Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak PROPOSAL PROYEK SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Sistem Administrasi Pengarsipan Surat
Oleh :
Galberto Tuwondila
682006017
Lista L Nagara
682006041
Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga, 2010
1
1. Pendahuluan 1.1.
Tujuan Tujuan pembuatan dokumen spesifikasi kebutuhan Perangkat lunak (SKPL)
ini adalah untuk memberi penjelasan dan pemahaman mengenai Sistem Administrasi Pengarsipan Surat (SAPS). Dokumen ini berisi tujuan pembuatan sistem, fitur-fitur sistem yang akan dibangun, interface sistem, kegunaan dan kehandalan sistem serta batasan-batasan dari operasional sistem. Dokumen ini juga bertujuan untuk menyelesaikan tugas pembuatan project sistem informasi dan juga ditujukan untuk Sekretariat Daerah Kabupaten Halmahera Utara demi mendapatkan Persetujuan. 1.2.
Lingkup Masalah Perangkat lunak yang dirancang adalah perangkat lunak berbasis desktop
aplikasi untuk memudahkan dan mendukung efisiensi kerja serta membantu meningkatkan produktivitas pegawai yang menangani pengarsipan surat. Sistem ini diberi nama dengan Sistem Administrasi Pengarsipan Surat (SAPS). 1.3.
Definisi, akronim dan singkatan Istilah
Penjelasan Merupakan dokumen yang menjelaskan secara spesifik dari
SKPL
SAPS Sekretariat Daerah Desktop Application
kebutuhan sistem, fungsi sistem dan batasan-batasan yang akan diusulkan. Merupakan nama dari Sistem Administrasi Pengarsipan Surat. Merupakan salah satu instansi pemerintahan. Merupakan salah satu antarmuka pengguna sistem yang berbasis dektop. Merupakan salah satu teknologi java yang mengandalkan
ORM
object dalam pengkodean sehingga saling berelasi dan
Database
mempermudah dalam pengembangan sistem. Sekumpulan data yang disimpan dalam sebuah sistem Salah satu bahasa pemograman yang berorientasi object
JAVA
yang digunakan untuk pengembangan system.
1.4. Referensi.
2
-
Kristoko Dwi Hartomo,S.Kom,M.Kom, Materi Kuliah Proyek Sistem Informasi Manejemen, Fakultas Teknologi Informasi – Universitas Kristen Satya Wacana.
-
Institut Teknologi Bandung Panduan GL01, Panduan Penggunaan dan Pengisian Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak, Jurusan Teknik Informatika
-
Restyandito, Rekayasa Perangkat Lunak TI1153, Universitas Kristen Duta Wacana.
-
Sri Dharwiyanti, Pengantar Unified Modeling Language (UML). Ilmu computer.com
2. Kebutuhan Perangkat Lunak. 2.1.
Deskripsi Umum Perangkat Lunak. Dalam rangka mempermudah dan mempercepat pengarsipan surat maka
diperlukan suatu sistem yang terkomputerisasi. Keberadaan Sistem Administrasi Pengarsipan Surat (SAPS) ini diharapkan mampu meningkatkan kerja dan kontribusi kemudahan bagi instansi pemerintah terkhususnya Sekretariat Daerah kabupaten Halmahera Utara. Sistem ini menyediakan berbagai tools untuk pencatatan ataupun pengarsipan surat yang semula dilakukan secara manual. sistem ini juga mudah dimengerti dan mudah digunakan karena dirancang untuk memudahkan pegawai pengarsipan dalam mengatur arsip surat serta membuat laporan. Selain itu mampu melakukan pencatatan kepala surat, termasuk isi suratnya. Perangkat lunak SAPS ini akan mengotomasi proses pencacatan dan pengelolaan surat yang terdiri dari dua bagian yaitu surat masuk dan surat keluar. Surat masuk adalah semua surat yang berasal dari instansi di luar sekretariat daerah dan ditujukan untuk personal atau bagian yang berwenang yang ada dalam sekretariat daerah. Surat keluar adalah semua surat yang berasal dari sekretariat daerah dan ditujukan untuk personal atau bagian yang berada di luar sekretariat daerah. Fungsi utama sistem ini adalah melakukan pengarsipan terhadap surat yang masuk maupun surat keluar secara detail. Perangkat lunak ini dapat dijalankan oleh server pada lingkungan sistem operasi Microsoft Windows XP yang dilengkapi dengan Java Development Kit (JDK) 3
untuk mendukung salah satu bahasa pemograman JAVA dan juga dibangun dengan menggunakan metode pendekatan Object Relational Mapping (ORM) pada JAVA. Gambaran Umum Sistem Administrasi Pengarsipan Surat adalah sebagai berikut :
gambar 1. Sistem Adminitrasi Pengarsipan Surat Sistem Administrasi Pengarsipan memiliki 2 aktor, yaitu Operator dan pegawai pengarsipan. Pegawai pengarsipan hanya bisa melihat data surat masuk dan data surat keluar. Sedangkan Operator Pengarsipan bertujuan untuk mengakses dan mengelola pengarsipan surat masuk serta surat keluar dan juga mangatur hak akses dari para pegawai. 2.2. Batasan – batasan Perangkat Lunak -
Sistem yang dibangun hanya diperuntukan bagi instansi pemerintahan khususnya Sekretariat Daerah
-
Aplikasi yang di bangun hanya berbasis desktop application tidak untuk web based.
