Pedoman Mutu Pt Arista

APJ/PEM/R01

PEDOMAN MUTU PT. ARISTA PRATAMA JAYA

DAFTAR ISI ��

�

��

�

��

�

��

�

��

�

��

� � � �

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

1. TUJUAN Pedoman Mutu ini disusun dengan tujuan untuk: 1. Menjelaskan bagaimana ketentuan-ketentuan yang ditetapkan pada standar ISO 9001:2008 dapat dipenuhi dan dilaksanakan oleh ARISTA 2. Memberikan informasi kepada pelanggan, calon pelanggan dan rekanan lain dari ARISTA, sehubungan dengan penerapan Sistem Manajemen Mutu 3. Menunjang pelatihan kepada seluruh karyawan ARISTA agar mereka dapat memahami komitmen manajemen puncak terhadap mutu dan memahami peran mereka dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu. Pedoman mutu ini memuat struktur organisasi, organisasi, struktur dokumentasi dokumentasi sistem mutu, kebijakan mutu, diagram alir proses bisnis ARISTA dan penjelasan pemenuhan ketentuan ISO 9001:2008.

2. REFERENSI 3.1 ISO 9001:2008 Quality management system – Requirements

3. MATRIKS ISO 9001 / PERNYATAAN KEBIJAKAN PROSES Persyaratan ISO 9001

4. Sistem manajemen mutu 4.1 Persyaratan umum 4.2 Persyaratan dokumentasi 4.2.1 Umum 4.2.2 Manual mutu 4.2.3 Pengendalian dokumen 4.2.4 Pengendalian rekaman 5. Tanggung jawab manajemen 5.1 Komitmen manajemen 5.2 Fokus pada pelanggan 5.3 Kebijakan mutu 5.4 Perencanaan 5.4.1 Sasaran mutu 5.4.2 Perencanaan sistem manajemen mutu 5.5 Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi 5.5.1 Tanggung jawab dan wewenang 5.5.2 Wakil manajemen 5.5.3 Komunikasi internal 5.6 Tinjauan manajemen 5.6.1 Umum 5.6.2 Masukan untuk tinjauan manajemen 5.6.3 Keluaran dari tinjauan manajemen 6. Pengelolaan sumber daya 6.1 Penyediaan sumber daya

Bagian Pedoman Mutu

Dijabarkan pada Pedoman Mutu ini 6.1 6.2 10.3, 11.4 10.3 7.1, 9.1 7.1 7.2, 7.3 7.4 7.4 5.2 5.3 5.4 9.2 9.2 9.2 10.1, 10.2, 10.4

Persyaratan ISO 9001

7.4 Pembelian 7.4.1 Proses pembelian 7.4.2 Informasi pembelian 7.4.3 Verifikasi produk yang dibeli 7.5 Produksi dan penyediaan jasa 7.5.1 Pengendalian produksi dan penyediaan jasa 7.5.2 Validasi proses produksi dan penyediaan jasa 7.5.3 Identifikasi dan mampu telusur 7.5.4 Milik pelanggan 7.5.5 Preservasi produk 7.6 Pengendalian sarana pemantauan dan pengukuran 8. Pengukuran, analisis dan perbaikan 8.1 Umum 8.2 Pemantauan dan pengukuran 8.2.1 Kepuasan pelanggan 8.2.2 Audit internal 8.2.3 Pemantauan dan pengukuran proses 8.2.4 Pemantauan dan pengukuran produk 8.3 Pengendalian produk yang tidak sesuai 8.4 Analisis data 8.5 Perbaikan 8.5.1 Perbaikan berkesinambungan 8.5.2 Tindakan korektif 8.5.3 Tindakan pencegahan

Bagian Pedoman Mutu

11.4 11.4 11.4 11.4, 11.5, 11.6 11.5 11.4, 11.5 11.5 10.2, 11.4, 11.5, 11.6 10.2 12.1 12.1 12.2 11.5 11.5, 11.6 11.5 12.3 12.3 12.3 12.3

4. LATAR BELAKANG DAN LINGKUP KERJA ARISTA PRATAMA JAYA PT. Arista Pratama Jaya mulai didirikan pada tanggal 10 November 1982, dengan bisnis utama Technical Services, khususnya dalam bidang mekanikal, elektrikal dan sistem instalasi AC. ARISTA merupakan dealer dari Carrier Air Conditioning, Trane, Mitsubishi Air Conditioning, Hitachi, ITU, dan Mc Quay. ARISTA juga dilengkapi dengan workshop ducting menggunakan Computerized Autoshear Machine yang memproduksi TFD Duct khusus untuk proyek yang ditangani. Sampai saat ini, proyek yang ditangani sudah melebihi 300 proyek, meliputi pekerjaan VAC (Ventilating & Air Conditioning), Plumbing, Production Piping, Fire Fighting, Electrical, dan Electronic untuk bangunan kantor, pabrik, shopping centre, rumah sakit, restoran, hotel, apartemen, sekolah, airport facilities, sport centre, dan fasilitas entertainment. Sebagai kontraktor mekanikal elektrikal yang berpengalaman dan mempunyai reputasi yang baik, ARISTA didukung oleh tenaga kerja trampil dengan pengalaman lebih dari 20 tahun. Sertifikat Keahlian yang dimiliki antara lain: •

•

•

Ahli Madya Teknik Tenaga Listrik (diterbitkan oleh Asosiasi Profesional Elektrikal Indonesia) Ahli Madya Pelaksana Teknik Mesin (diterbitkan oleh Asosiasi Tenaga Ahli Konstruksi Indonesia) Ahli Muda Tenaga Teknik Listrik (diterbitkan oleh Asosiasi Profesional Elektrikal Indonesia)

Keanggotaan asosiasi ARISTA meliputi: • •

Gabungan Pelaksana Konstruksi Nasional Indonesia (GAPENSI) - kualifikasi B Badan Usaha Jasa Pelaksana Konstruksi- Mekanikal (BUJPK-Mekanikal) - kualifikasi M1 Badan Usaha Jasa Pelaksana Konstruksi – Elektrikal (BUJPK-Elektrikal) - kualifikasi M1

5. DESKRIPSI ORGANISASI 5.1 STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN Struktur organisasi ARISTA dilampirkan pada Lampiran 1.

5.2 TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG Jajaran manajemen puncak ARISTA memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang ditetapkan dan dikomunikasikan. Uraian tugas, tanggung jawab dan wewenang setiap jabatan telah ditetapkan. Setiap personil yang ditugaskan pada posisi tertentu di kantor pusat, gudang/workshop, maupun di proyek, diberikan surat pengangkatan atau surat penugasan yang disertai dengan uraian tugas, tanggung jawab dan wewenang sesuai dengan jabatannya. (Untuk perincian tanggung jawab lihat Lampiran 2: Matrix tanggung jawab unit kerja t erhadap klausul ISO 9001:2008 dan Lampiran 3: Matrix tanggung jawab unit kerja terhadap prosedur)

5.3 WAKIL MANAJEMEN Pimpinan puncak ARISTA menunjuk seorang anggota manajemen puncak sebagai Wakil Manajemen Mutu atau Quality Management Representative (QMR). QMR memiliki kewenangan yang cukup untuk melaksanakan hal-hal berikut: 1. Memastikan proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu ditetapkan, diimplementasikan, dan dipelihara 2. Melaporkan kepada Direksi tentang kinerja sistem manajemen mutu dan kebutuhan-kebutuhan untuk perbaikan 3. Memastikan promosi kesadaran tentang persyaratan pemberi tugas kepada seluruh staf ARISTA 4. Bertindak sebagai penghubung dengan pihak luar dalam masalah yang berkaitan dengan

3. Rapat-rapat untuk keperluan operasional proyek, meliputi: a.

Rapat Kick-off Marketing untuk proses serah t erima dari Marketing kepada departemen proyek b. Rapat mingguan proyek untuk memantau pelaksanaan proyek dan memastikan dilaksanakannya tindak lanjut yang diperlukan c. Rapat evaluasi akhir proyek; untuk mendapatkan lesson learned dari pelaksanaan suatu proyek, agar ARISTA dapat melaksanakan peningkatan pada pelaksanaan proyek berikutnya 4. Rapat Tinjauan Manajemen (lihat bagian 9.2 dari Pedoman Mutu ini)

