PENGENDALIAN
Pengendalian persediaan adalah suatu kegiatan untuk memastikan tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai dengan strategi dan program yang telah ditetapkan sehingga tidak terjadi terja di kelebihan dan kekurangan/kekosongan obat di unit-unit pelayanan. Tujuan dari pengendalian persediaan ini adalah agar tidak terjadi kelebihan dan kekosongan perbekalan farmasi di unit-unit pelayanan (Kemenkes RI, 2010). Pengendalian dilakukan terhadap jenis dan jumlah persediaan dan penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai. Pengendalian penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dapat dilakukan oleh Instalasi Farmasi harus bersama dengan Tim Farmasi dan Terapi (TFT) di Rumah Sakit. Tujuan pengendalian persediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai adalah untuk: a. penggunaan Obat sesuai dengan Formularium Formularium Rumah Sakit; b. penggunaan Obat sesuai dengan diagnosis diagnosis dan terapi; c. memastikan persediaan efektif dan efisien atau tidak terjadi kelebihan dan kekurangan/kekosongan, kerusakan , , kadaluwarsa, dan kehilangan serta pengembalian pesanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai. kepada pihak terkait; d. menyiapkan tempat pemusnahan; dan e. melakukan pemusnahan disesuaikan dengan jenis dan bentuk
Cara untuk mengendalikan persediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai adalah (Kemenkes RI, 2016): a. melakukan evaluasi persediaan yang jarang digunakan ( slow moving ); ); b. melakukan evaluasi persediaan yang tidak digunakan dalam waktu tiga bulan berturut-turut (death (death stock ); ); c. Stok opname yang dilakukan secara periodik dan berkala.
Kegiatan pengendalian mencakup (Kemenkes RI, 2010) : a. Memperkirakan/menghitung pemakaian rata-rata periode tertentu. Jumlah stok ini disebut stok kerja. b. Menentukan : -
Stok optimum adalah stok obat yang diserahkan kepada unit pelayanan agar tidak mengalami kekurangan/kekosongan.
c. Menentukan waktu tunggu (lead time) adalah waktu yang diperlukan dari mulai pemesanan sampai obat diterima.
Selain itu, beberapa pengendalian yang perlu diperhatikan dalam pelayanan kefarmasian adalah sbb (Kemenkes RI, 2010) : a. Rekamam pemberian obat Rekaman/catatan pemberian obat adalah formulir yang digunakan perawat untuk menyiapkan obat sebelum pemberian. Pada formulir ini perawat memeriksa obat yang diberikan sewaktu perawat berpindah dari pasien satu ke pasien lain dengan kereta obat. Dengan formulir ini perawat dapat langsung merekam/mencatat waktu pemberian dan aturan yang sebenarnya sesuai petunjuk. b. Pengembalian obat yang tidak digunakan Semua perbekalan farmasi yang belum diberikan kepada pasien rawat tinggal harus tetap berada dalam kereta dorong atau alat bantu angkut apapun. Hanya perbekalan farmasi dalam kemasan tersegel yang dapat dikembalikan ke IFRS. Perbekalan farmasi yang dikembalikan pasien rawat
jalan
tidak
boleh
digunakan
kembali.
Prosedur
tentang
pengembalian perbekalan farmasi ini perlu dibuat oleh KFT bersama IFRS, perawat dan administrasi rumah sakit. c. Pengendalian obat dalam ruang bedah dan ruang pemulihan Sistem pengendalian obat rumah sakit harus sampai ke bagian bedah, apoteker harus memastikan bahwa semua obat yang digunakan dalam bagian ini tepat order, disimpan, disiapkan dan dipertanggungjawabkan sehingga pencatatan perlu dilakukan seperti pencatatan di IFRS.
PEMBAHASAN
Pengendalian dilakukan terhadap jenis dan jumlah persediaan dan penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai. Pengendalian persediaan di rumah sakit diatur dalam
Peraturan Menteri
Kesehatan RI No. 72 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit. Pengendalian yang dilakukan di Rumah Sakit Padang Panjang : a. Kartu stok Penggunaan kartu stok di rumah sakit, baik di gudang maupun di depo-depo dapat membantu dalam pengendalian persediaan farmasi. Dengan adanya kartu stok dapat terlihat jumlah barang masuk dan keluar serta barang sisa, sehingga nantinya dapat dicocokkan dengan jumlah persediaan yang ada. Fungsi kartu stok (Kemenkes RI, 2010) -
Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi perbekalan farmasi (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak, atau kadaluwarsa).
