PENGENDALIAN UMUM DAN PENGENDALIAN APLIKASI FERIK YUNARKO (08) 8D AKUNTANSI REGULER STAN 144060005787
1. PENDAHULUAN Audit Sistem Informasi merupakan proses pengumpulan dan evaluasi bukti-bukti untuk menentukan apakah sistem komputer yang digunakan telah dapat melindungi aset milik organisasi, mampu menjaga integritas data, dapat membantu pencapaian tujuan organisasi secara efektif, serta menggunakan sumber daya yang dimiliki secara efisien (Weber, 2000). Pada dasarnya, Audit Sistem Informasi dibedakan menjadi dua kategori, yaitu: 1. Pengendalian Umum (General (General Control Control ) Tujuan pengendalian umum lebih menjamin integritas data yang terdapat di dalam sistem komputer dan sekaligus meyakinkan integritas program atau aplikasi yang digunakan untuk melakukan pemrosesan data. 2. Pengendalian Aplikasi ( Application Control Control ) Tujuan pengendalian aplikasi dimaksudkan untuk memastikan bahwa data di-input secara benar ke dalam aplikasi, diproses secara benar, dan terdapat pengendalian yang memadai atas output yang dihasilkan. Dalam audit terhadap aplikasi, biasanya, pemeriksaan atas pengendalian umum juga dilakukan mengingat pengendalian umum memiliki kontribusi terhadap efektifitas atas pengendalian-pengendalian aplikasi. 2. PROGRAM KERJA AUDIT PENGENDALIAN UMUM 2.1. Audit Pengendalian Pucuk Pimpinan a. Planning
Teliti apakah ada perencanaan yang baik tentang dukungan yang akan diberikan unit sisfo ke unit-unit lain pada perusahaan/organisasi perusahaan/organisasi tersebut.
Teliti apakah sudah ada panduan bagaimana unit Sisfo mengelola sumber daya informasi yang dimiliki secara optimal, efektif, efisien, dan ekonomis.
Teliti bagaimana manajemen akan mengalokasikan sumber daya informasi (computer ( computer hardware, software,
facilities,
network ,
data/database) data/databas e) seoptimal mungkin. b. Organizing
dan
information
systems
brainware , brainware,
Cek bagaimana manajemen melakukan koordinasi agar dengan sumber daya yang ada dapat memberikan jasa informasi dalam services level yang memadai.
Teliti apakah ada konsep organizing yang jelas, apakah unit sisfo hanya unit teknis saja atau merupakan bagian penting organisasi (ada CIO di direksi).
Cek apakah ada pemisahan tugas/fungsi bagian sistem (pengolahan data) berbasis komputer dan pemakai atau struktur organisasi unit fungsional sistem informasi itu sendiri. Bagian Aplikasi (terdiri dari para sistem analis dan programmer) Bagian Produksi (terdiri dari para operator yang secara langsung menjalankan
operasional komputer) Bagian Dukungan Teknis (terdiri dari para spesialis operating systems, ahli database,
ahli komuniksi data). Unit fungsional pengguna jasa informasi (user (user ). ). Di lingkungan user itupun juga perlu
diperjelas yang mana merupakan fungsi otorisasi, fungsi akuntabilitas, dan fungsi pelaksanaan olperasional.
Teliti bagan organisasi, khususnya unit sisfo dan pemakai (users (users). ).
Teliti uraikan tugas ( job job description description)) staf unit sisfo dan pemakai untuk memastikan kelayakan adanya pemisahan tugas dan fungsi.
Amati pelaksanaan penanganan kesalahan yang mencakup persiapam, penelitian, dan distribusi daftar kesalahan,
Lakukan wawancara dengan pimpinan dan staf unit sisfo untuk menentukan tingkat efektivitas supervisi manajemen.
Teliti laporan manajemen, hasil studi, dan evaluasi yang ada mengenai proses penanganan kesalahaann kesalahaannya. ya.
Siapkan bagan arus sistem untuk setiap siklus transaksi dan teliti pemisahan dan penggabungan penggabunga n fungsi.
Teliti pelaksanaan rekonsiliasi kontrol jumlah menurut pihak di luar sistem (pengolahan data) berbasis komputer dengan jumlah hasil komputer. Lakukan pengujian terhadap rekonsiliasi tersebut untuk memastikan bahwa pengendalian telah dilaksanakan secara efektif.
Teliti dan uji pengendalian: adakah persetujuan jika ada master file update, update , teliti status master file setelah pengolahan, teliti pengendalian terprogram, dan ujikelayakannya untuk menentukan apakah pelaksanaan sudah sesuai spesifikasi.
Dapatkan bagan organisasi sistem (pengolahan data) berbasis komputer untuk menentukan bahwa fungsi systems s ystems analyst, programmer, operator, librarian, dan control clerk dipisahkan,
Teliti dan uji jabatan dan uraian tugas dari dari personil kunci dalam sistem (pengolahan data) berbasis komputer, yang mencakup system analyst, programmer, operator,
librarian, dan control clerk , untuk memastikan bahwa yang bersangkutan melaksanakan fungsinya masing-masing,
Amati operasi sistem (pengolahan data) berbasis komputer untuk meyakinkan bahwa system analysts dan programmer memiliki akses yang terbatas terhadap perangkat keras, file, maupun program komputer,
Amati pelaksanaan fungsi librarian, teliti buku harian library untuk meyakinkan bahwa catatan dipelihara secara konsisten, dan pastikan hanya personil yang berwenang yang diijinkan untuk memindahkan transaction file dan master file serta dokumentasi program,
Teliti dokumentasi rancangan sistem untuk menentukan apakah: sistem tersebut telah dibuat dalam bentuk modul, analisis sistem berbeda dengan perancang sistem untuk tiap modul akses terhadap dokumentasi tiap modul dibatasi
Tanggungjawab pengendalian Teliti
uraian
tertulis
(manual, job
description)
mengenai
tanggungjawab
pengendalian pada tiap tingkat struktur organisasi untuk meyakinkan apakah penugasan sesuai dengan tanggung jawab masing-masing. Teliti risalah-risalah yang ada, untuk meyakinkan bahwa tanggung jawab direksi atas
pengendalian sistem berbasis komputer telah dilaksanakan. Teliti dokumentasi pengembangan dan pengoperasian sistem untuk melihat
kelayakan persetujuan manajemen (user ). Teliti laporan dan risalah-risalah mengenai pengendalian intern sistem (pengolahan
data) berbasis komputer, Lakukan observasi ada/tidaknya kelompok pengendali di luar unit sisfo dan teliti
independensinya. Hal ini dapat dilihat dengan ada/tidaknya permintaan revisi terhadap spesifikasi program, permintaan perubahan program, tanggapan tertulis dari kelompok pengendali, dan tindak lanjut sistem (pengolahan data) berbasis komputer terhadap rekomendasi tersebut.
