Programa de Gestión Documental para Entidades Antioqueñas del Orden Territorial Territorial
Jorge Humberto Jaramillo Monsalve Alma Beatriz Castrillón Macías Nora Emilsen Escobar Acosta Mary Luz López Hernández Lucely Delgado Sánchez Luz Eugenia Sierra Viana Sara Isabel Bernal Ángel Proyecto Formativo - Productivo para par a el Programa de Formación en Tecnólogo Tecnólogo en Administración Documental, ofertado para Archivistas de Entidades de l Orden Territorial
Asesor Metodológico Gilberto Cardozo Barreto Magíster en Educación con enfasis en Gestión y Evaluación Educativa
Sena, Regional Antioquia. Centro De Comercio Medellín, 2008
CONTENIDO
CONTENIDO............. ........................... ............................ ............................ ............................ ............................. ............................. ............................ ............................ ........................... .................. ......... .... 2 INTRODUCCIÓN.............. ............................. ............................. ............................ ............................ ............................ ............................. ............................. ....................... ............... ............ ........... ..... 3 1. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA PARA ENTIDADES ANTIOQUEÑAS DEL ORDEN TERRRITORIAL............. ........................... ............................ ............................. ............................. ............................ ............................ ............................ ......................... ................ .......... .......... ........ 5... 1.1DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA.................. PROBLEMA............................ .................... ..................... ..................... ..................... ..................... .................... ..........................5 ................5 1.2PLANTEAMIENTO 1.2PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA................. PROBLEMA............................ ..................... .................... ..................... ..................... .......................................6 .............................6 1.3OBJETIVO
GENERAL.............................................................................................................................7
1.3.1OBJETIVOS ESPECÍFICOS .............................................................................................................7
1.4POBLACIÓN OBJETIVO ........................................................................................................................8 1.5METAS Y/O RESULTADOS....................................................................................................................9 1.6RESULT 1.6RESULTADOS DE APRENDIZAJE............ APRENDIZAJE...................... .................... ..................... ..................... ..................... ..................... ........................................9 ..............................9 1.7ALCANCE...............................................................................................................................................10 1.8LIMITACIONES......................................................................................................................................11
2. JUSTIFICACIÓN.............. ............................ ............................ ............................. ............................. ............................ ............................ ............................ ......................... ................ ........... ...... 12 3. RECURSOS............. ........................... ............................ ............................. ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ........................... ................... ...... 13 3.1TALENTO 3.1TALENTO HUMANO: .................... ............................... ..................... .................... ..................... ..................... ..................... ..................... .......................................13 .............................13 3.2AMBIENTES DE APRENDIZAJE, MEDIOS Y RECURSOS DIDÁCTICOS............. DIDÁCTICOS.....................................14 ........................14
4. METODOLOGÍA............. ........................... ............................ ............................ ............................. ............................. ............................ ............................ ......................... ................. ............ ...... 15
INTRODUCCIÓN
El Sena Sena Regiona Regionall Antioq Antioquia uia,, desde desde el Centro Centro de Comerci Comercio o Medell Medellín, ín, con el propósito de orientar, capacitar y difundir los lineamientos técnicos y tecnológicos para la Gestión Documental, en entidades publicas y privadas que cumplen funciones publicas del Departamento de Antioquia, se propone realizar oferta educ educat ativ iva a cerra cerrada da,, para para los los Archi Archivi vist stas as de las las enti entida dades des terri territo tori rial ales es del del Departamento, en el Programa de Tecnólogo en Administración Documental.
Para tal fin, se planeó el proceso de formación mediante la formulación de un proyecto formativo productivo, sustentado en el Programa de Formación, el estudi estudio o de caract caracteri erizaci zación ón del sector sector (presen (presentad tado o por la mesa mesa sector sectorial ial de Archivística Bibliotecología) y la identificación de la problemática que enfrentan las entidades en lo relacionado con la Administración Documental.
