PEDOMAN / MANUAL MUTU UPTD PKM LANGSA LAMA TAHUN 2016
I.
Pendahuluan Dalam mencapai derajat kesehatan optimal dibidang kesehatan pada saat ini diupayakan melalui perbaikan mutu pelayanan di fasilitas
Puskesmas
merupakan
fasilitas
tingkat
pertama
yang
bertanggung jawab dalam menyediakan pelayanan kesehatan bagi masyarakat melalui penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perorangan. Upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perorangan harus
diselenggarakan
secara
berkualitas
adil
dan
merata,
memuaskan seluruh masyarakat yang menjadi tanggung jawabnya. Kualitas dan kinerja dalam penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat akan dicapai jika penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat tersebut dikelola dengan baik sesuai dengan standar dan pedoman
penyelenggaraan
upaya
kesehatan
masyarakat
dan
peningkatan mutu dan kinerja yang menunjang berkesinambungan. Penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat harus memperhatikan standar struktur, standar proses penyelenggaraan dan standar hasil. Indikator kinerja upaya kesehatan masyarakat perlu ditetapkan, distandarkan dan diukur secara periodik, dianalisis sebagai dasar untuk melakukan upaya perbaikan mutu dan kinerja yang berkesinambungan. Penyelenggaraan kesehatan salah satunya dengan mengoptimalkan fungsi Puskesmas. Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan No. 75 tahun 2014 Tentang Pusat Kesehatan Masyarakat yang menyatakan bahwa fungsi Puskesmas ada 2 yaitu : 1. Penyelenggaraan UKM tingkat pertama di wilayah kerjanya 2. Penyelenggaraan UKP tingkat pertama di wilayah kerjanya
1
Puskesmas bertanggung jawab menyelenggarakan upaya kesehatan perorangan
dan
upaya
kesehatan
masyarakat.Upaya
kesehatan
tersebut dikelompokkan menjadi dua yakni. Upaya kesehatan Masyarakat adalah upaya yang ditetapkan berdasarkan komitmen nasional, regional dan global serta yang mempunyai daya ungkit tinggi untuk peningkatan derajat kesehatan masyarakat. A.
Latar Belakang Semakin ketatnya persaingan serta pelanggan yang semakin selektif dan berpengetahuan mengharuskan Puskesmas selaku salah satu penyedia jasa pelayanan kesehatan untuk selalu meningkatkan kualitas pelayanannya. Untuk dapat meningkatkan kualitas pelayanan, terlebih dahulu harus diketahui apakah pelayanan yang telah diberikan kepada pasien/pelanggan selama ini telah sesuai dengan harapan pasien/pelanggan atau belum. Manusia adalah faktor kunci keberhasilan dari suatu pembangunan. Untuk menciptakan manusia yang berkualitas diperlukan suatu derajat kesehatan manusia yang prima sehingga dalam hal ini mutlak diperlukan pembangunan kesehatan. Untuk mendukung pencapaian pembangunan kesehatan pemerintah telah menyediakan beberapa sarana/fasilitas kesehatan beserta tenaga kesehatannya. Salah satu fasilitas kesehatan yang banyak dimanfaatkan masyarakat adalah Puskesmas. Sebagai ujung tombak pelayanan dan pembangunan kesehatan di Indonesia maka Puskesmas perlu mendapatkan perhatian terutama berkaitan dengan mutu pelayanan kesehatan Puskesmas sehingga dalam hal ini Puskesmas terlebih pada Puskesmas yang dilengkapi dengan unit
rawat
inap
dituntut
keprofesionalan
dari
para
fasilitas/sarana
kesehatannya
untuk
selalu
pegawainya untuk
serta
meningkatkan meningkatkan
memberikan
kepuasan
kepada masyarakat pengguna jasa layanan kesehatan.
2
Pelayanan kesehatan yang bermutu masih jauh dari harapan masyarakat, serta berkembangnya kesadaran akan pentingnya mutu, maka UU Kesehatan Nomor 23 tahun 1992 menekankan pentingnya
upaya
peningkatan
mutu
pelayanan
kesehatan,
khususnya ditingkat Puskesmas. Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas) adalah organisasi fungsional yang menyelenggarakan upaya kesehatan yang bersifat menyeluruh, terpadu, merata, dapat diterima dan terjangkau oleh masyarakat, menggunakan
dengan hasil
peran
serta
aktif
masyarakat
dan
pengembangan
ilmu
pengetahuan
dan
teknologi tepat guna, dengan biaya yang dapat dipikul oleh pemerintah
dan
masyarakat.
