Proceso del Outsourcing 1. Identificar estratégicamente los procesos sujetos a contratar. Repetidamente hemos insistido en indicar que los procesos que son claves para el mejor desempeño de la empresa es imposible que los dejemos en manos de otros. Un proceso de Benchmarking interno puede servir para esta depuración.
2. Definir cuales son los mejores candidatos. El Benchmarking Benchmarking es un gran gran aliado para poder establecer cuales son las empresas de categoría mundial que permitan definir los nuevos proveedores. Por medio de directorios telefónicos, las páginas amarillas, los clubes de asociaciones, los profesores universitarios, en fin hay muchas fuentes que pueden ayudar a definir los candidatos. Por medio de una licitación se puede invitar a quienes estén interesados y cumplan requisitos mínimos exigidos por la empresa.
3. Definir los requerimientos Debemos establecer cuales son los requerimientos mínimos y como se van a medir.
4. Seleccionar los proveedores. Para no equivocarse con la selección, debe indagar por la experiencia que en el medio muestra los posibles candidatos; la afinidad que pueda tener con la empresa, los resultados obtenidos con industrias similares y evitar caer en el error de contratar teniendo únicamente como criterio importante los costos.
5. Informar Indicar en la organización los cambios que se harán para obviar problemas que se pueden presentar por la falta de comunicación.
6. Administrar las relaciones.
Para lograr un buen resultado hay que dotar la organización con todas las herramientas administrativas tecnológicas humanas y todo aquello que permita que existan las mejores relaciones.
El Outsourcing: Resultados de su proceso
El Proceso de Outsourcing se ha implantado en compañías manufactureras, en el área de servicios, en el sector financiero y en diversas organizaciones general. En lo que se ha convertido una tendencia de crecimiento, muchas organizaciones están tomando la decisión estratégica de poner toda o parte de su función de sistemas en las manos de especialistas, permitiéndoles concentrarse en lo que mejor saben hacer - maximizar el rendimiento minimizando los costos. Bancos, empresas y organizaciones del sector público nos han confiado toda o una parte de su informática, incluidas aplicaciones, hardware y personal, en el ámbito nacional e internacional. En el sector público, el Outsourcing está considerado como Benchmark. En otros países ya han mostrado lo que puede lograr este proceso que también es considerado como una privatización, para beneficiar a una economía y reducir la deuda nacional. Este efecto fue inmediato ya que algunas empresas estatales que se encontraban perdiendo dinero y eran una carga para la economía comenzaron a obtener utilidades luego de este estilo de privatización. En la mayoría de las corporaciones nos encontramos con que están realizando algún tipo de Outsourcing, en tanto que muchas otras tienen grandes programas de Reingeniería y achicamiento. En vez de comprar varias partes eléctricas a distintos proveedores, el Outsourcing ofrece la posibilidad de realizar un convenio con una sola empresa que realice la producción de la parte completa lo cual reduce los costos y el tiempo de ensamblaje, lo que trae como ventaja el exigir un producto cada día de mayor calidad. Tomemos por ejemplo el impacto en el sector financiero. Algunos bancos Y otras instituciones financieras también están realizando Outsourcing. Sin embargo, para ellos es mucho más delicado, ya que muchos bancos están tratando de deshacerse de personal con gran antigüedad y sueldos elevados, y se conoce muy poco acerca de sus proyectos de Outsourcing. Una de las áreas en la que la banca está realizando más trabajo de Outsourcing es en la de procesamiento de información. Un estudio reciente sobre las experiencias y los puntos de vista acerca del Outsourcing tenidas por directores de negocios e informática se obtuvieron los siguientes hallazgos:
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Hay un amplio y creciente uso del Outsourcing en el área de tecnología de informática desde la estrategia hasta la entrega. Este uso es tipo táctico Los beneficios de Outsourcing no están simplemente en la reducción de costos. La obtención de estos beneficios no es de ninguna manera algo fácil y sencillo El Outsourcing de tecnología de informática es cada vez más común.
Se está mostrando mayor precaución, que posiblemente es los que se conoce como subcontratación inteligente, Smart/Outsourcing, o la fragmentación de las operaciones en partes más manejables de manera que puedan ser evaluadas por separado y de forma independiente como candidatos para Outsourcing. Las organizaciones de tecnología están viviendo la transición de sistemas de información gerencial con enfoque interno a sistemas orientado al servicio Este cambio significa que se están concentrando en el rendimiento de los servicios ofrecidos a los usuarios, en contraposición a las operaciones tradicionales de los centros de datos, esto está permitiendo escoger los servicios que puedan subcontratarse más fácilmente.
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Características Outsourcing
El outsourcing tiene las siguientes características: 1.1.- Relativas al contrato entre las partes: Su elaboración es compleja , puesto que debe establecer claramente las responsabilidades de ambas partes en cualquier aspecto, no sólo del nivel de servicio actual sino también del nivel de servicio futuro. •
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Suele tener una duración de varios años. En el sector privado tiene una duración no menor a 5 ó 7 años, siendo habitual un período de 10 años. Uno de los aspectos más importantes del contrato es la definición de su resolución (finalización), el establecimiento de salidas programadas antes de cumplirse el plazo acordado, así como los períodos de preaviso en caso de reversión del servicio. Junto con los conceptos financieros, a lo largo de todo el proceso de evaluación se deben establecer criterios de transferencia de personal (para el caso de que existan). El alcance del contrato es a la medida, es decir, podrá ser tan amplio como lo deseen las partes contratantes. Debe ser flexible para que la Administración pueda cambiar los requisitos del servicio y el proveedor pueda cambiar los medios con los que lo da. Mientras que un contrato de outsourcing se firma para que sea válido durante años, los requisitos de tecnología están en constante evolución.
1.2.-Relativas a la organización demandante del servicio (la Administración, en este caso): •
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Es una decisión estratégica para la organización, puesto que cede el total o parte de sus activos a la empresa de outsourcing. Permite el acceso a nuevas tecnologías y centrarse en la realización de actividades de mayor valor para la organización. Permite a la organización alcanzar un mayor nivel de competitividad sin realizar inversiones en equipamiento tecnológico o en formación del personal informático propio. Transforma a nivel contable los conceptos de costos fijos en costos variables y las inversiones en gastos desapareciendo los activos. Son menores los costos de operación y se evitan las decisiones de invertir en infraestructura.
1.3.-Relativas a la empresa de outsourcing: •
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Adquiere un compromiso muy importante con la organización que la contrata, puesto que de ella dependerá que se proporcione un adecuado nivel de servicio. El servicio prestado debe ser suficientemente flexible como para adaptarse a cambios de negocio, organizativos o funcionales en la organización, así como al entrono tecnológico.
Estrategias del Outsourcing: Claves para desarrollarla de manera efectiva. Cuando una compañía decide llevar a cabo un proceso de Outsourcing debe definir una estrategia que guíe todo el proceso.
Hay dos tipos genéricos de estrategia de Outsourcing: la periférica y la central. La periférica ocurre cuando la empresa adquiere actividades de poca relevancia estratégica de suplidores externos. La central ocurre cuando las empresas contratan actividades consideradas de gran importancia y larga duración para obtener el éxito
Los principales riesgos de Outsourcing son: No negociar el contrato adecuado. No adecuada selección del contratista. Puede quedar la empresa a mitad de camino si falla el contratista. Incrementa el nivel de dependencia de entes externos. Inexistente control sobre el personal del contratista. Incremento en el costo de la negacion y monitoreo del contrato. Rechazo del concepto de Outsourcing