Presupuesto, Tesoreros, Almacenistas y Jefes Contables ARTICULO 2º. Los flujogramas de la presente resolución se realizarán de acuerdo con la normatividad expedida por la Oficina de Gestión Institucional. ARTICULO 3º. La Inspección General, controlará, verificará y evaluará la aplicación de lo dispuesto en la presente resolución. ARTICULO 4º. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.19 ü MANEJO DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO EN LA POLICÍA NACIONAL.
En la actualidad el manejo del sistema administrativo y financiero en la institución esta a cargo de la normatividad del SIIF Nación, por medio del decreto 2789 de 2004.
Aquí se da a conocer que el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación es una herramienta modular automatizada que integra y estandariza el registro de la gestión financiera pública, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y de sus entidades descentralizadas, y de brindar información oportuna y confiable. La Administración del Sistema está en cabeza del Viceministerio General de Hacienda. Las entidades que conforman el Presupuesto Nacional están obligadas a registrar en el SIIF Nación la gestión presupuestal, contable y de tesorería. Las demás entidades que conforman el Presupuesto General de la Nación registrarán la información mediante archivos planos. 19
Resolución numero 03169 de agosto 31 de 2001.
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La información registrada tiene carácter oficial. Y los usuarios son los responsables de la consistencia y veracidad de la información registrada. Las entidades son responsables por implementar las medidas de seguridad divulgadas por el administrador. Establece las funciones del Comité Directivo, siendo la principal aprobar los cambios que se deban hacer al SIIF y definir políticas sobre su cobertura. Establece las funciones del Comité de Seguridad, siendo la principal aprobar y evaluar el modelo de seguridad del SIIF. Señala como faltas gravísimas: Alterar, falsificar, introducir, borrar u ocultar información en los sistemas de información oficial. Permitir que personas no autorizadas tengan acceso a información oficial.
12.4 DEFINICION DE LAS ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE EN EL ÁMBITO ACADÉMICO PARA LA CUARTA UNIDAD DE LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACION Y LOGISTICA.
El estudio de la cuarta unidad de la presente asignatura de Administración y logística, se han identificado tres tipos de estrategias generales en el ámbito educativo. Las dos primeras ayudan al alumno a elaborar y organizar los contenidos para que resulte más fácil el aprendizaje (procesar la información), la cuarta está destinada a controlar la actividad mental del alumno para dirigir el aprendizaje e igualmente sirve de apoyo al aprendizaje para que éste se produzca en las mejores condiciones posibles. 1. Estrategias de elaboración. Partiendo de la necesidad de hacer conexiones entre lo nuevo y lo precedente, se considera que ya se cuenta con el cúmulo de conocimientos y conceptualizaciones para crear trabajo práctico en el campo administrativo, que permitan conocer y desarrollar actividades con material de guerra, de intendencia, vehículos y procesos contractuales de ejecución de presupuesto. 2. Estrategias de organización. A partir de esquemas creados, gracias al estudio de normatividad vigente, se puede contar con herramientas claras que conduzcan a la madurez en cuanto a la práctica de procesos administrativos y logísticos. 161
4. Estrategias de control de la comprensión. La mejor estrategia que se pude optar para lograr conocimiento por intermedio de la comprensión es la practica de esta serie de actividades típicas para un profesional de policía que como tal ostenta autoridad y responsabilidad al frente de una serie de estrategias bien definidas que conducirán a empoderarse de un conocimiento científico, sin desconocer el empirismo, basado en la practica y de esta manera lograr los objetivos propuestos, alejados de los errores.
12.5 GLOSARIO
Canales de Distribución: Los cauces de la venta apoyados por una empresa. Éstos pueden incluir ventas del menudeo, Ventas de asociados de distribución (por ejemplo, venta al mayoreo), Ventas del fabricante de equipo original (el OEM ), intercambio de Internet o ventas del mercado, y subastas de Internet. Canales Logísticos: La red de cadenas de suministro participantes comprometidas en almacenamiento, manejo, traslado, transporte y funciones de comunicaciones que contribuyen al flujo eficaz de los bienes. C-comercio: Se refiere a las interacciones comerciales colaborativas, electrónicamente habilitadas entre el personal interior de una empresa, compañeros comerciales y clientes a lo largo de una comunidad comercial. La comunidad comercial podría ser una industria, un segmento de industria, una cadena de suministro o un segmento de la cadena de suministro. Centro de distribución (DC): Un almacén de post-producción para bienes finales. Certificación ISO 9001: La norma internacionalmente reconocida que establece los requisitos para un Sistema de Dirección de Calidad para una compañía de servicio. ISO 9001 es un acercamiento a manejar un negocio con respecto a la calidad. Alcanzar la certificación es un proceso riguroso, con más de 130 requisitos que las operaciones deben cumplir. Ciclo de Orden: El tiempo y proceso involucrados desde la colocación de una orden al recibo del embarque Ciclo de Tiempo: El tiempo que toma para un negocio para recibir, surtir y entregar una orden a un cliente. Alguna vez sólo medido en días, muchas industrias miden ahora el ciclo de tiempo en horas. Consolidación: Combinación de dos o más embarques con el propósito de reducir las proporciones de transporte.
