CALIDAD I&F/TRG/Q I&F/T RG/Q-04 -04 - Rev 09 09 / Ene-09
I.
GENERALIDADES 9000:2005
ISO
. AUDITORÍAS
CONTENIDO
III. GESTIÓN DE PROGRAMA AUDITORÍAS
UN DE
IV. ACTIVIDADES AUDITORÍA
DE
. EVALUACION AUDITORES
DE
Los artici antes ex itosos debe de benn s e r c ap apac aces es de de:: Entender los principios y prácticas de auditoría Gestionar un ro rama de auditoría Planificar y preparar la auditoría interna onsegu r y ana zar ev enc a o et va
Ejecutar la auditoría y reportar sus resultados I & F/ F/ T RG RG / Q – 0 4 - R ev ev 09 09 / E ne ne - 0 9 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCC REPRODUCCIÓN IÓN
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CAPÍTULO I GENERALIDADES I : 2
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ISO 9001:2008
a
a Grado en que un conjunto de características con unos requisitos ISO 9000:2005 I & F/ F/ T RG RG / Q – 0 4 - R ev ev 09 09 / E ne ne - 0 9 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCC REPRODUCCIÓN IÓN
5
ISO 9001:2008
Calidad
Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización en lo lo relati relativo vo a la calid calidad ad .
Me ora de la la Calidad
Parte de la gestión de la calidad orientada a aumentar con los requisitos de la c a lida d .
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ISO 9001:2008 PR IN CIPI OS DE LA L A GEST GES T IÓN DE CALIDA C ALIDA D 1. Organización enfocada al cliente. 2. Liderazgo. 3. Participación del personal. 4. Enfoque a procesos. 5. Enfoque del sistema. 6. Mejoramiento continuo. 7. Enfoque para la toma de decisiones basado en hechos. 8. Relación mutuamente beneficiosa con el proveedor.
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1. Enfoque Al Cliente
Determinar las expectativas neces a es e c en e
Requisitos
dependen de los clientes.
Satisfacción del cliente
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2. Liderazgo
Los líderes establecen una unidad de ro ósito una dirección y un ambiente interno en el que la gente esté es té en ente tera rame ment nte e involucrada.
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3. Participación del Personal
►
Las personas son la esencia de una organ aniización ón..
►
Su completa participación les permite usar sus habilidades en
beneficio
de
la
organización.
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4. Enfoque a Procesos
Un resultado deseado se logra eficientemente cuando los recursos y las actividades se manejan como un proceso.
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5. Enfoque de Sistemas
J
Identificando, entendiendo y manejando un sistema de procesos
B A
objetivo específico contribuye a la eficacia y eficiencia.
F
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C
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6. Mejoramiento Continuo
es un objetivo permanente de la organización
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7. Enfoque para la toma de decisiones Basado en Hechos
Las decisiones efectivas se basan en un análisis lógico e intuitivo de los datos y la información.
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8. Relación mutuamente beneficiosa con el proveedor
sus proveedores aumentan la capacidad de ambas or an aniz izac acio ione nes s ar ara a cr crea earr va valo lor. r. I & F/ F/ T RG RG / Q – 0 4 - R ev ev 09 09 / E ne ne - 0 9 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCC REPRODUCCIÓN IÓN
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CAPÍTULO II INTRODUCCIÓN A LAS AUDITORÍAS
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Introducción A Las Auditorías NTC ISO 19011 19011 DIRECTR DIRECTRICES ICES PARA PARA LA AUDITORÍA DE
,
El Comité Técnico ISO /TC 176, Gestión y aseguramiento , , , El Comité Comité Técnico ISO /TC 207, Gestión ambiental, y El , ambientales relacionadas.
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Introducción A Las Auditorías NTC ISO 19011 19011 DIRECTR DIRECTRICES ICES PARA PARA LA AUDITORÍA DE SISTEMAS SISTEM AS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y AMBIENT AMBIENTALES ALES 1.
Objeto y campo de aplicación
2.
Referencias normativas
3.
Términos y definiciones
4.
Principios de auditoría
. 6.
Actividades de la Auditoría
7.
Competencia y evaluación de los auditores I & F/ F/ T RG RG / Q – 0 4 - R ev ev 09 09 / E ne ne - 0 9 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCC REPRODUCCIÓN IÓN
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Introducción A Las Auditorías
roceso s s em co, independiente y docum documentado entado
AUDITORÍA
evaluarlas de manera objetiva con el fin de determ dete rminar inar el alcance en el que se cumplen los criterios de auditoría.
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Introducción A Las Auditorías
Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia
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Introducción A Las Auditorías
CLIENTE AUDITADO
AUDITOR AUDITOR:
PERSONA CON LA COMPETENCIA PARA LLEVAR A CABO CA BO UN UNA A AU AUDI DIT TOR ORÍA ÍA
CLIENTE DE
ORGANIZACIÓN O PERSONA QUE SOLICITA LA
:
DE UN ÁR ÁREA EA/D /DIR IREC ECT TOR DE CA CALI LIDA DAD D
: I & F/ F/ T RG RG / Q – 0 4 - R ev ev 09 09 / E ne ne - 0 9 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCC REPRODUCCIÓN IÓN
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Introducción A Las Auditorías
Evidencia de la Auditoria
Registros, declaraciones de he hech chos os o cu cual al ui uier er ot otra ra información que son pertinentes para los Criterios de auditoría y que son verificables
de la evidencia de la auditoría recogida frente a los criterios
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Hallazgos de la auditoría
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Introducción A Las Auditorías PRINCI PRI NCIPIO PIOS S DE LA AUD AUDIT ITOR OR A REFERENTES A LOS : ►
►
►
AUDITORÍA:
Conducta ética : confianza, integridad, confidencialidad y . Presentación obligación de
ecuánime: reportar con .
