PENDAHULUAN Pesatnya dunia industri sekarang memaksa setiap industri tidak hanya menghasilkan produk yang baik tapi yang terbaik, maka kualitas produk adalah salah satu faktor yang harus diperhatikan dalam merebut pangsa pasar. K ualitas menjadi faktor dasar keputusan konsumen dalam menentukan produk dan jasa yang diinginkan. Kualitas adalah faktor kunci yang membawa keberhasilan dalam bisnis, pertumbuhan dan peningkatan posisi bersaing. Kualitas sendiri dibagi menjadi kualitas kegunaan dan kualitas rancangan. Arti kualitas pada awalnya dapat dibangun oleh perusahaan namun untuk selanjutnya perusahaan juga harus memperhatikan suara konsumen (voice of customer) karena industri tidak akan eksis apabila produk yang dibuat tidak sesuai dengan keinginan konsumen. Salah satu faktor yang berpengaruh terhadap kualitas produk adalah metode pengendalian kualitas yang akan dapat meningk atkan kualitas output perusahaan dengan menekan tingkat kecacatan. QCC ( Quality Control Cicle ) dan Seven Tools memfokuskan pada perbaikan (improving), menekan kesalahan, penghilangan sampah, dan meminimalisir pengerjaan kembali barang yang cacat. Dengan demikian, biaya yang semula digunakan untuk hal hal tersebut dapat dikurangi sehingga keuntungan yang diperoleh organisasi meningkat. Proses apapun pasti akan memiliki variasi dari output yang dihasilkan, yang sebenarnya diakibatkan oleh operasionalisasi proses bersangkutan. Variasi sangat tidak diinginkan dan menimbulkan permasalahan bilamana menyebabkan banyak output yang tidak sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan. Quality Control Circle (QCC) adalah aktivitas yang umum digunakan di industri dan telah terbukti efektif dalam mengendalikan dan mengurangi variasi yang ada di dalam proses, yang dengan demikian akan menangani dan memecahkan berbag ai permasalahan yang diakibatkannya. Pada akhirnya tentu diharapkan dengan penerapan aktivitas QCC ini dengan metodologi 8 Langkah dan 7 Alat akan memungkinkan tercapainya Kepuasan Konsumen.
Perkembangan kualitas layanan dan produk telah menjadi suatu keharusan dalam era persaingan yang semakin ketat saat ini. Quality Control Circle menjadi penting dalam sebuah perusahaan, karena seperti layaknya standar kualitas ISO 9000, QCC memerlukan kerangka umum yang sama terkait t erkait dengan struktur manajerial dan praktek k erja perusahaan. QCC mengidentifikasi, menyelidiki, menganalisa dan mencari pemecahan
atas berbagai permasalahan terkait dengan k inerja suatu organisasi. organisasi. Pendekatan Pendekat an sistematis QCC terbukti mampu mendorong banyak perusahaan menghasilkan kualitas produk dan layanan yang lebih baik, meningkatkan kesadaran akan pentingnya produktivitas dan mendorong pengembangan secara terus menerus. Lingkup Bahasan - Overview Konsep Dasar Quality Control Circle - Syarat Pelaksanaan QCC - Sistematika Pelaksanaan QCC - 7 Tools of Quality Control - Implementasi QCC
atas berbagai permasalahan terkait dengan k inerja suatu organisasi. organisasi. Pendekatan Pendekat an sistematis QCC terbukti mampu mendorong banyak perusahaan menghasilkan kualitas produk dan layanan yang lebih baik, meningkatkan kesadaran akan pentingnya produktivitas dan mendorong pengembangan secara terus menerus. Lingkup Bahasan - Overview Konsep Dasar Quality Control Circle - Syarat Pelaksanaan QCC - Sistematika Pelaksanaan QCC - 7 Tools of Quality Control - Implementasi QCC
QUALITY CONTROL CIRCLE A. Definisi Gugus Kendali Mutu Gugus Kendali Mutu (GKM) adalah sekelompok karyawan yang terdiri dari 3-8 orang dari unit kerja yang sama, yang dengan sukarela secara berkala dan berkesinambungan mengadakan pertemuan untuk melakukan kegiatan pengendalian mutu di tempat kerjanya dengan menggunakan alat kendali mutu dan proses pemecahan masalah.
Definisi lain GKM adalah sejumlah karyawan dengan pekerjaan yang sejenis yang bertemu secara berkala untuk membahas dan memecahkan masalah-masalah pekerjaan dan lingkungannya dengan tujuan meningkatkan mutu usaha dengan menggunakan perangkat kendali mutu.