6. STRUKTUR DOKUMENTASI DAN LINGKUP SISTEM MANAJEMEN MUTU 6.1 STRUKTUR DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU Struktur dokumentasi sistem mutu ARISTA terdiri dari: 1. Pedoman Mutu Pedoman mutu adalah dokumen tingkat pertama yang berisi pernyataan-pernyataan kebijakan ARISTA dalam rangka pemenuhan persyaratan ISO 9001:2008. Pedoman Mutu disusun oleh QMR dan disahkan oleh Direksi. Pedoman mutu ini digunakan untuk kepentingan internal dan eksternal. Untuk kepentingan internal, dokumen ini menjadi materi induksi bagi karyawan baru, sedangkan untuk kepentingan eksternal yaitu memberikan deskripsi kepada pemberi tugas/calon pemberi tugas dan mitra kerja tentang penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di ARISTA. 2. Prosedur Prosedur adalah dokumen tingkat kedua yang berisi langkah-langkah yang telah ditetapkan untuk melakukan suatu proses atau subproses dan menjelaskan keterkaitan proses/subproses antar departemen/divisi. Prosedur disusun oleh Associate Director/Manager, ditinjau oleh QMR dan disahkan oleh Direksi. Prosedur diperuntukkan bagi kalangan internal dan tidak diperkenankan untuk diberikan kepada pihak di luar ARISTA. Prosedur yang disusun meliputi prosedur-prosedur terdokumentasi yang memang disyaratkan oleh ISO 9001:2008 dan prosedur-prosedur tambahan yang diperlukan oleh ARISTA untuk memastikan perencanaan, operasi dan kendali prosesnya berjalan dengan efektif. 3. Metode Pelaksanaan Metode Pelaksanaan adalah dokumen yang berisi petunjuk rinci untuk melaksanakan suatu item pekerjaan instalasi dan pemasangan equipment. Dokumen ini disusun oleh staf proyek dan disahkan oleh Associate Director Proyek

7. PERNYATAAN KEBIJAKAN DAN SASARAN MUTU 7.1 KOMITMEN MANAJEMEN Manajemen puncak ARISTA memberikan bukti komitmennya pada penyusunan dan implementasi Sistem Manajemen Mutu serta perbaikan berkesinambungan dengan cara: 1. mengkomunikasikan ke seluruh jajaran mengenai pentingnya persyaratan pelanggan dan peraturan perundang-undangan. 2. menetapkan kebijakan mutu 3. memastikan sasaran mutu ditetapkan 4. melakukan tinjauan manajemen 5. memastikan tersedianya sumber daya Manajemen puncak ARISTA juga memastikan bahwa persyaratan pelanggan ditetapkan dan dipenuhi dengan sasaran untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Sasaran organisasi tercermin dari Visi dan Mi si

7.2 VISI DAN MISI Visi Arista Pratama Jaya: Menjadi Kontraktor Mekanikal dan Elektrikal yang masuk kategori 5 besar di Indonesia dan merupakan pilihan utama pemilik proyek Misi Arista Pratama Jaya: 1. Meningkatkan kualitas pekerjaan dan keunggulan kompetitif perusahaan secara berkesinambungan 2. Menjalin hubungan baik dan memberi kepuasan kepada semua pihak eksternal yang terli bat 3. Meningkatkan pertumbuhan dan pendapatan perusahaan

Dengan mengacu kepada kebijakan mutu, setiap divisi menetapkan dan meninjau sasaran mutunya. Agar dipahami di seluruh jajaran manajemen dan staf ARISTA, kebijakan mutu ini disosialisasikan dengan cara memasang kebijakan ini pada lokasi-lokasi yang strategis dan dengan cara membagikan kartu kecil bertuliskan visi, misi dan kebijakan mutu pada setiap staff. Untuk memastikan bahwa kebijakan mutu ini selalu sesuai dengan perkembangan bisnis perusahaan, setiap tiga tahun Direksi meninjau kembali kebijakan ini. Hasil tinjauan disosialisasikan melalui Rapat Tinjauan Manajemen.

7.4 SASARAN MUTU Sasaran mutu ditetapkan pada fungsi dan tingkat yang relevan. Sasaran mutu bersifat spesifik, t erukur, diupayakan untuk dicapai, realistis dan mempunyai jangka waktu tertentu. Setiap divisi menetapkan sasaran mutunya sesuai dengan fungsi masing-masing. Target-target disesuaikan dengan kinerja yang diharapkan. Untuk memastikan sasaran ini dapat diukur, dibuat dalam format empat kolom yang terdiri dari sasaran, target, periode pengukuran dan media monitoring. Sesuai dengan periode pengukuran yang ditetapkan pada setiap sasaran, pencapaian target diukur dan dilaporkan kepada Quality Management Division. Agar realistis, penetapan target yang pertama didasarkan atas pengalaman masing-masing divisi. Selanjutnya diupayakan setiap target dilakukan peningkatan atau ditetapkan sasaran lain apabila target t ersebut sudah tercapai secara konsisten. Penetapan sasaran mutu dilaksanakan setiap awal tahun. Sedangkan penetapan sasaran mutu proyek dilaksanakan pada tahap persiapan proyek, targetnya spesifik sesuai dengan skala proyek, dan didokumentasikan dalam Pedoman Pelaksanaan Proyek. ARISTA memastikan bahwa:

8. PROSES BISNIS ARISTA PRATAMA JAYA Tanggung Jawab Manajemen Business Plan

Rapat Tinjauan Manajemen (A01)

Manajemen Sumber Daya

Pengukuran

Pengelolaan SDM

Audit Mutu Internal

(B01)

(D01)

Pengelolaan Alat & Inventaris

Analisis Data

Business Process Arista Pratama Jaya

(B02)

Pengelolaan Dokumen

(D02)

Survey Kepuasan Pelanggan

(B03)

(D03)

Pengelolaan Keuangan (B04) 8 / 1 0 / 1 0 . A P J -P E M -R 0 2 P e d o m a n M u t u . 1 3 / 4 5

Realisasi Produk Marketing

Pelaksanaan

Sales

Koordinasi Internal

Persiapan Pelaksanaan

Pelaksanaan

Finalisasi Pelaksanaan

(C03)

(C04)

(C05)

(C06)

(C01)

Estimate (C02)

9. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 9.1 BUSINESS PLAN Business Plan disusun oleh Direksi setiap awal tahun. Langkah pertama yang dilakukan adalah melakukan SWOT Analysis. Berdasarkan hasil SWOT analysis, ditetapkan strategi untuk mengantisipasi kelemahan dan ancaman. Kekuatan dan Peluang akan menjadi pertimbangan dalam menetapkan target-target pada tahun yang bersangkutan.

9.2 RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN Penanggung jawab

: Direksi, Quality Management

Klausul ISO 9001:2008 : 5.6.1, 5.6.2, 5.6.3 Rincian proses:

Manajemen puncak meninjau sistem manajemen mutu perusahaan pada selang waktu yang terencana untuk memastikan kesesuaian, kecukupan, dan efektivitas sistem m anajemen mutu terus berlanjut. Tinjauan ini mencakup penilaian peluang perbaikan dan keperluan akan perubahan pada sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu. Tinjauan manajemen di ARISTA diformulasikan dalam bentuk rapat yang dipimpin langsung oleh Direksi dan dihadiri oleh seluruh Associate Director, Head of Department, dan manager yang diselenggarakan minimal setiap 3 bulan. Masukan untuk tinjauan manajemen mencakup informasi tentang: 1. 2. 3. 4.

