Mof Logistica v2 Final

FECHA: 17/01/11

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

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EMPRESA:

SEKUR PERU S.A.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES - LOGISTICA

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AUTORIZADO POR

ÍNDICE OBJETIVO.................................................................. ......................................................................................... .................................................. .................................. ....... 3 ALCANCE...................... ............................................. .............................................. .............................................. ..................................................... ................................. ... 3 ORGANIZACION............................................. .................................................................... ..................................................... ........................................... ............. 3 DIAGRAMA DE LA ORGANIZACI ORGANIZACIÓN ÓN....... ............... ................. ................. ................ .............. ........... ......... ........ ........ ......... ......... ........3 FUNCIONES DE LOS CARGOS...................... ............................................. .............................................. .......................................... ...................44 ANEXOS

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AUTORIZADO POR

ÍNDICE OBJETIVO.................................................................. ......................................................................................... .................................................. .................................. ....... 3 ALCANCE...................... ............................................. .............................................. .............................................. ..................................................... ................................. ... 3 ORGANIZACION............................................. .................................................................... ..................................................... ........................................... ............. 3 DIAGRAMA DE LA ORGANIZACI ORGANIZACIÓN ÓN....... ............... ................. ................. ................ .............. ........... ......... ........ ........ ......... ......... ........3 FUNCIONES DE LOS CARGOS...................... ............................................. .............................................. .......................................... ...................44 ANEXOS

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OBJETIVO El presente documento establece el nivel jerárquico, las funciones y responsabilidades de los integrantes de la Jefatura de Logística. ALCANCE El alcance del presente documento es para las siguientes áreas: • • • • •

Jefatura de Logística Importaciones Fletes y Desaduanaje Consignaciones y Control de Muestras Almacén

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FUNCIONES DE LOS CARGOS 5.1. COMPRADOR SENIOR Finalidad: Asegurar la continuidad del abastecimiento de mercadería para su comercialización y bienes y servicios para el soporte de las actividades del personal, en forma económica, oportuna y en las cantidades necesarias. Funciones: 1. Planificar, dirigir, controlar y supervisar las actividades que realiza el personal del área de Compras. 2. Mantener la continuidad del abastecimiento de mercadería manteniendo un stock de tres meses. 3. Asegurar el abastecimiento oportuno de mercadería para su distribución y comercialización.

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES - LOGISTICA • •

Asistente de Compras Internacionales. Asistente de Importaciones.

Coordina con: Gerente de Ventas. Vendedores. Contador General. Jefe de Recursos Humanos. Jefe de Sistemas • • • • •

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5.2. ASISTENTE DE COMPRAS LOCALES Funciones: 1. Cotizar mercadería con proveedores locales. 2. Atender los Pedidos de mercadería específica solicitada por Ventas. 3. Revisar y proporcionar información para la reposición de stock de mercadería nacional. 4. Generar la orden de compra local. 5. Solucionar los casos de diferencias (faltantes o excedentes) en la entrega de mercadería local. 6. Negociar en primera instancia con los proveedores locales. 7. Obtener el Precio de Lista con los Proveedores y mantenerlo actualizado. 8. Realzar el seguimiento de las órdenes de compra locales cuyo proveedor todavía no entrega o termina de entregar la mercadería. 9. Comunicar a Ventas la llegada e ingreso de mercadería al Almacén. 10. Realizar el seguimiento de venta de los Pedidos específicos solicitados por el área de Ventas.

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5.3. AUXILIAR DE COMPRAS LOCALES Funciones: 1. Realizar compras urgentes de mercadería en proveedores cercanos. 2. Recoger mercadería de los proveedores en los casos que se requiera. 3. Verificar la entrega de mercadería en el Almacén Corpac en los casos que el Asistente de Compras Locales le indique. 4. Apoyar al Asistente de Compras Locales en la cotización de mercadería. 5. Apoyar en el registro de órdenes de compra en el Sistema. 6. Llevar documentos a diferentes áreas relacionadas con las compras locales. 7. Otras funciones asignadas por su jefatura inmediata. Subordinación: Asistente de Compras Locales •

Mando: Ninguno

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5.4. ASISTENTE DE COMPRAS INTERNACIONALES – CLUTE / LA CASA DEL EXTINTOR Finalidad: Asegurar que la empresa cuente con stock de mercadería importada para tres meses para su respectiva comercialización. Funciones: 1. Revisar y verificar el análisis y cálculo de reposición de stock de las mercaderías importadas. 2. Solicitar y negociar cotizaciones con los proveedores de la mercadería a importar (cuando sea necesario). 3. Evaluar y aprobar las cotizaciones de los proveedores de la mercadería a importar (cuando sea necesario). 4. Obtener, negociar y evaluar las cotizaciones de los Agentes de Embarque o las Líneas Navieras para el traslado de la mercadería al país.