Quality Control Circle ( QCC ) atau gugus kendali mutu adalah suatu
kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu organisasi atau perusahaan dan dilakukan secara terus menerus untuk meningkatkan mutu dan produktivitas, jasa dan pelayanan serta menjaga dan memelihara keselamatan dan lingkungan kerja sehingga dapat memberikan kontribusi yang optimal bagi pencapaian sasaran perusahaan. Gugus kendali mutu merupakan kelompok kecil yang terdiri atas pengawas dengan
sejumlah karyawan yang bekerja di bagian tertentu dan bersifat sukarela GKM
adalah sekelompok karyawan dari unit kerja yang sama yang
bertemu secara berkala mengupayakan pengendalian mutu dg cara mengidentifikasi, menganalisis dan mencari pemecahan masalah yang dihadapi dalam pekerjaan di unit kerjanya tersebut dg mempergunakan teknik kendali mutu
LATAR BELAKANG
Upaya untuk meningkatkan mutu dan produktivitas serta kinerja suatu satuan kerja, baik di dunia usaha maupun birokrasi, perlu dilaksanakan secara terus menerus sehingga dapat berfungsi dan mencapai tujuannya dengan optimal.
Sejak dahulu, terutama di Eropa dan Amerika Serikat dikembangkan konsep manajemen dan organisasi yang bertujuan meningkatkan kinerja organisasi. Antara lain dapat dikemukakan adalah konsep Max Weber tentang Birokrasi, Konsep Taylor tentang Manajemen ilmiah, Fayol dengan 14 prinsip-prinsip, serta konsep perilaku manusia yang mengutamakan motivasi dan pendekatan demokrasi.
Konsep serta prinsip organisasi dan manajemen ini, telah mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi baik pada perusahaan, pemerintahan dan organisasi sosial.
Total Quality Control (Pengendalian Mutu Terpadu) diprakarsai oleh Dr. J.M. Juran dan Dr. E.W. deming dan dikembangkan di Jepang pada April 1962oleh Kaoru Ishikawa dengan menerapkan Quality Control Circle (QCC) atau Gugus Kendali Mutu (GKM). QCC adalah salah satu konsep baru untuk meningkatkan mutu dan produktivitas kerja industri/jasa. Terbukti bahwa salah satu faktor keberhasilan industrialisasi di Jepang adalah penerapan QCC secara efektif. Karena keberhasilan ini, sejumlah negara industri maju dan sedang berkembang termasuk Indonesia, menerapkan QCC diperusahaan perusahaan industri guna meningkatkan mutu, produktivitas dan daya saing.
Filosofi QCC didasari pada konsep manajemen partisipatif dan humanistik. Manajemen Humanistik mengacu pada manajemen yang mengutamakan manusia dan perasaannya. Hal ini dikarenakan manusia adalah aset perusahaan yang paling berharga. Manajemen partisipatif berarti bahwa setiap pekerja tidak memandang po sisinya, diberikan kesempatan untuk berpartisipasi dalam proses pemecahan masalah yang menuju pada perkembangan kualitas dan produktivitas di departemen masing-masing.
MAKSUD DAN TUJUAN
QCC adalah sekelompok kecil karyawan baris depan/karyawan operasional (frontline employee) yang terdiri dari 3-10 orang, yang secara berkala dan berkesinambungan
mengadakan pertemuan untuk melakukan kegiatan pengendalian mutu di tempat kerjanya dengan menggunakan alat kendali mutu dan proses pemecahan masalah, untuk meningkatkan dan menjaga kualitas produk, layanan, dan pekerjaan. QCC merupakan bagian integral dari TQC dalam suatu organisasi.
Tujuan QCC ini adalah untuk un tuk mengoptimalkan aset yang dimiliki perusahaan / instansi terutama pengembangan keterampilan dan diri pekerja (skill individu) secara lebih baik dan menghargai nilai-nilai manusia serta menciptakan tempat kerja yang kondusif, guna meningkatkan mutu dalam arti luas dan pertumbuhan perusahaan. Objek perbaikan (tema) QCC sangat luas meliputi bahan, proses, produk, lingkungan dan lain-lain. Tema perbaikan / objek dapat berasal dari anggota, fasilitator, fa silitator, ketua QCC, atau pimpinan perusahaan / organisasi.
Penerapan QCC secara konsisten pada perusahaan akan sangat bermanfaat bagi semua pihak, antara lain : y y y y y y y y
Perbaikan mutu dan peningkatan nilai tambah Peningkatan produktivitas sekaligus penurunan biaya Peningkatan kemampuan menyelesaikan pekerjaan sesuai target Peningkatan moral kerja dengan mengubah tingkah laku Peningkatan hubungan yang serasi antara atasan dan bawahan Peningkatan keterampilan dan keselamatan kerja Peningkatan kepuasan kerja Pengembangan tim (Quality Control Circle)
HISTOR I
Istilah Gugus Kendali Mutu (GKM) pertama kali lahir sebagai respon terhadap munculnya persoalan krisis produktivitas. Fenomena ini pertama kali mencuat di dunia industri yang melibatkan negara-negara industri terutama di Jepang dan Amerika pada tahun 1970-an dan 1980-an.
