“INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR”
TEMA : MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
CURS CURSO O
:
RACI RACION ONAL ALIZ IZAC ACIÓ IÓN N II
ÑI
MANUAL DE ORGANIZACÓN Y FUNCIONES
2011
MOF
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CAPÍTULO I INTRODUCCIÓN En el presente manual se describe detalladamente la estructura y funciones de los órganos que conforman el cuerpo social de dicha empresa. En la cual sé esta detallando la autoridad y responsabilidad
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manejo en la organización y mejorar nuestro desenvolvimiento para así poder trabajar conjuntamente en equipo. APROBACIÓN Y ACTUALIZACIÓN En dicho manual la aprobación y la actualización esta a cargo del Gerente General, el cual toma decisión de aprobar, desaprobar o actualizar, así como, de la implantación de sus modificaciones y su posterior supervisión y control, como podrá suceder en los siguientes casos a mencionar:
Ampliación de la estructura orgánica.
Cuando existe modificación en las funciones de los órganos directivos.
Cuando se reduce la estructura orgánica.
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iniciales S.A.” Para que se constituya la sociedad es necesario que tenga su capital suscrito totalmente y pagado por lo menos la cuarta parte.
CAPÍTULO III OBJETIVOS Ser reconocidos como una de las empresas de mayor liderazgo y prestigio del Perú e incursionar en el ámbito internacional brindando nuestros servicios de manera oportuna, confiable y transparente además de otros objetivos tales como:
Procurar el mejor desempeño en el proceso laboral.
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Utilizar la satisfacción de los clientes, tanto a nivel interno como externo, como un indicador clave en la política de mejora continua de la empresa.
Promover la participación y responsabilidad de todos los trabajadores de esta empresa en el funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad y el desarrollo de la Política de calidad.
Trabajar en equipo constantemente para así el ambiente de trabajo sea el adecuado para todo el personal.
CAPÍTULO V LINEAS
DE
ACTIVIDADES,
RESPONSABILIDAS
Y
DE
COORDINACIÓN La jerarquía se inicia con la Junta Directiva, de este depende el Directorio, el Gerente General, unidades de apoyo, unidades de línea.
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La Gerencia Administrativa es autoridad del Departamento de Contabilidad. El Departamento de Personal debe reportarse a la Gerencia Administrativa. El Departamento de Contabilidad debe reportarse a la Gerencia Administrativa. La Gerencia de Compras es autoridad de la Sección de Compras. La Gerencia de Compras es autoridad de la Sección de Almacén. La Sección de Compras debe reportarse a la Gerencia de Compras. La Sección de Almacén debe reportarse a la Gerencia de Compras. La Gerencia de Producción es autoridad del Departamento de Producción. El Departamento de Producción debe reportarse a la Gerencia de Producción. La Gerencia de Ventas es autoridad de la Sección de Marketing. La Gerencia de Ventas es autoridad de la Sección de Ventas. La Gerencia de Ventas es autoridad de la Sección de Embalaje. La Sección de Marketing debe reportarse a la Gerencia de Ventas. La Sección de Ventas debe reportarse a la Gerencia de Ventas. La Sección de Embalaje debe reportarse a la Gerencia de Ventas.
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JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS FUNCIONES:
Aprobar o desaprobar la gestión social, las cuentas y el Balance General del ejercicio económico.
Determinar la forma de reparto de los beneficios sociales, tomando a consideración la respuesta realizada por el consejo de administración
Disponer la aplicación de las unidades que hubiera.
Elegir de manera clara a los miembros del directorio.
Determinar la amortización de acciones, siempre y cuando se cuente con utilidades liquidas disponibles para el pago dividendos.
Fijar la remuneración del directorio.
Tratar los demás asuntos que le sean propios, conforme a los estatutos y sobre lo que corresponda a la Junta General de
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Elegir a su presidente y vice-presidente.
Reglamentar su propio funcionamiento.
Aceptar la disminución de sus miembros y proveer las vacantes que se introduzcan en los casos previstos por Ley.
Elegir y renovar al Gerente General, como también nombrar y promover a las funciones que ocupan alguna gerencia o jefatura, determinando sus obligaciones y remuneraciones.
Ejercer las demás atribuciones señaladas por la ley.
GERENCIA GENERAL FUNCIONES:
Administrar la política aprobada por el directorio destinado a los objetivos de la empresa de las áreas de ventas y producción
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GERENCIA ADMINISTRATIVA FUNCIONES:
Ejecutar y controlar los sistemas administrativos que requiere la dependencia de la empresa para su funcionamiento.
Actualizar
los
procedimientos
que
se
realizan
en
las
dependencias de la empresa. Es el principal medio para observar consultas, por lo que es centro de comunicación de la empresa. Propone los medios necesarios de racionalización y/o simplificación que crea adecuada.
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Justificar inasistencia.