Hasil audit Umpan balik pemberi tugas Kinerja proses dan kesesuaian produk Status tindakan perbaikan dan pencegahan

10. MANAJEMEN SUMBER DAYA 10.1 PENGELOLAAN SUMBER DAYA MANUSIA Penanggung jawab

: Human Resource & Development

Klausul ISO 9001:2008 : 6.1, 6.2.1, 6.2.2 Rincian proses:

PT. ARISTA menetapkan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk: 1. Menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu dan terus menerus memperbaiki efektivitasnya. 2. Meningkatkan kepuasan Pemberi Tugas dengan memenuhi persyaratan Pemberi Tugas Sesuai dengan lingkup kerja PT. ARISTA, sumber daya manusia adalah sumber daya yang terpenting. Personel yang melaksanakan pekerjaan yang mempengaruhi mutu jasa yang diberikan kepada pemberi tugas dipastikan memiliki kompetensi atas dasar pendidikan, pelatihan, ketrampilan, dan pengalaman yang sesuai. Persyaratan minimal tentang kompetensi ini dijabarkan dalam Dokumen Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Jabatan dan Dokumen Matriks Kompetensi yang dikendalikan oleh Divisi HRD Persyaratan kompetensi menjadi perhatian mulai dari proses penerimaan karyawan. Calon karyawan terutama akan diseleksi berdasarkan pendidikan, ketrampilan dan pengalaman yang sesuai. Proses rekrutment dilaksanakan berdasarkan kebutuhan divisi/proyek. Pencarian dan seleksi calon karyawan berpedoman kepada spesifikasi t eknis jabatan/persyaratan minimal jabatan yang telah ditetapkan ARISTA. Setiap tahun, ARISTA melaksanakan gap analysis untuk mengukur kompetensi teknis dan kompetensi umum yang disyaratkan. Gap yang ditemukan menjadi dasar perencanaan pelatihan. Pelatihan dapat dilaksanakan secara internal maupun eksternal. Topik pelatihan dapat berupa hal yang sangat teknis, bersifat ketrampilan khusus, bersifat manajerial, maupun pengarahan tertentu. Setiap pelatihan dipastikan efektivitasnya. Penilaian efektivitas dapat berupa post test di akhir pelatihan maupun

Daftar dokumen terkait: No. 1

No. Dokumen APJ/PRS/B01-01/Rxx

Judul Prosedur Prosedur Penerimaan Karyawan

2

APJ/PRS/B01-02/Rxx

Prosedur Pembayaran Gaji Karyawan

3

APJ/PRS/B01-03/Rxx

Prosedur Perubahan Status Karyawan

4

APJ/PRS/B01-04/Rxx

Prosedur Permohonan Cuti

5

APJ/PRS/B01-05/Rxx

Prosedur Penilaian Kinerja Karyawan

6

APJ/PRS/B01-06/Rxx

Prosedur Pelatihan Karyawan

7

APJ/PRS/B01-07/Rxx

Prosedur Klaim Asuransi

8

APJ/PRS/B01-08/Rxx

Prosedur Karyawan Keluar

10.2 PENGELOLAAN ALAT DAN INVENTARIS Penanggung jawab

: Tools & Inventories, Warehouse, Expedition, Engineering & Instruments, Information Technology

Klausul ISO 9001:2008 : 6.1, 6.3, 6.4, 7.5.5, 7.6 Rincian proses:

ARISTA menetapkan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk: 1. Menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu dan terus menerus memperbaiki efektivitasnya. 2. Meningkatkan kepuasan pemberi tugas dengan memenuhi persyaratan pemberi tugas Prasarana adalah salah satu sumber daya yang juga berperan bagi ARISTA dalam melaksanakan

Warehouse merupakan prasarana tempat penyimpanan sementara sebelum material dikirim ke proyek. Untuk memastikan kesesuaiannya, dilakukan stock opname secara menyeluruh setiap 1 tahun. Sedangkan untuk fast-moving material dilakukan stock opname setiap 3 bulan . Apabila diperlukan, stock opname sebagian juga dapat dilakukan setiap saat. Business Support Division, melalui Bagian Information Technology melakukan pengendalian terhadap hardware/software komputer dan sistem informasi perusahaan. Pengendalian terhadap hardware dan software komputer yang dilakukan meliputi proses pengadaan, inventarisasi hardware dan software, perawatan, perbaikan dan penggantian consumable part. Pengendalian terhadap sistem informasi meliputi pengelolaan izin penggunaan akses internet/intranet dan registrasi e-mail perusahaan. PT. ARISTA juga menetapkan dan mengelola lingkungan kerja yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian persyaratan. Setiap proyek mengelola lingkungan kerja yang memadai bagi pekerja. Dipastikan juga bahwa telah dilakukan antisipasi terhadap pengaruh cuaca, lokasi, keadaan sekitar yang kritis terhadap instalasi dan pemasangan produk. Daftar dokumen terkait: No. 1


2

APJ/PRS/B02-05/Rxx

Judul Prosedur Prosedur Pengelolaan Teknologi Informasi • Pengadaan Hardware dan Software • Inventarisasi Hardware dan Software • Izin Akses Network & Email • Perbaikan Hardware dan Software • Perawatan Hardware dan Software Prosedur Alat Kerja • Pengadaan Alat Kerja • Peminjaman Alat Kerja • Pengembalian Alat Kerja • Perawatan Alat Kerja • Perbaikan Alat Kerja

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan Meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta untuk menyetujui ulang dokumen Memastikan bahwa perubahan dan status terkini dari dokumen diidentifikasikan Memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat pemakaian Memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah diidentifikasi Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar yang penting untuk perencanaan dan operasional setiap departemen/divisi ditetapkan dan pendistribusiannya dikendalikan 7. Mencegah pemakaian dokumen kadaluwarsa dan pemberian i dentifikasi apabila dokumen tersebut tetap disimpan untuk maksud tertentu Pengendalian dokumen sistem mutu menjadi tanggung jawab Divisi Quality Management. Tanggung jawab penyusunan, peninjauan, dan persetujuan telah ditetapkan dalam Prosedur Pengendalian Dokumen Sistem Mutu. Penggandaan dokumen sistem mutu hanya boleh dil akukan melalui Divisi Quality Management. Seluruh penerima salinan tidak diperkenankan menggandakan sendiri, kecuali formulir-formulir. Apabila ada perubahan kebijakan, atau adanya masukan untuk menerapkan alur kerja yang lebih efektif, setiap saat prosedur dan metode pelaksanaan dapat direvisi melalui pengisian Form Usul Perubahan Dokumen Sistem Mutu. Apabila t erbit revisi, Divisi Quality Management akan menarik seluruh salinan yang beredar dan memusnahkannya. Dokumen asli yang sudah tidak berlaku tetap disimpan namun diberi stempel SUPERSEDED. Perubahan pada dokumen diidentifikasi dengan menyebutkan bagian yang berubah pada halaman depan dan dengan cetak miring pada bagian yang berubah. Pengendalian surat masuk dan surat keluar di kantor pusat menjadi tanggung jawab Sekretariat di masing-masing divisi. Sedangkan di proyek menjadi tanggung jawab Administrasi Proyek masingmasing. Setiap surat masuk dicatat pada Daftar Surat Masuk lalu disampaikan kepada personil yang dituju. Setiap surat keluar dicatat dalam Daftar Surat Keluar dan diarsipkan bukti pengirimannya. Dokumen eksternal adalah standard/pedoman/peraturan/manual yang diterbitkan oleh pihak luar perusahaan dan digunakan sebagai acuan dalam melakukan pekerjaan. Masing-masing divisi bertanggung jawab mengendalikan dokumen eksternal, dimulai dari pengadaan dokumen eksternal, inventarisasi, dan pendistribusian kepada divisi lain yang perlu mengetahui isi dokumen tersebut.

penyimpanannya. Setelah batas waktu penyimpanan berakhir, maka arsip pasif akan dimusnahkan dan didokumentasikan dalam bentuk Berita Acara Pemusnahan. Ketentuan waktu penyimpanan arsip ditetapkan berdasarkan kebutuhan masing-masing divisi dan dengan mempertimbangkan pula peraturan/regulasi yang terkait. Daftar dokumen terkait: No. 1


Judul Prosedur Prosedur Pengendalian Surat • Surat Keluar • Surat Masuk

2

APJ/PRS/B03-02/Rxx

Prosedur Monitoring Dokumen Perusahaan

3

APJ/PRS/B03-03/Rxx

Prosedur Monitoring STNK

4

APJ/PRS/B03-04/Rxx

Prosedur Monitoring Bank Garansi

5

APJ/PRS/B03-05/Rxx

Prosedur Pengendalian Dokumen Sistem Mutu Penyusunan Dokumen Sistem Mutu Perubahan Dokumen Sistem Mutu • •