Upaya
kesehatan
tesebut
diselenggarakan dengan menitikberatkan kepada pelayanan untuk masyarakat luas guna mencapai derajat kesehatan yang optimal, tanpa
mengabaikan
mutu
pelayanan
kepada
perorangan.Pengelolaan puskesmas biasanya berada di bawah Dinas Kesehatan Kabupaten dan Kota. 1. Profil Puskesmas a. Gambaran umum Puskesmas Sistem manajemen mutu dalam Manual Mutu ini disusun berdasarkan pendekatan proses yang terdiri dari : 1) Proses yang terkait dengan tanggung jawab manajemen (termasuk persyaratan pelanggan); 2) Proses yang terkait dengan tanggung jawab manajemen (termasuk persyaratan pelanggan); 3) Proses realisasi produk; dan 4) Proses pengukuran, analisa dan tindak lanjut (termasuk kepuasan pelanggan)
3
Gambar
1.Sistem
Manajemen
Mutu
(SMM)
dengan
pendekatan Model Pendekatan Proses b. Visi Puskesma Terwujudnya pelayanaan
kesehatan
berkwalitas
dan
terjangkau menuju langsa lama sehat dan mandiri” c. Misi Puskesmas 1. Memberikan pelayanaan kesehataan yang bermutu,merata dan terjangkau Seluruh lapisan masyarakat langsa lama. 2. Meningkatkan pengetahuan masyarakat langsa lama dalam bidang kesehataan. 3. Mendorong kemandirian cara hidup sehat masyarakat langsa lama. 4. Melaksanakan pelayanaan kepada masyarakat degan 5 S (senyum,salam,sapa,sopan,santun) 5. Meningkatkan kemitraan internet dan eksternal untuk mencapai tujuan bersama 6. Mengupayakan peningkatan kwalitas hidup masyarakat langsa lama 7. Meningkatkan mutu pelayanaan seluruh program puskesmas langsa lama d. Struktur Puskesmas Menurut keputusan
menteri
kesehatan
RI
nomor
128/MenKes/RI/SK/II/2004, struktur organisasi puskesmas tergantung dari kegiatan dan beban tugas masing-masing
4
puskesmas. Penyusunan struktur organisasi puskesmas di satu kabupaten / kota dilakukan oleh Dinas Kesehatan kabupaten/kota, sedangkan penetapannya dilakukan dengan peraturan daerah. Sebagai acuan dapat dipergunakan pola struktur organisasi puskesmas sebagai berikut : a) Kepala Puskesmas; b) Unit tata usaha yang bertanggung jawab membantu kepala puskesmas dalam pengelolaan; i. Data dan informasi ii. Perencanaan dan penilaian iii. Keuangan iv. Umum dan kepegawaian c) Unit pelaksana teknis fungsional puskesmas: Upaya kesehatan masyarakat, termasuk pembinaan terhadap UKBM, dan Upaya kesehatan perorangan; dan d) Jaringan pelayanan puskesmas: Unit puskesmas pembantu, Unit puskesmas keliling, dan Unit bidan di desa/komunitas. e. Motto L
layani masyarakat dengan 5S
A
Ajak masyarakat untuk selalu kepelayanaan masyarakat
M
Motifasi masyarakat untuk hidup bersih dan sehat
A
Ayo bersama kita bisa...
f. Tata Nilai Tata nilai terdiri dari : 1) Profesional : Memiliki kompetensi dan kemampuan dalam memberikan pelayanan kesehatan yang terbaik; 2) Ramah : Memiliki sikap yang sopan dan santun kepada seluruh masyarakat dan rekan sekerja; 3) Inisiatif & Inovatif : Memiliki kemampuan untuk bekerja mandiri dengan ide-ide kreatif serta memberi terobosan bagi peningkatan pelayanan kesehatan; 4) Malu : Memiliki budaya malu bila tidak melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya; dan
5
5) Akuntabel : Memberikan pelayanan kesehatan sesuai pedoman dan standar pelayanan yang ditetapkan, dapat diukur dan dipertanggung jawabkan. 2.
Kebijakan Mutu Puskesmas sebagai organisasi yang bergerak di bidang pelayanan kesehatan masyarakat bertekad untuk memenuhi dan
memuaskan
masyarakat
melalui
penyediaan
pelayanan kesehatan yang berkualitas,
jasa
prosedural dan
profesional dengan berorientasi pada kepuasan konsumen. Untuk tercapainya kebijakan mutu tersebut, seluruh jajaran di Puskesmas bertanggung jawab terhadap tugas dan kewajibannya dengan : 1.
Menerapkan
Sistem
Manajemen
Mutu
dengan
melakukan peningkatan terus menerus. 2.
Meningkatkan efisiensi, efektifitas dan produktifitas.
3.
Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia.
4.
Menyediakan sarana dan prasarana sesuai kebutuhan dan kemampuan Puskesmas.
5.
Mematuhi peraturan dan ketentuan yang berlaku.
