Módulo II
Interpretación de la norma OHSAS 18001:2007 Sesión II
Expositor: Ing. Luis Espinoza Farías 1
Sesión II 1. La norma OHSAS 18001. 18001. Datos Datos Generales. Generales. Definiciones Definiciones 2. Objetiv Objetivo o de la norma norma OHSAS OHSAS 18001:2 18001:2007. 007. Aplica Aplicación ción y alcance. alcance. Mejora continua 3. Conten Contenido ido y estru estructu ctura ra de de la norma norma 4. Revisión Revisión de la norma. norma. Descri Descripció pción n e interpr interpretac etación ión de de los principales capítulos 5. Interpreta Interpretación ción y aplicación aplicación práctic práctica a del sistema sistema de gestión gestión de S&SO basado en la norma OHSAS 18001:2007. 6. Caso práctico: práctico: Aplicac Aplicación ión de control control de documentos documentos y control control de registros.
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Sesión II 1. La norma OHSAS 18001. 18001. Datos Datos Generales. Generales. Definiciones Definiciones 2. Obje Objetivo tivo de de la norma norma OHSAS OHSAS 18001: 18001:2007. 2007. Apli Aplicació cación n y alcance. alcance. Mejora contíua 3. Con Conten tenido ido y estr estructu uctura ra de la nor norma ma 4. Revi Revisión sión de la norma norma.. Descripc Descripción ión e inter interpreta pretación ción de los los principales capítulos 5. Inter Interpreta pretación ción y aplic aplicación ación práctica práctica del sistema sistema de gestión gestión de S&SO S&SO basado en la norma OHSAS 18001:2007 6. Caso práctico práctico:: Aplicación Aplicación de control control de docume documentos ntos y contro controll de registros.
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Sesión II ¿Qué significa OHSAS?
Occupational Health and Safety Assessment Series “Series de aseguramiento en salud y seguridad ocupacional”
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Sesión II Antecedentes históricos o
o
o
o
o
En décadas pasadas el Control Total de Pérdidas de Bird y el de Dupont eran los dos modelos de referencia usados para la gestión en SSO de las empresas A partir de la publicación de las normas BS 5750 y BS 7750 y de los primeros borradores de ISO 9001 e ISO 14001 (y éxito de las mismas en el mundo), las empresas empiezan a demandar un sistema de gestión en SSO que tenga los mismos principios de gestión y sea fácilmente integrable con las mismas. A pesar de ello, la ISO descartó en dos oportunidades su participación en este ámbito de la normalización La British Standard Institution publica en 1996 la BS 8800 aunque sin motivos de certificación Posteriormente AENOR publica la norma UNE 81900 con carácter de certificación 5
Sesión II Antecedentes históricos o
o
o
o
Posteriormente, diversos institutos de normalización de vario paises del mundo publican sus propias normas de SSO Ante esta situación, la BSI lidera un consorcio de entidades de normalización de diferentes países y en 1999, desarrolla las normas internacionales y certificables OHSAS 18001 / 18002, que mantiene la estructura de la BS 8800 y con la intención de ser integrable y compatible con las normas ISO 9001 e ISO 14001 Ante la proliferación de modelos de gestión de SSO que podrían llamar a confusión, la OIT solicita a la International Occupational Hygiene Association que defina los elementos de un sistema de gestión global, integrable y voluntario La BSI pide a la ISO el desarrollo de una norma ISO basada en la OHSAS 18001, ante lo cual la Organización Internacional de Organizaciones Sindicales Libres reacciona pidiendo el voto negativo. 6
Sesión II 1. La norma OHSAS 18001. Datos Generales. Definiciones 2. Objetivo de la norma OHSAS 18001:2007. Aplicación y alcance. Mejora continua 3. Contenido y estructura de la norma 4. Revisión de la norma. Descripción e interpretación de los principales capítulos 5. Interpretación y aplicación práctica del sistema de gestión de S&SO basado en la norma OHSAS 18001:2007 6. Caso práctico: Aplicación de control de documentos y control de registros.
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Sesión II Objeto y campo de aplicación
Especifica requisitos para un sistema de gestión S&SO, para permitir a la organización controlar sus riesgos S&SO y mejorar su desempeño S&SO. No establece criterios de desempeño S&SO específicos, ni da especificaciones detalladas para el diseño de un sistema de gestión. Está hecha para dirigir la seguridad y salud ocupacional, y no para dirigir otras áreas de la salud y la seguridad como programas de bienestar/buena salud de sus empleados, productos de seguridad, daño a la propiedad o impactos ambientales.
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Sesión II Objeto y campo de aplicación Es aplicable a cualquier organización que desee:
Establecer un sistema de gestión S&SO para eliminar o minimizar riesgos al personal y otras partes interesadas que podrían ser expuestos a peligros S&SO asociados con sus actividades; Implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión S&SO; Asegurarse de la conformidad con su política en S&SO;
Demostrar conformidad con la norma OHSAS mediante: o o
o
Realizar una determinación y declaración propia, o Buscar confirmación de conformidad por partes que tengan un interés en la organización (ejemplo: clientes) o Certificación/registro de su sistema de gestión S&SO por una organización externa 9
Sesión II Definiciones básicas (ver cap. 3 de OHSAS 18001:2007) Mejora continua: Proceso recurrente para mejorar el sistema de gestión S&SO de manera que se alcancen progresos en todo el desempeño S&SO consistente con la política S&SO de la organización.