Praktek kepegawaian Teliti prosedur penerimaan dan penilaian pegawai apakah telah dilakukan dengan
baik (tidak ada KKN), dan kemampuan pegawai secara umum. Teliti jadwal kegiatan pegawai, apakah diberi tugas yang tepat dan apakah dirotasi
secara berkala, Teliti apakah terdapat program pelatihan pegawai untuk peningkatan kemampuan
staf sistem (pengolahan data) berbasis komputer, Teliti mutasi, promosi, dan pemberhentian untuk meyakinkan bahwa perubahan
terswbut telah sesuai dengan kebijaksanaan yang berlaku dan tidak mengurangi pengendalian,
Kebijakan personil pada suatu unit organisasi sistem informasi sudah tentu berbeda
dengan unit yang lain. Pada suatu instalasi komputer, terdapat tipe pegawai administratif (klerk), pegawai operasional (para operator), serta knowledge worker/professional (sistem analis, programmer, dan lainnya). Teliti apakah ada perencanaan
pegawai,
pola
karier,
program
pendidikan
dan
pelatihan
teknis/manajerial perlu sungguh sungguh diperhatikan. c. Actuating
Apakah pucuk pimpinan memberikan arahan yang kongkrit, leading dalam bentuk memberikan pelatihan, pembinaan, mendorong motivasi, dan sebagainya sehingga personil knowledge worker, pegawai profesional yang mempunyai karakeristik spesifik yang ada dapat bekerja sebaik-baiknya.
d. Controlling
Bagaimana mekanisme pengawasan oleh pucuk pimpinan dalam arti memonitor apakah kinerja atau realisasi pelaksanaan kegiatan menyimpang, favourable ataukah un favourable bila dibandingkan dengan yang telah direncanakan.
2.2. Audit Manajemen Pengembangan Sistem Materi yang tercakup dalam manajemen pengemangan sistem aplikasi computer mencakup antara lain: a). Prosedur Pengembangan (Procedures Development), b). Tes Kelayakan (Acceptance Testing), c). Konversi (Conversion), d). Operasi dan Perawatan (Operation and Maintenance), e). Standardisasi (Methods standards, Performance standards, Documentation standards, Project-control standards, Post-audit standards) a. Teliti buku petunjuk prosedur tetap pengembangan sistem untuk menentukan adanya kebijaksanaan dan pedoman. b. Teliti buku petunjuk prosedur untuk menentukan apakan standar secara keseluruhan cukup lengkap. c. Evaluasi kecermatan dan kelengkapan buku petunjuk tersebut, dan yakinkan bahwa petunjuk dimutakhirkan secara kontinyu. d. Teliti dokumentasi pengembangan sistem untuk menentukan apakah telah sesuai dengan prosedur. e. Lakukan wawancara dengan manajemen, pengembangan sistem, dan pemakai sehubungan dengan kecukupan prosedur pengembangan sistem. f.
Teliti standarisasi pemograman.
g. Teliti bagan arus, tabel keputusan, dan pengkodean yang dipilih untuk membuktikan bahwa standar pemograman dan prosedur telah diikuti. h. Lakukan wawancara dengan pemakai untuk mengetahui tingkat partisipasi mereka dalam proses pengembangan sistem.
i.
Teliti dokumen dan persetujuan untuk membuktikan bahwa pemakai benar-benar memahami sistem (mengerti mengenai input, prosedur pengolahan, pengendalian, dan keluaran sistem).
j.
Teliti kertas kerja quality assurance untuk menentukan keterlibatannya dalam proses pengembangan sistem.
k. Teliti standar pengujian sistem untuk menentukan kelengkapannya. l.
Lakukan wawancara dengan staf auditor intern dan pemakai untuk menentukan keterlibatan mereka dalam pengujian sistem.
m. Teliti data yang diuiji dan output yang dihasilkan sistem baru, untuk meyakinkan apakah pengujian tersebut cukup lengkap. n. Teliti hasil program dan rangkaian pengujian sistem, yang mencakup bagan arus dan analisis logika, untuk meyakinkan bahwa logika program benar. o. Teliti hasil pengujian sistem terhadap data yang salah dan yang benar untuk meyakinkan bahwa sistem telah di uji secara layak. p. Teliti prosedur rekonsiliasi output menurut pilot testing dengan output menurut parallel testing. q. Teliti hasil rekonsiliasi untuk meyakinkan bahwa perbedaan yang ada telah dikoreksi oleh pengembangan sistem. r. Teliti rencana konversi data dari satu sistem ke sistem yang lain untuk menentukan apakah rencana tersebut cukup menjamin bahwa data dalam file baru tidak berubah. s. Teliti laporan ketidaksesuaian untuk pembuktian adanya koreksi yang layak dari kesalahan yang terjadi. t.