Tahun 1961 sampai sekarang dikatakan sebagai periode pemantapan dan pengembangan (New Quality Creation). Pada tahun 1962, Prof. DR. Kaoru Ishikawa memperkenalkan Gugus Kendali Mutu (Quality Control Circle). TQM sangat
mengutamakan adanya Gugus Kendali Mutu ( Quality Control Circle ), yaitu sebuah mekanisme dan dinamika yang menjamin adanya evaluasi terhadap berbagai hasil yang diperoleh secara kontinyu, dalam sebuah kelompok. Setiap anggota kelompok melakukan hal tersebut dengan motivasi dan kesadaran yang mendalam akan tanggung jawabnya sebagi anggota organisasi, yang hidup matinya tergantung dari kondisi orgnasasi tempat ia bekerja tersebut. Setiap kelompok biasanya terdiri dari 3 ± 8 orang, yang secara sukarela mengadakan kegiatan pengendalian mutu di tempat ia bekerja.
AWAL
QCC DI INDONESIA
Kegiatan
TQC/QCC dimulai dengan promosi kegiatan TQC dan QCC ( 3 model
groups)
dengan
bantuan
dari
Principal.
1985 Diperkenalkan kegiatan Idea Sugestion / Improvement dan diikuti dengan
QCC
Convension.
1990 Dimulai aktivitas Quality Assurance dan Organisasi yang ditujukan untuk Customer Satisfaction dengan sasaran The Best Quality di Asia dan diikuti dengan training 7-Habits secara masif. Pada saat bersamaan dilaksanakan
Skill
Improvement
Program
terhadap
Managers
dan
Supervisors dan diikuti dengan pelatihan masif Practical Problem Solving untuk
para
1994 Aktivity
Management
Functional Activity tanggung
General
Managers.
diubah dari bersifat µ Vertical µ menjadi Cross
Management,
jawab
untuk lebih mempertajam pembagian dan
pencapaian
sasaran.
Astra Quality Control Circle ikut berpartisipasi dalam The Internacional Competitive Eksekutive dari Best
Presentation Manufacturing
Practice
of
IEQCC,
Singapura.
dan HR mengadakan program kunjungan ke
Companies
di
Malaysia
dan
Singapura.
1995 Astra Quality Control Circle, QCC Lepas of Auto 2000, Bogor merebut penghargaan The First Twin Winners bersama QCC
Motorola, Malaysia.
KNAPA MENGGUNAKAN TQM Peningkatan produktivitas bisa dilakukan dengan berbagai pendekatan antara lain meningkatkan efisiensi di bidang input atau meningkatkan hasil per satuan unit input yang digunakan dalam proses itu. Efisiensi input bisa dilakukan dengan menekan biaya produksi terutama biaya tenaga kerja. Namun pendekatan ini diragukan keberhasilannya karena hal itu akan berarti menurunkan standar hidup buruh, oleh karenanya jika pendekatan ini dilakukan malah akan menyebabkan kontra produktif. Pengalaman di Jepang untuk
meningkatkan produktivitas ini adalah dengan m engintroduksi penggunaan robot terutama bagi pekerjaan yang dilakukan berulang-ulang, berbahaya dan pekerjaan yang kurang di senangi. Namun cara itu bagi Amerika Utara dianggap akan menyebabkan kehilangan pekerjaan. Munculnya berbagai persoalan tersebut pada akhirnya membawa solusi dengan memberikan perhatian pada faktor manusia. Bagaimana mengarahkan karyawan sedemikian rupa sehingga dapat mencapai kepuasan yang lebih besar, memperoleh motivasi yang lebih tinggi dan dengan demikian menjadi lebih produktif? Kuncinya terletak dalam partisipasi karyawan pada semua tingkatan dalam organisasi dalam proses pengambilan keputusan. Sehingga muncull konsep ³Gugus Kendali Mutu´ (GKM) atau disebut juga Quality Control Circle (QCC). Sejalan dengan arus globalisasi, istilah GKM atau QCC semakin sering digunakan sebagai salah satu pendekatan dalam upaya menuju Total Quality Management (TQM) atau manajemen kualitas terpadu. Suatu sistem manajemen kualitas merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manjemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu. Istilah Manajemen Mutu/Kualitas dewasa ini lazim dan merupakan metoda yang biasa digunakan oleh manajer untuk memberikan bukti pengendalian yang diperlukan untuk memuaskan pelanggan dan kebutuhan pemegang saham. Elemen yang mendasar dalam manajemen mutu adalah pemecahan masalah, yang keberadaannya harus dipahami secara sungguh-sungguh Persoalannya adalah bagaimana meyakinkan para karyawan/staf untuk merubah pemikiran dasar tentang bagaimana harus bekerja, bagaimana keputusan harus diambil, dan bagaimana mereka harus berinteraksi antara satu dengan yang lain, di dalam maupun di luar organisasi. Dalam situasi sumberdaya yang sangat terbatas, padahal komitmennya semakin meningkat diharapkan GKM dapat menjadi salah satu jawaban untuk masalah tersebut.