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Sesión II Definiciones básicas (ver cap. 3 de OHSAS 18001:2007)
La norma OHSAS 18001 está basada en la metodología conocida como Planear- Hacer- Verificar- Actuar (PHVA) : o
o o
o
Planear: establecer los objetivos y procesos necesarios para entregar resultados de acuerdo con la política S&SO de la organización. Hacer: implementar el proceso Verificar: monitorear y medir el proceso contra la política S&SO, objetivos, requisitos legales y otros requisitos, y reportar resultados. Actuar: tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño S&SO.
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Sesión II Definiciones básicas (ver cap. 3 de OHSAS 18001:2007) Peligro: Fuente, situación, o acto con un potencial de daño en términos de lesión o enfermedad, o una combinación de éstas.
Riesgo: Combinación de la posibilidad de la ocurrencia de un evento peligroso o exposición y la severidad de lesión o enfermedad que pueden ser causados por el evento o la exposición. Riesgo aceptable: El riesgo que ha sido reducido a un nivel que puede ser tolerado por la organización teniendo en consideración sus obligaciones legales y su propia política S&SO. Evaluación de riesgo: Proceso de evaluar el riesgo(s) (3.21) que se presenta durante algún peligro(s), tomando en cuenta la adecuación de cualquier control existente, y decidiendo si el riesgo(s) es o no aceptable
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Sesión II Definiciones básicas Enfermedad: Condición física o mental adversa e identificable que suceden y/o se empeoran por alguna actividad de trabajo y/o una situación relacionada con el trabajo. Incidente: Evento(s) relacionado con el trabajo en que la lesión o enfermedad (a pesar de la severidad) o fatalidad ocurren, o podrían haber ocurrido. NOTA 1 Un accidente es un incidente que ha dado lugar a una lesión, enfermedad o fatalidad. NOTA 2 Un incidente donde no ha ocurrido lesión, enfermedad o fatalidad puede ser también referido como un casi-accidente, línea de fuego, observación o condición insegura. NOTA 3 Una situación de emergencia (ver 4.4.7) es un tipo particular de incidente.
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Sesión II 1. La norma OHSAS 18001. Datos Generales. Definiciones 2. Objetivo de la norma OHSAS 18001:2007. Aplicación y alcance. Mejora contínua 3. Contenido y estructura de la norma 4. Revisión de la norma. Descripción e interpretación de los principales capítulos 5. Interpretación y aplicación práctica del sistema de gestión de S&SO basado en la norma OHSAS 18001:2007 6. Caso práctico: Aplicación de control de documentos y control de registros.
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Sesión II Contenido de la norma OHSAS 18001:2007
Proporciona a las organizaciones los elementos de un sistema de gestión S&SO efectivo que pueda ser integrada con otros requisitos de gestión Ayudar a que las Organizaciones alcancen los objetivos S&SO y económicos. Especifica los requisitos para un sistema de gestión S&SO que permita a una organización desarrollar e implementar una política y objetivos tomando en cuenta requisitos legales e información acerca de los riesgos S&SO. Contiene requisitos que pueden ser auditados objetivamente; sin embargo, no establece requisitos absolutos para el desempeño S&SO
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Sesión II Estructura Mejora continua Revisión por la Dirección (4.6)
Política (4.2)
Verificación (4.5)
Planificación (4.3) Implementación y Operación (4.4)
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Sesión II 1. La norma OHSAS 18001. Datos Generales. Definiciones 2. Objetivo de la norma OHSAS 18001:2007. Aplicación y alcance. Mejora continua 3. Contenido y estructura de la norma 4. Revisión de la norma. Descripción e interpretación de los principales capítulos 5. Interpretación y aplicación práctica del sistema de gestión de S&SO basado en la norma OHSAS 18001:2007 6. Caso práctico: Aplicación de control de documentos y control de registros.
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Sesión II Requisitos Mejora continua Revisión por la Dirección (4.6) 4.5.1 Seguimiento y medición 4.5.2 Eval. cumplimiento legal 4.5.3 Inv. Incidentes, NC, lllllllllacción correctiva/preventiva 4.5.4 Control de registros 4.5.5. Auditoría interna
Política (4.2)
Verificación (4.5)
Planificación (4.3) Implementación y operación (4.4)
4.3.1 Peligros y riesgos 4.3.2 Req. legales y otros 4.3.3 Objetivos y prog.
4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidades , funciones y autoridad 4.4.2 Competencia, formación y toma de conciencia 4.4.3 Comunicación, participación y consulta 4.4.4 Documentación 4.4.5 Control de documentos 4.4.6 Control Operacional
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Sesión II Requisitos Política S&SO (ver 4.2 en OHSAS 18001:2007)
Es apropiada a la naturaleza y escala de los riesgos S&SO de la organización
Compromiso a la prevención de lesión y enfermedad, y mejoramiento continuo en la gestión y el desempeño S&SO
Compromiso de cumplir los requisitos legales y otros
Marco de referencia para establecer y revisar objetivos y metas
Ser documentada, implementada y mantenida
Es comunicada
Está a disposición de las partes interesadas
Es revisada periódicamente
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Sesión II Ejemplo 1: Política S&SO Consorcio Rio Rimac Consorcio Rio Rimac S.A.C. es una empresa líder en servicios de mantenimiento en busca de la mejora continua, consideramos a nuestro potencial humano el elemento esencial para el desarrollo de nuestros objetivos, para ello les brindamos un ambiente saludable minimizando los peligros y riesgos identificados en nuestras operaciones.
