LA GERENCIA - Peter Drucker 41 - NECESIDAD NECESI DAD Y ENFOQUES NUEVOS La mejor estructura estructura no garantia !uenos resu"ta#os$ resu"ta#os$ %ero "a estructura estructura e&ui'oca#a e&ui'oca#a es una garant(a garant(a #e #e )racaso$ )racaso$ La estructura estructura organi organiati ati'a 'a a*ro*ia#a a*ro*ia#a es un *rere&ui *rere&uisito sito #e" #esem*e+o$ "a *e&ue+a em*resa necesita una estructura a#ecua#a tanto como "a gran#e, #e!e me#itar #eterminar "a reorganiaci.n a#ecua#a &ue "e *ermita )uncionar como una *e&ue+a em*resa a" mismo tiem*o trans)ormarse en "a enti#a# maor$ La organiaci.n )unciona" #e Fao" es e" mejor mo#o #e estructurar "a *e&ue+a em*resa$ %or "o tanto *o#emos #ecir/ 10 E" #ise+o "a estructura #e "a organiaci.n re&uiere re)"ei.n, an2"isis un en)o&ue sistem2tico$ 30 E" *rimer *aso es ana"iar "os e"ementos constituti'os #e "a organiaci.n/ "as acti'i#a#es$ 0 La estructura se su!or#ina a "a estrategia, es #ecir &ue "a organiaci.n es una )orma )orma org2ni org2nica ca 5nica 5nica #e ca#a ca#a em*resa$ em*resa$ La estructu estructura ra es un me#io me#io #e a"canar a"canar "os o!jeti'os metas #e una instituci.n$ E" tra!ajo ejecuta#o so!re "a estructura #e!e *artir #e "os o!jeti'os o!jeti'os #e "a estrategia$ estrategia$ La estrategia estrategia #etermina #etermina e" *ro*.sito #e "a estructura, estructura, *or eso mismo #etermina cua"es son "as acti'i#a#es )un#amenta"es en una em*resa #a#o o en una instituci.n #e ser'icio$ La estructura e)ecti'a es e" #ise+o &ue 6ace &ue "as "as acti'i#a#es *ue#an )uncionar ren#ir$ Las acti'i#a#es son "os e"ementos &ue so*ortan "a carga$ E" #ise+a#or #e organiaci.n se ocu*a #e "as acti'i#a#es )un#amenta"es$ C"ases #e tra!ajo/ 1$ 7ra!ajo 7ra!ajo o*erati'o/ o*erati'o/ A#mini A#ministrar strar "o &ue a eiste eiste se conoce$ 3$ 7ra!ajo #e #irecci.n/ 7ra!ajo 7ra!ajo *ecu"iar, con sus *ro*ias tareas re&uerimientos$ $ 7ra!a 7ra!ajo jo inno'a inno'a#or/ #or/ 7ra!aj 7ra!ajoo &ue tiene #i)erent #i)erentes es eigenc eigencias ias tanto en e" 2rea o*erati'a como en e" sector #e "a a"ta #irecci.n$ 43 - LOS ELE8EN7OS CONS7I7U7IVOS DE LA O9:ANI;ACI
Cua"es #e!en #e!en ser "as uni#a#es uni#a#es #e "a organiac organiaci.n=$ i.n=$ Que com*onentes com*onentes #e!en #e!en agru*arse=$ agru*arse=$ Y cua"es cua"es son=$ Que tama+o tama+o )orma )orma corres*on#e corres*on#e a ca#a com*one com*onente=$ nte=$ Cua" es e" "ugar a*ro*ia#o a*ro*ia#o "a re"aci.n re"aci.n entre "as #istint #istintas as uni#a#es=$ uni#a#es=$
E" en)o&ue tra#iciona" #e "as uni#a#es !2sicas #e "a organiaci.n/ organiaci.n como un ente mec2nico, como una reuni.n #e )unciones, *ero "a organiaci.n #e!e ser org2nica a *artir #e "os resu"ta#os #esea#os$ Las acti'i#a#es )un#amenta"es/ So"o un an2"isis #e "as acti'i#a#es )un#amenta"es a *artir #e "os o!jeti'os "a estrategia *ue#e suministrar "a estructura #e # e "a organiaci.n &ue "a em*resa necesita$ necesita$ Una em*resa #e!e ana"iar ana"iar siem*re siem*re su estructura #e organiaci organiaci.n .n cuan#o mo#i)ica su estrategia$ An2"isis #e "as *artes/ >a cuatro gru*os *rinci*a"es *rinci*a"es #e acti'i#a#es/ acti'i#a#es/ 1$ Acti'i#a# Acti'i#a# &ue *ro#ucen resu"ta#os resu"ta#os mensura!"es/ mensura!"es/ Que *ue#en re"acionar re"acionarse se #irecta o in#irec- tamente con "os resu"ta#os #esem*e+o #e "a em*resa$ 3$ Acti'i#a# Acti'i#a# #e a*oo/ a*oo/ Si !ien son necesarias, necesarias, no *ro#ucen resu"ta#os resu"ta#os$$ $ Acti'i#a# Acti'i#a# #e 6igiene 6igiene atenci.n interna/ interna/ No tiene re"aci.n re"aci.n #irecta #irecta o in#irecta con "os resu"ta#os #e "a em*resa$ 4$ Acti'i#a# Acti'i#a# #e #e #irecci.n #irecci.n em*resaria"$ em*resaria"$ Acti'i#a#es &ue *ro#ucen resu"ta#os/ •
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Inc"uen "as acti'i#a#es inno'a#oras, "as 'entas, e" *ronostico #e 'entas, "a in'estigaci.n #e merca#o, etc$ No originan ingresos *ero *ue#en estar re"aciona#os con "os resu"ta#os #e "a em*resa o #e un sector ?La manu)actura es t(*ica #e esta acti'i#a#0$ Inc"uen acti'i#a#es #e in)ormaci.n/ La in)ormaci.n *or si misma no *ro#uce ingreso aun&ue *ue#e #e)inirse me#irse$ me#irse$ 7iene &ue ser a "a 'e centra"ia#as #escentra"ia#as$ E" *ro!"ema es #eterminar cua"es #e!en agru*arse cua"es #e!en estar se*ara#as$ No 6a res*uesta c"ara$
Acti'i#a#es #e a*oo/ • •
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No originan un *ro#ucto son insumos #e otras$ o tras$ Inc"u Inc"ue enn acti acti'i 'i#a# #a#es es #e con conci cienc encia ia ?)ija ?)ijann norma normas, s, crean crean 'isi 'isi.n .n eige eigenn ece"encia0$ ece"encia0$ Nunca #e!en su!or#inar su!or#inarse se a na#a, no #e!en agru*arse agru*arse con otras$ So"o "as *ocas 2reas 'ita"es *ara e" @ito "a su*er'i'encia #e!en ser 2reas #e conciencia$ Inc"u Inc"ue e acti acti'i 'i#a #a#es #es #e ases asesora orami mien ento to ense+a ense+an na/ a/ Su numero numero #e!e ser re#uci#o, es nece- sario #esignar"as so"o en 2reas #e acti'i#a#es )un#amenta"es$ Acti'i#a#es #e re"aciones ?%ersona" #e #e*artamento "ega"0
Acti'i#a#es #e 6igiene atenci.n interna/ • •
Inc"ue #es#e e" #e*artamento me#ico 6asta e" *ersona" #e "im*iea$ No contri!uen #irectamente a "os resu"ta#os e" ren#imiento #e "a em*resa$ %ero su #is)unci.n *ue#e *erju#icar a "a )irma$
E" en)o&ue tra#iciona" #e "as uni#a#es !2sicas #e "a organiaci.n/ organiaci.n como un ente mec2nico, como una reuni.n #e )unciones, *ero "a organiaci.n #e!e ser org2nica a *artir #e "os resu"ta#os #esea#os$ Las acti'i#a#es )un#amenta"es/ So"o un an2"isis #e "as acti'i#a#es )un#amenta"es a *artir #e "os o!jeti'os "a estrategia *ue#e suministrar "a estructura #e # e "a organiaci.n &ue "a em*resa necesita$ necesita$ Una em*resa #e!e ana"iar ana"iar siem*re siem*re su estructura #e organiaci organiaci.n .n cuan#o mo#i)ica su estrategia$ An2"isis #e "as *artes/ >a cuatro gru*os *rinci*a"es *rinci*a"es #e acti'i#a#es/ acti'i#a#es/ 1$ Acti'i#a# Acti'i#a# &ue *ro#ucen resu"ta#os resu"ta#os mensura!"es/ mensura!"es/ Que *ue#en re"acionar re"acionarse se #irecta o in#irec- tamente con "os resu"ta#os #esem*e+o #e "a em*resa$ 3$ Acti'i#a# Acti'i#a# #e a*oo/ a*oo/ Si !ien son necesarias, necesarias, no *ro#ucen resu"ta#os resu"ta#os$$ $ Acti'i#a# Acti'i#a# #e 6igiene 6igiene atenci.n interna/ interna/ No tiene re"aci.n re"aci.n #irecta #irecta o in#irecta con "os resu"ta#os #e "a em*resa$ 4$ Acti'i#a# Acti'i#a# #e #e #irecci.n #irecci.n em*resaria"$ em*resaria"$ Acti'i#a#es &ue *ro#ucen resu"ta#os/ •
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Inc"uen "as acti'i#a#es inno'a#oras, "as 'entas, e" *ronostico #e 'entas, "a in'estigaci.n #e merca#o, etc$ No originan ingresos *ero *ue#en estar re"aciona#os con "os resu"ta#os #e "a em*resa o #e un sector ?La manu)actura es t(*ica #e esta acti'i#a#0$ Inc"uen acti'i#a#es #e in)ormaci.n/ La in)ormaci.n *or si misma no *ro#uce ingreso aun&ue *ue#e #e)inirse me#irse$ me#irse$ 7iene &ue ser a "a 'e centra"ia#as #escentra"ia#as$ E" *ro!"ema es #eterminar cua"es #e!en agru*arse cua"es #e!en estar se*ara#as$ No 6a res*uesta c"ara$
Acti'i#a#es #e a*oo/ • •
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No originan un *ro#ucto son insumos #e otras$ o tras$ Inc"u Inc"ue enn acti acti'i 'i#a# #a#es es #e con conci cienc encia ia ?)ija ?)ijann norma normas, s, crean crean 'isi 'isi.n .n eige eigenn ece"encia0$ ece"encia0$ Nunca #e!en su!or#inar su!or#inarse se a na#a, no #e!en agru*arse agru*arse con otras$ So"o "as *ocas 2reas 'ita"es *ara e" @ito "a su*er'i'encia #e!en ser 2reas #e conciencia$ Inc"u Inc"ue e acti acti'i 'i#a #a#es #es #e ases asesora orami mien ento to ense+a ense+an na/ a/ Su numero numero #e!e ser re#uci#o, es nece- sario #esignar"as so"o en 2reas #e acti'i#a#es )un#amenta"es$ Acti'i#a#es #e re"aciones ?%ersona" #e #e*artamento "ega"0
Acti'i#a#es #e 6igiene atenci.n interna/ • •
Inc"ue #es#e e" #e*artamento me#ico 6asta e" *ersona" #e "im*iea$ No contri!uen #irectamente a "os resu"ta#os e" ren#imiento #e "a em*resa$ %ero su #is)unci.n *ue#e *erju#icar a "a )irma$
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Es nece necesar sario io &ue est@ est@nn se*ar se*ara# a#os os #e "os "os rest restant antes es tra! tra!aj ajos os sino sino no se "os "os ejecutar2$ ejecutar2$ Son una )orma #e tra!ajo tra!ajo ser'i" ser'i" *or &ue no *ro#ucen resu"ta#o resu"ta#oss ni *ertenecen a" tra!ajo *ro)esiona", re&uieren #istintas *ersonas, 'a"ores, me#iciones #e!en tener escasa su*er'isi.n #e "a a#ministraci.n #e "a em*resa$
4 - Y CO8O SE A:9U%AN An2"isis An2"is is #e "as #ecisi #ecisiones ones// 7enemo enemoss cuatro cuatro caract caracter( er(sti sticas cas &ue #eterm #etermina inann "a natura"ea #e cua"&uier #ecisi.n em*resaria"/ 1$ :ra#o :ra#o #e )utu )uturi ri#a #a#/ #/ >a >ast staa &ue moment momentoo )uturo )uturo "a misma misma com* com*rom romet etee a "a organiaci.n=$ Y con &ue ra*i#e *ue#e mo#i)ic2rse"a=$ 3$ In)"uencia/ In)"uencia/ Que ejerce so!re so!re otras otras )unciones )unciones o 2reas$ Si a)ecta a)ecta a una so"a )unci.n )unci.n ocu*a e" "ugar m2s !ajo, sino #e!e a#o*tarse en un ni'e" su*erior$ $ Factores Factores cua"itati'os/ cua"itati'os/ %rinci*ios %rinci*ios !2sicos #e con#ucta, con#ucta, @tica, creencias socia"es socia"es *o"(ticas, etc$ 4$ 8uestran 8uestran una recurrencia recurrencia *eri.#ica *eri.#ica o &ue sean #ecisiones raras/ Las Las recurrentes recurrentes eigen e" esta!"ecimiento #e una reg"a genera" "as #ecisiones raras #e!en tratarse como un 6ec6o #i)erencia#o$ An2"isis An2"isis #e "as re"aciones/ re"aciones/ In#ica a #on#e *ertenece *ertenece ca#a com*onente com*onente$$ La reg"a !2sica *ara situar una acti'i#a# #entro #e "a estructura #e "a organiaci.n es im*oner"e e" m2s re#uci#o re#uci#o numero *osi!"e #e re"aciones$ re"aciones$ De!e situ2rse"a situ2rse"a #e mo#o &ue "as re"aciones re"aciones )un#amenta"es sean )2ci"es accesi!"es$ S(ntomas #e organiaci.n #e)ectuosa/
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8u"ti*"icac 8u"ti*"icaci.n i.n #e" numero #e ni'e"es ni'e"es a#ministrati a#ministrati'os 'os ?reg"a #e "a organiaci.n organiaci.n,, estructurar e" numero m(nimo m(nimo *osi!"e #e ni'e"es ni'e"es a#ministrati'os0$ 9e*eti 9e*etici. ci.nn #e *ro!"em *ro!"emas as organi organiat ati'o i'oss ?a*enas ?a*enas se so"uci so"uciona ona un *ro!"em *ro!"ema, a, a*arece en otra )orma0$ Estr Estruct uctura ura #e orga organi nia aci ci.n .n &ue &ue conc concent entra ra "a atenc atenci. i.nn #e "os "os in#i in#i'i 'i#u #uos os *rinci*a"es en "os *ro!"emas e&ui'oca#os, carentes car entes #e im*ortancia secun#arios ?#e!e centrar "a atenci.n #e "a gente en "as *rinci*a"es #ecisiones em*resarias0$
S(ntomas #e ma"a organiaci.n/ •
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Numero ecesi'o #e reuniones con un ni'e" e"e'a#o #e *ersonas ?e" i#ea" #e "a organiaci.n es o*erar sin reuniones0$ Las organiaciones so!recarga#as crean tra!ajo en "ugar #e ren#imiento$ Basarse Basarse en coo coor#i r#ina#o na#ores, res, au#ant au#antes es otras otras *ersonas *ersonas cua tarea es no tener tarea$
UNIDAD III ESTRUCTURA - TIPOLOGÍAS ESTRUCTURALES DISEÑO DE ORGANIZACIONES EFICIENTES - Henry Mint!er" - EL DISEO CO8O CONFI:U9ACI
MECANISMO COOR DINADOR PRINCIPAL
PARTE CLA$E DE LA ORGANIZACI#N
TIPO DE DESCEN TRALIZACI#N
ESTRUCTURA SIMPLE
Su*er Su*er'i 'isi si.n .n Dire Direct cta$ a$ Cu Cum! m!re re Estr Estrat at@g @gic icaa
Cent Centra" ra"i iaci aci.n .n 'ertica" 6orionta"
%UROCRACIA MEC&NICA
Estan#ariaci.n #e *rocesos #e tra!ajo
7ecnoestructura
Descentra"iaci.n 6orionta" "imita#a
%UROCRACIA PROFESIONAL
Estan#ariaci.n #e #estreas
N5c"eo O*erati'o
Descentra"iaci.n 'ertica" 6orionta"
FORMA DI$ISIONAL
Estan#ariaci.n #e *ro#ucciones
L(nea 8e#ia
Descentra"iaci.n 'ertica" "imita#a
ADOCRACIA
Ajuste mutuo
Sta)) #e A*oo
Descentra"iaci.n se"ecti'a
- LA ES79UC7U9A SI8%LE
ESTRUCTURA SIMPLE 8ecanism nismoo Coor oor#ina#or Su*er'isi.n Directa$ %rinci*a" %arte %arte C"a' C"a'ee #e "a organi organiac aci.n i.n Cum!re Cum!re Estrat Estrat@gi @gica$ ca$ %ri %rinci nci*a"e *a"ess %ar2 %ar2m metro etross #e Centra"iaci.n, estructura org2nica$ #ise+os Factores situaciona"es Go'en, *e&ue+a$ Sistema t@cnico no so)istica#o$ Am!iente sim*"e, #in2mico$ %osi!"e 6osti"i#a# etrema o )uertes necesi#a#es #e *o#er #e" gerente genera"$ Fuera #e mo#a$ Descri*ci.n #e "a Estructura B2sica
Ver %ag$ 14 - )ig$ $1
Se c'r'cteri' (rinci(')*ente (+r )+ ,ue n+ e. e)'!+r'/'0 Tiene (+c' tecn+etructur'. (+c+ t'11 /e '(+y+. un' /i2ii3n /e) tr'!'4+ 1)+4'. *5ni*' /i1erenci'ci3n entre u uni/'/e y un' (e,ue6' 4er'r,u5' "erenci')0 %oco #e su com*ortamiento esta )orma"ia#o, 6ace un uso m(nimo #e" *"aneamiento, "a ca*acitaci.n "os #is*ositi'os #e en"ace$ Es, *or so!re to#o org2nica$ La coor#inaci.n es e)ectua#a *or su*er'isi.n #irecta, e" *o#er so!re "as #ecisiones im*ortantes tien#e a estar centra"ia#o en "a cum!re estrat@gica$ La comunicaci.n es !2sicamente in)orma", "a maor(a #e "as 'eces entre e" #irector genera" e" n5c"eo o*erati'o$ La #ecisi.n es asimismo )"ei!"e, *ermitien#o "a centra"iaci.n #e *o#er una res*uesta r2*i#a$ Con#iciones #e "a Estructura Sim*"e
