Presupuestos Definición y Concepto
El presupuesto, conceptualizado en forma amplia, es una herramienta de dirección que tiene como principal objeto prever, coordinar y controlar en cifra cifrass mo mone neta tari rias as el desa desarro rrollo llo de la ac acti tivid vidad ad futur futura a de una una empre empresa sa durante un período. Los pres Los presup upue uest stos os han han de permi permitir tir a los los difer diferent entes es nive niveles les de toma toma de decisiones, formarse una idea aproximada, pero aun así, lo suficientemente clara y precisa de las posibilidades futuras de lograr el objetivo propuesto, como para confirmar el acierto de la gestión y permitirles en forma oportuna su rect rectif ific icac ació ión n o ajus ajuste te a trav través és de la co comp mpar arac ació ión n co cont ntin inúa úa de los los resultados reales con las cifras presupuestadas. Todo esto requerirá de un muy eficiente sistema de control presupuestario. En resu resume men, n, pode podemo moss seña señalar lar que que los los resu result ltad ados os de la gest gestión ión de los los negocios se muestran en los estados financieros. Entonces, los presupu presupuest estos os son los estado estadoss financ financiero ieross proyect proyectado ados, s, los cuales cuales serán serán expresiones formales de los planes administrativos que abarcan todas las áreas o fases de operaciones de la empresa. Ventajas de los Presupuestos
Los presupuestos proporcionan a la administración general, los siguientes beneficios: A.A.- Obli Obliga ga a la admi admini nist stra raci ción ón a fija fijarr los los obje objeti tivo voss y me meta tass en form forma a anticipada. B.- Contiene dispositivos dispositivos de control control que permiten evaluar la gestión gestión administrativa y planear mecanismos que permitan mantener la característica de flexibilidad de los presupuestos. C.- Asegura la coordinación entre las unidades de la empresa. D.- Establece que exista una estructura organizacional definida y acorde con los objetivos que se quiere lograr. E.- Facilita la asignación eficiente de los recursos. Limitaciones de los Presupuestos
A pesar de sus ventajas y los objetivos objetivos que tienen los presupuestos presupuestos,, su uso debe ser cuidadoso porque es una herramienta que tiene limitaciones. Estas limitac limitacion iones es deben deben conoce conocerse rse para para que el presup presupues uesto to sea utiliza utilizado do en forma forma adec adecua uada da y se obte obteng ngan an co con n él los los result resultad ados os espe espera rado dos. s. Esta Estass limitaciones son: A.- Los presupuestos son una estimación aproximada de lo que traerá el futuro pero no es una medición exacta. Por lo tanto, no debe pensarse en ellos como algo estático, sino como un instrumento de planificación muy flexible. B.- Los resultados no se obtendrán por el solo hecho de presupuestar. Los
resultados se obtendrán cuando el presupuesto comience a ejecutarse. C.- El presupuesto es un medio para conseguir fines y no es un fin en sí mismo. Por lo tanto, no es un sustituto de la administración, es sólo una herramienta de apoyo. Período de los Presupuestos
El período que pueden abarcar los presupuestos dependerá de la naturaleza de la empresa o bien de las necesidades de información que requiera, pero lo mas generalizado es un período de un año, el que puede estar coordinado con el período contable. También se puede efectuar la planeación a corto, mediano o largo plazo.
Clasificación de los presupuestos.
1) PRESUPUESTO DE CAPITAL. Se refiere al establecimiento de los flujos ocasionados por un proyecto específico de inversión, buscando evaluar la viabilidad y conveniencia financiera del mismo, a través de la medición de indicadores tales como; la tasa interna de retorno (TIR) o el valor actual neto (VAN). 2) PRESUPUESTOS OPERATIVOS. Se definen como aquellos que tienen relación con la operación o giro de la organización. Presupuesto de Ventas. Presupuesto de Producción. Presupuesto de Costos. Presupuesto de Gastos. 3) PRESUPUESTOS FINANCIEROS. Se refieren a las decisiones financieras. Presupuesto de Caja. Balance General Proyectado. Estado de Resultado Proyectado. 4) PRESUPUESTOS PERÍODICOS. Se llama así a los que se confeccionan por un numero fijo de períodos, que al vencer cada período se agrega uno nuevo a los presupuestos. 5) PRESUPUESTOS FLEXIBLES. Buscan dejar establecidas variables que cambian de valor a través del tiempo, de tal forma que se conozcan los resultados a distintos valores, en este caso es similar al llamado análisis de sensibilidad. 6) PRESUPUESTOS POR NIVEL. Determina los presupuestos a distintos niveles de actividad programada, por ejemplo, al 100% de capacidad instalada, al 80%, etc. 7) PRESUPUESTO PARCIAL. Se refiere a que se presupuesta una sola actividad en forma aislada dentro
PROCESO
de la organización y se administra en forma independiente. 8) PRESUPUESTO BASE CERO. Se basa en el supuesto de que recién se inicien las actividades de la organización, desconociendo la validez de lo sucedido en períodos anteriores. 9) PRESUPUESTO DE CONTINUIDAD. Es lo contrario al Presupuesto Base Cero. 10)PRESUPUESTO MAESTRO. Es el presupuesto hacia el cual confluyen los flujos presupuestados de las distintas actividades de la empresa. 11)PRESUPUESTO DE RESPONSABILIDAD. Divide a la actividad presupuestada anual en términos de responsabilidad individual. Por ejemplo: metas por vendedor, niveles de producción, etc.