La formu ormula laci ción ón del del proy proye ecto cto se real realiizó con la part partic iciipaci pación ón de gru grupo interdisciplinario de docentes, los cuales participan en el curso Aplicación de: Técn Técnic icas as Didá Didáct ctiicas cas Acti Activa vass y de las las TICS TICS,, para para el Desa Desarr rrol olllo de las las Competencias Docentes y la revisión y aportes del señor José Luís Vargas Forero, Técnico del Archivo Histórico de Antioquia.
La ejecución y viabilidad del proyecto, estará respaldada mediante convenios interinstitucionales y/o compromisos firmados entre las siguientes partes Convenio interinstitucional entre el Sena y la Gobernación Gober nación de Antioquia
Convenio interinstitucional entre el Sena, la Gobernación de Antioquia y la Entidad Municipal a la que pertenece el Aprendiz - Archivistas Municipales Compromiso entre Entidad Municipal y Aprendiz - Archivistas Municipales
1.
PROG PR OGRA RAMA MA DE DE GES GESTI TIÓN ÓN DOCU DOCUME MENT NTA AL PA PARA ENT ENTID IDA ADE DES S ANTIOQUEÑAS DEL ORDEN TERRRITORIAL
1.1
DESCRIPCIÓN DE DEL PR PROBLEMA
Las entida entidades des pública públicass y privada privadass que presta prestan n servici servicios os públic públicos, os, tienen tienen la obl obligac igaciión de elab elabor orar ar prog progra rama mass de gest gestiión de docu docum ment entos para para el cumplimient cumplimiento o del objeto social para el que fueron creadas, acorde a las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, según la Ley 594 de 2000, Acuerdos emitidos por el Archivo General de la Nación y demás normatividad. No obstante, la gran mayoría de entidades municipales de Antioquia enfrentan problemáticas como las que se describen a continuación y que hacen parte de los problemas que aquejan hoy ho y día a las entidades del Estado: •
Falt Falta a de Cons Consej ejos os Muni Munici cipa pale less capa capaci cita tado doss para para lide lidera rarr la polí polítitica ca archivística en los municipios, según lineamientos establecidos el Decreto 4124 de 2004, por el cual se regula el Sistema Nacional de Archivos.
•
Poco compromiso de las directivas de los entes municipales en relación con la administración técnica y administrativa de los archivos.
•
Carencia de Unidades de Correspondencia que respondan a los parámetros establecidos en el Acuerdo 060 de 2001, emitido por el Archivo General de la Nación.
•
Ausencia de profesionales en Ciencias de d e la Información y la Documentación que gestionen las Unidades de Información de los entes municipales.
•
Falta de manuales, guías, procedimientos, formatos e instructivos para los procesos archivísticos.
•
Carencia de Tecnologías Tecnologías de la Información y la Comunicación en el desarrollo la Gestión Documental.
•
Falta de control de la documentación en los entes municipales, según la normatividad vigente y las políticas institucionales.
•
Incu Incump mplilimi mien ento to del del marco marco lega legall que que regu regula la la Gest Gestió ión n Docu Docume ment ntal al en entidades del orden municipal.
•
Carencia de Tablas de Retención y Valoración Documental y Programas de Gestión Documental, en entidades municipales según normativa vigente.
•
Gran número de entidades municipales con fondos acumulados, sin ningún trat tratam amien iento to arch archiví ivíst stic ico, o, que que hace hace que que el acces acceso o a la info informa rmaci ción ón sea sea infructuoso.
•
Falta de instalaciones dotadas con mobiliario, equipos, elementos y unidades de conservación para el correcto funcionamiento de los archivos.
•
1.2 1.2
Adecuación inapropiada de los depósitos de archivo
PLA PLANTEA NTEAMI MIEN ENT TO DE DEL L PROBL ROBLEM EMA A
La elaboración e implementac implementación ión del Programa Programa de Gestión Documental permite
administrar administrar los archivos archivos según necesidades necesidades organizaciona organizacionales les y normatividad normatividad vigente en las entidades de los municipios antioqueños
1.3
OBJETIVO GENERAL
Elab Elabora orarr el Progr Program ama a de Gest Gestió ión n Docu Docume ment ntal al,, para para norm normal aliz izar ar de form forma a sistemática los procesos archivísticos en entidades de municipios antioqueños, de acuerdo con la normatividad vigente.