►
►
Debido Cuidado profesional: la aplicación de diligencia y juicio al au audi dita tar. r.
Independencia: la base para la im arcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la auditoría. Enfoque basado en la Evidencia : método racional para conclusiones de la auditoría fiables y reproducibles.
UN FACTOR IMPORTANTE ES NECESARIA. I & F/ F/ T RG RG / Q – 0 4 - R ev ev 09 09 / E ne ne - 0 9 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCC REPRODUCCIÓN IÓN
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Introducción A Las Auditorías CLASIFICACIÓN DE LAS
propio pro pioss pro propós pósito itos. s.
Se unda arte arte - or una or anización interesada en otra organización, por ejemplo un cliente en un proveedor.
Terc Te Tercera rcer eraa parte part pa rtee - po porr un una a or orga gani niza zaci ción ón in inde depe pend ndie ient nte, e, tí típi pica came ment nte e para pa ra la ce cert rtifific icac ació ión. n.
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Introducción A Las Auditorías
Au d i t o r Auditor r mera ar e
Organización
Auditado A u d i ta d o Organización
(auditoría Interna)
Segunda Parte
Organización
Otra Organización
(Auditoria Externa)
Tercera Parte
Organismo
(Auditoria Externa)
Independiente I & F/ F/ T RG RG / Q – 0 4 - R ev ev 09 09 / E ne ne - 0 9 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCC REPRODUCCIÓN IÓN
Organización
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Introducción A Las Auditorías OBJETIVO DE LA AUDITORÍA INTERNA
v a u a r e gr g ra o e a ecuac n en re Los objetivos que se pretenden, Las disposiciones adoptadas Los resultados obtenidos
Determinar la conformidad del sistem a de gestión de calidad Con las disposiciones planificadas.
Proveer oportunidades de mejoram iento. I & F/ F/ T RG RG / Q – 0 4 - R ev ev 09 09 / E ne ne - 0 9 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCC REPRODUCCIÓN IÓN
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Introducción A Las Auditorías OBJETIVO DE LA AUDITORÍA EXTERNA Evaluar la aptitud para alcanzar la calidad esperada, - ver verifi ificar car la apli aplicac cación ión de de las las dispo disposic sicion iones es contr contract actual uales es - Re Reco cono noce cerr la la apt aptit itud ud pa para ra sa sati tisf sfac acer er lo loss req requi uisi sito toss “ ” - Veri erific ficar ar la apli aplicac cación ión de de las disp disposi osicio ciones nes cont contrac ractua tuales les “ ” - Cert Certif ific icar ar,, acre acredi dita tarr una una orga organi niza zaci ción ón “au “audi dito torí ríaa de certificación o acreditación” I & F/ F/ T RG RG / Q – 0 4 - R ev ev 09 09 / E ne ne - 0 9 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCC REPRODUCCIÓN IÓN
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GESTIÓN DE UN PROGRAMA DE
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Gestión De Un Programa De Auditoría
Conjunto de una o mas auditorías
PROGRAMA DE AUDITORÍA
determinado y dirigidas hacia un propósito especifico ota: un programa e au tor a nc uye las actividades para par a planificar, organizar y llevar a cabo las auditorías.
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Autoridad programa de Auditoría
PHVA Establecimiento del programa de auditoría -Objetivo/ extensión -Responsabilidades -Recursos -Procedimientos
A
Mejora del programa de auditoría
Im lementación del ro rama -Elaboración del calendario -Evaluación de auditores -Selección del equipo auditor -Actividades de auditoría -Conservación de Registros
P Competencia y evaluación de los auditores
H
Actividades de auditoría
Seguimiento y revisión del programa de auditoría -Identificación de la necesidad de acciones correctivas/preventivas correctivas/preve ntivas y de o ortunidades de mejoramiento I & F/ F/ T RG RG / Q – 0 4 - R ev ev 09 09 / E ne ne - 0 9 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCC REPRODUCCIÓN IÓN
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Gestión De Un Programa De Auditoría
LOS OBJETIVOS DE UN PROGRAMA DE
Prioridades de la dirección
Propósitos comerciales
equ s os e
s ema e ges n
Requisitos legales, reglamentarios , contractuales
Requisitos del cliente
Necesidades de otras partes interesadas I & F/ F/ T RG RG / Q – 0 4 - R ev ev 09 09 / E ne ne - 0 9 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCC REPRODUCCIÓN IÓN
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Gestión De Un Programa De Auditoría
“ programa de auditoría debería asignarse a una o más personas con conocimientos generales de los principios de la auditoría, de la competencia de los auditores y de la aplicación de técnicas de auditoría. Estas personas deberían tener habilidades para la gestión, así como conocimientos técnicos y del ne ocio ertinentes ara las actividades que van a auditarse”
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Gestión De Un Programa De Auditoría LOS PROCEDIMIENTOS DOCUMENT DOCUMENTADOS ADOS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA, DEBERIAN CONTENER LOS CRITERIOS PARA:
La Pr Pro ogramació ión n de la lass auditorías.
Selección de los equipos auditores y la asignación de funciones y responsabilidades.
Planeación.
Preparación.
Ejecución.
Informe de auditoría.
Seguimiento.