Ejecutar y tramitar la incorporación, promoción, retiro o destinación del personal, como también lo relativo a licencias, permisos, asignaciones familiares y todo lo relacionado a solicitudes del personal.
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD FUNCIONES:
El contador es responsable de llevar la contabilidad y cumplir oportunamente con los tributos de la empresa.
Realiza balances periódicos o cuando la gerencia lo requiera.
Controlar las disponibilidades de las cuentas bancarias de cheques y de inversión, realizando conciliaciones mensuales contra los saldos reportados en los estados de cuenta bancarios
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Organizar, actualizar y controlar el inventario de bienes, muebles de la empresa.
Normar e implementar el sistema de compras.
SECCIÓN DE COMPRAS FUNCIONES:
Programar y coordinar los procesos de compras.
Consolidar los cuadros de necesidades de bienes y servicios de los diversos órganos de la empresa.
Elaborar los cuadros de adquisición y suministros.
Llevar un riesgo permanente de precio y artículos, materia
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Informar al controlador general, mediante la remisión de los documentos que genera la entrada y salida de almacén.
GERENCIA DE PRODUCCIÓN FUNCIONES:
Emitir informes semanales a la Gerencia General sobre la marcha de su gerencia.
Considerar el objetivo de la empresa como el propio objetivo de su gerencia.
Trazar las políticas de producción a seguir, en coordinación con la Gerencia de Ventas.
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Solicitar y obtener la materia prima de acuerdo al programa dado por la gerencia.
Coordinar con la sección de ventas sobre los modelos a ser diseñados.
Hacer cumplir las normas establecidas para el proceso de producción,
Evaluar y clasificar el producto.
Coordinar con la gerencia sobre la calidad y cantidad de producción.
Realizar el control necesario de las secciones a su cargo.
Fijar las cargas de trabajo para cada operario según sus cualidades y destrezas.
Coordinar con el personal operativo para la limpieza de todo el ambiente.
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Clasificar y verificar la materia prima a utilizar, por la unidad de diseño.
Verificar las medidas correctas del diseño de la tela de acuerdo al modelo que se ha de fabricar.
Minimizar las perdidas de materia primar.
Reducir el tiempo de corte habilitado de la tela.
Clasificar y verificar los cortes.
Ejecutar el cumplimiento de la confección de acuerdo al diseño y modelo.
Minimizar el tiempo de confección.
SECCIÓN DE CONTROL DE CALIDAD FUNCIONES:
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Informar al controlador general, mediante la remisión de los documentos que genera la entrada y salida de almacén.
GERENCIA VENTAS FUNCIONES: Plantea estrategias para mejorar las ventas. Controla la venta al por mayor y menor. Selecciona y capacita la personal de ventas Informa a producción los modelos, tallas y colores que más se venden Estimular, supervisar y valorar vendedores Resolver problemas de distribución física Coordinar las ventas con la publicidad Dar cuenta sobre las operaciones de ventas Definir los territorios de ventas
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SECCIÓN EMBALAJES FUNCIONES:
Conservar y proteger los bienes.
Facilita su transporte y almacenamiento.
Prevenir que el producto sea abierto en su trasporte.
Asegúrese de que esté rígida y en excelentes condiciones, sin perforaciones, cortes, desgarros ni esquinas dañadas.
Retire las etiquetas de dirección antiguas los indicadores de materiales peligrosos tales como marcas y etiquetas con diamantes, así como las marcas de entrega y códigos de barras del envío anterior.
SECCIÓN DE MARKETING FUNCIONES:
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Elaborar presupuestos financieros.
Prepara el plan para medir y controlar el flujo de fondos
Tomar decisiones sólidas de inversión estimular operaciones eficaces.
Realizar proyectos a corto y largo plazo.
Formular y prepara estudios especiales sobre la buena utilización de fondos
Controlar la situación de los créditos de los clientes, la situación del almacén y de las deudas de los proveedores de acuerdo con los niveles establecidos.
Preparar el presupuesto financiero en base de los demás presupuestos de la empresa.
Preparar el informe sobre fuentes y uso de fondos.
Elaborar los estudios especiales de naturaleza financiera sobre cualquier iniciativa de la empresa.
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Provisionar los recibos por honorarios
SECCIÓN DE CRÉDITOS FUNCIONES:
Garantizar que la actividad crediticia se apegue al marco regulatorio y normatividad institucional
Administrar la cartera de crédito con criterios de eficiencia, eficacia oportunidad
Así como apoyar el correcto y oportuno registro operativo y contable de las operaciones de los mercados financieros.
Establecer medidas de control para garantizar la eficaz, eficiente y oportuna administración de la cartera crediticia.
