República Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Defensa Universidad Nacional Experimental Politécnica De La Fuerza Armada Extensión Guácara.
DISEÑO DE UN MODELO GESTOR DE INSCRIPCIONES BASADO EN EL PLAN DE ESTUDIO EN LA WEB PARA LOS ESTUDIANTES DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA DE LA FUERZA ARMADA EXTENSIÓN GUACARA, UBICADO EN LA COMUNIDAD DE LOMA LINDA
Tutor Académico: Lic. Henry Coello Tutor Comunitario: Mayor. Betzi Alemán Servidores Comunitarios: Padrino Angelibel C.I: V- 19525917 Sequera Olga C.I: V- 19723197 Rodríguez Edgardo C.I: V- 19919834 Rodríguez Marian
C.I: V- 19668268
Romero Leonardo
C.I: V- 19588144
Sarmiento Daniel
C.I: V- 18866745
Tariffa Karlanis C.I: V- 19861413 Ing. Telecomunicaciones Grupo: 28
Guácara, Mayo de 2011.
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA DE LA FUERZA ARMADA VICERRECTORADO DE ASUNTOS SOCIALES COORDINACIÓN DE EXTENSIÓN SERVICIO COMUNITARIO NÚCLEO CARABOBO
APROBACIÓN DEL TUTOR
Yo, Henry Coello, portador de la C.I.Nº 4.466.106, en mi carácter de Tutor (a) Académico(a), del Proyecto titulado, Diseño de un modelo gestor de inscripciones basado en el plan de estudio en la web para los estudiantes de la Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada Extensión Guacara, ubicado en la Comunidad de Loma Linda. Presentado por los Bachilleres: 1. Padrino Angelibel
C.I: 19525917
2. Rodríguez Edgardo C.I: 19919834 3. Rodríguez Marian
C.I: 19668268
4. Romero Leonardo
C.I: 19588144
5. Sarmiento Daniel
C.I: 18866745
6. Sequera Olga
C.I: 19723197
7. Tarriffa Karlanis
C.I: 19861413
Cursantes de la carrera Ingeniería de Telecomunicaciones, Semestre IX, Secciones G002-D, G003-D, G004-D, considero que dicho proyecto cumple con los requisitos solicitados por la Coordinación de Servicio Comunitario para su aprobación. ____________________________ Tutor Académico
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA DE LA FUERZA ARMADA VICERRECTORADO DE ASUNTOS SOCIALES COORDINACIÓN DE EXTENSIÓN SERVICIO COMUNITARIO NÚCLEO CARABOBO
APROBACIÓN DEL TUTOR
Yo, Betzi Aleman, portador de la C.I.Nº 6.154.981, en mi carácter de Tutor (a) Comunitario, del Proyecto titulado, Diseño de un modelo gestor de inscripciones basado en el plan de estudio en la web para los estudiantes de la Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada Extensión Guacara, ubicado en la Comunidad de Loma Linda. Presentado por los Bachilleres: 8. Padrino Angelibel
C.I: 19525917
9. Rodríguez Edgardo C.I: 19919834 10. Rodríguez Marian
C.I: 19668268
11. Romero Leonardo
C.I: 19588144
12. Sarmiento Daniel
C.I: 18866745
13. Sequera Olga
C.I: 19723197
14. Tarriffa Karlanis
C.I: 19861413
Cursantes de la carrera Ingeniería de Telecomunicaciones, Semestre IX, Secciones G002-D, G003-D, G004-D, considero que dicho proyecto cumple con los requisitos solicitados por la Coordinación de Servicio Comunitario para su aprobación. ____________________________ Tutor Comunitario
INDICE Pag. Carta de Aprobación del Tutor Academico
2
Carta de Aprobación del Tutor Comunitario
3
Carta de Presentación del Tutor Academico
6
Carta de Presentación del Tutor Comunitario
7
Institucion Beneficiada
8
CAPTULO I
9
Planteamiento del Problema
9
Justificación
18
Objetivo General
24
Objetivos Específicos
24
Metas
25
Cobertura Geográfica y Poblacional
26
Actividades y Tareas
27
Recursos
29
Tiempo
30
Cronograma de Actividades
31
CAPITULO II
33
Resultados Obtenidos
33
Descripción de las Actividades Realizadas
33
Población Beneficiada
35
Impacto Generado en la Comunidad
36
Aportes del Proyecto
36
Conclusiones
39
Recomendaciones
41
Bibliografia
42
Anexos
43
Anexo A: Mapa de Ubicación Geografica
44
Anexo B: Diagnostico de la Situación Actual
46
Anexo C: Árbol del Problema
48
Anexo D:Instrumentos Utilizados
50
Anexo E: Fotografias durante la Ejecucion del Proyecto
94
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA DE LA FUERZA ARMADA VICERRECTORADO DE ASUNTOS SOCIALES DIRECCION DE EXTENSIÓN SERVICIO COMUNITARIO
CARTA DE PRESENTACIÓN DEL TUTOR ACADÉMICO Quien
suscribe, Henry Coello,
portador(a)
de
la Cédula
de
Identidad Nº 4.466.106, he decidido aceptar la tutoría del Proyecto Social Comunitario Diseño de un modelo gestor de inscripciones basado en
el plan de estudio en la web para los estudiantes de la Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada Extensión Guacara, ubicado en la Comunidad de Loma Linda. Ante la solicitud realizada por los estudiantes pertenecientes al semestre IX, del programa de Trabajo Comunitario, los cuales son: APELLIDOS Y NOMBRES Padrino Angelibel Rodríguez Edgardo Rodríguez Marian Romero Leonardo Romero Leonardo Sequera Olga Tarriffa Karlanis
C.I
FIRMA
19525917 19919834 19668268 19588144 19588144 19723197 19861413
Carabobo, Mayo de 2011 _____________________ Tutor Académico REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA DE LA FUERZA ARMADA VICERRECTORADO DE ASUNTOS SOCIALES DIRECCION DE EXTENSIÓN SERVICIO COMUNITARIO
CARTA DE PRESENTACIÓN DEL TUTOR COMUNITARIO Quien
suscribe, Betzi Alemán, portador(a)
de
la Cédula
de
Identidad Nº 6.154.981, he decidido aceptar la tutoría del Proyecto Social Comunitario titulado Diseño de un modelo gestor de inscripciones basado en el plan de
estudio en la web para los estudiantes de la
Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada
Extensión Guacara, ubicado en la Comunidad de Loma Linda. Ante la solicitud realizada por los estudiantes pertenecientes al semestre IX, del programa de Trabajo Comunitario, los cuales son: APELLIDOS Y
C.I
NOMBRES Padrino Angelibel Rodríguez Edgardo Rodríguez Marian Romero Leonardo Romero Leonardo Sequera Olga Tarriffa Karlanis
FIRMA
19525917 19919834 19668268 19588144 19588144 19723197 19861413
Carabobo, Mayo de 2011 _____________________ Tutor Comunitario
Institución Beneficiada.
Institución: Universidad Nacional Experimental Politecnica de la Fuerza Armada Nacional, (U.N.E.F.A) Extension Guacara. Dirección: Carretera Nacional San Juaquin “Sector Loma Linda” Responsable: Henry Coello.
Cargo: Jefe de Control de Estudios
CAPITULO I
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.
El mundo de hoy, está inmerso en una nueva revolución tecnológica basada en la informática, que encuentra su principal impulso en el acceso y en la capacidad de procesamiento de información sobre todos los temas y sectores de la actividad humana. Ha contribuido a que culturas y sociedades se
transformen
aceleradamente
tanto
económica,
como
social
y
políticamente, con el objetivo fundamental de alcanzar con plenitud sus potencialidades.
Si tomamos en cuenta el gran avance que se ha desarrollado en el campo de la informática, esto nos llevara directamente a la palabra clave “comunicación”, dando como resultados una mejor manera de trabajar fácil y rápido desde cualquier punto en el que nos encontremos, liberando así al hombre y abriendo nuevas posibilidades de aprendizaje, decreciendo las tareas y rutinas que día a día nos afectan de manera considerable y no nos permite crear nuevas formas de desarrollo y conocimientos.
La falta de conocimiento tecnológico esta correlacionado con los usuarios, mas no con la tecnología ya que desconocemos el uso correcto, las ventajas y desventajas que nos ofrecen las herramientas de comunicaciones, es por esto que la desinformación de los nuevos avances que manejamos hoy en día nos aleja de mejores referencias de formación para distintos entes sociales, ya que a medida que la sociedad vaya ajustándose a las nuevas innovaciones y concordándose a las nuevas técnicas, las gestiones manuales poco a poco irán careciendo de importancia dentro de la cualquier proceso práctico.
Dicho campo de investigación se encuentra en la actualidad fuertemente
consolidado
a
nivel
internacional.
Las
universidades,
administraciones públicas, asociaciones e instituciones de diferente ámbito, se preocupan por ofrecer cursos, asignaturas y programas sobre los aspectos sociales de la ciencia y la tecnología, un ejemplo significativo de instituciones públicas en nuestro país; que han afianzado conocimientos en gran manera a ciudadanos(as), es el caso del instituto nacional de capacitación y educación socialista (INCES) y la fundación Universidad de Carabobo (FUNDAUC), que a lo largo de años de enseñanza pueden dar un prototipo de formación y preparación en cualquier ámbito educativo.