La co con nse serv rva ació ión n de los regist strros de auditito oría. . I & F/ F/ T RG RG / Q – 0 4 - R ev ev 09 09 / E ne ne - 0 9 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCC REPRODUCCIÓN IÓN
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Gestión De Un Programa De Auditoría IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA
SEGUIMIENTO Y REVISIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA
Co Comu muni nica caci ción ón de dell pr prog ogra rama ma Ev Eval alua uaci ción ón de au audi dito tore ress Sel elec ecci ción ón de dell eq equ uip ipo o au audi dito tor r Pr Prov ovis isió ión n de re recu curs rsos os Re Real aliz izac ació ión n de au audi dito torí rías as Re Revi visi sión ón,, ap apro roba baci ción ón y
distri dist ribu buci ción ón de in info form rmes es Conservación de re istros
Debe realizar Debe realizarse se a int interv ervalo aloss planificados para evaluar si se an cump o os o et vos y para identificar oportunidades de mejora. PERIODICIDAD DESEABLE DE LAS AUDITORÍAS: 6 MESES SEGÚN LA NATURALEZA DE LAS ACTIVIDADES.
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ACTIVIDADES DE AUDITORÍA
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Etapas De La Auditoría
Programación o n e i m i u e S
1. Determinación de la factibilidad de la auditoría 2. Establecimiento del equipo de la auditoría 3. Contacto inicial con el responsable del proceso auditado 4. Cronograma del período 1. Definición de objetivos y criterio 2. Planificación de las actividades actividades de las auditorías 3. Asignación de responsables del equipo auditor 4. Establecimiento de documentos de trabajo
Preparación Ejecución Informe
1. Estudio de documentos . 1. Reunión de apertura 2. Recopilación y verificación de información 3. Halla Hallazgos zgos de de la auditorí auditoría a y reuniones reuniones de enlace enlace 4. Comunicación Comunicación con el cliente cliente y el responsable responsable del proceso auditado auditado ( reuniones de retroalimentació retroalimentación) n) 5. Preparación de la reunión de cierre 6. Reunión de cierre
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Etapas De La Auditoría - Programación - Programación
Considere:
La im im or orta tanc ncia ia de de la ac acti tivi vida dad d
Estado de la actividad
Resultado de auditorías previas
Minimice la distracción
Disponibilidad de trabajadores I & F/ F/ T RG RG / Q – 0 4 - R ev ev 09 09 / E ne ne - 0 9 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCC REPRODUCCIÓN IÓN
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Etapas De La Auditoría - Programación - Programación EJEMPLO PROGRAMA DE AUDITORÍAS FECHA (MM/DD/AA)
PROCESO A AUDITAR
RESPONSABLE DEL PROCESO
TIPO DE AUDITORIA
ALCANCE DE AUDITORIA
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EQUIPO AUDITOR
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Etapas De La Auditoría Planeación Id Iden entitififica caci ción ón de la lass pe pers rson onas as qu que e te teng ngan an re resp spon onsa sabi bililida dade dess dir ire ectas con respecto a los objetivo voss y alca can nce ce.. Identificación de los documentos de referencia tales como la norma aplilica cab ble del si sisstema de calilid dad y el procedimiento o in insstructiv ivo o del auditado). Identific ica ació ión n de lo loss mie iem mbros del equip ipo o de auditito oría Des esig igna naci ció ón de dell lílíde derr del equ quip ipo o au aud dititor or Fecha y lugar donde va a ser realizada la auditoría Hor ora a y dur urac ació ión n esp spe era rad dos pa para ra ca cada da ac actitivi vida dad d pr prin inci cipa pall e a au au or a. a. Distribución del informe de la auditoría y la fecha esperada de pu publi blica cació ción. n.
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Etapas De La Auditoría - Planeación - Planeación
.
.
b. Comunicado a los auditores y al auditado. c.
u c en en emen e ex e para perm r cua qu qu er er cam o que pueda pu eda su surgi rgirr.
d. Cualquier
revisión del plan debe ser acordado entre las
parte pa rtess inv invol olucr ucrad adas as.. I & F/ F/ T RG RG / Q – 0 4 - R ev ev 09 09 / E ne ne - 0 9 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCC REPRODUCCIÓN IÓN
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Etapas De La Auditoría - Planeación - Planeación DEPARTMENTS T STANDARD REFERENCE or QUALITY MANUAL REFERENCE or SUBJECT REFERENCE
AUDITORÍA: Procesos y requisitos
4 Quality system 5.1 Management commit commitment ment 5.2 Customer focus 5.3 Quality policy 5.4 Planning 5.5 Responsibility, authority ans communication 5.6 Management review 6.1 Provision of resources 6.2 Human resources 6.3 Facilities 6.4 Work environment 7.1 Planning of product realisation 7.2 Customer related processes 7.3 Design and development 7.4 Purchasing 7.5 Production and service provision 7.6 Control of measuring and monitoring devices 8.1 Planning 8.2 Measurement & monitoring 8.3 Control of nonconformity . 8.5 Improvement TOTALS FINAL TOTALS
A S F G H D WE R
MAJOR
Y U
T o t a l
MINOR
COMMENTS
NAME
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SIGNED
DATE
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Etapas De La Auditoría - Planeación - Planeación FECHA EN QUE SE EFECTUARA LA AUDITORIA: HORA DE INICIO DE LA AUDITORIA: HORA DE FINALIZACIÓN DE LA AUDITORIA: RESPONSABLE (S) AREA AUDITADA :
EJEMPLO: FORMATO DE PLAN DE
EQUIPO AUDITOR : Líder: ______________________________ Secundarios:_________________________ OBJETIVOS DE LA AUDITORIA: . ALCANCE DE LA AUDITORIA: . DOCUMENTACIÓN CON BASE A LA CUAL SE REALIZARA LA AUDITORIA:
ITEMS DE LA NORMA A AUDITAR: FECHA DE LA ULTIMA AUDITORIA RECIBIDA EN EL ÁREA: OBSERVACIONES: ____________________ FIRMA AUDITOR LIDER
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Etapas De La Auditoría - Preparación - Preparación
Son todos los documentos requeridos para facilitarlas investigaciones del auditor y para documentar y presentar los resu re sultltad ados os,, es esto toss do docu cume ment ntos os pu pued eden en se ser: r: •Proce •Pro cedi dimi mien ento toss de au audi dito torí ría a •Lis •L ista tass de ve veri rififica caci ción ón •Fo Form rma ato toss de No Con onfo form rmid ida ad • •Fo Form rma ato toss de inf nfor orm mes de aud udititor oría ía
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Etapas De La Auditoría - Preparación - Preparación Documentos del SGC tales como:
DOCUMENTACION
Registros
Normas
Guías
rocesos Procedimientos
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Etapas De La Auditoría - Preparación - Preparación
DE VERIFICACIÓN
Es un una a he herr rram amie ien nta para relacionar resultados y ayudar a Su contenido depende de la situación Ayuda a entrevista
preparar
los
a la
auditoría.
