ORGANIGRAMA y manual de organizacion y funciones (MOF)

ORGANIGRAMA

GERENTE GENERAL

AREA DE

AREA DE

AREA DE

AREA

LOGISTICA

PRODUCCION

ADMINISTRACION

COMERCIAL

ALMACEN

CONTABILIDAD

MARKETING

VENTAS

MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES (MOF)

GERENTE GENERAL

El Gerente General supervisa al Área de Logística, Área de Producción, Área de Administración y finanzas y al Área Comercial. Comercial. Funciones:

a) Se hará cargo de la administración de la empresa, es decir; de la planeación, organización, organizaci ón, integración, dirección, control y el desarrollo. b) Dirigir, supervisar y fiscalizar las actividades de la Empresa, por delegación de la Junta General de accionistas, ejecutar la política interna, procedimientos y programas operativos. c) Supervisara las distintas áreas de la empresa velando que estas cumplan con sus funciones. d) Evaluar periódicamente el cumplimiento de los objetivos y metas plasmada en los planes e) Detectar y estar pendientes de los futuros problemas buscado la solución correcta. f) Aprobar las las normas y procedimientos procedimientos de carácter interno interno que sean necesarios necesarios para el desarrollo de la gestión y velar por su cumplimiento. g) Crear y mantener las buenas relaciones con los proveedores y clientes para el desarrollo y buen funcionamiento de la empresa. h) Definir e implementar un buen plan estratégico de marketing en base a los objetivos establecidos de la empresa.

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i) Crear planes planes estratégicos para para la competición y adaptabilidad adaptabilidad de nuevos mercados. j) Evaluar el desempeño de de la empresa dentro del mercado en el que se desarrolla. desarrolla. k) Traducir los objetivos objetivos estratégicos estratégicos en metas operacionales operacionales específicas específicas de cada área de la empresa y verificar su cumplimiento. l) Medir continuamente la ejecución y comparar los resultados reales con los planes establecidos. m) Desarrollar un ambiente un ambiente de trabajo que motive positivamente a los trabajadores de la empresa. n) Otras responsabilidades que le sean asignadas en en materia de su competencia. AREA DE LOGISTICA

Depende directamente de la Gerencia General. Funciones:

a) Administrar Administr ar el adecuado abastecimiento de los bienes y servicios solicitados en el tiempo requerido, garantizando un abastecimiento oportuno, de calidad y con un costo razonable. b) Mantener un adecuado nivel de inventarios que aseguren la continuidad de las operaciones de la empresa. c) Participar como miembro de los Comités Especiales en los procesos de selección selección de adquisición de bienes muebles e insumos establecidos. d) Promover e intervenir en la elaboración de normas normas y disposiciones administrativas administrat ivas relativas al ámbito de su competencia. e) Controlar eficaz y eficientemente la administración de los bienes muebles e inmuebles propios de la empresa. f) Administrar en forma eficaz los recursos asignado asignadoss al Departamento, Departamento, de acuerdo acuerdo con los lineamientos fijados por la Alta Dirección. g) Suscribir órdenes de compra y servicio por las contrata contrataciones ciones o adquisiciones efectuadas. h) Proponer la actualización de normas y procedimientos para adquisiciones y contrataciones que se ajusten a la mejora de los procesos logísticos. i) Realizar otras funciones afines a la misión de la unidad organiza a la que pertenece y las que por norma sean de su competencia. j) Otras responsabilidades responsabilidades que le sean asignadas asignadas en materia de de su competencia. competencia. ALMACEN

Depende directamente del Área de Logística. Funciones:

a) Conducir y supervisar los procesos de recepción, ubicación física, conservación, control de inventarios y suministro de bienes en el almacén. b) Administrar el proceso de catalogación, clasificación y codificación de los materiales ingresos a los almacenes de la empresa, aplicando las técnicas de





d) Participar en la la elaboración elaboración de inventarios inventarios físicos de los los activos fijos así como del Almacén. e) Emitir informes del movimiento de almacén almacén y de las existencias existencias físicas para su conciliación con la información contable. f) Organizar el almacenaje de los bienes de acuerdo a las caracterís características ticas técnicas de los productos. g) Informar sobre posibles riesgos en los procesos de almacenaje y resguardo de bienes. h) Aplicar las acciones y principios del Sistema de gestión de Calidad y Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo. i) Otras funciones funciones que le le asigne asigne el el especialista especialista en Control Patrimonial Patrimonial..