Existen numerosos proyectos relacionados con la formación universitaria que tratan de adoptar un enfoque social en la enseñanza de las ciencias.
Hoy en día, son muchos los países que incluyen en sus universidades objetivos y contenidos que tratan de contextualizar más socialmente la enseñanza de las ciencias. Se pretende formar a los estudiantes para que sepan desenvolverse en un mundo impregnado por los desarrollos científicos y tecnológicos, para que sean capaces de adoptar actitudes responsables y tomar decisiones fundamentadas frente a esos desarrollos y sus consecuencias. Todo ello pone de manifiesto lo mucho que se ha avanzado en este campo. Así, en la educación científica, diversas investigaciones han señalado la existencia de numerosos problemas en este ámbito, y se ha puesto de manifiesto la necesidad de implicar a los estudiantes en los procesos de cambios tecnológicos.
Es por esto que a nivel de educación universitaria debemos acoplarnos a los avances de las comunicaciones y la tecnología, donde es importante destacar que algunas universidades
a nivel nacional aun no
cuentan con dicha implementación tecnológica.
Es de notable valor resaltar como estudiantes de nivel superior, desconocen el uso de dichas aplicaciones tecnológicas como por ejemplo el internet; es de gran ayuda,
ya que a través de él podemos suministrar
nuestros conocimientos previamente correlacionado con el abastecimiento de información por parte del docente en el aula. Por tanto, es conveniente indagar sobre que tan equipados están los estudiantes universitarios con las habilidades tecnológicas necesarias para desenvolverse en los estudios universitarios actuales y en un futuro empleo.
Con relación a lo anterior se suma la necesidad de facilitar a los estudiantes y comunidad educativa en general; la rapidez y accesibilidad a una herramienta de suma importancia. Entre los usos más comunes utilizados por parte de los alumnos en cuanto a las tecnologías tenemos:
-
Facilidad a la previa preparación de exposiciones, mediante diapositivas visualizadas a través de un video beam.
-
Realización de trabajos y proyectos mediante aplicaciones de software.
-
Investigaciones amplias en la web para expandir conocimientos.
Así mismo destacar los equipos de mayor utilidad dentro de instituciones educativas universitarias: -
Computadoras
-
Impresoras y fotocopiadoras
-
Video beam
-
Internet
A este propósito la gran ayuda que generan las nuevas aplicaciones tecnológicas a un entorno social (universidad), debemos destacar las tareas
manuales que pueden ser suplidas por equipos de comunicaciones dentro del área administrativa de dicha institución, como lo son:
Inscripciones del alumnado (tema principal), Control de personal docente,
administrativo
y
personal
de
mantenimiento,
Manejo
de
procedimientos administrativos y otras actividades relevantes que pueden ser sustituidas por estas herramientas técnicas.
Al respecto conviene decir que al llegar a este punto una de las problemáticas que solventa la tecnología en una institución universitaria es el proceso de inscripción. Encaja distinguir con todo y lo anterior,
el caso que presenta la
Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada Núcleo Guácara, la cual actualmente carece de herramientas tecnologías necesarias para
facilitar
las
labores
requeridas
dentro
de
los
departamentos
administrativos, funcionando de forma manual y originando lentitud en la realización de reportes, duplicación de inscripciones y demoras en la asignación de secciones, el proceso que a su vez ocasiona agotamiento del personal.
Para poder profundizar en el problema resaltante que acarrea dicha entidad es relevante tener noción de lo que es un proceso de inscripción:
Un
proceso
de
inscripción
según
nuestros
conocimientos
y
experiencias adquiridas a lo largo de nuestros estudios en esta universidad, es aquel que se lleva a cabo a través de una verificación en la totalidad de
los documentos de un individuo dentro de una institución, donde son recolectados los datos mediante una ficha denominada libro de vida con el fin de crear expedientes del alumno y anexar los documentos exigidos, o que para la fecha correspondiente son de suma importancia.De acuerdo con esto debemos describir el proceso de inscripción que conlleva la UNEFA. Este se encuentra enmarcado en el estricto caso en el que se encuentre el estudiante, será un proceso distinto para los alumnos de nuevo ingreso, regulares o en situación de desfasados.
Teniendo en cuenta que dicha institución se caracteriza por llevar a cabo este tipo de actividades de forma manual, debemos describir cada uno de ellos de manera objetiva. Iniciando así con la descripción de que es un alumno desfasado:
•
Alumnos desfasados: Alumno inscrito oficialmente en la UNEFA, que tienen reprobada(s) contemplada(s)
en
y
pendiente(s) el
plan
de
alguna(s) estudio
asignatura(s)
incluyendo
las
complementarias.
Este procedimiento se determina como el más complicado tanto para los estudiantes como para la coordinación y secretaria de dicha institución, ya que estos alumnos deben realizar el análisis en el llenado de planillas de la siguiente manera: el estudiante debe requerir un formato facilitado por la coordinación, y a su vez solicitar la apertura de una materia por formato tomando en cuenta el pensum al que el estudiante pertenece, y verificar cuidadosamente si se excede en unidades de crédito.
Seguidamente debemos de igual manera conocer que es un alumno regular: •
Alumnos regulares: Alumno inscrito oficialmente en la UNEFA y que tienen aprobadas la totalidad de las asignaturas contempladas en el plan de estudio incluyendo las complementarias.
Estos estudiantes deben realizar la entrega de fotocopia de la cedula al coordinador de carrera, para luego realizar la asignación de sección. Ambos procesos se realizan de forma manual tomando en cuenta que el coordinador de carrera recibe a cada alumno con sus respectivas planillas, lo que conlleva a que este lapso de tiempo se torne sumamente lento y tedioso.
En consecuencia dicho proceso se desarrolla durante 3 semanas aproximadamente, por lo que genera el retraso del periodo semestral, ya que mientras se canaliza la inscripción, las clases han iniciado, y los alumnos se incorporan a su respectiva sección asignada con
acumulación de
contenidos y perdidas en las clases regulares.
A su vez, tomando en cuenta la poca información del manejo de métodos tecnológicos que sufre actualmente la UNEFA núcleo Guácara; debemos analizar que si bien un portal que nos facilite las inscripciones dentro de la institución es una iniciativa mucho más rápida y confiable para los estudiantes, de igual manera debemos atribuir los posibles problemas que pueden subsistir durante el proceso, como por ejemplo:
•
Notas erradas: Son aquellos reclamos relacionados con calificaciones emitidas por la secretaría de la universidad y que por apreciación del estudiante este indique que existe un error en las mismas.
•
Pensum: Son reclamos relacionados con errores que afecten el plan de carrera del estudiante,
referente a sus asignaturas es decir
pensum de estudio, teniendo en cuenta las diferentes materias en distintos casos de carreras dentro la institución.
Y muchos otros que pueden generarse en el transcurso por falta de información o bien sea desconocimientos del manejo de la pagina web, así pues en conjunto de una página de inscripción debe haber un portal alterno que le permita al alumno resolver su posible inconveniente en pocas horas, ya que la propia página le facilitara una oficina virtual de reclamo para que el estudiante haga constar su problema y poder solventarlo con la mayor rapidez posible.
Oficina virtual de reclamo y solicitudes: es una ventana alterna dentro de la misma página web en la que se está manipulando, que facilita a la persona poder exponer su inconveniente, en este caso a la secretaria de dicha universidad y así esta pueda tener conocimiento de los posibles errores administrativos y solventar o guiar a la persona y encontrar una solución rápida y concisa tanto para el estudiante como para la institución.
Por esta razón se plantea el modelo de un Plan de Estudios para las inscripciones de estudiantes de la UNEFA Núcleo Guácara y a su vez una
oficina virtual de reclamos que en conjunto puedan suscitar problemas que actualmente se presentan dentro de la institución, teniendo en cuenta las siguientes incógnitas: ¿La propuesta de un modelo de plan de estudios, es oportuna y confiable para el proceso de inscripción semestralmente? ¿Están capacitados los alumnos de la UNEFA para manipular un portal o pagina web para realizar el proceso de inscripción más fácil y confiable? ¿Contribuye una oficina virtual de reclamos anexa a la página web de inscripciones para facilitar los inconvenientes durante dicho proceso a los estudiantes de la UNEFA?
JUSTIFICACION.
Los sistemas de gestión de inscripciones son aplicaciones que permiten a la comunidad estudiantil, generalmente de educación superior, realizar la suscripción de las materias o semestres a ser cursados por cada uno de sus miembros durante un periodo académico determinado.
Si bien algunas características de estos sistemas dependen de las necesidades
de
la
institución,
un
sistema
de
inscripciones
debe
caracterizarse por permitir a sus usuarios un fácil acceso, sin importar su ubicación geográfica o las características técnicas del equipo utilizado para ingresar a la aplicación. Cabe mencionar cuatro atributos de un sistema que resultan primordiales: accesibilidad, facilidad de uso, robustez y seguridad.