3. Proses pelayanan (Proses Bisnis) Proses pelayanan dapat dilakukan dengan cara : a. Mengubah paradigm masyarakat: Puskesmas
pada
dasarnya memiliki lebih banyak tugas untuk melakukan preventif (pencegahan)
daripada kuratif (pengobatan). ini
lah yang harus segera dibenahi. lakukan upaya upaya promotif oleh tenaga puskesmas, jika masyarakat tidak mau menggunakan
puskesmas
sebagai
sarana
peningkatan
derajat kesehatan (petugas puskesmaslah yang harusnya menjemput bola);
6
b. Sdm tenaga puskesmas ditingkatkan: Yang harus diperbaiki adalah bagaimana melayani masyarakat dan memberikan yang terbaik bagi masyarakat karena para tenaga kesehatan yang berada di puskesmas adalah abdi negara yang tugasnya mengabdikan diri kepada masyarakat juga. paling tidak petugas harus
belajar ramah, on time, dan belajar
senyum; c. Penyediaan obat dan dokter: Meskipun sebagian besar tugas puskesmas adalah pencegahan, namun sebagian besar masyarakat masih menggunakan puskesmas sebagai tempat berobat. bukan hanya karena biayanya yang murah, namun juga karena puskesmas merupakan pelayanan kesehatan pratama yang langsung menjangkau masyarakat. oleh karena itu, keberadaan dokter dan obat yang bermutu sangat penting di puskesmas; dan d. Petugas puskesmas harus terjun ke masyarakat: Petugas puskesmas
harus
terjun,
mengawasi,
melihat
dan
memperbaiki kesehatan masyarakat di wilayah kerjanya. jadi
petugas
tidak
puskesmasnya
saja.
hanya ada
berada
baiknya
jika
dalam petugas
kantor yang
menjemput bola. B. Ruang Lingkup Lingkup pedoman mutu ini disusun berdasarkan persyaratan ISO 9001:2008 dan standar akreditasi pukesmas, yang meliputi: persyaratan umum
sistem manajemen
mutu, tanggung jawab
manajemen, manajemen sumber daya, proses pelayanan yang terdiri dari penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat dan Pelayanan Klinis. Dalam penyelenggaraan UKM dan pelayanan klinis
memperhatikan
keselamatan sasaran/pasien dengan
menerapkan manajemen risiko. C. Tujuan
7
Pedoman dalam
mutu
ini
membangun
penyelenggaraan
disusun
sebagai
system manajemen
UKM
maupun
acuan bagi Puskesmas mutu
untuk
baik
untuk
penyelenggaraan
pelayanan klinis. D. Landasan hukum dan acuan Landasan hukum yang digunakan dalam menyusun pedoman mutu ini adalah: Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 46 Tahun 2015. Acuan yang digunakan dalam menyusun pedoman mutu ini adalah: standar
akreditasi puskesmas dan persyaratan ISO
9001:2008
E.
Istilah dan definisi 1. Pelanggan Seorang individu ataupun kelompok yang membeli produk fisik ataupun jasa dengan pertimbangan berbagai macam faktor seperti harga, kualitas, tempat, pelayanan dan sebagainya berdasarkan keputusan mereka sendiri. 2. Kepuasan pelanggan Evaluasi positif dari dimensi pelayanan kesehatan yang berbeda dilihat dari sudut pandang pasien atau interaksi antara harapan
dan
pengalaman
sesudah
memakai
jasa
atau
pelayanan. 3. Pasien Orang sakit (penderita) yang memerlukan pelayanan medis 4. 5. 6. 7. 8.
(yang memerlukan sarana kesehatan) Koreksi Perbaikan, pemeriksaan dan pembetulan Tindakan korektif Bertindak disiplin dan teliti Tindakan preventif Kegiatan pencegahan suatu masalah kesehatan (penyakit) Pedoman mutu Dokumen
8
Surat yang tertulis dan tercetak, rekaman suara, gambar, foto yang dapat dijadian bukti keterangan dan arsip data keadaan perkembangan kesehatan pasien 9. Rekaman Mencetak dan memindahkan gambar dan tulisan kesuatu tempat 10. Efektivitas 11. Efisiensi Mampu menjalankan tugas dengan tepat dan cermat 12. Proses Rangkaian tindakan dan pengolahan yang menghasilkan produk 13. Sasaran mutu Sesuatu yang menjadi tujuan kualitas 14. Perencanaan mutu 15. Kebijakan mutu Aturan tertulis dan wajib ditaati untuk seluruh staf (karyawan) ditempat kerja 16. Sarana Segala sesuatu
yang
dapat
dipakai
sebagai
alat
dalam
mencapai maksud dan tujuan dengan kata lain sarana lebih ditunjukkan untuk benda-benda dan peralatan yang bergerak. 17. Prasarana Segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses. Adapun proses tersebut dapat berupa suatu usaha pembangunan ataupun proyek
II. Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Penyelenggaraan Pelayanan A. Persyaratan umum : Puskesmas menetapkan, mendokumentasikan, memelihara sistem manajemen mutu sesuai dengan standar akreditasi Puskesmas dan standar ISO 9001:2008. Sistem ini disusun untuk memastikan telah diterapkannyapersyaratan pengendalian terhadap prosesproses
penyelenggaraan
pelayanankepada
masyarakat
baik