-
Backup data dilakukan secara manual
-
Informasi laporan yang dicetak hanya laporan surat masuk, laporan surat keluar, Disposisi surat serta format surat keluar.
-
Hanya memuat informasi data penerima surat bukan sebagai data kepegawaian secara detail.
2.3.
Lingkup operasi.
2.3.1. Analisa Kebutuhan Hardware 4
Perangkat
keras
(Hardware)
untuk
menunjang
berjalannya
Sistem
Administrasi Pengarsipan Surat di Sekretariat Daerah sebaiknya memenuhi kriteria minimum sebagai berikut : 1. Perangkat Komputer dengan spesifikasi minimum : a. Processor (R) dual core CPU 2.10 GHz b. RAM 512 MB c. Free Space Hardisk 80 GB d. USB Support e. Monitor 15 inci f. Keyboard g. Mouse 2. Printer. Minimal Printer yang digunakan adalah printer warna. 3. Kabel LAN. 2.3.2. Analisa Kebutuhan Software. 1. Sistem Operasi Dapat menggunakan berbagai macam sistem operasi, tetapi karena aplikasi ini didasarkan dengan basis OpenSource maka disarankan untuk menggunakan urutan pemilihan sebagai berikut : a. LINUX b. Mac OS c. Windows XP 2. Database a. MySQL Server 5.0 b. MySQL Client 5.0 c. JDBC Connector
3. Aplikasi a. Netbeans IDE 6.7
b. Ireport dan Jesper Report c. PDF Reader d. JDK (Java Development Kit) dan JRE (Java Runtime Edition).
3. Deskripsi Global Perangkat Lunak. 5
Input o Input data Surat Masuk o Input data Surat Keluar o Input data user o Input Inventaris o Input Posisi Surat o Input Disposisi Proses o Pencatatan Surat Masuk o Pencatatan Surat Keluar o Pencatatan Inventaris o Pembuatan Disposisi o Pencatatn User
Output o
Laporan surat masuk
o
Laporan surat keluar
o
Laporan user
o
Cetak Surat Keluar
o
Cetal Disposisi
Gambar 2. Deskripsi Global Perangkat Lunak.
4. Spesifikasi Kebutuhan. 6
4.1.
Kebutuhan Antarmuka Eksternal. Kebutuhan antarmuka eksternal pada perangkat lunak Sistem Administrasi
Pengarsipan Surat (SAPS) mencakup kebutuhan antarmuka pemakai, antarmuka perangkat keras, antarmuka perangkat lunak dan antarmuka komunikasi. 4.1.1. Antarmuka Pemakai. Antarmuka pemakai yang dirancang menggunakan Desktop Aplikasi. SAPS mejalankan operasi dan masukan berdasarkan perintah dari pemakai melalui Mouse atau yang diketik melalui keyboard dan hasil yang dikeluarkan oleh sistem dapat dilihat langsung oleh pemakai melalui layar monitor. 4.1.2. Antarmuka Perangkat Keras. Kebutuhan minimum perangkat keras yang digunakan oleh SAPS adalah a. Monitor b. PC Compatibel c. Keyboard d. Mouse 4.1.3. Antarmuka Perangkat Lunak. Pengembangan aplikasi ini menggunakan bahasa pemograman JAVA dengan tools yang dipakai adalah Netbeans IDE 6.7 dan MySQL server 5.0 serta MySQL Client 5.0 sebagai salah satu database sistem. Untuk mengkoneksikan Netbeans ke Database dibutuhkan library yang harus di import ke Netbeans. Library yang dibutuhkan antara lain MySQL connector dan juga Hibernate dalam pemakaian Object Relational Mapping.
