Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji semula dan dikemas kini apabila berlaku sebarang perubahan.
3
KANDUNGAN
PERKARA
MUKA SURAT 5-6
Carta Organisasi Carta Fungsi
7
Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi
8
Deskripsi Tugas
9
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai
10-21
Semak bagi Aktiviti 1 Senarai Undang-undang, Peraturan dan
22
Punca Kuasa Senarai Borang
23
Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai
24
4
5
CARTA ORGANISASI 1.1
Agensi
1.2
Bahagian
6
7
CARTA FUNGSI
8
AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI 1. Melaksanakan tugas penyampaian atau kutipan surat/dokumen/notis dengan sempurna, cekap dan berkesan. 2. Membantu membuat Salinan pendua dan penjilidan dokumen. 3. Mengangkat, menyusun dan mengemas barang-barang atau peralatan bekalan daripada stor Pejabat. 4. Mengemas dan menyusun atur bilik mesyuarat sebelum dan selepas mesyuarat serta memastikan peralatan di bilik mesyuarat diselenggara dengan baik. 5. Menjaga Kaunter BKP 6. Menguruskan Penghantaan Surat mel Biasa 7. Penghantaran Surat Dengan Tangan 8. Menerima/Membuka Surat Daripada Luar dan Cop Tarikh Penerimaan
9
DESKRIPSI TUGAS *Maklumat ini boleh diperoleh daripada PSM agensi MAKLUMAT UMUM GELARAN JAWATAN
PEMBANTU OPERASI
KETUA PERKHIDMATAN
RINGKASAN GELARAN JAWATAN
PO (PK) 1
KEDUDUKAN DI WARAN PERJAWATAN B.63.3.1.4.(322)
GRED JAWATAN
N11/N14
BIDANG UTAMA
PENTADBIRAN
GRED JD
N11
SUB-BIDANG
OPERASI AM
STATUS JAWATAN
TETAP
DISEDIAKAN OLEH
HIRARKI 1(BAHAGIAN)
KHIDMAT PENGURUSAN
DISEMAK OLEH
HIRARKI 2 (CAWANGAN/SEKTOR/UNIT)
PENTADBIRAN & KEWANGAN
DILULUSKAN OLEH
SKIM PERKHIDMATAN
PEMBANTU OPERASI
TARIKH DOKUMEN
KSU
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
Melaksanakan tugas-tugas dalam membantu melicinkan perjalanan urusan pejabat seharian melibatkan pergerakan fail, penghantaran dan pendaftaran surat/dokumen/notis
AKAUNTABILITI
TUGAS UTAMA
Membantu tugas-tugas operasi am, penyampaian surat/dokumen/notis di Bahagian Khidmat Pengurusan dan Pejabat Seliaan.
1.Menjaga Kaunter BKP 2.Menguruskan Penghantaan Surat mel Biasa 3.Penghantaran Surat Dengan Tangan 4.Menerima/Membuka Surat Daripada Luar dan Cop Tarikh Penerimaan 5.Membantu membuat salinan pendua dan penjilidan dokumen 6.Mengangkat, menyusun dan mengemas barang-barang atau peralatan bekalan daripada stor.
DIMENSI 1. 2. 3.
Bilangan Perjawatan: Bilangan Pengisian: Bilangan Skim Perkhidmatan:
KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS PMR dan setarafnya
KOMPETENSI Berkebolehan berkomunikasi dengan berkesan Berkebolehan mengurus masa Berkebolehan membuat catatan dan merekod dengan berkesan Kebolehan mengendalikan perisian komputer dan peralatan yang berkaitan dengan bidang tugas. PENGALAMAN
10
PROSES KERJA Aktiviti 1: Menjaga Kaunter BKP
BIL.
1.
TANGGUNG JAWAB
PROSES KERJA
PT/PO
a kaunter mengikut arahan jadual giliran bertugas (Isnin- Khamis)
PT/PO 2. PT/PO 3. 4.
PT/PO
5.
PT/PO
PT/PO 6. 7.