Este proyecto, se realizara con la finalidad de proponer un modelo de plan de estudios el cual pretende orientar y agilizar el proceso semestral de
inscripción a través de una aplicación tecnológica basada en el uso de internet, que le facilitara tanto al estudiante como a la universidad el ciclo de inscripción, de igual forma como todo sistema de gestión, también contara con un modulo de reclamo u oficina virtual de reclamos y solicitudes, todo ello con la intensión de proporcionar al estudiante un espacio, en donde pueda objetar cualquier incidencia que presente en cuanto a sus cargas académicas o situación dentro de la institución.
El proyecto se fundamenta en la Ley de Servicio Comunitario del Estudiante de Educación Superior, en sus artículos 4, donde se menciona: “Artículo 4. Definición. A los efectos de esta Ley, se entiende por Servicio Comunitario, la actividad que deben desarrollar en las comunidades los estudiantes de educación superior que cursen estudios de formación profesional, aplicando los conocimientos científicos, técnicos, culturales, deportivos y humanísticos adquiridos durante su formación académica, en beneficio de la comunidad, para cooperar con su participación al cumplimiento de los fines del bienestar social, de acuerdo con lo establecido en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y en esta Ley.”
A través de esta medida podemos difundir nuestro proyecto como parte de un desarrollo para las instituciones educativas, y a partir de la aplicación de los conocimientos académicos adquiridos, promover el uso de las herramientas tecnologías de información y comunicación, respondiendo a las necesidades sociales e institucionales, así como también la culturización de los ciudadanos en materia tecnológica.
También basamos el presente proyecto en el cumplimiento de los artículos 11 y 44 del Reglamento del Servicio Comunitario del Estudiante de la Universidad Nacional Experimental Politécnica De la Fuerza Armada Nacional (UNEFA), en donde se establece:
“Articulo 11. Del Servicio Comunitario. El cumplimiento del Servicio Comunitario es un requisito de carácter obligatorio para la obtención del título profesional, a nivel de Licenciatura, Ingeniería
o
Universitario,
su y
equivalente no
es
y
de
sustituido
Técnico por
las
Superior prácticas
profesionales y pasantías, incluidas en los planes de estudio de las carreras que ofrece la UNEFA.
Articulo 44. Los proyectos para cumplir con el Servicio Comunitario deberán ser formulados respondiendo a las necesidades de las comunidades, ofreciendo soluciones factibles, viables, vinculadas y articuladas de manera metodológica
con
los
planes
de
desarrollo
comunal,
municipal, estadal y nacional.”
Debemos enfatizar en estos artículos ya que a través de ellos podemos aportar en el desarrollo de capacidades y competencias humanas, satisfacer necesidades sociales, mejorar las condiciones de vida de una población y sobre todo es determinante profesional.
para la obtención de un título
Resulta oportuno, abordar la necesidad de una comunidad estudiantil, donde su principal problema es la sistematización de procesos y solicitudes académicos dentro de la institución, por ello tomamos a esta como la comunidad a beneficiar, mediante un proyecto que generara tanto un avance tecnológico, como desarrollo social entre los ciudadanos y ciudadanas que conforman esta casa de estudios.
Nuestro propósito va más allá de un cumplimiento con las Leyes y Reglamentos
de servicio Comunitario, se trata de promover mediante
proyectos de investigación, la participación de estudiantes de educación superior en el Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación 20072013, donde sus siguientes líneas establecen:
“DEMOCRACIA PROTAGÓNICA REVOLUCIONARIA. ESTRATEGIAS Y POLÍTICAS • Convertir los espacios escolares en espacios para la enseñanza y la práctica democrática: o Promover la participación escolar en actividades de la comunidad. • Desarrollar una red eficiente de vías de información y de educación no formal hacia el pueblo: o
Fortalecer
alternativos.
la
red
de
medios
de
comunicación
o
Incentivar la creación y el fortalecimiento de vínculos y
comunicación entre organizaciones sociales. o
Promover canales de educación no tradicionales.
• Fomentar la utilización de los medios de comunicación como instrumento de formación: o
Utilizar los medios de comunicación como instrumentos
de formación en valores ciudadanos. o
Educar en la utilización responsable y crítica de los
medios de comunicación. o
Promover el control social de la población hacia los
medios de comunicación masivos.” Por consiguiente, la propuesta del presente proyecto que además de beneficiar en lo, social, educativo y tecnológico a la comunidad unefista, sirve de incursión por parte de los estudiantes de la Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada (UNEFA) en la puesta en práctica de las líneas de trabajo de dicha universidad, por ello nos centramos específicamente en la siguiente línea:
“INGENIERÍA, TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN (INTEI):
El objetivo de esta línea es: Desarrollar y promover conocimientos científicos y tecnológicos tendientes a la solución de problemas de la sociedad
venezolana,
que
permitan
avanzar
en
la
independencia
tecnológica, la inclusión social y el progreso de capacidades nacionales en pro del desarrollo endógeno, sustentable y humano del país. Esta línea de investigación interpreta que el conocimiento tecnológico debe estar al
servicio del colectivo en el propósito de impulsar el desarrollo del poder popular.”
El objetivo es proveer a la Comunidad Unefista de una herramienta que permita tanto un periodo de inscripción dinámica y confiable así como un sistema gestor de incidencias académicas y solicitudes, ya que en la actualidad, el proceso utilizado, ha generado retrasos académicos y administrativos con alta posibilidad de error.
Esta aplicación tecnológica, mostrara al alumno una fase de inscripción en donde ingresara datos para su Pensum de Carrera, y que por medio de la información que este suministre a la aplicación, de las materias aprobadas y reprobadas esta lo orientara hacia la creación de su propio plan de estudios y le permita determinar que semestre o materias puede cursar. En este mismo sentido, se orientara al usuario a una oficina virtual de reclamos y solicitudes en donde podrá exponer alguna inconformidad antes o después del proceso de inscripción, con ello permitirá administrar las solicitudes
en
secretaria,
para
que
el
funcionario
encargado
del
departamento pueda llevar una organización y control de las actividades que se realizaran, cabe destacar que un modulo gestor de reclamos y solicitudes es relevante ya que permite tener una visión de la problemática que se plantea y con ello optimizar la gestión.
En esta propuesta, prevalece la importancia en el ámbito social debido a que estimula la participación en procesos tecnológicos; educativos porque cuenta con dos tipos de interés, por parte del estudiante, pues será este quien obligatoriamente realice su inscripción para determinar su permanencia dentro de la institución académica, y el interés institucional, ya que mejorara
la organización y planificación del departamento de control de estudios, coordinación de ingeniería, departamento académico y personal docente, por ello su ejecución sería factible dentro de la institución.
Todo proceso sistematizado es eficiente, mientras sea supervisado, es por ello que se debe mirar con gran énfasis proyectos que mecanicen procesos académicos y administrativos que se desarrollan en cada periodo de
inscripción
de
la
UNEFA
alcanzaremos de manera
Extensión
guácara;
como
resultado,
eficiente y notable el mejoramiento en los
procesos de ingreso y permanencia de los estudiantes en dicha institución, logrando así la excelencia que representa a esta casa de estudio. OBJETIVO GENERAL Diseño de un modelo gestor de inscripciones basado en el plan de estudio en la web para los estudiantes de la Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada Extensión Guacara, ubicado en la Comunidad de Loma Linda.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
•
Diagnosticar las situaciones que afectan el proceso de inscripción en un semestre de los estudiantes de UNEFA, Extensión Guacara.
•
Determinar las necesidades y requerimientos para elaborar una herramienta tecnológica que permita gestionar los procesos de inscripción, reclamos y solicitudes varias inherentes a la Secretaria.
•
Desarrollar un instrumento tecnológico vía web que facilite los procesos inherentes a la Secretaria.
•
Ejecutar las pruebas pilotos.
• Implementar la aplicación tecnológica en la Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada, extensión Guacara.
METAS. Diseñar una aplicación que sirva como herramienta, para el
proceso
de
inscripción,
registro,
reclamos
y
solicitudes,
basándonos en un tiempo de 45 horas.
Desarrollar la aplicación sistematizada para beneficiar a la
población
estudiantil,
departamento
de control de
estudio,
coordinación de ingeniería y personal docente ya que a partir de la implementación de esta herramienta se brindara una organización estructurada en la planificación del periodo académico, en un lapso aproximado de 60 horas.
Ensayar, Implementar y Ejecutar la herramienta tecnológica para la
simplificación y optimización de los procesos que son necesarios para el inicio y transcurso de las actividades académicas, fomentando la eficiencia, control y organización dentro de la institución, todo ello se realizara en un periodo aproximado de 15 horas.
COBERTURA GEOGRÁFICA Y POBLACIONAL
La elaboración de una herramienta que permita la creación de planes de estudios, proceso de inscripción, gestión de reclamos, y estructuración de procesos académicos del departamento de control de estudios basándose en el mejoramiento de la organización, será realizada en la comunidad de la Universidad Nacional Experimental Politécnica de las Fuerzas Armadas, extensión Guacara, ubicada en la comunidad Loma Linda, beneficiando tanto a una población estudiantil de aproximadamente 5034 alumnos, así como al departamento de Control de Estudios en sus labores.
