PANDUAN PERTEMUAN / RAPAT RS. BAPTIS BATU TAHUN 2014
RS BAPTIS BATU JL RAYA TLEKUNG NO 1 JUNREJO – BATU
DAFTAR ISI Halaman Judul......................................................................................................................i Daftar Isi................................................................................................................................ii Lembar Pengesahan............................................................................................................iii BAB I. DEFINISI................................................................................................................1 1. Latar Belakang.......................................................................................................1 2. Pengertian................................................................................................................2 3. Arti Rapat Dalam Organisasi.............................................................................2 4. Tujuan Panduan Rapat.........................................................................................3 BAB II. RUANG LINGKUP...........................................................................................4 BAB III. TATA LAKSANA.............................................................................................5 1. Langkah Persiapan Rapat....................................................................................5 2. Perlengkapan Dalam Rapat/Pertemuan..........................................................5 3. Hal Yang Harus Dilaporkan Dalam Rapat.....................................................5 BAB IV. MONITORING & EVALUASI....................................................................5 LAMPIRAN-LAMPIRAN
ii
LEMBAR PENGESAHAN
PENGESAHAN DOKUMEN RS. BAPTIS BATU NAMA Sonya Octaviany,A.Md.
KETERANGAN Pembuat Dokumen
Dr. Imanuel Eka Tantaputra
Authorized Person
Dr. Arhwinda PA,Sp.KFR.,MARS.
Direktur RS. Baptis Batu
iii
TANDA TANGAN
TANGGAL
BAB I DEFINISI
1. Latar Belakang. Sebuah organisasi merupakan suatu komunitas yang terdiri dari kelompokkelompok individu yang dihimpun dalam berbagai departemen atau bagian. Meskipun demikian, mereka merupakan satu kesatuan. Rapat merupakan sarana untuk mencapai kesepakatan bersama. Sayangnya, tidak setiap orang menyukai rapat karena berbagai alasan. Rapat yang efektif harus didukung oleh suatu strategi dan diselenggarakan di tempat yang sesuai dengan penataan ruang sesuai standar. Keberhasilan rapat juga ditentukan oleh pimpinan rapat yang baik. Rapat yang efektif menghasilkan keputusan yang baik dan membangun rasa kebersamaan. Sebaliknya, rapat yang tidak efektif hanya menyia-nyiakan waktu. Rapat bukan aktivitas yang dapat diselenggarakan tanpa biaya. Jadi, rapat yang tidak efektif tidak menghasilkan sesuatu selain keputusan yang tidak tepat dan pemborosan waktu. Untuk mewujudkan rapat yang efektif diperlukan perencanaan yang matang, tujuan yang pasti, dan penyusunan agenda yang rinci. Saat rapat terakhir, setiap peserta mengetahui hasil rapat seutuhnya. Rapat merupakan sebuah metode untuk mendapatkan keputusan bersama mengenai masalah-masalah yang ada. Dengan adanya keputusan dalam sebuah rapat, maka keputusan tersebut secara metodis dapat dilaksanakan pelaksanaannya kepada semua peserta tanpa kecuali. Selain kepada para pihak dalam rapat, keputusan rapat juga mengikat pihak ketiga, hal ini terkait dengan proses keterwakilan dalam tersebut. Sehingga rapat masih merupakan salah satu cara penemuan solusi bersama yang dinilai paling efektif. Selain itu, rapat (conference atau meeting) merupakan suatu alat atau media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi untuk emdnapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan keputusan. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan.
1
2. Pengertian Rapat adalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan perusahaan. Dalam bab ini membahas rapat formal yang melibatkan empat orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi kepada armada penjualan. Agar berlangsung efektif, penyelenggaraan rapat perlu direncanakan. Rapat adalah hal yang tak asing lagi di kalangan manajemen dan profesional. Bahkan sebagian besar orang penting menghabiskan waktunya untuk rapat dan rapat. Pada dasarnya rapat itu diadakan untuk mencapai persamaan persepsi, strategi, tujuan serta merencanakan langkah-langkah yang akan diambil oleh manajemen. Tapi sayangnya, jarang sekali rapat yang berlangsung efektif. Berdasarkan survei yang dilakukan oleh Wall Street Journal, rapat justru membuat waktu tidak produktif di kantor. Dr. Peter Drucker, dalam bukunya The Effective Executive, mengatakan: Kita menyelenggarakan rapat karena orang-orang yang melaksanakan pekerjaan yang berbedabeda harus bekerja sama untuk melaksanakan tugas khusus. Kita rapat karena pengetahuan dan pengalaman yang diperlukan dalam suatu situasi tertentu tidak terdapat di dalam pikiran satu orang, melainkan terbagi dalam pikiran beberapa orang. Berdasarkan Buku Kamus Bahasa Indonesia, Edisi Kedua terbitan Balai Pustaka, diuraikan bahwa yang dimaksud dengan rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis. Dalam buku Etika Komunikasi karangan Samsir Rambe, yang dimaksud dengan rapat ialah kumpulan beberapa orang atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang disepakati/disetujui bersama. Bedasarkan beberapa pengertian tentang rapat tersebut diatas, maka dapat disimpulkan bahwa rapat ialah pertemuan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi untuk membicarakan, merundingkan, dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama. 3. Arti Rapat Dalam Organisasi. Rapat merupakan sarana komunikasi dalam organisasi. Meskipun demikian, rapat tidak selalu menghasilkan keputusan yang efektif. Oleh karena itu, rapat perlu diselenggarakan dengan efisien mengingat pentingnya arti waktu bagi pelaku bisnis.
