BAB I DEFINISI
Dalam panduan ini yang dimaksud dengan : a. Dokumen Dokumen adalah adalah informasi informasi ( data yang yang ada ada artinya artinya ) dan media media penduku pendukungny ngnyaa ( bisa berupa kertas , file elektronik, dll). b. Dokumen Internal adalah dokumen yang dimiliki Rumah Sakit PK !uhammadiyah Surakarta, meliputi : Kebi"akan • Pedoman# panduan • SP$ • %. Dokume Dokumen n &KS'&R &KS'&R* * merupak merupakan an dokumen dokumen yang yang berasal berasal dari luar Rumah Rumah Sakit Sakit PK !uhamm !uhammadiy adiyah ah Suraka Surakarta rta sebaga sebagaii penduk pendukung ung kegiata kegiatan n yang yang berupa standar, pedoman pedoman dan peraturan. d. Dokume Dokumen n DIK&D DIK&D*I *IK K adalah adalah bah+a bah+a dokume dokumen n terseb tersebut ut diperb diperbaha aharui rui se%ara berkala sesuai perubahan yang ter"adi selamapemakaiann selamapemakaiannya. ya. Dokumen ini didistribusikan didistribusikan kepada personil yang sudah ditentukan, ditentukan, dan apabila apabila ter"adi perubahan #reisi terhadap dokumen tersebut, maka bagian 'ata 'ata saha berke+a"iban untuk memberi reisi yang terbaru dan memastikan dokumen yang lama ditarik. e. Dokume Dokumen n 'IDK 'IDK DIK&D DIK&D*I *IK K,, adalah bah+a bah+a dokumen dokumen tersebu tersebutt se"ak se"ak diterbitkan tidak diperbaharui dan karenanya tidak diperuntukan sebagai a%uan ker"a. Dokumen ini didistribusikan kepada personil yang sudah ditentukan, dan apabila apabila ter"adi ter"adi peruba perubahan han## reisi reisi pada pada dokume dokumen n tersebu tersebut, t, maka maka bagian bagian tata tata usaha tidak berke+a"iba berke+a"iban n untuk memberikan memberikan reisi reisi yang terbaru dan dan "uga untuk menarik dokumen yang lama. f. 'anggal 'anggal efektif sama sama dengan dengan tanggal tanggal berlaku berlakunya nya dokumen dokumen yang bersang bersangkutan kutan.. g. Pengubahan Pengubahan dokumen dokumen adalah adalah kegiatan kegiatan amandemen amandemen dan dan reisi. reisi. h. mandemen mandemen adalah adalah pengubaha pengubahan n minor minor terhadap terhadap suatu dokumen dokumen i. Reisi Reisi adalah adalah pengu pengubah bahan an signif signifikan ikan terha terhadap dap suatu suatu dokume dokumen. n.
BAB II
-
RUANG LINGKUP
Panduan Panduan ini digunakan digunakan untuk mengelola mengelola dan mengendalik mengendalikan an semua dokumen Regulasi Rumah Sakit PK !uhammadiyah Surakarta dalam hal : a. Pengendalia Pengendalian n dokumen dokumen internal internal yang yang meliputi meliputi kegiatan kegiatan penyusunan penyusunan,, pengesahan, pengesahan, pengidentifikasian, penerbitan, penggandaan, pendistribusian, pemeliharaan, penarikan,peruban atau reisi dan pemusnahan dokumen. dokumen. b. Pengendalian dokumen eksternal e ksternal yang meliputi pengidentifikasian, pemeliharaan dan pendistribusian dokumen
BAB III TATA LAKSANA
'ata 'ata %ara pengendalian dokumen ini adalah : -. Iden Identi tifik fikasi asi Doku Dokume men n
a. Dibe Diberi ri nomo nomorr iden identi tifi fika kasi si yang ang unik unik pada pada seti setiap ap doku dokume men n yang ang diterbitkan untuk memudahkan mampu telusurnya. Identifikasi tiap/ tiap dokumen selain "udul adalah dengan penomoran penomoran sesuai dengan Pedoman 'ata askah b. Dokumen a+al yang baru diterbitkan diberi diberi nomor reisi 0112 . 3ila ter"adi reisi # perubahan, nomor reisi # perubahan, nomor reisi # perubahannya naik satu hitungan. %. Dokume Dokumen n yang berasa berasall dari luar Rumah Rumah Sakit Sakit PK !uham !uhammad madiya iyah h Surakarta diidentifikasi . 3agian 3agian tata usaha usaha merekam merekam semua semua dukumen dukumen baik dokume dokumen n yang masuk masuk dan keluar rumah sakit 4. Penerbitan Penerbitan dokumen dokumen regulasi regulasi dilakuk dilakukan an sebagai sebagai berikut berikut : Para !anager# !anager# manager manager unit bertanggun bertanggung g "a+ab atas materi usulan, usulan, dan • •
kebenaran isi dokumen dan#atau pengubahan dokumen, Para Para +akil +akil direktur direktur bertang bertanggun gung g "a+ab "a+ab atas materi kesesu kesesuaia aian n isi atau
•
pengubahan dokumen. dokumen. 'im 'im Regu Regulas lasii berta bertang nggu gung ng "a+a "a+ab b atas atas erif erifik ikasi asi doku dokume men n regul regulas asii