Esto garantizando la factibilidad, facilidad y confiabilidad de trámites importantes para el periodo académico.
ACTIVIDADES Y TAREAS Objetivo Especifico N° 1 Diagnosticar las situaciones que afectan el proceso de inscripción en un semestre de los estudiantes de UNEFA, Extensión Guacara. Actividades Tareas Entrevistar al ente encargado para • Visita al Departamento diagnosticar el inconveniente que se viene
presentando
inscripciones
y
con
procesos
las de
de
Control de Estudios. • Entrevistar
al
Jefe
del
Departamento
reclamos, desde la apertura de esta
• Estudiar las necesidades del
universidad. Entrevistar a los alumnos con el fin
departamento. • Realizar encuestas
de conocer cuál es su situación en la institución
y
los
principales
estudiantes.
a
inconvenientes que presentan con su
• Analizar los resultados de las
plan de estudios y el proceso de inscripción.
encuestas. • Enfatizar en las necesidades de los estudiantes para la propuesta de la solución de las
mismas. Objetivo Especifico N° 2 Determinar las necesidades y requerimientos para elaborar una herramienta tecnológica que permita gestionar los procesos de inscripción, reclamos y solicitudes varias inherentes a la Secretaria. Actividades Diseñar un sistema con el que se • Adoptar
Tareas las necesidades
pueda atacar el problema del factor
requerimientos
tiempo
Metodología RUP.
en
la
inconformidades
y
inscripciones,
gestión
de
tramites
de
•
considerando
sugerencias de los afectados para
Diseño
de
a
diagramas
y la
para
modelar diseño del sistema. • Elaborar un diagrama de casos
perfeccionar dicho diseño.
de usos. • Mostrar los diseños al jefe del Departamento de Control de Estudios
para
afirmar
el
desarrollo de la aplicación. Objetivo Especifico N° 3 Desarrollar un instrumento tecnológico vía web que facilite los procesos inherentes a la Secretaria. Actividades Desarrollar un sistema que permita la agilización
tanto
de
procesos
académicos como inconformidades de
los
alumnos
de
manera
•
Tareas Codificar el sistema partiendo del diseño de diagramas.
• Realizar pruebas durante la fase de desarrollo.
sistematizada Objetivo Especifico N° 4
Ejecutar las pruebas pilotos. Objetivo Especifico N° 5 Implementar
la
aplicación
tecnológica
en
la
Universidad
Nacional
Experimental Politécnica de la Fuerza Armada, extensión Guacara. Actividades Tareas Implementar la propuesta de diseño • Realizar pruebas mediante una para modelos de plan de estudio que
aplicación beta del sistema.
gestione las inscripciones y situación
• Estudiar el comportamiento del
académica de los estudiantes.
sistema y su efectividad.
RECURSOS Recursos Humanos y materiales: •
Estudiantado, quienes darán las retroalimentaciones en el proceso de desarrollo de la herramienta.
•
Personal departamento encargado de agilizar el proceso de inscripción de la UNEFA - extensión guácara.
• Grupo de trabajo conformado por los servidores comunitarios. •
Computadoras Personales (PC) para desarrollar la herramienta, ya que está basada en software.
•
Pensum de la carrera de Ingeniería en Telecomunicaciones.
•
Documento de requerimiento de software.
Recursos Tecnológicos: • Diagramas necesarios para la fase de diseño de la herramienta •
Distribución GNU/LINUX específicamente Ubuntu 9.
•
Navegador Web con soporte java script.
TIEMPO
Diseño: o Definir requerimientos -> 12Horas. o Elaboración de diseño -> 30Horas. o Definición de logística a utilizar -> 3Horas. Desarrollo: o Codificación de la herramienta -> 44Horas. o Pruebas de calidad -> 16 Horas. Implementación:
o Elaboración de material instructivo de la herramienta -> 15 Horas.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
OCT-2010
NOV-2010
ACTIVIDADES
TAREAS
Sem 3
Sem 4
Sem 2
Sem 3
Entrevistar al ente encargado para diagnosticar el inconveniente que se viene presentando con las inscripciones y procesos de reclamos, desde la apertura de esta universidad.
-Visita al Departamento de Control de Estudios.
5h s
5h s
Entrevistar a los alumnos con el fin de conocer cuál es su situación en la institución y los principales inconvenientes que presentan con su plan de estudios y el proceso de inscripción.
-Realizar encuestas a estudiantes.
1h s
1h s
Diseñar un sistema con el que se pueda atacar el problema del factor tiempo en la gestión de inconformidades y tramites de inscripciones, considerando sugerencias de los afectados para perfeccionar dicho diseño.
Desarrollar un sistema que permita la agilización tanto de procesos académicos como inconformidades de los alumnos de manera sistematizada
-Entrevistar al Jefe del Departamento
ENE-2011
FEB-2011
Sem 1
Sem 2
Sem 3
Sem 4
Sem 1
Sem 2
5h s
8h s
7h s
5h s
4h s
4h s
MAR-2011
Sem 3
Sem 4
Sem 1
Sem 2
Sem 3
Sem 4
11 hs
15 hs
8h s
10 hs
8h s
8hs
-Estudiar las necesidades del departamento.
-Analizar los resultados de las encuestas. -Enfatizar en las necesidades de los estudiantes para la propuesta de la solución de las mismas.
-Adoptar las necesidades y requerimientos a la Metodología RUP. -Diseño de diagramas para modelar diseño del sistema. -Elaborar un diagrama de casos de usos. -Mostrar los diseños al jefe del Departamento de Control de Estudios para afirmar el desarrollo de la aplicación -Codificar
el sistema partiendo del diseño de
diagramas. -Realizar pruebas durante la fase de desarrollo.
ACTIVIDADES
TAREAS
Implementar la propuesta de un diseño para modelos de plan de estudio que gestione las inscripciones y situación académica de los estudiantes.
-Realizar
pruebas
mediante
una
aplicación beta del sistema. -Estudiar
el
comportamiento
sistema y su efectividad.
del
Abril-2011 Sem Sem 1 2
Sem 3
Sem 4
7h s
3h s
2h s
3h s
CAPÍTULO II
RESULTADOS OBTENIDOS
Teniendo en cuenta la propuesta de Desarrollar una vía de gestión sistematizada para estudiantes con situaciones que afecten su plan de estudios, que incluyen el proceso de inscripción, registro, oficina virtual de reclamo entre otros, es importante describir las actividades que se llevaron a cabo para dar cumplimiento al objetivo planteado; por tal motivo, en este capítulo se describen dichas actividades, la población beneficiada, el impacto que produjo en ésta, además de los aportes suministrados a la Institución y a la población en general.
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS
A fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos específicos planteados se procedió a llevar a cabo las siguientes actividades: • Inicialmente se realizó una entrevista estructurada con el personal operativo y gerencial de la institución a manera de identificar la situación actual de los procesos administrativos y de esta manera determinar si existió no la carencia de sistemas automatizados que ayuden al estudiante a cumplir el plan de estudios según su condición en la institución. • Una vez realizadas las entrevistas se dio inicio a la definición de
requerimientos por parte del sistema, de una manera general se realizaron entrevistas a alumnos con distintas condiciones dentro de la institución para tener claras las carencias existentes desde el enfoque de los afectados tomando sugerencias por parte de estos. •
A fin de garantizar que la herramienta a desarrollar este dentro de los requerimientos se adopto una metodología de diseño llamada RUP (Rational Unified Process) constituye la metodología estándar más utilizada para el análisis, implementación y documentación de sistemas, por ello da robustez y garantiza en un alto porcentaje la calidad en el producto final.