6

APJ/PRS/B03-06/Rxx

Prosedur Pengendalian Dokumen Eksternal

7

APJ/PRS/B03-07/Rxx

Prosedur Pengendalian Arsip Penyimpanan Arsip Aktif Penyimpanan Arsip Pasif • •

10.4 PENGELOLAAN KEUANGAN Penanggung jawab

: Accounting & Finance

•

3

APJ/PRS/B04-03/Rxx

Piutang

Prosedur Perpajakan Pembayaran dan Pelaporan SPT Masa PPN Pembayaran dan Pelaporan SPT Masa PPh 21 Pembayaran dan Pelaporan SPT masa PPh 23/Final • • •

11. REALISASI PRODUK 11.1 ESTIMATE Penanggung jawab

: Estimate, Engineering & Instruments

Klausul ISO 9001:2008 : 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.3.1, 7.3.2, 7.3.3, 7.3.4, 7.3.5, 7.3.6, 7.3.7 Rincian proses:

Proses Tender Proses penerimaan pekerjaan pada umumnya diawali dengan proses tender yang menjadi tanggung jawab Marketing Department. Proses itu dimulai dari diterimanya informasi atau menerima undangan prakualifikasi, menerima undangan tender, keputusan ikut tender, pembelian dokumen tender, rapat aanwijzing, pelaksanaan site visit, permintaan pembuatan bank garansi, perhitungan volume, estimasi harga, pengajuan penawaran, klarifikasi dan negosiasi sampai dengan penetapan pemenang tender. Marketing Department memantau proses tender ini melalui suatu time table yang terdapat dalam papan tulis dan website internal. Sebelum ARISTA berkomitmen untuk mengikuti suatu tender, terlebih dahulu dilakukan tinjauan untuk memastikan bahwa persyaratan-persyaratan telah di pahami dan ARISTA memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan tersebut. Hasil tinjauan ini didokumentasikan dalam bentuk Formulir Keikutsertaan Tender. Persyaratan yang ditinjau meliputi: 1. Persyaratan yang ditetapkan oleh pemberi tugas; termasuk persyaratan untuk penyerahan dan pasca penyerahan 2. Persyaratan yang tidak dinyatakan oleh pemberi tugas, tetapi perlu untuk pemakaian 3. Persyaratan dari standar/peraturan yang terkait dengan instalasi dan pemasangan peralatan ME 4. Persyaratan tambahan yang ditentukan oleh ARISTA Apabila pemberi tugas tidak memberikan pernyataan tertulis tentang suatu persyaratan, maka

Project Engineer mengumpulkan masukan desain; dapat berupa: 1. 2. 3. 4.

Persyaratan fungsi dan kinerja (gambar arsitek dan spesifikasi) Standar/peraturan yang berlaku Informasi dari desain sebelumnya yang serupa Persyaratan lainnya yang sesuai

Engineering Manager meninjau kecukupan masukan-masukan tersebut. Apabila ada masukan yang kurang atau bertentangan, maka diklarifikasikan terlebih dahulu sebelum proses desain berlanjut. Keluaran desain yang dihasilkan berupa: 1. Hasil perhitungan 2. Gambar (skematik, denah instalasi, detail dan potongan) 3. Spesifikasi teknis Apabila dalam proses perhitungan dilakukan dengan bantuan software tertentu, maka software tersebut terlebih dahulu diverifikasi. Tinjauan desain dilakukan pada tahap tertentu dengan tujuan: 1. Memastikan hasil desain pada setiap tahap sesuai dengan persyaratan masukan 2. Mengidentifikasikan masalah yang timbul dan menyarankan tindakan yang diperlukan 3. Tinjauan desain dilakukan pada tahap tertentu dengan melibatkan Engineering Manager, Kadiv Proyek, dan Estimate Manager. Hasil tinjauan desain didokumentasikan dalam bentuk risalah rapat. Verifikasi desain dilakukan untuk memastikan bahwa keluaran desain memenuhi persyaratan masukan. Verifikasi desain dilakukan oleh Engineering Manager sebelum mengajukan gambar desain kepada pihak pemberi tugas. Validasi desain dilaksanakan setelah proses instalasi dan pemasangan equipment. Validasi desain ini dilakukan sebelum penyerahan atau implementasi produk, yaitu berupa kegiatan Testing &

11.2 SALES Penanggung jawab

: Sales, Estimate

Klausul ISO 9001:2008 : 7.2.3 Rincian proses:

ARISTA melakukan komunikasi dengan pelanggan yang berkaitan dengan informasi produk melalui website dan company profile. Divisi Sales bertanggung jawab menyiapkan materi website, melakukan update terhadap website, dan memeriksa link-link pada website. Sebelum diterbitkan, materi website dan isi company profile diverifikasi terlebih dahulu oleh Associate Director Marketing. Setelah proses tender selesai, apabila ARISTA diputuskan sebagai pemenang tender, pihak pemberi tugas akan memberikan Surat Keputusan Pemenang. Selanjutnya Departemen Marketing akan menindaklanjuti pembuatan kontrak sampai dengan penandatanganan kontrak oleh kedua belah pihak. Proses tinjauan terhadap hal-hal yang disyaratkan oleh Pemberi Tugas dan usulan yang diajukan oleh ARISTA didokumentasikan dalam Formulir Tinjauan Kontrak. Daftar dokumen terkait: No. 1

No. Dokumen APJ/PRS/C02-01/Rxx

Judul Prosedur Prosedur Kontrak

2

APJ/PRS/C02-02/Rxx

Prosedur Website dan Company Profile

11.3 KOORDINASI INTERNAL PROYEK Penanggung jawab

: Departemen Marketing, Departemen Proyek

Klausul ISO 9001:2008 : 7.1

mendapat perhatian khusus. Pada rapat ini, Associate Director Proyek menetapkan nomor proyek berdasarkan usulan dari Accounting. Berdasarkan dokumen tender, dilaksanakan pembuatan budget, terdiri dari budget material instalasi, budget equipment, budget upah, dan budget overhead. Untuk kelancaran proyek, ARISTA telah menetapkan target penyelesaian budget-budget tersebut sampai dengan disetujui. Buget material instalasi, budget upah, dan budget overhead harus melalui persetujuan Kadiv Proyek sebelum disetujui oleh Associate Director Proyek dan Direksi. Sedangkan persetujuan budget equipment dilakukan hanya oleh Direksi. Dalam merencanakan realisasi proyek, ARISTA menetapkan sasaran dan persyaratan bagi setiap proyek, menetapkan proses, dokumen, dan sumber daya yang spesifik bagi setiap proyek, kegiatan verifikasi, validasi, monitoring, inspeksi dan t est yang spesifik untuk kriteria penerimaan pekerjaan. Keluaran perencanaan ini berupa dokumen yang sering disebut dengan rencana mutu proyek. Di ARISTA, rencana mutu proyek dibuat dalam bentuk Pedoman Pelaksanaan Proyek. Setelah PM dan PK mempelajari dokumen-dokumen berupa gambar, spesifikasi teknis, rencana kerja dan syarat-syarat, dan dokumen terkait lainnya, disusun Pedoman Pelaksanaan Proyek untuk mengendalikan operasional di lapangan. Pedoman Pelaksanaan Proyek ini mencakup hal-hal sbb.: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Informasi proyek Sasaran mutu proyek Metode pencapaian sasaran mutu Struktur organisasi lapangan Job description Daftar metode pelaksanaan yang berlaku Daftar standard dan buku peraturan Schedule, terdiri dari: a. Schedule pelaksanaan b. Schedule shop drawing



Judul Prosedur Prosedur Pembuatan Organisasi Lapangan

2

APJ/PRS/C03-02/Rxx

Prosedur Rapat Kick-off Marketing

3

APJ/PRS/C03-03/Rxx

Prosedur Pembuatan Budget Pembuatan Budget Material Instalasi Pembuatan Budget Equipment Pembuatan Budget Upah Pembuatan Budget Overhead • • • •

4

APJ/PRS/C03-04/Rxx

Prosedur Penyusunan Pedoman Pelaksanaan Proyek

11.4 PERSIAPAN PELAKSANAAN PROYEK Penanggung jawab

: Project Execution, Engineering & Instruments, PPC, Material Procurement, Workshop, Equipment Procurement

