Numero
PROCEDIMIENTO DESPACHO DE PRODUCTOS TERMINADOS Industrias Río Itata
072 Fecha 12/08/09
Maderera Río Itata
1. OBJETIVO Forma Formaliz lizar ar la meto metodo dolog logía ía con la que que se gesti gestion onan an los los despa despach chos os de produ producto ctos s termi termina nado dos, s, resguardando la correcta emisión y control de las guías de despacho. 2.
ALCANCE Este procedimiento abarca a personal Ventas y de bodega de productos terminados (B.P.T.), a portería, a personal transportista que retira productos terminados.
3.
RESPONSABILIDAD Despachador, Asistente de Ventas y Vigilancia.
4.
DISTRIBUCIÓN. Despachador, Asistente de Ventas, Vigilancia, y Gerencia Comercial.
5. DEFIN EFINIICION CIONES ES Guía de Despacho: Documento oficial que se utiliza para el traslado de bienes que importen o no venta venta.. Sus Sus requi requisit sitos os y carac caracter terís ístic ticas as serán serán confor conforme mes s a la dispo disposic sición ión del del artíc artículo ulo 70 del del reglamento reglamento de Servicios de Impuestos Impuestos Internos, impartidas por la circular número 103 del año 1979, comp complem lemen entad tada a por por la circu circular lar nume numero ro 62 de año año 1980 1980.. En el anexo anexo 1, se deta detalla lla algun algunas as consideraciones importantes de conocer sobre la utilización de guías de despacho.
Hoja de Carga: Registro de control de utilización obligatorio, donde se detalla; fecha, patente de camión, numero de guía utilizada, identificación de productos a despachar, nombre despachador y cliente a despachar. En el anexo 1, se muestra el formato oficial.
Registro Control Portería: Registro de control asociado al flujo de camiones y vehículos menores que transita por instalaciones de la empresa.
Anulación Tributaria: Acción de anular una guía de despacho, para lo anterior se debe tener posesión posesión de todas las copias y escribir “ANULADA”, cerciorándose cerciorándose que en todas las copias quede la condición escrita. La anulación tributaria, solo se aplica a errores de digitación e impresión en el momento momento de confecc confección ión del documen documento, to, está prohibido prohibido realizar realizar anulación anulación tributar tributaria ia a guía de despacho despacho que tengan registro en el sistema de registro de control portería, es decir tengan salida de la instalación. instalación. Sin embargo, embargo, algunas veces veces se anulan anulan guías cuando cuando un cliente rechaza por por algún motivo la carga, en esta situación la guía ya salió de la planta o desde Sitrans.
6. DESC DESCRI RIPC PCIÓ IÓN N DEL DEL PROC PROCES ESO O A.- Despacho de Productos Terminados Ante Antes s de proced proceder er a prep prepara ararr la carga carga para para su distri distribu bució ción n a clien cliente, te, el produ producto cto debe debe estar estar correctamente ingresado en sistema de bodega. Además, el producto debe estar bien etiquetado y cuad cuadrad rado o física físicame mente nte el paqu paquete ete cump cumplie liend ndo o los reque requerim rimie iento ntos s del del clien cliente te,, como como calida calidad d y presentación.
1 de 1
Numero
PROCEDIMIENTO DESPACHO DE PRODUCTOS TERMINADOS Industrias Río Itata
072 Fecha 12/08/09
Maderera Río Itata
Actividad 1 Preparación de la Carga • • •
•
Se procede a la identificación y separación física de productos a despachar. Utilización criterio FIFO selección de productos a despachar. Registrar la conformidad de la información de despacho en hoja de carga . Proceder a cargar productos terminados en camión de Transporte.