Sistema Presupuestario.
DEFINICION: es un conjunto de presupuestos que se relacionan entre sí; sirve para controlar periódicamente los presupuestos y para analizar las desviaciones. Esta destinado a construir y a realizar los objetivos de la empresa, constituye una herramienta de planificación, coordinación y control. Objetivos del Presupuesto como herramienta de planificación.
a) Sirve para estimar los resultados de la empresa para un período determinado. b) Sirve para fijar metas y estándares. c) Sirve para asignar responsabilidades mostrando los planes futuros en términos de las personas respecto de la ejecución. d) Toma de decisiones y orientar futuras acciones al hacer evaluaciones periódicas de estos. Objetivos del Presupuesto como herramienta de coordinación .
a) Coordinar las actividades de la empresa en su conjunto de manera tal que la encausa a conseguir los objetivos finales. b) Hace posible una efectiva acción administrativa. Objetivo del presupuesto como herramienta de control.
a) Evaluación periódica del avance de la operación. b) Ayuda a señalar el grado de eficiencia al evaluar obtenidos Funcionamiento del Sistema Presupuestario.
ENTRADA SALIDA RETROALIMENTACION
los resultados
PRESUPUESTO DE CAJA
BALANCE GENERAL COSTOS PRESUPUESTO DE GASTOS VENTAS PRESUPUESTO DE PRODUCCION PROYECTADO
ENTRADA: es la información interna y externa, cuantificable o no. PROCESO: es el desglose, registro y orden de la información obtenida. SALIDA: son los presupuestos propiamente tal. RETROLALIMENTACION: es la comparación de los datos y el análisis de estos para volver a planificar.
Etapas para la aplicación del control presupuestario.
a) Fijar estándar de rendimientos basados en la experiencia o en cálculos financieros. b) Medir los resultados reales en el período presupuestario. c) Comparar los resultados reales obtenidos con los presupuestados. d) Analizar las variaciones producidas y determinar las causas que lo originan. e) Determinar medidas de rectificación.
ESTRUCTURA PRESUPUESTARIA
ESTADO DE RESULTADO PROYECTADO
Presupuesto de Ventas.
Este es el punto de partida del sistema presupuestario, ya que sobre la base de las ventas se planifica la producción, los costos, gastos asociados, etc. Las variables a considerar son los pronósticos de ventas en unidades, la proyección de precios, la publicidad, el estudio de mercado, los vendedores, etc. Pronóstico de Ventas
Existen diversos métodos para pronosticar las ventas, entre ellos encontramos: a) Métodos Estadísticos-Matemáticos. Método de los mínimos cuadrados: consiste en linealizar el comportamiento de las ventas. Y=bx+a
Y = variable dependiente (cantidad, unidades físicas, etc.) b = pendiente x = variable independiente (tiempo, mes, año, etc.) a = parámetro de posición
b) Métodos en Base a Porcentajes. c) Métodos en Base a la Experiencia. Presupuestos de ventas valorizados
Ventas proyectadas (unidades) * Precio de venta neto Ventas netas + Iva débito fiscal Ventas brutas Presupuestos de ingresos por ventas
Esta referido a proyectar el ingreso efectivo producto de las ventas del giro; en él se consideran las ventas brutas proyectadas y las políticas de crédito otorgadas a los clientes con su respectiva incobrabilidad.