-
Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1 (satu) jenis perbekalan farmasi yang berasal dari 1 (satu) sumber anggaran.
-
Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan, perencanaan pengadaan distribusi dan sebagai pembanding terhadap keadaan fisik perbekalan farmasi dalam tempat penyimpanan. Informasi yang didapat (Kemenkes RI, 2010) :
-
Jumlah perbekalan farmasi yang tersedia (sisa stok)
-
Jumlah perbekalan farmasi yang diterima
-
Jumlah perbekalan farmasi yang keluar
-
Jumlah perbekalan farmasi yang hilang/rusak/kadaluwarsa
-
Jangka waktu kekosongan perbekalan farmasi Manfaat informasi yang didapat (Kemenkes RI, 2010) :
-
Untuk mengetahui dengan cepat jumlah persediaan perbekalan farmasi
-
Penyusunan laporan
-
Perencanaan pengadaan dan distribusi
-
Pengendalian persediaan
-
Untuk
pertanggungjawaban
bagi
petugas
penyimpanan
dan
pendistribusian -
Sebagai alat bantu kontrol bagi Kepala IFRS
Walaupun banyak fungsi dan tujuan dari kartu stok ini, akan tetapi masih banyak depo yang tidak menjalankan kartu stok ini. Pada saat sekarang ini yang masih menjalankan kartu stok dengan baik hanya di gudang farmasi, sedangkan di depo-depo masih belum terjalankan dengan sempurna.
b. Stock opname Stock opname (SO) merupakan salah satu teknik pengendalian barang dalam bisnis usaha perdagangan untuk mengontrol kesesuaian antara jumlah barang fisik dengan catatan pembuktian/data di komputer atau kartu stok. Tujuan dari stock opname : -
Untuk mengetahui kebenaran catatan dalam bembukuan barang/obat, yang mana termasuk salah satu fungsi untuk sistem pengendalian intern (SPI)
-
Melalui kegiatan stock opname, maka akan diketahui keadaan yang terjadi antara catatan pembukuan dan fisik yang ada. Fungsi stock opname :
-
Memastikan data persediaan barang yang ada di rak/gudang sesuai dengan pencatatan persediaan
-
Membantu memastikan segala aktivitas pengiriman dan penerimaan barang berjalan sesuai dengan prosedur ynag ditentukan
-
Mengetahui arus keluar dan masuk barang
-
Mengetahui kondisi persediaan barang yang sesungguhnya (tanggal kadaluwarsa barang/obat, kodisi fisik, penumpukan obat)
-
Sebagai patokan untuk perencanaan dan pemesanan barang/obat berikutnya, yang dapat dilihat dari arus keluar barang/obat.
Periode stock opname yang dilakukan di RS Padang Panjang biasanya sekali dalam sebulan. Dilakukan baik di gudang farmasi maupun di depo-depo. Apabila terjadi perbedaan antara pencatatan barang dengan jumlah obat yang tersisa, maka akan dilakukan penelusuran kembali terkait barang/obat yang hilang.
c. Pembukuan Pembukuan ini berguna untuk memantau obat yang masuk, obat yang keluar, serta obat yang kosong. Sehingga nantinya dapat dilihat kesesuaian obat yang ada/tersisa dengan jumlah yang ada di pembukuan.
d. SIM (Sistem Informasi Manajemen) Penggunaan SIM di rumah sakit bertujuan untuk mempermudah pengendalian sediaan farmasi yang ada di rumah sakit. Adanya SIM dapat dengan mudah memantau jumlah obat sisa, tanggal kadaluwarsa obat, harga obat, serta keperluan lain.
DAFTAR PUSTAKA
Kemenkes RI. 2010. Pedoman Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit . Dirjen Binfar dan Alkes. Kemenkes RI. 2016. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 72 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit .
LAMPIRAN
Gambar 1.
Kartu stok obat di Gudang Farmasi RS Padang Panjang