P+r +!re t+/+. u '*!iente tien/e ' er ' )' 2e. i*()e y /in7*ic+0 Un am!iente sim*"e *ermite ser com*ren#i#o *or un s."o in#i'i#uo, uno #in2mico signi)ica estructura org2nica$ La organiaci.n nue'a tien#e a a#o*tar "a Estructura Sim*"e, no im*orta cua" sea su am!iente o sistema t@cnico , *or&ue no 6a teni#o tiem*o #e e"a!orar su estructura a#ministrati'a *o#emos conc"uir &ue )' *'y+r5' /e )' +r"'ni'ci+ne (''n (+r )' Etructur' Si*()e en u '6+ 1+r*'ti2+ ? tam!i@n 6a otras &ue *ermanecen con e""a *or ser "a a*ro*ia#a *ara sus con#iciones0$ Otra 'ariante/ )' +r"'ni'ci3n /e crii '('rece cu'n/+ 1uer' 8+ti)e +!)i"'n ' un' +r"'ni'ci3n ' centr')i'r. n+ i*(+rt' cu') e' u etructur' 8'!itu')0 La necesi#a# #e res*uesta r2*i#a *one e" *o#er en manos #e" #irector genera", re#ucien#o as( e" gra#o #e !urocratiaci.n$ Este ti*o #e estructuras tienen e" car2cter #e tem*orario, *ara sa"'ar un #esastre natura"$ Las necesi#a#es *ersona"es #e *o#er nos #an otra 'ariante, &ue ""amamos "a organiaci.n autocr2tica$ Cuan#o e" #irector genera" atesora *o#er e'ita "a )orma"iaci.n #e" com*ortamiento como una in)racci.n a su #erec6o #e man#ar *or su 'o"unta# cuan#o ese *o#er "o tiene no *or atesoramiento, sino *or carisma, estas se ""aman organiaciones carism2ticas$ Otro )actor &ue )a'orece a "a Estructura Sim*"e es "a #irecci.n *or *arte #e" #ue+o, a &ue esta im*i#e e" contro" eterno$ %or "o tanto, )' 1ir*' e*(re'ri') e e) *e4+r e4e*()+ /e Etructur' Si*()e. ,ue c+*!in' c'i t+/' u c'r'cter5tic' 9t'nt+ etructur')e c+*+ itu'ci+n')e:0 A"gunas cuestiones asocia#as con "a Estructura Sim*"e La *rinci*a" 'entaja #e "a Estructura Sim*"e es su gran ca*aci#a# #e a#a*taci.n ante "os cam!ios en e" am!iente, *ero tam!i@n es "a m2s riesgosa, *or&ue #e*en#e #e "a sa"u# antojos #e un in#i'i#uo$
Como to#as "as con)iguraciones, restringi#a a su situaci.n a*ro*ia#a, )unciona !ien$ Sin em!argo, cuan#o "a organiaci.n crece necesita cam!iar 6acia una !urocracia, es a menu#o resisti#o *or e" #irector, con'irti@n#ose, "a Estructura Sim*"e en una carga *ara "a em*resa$ Una #e sus gran#es 'entajas es un senti#o #e misi.n, "os em*"ea#os *ue#en #esarro""ar una s."i#a i#enti)icaci.n con "a organiaci.n$ H - LA BU9OC9ACIA 8ECNICA
%UROCRACIA MEC&NICA 8ecanismo Coor#ina#or Estan#ariaci.n #e *rocesos #e tra!ajo$ %rinci*a" %arte C"a'e #e "a organiaci.n 7ecnoestructura$ %rinci*a"es %ar2metros #e Forma"iaci.n #e com*ortamiento$ #ise+os Es*ecia"iaci.n #e tarea 'ertica" 6orionta"$ Agru*amiento 6a!itua"mente )unciona"$ Uni#a# o*erati'a gran#e$ Centra"iaci.n 'ertica" Descentra"iaci.n 6orionta" "imita#a$ %"aneamiento #e "a Acci.n$ Factores situaciona"es Antigua, gran#e$ Sistema t@cnico no automatia#o, regu"a#or$ Am!iente sim*"e, esta!"e$ Contro" eterno$ No ajusta#o a "a mo#a$ Descri*ci.n #e "a Estructura B2sica Ver %ag$ 144 - )ig$ H$1
L' c+n1i"ur'ci3n /e )+ ('r7*etr+ er7; t're' +(er'ti2' rutin'ri'. ')t'*ente e(e- ci')i'/'< (r+ce/i*ient+ *uy 1+r*')i'/+ en e) n=c)e+ +(er'ti2+< *uc8' re")'. re"u)'- ci+ne y c+*unic'ci3n 1+r*')i'/' en t+/' )' +r"'ni'ci3n< uni/'/e /e "r'n /i*eni3n en e) ni2e) +(er'ti2+< c+n1i'n' en )' !'e 1unci+n')e ('r' e) '"ru('*ient+ /e t're'< (+/er /e /ecii3n re)'ti2'*ente centr')i'/+< y un' etructur' c+n "r'n /itinci3n entre )5ne' y t'110 N5c"eo O*erati'o/ De!i#o a "a a"ta raciona"iaci.n #e" tra!ajo, este se 'ue"'e re*etiti'o, re&ui- rien#o *oca #estrea ca*acitaci.n$ Esto *ro'oca una #i'isi.n tanto 6orionta" como 'ertica" #e" tra!ajo, a "a estan#ariaci.n #e este *ara contro"ar"o$ La )orma"iaci.n #e conocimiento es un *ar2metro #e #ise+o c"a'e$ E" com*onente a#ministrati'o/ De!i#o a "a regu"aci.n #e" tra!ajo o*erati'o, "a estructura a#ministrati'a #e!e ser mu e"a!ora#a$ %rimero es "a "(nea me#ia, &ue esta tota"mente #esarro""a#a, es*ecia"mente !astante *or encima #e" n5c"eo o*erati'o, est2 agu#amente #i)erencia#a en uni#a#es )unciona"es$ Los gerentes #e "a "(nea me#ia tienen tres )unciones o tareas/
1$ 8anejar "os *ro!"emas entre "os tra!aja#ores #e" n5c"eo o*erati'o$ Como "os con)"ictos se generan entre "os o*era#ores a#acentes, se tien#e a traer"os !ajo "a su*er'isi.n com5n, es #ecir agru*ar"os en uni#a#es )unciona"es$ 3$ Funcionar como en"aces con "os ana"istas #e "a tecnoestructura *ara incor*orar sus normas 6acia a!ajo a "as uni#a#es o*erati'as$ $ A*oar "as corrientes 'ertica"es #e "a estructura, agregar "a in)ormaci.n retroacti'a 6acia arri!a *or "a jerar&u(a e"a!orar "os *"anes #e acci.n &ue !ajan$ 7o#as estas tareas re&uiere, *or *arte #e "os gerentes, e" contacto *ersona" con "os su!or#ina- #os, con "os ana"istas con sus su*eriores "o &ue "imita "a canti#a# #e *ersonas &ue *ue#en su*er'isar$ La tecnoestructura tam!i@n #e!e ser mu e"a!ora#a$ C+*+ )' %ur+cr'ci' Mec7nic' /e(en/e /e )' et'n/'ri'ci3n /e u (r+ce+ /e tr'!'4+ +(er'ti2+. )' tecn+etructur' e*er"e c+*+ )' ('rte c)'2e /e )' etructur'0 De!i#o a su gran im*ortancia, "a tecnoestructura gana muc6a autori#a# in)orma" a e*ensas #e "os gerentes miem!ros #e" n5c"eo o*erati'o$ De "as cinco con)iguraciones, "a Burocracia 8ec2nica es "a &ue en)atia como m2s )uera "a #i'isi.n #e" tra!ajo "a #i)erenciaci.n #e uni#a#es, en to#as sus )ormas ?'ertica", 6orionta", "(nea sta)), )unciona", jerar&u(a status0$ La o!sesi.n *or e" contro"/ Esta o!sesi.n re)"eja #os 6ec6os centra"es acerca #e estas estructuras/ 1$ Se 6acen intentos *ara e"iminar to#a incerti#um!re *osi!"e, *ara &ue "a ma&uina !urocr2tica *ue#a correr sin interru*ciones$ 3$ En 'irtu# #e su #ise+o, "as Burocracias 8ec2nicas son estructuras mu con)"icti'as, se re&uieren sistemas #e contro" *ara contener"as$ La cum!re estrat@gica/ Los gerentes #e "a cum!re estrat@gica se ocu*a #e mantener "a ma&uinaria !urocr2tica a)ina#a$ Son organiaciones #e #esem*e+o, no #e reso"uci.n #e *ro!"emas$ Otra tarea #e "os a"tos gerentes es coor#inar "as re"aciones #e "a "(nea me#ia, #on#e se #esarro""an tareas m2s com*"ica#as &ue en e" n5c"eo o*erati'o, son m2s #i)(ci"es #e contro"ar$ Como "a estructura no so*orta e" ajuste mutuo, ni "as estructuras matricia"es, es tra!ajo #e "os gerentes me#ios, tiene &ue coor#ina#o *or "a su*er'isi.n #irecta, "os 5nicos &ue tienen una 'isi.n "o su)icientemente am*"ia como *ara 6acer"o son "os miem!ros #e "a cum!re estrat@gica$ 7o#o esto nos con#uce a "a conc"usi.n #e &ue en "a %ur+cr'ci' Mec7nic' rei/e un c+ni- /er'!)e (+/er en )+ "erente /e )' cu*!re etr't>"ic'0 Estrategia/ Emana #e "a cum!re estrat@gica, #on#e "a *ers*ecti'a es am*"ia esta centra#o e" *o#er$ E) (r+ce+ /e e)'!+r'ci3n /e etr'te"i' e c)'r'*ente un 'unt+ /e 'rri!'-'!'4+. c+n 1uerte >n1'i en e) ()'ne'*ient+ /e )' 'cci3n0 De!en notarse #os caracter(sticas #e este sistema/
1$ Se intenta &ue sea tota"mente raciona"ia#o, &ue to#as "as #ecisiones #e "a organiaci.n est@n "iga#as a un sistema integra#o$ A su 'e, "as #ecisiones resu"tantes !ajan *or "a ca#ena *ara su ejecuci.n en contetos es*ec()icos$ 3$ Es "a 5nica estructura con tanta #icotom(a entre )ormu"aci.n ejecuci.n #e "a estrategia$ Con#iciones #e "a Burocracia 8ec2nica 7ien#en a encontrarse en "os am!ientes sim*"es esta!"es, en organiaciones gran#es antiguas$ Las Burocracias 8ec2nicas son "a segun#a eta*a #e" #esarro""o estructura"$
L' %ur+cr'ci' Mec7nic' tien/en t'*!i>n ' er i/enti1ic'/' c+n ite*' t>cnic+ re"u)'/+re. y' ,ue et+ rutini'n e) tr'!'4+ y (er*iten '5 ,ue e' 1+r*')i'/+0 Estos ser2n sim*"es o mo#era#amente so)istica#o, *ero no m2s, "os mu so)istica#os re&uieren #e"egar *o#er a "os es*ecia"istas #e sta)), #escentra"ian#o en )orma incom*ati!"e con "a estructura !urocr2tica mec2nica$ Otr' c+n/ici3n enc+ntr'/' en *uc8' %ur+cr'ci' *ec7nic' e e) c+ntr+) e?tern+0 La 6i*.tesis 14 in#ica!a &ue cuanto m2s contro"a#a eternamente est2 una organiaci.n, m2s centra"ia#a )orma"ia#a es su estructura, "os #os *ar2metros #e #ise+o *rinci*a"es #e "a Burocracia 8ec2nica$ A&ue""as organiaciones in#uci#as a trans)ormarse en !urocracias mec2nicas *or e" contro" eterno a &ue est2n someti#os, aun&ue, a*arentemente #e!er(an a#o*tar otras )ormas, son "a &ue ""amaremos !ur+cr'ci' /e c+ntr+)0 Con e" mismo raonamiento, tenemos a "as !ur+cr'ci' /e e"uri/'/. a "as !ur+cr'ci' /e c+ntin"enci'0 A"gunas cuestiones asocia#as con "a Burocracia 8ec2nica Si !ien esta estructura, *or ser conce!i#a como un mecanismo, es "a m2s e)iciente *ara in#ustrias #e *ro#ucci.n en masa, genera con)"ictos a" intentar unir esa ma&uina con e" )actor 6umano #e to#a organiaci.n$ %ro!"emas 6umanos en e" n5c"eo o*erati'o/ La i#ea #e 7a"or )ue e" ro" #e "a gente #entro #e "a organiaci.n #e "a misma )orma en &ue 'isua"ia!a "as *artes com*onentes #e un mecanismo$ Que to#as "as i#eas #e!(an 'enir #es#e a)uera o #es#e arri!a$ Tr't'r ' )' "ente c+*+ *e/i+. c+*+ c'te"+r5' /e t'tu y 1unci3n *7 ,ue c+*+ in/i2i/u+. tu2+ )' c+necuenci' /e /etruir e) i"ni1ic'/+ /e) tr'!'4+ *i*+0 E" resu"ta#o )ue una resistencia #e" tra!aja#or$ La creciente a*at(a *or e" tra!aja#or trajo a*areja#as ine)iciencias en "as *ro#ucciones, "o &ue ""e'a!a a "as !urocracias mec2nicas a contro"ar a5n m2s, *ero como e" ecesi'o contro" )ue "o &ue *ro#ujo "a a*at(a, se )orma un circu"o 'icioso$ A6ora, 6asta #on#e *ue#e ""egar esto=$ E" *unto )ina" *arece estar en "a am*"iaci.n #e tareas o en "a #emocratiaci.n, *ero ninguna #e estas #os )unciona, a &ue "a *rimera no *ue#e congeniar
"os sistemas t@cnicos 6umanos, "a segun#a con#uce a m2s !urocratiaci.n, *or intro#ucir una )uente #e contro" eterno seg5n 6i*.tesis 14$ %ro!"emas #e coor#inaci.n en e" centro a#ministrati'o/ Como e" n5c"eo o*erati'o #e "a !urocracia no esta #ise+a#o *ara manejar con)"ictos, muc6os *ro!"emas 6umanos *asan a "a estructura a#ministrati'a nue'amente$ %ero *ara contro"ar, re&uiere re)"ejar "a es*ecia"iaci.n #e comunicaci.n coor#inaci.n$ Como a 'imos, *ara reso"'er "os *ro!"emas #e "a a#ministraci.n no *ue#e usarse e" ajuste mutuo, a causa #e "a )a"ta #e comunicaci.n in)orma" &ue a""( se #a$ 7am*oco es *osi!"e intentar "a estan- #ariaci.n, a &ue esta no so"uciona "as cuestiones no rutinarias$ P+r )+ t'nt+. e) =nic+ *ec'ni*+ c++r/in'/+r ,ue tiene )' %ur+cr'ci' Mec7nic' ('r' re+)2er )+ (r+!)e*' /e) centr+ '/*ini- tr'ti2+ e )' u(er2ii3n /irect'0 Esto signi)ica em*ujar "os *ro!"emas a#ministrati'os 6acia arri!a *ara so"ucionar"os, crean#o con e""o nue'os *ro!"emas$ %ro!"emas #e a#a*taci.n en "a cum!re estrat@gica/ Estos se originan cuan#o e" am!iente se 'ue"'e cam!iante$ Se generan muc6os *ro!"emas no rutinarios, &ue son e"e'a#os #es#e "a "(nea me#ia &ue so!recargan "a *oca numerosa cum!re estrat@gica$ Se genera un em!ote""amiento &ue o!"iga a "os gerentes a tomar r2*i#amente sus #ecisiones$ %ero/ Como 6acen *ara #eci#ir, si son *ro!"emas genera#os en otros sectores, con "os cua"es e" gerente no tiene contacto=$ En teor(a, "a Burocracia *o#r(a reso"'er esta, a &ue cuenta con un sistema #e in)ormaci.n a#ministrati'a ?8IS0 &ue, *or me#io #e res5menes *one a" tanto a" gerente #e "o &ue *asa m2s a!ajo$ E" *ro!"ema es &ue muc6a #e esa in)ormaci.n es err.nea$ As(, "a in)ormaci.n #e" 8IS, en e" momento &ue a"cana "a cum!re estrat@gica #es*u@s #e 6a!er si#o ?ma"0 )i"tra#a com*i"a#a a tra'@s #e "os ni'e"es #e "a jerar&u(a a#ministrati'a es tan *o!re &ue e" a"to gerente no *ue#e con)iar en e""a$ La so"uci.n seria montar sus *ro*ias re#es in)orma"es #e in)ormaci.n, *ero esto ""e'a tiem*o, "o &ue )ue e" *ro!"ema *rinci*a"$ As( un #i"ema es esta organiaci.n, como resu"ta#o #e "a centra"iaci.n #e "a estructura e" @n)asis en in)ormar a tra'@s #e "a ca#ena #e autori#a#$ En tiem*os #e cam!io, cuan#o m2s necesitan em*"ear e" tiem*o "ogran#o e" #eta""e tangi!"e, e""os est2n so!recarga#os con #ecisiones &ue su!en *or "a jerar&u(a *ara ser resue"tos$ Esto "os ""e'a a #eci#ir en )orma su*er)icia", con in)ormaci.n a!stracta$ En este *ro!"ema est2 una #e "as *rinci*a"es caracter(sticas #e "a Burocracia/ "a #i)erenciaci.n entre "a )ormu"aci.n estrat@gica "a ejecuci.n$ Esto su*one #os con#iciones es*ecia"es/ 1$ Que e" )ormu"a#or tenga !uena in)ormaci.n$ 3$ Que "a situaci.n sea me#ianamente esta!"e$ 1 - BU9OC9ACIA %9OFESIONAL
%UROCRACIA PROFESIONAL