AREA DE PRODUCCION

Depende directamente de la Gerencia General. Funciones:

a) Mantener una comunicación fluida con las áreas de la empresa, con el fin de informar sobre el desarrollo de la producción y las cantidades fabricadas, mejorando así la calidad del producto, los tiempos de producción y la disminución de los costos. b) Supervisa todos todos los procesos de la la transformación de de la materia prima y material de empaque en producto terminado. c) Programar las actividades de su área de acuerdo a su plan de producción a fin de optimizar las entregas del producto terminado a tiempo. d) Coordina las diferentes labores del personal dentro del área. Controla Controla la labor de los supervisores y del operario en general. e) Velar por el correcto correcto funcionamie funcionamiento nto de maquinarias maquinarias y equipos equipos y dar nota si se requiere de una adquisición de maquinaria. f) Optimizar el espacio industrial, industrial, mejorando mejorando el flujo de los los procesos productivos productivos realizados, eliminando movimientos innecesarios de materiales y de mano de obra. g) Elaborar, revisar y mantener actualizadas las descripciones de puestos del personal a su cargo para evitar confusiones. h) Recae toda la responsable de las existencias de materia prima, material de empaque y productos en proceso durante el desempeño de sus funciones. i) Es el encargado de entrenar y supervisa a cada trabajador encargado de algún proceso productivo durante el ejercicio ejercicio de sus funciones para mejorar y aumentar aumentar su rendimien r endimiento. to. j) Encargado de velar velar por la la calidad del producto producto fabricado para detectar detectar errores errores en los procesos de producción. k) Ejecutar planes de mejora y de procesos con la finalidad de aumentar y mejorar los procesos de producción de la empresa. l) Emitir informes, analiza resultados, genera reportes de producción que respalden la toma de decisiones. m) Cumple y hace cumplir los manuales de procesos, procesos, y es responsable de generar un buen clima laboral en su área. n) Ejecuta y supervisa planes de seguridad industrial. Controla la higiene y limpieza





p) Establece controles de seguridad y determina parámetros de funcionamiento funcionamiento de equipos y procesos que garanticen la producción y mantengan la seguridad del empleado. q) Otras funciones vinculadas a su campo de actividad que le sean asignadas por la Gerencia General. AREA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

Depende directamente de la Gerencia General Funciones:

a) Coordinar la gestión administrativa administrativa y financiera financiera directamente con la Gerencia General. b) Formular y proponer a la Gerencia General los objetivos y lineamiento de políticas, estrategias, planes y programas para el desarrollo de actividades en su ámbito funcional, buscando optimizar el uso de los recursos de la Empresa. c) Brindar información oportuna en lo que a su área compete y participar activamente activament e en los procesos de formulación del Plan Maestro Optimizado, Plan Estratégico Institucional, Plan Operativo Anual, Presupuesto Anual, Memoria Anual y otros documentos de gestión. d) Ejecutar y controlar el Plan Plan y Presupuesto Operativo Anual Anual de las actividades actividades administrativo- financieras de la Empresa de acuerdo a las políticas, normas y estrategias establecidas establecidas por la Alta Dirección. e) Administrar los recursos necesarios para el desarrollo de las operaciones corrientes y de inversión de la Empresa, en coordinación con el Departamento de Planificación,, Presupuesto e Informática. Planificación f) Analizar y evaluar las líneas de crédito que se ofertan en el mercado y proponer la obtención de las fuentes de financiamie financiamiento nto más favorables para la empresa. g) Optimizar la rentabilidad del exceso de liquidez de ser el caso, recomendando las alternativas de colocaciones e inversion inversiones es financieras más convenientes para la empresa. h) Revisar y presenta presentarr oportunamente a la Gerencia General para su aprobación, los estados financieros, notas de interpretación e información complementaria formulada por la Oficina de Contabilidad, tanto de periodicidad anual, semestral y trimestral de acuerdo a la normatividad vigente. i) Formular y proponer a la Gerencia General normas y procedimient procedimientos os técnicos para optimizar el desarrollo de las actividades en su ámbito funcional, garantizando el buen uso y seguridad de los recursos financieros de la Empresa. j) Preparar y presentar reportes e informes sobre las causas y tendencias de la situación administrativa, administrativa, económica, financiera y patrimonial de la Empresa, para fines internos y/o externos. k) Estudiar y proponer el monto de los fondos fijos de caja, que debe disponer la Empresa, estableciendo las normas y procedimientos del gasto y reposición de los mismos, en armonía con las normas de control interno. l) Otras funciones vinculadas a su campo de actividad que le sean asignadas por la Gerencia General.