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Etapas De La Auditoría - Preparación - Preparación PROPOSITO DE LA LISTA DE VERIFICACIÓN:
Ayudar a la memoria.
Asegurar que se cubren los aspectos y puntos de control.
Asegurar que la interacción entre procesos sea cubierta.
Asegurar profundidad y continuidad de la auditoría A udar al mane o del tiem o.
Organizar la toma de notas. Es arte del re orte de auditoría. I & F/ F/ T RG RG / Q – 0 4 - R ev ev 09 09 / E ne ne - 0 9 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCC REPRODUCCIÓN IÓN
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Etapas De La Auditoría - Preparación - Preparación
Ejemplo de una lista de verificación: HOJA DE DE CH CHE UEO - AU AUD DITORÍA
Página ___ de ___ Auditoria No.: ____________ Fecha: ____/_____/____ Actividad/Procedimiento: __________________________ ______________ _________________________ ________________ ___ __________________________ ______________ _________________________ __________________________ _________________________ _________________________ _________________________ ________________________ ________________ ____ _____ Auditor^Principal: _ ________________ _____________________________ ______________ _ Auditor(es): __________________________ ______________ _________________________ ______________________ _________
EVIDENCIA OBJETIVA __________________________ ______________ _________________________ ______________________ _________
PREGUNTA
TIPO
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COMENTARIOS
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Etapas De La Auditoría - Preparación - Preparación
MAL USO DE LAS LISTAS DE VERIFICACIÓN:
Los cuestionarios ueden limitar la visión.
Los cuestionarios comunicación.
Un seguimiento estricto a la lista de verificación puede resultar en la omisión de importantes pissta pi tass de au audi dito torí ría. a.
pueden
obstruir
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la
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Etapas De La Auditoría - Ejecución - Ejecución
1. Reunión de apertura. 2. Recopilación y verificación de información. .
a azgos e a au or a y reun ones e en ace.
4. Comunicación con el cliente y el responsable del proceso auditado. 5. Pre aración de la reunión de cierre. 6. Reunión de cierre.
I & F/ F/ T RG RG / Q – 0 4 - R ev ev 09 09 / E ne ne - 0 9 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCC REPRODUCCIÓN IÓN
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Etapas De La Auditoría - Ejecución - Ejecución AGENDA DE LA REUNIÓN DE APERTURA
Pre Pr ese sent nta ar el eq equi uip po
Razón, alcance y criterio
Revisión del plan de auditoría y méto todo doss
Conf Co nfir irma marr la lo logí gíst stic ica a
xp car acerca e muestreo
Requ Re quis isititos os de se segu guri rida dad d
Preguntas
Confidencialidad
Cla Cl asi sifificcac ació ión n de RNC Confirmar ue el ersonal está avis av isad ado o y di disspo poni nibl ble e
o o e re r epor e
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Etapas De La Auditoría - Ejecución - Ejecución ►
El auditor debe estar listo para: ,
efec ef ectitivi vida dad d de dell co cont ntro rol.l.
No limitarse a determinar la conformidad de las actividades. Evaluar , deseados.
mejo me jora ra co cont ntin inua ua::
¿Programas de mejora se cumplen? ¿recursos? ¿adecuados?
¿ Mediciones permiten evaluar si se alcanzan las mejoras?
¿Si no se alcanzan los objetivos se toman acciones correctivas ?
¿ ecan smos e me ora son s s em cos I & F/ F/ T RG RG / Q – 0 4 - R ev ev 09 09 / E ne ne - 0 9 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCC REPRODUCCIÓN IÓN
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Etapas De La Auditoría - Ejecución - Ejecución ACERCA DEL PROCESO TENGA EN CUENTA:
Identificar el propósito de cada proceso.
Iden Id entitififica carr la lass en entr trad adas as..
Iden Id entitififica carr la lass sa salilida dass in inde depe pend ndie ient ntes es..
Establecer el flujo o secuencia de actividades.
Iden Id entitififica carr lo loss re recu curs rsos os us usad ados os..
Identificar qué controles están implementados rocedimientos instrucciones es ecificaciones etc.).
Identificar los procedimientos planeados de control. I & F/ F/ T RG RG / Q – 0 4 - R ev ev 09 09 / E ne ne - 0 9 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCC REPRODUCCIÓN IÓN
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Etapas De La Auditoría - Ejecución - Ejecución
La técnica o m etodología para ejecu tar la a u d i to torr í a c o n s t a d e tr tree s e l e me menn to toss : NTRE REVIS VISTTA LA E NT S E R VA V A C I ÓN ÓN Y L A O B SE
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Etapas De La Auditoría - Ejecución - Ejecución
.