• Para cumplir con la metodología Estándar RUP se realizaron diversos diagramas para modelar el sistema y de esta forma realizar la codificación de la aplicación de manera optima, sin embargo RUP es una metodología usada para desarrollar sistemas Stand-Alone, es decir sistemas que no están previstos para funcionar bajo ambiente WEB y todo lo que ello conlleva, ya que se hace ambiguo en ciertos tópicos cuando se habla de aplicaciones
WEB
modeladas
en
RUP,
por
ello
se
realizaron
investigaciones donde se determinaron las acciones a seguir para que el codificación se adapte logrando así el optimo diseño de la aplicación en cuanto a la representación gráfica se refiere, es decir, diagrama de casos de uso, diagrama de flujo del sistema entre otros. • Se realizo la codificación de la aplicación siguiendo los lineamientos previstos en la fase de diseño, de esta manera se estaría asegurando un software que cumplió con las expectativas que se crearon en torno a él, se uso como lenguaje de programación base en el lado del servidor “PHP” que si bien no es un lenguaje de alto nivel como tal ha demostrado por años su potencia en cuanto a aplicaciones WEB se refiere, además para crear scripts complementarios del lado del cliente se uso el estándar de
“JavaScript” si bien es un lenguaje pre-compilado cumple muy bien su función en este sistema. • Se realizaron pruebas durante la etapa de desarrollo seleccionando aleatoriamente estudiantes de distintas
carreras para observar el
comportamiento del sistema con determinadas situaciones, de esta manera lograr solventar posibles errores del sistema en la fase de codificación debido a que no siempre en la fase de diseño se toman en cuenta todos los casos. • Una vez culminada la etapa de codificación se procedió a realizar pruebas en una etapa beta de la aplicación, esto para obtener retroalimentaciones y solventar posibles inconvenientes en el sistema
POBLACIÓN BENEFICIADA
La población beneficiada es de aproximadamente cinco mil (5034) personas, las cuales son estudiantes de la institución, y pueden usar la aplicación para su total beneficio con el fin de garantizar un proceso de inscripción rápido, aportando sus datos personales al personal administrativo de la institución a través de un registro para que sus reclamos y solicitudes sean procesados de la manera más organizada posible. Cabe destacar, que este grupo de personas representa 100% de la población estudiantil y es importante que todos participen con el uso de esta nueva herramienta para de esta manera lograr el objetivo de automatización de estos procesos, siendo beneficioso además para el personal administrativo ya que al tener digitalizada la data estudiantil se hace más práctico
y seguro tanto en datos personales con la implementación a través del registro como de las preinscripciones, solicitudes de servicios y reclamos.
IMPACTO GENERADO EN LA COMUNIDAD.
A través del desarrollo de este proyecto se logro integrar tanto a la comunidad estudiantil como al personal administrativo de la Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada Extensión Guácara, en un proceso tecnológico de gran avance para la institución donde sobre todo se imparte el conocimiento y aplicación de las TICS.
También, se pudo observar una respuesta positiva de las partes afectadas, los estudiantes se propusieron participar en proyectos que generen beneficios a su institución, y aportar su colaboración en los procesos que se realicen dentro de esta, sin embargo el ente encardo del Departamento y Control de Estudios y docentes, prestaron su apoyo para el mejoramiento de la estructura de la institución a partir de este proyecto.
A través de esta iniciativa, no solo se impulsa a la comunidad a abordar temas y soluciones que dejen una experiencia significativa para su futuro laboral y para la institución a la cual pertenecen, sino también obtener un mayor número de conocimientos en cuanto a avances tecnológicos se refiere.
APORTES DEL PROYECTO.
La propuesta de un sistema de gestión de inscripciones, solicitud de servicios y de reclamos por parte del estudiante, influyo de manera positiva en la innovación a la formación de procesos tecnológicos, que faciliten la labor administrativa del personal.
Además de ello, se pudo proporcionar una
herramienta significativa para el estudiante universitario como lo es un sistemas que pudiese sobrellevar las incidencias que presenta el alumno en el trayecto de su formación académica, recibiendo por parte de los encargados de las institución, una repuesta eficiente frente a su situación, pues bien con esto se alcanza la meta de:
1. Fortalecer la estructura de la Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada, Extensión Guacara, mediante una aplicación robusta y eficiente que pueda gestionar problemas de carácter académicos, así como el óptimo desarrollo de los procesos administrativos. 2.
Minimizar las tareas manuales que se realizan en el departamento de Control de Estudios y junto con ello las probabilidades de errores en los procesos.
3. Agilizar los trabajos administrativos que se deban realizar en la institución. 4. Formar un personal integral en el manejo de herramientas tecnológicas.
Por otra parte, puede decirse que al proporcionar de esta herramienta, se pone en práctica el proceso de establecer mejoras que generen aportes positivos en el ámbito tecnológico y en consecuencia se beneficiará a la comunidad de la institución en general.
No obstante, se garantiza mantener un buen desempeño laboral y con ello, se puede considerar que participamos en la conformación de profesionales integrales.
CONCLUSIONES
En el proceso de la fase de desarrollo y obtención de la aplicacion tecnológica para ser usada por los estudiantes de la Universidad Nacional Experimental de la Fuerza Armada como una herramienta para su beneficio, se obtienen como conclusiones: • A través de un recorrido de opiniones pudimos obtener un mejor enfoque de la
comunidad unefista y las ventajas que genera la realización de una herramienta tecnológica a la institución. • Con los ensayos de prueba, con el prototipo los integrantes del equipo de
trabajo logro determinar los problemas directos que acarrean las inscripciones semestrales dentro de la institución, planteando mejoras para implementar con éxito la herramienta tecnológica. • El personal administrativo de la institución, afirma lo valioso que representa la
automatización de los procesos de inscripción los cuales tradicionalmente se realizan de forma manual. • Fue necesario la creación de un manual de usuario para el personal
administrativo y para los estudiantes de la institución a fin de orientar eficientemente a los usuarios en el uso de la herramienta, cumpliendo así con los objetivos concebidos en este proyecto. • Es importante acreditar las ventajas que poseen los sistemas automatizados
que brindan una mayor seguridad en la data estudiantil, ya que la herramienta tecnológica desarrollada está validada para garantizar la integridad tanto de los datos como de los procesos que en ella se desarrollan.
• Específicamente en el modulo de reclamos virtuales vía web los procesos se
manejan de una manera rápida, sencilla y confiable, donde los estudiantes pueden generar los reclamos, asegurando que un tiempo determinado, el personal labora en secretaria sea asignado a ejecutar las acciones de rigor en respuesta al requerimiento.
RECOMENDACIONES
Como parte del desarrollo del proyecto se hacen las siguientes recomendaciones que apoyan al trabajo realizado en la institución:
•
Planificar programas de inducción estudiantil en la institución que permitan a los nuevos ingresos ambientarse a la misma, sus servicios y sus requerimientos.
•
Implantar el modelo desarrollado en la web, que facilite la inscripción de los estudiantes de la UNEFA, y paralelamente
proponer un diseño de un
modulo de gestión de reglamos virtual. •
Evaluar
técnicamente
esta
propuestas,
para
asegurar
el
eficaz
funcionamiento de las mismas y así poder asegurar al usuario confiabilidad a la herramienta propuesta.
BIBLIOGRAFÍA
Ley de Servicio Comunitario del Estudiante de Educación Superior. [Documento en Línea]. Disponible en: http://www.usb.ve/proyectar/pdf/isceu.pdf (Consulta: 2009, Julio 20)
Reglamento Interno de Servicio Comunitario-UNEFA. [Documento en línea]. Disponible
en:
http://www.unefa.edu.ve/lara/images/stories/servicio
%20comunitario/reglamento%20interno%20unefa%20servicio%20comunitario.pdf (Aprobado por el Consejo Universitario n° 003; 2008, Julio 23)
Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación 2007-2013 [Documento en Línea].
Disponible
en:
http://www.portaleducativo.edu.ve/Politicas_edu/planes/documentos/Lineas_Gener ales_2007_2013.pdf
Líneas de la Investigación en el Marco de la Seguridad, Defensa y Desarrollo Nacional.
[Documento
en
Línea].
Disponible
en:
http://www.unefa.edu.ve/portuguesa/images/stories/pdf/unefa_lineas_investigacion .pdf. (2008, Julio)
ANEXOS
Anexo A: MAPA DE UBICACIÓN GEOGRAFICA.
Anexo B: DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ACTUAL.
DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ACTUAL.
Con la finalidad de poder proporcionar una herramienta tecnológica a la Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada, Extensión Guacara, se llevo a cabo el estudio de la población a beneficiar y se observo que la mayoría de los procesos académicos importantes eran realizados de forma manual, ya que no se contaba con una aplicación que pudiese llevar el manejo y control de estas situaciones.
Por ello, se tomo la iniciativa en conjunto con el Jefe de Control de Estudios Lic. Henry Coello, de proponer una aplicación que pudiese minimizar procesos manuales, siendo los más importantes, proceso de inscripción y gestión de reclamos.
Durante un periodo de 20 semanas, se logro desarrollar una aplicación que además de beneficiar al departamento de Control de Estudios en su gestión, también provee a la institución de un avance tecnológico significativo, para poder cumplir con eficacia y eficiencia las metas, funciones académicas propuestas por cada departamento.
Anexo C: ÁRBOL DEL PROBLEMA
ARBOL DEL PROBLEMA
Retraso en el inicio de las actividades académicas
Desconocimiento de información sobre procesos académicos Congestión en los departamentos
Inconformidades no solventadas sobre situaciones con el estudiantado Retraso en el Desorganización e proceso inseguridad en los de procesos administrativos inscripción
Ausencia de un sistema de gestión de inscripciones
Apatía por la innovación tecnológica
Desconocimiento sobre utilidades de las TICS.
Ausencia de personal capacitado para su elaboración
Anexo D: INSTRUMENTOS UTILIZADOS
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFESA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITECNICA DE LA FUERZA ARMADA U.N.E.F.A EXTENSION GUACARA ENCUESTA. ¿Ha participado en algún Proceso Académico del Departamento SI de Control de Estudios?
NO
¿Es de su agrado la forma manual en que se manejan los SI Procesos Académicos?