Klausul ISO 9001:2008 : 4.2.3, 7.4.1, 7.4.2, 7.4.3, 7.5.1 Rincian proses:

Dalam melaksanakan pekerjaan instalasi dan pemasangan equipment, ARISTA didukung oleh mitra kerja suplier (material & equipment), subkon (perorangan maupun perusahaan), dan vendor lainnya (sewa alat, ekspedisi). ARISTA telah menyeleksi supplier/subkon/vendor berdasarkan kemampuan mereka memasok barang/jasa yang sesuai dengan persyaratan ARISTA. Kriteria seleksi dan evaluasi telah ditetapkan dalam prosedur terdokumentasi. Setiap awal tahun, Divisi Material Procurement mengeluarkan daftar vendor yang disetujui. Vendor yang tercantum dalam daftar tersebut hanyalah vendor yang sudah lolos seleksi awal berdasarkan

Untuk setiap pembelian, dipastikan bahwa pada dokumen pembelian tercantum secara spesifik: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Tanggal PO dibuat Nama vendor Nama material/equipment Standar mutu: merk, tipe, ukuran, dan spesifikasi Jumlah dan satuan Harga satuan dan harga total Waktu dan tempat penyerahan Syarat pembayaran Nama jelas dan tanda tangan pembuat PO

ARISTA memastikan kecukupan persyaratan pembelian telah ditetapkan dan dikomunikasikan kepada vendor. Pada saat material/equipment diterima, dilakukan verifikasi dengan cara inspeksi visual atau cara-cara lain yang sesuai. Tujuannya agar produk yang dibeli memenuhi persyaratan pembelian. Apabila ARISTA perlu melakukan verifikasi terhadap material/equipment di t empat vendor, maka Divisi Material Procurement/Divisi Equipment Procurement akan menginformasikan kepada vendor mengenai waktu pelaksanaan verifikasi tersebut. Selanjutnya QC akan melaksanakan verifikasi tersebut dan menetapkan lolos/tidaknya material t ersebut. Untuk memastikan tidak terjadi kerusakan selama penyimpanan material/equipment di gudang pusat, Staf Warehouse harus berpedoman pada tata cara penempatan material yang telah ditetapkan. Pengeluaran material/equipment dikendalikan melalui Bon Perngambilan Barang dan Surat Pengeluaran Barang/Surat Pengantar. Untuk memastikan ti dak terjadi kerusakan selama pengiriman, staf warehouse dan supir mengatur penempatan material di kendaraan sesuai dengan tata cara penempatan material yang telah ditetapkan. Pengadaan Jasa dikoordinir oleh PPC Jasa. Setiap awal tahun, PPC Jasa mengeluarkan daftar subkontraktor yang disetujui. Subkon yang tercantum dalam daftar tersebut hanyalah subkon yang sudah lolos seleksi awal berdasarkan persyaratan ARISTA. Evaluasi kinerja subkon dilaksanakan berdasarkan progress pekerjaan, yaitu pada saat progress mencapai 30% dan 75%. Apabila mendapatkan penilaian buruk, maka PM akan memberikan peringatan dan menuntut perbaikan kinerja dari subkontraktor yang bersangkutan. Apabila dalam 2 kali penilaian berturut-turu etap dinilai

Berdasarkan tata letak dan luasan, tim lapangan merencanakan site office dan gudang berdasarkan standar ARISTA dan persyaratan dari pemberi tugas (jika ada). Setelah site office dan gudang tersedia,maka dilakukan mobilisasi peralatan dan inventory. Berdasarkan gambar yang diterima dari pemberi tugas, Divisi Engineering & Instruments menyiapkan shop drawing. Monitoring terhadap shop drawing yang sudah dibuat/ sudah diajukan / mendapat persetujuan pemberi tugas dilakukan melalui suatu daftar monitoring. Penomoran shop drawing pada umumnya mengikuti ketentuan yang ditetapkan oleh pemberi tugas. Pendistribusian shop drawing menjadi tanggung jawab Engineering. Hanya shop drawing yang sudah disetujui dan yang berlaku diperbolehkan beredar di lapangan. Apabila ada perubahan, maka shop drawing versi sebelumnya ditarik dari lapangan. Engineering tetap menyimpan shop drawing yang sudah tidak berlaku t etapi diberi penandaan tidak berlaku. Untuk menunjang pelaksanaan instalasi di proyek, ARISTA memiliki workshop untuk memproduksi ducting. Proses di workshop diawali dengan diterimanya schedule, shop drawing, dan spesifikasi teknis dari Site Engineer. Cutting list dibuat berdasarkan data yang diperoleh tersebut. Proses produksi ducting dilakukan dengan mengacu pada cutting list dan metode pelaksanaan terkait. Identifikasi dan penelusuran produk pada tahap ini dilaksanakan melalui penomoran gambar, penomoran PO, SPK , dan dokumen lainnya yang dihasilkan pada tahap persiapan pelaksanaan proyek. Daftar dokumen terkait: No. 1


Judul Prosedur Prosedur Seleksi dan Evaluasi Vendor • Seleksi Awal Vendor • Evaluasi Kinerja Vendor

2

APJ/PRS/C04-02/Rxx

Prosedur Pengadaan Material dan Equipment Pembelian Bulk Material Pembelian Equipment • •

11.5 PELAKSANAAN PROYEK Penanggung jawab

: Project Department, Accounting & Finance

Klausul ISO 9001:2008 : 6.3, 6.4, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.3, 8.2.4, 8.3 Rincian proses:

ARISTA merencanakan dan melaksanakan produksi dan penyediaan jasa dalam keadaan terkendali. Kondisi terkendali ini mencakup: 1. Ketersediaan informasi yang menguraikan karakteristik produk (gambar, spesifikasi teknis, buku standar/peraturan/referensi lain, dsb.) 2. Ketersediaan metode kerja 3. Pemakaian peralatan yang sesuai 4. Ketersediaan dan pemakaian alat ukur 5. Kegiatan pemantauan dan pengukuran 6. Kegiatan pelepasan, penyerahan dan pasca penyerahan Hal-hal di atas sudah tercakup dalam Pedoman Pelaksanaan Proyek. Project Manager bertanggung jawab mensosialisasikan Pedoman Pelaksanaan Proyek kepada staf lapangan terkait. ARISTA memastikan ketersediaan dokumen, peralatan, dan sumber daya lainnya yang tercantum dalam Pedoman Pelaksanaan Proyek Proses pemasangan instalasi dimulai dengan pembuatan metode pelaksanaan oleh Site Manager, pendistribusian shop drawing kepada supervisor dan pengajuan ijin pelaksanaan kepada pihak pemberi tugas. Setelah disetujui, metode pelaksanaan didistribusikan kepada subkontraktor. Untuk pekerjaan tertentu, terlebih dahulu dibuat mock-up. Setelah mock-up disetujui, dan material yang diperlukan tersedia di gundang proyek, tim proyek mengkoordinasikan pemasangan instalasi sesuai dengan metode pelaksanaan dan mock-up. ARISTA memeriksa kesesuaian produk selama proses internal sampai dengan serah terima