Cumplimos con la legislación y normativas existentes que sean aplicables a nuestras actividades; capacitamos a nuestro personal promoviendo una cultura integral de seguridad. Realizamos revisiones y auditorias periódicas a nuestro sistema de gestión para verificar y evaluar el cumplimiento de nuestros objetivos cumpliendo así la satisfacción a las exigencias de nuestros clientes.
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Sesión II Ejemplo 2: Política de seguros Pacífico Pacífico Seguros, es una compañía aseguradora de gran trayectoria y solidez en el mercado, teniendo como base su Misión y Visión. Asimismo es responsable de la salud y seguridad de sus colaboradores, como del cuidado del medio ambiente. Ante esto, Pacífico Seguros se compromete a: Integrar los principios de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente en toda la empresa, incluyendo a proveedores y clientes. Prevenir las lesiones y enfermedades ocupacionales de sus colaboradores, mediante la identificación de los peligros y evaluación de los riesgos en sus actividades. Prevenir la contaminación ambiental, gestionando los aspectos ambientales, que puedan generarse por el desarrollo de sus actividades, mediante la selección de medidas de control y prevención adecuadas. Cumplir las normas y requisitos legales vigentes, así como otros requisitos voluntarios relacionados a la Seguridad, Salud ocupacional y Medio Ambiente. Contar con personal altamente competente y consciente de sus funciones en la gestión de la seguridad, salud y medio ambiente. Revisar y monitorear su sistema de Gestión en forma periódica, a fin de tomar las acciones correctivas que correspondan, para asegurar su mejora continua. 21
Sesión II Ejemplo 3: Política de calidad, S&SO y medio ambiente TRANSALTISA S.A es una empresa de la CORPORACION CERVESUR que provee servicio de trasporte terrestre de materiales peligrosos y productos para los sectores comercial,, industrial, energético y minero. Son nuestros compromisos: o Fomentar una política de calidad, seguridad, salud y cuidado del medio ambiente, integrando estos aspectos a las labores diarias que realiza el personal de la empresa. o Cumplir los requisitos legales y otros aplicables a nuestras actividades. o Satisfacer los requerimientos acordados con nuestros clientes. o Prevenir los riesgos propios de nuestras actividades que afecten la salud y seguridad de nuestros trabajadores y otras partes interesadas a fin de minimizarlos o eliminarlos. o Proporcionar los recursos para la formación del personal, así como los equipos necesarios para al aplicación de prácticas seguras de trabajo o Mejorar continuamente la eficacia de los procesos incluidos en su Sistema Integrado de Gestión TRANSALTISA S.A. establece objetivos y metas cuya revisión anual garantiza el
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Sesión II Requisitos Planificación (ver 4.3 en OHSAS 18001:2007)
Identificación de peligros, evaluación determinación de controles (4.3.1)
riesgos
y
Procedimientos para: o
de
Identificar peligros, evaluar riesgos, y determinar los controles necesarios
Deben tener en cuenta: actividades rutinarias y no rutinarias, o actividades de todas las personas que acceden a los o sitios de trabajo (incluye contratistas y visitas) o Comportamiento humano y capacidades o Peligros fuera del sitio de trabajo que pueden afectar la S&SO de las personas bajo control de la organización dentro del sitio de trabajo 23
Sesión II
Actividades no rutinarias o o o o o
o o o
o o
Limpieza de las instalaciones o los equipos Modificaciones temporales de un proceso Mantenimiento no programado Puesta en marcha/parada de plantas o equipos Visitas fuera de las instalaciones (por ejemplo, salidas de campo, visitas cliente-suministrador, prospección, excursiones) Reformas Condiciones meteorológicas extremas Cortes en el suministro (por ejemplo, eléctrico, de agua, gas, etc.) Acuerdos temporales Situaciones de emergencia. OHSAS 18002:2008 24
Sesión II Requisitos Planificación (ver 4.3 en OHSAS 18001:2007)
Identificación de peligros, evaluación determinación de controles (4.3.1) o o o
de
riesgos
y
Infraestructura, equipos y materiales de trabajo Cambios (en la organización, materiales o actividades) Leyes relacionadas a la evaluación de riesgos controles operacionales
y
Los controles deben considerar la siguiente jerarquía: o o o o
o
Eliminación Sustitución Controles de ingeniería Señalización, advertencias administrativos EPP’s
y/o
controles 25
Sesión II Requisitos Planificación (ver 4.3 en OHSAS 18001:2007)
Identificación de peligros, evaluación determinación de controles (4.3.1)
de
riesgos
y
La organización debe documentar y mantener el resultado de la identificación de peligros, evaluación de riesgos y controles actualizados
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Sesión II Ejemplo 4: peligros y riesgos Pasos a seguir i. Elección del método para la identificación de peligros y evaluación de riesgos. Existe una amplia variedad de métodos, abarcando desde métodos sencillos hasta evaluaciones complejas con extensa documentación. Cada organización debería elegir los enfoques que sean mas apropiados a su alcance, naturaleza y tamaño. En combinación, la metodología usada en la práctica para la implementación de un sistema de gestión de SSO, para organizaciones en operación, es la denominada matriz IPER. La matriz IPER se puede aplicar a cualquier tipo de organización.