8ecanismo Coor#ina#or Estan#ariaci.n #e #estreas$ %rinci*a" %arte C"a'e #e "a organiaci.n N5c"eo O*erati'o$ %rinci*a"es %ar2metros #e Ca*acitaci.n$$ #ise+os Es*ecia"iaci.n 6orionta" #e tarea$ Descentra"iaci.n 'ertica" 6orionta"$ Factores situaciona"es Am!iente com*"ejo, esta!"e$ Sistema t@cnico no regu"a#or, no so)istica#o$ De mo#a$ Descri*ci.n #e "a Estructura B2sica E" tra!ajo #e" n5c"eo o*erati'o/ La Burocracia %ro)esiona" con)(a en "a estan#ariaci.n #e #estreas *ara "a coor#inaci.n su *ar2metro #e #ise+o asocia#o, ca*acitaci.n ense+ana$ A "os es*ecia"istas #e" n5c"eo o*erati'o se "e #a consi#era!"e contro" so!re su *ro*io tra!ajo$ E" tra!ajo es es*ecia"ia#o en "a #imensi.n 6orionta" *ero am*"ia#o en "a 'ertica"$ Contro" so!re su tra!ajo signi)ica &ue e" *ro)esiona" tra!aja re"ati'amente in#e*en#iente #e sus co"egas, *ero estrec6amente con "os c"ientes a "os &ue atien#e$ La estan#ariaci.n *or #estrea im*"ica &ue ca#a *ro)esiona" se*a &ue es*erar #e sus co"egas$ La ca*acitaci.n e" a#octrinamiento en "a Burocracia %ro)esiona" comiena en "as uni'ersi#a- #es o instituciones es*ecia"es$ A&u( "as #estreas e" conocimiento #e "a *ro)esi.n son *rograma#os )orma"mente #entro #e" )uturo *ro)esiona"$ %ero en muc6os casos, ese es so"o e" *rimer *aso, aun&ue e" m2s im*ortante, se conc"ue con "a ca*acitaci.n en e" cargo$ La natura"ea !urocr2tica #e "a estructura/ 7o#a esta ca*acitaci.n est2 #irigi#a a una meta , "a interna"iaci.n #e normas &ue sir'en a" c"iente coor#inan e" tra!ajo *ro)esiona" es #ecir &ue "a estructura #e estas organiaciones es esencia"mente !urocr2tica, su coor#inaci.n ?como "os #e "a Estructura 8ec2nica0 "ogra#a *or #ise+o, *or normas &ue *re#eterminan "o &ue #e!e 6acerse$ %ero "os #os ti*os #e !urocracias #i)ieren en "a )uente #e sus estan#ariaciones/ Burocracia 8ec2nica/ :enera sus *ro*ias normas ?su tecnoestructura #ise+a "as normas #e tra!ajo *ara sus o*era#ores sus gerentes #e "(nea "as im*onen0$ Esta !urocracia con)(a en "a autori#a# #e natura"ea jer2r&uica, es #ecir e" *o#er #e" cargo$ Burocracia %ro)esiona"/ Las normas se originan genera"mente )uera #e su *ro*ia estructura$ Es- ta !urocracia en)atia "a autori#a# #e natura"ea *ro)esiona", es #ecir e" *o#er #e" e*erto$ E" *roceso #e encasi""amiento/ E" )uncionamiento #e" n5c"eo *ro)esiona" "o *o#emos imaginar como un gru*o #e #estreas &ue e" *ro)esiona" esta "isto a usar, &ue son a*"ica#as a situaciones *re#etermina#as ""ama#as contingencias, tam!i@n estan#aria#as$
E" *roceso es conoci#o como encasi- ""amiento$ En este as*ecto, e" *ro)esiona" tiene #os tareas !2sicas/ •
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C"asi)icar "as necesi#a#es #e" c"iente en t@rminos #e una contingencia as( sa!er &ue *rograma usar, una tarea conoci#a como #iagnostico$ A*"icar, o ejecutar ese *rograma$
E" encasi""amiento *ermite sim*"i)icar "as cosas, a &ue ser(a mu costoso en tiem*o recursos tratar ca#a *ro!"ema como 5nico, ana"iar"o in#i'i#ua"mente$ Este *roceso #e encasi""amiento *ermite a "a Burocracia %ro)esiona" se*arar sus 'aria#as tareas o*erati'as asignar"as a *ro)esiona"es in#i'i#ua"es, re"ati'amente aut.nomos$ Ca#a uno *ue#e, en 'e #e #e#icar una gran canti#a# #e su atenci.n a coor#inar su tra!ajo con e" #e sus *artes, centrar"a en *er)eccionar sus #estreas$ Esto no &uiere #ecir &ue *ue#e e"iminarse to#a "a incerti#um!re #e" #esem*e+o #e" tra!ajo, sino so"o &ue se 6acen intentos *ara contener cua"&uier incerti#um!re &ue &ue#e en "as tareas #e "os *ro)esiona"es in#i'i#ua"es$ Centrar "a incerti#um!re #e esta manera es una #e "as raones #e &ue "os *ro)esiona"es re&uieran consi#era!"e "i!erta# en su tra!ajo$ En este *roceso #e encasi""amiento, 'emos #i)erencias )un#amenta"es/ Burocracia 8ec2nica/ Es una estructura #e un so"o *ro*.sito, *resent2n#o"e un estimu"o, ejecuta su 5nica secuencia est2n#ar #e *rogramas$ No 6a #iagnostico in'o"ucra#o$
%ur+cr'ci' Pr+1ei+n'); E) /i'"n+tic+ e un' t're' 1un/'*ent'). (er+ et' circuncri(- t+0 L' +r"'ni'ci3n !uc' e,ui('r'r un' c+ntin"enci' (re/eter*in'/' c+n un (r+"r'*' et7n/'r0 A#6ocracia/ Diagnostico con etremo tota"mente a!ierto$ No eiste contingencias o *rogra- mas est2n#ar$ Centra"iaci.n en e" n5c"eo o*erati'o/ %or to#o "os *ar2metros &ue ana"iamos/ e" @n)asis so!re "a ca*acitaci.n #e o*era#ores, sus tareas 'ertica"mente am*"ia#as, e" *oco uso #e "a )orma"iaci.n #e" com*ortamiento o #e "os sistemas #e *"aneamiento contro", sugieren &ue e" n5c"eo o*erati'o es "a *arte c"a'e "a Burocracia %ro)esiona"$ La 5nica otra *arte &ue es tota"mente e"a!ora#a es e" sta)) #e a*oo, *ero este est2 concentra#o en ser'ir a" n5c"eo o*erati'o$ Da#o e" a"to costo #e "os *ro)esiona"es es ".gico res*a"#ar"os tanto como sea *osi!"e, 6acer &ue otros 6agan "as tareas #e rutina$ La tecnoestructura "a "(nea me#ia no esta #esarro""a#a, a &ue no *ue#en 6acer muc6o *or coor#inar e" tra!ajo #e" n5c"eo o*erati'o$ Descentra"iaci.n en "a Burocracia %ro)esiona"/ 7anto en "a #imensi.n 'ertica" como en "a 6orionta"$ Una gran canti#a# #e" *o#er so!re e" tra!ajo o*erati'o resi#e en "a !ase #e "a estructura, con "os *ro)esiona"es #e" n5c"eo o*erati'o$
La estructura a#ministrati'a/ 7o#o "o &ue 'imos nos sugiere &ue esta es una estructura a"tamente #emocr2tica, *or "o menos en "os *ro)esiona"es #e" n5c"eo o*erati'o$ De 6ec6o, "os *ro)esiona"es no so"o contro"an su tra!ajo, sino &ue tam!i@n !uscan e" contro" co"ecti'o #e "as #ecisiones &ue "os a)ectan$ Este contro" re&uiere #ominar "a "(nea me#ia, *ara "o cua" se aseguran #e &ue este com*uesta *or "os suos$ Esta #emocracia no se mantiene en "as uni#a#es #e sta)) &ue sir'en a "os *ro)esiona"es, "as cua"es son #omina#as *or e""os ?su estructura se asemeja a "a Burocracia 8ec2nica0$ Lo &ue emerge )recuentemente en "a Burocracia %ro)esiona" son jerar&u(as a#ministrati'as *ara"e"as, una #emocr2tica #e a!ajo-arri!a *ara *ro)esiona"es, una segun#a !urocr2tica mec2nica #e arri!a-a!ajo *ara e" sta)) #e a*oo$ Los ro"es #e" a#ministra#or *ro)esiona"/ Com*aran#o a "os a#ministra#ores gerentes #e "a Burocracia %ro)esiona" con "os #e "a Burocracia 8ec2nica o "os #e "a Estructura Sim*"e, carecen #e una gran canti#a# #e *o#er, aun&ue e""os *ue#en #esarro""ar ciertas acti'i#a#es &ue "e #an consi#era!"e *o#er in#irecto en "a estructura$ 1$ E" a#ministra#or *ro)esiona" *asa muc6o tiem*o manejan#o *ertur!aciones en "a estructura$ E" *roceso #e encasi""amiento es im*er)ecto con#uce a to#a c"ase #e #is*utas juris#iccio- na"es entre "os *ro)esiona"es$ %ara reso"'er"o, "os gerentes #e uni#a#es #e!en sentarse juntos *ara ""egar a un acuer#o$ 7am!i@n se #an *ro!"emas #e coor#inaci.n entre jerar&u(as *ara"e"as, "a reso"uci.n recae so!re "os a#ministra#ores *ro)esiona"es$ 3$ Los a#ministra#ores *ro)esiona"es es*ecia"mente a&ue""os #e "os ni'e"es su*eriores sir'en a "os "imites #e "a organiaci.n entre "os *ro)esiona"es #e a#entro "as *artes interesa#as en e" eterior$ %or un "a#o se es*era &ue e""os *rotejan "a autonom(a #e "os *ro)esiona"es, *or otro &ue incor*oren a estos etra+os *ara &ue a*oen a "a organiaci.n$ E" *o#er &ue esta tarea "es con)iere est2 #a#a, *or ejem*"o en &ue si un a#ministra#or consigue )on#os *ara "a organiaci.n, gana e" #erec6o #e #eci#ir como usar"os$ E" *ro)esiona" en)renta un #i"ema )un#amenta"$ Frecuentemente, a!orrece "a a#ministraci.n, #esean#o so"amente ser #eja#o en *a *ara *racticar su *ro)esi.n$ %ero esta "i!erta# es gana#a so"o a" *recio #e" es)uero a#ministrati'o ?o!tenien#o )on#os, reso"'ien#o con)"ictos, ais"an#o "as #eman#as #e "os etra+os$ Esto #eja #os a"ternati'as a" *ro)esiona"/ •
•
>acer e" tra!ajo a#ministrati'o @" mismo, en cuo caso tiene menos tiem*o *ara *racticar su *ro)esi.n$ Dejar"o a a#ministra#ores, en cuo caso #e!e ce#er a"go #e su *o#er #e #ecisi.n$
Y este *o#er #e!e ser ce#i#o, #e!e ser suma#o, a "os a#ministra#ores &uienes, en 'irtu# #e &ue e""os no &uieren *racticar "a *ro)esi.n, *ro!a!"emente )a'orecen un conjunto #e metas #istintas$
%o#emos conc"uir &ue e" *o#er en estas estructuras )"ue 6acia a&ue""os *ro)esiona"es &ue &uieren #e#icar es)ueros a 6acer tra!ajo a#ministrati'o en 'e #e *ro)esiona", es*ecia"mente a a&ue""os &ue "o 6acen !ien$ %ero eso, #e!e acentuarse, no es e" *o#er #e #ejar 6acer/ e" a#ministrati'o *ro)esiona" mantiene su *o#er mientras "os *ro)esiona"es consi#eren &ue sir'e e)ecti'amente a sus intereses$ La )ormu"a #e estrategias en "a Burocracia %ro)esiona"/ En estas estructuras, "a )ormu"a #e estrategias toma una )orma #i)erente$ Como sus *ro#uctos son #i)(ci"es #e me#ir, no es )2ci" *onerse #e acuer#o en cuanto a sus metas$ As( "a noci.n #e estrategia ?una so"a *auta integra#a #e #ecisiones, com5n a to#a "a organiaci.n0 *ier#e muc6o #e su signi)ica#o$ Da#a "a autonom(a #e "os *ro)esiona"es, estos se"eccionan sus *ro*ios c"ientes sus )ormas #e tratar con e""os ?estrategia #e *ro#ucto merca#o0$ %ero no "o 6acen a" aar, est2n restringi#os *or "as normas *ro)esiona"es "as #estreas &ue 6an a*ren#i#o, es #ecir &ue "as asociaciones *ro)esiona"es tienen un ro" im*ortante en "a #eterminaci.n #e estrategias$ No o!stante esto, es ".gico *ensar &ue 6a ciertas "i!erta#es &ue tiene "as organiaciones *ara a#ecuar "as estrategias !2sicas a sus *ro*ias necesi#a#es e intereses$ Las estrategias *ro)esiona"es son *ro*uestas *or "os *ro)esiona"es #e" n5c"eo o*erati'o$ E" a#ministra#or au#a a" *ro)esiona" ?&ue no esta interesa#o en "a a#ministraci.n0 a negociar sus *roec- tos$ Con#iciones #e "a Burocracia %ro)esiona"/ La caracter(stica #e &ue e" n5c"eo o*erati'o sea )orma#o *or *ro)esiona"es nos sugiere &ue e" am!iente #e!e ser a "a 'e com*"ejo esta!"e$ As(, e" am!iente es e" )actor situaciona" m2s im*ortante en e" uso #e "a Burocracia %ro)esiona"$ En contraste, "os e)ectos #e e#a# #imensi.n son menos im*ortantes$ E" *rimero, *or&ue estas estructuras no re&uieren #e #esarro""o #e reg"as en su interior, e" segun#o, *or&ue #e!i#o a "a estan#ariaci.n #e #estreas, un *ro)esiona" act5a #e "a misma manera si est2 so"o, &ue si tra!aja con 'arios com*a+eros$ E" sistema t@cnico es un )actor situaciona" im*ortante *or "o &ue no es en "a Burocracia %ro)esiona"/ ni a"tamente regu"a#or, ni so)istica#o, ni automatia#o$ Esto est2 #a#o *or&ue, a menu#o, "os *ro)esiona"es atien#en a "os c"ientes en )orma *ersona", re&uieren gran "i!erta#$ Ni tam*oco uti"ian tecno"og(a mu im*ortante *ara #esem*e+ar sus tareas, aun&ue estas sean so)istica#as$ Instrumentos m2s com*"ejos re#ucir(an "a autonom(a #e" *ro)esiona", o!"ig2n#o"o a tra!ajar en gru*os #e tra!ajo, como se 6ace en "a A#6ocracia$ E" merca#o #e estas organiaciones es #i'ersi)ica#o$ %or "a 6i*.tesis 11, nos ""e'ar(a a "a conc"usi.n #e &ue ta" #i'ersi#a# #e merca#o a"ienta e" uso #e" criterio #e c"iente *ara e" agru*amiento #e *ro)esiona"es$ A 'eces "os merca#os #e "as Burocracias %ro)esiona"es est2n #i'ersi)ica#os geogr2)icamente, ""e'an#o a una 'ariante &ue ""amamos Burocracia %ro)esiona" #is*ersa$
A"gunas cuestiones asocia#as con "a Burocracia %ro)esiona" La Burocracia %ro)esiona" es "a 5nica #e "as cinco con)iguraciones &ue res*on#e a #os #e "as necesi#a#es m2s im*ortantes #e 6om!res mujeres contem*or2neos$ Es #emocr2tica, #i)un#e su *o#er #irectamente a sus tra!aja#ores$ Y "es suministra etensa autonom(a$ As(, e" *ro)esiona" tiene "o mejor #e am!os mun#os/ esta "iga#o a una organiaci.n, sin em!argo es "i!re #e aten#er a sus c"ientes a su manera, restringi#o so"o *or "as normas esta!"eci#as #e su *ro)esi.n$ *ero en estas mismas caracter(sticas #e #emocracia autonom(a resi#en "os maores *ro!"emas #e "a Burocracia %ro)esiona"$ %or&ue no 6a 'irtua"mente contro" #e" tra!ajo m2s &ue e" #e "a *ro)esi.n misma, ning5n mo#o #e corregir #e)iniciones &ue "os *ro)esiona"es mismos &uieran *asar *or a"to$ Y &uieren *asar *or a"to "os *ro!"emas #e coor#inaci.n, #e "i!erta# #e inno'aci.n #e inno'aci.n &ue surge en estas con)iguraciones$ %ro!"emas #e coor#inaci.n/ So"o *ue#e coor#inar en su n5c"eo o*erati'o me#iante "a estan#ariaci.n #e #estreas, &ue a su 'e es un mecanismo )"ojo, &ue no "ogra contener con muc6as #e "as necesi#a#es &ue se originan en "a Burocracia %ro)esiona"$ Eiste e" *ro!"ema #e coor#inaci.n entre *ro)esiona"es miem!ros #e sta))$ *ara e" *ro)esiona", esto se resue"'e sim*"emente$ E" #a or#enes$ %ero esto so"o atra*a a" miem!ro #e" sta)) #e a*oo entre #os sistemas #e *o#er &ue tiran en #irecciones o*uestas, e" *o#er 'ertica" #e "a "(nea #e autori#a# *or encima #e @" e" *o#er 6orionta" #e "a *ericia *ro)esiona" a su "a#o$ 82s gra'e a5n es e" *ro!"ema #e coor#inaci.n entre *ro)esiona"es$ A #i)erencia #e "as Burocracias %ro)esiona"es, "as *ro)esiona"es no son enti#a#es integra#as, estas so"o com*arten recursos, *or "o #em2s &uieren ser #eja#os en *a$ En e" momento en &ue "a necesi#a# #e" c"iente caigan )uera #e" encasi""amiento, son )ora#as a caer #entro #e uno #e "os *rogramas est2n#ar, con "a ine'ita!"e #istorsi.n #e ese *ro!"ema$ E" *roceso #e encasi""amiento es "a )uente #e una gran *arte #e" con)"icto #e "a Burocracia %ro)esiona"$ %ro!"emas #e #iscreciona"i#a#/ aun su*onien#o &ue e" encasi""amiento )uncione, se originan *ro!"emas$ 7o#a "a "i!erta# se centra"ia en manos #e "os *ro)esiona"es, "a organiaci.n #e!e con)iar en e" juicio #e e""os$ No to#os "os *ro)esiona"es son igua"mente #iestros, ni to#os se 6an actua"ia#o #e "a misma manera, esto *one a" c"iente en una ma"a *osici.n en e" momento #e e"egir a &uien "o 'a a au#ar, a &ue no cuenta con "a in)ormaci.n necesaria *ara 6acer"o$ %or "o tanto "a #iscreciona"i#a# no so"o *ermite ignorar "as necesi#a#es #e sus c"ientes tam!i@n a"ienta a muc6os #e e""os a ignorar "as necesi#a#es #e "a organiaci.n$ %ro!"emas #e inno'aci.n/ La insta"aci.n #e nue'os *rogramas re&uiere "a *artici*aci.n inter#isci*"inarias, *ero como "os *ro)esiona"es o#ian tra!ajar coo*erati'amente, esto se tra#uce en *ro!"emas #e inno'aci.n$