JEFE DE CONTABILIDAD

Depende directamente del Área de Administración y Finanzas. Funciones:

a) Preparar y mantener los registros contables y sistemas de control interno. Proporcionar a los niveles de dirección, herramientas de gestión con información precisa y oportuna sobre presupuestos, costos, seguros, impuestos u otra información requerida, requerida, por las áreas internas y entidades externas. b) Controlar los gastos gastos y aplicar eficazmente eficazmente las normas de de contabilidad contabilidad y sistemas de control de costos, para salvaguardar salvaguardar los intereses económicos económicos de la empresa. c) Mantener registros de control para asegurar, que los compromisos y gastos de la empresa se mantengan dentro de los planes y autorizaciones financieras. d) Asesorar a las gerencias gerencias sobre oportunidades oportunidades y situaciones situaciones especiales donde donde debe efectuarse reducción de costos. e) Establecer Establecer,, coordinar y mantener los procedimiento procedimientoss contables, cooperando y colaborando con el órgano de control interno. f) Revisar todos los contratos realizados realizando observacion observaciones es pertinentes pertinentes para proteger los intereses de la empresa. g) Velar que se cumplan las disposiciones disposiciones,, normas y procedimient procedimientos, os, para garantizar que los pagos que efectúa la empresa sean los que correspondan de acuerdo a obligaciones obligacion es contractuales establecidas o normativi normatividad dad aplicable. h) Ejecutar los procedimientos de integración contable; así como el análisis de cuentas y evaluaci evaluaciones ones contables. i) Mantener actualizado el control financiero, valuació valuación, n, depreciación depreciación y conciliaci conciliación ón con la oficina de control patrimonial y almacén. j) Presentación oportuna y veraz de las declaracio declaraciones nes de tributos e impuestos cumpliendo la legislación vigente y normas de contabilidad y financieras. k) Disponer la aplicación de medidas correctivas correspondientes, en lo referente al aspecto contable y de ejecución presupuestal. l) Organizar y supervisar la toma de inventarios activos y existencia existenciass de almacenes en coordinación con el área de logística. m) Otras responsabilidades responsabilidades que le sean asignadas en materia de su competencia. competencia. AREA COMERCIAL Depende directamente de la Gerencia General y supervisa al equipo de marketing y ventas. Funciones:

a) Cumplir con las políticas, objetivos y los programas de marketing y de ventas de la empresa, optimizando los ingresos y minimizando los costos. b) Planear, organizar, organizar, dirigir y controlar controlar los ingresos ingresos por venta venta a los clientes. c) Planificar, dirigir y organizar los esfuerzos del área para la consecución en nuevos contratos que garantice la estabilidad económica de la empresa. d) Analizar constantemente constantement e las condiciones del mercado, incidiendo en los costos de





f) Asesorar y asistir asistir al Gerente Gerente General y a los otros departamentos con los que que tenga relaciones directas o indirectas sobre las actividades comerciales de la empresa. g) Otras responsabilidades responsabilidades encomendada encomendadass por la Gerencia General. General.

MARKETING

Depende directamente del Área Comercial Funciones:

a) Formular el Plan de Marketing que defina las estrategias de mercado dela empresa. Identificar nuevas oportunidades de negocio para la empresa en el rubro eléctrico y negocios vinculados. b) Establecer programas de comprobación que permitan identificar la calidad del servicio y el grado de satisfacción de los clientes. c) Desarrollar el benchmarking (Hoja de potencialidades organizacionales) de nuestros servicios, lo que nos permitirá identificar nuestra posición competitiva. d) Recabar, de manera continua, la información sobre el servicio, las actitudes de los servidores y las quejas de los clientes. e) Definir y gestionar la política de comunicaciones de la empresa tanto interna como externamente. f) Evaluar la posibilidad de incorporar nuevos productos y/o servicios proyectando el impacto dentro del mercado. g) Analizar y evaluar la evolución de las tarifas de compra y venta de nuestros productos. h) Promover el posicionamient posicionamiento o de la Marca. i) Otras responsabilidades que le sean asignadas en materia de su competencia. VENTAS

Depende directamente del Área Comercial. Funciones:

a) Organizar, dirigir y controlar las actividades del sistema de comercialización en el área de su jurisdicción. b) Difundir el Manual del Sistema de Gestión de la Calidad de los Procesos Comerciales y proponer cambios y/o mejoras en forma continua. c) Establecer y mantener mantener actualizados actualizados los sistemas sistemas de información información y estadística de comercialización. d) Proponer acciones de capacitació capacitación, n, de acuerdo a las necesidades y perspectivas de los trabajadores trabajadores.. e) Coordinar y proponer el cronograma anual de ventas. ventas. f) Organizar y dirigir los procesos de venta y cobranza, controlando eficientemente los parámetros e índices de la gestión de recaudación. g) Apoyar en la formulac formulación ión del anteproyect anteproyecto o del Presupuesto Anual Operativo,







i) Evaluar periódicamente periódicamente el cumplimiento cumplimiento de los planes y programas a través de los indicadores de gestión, sugiriendo las correcciones convenientes para el logro de los objetivos. j) Dirigir la implemen implementación tación de los procesos de cobranza legal y formular expedientes de castigo contable para deudas. k) Implement Implementar ar programas de información permanente a los clientes. l) Otras responsabilidades que le sean asignadas en materia de su competencia.

ORGANIGRAMA y manual de organizacion y funciones (MOF)

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