Procedimiento Para Mantenimiento Maquinaria

PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO DE MAQUINARIA Y EQUIPO

Código: P-013 Versión No: 16 Fecha 2012-09-04

CONTROL DE CAMBIOS

MODIFICACION

FECHA

VERSION No.

Versión Original

2001-12-18

1

Pasa a ser parte del Proceso de Mantenimiento Mantenimiento de maquinaria y Equipo

2002-11-20

2

2003-04 -03

3

2003-06-10

4

Utilización de la Requisición para repuestos

2003-07-09

5

Se modifica el texto diferenciando responsable y/o formatos aplicables

2003-08-15

6

los repuestos inservibles. Se modifica formato F-037, se incluye formato F-122

2004-05-15

7

Se modifica el nombre del sistema de compras SISMAH

2006-05-31

8

Se modifica el formato de programación de maquinaria

2007-09-19

9

Se modifica texto por cambio de nombre de la Planta

2008-02-20

10

2008-08-20

11

2009-03-20

12

2009-09-08

13

2010-03-23

14

2011-08-01

15

2012-09-04

16

Se incluye en el Procedimiento el Formulario de Orden de Trabajo F-039 y el Formulario F-038 Control Control de Traslado de Maquinaria Maquinaria y Equipo Aclaración Documentos Documentos a Consultar para requisición de Repuestos

Se especifica días días y hora de entrega de requisiciones requisiciones y se solicita la devolución devolución de

Actualización y ajuste procedimiento actual actual Inclusión del procedimiento de compra de maquinaria y equipo, cambio de nombre del proceso. Revisión y actualización del procedimiento al los cambios del sistema SISMAH Actualización del proceso proceso por anulación de de formato Revisión y actualización de procedimiento en alcance. Se separa el procedimiento de solicitud y asignación asignación de la maquinaria. Actualización del procedimiento procedimiento a las nuevas nuevas políticas establecidas

REVISADO POR RESPONSABLE DEL PROCESO

Nombre

Cargo

Jimena Huertas Uribe

Dir. Admon. de compras y de mantenimiento de equipos

APROBADO POR

Nombre

Cargo

Comite de Calidad

1



1. OBJETO: Asegurar reparaciones y mantenimientos (de motor e hidráulicos) oportunos para la maquinaria y vehículos de transporte de la empresa, que garanticen el correcto funcionamiento en los diferentes frentes de obra y áreas de producción.

2. PROCESOS A LOS CUALES APLICA: Aplica a los procesos de Mantenimiento de Maquinaria, Planificación de Obra, Ejecución de Obra, Producción de materiales y mezclas, Mantenimiento de equipos de producción

3. GLOSARIO: ACR: Almacén Central de Repuestos CMOP: Centro de Mantenimiento Operación y Producción RQ: Requisición de repuestos RS: Requisición de servicios 4. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO DIAGRAMA OPERACIONAL

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE y/o FORMATO ASOCIADO

CREACION Y CUSTODIA DE LOS DOCUMENTOS DE LA MAQUINARIA Una vez la maquina llega a la obra, tanto el Director como el Ingeniero Residente encargado del frente donde opera la maquina, serán los directos responsables de la adecuada operación y de la solicitud oportuna al ACR de servicios, repuestos y mantenimiento de maquinas y vehículos de la empresa.

Llegada de la maquina a un CMOP

Apertura de Carpeta para la maquina

CMOP Bogota , será la sede principal de archivo de todas las carpetas de la maquinaria.

La responsabilidad del archivo en cada carpeta será de los encargados del almacén de cada CMOP A otra obra?

Solo se envía la remisión de la maquina

A un CMOP?