penyelenggaraan upaya puskesmas maupun pelayananan klinis, yang meliputi kejelasan proses pelayanan dan interaksi proses
9
dalam penyelenggaraan pelayananan, kejelasan penanggung jawab, penyediaan sumber daya, penyelenggaraan pelayanan itu sendiri mulai
dari
perencanaan
yang
masyarakat/pelanggan,
verifikasi
disusun,
pelayanana,
pelaksanaan
berdasar terhadap dan
kebutuhan rencana
verifikasi
yang
terhadap
proses pelayanan dan hasil-hasil yang dicapai, monitoring dan evaluasi serta upaya penyempurnaan yang berkesinambungan. B. Pengendalian dokumen: Secara umum dokumen-dokumen mutu
yang
dalam
sistem
manajemen
disusun meliputi: Dokumen level 1 : Kebijakan,
dokumen level 2: pedoman/manual,
dokumen level 3: standar
prosedur operasional, dan dokumen level 4: rekaman-rekaman sebagai catatan sebagai
akibat
pelaksanaan
kebijakan,
pedoman, dan prosedur C. Pengendalian rekam implementasi
III. Tanggung jawab manajemen: A. Komitmen manajemen Kepala Puskesmas, penanggung penanggung
jawab
jawab
manajemen
mutu,
upaya, penanggung jawab pelayanan klinis,
dan seluruh karyawan puskesmas
bertanggung jawab untuk
menerapkan seluruh persyaratan yang ada pada manual mutu ini. B. Fokus pada sasaran/pasien: Pelayanan yang disediakan oleh puskesmas dilakukan dengan berfokus pada pelanggan. identifikasi
kebutuhan
penyelenggaraan
upaya
Pelanggan
dan
harapan
puskesmas
dilibatkan
mulai
dari
pelanggan, perencanaan dan
pelayanan
klinis,
pelaksanaan pelayanan, monitoring dan evaluasi serta tindak lanjut pelayanan. C. Kebijakan mutu:
10
Puskesmas sebagai organisasi yang bergerak di bidang pelayanan kesehatan masyarakat bertekad untuk memenuhi dan
memuaskan
masyarakat
melalui
penyediaan
pelayanan kesehatan yang berkualitas,
jasa
prosedural dan
profesional dengan berorientasi pada kepuasan konsumen. Untuk tercapainya kebijakan mutu tersebut, seluruh jajaran di Puskesmas bertanggung jawab terhadap tugas dan kewajibannya dengan : 6.
Menerapkan
Sistem
Manajemen
Mutu
dengan
melakukan peningkatan terus menerus. 7.
Meningkatkan efisiensi, efektifitas dan produktifitas.
8.
Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia.
9.
Menyediakan sarana dan prasarana sesuai kebutuhan dan kemampuan Puskesmas.
10. Mematuhi peraturan dan ketentuan yang berlaku
D.
Perencanaan Sistem Manajemen Mutu dan Pencapaian Sasaran Kinerja/Mutu. Sasaran mutu ditetapkan berdasarkan standar kinerja/standar pelayanan minimal yang meliputi klinis,
indicator
indicator-indikator
penyelenggaraan
upaya
pelayanan puskesmas.
Perencanaan disusun dengan memperhatikan kebutuhan dan harapan pelanggan, hak dan kewajiban pelanggan, serta upaya untuk mencapai sasaran kinerja yang ditetapkan.
Perencanaan
mutu Puskesmas dan keselamatan pasien berisi program-program kegiatan peningkatan mutu yang meliputi: 1. Penilaian dan peningkatan kinerja baik UKM maupun UKP; 2. Upaya pencapaian enam sasaran keselamatan pasien; 3. Penerapan manajemen resiko pada area prioritas; 4. Penilaian kontrak/ kerjasama pihak ketiga; 5. Pelaporan dan tindak lanjut insiden keselamatan pasien; 6. Peningkatan mutu pelayanan laboratorium;
11
7. Peningkatan mutu pelayanan laboratorium; dan 8. Pendidikan dan pelatihan karyawan tentang
mutu
dan
keselamatan pasien. E. Tanggung jawab, wewenang Manajemen Puskesmas Langsa lama menunjukkan komitmennya terhadap penyusunan dan penerapan Sistem Manajemen Mutu dengan : 1) Mengkomunikasikan
pentingnya
pemenuhan
persyaratan
pelanggan dan peraturan yang berhubungan dengan pemenuhan 2) 3) 4) 5)
persyaratan pelanggan; Menetapkan kebijakan mutu; Menetapkan sasaran mutu; Melaksanakan tinjauan manajemen; Menyediakan sumber daya yang memadai
F. Wakil manajemen mutu/Penanggung jawab manajemen mutu Kepala Puskesmas menunjuk seorang wakil manajemen mutu yang bertanggung jawab untuk mengkoordinir seluruh kegiatan mutu di Puskesmas: 1. Memastikan
sistem
manajemen
diimplementasikan, dan dipelihara; 2. Melaporkan kepada manajemen
mutu kinerja
ditetapkan, dari
manajemen mutu dan kinerja pelayanan; dan 3. Memastikan kesadaran seluruh karyawan
sistem terhadap
kebutuhan dan harapan sasaran/pasien G. Komunikasi internal Komunikasi internal dilakukan dengan cara workshop (mini lokakarya), pertemuan, diskusi, email, sms, memo dan media lain yang tepat untuk melakukan komunikasi. IV. Tinjauan Manajemen: A. Umum: Rapat tinjauan manajemen dilakukan minimal dua kali dalam setahun. B. Masukan tinjauan manajemen meliputi: 1. Hasil audit 2. Umpan balik pelanggan
12
3. 4. 5. 6. 7. 8.
