PAC 1: Gestión de Proyectos PAC 1: Gestión de Proyectos y PMBOK 01/04/2013 Universitat Oberta Catalunya Javier Cosío González
PAC 1: Gestión de Proyectos
Ejercicio 1 Para desarrollar este ejercicio nos basaremos en los dos primeros módulos de los apuntes. Hay que responder las siguientes respuestas cortas teniendo presente que puede haber más de una respuesta correcta en cada caso y hacer su justificación. TEST: Javier Cosío González 1 2 3 Nº C D D Resp.
4 B
5 A
6 A
7 D
8 B
9 A-B
10 A-D
1. ¿Cuál de las siguientes afirmaciones no es estrictamente propia de la gestión de proyectos TIC? a) b) c) d)
ES ITERATIVA Y PERMANENTE. ESTÁ ORIENTADA PRINCIPALMENTE A LA SATISFACCIÓN DE LOS CLIENTES. ESTÁ ORIENTADA A LA SATISFACCIÓN DE UNOS ESTÁNDARES DE CALIDAD . INVOLUCRA HABILIDADES QUE SE SUELEN ADQUIRIR MÁS CON LA EXPERIENCIA QUE CON LA FORMACIÓN.
Sabemos que el ciclo de gestión de un proyecto es iterativo y permanente y que para gestionar un proyecto la experiencia resulta más esencial que la formación. Por otro lado, un proyecto TIC tiene una orientación muy estricta en torno al cliente y sus objetivos de negocio, sin embargo, los estándares de calidad no son tan estrictos en un proyecto como si lo pueden ser un producto. 2. ¿Cuál de las fases de un proyecto tiene un mayor grado de incertidumbre? a) b) c) d)
CIERRE. SEGUIMIENTO Y CONTROL . PLANIFICACIÓN. INICIACIÓN.
Aunque existen fases de un proyecto como la fase de planificación o la fase de seguimiento y control donde hay que tener en cuenta procesos críticos como la gestión de riesgos, la etapa de iniciación posee el mayor grado de incertidumbre debido a que aquí se aprueba el proyecto a seguir una vez identificado e interpretado el problema de diferentes maneras y haber aprobado su viabilidad.
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PAC 1: Gestión de Proyectos 3. El grupo de procesos de Iniciación del proyecto... a) ...MIDE EL NIVEL DE ADECUACIÓN DEL PROYECTO A LAS NECESIDADES DEL CLIENTE . b) ...ELABORA Y DOCUMENTA ITERATIVAMENTE LA DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO. c) ...FORMALIZA LOS PROCESOS DE COMUNICACIÓN ENTRE EL CLIENTE Y QUIEN TIENE QUE HACER EL PROYECTO . d) ...ENTREGA LA DEFINICIÓN DEL CONTENIDO , EL ALCANCE Y LOS REQUISITOS DEL TRABAJO QUE DEBE LLEVARSE A CABO . El resultado de la fase de iniciación es un project chárter y una definición inicial del contenido, alcance y requisitos del trabajo a desarrollar.
4. La planificación operativa, incluida dentro del segundo grupo de procesos de gestión del proyecto, está enfocada a: a) b) c) d)
RECURSOS Y COSTES . TAREAS Y ACTIVIDADES . METAS Y ACTIVIDADES. RESULTADOS.
Como podemos extraer de los apuntes, en la planificación operativa se descompone cada EDT en actividades, que es el enfoque principal de esta planificación.
5. ¿Cuál de los siguientes elementos no es un entregable de la gestión de proyectos? a) b) c) d)
EL CÓDIGO FUENTE DE UNA APLICACIÓN WEB . LA PLANIFICACIÓN. LAS ACTAS DE REUNIÓN . LAS PETICIONES DE CAMBIOS.
En un proyecto los resultados se deben expresar en términos de entregables, ya sean productos, aplicaciones, documentación… es por eso que el código fuente de una web no se considera entregables como si puedan ser documentos ligados a la planificación, la petición de cambios o los actas de reunión.
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PAC 1: Gestión de Proyectos 6. El área de conocimiento de gestión de la integración abarca los procesos básicamente relacionados con: a) COORDINAR DE FORMA EFECTIVA LA INTERDEPENDENCIA ENTRE LAS DIFERENTES DIMENSIONES DEL PROYECTO Y LOS PROCESOS DE GESTIÓN NECESARIOS PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO .
b) ASEGURAR QUE TODAS LAS HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS NECESARIAS PARA LLEVAR A CABO EL PROYECTO SON CORRECTAMENTE EMPLEADAS POR EL EQUIPO DE PROYECTO . c) PONER EL EQUIPO DE PROYECTO A TRABAJAR CONJUNTAMENTE Y EFECTIVAMENTE HACIA LA CONSECUCIÓN DE LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO . d) ASEGURAR QUE EL ALCANCE, LOS TIEMPOS Y LOS COSTES PRESUPUESTADOS DEL PROYECTO SON CONSISTENTES CON UN NIVEL ACEPTABLE DE CALIDAD Y DE CUMPLIMIENTO DE LOS REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE .
En la gestión de la integración se dan unos procesos que propios del director del proyecto, que son tareas de coordinación que no acostumbran a delegarse en otros miembros del equipo.
7. ¿Cuál de las siguientes frases define mejor el área de conocimiento de gestión del alcance? a) INCLUYE LOS PROCESOS NECESARIOS PARA ASEGURAR QUE LOS CAMBIOS EN LAS ESPECIFICACIONES SE HACEN DE MANERA CONTROLADA Y COORDINADA . b) INCLUYE LOS PROCESOS NECESARIOS PARA ASEGURAR LA OBTENCIÓN DE LOS RESULTANTES DEL PROYECTO DE ACUERDO CON LAS CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS Y FUNCIONALIDADES DEFINIDAS . c) INCLUYE LOS PROCESOS NECESARIOS PARA ASEGURAR QUE SE PRODUCIRÁN CORRECTAMENTE SUS ENTREGABLES . d) INCLUYE LOS PROCESOS NECESARIOS PARA ASEGURAR QUE SE PRODUCIRÁ TODO LO NECESARIO PARA EL ÉXITO DEL PROYECTO , PERO SÓLO LO NECESARIO . Es decir, identifica y produce lo que tiene que estar incluido en el proyecto y lo que no.
8. ¿En los materiales se define la línea base del alcance como "el conjunto de elementos que definen en un momento dado el compromiso hacia el alcance, o sea, lo que el proyecto debe producir". ¿Qué de los siguientes componentes no forma parte de esta línea base? a) b) c) d)
EL ENUNCIADO DEL ALCANCE, DETALLADO Y APROBADO . LAS METAS DEL PROYECTO. EL EDT. EL DICCIONARIO DE LA EDT.
Por descarte, todas las demás forman parte de la línea base del alcance.
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PAC 1: Gestión de Proyectos 9. ¿Cuál o cuáles de los siguientes procesos no forman parte del área de conocimiento de la gestión de costes? a) b) c) d)
DEFINIR ACTIVIDADES . ESTIMAR LOS RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES . EVALUAR LOS COSTES . SEGUIMIENTO DEL PRESUPUESTO.
Tanto la definición de actividades como la estimación de los recursos de las actividades son principalmente procesos involucrado en la gestión del tiempo del proyecto. 10. ¿Cuáles de las siguientes frases no aplica a la gestión de riesgos? a) LOS RIESGOS SON OBJETIVOS Y, POR TANTO , SU GESTIÓN ESTÁ TOTALMENTE PAUTADA Y ES PREVISIBLE . b) LA GESTIÓN DE RIESGOS A MENUDO ADOPTA UN CARÁCTER SUBJETIVO QUE SE VE REFORZADO POR EL DIFERENTE NIVEL DE TOLERANCIA AL RIESGO QUE TIENEN TODAS LAS EMPRESAS Y PERSONAS DE UN PROYECTO .
c) ES RECOMENDABLE QUE LAS ORGANIZACIONES TENGAN NORMAS, POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS Y MÉTRICAS QUE EVITEN , EN LO POSIBLE , LAS SUBJETIVIDADES PROPIAS DE LAS PERSONAS . d) HAY QUE IDENTIFICAR EL MÁXIMO DE RIESGOS POSIBLES, YA QUE, DE ESTE MODO , SE EVITA CUALQUIER INCERTIDUMBRE EN EL TRANSCURSO DEL PROYECTO . Los riesgos no son objetivos, y mucho menos previsibles. Por otro lado, identificar un número muy alto de riesgos, por encima de los necesarios, puede aumentar los costes de gestión, por lo tanto, esta última frase tampoco es aplicable a la gestión de riesgos.
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Ejercicio 2 En la figura 8 del Módulo 1 están los diez mandamientos de la gestión de proyectos que incluyen los factores críticos de éxito de un proyecto.
1. Reflexionad sobre por qué cada uno de estos aspectos son relevantes en el éxito del proyecto. I. BENEFICIOS DE NEGOCIO Como en los diez mandamientos de la biblia, el primer mandamiento es el más importante, en este caso se trata de beneficios de negocio, y es que no hay que olvidar la premisa de que un negocio se mantiene a base de beneficios económicos, sin beneficios un negocio tiene un periodo de vida corto y por lo tanto, el proyecto fracasa. Por esta razón hay que controlar los costes y al mismo tiempo aumentar los ingresos en la medida de lo posible, de manera que se establezca un balance positivo entre gastos y beneficios. II. OBJETIVOS Y RESULTADOS DEL PROYECTO Este segundo mandamiento se define principalmente en la etapa de iniciación de un proyecto, un proyecto necesita establecer unos objetivos y unos resultados que sean viables, muchos proyectos se caen en esta primera fase de establecimiento de objetivos y comprobación de la viabilidad, de modo que reduciremos enormemente el riesgo de fracaso del proyecto estableciendo los objetivos y los resultados del proyecto. III. ALCANCE Y LIMITACIONES Gestionar el alcance de los procesos es esencial en un proyecto, de manera que se produzca lo necesario para alcanzar el éxito del proyecto, pero siempre con unas limitaciones, ya que hay que identificar todo lo que se va a producir y también lo que no se va producir, para de este modo lograr el éxito del proyecto.
