PROCEDIMIENTO PARA LA COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA

PROCEDIMIENTO PARA LA COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA

SGA-PR-004-01

1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para la garantizar la competencia y optimizar la formación y toma de conciencia de las personas personas involucradas en las actividades productos y servicios de la organización que generan impactos ambientales. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a todas las personas, tanto internas como externas, que desarrollan actividades o servicios que causen o tengan el potencial de causar algún impacto ambiental. 3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGÍA TERMINOLOGÍA 3.1 Capacitación. Proceso mediante el cual se logra alcanzar un grado de respuesta cognitiva respecto a los temas tratados. 3.2 Capacitador/a. Persona(s) designada(s) para realizar el proceso de capacitación respecto al tema a tratar considerando su formación profesional, educación, experiencia y habilidades para comunicar. 3.3 Concientización. Proceso para desarrollar la conciencia ambiental en forma personal y/o colectiva en base a la toma de actitudes positivas del cuidado del ambiente. 3.4 Competencia. Actitud del personal en base a su formación profesional, educación, experiencia y nivel de capacitación logrado por su participación en los cursos y actividades respecto a los temas tratados. 3.5 Formación. Actividad destinada a enseñar los conocimientos generales o específicos que una persona necesita para desarrollar una labor determinada en un puesto de trabajo. 3.6 Sensibilización. Actividades encaminadas a concienciar al personal sobre la afectación al medio ambiente que pueden generar las actividades de la organización y las suyas propias, así como la necesidad de un mejor comportamiento individual como parte fundamental del principio de respeto al medio ambiente.

CÓDIGO SGA-PR-004-01 PROCESO: GESTIÓN AMBIENTAL ESTADO TITULO: PROCEDIMIENTO PARA LA COMPETENCIA, PÁGINA FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA

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4. RESPONSABILIDADES 4.1 Es responsabilidad del Coordinador de Gestión Ambiental 



La identificación de las necesidades de capacitación en materia medioambiental de todo el personal de la compañía, de acuerdo con los aspectos e impactos ambientales de la misma. La elaboración, ejecución y evaluación del programa de formación, capacitación y toma de conciencia.

4.2 Es responsabilidad de los Subgerentes 



Establecer las necesidades de formación para garantizar que cada uno de los trabajadores tenga los conocimientos generales o específicos que necesita para desarrollar una labor determinada en un puesto de trabajo y de una forma ambientalmente amigable. Garantizar la asistencia del personal a su cargo a todas y cada una de las actividades del programa de formación que requieran de acuerdo con las necesidades establecidas.

4.3 Es responsabilidad del Jefe de Recursos Humanos 

Establecer las necesidades de formación para garantizar que cada uno de los trabajadores tenga los conocimientos generales o específicos que necesita para desarrollar una labor determinada en un puesto de trabajo y de una forma ambientalmente amigable.

4.4 Es responsabilidad de los trabajadores de Cromacol S.A. 

Asistir y participar activamente en cada uno de los cursos a los cuales sea programado.

5. DESCRIPCIÓN 5.1 IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA 5.1.1 El Coordinador de Gestión ambiental identifica las necesidades de capacitación en materia medio ambiental, de acuerdo con los aspectos e impactos ambientales identificados dentro del Sistema de Gestión Ambiental.

ARCHIVO UBICACIÓN: Departamento de Gestión Ambiental VIGENCIA: 2 años


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5.1.2 Por otra parte el Jefe de Recursos Humanos en conjunto con los Subgerentes deberán realizar la revisión de los perfiles por cargo y establecer las necesidades de formación para garantizar que cada uno de ellos tenga los conocimientos generales o específicos que necesita para desarrollar una labor determinada en un puesto de trabajo y de una forma ambientalmente amigable. Para esta identificación deberán tener en cuenta los perfiles de cargo de cada una de las personas que laboran en la compañía. 5.1.3 La identificación de necesidades de capacitación será realizada una vez al año , con el fin de contar con la información actualizada para la elaboración del plan anual de formación de la empresa. 5.1.4 Cuando se cree un nuevo cargo al interior de la Compañía, la Subgerencia a la cual pertenezca el nuevo cargo, el Jefe de Recursos Humanos y el Coordinador de Gestión Ambiental, deberán establecer el perfil del cargo teniendo en cuenta los conocimientos en materia medio ambiental necesarios para el desarrollo de la labor de una forma ambientalmente amigable. También se deberán identificar las necesidades de capacitación en materia medio ambiental, de acuerdo con los aspectos e impactos ambientales identificados y la forma en que la persona que ingrese a ocupar ese nuevo cargo será capacitada en los temas en que ya ha sido formado el resto del personal. 5.1.5 Cuando un trabajador sea ascendido o reubicado, la Subgerencia a la cual pertenezca el nuevo cargo, el Jefe de Recursos Humanos y el Coordinador de Gestión Ambiental, deberán establecer la forma en que esa persona será capacitada en los temas en que ya ha sido formado el resto del personal y que sean necesarios para el desarrollo de la labor de una forma ambientalmente amigable. 5.2. ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA 5.2.1 Una vez determinadas las necesidades de capacitación, formación y toma de conciencia de todo el personal, estas deberán ser informadas a cada una de las Subgerencias con el fin de que ellas determinen la disponibilidad de tiempo para el desarrollo de las actividades de formación. 5.2.2 De acuerdo con las necesidades de capacitación, formación y toma de conciencia y con la disponibilidad de tiempo para la ejecución de actividades, se procederá de la siguiente manera:    