PT/PO
akan tugas dikaunter waktu pajabat
mengikut
tikan kebersihan dikaunter kemas dan teratur tikan Buku Daftar Pelawat dan cop Rasmi Bahagian disediakan ma, membuka dan cop penerimaan surat yang dihantar dengan tangan Melayan pertanyaan pelanggan secara berhemah Membantu menjawab panggilan telefon
11
PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK KPT
UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA
Aktiviti 2: Menguruskan Penghantaan Surat mel Biasa
BIL.
TANGGUNG JAWAB PT/PO
1. PT/PO 2.
PT/PO 3.
4.
PT/PO
5.
PT/PO
PT/PO 6.
7.
PT/PO
PROSES KERJA
tikan alamat surat lengkap dan tepat amat Bahagian jika menggunakan sampul surat yang tidak bercetak alamat Bahagian ang telah masukan dalam sampul ditimbang mengikut berat dan di asingkan untuk menentukan harga penghantaran unakan Franking Mesin yang telah disetkan harga pos / menampal setem mengikut keperluan an mengikut kelompok: i) Kuala Lumpur ii) Lain-lain Negeri ang telah dicetak dengan f ranking mesin hendaklah dihantar pada hari yang sama untuk di pos i borang penghantaran melalui franking mesin
Aktiviti 3: Penghantaran Surat Dengan Tangan 12
PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK
UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA
BIL.
TANGGUNG JAWAB PT/PO
1. PT/PO 2.
PT/PO 3. 4.
PT/PO
5.
PT/PO
PROSES KERJA
Memastikan alamat surat lengkap dan tepat amat Bahagian jika menggunakan sampul surat yang tidak bercetak alamat Bahagian tikan rujukan fail surat dicatat dipenjuru kiri sampul surat dalam buku daftar surat keluar (Am. 109. Pin.3/82) ang dihantar hendaklah dapatkan cop Jabatan /Bahagian dan ditandatangan penerimaan sebagi bukti penghantaran.
13
PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK
UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA
Aktiviti 4: Menerima/Membuka Tarikh Penerimaan
BIL.
TANGGUNG JAWAB PT/PO
1. PT/PO 2.
PT/PO 3. 4.
PT/PO
5.
PT/PO
6.
PT/PO
Surat
Daripada Luar dan
PROSES KERJA
tikan alamat surat yang dituju betul ampul mengikut keutamaan: i) Serta merta ii) Segera iii) Terimaan Biasa Pastikan cop dibetulkan mengikut tarikh semasa rikh penerimaan di sebelah bawah kanan tarikh surat yang diterima surat yang telah dicop mengikut keutamaan an surat yang telah dicop penerimaan kepada PA(SUB)untuk diminitkan
14
PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK
Cop
UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA
CARTA ALIR Aktiviti 1: Menjaga Kaunter BKP TANGGUNGJAWAB
PROSES KERJA Mula
Menjaga kaunter mengikut arahan jadual giliran bertugas (Isnin- Khamis) Memulakan tugas dikaunter mengikut waktu pajabat
Memastikan kebersihan dikaunter kemas dan teratur
Memastikan Buku Daftar Pelawat dan cop Rasmi Bahagian disediakan Menerima, membuka dan cop penerimaan surat yang dihantar dengan tangan Melayan pertanyaan pelanggan secara berhemah
Membantu menjawab panggilan telefon
Tamat
15
Aktiviti 2: Menguruskan Penghantaan Surat mel Biasa TANGGUNGJAWAB
PROSES KERJA
Mula
Memastikan alamat surat lengkap dan tepat Cop alamat Bahagian jika menggunakan sampul surat yang tidak bercetak alamat Bahagian Surat yang telah masukan dalam sampul ditimbang mengikut berat dan di asingkan untuk menentukan harga penghantaran Menggunakan Franking Mesin yang telah disetkan harga pos/ menampal setem mengikut keperluan Asingkan mengikut kelompok: i. Kuala Lumpur ii. Lai-lain Negeri Surat yang telah dicetak dengan f ranking mesin hendaklah dihantar pada hari yang sama untuk di pos Mengisi borang penghantaran melalui franking mesin untuk rekod