Identificar el circuito lógico del producto y seguirlo siempre que sea posible. Estar atento a cada indicio de fluya en la auditoría. Registrar las observaciones y en caso de no conformidades validarlas con el auditado. Evaluar.
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Etapas De La Auditoría - Ejecución - Ejecución
RECOLECCIÓN Y VERIFICACIÓN DE INFORMACIÓN
CONSISTEE EN OBTENER CONSIST OBT ENER P RUEBAS TAN ANGIB GIB LES CALIDAD FUNCION A CORRECT CORRECTAA Y EFECTIVAMENTE. EVIDENCIAS
UN PROCEDIMIENTO UN REGISTRO o. o. . UNA PRÁCTICA DEMOSTRADA.
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Etapas De La Auditoría - Ejecución - Ejecución RECOLECCIÓN DE EVIDENCIAS Recolección y selección ( a través de revi re visi sión ón de do docu cume ment ntos os,, en entr trev evis ista tas, s, Verificación Comparación con los criterios de Auditoria Revisión
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Etapas De La Auditoría - Ejecución - Ejecución RECOLECCIÓN DE EVIDENCIAS,
Investigación a través de una de las actitivi ac vida dade dess de dell si sist stem ema. a.
AUDITORÍA POR TRAZABILIDAD , documento, un producto, etc. siguiendo su historia.
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Etapas De La Auditoría - Ejecución - Ejecución RECOLECCIÓN DE EVIDENCIAS ¿Qué debemos examinar sobre la documentación?
EL FO FOND NDO O Cubr Cu brim imie ient nto o de dell te tema ma Quién, qué, cuándo, cómo. . . ? Exactitud de las referencias a otros
Secuenc Secu encia ia ade adecua cuada da Coherencia Actualizado LA FO FOR RMA Conformidad con la fund fu nda ame ment ntal al de la emp mpre resa sa en cac n LA APL APLICA ICACIÓ CIÓN N Adecua Ade cuada da difu difusión sión
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norma
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Etapas De La Auditoría - Ejecución - Ejecución Buscar evidencias o b e ti v a s
RECOLECCIÓN DE EVIDENCIAS Actividades Actividades
Verificaciones Verificaciones
ra am en o e os no conformes
eparac n, eg stros, Autoridad, Trazabilidad
Calibración
Pro Pr o rama rama de Ca Cali libr brac ació ión n Hojas de vida Registro de Comprobaciones
Revisión or la Gerencia Compras I & F/ F/ T RG RG / Q – 0 4 - R ev ev 09 09 / E ne ne - 0 9 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCC REPRODUCCIÓN IÓN
c as, acc ones empren
as
Revisión de Requisiciones
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Etapas De La Auditoría - Ejecución - Ejecución
LA ENT EN TR EVI EVIST STAA DATOS DE
DATOS DE
OBJETIVOS
Información
ETAPAS Preguntar Reformular Tomar N otas
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CONCLUSIONES Resultados Efectividad Eficacia - ob obje jeti tivo voss Requisitos Riesgos y consec consecuencias uencias
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Etapas De La Auditoría - Ejecución - Ejecución
LA ENTREVISTA
estos, act tu es, m ra a: 75% Expresión oral : 25%
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Etapas De La Auditoría - Ejecución - Ejecución TÉCNICAS PARA HACER PREGUNTAS
LA ENTREVISTA Lass pr La preg egun unta tass de debe ben n:
No sugerir las respuestas deducciones
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Etapas De La Auditoría - Ejecución - Ejecución TÉCNICAS PARA HACER PREGUNTAS
LA ENTREVISTA
Haga preguntas en forma natural
Introduzca las preguntas en la conver con versac sación ión gen genera eral l
Evite caer en la preguntas-respuestas
práctica
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Etapas De La Auditoría - Ejecución - Ejecución LOS SIETE AMIGOS DEL AUDITOR:
¿Qué? ¿Quién? ¿Dónde? ¿Por qué? ¿Cuándo? ¿Cómo? Muéstreme! ¿Qué ¿ Qué hace hace usted? u s te d ?
¿Dónde ¿Dónde lo lo almacena? almacena?
¿Por ¿ Por qué qué se se firma? firma?
¿Quién ¿Quién lo lo autoriza? autoriza?
¿Comó lo recibe?
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Etapas De La Auditoría - Ejecución - Ejecución PREGUNTAS BÁSICAS EN RELACIÓN •¿Cuál es el objetivo de este proceso proceso?? ¿Quienes lo integran? u es son os requer m entos que se an ent ca o partes interesadas ( Cliente, organización, entorno ). ¿Cuáles son los recursos necesarios para el proceso? Verifi V erificar car si lo vist visto o corr corres es onde a lo lo lanif lanificad icado. o. •
P
•
e as
•
H
Mirar registros, resultados, métodos ( trazabilidad)
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Etapas De La Auditoría - Ejecución - Ejecución PREGUNTAS PREGUNT AS BÁSICAS EN RELACIÓN R ELACIÓN CON LOS PROCESOS: Cuáles son los métodos ue se a lican ara monitorear este proceso? Pedi Pe dirr Ev Evid iden enci cia a de dell mo moni nito tore reo o ¿Cuáles son los indicadores que se tienen de la medición del proceso Ped Pe dir Ev Evid ide encia de in ind dic ica adores ¿Cu ¿C uál fue la últim ima a auditoría que le realiz iza aron? •
• •
• •
¿Cómo se analizan los datos generados del proceso? ¿Hay datos de monitoreo o medición por fuera de los límites ? Que se hace en estos casos? ¿Cuá ¿C uále less ac acci cion ones es y pr prev eve ent ntiv ivas as se ha han n id iden entitififica cado do? ? ¿Tie ¿T iene nen n re regi gist stro ross de acc ccio ione ness co corr rrec ectitiva vas, s, cu cua al es su te tend nden enci cia? a? Evidenciar el seguimiento de cumplimiento de la eficacia de las • •
A
• • •
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Etapas De La Auditoría - Ejecución - Ejecución
Las relaciones entre los auditores y los auditados son críticas para el éxito de la auditoría.