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Sesión II Ejemplo 4: peligros y riesgos Pasos a seguir ii. Matriz IPER a) Dividir la organización en procesos. Se deben considerar los procesos relacionados con el quehacer del negocio (principales, apoyo y directivos) así como aquellos que tengan relación al negocio pero que se requieren para el funcionamiento de la organización.
Aquí interviene la Gerencia, el responsable del sistema de gestión de SSO y el facilitador. b) Conformar el equipo de trabajo. o
o
El jefe / responsable del proceso + supervisor y/o personas con experiencia en el proceso.
El facilitador (persona que domina la metodología a emplear).
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Sesión II
Procesos de una empresa para la fabricación de tubos PEAD
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Sesión II Ejemplo 4: peligros y riesgos Pasos a seguir ii. Matriz IPER
c) Inspeccionar el proceso a analizar Previo al inicio de la identificación de los peligros, es recomendable realizar una “inspección de seguridad”, la cual nos permitirá obtener información de las condiciones de seguridad en las instalaciones e identificar los peligros que puedan derivar en accidentes. d) Dividir el proceso en actividades y tareas El equipo de trabajo debe identificar en secuencia las actividades que se realiza en cada proceso. De ser necesario, cada actividad deberá desdoblar en tareas simples. 30
Sesión II
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Sesión II Ejemplo 4: peligros y riesgos Pasos a seguir ii. Matriz IPER
e) Identificación de peligros y estimación de riesgos Se identifican los peligros y se estima los riesgos. Se usan dos parámetros (severidad y probabilidad) f) Valoración de los riesgos En base a la probabilidad y severidad se determina si el riesgo es o no tolerable. g) Preparación del plan de control de riesgos Para aquellos peligros no tolerables se establecen controles operacionales. h) Revisión del Plan Los controles operacionales deben revisarse permanentemente a fin de mejorarlos.
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Sesión II Ejemplo 4: peligros y riesgos Identificación de Peligros “Fuente o situación o acto con potencial para causar daño en términos de daño humano o deterioro de la salud, o una combinación de éstos (OHSAS 18001:2007, 3.6)” 3.6)”.. o
o o
Fuentes: por ejemplo, maquinaria en movimiento, radiación o fuentes de energía Situaciones: por ejemplo, trabajos en altura. Actos: por ejemplo, ej emplo, levantar peso de forma manual.
Se debe considerar actividades rutinarias, rutinarias y emergencias Las matrices químicos.
IPER usualmente
contemplan
peligros
físicos
y
Los peligros biológicos, ergonómicos y psicosociales usualmente no se consideran en una matriz IPER IPER y son identificados mediante estudios realizados por especialistas externos a la organización. 33
Sesión II Ejemplo 4: peligros y riesgos Identificación de peligros •
•
La identificación de los peligros debería tener en cuenta a las personas que tienen acceso al lugar de trabajo: o
Clientes
o
Visitas
o
Contratistas
o
Empleados
Se deben identificar todos aquellos peligros sobre los cuales la organización pueda tener control.
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Sesión II Físicos
Trabajo en altura Exposición a altas temperatura Químicos
Ejemplo de peligros
Inhalación de solventes Manipulación de ácido
Biológicos Ingerir alimentos en mal estado Picadura de araña Psicosociales Carga excesiva de trabajo Acoso Ergonómicos Movimientos repetitivos Levantamiento de cargas 35
Sesión II Ejemplo 4: peligros y riesgos Estimación del riesgo “Combinación “Combinación de la probabilidad probabilidad de que ocurra un suceso o exposición peligrosa y la severidad severidad del daño o deterioro de la salud que puede causar el suceso o exposición (OHSAS 18001:2007, 3.21)” 3.21)”..
En palabras sencillas, el “riesgo” es una calificación. Usualmente al determinar un peligro, se le asigna una “consecuencia ”, que en la práctica erróneamente se denomina también “riesgo” riesgo”. Posteriormente se valora la “consecuencia” en función de su probabilidad y severidad, obteniéndose el “riesgo” riesgo”. Nota: El DS 148-TR 148-TR “Guía Básica” denomina al riesgo como “nivel de riesgo” 36
Peligro
Consecuencia
Físicos
Trabajo en altura Exposición a altas temperatura
Golpes, fractura, muerte Quemadura
Químicos Inhalación de solventes Manipulación de ácido
Intoxicación Quemadura
Biológicos Ingerir alimentos en mal estado Picadura de araña
Intoxicación Fiebre, dolor, muerte
Psicosociales Carga excesiva de trabajo Acoso (mobbing) (mobbing) Ergonómicos
Stress Pérdida de autoestima
Movimientos repetitivos Levantamiento de cargas
Dolencias musculo-esqueléticas Lumbalguia 37
Sesión II
Estimación del riesgo i.
Severidad del daño Severidad Ligeramente dañino
Descripción Lesión sin incapacidad, pequeños cortes o magulladuras, irritación de los ojos por polvo. Molestias e incomodidad: dolor de cabeza, disconfort.
Dañino
Lesión con incapacidad temporal: fracturas menores. Daño a la salud reversible
Extremadamente dañino
Lesión con incapacidad permanente: amputaciones, fracturas mayores, muerte. Daños a la salud irreversible.