Como "a Burocracia 8ec2nica, "a Burocracia %ro)esiona" es una estructura in)"ei!"e, !ien a#a*ta#a *ara *ro#ucir sus *ro#uctos est2n#ar *ero ina#ecua#a *ara a#a*tarse a "a *ro#ucci.n #e "as nue'as$ 7o#as "as !urocracias est2n monta#as *ara am!ientes esta!"es/ son estructuras #e #esem*e+o #ise+a#as *ara *er)eccionar *rogramas #estina#os a contingencias &ue *ue#en *re#ecirse, no son estructuras #e reso"uci.n #e *ro!"emas, #ise+a#as *ara crear nue'os *rogramas *ara necesi#a#es &ue nunca se 6a!(an encontra#o antes$ Estos *ro!"emas tienen sus ra(ces en e" *ensamiento con'ergente, en "e raonamiento #e#ucti'o #e" *ro)esiona", &ue !usca encasi""ar "os nue'os *ro!"emas en "os 'iejos casi""eros$ E" 6ec6o es &ue "a so"uci.n #e *ro!"emas inno'ati'os re&uieren raonamiento in#ucti'o, es #ecir nue'os *rogramas a *artir #e e*eriencias *articu"ares$ Este *ensamiento es #i'ergente, cam!ia "as normas eistentes en "ugar #e mejorar "as eistentes$ 9es*uestas #is)unciona"es/ Quienes no *ertenecen a "a socie#a# 'en "os *ro!"emas #e estas estructuras como resu"ta#o #e "a )a"ta #e contro" eterno, as( 6acen "o o!'io/ tratan #e contro"ar e" tra!ajo me#iante "os #em2s mecanismos coor#ina#ores ?su*er'isi.n #irecta, estan#ariaci.n #e *rocesos #e tra!ajo, #e *ro#uctos0$ Ninguno #e "os cua"es au#a a" contro"$ E" 6ec6o es &ue e" tra!ajo com*"ejo no *ue#e ser #esem*e+a#o e)ecti'amente a menos &ue caiga !ajo e" contro" #e" o*era#or &ue "o e)ect5a$ %ero #emasia#o contro" eterno ""e'a, seg5n a "a 6i*.tesis 14, a "a centra"iaci.n )orma"iaci.n #e estructura, im*u"s2n#o"o 6acia "a Burocracia 8ec2nica$ 11 - LA FO98A DIVISIONAL
FORMA DI$ISIONAL 8ecanismo Coor#ina#or Estan#ariaci.n #e *ro#uctos$ %rinci*a" %arte C"a'e #e "a or g aniaci.n L(nea 8e#ia$ %rinci*a"es %ar2metros #e :ru*o Comercia"$ #ise+os Sistema #e contro" #e #esem*e+o$ Descentra"iaci.n 'ertica" "imita#a$ Factores situaciona"es 8erca#o #i'ersi)ica#os ?es*ecia"mente *ro#uctos ser'icios0$ Antigua, gran#e$ Necesi#a#es #e *o#er #e "os gerentes interme#ios$ De mo#a$
A" igua" &ue "a Burocracia %ro)esiona", no es tanto una organiaci.n como un gru*o #e enti#a- #es cuasi aut.nomas$ %ero mientras en a&ue""as enti#a#es J)"ojamente uni#asK #e "a Burocracia %ro)esiona" eran in#i'i#uos ?*ro)esiona"es #e" n5c"eo o*erati'o0 en Forma Di'isiona" son uni#a#es en "a "(nea me#ia$ Descri*ci.n #e "a Estructura B2sica Los *ar2metros #e Dise+o/ Lo m2s im*ortante, "a Forma Di'isiona" con)(a en "a !ase #e mer- ca#o *ara agru*ar uni#a#es en "a cima #e "a "(nea me#ia$ Las #i'isiones son crea#as #e acuer#o con "os merca#os aten#i#os "uego se "es #a contro" so!re "as )unciones o*erati'as &ue se re&uieren *ara aten#er"os$ Ca#a #i'isi.n contiene, como *or ejem*"o "as acti'i#a#es #e com*ras, )a!ricaci.n comercia"iaci.n$ Esta #is*ersi.n ? #u*"icaci.n0 #e "as )unciones minimia "a inter#e*en#encia entre #i'isiones, "i!eran#o a "as uni#a#es #e "a necesi#a# #e coor#inarse con "as otras, *ermitien#o gran etensi.n #e contro" en "a cum!re estrat@gica$ Esta estructura con#uce a una #escentra"iaci.n, *ero mu circunscri*ta ?#e unos *ocos gerentes #e "a casa centra" a a"gunos gerentes m2s &ue #irigen "as #i'isiones0$ En otras *a"a!ras, "a Forma Di'isiona" necesita #e "a #escentra"iaci.n en "a )orma 'ertica", *ara"e"a "imita#a$ E" *ar2metro #e #ise+o &ue usa e" cuarte" genera" es e" sistema #e contro" #e #esem*e+o, *ara 'igi"ar a "as #i'isiones$ Esto es as( *or&ue "a cum!re estrat@gica no *ue#e #e"egar to#o e" *o#er a "as #i'isiones a &ue #esa*arecer(a, ca#a #i'isi.n surgir(a como una organiaci.n in#e*en#iente si no "e #e"egara *o#er, a)ectar(a su autonom(a$ Este mecanismos coor#ina#or "os tres *ar2metros #e #ise+o a 'isto nos #an "a estructura !2sica/ "as uni#a#es !asa#as en e" merca#o en "a cima #e "a "(nea me#ia "a #escentra"iaci.n 'ertica" *ara"e"a #e esas uni#a#es "a con)iana en "a estan#ariaci.n #e "os *ro#uctos #e esas uni#a#es me#iante e" uso #e "os sistemas #e contro" #e #esem*e+o$ Estos con)orman "a con)iguraci.n i#ea"$ La !ase #e merca#o *ara e" agru*amiento *ermite "a autonom(a #e "as #i'isiones "o &ue a"ienta "a #escentra"iaci.n a e""as tam!i@n *ermite una )2ci" i#enti)icaci.n #e sus *ro#uctos, &ue *ue#en ser coor#ina#os *or me#io #e sistemas #e contro" #e #esem*e+o$ Ni "a #escentra"iaci.n #e *rocesos, ni "a )orma"iaci.n #e" com*ortamiento, ni e" *"aneamiento #e acci.n son usa#os *or&ue atenta contra "a autonom(a #e "as #i'isiones$ E" ajuste mutuo "os mecanismos &ue "os )omentan son ec"ui#os *or "a ausencia #e inter#e*en#encias entre "as #i'isiones$ >a un *e&ue+o "ugar *ara "a su*er'isi.n #irecta "a estan#ariaci.n #e #estreas$ E" @ito #e "a organiaci.n #e*en#e #e "a #estrea #e "os gerentes #i'isiona"es, a &uienes es #e"ega#o muc6o *o#er$ %ero esta caracter(stica co"oca "a res*onsa!i"i#a# so!re e" cuarte" genera" #e ense+ar a estos gerentes tan !ien como se *ue#a ?#e!en estan#ariar sus #estreas o a#octrinamiento0$
La estructura #e "as #i'isiones/ En teor(a, "a Forma Di'isiona" *ue#e su*onerse a cua"&uiera #e "as otras con)iguraciones, *ero )unciona mejor con estructuras #e Burocracia 8ec2nica en sus #i'isiones , aun m2s im*u"sa estas estructuras, no im*orta cua"es sean sus inc"inaciones natura"es 6acia "a )orma #e Burocracia 8ec2nica$ Esto se e*"ica *or "a necesi#a# #e estan#ariar "os *ro#uctos &ue tiene "a estructura #i'isiona" *ara *o#er contro"ar a "as uni#a#es$ Que e" cuarte" gerencia" &uiera retener e" contro" a "a 'e *roteger "a autonom(a #i'isiona" su*one esta!"ecer normas #e #esem*e+o #e)ini#as, cua eistencia #e*en#e #e #os )actores im*ortantes/ 1$ Ca#a #i'isi.n #e!e ser trata#a como un so"o sistema integra#o con un 5nico conjunto #e metas$ 3$ Esas metas #e!en ser o*erati'as ?cuantitati'amente me#ia#as0$ La 5nica con)iguraci.n &ue satis)ace este su*uesto es "a Burocracia 8ec2nica$ Los *o#eres #e "as #i'isiones #e" cuarte" genera"/ >a una agu#a #i'isi.n #e" tra!ajo entre e" cuarte" genera" "as #i'isiones$ La comunicaci.n entre "as #os es restringi#a ?en transmisi.n #e normas 6acia a!ajo #e resu"ta#os 6acia arri!a0 en gran *arte )orma"$ En "a Forma Di'isiona", a "as #i'isiones se "es #a *o#er *ara manejar "os asuntos #e "os merca#os &ue caen !ajo su res*onsa!i"i#a#$ Entonces/ Que *o#eres son reteni#os *or "os cuarte"es genera"es=$ Veremos seis en tota"/ 1$ Es "a )ormaci.n #e "a estrategia genera" #e *ro#ucto-merca#o #e "a organiaci.n$ 3$ E" cuarte" genera" asigna "os recursos )inancieros genera"es$ Como "as #i'isiones com*arten recursos )inancieros comunes, es res*onsa!i"i#a# #e" cuarte" genera" asignar esos recurso$ %ero este contro" se "imita so"o a "as cuestiones )inancieras, #ejan#o #e "a#o "as #e estrategia #e *ro#ucto-merca#o$ $ La c"a'e *ara e" contro" #e "as #i'isiones es e" sistema #e #esem*e+o, *or eso e" *o#er im*ortante #e" cuarte" genera" es #ise+ar e" sistema #e contro" #e #esem*e+o, esta!"ecien#o "as metas *ara "as #i'isiones en ca#a *erio#o #e in)ormes$ 4$ Que suce#e si una #i'isi.n no a"cana sus metas #e #esem*e+o=$ Los gerentes #e" cuarte" genera" #e!en #i)erenciar si e" *ro!"ema esta a#entro o )uera #e "a #i'isi.n$ Si e" *ro!"ema esta a#entro, 6a #os a"ternati'as, o *rescin#ir #e esta o au#ar"a )inancieramente$ Act5a en )orma #e sus #os *rimeras )acu"ta#es$ Si #etecta &ue e" *ro!"ema se encuentra #entro #e "a #i'isi.n, e" cuarte" genera" usa su cuarto *o#er/ reem*"aar nom!rar a "os gerentes #e #i'isiones$ M$ E" sistema #e contro" #e #esem*e+o *ue#e se+a"ar un *ro!"ema, *ero tiene muc6as "imitaciones en #ecir cua"es son "as ra(ces #e este, es mu *roc"i'e a mani*u"aciones, "o &ue "o 6ace no mu con)ia!"e$ Esto con#uce a "a &uinta )unci.n$ E" cuarte" genera" su*er'isa e" com*ortamiento #i'isiona" so!re una !ase *ersona"$ >a &ue notar &ue e" uso #e "a su*er'isi.n #irecta )rustra "a autonom(a #e "as uni#a#es, es *or e""o &ue "os gerentes #e" cuarte" genera" #e!en 6a""ar un *unto me#io *ara su intromisi.n$
$ E" cuarte" genera" suministra ciertos ser'icios #e a*oo comunes a "as #i'isiones$ >a #os ti*os #e ser'icios/ "os &ue #e!en ser #irigi#os a "as necesi#a#es *articu"ares #e "a #i'isi.n a&ue""os coor#ina#os &ue #e!en ser o)reci#os entre "as #i'isiones$ Los *rimeros son co"oca#os en "as mismas #i'isiones, "os segun#os reteni#os en e" cuarte" genera"$ De cua"&uier mo#o, to#a organiaci.n #i'isiona"ia#a #e!e "imitar "a canti#a# #e ser'icios &ue suministra e" cuarte" genera"$ Ca#a uno im*one #ecisiones so!re "as #i'isiones, cercenan#o *or "o tanto su autonom(a$ Con#iciones #e "a Forma Di'isiona" Di'ersi)icaci.n #e merca#o/ La #i'ersi#a# #e merca#o es e" )actor situaciona" m2s im*ortante &ue con#uce a "a organiaci.n a "a Forma Di'isiona"$ %ero tam!i@n "a #ecisi.n #e #i'isiona"iaci.n a"ienta a una maor #i'ersi)icaci.n$ >a tres ti*os #e #i'ersi#a# #e merca#o/ 1$ %ro#ucto ser'icio$ 3$ C"iente$ $ 9egi.n$ En teor(a, "os tres *ue#en con#ucir a "a #i'isiona"iaci.n$ Sin em!argo, "a #i'isiona"iaci.n !asa#a en #i'ersi)icaci.n #e c"iente o regi.n, en ausencia #e #i'ersi)icaci.n #e *ro#ucto o ser'icio, a menu#o resu"ta incom*"eta$ Con *ro#uctos i#@nticos, "a casa centra" tien#e a centra"iar gran *arte #e "as #ecisiones *ara asegurar normas o*erati'as comunes a to#as "as #i'isiones, 6acien#o una estructura *areci#a a "a #e "a Burocracia 8ec2nica integra#a, con "a #i)erencia #e &ue sus o*era#ores est2n #i'i#i#os en uni#a#es !asa#as en e" merca#o$ Sistema t@cnico/ La #i'isiona"iaci.n es *osi!"e s."o cuan#o e" sistema t@cnico *ue#e ser se*ara#o en )ragmentos, uno *ara ca#a #i'isi.n$ Cuan#o "as "(neas #e *ro#ucto no "as regiones son "as #i'ersi)ica#as, "a #i'isi.n se 6ace natura"mente, no im*orta cua"es sean "as econom(as #e esca"a *ara em*ear, #istintas "(neas #e *ro#ucto re&uieren #i)erentes sistemas t@cnicos$ Las organiaciones &ue in'irtieron recursos en sistemas t@cnicos #e mu a"to costo )ijo, #i)(ci"mente #i'ersi)i&ue en )orma 6orionta"$ E""os si "o 6acen 'ertica"mente, con'irti@n#ose en sus *ro*ios *ro'ee#ores c"ientes$ Las )uertes inter#e*en#encias entre "as "(neas #e *ro#ucto en "a misma ca#ena #e *ro#ucci.n con#uce a una )orma incom*"eta #e #i'isiona"iaci.n$ Am!iente/ 8ientras &ue "as cuatro con)iguraciones anteriores ten(an un am!iente en *articu"ar, "a Forma Di'isiona" esta regi#a *or una #imensi.n am!ienta" m2s restringi#a ?"a #i'ersi#a# #e merca#os, en *articu"ar, "a #i'ersi#a# #e *ro#uctos0$ Esto estrec6a su rango #e a*"icaci.n com*aran#o con "as otras cuatro con)iguraciones$
No o!stante, "a Forma Di'isiona" tiene un am!iente *re)eri#o, &ue com*arte con "a Burocracia 8ec2nica , esto es *or "a con#ici.n #e &ue sus *ro#uctos *ue#an ser estan#aria#os$ De!i#o a esto, "a Forma Di'isiona" tra!aja mejor en am!ientes no mu com*"ejos ni mu #in2micos$ E#a# tama+o/ Aun&ue e" tama+o mismo no trae "a #i'isiona"iaci.n es ".gico es*erar &ue a me#i#a &ue una organiaci.n crece, esta tien#a a #i'ersi)icar "uego a #i'isiona"iar$ Esto se #a *or&ue "as em*resas &ue crecen muc6o, sim*"emente se &ue#an sin "ugar *ara "a e*ansi.n, #e!en !uscar "ugar *ara "a e*ansi.n en otra *arte, #e!ien#o, "uego #e #i'ersi)icar #i'isiona"iar$ Como "a #imensi.n, "a e#a# tam!i@n esta asocia#a a "a Forma Di'isiona"$ En "as organiaciones m2s gran#es, "a gerencia se &ue#a sin "ugar *ara e*an#irse en "as m2s antiguas, "os gerentes, a 'eces, se a!urren #e "os merca#os tra#iciona"es encuentran #i'ersi.n en "a #i'ersi)icaci.n$ En otros casos, e" tiem*o trae nue'os com*eti#ores, )oran#o a "a #irecci.n a !uscar nue'os merca#os con mejor *otencia"$ Eta*as en "a transici.n 6acia "a Forma Di'isiona" Comenamos con una gran cor*oraci.n &ue *ro#uce to#os sus *ro#uctos ?)orma integra#a0 es una )orma *ura, una Burocracia 8ec2nica o una A#6ocracia$ A me#i#a &ue comiena a comercia"iar a"gunos #e sus *ro#uctos interme#ios, 6ace e" *rimer #es*"aamiento 6acia "a #i'isiona"iaci.n, ""ama#a "a )orma #e su!*ro#ucto$ Sigue 6acia 6asta e" *unto en &ue sus su!*ro#uctos se 'ue"'en m2s im*ortantes &ue "os *ro#uctos )ina"es, se ""aga a "a )orma #e *ro#ucto re"aciona#o$ Y )ina"mente, se #a "a com*"eta ru*tura #e "a ca#ena #e *ro#ucci.n 6asta e" *unto #on#e "os *ro#uctos no tienen re"aci.n entre si, ""egan#o a "a Forma Di'isiona" *ura$ Aun&ue a"gunas cor*oraciones *ue#en mo'erse a tra'@s #e estas tres eta*as es secuencia, 6a otras &ue *aran en una eta*a #e" camino a causa #e sistemas #e costos )ijos mu a"tos ?t(*ico en e" caso #e "a )orma integra#a0, #e o*eraciones !asa#as en una so"a materia *rima ?t(*ico en e" caso #e su!*ro#ucto0, o en)o&ue so!re una tecno"og(a !2sica o tema #e merca#o ?t(*ico en e" caso #e "a )orma #e *ro#ucto re"aciona#o0$ %or "o tanto tenemos ?Ver %ag$ 1H4 - )ig$ 11-0/ 1$ 3$ $ 4$
Forma integra#a ?)unciona" *ura0$ Forma #e su!*ro#ucto$ Forma #e *ro#ucto re"aciona#o$ Forma cong"omera#a ?#i'isiona" *ura0$
A"gunas cuestiones con "a Forma Di'isiona" Las 'entajas econ.micas #e "a #i'isiona"iaci.n/ La Forma Di'isiona" o)rece cuatro 'entajas so!re "a estructura )unciona" con o*eraciones integra#as/ 1$ La Forma Di'isiona" a"ienta a "a a#ecua#a asignaci.n #e ca*ita"$ E" cuarte" genera" *ue#e e"egir #on#e co"ocar su #inero, as( *ue#e concentrarse en sus