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Costos de almacenaje de inventario: Una medida financiera que calcula todos los costos asociados con sostener una unidad en almacenamiento, normalmente expresado como un porcentaje del valor del inventario. Incluye inventario-enalmacenamiento, almacenaje, obsolescencia, deterioro o estropeo, seguro, impuestos, depreciación y costo de manejo. Despliegue de inventario: Una técnica para posicionar inventario estratégicamente para cumplir los niveles de servicio al cliente mientras de minimiza el inventario y los niveles de almacenamiento. El inventario en exceso se reemplaza con información derivada a través de la supervisión del suministro, demanda, e inventario en reposo así como en movimiento. Dirección de los recursos: una competencia que abarca la especificación, compra, dirección, mantenimiento y disposición de los vehículos en el momento apropiado, con el fin de aumentar el retorno sobre la inversión. 12.6 SINTESIS UNIDAD CUATRO ASIGNATURA ADMINISTRACION Y LOGISTICA Programa de Cátedra de Administración y Logística. 1. Objetivos Se plantea, para este nivel, además de los contenidos específicos, una profundización de la bibliografía existente en cuanto a estas temáticas. 2. Conocimiento y comprensión de: La presente compilación de normatividad y bibliografía temática, la cual tiene por finalidad unificar la comprensión de la administración y logística; sin embargo, algunas de las normas aquí prescritas son de carácter general y deben y se debe investigar y a la vez actualizarse en todo este tipo de aspectos académicos y normativos. 3. Habilidades que le permitan: Leer el presente modulo, con seguridad servirá de “combustible” para profundizar en las temáticas, propendiendo por ubicar mas bibliografía similar, a fin de compactar aun mas el conocimiento de este tipo de tópicos, fortaleciendo la condición de administrador para darle cumplimiento a las obligaciones que la institución nos impone. Establecer diferencias evolutivas dentro del campo de la administración y la logística, permitiendo entender la necesidad existente de verdaderos profesionales en este aspecto, sin alejarse de la realidad única, que reposa en la claridad de saber que es un puente para el logro de la principal actividad institucional, que es la de brindar seguridad a la ciudadanía. 163
Explorar por medio de la elaboración de mapas conceptuales la mayor cantidad de conocimiento proveniente de esta interesante compilación de administración y logística Hacer a partir del estudio de procesos elaborados, en especial a procesos contractuales donde este inmersa la ejecución de recursos estatales, a fin de compenetrarse con la importancia de la transparencia que se exige a la hora de adelantar este tipo de emprendimientos Valorar críticamente los resultados de sus acciones a los fines de identificar avances y deficiencias en el aprendizaje individual y grupal. 4. Disposiciones para: Indagar y reflexionar a los fines de una búsqueda de superación intelectual. Participar activamente de las distintas instancias pedagógicas propuestas por la Cátedra. Asimilar nuevas situaciones para incorporar nuevas conductas dirigidos a un aprendizaje individual y colectivo, basado en la idea de la transformación de ideales. Buscar nuevas perspectivas para lo convencional con una actitud creativa. 5. Descripción analítica de actividades teóricas y prácticas Se propone la investigación de procesos establecidos, como por ejemplo la instalación de una granja integral en una unidad policial o la compra de un elemento siguiendo toda la ritualidad normatividad existente y exigible por parte de los entes de control tanto internos como externos, demostrando su entendimiento por intermedio de un trabajo investigativo propio, el cual puede ser en grupo, siempre orientado a la transparencia que solo la brinda el verdadero querer aprender.
La principal acción que, como se dijo antes, se persigue con este proceso es la de empoderar por medio de conceptos tanto tangibles como intangibles al estudiante para que se autonomice en un verdadero administrador de procesos logísticos, tolerante a la critica y permeable a la evolución de este tipo de transcursos.
164
12.7 EVALUACION POR COMPETENCIAS
COMPETENCIAS GENERALES
ESTRATEGIAS DE EVALUACIÓN Simulaciones
El Suboficial contribuye con las herramientas adecuadas para el control y seguimiento a los servicios de policía y a la gestión policial en los diferentes niveles del servicio. FUNDAMENTALES Autorregulación Empoderamiento conceptual Liderazgo ESPECIFICAS: El Suboficial identifica con claridad los diferentes procesos contractuales y normativos para llevar a cabo emprendimientos de tipo administrativo y logístico dentro del ámbito policial, con una orientación igualmente externa.
Asignación de actividades.
CRITERIOS DE EVALUACIÓN Ideas Hechos Sucesos Eventos Comparación Clasificación
Evaluación continua
Adelantar procesos Autoevaluación, coevaluacion y administrativos y logísticos heteroevaluacion de las institucionales. actividades.
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13 BIBLIGRAFIA
ü Manual de procesos de la Policía Nacional. ü Reglamentación institucional para el manejo, cuidado, conservación y mantenimiento de recursos logísticos.
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Autor modulo Administración y Logística:
Subintendente SERGIO DELGADO SALAZAR
Revisión y aprobación:
Sibaté. 14 de Diciembre de 2007
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