Input Data
Setting User
Surat Keluar
Arsip Surat
Delete Data
<>
4.1.4. Antarmuka Komunikasi. <> operator
Update Data
Data Penerima
Yang dibutuhkan hanya<> sebuah komputer server dan satu atau beberapa Pencatatan Posisi Dokumentasi
Loginterhubung Operator komputer client yang secara client-server dalam Insert lingkup jaringan Internet Surat Masuk
atau intranet berbasis protokol Transmission Control Protocol/Internet Protocol Update
(TCP/IP).
Delete
<>
view data
<>
<>
Login Pegawai 4.2. Pegawai Analisis Kebutuhan Fungsional.
4.2.1. Use case Diagram.
view
Laporan Surat Masuk
Cetak Dokumen
7 Login
Laporan Surat Keluar
Surat Keluar Disposisi
Gambar 3. Usecase Diagram Sistem Administrasi Pengarsipan Surat. a. Definisi Actor.
Di dalam Sistem Administrasi Pengarsipan Surat terdapat 2 buah aktor, yaitu operator dan pegawai. NO 1
Aktor Operator
Operator
adalah
Deskripsi orang yang
memaintance
terhadap Sistem Administrasi Pengarsipan Surat. Tugas yang dilakukannya adalah memanipulasi data surat masuk dan surat keluar, Melakukan pencatatan
posisi
document,
mencatat
data
penerima surat, mencetak document surat, serta dapat melakukan pengaturan pegawai untuk akses 2
Pegawai
terhadap sistem. Pegawai adalah orang yang hanya bisa diberikan hak akses untuk melihat Data surat masuk atau surat keluar. Pemberian hak akses dilakukan oleh operator.
4.2.2. Kemampuan Fungsional : 1. Melakukan pengolahan data untuk surat masuk 8
a. Tambah data b. Edit data c. Hapus data 2. Melakukan pengolahan data surat keluar a. Tambah data b. Hapus data c. Edit data 3. Melakukan pencatatan penempatan surat a. Tambah data b. Edit data c. Hapus data 4. Melakukan pencatan arsip surat 5. Melakukan pengelolaan instansi penerima surat a. Tambah data b. Edit data c. Hapus data 6. Melakukan pengelolaan data user a. Tambah data b. Edit data c. Hapus data 7. Melakukan pencetakan dokumen a. Surat keluar b. Disposisi c. Laporan surat masuk d. Laporan surat keluar e. Laporan user 8. Melakukan pengelolaan data nomor surat a. Tambah data b. Edit data c. Hapus data
4.2.3. Activity Diagram 1. Activity Diagram untuk Login 9
Pengguna
Sistem
start Tampil Form Login
Akses Form Login
event Tampil/ sistem menampilkan Form Login
do/ klik sistem pengarsipan surat
Salah Input Username Dan Password
Cek apakah Inputan Benar?
do/ Operator/Pegawai Memasukan Username & Password
benar Login Sukses event informasi/ Pesan sukses ditampilkan
Tampil Form Utama event tampilUtama/ Mengakses Form Utama
end
Gambar 4. Aktifity Diagram Login. 2. Activity Catat posisi surat Operator
Sistem
start akses Form
Form Catat Posisi Document
do/ Mengakses Form Catat posisi Document
event Tampil/ menampilkan Form
ya input posisi document
cek Posisi apakah penuh?
do/ menginput posisi document
tidak input lagi :siste m simpan inputan
Operator
start
event simpan/ input posisi document sukses exit/ mau diinput lagi?