Responsable: Despachador Actividad 2 Confección y entrega de guía de despacho. Ingreso de información de hoja de carga a Sistema. Esta salida generará la guía de despacho, en la que deben aparecer todos los paquetes a despachar. Una vez ingresado correctamente en sistema los paquetes a despachar se procede a impresión de la guía de despacho, el que consta de un original y 5 copias. Las guías deben presentar el nombre de la persona que la confeccionó. La guía de despacho debe tener el timbre del despachador y su firma. Al cargar conforme el camión, el chofer debe firma la guía de despacho, incluyendo Rut. La guía de despacho es un documento legal, por lo tanto, no puede estar enmendada, no debe destruirse ni tampoco debe botarse. En este sentido, es necesario señalar que la fecha de la guía de despacho es la del día en que se está confeccionando, no debiendo colocar otra. Se procede a la validación de hoja de carga con guía de despacho y luego con la carga física por parte del Asistente de Ventas. Posteriormente, debe firmar y timbrar la guía de despacho, en señal de conformidad. Al momento de revisar la carga por parte del Asistente de Ventas, debe estar presente Vigilancia, quien también debe firmar y timbrar la guía de despacho en conformidad. En el caso de encontrar errores de consistencia en el proceso de validación anterior o bien errores de impresión, se procederá a realizar la anulación tributaria del documento. Lo anterior debe ser informado al Gerente Comercial. Posteriormente se emitirá una nueva guía de despacho corrigiendo el error anterior. No están autorizadas las anulaciones tributarias a guías de despacho que tengan registro en el sistema control portería, es decir tengan salida de la instalación. Sin embargo, hay ocasiones en que la guía y el producto ya salió de la Planta, pero por motivos de rechazo del cliente se debe hacer anulación de guías que están fuera de planta. Dicha situación solo se procederá a realizar bajo autorización conjunta del Gerente de Administración y Finanzas y del Gerente Comercial. En el caso de no encontrar inconsistencias en el proceso de validación anterior, el Asistente de Ventas timbra la guía de despacho, escribe su nombre y firma. El despachador debe retener el duplicado y sextuplicado de la guía de despacho. El duplicado debe ser entregado a contabilidad a medida que se generan los despachos. El Sextuplicado debe ser archivado correlativamente por personal de B.P.T. Las guías de despacho deben ser utilizadas en orden correlativo y se debe agotar el stock anterior antes de utilizar el nuevo rango de guías. En el caso de carga encarpada, se comunica por radio al área de vigilancia para que se haga presente en B.P.T para que valide la consistencia del numero de paquetes de la guía de despacho con la carga física y certifique esta consistencia, posteriormente se entrega la guía de despacho al chofer, él cual verifica el destino y la asignación correcta del flete a la empresa de transporte que • •
•
• • •
•
•
•
•
•
•
•
•
2 de 1
Numero
072
PROCEDIMIENTO DESPACHO DE PRODUCTOS TERMINADOS Industrias Río Itata
Fecha 12/08/09
Maderera Río Itata
representa, luego escribirá su nombre y firma en la guía de despacho, de esta forma se hace entrega oficial de los productos al chofer.
Responsable:
Asistente de Ventas, Despachador, Conductor de Transporte y Portería
Actividad 3 Registro y control de Guías de despacho El despachador deberá llevar un control correlativo de los talonarios de las guias de despacho de manera de cerciorarse de que no se extravíe alguna. Para esta actividad, el despachador deberá llevar un registro de acuerdo a anexo 2.
Actividad 4 Control de Portería Validar la información en portería de la guía de despacho con la carga física; patente camión, timbre de “DESPACHO”, tipo de carga y números de paquetes si los productos no están encarpados. De no encontrar inconsistencias en la validación anterior, se procede a registrar la salida del camión en sistema control portería, se timbra “SALIDA” , se escribe nombre y firma de vigilante, en el original, 3ª, 4ª y 5ª copias, esta ultima además es retenida por vigilancia. De encontrar inconsistencias en el proceso de validación de la guía v/s carga física o ausencia del timbre “DESPACHO”, el camión es devuelto a la unidad de B.P.T., paralelamente se informa de este hecho al Jefe de Logística y Gerente de Administración y Finanzas y se redacta un informe en el libro de novedades de portería. •
•
•
Responsable:
Portería, Asistente de Ventas y Gte. Adm. Y Finanzas.
Actividad 5 Anulación de guías de despacho. •
•
En caso que se deba anular una guía, el Asistente de Ventas debe contar con TODAS las copias. Se debe indicar el motivo de su anulación y el nº de guía por el cual fue reemplazada. Las guías que hayan sido anuladas deben hacerse llegar a contabilidad en un paquete o sobre aparte y con todas sus copias, siguiendo el mismo criterio de ordenamiento anterior.
Responsable:
Asistente de Ventas y Encargado de Contabilidad.
7. ACTIVIDADES DE CONTROL OBJETIVOS DE RIESGOS CONTROL Extravío GD Despacho erróneos
Despachos sin GD
ACTIVIDADES DECONTROL
RESPONSABLES ASERCIONES PERIODO
Que no exista pérdida de GD Llevar control de correlativo Despachador Exactitud Verificar que los productos a Despachar lo indicado por el despachar corresponden al pedido. pedido Despachador Exactitud Chequeo de la guía de despacho Toda salida de productos de la por parte de personal de instalación debe estar Vigilancia. Además, se registra Asistente de Ventas, respaldada con una guía de dicho evento en el sistema Gte. Adm. Y Finanzas despacho control portería. y Portería. Exactitud
Diario
Diario
3 de 1
Numero
072
PROCEDIMIENTO DESPACHO DE PRODUCTOS TERMINADOS
Fecha 12/08/09
Industrias Río Itata Maderera Río Itata
Anexo 1- Hoja de Carga La planilla “Hoja de carga” deberá llevarse en forma diaria y deberá tener el siguiente formato:
HOJA DE CARGA BPT Fecha
Numero Guía de despacho
Patente camión
Nombre
Cliente
Destino
Producto a despachar
despachador
Calidad Formato
Volumen
Anexo 2- Control de guías de despacho La planilla “Control Guías de despacho” deberá llevarse en forma diaria por parte del despachador y deberá tener el siguiente formato:
Numero Guía de despacho
Fecha emisión
Empresa Transportista
Nombre conductor
Fono (en caso de emergencia)
Recepción Copia Ejecutiva Cedible
Elaboración:
Aprobación:
Aprobación:
Mónica Sauterel J. Gerente Comercial
Anibal Andrade C. Gerente Administración Finanzas
Jaime Ugarte A. Gerente General
y
4 de 1