Detalle
Período 1
Período 2
Período 3
Total
Ventas contado Ventas crédito
PRESUPUESTO DE PRODUCCION
Las variables a considerar son: las ventas proyectadas en unidades físicas y la política de inventario final de artículos terminados. PRESUPUESTO DE PRODUCCION. Ventas proyectadas (unidades) + Inventario final en artículos terminados. Inventario Inicial en artículos terminados. Cantidad a producir. PRESUPUESTO DE CONSUMO DE MATERIA PRIMA DIRECTA. Cantidad a producir. * Tasa de uso Consumo de materia prima directa (unidades) * Costo unitario Consumo de materia prima directa valorizado ($) PRESUPUESTO DE COMPRA DE MATERIA PRIMA DIRECTA. Consumo de materia prima directa + Inventario Final de MPD Inventario Inicial de MPD Cantidad a comprar * Costo unitario ($) Compras netas ($) +
Iva crédito fiscal. Compras brutas PRESUPUESTO DE EGRESOS POR COMPRAS. Detalle
Período 1
Período 2
Período 3
Total
Compras contado Compras crédito
PRESUPUESTO DE CONSUMO DE MANO DE OBRA DIRECTA Cantidad a producir * Tasa de uso Consumo de MOD ( hrs.) * Valor de la hora Consumo de MOD valorizado ($$) PRESUPUESTO DE CONSUMO COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACION CIF Base de distribución * cuota Consumo de CIF valorizado ($) PRESUPUESTO DE COSTO DE PRODUCCION Consumo de MOD + Consumo de MPD + Consumo de CIF Costo Total de Producción
PRESUPUESTO DE IVA.
Iva débito fiscal Iva crédito fiscal Iva por pagar o recuperar
Presupuesto de Caja
Representa el comportamiento de los flujos de efectivo para mantener en todo momento la liquidez suficiente para que una empresa pueda hacer frente a todos sus compromisos. En el presupuesto de caja se proyectan las entradas y salidas de dinero. Si ambas corrientes no coinciden, puede suceder dos cosas: -
-
Que las salidas de dinero sean mayores que las entradas de dinero. En este caso la empresa no tendrá suficiente liquidez, dicho de otra forma tendrá un saldo negativo de caja. Que las entradas de dinero sean mayores a las salidas de dinero. En este caso la empresa tendrá un saldo positivo de caja. Esto significa que puede hacer frente a todos sus compromisos y aun así tener excedente.
La empresa buscará la manera de financiar su saldo negativo (por ejemplo; vía préstamos bancarios) y utilizar en forma adecuada su saldo positivo o excedente (por ejemplo; invirtiendo ese excedente en un depósito a plazo) El presupuesto de caja es una de las herramientas más importante para tomar decisiones de corto plazo que involucren la administración de los recursos financieros (dinero). Desde el presupuesto de caja se obtiene la siguiente información: -
Entradas de dinero y sus fuentes Salidas de dinero y sus usos Saldo de efectivo y su financiamiento o utilización
PRESUPUESTO DE CAJA. DETALLE INGRESOS
Ventas contado Ventas crédito
Otros ingresos
TOTAL INGRESOS
EGRESOS
Compras contado Compras crédito Sueldos por pagar PPM por pagar Iva por pagar Leyes sociales Gastos
Otros egresos
Período
Período
Período
TOTAL
TOTAL EGRESOS
SUPERAVIT O DEFICIT PARCIAL (+) SALDO INICIAL DE CAJA SUPERAVIT O DEFICIT TOTAL DEPOSITOS INTERES GANADO PRESTAMO INTERES PAGADO
SALDO FINAL DE CAJA
Balance General Proyectado o Balance Proforma
El Balance General Proyectado es un estado que basándose en datos de todos los presupuestos realizados con anterioridad, permite tener una visión sobre el estado futuro de los Activos y Pasivos de la Empresa. El Balance General Proyectado es un estado fundamental de la empresa por cuanto nos mostrará en forma anticipada cual será el patrimonio de ésta, a través de una relación valorada de sus activos y pasivos, productos de las acciones que lleve a cabo la entidad durante el período presupuestado. Además este estado proyectado nos mostrará cual podrá ser la situación económica y financiera de la empresa esto es, si se cumplieron todos los planes trazados por la empresa para el período, a través de la relación sistematizada de los recursos económicos y financieros, debidamente clasificados y valorizados.
Balance General Proyectado Activos
Pasivos
Activo Circulante
Pasivo Circulante
Activo Fijo
Pasivo Largo Plazo
Otros Activos
Patrimonio
Total Activos
Total Pasivos
Estado de Resultados Proyectado
Es un estado proyectado que incorporando información sintetizada de presupuestos diversos realizados con anterioridad nos permite mostrar como se produce el resultado económico de la empresa. En términos generales , este presupuesto permite apreciar cual será el resultado probable de la gestión empresarial al final del período presupuestado y en particular permite conocer los detalles que provocarían este resultado. Es decir, nos muestra la situación económica futura que tendría la empresa producto de la eficiencia en la administración del negocio durante el ejercicio presupuestado. Estado de Resultados Proyectado Ventas - Costo de Ventas Utilidad Bruta - Gastos de Administración Y Ventas Resultado Operacional + Otros Ingresos Fuera de operación - Otros Egresos Fuera De Operación +- Corrección Monetaria Resultado Antes de Impuestos Impuesto a la Renta Resultado del Ejercicio