¿Qué es el MOF? El Manual de Organización y Funciones Funciones (MOF) (MOF) es un documento normativo donde se describe las funciones, objetivos, características, los requisitos y resonsabilidades de cada cargo que se desarrolla en una organización, así tambi!n un conocimiento integral de este, ermitiendo un mejor desarrollo desarrollo del del ente en la sociedad sociedad"" El MOF roorciona información información a a los servidores servidores,, #irectivos y Funcionarios sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura estructura general general de la organización .
Importancia a) Facilit lita el roceso de inducción inducción del del ersonal y ermite ermite el erfeccionami erfeccionamiento ento y$o orient orientaci ación ón de las funcio funciones nes y reson resonsabi sabilid lidades ades del cargo cargo al que %an sido sido asignados, así como alicar rogramas alicar rogramas de de caacitación caacitación"" b) #ete #eterm rmin ina a las las func funcio ione ness ese esecí cífifica cas, s, resonsabilidad resonsabilidad y y autoridad de los los carg cargos os dentro de la estructura org&nica de cada deendencia" c) 'ro 'roor orci cion ona a info inform rmac ació ión n a los los func funcio iona nari rios os y serv servid idore oress sobr sobre e sus sus func funcio ione ness esecíficas, su deendencia jer&rquica y coordinación coordinación ara ara el cumlimiento de sus funciones"
Elaboración de un MOF 'rimero se creara un equio t!cnico ara la elaboración del MOF
onstitución del equio t!cnico
Entre todos revisan y verifican conclusiones del an&lisis de los uestos con resecto a sus actividades y deberes" 'or tanto la elaboración del MOF suele imlicar un esfuerzo comn entre el equio t!cnico, los trabajadores y sus jefes inmediatos" El erfil del 'uesto y los asos ara %acerlo* •
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Es un roceso mediante el cual se busca determinar las actitudes, cualidades y caacidades que son fundamentales ara una adecuada ocuación" 'ara la elaboración del erfil es conveniente tomar en cuenta la e+eriencia laboral el nivel de formación adquirida y las condiciones de trabajo"
1º PASO n&lisis de -erarquización .uego de reunir la información requerida se revisa la estructura org&nica ara determinar la deendencia jer&rquica del uesto y con que unidades org&nicas mantiene una relación directa de coordinación" º PASO n&lisis desde los objetivos institucionales artir de la información recogida e revisara si el an&lisis de cargos realizado corresonde realmente al erfil que la institución desea y necesita ara mejorar el desarrollo de sus funciones* se revisara la conducta requerida a los emleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos %umanos" /Es el erfil del trabajador ara el uesto0" 1i no lo es /u&l es el adecuado0 .as tareas y actividades son suficientes ara el uesto0 !º PASO Elaborar la descrición del uesto* on la información y el an&lisis realizado se elabora una descrición y esecificación del uesto* •
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.a descrición del uesto incluye las resonsabilidades in%erentes al mismo así como las características imortantes y las condiciones de trabajo .a esecificación del uesto resume las cualidades ersonales necesarias ara el deseme2o del uesto"
MA"#A$ %E O&'A"I(A)I*" + F#")IO"ES , MOF El Manual de Organización y Funciones, es un documento normativo que describe las funciones esecíficas a nivel de cargo o uesto de trabajo desarroll&ndolas a artir de la estructura org&nica y funciones generales establecidas en el 3eglamento de Organización y Funciones, así como en base a los requerimientos de cargos considerados en el uadro ara signación de 'ersonal"
O-.E/I0O El Manual de Organización y Funciones tiene or objetivos*
#escribir las funciones rinciales de cada de deendencia, delimitado la amlitud, naturaleza y camo de acción de la misma" #eterminar los cargos dentro de la estructura org&nica y las funciones que le cometen" 'recisar las interrelaciones jer&rquicas y funcionales internas y e+ternas de la deendencia" #escribir los rocedimientos administrativos racionalizados"
#/I$I%A%ES #entro de las rinciales utilidades que resenta el MOF tenemos las siguientes*