Lakukan pengujian terhadap konversi file dengan cara menelusuri data yang tercatat dari file semula ke file baru dan sebaliknya.
u. Teliti laporan akhir mengenai penelaahan implementasi sistem dari tim penguji. v. Lakukan wawancara dengan operator komputer dan pengembangan sistem untuk menentukan kebijaksanaan dan prosedur apa yang mengatur perubahan program. w. Teliti dokumentasi atas perubahan program yang dipilih untuk menentukan apakah kebijaksanaan dan prosedur telah diikuti. x. Teliti dokumentasi atas perubahan program untuk menentukan apakah perubahan tersebut telah disetujui. y. Teliti hasil pengujian yang dilakukan terhadap program yang dimodifikasi untuk mengetahui bahwa modifikasi program telah dibuat secarda benar. z. Bandingkan kode sumber pada program semula dengan kode sumber pada program yang telah dimodifikasi, untuk menentukan bahwa modifikasi telah disetujui, jika perubahan program tersebut menimbulkan implikasi pengendalian yang penting.
aa. Pilih program aplikasi yang tidak ada dokumentasi perubahannya, bandingkan kode program yang ada sekarang dengan kode program yang sama tahun sebelunmya untuk meyakinkan bahwa memang benar-benar tidak ada perubahan program. bb. Teliti apakah dokumentasi sistem cukup lengkap.
Dokumentasi
sistem
meliputi:
proposal
sistem,
prosedur
fungsional
sistem
komputerisasi ( functional specification), spesifikasi sistem komputerisasi (system specification),
Dokumentasi program dan data tes ( program specification), dokumentasi data (data dictionary ), manual operasional sistem komputerisasi (user manual ). Dokumentasi program yang sebaiknya ada: program flowchart, decision table, Copy source progr am, listing parameter, penjelasan naratif tentang program (narrative description).
Dokumentasi harus dapat berfungsi sebagai: dasar untuk komunikasi antar teknisi ataupun teknisi dengan user , sumber pengendalian (akuntansi), dan sebagai Roadmap bagi auditing.
cc. Teliti kebijakan peranan auditor (quality assurance) pada pengembangan sistem dan dasar pemikiran akan pentingnya keterlibatan quality assurance tersebut. dd. Teliti apakah dalam pengendalian pengembangan sistem sudah ditetapkan prosedur standard tertulis proses pengembangan sistem, metodologi formal yang baku (tertulis), standard manajemen proyek pengembangan aplikasi (development team), peranan steering-committee, user, team, supporting unit, apakah manajer proyek aplikasi ditangani oleh teknisi komputer atau dari mpihak user . ee. Teliti mengenai prosedur dan konvensi pemrograman:
Apakah diadakan standar dalam programming, antara lain programming structures.
Pendekatan pemrogram per tim atau individu programmer.
Terstruktur atau tidak atau object oriented programming
Kebijakan bahasa program ( programming language).
Konvensi dalam naming, indentation, paragraph-number
Standard dokumentasi, testing, data generation, diagram/chart.
Software aid yang disediakan.
Fasilitas penggunaan library, function, pre-written moduls.
ff. Teliti apakah prosedur tes keandalan pengembangan sistem sudah memadai, adakah:
Pengujian Program ( program testing)
String test.
System test.
Pilot test.
Parallel run/ test.
Pengesahan atau acceptance test.
Tinjauan pada post implementasi, pola monitor, pelaporan dan evaluasi (perlu maintenance team)
Pengendalian perubahan program ( program change request )
2.3. Audit Pengendalian Manajemen Sumber Data Hal-hal yang perlu diaudit dalam kaitannya dengan manajemen sumber data ini ialah antara lain: a. Teliti apakah para user dapat membagi data (data sharing among users). b. Teliti apakah ada fungsi Data Administrator (DA) yang bertugas menangani administrasi dan kebijakan mengenai data design (user perspective). c. Teliti apakah ada fungsi DataBase Administrator (DBA) yang bertugas menangani masalah teknik pengelolaan sumber data. d. Teliti apakah DA dan DBA dapat berfungsi sebagai media penengah saat konflik meningkat dalam lingkungan data yang dibagi (Shared Data). e. Teliti kebijaksanaan akses database (access controls). f.
Teliti kebijaksanaan/ketersediaan Data dictionary/directory, system file handling controls serta file handling controls, Audit-trail, Trigger policy.
g. Teliti kebijakan tentang pola update antar lokasi , database induk, apakah pemutakhiran data dilakukan secara lokal dengan file transaksi atau langsung ke master-file di computer induk (server ) pada komputer lokal hanya ada alamat untuk proses updating saja (server address), dan lainnya. h. Teliti mengenai file handling controls i.
Teliti mekanisme existence controls
Grandfather, father, son strategy
Dual recording mirroring strategy
Dumping
Logging
Resedual dumping
Differential files/shadow paging
2.4. Audit Pengendalian Manajemen Mutu Kebijakan tentang quality assurance ini menyangkut masalah kepedulian dan komitmen pimpinan terhadap aspek mutu atau kualitas jasa informasi yang mereka berikan kepada para penggunanya. Jadi sistem komputerisasi yang dibangun untuk para user harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan mereka. Pembangunan sistem komputerisasi yang baik, berkaitan dengan
segala
hal
yang
mencakup
kegiatan
pengembangan
pengoperasian, dan perawatan sistem aplikasi, perlu diteliti:
sistem,
implementasi,
a. apakah kegiatan-kegiatan tersebut sungguh-sungguh telah dilakukan sesuai dengan kaidah standar yang telah ditetapkan, dan apakah (sistem) informasi yang akan dihasilkan dapat mencapai tujuan serta sasaran hasil dan mutu yang di kehendaki. b. Teliti apakah pengguna (user ) makin menuntut (demanding) bahwa jasa yang mereka terima harus memenuhi mutu tertentu yang sesuai dengan satisfaction level tertentu. c. Teliti apakah ada unit yang bertanggungjawab dan memonitor defect product. d. Teliti apakah ada mekanisme untuk menemonitor apakah service agar user satisfied terhadap produk/jasa sistem informasi telah dikelola dengan baik. e. Teliti apakah para pimpinan organisasi makin menyadari untuk lebih menggalakkan fungsi quality assurance, mengembangkan budaya mutu, khususnya membantu kesadaran mutu dan bagaimana menetapkan sasaran kualitas ke anggota development team. f.