Kinerja proses Pencapaian sasaran mutu Status tindakan koreksi dan pencegahan yang dilakukan Tindak lanjut terhadap hasil tinjauan manajemen yang lalu Perubahan terhadap kebijakan mutu Perubahan yang perlu dilakukan terhadap sistem manajemen
mutu/ sistem pelayanan C. Luaran tinjauan : Hasil yang diharap dari
tinjauan
manajemen
adalah
peningkatan efektivitas sistem manajemen mutu, peningkatan pelayanan terkait dengan persyaratan pelanggan, dan identifikasi perubahan-perubahan, termasuk penyediaan sumber daya yang perlu dilakukan. V. Manajemen Sumber Daya: A. Penyediaan sumber daya Kepala puskesmas berkewajiban yang
dibutuhkan
puskesmas.
menyediakan
untuk penyelenggaraan
sumber
daya
pelayanan
di
Penyediaan sumber daya meliputi: (baik untuk
penyelenggaraan UKM maupun pelayanan klinis) B. Manajemen sumber daya manusia Penyediaan sumber daya manusia, proses rekruitmen, proses kredensial, prosespelatihan dan peningkatan kometensi. C. Infrastruktur 1. Puskesmas menetapkan, menyediakan dan memelihara infrastruktur yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk, terdiri dari: a. Gedung, ruang kerja dan peralatan penunjang (misal: mebel, computer) b. Peralatan yang dipakai
dalam
proses
Produk
(misal:
tensimeter, timbangan) c. Sarana pedukung (misal: mobil ambulance, pesawat telefon) 2. Penetapan infrastruktur dituangkan dalam Daftar infrastruktur yang dibutuhkan di setiap unit 3. Penyediaan infrastruktur sesuai dengan Prosedur Pembelian Barang
13
4. Pemeliharaan
infrastruktur
sesuai
dengan
Prosedur
Pemeliharaan D. Lingkungan kerja 1. Puskesmas menetapkan dan mengelola lingkungan kerja yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian dengan persyaratan produk, antara lain: a. Menetapkan bahwa lingkungan fisik didalam dan luar gedung Puskesmas merupakan daerah bebas asap rokok, bersih, dan aman dari limbah infeksius b. Mengelola lingkungan kerja dengan prinsip 5R sesuai
cara
menerapkan
Prosedur Kegiatan Tata Graha Dengan
Prinsip 5R. VI. Penyelenggaraan Pelayanan A. Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM): 1. Perencanaan UKM,akses,dan pengukuran kinerja Kepala Tata Usaha bersama dengan para Koordinator dibantu
oleh
Pemegang
Program
bertanggung
jawab
melakukan perencanaan dan pengendalian proses untuk memastikan dicapainya sasaran yang tertuang di dalam Standar Pelayanan Minimal (SPM) dan Planning of Action (POA). Untuk
memastikan
pencapaiannya,
dilakukan
pengendalian terhadap semua faktor yang secara langsung mempengaruhi
kegiatan
pelayanan
kesehatan
yaitu
terhadap kondisi, peralatan dan lingkungan kerja yang sesuai. 2. Proses yang berhubungan dengan sasaran : a. Penetapan persyaratan sasaran Puskesmas (UKP)
dan
melalui Upaya Kesehatan Perorangan Upaya
Kesehatan
Masyarakat
(UKM)
menentukan :
14
a. Persyaratan
yang
diinginkan
oleh
pelanggan,
termasuk kegiatan sesudahnya. b. Peraturan dan perundang-undangan yang berlaku. c. Persyaratan tambahan lain yang dipandang perlu oleh Puskesmas. b.
Tinjauan terhadap persyaratan sasaran Puskesmas mempunyai kebijakan : a. Melakukan evaluasi persyaratan produk yang telah ditetapkan yang berhubungan dengan pelanggan sebelum dilakukan persetujuan pelayanan. b. Menetapkan persyaratan terhadap pelanggan yang tidak
konsisten
memenuhi
persyaratan
yang
pernah disepakati. c. Menetapkan terhadap
kewenangan
calon
untuk
pelanggan
memutuskan
yang
tidak
bisa
memenuhi persyaratan yang ditetapkan secara penuh. d. Menetapkan persyaratan permintaan perubahan produk yang diminta pelanggan. e. Memelihara
segala
dokumen
yang
berkaitan
dengan persyaratan produk dan pelanggan serta permintaan perubahannya. c.
