PERENCANAAN AGREGAT (AGGREGATE PLANNING)/ (AGGREGATE SCHEDULING)
DEFINISI PERENCANAAN AGREGAT (AGGREGATE PLANNING) Adalah sebuah pendekatan untuk menentukan kuantitas dan waktu produksi pada jangka menengah (biasanya antara 3 hingga 18 bulan kedepan). TUJUAN PERENCANAAN AGREGAT (AGGREGATE PLANNING)
Adalah memperkecil biaya pada periode perencanaan. Keputusan penjadwalan (scheduling decision)
Adalah membuat perencanaan yang dapat menyesuaikan produksi terhadap perubahan permintaan.
4
HAL YANG DIPERLUKAN UNTUK PERENCANAAN AGREGAT
Keseluruhan
unit yang logis untuk mengukur penjualan dan output Prediksi permintaan untuk suatu periode perencanaan jangka menengah yang layak Metode untuk menentukan biaya Model yang mengkombinasikan prediksi dan biaya sehingga keputusan penjadwalan dapat dibuat untuk periode perencanaan.
PERENCANAAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB EKSEKUTIF PUNCAK
Rencana Jangka Panjang (lebih dari 1 tahun)
Penelitian dan pengembangan Rencana produk baru Penanaman modal Lokasi perluasan fasilitas
MANAJER OPERASI
Rencana Jangka Menengah (3 hingga 18 bulan)
Perencanaan penjualan Perencanaan produksi dan anggaran Menentukan tingkat ketenagakerjaan, persediaan, subkontrak Menganalisis rencana operasi
MANAJER OPERASI, PARA PENYELIA, MANDOR
Rencana Jangka Pendek (hingga 3 bulan)
-penugasan pekerjaan Pemesanan Penjadwalan kerja Pengiriman Lembur bantuan paruh waktu
HUBUNGAN PERENCANAAN AGREGAT Keputusan produk Pasar dan permintaan
Prediksi Permintaan, pesanan
Keputusan Perencanaan Proses dan kapasitas Rencana Agregat Untuk produksi
Master Production schedule dan sitem MRP Jadwal kerja terinci
Riset dan Teknologi
Tenaga kerja
Ketersediaan Bahan mentah
Persediaan ditangan Kapasitas Eksternal (subkontraktor)
PERTANYAAN STRATEGI PERENCANAAN AGREGAT YANG PERLU DIJAWAB OLEH MANAJER MO
Perlukah persediaan digunakan untuk mengantisipasi perubahan permintaan selama periode perencanaan ? Perlukah perubahan diakomodasi dengan memvariasikan jumlah tenaga kerja ? Perlukah para pekerja paruh waktu dikaryakan, atau perlukah lembur dan waktu kosong menyerap fluktuasi ? Perlukah para kontraktor digunakan pada pesanan yang berubah-ubah sehingga kestabilan tenaga kerja dapat terjaga ? Perlukah harga atau faktor lain diubah untuk mempengauhi permintaan ?
PILIHAN KAPASITAS & PILIHAN PERMINTAAN PILIHAN KAPASITAS :
Mengubah
tingkat persediaan Meragamkan jumlah tenaga kerja dengan cara mengkaryakan atau memberhentikan Meragamkan tingkat produksi melalui lembur atau waktu kososng Subkontrak Penggunaan karyawan purna waktu PILIHAN PERMINTAAN :
Mempengaruhi
permintaan Tunggakan pesanan selama periode permintaan tinggi Perpaduan produk dan jasa yang counterseasonal (dengan musim yang berbeda)
PILIHAN CAMPURAN * STRATEGI PERBURUAN
Yaitu suatu strategi yang mencoba untuk mencapai tingkat output bagi setiap periode yang memenuhi prediksi permintaan untuk periode tersebut. * STRATEGI BERTINGKAT Yaitu strategi menjaga tingkat output, nilai produksi, atau jumlah tenaga kerja yang konstan sepanjang horison perencanaan.