Ciri
khas Gugus kendali mutu :
a. Setiap anggota bekerja sama dan melakukan kegiatan atas prakarsa mereka sendiri. b. Setiap anggota selalu berinteraksi untuk saling mempengaruhi. c. Setiap anggota kelompok saling mengenal dengan baik, sehingga dapat berdiskusi secara terbuka. d. Anggota kelompok mengadakan pertemuan secara rutin untuk mendiskusikan berbagai masalah guna mencapai tujuan bersama. Sasaran
/ tujuan yang hendak dicapai dalam Gugus Kendali Mutu :
a. Mengurangi kesalahan yang ada dan sekaligus meningkatkan mutu. b. Menyadari akan pentingnya kerja kelompok. c. Mendorong dan meningkatkan partisipasi dan motivasi individu. d. Membangkitkan sikap dapat mencegah dan mengatasi berbagai masalah. e. Memperbaiki dan mengembangkan komunikasi dan hubungan antar pihak dalam perusahaan. f. Mendorong pengembangan pribadi dan kepemimpinan. g. Mendorong sikap dapat melakukan efisiensi dan perbaikan secara terus menerus.
Mekanisme dalam Gusus Kendali Mutu :
Memutar roda : Plan-Do- Check-Action i
Plan, Rencanakan dengan baik sebelum memulai suatu pekerjaan ( mendesain, budgeting,
scheduling, dll ) i i
Do, Kerjakan sesuai rencana Check,
Periksa pekerjaan apakah sudah sesuai dengan yang direncanakan ( apakah sesuai
dengan spesifikasi dan keinginan pelanggan ) i
Action, Ambil tindakan koreksi/penyesuaian atas penyimpangan, susun rencana baru yang
lebih baik ( periksa apakah langganan puas dengan hasil tersebut )
Tujuan Umum GKM 1. Meningkatkan keterlibatan karyawan anggota pada persoalan-persoalan pekerjaan dan paya pemecahannya. 2. Menggalang kerjasama kelompok (teamwork) yang lebih efektif. 3. Meningkatkan kemampuan memecahkan masalah. 4. Meningkatkan pengembangan pribadi dan kepemimpinan. 5. Menanamkan kesadaran tentang pencegahan masalah. 6. Mengurangi kesalahan-kesalahan dan meningkatkan mutu kerja. 7. Meningkatkan motivasi karyawan. 8. Meningkatkan komunikasi dalam kelompok. 9. Menciptakan hubungan atasan-bawahan yang lebih serasi. 10. Meningkatkan kesadaran tentang keselamatan kerja. 11. Meningkatkan pengendalian dan pengurangan biaya.
Konsep GKM Gugus Kendali Mutu Konsep GKM ³Gugus Kendal i Mutu´ Pada dasarnya Gugus Kendali Mutu (GKM) merupakan suatu pendekatan pengendalian mutu melalui penumbuhan partisipasi karyawan. GKM merupakan mekanisme formal dan dilembagakan yang bertujuan untuk mencari pemecahan persoalan dengan memberikan tekanan pada partisipasi dan kreatifitas di antara karyawan.
Setiap gugus juga bertindak sebagai mekanisme pemantau yang membantu organisasi dalam menyesuaikan diri dengan lingkungannya dan dalam memantau kesempatan. Bersifat proaktif, tidak menunggu bergerak kalau persoalan timbul dan tidak menghentikan kegiatannya kalau suatu persoalan telah ditemukan dan dipecahkan. Artinya GKM harus bekerja terus menerus dan t idak tergantung pada proses produksi. Jumlah anggota GKM bervariasi, tergantung pada besar kecilnya organisasi/perusahaan dan kebijakan organisasi. Variasi jumlah anggota GKM bisa mulai 3 orang hingga 20 orang dengan rata-rata berada dalam kisaran 8 ± 10 orang.
Berdasarkan pengertian tersebut, secara definitif GKM diartikan sebagai tim pemecah persoalan atau kelompok pekerja dari unit kerja yang sama secara sukarela, beranggotakan 3 ± 20 orang yang melakukan pertemuan secara berkala dan berkesinambungan untuk melakukan alat kendali mutu dan proses pemecahan masalah melalui kegiatan identifikasi, memilih dan menganalisis berbagai persoalan.
Kelompok ini kemudian menyampaikan a lternatif solusi kepada pimpinan (pihak manajemen) sebagai bahan pertimbangan bagi pengambilan keputusanyang akan diterapkan oleh manajemen. Dalam kerangka ini pengendalian mutu dialihkan dari sekelompok kecil teknisi dengan pengalaman kerja terbatas menjadi tanggungjawab setiap karyawan. GKM merupakan pendekatan yang membina manusia dan bukannya pendekatan penggunaan manusia. GKM bertujuan untuk membuat setiap pekerja menjadi pengambil keputusan sepanjang menyangkut pekerjaannya. GKM ini merupakan salah satu pendekatan yang ditempuh dalam rangka menumbuhkan pengendalian kualitas terpadu atau total quality management (TQM). Total Quality Management (TQM) adalah satu himpunan prinsip-prinsip, alat-alat, dan prosedur-prosedur yang memberikan tuntunan dalam praktek penyelenggaraan organisasi. TQM melibatkan seluruh anggauta organisasi dalam mengenda likan dan secara kontinyu meningkatkan bagaimana kerja harus dilakukan dalam upaya mencapai harapan pengguna atau pelanggan (customer) mengenai mutu atau kualitas produk atau jasa yang dihasilkan organisasi.