•
sebelum dia"ukan tanda tangan kepada Direktur Direktur Rumah Sakit PK !uhammadiyah Surakarta bertanggung "a+ab
•
atas pengesahan dukumen internal Sekreta Sekretariat riat bertan bertanggu ggung ng "a+ab "a+ab atas penyimp penyimpana anan n serta serta pendis pendistrib tribusi usian an
dokumen dan 'im Regulasi bertanggung bertanggung "a+ab pelaksanaan pelaksanaan pemusnahan dokumen. 5. !onitoring !onitoring Dokumen Dokumen regulasi regulasi dilakukan dilakukan sebagai berikut berikut : •
!onito !onitorin ring g rutin rutin pelaks pelaksana anaan an regula regulasi si dilaku dilakukan kan se%ara se%ara intern internal al oleh oleh "a"aran "en"ang struktural organisasi di RS PK !uhammadiyah Surakarta dan eksternal oleh SPI
•
Setiap pimpinan unit ker"a membuat laporan hasil monitoring pelaksanaan regulasi regulasi kepada atasanny atasannyaa paling sedikit sedikit - ( satu ) kali dalam 4 ( tiga ) bulan
•
!onitoring !onitoring ekternal ekternal oleh SPI
dilakukan dilakukan paling paling sedikit sedikit - ( satu ) kali
dalam setahun •
Dalam keadaan khusus Direktur dapat menugaskan SPI untuk melakukan monitoring terhadap pelaksanaan regulasi tertentu berdasarkan surat tugas Direktur
•
6asil pelaksanaan monitoring regulasi dilaporkan kepada Direktur se%ara
tertulis 7. Reie+ # ealuasi ealuasi dokum dokumen en regulasi regulasi dilakuk dilakukan an sebagai sebagai berikut berikut : sulan reie+ : •
4
•
a. Reie+ Reie+ atas Kebi"ak Kebi"akan# an# Pedoma Pedoman# n# Panduan Panduan## SP$ diusulk diusulkan an oleh unit unit ker"a terkait b. Reie+ regulasi dapat dia"ukan sebagai tindaklan"ut dari hasil monitoring pelaksaan regulasi. %. Reie+ Reie+ regulasi regulasi dapat dapat dia"ukan dia"ukan oleh oleh 'im Pengel Pengelola ola 8 Pengemban Pengembangan gan Regulasi RS PK !uhammadiyah Surakarta sulan point a dan b, dia"ukan melalui 'im pengelola dan pengembangan
•
regulasi RS PK !uhammadiyah Surakarta. 'im 'im Peng Pengel elol olaa 8 peng pengem emban banga gan n Regu Regula lasi si RS PK PK !uha !uhamm mmad adiy iyah ah
•
Suraka Surakarta rta mengka mengka"i "i # menelaa menelaah h kesesu kesesuaian aian dengan dengan peratu peraturan ran perund perundang ang undangan undangan serta kebi"akan yuridis lainnya lainnya ( surat keputusan Direktur, Direktur, SP$, pedoman # panduan dll). Dalam Dalam pela pelaks ksana anaan an peng pengka ka"i "ian an (tela (telaah ah ) atas atas reie reie+ + regu regulas lasii dapa dapatt
•
melibatkan profesi terkait. Dokume Dokumen n hasil hasil telaah telaah regula regulasi si dikoor dikoordin dinasi asikan kan dengan dengan +akil +akil direktu direktur r
•
terkait. Dokumen kebi"akan yang telah dilakukan reie+ dia"ukan ke Direktur untuk
•
disyahkan Dokumen kebi"akan disampaikan dan dan disosialisasikan disosialisasikan untuk dilaksanakan
•
unit ker"a terkait. Proses Proses penyel penyelesai esaian an dokume dokumen n se"ak se"ak penga" penga"uan uan reie+ reie+ sampai sampai dia"uk dia"ukan an pengesahan ke Direktur paling lama - ( satu ) minggu
9. Setiap dokumen dokumen yang yang sudah sudah tidak berlaku, berlaku, ditarik ditarik digantik digantikan an dengan dengan dokumen dokumen regulasi yang baru . 3agian 'ata 'ata saha saha bertanggun bertanggung g "a+ab atas penerbitan penerbitan dan dan distribusi distribusi dokumen dokumen regulasi
BAB IV DOKUMENTASI
a. Keefek Keefektifa tifan n dan kesesuaian kesesuaian dokum dokumen en yang telah disusu disusun, n, ditin"a ditin"au u dan diealuasi "ika telah sesuai, ditandatangani dan di%antumkan tanggal efektifnya. b. 'anggung 'anggung "a+ab pembuatan, pemeriksaan dan pengesahan dokumen sesuai table berikut :
5
*ee l
;enis Do Dokumen
Disiapkan $leh
Diperiksa $leh
-
Keputusan Direktur,Instruksi Direktur,Surat &daran Direktur Kebi"akan, Panduan, Ped Pedoman oman,, SP$ SP$ dan
Sekretariat
Ketua 'im Direktur RS Regulasi RS
!anger terkait
Ketu Ketuaa 'im Direktur RS Regulasi RS
Ditetapkan $leh
%. Khus Khusus us untuk untuk doku dokume men n leel leel yang yang sudah sudah ber" ber"ala alan, n, tidak tidak perl perlu u diganti formatnya sementara yang baru harus mengikuti aturan.
7
9
