PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM MANAJEMEN KANTOR
Latar Belakang
Manajemen perkantoran adalah rangkaian aktifitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga penyelenggaraan terhadap suatu hal berjalan tertib. Dalam perkantoran modern segala kegiatan manajemen perkantoran dikerjakan dengan menggunakan alat-alat otomasi perkantoran, diantaranya adalah perangkat komputer dengan berbagai software yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan-kegiatan perkantoran, perangkat komunikasi yang memadai, kantor virtual, organisasi virtual, dan lain-lain.
Sistem informasi teknologi dibutuhkan dalam manajemen perkantoran modern dalam menjalankan aktifitasnya, yaitu untuk mencatat segala transaksi yang terjadi dalam kegiatan perkatoran tersebut, selain itu juga untuk mengolah data-data transaksi tersebut sehingga menjadi informasi yang lebih berguna berbentuk laporan. Dari waktu ke waktu informasi mengalami perkembanagan yang sangat cepat seiring dengan perkembangan ilmu teknologi informasi, dengan berkembangnya teknologi informasi maka para pengguna informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan, namun perkembangan tersebut harus di imbangi dengan perkembangan Sumber daya manusia dan didukung dengan media atau sarana informasi yang memadai.
Informasi dalam perkantoran merupakan informasi yang selalu bisa digunakan oleh pelaku atau personel yang beraktifitas didalam kantor tersebut ataupun berupa informasi yang sifatnya untuk umum. Dengan bebagai macam jenis maupun tingkat pentingnya suatu informasi yang harus disampaikan antara sumber-sumber informasi dengan penerima informasi, maka perlu adaya pengaturan sistem didalam pengelolaan informasi tersebur, yang biasa disebut sebagai Sistem Informasi Manajemen Perkantoran. Sistem tersebut bejalan dan berkembang didalam perkantoran dan merupakan Sumber daya konseptual sangat penting untuk mendukung berlangsungnya aktifitas perkantoran. Berdasarkan pemaparan diatas kami tertarik untuk mengkaji lebih dalam mengenai Pemanfaatan teknologi informasi pada suatu kantor.
Teknologi Informasi
Pengertian teknologi Informasi yang mudah dipahami adalah: "perolehan, pemorosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar, maupun suara dengan suatu alat electrinics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh (telecomunications)".
Perlu diketahui apabila pada masa lalu penanganan infoemasi mengandalkan pada kertas, artinya semakin banyak informasi semakin banyak kertas dibutuhkan atau disimpan, sedangkan sekarang, hal itu beralih kepada "impulses" elektrik yang berukuran mini dengan kemampuan simpan lebih besar dibandingkan kertas; misalnya sekarang atu disket/floppy dapat memuat atau diisi sejumlah informasi dari satu buku berukuran sedang. Tidak dipungkiri bahwa peranan kertas akan tetap penting sebagai media penyajian informasi atau tukar menukar informasi antar manusia atau oragnisasi (sering diistilahkan sebagai "hardcopy").
Kantor adalah tempat dan proses penanganan informasi. Dari pengertian ini dapat dipahami bahwa pekerjaan kantor adalah semua kegiatan yang bertalian dengan penanganan informasi yang berkaitan dengan bidang tugas dari kantor/instansi yang bersangkutan. Pengertian teknologi Informasi yang mudah dipahami adalah: "perolehan, pemprosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar, maupun suara dengan suatu alat electrinics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh (telecomunications)".
Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan telekomunikasi.
Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat.
Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi dari peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas komponen-komponen yang rumit.
Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio.
Peranan Teknologi Informasi
Adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi mempunyai pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan mudah dan cepat. Di bawah ini dapat dilihat bagaimana teknologi informasi dapat membantu masing-masing pekerjaan kantor.
1. Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan
Dengan diciptakannya mikro komputer yang sekaligus dapat berfungsi sebagai word processor, maka dengan menggunakan komputer semacam ini penyelesaian surat-surat dan laporan sangat dipermudah, cepat, dan cermat.
Ada tiga jenis dasar word processor :
Word-processor yang berperan sendiri dalam hal ini sifat penggunaan word processor independen, dan hanya digunakan untuk pengolahan teks, terdiri atas keyboard , processor, memory,layar,dan printer.
Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai suatu sistem, terdiri atas beberapa keyboard dan layarnya yang dihubungkan dengan komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat pengolahan, penyimpanan dan pencetakan.
Beberapa micro computer dengan tujuan umum di mana digunakan program pengolahan kata (a word-processing program).
Terdapat beberapa keuntungan dari penggunaan word-processor :
Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen, laporan atau surat, dan sebagainya.
Menambah kepuasan kerja
Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output)
Menghemat tenaga
Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat
Mempermudah memperoleh kembali data yangtersimpan
Kemampuan untuk mengintegrasikan wordprocessor dengan komputer-komputer lainnya.
Beberapa kerugian juga ada dalam penggunaan word-processor.
Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur kerja yang ada
Memerlukan pelatihan yang memadai
Menimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak di muka layar
Mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretariatan.
2. Komunikasi Perkantoran
Komunikasi dapat diartikan sebagai proses penyampaian pesan dari seseorang kepada orang lain melalui saluran. Komunikasi merupakan sarana yang menghubungkan orang-orang dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Dengan pesatnya kemajuan teknologi modern, alat-alat komukasi beraneka-ragam, sarana komunikasi semakin canggih yang kita kenal dengan telekomunikasi (telecommunication) berasal dari kata tele artinya pemindahan jarak jauh dan communication yang berarti hubungan. Dalam pengertian yang sederhana, telekomunikasi adalah cara penyampaian informasi jarak jauh melalui kabel/kawat listrik atau melalui gelombang radio. Telepon dan telegram merupakan telekomunikasi yang cukup tua.
Dengan kemajuan teknologi informasi, maka telekomunikasi makin dipermudah dan dipercepat. Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya dapat dilakukan melalui telepon dan telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk tulisan, angka, maupun gambar. Berkat kemajuan teknologi informasi tersebut, sekarang jenis komunikasi yang termasuk ke dalam telekomunikasi makin bertambah jumlahnya.
3. Pengiriman Surat
Setelah berkembangnya teknologi informasi yang diterapkan pada telekomunikasi, pengiriman surat, terutama pengiriman surat jarak jauh, dilakukan dengan pesawat elektronik, karena itu dikenal nama Pos Elektronik (Electronic Mail). Karakteristik utama dari electronic mail adalah transmisi informasi dari satu tempat ke tempat lain atau dari seseorang kepada orang lain dengan menggunakan metode elektronik penangkapan, pentransmisian, dan penyampaian informasi. Karena informasi disampaikan secara visual, maka teks aslinya tidak perlu dikirimkan. Yang termasuk ke dalam pos elektronik adalah teleks, faksimile, dan komunikasi antar komputer.
4. Tata laksana Arsip/Filing
Komputer mikro sangat membantu dalam hal pelaksanaan pekerjaan mengarsip/filing warkat-warkat. Arsip yang semula berupa tumpukan kertas dan disimpan di gedung arsip, sekarang arsip dapat disimpan di dalam disket-disket, CD, flashdisk. Dengan demikian penyimpanan arsip sekarang beralih kepada penyimpanan dan pemeliharaan yang memerlukan tempat jauh lebih sedikit dari pada gudang arsip dalam bentuk kertas.
Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Perkantoran
Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran ada beberapa perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan:
1. Implikasi umum (aspek sosial, ekonomi, dan sebagainya)
Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalan-persoalan seperti kebosanan, keterampilan berulang-ulang yang digunakan, serta kehilangan kepuasan kerja.
Pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan.
Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin.
Proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat.
Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif.
Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang oleh berbagai variasi peralatan yang tersedia.
Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil sekalipun.
2. Implikasi terhadap karyawan kantor
a. Keuntungan:
Mendorong untuk belajar keterampilan baru.
Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin- mesin.
Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi.
Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.
Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan elektronik, programmer dan rekayasa software .
Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu.
Lebih sedikit pekerjaan
b. Kerugian:
Cenderung karyawan menjadi " machine-minders ".
Masalahkesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti layar,printer , dan sebagainya.
Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin.
Implikasi terhadap pemberi kerja.
Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik.
Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan.
Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan.
Jadi secara keseluruhan keuntungan yang dapat dperoleh perusahaan atau kantor dengan adanya teknologi perkantoran adalah :
Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang dibutuhkan.
Harga teknologi baru ini relatif murah.
Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan data di-disk tidak memerlukan ruang seluas filing cabinet .
Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh, diproses, disimpan, dan dicari secara cepat.
Produktivitas meningkat secara cepat.
Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk berbagai keperluan.
Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dari kantornya.
Otomatisasi Kantor
Otomatisasi Kantor (Office Automation) atau OA adalah Penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.
Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan. Asal mula otomatisasi kantor di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan kegaitan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.
Para pengguna OA :
Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.
Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekertaris dan pegawai administrasi.
Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.
Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dll.
Tujuan otomatisasi kantor
Otomatisasi kantor dimaksudkan untuk mempermudah pekerjaan dan memperpendek jarak dan waktu. Untuk lebih jelasnya, tujuan otomatisasi kantor adalah:
Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja, material, waktu dan mesin atau alat-alat kerja.
Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja.
Meningkatkan produksi.
Aplikasi Otomatisasi Kantor
Pengolahan Kata (word Processing).
Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak.
contoh: Microsoft Word, Word Perfect, Open Office, dll
Surat Elektronik (electronik mail).
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.
contoh: yahoo mail, google mail , dll.
Voice Mail.
Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.
Kalender Elektronik (electronik calendaring)
Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan, meneelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard. Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang yang memiliki jadwal pertemuan yang sangat padat.
Konfrensi Audio
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk melaksanakan konfrensi. Conference callmerupakan bentuk pertama konfrensi audio yang masih digunakan.
Konfrensi Video
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video.
Konfrensi Komputer
Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah masalah bertukar informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan.
Transmisi Faximile (facsimile transmission)
Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain. FAX berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota timpemecah masalah secara mudah dan cepat.
Videotex
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan grafik yang tersimpan.
Desktop Publishing
Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat baik. Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser.
Faktor-faktor yang mempengaruhi pilihan aplikasi Otomatisasi Kantor
Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video.
Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.
Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan.
Kesimpulan
Sistem teknologi informasi adalah serangkaian proses untuk memperoleh, mengolah dan mnyebarluaskan informasi dalam satu lingkungan system organisasi. Teknologi imformasi sendiri dewasa ini sangat dibutuhkan dalam pengelolaan kantor yang modern,bahkan bukan hanya dalam kantor saja,semua bidang sudah banyak membutuhkan. Ada tiga komponen utama teknoloogi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan telekomunikasi. Peran teknologi informasi dalam pekerjaan kantor diantaranya sangat membantu dalam hal penanganan surat dan pembuatan laporan, komunikasi perkantoran, pengiriman surat maupun tata laksana arsip/filing. Oleh karena itu mau tidak mau teknologi informasi pasti berpengaruh terhadap manajemen perkantoran, setidaknya pengaruh tersebut bisa terlihat secara umum dari aspek sosial, ekonomi, dan lainnya, serta membawa dampak yabg positifd maupun negatif terhadap karyawan kantor sendiri. Teknologi imformasi dalam manajemen perkantoran erat kaitannya dengan otomatisasi kantor, pekerjaan kantor yang mengalami otomatisasi dengan teknologi informasi diantaranya pengolahan kata (word processing), surat elektronik (electronik mail), voice mail., kalender elektronik (electronik calendaring), konfrensi audio. konfrensi video, konfrensi komputer, transmisi faximile (facsimile transmission), dan juga desktop publishing.
Saran
Dari uraian pemaparan diatas, kami bisa memberikan saran sebagai berikut :
Kepada manajer kantor untuk lebih mengefektifkan penggunaan teknologi informasi yang lebih efektif, karena penggunaan TI tergantung pada penggunanya sendiri. TI akan sangat membantu dalam pekerjaan kantor dan mengelola kantor secara lebih efektif dan efisien
Kepada para pengguna TI secara umum, untuk lebih bijak dalam menggunakan TI, jadikan TI sebagai lahan potensial untuk bisa membangun kapasitas diri yang lebih baik, bahkan untuk dewasa ini tidak ada hal yang tidak mungkin dengan penggunaan TI.
Kepada para mahasiswa khususnya mahasiswa Administrasi P{endidikan untuk lebih mengingkatkan lagi penguasaan dalam bidang teknologi informasi, hal ini akan sangat berguna pada kompetensi diri secara baik sebagai bekal untuk mengahadapi dunia kerja.