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Etapas De La Auditoría - Ejecución - Ejecución
MALOS HÁBITOS A
Fingir atención
Ocuparse previamente
Sobre reacción
Interrumpir al que habla
Escuchar sólo lo que queremos oír
Usar el tiempo de escuchar, para pensar en otras cosas
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Etapas De La Auditoría - Ejecución - Ejecución ENFOQUE EXITOSO PARA LA AUDITORÍA : ►
Establecer un clima adecuado
►
Observar el lenguaje corporal
►
Tranquilizar al auditado
►
Ser amigable y diplomático
►
Usar una técnica adecuada para
►
Explicar la toma de notas
hacer preguntas ►
Mantener informado al auditado acerca de sus observaciones
►
Eliminar miedos
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Etapas De La Auditoría - Ejecución - Ejecución CUALES DOCUMENTOS REVISAR?
Manual de calidad
List Li stad ado o de di dist stri ribu buci ción ón
Procesos
List Li stad ado o de do docu cume ment ntos os
Procedimientos
Contratos
Instrucciones
Pedidos
de trabajo
Registros
Normas
Certificados I & F/ F/ T RG RG / Q – 0 4 - R ev ev 09 09 / E ne ne - 0 9 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCC REPRODUCCIÓN IÓN
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Etapas De La Auditoría - Ejecución - Ejecución
►
Manténgase observando evid ev iden enci cia a fí físi sica ca::
la
Productos qu po Instrumentos on c ones Operaciones
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Etapas De La Auditoría - Ejecución - Ejecución
MANEJO DEL TIEMPO
El tiempo es siempre corto.
Plan Pl anee ee bi bien en..
No permita que su auditoría se extienda
No se enfoque en trivialidades. Decida el tamaño de la muestra apéguese a ella.
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Etapas De La Auditoría - Ejecución - Ejecución
REPORTES DE N CONFORMIDAD No conformidad: “No cumplimiento de un requisito” ISO 9000:2000
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Reportes de No Conformidad
NO CONFORMIDAD MA MAYOR YOR :
Un requisito de la norma o criterio de auditoría no se ha tomado en cuenta, no se ha im impl plem emen enta tado do.. Alguna desviación o incumplimiento pone en gestió gest ión n de ca callid idad ad.. Existe producto no conforme y es enviado al c en e e era amen e en ese es a o. Fallla sis Fa iste tem mát átic ica a en cu cum mpl pliir un re requ quis isitito. o.
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Reportes de No Conformidad NO CONFORMIDAD MENOR : Incum Incu m lilim mie ient nto o un untu tual al o aislado de algún requisito de la norma o criterio de auditoría. Falla no sistemática.
Nota: Se puede levantar una no conformidad mayor por la acumulación de varias no con orm a es menores e mismo requisito o criterio (Ver definición de n.m. Mayor) I & F/ F/ T RG RG / Q – 0 4 - R ev ev 09 09 / E ne ne - 0 9 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCC REPRODUCCIÓN IÓN
PLANO 1998
PLANO 2010
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Reportes de No Conformidad REDACCIÓN DE LAS NO CONFORMIDADES
IDENC NCIA IA L A E V IDE
Lista Lis ta de hall hallazg azgos, os, res respal paldado dadoss con por el auditado.
de calidad o procedimiento. Un requisito a la vez, el que más aplica.
NCLL US USIÓ IÓN N LA C O NC
Genérica, breve, precisa y aceptada por el auditado.
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Reportes de No Conformidad ►
Ser positivo en la presentación de la no .
negativa. El descubrimiento de no conformidades rese re sent nta a una una o or ortu tuni nida dad d de de me me or ora a a tr trav avés és de las acciones correctivas.
►
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Reportes de No Conformidad
Claro Conciso y exacto Completo Que describa el
Reportar el hallazgo explicando el requisito que se incumple y soportado en la evidencia objetiva.
Esto ayuda a la investigación y sirve al auditor como una autover cac n, para evitar “inventar los requisitos” I & F/ F/ T RG RG / Q – 0 4 - R ev ev 09 09 / E ne ne - 0 9 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCC REPRODUCCIÓN IÓN
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Reportes de No Conformidad y Acciones Correctivas C o r r e c ti t i v e A c t io io n R e q u e s t C om pany: A u d ito r : S ta n d a r d & C la u s e
D a te :
NCR Number:
A u d ite e : M a jo r :
M in o r
A u d i to t o r s R e p o r t: t: (Nonconformance)
Ejemplo de Formato
Signed: Date: C a u s e & P r o p o s e d C o r re re c t iv e A c t io n :
P r o p o s e d C o m p l e t io io n D a t e : Date: C o r re r e c t iv i v e A c t io io n R e v i e w :
Signature
Signed: Date: I & F/ F/ T RG RG / Q – 0 4 - R ev ev 09 09 / E ne ne - 0 9 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCC REPRODUCCIÓN IÓN
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Reportes de No Conformidad IRCA QUALITY AUDITS
Incident Number …............... NONCONFORMITY REPORT
Company under Audit: XYZ plc Area under review: ………………………………………. Category
MAJOR*
MINOR*
Note Number .......................... .......................... ISO 9001 Clause Number …………………………………… * delete one
Deficiency
Formato utilizado para los ejercicios
Auditor If you do not think that there is sufficient evidence of non-conformity, state the reasons for your decision and state also what further actions the auditor should take.