NO
¿Cree usted que el proceso manual de inscripción y gestión de SI solicitudes actual acumula trabajo excesivo al personal administrativo?
NO
¿Cuenta su universidad con un mecanismo eficiente para la SI gestión de sugerencias y quejas?
NO
¿Apoya la idea de sustituir el sistema de inscripción manual por SI uno automatizado?
NO
¿Cree usted que un sistema automatizado agilizará, controlará de SI manera eficaz, eficiente y segura los procesos académicos de la institución?
NO
¿Confía en un sistema informático que controle el proceso de SI inscripción y matricula de los alumnos de la institución?
NO
¿Establece usted el criterio de que la que la institución debe estar SI a la vanguardia de la tecnología?
NO
FASE DE INICIO DE RUP. MODELAR EL NEGOCIO.
En esta fase se explicara mediante diagramas
el funcionamiento de la
institución a la cual se desarrollara la aplicación, dichos diagramas se llaman casos de usos. En esta parte también se definirá la factibilidad y limites del proyecto, así como también el resultado obtenido mediante la elaboración del mismo. FASE RUP ACTIVIDAD VISTA ARQUITECTONICA
Inicio Modelar el Negocio Vista del modelo de usuarios o casos
RESULTADOS GENERADOS
de usos Diagramas
de
casos
de
usos.
Descripción Manual de los mismos. Diccionarios de actores y de términos Cuando fue realizada la entrevista con el personal administrativo de la institución
se pudo apreciar que carecían de un sistema donde el estudiante
pudiese gestionarse, es por ello que modelar el negocio realizando un diagrama de caso de uso a un sistema existente es imposible, para este paso se modela el requerimiento basado en la funcionalidad del negocio teniendo abstracciones para especificar cada caso de uso.
Figura 1. Sistema de gestión estudiantil a implementar Visto de esta manera el modelo del negocio se denota muy abstracto, es decir se enfoca desde un punto de vista muy general, es por ello que existen varios niveles de abstracción donde se pueda observar de manera detallada el funcionamiento del negocio. En la figura 2 se puede observar de manera desglosada el diagrama de caso de uso de la figura 1.
Figura 2. Diagrama de casos de uso de los Subsistemas.
Teniendo los diagramas de casos de uso de los subsistemas se procede a identificar en un nivel abstracción menor los diagramas de caso de uso para cada subsistema.
Figura 3. Diagrama de Casos de uso para Subsistema de Registro Estudiantil
Figura 4. Diagrama de Casos de uso para el Subsistema de Auditoria de Pensum y Pre-Inscripción.
Figura 4. Diagrama de Casos de uso para el Subsistema de Auditoria de Pensum y Pre-Inscripción
Descripción de casos de Uso En la fase de inicio es de suma importancia hacer una descripción de casos de uso, sin embargo para una correcta interpretación basta con describir los más importante Caso de Uso: Registro
Referencia: SGE001
Actores: Estudiante RESTRICCIONES: Pre-Condiciones: Ser estudiante de la
Post-Condiciones
institución, Tener correo electrónico. Escenario primario
Escenario Secundario
-
Ingresar en el sistema.
-
Llenar todos los datos solicitados.
-
Verificar que los datos sean válidos.
- Finalizar el proceso de registro. Caso de Uso: Auditoria de Pensum
Referencia: SGE002
Actores: Estudiante RESTRICCIONES: Pre-Condiciones: Estar Registrado en el
Post-Condiciones
sistema. Escenario primario
Escenario Secundario
-
Responder el histórico de las materias vistas
-
Verificar que son las materias que el alumno ya ha visto.
-
Verificar que los datos sean válidos.
-
Finalizar el proceso de auditoría de pensum.
Caso de Uso: Pre-Inscripciones de
Referencia: SGE003
materias Actores: Estudiante RESTRICCIONES: Pre-Condiciones: Haber realizado Auditoria
Post-Condiciones
de pensum. Escenario primario
Escenario Secundario
-
Verificar que son las materias que debería cursar.
-
Observar la cantidad de unidades de crédito que puede inscribir en el semestre.
-
Verificar que puede inscribir las materias que solicite.
-
Finalizar el proceso de pre-Inscripción.
Descripción de Actores Caso de Uso: Generar Reclamo
Referencia: SGE004
Actores: Estudiante RESTRICCIONES: Pre-Condiciones: Estar Registrado, presentar Post-Condiciones inconformidad con alguna situación válida. Escenario primario -
Ingresar en la oficina virtual de reclamos
-
Dar detalles acerca de la inconformidad.
-
Verificar que la inconformidad se encuentra entre los reclamos viables.
-
Registrar el caso y esperar el tiempo estimado.
-
Finalizar el proceso de Solicitud de Reclamo.
Escenario Secundario
•
Estudiante: Persona que cursa estudios en alguna institución académica.
•
Jefe de Secretaria: persona asignada para la supervisión del departamento de secretaria.
•
Funcionario: Persona encargada de desempeñar funciones administrativas en algún departamento.
FASE DE ELABORACIÓN RUP, REQUERIMIENTOS FUNCIONALES DEL SISTEMA Fase de RUP Actividad
Elaboración Requerimiento de funcionamiento del
Vista Arquitectónica
sistema Vista de modelo de usuario o de
Artefactos o Productos Generados
casos de uso Diagrama de casos de uso.
De acuerdo con lo anterior nos evocamos a describir de forma básica el funcionamiento de la oficina virtual de reclamos, como nos ayuda esto dentro del ámbito estudiantil. Ahora bien en la fase de elaboración se realizara la descripción del modelo que se expondrá. En las actividades de análisis detallaremos
el
diagrama de clases, seguidamente para las actividades de diseños se realizaran diagramas de clases y algunos métodos utilizados a través de internet. El diagrama de casos detallara de manera textual los pasos a seguir para la realización correcta de llenados de planillas o bien sea datos personales requeridos dentro de la pagina, gracias a la condición que ofrece la pagina vía internet el usuario no tendrá inconvenientes en demorar su posible queja.
A continuación se presenta el diagrama de casos de uso para los requerimientos funcionales del sistema planteado, cabe destacar que en esta parte se observan de una manera mucho más especifica los casos de uso necesarios para darle la total funcionalidad a lo que se desarrollará.
Figura 5. Diagrama de casos de usos que darán funcionalidad a el software a desarrollar. FASE DE ELABORACIÓN DEL RUP. ANÁLISIS. FASE RUP Actividad
Elaboración Análisis
Vista Arquitectónica Resultados Generados
Vista de Modelo Estructural Diagrama de Clases
En esta actividad de define el modo de trabajo, comportamiento y distribución del sistema. Se describirá el funcionamiento del mismo. En la fase de análisis se realizaran diagramas de clases por medio de las vistas del modelo estructural y se clasifican según su estereotipo en: tipo de control determinado a través del modelo de requerimiento que solicite el usuario y tipo entidad la cual posee información propia del usuario.
A continuación se mostrara el diagrama de clases, basada en la fase de inicio y actividad del modelo de requerimiento de RUP, sin embargo al momento de representar clases en un lenguaje Hibrido como PHP (Soporta tanto orientado a Objetos como Estructurado) las clases son tomadas de forma muy general e interpretativa como se muestra a continuación:
Figura 6. Diagrama de Clases en la Actividad del modelo de software propuesto.
FASE DE ELABORACIÓN DEL RUP. DISEÑO. Fase de RUP Actividad Vista Arquitectónica Resultados Generados
Elaboración Diseño Vista del Modelo Estructural Diagrama de Clases
Esta fase consta en la funcionalidad descrita en el análisis y que esta sea aplicada con efectividad sobre una arquitectura física y n determinado entorno de implementación. De igual forma en esta parte de diseño se describe con más detalle a través de un diagrama el desarrollo el modelo propuesto.
Los
estereotipos que describimos en este diagrama son: • Interfaz o Interface (Boundary): Proveen la interfaz con el usuario o con otros sistemas. Dependen del entorno del sistema y se obtienen examinando las relaciones actor-escenario en los casos de uso, que más adelante se refinan para considerar los protocolos de comunicación.
• Entidad (Entity): Sirven para el almacenamiento de información. Reflejan el mundo real o se crean para tareas internas; no dependen del entorno del sistema y pueden ser independientes de la aplicación. Se obtienen examinando las responsabilidades del sistema en los casos de uso.
Figura 7. Diagrama de clases en la actividad de diseño del modelo de software propuestoCONSTRUCCION DEL PROTOTIPO PARA EL MODELO DE SOFTWARE PROPUESTO. Fase de RUP
Elaboración
Actividad Vista Arquitectónica Resultados Generados
Implantación y Prueba Vista de Implementación Componentes del Software del modelo propuesto
En esta fase se describirá la construcción uso y aplicación del sistema: SISTEMA DE GESTIÓN ESTUDIANTIL Registro del Estudiante 1. El
estudiante
a
registrarse
deberá
ingresar
en
la
dirección
http://www.secretaria.tk donde se apreciarán en la parte superior una seria de ítems que podrá seleccionar aparece un menú dinámico donde se podrá ingresar a las distintas acciones que puede realizar el estudiante.