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Mando: Auxiliar de Compras Internacionales – Clute / La Casa del Extintor •

Coordina con: Gerente de Ventas. Supervisor de Ventas. Vendedores. Asistente de Importaciones Contador General Jefe de Almacén Lima • • • • • •

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5.5. AUXILIAR DE COMPRAS INTERNACIONALES – CLUTE / LA CASA DEL EXTINTOR Finalidad: Analizar el stock de la mercadería para poder realizar la compra. Funciones: 1. Archivar documentación referente a órdenes de compra. 2. Realizar cuadros comparativos de compras. 3. Revisar las órdenes de compras retrasadas. 4. Apoyo para realizar las órdenes de compra. 5. Otras funciones que sean asignadas por la jefatura inmediata. Subordinación: Asistente de Compras Internacionales – Clute / La Casa del Extintor •

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5.6. ASISTENTE DE INVESTIGACIÓN DE MERCADO – CLUTE / LA CASA DEL EXTINTOR Finalidad: Análisis de precios de la competencia y búsqueda de nuevos proveedores Funciones: 1. Analizar precios de importación de Clute y La Casa del Extintor, y realizar la comparación con las empresas de la competencia. 2. Analizar cantidades y productos regulares y nuevos importadores por la competencia comparándolos con los de nuestros actuales proveedores. 3. Búsqueda de nuevos proveedores, quienes puedan ofrecer productos importados por nuestra competencia. 4. Buscar nuevos productos y/o proveedores. 5. Controlar y gestionar las muestras. 6. Traducir e interpretar diálogo inglés.

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5.7. ASISTENTE DE COMPRAS INTERNACIONALES – SEKUR / GEORG Finalidad: Asegurar que la empresa cuente con stock de mercadería importada para tres meses para su respectiva comercialización. Funciones: 1. Realizar el análisis y cálculo de reposición de stock de las mercaderías importadas. 2. Mantener actualizado el Maestro de Proveedores. 3. Mantener actualizadas las fechas de seguimiento de las importaciones en el Sistema. 4. Obtener el Precio de Lista de los proveedores extranjeros. 5. Calcular el Precio de Lista para la venta de mercadería importada y actualizarlo en el Sistema. 6. Coordinar con los proveedores extranjeros los temas que se encuentren dentro del alcance de las funciones asignadas.

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Coordina con: Asistente de Importaciones Jefe de Almacén Lima Supervisor de Ventas. Vendedores. Contador General • • • • •

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5.8. ASISTENTE DE IMPORTACIONES Finalidad: Realizar el seguimiento de las importaciones con la finalidad de nacionalizarla, coordinando su llegada hasta el Almacén, de manera oportuna y económica. Funciones: 1. Realizar el seguimiento de las importaciones pendientes de llegada al Almacén. 2. Solicitar cotizaciones a los agentes logísticos cuando la compra es término EXW o FOB, coordinar los embarques con los proveedores y con los agentes logísticos. 3. Coordinar con el Agente de Aduana para el retiro de la mercadería del almacén del puerto (pago de derechos, tipo de despacho, seguimiento de trámites y documentación requerida). 4. Armar los legajos de los documentos de importación. 5. Atender las consultas de los proveedores extranjeros de acuerdo al alcance de las funciones asignadas.

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Agentes de Aduana Agentes Embarcadores Proveedores extranjeros Transportes relacionados a las operaciones de comercio exterior.

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5.9. AUXILIAR DE AUXILIAR DE IMPORTACIONES 1 Funciones: 1. Realizar seguimiento de documentos de importación mediante el sistema, para establecer datos precisos de los documentos. 2. Provisionar los documentos de gastos de importación en el sistema. 3. Armar de forma ordenada los documentos de importación. 4. Informar al área de Contabilidad las provisiones realizadas para su respectiva verificación. 5. Entregar documentos de importación para el endoso respectivo. 6. Entregar el Cuaderno con los documentos adjuntos, detallando los gastos realizados al Comprador Senior para su aprobación. 7. Mantener un archivo ordenado de los documentos generados y recibidos. 8. Otras funciones asignadas por su jefatura inmediata. Subordinación:

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5.10. AUXILIAR DE AUXILIAR DE IMPORTACIONES 2 Funciones: 1. Realizar pagos de fletes tanto aéreos como marítimos. 2. Rotular las mercaderías. 3. Supervisar el aforo previo de la mercadería. 4. Tramitar la nacionalización de las importaciones simplificadas. 5. Archivar todos los documentos. 6. Entregar o recoger documentos de las importaciones. 7. Recoger cheques de nota de crédito. 8. Otras funciones asignadas por su Jefatura inmediata. Subordinación: Asistente de Importaciones. •

Mando: Ninguno.