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CAPÍTULO VII ORGANIZACIÓN Las unidades que conforman las estructuras en la organización según la estructura orgánica de la empresa son: 1) UNIDADES DE DIRECCIÓN 1.1) Junta General de Accionistas 1.2) Directorio 1.3) Gerencia General 2) UNIDADES DE APOYO 2.1)
Gerencia Administrativa 2.1.1) Departamento de personal 2.1.2) Departamento de contabilidad
3) UNIDADES DE LINEA
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CAPÍTULO VIII
CUADRO DE ASIGNACIÓN DE PERSONAL
NOMBRE DE LA UNIDAD
Nº DE CARGOS
Gerencia General
01 01 01
Gerencia Administrativa Departamento de Personal Departamento de
01 01 01 01
DENIMINACIÓN DENOMINACIÓN DE CARGO DE CARGO ESTRUCTURADO CALIFICADO Gerente Lic. Administración Asistente Técnico Secretaria Secretaria Ejecutiva Gerente Asistente Secretaria Jefe del Departamento Jefe del
Lic. Administración Técnico Secretaria Ejecutiva Técnico
MANUAL DE ORGANIZACÓN Y FUNCIONES Sección Almacén Gerencia de ventas Sección de Ventas Sección de Embalaje Sección Marketing Gerencia Financiera Sección de Tesorería Sección de Créditos
05 01 10 01 01 01 01 05 01 10 01 05 01 01 01 01 01 01 01
Supervisores Jefe de Sección Almacenero Gerente Asistente Secretaria Jefe de Sección Vendedor Jefe de Sección Embaladores Jefe de Sección Marketeros Gerente Asistente Secretaria Jefe de Sección Cajeros Jefe de Sección Contador
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Operario Exp. Almacenes Operario Exp. Ventas Técnico Secretaria Ejecutiva Técnico Operario Técnico Operario Exp. Marketing Técnicos Lic. Contabilidad Técnico Secretaria Ejecutiva Técnico Operarios Técnico Técnico
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CAPÍTULO IX FUNCIONES ESPECÍFICAS A NIVEL DEL CARGO 1) Gerencia General 1.1) Gerente General a) Representa
a
la
sociedad
ante
toda
clase
de
autoridades, políticas administrativas, municipalidades, fiscales y aduaneras. b) Representa a la sociedad ante toda clase de personas privadas incluyendo entidades industriales, comerciales y bancarias. c)
Nombrar y remover empleados.
d) Es responsable del correcto planteamiento de las medidas, métodos y sistemas destinados a mejorar y
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1.3) Asistente a) Coordina las actividades y reuniones del gerente general. b) Colabora con él, en coordinación
de
los
distintos
órganos de la empresa. c)
Realiza los trámites documentarios que requiere la gerencia.
d) Recopila la información de las distintas gerencias y verifica los cumplimientos de las metas y objetivos. e) Colabora con la elaboración del Manuel de Organización y Funciones de la empresa. 2) Gerencia Administrativa
MANUAL DE ORGANIZACÓN Y FUNCIONES a)
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Colabora con el control de los sistemas administrativos de la empresa.
b)
Realiza los trámites documentarios que requiere la gerencia.
c)
Recopila información de las distintas gerencias y verifica los cumplimientos de las metas y objetivos.
d)
Colabora en la elaboración del Manual de Organización y Funciones de la empresa.
2.3) Secretaria a)
Coordina las actividades y reuniones del Gerente Administrativo.
b) Recepciona y registra todo documento que ingrese a la gerencia. c)
Clasifica y archiva la documentación.
d)
Toma dictado
reuniones
conferencias.
MANUAL DE ORGANIZACÓN Y FUNCIONES 3.2)
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Asistente de Gerencia de compras a) Comunican directamente a los proveedores las condiciones de b)
pago.
Recepciona los presupuestos o cotizaciones de los
proveedores y ve las necesidades de modificación en el precio o condiciones de pago. c)
Elabora las órdenes de compra e insumos.
d)
Controla la llegada de las mercaderías, verifica la conformidad de las mismas.
e)
Realiza reclamos a los proveedores de retraso de la entrega de las mercaderías.
f)
Comunica la recepción de mercaderías para su traslado al departamento de producción, previa autorización.
g)
Archiva los docu
e recibe de los proveed
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e) Verifica el uso adecuado de las materias primas. f)
Organiza, dirige, controla y evalúa las diferentes etapas del proceso de producción.
g) Práctica
los
estudios
e
investiga
tendencias
al
perfeccionamiento de los productos en lo que se refiere a cantidad, uso, modelo, costos y toda mejora que se considere de interés.
4.2) Asistente a)
Coordina y controla los procesos del almacenamiento, conservación, distribución de bienes, materia primas y productos acabados con almacén.
b)
Desarrolla
y
prepara
la
información
referida
movimiento de cada etapa del proceso de producción.
al
MANUAL DE ORGANIZACÓN Y FUNCIONES b)
Elabora y despacha documentos.
c)
Clasifica y archiva los documentos.
d)
Coordina reuniones y concerta citas con el personal.
e)
Redacta todos los documentos que necesita la gerencia.
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MANFOR S.A. 27