merca#os m2s )uertes, a*ro'ec6an#o "as 'entajas #e a"gunas #i'isiones en )a'or #e otras$ 3$ A" a!rir o*ortuni#a#es *ara ""e'ar a ca!o negocios in#i'i#ua"es au#a a ca*acitar gerentes genera"es$ En contraste, "os gerentes #e "(nea me#ia #e "as estructuras )unciona"es est2n encerra#os en re"aciones #e*en#ientes entre e""os, "o &ue im*i#e "a res*onsa!i"i#a# autonom(a in#i'i#ua"$ $ La Forma Di'isiona" #i)un#e sus riesgos en 'arios merca#os$ 4$ La Forma Di'isiona" res*on#e estrat@gicamente$ Las #i'isiones *ue#en a)inar sus ma&uinas mientras e" cuarte" genera" se concentra en su cartera estrat@gica$ %ero/ Es "a )orma )unciona" "a !ase correcta *ara "a com*araci.n=$ Si, si se &uieren com*arar organiaciones #i'ersi)ica#as con no #i'ersi)ica#as$ La #i'ersi)icaci.n estrat@gica, a causa #e &ue con#uce a "a #i'isiona"iaci.n ca*acita gerentes, re#uce riesgos aumenta "a res*uesta estrat@gica$ *ero, una 'e &ue una organiaci.n es #i'ersi)ica#a #i'isiona"ia#a, 6a ra.n *ara cam!iar "a !ase #e com*araci.n$ La a"ternati'a rea", *or "o menos #es#e e" *unto #e 'ista #e "a socie#a#, es seguir 6asta e"iminar "a casa centra" *ermitir a "as #i'isiones tra!ajar como organiaciones in#e*en#ientes$ La cuesti.n es &ue si "as cor*oraciones son m2s e)icientes &ue sus #i'isiones tra!ajan#o en )orma se*ara#a$ En este conteto *o#emos reconsi#erar "as cuatro 'entajas #iscuti#as antes$ En "a organiaci.n #i'isiona"ia#a, "a casa centra" asigna "os recursos #e ca*ita" entre "as #i'isiones, en e" caso #e cor*oraciones in#e*en#ientes "o 6acen "os merca#os #e ca*ita"$ Quien "o 6ace mejor=$ La Forma Di'isiona" tiene 'entaja #e no estar 'icia#o con "os com*ortamientos #e" merca#o ?conocimiento i#iosincr2tico, com*ortamiento o*ortunista, etc$0$ Los gerentes *ue#en in)ormarse mejor #e!i#o a" maor conocimiento &ue tiene #e a"gunos negocios, *ue#en trans)erir recursos entre #i'isiones en )orma m2s r2*i#a &ue "os mecanismos #e" merca#o$ %ero tienen "a #es'entaja #e ser m2s costosa ?es*ecia"mente en "a a#&uisici.n0, en a"gunos senti#os menos )"ei!"e &ue "os mecanismos #e merca#o, esto u"timo en "o re)eri#o a &ue "e &uita a" accionista "a *osi!i"i#a# #e e"egir #on#e co"ocar su #inero$ So!re "a cuesti.n #e" #esarro""o #e "os gerentes, estos tienen m2s res*a"#o ?concretamente e" cuarte" genera"0 &ue "os *resi#entes #e com*a+(as$ So!re "a tercera cuesti.n, #e riesgo, e" argumento #i'isiona" es &ue "a organiaci.n in#e*en#iente es 'u"nera!"e )rente a crisis, "a cong"omeraci.n "e suministra e" a*oo *ara *asar estas crisis$ E" argumento en contra es &ue "a #i'isiona"iaci.n *ue#e mantener a "as #i'isiones con *ro!"emas *or mas tiem*o #e" *ru#ente, mientras &ue e" merca#o &uie!ra "a em*resa in#e*en#iente eso es to#o$ Fina"mente, esta "a cuesti.n #e "a res*uesta estrat@gica$ La Forma Di'isiona" )"ojamente uni#a res*on#e mejor &ue "a )unciona" m2s estrec6amente uni#a$ %ero/ Que *recio tiene "a uni.n )"oja=$ O Que e)ectos tiene "a cong"omeraci.n so!re "a res*uesta estrat@gica=$ E" sistema #e contro" #e "a Forma Di'isiona" a"ienta a "os gerentes a mejorar
e" #esem*e+o )inanciero, *ero re#uce "as *osi!i"i#a#es #e inno'aci.n$ Esto es as( *or&ue *ara &ue 6aa cam!io #e!en 6a!er em*resarios, estos no congenian con e" contro" estan#aria#o$ Los *roce#imientos *ara e'itar cam!ios *ue#e re#ucir e" riesgo, *ero tam!i@n "as *ri'a #e "os !ene)icios #e" riesgo ?en )orma a "o &ue 6ace e" em*resario, &uien toma sus *ro*ios riesgos *ara ganar sus *ro*ias recom*ensas0$ La contri!uci.n #e" cuarte" genera"/ Como "a )unci.n #e" cuarte" genera" es #esem*e+a#a *or un #irector, "a *regunta esta en/ Que o)rece e" cuarte" genera" &ue no o)reca e" #irectorio in#e*en#ien- te=$ E" *rinci*a" *ro!"ema &ue en)renta "a Forma Di'isiona" es "a ten#encia #e "os gerentes #e "a casa centra" a centra"iar ciertas #ecisiones 6acien#o )racasar e" *ro*.sito #e "a #i'isiona"iaci.n$ A#em2s, #e!i#o a "a ma"a in)ormaci.n a "a com*"eji#a# #e "a organiaci.n, esta es mu #i)(ci" #e contro"ar *or *arte #e "os gerentes genera"es #e" cuarte" o*erati'o$ >acien#o un !a"ance, e" caso #e un cuarte" genera" 'ersus un gru*o #e #istintos #irectores es am!i'a"ente$ No #e!er(a sor*ren#er &ue en un estu#io se #escu!ri. &ue "as cor*oraciones con #i'ersi#a# contro"a#a ?con inter#e*en#encias entre "as #i'isiones0 o!tengan mejor ganancia &ue a&ue""as con #i'ersi#a# cong"omera#a$ La *er)ecta #i'isiona"iaci.n reme#ia ciertas ine)iciencias en e" merca#o #e ca*ita", *ero intro#uce nue'as *ro*ias ca*acita gerentes genera"es, *ero "uego "es #a menos autonom(a #e "o &ue 6ace e" negocio in#e*en#iente #i)un#e sus riesgos, *ero tam!i@n #i)un#e "as consecuencias #e esos riesgos *rotege "as o*eraciones 'u"nera!"es #urante recesiones econ.micas, inc"uen#o a a"gunas &ue "uego #emuestran no merecer ser *rotegi#as sus sistemas #e contro" a"ientan "a mejor(a #e" #esem*e+o )inanciero, *ero #esa"ienta "a 'er#a#era inno'aci.n em*resaria" su cuarte" genera" contro"a mejor e" #esem*e+o #e" negocio &ue e" #irector #e una cor*oraci.n #e muc6os accionistas, *ero su #i'ersi)icaci.n intr(nseca es, en *rimer "ugar, una #e "as causas *or "a &ue "as cor*oraciones son #e muc6os accionistas "os #irectores ma" in)orma#os en e" an2"isis )ina", *ue#e 6acer *oco m2s &ue un #irectorio *ara corregir "os *ro!"emas )un#amenta"es #e un negocio ?)ina"mente, am!os se re#ucen a cam!iar "a gerencia0$ Los *ro!"emas #e concentraci.n #e *o#er/ Ya 6emos 'isto "a re"aci.n entre tama+o "a Burocracia %ro)esiona"$ Des#e e" *unto #e 'ista #e "a socie#a# #e!emos *reguntar/ 7ama+o a &ue *recio=$ >a costos econ.micos *otencia"es #e" tama+o, es*ecia"mente "a amenaa a" merca#o com*etiti'o$ %ero "os costos socia"es #e" tama+o *ue#en ser "os m2s serios$ %or una *arte, gran#e signi)ica !urocr2tico, seg5n 6i*.tesis M, con e" agra'ante &ue "a Burocracia %ro)esiona" ""e'a a centra"iar e" *o#er no so"o en e" ni'e" #i'isiona" sino en e" #e" cuarte" genera"$ En e" caso #e "a cor*oraci.n gigante, esto resu"ta en "a concentraci.n #e muc6o *o#er en *ocas manos$ 13 - LA AD>OC9ACIA
ADHOCRACIA 8ecanismo Coor#ina#or Ajuste mutuo$ %rinci*a" %arte C"a'e #e "a organiaci.n Sta)) #e A*oo ?En "a A#6ocracia A#ministrati'a/ junto con e" n5c"eo o*erati'o en "a A#6ocracia O*erati'a0$ %rinci*a"es %ar2metros #e Dis*ositi'os #e en"ace$ #ise+os Estructura org2nica$ Descentra"iaci.n se"ecti'a$ Es*ecia"iaci.n 6orionta" #e cargos$ Ca*acitaci.n$ Agru*amiento )unciona" #e merca#o a "a 'e$ Factores situaciona"es Am!iente com*"ejo, #inamico ?a 'eces #is*ar0$ Go'en ?es*ecia"mente "a A#6ocracia O*erati'a0$ Sistema t@cnico so)istica#o a menu#o automatia#o ?en "a A#6ocracia A#ministrati'a0$ De mo#a$ Ninguna #e "as con)iguraciones #iscuti#as 6asta a6ora son ca*aces #e inno'aci.n$ %ara esto se re&uiere una con)iguraci.n ca*a #e )usionar e*ertos etra(#os #e #i)erentes #isci*"inas en gru*os #e *roectos a# 6oc &ue )uncionan sin tro*ieos$ Descri*ci.n #e "a Estructura B2sica Los *ar2metro #e #ise+o/ A&u( tenemos una estructura org2nica, con *oca )orma"iaci.n #e com*ortamiento a"ta es*ecia"iaci.n 6orionta" #e tarea !asa#a en ca*acitaci.n )orma" una ten#encia a agru*ar "os es*ecia"istas en uni#a#es )unciona"es *ara *ro*.sitos internos *ero #istri!ui#os en *e&ue+os gru*os #e *roectos !asa#os en e" merca#o *ara 6acer su tra!ajo una con)iana en "os #is*ositi'os #e en"ace *ara a"entar e" ajuste mutuo en entre estos e&ui*os, &ue est2n u!ica#os en 'arios "ugares en "a organiaci.n e inc"uen 'arias mec"as #e gerentes #e "(nea e*ertos o*erati'os #e sta))$ Inno'ar signi)ica rom*er con "os es&uemas esta!"eci#os$ As( "a organiaci.n inno'a#ora no *ue#e con)iar en ninguna )orma #e estan#ariaci.n *ara "a coor#inaci.n$ De!e e'itar "as tram*as #e "as estructuras !urocr2ticas , so!re to#o, #e!en *ermanecer )"ei!"es$ De to#as "as con)iguraciones, "a A#6ocracia muestra "a menor re'erencia *or "os *rinci*ios c"2sicos #e "a a#ministraci.n, es*ecia"mente *or e" #e uni#a# #e man#o$ La A#6ocracia #e!e contratar #ar *o#er a e*ertos ?*ro)esiona"es0, *ero, a #i)erencia #e "as Burocracias %ro)esiona"es, "a A#6ocracia no *ue#e con)iar en "as #estreas estan#aria#as #e estos e*ertos *ara "ograr e" contro", *or&ue eso con#ucir(a a "a estan#ariaci.n en "ugar #e "a inno'aci.n$
La A#6ocracia tien#e a usar conjuntamente "as !ases )unciona" #e merca#o *ara agru*amiento, en una estructura matricia"$ Los e*ertos son agru*a#os en uni#a#es )unciona"es *ara *ro*.sitos internos, *ero "uego son #es*"ega#os en gru*os #e *roectos mu"ti#isci*"inarios *ara ""e'ar a ca!o su tra!ajo !2sico #e inno'aci.n$ Esto *ermite &ue "a organiaci.n #esarraigue a" *ro)esiona" sin &uitar"e "os "aos con su cam*o #e e*eriencia$ Como "a estan#ariaci.n est2 *ro6i!i#a "a su*er'isi.n #irecta es im*osi!"e #a#o "a com*"eji#a# #e" tra!ajo, e" contro" se #a me#iante e" ajuste mutuo$ Con este mecanismo crece e" *ar2metro #e #ise+o #estina#o a a"canar"o, es #ecir "os gru*os #e #is*ositi'os #e en"ace ?esta!"ecien#o gerentes integra#ores, *osiciones #e en"ace, gru*os #e tareas, se )a'orece "a estructura matricia"0$ %or su con)iana en "os e*ertos, "a A#6ocracia es #ecentra"ia#a, *ero en )orma #i)erente a "a Burocracia %ro)esiona"$ A&u( "os e*ertos son #istri!ui#os a tra'@s #e "a estructura$ La centra"iaci.n #e "a A#6ocracia es tanto 'ertica" como 6orionta" ?""amamos Se"ecti'a0$ E" *o#er est2 #istri!ui#o entre gerentes no gerentes en to#os "os ni'e"es #e "a jerar&u(a$ %o#emos #i'i#ir a "a A#6ocracia en #os ti*os/ 1$ La A#6ocracia O*erati'a/ Esta inno'a resue"'e *ro!"emas en nom!re #e sus c"ientes, como *or ejem*"o una agencia #e *u!"ici#a#$ Un rasgo #e "a A#6ocracia O*erati'a es &ue sus tra!ajos a#ministrati'o o*erati'o tien#en a )usionarse en un so"o es)uera$ Cuesta #istinguir entre e" #ise+o #e" tra!ajo e" tra!ajo en si, es *or eso &ue tam!i@n es #i)(ci" #i)erenciar a "os gerentes #e "a "(nea me#ia #e "os miem!ros #e" sta)) #e a*oo$ 3$ La A#6ocracia A#ministrati'a/ Esta tam!i@n )unciona con gru*os #e *roectos, *ero 6acia un )in #i)erente$ 8ientras "a A#6ocracia O*erati'a se com*romete en *roectos *ara ser'ir a c"ientes, "a A#6ocracia A#ministrati'a 6ace una *ro)un#a #i)erenciaci.n entre su com*onente a#ministrati'o su n5c"eo o*erati'o$ E" n5c"eo o*erati'o es se*ara#o #e" resto #e "a organiaci.n *ara &ue e" com*onente a#ministrati'o &ue &ue#a *ue#e ser estructura#o como una A#6ocracia$ Este truncamiento *ue#e tener "ugar en una canti#a# #e )ormas/ Cuan#o una organiaci.n tiene necesi#a# #e inno'aci.n, como *or ejem*"o una com*etencia #e *ro#ucto, *ero su n5c"eo o*erati'o #e!e ser mec2nico !urocr2tico, este *ue#e esta!"ecerse como una organiaci.n se*ara#a$ Forma"iaci.n #e estrategias en "a A#6ocracia/ E" contro" )ormu"aci.n #e estrategias no esta c"aramente u!ica#o en ning5n "a#o$
#e" *roceso #e
82s aun, este *roceso es una )ormaci.n #e estrategia, a &ue se con)orman con "as #ecisiones &ue "os in#i'i#uos toman, una a "a 'e$ A&u( no eiste "a #icotom(a entre )ormu"aci.n-ejecuci.n, *or&ue "as estrategias se )ormu"an en e" mismo "ugar #on#e se ejecutan, *or&ue #e!i#o a "a caracter(stica inno'a#ora #e "a A#6ocracia, es im*osi!"e traar una estrategia com*"eta ?*re#etermina#a0 antes #e rea"iar "a tarea$ En otras *a"a!ras, en e" momento en &ue se esta!i"ian "as estrategias, "a A#6ocracia *asa a ser una !urocracia$ A6ora, si "a estrategia e'o"uciona a" ritmo #e "as necesi#a#es, es ".gico &ue "a )ormu"aci.n recaiga so!re &uien&uiera &ue #eci#a &ue *roectos se ""e'ar2n a ca!o como$ Y en "a A#6ocracia O*erati'a esto inc"ue, *otencia"mente a to#os sus miem!ros$
Si !ien "a A#6ocracia O*erati'a es e" mejor e*onente #e esta e'o"uci.n #e estrategias, *o#emos etraer "as mismas conc"usiones *ara "a A#6ocracia A#ministrati'a, aun&ue a&u( e" *roceso #e e"a!oraci.n #e estrategias sea un *oco m2s *ro"ijo$ Esto se #a *or "a menor canti#a# #e c"ientes &ue tiene ?sus *ro*ias necesi#a#es0$ %roectos maores, mas integra#os una es)era #e o*eraciones mas , cerra#as, 6ace &ue "os es)ueros #e "os #istintos es*ecia"istas sea estructura#os mas cui#a#osamente$ como resu"ta#o, "a A#6ocracia a#ministrati'a se estructura a si misma como un sistema se conste"aciones #e tra!ajo, ca#a una u!ica#a en e" ni'e" #e "a jerar&u(a *ro*orciona#o a "os ti*os #e #ecisiones )unciona"es &ue #e!e tomar$ En am!as A#6ocracias, encontramos #escentra"iaci.n se"ecti'a 'ertica" 6orionta"$ La necesi#a# #e estructura "os es)ueros #e "os es*ecia"istas tam!i@n sugiere una necesi#a# #e *"aneamiento #e "a acci.n$ E" *ro!"ema es &ue si !ien "a meta #e "a organiaci.n *ue#e ser conoci#a, "os me#ios *ara "ograr"a no "o son$ Estos #e!en ser e"a!ora#os so!re "a marc6a *or ensao error, #an#o como resu"ta#o normas am*"ias )"ei!"es #entro #e "as cua"es 6a una gran "i!erta# *ara tomar #ecisiones$ Los ro"es #e "a cum!re estrat@gica/ Los a"tos gerentes no usan muc6o tiem*o en )ormu"ar estrategias, mas !ien est2n ocu*a#os con "as "uc6as &ue surgen so!re e"ecciones estrat@gicas, a manejar otros *ro!"emas &ue surgen en to#as estas estructuras )"ui#as$ De!en usar "a *ersuasi.n *ara coor#inar a "os #i)erentes *ro)esiona"es 6acer"os tra!ajar en gru*o$ 7am!i@n #e!e contro"ar "os *roectos en )orma *ersona" ?a &ue no 6a otra )orma0$ %ero "a )unci.n *rinci*a" #e" gerente #e "a A#6ocracia O*erati'a es "a #e re"acionar a "a organiaci.n con e" me#io, asegur2n#o"e un )"ujo constante #e *roectos *ara &ue *ue#a tra!ajar ?)unci.n #e 'entas0$ A"go simi"ar *asa con "os gerentes #e "a A#6ocracia A#ministrati'a, &ue #e!en gestionar en"aces negociaciones *ara asegurar una corriente #e tra!ajo continua$ Con#iciones #e"a A#6ocracia Am!iente !2sico/ Es "a con#ici.n mas im*ortante, "a A#6ocracia esta en un am!iente a "a 'e com*"ejo #in2mico$ Din2mico *or e" 6ec6o #e inno'ar, com*"ejo *or&ue esta #e!e ser so)istica#a *or "o tanto, #i)(ci" #e com*ren#er$ Fueras #is*ares en e" am!iente/ La 6i*.tesis 1 in#ica!a &ue "as #is*ari#a#es #e" am!iente con#ucen a #escentra"iar se"ecti'amente a conste"aciones #e tra!ajo #i)erencia#as ?a estructurarse como una A#6ocracia A#ministrati'a0$ Las organiaciones #e!en crear #i)erentes conste"aciones *ara tratar con "os #istintos as*ectos #e su am!iente "uego integrar to#os sus es)ueros$