1.3. 1.3.1 1 OBJE OBJETI TIVO VOS S ESPE ESPECÍ CÍFI FICO COS S
•
Diagnosticar la gestión documental de entidades públicas y privadas mediante la aplicación de encuestas para determinar el nivel de organización de los archivos.
•
Normalizar y racionalizar la administración de las comunicaciones y el trámite de los documentos, mediante la creación de Unidades de Correspondencia
•
Organizar Organizar archivos de gestión, gestión, central e históricos históricos conforme a los principios principios y procesos archivísticos
•
Promov Promover er la organiz organizaci ación ón técnic técnica a de fondos fondos acumul acumulado adoss confor conforme me a los principios y procesos archivísticos.
•
Racionalizar el uso de recursos destinados a espacios, muebles, equipos y
tecnologías en los archivos. •
Definir indicadores de gestión para evaluar la calidad, la eficiencia y la agilidad en las las enti entidad dades es de la admi admini nist stra raci ción ón públ públic ica, a, en las las rela relaci cione oness con con el ciudadano, con sus proveedores, y entidades entre sí, mediante el buen manejo del recurso Información.
1.4
POBLAC LACIÓN OBJETIVO
La ofer oferta ta educ educat ativ iva a para para el Prog Progra rama ma de Form Formac ació ión n en Admi Admini nist stra raci ción ón Docum ocumen enttal, al, est está diri dirigi gida da a funci uncion onar ario ioss que que desem esempe peñe ñen n func funciiones ones archivísticas en los entes territoriales y acrediten los siguientes requisitos de ingreso: Inscripción oportuna Servidor público con funciones de archivo Constancia laboral que relacione las funciones que desarrolla en la entidad Bachiller con Pruebas ICFES Aprobar el proceso de selección Disponer de 4 horas diarias al proceso de formación Disponer de equipos de cómputo con acceso a Internet Disp Dispon onib ibililid idad ad para para encue encuent ntros ros presé presénc ncia iale less (En (En el 2008 2008:: 10 y 11 de octubre; octubre; 14 y 15 de noviembre, 12 y 13 de diciembre diciembre y cada seis semanas en el 2009 y 2010).
Jefe de Archivística
1.5
•
META ETAS Y/ Y/O RE RESULTADOS DOS
Realizar el proceso formativo de Tecnólogo en Administración Documental para 40 archivistas archiv istas municipales de Antioquia
•
Elaborar un Programa de Gestión documental a partir de la integración del trabajo colaborativo que desarrollen los aprendices
•
Implementar un proceso archivístico en las entidades municipales, por cada equipo colaborativo
•
Relacionar el proyecto ético de vida con su desempeño profesional en la Administración Documental
1.6 1.6
RESUL ESULT TADOS DOS DE DE APR APREN ENDI DIZA ZAJ JE
En el desarrollo desarrollo del Programa Programa de Formación se obtendrán obtendrán logros cognitivos cognitivos,, actitudinales , motrices y valorativos como los siguientes: •
Producir los documentos, que se originen de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.
•
Recibir, despachar y controlar los documentos teniendo en cuenta las normas establecidas por la Organización y normatividad vigente
•
Proporcionar servicio al cliente, mediante la aplicación y valores; el protocolo, la etiqueta y de acuerdo con los estándares de calidad y políticas de la Organización
•
Desarrollar procesos de investigación y generar propuestas de mejoramiento y/o y/o altern alternati ativas vas de soluci solución ón de acuerdo acuerdo con la inform informaci ación ón procesa procesada da y necesidades de la Organización
•
Organizar, conservar y preservar los documentos de acuerdo con su ciclo de vida, la normatividad vigente y las políticas institucionales
•
Transferir y eliminar los documentos de acuerdo con su ciclo de vida, la normatividad vigente
•
Control Controlar ar la docume documenta ntació ción n de acuerdo acuerdo con la normati normativida vidad d vigent vigente, e, las nece necesi sida dade dess inst institituci uciona onale less y las las Tecno ecnolo logí gías as de la Info Inform rmac ació ión n y la Comunicación.