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5.11. ADMINISTRADOR DE ALMACENES Finalidad: Asegurar y dar continuidad al flujo de mercadería hacia los Almacenes de las Sucursales en forma oportuna y en las cantidades suficientes para atender la comercialización de la fuerza de ventas de la empresa. Funciones: 1. Planificar la reposición de stock de los Almacenes de las Sucursales teniendo en cuenta las necesidades de comercialización y la capacidad instalada. 2. Realizar el seguimiento de las transferencias de mercadería y de las mercaderías en tránsito. 3. Diseñar y controlar las medidas necesarias en infraestructura para la adecuada conservación y seguridad de la mercadería en todos los Almacenes. 4. Asegurar que en los Almacenes se cuente con los suministros suficientes para realizar los despachos de mercadería.

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5.12. JEFE DE ALMACEN LIMA Finalidad: Planificar, organizar, dirigir y controlar la distribución de la mercadería hacia los clientes, almacenes de la empresa y depósitos de consignaciones; y, supervisar el control de muestras. Funciones: 1. Planifica, dirige, controla y supervisa las actividades que se realizan en las áreas que se encuentran bajo su mando. 2. Asegurar la distribución oportuna de la mercadería para mantener un stock suficiente en los almacenes del grupo para su comercialización. 3. Analizar el consumo mensual de las mercaderías de origen nacional para determinar la reposición de stock incluyendo los pedidos específicos del área de Ventas. 4. Coordinación ge l de los despachos de mercadería para los clientes de Lima y

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5.13. ENCARGADO DE ALMACEN CORPAC / VILLA Finalidad: Supervisar y controlar el ingreso y salida oportuna de mercadería, de su almacenamiento, embalaje e integridad física, verificando la documentación que soporta dichas actividades, así como mantener controlado el stock de dicha mercadería. Funciones: 1. Supervisar la recepción de mercadería local e importada. 2. Informar al Asistente de Compras Locales o al Asistente de Compras Internacionales los faltantes o excedentes de la mercadería recibida. 3. Supervisar el despacho de la mercadería para los clientes de Lima y Provincia. 4. Supervisar las transferencias de mercadería entre Almacenes. 5. Autorizar los pedidos en el sistema. 6. Verificar que la mercadería despachada llegue a su destino. 7. Co ni la ll ad de mer derí al áre de nt lo le

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Asistente de Importaciones Jefe de Créditos y Cobranzas Almacenes de clientes

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5.14. ASISTENTE DE ATENCIÓN AL CLIENTE Finalidad: Atender a los clientes que se acercan a recoger la mercadería adquirida o a realizar alguna devolución. Funciones: 1. Atender al cliente para el despacho de mercadería. 2. Verificar que la mercadería entregada al cliente sea la que está consignada en la guía de remisión (cantidad y descripción). 3. Atender al cliente para recepción de devoluciones de mercadería. 4. Verificar que las devoluciones de mercadería cuenten con el respectivo Formato con la firma del Gerente de Ventas. 5. Supervisar la recepción de la mercadería nacional y mercadería importada. 6. Coordinación con los Auxiliares de Almacén para la entrega y recepción de mercadería.

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5.15. ASISTENTE DE DIGITACIÓN Finalidad: Mantener actualizado el sistema con los movimientos de almacén debida y oportunamente registrados. Funciones: 1. Generar los vales de ingreso asociados a las respectivas órdenes de compra conforme a la mercadería recibida en el Almacén. 2. Generar en el sistema las guías de remisión para la transferencia de mercadería entre almacenes de la empresa. 3. Registrar en el Sistema la devolución de muestras realizada por los Vendedores. 4. Mantener un archivo ordenado de los documentos generados y recibidos. 5. Apoyo en el armado de cajas de mercadería para los clientes y vendedores. 6. Apoyo en la descarga de mercadería de las unidades de transporte. 7. Apoyo en otras actividades que la jefatura le indique

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5.16. AUXILIAR DE ALMACÉN Finalidad: Preparar la mercadería solicitada por el cliente con la finalidad que llegue en óptimas condiciones físicas a su destino. Funciones: 1. Preparar el pedido de mercadería de acuerdo a las especificaciones indicadas por el Encargado de Almacén. 2. Contar y pesar correctamente la mercadería antes de colocarla al interior del embalaje. 3. Colocar en pallets la mercadería embalada. 4. Consignar en la Caja de Embalaje el número de guía de remisión y la razón social del cliente. 5. Trasladar la mercadería ubicada en el pallet hacia la Zona de despacho. 6. Realizar la carga d adería a la unidad de t orte

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5.17. MONTACARGUISTA Finalidad: Trasladar la mercadería al interior del Almacén. Funciones: 1. Trasladar la mercadería ubicada en pallets desde los racks hacia la zona de picking para la preparación de pedidos. 2. Trasladar la mercadería recibida en el Almacén hacia su respectiva ubicación en los racks. 3. Velar por la integridad física del montacargas asignado. 4. Comunicar al Encargado de Almacén cuando la mercadería no se encuentre en la ubicación asignada. 5. Llevar el control del mantenimiento del montacargas asignado. 6. Comunicar al Encargado de Almacén con una semana de anticipación, el mantenimiento del montacargas.