STRATEGI MENGUBAH TINGKAT PERSEDIAAN KEUNGGULAN Perubahan SDM terjadi secara bertahap atau tidak sama sekali , tidak perubahan produksi secara tiba-tiba
KELEMAHAN Biaya penyimpanan persediaan dapat meningkat kekurangan persediaan dapat menyebabkan kehilangan penjualan
SITUASI Diterapkan terutama untuk produksi dan operasi, bukan jasa
STRATEGI MERAGAMKAN JUMLAH TENAGA KERJA DENGAN MEREKRUT ATAU MEMBERHENTIKAN KARYAWAN KEUNGGULAN KELEMAHAN
Menghindari Biaya biaya alternatif perekrutan, lain PHK, dan pelatihan relatif besar
SITUASI
Digunakan dimana jumlah angkatan kerja besar.
STRATEGI MERAGAMKAN TINGKAT PRODUKSI MELALUI WAKTU LEMBUR ATAU WAKTU KOSONG KEUNGGULAN
KELEMAHAN
SITUASI
Menyesuaikan fluktuasi musiman tanpa biaya perekrutan/pela tihan
Upah lembur mahal, karyawan lelah, mungkin tidak dapat memenuhi permintaan
Memungkinkan fleksibilitas dalam rencana agregat.
STRATEGI SUBKONTRAK KEUNGGULAN
Membolehkan adanya fleksibilitas dan memuluskan output perusahaan
KELEMAHAN
Kehilangan pengendalian mutu, mengurangi keuntungan, kehilangan bisnis dimasa datang
SITUASI
Diterapkan terutama dalam penentuan produksi
STRATEGI MENGGUNAKAN KARYAWAN PARUH WAKTU KEUNGGULAN Lebih murah dan lebih fleksibel dari pada karyawan penuh waktu
KELEMAHAN Biaya perputaran karyawan /pelatihan tinggi; sulit membuat penjadwalan
SITUASI Baik untuk pekerjaan yang tidak membutuhkan ketrampilan diwilayah dengan jumlah tenaga kerja sementara yang banyak
STRATEGI MEMPENGARUHI PERMINTAAN KEUNGGULAN Mencoba untuk menggunakan kapasitas berlebih, diskon menarik pelanggan baru
KELEMAHAN Ketidakpastian permintaan, sulit untuk menyesuaikan permintaan pada pasokan secara tepat.
SITUASI Meciptakan ideide pemasaran, sering digunakan overbook (permintaan melebihi pasokan) dalam beberapa jenis usaha
STRATEGI TUNGGAKAN PESANAN SELAMA PERIODE PERMINTAAN TINGGI KEUNGGULAN KELEMAHAN
Dapat menghindari lembur, menjaga kapasitas tetap konstan
Pelanggan harus mau menunggu, tetapi kehendak baik akan datang
SITUASI
Banyak perusahaan melakukan tunggakan pesanan
STRATEGI PERPADUAN PRODUK DAN JASA COUNTERSEASONAL KEUNGGULAN KELEMAHAN
Sumber daya yang dimanfaatkan secara penuh, memungkinkan tenaga kerja stabil
SITUASI
Mungkin Sangat berisiko membutuhkan untuk keahlian atau menemukan peralatan diluar produk atau keahlian jasa dengan perusahaan pola permintaan yang berlawanan
PENGENDALIAN BIAYA PADA PERENCANAAN AGREGAT DALAM SEKTOR JASA
Melakukan penjadwalan jam kerja yang ketat untuk memastikan respon cepat terhadap permintaan pelanggan Beberapa bentuk sumber tenaga kerja yang siap panggil dapat direkrut atau diperhentikan untuk memenuhi permintaan yang tidak terduga Fleksibilitas ketrampilan pekerja individu yang memungkinkan alokasi ulang tenaga kerja yang tersedia. Fleksibilitas tingkat output atau jam kerja karyawan untuk memenuhi permintaan yang meningkat.
METODE PERENCANAAN AGREGAT DENGAN GRAFIK DAN DIAGRAM TAHAPAN DALAM METODE GRAFIK : Tentukan permintaan pada setiap periode Tentukan kapasitas untuk waktu reguler, lembur, dan subkontrak pada setiap periode Temukan biaya tenaga kerja, merekrut dan mem-PHK, dan biaya penyimpanan persediaan Pertimbangkan kebijakan perusahaan yang dapat ditetapkan pada pekerja atau tingkat persediaan Buat rencana alternatif dan kaji biaya totalnya.