Komunikasi dengan sasaran Manajemen Puskesmas selalu menjaga hubungan yang baik dengan pelanggan dengan cara selalu berkomunikasi
dengan
pelanggan
dan
menerima
masukan dari pelanggan untuk peningkatan mutu produk dan pelayanan serta selalu memberikan penanganan untuk keluhan pelanggan.
15
3. Pembelian (jika ada) a.Proses Pembelian Kegiatan pembelian material/ ATK berdasarkan Pagu dari Dinas Kesehatan dan pelaksanaannya dilakukan oleh Unit Tata Usaha atas persetujuan Kepala Puskesmas, sedangkan kegiatan pembelian atau
pengadaan
pengadaan obat
berupa
Alat
Kesehatan
dan
pelaksanaannya dilakukan oleh
Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar. b.Informasi Pembelian Pemeriksaaan terhadap barang maupun obat yang diterima dari Dinas Kesehatan dilaksanakan pada saat penerimaan oleh Bendahara Barang dan atau Pengelola Obat untuk memastikan bahwa barang atau obat yang diterima sesuai dengan SBBK dan LPLPO. Seleksi dan Evaluasi Suplier dilaksanakan oleh Unit terkait di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar. Untuk barang yang harus diproses tanpa melalui pemeriksaan melalui
terlebih
persetujuan
dahulu, Kepala
kegiatan Puskesmas.
harus Jika
kegiatan telah dilaksanakan proses pencatatan hasil pemeriksaan tetap dilakukan dan disimpan. c.Verifikasi Produk Yang Dibeli Puskesmas
menetapkan
barang
yang
diterima
dapat diterima sesuai dengan spesifikasi dengan melakukan verifikasi yang dilakukan oleh Unit Tata
16
Usaha bersama Pihak Terkait yang mengajukan permintaan. 4. Penyelenggaraan UKM a. Pengendalian proses penyelenggaraan upaya b. Validasi proses penyelenggaraan upaya c. Identifikasi dan mampu telusur d. Hak dan Kewajiban e. Pemeliharaan barang milik pelanggan (jika ada) f. Manajemen resiko dan keselamatan 5. Pengukuran, analisis dan penyempurnaan sasaran kinerja UKM: a. Umum Puskesmas merencanakan dan menerapkan pemantauan, analisa dan proses peningkatan yang diperlukan : a. Untuk menunjukan kesesuaian dengan persyaratan produk; b. Untuk memastikan kesesuaian dari Sistem Manajemen Mutu; c. Untuk meningkatkan secara berkesinambungan efektivitas Sistem Manajemen Mutu. Kegiatan
ini
termasuk
penentuan
kebutuhan,
jangkauan
dan
penggunaan metode yang sesuai. b. Pemantauan dan Pengukuran 1. Kepuasan Pelanggan Manajemen Puskesmas membuat survey kepuasan Pelanggan untuk mengukur kepuasan Pelanggan terhadap pelayanan maupun sistem yang ada di Puskesmas. Hasil survey ini untuk dapat memahami dan memperhitungkan keinginan Pelanggan sehingga manajemen dapat memberikan pelayanan kepada Pelanggan lebih baik dibandingkan dengan waktu sebelumnya. Puskesmas melaksanakan survey kepuasan pelanggan minimal 1 kali dalam setahun dengan menggunakan kuesioner kepuasan pelanggan. 2. Audit Internal
17
Audit
Internal
dilakukan
untuk
memeriksa
kegiatan
yang
mempengaruhi mutu dan untuk menentukan ke-efektifan penerapan Sistem Manajemen Mutu. Audit internal dilaksanakan minimal 2 (dua) kali dalam setahun dan dilaksanakan oleh auditor yang terlatih serta independen (auditor tidak boleh mengaudit unit kerjanya sendiri). Audit tambahan di luar jadwal yang telah ditetapkan dapat dilaksanakan jika indikasi penyimpangan dari suatu proses atau prosedur. Ketidaksesuaian yang ditentukan selama audit internal oleh auditor harus
ditindaklanjuti
oleh
auditee
sesuai
dengan
tanggal
penyelesaian yang telah disepakati. Hasil audit internal dijadikan sebagai salah satu agenda dalam Rapat Tinjauan Manajemen. 3. Pemantauan dan Pengukuran Proses Puskesmas menerapkan metode yang tepat untuk memantau prosesproses
Sistem
Manajemen
Mutu.