AksesMenuSettingUser do/ MemilihMenusettingUser PadaTampilanUtama
FormSettingUser event tampil/ MenampilkanFormSettingUser
tidak
end CekapakahInputanSudah
Input User Baru
tersediasebelumnya?
do/ MemasukanUser Baru
ya
Tidak SimpanUser Baru event simpan/ MenyimpanUser yangbaru
User sama Gambar 5. Activity Diagram Catat Posisi. event info/ User yangdiinput sudahtersediasebelumnya
UbahUser
ya
Tampilkankonfirmasi event konfirm/ MaudilakukanperubahanUser?
3. Pengaturan User
do/ Merubahuser yangsudahada/ sama.
SimpanperubahanUser event simpan/ MenyimpanUser yangsudahdirubah
10 Sukses event infoSukses/ perubahaninputansukses
end
Gambar 6. Activity Diagram Pengaturan user. 4. Activity Cetak Dokumen Operator
sistem
start Tampil form
Akses FormCetak Document
event tampil/ menampilkan Form Cetak Document
do/ Mengakses Form Cetak Document
pilihJenis Cetak
Maudicetak apa?
do/ Memilih Jenis Cetak Document
laporanSurat Keluar
laporansurat masuk
cetak laporansurat Keluar event laporanSuratKeluar/ mencetak laporan surat keluar exit/ mau dilanjutkan?
...
laporansurat keluar
cetak Laporansurat Masuk ya
event LaporanSuratMasuk/ Mencetak laporan surat masuk exit/ mau dilanjutkan?
disposisi
cetak disposisi event cetakDisposisi/ mencetak disposisi surat exit/ mau dilanjutkan?
cetak surat keluar event SuratKeluar/ mencetak format surat keluar. exit/ mau dilanjutkan?
tidak end
Gambar 7. Activity Diagram Cetak Document.. 5. Activity hapus surat keluar
11
surat keluar
Operator
sistem
start akses Surat Keluar
Tampil FormSurat Keluar
do/ akses form surat Keluar
event tampil/ Menampilkan Form Surat Keluar
hapus Surat Keluar
Jenis Hapus
do/ Menghapus Surat Keluar
hapus semua Hapus Semua surat Keluar
Hapus Terpilih
event hapus Semua/ menghapus semua data surat Keluar
ya hapus data terpilih event hapus terpilih/ Menghapus surat Keluar yang dipilih
sukses dihapus event informasi/ hapus data sukses exit/ mau dilanjutkan?
tidak
end
Gambar 8. Activity Diagram Hapus Surat Keluar. 6. Hapus surat masuk Operator
sistem
start akses Surat Masuk
Tampil Form Surat Masuk
do/ akses form surat Masuk
event tampil/ Menampilkan Form Surat Masuk
hapus Surat Masuk
Jenis Hapus
do/ Menghapus Surat Masuk
hapus semua :Sistem
:Pengguna
Hapus Semua surat Masuk
start
Hapus Terpilih
event hapus Semua/ menghapus semua data surat Masuk
Akses Form Pencarian
Form Pencarian
ya
do/ Mengakses Form Pencarian
event tampil/ Menampilkan Form Pencarian
hapus data terpilih
event hapus terpilih/ Menghapus surat Masuk yang dipilih
input Kata Kunci
cek Apakah Ada Data?
do/ Memasukan kata kunci Pencarian
sukses dihapus
ada
event informasi/ hapus data sukses exit/ mau dilanjutkan?
Tampil Data Pencarian
tidak
event Tampil/ Menampilkan data yang dicari exit/ Mau dilanjutkan?
ya
end
tidak ada
Gambar 9. Activity Diagram Hapus Surat Masuk. 7.
kosong
Pencarian Surat
event info/ tampilkan informasi data kosong exit/ Mau Dilanjutkan?
tidak
12 end
Gambar 10. Activity Diagram Pencarian Surat. 8.