Adapun manfaat kendali mutu diantaranya adalah sebagai berikut : -
Mengurangi
kesalahan dan meningkatkan kualitas kerja
-
Mengilhami
kerjasama yang efektif
-
Meningkatkan
keterlibatan dalam tugas dan tanggung jawab
-
Meningkatkan
motivasi kerja
-
Menciptakan
-
Membangkitkan
-
Memperbaiki
-
Mengembangkan
kemampuan memecahkan masalah sikap mencegah timbulnya masalah
komunikasi dalam perusahaan hubungan yang harmonis antara manajemen dan
semua karyawan -
Meningkatkan
pengembangan pribadi dan sikap kepemimpinan
12. Syarat pembentukan QCC:
1. Anggota mempunyai kepala group yang sama 2. bisa bekerja sama dengan seksi lain 3. jumlah anggota proporsional 5 ± 10 orang 4. Anggota terdiri dari Circle leader, Thema leader, notulis, anggota 5. Fasilitator : Orang/atasan yang berperan memberi kemudahan supaya kegiatan KAIZEN berjalan dengan baik dan benar. 6. QCC dilaksanakan diluar jam kerja dan tidak bersifat lembur
Karakter Fasilitator: 1. Berorientasi kepada manusia dan tantangan 2. Mempunyai Daya analisis 3. Fleksible 4. Mau memanfaatkan kesempatan 5. Sabar dan tanggung jawab yang besar terhadap konsep dan segala konsekuensinya Tugas fasilitator: 1. Membuat rencana, mengajar dan membina agar aktifitas mencapai sasaran 2. Menciptakan suasana kesukarelaan dalam aktifitas 3. mengikuti dan mengarahkan aktifitas untuk memperoleh kemajuan 4. mengadakan hubungan dan penyesuaian dengan circle yang lain QCC Yang berhasil: 1. Frekuensi pertemuan bagus
2. tingkat kehadiran anggota 3. Jumlah Risalah perbaikan yang dihasilkan 4. Jumlah proposal 8 langkah yang dihasilkan Cicle Leader : 1. Sebagai penggerak aktifitas 2. Menetukan standar dan langkah perbaikan 3. Membina hubungan baik antar anggota dan mendorong keterlibatan semua anggota 4. menjalin hubungan dengan cicle yang lain 5. Mengatur pertemuan circle 6. memberikan pelajaran pada thema leader dan anggota 7. Bertanggung jawab meningkatkan pengetahuan dan keahlian dirinya dan anggotanya 8. Bertanggung jawab memberikan informasi dan laporan Thema Leader : 1. Sebagai pusat informasi/aktifitas yang sedang berjalan 2. Mempersiapkan pertemuan dan aktif saat pertemuan 3. membuat rencana pertemuan bersama dengan cicle leader 4. mengadakan komunikasi dengan fasilitator dan circle leader 5. membuat resume pertemuan untuk bahan laporan ke sekertaris QCC Langkah-langkah QCC: 1. Memetakan proses (SIPOC:Supply-Input-Proses-Output-Customer) dan mengukur potensi kegagalan (QCDSME: Quality-Cost-Delivery-Safety-MoralEnvironment) 2. Menetapkan target dengan mengukur sumber masalah dari 7 faktor (7M: ManMethode-Machine-Media-Material-Measuring-Money) 3. Analisa kondisi yang ada dengan gemba (turun langsung) di lapangan atau tempat kejadian 4. Menentukan penyebab 5. Merencanakan penanggulangan 6. Melaksanakan penanggulangan 7. Mengevaluasi hasil
8. Standarisasi dan tindak lanjut Sarana yang dapat dipakai dalam pemecahan masalah : 1. Brainstorming :Penggalian pendapat dari semua anggota 2. FMEA (Failure Model Effect Analysis):Analisa efek model kegagalan 3. 7 Alat QC : a. Check Sheet:Biasanya berbentuk formulis dengan item-item yang diperlukan b. Stratifikasi (Pembagian/penggolongan) c. Diagram Pareto: Menggambarkan keadaan data yang telah dikelompokan dan disusun mulai dari jenis data yang terbanyak/terbesar, sehingga memudahkan masalah yang harus ditanggulangi d. Diagram Sebab akibat (Fish Bone Chart) e. Grafik:Data yang terangkum dalam gambar f. Diagram tebar (Scatter diagram):Dipakai untuk melihat hubungan/korelasi dua variable yang berkaitan. Jika menggumpul miring kanan berarti berkorelasi (+), jika mengumpul miring kearah kiri berarti berkorelasi (-), jika mengumpul ditengah, berarti tidak ada korelasi. g. Histogram: Grafik yang menggambarkan penyebaran data sebagai hasil dari satu macam pengukuran. Terkendali jika data yang dihasilkan mengumpul ditengah, jika miring ke kiri atau kanan menunjukan kondisi tidak terkendali Dengan melaksanakan QCC kita akan melakukan transformasi karyawan : Pekerja keras Menjadi Pekerja Cerdik Mengandalkan Fisik/Otot Menjadi Mengandalkan kecerdikan Berdasarkan SOP/WI Menjadi Berdasarkan SOP/WI plus Menggunakan kata hati Menjadi Menggunakan pengetahuan Bersifat Reaktif Menjadi Bersifat proaktif Mementingkan diri sendiri Menjadi Mementingkan team Untuk mencapai itu semua, kita mulai dari diri kita sendiri dengan menerapkan pola pikir Kaizen: 1. Orientasi pada masalah bukan orang/individu
2. Menelusuri akar masalah secara mendalam dengan melakukan pertanyaan : ³Mengapa?´ 3. Derajat kejelekan sedapat mungkin diperlihatkan dengan angka atau data
DASAR PEMIKIRAN QCC
Partisipasi proaktif dalam usaha peningkatan dan pengembangan perusahaan.