Metode–metode
ini
harus
menunjukan kemampuan proses-proses dalam mencapai hasil yang direncanakan. Jika hasil yang direncanakan tidak tercapai, tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan yang sesuai harus dilakukan. 4. Pemantauan dan Pengukuran hasil layanaan Puskesmas memantau karakteristik produk untuk memverifikasi bahwa persyaratan produk telah dipenuhi. Pemantauan tersebut harus dilaksanakan pada tahapan yang sesuai dalam proses realisasi produk berdasarkan pengaturan yang telah direncanakan. Catatan tersebut harus menunjukkan personil yang berwenang untuk melepas produk untuk disampaikan kepada Pelanggan. c. Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai Puskesmas persyaratan,
memastikan
bahwa
di-identifikasi
dan
produk
yang
dikendalikan
tidak
memenuhi
untuk
mencegah
18
penggunaan yang tidak diharapkan atau penyerahan. Pengendalian, tanggung jawab dan wewenang yang berkaitan dengan produk yang tidak sesuai ditetapkan di dalam sebuah prosedur terdokumentasi. Puskesmas menangani produk yang tidak sesuai dengan cara: 1) Mengambil tindakan untuk mengurangi ketidaksesuaian yang ditemukan; 2) Pengesahan penggunaannya, pelepasan atau pengiriman dengan konsensi oleh orang yang berwenang dan oleh Pelanggan jika mungkin; 3) Mengambil tindakan untuk mencegah penggunaan seperti semula; 4) Mengambil tindakan yang sesuai terhadap, atau pengaruh potensial dari ketidaksesuaian ketika produk yang tidak sesuai
tetdeteksi
apabila
telah
disampaikan
atau
digunakan. Catatan dari sifat ketidaksesuaian dan setiap tindakan yang diambil, termasuk konsensi-konsensi yang diperoleh dan dipelihara. d. Analisa Data Kepala
Puskesmas
mengidentifikasi
bersama
kebutuhan
staf
bertanggung
penggunaan
jawab
teknik
untuk statistik.
Pengumpulan data analisa data dilakukan untuk meninjau efektifitas penerapan sistem manajemen mutu dan sebagai salah satu alat untuk peningkatan terus menerus dari Sistem Manajemen M e. Peningkatan berkelanjutan Puskesmas secara berkelanjutan meningkatkan Sistem Manajemen Mutu dengan menggunakan kebijakan mutu, evaluasi sasaran mutu, hasil audit, analisa data, tindakan perbaikan, tindakan pencegahan dan tinjauan manajemen.
19
f. Tindakan Korektif Manajemen
Puskesmas
telah
menetapkan
prosedur
tindakan
perbaikan yang mengatur bagaimana cara meninjau dan menentukan penyebab ketidak sesuaian termasuk keluhan Pelanggan, evaluasi terhadap
kebutuhan
tindakan,
penentuan
dan
pelaksanaan
tindakan, pencatatan hasil dan peninjauan tindakan yang dilakukan. Tindakan perbaikan dilakukan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian dan dampaknya, sehingga dapat dicegah terulangnya kejadian yang sama. Hasil tindakan perbaikan tidak menutup kemungkinan untuk mengubah atau memperbaiki prosedur atau dokumen mutu yang ada. g. Tindakan Preventif Puskesmas
telah
menetapkan
tindakan
pencegahan
untuk
menghilangkan penyebab potensial ketidaksesuaian dalam rangka untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian tersebut dengan selalu memperhitungkan akibat potensialnya. Manajemen telah menetapkan prosedur tindakan pencegahan yang mengatur bagaimana cara menentukan ketidaksesuaian potensial dan penyebabnya, evaluasi terhadap kebutuhan tindakan untuk mencegah timbulnya ketidaksesuaian, penentuan dan pelaksanaan tindakan, pencatatan hasil tindakan dan peninjauan tindakan yang dilakukan. B. Pelayanaan klinis (Upaya Kesehatan Perorangan) a. Perencanaan kelayaanan klinis b.Proses yang berhubungan dengan pelangan c.Pembelian /pengadaan barang terkait dengan pelayanaan klinis :
20
1. proses pembelian 2.verifikasi barang yang dibeli 3.kontrak dengan pihak ketiga d.Penyelenggaraan pelayanaan klinis : 1. Pengendalian proses pelayanan klinis 2.Validasi proses pelayaanaan 3. Indetifikasi dan ketelusuran 4.Hak dan kewajiban pasien 5.Pemeliharaan
barang
milik
pelanggan
(spesimen,rekamedis,dsb) 6.manajemen resiko dan keselamatan pasien