Surat Keluar
O perator
Sistem
start Tam pil Form
aksesFormSurat M asuk
event tam pil/ M enam pilkanFormSurat M asuk
do/ M engaksesFormSurat M asuk
M em ilihJenisInputan
jenisinputan apa?
do/ M em ilihjenisinputanubah/sim panbaru
input baru Tam pil FormInputBaru event input/ M enam pilkanFormInput databaru
tidak inputdatabaru
apakahdatanya lengkap? ya
do/ m em asukandatasurat M asuk yangbaru
sim pansuratM asuk event sim pan/ sim pandatasurat M asuksukses exit/ m audilanjutkan?
ya Tam pil ubahdatasurat M asuk event ubah/ m enam pilkanformubahdata
Gambar 11. Activity Diagram Surat Keluar. tidak 9.
inputdataubah
apakah datanyaO k? ya
Surat Masuk
do/ m enubahdatasurat M asukyanglam a
ubahsuratM asuk
13
event ubah/ m erubahdatasurat M asuk exit/ M audilanjutkan?
tidak end
ubahdata
Gambar 12. Activity Diagram Surat Masuk. 4.2.4. Sequence Diagram 1. Catat Posisi Dokumen
: operator
: FormCatatPosisi
: FormUtama
: TBPosisi
1: Buka Form Utama 2: Buka Form Catat Posisi 3: Tampil Form Catat Posisi 4: Input Data Posisi Document
5: Simpan posisi Document 6: true 7: Sukses Manipulasi
Gambar 13. Sequence Diagram Catat Posis Documeni. 2. Cetak Dokumen 14
: operator
: FormSet...
: FormC etakD ocument
: FormUtama
: TBSuratKeluar
: TBSuratMasuk
1: B uka Form Utama 2: B uka Fo rm C etak D ocument
3: Tampilkan Form C etak D ocument 4: S eleksi data Laporan Surat Keluar 5: Load S urat Kelua r 6: C etak Laporan Surat Keluar 7: S eleksi D ata Laporan Surat Masuk 8: Load Surat Masuk 9: cetak Laporan S urat Masuk 10: seleksi D ata Surat Keluar 11: load Surat Keluar 12: cetak Surat Keluar 13: seleksi D ata D isposisi 14: load Disposisi S urat 15: cetak D isposisi Surat 16: tampilkan Hasil C etak
Gambar 14. Sequence Diagram Cetak Document. 1. Login
: DbArsipSurat
: FormLogin
: Pengguna 1: login
2: verifikasi
3: true 4: akses Form Utama
5: Logout
Gambar 15. Sequence Diagram Login. 2. Pencarian Surat Keluar 15
: FormUtama
: TBD isposisi
: P engguna
: F ormP e ncarianS uratK elua:r TB S uratK elua r
: F orm Utam a
1: B uka F orm Utam a 2: B uka F orm C ari S ura t K elua r 3: Tam pilkan F orm C ari 4: M asukan K ate gori P encarian 5: Load D ataba se 6: Tam pilkan Hasil P encarian
Gambar 16. Sequence Diagram Pencarian Surat Keluar. 3. Pencarian Surat Masuk
: Pengguna
: FormPencarianSuratMasuk : TBS uratMasuk
: FormUtama
1: Buka Form Utama 2: Buka Form Cari Surat Masuk 3: Tampilkan Form cari
4: Masukan Kategori Pencarian 5: Load Data Table 6: Tampilkan Hasil Pencarian
Gambar 17. Sequence Diagram Pencarian Surat Masuk. 4. Pengaturan User 16
: FormUtama
: operator
: TBUser
: FormSettingUser
1: Buka FormUtama 2: Buka FormSetting User 3: Tampil FormUser 4: Input User baru 5: Simpan User 6: true 7: UbahData User 8: UbahTable Data User 9: True 10: Hapus Data User 11: Hapus Data Table 12: true 13: Manipulasi Sukses
Gambar 18. Sequence Diagram Pengaturan User. 5. Surat Keluar
: FormUtama
: operator
: TBSuratKeluar
: FormSurat Keluar
1: bukaFormUtama 2: BukaFormSurat Keluar 3: TampilanFormSurat Keluar 4: Input Surat Keluar 5: SimpanSurat Keluar 6: true 7: UbahSurat Keluar 8: UbahDataTable 9: true 10: HapusSurat Keluar 11: HapusDataTable 12: Manipulasi DataSukses
Gambar 19. Sequence Diagram Surat Keluar. 6. Surat Masuk 17
: FormUtama
: operator
: TBSuratKeluar
: FormSurat Keluar
1: buka Form Utama 2: Buka Form Surat Keluar 3: Tampilan Form Surat Keluar 4: Input Surat Keluar 5: Simpan Surat Keluar 6: true 7: Ubah Surat Keluar 8: Ubah Data Table 9: true 10: Hapus Surat Keluar 11: Hapus Data Table 12: Manipulasi Data Sukses
Gambar 20. Sequence Diagram Surat Masuk. 4.2.5. Class Diagram
1
Ra k K ode Nam a Ruang M ap
1..n
K ode 1..n Nam a Rak
S urat K eluar
Inventaris
M ap 1
K ode tanggalB uat 1..n Jam B uat Jenis S urat M ap
K ode Nom orS urat Tanggal jam B uat P erihal Des k ripsi
1
1
1..n
1 1..n
Rua ngan K ode Nam a Rak
1
Re lasi K ode 1 Nam a A lam at Contac t 1 Fax
1
0..n
P e gawai K odeP egawai Nam a 0..n
0..n
0..n
S urat M asuk K O de Nom or Tanggal Jam B uat Is i Des k ripsi P engirim Ditujuk an
Gambar 21. Class Diagram.