>a organiaciones #i'isiona"es &ue necesitan tanto !asarse en e" *ro#ucto como en "a regi.n, a causa #e &ue am!as eran mu im*ortantes$ La so"uci.n *ara e""as )ue crear una estructura matricia" &ue *ermit(a e"egir am!as !ases en un *ie #e igua"#a#$ Estas organiaciones son ""ama#as A#6ocracia Di'isiona"es$ Cam!io )recuente #e" *ro#ucto/ Las con#iciones #in2micas &ue resu"tan #e un cam!io )recuente #e *ro#ucto con#uca a muc6as organiaciones a trans)ormarse en A#6ocracias O*erati'as$ Esto se #a *or&ue ca#a cam!io constitue un nue'o *roecto, como *or ejem*"o "as em*resas #e *ro#ucci.n *or uni#a# o a *e#i#o$ >a em*resas *e&ue+as #e a"ta tecno"og(a &ue est2n contro"a#as *or un em*resario, *or cierto tan ca*acita#o como "os *ro)esiona"es &ue a""( tra!ajan, estas #e ""aman A#6ocracias Em*resaria"es$ La ju'entu# como con#ici.n #e "a A#6ocracia/ A me#i#a &ue "a organiaci.n en'ejece, to#o ti*o #e )ueras "a ""e'a a con'ertirse en una Burocracia, a &ue es mu #i)(ci" im*e#ir "a )orma"iaci.n #e com*ortamiento mantener una corriente continua #e *roectos a# 6oc$ A#em2s, seg5n "a 6i*ote- sis 1, "as organiaciones j.'enes tien#en a ser org2nicas, to#o nos ""e'a a conc"uir &ue "a A#6ocracia esta re"aciona#a con "a ju'entu#, con "as *rimeras eta*as en e" #esarro""o #e "as estructuras organiaciona"es$ E" sistema t@cnico como una con#ici.n #e "a A#6ocracia/ Aun&ue "a A#6ocracias O*erati'as tienen un sistema t@cnico sim*"e, "a A#6ocracias A#ministrati'as son "o contrario$ La 6i*.tesis #ec(a &ue cuan#o un sistema t@cnico es so)istica#o, "a organiaci.n re&uiere un sta)) #e a*oo e"a!ora#o, e" cua" #e!e tener *o#er so!re "as #ecisiones usar "os #is*ositi'os #e en"ace *ara coor#inar su tra!ajo ?A#6ocracia A#ministrati'a0$ Cuan#o este sistema es mu automatia#o, "a organiaci.n tien#e a *asar #e "a Burocracia 8ec2nica automatia#a a "a A#6ocracia A#ministrati'a automatia#a ?siem*re &ue e" am!iente sea "o su)icientemente so)istica#o como *ara e""o0$ A"gunas cuestiones asocia#as con "a A#6ocracia Las re"aciones 6umanas a "a am!ige#a#/ A causa #e su )"ei!i"i#a#, "a A#6ocracia tien#e a ser mu )"ui#a, con)usa, *ero so!re to#o am!igua, cosa &ue sue"e #isgustar a5n a sus #e)ensores$ Fun#amenta"mente *reocu*a "a )a"ta #e esta!i"i#a# #e" *ersona", e" no sa!er &uien es e" je)e, "os cam!ios constantes so!re "os cua"es tra!ajar$ E" otro as*ecto re"aciona#o con "a am!ige#a# #e "a A#6ocracia es "a *o"ariaci.n &ue tiene ?es "a m2s #e)ensora #e" a*to, mientras *ermaneca a*to, "a m2s #estructora #e" #@!i"0$ No o!stante e" con)"icto &ue se #a ?e" cua" se #esarro""a con *ocas reg"a, #a#o &ue es una estructura org2nica0, es !ueno *ara "a creati'i#a#, *or "o tanto e" gerente no #e!e em!ote""ar"o, #e!e cana"iar"os 6acia )ines *ro#ucti'os$ Los *ro!"emas #e e)iciencia/ Si !ien es "a mejor en reso"'er *ro!"emas ma" estructura#os *ara rea"iar inno'aci.n so)istica#a, en materia #e "os costos #e esa inno'aci.n sim*"emente, "a A#6ocracia no es una estructura e)iciente$ La A#6ocracia sir'e
*ara cosas etraor#inarias, a" no *o#er estan#ariar como !urocracias, no *ue#e ser e)iciente$ Una #e "as causas es e" a"to costo #e comunicaci.n ?se #e!e consu"tar a muc6a gente antes #e tomar una #ecisi.n0$ Otra es e" #ese&ui"i!rio #e "as cargas #e tra!ajo, "o &ue 6ace casi im*osi!"e mantener a" *ersona" #e una estructura #e *roecto$ Los *e"igros #e una transici.n ina*ro*ia#a/ %ara terminar con "os *ro!"emas, una so"uci.n )2ci" seria se"eccionar "o &ue "a organiaci.n 6ace mejor trans)ormar "a A#6ocracia O*erati'a en una Burocracia %ro)esiona" ?o 8ec2nica si se #e#ica a una so"a es*ecia"i#a#0$ %ero esta transici.n no siem*re es a*ro*ia#a$ La organiaci.n naci. *ara reso"'er *ro!"emas, no *ara a*"icar normas #e )orma in#iscrimina#a$ La socie#a# tiene muc6os *ro#uctores masi'os, *ero *ocos so"uciona#ores #e *ro!"emas$ Estas organiaciones *ue#en reso"'er su *ro!"ema #i)erencian#o *artes estereoti*a#as *artes creati'as$ La A#6ocracia A#ministrati'a no *ue#e se"eccionar nue'os c"ientes a &uienes 'en#er *ro#uctos estan#aria#os, "o &ue *ue#e ""e'ar, si *ier#e "a ca*aci#a# #e inno'ar a su *ro*ia #estrucci.n a "a #estrucci.n #e "a organiaci.n misma$
LA GERENCIA - Peter Drucker 44 - L<:ICA Y ES%ECIFICACIONES DEL DISEO Dise+os #e Estructuras/ Funciona"$ %or E&ui*os$ Descentra"iaci.n Fe#era"$ Descentra"iaci.n simu"a#a$ Sistema$ Es*ecia"iaciones/
C"ari#a#$ Econom(a$ Direcci.n #e "a 'isi.n$ Com*rensi.n #e tarea *ro*ia com5n$ Decisi.n$ Esta!i"i#a# - A#a*ta!i"i#a#$ %er*etuaci.n autorreno'aci.n$
E" conteni#o #e este ca*itu"o esta #esarro""a#o resumi#o en e" materia" corres*on#iente, Entre "as *aginas M - H$ La :erencia$ 4M - DISEO CEN79ADO EN EL 79ABAGO Y LA 7A9EA/ FUNCIONAL Y DE EQUI%OS
ES79UC7U9A
Estructura Funciona" Es "a organiaci.n #e" tra!ajo en gru*os a )ines #e 6a!i"i#a#, como *or ejem*"o un gru*o )i"ma#or ?#irector, e"ectricista, ingeniero #e soni#o, etc$ E" tra!ajo se #es*"aa 6acia "a 6a!i"i#a# *ero "a *osici.n #e" tra!aja#or es )ija$ 7iene "a 'entaja #e "a c"ari#a# ?ca#a uno su *ro*ia tarea0 es una organiaci.n #e gran esta!i"i#a#$ La estructura es r(gi#a o)rece resistencia a "a a#a*taci.n$ Es antiecon.mica, si se a*roima a un numero mo#esto #e tama+o o com*"eji#a#, es #ecir &ue eiste )ricciones, *or "o tanto eige coor#ina#ores, comit@s, reuniones, encarga#os #e reso"'er "os *ro!"emas ?son m2s costosos0$ La 'irtu# es &ue se centra en e" es)uero, to#os "os a#ministra#ores )unciona"es consi#eran &ue su )unci.n es "a m2s im*ortante$ In#uce a "os miem!ros #e "a uni#a# )unciona" a su!or#inar e" !ienestar #e "as #em2s )unciones a "os intereses #e su uni#a#$ Las comunicaciones son !uenas en "a *e&ue+a organiaci.n )unciona" *ero se #eteriora si es gran#e$ Como estructura #e #ecisi.n no es *osi!"e tomar #ecisiones sa"'o en e" ni'e" m2s e"e'a#o$ La gente se es*ecia"ia ca#a 'e m2s se interesa en su *ro*ia es*ecia"iaci.n$ Estructura *or E&ui*o Un e&ui*o es una serie #e *ersonas con #istintas 6a!i"i#a#es, antece#entes conocimientos rec"uta#os en #istintas 2reas #e "a organiaci.n &ue co"a!ora en una tarea es*eci)ica #e)ini#a$ Sue"e eistir un "(#er o ca*it2n #e" e&ui*o$ La misi.n #e" e&ui*o es #e una tarea es*eci)ica, como *or ejem*"o e" #esarro""o #e un *ro#ucto$ %ero e" e&ui*o *ue#e ser *ermanente, su com*osici.n *ue#e 'ariar #e una tarea a otra, como *or ejem*"o e" 6os*ita" ?e&ui*o mo'i"ia#o seg5n "as necesi#a#es #e" *aciente in#i'i#ua" seg5n "as #etiene e" ca*it2n #e" e&ui*o ?me#ico0 con "a en)ermera como ejecuti'a #e" gru*o0$ E" "i#erago se #es*"aa #e acuer#o a "a tarea$ Un e&ui*o necesita un o!jeti'o c"aro !ien #e)ini#o$ Siem*re es e" e&ui*o en conjunto e" &ue asume "a res*onsa!i"i#a# #e "a tarea$ Los miem!ros #e" e&ui*o no necesitan conocerse unos o otros *ara actuar como e&ui*o *ero se necesitan conocer "a tarea$ Cua"i#a#es/ E" e&ui*o se muestra rece*ti'o a "as nue'as i#eas a "as mo#os nue'os #e 6acer "as cosas, muestra muc6a a#a*ta!i"i#a#$ De)ectos/ Carece #e c"ari#a# a" menos &ue e" "(#er #e" e&ui*o "a crea, aun&ue to#os "os miem!ros com*ren#en "a tarea com5n, no siem*re entien#en su *ro*ia tarea$
Los e&ui*os )racasas *or&ue no im*onen "a auto#isci*"ina "a res*onsa!i"i#a# &ue se re&uiere a causa #e "a gran "i!erta# &ue 6a, *or "o tanto *o#emos #ecir &ue "os e&ui*os tra!ajan mejor con *ocos miem!ros$ Dise+o #e e&ui*o !asa#o en e" conocimiento/ un numero ca#a 'e m2s e"e'a#o #e tra!aja#ores !asa#os en e" conocimiento ten#r2 un 6ogar )unciona", *ero ejecutar2 su "a!or en e&ui*o con otros tra!aja#ores !asa#os en e" conocimiento *ro'eniente #e otras )unciones$ 4 - DISEO CEN79ADO EN LOS 9ESUL7ADOS/ DESCEN79ALI;ACI
Carece #e c"ari#a#, no )aci"ita "a concentraci.n en e" ren#imiento, rara 'e satis)ace "a es*ecia"iaci.n #e &ue to#os #e!en ser ca*aces #e conocer su *ro*ia tarea$ 4 - DISEO CEN79ADO EN LAS 9ELACIONES/ LA ES79UC7U9A DE SIS7E8AS E" conteni#o #e este ca*itu"o esta #esarro""a#o resumi#o en e" materia" corres*on#iente, entre "as *aginas 43 - 4$ La :erencia$
UNIDAD I$ ESTRUCTURA ORGANIZATI$A0 FORMALIZACI#N DISEO DE ES79UC7U9AS - Guan Gos@ :i""i Esta uni#a# com*ren#e e" *roceso #e )orma"iaci.n #e una organiaci.n genera"mente se #escri!e en e" MANUAL DE ORGANIZACIONES, este re)"eja "a estructura )orma" #e una organiaci.n t contiene su re*resentaci.n gr2)ica/ ORGANIGRAMA0 E" conteni#o #e esta #esarro""a#o resumi#o en "os siguientes ca*(tu"os/ Ca*itu"o 1/ Ca*itu"o 11/ Ca*itu"o 13/ Ca*itu"o 1/
Forma"iaci.n #e "a Estructura$ E" Organigrama$ La #escri*ci.n #e cargos$ Un caso #e a*"icaci.n$
TEMAS PARA EL SEGUNDO PARCIAL UNIDAD $ PROCEDIMIENTOS0 LA INFORMACI#N @ LOS SISTEMAS SISTEMAS ADMINISTRATI$OS - u'n +> Gi))i 3 - SIS7E8AS AD8INIS79A7IVOS Qu@ es un Sistema A#ministrati'o= Conce*to/ Est2 estrec6amente re"aciona#o con "os *rocesos$ 7enemos #i)erentes conce*tos, seg5n "os siguientes autores/ Frisc6Pnec6t/ De!en ser inter*reta#os como (r+"r'*' *ara (recri!ir t're'$ Lar#ent/ Lo #e)ine como una re/ /e (r+ce/i*ient+ re"aciona#os #e acuer#o con un es&uema integra#o, ten#ientes a" "ogro #e )ines$
Site*' A/*initr'ti2+ /e!e 'ten/er i*u)t7ne'*ente ' )' e4ecuci3n /e 'cti2i/'/e en 1unci3n /e )+ +!4eti2+ 9EFICACIA; H'cer )' c+' ,ue c+rre(+n/e 8'cer:< ') c+t+ /e t')e 'cti2i/'/e 9EFICIENCIA; H'cer !ien )' c+':< ' )' e"uri/'/ /e )+ !iene y 2')+re in2+)ucr'/+ 9CONTROL INTERNO:< y ' )' necei/'/e /e in1+r*'ci3n ('r' )' t+*' /e /ecii+ne 9INFORMACI#N GERENCIAL:0 En "a *ractica "a #e)inici.n #e un Sistema A#ministrati'o #e!e aten#er simu"t2neamente "a e)ecti'i#a#, "a e)iciencia, e" contro" interno "os re&uerimientos #e in)ormaci.n no se "os consi#era *or se*ara#o$ Si &uisi@ramos i#enti)icar "os ti*os #e acti'i#a#es &ue com*ren#e un Sistema A#ministrati'o t(*ico *o#r(amos #istinguir con un m(nimo #e #esagregaci.n "os su!sistemas/ • • • • •
Com*ras$ %agos$ %ro#ucci.n$ Ventas$ Co!ranas$
%ero si *ensamos en e" manejo com5n #e "a in)ormaci.n genera#a *or estos su!sistemas, #e!emos *ensar en "a conta!i"i#a# en "os re&uerimientos in)ormati'os #e "a gerencia$ SUBSIS7E8A BSICOS INFO98ACI
1$ Su!sistema B2sicos ?Com*ras, %agos, %ro#ucci.n, Ventas, Co!ranas0$ 3$ In)ormaci.n O*erati'a ?Conta!i"i#a#0$ $ In)ormaci.n :erencia"$ Los E"ementos/ Nos re)erimos a *ersonas, recursos )(sicos e in)ormaci.n$ •
Un conjunto #e *ersonas u!ica#as en #istintos ni'e"es con #istintas atri!uciones/ gerentes, #irecti'os, em*"ea#os, o!reros, es*ecia"istas so!re temas comercia"es, t@cnicos, )inancie- ros o conta!"es , &ue a#em2s #e "as acti'i#a#es es*eci)icas #e su ni'e" es*ecia"i#a#, #e#icar2n tiem*o a ca*tar, *rocesar, conser'ar transmitir in)ormaci.n$
•
•
Un conjunto #e recursos )(sicos com*uesto *or e#i)icios, insta"aciones, ma&uinarias, mate- ria *rima, com*uta#oras, 6erramientas, )on#os, etc$ Estos recursos &ue "a em*resa *o#r2 tener #is*oni!"es o "os incor*orar2 #e" am!iente ?*ro'ee#ores, )inancistas, etc$0 ser2n *rocesa#os a tra'@s #e "os #istintos su!sistemas$ La in)ormaci.n es e" e"emento a#ministrati'o *or ece"encia$ Sin e""a no resu"ta *osi!"e "a toma #e #ecisiones &ue interre"acionan a "os ni'e"es #irecti'os, gerencia"es o*erati'os, ni e" contro" #e "as o*eraciones )(sicas #e "a em*resa$
Que )unciones cum*"e= >acer "as cosas &ue se corres*on#e 6acer ?En)o&ue #e" "ogro #e o!jeti'os E)icacia0/ Un Sistema A#ministrati'o #e!e *osi!i"itar &ue "as o*eraciones se ejecuten en e" tiem*o en "a )orma *"anea#a *ara "ograr #e esa )orma "as metas esta!"eci#as$ Como ejem*"o/ si no #is*onemos en tiem*o )orma #e "os insumos re&ueri#os, no *o#remos cum*"ir e" *rograma #e *ro#ucci.n si acumu"amos stocPs #e materias *rimas o #e *ro#ucci.n termina#os m2s a""2 #e "o raona!"e ?en *re'enci.n #e" #es)asaje #e com*ras0 seguramente estaremos com*rometien#o e" *resu*uesto )inanciero$ Los Sistema A#ministrati'o ser2n "os encarga#os #e es*eci)icar "os *asos *or seguir "as normas &ue #e!en cum*"irse *ara asegurar "a ca"i#a# "a 'incu"aci.n entre "os #istintos *rocesos a )in #e cum*"ir con "as metas esta!"eci#as$ En "a me#i#a &ue tengamos en cuenta e" uso #e "os recursos, estaremos aten#ien#o tam!i@n a "a e)iciencia$ Si &ueremos usar "as metas como re)erente #e "a e)icacia a#ministrati'a, es !ueno recor#ar a"gunos re&uisitos/ • • • •