Teliti apakah pimpinan (atau unit yang ditugasi) telah menetapkan, mengelola, dan mensosialisasikan standar, khususnya yang berkaitan dengan sistem informasi.
g. Teliti apakah pimpinan (atau unit yang ditugasi) memonitor apakah standar sudah dipatuhi. h. Teliti apakah pimpinan atau unit yang ditugasi mengkaji bidang-bidang yang perlu perbaikan, terutama yang berkaitan dengan masalah kualitas. i.
Teliti apakah pimpinan atau unit yang ditugasi memberikan pelatihan-pelatihan tentang peningkatan mutu produk/jasa.
2.5. Audit Pengendalian Manajemen Keamanan Dalam rencana kerja audit terhadap pengendalian keamanan, perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut: a. Teliti security management controls, apakah sudah ada kebijakan pengamanan terhadap:
Ancaman kebakaran
Ancaman banjir
Perubahan tegangan sumber energi
Kerusakan struktural dan pengamanan untuk mengantisipasi kerusakan structural misalnya memilih lokasi perusahaan yang jarang terjadi gempa dan angin ribut.
Polusi
Penyusup
Virus, apakah ada preventif, seperti menginstall anti virus dan mengupdate secara rutin, melakukan scan file yang akan digunakan. Atau secara detektif, melakukan scan secara rutin, atau korektif, memastikan backup data bebas virus, pemakaian antivirus terhadap file yang terinfeksi.
Hacking.
Pengendalian keamanan fisik.
Pengendalian keamanan data dan fasilitas pengolahan.
Adanya data-log, file-protection, access restriction, back-up & recovery.
b. Teliti mengenai security management controls atas data communication, apakah sudah ada kebijakan pengamanan:
Facilities security controls
Library controls
On-line access controls
Controls deteksi atas kegagalan sistem pengamanan
Recovery dari kegagalan sistem Pengamanan
Devices, Remote terminal, channels, multiplexor, control unit
Concepts, Modulasi, transmission mode, direction
Online real-time system
Distributed Data Processing
Networking
Security Protection
Self Protection
c. Dapatkan informasi dari manajemen mengenai penggunaan fasilitas pengamanan, library , dan pengendalian pengamanan sistem on-line, d. Teliti master security plan untuk menentukan kecukupan dan kelengkapan pengendalian pengamanan sistem, e. Teliti hasil pengujian pengendalian pengamanan sistem dan periksa penilaian manajemen atas hasil pengujian tersebut, f.
Amati fasilitas pengamanan sistem untuk memastikan cara kerja pengendaliam akses siste, konstruksi, dan lokasi seperti yang ditetapkan oleh manajemen,
g. Amati library untuk menentukan apakah prosedur pembatasan akses program, dokumen, dan file selama digunakan telah efektif, h. Amati lokasi terminal komputer untuk memastikan bahwa akses ke dalam sistem telah terlindung secara efektif, i.
Teliti wewenang akses ke dalam sistem untuk menentukan apakah konsistensi dengan pemisahan fungsi dan dapat menjaga kerahasiaan data,
j.
Teliti metoda pengindentifikasi pemakai untuk menentukan apakah hanya pemakai yang berwenang yang dapat menggunakan sistem,
k. Teliti metoda pengendalian komunikasi akses data untuk meyakinkan bahwa akses oleh penyadap kecil kemungkinannya,
l.
Pelajari laporan auditor intern mengenai pengendalian pengamanan sistem dan Teliti simpulan mereka atas kecukupan pengendalian,
m. Dapatkan informasi dari manajemen mengenai jenis dan lokasi peralatan pemadam kebakaran, dan pastikan adanya prosedur yang harus diikuti oleh staf sistem (pengolahan data) berbasis komputer jika terjadi bahaya kebakaran, n. Dapatkan informasi dari manajemen mengenai peralatan untuk mendeteksi akses ke ruang komputer yang dilakukan tanpa ijin, dan pastikan adanya prosedur yang harus diikuti ketika akses tanpa ijin terdeteksi, o. Amati fasilitas pengamanan sistem untuk memastikan keberadaan, jumlah, dan lokasi peralatan pendeteksi akses komputer, p. Teliti hasil pengujian pengamanan sistem untuk menentukan kecukupan peralatan deteksi akses komputer, q. Dapatkan informsi dari manajemen mengenai alat untuk memastikan otentik tidaknya penggunaan sistem on-line, r. Teliti daftar pengguna komputer dan periksa catatan mengenai pendeteksian dan tindak lanjut dari kegagalan pengamanan sistem, s. Teliti prosedur darurat mengenai penggunaan sistem off-line selama adanya kegagalan sistem on-line untuk memastikan bahwa pengendalian terhadap ketepatan dan kelengkapan transaksi sudah memadai, t.