Envio de Carpeta completa

3

Director de CMOP

La responsabilidad de la apertura de cada carpeta, recae en la Dirección de CMOP y la Dirección de ACR

Ingreso de información a la carpeta

Traslado de maquinaria

Director de Obra y/o Residente

Si una maquina es trasladada, de manera indefinida, de un CMOP a otro*, la persona que custodia el archivo de maquinaria en el almacén, envía por correo físico a su homologo en CMOP Bogota, la carpeta completa con todos los documentos que se recopilaron desde que se recibió la maquina. * No aplica para los envíos de maquinaria de CMOP Bogota a otro CMOP, ya que en CMOP BTA se encuentra el archivo principal y reposan todos los documentos de cada maquina 2

Encargados Almacén CMOP


F-038 – REMISION DE TRASLADO Y REVISION DEL ESTADO DE MAQUINARIA

CARPETA DOCUMENTOS MAQUINARIA

Envio de documentos a CMOP Bogota


DESCRIPCION

DIAGRAMA OPERACIONAL 2


Si la maquina se traslada a un lugar F-038 donde no hay CMOP o sede administrativa, la carpeta inicia con los formatos de envío la Remisión de traslado y revisión del equipoF-038. En cada oficina de obra se debe llevar una carpeta para almacenar todos los Encargados documentos respectivos a cada Almacén CMOP maquina. Al trasladarse el CMOP o finalizar la obra, todas las carpetas de maquinaria deben ser enviadas a CMOP Bogota, para que en el Almacén de dicho lugar se organicen y custodien adecuadamente los documentos.

REPORTE DE HOROMETROS/ODÓMETROS Reporte diario de actividades

Recolección de información

Envio de la informacion para SISMAH

HOROMETRO: instrumento de la maquina que indica el numero de horas trabajadas por la misma. ODÓMETRO: instrumento de la maquina que indica el numero de kilómetros recorridos por la misma. Diariamente, cada operador o conductor debe diligenciar y reportar las actividades realizadas y el horómetros u odómetro de la maquina en el formato F057A. En las canteras se información en el F-057

Conductores CMOP

diligenciara

la

Conductores y Operadores:

Informe Diario de análisis de equipo F-057 A

Residentes y/o Inspectores

Los formatos deben ser recolectados por el ingeniero residente o inspector quienes envían la información al almacén que le corresponde a su obra, para que Control de Horometros encargado lo digite en el Sismah. y Kilometraje de Vehículos en CMOP F-026

4

3

PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO DE MAQUINARIA Y EQUIPO DESCRIPCION



Los vehículos asignados a CMOP, deben hacer su registro diario en el formato F026 “Planilla Diaria de asistencia del personal y control de horómetros y kilometraje”, información que también es ingresada a el SISMAH.

Registro diario Planilla

Ingreso informacion a SISMAH

Con esta información de las OBRAS y CMOPs el SISMAH genera un informe diario “Reporte de horómetros/ Odómetros y Mantenimiento F-036”,

Reporte de Horometros / Odometros


Responsable de Horometros

Reporte de Horometros y/u Odometros F-036

La información debe digitarse en el SISMAH a diario (inclusive si la maquina esta varada o disponible) antes de Las 14:00 horas y el encargado en el Almacén Central supervisa que la información haya sido actualizada Monitoreo Diario de Horometros y Odómetros

SOLICITUD DE MANTENIMIENTOS INTERNOS Los responsables en obras y en CMOPs, deben monitorear diariamente en el SISMAH (Ruta: Acceso Reportes, Informe de Horometros Dr. Mario) y estar pendientes de la alerta que genera, para definir que equipos necesitan mantenimiento y solicitar a ACR los elementos (filtros) para el mantenimiento.

Tiempo faltante para mantenimiento

Si no se requiere, se continúan sumando las horas de trabajo u odómetros recorridos diarios.

Programar mantenimiento? NO

Continuar monitoreo

SI

Requisicion

Para todos los vehículos y maquinaria de si se requiere el la empresa, mantenimiento (hidráulico o de motor), este se pide faltando * horas para cumplirse * BOGOTA: 50 horas y/o 1000 km BUCA: 80 horas y/o 1500 km CAU2: 80 horas y/o 1500 km

5

4

Responsable de Horometros

Responsable de mantenimientos en la obra



Para todas las obras y CMOPs, El día para realizar la requisición (RQ) es el día miércoles de cada semana, antes de las 16:30 horas. (PARA PEDIR FILTROS)