#etermina las funciones esecíficas, resonsabilidades, autoridad y requisitos mínimos de los cargos dentro de la estructura org&nica de cada deendencia" 'roorciona información a los funcionarios y servidores blicos sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura general de la organización, así como sobre las interrelaciones formales que corresonda" yuda a institucionalizar la 1imlificación dministrativa roorcionando información sobre las funciones que le corresonde deseme2ar al ersonal al ocuar los cargos que constituyen los untos de tr&mite en el flujo de los rocedimientos" Facilita el roceso de inducción de ersonal nuevo y el de adiestramiento y orientación del ersonal en servicio, ermiti!ndoles conocer con claridad sus funciones y resonsabilidades del cargo a que %an sido asignados así como alicar rogramas de caacitación"
El MOF no ser& emleado ara crear nuevas unidades org&nicas distintas a las contenidas en el 3OF" 4amoco se utilizar& ara crear cargos al margen de los establecidos en el '"
El Manual de Organización y Funciones se elaborar& indeendientemente en cada unidad org&nica de segundo nivel organizacional ll&mese #irección 5acional, #irección 6eneral, #irección 4!cnica, Oficina u 7rgano de nivel equivalente" $IMI/A)IO"ES .as rinciales limitaciones a tener en cuenta serían*
5o es la solución a todos los roblemas administrativos, si bien constituyen un instrumento que uede roiciarla" 1i no se le actualiza ermanentemente, ierde vigencia" 1u costo de confección y revisión uede ser oneroso" .os asectos informales de la organización no se %allan contenidos en !l"
P&O)E%IMIE"/OS %E FO&M#$A)I*" 6eneralmente comrende las siguientes etaas* 1
P$A"EAMIE"/O
En esta fase se determinar& lo siguiente*
'roósitos del Manual 8suarios del Manual #esignación del ersonal resonsable de su elaboración ctividades a desarrollar" ronograma de trabajo 3ecursos materiales necesarios" Establecer el m!todo a utilizarse en la recolección de datos y an&lisis de la misma"
&E)OPI$A)I*" %E $A I"FO&MA)I*"
1e recoila información, de acuerdo al m!todo fijado en la fase del laneamiento" 'uede ser la investigación documental de arc%ivos9 entrevistas a los emleados y jefes ara obtener datos de las actividades y oeraciones en que intervienen9 la observación directa, etc" Es recomendable emlear el m!todo mi+to, o sea el uso de la encuesta con cuestionarios y en los casos eseciales o dudosos la entrevista" !
ES/#%IO + A"2$ISIS
1e roceder& al estudio e+%austivo de la información obtenida ara establecer si se encuentra ambig:edades, contradicciones o dulicidad al describir tanto las funciones generales como esecíficos" Este estudio uede enfocarse en dos formas* #e lo esecífico a lo general, o sea artiendo del an&lisis desde el cargo como c!lula b&sica del órgano, %asta llegar a establecer las funciones generales que osibiliten el logro del objetivo"
#e los general a lo esecífico, es decir iniciando el an&lisis del objetivo de la deendencia e ir desagregando en funciones generales, funciones esecíficas de cada una de las unidades estructurales, luego las actividades %asta llegar a las tareas cuyo conjunto constituye el cargo" 3
&E%A))I*" %E$ P&O+E)/O
8na vez analizada la información y delimitados los camos de acción de las unidades org&nicas que integrar la deendencia, se roceder& a la redacción del Manual, de acuerdo al esquema que luego detallamos" 1e recomienda utilizar el lenguaje claro, sencillo, concreto y breve" l describir las funciones, se deber&n emlear el infinitivo de los verbos al iniciar cada &rrafo" Ej" 3evisar, redactar, suervisar, formular, etc" 4
&E0ISI*" + AP&O-A)I*"
3edactado el royecto del Manual, ser& resentado a la autoridad suerior de la deendencia descrita ara que %aga las correcciones necesarias, lo revise y otorgue el visado al documento" on la visación del -efe de la deendencia interesada y el ;<=< de la Oficina de 3acionalización, se formular& en coordinación con la Oficina de sesoría -urídica la norma que lo aruebe y lo onga en vigencia, de acuerdo a los niveles de desconcentración de atribuciones" 5
P&ESE"/A)I*" E IMP&ESI*"
El Manual arobado se %ace imrimir*
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1e recomienda se %aga en %ojas sueltas, que ermita %acer modificada arciales sin alterar todo el documento" En %ojas de tama2o >? segn norma" 6uardarlos fólderes que ermita su f&cil manejo o intercambio" 8tilizar clave ara la numeración, que evite trastornos mayores en la sustitución" @ no usar letra muy eque2a ni muy grande"
%IF#SI*"
El Manual arobado e imreso debe reartirse entre el ersonal de la deendencia, y el ersonal directivo de las Oficinas con quienes debe coordinarse" 7
A)/#A$I(A)I*"
'eriódicamente se roceder& a estudiar y verificar si el documento %a cumlido con el objetivo9 qu! untos %ay que mejorar o sustituirlos or otros"