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Reportes de No Conformidad AL REDACTAR EL REPORTE DE NO CONFORMIDAD:
Sea precavido, conc co nc uy uyen ente te
No juzgue con base en las apariencias
no
sea
demasiado
s seguro e ener a ev enc a comp e a
Esté seguro de que su evidencia es objetiva! n ca caso e u a , nves gue
Identifique las pistas para investigaciones adicionales I & F/ F/ T RG RG / Q – 0 4 - R ev ev 09 09 / E ne ne - 0 9 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCC REPRODUCCIÓN IÓN
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Etapas De La Auditoría - Ejecución - Ejecución PREPARACIÓN DE LA REUNIÓN DE CIERRE Al Hacer el balance balance de las las observacion observaciones es incluir: incluir: •UN RESUMEN RESUME N DE LA AUDITORÍA -actividad auditada -aspectos no conformes •CONCLUSIONES SOBRE: - asp aspect ectos os fav favora orable bless - asp aspect ectos os no conf conform ormes es las solicitudes de acción correctiva I & F/ F/ T RG RG / Q – 0 4 - R ev ev 09 09 / E ne ne - 0 9 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCC REPRODUCCIÓN IÓN
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Etapas De La Auditoría - Ejecución - Ejecución AGENDA DE LA REUNIÓN DE CIERRE
Agradecer al auditado y nueva presentación del equipo
Reiterar la razón, alcance y criterio
Reportar las observaciones positivas y negativas
Declaración Confidencialidad
Resumen General
Preguntas y respuestas
Acciones correctivas y plazos
Seguimiento
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Etapas De La Auditoría - Informe - Informe •Traduce fielmente las conclusiones de la reunión de clausura. •Contiene el alcance y el objetivo de la Auditoría •Fecha de Auditoría •Equipo Auditor •Los documentos de referencia consultados •No Conformidades u Observaciones detectadas •Puntos fuertes de la actividad auditada
I & F/ F/ T RG RG / Q – 0 4 - R ev ev 09 09 / E ne ne - 0 9 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCC REPRODUCCIÓN IÓN
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Etapas De La Auditoría - Informe - Informe CONCLUSION GENERAL
esumen e os pun os os uer es es y
es e
sist si stem emaa au audi dita tado do..
Formula una opinión sobre las acciones
Es la única parte subjetiva del informe I & F/ F/ T RG RG / Q – 0 4 - R ev ev 09 09 / E ne ne - 0 9 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCC REPRODUCCIÓN IÓN
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Etapas De La Auditoría - Informe - Informe APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN El informe debe: 1. Emitirse dentro del período de tiempo convenido. Si no es posible, las razones del retraso deben ser informadas al cliente y debe acordarse una fecha revisada de emisión. 2. Ser fechado y firmado por el líder del equipo auditor, revisado y aprobado como está definido en los procedimientos ocumen a os. 3. Distribuirse a los destinatarios designados por el cliente de la auditoría. EL INFORME ES PROPIEDAD DEL CLIENTE Y SU CONFIDENCIALIDAD DEBE SER RESPET RES PETADA ADA Y SALV SALVAGUARDADA APROPIADAMENTE APROPIADAMEN TE POR LOS INTEGRANTES INTEGRAN TES DEL EQUIPO DE AUDITORÍA Y TODOS LOS DESTINATARIOS DESTINAT ARIOS DEL INFORME. INF ORME. I & F/ F/ T RG RG / Q – 0 4 - R ev ev 09 09 / E ne ne - 0 9 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCC REPRODUCCIÓN IÓN
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Etapas De La Auditoría
SEGUIMIENTO u
or
Identifique,anote & comunique
Prepare RNC
Acuerdo Reconoce e investiga
Propone la
Acuerdo tiempo Revisa eficacia
Implementa, ver ca not ca I & F/ F/ T RG RG / Q – 0 4 - R ev ev 09 09 / E ne ne - 0 9 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCC REPRODUCCIÓN IÓN
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Acciones de Seguimiento
Auditoria nuevamente en el sitio
En el tiempo acordado
o amen e rev sar as acc ones correctivas
No se em ieza todo nuevamente
I & F/ F/ T RG RG / Q – 0 4 - R ev ev 09 09 / E ne ne - 0 9 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCC REPRODUCCIÓN IÓN
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Acciones de Seguimiento
EVIDENCIA DOCUMENTAL PARA EL SEGUIMIENTO
Certificados
de entrenamiento
roce m en en os mo
ca os
Fotografías Videos
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Terminología de la auditoria
La auditoría termina cuando se han concluido todas las ac v a es n ca as en e plan de auditoría, aceptación del informe de auditoría.
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Espíritu de Equipo y Cooperación =
Exitosa I & F/ F/ T RG RG / Q – 0 4 - R ev ev 09 09 / E ne ne - 0 9 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCC REPRODUCCIÓN IÓN
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CAP Í TULO V E VALUACI ON DE AUDITORES
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Responsabilidades Auditores
►
proc pr oced edim imie ient ntos os de Au Audi dito tori ria. a. ►
►
►
►
Permanecer dentro del alcance de la auditoría.
►
Planear y ejecutar las labores .
►
Recolectar y analizar evid ev iden enci cias as co con n ex exac actititu tud. d.
►
Mant Ma nten ener er la co conf nfid iden enci cial alid idad ad..