Responsable de

DIAGRAMA OPERACIONAL

4

Horarios

Requisicion

$

$

$

Compras

Envío de mantenimientos


ÚNICAMENTE para CMOPs Bogota y Bucaramanga pueden realizar también la RQ los días lunes de cada semana antes de las 16:30 horas; (si el lunes es festivo solo la realizaran el día miércoles). * Si se presenta una necesidad urgente, se debe diligenciar la RQ o la RS y además informar a ACR telefónicamente y por email el numero de la RQ o RS para incluirla en el plan de trabajo del mismo día.

requisiciones

F-115 Requisicion para compra de Repuestos Almacen Central

La RQ se elabora en el SISMAH: en el f or ma to F- 11 5 – “ Re qu is ic ió n p ar a compra de Repuestos Almacén central (SISMAH)", debe ser impresa y autorizada por escrito (firma) por el Responsable Ingeniero Director de obra o el Director de mantenimientos en la de CMOP. obra

Los mantenimientos preventivos (motor e hidráulico) se deben realizar entra las: Mantenimiento

250 a 300 máquina,

h o r as d e t r ab a j o d e l a

o 5.500 a 6.000 Km. de recorrido Y Seguimiento a mantenimientos maquinas en Bogota

6

máximo 1500 horas para m an te ni mi en to h id rá ul ic o, c on ta do s después del último mantenimiento. Después de reparación de motor y/ o motor nuevo: entre las 125 a 150 horas de recorrido

La coordinación para Bogota y el seguimiento a todos los proyectos, de los mantenimientos, se realizan por medio del ACR 5

Coordinador de ACR



DESCRIPCION



La coordinación para los proyectos fuera de Bogota, los realiza el Director de cada Cmop a cargo. ACR realiza el seguimiento y Directores de monitoreo al cumplimiento de los CMOP y ACR mantenimientos.

5

Coordinación proyectos fuera de Bogota

SOLICITUD, COMPRA Y ENTREGA DE REPUESTOS EN CMOPs: Los mecánicos, por medio de la Orden de Trabajo y/o Solicitud de pedido,F-039, autorizada por el Director, el F-039 Superintendente, el Supervisor de talleres, o Orden de el Jefe de Taller del CMOP, en el horario Trabajo establecido en cada Centro de trabajo, realizan la solicitud de los repuestos para las maquinas revisadas. Antes de formalizar la solicitud, se debe verificar en SISMAH, en el modulo de requisiciones, la NO existencia del repuesto en el almacén del CMOP. Mecánicos, Los horarios para las órdenes de trabajo son: Director, En Cmop Bogota: en horario de 9:00 a 12:00 Superintende En Cmop Buca: en horario de 6:00 a 8:00 y nte, Jefe de de las 15:00 a 17:00 horas.

Orden de trabajo y/o solicitud de pedido

Solicitar repuestos

Taller

si

Dudas en referencias de repuestos?

Cuando existen dudas en las referencias de repuestos o filtros a pedir, se pueden consultar los catálogos de la maquinaria, los listados de filtros existentes, o los listados de los subcentros de la maquinaria (disponibles en ACR o en CMOPs).

Consultar catalogos

Almacenista no

Existe Código ?

Recuerde que la descripción entre mas detallada sea menor es la posibilidad de error al comprar, tener en cuenta en: Medidas (Largo, Alto, Ancho, profundidad, diámetro interno externo, grosor…),

no

si Solicitud de creación F-135

Cuando una referencia no existe en el SISMAH, deben solicitarlo al ACR utilizando el formato respectivo código F-135 para que sea creado.

Verificación de inventario en el CMOP

7

Material (Caucho, silicona, aluminio,….), Ubicación (frontal, lado izq. (el del conductor), lado derecho (copiloto), trasero...), Unidad de medida (galones, metros...), Presion (Alta, baja...), Marca 6

CMOP

Responsable ACR

Responsable de RQs


Después de revisar el respectivo Inventario en el Almacén de CMOP y verificar que no se dispone del repuesto, se elabora una requisición y se envía al Almacén Central.