Diskusikan dengan data entry operator mengenai prosedur darurat tersebut untuk meyakini bahwa mereka telah mengerti prosedur tersebut dan pengendalian yang terkait,
u. Periksa tata cara pemulihan untuk memastikan apakah manajemen telah mengantisipasi seluruh kemungkinan risiko pengamanan, v. Teliti hasil pengujian atas rencana pengamanan untuk memastikan bahwa rencana tersebut benar-benar meminimalkan kemungkinan kehilangan data dan kerigian materi, w. Amati library dan periksa adanya back-up master file dan back-up transaction file untuk memastikan bahwa prosedur pemulihan data telah diikuti. x. Teliti mengenai kebijakan pengendalian akhir apabila ancaman keamanan benar-benar telah terjadi, pengendalian akhir apa yang dil aksanakan:
Teliti pedoman rencana pemulihan menjadi keadaan normal setelah terjadi bencana: Rencana Darurat (Emergency Plan) Rencana Backup (Backup Plan) Rencana Pemulihan (Recovery Plan) Rencana Pengujian (Test Plan)
Apakah ada kebijaksanaan asuransi
Pengaturan adanya peralatan komputer dan peralatan lainnya sabagai cadangan ( backup-site), jika terjadi masalah pada perlatanyang diopersikan. Dimana pun peralatan
komputer cadangan berada, cadangan tersebut harus diuji coba secara berkala untuk menjalankan program komputer yang ada,
Pengaturan dan penempatan perangkat lunak cadangan dan dokumentasinya di lokasi yang berbeda.Perngkat lunak cadangan harus selalu di mutakhirkan untuk menjamin tidak ada perbedaan dengan program yang dioperasikan,
Perbaikan data yang memungkinkan recovery master file, dan transaction file,
Pengaturan pegawai yang bertanggungjawab untuk menangani masalah yang terjadi.
2.6. Audit Pengendalian Manajemen Operasi Hal-hal yang perlu diperiksa dalam kaitannya dengan audit pengendalian manajemen operasi adalah sebagai berikut: a. Teliti buku petunjuk sistem dan prosedur operasi untuk menentukan kecukupan dan kelengkapannya, b. Amati kegiatan operator komputer untuk menentukan apakah mereka menaati prosedur operasi tetap mengenai pengoperasian peralatan yang bersangkutan, c. Amati prosedur penataan dan kerapihan ruang komputer untuk menghindari kemungkinan kehilangan/ kerusakan perangkat keras maupun perangkat lunak. d. Amati apakah sudah ada ketentuan fungsi-fungsi yang harus dilakukan operator komputer maupun fasilitas operasi otomatis. e. Amati apakah sudah ada penjadwalan kerja pada pemakaian hardware/software . f.
Amati apakah sudah ada pedoman perawatan hardware, apakah dapat berjalan baik.
g. Tanyakan apakah sudah ada pengendalian perangkat keras berupa hardware controls dari produsen untuk deteksi hardaware malfunction :
Redundant Character Check
Duplicate Process Check
Echo Check
Equipment Check
Validity Check
Operational Controls
Controls dan Equipment Cross Reference
Pengendalian Software
Handling Errors
Program Protection
File Protection
Controls and System Complexity Cross Refere nce
h. Amati apakah sudah ada pedoman pengoperasian Jaringan (Network Operation). Pengendalian yang dilakukan ialah seperti memonitor dan memelihara jaringan dan
pencegahan terhadap akses oleh pihak yang tidak bewenang. Pengendalian sistem komunikasi data antara lain ialah:
Jalur komunikasi (kabel coaxial, satelit, microwave)
Hardware ( ports, modem, concentrator )
Cryptology (dalam komunikasi data disebut encryption)
Software komunikasi ( firewall )
i.
Teliti apakah ada petunjuk Persiapan dan pengentrian Data ( Preparation and Entry Data)
j.
Teliti apakah sudah ada Pengendalian Produksi (Production Control ), antara lain tentang:
Penerimaan dan pengiriman input dan output.
Penjadwalan kerja.
Manajemen pelayanan.
Peningkatan pemanfaatan komputer.
k. Teliti apakah sudah ada Standard operating procedures (SOP), antara lain tentang:
Penjadwalan kerja pengoperasian komputer
Sasaran kinerja komputer (computer performance, computer time, utilization,response time. dan sebagainya)
Prosedur Job Run
Console Log
Staff Time Record
File Control Standard
Prosedur pengawasan dan hal-al tak terduga
l.
Perangkat keras
Dapatkan informasi mengenai buatan, model, ukuran, dan nomor seri komputer dan perangkat keras lainnya,
Teliti brosur penjual atau dokumentasi lain untuk menentukan apakah ada pengendalian perangkat keras,
Dapatkan informasi dari manajemen dan staf unit sisfo apakah pengendalian yang ada telah dimanfaatkan,
Jika pengendalian intern tidak dimanfaatkan, diskusikan denga manajemen untuk menentukan pengaruhnya terhadap struktur pengendalian intern,
Evaluasi efektivitas pengendalian perangkat keras,jika perlu gunakan bantuan tenaga teknis,
Teliti dokumentasi operasi untuk menentukan kecukupan prosedur penaganan kesalahan operator, pengendalian, media, dan pemulihan,
Teliti kontrak pemeliharaan perangkat keras, untuk menentukan apakah pemeliharaan preventif dan perbaikan telah diatur di dalamnya.
m. Pengendalian perangkat lunak
Dapatkan informasi dari manajemen mengenai perangkat lunak yang digunakan dan nama penjualnya termasuk sistem operasi dan pemanfaatannya, untuk mengetahui pengaruhnya terhadap struktur pengendalian intern,
Dapatkan informasi dari manajemen mengenai pengendalian perangkat lunak yang digunakan,
Jika pengendalian tidak digunakan, diskusikan dengan manajeman mengenai pengaruhnya terhadap struktur pengendalian intern,
Dapatkan informasi mengenai pengendalian atas penggunaan system modification utilities untuk mayakinkan bahwa pengoperasian sistem sudah memadai,
Teliti daftar pemakaian komputer serta laporan aktivitas pemakaian dan perubahan perangkat lunak yang tidak diotoritaskan,
Evaluasi efektivitas pengendalian perangkat lunak, jika perlu manfaatkan bantuan tenaga teknis komputer.
