PENGERTIAN DOKUMEN & DOKUMENTASI Disusun oleh : Arief Herdiansah 14 Agustus 2014
*disusun dari beberapa sumber/UU kearsipa
Materi Presentasi 1
•
Pengertian Dokumen
2
•
Pengertian Dokumentasi
3
•
4
•
"
•
%
•
Perbedaan Dokumen & Dokumentasi Jenis-jenis Dokumen Dokumen uang !ingkup Dokumen #egunaan$ Peranan & #egiatan Dokumentasi
!"#
Pengertian Dokumen
Pengertian Dokumen Do$u%en
Do$u%entasi
erikut ada'a( pengertian dokumen dari beberapa sumber$ antara 'ain ) 1 Ka%us U%u% ahasa Indonesia $ men+ebutkan ) men+ebutkan dokumen ada'a( sesuatu +ang tertu'is atau ter,etak +ang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan 2 Ka%us Ke'e(a)aian mengartikan dokumen sebagai berikut ) .emua ,atatan tertu'is$ baik ter,etak maupun tidak ter,etak .ega'a benda +ang mempu+ai keterangan-keterangan terpi'i( untuk
Pengertian Dokumen Do$u%en
Do$u%entasi
3 Ka%us ahasa In((ris *e+ster mengartikan dokumen sebagai berikut ) Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan dan me'engkapi keterangan dengan akta-akta Dokumen me'engkapi keabsa(an keterangan$ seperti surat keterangan$ pern+ataan$ 'ampiran-'ampiran$ seperti untuk me'engkapi sebua( buku atau tesis 4 Ensi$lo'edia men+ebut dokumen sebagai surat$ akta$ piagam$ surat resmi$ dan ba(an rekaman tertu'is atau ter,etak +ang dapat memberikan keterangan untuk pen+e'idikan i'mia( da'am arti 'uas arang ,etakan atau naska( karangan +ang dikrim me'a'ui pos rekaman suara atau gambar da'am 'm dan sebagain+a +ang dapat dijadikan sebagai bukti keterangan ersiat dokumenter$ berkenaan dengan kejadian-kejadian
Pengertian Dokumen Do$u%en
Do$u%entasi
erdasar$an UU No,- tahun "../ 0tentan( do$u%en 'erusahaan1 Dokumen perusa(aan ada'a( data$ ,atatan$ dan atau keterangan +ang di dan atau diterima o'e( perusa(aan da'am rangka pe'aksanaan kegiatann baik tertu'is di atas kertas atau sarana 'ai maupun terekam da'am bent ,orak apapun +ang dapat di'i(at$ diba,a$ atau didengar
erdasar$an UU No,#2 tahun !!. 0tentan( do$u%en 'erusahaan1 Arsip ada'a( rekaman kegiatan atau peristia da'am berbagai bentuk d media sesuai dengan perkembangan tekno'ogi inormasi dan komunikas +ang dibuat dan diterima o'e( 'embaga negara$ pemerinta(an daera($ 'embaga pendidikan$ perusa(aan$ organisasi po'itik$ organisasi kemas+a katan$ dan perseorangan da'am pe'aksanaan ke(idupan bermas+arakat$ berbangsa$ dan bernegara
.esuatu dkatakan Dokumen Re$a%an $e(iatan dikatakan
Arsi'
jika menga'ami proses )
dibuat
dikirim diteri ma
dan 3an( %eni%+ul$an efe$ dari tu4uan arsi' itu di+uat
5ONTOH65ONTOH DOKUMEN 1 .urat +ang tertu'is atau ter,etak +ang dapat digunakan sebagai bukti keterangan atau rekod 2 arang ,etakan atau naska( karangan +ang dikrim me'a'ui pos 3 ekaman suara atau gambar da'am 'm dan sebagain+a +ang dapat dijadikan sebagai bukti keterangan 4 .urat ber(arga$ surat bukti +ang diperuntukan bagi sidang pengadi'an " .urat ber(arga 'ainn+a +ang dimi'iki
!"#
Pengertian Dokumentasi