Requisicion debidamente firmada

El encargado(a) en el Almacén Central, descarga la información de requisiciones del sistema y revisa la existencia del repuesto en el stock de los almacenes. RQ y/o RS son enviadas a través del sistema y son la información de entrada al plan de trabajo del día siguiente para ACR. Las solicitudes urgentes según lo mencionado en las paginas 5 y 9.

Enviar a ACR

Descarga de la información en Sismah

Documento en SISMAH

$

$


DESCRIPCION



EN LAS OBRAS: Se realiza la requisición en el SISMAH Las obras que no dispongan de SISMAH, envían la Requisición en medio físico, por fax, escáner o red, debidamente firmada por el Ingeniero encargado, al CMOP u Oficina de obra a la que pertenezcan. El SISMAH genera el listado de requisición(F-115) para comprar, el Jefe de mantenimiento y el jefe de compras asignan a la persona encargada de la compra para ejecutar el plan del dia.

$

Compra Repuestos

Facturación e Ingreso a SISMAH

Traslado a obra o Cmop

SALIDAS DE REPUESTO Y FILTROS Una vez llega el insumo al Almacén Central, con la factura se da ingreso al SISMAH, se procesa el respectivo traslado “ST” a las diferentes OBRAS o al CMOP para que desde allá se haga la salida “SA”

Devolucion de repuestos a ACR?

Responsable Almacén

Responsable ACR

Responsable almacén en obra

Jefe mantenimientos, Jefe de compras

Responsable en ACR

DEVOLUCION DE REPUESTOS A ACR Cuando desde los almacenes, por algún motivo se

Devolver con formato F-136 8

requiera devolver algún repuesto a ACR,

se

diligenciara

de

Repuestos 7

el

Formato

F-136

Devolución

Responsable Almacén


MANTENIMIENTO MAQUINARIA

Mantenimiento de maquinaria


DESCRIPCION


7


PREVENTIVO

DE

Hay casos en que el mantenimiento se realiza en el concesionario del vehículo.

Mantenimiento en concesionario? NO

SI

Esperar a que termine el trabajo para hacer mantenimiento

Realizar Mantenimiento

Registrar en Tarjeta F-035

Enviar repuestos inservibles a CMOP

F-136

Lista de verificación de Maquinaria y/o Vehículos F-037

9

SI

Se requiere mantenimiento correctivo?

NO

Se continua aplicando el proceso

Los mantenimientos de las maquinas se realizan en las obras de acuerdo al procedimiento ambiental.

C ua ndo ll eg an lo s el em en to s, el responsable de mantenimientos lo realiza de acuerdo a la programación realizada desde CMOPs. La maquinaria debe estar disponible para su mantenimiento, sin exceder el rango de kilometraje o tiempo (ver pagina 5) Luego del mantenimiento el Operario y/ o Lubricador registra la información en la tarjeta de mantenimiento F-035. Y lo informa al responsable de horometros para su ingreso a SISMAH

Ingeniero Obra y/o Director CMOP y/o Director Mante/nto F-063

Operador o conductor / F-035

Jefe de Almacén Central

Al realizar el mantenimiento el responsable de la actividad mantenimiento, en conjunto con el operador diligenciaran el formato F-037para notificar, si es necesario, los aspectos a corregir en la maquina o vehículo

Operador o conductor

Los repuestos inservibles, deben hacerse llegar al almacén del proyecto o al de CMOP para su control y disposición final. Según el procedimiento de manejo de residuos ordinarios y reciclables.

Responsable de mantenimient os /

FIN

8

Lista de Verificación de Maquinaria y/ o Vehículos F-037



El responsable de mantenimientos entrega el original del formato F-037 al responsable de horometros del CMOP correspondiente, para que este haga llegar la información en medio magnético a la obra donde esta asignada la maquina y a la Dirección de ACR y CMOP.

Resultado de la Verificacion

8

Responsable de Horometros en CMOP

De acuerdo al reporte, la obra debe solicitar un servicio interno o externo según el caso.