Suatu tahap pekerjaan tidak akan dilanjutkan ke tahap berikutnya apabila belum lolos inspeksi lapangan oleh QC, kecuali atas instruksi pemberi t ugas. Dalam hal ini i nstruksi pemberi tugas harus tertulis. ARISTA memastikan bahwa produk yang tidak sesuai dengan persyaratan produk diidentifikasi dan dikendalikan untuk mencegah pemakaian/pemasangan. Produk tidak sesuai yang dimaksud dapat berupa material/equipment yang tidak sesuai dengan spesifikasi (termasuk material/equipment yang disediakan oleh pemberi tugas; bila ada) dan hasil instalasi/pemasangan equipment yang tidak sesuai. Identifikasi adanya produk yang tidak sesuai menjadi tanggung jawab QC. Uraian ketidaksesuaian, analisa penyebab, penanganan terhadap ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan untuk mencegah terulangnya ketidaksesuaian tersebut, didokumentasikan dalam bentuk Formulir Ketidaksesuaian Produk (FKP). Penanganan terhadap ketidaksesuaian ditetapkan oleh SM/PM, sedangkan tindakan perbaikan untuk mencegah terulangnya ketidaksesuaian tersebut diputuskan oleh PM. Untuk mencegah pemakaian atau proses pengerjaan selanjutnya, pada produk yang tidak sesuai diberi penandaan berupa sticker. Untuk memudahkan penelusuran, pada FKP dilampirkan denah lokasi dan foto produk yang tidak sesuai. Pada sticker (tanda ketidaksesuaian) dituliskan nomor FKP yang diterbitkan. Penanganan terhadap produk yang tidak sesuai dapat berupa reject, repair, rework, down grade, dan use as is. Apabila keputusan penanganan adalah use as is, maka diperlukan persetujuan tertulis dari pemberi tugas. Apabila terhadap produk yang tidak sesuai dilakukan repair dan rework, maka terhadap hasil perbaikan/pengerjaan ulang tersebut kembali dilakukan inspeksi oleh QC dengan mengacu pada metode pelaksanaan terkait. ARISTA melakukan validasi terhadap proses yang keluarannya tidak dapat diverifikasi oleh pemantauan atau pengukuran yang berurutan. Untuk proses pekerjaan seperti ini, ARISTA menetapkan pengaturan yang meliputi: 1. Kriteria yang ditetapkan untuk tinjauan dan persetujuan proses 2. Persetujuan peralatan dan kualifikasi personel 3. Pemakaian metode dan prosedur tertentu

Selain sumber daya berupa material/equipment, tenaga kerja, dan metode pelaksanaan, sumber daya finansial merupakan hal penting dalam pelaksanaan proyek. Cash in dan cash out proyek dikendalikan agar seimbang dan semua pengeluaran dikendalikan agar sesuai dengan budget yang telah disetujui. Berdasarkan BQ Netto dan budget pelaksanaan yang sudah disahkan, Departemen Finance merangkum pengeluaran proyek berjalan, menyiapkan laporan budget dan realisasi. Apabila terjadi defisit maka akan dilaporkan kepada Associate Director Proyek untuk ditindaklanjuti. Pengajuan progress pekerjaan kepada pemberi tugas menjadi tanggung jawab PM beserta tim proyek. Dokumen pengajuan progress dipastikan lengkap agar prosesnya tidak mengalami hambatan. Pengajuan progress mengikuti ketentuan kontrak proyek yang bersangkutan. Apabila tidak disebutkan dalam kontrak, pengajuan progress harus dilakukan minimal setiap bulan. Biaya operasional proyek merupakan salah stu penunjang lancarnya pelaksanaan proyek. Biaya operasional proyek ini meliputi biaya fixed (biaya karwayawan, administrasi, umum, dll.), biaya variabel (biaya upah harian, konsumsi lembur, material bantuk, transportasi, umum, dll) dan biaya periodik (biaya mess, listrik, kebersihan, dll). ARISTA telah menetapkan ketentuan mengenai pembuatan budget dan pengambilan biaya operasional proyek, dan mengatur penggunaan sampai dengan penyelesaiannya. Budget bulanan harus berdasarkan budget overhead broyek yang dibuat oleh Associate Director Proyek dan sudah disetujui Direksi pada awal proyek. Pengendalian terhadap pengambilan dan penyelesaian budget operasional ini dilakukan oleh PPC Overhead dan Accounting. Realisasi penggunaan biaya operasional proyek harus sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan. Apabila pengeluaran kas menyimpang dari penggolongan dan jumlah yang sudah ditentukan, PK harus memberikan penjelasan kepada Kadiv Proyek. Pembayaran subkontraktor juga merupakan salah satu proses yang menjadi perhatian ARISTA. Proses pembayaran yang tidak terkendali akan menjadi penyebab terjadinya permasalahan di proyek. Pembayaran yang tidak t erkendali dapat menjadi penyebab overbudget. Sebaliknya, subkontraktor yang terlambat menerima pembayaran sesuai dengan haknya akan menjadi penyebab penurunan mutu pekerjaan dan keterlambatan. Berkas progress subkontraktor diperiksa terlebih dahulu oleh ti m lapangan sebelum diperiksa oleh PPC Jasa untuk memastikan kelengkapannya. Accounting berperan dalam memberikan warning apabila ada kemungkinan defisit.

tugas) , dan action plan untuk minggu depan. Setiap bulan, PM juga bertanggung jawab menyiapkan laporan bulanan proyek untuk kepentingan internal, yang mencakup: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Progress yang dicapai terhadap S-curve Pencapaian shop drawing Laporan material Laporan tenaga kerja Laporan peralatan yang dipakai Notulen rapat lapangan Laporan pengukuran sasaran mutu Rangkuman produk tidak sesuai Rangkuman komplain pemberi tugas Laporan K3 Foto-foto lapangan

Laporan bulanan ini menjadi bahan tinjauan PK dan Kadiv Proyek untuk mengendalikan pelaksanaan proyek. Daftar dokumen terkait: No. 1


Judul Prosedur Prosedur Pemasangan Instalasi

2

APJ/PRS/C05-02/Rxx

Prosedur Gudang Proyek Penerimaan dan Penyimpanan Material dan Equipment Pengeluaran Material dan Equipment Stock Opname dan Laporan Stock Material • • •

3

APJ/PRS/C05-03/Rxx

Prosedur Pengelolaan Biaya Operasional Proyek Pembuatan Budget dan Pengambilan Biaya Operasional Proyek Penggunaan Biaya Operasional Proyek Penyelesaian Biaya Operasional Proyek •

• •

11.6 FINALISASI PELAKSANAAN PROYEK Penanggung jawab

: Project Department

Klausul ISO 9001:2008 : 7.5.1, 7.5.5, 8.2.4 Rincian proses:

Tahap finalisasi pelaksanaan proyek diawali dengan diterimanya final punch list atau defect list. SM, Supervisor, dan Technical Support kemudian menyelesaikan punch/defect list, melakukan start up, dan menyiapkan dokumen serah terima. Testing dan Commissioning dilaksanakan oleh Technical Support bersama pemberi tugas dan teknisi suplier dan didokumentasikan dalam bentuk Berita Acara Test & Commissioning. Proses selanjutnya adalah melaksanakan training bersama dengan teknisi suplier, penandatanganan Berita Acara Serah Terima I, dan serah terima dokumen kepada pemberi tugas, yang meliputi: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Daftar suplier Daftar equipment Panduan operasi manual dan perawatan Sertifikat garansi Berita Acara pengetesan, training, dan pemasangan List of material As-built drawing Brosur-brosur Laporan visual

Setelah Serah Terima I , PM melakukan pula serah terima dokumen ke kantor pusat, yaitu arsip pasif diserahterimakan kepada Corp. Admin dan dokumen sistem mutu dikembalikan kepada Quality Management Division. Paling lambat 1 bulan setelah Serah Terima I, dilaksanakan rapat evaluasi akhir proyek. Rapat dipimpin oleh Associate Director Proyek. Selain dihadiri oleh bagian-bagian dari departemen proyek, rapat ini dihadiri pula oleh Direksi, Associate Director Marketing, dan Associate Director Logistic dan



Judul Prosedur Prosedur Serah Terima • Serah Terima I • Serah Terima II

2

APJ/PRS/C06-02/Rxx

Prosedur As built Drawing

3

APJ/PRS/C05-08/Rxx

Prosedur Monitoring dan Evaluasi Proyek Rapat Evaluasi Akhir Proyek •

12. PENGUKURAN, MONITORING, DAN PENINGKATAN 12.1 SURVEI KEPUASAN PELANGGAN Penanggung jawab

: Project Department

Klausul ISO 9001:2008 : 7.2.3, 8.1, 8.2.1 Rincian proses:

ARISTA merencanakan dan mengimplementasikan proses pemantauan, pengukuran, analisis dan perbaikan yang diperlukan untuk: 1. Memperagakan kesesuaian produk 2. Memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu, dan 3. Terus menerus memperbaiki efektivitas sistem manajemen mutu. Sebagai salah satu pengukuran kinerja sistem manajemen mutu, ARISTA memantau informasi berkaitan dengan persepsi pelanggan apakah ARISTA telah memenuhi persyaratan Pemberi Tugas. ARISTAmenetapkan metode untuk memperoleh informasi ini melalui pendistribusian kuesioner kepadap Pemberi Tugas. Untuk proyek yang dilaksanakan dalam waktu tidak lebih dari 6 bulan, maka kuesioner akan disampaikan oleh Associate Director Proyek kepada Pemberi Tugas setelah progress 40%. Akan tetapi untuk proyek yang jangka waktu pelaksanaannya melebihi 6 bulan, kuesioner didistribusikan 2 kali yaitu pada saat progress 40% dan setelah Serah Terima Pertama. Berdasarkan hasil pengukuran kepuasan Pemberi Tugas ini, apabila ada penilaian yang kurang, maka akan diterbitkan Formulir Tindakan Perbaikan dan Pencegahan agar bagian t erkait segera menindaklanjuti (lihat bagian 12.4 pedoman mutu ini) Daftar dokumen terkait: No. 1

No. Dokumen APJ/PRS/D03-01/Rxx

Judul Prosedur Prosedur Pengukuran Kepuasan Pemberi Tugas

QMR mengatur penugasan auditor dan memastikan agar pelaksanaan audit bersifat obyektif. Audit dilaksanakan dengan cara silang sehingga dipastikan bahwa auditor tidak mengaudit pekerjaan mereka sendiri. Tanggung jawab dan persyaratan untuk perencanaan, pelaksanaan, pelaporan hasil, dan penyimpanan rekaman audit ditetapkan dalam Prosedur Audit Mutu Internal. Seluruh Manager Divisi/Proyek yang diaudit memastikan bahwa segera dilakukan ti ndakan untuk menghilangkan ketidaksesuaian dan penyebab ketidaksesuaian yang ditemukan. Auditor bertanggung jawab melakukan verifikasi ti ndakan perbaikan dan pelaporan hasil perbaikan. Rekaman audit dan rangkuman hasil audit disimpan oleh Divisi Quality Management. Daftar dokumen terkait: No. 1


Judul Prosedur Prosedur Audit Mutu Internal • Persiapan Audit Mutu Internal • Pelaksanaan Audit Mutu Internal • Tindak Lanjut Audit Mutu Internal

12.3 ANALISA DATA Penanggung jawab

: seluruh unit kerja

Klausul ISO 9001:2008 : 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3 Rincian proses:

ARISTA menetapkan, mengumpulkan, dan menganalisa data-data yang dibutuhkan untuk memperagakan kesesuaian dan efektivitas sistem manajemen mutu.

Tinjauan Manajemen. Setiap 3 bulan, Kadiv Proyek membuat diagram fish bone untuk jenis komplain yang paling sering terjadi dan menyiapkan rencana tindakan perbaikan. Produk tidak sesuai di lapangan; dapat berupa ketidaksesuaian material, proses instalasi maupun pemasangan dari seluruh proyek; dirangkum oleh Project Quality Control dan dianalisa untuk mengetahui jenis ketidaksesuaian yang paling sering t erjadi dan mengidentifikasi ketidaksesuaian yang kritis. Selanjutnya dilaksanakan analisis penyebab dan ditetapkan tindak lanjut untuk menghilangkan penyebab yang dominan agar produk tidak sesuai dapat diminimalkan pada proyek selanjutnya. Histogram produk yang tidak sesuai dibuat secara kumulatif selama 1 tahun dan dipresentasikan pada setiap Rapat Tinjauan Manajemen. Setiap 3 bulan, Project Quality Control membuat diagram fish bone untuk jenis ketidaksesuaian yang paling sering terjadi dan menyiapkan rencana tindakan perbaikan. Pengukuran sasaran mutu dari waktu ke waktu menjadi masukan bagi setiap Manager untuk melakukan analisa apakah sudah t erjadi peningkatan kinerja pada divisi yang dipimpinnya. Target yang belum tercapai dianalisa penyebabnya, untuk kemudian ditetapkan tindak lanjut. Sedangkan target yang belum tercapai dianalisa penyebabnya, dan ditetapkan tindak lanjut agar t erjadi peningkatan pada periode pengukuran berikutnya. Hasil audit internal juga merupakan data efektivitas implementasi sistem manajemen mutu. QMR merangkum temuan audit dan mengelompokkan temuan audit berdasarkan klausul ISO 9001. Histogram hasil audit dibuat secara kumulatif selama 1 tahun dan dipresentasikan pada Rapat Tinjauan Manajemen. Setiap 6 bulan, QMR membuat diagram fish bone untuk klausul ISO 9001 yang paling banyak menjadi temuan dan menyiapkan rencana tindakan perbaikan. Analisa data juga dilakukan terhadap evaluasi kinerja suplier/subkon/vendor. Divisi Material Procurement dan Divisi PPC setiap tahun merangkum hasil evaluasi kinerja suplier/subkon/vendor dan membuat perbandingan antara masing-masing item penilaian. Tujuannya adalah mengidentifikasi kelemahan-kelemahan dari suplier/subkon/vendor ARISTA secara keseluruhan. Aspek yang paling lemah dianalisa dengan fish bone untuk menentukan penyebabnya. Hasil analisa dikomunikasikan melalui Rapat Tinjauan Manajemen kepada Departemen Proyek agar menjadi faktor risiko yang perlu

4. Rekaman hasil tindakan yang dilakukan 5. Peninjauan efektivitas tindakan pencegahan yang dilakukan Formulir Tindakan Perbaikan/Pencegahan diterbitkan untuk hal-hal berikut: 1. 2. 3. 4.

Sasaran mutu yang tidak tercapai Hasil survei kepuasan Pemberi Tugas yang mendapat nilai kurang Keluhan Pemberi Tugas Penyimpangan terhadap prosedur/metode kerja/perencanaan sistem manajemen mutu

Penerbitan Formulir Tindakan Perbaikan/Pencegahan, analisis penyebab, penentuan tindakan perbaikan/pencegahan sampai dengan verifikasi terhadap perbaikan/pencegahan tersebut dikoordinir oleh QMR. Daftar dokumen terkait: No. 1


Judul Prosedur Prosedur Pengukuran Sasaran Mutu

2

APJ/PRS/D02-02/Rxx

Prosedur Tindakan Perbaikan dan Pencegahan

3

APJ/PRS/D02-03/Rxx

Prosedur Analisa Data Analisa Kepuasan Pemberi Tugas Analisa Komplain Pemberi Tugas Analisa Produk yang Tidak Sesuai Analisa Hasil Audit Internal Analisa Data Kinerja Vendor/Subkontraktor • • • • •

LAMPIRAN 1: STRUKTUR ORGANISASI ARISTA PRATAMA JAYA Lihat pada halaman selanjutnya.

LAMPIRAN 2: MATRIKS TANGGUNG JAWAB UNIT KERJA TERHADAP KLAUSUL ISO 9001:2008


i s k e r i D

t n e m p t i t n u e n q e E m e m t r e r u g o c a p o n p r a g P u p o n l h S M i a t s & y e i t r i s k t l e k r l a r u a a o o o Q M M W T

t n e m e r u c s o r r i a P f t f n A e & m l p i a u g e R q L H E

n o i t u c e x e t c e j o r P

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

t n e m u r t s n I & g n i r e n n i g C n P E P

e c n a n i F & g n i t n u o c c A

y g o l o n h c e T n o i t a m r o f n I

X

X

X

X

X

X

X

4. Sistem Manajemen Mutu 4.1. Persyaratan umum 4.2. Persyaratan dokumentasi 4.2.1. Umum

X

4.2.2. Manual mutu

X

4.2.3. Pengendalian dokumen

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

4.2.4. Pengendalian rekaman

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

5. Tanggung jawab manajemen

8 / 1 0 / 1 0 . A P J -P E M -R 0 2 P e d o m a n M u t u . 3 9 / 4 5

5.1. Komitmen manajemen

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

5.2. Fokus pada pelangan

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

5.3. Kebijakan mutu

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

5.4.1. Sasaran mutu

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

5.4.2. Perencanaan sistem manajemen mutu

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

5.5.1. Tanggung jawab dan wewenang

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

5.5.2. Wakil manajemen

X

X

5.5.3. Komunikasi internal

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

5.4. Perencanaan

5.5. Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi

5.6. Tinjauan manajemen 5.6.1. Umum

i s k e r i D

t n e m p i n u e n q e m E e m t r e r g u o c a p o n r a g P p p u o S n l h M i a t s y & e i t r i k s l e k l r t a r o o a a u o Q M M W T