2
Setiap hari suatu organisasi atau perusahaan menerima informasi dari berbagai organisasi lain. Kecepatan arus informasi memerlukan keputusan yang tepat. Keputusan yang diambil berdasarkan informasi akan berpengaruh pada aspek suatu organisasi. Informasi yang diterima dijadikan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan. Untuk mengantisipasi derasnya arus informasi yang masuk, diperlukan rapat yang kritis, efisien dan efektif. Rapat harus diselenggarakan pada waktu yang tepat. Dengan rapat yang efektif, perusahaan dapat menyusun strategi untuk merespon perkembangan 4. Tujuan Panduan Rapat. 3.1
Tujuan Umum : Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan. Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan. Menampung semua permasalahan dari para peserta rapat.
3
BAB II RUANG LINGKUP Panduan ini diterapkan kepada seluruh jajaran pegawai RS Baptis Batu, yaitu Direktur, Wakil Direktur, Kepala Instalasi dan Kepala Bagian, Manajer, dan seluruh karyawan. Kewajiban dan Tanggung Jawab a) Seluruh karyawan Rumah Sakit i.
Memahami dan menerapkan prosedur penyelenggaraan rapat/pertemuan di lingkungan RS Baptis Batu
ii.
Menciptakan ketertiban dalam penyelenggaraan rapat/pertemuan di lingkungan RS Baptis Batu
b) Kepala Instalasi / Kepala Bagian i.
Memastikan seluruh staf di Instalasi memahami dan melaksanakan prosedur penyelenggaraan rapat/pertemuan di lingkungan RS Baptis Batu.
ii.
Berkoordinasi dengan Wakil Direktur, Manajer, kepala instalasi atau kepala bagian lain, dalam menyelenggarakan suatu rapat/pertemuan.
iii.
Mengevaluasi tindak lanjut dan solusi yang didapat dari hasil pertemuan dan melaporkan serta mengaplikasikannya dalam kegiatan setiap harinya.
d) Direktur dan Wakil Direktur i.
Menerima rangkuman Laporan/notulen hasil rapat/pertemuan secara berkala.
ii.
Menindaklanjuti Laporan/notulen hasil rapat/pertemuan
4
BAB III TATA LAKSANA
1. Langkah Persiapan Rapat. Didalam mempersiapkan dan menjadwalkan rapat, maka setiap unit kerja wajib berkoordinasi dengan Bagian Administrasi. Adapaun langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut : 1.
Berkoordinasi dengan Bagian Administrasi untuk menentukan hari jam dan tempat pertemuan.
2.
Setelah
menentukan
hari
dan
jam
maka
pimpinan
rapat
akan
mengkoordinasikan dengan peserta rapat untuk jadwal pertemuan 3.
Pada saat rapat, setiap Unit harus mempersiapkan sendiri kebutuhan rapatnya (daftar hadir, lcd, papan tulis, dll)
2. Perlengkapan Dalam Rapat/Pertemuan : 1. LCD (situasional) 2. Papan tulis (situasional) 3. Microfon (situasional) 4. Daftar Hadir (wajib) 5. Aqua Gelas (situasional) 6. Snack (situasional) 7. Makan (situasional) 8. Notulen (wajib) 3. Hal Yang Harus Dilaporkan Dalam Rapat : 1. Tindak lanjut hasil notulen rapat sebelumnya. 2. Laporan kegiatan setiap unit (sesuai dengan format yang ada). 3. Permasalahan sehari-hari yang terjadi di setiap unit.
5
BAB V MONITORING DAN EVALUASI 1. Seluruh jajaran manajemen RS Baptis Batu secara berkala melakukan monitoring dan evaluasi setiap keputusan yang dihasilkan dalam rapat 2. Manajer, Ketua Komite dan Kepala unit kerja secara berkala melakukan monitoring dan evalusi di unit kerja masing-masing.
6
Lampiran 1 : Undangan Rapat Intern FORMAT UNDANGAN UNTUK INTERN RUMAH SAKIT
Kepada : Yth. Bpk / Ibu / Sdr……………………….. Di Tempat Salam sejahtera, mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmm I. Hari / Tanggal
II.
: mmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Pukul Tempat
: mmmmmmmmmmmmmmmmmmm : mmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Hari / Tanggal
: mmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Pukul Tempat
: mmmmmmmmmmmmmmmmmmm : mmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Batu, ……………………. (Jabatan)
…………………………………….. NIP. ……………………
Kepada : Yth. Bpk / Ibu / Sdr……………………….. Di Tempat Salam sejahtera, mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmm I.
Hari / Tanggal
: mmmmmmmmmmmmmmmmmmm
7
Lampiran 2 Format Daftar Hadir
DAFTAR HADIR
Hari / Tanggal
:
Waktu
:
Acara
:
No
Nama
Paraf
8
Ket
Lampiran 3 NOTULEN RAPAT NAMA RAPAT
LAGU DOA
:
HARI / TANGGAL : HADIR
: :
PARAF DIREKTUR : SEKRETARIS
:
KOREKSI
NO
ISI RAPAT
KEPUTUSAN
TINDAK LANJUT
1. 2. 3. ISI RAPAT NO
ISI RAPAT
KEPUTUSAN
1. 3 4 5 7 8 9
9
:
Lampiran 4 NAMA RAPAT
:
HARI / TANGGAL
:
HADIR
:
LAGU DOA WAKTU
: : :
PARAF DIREKTUR SEKRETARIS
: :
KOREKSI NO
HAL
PIC
MASALAH
TENGGAT WAKTU
TINDAK LANJUT
KEPUTUSAN
10
ISI RAPAT NO
HAL
PIC
MASALAH
TENGGAT WAKTU
KEPUTUSAN
11