Pengertian Dokumentasi Pngertaian dokumentasi dari beberapa organisasi antara 'ain ) 1 Menurut $e'erluan 'er'usta$aan $husus$ dokumentasi ada'a( kepustakaan inormasi dan bib'iogra +ang disesuaikan dengan keper'uan perpustakaan k(usus 2 Menurut %i$ro re'rodu$si$ dokumentasi ada'a( reproduksi dokumen da'am bentuk 'ebi( ke,i' mikro reproduksi k(ususn+a da'am bentuk mi,ro'm
Menurut hasil se%inar do$u%entasi$ 3 dokumentasi ada'a( suatu akti5itas bagi suatu badan +ang me'a+ani badan tadi dengan men+ajikan (asi' pengo'a(an ba(an-ba(an dokumentasi +ang bermanaat bagi badan +ang mengadakan dokumentasi .eminar kementrian pada tangga' 267ebruari s/d 8aret 19":
Pengertian Dokumentasi Menurut 7ID 07ederation Internasional 4 Do8u%entation1 dokumentasi ada'a( pekerjaan pengumpu'an$ pen+usunan$ dan pen+ebar'uasan dokumen dari sega'a ma,am jenis 'apangan akti5itas manusia 91
Menurut NIDER 0 Nederlanse Institutoor Do8o%entatie Re(istratur1$ Dokumentasi ada'a( member keterangan-keterangan +ang didasarkan pada ba(an-ba(an +ang ada diperpustakaan dan pemberita(uan tentang 'iterature
Pengertian Dokumentasi e+era'a 'e%(ertian tentan( Do$u%entasi dari su%+er lainn3a
okumentasi ada'a( ) .emua kegiatan +ang berkaitan dengan p(oto$ dan pen+impanan p( Pengumpu'an$ pengo'a(an$ dan pen+impanan inormasi da'am bidan pengeta(uan kumpu'an ba(an atau dokumen +ang dapat digunakan bagai asas bagi sesuatu kejadian$ peng(asi'an sesuatu terbitan Arsip k'iping surat$ p(oto-p(oto dan ba(an reerensin+a dapat diguna seaktu-aktu untuk me'engkapi berita atau 'aporan da'am perusa( pen+impanan ba(an-ba(an desktipsi tertu'is dari program komputer Pen+ediaan atau pengumpu'an bukti atau keterangan umumn+a ber pen,arian $ pen+e'idikan$ pengumpu'an$$ pen+usunan$ pengaetan$ kaian$ dan pen+ediaan Arsip k'iping$ surat kabar$ oto-oto dan ba(a rensi +ang dapat digunakan seaktu-aktu untuk me'engkapi berita karangan da'am Persusa(aan
!"#
Perbedaan Dokumen & Dokumentasi
Perbedaan Do$u%en
Do$u%entasi
1 Di okuskan pada benda/inormasin+a
1 Di okuskan pada kegiatann+a
2 ;idak merupakan unit kerja
2 8erupakan unit kerja
3 ersiat pasi
3 ersiat akti
4 Digunakan sebagai a'at bukti
4 8engo'a( dan men+iapkan dokumen baru
" 8enunjang pene'itian
" 8en+iapkan keterangan untuk pene'itian
!"#
Jenis-jenis Dokumen
Jenis-jenis Dokumen ", ;enis64enis do$u%en +erdasar$an $e'entin(ann3a a Dokumen pribadi Dokumen +ang men+angkut kepentingan perorangan =onto( ) Akta #e'a(iran$ #;P$ .>8$ >ja?a( b Dokumen niaga Dokumen +ang berkaitan dengan perniagaan atau transaksi jua' be'i =onto( ) ,ek$ nota$ kitansi , Dokumen pemerinta( Dokumen +ang berisi tentang inormasi ketatanegaraan suatu pemerinta(an =onto( ) UU$ #eppres$ Peraturan pemerinta(
, ;enis64enis do$u%en +erdasar$an +entu$