Tamat
16
Aktiviti 3: Penghantaran Surat Dengan Tangan TANGGUNGJAWAB
PROSES KERJA
Mula
Memastikan alamat surat lengkap dan tepat
Cop alamat Bahagian jika menggunakan sampul surat yang tidak bercetak alamat Bahagian Memastikan rujukan fail surat dicatat dipenjuru kiri sampul
Rekod surat dalam buku daftar surat keluar ( Am. 109. Pin.3/82) Cop alamat Bahagian jika menggunakan sampul surat yang tidak bercetak alamat Bahagian
Tamat
17
Aktiviti 4: Menerima/Membuka Tarikh Penerimaan TANGGUNGJAWAB
Surat
Daripada Luar dan
PROSES KERJA
Mula
Memastikan alamat surat yang dituju betul Buka sampul keutamaan: Sertamerta Segera Terimaan Biasa
mengikut
Pastikan cop dibetulkan mengikut tarikh semasa
Cop tarikh penerimaan di sebelah bawah kanan tarikh surat yang diterima
Susun surat yang telah dicop mengikut keutamaan
Serahkan surat yang telah dicop penerimaan kepada PA(SUB)untuk diminitkan
Tamat
18
Cop
SENARAI SEMAK Aktiviti 1: Menjaga Kaunter BKP BIL.
TINDAKAN
TANDA ( / )
1.
Memastikan alamat surat yang dituju betul
2.
ampul mengikut keutamaan: i) Sertamerta ii) Segera iii) Terimaan Biasa
3.
n cop dibetulkan semasa
4.
rikh penerimaan di sebelah bawah kanan tarikh surat yang diterima
5.
surat yang keutamaan
telah
mengikut
dicop
tarikh
mengikut
19
CATATAN
Aktiviti 2: Menguruskan Penghantaan Surat mel Biasa BIL.
1.
TINDAKAN
TANDA ( / )
tikan alamat surat lengkap dan tepat
2.
lamat Bahagian jika menggunakan sampul surat yang tidak bercetak alamat Bahagian
3.
yang telah masukan dalam sampul ditimbang mengikut berat dan di asingkan untuk menentukan harga penghantaran
4.
unakan Franking Mesin yang telah disetkan harga pos/menampal setem mengikut keperluan
5.
an mengikut kelompok: i. Kuala Lumpur ii. Lain-lain Negeri
6.
yang telah dicetak dengan f rangking mesin hendaklah dihantar pada hari yang sama untuk di pos
7.
i borang penghantaran melalui fagnking mesin
20
CATATAN
Aktiviti 3: Penghantaran Surat Dengan Tangan BIL.
TINDAKAN
TANDA ( / )
1.
Memastikan alamat surat lengkap dan tepat
2.
lamat Bahagian jika menggunakan sampul surat yang tidak bercetak alamat Bahagian
3.
tikan rujukan fail surat dicatat dipenjuru kiri sampul
4.
surat dalam buku daftar surat keluar (Am. 109. Pin.3/82)
5.
Dapatkan cop Jabatan/Bahagian dan ditandatangan penerimaan sebagi bukti penghantaran.
21
CATATAN
Aktiviti 4: Menerima/Membuka Surat Daripada Luar dan Cop Tarikh Penerimaan BIL.
TINDAKAN
TANDA ( / )
1.
Memastikan alamat surat yang dituju betul
2.
ampul mengikut keutamaan: i) Serta merta ii) Segera iii) Terimaan Biasa
3.
n cop dibetulkan semasa
4.
rikh penerimaan di sebelah bawah kanan tarikh surat yang diterima
5.
surat yang keutamaan
telah
mengikut
dicop
tarikh
mengikut
22
CATATAN
SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA 1.
Arahan Perbendaharaan (Bab A- Bab C)
2.
Pekeliling-Pekeliling Perbendaharaan
3.
Arahan Perkhidmatan (Bab 1 – Bab 8)
4.
Arahan Keselamatan
5.
Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara dalaman dari semasa ke semasa oleh BKP.
6.
Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh SUB, BKP.