RM 148-2007 TR – Guía básica
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Sesión II
Estimación del riesgo ii. Probabilidad de que ocurra el daño Probabilidad Baja Media Alta
Descripción El daño ocurrirá raras veces El daño ocurrirá en algunas ocasiones El daño ocurrirá siempre o casi siempre
RM 148-2007 TR – Guía básica
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Sesión II
Valoración de los riesgos
RM 148-2007 TR – Guía básica
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Sesión II Nivel de riesgo
Interpretación / significado
Intolerable
No se debe comenzar ni continuar el trabajo hasta que se reduzca el riesgo. Si no puede reducirse el trabajo, debe prohibirse el trabajo.
Importante
No se debe comenzar el trabajo hasta que se haya reducido el riesgo. Cuando el riesgo corresponda a un trabajo que se esta realizando, debe remediarse el problema en un tiempo inferior al de los riesgos moderados.
Moderado
Se deben hacer esfuerzos para reducir el riesgo. Las medidas para reducir el riesgo deben implementarse en un periodo determinado. Cuando el riesgo moderado esta asociado con consecuencias extremadamente dañinas (mortal o muy graves), se precisará una acción posterior para establecer, con mas precisión, la probabilidad del daño como base para determinar la necesidad de mejora de las medidas de control
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Sesión II
Nivel de riesgo
Interpretación / significado
Tolerable
No se necesita mejorar la acción preventiva. Sin embargo se deben considerar soluciones mas rentables o mejoras que no supongan una carga económica importante. Se requieren comprobaciones periódicas para asegurar que se mantiene la eficacia de las medidas de control.
Trivial
No necesita adoptar ninguna acción.
RM 148-2007 TR – Guía básica
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Peligro
Consecuencia
Riesgo
Golpes, fractura, muerte Quemadura
Intolerable Moderado
Intoxicación Quemadura
Importante Importante
Intoxicación Fiebre, dolor, muerte
Tolerable Tolerable
Físicos
Trabajo en altura Exposición a altas temperatura Químicos Inhalación de solventes Manipulación de ácido
Biológicos Ingerir alimentos en mal estado Picadura de araña Psicosociales Carga excesiva de trabajo Acoso (mobbing) Ergonómicos Movimientos repetitivos Levantamiento de cargas
Stress Pérdida de autoestima Dolencias musculo-esqueléticas Lumbalguia
Moderado Tolerable Moderado Moderado 43
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Sesión II Requisitos Planificación (ver 4.3 en OHSAS 18001:2007)
Requisitos legales y otros requisitos (4.3.2)
Procedimientos para: o
Identificar y tener acceso a los requisitos legales y otros requisitos
Mantener actualizados los requisitos legales y otros aplicables
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Sesión II Requisitos Planificación (ver 4.3 en OHSAS 18001:2007)
Objetivos y programas (4.3.3)
Establecer, implementar y mantener documentados objetivos S&SO en las funciones y niveles pertinentes
Deben ser medibles cuando sea práctico
Al establecer los objetivos ambientales se debe tener en cuenta: o
Las leyes aplicables y otros requisitos
o
Sus riesgos en S&SO
o
Opciones tecnológicas
o
Requisitos financieros, operacionales y de negocios
o
Posiciones de partes interesadas 46
Sesión II Requisitos Planificación (ver 4.3 en OHSAS 18001:2007)
Objetivos, metas y programas (4.3.3)
Se debe establecer, implementar y mantener uno o varios programas para alcanzar los objetivos: o
Asignación de responsabilidades
o
Medios y plazos para lograrlos
Los programas deben ser revisados a intervalos regulares y planeados, realizando los ajustes necesarios para alcanzar los objetivos
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Sesión II Ejemplo 5: objetivos ambientales
Objetivos
Metas
Reducir la tasa de accidentabilidad
0 accidentes/año
Reducir los niveles de ruido en planta
< 95 dB
Mejorar los niveles de iluminación en oficinas
> 350 luxes
Disminuir los problemas ergonómicos en el sitio de trabajo
Problemas osteomusculares < 10 población
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Sesión II
Ejemplo 5: programa S&SO
Sesión II Requisitos Implementación y operación (ver 4.4 en OHSAS 18001:2007)
Recursos, roles, funciones, responsabilidad y autoridad (4.4.1)
La gerencia debe mostrar su compromiso: o
Asegurando recursos para establecer, implementar y mantener el sistema de gestión S&SO Nota: incluyen RR.HH. y habilidades especializadas, infraestructura organizacional, tecnológica y recursos financieros
o
Definiendo roles, responsabilidades y funciones, los cuales deben ser documentados.