3. PROGRAM KERJA AUDIT PENGENDALIAN APLIKASI 3.1. Boundary Controls Pengendalian batas-batas sistem aplikasi (boundary controls) ialah bahwa dalam suatu sistem aplikasi komputer perlu jelas desainnya, mencakup hal-hal: a. Apakah ruang lingkup sistem aplikasi dan hubungan antar-muka (interface) cukup jelas. b. Amati apakah tiap sistem komputerisasi sudah jelas ruang-lingkupnya: apa dokumen inputnya, dari mana sumbernya, tujuan pengolahan data, dan siapa para penggunanya (user ), siapa sponsornya (pemegang kewenangan), subsistem dan keterkaitannya. c. Teliti apakah tiap sistem aplikasi telah jelas subsistem-subsistem atau modul-modulnya. d. Teliti apakah sudah ada Audit Trail Controls in Boundary Environment:
Identify of the would be user of the system Authentication information supplied Resources requested Action priveledge requested
Terminal identifier
Start anfd finish time
Number of sign-on attempts
Resources provide/denied
Action priviledge allowed/denie.
e. Teliti apakah Audit Trail Controls tersebut sudah benar-benar dijalankan dan apakah secara periodik telah direview.
f.
Dibuat laporan series mengnai nasabah/pelanggan tertentu
g. Dikaji apakah ada transaksi yang ada indikasi ubnormal h. Amati apakah ada hal-hal yang mencolok, misalnya perbedaan signifikan antara current behavior dengan pas behavior. i.
Teliti penggunaan komputer, misalnya apakah start-finish time dapat dianalisa mengenai kewajaran penggunaan computer time, dan sebagainya.
3.2. Audit Pengendalian Input 3.2.1. Batch data entry Input merupakan salah satu tahap sistem komputerisasi yang paling krusial, karena itu: 3.2.1.1. Bersifat Prevention Objective a. Apakah sudah dibuat pedoman kerja sehingga secara preventif dapat mengurangi kemungkinan data transaksi yang ditulis oleh pelaku transaksi salah (error ). b. Apakah sudah disiapkan manual (buku pedoman kerja/prosedur tertulis) untuk caracara mengisi doukmen input/worksheet /memasukkan data ke file komputer. c. Apakah sudah dilakukan pelatihan bagi para pengguna, para pengisi dokumen, petugas input, atau operatornya secara memadai. d. Evaluasi apakah letak/ lingkungan/ warna dan bentuk layar perekaman cukup baik sehingga tidak melelahkan pertugas atau cenderung membuat kesalahan. e. Teliti adakah faktor-faktor yang menentukan kenyaman perekaman data dan kekurangnyamanan yang dapat meningkatkan kesalahan yang disebabkan oleh kejenuhan dan kelelahan. f.
desain formulir/ dokumen yang baik, jelas dan mudah pengisiannya, dan sebagainya.
g. Pengendalian lain mialnya ialah pembatasan access secara fisik (contoh ruang ATM), identifikasi terminal dan operatornya ( password tertentu), proteksi dari fragmentasi. h. Teliti apakah pada tahap Batch Data Preparation (tahap persiapan-persiapan sebelum perekaman), sudah dibuat pedoman editing kode atau isian-isian nomor tertentu, dan pembundelan (batching), apakah pada waktu batching dibuat total controls untuk jumlah lembar dokumen, jumlah uang, dan sebagainya. i.
Apakah pada tahap batch Data Entry (tahap pemasukan data ke komputer), sudah ada cek terprogram oleh peralatan input/terminal/mesin data entry system (mesin perekam data yang kini sudah jarang digunakan, bahkan sudah tidak ada lagi).
j.
Teliti prosedur tertulis mengenai pengendalian dan pengoperasian computer untuk setiap aplikasi guna memastikan bahwa peng-input-an transaksi dapat diandalkan.
k. Teliti prosedur kegiatn pencatatan dan penyesuaian kontrol jumlah batch untuk memastikan bahwa tidak ada transaksi yang dihilangkan, diduplikasi, atau diubah tanpa terdeteksi. l.
Teliti pengujian validasi masukan untuk memastikan kecukupannya dalam pendeteksian kesalahan transaksi yang diterima dari penyiap data, dan kesalahan yang terjadi selama peng-input-an.
m. Teliti dokumentasi dan file untuk memastikan kecukupan audit trail. 3.2.1.2. Pengendalian Bersifat Detection Objective a. Teliti apakah sudah ada validasi terprogram terhadap personal identification number (PIN), validasi kesesuaian kode/ identitas./ PIN/ Account-ID antara yang dientri dengan yang ada di file komputer b. Teliti apakah sudah ada validasi terprogram, misalnya mengenai tanggal lahir, tanggal dokumen, tanggal transaksi, , validasi atas field tertentu, misalnya tanggal (Februari tidak mengenal tanggal 30 atau 31, dan sebagainya), pengujian kelasifikasi/ validitas kode c. Apakah sudah dilakukan pengecekan terprogram (validation) terhadap data input berdasar kriteria tertentu, misalnya jumlah lembar dokumen (jumlah record yang dihitung komputer) sudah sesuai (sama) dengan yang tertulis pada record batch. d. Teliti dan dapatkan informasi mengenai prosedur untuk memastikan kelengkapan prosedur pembuatan, penginputan, dan pengendalian kesalahan batch. e. Teliti format dan distribusi dokumen sember untuk menentukan pengaruhnya terhadap pencegahan kesalahan yang mungkin terjadi, f.
Lakukan rekonsiliasi antara daftar batch dengan daftar batch yang dikirimkan dan daftar batch yang salah, untuk memastikan adanya pengendalian yang memadai atas pembuatan batch.
g. Teliti dokumen logika program untuk memastikan bahwa logika dan pengujian validasinya efektif. h. Teliti prosedur vertifikasi data untuk memastikan bahwa error terdeteksi. i.