Memberikan
kesempatan kepada karyawan untuk mengembangkan diri.
Membangun
tempat kerja yang menyenangkan dan kerjasama yang efektif.
Menarik
ke luar hal-hal yang tidak terpikirkan sebelumnya atau yang
dirasakan tidak mungkin TUJUAN QCC
Meningkatkan
kualitas.
Mengurangi
Meningkatkan
keterlibatan dalam tugas dan tanggung-jawab.
Meningkatkan
motivasi kerja.
Meningkatkan
kemampuan memecahkan masalah.
Membangkitkan
Memperbaiki
Mengembangkan
Meningkatkan
pengembangan pribadi dan sikap kepemimpinan.
Meningkatkan
rasa memiliki perusahaan.
kesalahan.
sikap mencegah timbulnya masalah.
komunikasi dalam organisasi. hubungan yang harmonis.
Dampak Aktivitas QCC Smart Worker Termotivasi Merasa dihargai Terus belajar Kualitas meningkat
Produktifitas membaik Kerjasama membaik Problem teratasi Kemampuan meningkat Ciri ciri QCC (GKM) Aktifitas berkesinambungan Partisipasi seluruh anggota Menggunakan methode DELTA Pengembangan kemampuan secara bersama HAL-HAL YANG BUKAN MERUPAKAN KEGIATAN QCC
Peraturan Perusahaan.
Rencana
Penugasan-penugasan karyawan dan Job Rotation.
Masalah
Mengevaluasi
Investasi. Politik. Peraturan Pemerintah.
ATURAN DASAR QCC 1.
Berbicara dengan data.
2.
Prinsip
3.
Pengendalian
4.
Prosedur
5.
Jangan
6.
K erja
prioritas. dimulai dari sasaran yang terukur.
dan Standarisasi tertulis.
menyalahkan orang lain.
kelompok dan partisipasi.
Berbicara Dengan Data
Mencegah
adanya manipulasi data.
Mengurangi
opini.
Mencegah
Membantu
kesalahan dalam penafsiran. analisa dalam pengambilan keputusan yang akurat.
Asas-asas Pokok GKM
Asas Pembangunan Manusia Sejarah GKM adalah sejarah yang bertolak dari upaya pemecahan masalah dengan penempatan peranan manusia yang lebih bermakna, khususnya para pekerja pelaksana dalam pemecahan masalah pekerjaan. Titik tolak falsafah pembangunan manusia ( people building philosophy ) yang tanpa batas ini hendaknya senantiasa dipertahankan agar dalam menghadapi berbagai masalah produktivitas, asas ini tidak ditinggalkan sehingga GKM akan tetap menjadi seperti apa yang dicita-citakan.
Asas Dinamika Kelompok dan Kerjasama Kelompok (Group Dynamic and Teamwork ) Upaya dan karya GKM adalah upaya dan karya bersama (kelompok), artinya kemajuan dan keberhasilan GKM adalah bertumpu pada sumber daya kekuatan-kekuatan kelompok yang saling menunjang (human synergistic) dan saling mengindahkan ( w inw in
style), sehingga semua pihak yang berkepentingan terhadap keberhasilan GKM
hendaknya senantiasa ikut serta dalam mengarahkan dan memelihara kelompok atau gugus ini, sehingga akan tetap bertahan menjadi kelompok dan bukan sejumlah orang yang dikumpulkan semata-mata.
Asas-asas Umum GKM Asas Informalitas Organisasi GKM adalah organisasi yang informal atau tidak resmi, artinya tidak terikat pada struktur organisasi formal yang ada, yang mungkin saja akan membatasi sekali gerakan GKM. Namun demikian, pimpinan perusahaan sangat berkepentingan dan harus merestui (mendukung) sepenuhnya atas terbentuknya GKM sekalipun pimpinan perusahaan tidak ikut campur dalam menetapkan sasaran, kegiatan dan mekanisme kerja gugus ini.
Asas Kesukarelaan Keikutsertaan seseorang karyawan dalam GKM adalah diundang, yang hendaknya berdasarkan kesukarelaan semata-mata, sehingga pada dasarnya karyawan bisa saja tidak ikut serta dalam GKM sampai ia merasa dirugikan atau merasa membutuhkan sendiri.