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Sesión II Requisitos Implementación y operación (ver 4.4 en OHSAS 18001:2007)
Recursos, roles, funciones, responsabilidad y autoridad (4.4.1)
La alta dirección debe nombrar un representante de la dirección: o
o
Asegurar que se establezca, implemente y mantenga el sistema de gestión S&SO según OHSAS 18001 Informar a la alta dirección el desempeño del sistema de gestión S&SO para su revisión incluyendo oportunidades de mejora
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Sesión II Ejemplo 5: funciones y responsabilidades Funciones
Responsables
Desarrollar política SSO
Jefe SSO, Gte. General
Aprobar política SSO
Gte. General
Desarrollo de objetivos, metas y programas
Todas los gerentes
Monitorear el desempeño del SSO
Jefe SSO
Identificar leyes aplicables
Asesor legal / Jefe SSO
Asegurar el cumplimiento legal
RED / Jefe SSO
Participación en simulacros
Todo el personal
Facilitar los recursos necesarios
RED
Capacitación en SSO
Jefe SSO
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Sesión II Requisitos Implementación y operación (ver 4.4 OHSAS 18001:2007)
Competencia, formación y toma de conciencia (4.4.2)
Se deben mantener los registros que evidencien la competencia
Se debe identificar las necesidades de entrenamiento y evaluar su efectividad
Se debe tener uno o mas procedimientos para que los trabajadores tomen conciencia de: o
o
o
Las consecuencias en SSO de sus actividades de trabajo y mejoramiento del desempeño personal Sus funciones y responsabilidades sistema de gestión en SSO
dentro
del
Consecuencia de desviarse de los procedimientos 53
Sesión II Requisitos Implementación y operación (ver 4.4 en OHSAS 18001:2007)
Comunicación (4.4.3.1)
Se debe tener uno o mas procedimientos para: o
o
o
La comunicación interna entre los diversos niveles y funciones de la organización Comunicación con los contratista y otros visitantes al sitio de trabajo
Recibir, documentar y responder las comunicaciones de las partes externas interesadas
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Sesión II Requisitos Implementación y operación (ver 4.4 en OHSAS 18001:2007)
Participación y consulta (4.4.3.2) Se debe tener uno o mas procedimientos para:
La participación de los trabajadores por: o
Participación en identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles
o
Participación apropiada investigación de incidentes
o
Participación en el desarrollo de políticas y objetivos
o
Consulta cuando haya cambios que afecten SSO
o
Representación en asuntos SSO
Información a los trabajadores en los mecanismos de su participación y quienes son sus representantes
Consulta a contratistas si hay cambios que afecten su SSO55
Sesión II Requisitos Implementación y operación (ver 4.4 en OHSAS 18001:2007)
Documentación (4.4.4)
Debe incluir: o
Política, objetivos SSO
o
La descripción del alcance del sistema de gestión SSO
o
o o
Descripción de sus elementos e interacción referencia a los documentos relacionados
y
Los documentos y registros obligatorios Los documentos y registros adoptados libremente por la organización
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Sesión II Requisitos Implementación y operación (ver 4.4 en OHSAS 18001:2007)
Control de documentos (4.4.5)
Se debe tener uno o varios procedimientos para: o
Aprobar los documentos antes de emitirlos
o
Revisarlos y actualizarlos
o
Identificar los cambios y revisión actual
o
Disponibilidad de versiones vigentes
o
Los documentos permanecen legibles e identificables
o
Identificar los documentos de origen externo
o
Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos 57
Sesión II Requisitos Implementación y operación (ver 4.4 en OHSAS 18001:2007)
Control operacional (4.4.6) La organización debe implementar y mantener:
Controles operacionales a sus actividades
Controles relacionados equipos y servicios
Controles relacionados con contratistas y otros visitantes
Procedimientos documentados y criterios de operación para situaciones en donde su ausencia pueda llevar a desviaciones a la política y objetivos SSO
con
buenas
adquisiciones,
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Sesión II Requisitos Implementación y operación (ver 4.4 en OHSAS 18001:2007)
Preparación y respuesta ante emergencias (4.4.7)
Se debe establecer, implementar y mantener procedimientos para identificar y responder a situaciones potenciales de emergencia
Se deberá tomar en cuenta las necesidades de las partes interesadas relevantes (ej. Servicios de emergencia y bomberos
Se debe revisar periódicamente y actualizar (de ser necesarios) los procedimientos de preparación y respuesta ante emergencias en especial después de emergencias
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Sesión II Requisitos Verificación (ver 4.5 en OHSAS 18001:2007)
Seguimiento y medición (4.5.1)
Procedimientos establecidos, implementados y mantenidos para monitorear y medir regularmente el desempeño SSO: o
Mediciones cuantitativas y cualitativas
o
Monitorear el grado de cumplimiento de objetivos SSO
o
Monitorear la efectividad de los controles
o
Acciones reactivas de desempeño para monitorear enfermedad, incidentes y cualquier otra evidencia histórica de desempeño deficiente (acciones correctivas / preventivas)
Los equipos de medición usados deben estar calibrados 60
Sesión II Requisitos Verificación (ver 4.5 en OHSAS 18001:2007)
Evaluación del cumplimiento (4.5.2)
Procedimientos establecidos, implementados y mantenidos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables y los que suscriba
Debe mantenerse registros de esta evaluación
61
Sesión II
Matriz legal
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Sesión II
Matriz legal
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Sesión II Requisitos Verificación (ver 4.5 en OHSAS 18001:2007)
Investigación de incidentes (4.5.3.1)
Procedimientos establecidos, implementados y mantenidos para registrar, investigar y analizar incidentes: o
o
o
o
Determinar las deficiencias SSO encontradas que causen los incidentes Identificar la necesidad de acciones correctivas / preventivas Identificar oportunidad de oportunidad de mejora continua Comunicar el resultado de las investigaciones
Se deben mantener los registros respectivos 64
Sesión II Requisitos Verificación (ver 4.5 en OHSAS 18001:2007)
No conformidad, acción correctivas y preventiva (4.5.3.2)
Procedimientos establecidos, implementados y mantenidos para el tratamiento de las no conformidades reales y potenciales y tomar acción: o
Identificación y corrección de no conformidades
o
Tomar acción para evitar su recurrencia
o
o
o
Investigar, determinar la causa y tomar acción para prevenir su reincidencia Registrar y comunicar las acciones correctivas / preventivas Revisión de la efectividad 65