Jenis pengujian lain misalnya cek karakter yang sahih/ misalnya uji:
• field (numeric test) •
Limit test (misalnya umur tidak boleh melebihi 35 tahun)
•
Check digit test
•
Data echo check/ test.
3.2.1.3. Pengendalian Bersifat Correction Objective a. Apakah sudah diatur pedoman atau prosedur pembetulan data apabila ternyata terdapat data salah yang lolos ke sistem (prosedur koreksinya).
b. Bila kesalahan Keying Error , apakah cara cara pelaksanaan pembetulan dilakukan dengan merekam ulang (pembetulan data). c. Bila Source Error , artinya kesalahan bukan di pihak sistem pengolahan data, melainkan dari sumbernya, apakah cara pembetulannya dengan diklarifikasi kepada asal datanya. d. Teliti koreksi kesalahan untuk memastikan bahwa error yang terjadi dan dapat lolos ke komputer harus segera dikoreksi. 3.2.2. On-line data entry a. Teliti Entry Data & Validation pada sistem on-line real time karena seringkali sudah tidak dengan dokumen lagi ( paperless), data lazimnya langsung dientri ke sistem komputer, misalnya dengan workstation, automatic teller machine, atau point of sales: apakah mesin-mesin tersebut sudah dilengkapi dengan software yang antara lain berisi fungsi validasi terprogram. b. Apakah sistem komputerisasi tersebut masalah jejak pemeriksaan (audit trail ) sudah diatur secara memadai. c. Apakah Entry point, lokasi atau kode lokasi masuknya data input ke sistem komputer tersebar sudah dikelola dengan baik. d. Apakah sudah dibuat way-out procedure kalau terjadi gangguan, misalnya listrik atau saluran komunikasi, mungkin akan ada problem recovery point , di mana starting point proses harus diulang kembali. e. Teliti prosedur tertulis mengenai peng-input-an data untuk memastikan apakah prosedur tersebut jelas dan lengkap. f.
Teliti bentuk tampilan pada layar monitor dan dialog komputer untuk memastikan apakah secara efektif dapat mengurangi kesalahan yang mungkin terjadi pada saat peng-input-an.
g. Teliti hasil pengujian validasi peng-input-an data untuk memastikan efektivitasnya dalam pendeteksian kesalahan. h. Teliti dokumentasi dan file untuk memastikan kecukupan audit trail, 3.3. Pengendalian proses Pengendalian proses ( processing controls) ialah pengendalian intern untuk mendeteksi jangan sampai data (khususnya data yang sesungguhnya sudah valid) menjadi error karena adanya kesalahan proses. Kemungkinan yang paling besar untuk menimbulkan terjadinya error adalah kesalahan logika program, salah rumus, salah urutan program, ketidakterpaduan antar subsistem atupun kesalahan teknis lainnya. Kemungkinan terjadinya kesalahan lain ialah programmer salah menterjemahkan spesifikasi yang diberikan oleh sistem analis, program dibuat dengan tidak mengikuti standar (struktur, language, tidak dites dengan memadai).
Kesalahan yang “levelnya tinggi” adalah sistem (dan program-programnya) dibuat tidak sesuai
dengan kebutuhan pemakasi (user nya). Selama proses berlangsung di dalam suatu program atau antar program sebaiknya selalu lakukan cek untuk kontrol. Kontrol yang dilakukan misalnya batch controls untuk mengecek kesesuaian hitungan komputer terhadap record data dengan nilai yang tertulis pada batch header record , perlu audit trail berupa laporan tercetak. Bentuk pemeriksaan pengendalian lainnya misalnya adalah: a. Apakah sudah diatur mengenai Processing logic check b. Lakukan Run-to-run check c. Teliti keterkiatan, keterpaduan dan konsistensi Inter-sub-systems check d. Teliti mengenai mekanisme File and program check e. Teliti ketersediaan dan efektivitas Audit trail linkage f.
Lakukan misalnya ialah pemeriksaan label file, pengujian identifikasi record, pengujian kode transaksi, sequence test, anticipation control, validasi untuk mendeteksi error pengolahan, arithmetic accuracy test, dual field input, data reasonable test, data limit test, cross footing test, pengendalian saldo subsistem ((system balancing controls,) dan inter subsystem totals, serta run to run totals.
g. Teliti kecukupan mekanisme jejak audit. Salah satu bentuknya ialah perlunya laporan kegiatan pengolahan untuk pelacakan bila terjadi masalah, tersedia dokumentasi program untuk trace-back, adanya laporan pemakaian file yang dapat dilacak bila ada masalah, dan rancangan break points. Break points adalah mekanisme yang dirancang untuk mengantisipasi bila ada system down, maka starting point dalam recovery-nya jelas. Hal ini menjadi makin penting untuk suatu job-run yang runtime-nya panjang. Suatu proses panjang yang terhenti secara tidak normal akan mengakibatkan proses ulang dari awal atau dari suatu titik tertentu yang disiapkan. h. Teliti dokumentasi baik mengenai program aplikasi atas pengujian validasi maupun mengenai hasil pengujian validasi untuk memastikan bahwa data yang salah dan transaksi yang tidak sesuai terdeteksi i.
Dapatkan daftar kesalahan dan Teliti koreksi yang telah dilakukan dan pastikan apakah koreksinya dilakukan segera
j.