CONTOH SOAL : Sebuah perusahaan telah membuat prediksi bulanan untuk sebuah produk yang penting dan menampilkan periode 6 bulan selama Januari s/d Juni seperti dalam tabel : BULAN
PERMINTAAN YANG DIPERKIRAKAN
JUMLAH HARI PRODUKSI
PERMINTAAN PER HARI (PERHITUNGAN)
Jan Feb Mar Apr Mei Jun
900 700 800 1200 1500 1100
22 18 21 21 22 20
41
jumlah
6.200
124
39 38 57 68 55
JAWABAN KASUS Total per min taan yang diperkirak an
Permintaan rata-rata = 6.200
= T I n G K A T P R O D U K S I R A T A
124
70 60
jumlah waktu produksi
= 50 unit per hari
Prediksi permintaan
Tingkat produksi rata-rata bulanan
50 40
30 0 22
Feb 18
Mar 21
Apr 21
Mei 22
Jun 20
Bulan Jumlah hari kerja
CONTOH 2 DATA INFORMASI BIAYA : Biaya penanganan persediaan = $5unit /bulan Biaya subkontrak per unit = $10/unit Tingkat pembayaran rata-rata = $5/jam ($40/hari) Upah lembur rata-rata = $7/jam (diatas 8 jam/hari) Jam kerja untuk menghasilkan 1 unit = 1,6 jam /unit Biaya untuk meningkatkan tingkat produksi harian (perekrutan dan pelatihan) = $300 /unit Biaya untuk menurunkan tingkat produksi harian (PHK) = $600 /unit
ANALISIS RENCANA 1 (STRATEGI BERTINGKAT) ASUMSI YANG DIGUNAKAN :
Produksi 50 unit/hari Tenaga kerja yang ada tetap Tidak ada lembur atau waktu kosong Tidak ada persediaan pengaman Tidak ada subkontraktor Perusahaan menimbun persediaan sepanjang periode permintaan tinggi dimusim hangt (Jan s/d mar) Persediaan awal = 0 Persediaan akhir = 0
ANALISIS TABEL BULAN
Jan Feb Mar Aprl Mei Jun
PRODUKSI PREDIKSI PERUBAHAN PERSEDIAAN SEBANYAK 50 PERMINTAAN PERSEDIAAN AKHIR UNIT PER BULANAN HARI 1.100 900 1.050 1.050 1.100 1.000
900 700 800 1.200 1.500 1.100
+ 200 + 200 + 250 - 150 - 400 - 100
200 400 650 500 100 0 1.850
ANALISIS BIAYA RENCANA 1 Total unit persediaan yang dibawa dari satu bulan kebulan berikutnya = 1.850 unit Tenaga kerja yang diperlukan untuk menghasilkan 50 unit per hari = 10 pekerja Karena setiap unit membutuhkan 1,6 jam kerja, maka setiap pekerja dapat membuat 5 unit dalam satu hari selama 8jam. RINCIAN BIAYA
BIAYA
PERHITUNGAN
-Penanganan persediaan = $ 9.250 -Jam kerja lembur = $ 49.600
1.850 unit x $ 5/unit 10 pekerja x $ 40/hari x 124 hari
- Biaya lain (lembur, perekrutan, PHK, subkontrak) =0
0 (tidak ada)
Total Biaya
= $ 58.850
ANALISIS RENCANA 2 ASUMSI YANG DIGUNAKAN : Tingkat tenaga kerja rendah Hanya dapat memenuhi permintaan bulan Maret (permintaan rendah) Untuk menghasilkan 38 unit diperlukan 7,6 pekerja (anggapan 7 orang pekerja penuh dan 1 orang pekerja paruh waktu) Semua permintaan lain dipenuhi dengan subkontrak Tidak ada biaya penanganan persediaan
ANALISIS BIAYA RENCANA 2
Biaya dengan produksi sendiri =38 unit perhari x 124 hari produksi = 4.712 unit Subkontrak = 6.200 ± 4.712 = 1.488 unit BIAYA
-Jam kerja reguler = $ 37.696 -Biaya subkontrak = $14.880 Biaya total
= $52.576
PERHITUNGAN 7,6 pekerja x $40/hari x 124 hari 1.488 unit x $10 /unit