Sesión II Requisitos Verificación (ver 4.5 en OHSAS 18001:2007)
Control de los registros (4.5.4)
Procedimientos mantenidos para:
establecidos,
o
Identificar
o
Almacenar
o
Proteger
o
Recuperar
o
Tiempo de retención
o
Disposición de equipos
implementados
y
Los registros deben permanecer legibles, identificables y trazables 66
Sesión II Requisitos Verificación (ver 4.5 en OHSAS 18001:2007)
Auditoría interna (4.5.5)
A intervalos planificados, sirven para: o
Determinar si el sistema de gestión SSO es conforme
o
Se ha implementado adecuadamente y se mantiene
o
Es efectivo para alcanzar la política y objetivos SSO
o
Proporcionar información a la dirección
Establecer, implementar y mantener procedimientos para: o
o
Definir las responsabilidades y requisitos para planificar y realizar auditorías, informar los resultados y mantener los registros apropiados Determinar los criterios de auditoría, alcance, frecuencia y métodos
Deben ser objetivas e imparciales
67
Sesión II Requisitos Revisión por la dirección (ver 4.6 en OHSAS 18001:2007)
A intervalos planificados
Incluyen la revisión de: o
Resultados de auditorías internas y evaluación del cumplimiento legal y otros requisitos
o
Resultados de participación y consulta
o
Comunicación de partes externas incluyendo quejas
o
El desempeño SSO de la organización
o
Objetivos y metas
o
o
Investigación de incidentes, acciones correctivas y preventivas
Seguimiento de las acciones de la revisión anterior 68
Sesión II Requisitos Revisión por la dirección (ver 4.6 en OHSAS 18001:2007)
o
Los cambios
o
Las recomendaciones para la mejora
Los resultados deben incluir las decisiones y acciones tomadas relacionadas a posibles cambios de: o
Desempeño SSO
o
Política y objetivos SSO
o
Recursos
o
Otros elementos del sistema de gestión SSO
69
Sesión II
Resumen de documentos obligatorios
Política SSO (4.2)
Procedimiento de control de documentos (4.4.5)
Procedimiento de control de registros (4.5.4)
Procedimiento de auditoría interna (4.5.5)
Procedimiento para investigación de incidentes, acciones correctivas y preventivas (4.5.3)
Procedimiento de identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles (4.3.1)
Procedimiento de identificación de requisitos legales y otros (4.3.2)
70
Sesión II
Resumen de documentos obligatorios
Procedimientos para que los trabajadores tomen conciencia de la importancia del sistema de gestión SSO (4.4.2)
Procedimiento de comunicación, participación y consulta (4.4.3)
Procedimientos de control operacional (4.4.6)
Procedimientos de emergencias (4.4.7)
Procedimiento de medición y monitoreo del desempeño (4.5.1)
Procedimiento de evaluación del cumplimiento legal y otros (4.5.2)
71
Sesión II 1. La norma OHSAS 18001. Datos Generales. Definiciones 2. Objetivo de la norma OHSAS 18001:2007. Aplicación y alcance. Mejora continua 3. Contenido y estructura de la norma 4. Revisión de la norma. Descripción e interpretación de los principales capítulos 5. Interpretación y aplicación práctica del sistema de gestión de S&SO basado en la norma OHSAS 18001:2007. 6. Caso práctico: Aplicación de control de documentos y control de registros.
Indice
72
Sesión II
Caso práctico – Aplicación de Control de Documentos y Registros Cítricos SAC es una empresa dedicada a la comercialización de naranjas y mandarinas. A fin de poder llegar a mercados internacionales y cumplir con la legislación nacional, la Gerencia ha decidido implementar un sistema de gestión de calidad y salud y seguridad. Para ello, ha contratado a un profesional a cargo de la implementación del sistema de gestión basado en las normas ISO 9001 – OHSAS 18001. Como parte de los trabajos, se ha desarrollado el procedimiento de control de documentos y registros que se indica en las siguientes diapositivas
73
Sesión II
1. OBJETIVO Definir la metodología para elaborar, revisar, aprobar, almacenar, distribuir, modificar y disponer los documentos y registros del Sistema Integrado de Gestión (SIG) de Cítricos SAC. 2. ALCANCE Se aplica a toda base documental del sistema integrado de gestión (Calidad, Medio Ambiente, SSO) procedimientos, instructivos, registros, planes de calidad, cronogramas, programas, documentos externos entre otros. 3. DESCRIPCIÓN 3.1 Identificación: Para manuales, procedimientos, planes, instructivos y demás documentos se hará uso del siguiente encabezado. 74
Código: Logo Citricos SAC
Título del documento
Versión: Página:
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Donde: o
o o
o
Elaborado: Iniciales del puesto que elabora / revisa / aprueba. Código ver 6.4 Versión: corresponde a un número correlativo de acuerdo a cada revisión del documento. La primera versión de todo documento es "versión 01" . Fecha: la fecha en que se aprueba el documento. Debe tener la estructura. 75
Sesión II
76
Código: Logo Cítricos SAC Sesión II
Título del documento
Versión: Página:
Nota: Algunos registros podrán indicar solo el título, código y versión en caso sea necesario Título del documento Código - Versión
3.4 Codificación: El código de todo documento del SIG seguirá la siguiente estructura:
SIG – MN – 001
Inicial del proceso Inicial del documento Correlativo 77
Sesión II Nota: Para la política, misión, visión y valores corporativos la empresa se reserva el derecho de asignarle un código o solo identificarla por el título. 3.5 Legibilidad: • Los documentos impresos deben estar libres de correcciones / tachones. • Los registros impresos deben ser llenados con lapicero. • De haber errores en el llenado de los registros se deberá corregir indicando el nuevo dato y la firma de la persona que hizo la corrección. 3.6 Necesidad de elaborar / modificar un documento: •
La necesidad de Elaborar / Modificar un Documento del SIG, puede generarse en cualquier proceso a iniciativa de cualquier 78
Integrante de la Organización. • Para la elaboración de un documento nuevo la persona encargada elabora un borrador del documento en coordinación con el Responsable del Proceso de acuerdo a lo establecido en el Anexo Nº 1. • De no haber variación en los procesos, los documentos serán revisados al menos una vez al año para asegurar siguen siendo vigentes. • Cuando sea necesaria la modificación de un documento el coordinador del sistema de gestión entrega una copia de documento sin fecha ni versión al responsable de la modificación. • La elaboración, revisión y aprobación de los documentos se realiza según lo indicado en el anexo 1. Como evidencia de ello, se guardará una copia física del original con las firmas respectivas,. Para el caso de formatos, bastará que sean colgados en el Servidor (carpeta Sistema Integrado de Gestión) como evidencia de haber sido revisados / aprobados. Nota: la primera versión del documento será 01.