Teliti processing activity output , dokumentasi program dan activity data file untuk memastikan kecukupan audit trail
k. Dapatkan informasi mengenai pengendalian harware/software, misalnya tentang •
Processor controls Error detection and correction Multiple execution states Timing controls
Component replication
•
Real memory controls Error detection and correction Access controls
•
Virtual memory controls
•
Operating system integrity Nature of reliable operating system Operating system integrity threats Operating system integrity flaws Reference monitors and kernels Design and implementation considerations Certification of operating systems
•
Deteksi kemungkinan adanya problem with programming style Handle rounding correctly Print run-to-run control totals Minimize human intervention Understand hardware/software numerical hazards Use redundant calculations Avoid closed routine
• Teliti ketersediaan dan efektivitas Accounting audit trail, misalnya apakah terdapat tipe-tipe
transaksi tertentu yang men-trigger transaski lain, misalnya layanan order dapat mengenerate back-order atau purchase requisition. Auditor harus waspada. Teliti, jika program performs suatu set kalkulasi yang kompleks, maka harus segera terdapat record yang dapat dievaluasi kesesuaian antara input-proses-outputnya. •
Teliti ketersedaan dan efektivitas Operational audit trail Teliti atau tanyakan tentang Resources consumption Hardware (used of CPU, peripheral, memory, storage, c ommunication facilities) Software (used of compilers, subroutine library, mana-gement facilities,
communication software) Data (file accessed, frequency of access to data i tems, ways data used, number of
back-up made) Personnel (number of operators intervention required, use of offline storage). Teliti Data related to security sensitive events, Data collected related to logging,
password or access priviledge can be evaluate. Hardware malfunctions User specified events
•
Periksa mengenai exixtence controls : checkpoint and restart controls
3.4. Audit Pengendalian output a. Teliti dokumentasi prosedur operasi tetap atas penanganan output, untuk memastikan bahwa pihak yang berkepentingan menerima laporan sebagaimana mestinya. b. Periksa dan minta dokumentasi atau pedoman mengenai prosedur distribusi output c. Minta penjelasan mengenai Batch Output Production and Distribution controls •
Stationary Supplies Storage Controls
•
Report Program Execution Controls
•
Queuing/Spooling/Printer0file Controls
•
Printing Controls
•
Report Collection Controls
•
User/Client Services Review Controls
•
Report Distribution Controls
•
User Output Controls
•
Storage Controls
•
Retention Controls
•
Destruction Controls
d. Minta penjelasan dan/atau teliti pengendalian pada sistem remote/on-line processing, mengenai Source Controls, Distrinution Controls, Communication Controls, Receipt ControlsDisposition Controls, Retention Controls, Deletion Controls 3.5. Pengendalian aplikasi pada pemakai 3.5.1. Data capture a. Teliti buku petunjuk pemakaian untuk menentukan kelengkapan dokumentasi prosedur dan pengendalian, b. Teliti format dokumen sumber dan pengamanannya untuk menentukan pengaruhnya terhadap pencegahan kesalahan yang mungkin terjadi, c. Teliti struktur organisasi pemakai untuk menentukan bahwa tidak ada pegawai yang melakukan pekerjaan yang seharusnya tidak boleh digabung, d. Teliti dokumen sumber dan daftarnya untuk mengidentifikasikan penyiap dan penyetuju bukti, e. Teliti hasil rekonsiliasi antar batch untuk memastikan bahwa kesalahan telah terungkap dengan benar dan telah ditindaklanjuti sebagaimana mestinya. 3.5.2. Output a. Teliti dokumentasi prosedur operasi tetap bagi pemakai untuk memastikan apakah penelaah dan pengujian output dapat mendeteksi kesalahannya.
b. Tgeliti apakah sudah ada mekanisme Pengendalian keluaran ( output controls) ialah pengendalian intern untuk mendeteksi jangan sampai informasi yang disajikan tidak akurat, tidak lengkap, tidak mutakhir datanya, atau didistribusikan kepada orang-orang yang tidak berhak. Kemungkinan resiko yang dihadapi yang terkait dengan keluaran ialah seperti telah disebutkan di atas: laporan tidak akurat, tidak lengkap, terlambat atau data tidak uptodate, banyak item data yang tidak relevan, bias, dibaca oleh pihak yang tidak berhak. Dalam sistem yang sudah lebih terbuka (menggunakan jaringan komuni-kasi publik) potensi akses oleh hacker, cracker atau orang yang tidak berwenang lainnya menjadi makin tinggi. c. Apakah sudah diterapkan metoda pengendalian bersifat preventive objective misalnya ialah perlunya disediakan tabel pelaporan: jenis laporan, periode pelaporan, dan siapa pengguna, serta check-list konfirmasi tanda terima oleh penggunanya. d. Apakah sudah ada prosedur permintaan laporan rutin/on-demand , atau permintaan laporan baru. e. Apakah sudah dilakukan pengendalian bersifat detection objective misalnya ialah cek antar program pelaporan, perlunya dibuat nilai-nilai subtotal dan total yang dapat diperbandingkan untuk mengevaluasi keakurasian laporan, judul dan kolomkolom laporan perlu didesain dengan sungguh-sungguh. f.
Apakah sudah dilakukan pengendalian yang bersifat corrective objective misalnya ialah prosedur prosedur klaim ketidakpuasan pelayanan, tersedianya help-desk dan contact person, persetujuan dengan users mengenai service level yang disepakati.
g. Apakah jenis output, bentuk/format laporan, akurasi, pengguna (katagori/kerahasiaan) dan ketepatan jadwal pelaporan, apakah laporan akurat dan sesuai dengan yang dibutuhkan, apakah keluaran tepat sasaran kepada yang berhak. 3.6. Pengendalian Data/ File/ Database Perlu diperhatikan bahwa pada uraian di depan telah disinggung bahwa salah satu unsur pengendalian umum adalah manajemen sumber data (data resources management controls ). Apabila kebutuhan spesifik aplikasi memang perlu adanya tambahan pengendalian on-top dari yang telah didesain secara umum pada pengendalian umum, tiap-tiap aplikasi bisa menambahkan kebutuhan spesifiknya. Untuk itulah amati, pelajari dokumentasi atau minta penjelasanteknisi mengenai hal-hal yang berkaitan dengan database tersebut. Misalnya menyangkut: a. Akses database (access controls) yang spesifik pada file aplikasi. b. Existence controls, dilihat dari sudut pandang atau lingkup aplikasi saja. c. Audit-trail