Jenis-jenis Dokumen 2, ;enis64enis do$u%en +erdasar$an fun(sin3a a Dokumen dinamis Dokumen +ang dipakai se,ara 'angsung da'am proses pen+e'esaian pekerjaan kantor Ada tiga ma,am dokumen dinamis ) Dokumen dinamis akti ada'a( dokumen +ang dipakai se,ara terus menerus da'am proses pen+e'enggaraan pekerjaan kantor Dokumen semiakti ada'a( dokumen +ang penggunaann+a suda( menurun Dokumen inakti ada'a( dokumen +ang suda( sangat jarang digunakan b statis Dokumen +ang tidak se,ara 'angsung dipergunakan da'am pekerjaan kantor
#, Do$u%en Menurut Sifatn3a a Dokumen ;ekstua' Dokumen tekstua' ada'a( dokumen +ang men+ajikan inormasi
Jenis-jenis Dokumen 9, Do$u%en Menurut ;enisn3a a Dokumen 7isik Dokumen sik ada'a( dokumen +ang men+angkut materi ukuran$ berat$ tata 'etak$ sarana prasarana$ dan sebagain+a Dengan kata 'ain dokumen jenis ini berupa berkas surat-surat b Dokumen >nte'ektua' Dokumen inte'ektua' ada'a( dokumen +ang menga,u kepada tujuan$ isi subjek$ sumber$ metode pen+ebaran$ ,ara mempero'e($ keas'ian dokumen dan sebagain+a
=, Do$u%en Menurut Do$u%entasi a Dokumen Primer Ada'a( dokumen +ang berisi inormasi tentang (asi'-(asi' pene'itian as'i atau 'angsung dari sumbern+a =onto(n+a) paten pene'itian$ 'aporan$ disertasi b Dokumen .ekunder Ada'a( dokumen +ang berisi inormasi tentang 'iteratur primer Pada umumn+a dokumen sekunder disebut dokumen bib'iogra , Dokumen ;ersier
!"#
uang !ingkup Dokumen
uang !ingkup Dokumen uang !ingkup Dokumen me'iputi ) "1 Do$u%en literal @ang ruang 'ingkupn+a me'iputi bidang perpustakaan atau pub'ik ;ermasuk dida'amn+a antara 'ain a uku-buku e maja'a( b !aporan koran , Disertasi g brosur d ;esis ( 'eaet 2 Do$u%en $ol'oral @ang ruang 'ingkupn+a me'iputi bidang permuseuman$ ,onto(n+a seperti ) osi'-osi'$ ar,a$ ,andi$ mata uang kuno$ pakaian adat
21 Do$u%en 'riat @ang ruang 'ingkupn+a me'iputi bidang kearsipan
!"#
#egunaan$ Peranan & #egiatan Dokumentasi
#egunaan Dokumentasi Ke(unaan do$u%entasi adalah se+a(ai +eri$ut : a Dokumentasi memberikan inormasi tentang isi dokumen kepada +ang memer'ukan b Dokumentasi men+iapkan a'at bukti dan data-data tentang suatu keterangan dokumen , Dokumentasi men+impan dan men+e'amatkan sik dokumen dan isi dokumen d Dokumentasi me'estarikan dokumen-dokumen dari kemusna(an e Dokumentasi men+iapkan isi dokumen sebagai ba(an pene'itian para i'muan Dokumentasi mengembangkan ko'eksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan egara g Dokumentasi dapat menjamin keutu(an dan keotentikan inormasi +ang termuat da'am dokumen
Peranan Dokumentasi Peranan do$u%entasi +a(i suatu or(anisasi adalah se+a(ai +eri$ut : a Dokumentasi memberikan pe'a+anan da'am bidang dokumentasi b Dokumentasi menerbitkan suatu jurna' pub'ikasi dokumentasi , Dokumentasi berperan da'am men+e'enggarakan konerensi atau
seminar i'mia(
d Dokumentasi mengembangkan sistem pengo'a(an dokumen e Dokumentasi menerbitkan dan mengembangkan
#egiatan Dokumentasi Ke(iatan do$u%entasi adalah se+a(ai +eri$ut : 1 8en,ari dan mengumpu'kan dokumen 2 8en,atat dokumen ke da'am buku induk dokumen 3 8engo'a( dokumen menjadi ba(an dokumentasi 4 8emproduksi dokumen " 8en+ortir % 8en+ampaikan dan men+ebar'uaskan dokumen : 8en+impan dan meme'i(ara dokumen
TAN>A ;A*A