ANALISIS RENCANA 3 (STRATEGI PERBURUAN) ASUMSI YANG DIGUNAKAN : Memvariasikan jumlah tenaga kerja dengan merekrut dan mem-PHK Tingkat produksi sama dengan permintaan Tidak terdapat perubahan produksi dengan bulan sebelumnya (Desember) Biaya untuk mengurangi tingkat produksi harian dari bulan sebelumnya = $ 600 /unit Biaya untuk meningkatkan tingkat produksi harian = $300 /unit
ANALISIS BIAYA RENCANA 3 BULAN
PREDIKSI (UNIT)
TINGKAT PRODUKSI HARIAN
BIAYA PRODUKSI DASAR (per mintan x 1,6 jam/unit x $5 / jam)
Jan Feb Mar Apr Mei Jun
900 700 800 1.200 1.500 1.100
41
39 38 57 68 55
B. TAMB. UNTUK MENINGKATKA N PRODUKSI (REKRUTMEN)
B. TAMB. UNTUK MENURUNKAN PRODUKSI (B. PHK)
$ 7.200 5.600 6.400 9.600 12.000 8.800
19x$300=$5.700
2x$600=1.200 1x$600=600
11x$300=$3.300 -
13x$600=7.800
$49.600
$ 9.000
$9.600
BIAYA TOTAL ($)
7.200 6.800 7.000 15.000 15.000
16.000
68.200
KESIMPULAN/REKAP ANALISIS RENCANA 1,2, DAN 3 BIAYA
ANALISIS RENCANA 1
(TENAGA KERJA KONSTAN 10 ORANG)
ANALISIS RENCANA 2
ANALISIS RENCANA 3
(TENAGA KERJA 7,6 ORANG DITAMBAH SUBKONTRAK)
(MEREKRUT,& MEM-PHK PEKERJA SESUAI PERMINTAAN)
-B. penanganan persediaan -Upah buruh reguler -Upah lembur -Perekrutan -PHK -Subkontrak
$ 9.250
$0
$0
$49.600
37.000
49.600
0 0 0 0
0 0 0 14.880
0 9.000 9.000 0
Biaya total
$ 58.850
$ 52.576
$ 68.200
CONTOH KASUS Perusahaan menghadapi permintaan tahunan yang berfluktuasi sbb : Triwulan I , jumlah permintaan 400 unit Triwulan II, jumlah permintaan 1100 unit Triwulan III, jumlah permintaan 1300 unit Triwulan IV, jumlah permintaan 900 unit Untuk memenuhi permintaan itu direncanakan 3 alternatif pola produksi sbb : Pola konstan sebesar 1000 unit tiap triwulan Pola bergelombang sesuai dengan gelombang permintaannya. Pola moderat, dimana pada triwulan I dan II sebear 800 unit dan triwulan III danIV sebesar 1200 unit. Tentukan pola produksi mana yang sebaiknya dipilih oleh perusahaan bila diketahui : biaya simpan $250/unit/triwulan, biaya subkontrak $600/unit, biaya kerja lembur $200/unit/triwulan, biaya kerja lembur harus dibayar bila produksi melebihi 1500 unit setriwulan, setiap pertambahan 100 unit produksi akan diperlukan labor turn-over cost $15.000 sedang bila berkurang 100 unit sebesar $25.000. kapasitas maksimum mesin yang ada sebesar 2.000 unit setriwulan.
JAWABAN KASUS A. POLA PRODUKSI KONSTAN / STABIL
a. Biaya simpan - triwulan I : (1000-400) x $250 = $150.000 -triwulan II : (1000 + 600) ± 1100 x $250 = $125.000 -triwulan III : (1000 + 500)-1300 x $250 = $50.000 -triwulan IV : (1000 ± 900) + 200 x $250 = $75.000 jumlah = 4$00.000 b. Biaya kerja lembur tidak ada, karena perusahaan berproduksi konstan sebesar 1000 unit, berarti tidak melebihi 1500 unit. c. Biaya subkontrak tidak ada, karena kekurangan produksi dapat dipenuhi dengan persediaan. d. Biaya labor turn-over tidak ada, karena perusahaan berproduksi konstan, tidak pernah ada perubahan volume produksi.