e.Peningkatan Mutu Pelayanaan Klinis dan Keselamatan Pasien : 1. Umun Puskesmas merencanakan dan menerapkan pemantauan, analisa dan proses peningkatan yang diperlukan : a) Untuk menunjukan kesesuaian dengan persyaratan produk; b) Untuk memastikan kesesuaian dari Sistem Manajemen Mutu; c) Untuk meningkatkan secara berkesinambungan efektivitas Sistem Manajemen Mutu. Kegiatan ini termasuk penentuan kebutuhan, jangkauan dan penggunaan metode yang sesuai. 2.Pemantauan dan Pengukuran : a. Kepuasan Pelangan b.Audit Internal
21
c.Pemantauan dan penggukuran proses kinerja d.Pemantauan dan pengukuran hasil layanaan 3.Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai 4.Analisis data 5.Peningkataan berkelanjutan 6.Tidakan korektif 7.Tindakan prefentif VII.Penutup LAMPIRAN NO
NAMA JABATAN
1
Kepala Puskesmas
2
Unit Tata Usaha
3
Kepegawaian
URAIAN TUGAS 1. Melaksanakan fungsi-fungsi manajemen, bimbingan dan supervisi. 2. Sebagai penggerak pembangunan kesehatan di tingkat kecamatan. 3. Sebagai tenaga ahli pendamping Camat. 4. Mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap semua kegiatan di puskesmas 5. Melakukan pengawasan melekat bagi seluruh pelaksanaan kegiatan program dan pengelolaan keuangan. 6. Mengadakan koordinasi dengan Camat dan Lintas Sektoral dalam upaya pembangunan kesehatan di wilayah kerja. 7. Menjalin kemitraan dengan berbagai pihak dan masyarakat dalam rangka peningkatan derajat kesehatan masyarakat. 8. Menyususn perencanaan kegiatan Puskesmas dengan dibantu oleh staf Puskesmas. 9. Memonitor dan mengevaluasi kegiatan Puskesmas. 10. Melaporkan hasil kegiatan program ke Dinas Kesehatan Kabupaten, baik berupa laporan rutin maupun khusus. 11. Membina petugas dalam meningkatkan mutu pelayanan . 1. Merencanakan dan mengevaluasi kegiatan di unit TU 2. Mengkoordinir dan berperan aktif terhadap kegiatan di unit TU 3. Menggantikan tugas Kepala Puskesmas bila Kepala Puskesmas berhalangan hadir 4. Menyelenggarakan rapat di tingkat puskesmas 1. Membuat laporan kepegawaian (Absensi, bezzeting, DUK, lap.triwulan, tahunan ,dsb.) 2. Mengetik DP 3 yang sudah di isi nilai oleh Atasan Langsung 3. Mendata dan mengarsipkan file pegawai. 4. Mengusulkan cuti dan kenaikan pangkat 5. Mengusulkan tunjangan pegawai (Penyesuaian Fungsional, Baju, dan lain-lain) 6. Merekap Absensi (Ijin, Cuti, Sakit) 7. Membuat Absensi Mahasiswa/ siswa yang praktek di Puskesmas 8. Membuat perencanaan untuk pengembangan kualitas
22
SDM staf puskesmas 9. Menyusun daftar pembagian tugas untuk staf puskesmas dengan persetujuan kepala puskesmas
NO
NAMA JABATAN
1
Kepala Puskesmas
2
Unit Tata Usaha
3
Kepegawaian
URAIAN TUGAS 12. Melaksanakan fungsi-fungsi manajemen, bimbingan dan supervisi. 13. Sebagai penggerak pembangunan kesehatan di tingkat kecamatan. 14. Sebagai tenaga ahli pendamping Camat. 15. Mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap semua kegiatan di puskesmas 16. Melakukan pengawasan melekat bagi seluruh pelaksanaan kegiatan program dan pengelolaan keuangan. 17. Mengadakan koordinasi dengan Camat dan Lintas Sektoral dalam upaya pembangunan kesehatan di wilayah kerja. 18. Menjalin kemitraan dengan berbagai pihak dan masyarakat dalam rangka peningkatan derajat kesehatan masyarakat. 19. Menyususn perencanaan kegiatan Puskesmas dengan dibantu oleh staf Puskesmas. 20. Memonitor dan mengevaluasi kegiatan Puskesmas. 21. Melaporkan hasil kegiatan program ke Dinas Kesehatan Kabupaten, baik berupa laporan rutin maupun khusus. 22. Membina petugas dalam meningkatkan mutu pelayanan . 5. Merencanakan dan mengevaluasi kegiatan di unit TU 6. Mengkoordinir dan berperan aktif terhadap kegiatan di unit TU 7. Menggantikan tugas Kepala Puskesmas bila Kepala Puskesmas berhalangan hadir 8. Menyelenggarakan rapat di tingkat puskesmas 10. Membuat laporan kepegawaian (Absensi, bezzeting, DUK, lap.triwulan, tahunan ,dsb.) 11. Mengetik DP 3 yang sudah di isi nilai oleh Atasan Langsung 12. Mendata dan mengarsipkan file pegawai. 13. Mengusulkan cuti dan kenaikan pangkat 14. Mengusulkan tunjangan pegawai (Penyesuaian Fungsional, Baju, dan lain-lain) 15. Merekap Absensi (Ijin, Cuti, Sakit) 16. Membuat Absensi Mahasiswa/ siswa yang praktek di Puskesmas 17. Membuat perencanaan untuk pengembangan kualitas SDM staf puskesmas 18. Menyusun daftar pembagian tugas untuk staf puskesmas
23
dengan persetujuan kepala puskesmas
24