Asas Keterlibatan Total
Dengan kemampuan apapun, tanpa perkecualian, tiap karyawan yang menjadi anggota GKM hendaknya dilibatkan atau melibatkan diri dalam kebersamaan dan segala upaya memecahkan permasalahan yang ditetapkan secara bersama-sama oleh gugus.
Asas Memadukan GKM dalam kegiatannya memadukan pengelolaan sumber daya kelompok manusia dan sumber daya non manusia secara seimbang dengan senantiasa memperhatikan proses kelompoknya (synergistic decision making ), mengingat manusia adalah sekaligus sebagai sumber daya dan sebagai pengelola sumber daya tersebut yang sangat berbeda hakekatnya dengan sumber daya yang lain.
Asas Belajar Bersama secara Berkesinambungan GKM adalah kelompok yang memecahkan masalah secara terus-menerus dan sambil belajar bersama serta berkembang bersama baik di dalam maupun di luar pertemuan gugus. Pertemuan gugus yang satu ke pertemuan lain adalah kegiatan yang berkesinambungan sehingga tidak akan terjadi masalah yang tanpa penyelesaian. Bagi GKM, berkesinambungan adalah jauh lebih penting daripada jumlah masalah yang dirampungkan, sebab kesinambungan lebih menjamin mutu pekerjaan dan kepuasan kerja gugus.
Asas Kegunaan Dalam upaya pemecahan masalah, GKM menganut asas kegunaan praktis, artinya keberhasilan upaya pemecahan masalahnya akan diukur terutama dari segi praktisnya..
Asas Keterbukaan Kepentingan GKM adalah kepentingan semua pihak dan kemajuan yang maksimal hanya akan dicapai jika ada keterbukaan untuk saling belajar dari semua pihak, lebih-lebih antar gugus, sehingga asas keterbukaan ini perlu senantiasa dipelihara dan dipertahankan oleh pihak manapun.
Asas Loyalitas pada Organisasi Kesetiaan atau loyalitas karyawan anggota gugus yang dituntut adalah kesetiaan pada organisasi perusahaannya, bukan pada pribadi, baik atasan, pucuk pimpinan maupun pemiliknya. Ketergantungan pada pribadi seseorang akan sangat mengganggu kemantapan stabilitas) kegiatan anggotanya.
Hubungan GKM dengan TQC Pengendalian Mutu Terpadu (TQC) adalah suatu sistem yang memadukan pengembangan pemeliharaan, perbaikan mutu usaha untuk mencapai produksi pada tingkat yang paling ekonomis dan dapat memenuhi kepuasan pelanggan (konsumen). Dalam penerapannya, TQC membutuhkan partisipasi dari semua orang (karyawan) dan melibatkan semua fungsi departemen yang ada di dalam suatu perusahaan atau disebut dengan C ompany
Wide Quality C ontrol (pengendalian mutu perusahaan secara menyeluruh).
Dalam pelaksanaannya juga, program TQC dilandasi oleh beberapa hal, yaitu : People Building Manusia sebagai subjek yang dinamis sehingga sangat penting adanya usaha untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang ada.
Team Building Adanya pembentukan kelompok-kelompok kecil yang dinamis yang berupaya untuk menyelesaikan masalah operasional di lokasi ker janya masing-masing.
Market in Semua usaha atau langkah tindakan perlu mencerminkan kepuasan bagi pihak yang menggunakan hasil kerja kita atau disebut dengan istilah yang populer yaitu the next process in our customer .
Problem is Opportunity for Progress Semua masalah yang timbul jangan dihindari, justru masalah dijadikan suatu kesempatan untuk melakukan suatu perbaikan (improvement ).
GKM bisa dijadikan salah satu alat untuk menunjang penerapan TQC, karena pada dasarnya GKM juga berangkat dari suatu kelompok karyawan yang mempunyai semangat yang besar untuk menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi di lokasi kerjanya, sehingga bisa dicapai suatu
perbaikan
(improvement).
Tetapi yang perlu diperhatikan di sini adalah penerapan TQC tidak bisa dicapai hanya sematamata dengan membentuk GKM dalam suatu perusahaan. Adalah suatu anggapan yang keliru bahwa perusahaan yang sudah melaksanakan GKM berarti sudah menerapkan TQC, karena GKM lebih diarahkan untuk kelompok karyawan guna menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi sehari-hari, sedangkan TQC adalah suatu program yang menyeluruh yang lebih luas cakupannya sehingga perlu ditunjang juga dengan usaha (tindakan) yang lain selain membentuk dan mengaktifkan GKM.
PERANAN FASILITATOR DALAM GKM Keberhasilan dan kedinamisan GKM banyak ditentukan oleh orang yang berperan sebagai fasilitator
dalam
gugus
tersebut.