Una meta es un o!jeti'o #e)ini#o o*eraciona"mente como ta" cuanti)ica!"e$ De!en #e)inirse e*"(citamente en "os ni'e"es #e #ecisi.n corres*on#ientes$ De!en com*ati!i"iarse entre si e integrarse en un or#en #e *re)erencia$ De!en contem*"arse "a re"aci.n #e "a em*resa con su me#io ?#e" cua" reci!e recursos a" cua" a*orta !ienes ser'icios0$
La re"aci.n costo-!ene)icio ?Costo #e ta"es acti'i#a#es - E)iciencia0/ Un sistema ser2 e)iciente &ue otro cuan#o *ue#a ser ejecuta#o en menor tiem*o *or re&uerir menos *asos, contar con m@to#os m2s sim*"es o uti"iar me#ios e"ectr.nicos, *ero en "a re"aci.n insumo-*ro#ucto se #e!er2 consi#erar a#em2s #e" tiem*o, e" uso #e otros recursos como e" costo #e" *rocesamiento e"ectr.nico, #e" *ersona", #e "os )ormu"arios, #e" es*acio #e arc6i'o, etc$ La seguri#a# #e "os !ienes 'a"ores in'o"ucra#os ?E" contro" interno0/ E" contro" interno se encuentra asocia#o con "a es*ecia"i#a# #e au#itoria como ta" se "e asigna un car2cter #e o!jeti'o *rinci*a" "a *rotecci.n #e "os acti'os, es #ecir "os 'a"ores !ienes in'o"ucra#os en "as o*eraciones #e una em*resa$ Des#e "a *ers*ecti'a m2s am*"ia #e "a a#ministraci.n, *o#emos #ecir &ue e" contro" interno es *or natura"ea interno a" sistema &ue integra tiene como )ina"i#a# *re'enir e'itar con#iciones *ro*icias *ara "a comisi.n
#e errores, anoma"(as o )rau#e$ En consecuencia, e" contro" interno esta estrec6amente "iga#o con "os Sistemas A#ministrati'os, incor*ora#o a su #ise+o, atien#e simu"t2neamente a "os siguientes o!jeti'os/ • • • •
E)icacia #e "os *roce#imientos contro"es$ E)icacia o*erati'a$ Seguri#a# #e "os !ienes 'a"ores in'o"ucra#os$ Con)ia!i"i#a# #e "a in)ormaci.n$
Los re&uerimientos #e un Sistema A#ministrati'o en materia #e contro" interno ten#r2 en cuenta as*ectos ta"es como/ • • • • • • • • • • •
Se*araci.n #e )unciones$ Asignaci.n #e res*onsa!i"i#a#es$ Ni'e"es #e autoriaci.n$ Documentaci.n #e "os tras"a#os #e !ienes 'a"ores$ 9ecau#os #e seguri#a# so!re !ienes 'a"ores$ Dise+o #e )ormu"arios arc6i'os$ Contro" num@rico #e" uso #e )ormu"arios$ Normas #e seguri#a# in)orm2tica$ Normas res*ecto #e" *ersona" inter'iniente$ %untos es*ec()icos #e contro" contro"es crua#os$ 9egistros conta!"es esta#(sticos$
Los re&uerimientos #e in)ormaci.n ?In)ormaci.n :erencia"0/ >asta "a #@ca#a #e 1HM en "a &ue a*arece "a com*uta#ora, "a conta!i"i#a# era *r2cticamente e" 5nico sistema #e in)ormaci.n em*resaria$ La conta!i"i#a#, a" registrar "as transacciones #e "a em*resa com*i"ar"as en esta#os !a"ances a" ca!o #e un *erio#o #e tiem*o, continua sien#o un !uen *unto #e *arti#a *ara un sistema #e in)ormaci.n, es*ecia"mente en "a %Y8ES$ %ero, "a com*uta#ora e"ectr.nica *ermiti. ca*tar in)ini#a# #e #atos no registra!"es en "a conta!i"i#a# am*"io "a !ase #e" contro" o*eraciona" gerencia"$ Seg5n :$Da'is 8$ O"son nos #escri!en un Sistema #e In)ormaci.n :erencia"/ A" conce*tua"iar "os sistemas, "a "iteratura uti"ia t@rminos a"ternati'os so!re sistemas #e in)ormaci.n/ • • •
Sistemas #e in)ormaci.n gerencia"$ Sistemas #e *rocesamiento #e in)ormaci.n$ Sistema #e in)ormaci.n #ecisiones$
%or "o tanto *o#emos #ecir &ue un sistema #e in)ormaci.n es un sistema integra#o usuario-ma&uina, uti"ia#o *ara *ro'eer in)ormaci.n &ue a*oe "as o*eraciones, "a a#ministraci.n "as )unciones #e toma #e #ecisiones en "a em*resa$ Esto "o *o#emos re*resentar a tra'@s #e un gr2)ico #on#e se o!ser'a e" sistema #e in)ormaci.n como una estructura *irami#a" #e cuatro ni'e"as, #on#e ca#a ni'e" *ue#e uti"iar "os #atos a*orta#os
*or "os ni'e"es m2s !ajos e incor*orar"es nue'os #atos, e"a!oran#o mo#e"os a#ecua#os *ara *rocesar "a in)ormaci.n #e ca#a ni'e"$ De a!ajo 6acia arri!a/ 4$ Sistema #e In)ormaci.n :erencia" *ara "a *"aneaci.n #e *o"(ticas estrat@gicas toma #e #ecisiones$ $ In)ormaci.n a#ministrati'a *ara "a *"aneaci.n t2ctica toma #e #ecisiones$ 3$ In)ormaci.n a#ministrati'a *ara "a *"aneaci.n o*eraciona", toma #e #ecisiones contro"$ 1$ %rocesamiento #e transacciones, res*uestas a *reguntas$ Es )2ci" a#'ertir &ue un sistema &ue suministre in)ormaci.n o*ortuna cum*"ien#o con "os recau#os #e contro" interno, a" contro"ar "a gesti.n, nos *ermite sa!er si "as acti'i#a#es m@to#os *re'istos en e" mismo sistema 6an si#o e)ecti'os e)icientes$ E" estu#io #e "os Sistemas A#ministrati'os E" ro" #e" ana"ista/ La tarea #e organiar una em*resa es esencia"mente *rescri*ti'a, se *reocu*a #e norma"iar e" com*ortamiento *ara asegurar e" "ogro #e sus *ro*.sitos$ Los mo#e"os m2s usa#os son #os/ •
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Car2cter esta!"e/ &ue #e)ine "as )unciones res*onsa!i"i#a#es #e "os *artici*antes ?"a estructura0$ Car2cter #in2mico/ &ue nos re)iere como se rea"ian "as acti'i#a#es necesarias *ara trans)ormar "os recursos &ue ingresan en sa"i#as ?"os *rocesos0$
E" es*ecia"ista &ue ten#r2 a su cargo esta tarea es e" ana"ista #e "a tecnoestructura$ Se #enomina ana"istas #e organiaci.n m@to#os a "os res*onsa!"es #e estu#iar "a estructura "os )"ujos #e tra!ajo a#ministrati'o *ero, tam!i@n son usua"es otras #enominaciones como ana"ista a#ministrati'o, ana"ista #e sistemas m@to#os, ana"ista #e sistemas *roce#imientos, o sim*"emente ana"ista #e sistemas$ A nuestro enten#er e" 'n')it' /e ite*' inc"ue tanto "os sistemas #on#e "as o*eraciones e" manejo #e in)ormaci.n son *uramente manua"es o est2n *arcia"mente com*utaria#os, como a&ue""os tota"mente automatia#os, *ero "os re&uerimientos #e es*ecia"iaci.n #i)ieren cuan#o en)ocamos "os as*ectos organiati'os a#ministrati'os cuan#o estamos estu#ian#o "a automatiaci.n #e un sistema$ E" 'n')it' '/*initr'ti2+ o 'n')it' /e ite*' '/*initr'ti2+ se recurrir2 cuan#o a*arecan *ro!"emas #e coor#inaci.n en "as tareas, )a"tas #e sincroniaci.n, notorias #is)unciones, #emoras en "as #ecisiones, costos a#ministrati'os ecesi'os, in)ormaci.n insu)iciente, no o*ortuna o *oco )ia!"e, errores o )rau#e$ Si se #eci#e encarar internamente e" estu#io #e "os sistemas a#ministrati'os, *ue#en #arse #os a"ternati'as/ •
Que "a tarea se centra"ice en un sector es*ecia"ia#o ?Organiaci.n 8@to#os o Sistemas0 !ajo "a res*onsa!i"i#a# ec"usi'a #e "os es*ecia"istas$
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Que se encargue "a tarea a un e&ui*o #e *roecto integra#o *or "os ana"istas *ersona" #e "os sectores usuarios, aseguran#o #e ese mo#o "a *artici*aci.n #e estos 5"timos en !uena me#i#a "a uti"i#a# *ertinencia #e" *ro#ucto )ina"$
E" *er)i" re&ueri#o/ E" tra!ajo #e" ana"ista re&uiere es)uero inte"ectua" *ara i#ear so"uciones a*ro*ia#as, tenaci#a# *erse'erancia *ara 'encer "a resistencia a" cam!io tam!i@n una #osis #e *aciencia *ara 'er concreta#as sus *ro*uestas$ En materia #e conocimientos, #e!e *oseer )ormaci.n e*eriencia so!re 'aria#os temas t@cnicas *ara en)rentar con @ito "os #esa)(os #e su acti'i#a#$ Dentro #e "os temas #e su incum!encia *o#emos mencionar/ • • • • • •
%rinci*ios conce*tos genera"es #e A#ministraci.n$ %roce#imientos m@to#os #e tra!ajo$ 8eto#o"og(a #e an2"isis$ Dise+o #e gr2)icos #iagramas$ Dise+o #e )ormu"arios arc6i'os$ 8e#ios e"ectr.nicos #e *rocesamiento$
En cuanto a "as con#iciones *ersona"es, *ara ""e'ar a ca!o sus )unciones, e" ana"ista #e!e reunir, a#em2s #e "os re&uerimientos t@cnicos, una *ecu"iar com!inaci.n #e cua"i#a#es *ersona"es/ •
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Visi.n g"o!a" ?'a"oraci.n #e" conce*to sistemico #e tota"i#a# a)ini#a# a "a i#ea #e integraci.n #e "os #istintos su!sistemas como *artes #e un sistema maor0$ %re#is*osici.n *ara e" cam!io ?mente a!ierta rece*ti'a a nue'as *ro*uestas so"uciones0$ Creati'i#a# ?con#ici.n &ue esta estrec6amente re"aciona#a con "a anterior &ue tiene &ue 'er con "a ca*aci#a# #e generar a"ternati'as imaginati'as e inno'a#oras0$ Ca*aci#a# ana"(tica *ara "a o!ser'aci.n "a inter*retaci.n #e "os 6ec6os, *ara 'eri)icar su 'a"i#e esta!"ecer re"aciones entre "a in)ormaci.n re"e'a#a$ Actitu# rea"ista, senti#o com5n *re#is*osici.n *ara "o *ractico concreto$ %erse'erancia en "a tarea tenaci#a# *ara so!re*onerse a "as #i)icu"ta#es "as resistencias$ A*titu# *ara "as re"aciones 6umanas, ca*aci#a# #e comunicarse, 6a!i"i#a# negocia#ora tacto *ara e*oner i#eas "ograr a#6esi.n a" *roecto$
%or u"timo #iremos &ue e" ana"ista #e!e recor#ar en to#o momento &ue act5a como asesor , &ue como ta", rea"iara *reguntas reco*i"ar2 in)ormaci.n en to#os "os ni'e"es, *ara "uego *resentar su *ro*uesta$ Como asesor asiste, sugiere recomien#a, *ero no #a or#enes #e!e e*"icar "os moti'os a"cances #e su tarea, as( como "os )un#amentos #e "os cam!ios &ue aconseja$
- 8E7ODOLO:A DE SIS7E8AS E" recurso #e" 8@to#o En m@to#o o una meto#o"og(a es un' "u5' ('r' e) r'+n'*ient+ y. c+*+ t'). un Una meto#o"og(a *ara e" estu#io #e "os Sistemas recur+ ('r' )' 'cci3n$ A#ministrati'os es una #escri*ci.n ".gica secuencia" #e *asos *ara cum*"ir "a tarea "a #is*osici.n #e t@cnicas 6erramientas uti"ia!"es *ara ta" )in$ Dis*oner #e una meto#o"og(a *ara e" estu#io #e Sistemas A#ministrati'os nos ser2 uti"i#a# *ara/ •
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%rogramar e" #esarro""o #e" *roecto en t@rminos #e tiem*os recursos &ue se em*"ear2n #is*oner #e esta )orma #e una estimaci.n #e su costo$ Organiar #istri!uir "as tareas #e" e&ui*o #e ana"istas, in#ican#o "os *asos &ue se seguir2n ?acti'i#a#es *ro#uctos0 "os *"aos &ue #e!er2n cum*"irse$ Coor#inar "a *artici*aci.n #e" usuario en e" *roecto, a sea como contra*arte en e" re"e'amiento, en "a #iscusi.n #e" #iagnostico o en "a a*ro!aci.n #e" #ise+o$ Contro"ar "os tiem*os tareas ejecuta#as$ %ermite e" seguimiento #e" *roecto, tanto a" res*onsa!"e #e" e&ui*o #e ana"istas como a" c"iente o usuario$
De!e tenerse en cuenta &ue "a meto#o"og(a es un e"emento &ue ser2 5ti" a" ana"ista en "a me#i#a &ue "o au#e a" "ogro #e" o!jeti'o #e su tarea$ Dis*oner #e una meto#o"og(a *or m2s a*ro*ia#a &ue sea, no es su)iciente, a &ue "a tarea #e an2"isis re&uiere a#em2s #e "a norma"iaci.n #e" *roceso #e tra!ajo, ciertas 6a!i"i#a#es #estreas *ro*ias #e "a )ormaci.n *ro)esiona" #e" ana"ista$ Sin estas u"timas, "a meto#o"og(a sir'e #e mu *oco$ 8eto#o"og(a 7ra#iciona" 8eto#o"og(a #e "a 9eingenieria #e *rocesos 8eto#o"og(a 7ra#iciona"/
De)inici.n #e" %"an #e 7ra!ajo
9e"e'amiento
An2"isis
Dise+o
Im*"ementaci.n
Dise+o
Im*"ementaci.n
8eto#o"og(a #e "a 9eingenieria #e *rocesos 8o'i"iaci.n
An2"isis
Se"ecci.n
TRADICIONAL A(ect+;
REINGENIERIA
Se trata #e una meto#o"og(a en uso %ara armoniar "os cam!ios #es#e "a #@ca#a #e 1H, uti"ia#a internos en una em*resa con "os
en gran canti- #a# #e *roectos$ Es cam!ios en e" mer- ca#o, con e" )in es*ecia"mente in#i- ca#a *ara #e o)recer siem*re un 'a- "or a&ue""os casos en &ue e" *roec- to creciente a "os c"ientes es #ecir, consiste en ajustar o manejar un reor- ganiar "as tareas #e "a siste- ma eistente #on#e "os em*resa centran#o "a atenci.n en e" re&uerimientos est2n negocio$ De)inir "a rein- genieria *re#etermina#os, como e" caso #e" como re*ensar "os )un#amentos #e estu#io #e un sistema en *articu"ar "os *rocesos #e un negocio ?&ue o #e una *arte #e" mismo$ La co- mo0 re#ise+ar"os ra#ica"mente meto#o"og(a com*ren#e eta*as *ara o!- tener una mejora #r2stica !ien #e)ini#as &ue #e!en cum*"irse en e" ren#i- miento ?costo, ca"i#a# en )orma sucesi'a *ara e" ser'icio0$ 7ene- mos cuatro #esarro""o #e un *roecto$ *rinci*ios !2sicos en &ue se a*oa/ De!emos *recisar &ue "as eta*as no En)oca 6acia e" c"iente/ Agregar est2n se*ara#as *or )ronteras 'a"or *ara e" c"iente a tra'@s #e *recisas &ue in#ican #on#e )ina"ia *ro#uctos #e maor ca"i#a#, una se inicia "a otra eiste entre menores costos me- jor e""as estrec6a interre"aci.n$ ser'icio$ Se centra en "os *rocesos/ La reinge- nieria *ro*one ir m2s a""2 #e o*era- ciones, tareas estructuras *ara en)o- car "os *rocesos como una secuencia #e acti'i#a#es &ue crua "os "imites )unciona"es$ %ara una mejor atenci.n #e" *roceso #e!e *ensarse en "os ti*os e tareas &ue se rea"ian en t@rminos #e esta#os inicia"es )ina"es$ 9om*er con "as reg"as/ De!e *ensarse en "a reingenieria como un #esa)(o en "ugar #e mejorar "o &ue estamos 6acien#o #e!emos estar #is*uestos a #esec6ar "as *racticas actua"es a em*ear #e cero$ Usa creati'amente "a tecno"og(a/ Es un error com5n *ensar &ue *o#emos mejorar "o &ue estamos 6acien#o so"o *or incor*orar nue'a tecno"og(a co- rremos e" riesgo #e automatiar un *roceso #e ine)iciente u o!so"eto con "a consiguiente *er#i#a #e tiem*o #inero$ La *ro*uesta es *ensar in#uc- ti'amente, •
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*regunt2n#onos &ue nos o)rece "a tecno"og(a *ara 6acer cosas &ue no esta!amos 6acien#o$