•
Diri Dirigi girr, coord coordin inar ar y evalu evaluar ar el tale talent nto o huma humano no segú según n neces necesid idad ades es de la Organización.
•
Formular el proyecto de vida, que evidencie la practica de principios y valores éticos, éticos, ambientales, ambientales, de salud ocupacional; ocupacional; el cumplimiento cumplimiento de los deberes y conocimiento los derechos.
1.7
ALCANCE
Form Formul ulac ació ión n del del Progr Program ama a de Gest Gestió ión n Docu Docume ment ntal al para para dar dar solu soluci ción ón a la problemática que enfrentan las entidades del orden territorial en lo referente al
manejo de archivos y documentos Formulación e implementación de un proyecto para cada proceso archivístico del Programa de Gestión Documental.
1.8
LIMITACIONES
Los recursos para la implementación del proyecto formulado por los grupos colaborativos deben ser gestionados por los aprendices y asignados por la alta dirección de cada ente territorial.
El tiempo y recursos para desplazamiento de los aprendices a los encuentros presénciales son asumidos por la entidad a la cual se encuentre vinculado el aprendiz.
Convenio con el Archivo Histórico de Antioquia, para: convocar a los aprendices, subsidiar desplazamiento de los Instructores – Tutores, a los municipios cuando el proce proceso so de form formaci ación ón lo requ requie iera ra y apoyo apoyo de gast gastos os de logí logíst stic ica a en la organización de los encuentros presénciales.
2.
JUSTIFICACIÓN
En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, este proyecto permite orientar la normalización de la función archivística en las entidades, de acuerdo con las políticas y directrices del Sistema Nacional de Archivos, para garantizar el acceso a la información y la respuesta oportuna al ciudadano y a los organismos de control.
3.
RECURSOS
Entre los recursos requeridos para el desarrollo del Programa de Formación se enuncian los siguientes:
3.1TALENTO
HUMANO:
Para el desarrollo del proyecto, se requiere requiere contar con la participación participación activa de toda la comunidad así: Aprendices – Archivistas Municipales Instructores-tutores Coordinador Académico de la Especialidad de Archivística Directivas del Sena Centro de Comercio Personal Administrativo y de Apoyo del Centro de Comercio C omercio Personal de Bienestar al Aprendiz del Centro de Comercio Técnico Archivo Histórico de Antioquia Directivas de entidades donde estén vinculados los aprendices – Archivistas Municipales
3.2AMBIENTES 3.2 AMBIENTES DE APRENDIZAJE, MEDIOS Y RECURSOS DIDÁCTICOS DIDÁCTICOS
•
Ambientes virtuales para el aprendizaje: AV AVA
•
Áreas lúdicas del Sena
•
Laboratorio de Gestión Documental del Centro de Comercio
•
Entidades públicas y privadas de los municipios mun icipios de Antioquia
•
Unidades de información (Biblioteca, Centros de Documentación del Sena y Municipios)
•
Unidades de Correspondencia
•
Archivos de gestión, administrativos e históricos de entidades municipales
•
Software de Gestión Documental, muebles, equipos y elementos de ar chivo
•
Materi Material al electr electróni ónico co como como aplica aplicacio ciones nes multim multimedi ediale ales, s, present presentaci aciones ones en formato flash, bases de datos.
4.
METODOLOGÍA
La orientación del proceso de formación se realizará en la modalidad BlendedLearning, mediante la utilización de diversos ambientes de aprendizaje, mediada por las Tecnologías Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC). La metodología para estará centrada en:
•
Generación de la autonomía au tonomía del Aprendiz, Autoaprendizaje.
•
Orientación a través de proyectos formativos y productivos.
•
Aplicación Aplicación de las didácticas didácticas activas activas que estimulen estimulen el pensamiento pensamiento creativo e innovador y a través de la resolución de problemas simulados y reales.
•
Utilización y manejo de las TIC. TIC.
•
Uso Uso de esce escena nari rios os de form formac ació ión n que que prop propic icie ien n el desa desarr rrol ollo lo de las las compet competenci encias as básica básicass y técnic técnicas; as; actitu actitudes des y valores valores requeri requeridos dos para para el desempeño de las funciones.