Figura 1. Vista inicial del sistema.
2. En el menú dinámico se deberá hacer clic en la opción “Registro” y el estudiante será dirigido al modulo de registro.
Figura 2. Menú desplegable.
3. En la primera pantalla se le solicita al estudiante tanto la Cedula como el correo electrónico, para verificar si ya fue formalizada la inscripción con dicha cedula o si pertenece a la universidad, y en cuanto el correo electrónico, descarta que otro estudiante haya usado uno similar para su registro.
Figura 3. Verificación de la cedula y dirección de correo.
4. Suponiendo que el estudiante supera las validaciones se mostrará el formulario definitivo para el registro del estudiante donde deberá ingresar el dato correspondiente a cada campo donde estos están validados para que el estudiante ingrese valores sin errores.
Figura 4. Formulario de registro.
5. Una vez llenado el formulario de registro se debe hacer clic en el botón “Aceptar”. 6. Se mostrará un mensaje indicando que la operación fue llevada a cabo satisfactoriamente, además se le enviará al estudiante su contraseña al correo electrónico donde deberá ingresar a la página web para realizar otras acciones.
Auditoria de pensum
1. El estudiante al ingresar con su login y su contraseña deberá posar el puntero del mouse en el menú dinámico ubicado en la parte superior de la pantalla, y se observará que aparece una nueva opción llamada “Auditoría de Pensum” en el cual deberá hacer clic y será dirigido al formulario que permitirá realizar la auditoría de pensum al estudiante.
Figura 5. Opción de menú para auditoria de pensum
2. Al ingresar al formulario de registro aparecerán todas las materias que el estudiante debió haber cursado desde su inicio en la universidad hasta el último semestre cursado.
Figura 6. Vistas de las materias de la auditoria de pensum
3. En la auditoría de pensum el estudiante deberá indicar si curso, aprobó y cuantas veces vio determinada materia siendo solo validas las siguientes respuestas por parte del estudiante. a. Cursada: NO; b. Aprobada: SI; Cursada: NO; Veces Vista: 1-3. c. Aprobada: SI; Cursada: SI; Veces Vista: 1-3.
Figura 7. Opciones del formulario de auditoría de pensum
4. Al terminar de llenar el formulario y hacer clic en el botón “Finalizar” se le indicará al estudiante que la primera parte de su auditoría de pensum ha
sido procesada de manera satisfactoria quedando pendiente las materias que el estudiante deberá cursar en el semestre que se está aperturando.
Preinscripción de materias
•
Una vez terminada la auditoria de pensum se procede a la preinscripción de materias, si el estudiante en la auditoría de pensum indicó que no curso o reprobó cierta cantidad de materias, estás aparecerán disponibles para preinscribirlas sin embargo al ser una solicitud no garantiza su aceptación y está sujeta a los reglamentos, es decir que el alumno debe tomar en cuenta las prelaciones para hacer su preinscripción.
Figura 8. Ejemplo del formulario de preinscripción de materias
•
Tanto en la parte Superior como en la Inferior, aparece un contador de unidades de crédito, por cada materia que se seleccione se sumara a dicho contador, esto para evitar que se excedan las 30 unidades de crédito permitidas, cuando se llegue al limite el sistema no permitirá nuevas selecciones.
Figura 9. Contador de unidades de crédito.
•
Al culminar de inscribir las materias se deberá dar clic en el botón finalizar, inmediatamente aparecerá un dialogó indicando el total de unidades de crédito que dejarías de usar si preinscribes las materias seleccionadas, al dar clic en “Aceptar” terminaras con tu preinscripción, al dar clic en “cancelar” podrás seguir escogiendo materias.
Figura 10. Cuadro de dialogo de preinscripción de materias
•
Al hacer clic en aceptar aparecerá un mensaje indicando el éxito de la operación y otorgará la posibilidad de llenar el reporte que posteriormente será llevado a la secretaría de la Universidad.
Reporte del estudiante
1. Cabe destacar que si el estudiante abandona el sistema en algunos de los procesos ya sea auditoria de pensum o preinscripción no deberá volver empezar de nuevo, ya que en el Menú dinámico que se encuentra en la parte superior llamado “Estudiante” siempre en su primer ítem aparecerá la acción que el estudiante tiene pendiente.
Figura 11. Vista del menú dinámico
2. Al hacer clic en ver planilla se podrá observar un reporte que contiene las acciones del estudiante en el sistema y está dividida. a. Control y datos del alumno: En esta sección se puede observar el
número de control, la fecha y hora en la que fue registrado el reporte y los datos del alumno. b.
Asignaturas cursadas: En ellas se encuentran las respuestas dadas por el alumno en la auditoría de pensum.
Figura 12. Vista de Control y datos del alumno en el reporte
Figura 13. Asignaturas cursadas en el reporte. c. Materias pre-inscritas y observaciones: En esta sección se
encuentran las materias que el estudiante Pre-Inscribió, también observaciones que debe llenar una parte el estudiante y otra parte la secretaría de la universidad.
Figura 14. Materias preinscritas y observaciones
3. Solo queda imprimir la planilla pulsando “Ctrl+P” y entregarla en la secretaría de la Universidad para que pueda ser aprobada la solicitud.
Oficina Virtual de Reclamo.
1. El estudiante que presente alguna inconformidad con cualquier situación con la que se pueda tramitar un reclamo deberá ir al menú dinámico que se encuentra en la parte izquierda de la pantalla llamado “Estudiante” y hacer clic en “Oficina Virtual de Reclamo. -
Tipos de reclamos que el estudiante puede procesar: •
Notas erradas: Son aquellos reclamos relacionados con notas emitidas por la secretaría de la universidad y que por apreciación del estudiante este indique que existe un error en las mismas.
•
Pensum: Son reclamos relacionados con errores que afecten el plan de carrera del estudiante referentes a sus asignaturas es decir pensum de estudio.
•
Condición Actual: Son aquellos reclamos donde el estudiante alega haber tenido un cambio no autorizado por el o no permitido.
Figura 15. Ingresar a la Oficina Virtual de Reclamo
2. La pantalla que aparecerá posterior a ingresar en la sección de reclamos estará dividida en 3 partes. 2.1 Datos personales del alumno.
Figura 16. Datos personales del alumno.
2.2 Solicitudes ya realizadas en caso de verificar el Status de una solicitud anterior.
Figura 18. Solicitudes ya realizadas por el alumno.
2.3 Ingreso de la solicitud de reclamo.
Figura 19. Formulario para realizar solicitud de reclamo.
3. Para poder procesar la solicitud de reclamo el estudiante deberá llenar los datos correspondientes en el formulario, donde debe indicar el tipo de solicitud que quiere procesar, y en dado caso de ser “notas” el tipo de reclamo, tendrá que ingresar el plan de estudios, el semestre y la sección, con dichos parámetros se cargará una lista llamada “asignatura” con las materias que corresponden a ese plan de estudios y a ese semestre, además de ello un asunto al mensaje y los respectivos comentarios. 4. Al seleccionar un tipo de reclamo inmediatamente sin recargar la página aparecerá la definición del mismo, adicional a ello si el reclamo puede procesarse de manera física se le indicará al estudiantes los recaudos que debe llevar y el horario de trabajo de la secretaría de la universidad.
Figura 20. Definición del tipo de reclamo
5. Al hacer clic en actualizar la información será dirigida a una base de datos donde se le asignará automáticamente a cada reclamo el Status “pendiente” más un número de control y el caso será asignado al funcionario administrativo que tenga menor número de reclamos por procesar, luego al estudiante se le enviará un mensaje de correo electrónico cuando su caso sea finiquitado.
Acciones a tomar por parte del personal administrativo
Al ingresar a la sección de respuestas se visualizará en la parte superior los datos del Funcionario Asignado en analizar la situación presentada por el estudiante, evaluando las alternativas y posibles soluciones y criterio de decisión, posterior a ello se encontrará una sección llamada “Solicitudes de Reclamo”.
Figura 21. Datos del funcionario y solicitudes de reclamos
El funcionario tendrá la opción de realizar búsquedas de reclamo por diversos parámetros como: cedula, status, carrera, régimen, semestre, sección, al hacer clic en el botón “Buscar” la sección de “SOLICITUDES DE RECLAMOS” se cargará con el contenido deseado, donde cabe destacar que la búsqueda puede ser compuesta, ya que se realiza usando todos los parámetros un parámetro o ninguno todo dependerá del grado de precisión que se requiera a la hora de buscar.
Figura 22. Pantalla para realizar búsquedas.
Al hacer clic el Nro. De Solicitud del reclamo deseado se cargará una
nueva división donde se podrá ver datos más específicos de la solicitud.
Figura 23. Solicitud de la estudiante detalla
En esta instancia se deben ingresar los datos de la respuesta
en la sección de 'diagnostico', 'Acción', 'dependencia de terceros' y finalmente darle un estatus dependiendo de la apreciación del funcionario
encargado
de
dar
la
respuesta.