Br'0 Et'(';
De1inici3n /e) ()'n /e tr'!'4+; M+2i)i'ci3n; 10 Objetivo/ E" res*onsa!"e #e" 10 Objetivo/ 7iene como *ro*.sito *roecto #e!er2 esta!"ecer cono- cer &uienes integran e" c"aramente e" o!jeti'o e" a"cance e&ui*o #e reinge- nieria *or *arte #e "a tarea *or rea"iar a *artir #e #e" usuario, *ara &ue cona""(, e" *"an #e acci.n &ue se juntamente con "os es*ecia"istas #esarro""ara con in#icaci.n #e acuer#en *autas *"anes #e tiem*os #e recursos #is*oni!"es$ tra!ajo$ 30 Actividades/ Estu#io *re"iminar/ Contactos 30 Actividades/ Armar e" e&ui*o #e tra!ajo/ Se con e" ni'e" ejecuti'o &ue encarg. e" tra!ajo con "os inte- grara e" e&ui*o con "os ni'e"es jer2r&uicos in'o"ues*ecia"istas asigna#os a" cra#os en e" *roecto se *roecto "a contra*arte esta!"ecer2 un acuer#o acerca #e asigna#a *or e" sector usuario "os o!jeti'os a"cances #e" &ue a*ortar2 su conocimiento man#ato$ #e" negocio #e "os *rocesos sujetos a re#ise+o$ De)inici.n #e" %"an #e 7ra!ajo/ Acor#ar "a meto#o"og(a e" *"an E" cronograma se #e)inir2 aten#ien#o a minimiar e" costo #e tareas/ Se acor#ar2n "as #e" *roecto$ Esta *"ani)icaci.n acti'i#a#es &ue ser2n se *resenta usua"mente me#iante #esarro""a#as, "os com*ro- misos #iagramas #e ti*o :antt$ #e "a contra*arte e" m@to#o #e 0 Productos a generar / a#ministraci.n contro" #e" tra!ajo$ %roectos &ue inc"ua o!jeti'os, 0 Productos a generar / a"- cances *"an #e tra!ajo$ E&ui*o #e tra!ajo *"an #e)initi'o #e tareas$ •
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Re)e2'*ient+; 10 Objetivo/ Eta*a #e !5s&ue#a e in'esti- gaci.n #e "a rea"i#a# eistente en materia #e Sistemas A#ministrati'os ?caracteristi- cas #e "os *roce#imientos, sectores in'o- "ucra#os, )ormu"arios arc6i'os en uso, so*orte com*utaciona", etc$0 a )in #e #etectar *ro!"emas eistentes o!tener e"e- mentos *ara e" *roceso
An7)ii; 10 Objetivo/ Es con)irmar "a estrategia #e "a em*resa, es #ecir o!tener una com- *rensi.n c"ara #e &ue constitue su 'entaja com*etiti'a$ Durante esta eta*a es necesario a#em2s o!tener una 'isi.n g"o!a" #e "os *rocesos c"a'e, #e "a estruc- tura &ue "os so*orta #e "os recursos 6umanos e in)ormaticos in'o"ucra#os$
#e an2"isis #ise+o$ 30 Actividades/ 9eco*i"aci.n #e antece#entes/ 8anua- "es #e *roce#imiento, cursogramas, normas #e contro" interno, in)ormes o*erati'os #e gesti.n, arc6i'os, etc$ Encuestas/ 9eco*i"a gran canti#a# #e in)ormaci.n #eta""a#a a "os )ines #e su com*i"aci.n com*araci.n en un tiem*o re"ati'amente !re'e$ Entre'istas/ La toma #e contacto #i- recto #e" ana"ista con e" entre'ista#o constitue un me#io 'a"ioso *ara "a o!tenci.n #e in)ormaci.n c"a'e, es*ecia"mente #e "os ni'e"es jer2r&uicos #e su*er'isi.n$ O!ser'aci.n #irecta/ Es com*"emen- taria #e "as anteriormente #escri*tas, e" ana"ista toma conocimiento #irecto #e as*ectos &ue no *u#ieron ser re"e'a#os en "os *asos anteriores corro!ora am*"ia "a in)ormaci.n o!teni#a *or otros me#ios$ •
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30 Actividades/ I#enti)icar "a estrategia/ Se tomar2 en cuenta "as instrucciones es*eci)icas emana#as #e "a a"ta #irecci.n se ana- "iaran "as estrategias *"anes #e negocios #e)initi'os$ %ara concretar esta tarea se rea"iar2n entre'istas con "os #irecti'os con &uienes contri!u- eron a "a e"a!oraci.n #e *"anes$ Conocer "os *rocesos/ - Se i#enti)icaran "os *rinci*a"es *ro- cesos eistentes, as( como "os nue'os, re&ueri#os *or "a estrategia #e nego- cios$ - Se rea"iara un re"e'amiento g"o!a" #e "os *rocesos i#enti)ica#os en ter- minos #e )"ujo #e tra!ajo, #e*artamen- tos in'o"ucra#os, normas *racticas a#ministrati'as$ - Se ana"iaran e" so*orte im)ormatico #e "os *rocesos i#enti)ica#os$ - Se e'a"uar2 e" *er)i" #e "os recursos 6umanos eistentes "os *rinci*a"es re&uerimientos &ue #e!en cu!rirse$ - Se rea"iaran "os ma*as #e *rocesos$ E'a"uar "a *er)ormance/ De "os *roce- sos actua"es en t@rminos #e canti#a#es entra#as sa"i#as, costo, tiem*o, *er- sona" *artici*ante ca"i#a#$ 0 Productos a generar / 8a*as #e "os *rinci*a"es *rocesos ac- tua"es$ Sectores ni'e"es in'o"ucra#os en "os *rocesos$ %er)ormance #e "os *rocesos eisten- tes$ •
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0 Productos a generar / Antece#entes genera"es so!re normas #e *roce#imiento #e contro" interno$ Sistemas A#ministrati'os 'igentes, ar- c6i'os #e uso )ormu"arios$ So*orte in)ormatico uti"ia#o ?6ar#- Rare so)tRare0$ •
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r'0 Et'(';
An7)ii; Se)ecci3n 10 Objetivo/ Se ana"iara "a 10 Corres*on#e Objetivo/ in)ormaci.n reco*i"a#a en "a eta*a #eterminar a&u( so!re cua"es se anterior a )in #e e'a"uar "os centra e" es)uero #e reingenieria$ Sistemas A#ministrati'os 'igentes e"a!orar un #iagnostico #e "a situaci.n o!ser'a#a #e "a &ue se intenta su*erar me#iante mejoras o un nue'o #i- se+o$ 30 Actividades/ 30 Actividades/ I#enti)icar "as trans)ormaciones Com*ati!i"iaci.n #e "a c"a- 'es/ in)ormaci.n/ Los #atos - Se *re*ara una "ista #e "os re"e'a#os *or "os #istintos *rinci*a- "es *rocesos &ue m@to#os #e!en com*ati!i"iarse #e!er2n ser #ise+a- #os o entre si a )in #e e'itar re#ise+a#os, con in#icaci.n #e in)ormaci.n incom- *"eta o "a *er)ormance actua" ?en su ineacta, *ara e""o/ caso0 "os cam!ios - Se integrar2n "os #atos o!teni#os #esarro""os re&ueri#os$ #e #istintas *ersonas &ue - Se estimar2 "a magnitu# #e "os inter'ienen en un mismo cam- !ios #esarro""os &ue seria *roceso$ con'e- niente intro#ucir en - Se esta!"ecer2 "a consistencia #e materia #e so*or- te in)ormatico, "os #atos entre si$ recursos 6umanos estructura - Se con)irmar2n #atos se organiati'a$ com*"eta- r2 "a in)ormaci.n Se"eccionar *rocesos metas/ )a"tante$ So!re "a !ase #e "a "ista - Se sintetiar2 "a in)ormaci.n con)ecciona#a me#iante un resu"- tante en 6ojas #e tra!ajo, an2"isis #e costo!ene)i- cio &ue en )orma c"ara or#ena#a$ consi#ere e" im*acto so!re e" E'a"uaci.n t@cnica/ Si !ien negocio #e" #ise+o "a #urante "a tarea #e re"e'amiento, magnitu# #e" es)uero #e en )orma consiente o reingenieria, se e"a!orar2 un inconsciente, se 6a e)ec- tua#o or#en #e *riori#a#es *ara a"guna e'a"uaci.n so!re "a situasometer a #ecisi.n #e "a a"ta ci.n o!ser'a#a, esta tarea se #irecci.n$ rea"iara en )orma met.#ica %resentaci.n ejecuti'a/ Se so!re "a in)orma- ci.n or#ena#a *re'@ este *aso como un *unto com*"eta en "o &ue se re)iere a #e contro" re'i- si.n *or *arte as*ectos como/ #e "a a"ta #irecci.n so- !re e" - Congruencia #e" sistema o or#en #e *riori#a#es e"a!ora#o *roce#i- miento res*ecto #e sus *ara o!tener a*ro!aci.n )orma" o!jeti'os$ so!re e" a"cance #e "a tarea #e - Dis*oni!i"i#a# #e in)ormaci.n reinge- nieria$ o*e- rati'a gerencia"$ - %ertinencia #e "a inter'enci.n •
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#e *uestos sectores$ - Cum*"imiento #e recau#os en mate- ria #e contro" interno$ - Canti#a# gra#o #e ca*acitaci.n #e" *ersona" re&ueri#o$ A#ecuaci.n #e "os )ormu"arios ar- 'os #e uso$ E"a!oraci.n #e" #iagnostico/ %on#r2 #e mani)iesto "os *ro!"emas #etecta- ta#os en "a eta*a #e an2"isis "os "ineamientos #e cam!io sugeri#os$ Ser2 *resenta#o a "as autori#a#es como un #ocumento escrito en una reuni.n se e*"icar2n sus a"cances se escuc6ar2n "as o!ser'aciones sugerencias &ue *o#r2n ser incor*ora- #as a "a 0 Productos a generar / Lista #e *rocesos se"ecciona#os *ro*uesta &ue ser'ir2 #e !ase a" nue'o #ise+o$ *ara e" #ise+o o re#ise+o$ 0 Productos a generar / Diagnostico$ %resentaci.n ejecuti'a$ •
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t'0 Et'(';
Die6+; Re/ie6+ 10 Objetivo/ Se e"a!orara so!re "a 10 Objetivo/ En esta )ase se !ase #e "as conc"usiones #e" rea"iar2 e" #ise+o o re#ise+o #e "os #iagnostico, "a so"u- ci.n )ina" &ue *rocesos c"a'e #e" negocio se se *resentar2 a" c"iente, es #ecir "os #e)inir2n "os re&ueri- mientos en nue'os Sistemas A#ministrati- 'os materia #e so*orte in)ormati- co to#os "os e"ementos necesarios recursos 6umanos, as( como "as *ara su *uesta en )uncionamiento$ mo#i)icaciones re&ueri#as *or "a estruc- tura &ue so*ortar2 "os 30 Actividades/ nue'os *rocesos$ Dise+o g"o!a"/ Consistir2 en 30 Actividades/ An2"isis #e #eta""e/ #e"imitar e" cam*o &ue a!arcar2 e" sistema en consi#eraci.n, su - 9e#un#ancia en acti'i#a#es *ro*.sito es #e)i- nir"o *roce- sos$ sint@ticamente me#iante un es- - Cue""os #e !ote""a eistentes en &uema genera" #e "os )"ujos #e tra!ajo$ )uncionamiento ?En- tra#as, - O*eraciones ine)icaces o Arc6i'os, %rocesos Sa"i#as0$ A ine)icien- tes$ *artir #e "os re&uerimientos - So"uciones raona!"es a "os genera- "es #e" sistema ?sa"i#as0 *ro!"e- mas en o*eraciones #e •
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se #e)inir2n "as necesi#a#es #e negocios #e a*oo$ in)ormaci.n con &ue #e!e - Va"i#e consistencia #e "as contarse en e" sistema ?eninter- )ases entre *rocesos$ tra#as arc6i'os0 as( como "a - Uso *"eno #e "a ca*aci#a# secuen- cia #e acti'i#a#es &ue tecno"ogi- ca$ se rea"ian #en- tro #e" sistema De)inir *rocesos a"ternati'os/ ?*rocesos0$ Diagrama #e - La so"uci.n #e "os *ro!"emas B"o&ues$ So!re "a !ase #e" #etec- ta#os en e" *aso anterior #ise+o g"o!a" #e" sistema se e" #ise+o #e nue'os *rocesos #e)inir2n "os re&uerimientos a"ternati'os$ in)ormaticos &ue #e- !er2n ser - Simu"aci.n #e "as a"ternati'as #e incor*ora#os se rea"iar2 una o*eraci.n a )in #e #eterminar estimaci.n #e costos$ cua" es e" mejor #ise+o$ %resentaci.n #e" *roecto/ Se - E"a!oraci.n #e "os ma*as #e "os *resen- tara a "as autori#a#es *ro- cesos #e)initi'os$ *ara "a a*ro!a- ci.n #e" #ise+o De)inir "os re&uerimientos #e "os g"o!a" #e "a in'er- si.n nue- 'os *rocesos/ Surgen necesaria$ nue'as necesi#a- #es en materia Dise+o #eta""a#o/ Se rea"iara a #e sistemas #e in)or- maci.n *artir #e" #ise+o g"o!a" *ara so*ortar "os nue'os *roa*ro!a#o com- *ren#er2 "a cesos suministrar "a e"a!oraci.n #e cursogra- mas o in)ormaci.n re- &ueri#a *ara e" #iagramas #e )"ujo #e" nue'o contro" #e gesti.n$ sistema, "a re#acci.n #e Determinar cam!ios en "a manua"es #e *roce#imiento, e" estructura/ %ara ""e'ar a" #ise+o #e )ormu"a- rios m2imo e" !ene)icio #e" nue'o arc6i'os , en e" caso #e re&ue#ise+o se re&uieren a#ecuaciorirse a*oo com*utaciona", e" nes a "a estructura organiati'a #esarro- ""o #e" so)tRare 'igente, &ue #e!en res*ecti'o$ #eterminarse en esta )ase junto con "os re&uerimientos en materia #e *ersona"$ O!tener "a a*ro!aci.n/ De "a a"ta #i- recci.n como *aso *re'io a su im*"e- mentaci.n$ 0 Productos a generar / Dise+o #e "os *rocesos, &ue inc"ue ma*as manua"es #e *roce#imientos normas$ 0 Productos a generar / Dise+o actua"ia#o #e "a 8anua"es #e *roce#imiento &ue estructura, &ue inc"ue inc"u- an/ organigrama #escri*- ciones Descri*ciones #e "os #e cargos$ *roce#imien- tos$ Dise+o #e "as a*"icaciones #e "os - Cursogramas$ sis- temas #e com*utaci.n - Formu"arios$ comunica- ciones$ •
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t'0 Et'(';
So)tRare #e a*"icaci.n re&ueri#o *ara "a ejecuci.n #e "os *roce#imientos$
I*()e*ent'ci3n; I*()e*ent'ci3n; 10 Objetivo/ Com*ren#e "as 10 Objetivo/ Se *rogramara "a acti'i#a#es necesarias *ara "a *uesta en marc6a #e "os cam!ios *uesta en )unciona- miento #e" resu"tantes #e "a tarea #e nue'o sistema en sustituci.n #e" reingenieria$ anterior$ 30 Actividades/ 30 Actividades/ %rogramar "a im*"ementaci.n/ E"a!orar e" *"an #e Se cor- #inaran tem*ora"mente im*"ementaci.n/ "as tareas en- cesarias a )in #e - Im*"ementaci.n #e "a nue'a #is*oner "os me#ios re&ueri#os estructu- ra organiati'a$ *ara "a *uesta en marc6a #e" - Im*"ementaci.n #e" nue'o )"ujo nue'o sistema ?es*acio )(sico, #e tra!ajo$ *er- sona", e&ui*amiento, etc$0$ - Com*ra #e 6ar#Rare so)tRare$ Se e"a!ora- ra e" cronograma - Cam!ios en "a *"anta )(sica$ res*ecti'o uti"ian#o e" - %rue!as #e" nue'o *roceso$ #iagrama #e ti*o :antt o %ert$ - %"anes contingentes #e o*eraci.n$ Entrenamiento #e" *ersona"/ - Entrenamiento #e" *ersona"$ Determinar costos/ So!re "a !ase #e "os manua"es o*ortunamente entrega#os, se - Costos #e sistemas #e rea"iar2 "a ca*acita- ci.n #e" com*utaci.n comunicaciones$ *ersona" asigna#o con "a - A#a*taci.n o cam!ios en "a *"anta )ina"i#a# #e e*"icar su )(sica "os e&ui*os$ conteni#o )orma #e uso$ Esta - 7ras"a#os e incor*oraci.n #e tarea *ermite en- carar *erso- na", as( como su *re'enti'amente "os *ro!"emas ca*acitaci.n$ &ue *ue#an #eri'arse #e "a - :astos genera"es #e "a a*"icaci.n #e" nue'o sistema$ im*"ementa- ci.n ?im*resi.n #e )ormu"arios, ma- nua"es, etc$0$ %uesta en marc6a/ La im*"ementaci.n se com*"eta cuan#o, #is*uesto e" e&ui *amiento so)tRare re&ueri#os, se rea"ian "as *rue!as #e )uncionamien- to #e" nue'o sistema "a con'ersi.n #e arc6i'os, en su caso$ A *artir #e a""(, e" sistema comenar2 a o*erar !ajo res*onsa!i"i#a# #e" 0 Productos a generar / %"an #e im*"ementaci.n$ usuario, *ero, contan#o #urante un "a*so, con e" a*o- o #e" Nue'o *roceso en con#iciones ana"ista *ara "a atenci.n #e #e o*erar$ •
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