JAWABAN KASUS B.POLA PRODUKSI BERGELOMBANG a. Biaya simpan tidak ada b. Biaya kerja lembur tidak ada, karena produksi tidak melebihi 1500 unit setriwulan. c. Biaya subkontrak tidak ada, karena bisa dipenuhi dengan produksi d. Biaya labor turn-over -Triwulan I : -Triwulan II : (1100-400)/100
x $ 15.000 = $105.000
-Triwulan III : (1300-1100)/100 x $ 15.000 = $30.000 -Triwulan IV : (1300-900)/100 x $ 25.000 = $100.000 jumlah = $235.000
JAWABAN KASUS C. POLA PRODUKSI MODERAT a.Biaya simpan -Triwulan I : (800-400) x $250 = $100.000 -Triwulan II : (800+400)-1100 x $250 = $25.000 -Triwulan III : (1200+100)-1300x$250 =$0 -Triwulan IV : (1200-900) x $250 =$75.000 jumlah = $200.000 b.Biaya kerja lembur tidak ada c.Biaya subkontrak tidak ada d.Biaya labor turn-over : -Triwulan III :(1200-800)/100 x $15.000 = $60.000
KESIMPULAN JAWABAN KASUS BIAYA-BIAYA
POLA PRODUKSI KONSTAN
POLA PRODUKSI BERGELOMBANG
POLA PRODUKSI MODERAT
a.Biaya simpan b. Biaya kerja lembur c.Biaya subkontrak d.Biaya turnover
$ 400.000 -
-
$200.000 -
-
-
-
-
$235.000
$ 60.000
Total biaya
$400.000
$235.000
$260.000
PEKERJAAN RUMAH SOAL 1.
Prakiraan permintaan PT. Anakonda untuk delapan bulan kedepan seperti dalam tabel berikut : Bulan Januari Pebruari Maret April
Permintaan 1500 1700 1700 1800
Data-data yang lain :
Bulan Mei Juni Juli Agustus
Permintaan 2000 2250 2000 1500
PEKERJAAN RUMAH Manajemen mempertimbangkan dua rencana, yaitu : a. Melakukan variasi jumlah jumlah tenaga kerja disesuaikan dengan tingkat permintaan. Rata-rata produksi pada saat ini sebanyak 1500 unit/bulan. Biaya pengadaan tenaga kerja Rp. 500.000 per 100 unit, sedangkan biaya pengurangan tenaga kerja Rp. 750.000 per 100 unit. b. Menjaga tingkat produksi tetap dengan rata-rata sebesar 1500 unit /bulan. (yang memenuhi minimum permintaan), dan memenuhi kekurangan permintaan melalui subkontrak (biaya marginal sebesar Rp. 4.000 per unit). Subkontrak hanya dapat dilakukan sampai sejumlah 500 unit. Permintaan yang tidak dapat dipenuhi oleh produksi dan subkontrak merupakan kehilangan penjualan, biayanya dihitung sebesar Rp. 5.000 per unit. Tentukan rencana mana yang sebaiknya di ambil oleh manajer PT. Anakonda agar perusahaan dapat melakukan efisiensi produksi ?
PEKERJAAN RUMAH SOAL 2: Perusahaan Garuda Mas mengahadapi permintaan tahunan yang tidak stabil seperti terlihat dalam tabel ; Periode
Triwulan 1
Triwulan 2
Triwulan 3
Triwulan 4
permintaan
700
1100
1200
1000
Untuk memenuhi permintaan itu, manajer produksi merencanakan dua Alternatif strategi produksi : A. Pola produksi konstan, yakni berproduksi secara tetap 1000 unit/triwulan B. Pola produksi bergelombang, yaitu produksi disesuaikan dengan gelombang permintaan
PEKERJAAN RUMAH Data-data lain yang dimiliki perusahaan : Biaya produksi sebesar Rp. 500,- per unit Kapasitas produksi pada awal periode sebesar 800 unit/triwulan Setiap pertambahan 100 unit produksi diperlukan biaya pertambahan tenaga kerja sebesar Rp. 20.000,sedangkan setiap penurunan 100 unit produksi diperlukan biaya pengurangan tenaga kerja sebesar Rp. 25.000, Biaya penyimpanan Rp. 100 per unit/triwulan Biaya lembur sebesr Rp. 200 per unit yang dibayarkan apabila produksi melebihi 1000 unit/triwulan. Biaya subkontrak Rp.600 per unit. Tentukan strategi produksi apa yang sebaiknya dipilih perusahaan agar mendapatkan efisiensi produksi ?