5.6.2. Masukan untuk tinjauan manajemen

X

X

5.6.3. Keluaran untuk tinjauan manajemen

X

X


t n e m e r u c s o r r i a P f f t n A e & m l p i a D u g e R q L H E





X

X

6. Pengelolaan sumber daya 6.1. Penyediaan sumber daya

X

X

X

6.2. Sumber daya manusia 6.2.1. Umum 6.2.2. Kompetensi, kesadaran dan pelatihan

X

X

X

X

6.3. Prasarana

X

X

6.4. Lingkungan kerja

X

X

X

X

X

X

X

7. Realisasi produk 7.1. Perencanaan realisasi produk 8 / 1 0 / 1 0 . A P J -P E M -R 0 2 P e d o m a n M u t u . 4 0 / 4 5

7.2. Proses yang berkaitan dengan pelanggan 7.2.1. Penetapan persyaratan yang berkaitan dengan produk

X

X

7.2.2. Tinjauan persyaratan yang berkaitan dengan produk

X

X

7.2.3. Komunikasi pelanggan

X

X

X X X

X

7.3. Desain dan Pengembanggan 7.3.1. Perencanaan desain dan pengembangan

X

X

7.3.2. Masukan desain dan pengembangan

X

X

7.3.3. Keluaran desain dan pengembangan

X

X

7.3.4. Tinjauan desain dan pengembangan

X

X

7.3.5. Verifikasi desain dan pengembangan

X

X

X


i s k e r i D





7.3.6. Validasi desain dan pengembangan

X

X

7.3.7. Pengendalian perubahan desain dan pengembangan

X

X



7.4. Pembelian 7.4.1. Proses pembelian

X

X

X

7.4.2. Informasi pembelian

X

X

X

X X

7.4.3. Verifikasi produk yang dibeli

X

X

X

X

7.5. Produksi dan penyediaan jasa


7.5.1. Pengendalian produksi dan penyediaan jasa

X

X

7.5.2. Validasi proses produksi dan penyediaan jasa

X

X

7.5.3. Identifikasi dan mampu telusur

X

7.5.4. Milik pelanggan

X

7.5.5. Preservasi produk 7.6. Pengendalian sarana pemantauan dan pengukuran

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

8. Pengukuran, analisis dan perbaikan 8.1. Umum

X

X

X

X

X

X

X

X

X

8.2. Pemantauan dan pengukuran 8.2.1. Kepuasan pelanggan

X

8.2.2. Audit internal

X

X

8.2.3. Pemantauan dan pengukuran proses

X

X

X

X

X

X

X

X

8.2.4. Pemantauan dan pengukuran produk

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

8.3. Pengendalian produk yang tidak sesuai

X X

X

X

X

i s k e r i D


X

X

8.5.1. Perbaikan berkesinambungan

X

X

X

X

X

X

X

8.5.2. Tindakan perbaikan

X

X

X

X

X

X

X

8.5.3. Tindakan pencegahan

X

X

X

X

X

X

X

Persyaratan ISO 9001 8.4. Analisis data


X





X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

8.5. Perbaikan


LAMPIRAN 3: MATRIKS TANGGUNG JAWAB UNIT KERJA TERHADAP PROSEDUR


t n e m p t i t n u e n q e E m e m t r e r g u o c a p o n p r a g P u p o S n l h M i a t s & y e i t r i s k t l e k r l a r a o o u a o Q M M W T X

n e m e r u c s o r r i a P f t f n A e & m l p a D i u g e R q L H E


n e m u r t s n I & g n i r e n n i g C n P E P


No.

No. Dokumen

Judul Prosedur

i s k e r i D

1

APJ/PRS/A01-01/Rxx

Prosedur Rapat Tinjauan Manajemen

X

2

APJ/PRS/B01-01/Rxx

Prosedur Penerimaan Karyawan

3

APJ/PRS/B01-02/Rxx

Prosedur Pembayaran Gaji Karyawan

X

4

APJ/PRS/B01-03/Rxx

Prosudur Perubahan Status Karyawan

X

5

APJ/PRS/B01-04/Rxx

Prosedur Permohonan Cuti

X

6

APJ/PRS/B01-05/Rxx

Prosedur Penilaian Kinerja Karyawan

X

7

APJ/PRS/B01-06/Rxx

Prosedur Pelatihan Karyawan

X

8

APJ/PRS/B01-07/Rxx

Prosedur Klaim Asuransi

X

X

X

X


X

9

APJ/PRS/B01-08/Rxx

Prosedur Karyawan Keluar

10

APJ/PRS/B02-01/Rxx

Prosedur Pengelolaan Teknologi Informasi

X

11

APJ/PRS/B02-02/Rxx

Prosedur Alat dan Inventaris (dihilangkan)

12

APJ/PRS/B02-03/Rxx

Prosedur Kalibrasi Alat Ukur

13

APJ/PRS/B02-04/Rxx

Prosedur Stock Opname Warehouse

X

14

APJ/PRS/B02-05/Rxx

Prosedur Alat Kerja

X

X

15

APJ/PRS/B02-06/Rxx

Prosedur Alat Pendukung

X

X

16

APJ/PRS/B03-01/Rxx

Prosedur Pengendalian Surat

17

APJ/PRS/B03-02/Rxx

Prosedur Monitoring Dokumen Perusahaan

X

18

APJ/PRS/B03-03/Rxx

Prosedur Monitoring STNK

X

19

APJ/PRS/B03-04/Rxx

Prosedur Monitoring Bank Garansi

20

APJ/PRS/B03-05/Rxx

Prosedur Pengendalian Dokumen Sistem Mutu

X

X X

X

X

X

X

X

X

X X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X


t n e m p t i t n u e n q e m E e m t r e r g u o c a p o n r a g P p p u o S n l h M i a t s y e i & t r i s k t l e k l r a r o o a a u o Q M M W T

t n e m e r u c s o r r i a P f t f n A e & m l p a D i u g e R q L H E


n e m u r t s n I & g n i r e n n i g C n P E P



No.

No. Dokumen

Judul Prosedur

i s k e r i D

21

APJ/PRS/B03-06/Rxx

Prosedur Pengendalian Dokumen Eksternal

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

22

APJ/PRS/B03-07/Rxx

Prosedur Pengendalian Arsip

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

23

APJ/PRS/B04-01/Rxx

Prosedur Pengelolaan Kas

24

APJ/PRS/B04-02/Rxx

Prosedur Hutang dan Piutang

25

APJ/PRS/B04-03/Rxx

Prosedur Perpajakan

26

APJ/PRS/C01-01/Rxx

Prosedur Tender

27

APJ/PRS/C01-02/Rxx

Prosedur Design and Built

28

APJ/PRS/C02-01/Rxx

Prosedur Kontrak

29

APJ/PRS/C02-02/Rxx

Prosedur Website dan Company Profile

30

APJ/PRS/C03-01/Rxx

Prosedur Pembuatan Organisasi Lapangan

31

APJ/PRS/C03-02/Rxx

Prosedur Rapat Kick-off Marketing

32

APJ/PRS/C03-03/Rxx

Prosedur Pembuatan Budget

33

APJ/PRS/C03-04/Rxx

Prosedur Penyusunan Pedoman Pelaksanaan Proyek

34

APJ/PRS/C04-01/Rxx

Prosedur Seleksi dan Evaluasi Vendor

35

APJ/PRS/C04-02/Rxx

Prosedur Pengadaan Material dan Equipment

36

APJ/PRS/C04-03/Rxx

Prosedur Pengadaan Site Office dan Gudang

37

APJ/PRS/C04-04/Rxx

Prosedur Seleksi, Penunjukan dan Evaluasi Subkontraktor

X

X

X

38

APJ/PRS/C04-05/Rxx

Prosedur Permintaan Material

X

X

X

39

APJ/PRS/C04-06/Rxx

Prosedur Workshop

40

APJ/PRS/C04-07/Rxx

Prosedur Shop Drawing

X X

X

X X

X

X

X

X

X X X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X X

X X

X

X

Pedoman Mutu Pt Arista

Recommend Documents