18
0..n
1 0..n
1
O pera tor K odeOperator : S tring Nam a : S tring
4.2.6. Deployment Diagram S erver
LAN
K om puter2
K om puter
P rinter
Gambar 22. Deployement Diagram 4.3.
Desain Arsitektur.
4.3.1. Istilah Pengembangan document melibatkan beberapa istilah yang digunakan pada class diagram sebagai berikut : Istilah Package
Deskripsi Merupakan
kumpulan
dari
class-class
dengan
karakteristik sama. Objek
Entitas yang memiliki jati diri, state, dan behavior, bereaksi terhadap pesan dari objek lain, dan sering disebut sebagai instance.
Class
Sekumpulan objek yang mempunyai ciri sama
Protected
Access modifier pada class dengan sifat dapat diakses oleh class itu sendiri atau class yang mewarisi.
Private
Access modifier yang hanya dapat diakses oleh class itu sendiri.
Public
Access modifier yang dapat diakses secara umum
Inheritance
Pewarisan sifat-sifat super class yang berupa data, fungsi, atau prosedur
Encapsulation
Menyembunyikan,
mengamankan
informasi
serta
menentukan cara aksesnya. Polymorphis
Ada banyak objek dari class berbeda dapat bereaksi 19
m
pada class yang sama
Asosiasi
Hubungan antar objek
Spesialisasi
Pengkhususan, objek dari class anak memiliki kekhasan tertentu yang tidak dimiliki oleh objek dari class induk
Generalisasi
Peng-umuman class anak untuk mem[peroleh class orang tuanya (induk)
4.3.2. Identifikasi Object Analisis. Mengkategorikan definisi object-object yang terdapat pada Sequence Diagram : No Nama Object Analisis 1 1. Form Utama
2
Jenis Object Boundary
2. Form Catat Posisi
Boundary
3. Form Cetak Document
Boundary
4. Form Login
Boundary
5. Form Pencarian Surat Keluar
Boundary
6. Form Pencarian Surat Masuk
Boundary
7. Form Setting User
Boundary
8. Form Surat Masuk
Boundary
9. Form Surat Keluar 1. DBArsip Surat
Boundary Entity
2. Form Setting Printer
Interface
3. TBPosisi
Table
4. TBSuratMasuk
Table
5. TBSurat Keluar
Table
6. TBDisposisi
Table
4.3.3. Realisasi object tahap analisis. Penjelasan dari object yang digunakan pada Sequence Diagram adalah: a. Object Boundary menggambarkan antarmuka dari sebuah system. b. Object Entity menggambarkan tempat penyimpanan data atau disebut dengan istilah database.
20
c. Object interface menggambarkan tampilan baru ketika suatu proses dijalankan. d. Object table merepresentasikan table-table yang ada pada database. 4.3.4. Attribut Kelas Diagram.