79
Sesión II • Los documentos aprobados deberán ser publicados en el Servidor (carpeta Sistema Integrado de Gestión) por el COORDINADOR SIG indicando en el pie de página del mismo el texto "La Impresión de este documento es una COPIA NO CONTROLADA" • Para el caso de registros, la evidencia de la revisión y aprobación será el hecho que se encuentren publicados en el Servidor (carpeta "Sistema Integrado de Gestión". • Todo documento / registro nuevo o modificado debe ser actualizado por el COORDINADOR SIG en las Listas maestras de documentos internos SIG-RE 002 y/o Lista maestra de registros SIGRE -003 según corresponda. 3.7 Control de Cambios • Las modificaciones / cambios en los documentos (excepto formatos) se evidenciarán colocando, en el ítem «Control de Cambios» del documento (solo los documentos que cuentan con esta sección, ver anexo 2). Ejemplo: 80
Revisión Nº
Sesión II 3
Identificación de las Modificaciones
Fecha de vigencia
7.1 … la elaboración de la matriz IPER las
matrices IPER que sean elaboradas por el cliente
18-04-12
• Las modificaciones de la política, misión, visión y valores corporativos solo se evidencian por comparación con la versión anterior (no aplica lo anterior). 3.8 Distribución de documentos: • Los documentos / registros aprobados son publicados por el COORDINADOR SIG en el Servidor (carpeta "Sistema Integrado de Gestión"). • Cuando se requiera copias impresas de un nuevo documento en un área de trabajo, el responsable del proceso lo debe solicitar al COORDINADOR SIG. • Cuando se trate de copias físicas de documentos controlados del sistema, antes de distribuir las copias físicas, el COORDINADOR SIG debe asegurarse se recoja la versión no vigente. 81
• El COORDINADOR SIG debe llevar control de la distribución de las copias físicas haciendo uso de la lista maestra de documentos internos. • El COORDINADOR SIG colocará a las copias impresas de documentos nuevos / modificados un sello color azul que indique Copia Controlada en la primera hoja del documento. • El COORDINADOR SIG guardará una copia electrónica de la última versión obsoleta, en la carpeta de «Obsoletos» ubicada en la carpeta «Sistema Integrado de Gestión». En caso sea necesario guardar una copia física de un documento obsoleto, deberá ser identificado con un sello color rojo que indique «Obsoleto» en la primera hoja del documento. 3.9 Difusión de los documentos / registros. • Todo documento nuevo / modificado debe ser difundido entre las áreas del mismo. • Cada responsable del proceso en cada ubicación física, deberá realizar la difusión y capacitación para el correcto uso del documento nuevo / modificado, de acuerdo a lo indicado en el
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Procedimiento Selección, evaluación, inducción, capacitación y concientización SIG-PG-006. 3.10 Control de documentos de origen externo • Cada proceso debe identificar los documentos de origen externo que sean necesarios para el mismo. • El responsable del proceso entrega una copia del documento externo (impresa o electrónica) al COORDINADOR SIG para su control (ingreso a la lista maestra de documentos externos). • Los documentos externos no requieren código siendo identificados por su título / nombre. • Para el caso de procedimientos del cliente, el COORDINADOR SIG deberá publicar en el Servidor (carpeta «Sistema Integrado de Gestión» una versión electrónica del mismo (debe ser necesario deberá escanearlo), la cual deberá llevar el pie de página «La impresión de este documento es una COPIA NO CONTROLADA». • Cuando termine un proyecto, los procedimientos del cliente podrán ser declarados OBSOLETOS , siguiendo el mecanismo indicado en 6.8 83
•
Para el caso de leyes, estas serán controladas a través del procedimiento Identificación y evaluación de requisitos legales y otros requisitos COR-SIG-PG-005. • Para el caso de manuales de equipos, el COORDINADOR SIG deberá tener una copia física del mismo, no siendo necesario su digitalización.
3.11 Almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición de los registros • Se indican en la lista maestra de registros
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Sesión II
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Sesión II
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Sesión II Indique cual sería el código a asignar a los siguientes documentos y registros:
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Sesión II
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