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5.18. CHOFER DE REPARTO Finalidad: Conducir la unidad de transporte asignada por la empresa trasladando la mercadería desde el Almacén hasta los lugares de entrega indicados por los clientes. Funciones: 1. Supervisar la carga de la mercadería en la unidad de transporte. 2. Cumplir con las entregas de mercadería de acuerdo a las Guías de Remisión entregadas por el Supervisor de Almacén.. 3. Realizar el traslado de la mercadería aplicando las medidas de seguridad respectivas para el manejo de la unidad de transporte. 4. Verificar que se haya llenado completa y correctamente la Hoja de Ruta llenada por el Ayudante de Reparto. 5. Llevar el control del mantenimiento de la unidad de transporte asignada. 6. Co ni al Su is de Al cé de tici ción el

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5.19. AYUDANTE DE REPARTO Finalidad: Manipular la mercadería para realzar la carga del camión y la entrega al cliente. Funciones: 1. Realizar la carga de la mercadería en la unidad de transporte. 2. Descargar la mercadería en la dirección de entrega consignada en la guía de remisión. 3. Hacer la entrega física de la mercadería y obtener el sello de recibido en la respectiva guía de remisión. 4. Manipular la mercadería tomando las medidas de seguridad y utilizando implementos de protección personal. 5. Llenar los datos solicitados en la Hoja de Ruta indicando las observaciones que considere necesaria. 6. Llevar el control del mantenimiento de la unidad de transporte asignada

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5.20. ENCARGADO DEL TALLER DE EXTINTORES Finalidad: Realizar el servicio de mantenimiento y recarga de extintores, dejándolos operativos y listos para su uso por el cliente. Funciones: 1. Recibir y revisar el estado de los extintores entregados por el cliente. 2. Realizar el mantenimiento y recargar de los extintores. 3. Realizar pruebas de funcionamiento de los extintores antes de dar por finalizado el servicio. 4. Revisar los extintores y sus respectivos accesorios que han sido recibidos como mercadería importada. 5. Comunicar al Jefe de Almacenes Lima cualquier ocurrencia observada en la mercadería.

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5.21. AUXILIAR DEL TALLER DE EXTINTORES Finalidad: Proporcionar el apoyo para la ejecución del servicio de mantenimiento y recarga de extintores.. Funciones: 1. Revisar el estado de los extintores entregados por el cliente. 2. Realizar la limpieza de los extintores. 3. Apoyar en las pruebas de funcionamiento de los extintores antes de dar por finalizado el servicio. 4. Apoyar en la descarga de los extintores y sus respectivos accesorios que han sido recibidos como mercadería importada. 5. Preparar los extintores para su respectivo despacho. 6. Velar por la limpieza del área de trabajo utilizad

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5.22. ENCARGADO DE ALMACEN SUCURSALES Finalidad: Supervisar y controlar el ingreso y salida oportuna de mercadería, de su almacenamiento, embalaje e integridad física, verificando la documentación que soporta dichas actividades, así como mantener controlado el stock de dicha mercadería. Funciones: 1. Supervisar la recepción de mercadería y realizar el registro de la transferencia en el Sistema. 2. Informar al Jefe Almacén Lima los faltantes o excedentes de la mercadería recibida. 3. Supervisar o realizar el despacho de la mercadería para los clientes.. 4. Verificar que la mercadería despachada llegue a su destino. 5. Comunicar la llegada de mercadería al área de ventas. 6. Recepcionar y despachar las muestras a los Vendedores. 7. Atender al cliente en la recepción del almacén.

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5.23. ENCARGADO DE CONSIGNACIONES Finalidad: Mantener controlado el stock de mercadería en consignación ubicada en los depósitos de los clientes y la devolución de muestras que han solicitado los Vendedores. Funciones: 1. Realizar el análisis de reposición de stock de la mercadería en consignación. 2. Asegurar que la mercadería enviada al Depósito en las instalaciones del cliente haya llegado sin percances. 3. Controlar el stock de mercadería en consignación. 4. Realizar el cuadre de inventario con el cliente antes de proceder a generar el Pedido de facturación por el consumo realizado. 5. Realizar las Liquidaciones de consignaciones por el consumo realizado informado por el cliente. 6. Realizar la toma de inventario en los Depósitos dond tra la mercadería

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ANEXOS

Nº 1.

Descripción Organigrama de Logística

Anexo 01

Mof Logistica v2 Final

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