BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Upaya peningkatan dan tata tertib pengelolaan data kepegawaian maka perlu disusun panduan pemeliharaan pemelihara an file kepegawaian secara efisien dan efektif. Untuk mendukung penyusunan panduan pemeliharaan data kepegawaian maka diperlukan
prosedur
kegiatan
atau
standar
operasional
prosedur
dalam
pemeliharaan file f ile kepegawaian, dokumen kepegawaian yang lengkap dan akurat, tata pengelolaan data SDM, sarana dan prasarana yang memadai.
B. TUJUAN UMUM
Maksud dari pengelolaan dari pengolaan Dokumen dan Arsip Kepegawaian adalah:
Memberikan kemudahan dalam pencarian dokumen
Efisiensi, efektifitas tempat, waktu, tenaga dan biaya
Tersusunnya dokumen sesuai dengan standar operasional prosedur RSI Garam Kalianget
C. TUJUAN KHUSUS
1. Sebagai pedoman atau acuan dalam penatalaksanaan kegiatan administrasi administrasi kepegawaian guua mewujudkan sistem informasi kepegawaian yang terintegrasi secara keseluruhan 2. Pelayanan informasi kepegawaian yang efektif dan efisien.
D. PENGERTIAN
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan ditetrima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. (UU No. 43 th. 2009) 2009)
Dokumen Kepegawaian adalah surat keterangan penting yang kegunaannya untuk kepentingan perusahaan terutama pada Unit Sumber Daya Manusia (SDM)
Arsip Kepegawaian adalah kumpulan surat – surat keputusan dibidang kepegawaian yang dikeluarkan oleh pejabat berwenang,
disimpan dalam
susunan yang teratur dan tertib sehingga dapat ditemukan dan dipergunakan apabila diperlukan.
Tata Pengolaan Kepegawaian adalah sistem penyimpanan dan pemeliharaan surat – surat keputusan dibidang kepegawaian, dikeluarkan pejabat berwenang yang disusun secara teratur, tertib dan terus menerus dalam media yang ditetapkan.
BAB II RUANG LINGKUP
Panduan pengelolaan data kepegawaian meliputi seluruh rangkaian kegiatan pengelolaan data karyawan dan prosedur pelaksanan pengelolaan data kepegawaian. I.
KEGIATAN PENGELOLAAN DATA KEPEGAWAIAN
Kegiatan pengelolaan data kepegawaian meliputi: 1. Verifikasi Dokumen Karyawan Merupakan kegiatan menerima, menyeleksi, mengidentifikasi, menginput, mengelompokan data karyawan sesuai dengan format yang tersedia dalam database komputer yaitu meliputi:
Nama karyawan Jenis Kelamin
Status Karyawan
Status Perkawinan Unit Kerja
Nomor KTP
Nomor Induk Pegawai (NIP)
Nomor Telpon
Tempat tanggal lahir
Pendidikan
Tanggal Masuk Kerja
Tahun Kelulusan
Alamat
2. Validasi Data Karyawan Setelah dilakukan verifikasi data kepegawaian maka dokumen kepegawaian akan dilakukan validasi yaitu kegiatan untuk memeriksa atau memastikan kebenaran atau ketepatan data kepegawaian. Kegiatan tersebut meliputi meneliti, mencatat, mengidentifikasi dokumen sesuai dengan identittas karyawan. Jika didokumen kepegawaian sudah valid maka dilakukan proses dokumentasi data karyawan pada tempat penyimpanan dokumen karyawan yang telah disediakan. 3. Pengamanan Dokumen Karyawan
Peminjaman Data Kepegawaian harus sesuai dengan ijin Kepala Bagian Administrasi dan Umum
Menutup dan mengunci lemari file kepegawaian dan memastikan lemari kepegawaian berada pada tempat yang aman
BAB III TATA LAKSANA
A. PROSEDUR PELAKSANAAN DATA KEPEGAWAIAN
Pengelolaan Data Kepegawaian RSI Garam Kalianget meliputi: 1. Prosedur Identifikasi Dokumen Kepegawaian
Kegiatan yang mencari, menemukan, mengumpulkan, mengelompokan, meneliti, menginput, mencatat data dan informasi dari dokumen karyawan 2. Prosedur Penyimpanan Data Kepegawaian
Ketepatan identifikas data pegawai
Memasukan dokumen pada file kepegawaian
Mengelompokan atau menyusun dokumen sesuai dengan urutan jenis lebel yang tersedia pada file kepegawaian
Menyimpan data kepegawaian kedalam lemari sesuai dengan identifikasi dan pengelompokan unit kerja serta sesuai urutan karyawan masuk
3. Prosedur Pelayanan Informasi Data Kepegawaian
Unit Kerja yang akan meminjam dokumen harus mengisi buku ekspedisi peminjaman data karyawa
Peminjaman data karyawan bersifat privasi hanya unit tertentu saja yang boleh meminjam dan hanya untuk keperluan perusahaan dan harus seijin Kepala Bagian Administrasi dan Umum
Jangka peminjaman paling lama 2 (dua) hari kerja
4. Prosedur Pemeliharaan Data Kepegawaian
Melakukan inventarisasi jumlah file kepegawaian dan harus selalu di update pada setiap bulannya
Jika terjadi mutasi karyawan maka dokumen atau data karyawan harus dipindahkan sesuai unit kerja yang baru
Jika ada penambahan dokumen arsip kepegawaian misalnya dokumen pelatihan atau data keluarga atau data lain-lain guna memutakhirkan data pegawai maka harus dimasukkan ke dalam file kepegawaian sesuai dengan nama karyawan
Mengendalikan jumlah data sesuai dengan lahan lemari yang tersedia. Tidak boleh ada data karyawan yang tidak terarsip atau data karyawan yang tercecer diluar lemari penyimpanan data karyawan
Memperpanjang
usia
dokumen
dengan
mengatur
suhu
ruangan,
memberikan penerangan yang cukup, selalu membersihkan lemari data kepegawaian secara berkala dan selalu merapikan file kepegawaian pada rutinitas turn over karyawan
BAB IV PENUTUP
Panduan
ini
diharapkan
mampu
memberikan
tuntunan
untuk
pelaksanaan
pemeliharaan file kepegawaian dan menjadi acuan dan dasar bagi perencanaan dan panduan dokumentasi data kepegawaian khususnya unit SDM RSI Garam Kalianget.
Kalianget, 20 Januari 2016 RSI Garam Kalianget
dr. Budi Herlambang Direktur