►
Rep epo ortar las observaciones, no conf co nfor ormi mida dade dess y fo fort rtal alez ezas as.. Verificar
las
acciones
. Cooperar con y apoyar al audi au dito torr lílíde derr. No retener y/o documentación.
mantener
Actuar de manera ética.
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Responsabilidades Auditor Líder
►
►
►
Obtener toda la información requ re quer erid ida a pa para ra la pl plan anifific icac ació ión. n.
►
Ayudar a .
►
la
selección
del
Preparar el plan de auditoría.
►
. ►
►
Asegurar que los documentos de tr trab abaj ajo o es esté tén n pr prep epar ara ado dos. s. Representar auditoría.
el
equipo
de
►
Presidir las reuniones aper ura y c erre.
de
Asegurar el progreso de la auditoría de acuerdo al lan. Asegurar que las reuniones de enlace se lleven a cabo regu armen e. Asegurar que los resultados de auditoría sean re ortados de una forma clara, concluyente y sin si n de dem mor oras as..
I & F/ F/ T RG RG / Q – 0 4 - R ev ev 09 09 / E ne ne - 0 9 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCC REPRODUCCIÓN IÓN
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Auditor Interno
Auditor Externo
Poder limitado dependiendo dell re de resp spal aldo do ge gere renc ncia iall
Alto grado de poder, no abuse de él
Un compromiso y respaldo insuficiente de la gerencia puede arriesgar la efectividad
Sus recomendaciones son de gran importancia para el auditado, asegúrese que están
Conoce la gente, lo cual puede ayudar a la comunicación
Un punto de vista externo ayuda a id iden entitififica carr pr prob oble lema mass
Guía para el auditor externo
Ayuda a la auditoría interna
Impart Imp arte e con conoci ocimi mient ento o
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Competencia Auditores
►
Experiencia laboral.
►
Experiencia en Auditorías. .
►
►
Conocimientos y habilidades específicos de calidad. Atributos personales.
Los auditores desarrollan, mantienen y mejoran su competencia a través del contin continuo uo desarro desarrollo llo profes profesional ional y de de la parti participac cipación ión regula regularr en au tor as. I & F/ F/ T RG RG / Q – 0 4 - R ev ev 09 09 / E ne ne - 0 9 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCC REPRODUCCIÓN IÓN
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Habilidades Auditores
Perceptividad Habilidad para entender el saltar a conclusiones.
La habilidad para vencer las cu a es y man ener e curso de acción planeado a pesar de las contrariedades.
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Habilidades Auditores Enfoque Disciplinado Habilidad para enfocar un problema lógica y sistemáticamente.
►
Habilidad ara definir los límites de responsabilidad del área de investigación. ►
Punto de vista flexible La habilidad para ver cosas desde diferentes puntos de vista y adaptarse a . I & F/ F/ T RG RG / Q – 0 4 - R ev ev 09 09 / E ne ne - 0 9 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCC REPRODUCCIÓN IÓN
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Habilidades Auditores Habilidades Técnicas determinar el grado de cumplimi cump limiento ento en todas todas las las áreas áreas y procesos.
Presentación a a a para expresar claramente juicios, ideas y propuestas, tanto oral como or es escr critito. o. I & F/ F/ T RG RG / Q – 0 4 - R ev ev 09 09 / E ne ne - 0 9 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCC REPRODUCCIÓN IÓN
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Habilidades Auditores
Habilidades Sociales Habilidad para comunicarse y trabajar con otras personas de .
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100
Características Positivas
.
. ►
Amigable.
►
ervca.
►
Mente abierta. p om om co.
►
Constructivo.
►
Honesto.
►
Informativo.
►
Maduro.
►
Perceptivo.
►
Modesto.
►
Juicioso.
►
Ético.
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Características para Evitar
►
Criticón.
►
Inflexible.
►
Polémico.
►
Perezoso.
►
Agresivo.
►
Errático.
►
Desconsiderado.
►
Susceptible.
►
Inconsistente.
►
No práctico.
►
Indeciso.
►
Sabelotodo.
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Decálogo del Auditor
►
► ►
►
►
Sea objetivo y racional en todas sus actuaciones. Aplique siempre pr nc p os cos y mora es; en su compor am en o y en su esempe o profesional. Sea discreto manten a la confianza en la información obtenida. Cumpla estrictamente las normas y disposiciones reglamentarias de la organi org anizac zación ión aud audita itada da La auditoría no se realiza en el escritorio del gerente o en la sala de conferencias. Evalúe con objetividad en el sitio de los acontecimientos. Mantenga siempre el control de la auditoría y compruebe todas las info in form rmac acio ione ness pe pers rson onal alme ment nte. e. Cí Cíña ñase se a lo loss pa pará ráme metr tros os pr pree eest stab able leci cido doss para la ejecución de la misma. I & F/ F/ T RG RG / Q – 0 4 - R ev ev 09 09 / E ne ne - 0 9 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCC REPRODUCCIÓN IÓN
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Decálogo del Auditor
►
erm ta que su nter ocutor se exprese. ecuer e que a cortes a no está demás y siempre es el mejor camino. .
►
►
►
.
No se considere demasiado bueno como para no aprender de los demás. Recuerde que cada auditoría es una experiencia nueva. Asegúrese de conocer plenamente los hechos y de obtener evidencias objetivas de los aspectos auditados, antes de emitir cualquier juicio. Exponga los hechos ajustándose susc su scep eptitibi bililida dade dess o cr crea earr co conf nflilict ctos os..
a
I & F/ F/ T RG RG / Q – 0 4 - R ev ev 09 09 / E ne ne - 0 9 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCC REPRODUCCIÓN IÓN
la
realidad
sin
herir
104
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