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PAC 1: Gestión de Proyectos IV. PLANES DETALLADOS DE HITOS En todo proyecto resulta esencial cumplir con los hitos acordados con el cliente en el tiempo. Esta gestión temporal de los procesos se ha de revisar y ajustar a lo largo del proyecto debido a la falta de secuencialidad que muchas veces poseen los procesos ya sea porque solapen varios procesos o porque interactúen entre sí. V. APOYO DE LA DIRECCIÓN El apoyo de la dirección debe estar latente a lo largo de todo el proyecto, es decir, resulta indispensable la consecución de los objetivos y para ello deben existir una autoridad y unas responsabilidades relativas que permitan al proyecto y a la dirección cumplir los objetivos fijados. VI. INVOLUCRACIONISMO DE LOS USUARIOS En todo proyecto se busca por encima de todo la aceptación del producto por parte del cliente, sin embargo, es fundamental la opinión de los usuarios para tener una planificación y una gestión más adecuada del proyecto. De este modo, mediante convocatorias o reuniones lograremos acaparar las expectativas de los usuarios y toda esta información que resulta fundamental para la aceptación del trabajo. VII. RECURSOS Y PERFILES ADECUADOS Gestionar, orientar y organizar al equipo puede carecer de importancia a priori, sin embargo, los resultados de un equipo bien gestionado garantizan la excelencia de un proyecto, lo que se traduce en reducción de tiempo, reducción de costes, cumplir parámetros de calidad… VIII. CONTROL Y REALIMENTACIÓN Mediante la monitorización se consigue tener un control de los procesos automáticamente, y del mismo modo el equipo de proyecto puede vigilar el transcurro del proyecto mediante la realimentación, las ventajas de este control en los procesos saltan a la vista, y es que muchas de las incidencias en un determinado proceso se resuelven mediante la monitorización. IX. TECNOLOGÍA ESTABLE Cuando hablamos de tecnología estable hablamos de tecnologías maduras con un margen de error pequeño en la gestión temporal por posible desconocimiento de la materia, y además, el personal que otorga el servicio debe asegurar el servicio a través unos factores de éxito como son la experiencia y la formación. X. GESTIONAR, GESTIONAR, GESTIONAR Gestionar es un término imprescindible en la gestión de proyectos, por este motivo, cuando se registra cualquier tipo de incidencia estas se deben gestionar temporalmente teniendo en cuenta las posibles desviaciones que deriven de esa incidencia determinada, de modo que a través la gestión se logre llevar el proyecto a buen puerto.
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PAC 1: Gestión de Proyectos 2. ¿Qué acciones deben llevarse a cabo para asegurar estos factores de éxito? Podemos reflejar el cumplimiento de estos diez mandamientos explicados anteriormente como las acciones a seguir para lograr el éxito, es decir, cumplir estos diez mandamientos asegura estos factores de éxito. Otra acción importante para asegurar estos factores de éxito es la correcta gestión de todas las áreas de conocimiento, ya sean acciones relacionadas con el tiempo, el alcance, los costes, la calidad… Podemos reseñar algunas acciones que aseguren relativamente estos factores de éxito como puede ser el alto compromiso de la dirección y la involucración de los usuarios, una buena gestión administrativa y económica, realizar las reuniones necesarias de seguimiento y control, realizar unos plazos de ejecución realistas y una identificación efectiva de los riesgos, asignar adecuadamente el personal al perfil deseado…
3. ¿A partir de la definición de las áreas de conocimiento descritas en el Módulo 2, cuáles de estas áreas están claramente relacionadas con los factores críticos de éxito? ¿La gestión de qué áreas ayudará a garantizar el éxito de cuáles FCE? Como podemos comprobar, cada área se asimila a un mandamiento y concluimos que todas las áreas están relacionadas con los factores críticos de éxito. Por tanto, para garantizar el éxito de los FCE se deben gestionar todas las áreas.
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MANDAMIENTOS
ÁREAS DE CONOCIMIENTO
BENEFICIOS DE NEGOCIO OBJETIVOS DEL PROYECTO ALCANCE Y LIMITACIONES PLANES DETALLADOS DE HITOS APOYO DE LA DIRECCIÓN INVOLUCRACION DE LOS USUARIOS RECURSOS Y PERFILES ADECUADOS CONTROL Y REALIMENTACIÓN TECNOLOGÍA ESTABLE GESTIONAR, GESTIONAR…
Gestión de costes Gestión de la integración Gestión del alcance Gestión del tiempo Gestión de calidad Gestión de recursos humanos Gestión de comunicación Gestión de los riesgos Administración de compras y contratos Todas las áreas
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