Determinar la secuencia de los cursos o capacitaciones. Seleccionar las fechas e intensidad horaria de los cursos. Seleccionar el (los) instructores que desarrollaran cada uno de los cursos. Divulgar el plan de formación a todo el personal de la empresa.



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5.3. EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA 5.3.1 Cuando el instructor encargado del curso sea una persona diferente al Coordinador de Gestión Ambiental, este deberá preparar el plan de capacitación, elaborar una lista de los materiales o recursos necesarios para el desarrollo del mismo y enviarlo al Coordinador de Gestión Ambiental, por lo menos una semana antes de la fecha programada para el desarrollo del curso. 5.3.2 El Coordinador de Gestión Ambiental gestionará los recursos necesarios para la ejecución del curso. 5.3.3 Citar al personal programado para asistir al curso. La citación será realizada mediante la publicación en las carteleras informativas de la empresa. 5.3.4 Realizar el curso de acuerdo a lo planeado 5.3.5 Registrar la asistencia de los participantes. 5.3.6 Al finalizar el curso, el instructor deberá entregar a cada uno de los participantes la evaluación del curso para su diligenciamiento inmediato. Posteriormente deberá calificar las evaluaciones e informar los resultados al Coordinador de Gestión Ambiental. 5.3.7 Por otra parte, al finalizar el curso el Coordinador de Gestión Ambiental deberá entregar a por lo menos el 20% de los participantes el formato en que será evaluado el instructor y el curso en general. Posteriormente deberá tabular los resultados y realizar una retroalimentación al instructor. 5.4. INFORME DE EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN CAPACITACIÓN, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA

DEL

PROGRAMA

DE

5.4.1 Mediante las listas de asistencia se verifica el porcentaje de cubrimiento de la actividad, para lo cual se tendrá en cuenta la cantidad de personas que habían sido citadas y la cantidad de asistentes. 5.4.2 Mediante los formatos de evaluación se verifican los conocimientos adquiridos por los asistentes, se establece si existe la necesidad de que repitan la actividad y se actualiza la identificación de necesidades. 5.4.3 Trimestralmente el Coordinador de Gestión Ambiental elaborará un informe del avance del programa de capacitación y junto con el Jefe de Recursos Humanos y los Subgerentes, evaluaran si existe o no la necesidad de implementar nuevas acciones para el desarrollo del programa. ARCHIVO UBICACIÓN: Departamento de Gestión Ambiental VIGENCIA: 2 años


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5.4.4 Anualmente el Coordinador de Gestión Ambiental elaborará un informe del desarrollo del programa de capacitación y lo presentará ante la Gerencia y la Subgerencias. 6. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA Perfiles de cargo 7. FORMATOS Y REGISTROS Matriz de identificación de necesidades de capacitación y formación. Formato de asistencia Formato de evaluación de capacitaciones Formato de evaluación de conocimientos 8. ANEXOS Programa anual de formación Cronograma anual de formación 9. DISPONIBILIDAD Y DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO REA Subgerencia HSEQ Subgerencia HSEQ

CARGO Subgerente HSEQ Coordinador de Gestión Ambiental Subgerencia Administrativa Subgerente Administrativa y y Financiera Financiera Subgerencia de producción Subgerente de producción Recursos Humanos Jefe Recursos Humanos 10.

CUADRO DE EDICIONES

EDICIÓN N°

PÁGINAS AFECTADAS

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

1

Todas

Elaboración del documento

11.

FIRMA

RESPONSABLE DEL CAMBIO

APROBACIÓN


FECHA

15/06/2013

FIRMA

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FECHA:16/06/2013

REVISÓ

FECHA:

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APROBÓ

FECHA:


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