1. Nama Kelas : Rak No 1 2 3 4
Nama Atribut Kode Nama Ruang Map
Type Data String String String String
Keterangan Kode yang tertera pada surat Nama yang tertera pada surat Ruang yang tertera pada surat Map yang tertera pada surat
2. Nama Kelas : Ruangan No 1 2 3
Nama Atribut Kode Nama Rak
Type Data String String String
Keterangan Kode yang tertera pada surat Nama yang tertera pada surat Rak yang tertera pada surat
3. Nama Kelas : Map No 1 2 3
Nama Atribut Kode Nama Rak
Type Data String String String
Keterangan Kode yang tertera pada surat Nama yang tertera pada surat Rak yang tertera pada surat
4. Nama Kelas : inventaris No 1 2 3 4 5
Nama Atribut Kode TanggalBuat JamBuat Jenis Surat Map
Type Data String Tanggal Datetime String String
Keterangan Kode yang tertera pada surat Tanggal yang tertera pada surat Datetime yang tertera pada surat Jenis Surat yang tertera Map yang tertera pada surat
5. Nama Kelas : Surat Keluar
21
No 1 2 3 4 5 6
Nama Atribut Kode NoSurat Tanggal JamBuat Perihal Deskripsi
Type Data String integer Tanggal datetime String string
Keterangan Kode yang tertera pada surat No Surat yang tertera pada surat Tanggal yang tertera pada surat datetime yang tertera pada surat perihal yang tertera pada surat deskripsi yang tertera pada surat
6. Nama Kelas : Surat Masuk No 1 2 3 4 5 6 7 7
Nama Atribut Kode NoSurat Tanggal JamBuat Isi Deskripsi Pengirim Ditujukan
Type Data String integer Tanggal datetime String string String String
Keterangan Kode yang tertera pada surat No Surat yang tertera pada surat Tanggal yang tertera pada surat datetime yang tertera pada surat isi yang tertera pada surat deskripsi yang tertera pada surat pengirim yang tertera pada surat ditujukan yang tertera pada surat
7. Nama Kelas : Relasi No 1 2 3 4 5
Nama Atribut
Type Data
Kode String Nama String alamat String Contact String Fax String 8. Nama Kelas : Pegawai
No 1 2
Nama Atribut KodePegawai Nama
Keterangan Kode yang tertera pada surat Nama yang tertera pada surat Alamat yang tertera pada surat Contact yang tertera pada surat Fax yang tertera pada surat
Type Data String String
Keterangan Kode yang tertera pada surat Nama yang tertera pada surat
9. Nama Kelas : Operator No 1 2
Nama Atribut KodeOperator Nama
4.4.
Type Data String String
Keterangan Kode yang tertera pada surat Nama yang tertera pada surat
Interface Sistem.
4.4.1. Form Surat Masuk 22
a. Tambah data Kode Surat :
Add Data
Nomor Surat :
Reset
Tanggal : Jam Buat : Perihal : Deskripsi: Isi : Pengirim : Ditujukan :
b. Edit data Kode Surat : Update Data
Nomor Surat : Reset
Tanggal : Jam Buat : Perihal : Deskripsi: Isi : Pengirim : Ditujukan : 23
4.4.2. Form Surat Keluar a. Tambah data Kode Surat :
Add Data
Nomor Surat :
Reset
Tanggal : Jam Buat : Perihal : Deskripsi: Isi : Ditujukan :
b. Edit data Kode Surat :
Update Data
Nomor Surat : Tanggal :
Reset
Jam Buat : Perihal : Deskripsi: Isi : Pengirim : Ditujukan : 24
4.4.3. Form Inventaris Cari :
Pilih Kategori Kode Surat
Kata Kunci
TanggalBuat
Search
Jam Buat
Load Data
Jenis Surat
Map
Jumlah :
Add Data
Update
Delete
View Report
Close
4.4.4. Form User Cari :
Pilih Kategori Kode User
Add Data
Update
Kata Kunci
User Name
Search Password
Delete
4.4.5. Form Login. User name : Password : 25 LOGIN
Load Data
Jabatan
View Report
Close
Jabatan :
4.5. Keamanan.
System diberikan proteksi berupa login bagi operator atapun pegawai dalam mengakses system ini. -
Operator adalah pegawai secretariat daerah yang menangani pengarsipan surat. Hak akses opearator dalam system tidak dibatasi. Operator dapat mengakses semua menu yang tersedia dalam system baik surat masuk maupun surat keluar operator bisa juga disebut sebagai Admin.
-
Pegawai adalah pegawai secretariat daerah tetapi tidak bertugas atau tidak menangani pengarsipan surat. Yang dapat dilakukan pegawai dalam system adalah hanya melihat data surat masuk dan surat keluar.
5. Jadual Pembuatan Sistem
Bulan
Maret
April
Requirment Design Implementation System Testing Maintance
26
Mei
Juni