Al pulsar el botón 'Actualizar' la información de la respuesta
del caso será registrado y posterior a ello se le enviará un correo electrónico al alumno donde se le indicará la respuesta del caso, asimismo este puede revisar el estatus de su caso ingresando a la sección de reclamos específicamente en la parte “solicitudes realizadas” donde podrá detallar la respuesta por parte del funcionario.
Sí la actualización del Status del caso ha sido procesada
satisfactoriamente, es decir si fue registrada la respuesta se generará un mensaje indicando el éxito de la misma y el funcionario podrá continuar dando respuestas a los reclamos siguientes.
Propuesta Sistema Soporte de Solicitud de Servicio (S.S.S.)
Propuesta sistema Henry Coello (Abril 2011)
Objetivo
Administrar las solicitudes de servicio en Secretaria de los integrantes de la comunidad unefista presente en la UNEFA Extensión Guacara
Procesos principales:
1. Solicitud de servicio por parte del estudiante: En esta fase el requisitor del
servicio, debe estar inscrito en CONEXSTUDIOS, este al dar el Login en el sistema despliega en el Menú la opción, "Solicitud de Cita", en la que este indicara el tipo de operación solicitada, teniendo dos opciones:
a. El sistema asigna la fecha la fecha automáticamente acorde a un cupo predefinido por tipo de operación solicitada b. El requisitor solita para una fecha determinada
El sistema registra la fecha según el criterio de selección, asignándole un número de control, el cual es el identificador para la atención personalizada de la solicitud. Es importante destacar que las solicitudes están condicionadas a los periodos establecidos en el Cronograma de Actividades. Posteriormente se le enviara de forma automática un correo indicándole la fecha asignada para generar la solicitud.
2. Recepción y acción por parte del funcionario: El funcionario, atenderá a los
estudiantes que estén asignados a ser atendidos en la fecha estipulada. Al finiquitar la acción solicitada por el estudiante, el funcionario deberá registrar las acciones tomadas, ingresando al sistema el número de control con que ejecuto a atención del estudiante atendido. En el caso de que se requiera la presencia del estudiante nuevamente, el funcionario puede reasignar una Fecha y Hora de atención, manteniendo el mismo número de control para ser atendido. Pantallas Cliente:
Servidor:
Reporte: El sistema debe generar informes de control que faciliten información para seguimiento y control de gestión.
Correo indicando al solicitante la asignación de su cita. Estructuras de tablas propuestas Tabla 1 (sol _ servicio) Status Código Status Cedula Cedula del Solicitante Grupo Grupo del Solicitante No control No Consecutivo Tipo _ operación Tipo de Solicitud Solicitud _ fecha Fecha de Solicitud Solicitud _ hora Hora de Solicitud SolicitudR_Fecha Fecha de Solicitud Reasignación SolcitudR_Hora Hora de Solicitud Reasignación Atención _ funcionario Funcionario atendió el Caso Atención _ fecha Fecha de Atención Atención _ hora Hora de Atención Observación Comentarios
Status Grupo Descripción
Tabla 2 (dir_status) Código de Status Grupo Aplica Status Descripción de la Solicitud Detalle del Grupo Estudiantes Profesores Coordinadores Status Estudiante Solicitud de Reingreso Estudiante Solicitud de Traslado Estudiante Solicitud de Retiro Estudiante Solicitud Cambio Carrera Estudiante Solicitud Cambio Régimen Estudiante Solicitud Mantenimiento Matricula Estudiante Solicitud Revisión de
Notas Coordinador Entrega de Notas Coordinador Revisión de Notas
Tabla 3 (dir_nolaboral) Periodo_Sem Periodo Semestral Semana_Periodo_Sem No. Semana Fecha Fecha No laboral MotivoDefine Condición No laboral
TABLA 4 (DIR_FUNCIONARIO) Cedula Cedula Apellido Apellidos Nombre Nombre Cargo Cargo Asignado Cargo Fecha Desde Fecha Inicio Cargo Fecha Hasta Fecha Fin
TABLA 5 (DIR_CRONOGRAMA) Tipo_Operacion Tipo de Operación Semana_Desde No. Semana Desde según Cronograma Semana_Hasta No. Semana Hasta según Cronograma
EJEMPLO DE USO DEL SISTEMA 1. Se deberá ingresar en el menú ubicado a la izquierda llamado “Estudiante” se desplegará un submenú donde tendrá que hacer clic en “Registro” e inmediatamente
se ingresará la cedula del estudiante como el correo
electrónico se ingresarán los siguientes datos: Cedula: 19919834 Correo electrónico:
[email protected] 2. En caso de que el correo o la cedula estén registrados aparecerán los siguiente mensajes:
Figura 24. Mensaje al ingresar Cedula de una persona no sea estudiante de la Universidad.
Figura 24. Mensaje al ingresar Correo electrónico usado por otro usuario ya registrado. 3. Con los datos antes mencionados al ingresarlos aparecerá un formulario para llenar los datos del estudiante se ingresarán los siguientes: Primer nombre: Edgardo Segundo Nombre: Jesús
Primer Apellido: Rodríguez Segundo Apellido: Goitia. Género: Masculino. Nacionalidad: Venezolano. Fecha de Nacimiento: 03-03-1989. Etnia: Ninguna. Tipo de Carrera: Larga. Carrera que cursa: ING. TELECOMUNICACIONES Plan de estudios: 2007. Modalidad de estudios: Semestre. Ultimo Semestre Cursado: 8. Régimen de estudio: Diurno. Fecha de Ingreso: 9-2006. Numero Rusnies: 200004. Componente: Ninguno. Nro. Del último periodo inscrito: II-2010. Modalidad de ingreso: Otra. Becado: Si. Institución que Otorga la beca: Fundayacucho. Tipo de beca (SI es de UNEFA): ninguna. Condición: Civil. Personal militar Becado: no. Grado militar: Ninguno. Dirección de residencia: Vivienda Los Guayos Sector 3 V.10, Casa #11. Número de teléfono: 04244263985. Condición de Residencia: Propia. Tipo de plantel de procedencia: Oficial. Mención Bachillerato: Ciencias. Atleta Alto Rendimiento: No.
Formalizó Inscripción: No. Lugar de nacimiento: Carabobo. País de nacimiento: Venezuela. Municipio: Los Guayos. Procedente de: Ninguno. Núcleo de Traslado (En caso de proceder de traslado): Año de traslado o reingreso: -Año tentativo de Egreso: 2012. Privado de libertad: No. Discapacitado: No. Expediente solvente: si. Liceo de procedencia: U.E Yoraco. Dirección del liceo: El roble Edo. Carabobo. 4. Al ingresar estos datos y hacer clic en el botón aceptarse mostrará un mensaje indicando el éxito de la operación, sin embargo si alguno de los campos posee errores se mostrará un dialogo indicando el campo que posee dicho error.
Figura 25. Mensaje de operación exitosa.
Figura 26. Dialogo que aparece en caso de algún error.
5. Ahora al ir a la bandeja de correo electrónico de la dirección proporcionada al momento del registro habrá llegado un mensaje de con la contraseña la cual son 8 dígitos aleatorios solo letras, luego de esto con su cedula y la contraseña enviada deberá iniciar sesión en la parte superior derecha.
Figura 27. Correo recibido con la contraseña.
Figura 28. Ingreso para iniciar sesión.
6. Luego de iniciar sesión al ir al menú estudiante se podrá observar que aparece una nueva opción llamada “Auditoria de pensum” al hacer clic allí se abrirá un formulario con todas las materias que el alumno debió haber cursado para estar en el semestre indicado en el registro en este casos e indicó ‘8’.
Figura 29. Formulario Auditoria de pensum.
7. En la auditoria de pensum en este caso se colocarán en todas las materias que fueron aprobadas, vistas y se vieron una sola vez, excepto en la materia “COMPUTACION AVANZADA” del 7mo semestre donde se indicará que no fue aprobada.
Figura 30. Indicando que la materia fue reprobada 8. Al hacer clic en finalizar se mostrará un dialogo preguntando por la validez de los datos se hace clic en aceptar y aparecerá el siguiente mensaje:
Figura 31. Mensaje de éxito luego de la auditoria de pensum 9. Al dar clic en enlace “Pre-Inscripción” en el mensaje o yendo con el puntero hasta el menú estudiante aparecerá un ítem llamado “Pre-Inscripción” en cualquiera de los dos casos será dirigido hasta un formulario de inscripción.
Figura 32. Formulario de preinscripción 10.Al ver el formulario se Observa que aparecen las materias del semestre que el estudiante deberá cursar y las materias que el haya indicado que no aprobó o no cursó, al inscribir las materias dando clic a finalizar luego en el nuevo dialogo se verifican cuantas unidades de crédito no se usarán, luego se da clic en aceptar y aparecerá un mensaje de preinscripción exitosa invitando ahora a chequear el reporte de inscripción.
Figura 33. Dialogo de unidades de crédito
Figura 34. Reporte generado
Anexo E: FOTOGRAFIAS DURANTE LA EJECUCION DEL PROYECTO
CONGESTION EN EL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE ESTUDIOS.