Entrega de información a directores

MA QU IN AR IA EN OB RA – P RE SE NT A FALLAS: Cuando en una obra se presenta falla en una maquina, el Director de obra solicita al encargado realizar una RS interna o externa según el caso.

Falla en la maquinaria o vehiculo

RS Interna o Externa

SERVICIOS EXTERNOS RS EXTERNA, se envía al ACR desde donde se gestiona la solicitud con los dealers respectivos. La RS debe llegar antes de las 16.30 horas

Envio a ACR

Arreglo Interno

SI

Memorando a CMOP y ACR

NO

Solicitud de Servicios F-063

Seguimiento a respuesta oportuna

10


* Si se presenta una necesidad urgente, se debe diligenciar la RQ o la RS y además informar a ACR telefónicamente y por email el numero de la solicitud para incluirla en el plan de trabajo del mismo día.

S E R VI C IO S I NT E R NO S – ( p ar a l a c i u da d de Bogota) Cuando el arreglo depende de un servicio interno, por medio de memorando se detallan las necesidades de la maquina y se envía al director del CMOP correspondiente, al almacén de CMOP y al ACR. En el CMOP, el encargado coordina la respuesta a la solicitud 9


Responsable Mantenimiento s F-037

Responsable en Obra

F-115 RS

Responsable en Obra



Si el arreglo se va a efectuar en la obra, el mecánico o electricista que hace la inspección, elabora la orden de trabajo F-039 en original y copia. El original lo entrega al encargado del almacén de la obra que visito. La copia la entrega al auxiliar de almacén en CMOP quien la envía por medio magnético al ACR y al almacén de la obra que fue visitada para que este realice la RQ o RS según comentarios.

Programación mecánico o trasladar maquina, o visita de distribuidor

9


Orden de Trabajo F-039

Necesidad compra de repuestos

RQ o RS

Arreglo en obra?

SI

NO

Traslado Maquina a CMOP

Traslado Maquina a Taller Externo

F-038 F-064 F-069

Prueba y retiro de la maquinaria

Mantenimiento Correctivo

Continuar aplicando el proceso

TRASLADOS DE MAQUINARIA Si se traslada la maquina a CMOP u otra obra, se realiza el traslado en el SISMAH, incluyendo el horómetros final de la maquina y se imprime. Además se diligencian los formularios: * F-038 Remisión de Traslado y Revisión del estado del equipo * F-064 Reporte y/o inventario de Entrega Vehículo al operador * F-069 Reporte y/o inventario de Entrega de Maquina al operador. Los dos últimos, según aplique

SERVICOS EXTERNOS DESDE CMOP Si se presenta la necesidad de enviar la maquina a un proveedor externo, se envia el equipo con el formato “F-063 Solicitud de servicios”

FIN

10

RESPONSABLE y/o FORMATO ASOCIADO Mecánico o Electricista / F-039

Almacenista Obra

Auxiliar Almacén CMOP

Almacenista Obra F-038

Almacenista obra o encargado F-063

Residente y/o encargado de maquinaria en obra F-038



4. ANEXOS *

Formulario F-026

Control de Horómetro y kilometraje de Vehículos en CMOP

*

Formulario F-035

Tarjeta de mantenimiento maquinaria

*

Formulario F-036

Reporte de Horometros /Odómetros y Mantenimientos

*

Formulario F-037

Lista de Verificación Estado del equipo

*

Formulario F-038

Remisión de Traslado y Revisión del estado del equipo

*

Formulario F-039

Orden de Trabajo y/o Solicitud de pedido

*

Formulario F-057

Informe Diario Análisis de equipos en CMOPs y Canteras

*

Formulario F-057A Informe Diario Análisis de equipos

*

Formulario F-063

Solicitud de servicios externos

*

Formulario F-064

Reporte y/o inventario de Entrega de Vehículo al operador

*

Formulario F-069

Reporte y/o inventario de Entrega de Maquina al operador

*

Formulario F-115

Requisición para Compras de Repuestos*

*

Formulario F-135

Solicitud Creación de Referencias

*

Formulario F-136

Devolución de repuestos.

11

Procedimiento Para Mantenimiento Maquinaria

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