Karena
tugas
utama
seorang
fasilitator
adalah
mengembangkan gugus mutu menjadi kelompok pemecah persoalan yang efektif. Fasilitator harus mampu turut campur dalam situasi yang tidak positif, seperti timbulnya rasa bosan atau rasa tegang dalam kelompok, persaingan antar anggota, tidak adanya partisipasi dari satu atau beberapa orang anggota, dominasi pemimpin (ketua) atau ketidakmampuan kelompok mencapai suatu kesepakatan. Dengan ikut campur seperti di atas, fasilitator memperlihatkan adanya perhatian dan tanggung jawab terhadap kelompok. Kemampuan untuk turut campur seperti ini akan dimiliki oleh orang yang memiliki kemampuan mendengarkan yang baik yang telah membina hubungan baik
dengan bawahan dan rekan sejawat dan yang memiliki bakat sebagai perantara dalam perbedaan pendapat.
A. Perencana 1. Menyusun program kerja sebagai fasilitator untuk mengembangkan GKM. 2. Membuat rencana tindakan dan skala prioritas sebagai fasilitator GKM. 3. Membantu menjadwalkan pertemuan gugus.
B. Pembimbing 1. Meningkatkan rasa tanggung jawab kepada semua anggota gugus. 2. Meningkatkan kemampuan gugus dan anggotanya dalam me mecahkan masalah. 3. Mendidik gugus agar berperan aktif. 4. Membina anggota gugus agar tercipta kerjasama yang baik. 5. Menjelaskan dan meningkatkan kemampuan konsep ber-GKM yang efektif. C. Pendorong 1. Menunjukkan semangat ber-GKM yang baik. 2. Menyampaikan dukungan moral dan semangat terhadap apa yang dilakukan oleh gugus. 3. Mendukung pengembangan ide-ide gugus yang dil ontarkan. 4. Membuat pertemuan GKM yang menggairahkan/menarik minat anggotanya. 5. Memberitahukan hasil-hasil positif yang telah dicapai oleh gugus. 6. Memberikan pujian kepada anggota gugus atas keberhasilan yang dicapai. 7. Menghadiri pertemuan GKM dengan penuh gairah sehingga membangkitkan semangat dan dorongan kepada gugus tentang pentingnya pemecahan masalah secara kelompok yang berkesinambungan. D. Pengarah 1. Mengarahkan maksud peningkatan mutu dalam program GKM. 2. Mengarahkan pemilihan tema yang benar. 3. Meluruskan arah kegiatan gugus sehingga dapat mendukung tercapainya cita-cita perusahaan dan karyawan.
4. Mengarahkan jalannya disksi gugus (tata cara diskusi) dan cara berbicara dalam rapat gugus. E. Pengendali 1. Memantau jalannya kegiatan gugus. 2. Mengendalikan waktu dan biaya pelaksanaan gugus supaya sesuai dengan program yang telah disepakati. 3. Memberikan batasan-batasan atau kebijakan operasional gugus. 4. Memberikan koreksi dan saran terhadap penyimpangan yang terjadi dalam gugus
F. Katalisator 1. Mengkoordinir permasalahan-permaalahan yang ada dalam gugus. 2. Membantu atau mendekatkan masalah dengan jalan kelarnya. 3. Menjelaskan proses pemecahan masalah pada masing-masing kasus, terutama pada kasus-kasus yang sulit. G. Koordinator 1. Mengintegrasikan GKM bagian yang 1 dengan yang lainnya 2. Mengadakan kerjasama antar fasilitator demi perkembangan GKM di perusahaan. 3. Menyelaraskan jalannya kerjasama antar g ugus di perusahaan. H. Penghubung 1. Membina hubungan kerjasama antara gugus dengan bidang-bidang fungsional lain 2. Mempertemukan atau menjembatani gugus dengan manajemen. 3. Menjabarkan keinginan atau pengarahan manajemen kepada anggota gugus. 4. Menjelaskan pada gugus dimana k edudukan gugus dalam perusahaan.
I. Evaluator 1. Menyusun kriteria apa saja yang perlu dievaluasi. 2. Mencatat dan mengevaluasi hasil kegiatan dan pola kerja gugus.
3. Mencatat dan mengevaluasi kontribusi gugus terhadap sasaran perusahaan. 4. Membandingkan perkembangan gugus dengan standar kriteria yang telah disepakati.
III. PEMECAHAN MASALAH DALAM GKM Pemecahan masalah adalah media perantara untuk mencapai tujuan GKM, artinya melalui pemecahan masalah ini peranan gugus akan memperoleh makna pengakuan serta penghargaan yang diperlukan untuk mencapai tujuan akhir GKM, yaitu peningkatan atau usaha dalam arti yang seluas-luasnya. Dengan demikian, pemecahan masalah adalah kegiatan yang sentral dan sekaligus vital yang patut memperoleh perhatian besar dari semua pihak. Masalah-masalah yang digarap oleh gugus adalah masalah-masalah yang berkaitan dengan pekerjaan dan yang pada akhirnya akan mempengaruhi mutu suatu usaha sebagaimana tercermin secara teknis manajemen, moral-etika, serta teknis ilmiah bagi kepentingan semua pihak yaitu produsen, konsumen dan pemerintah serta masyarakat luas. Metode pemecahan masalah dalam GKM secara umum dikenal dengan menggunakan tujuh (7) perangkat alat dan delapan (8) langkah pemecahan masalah. Secara berurutan bisa dilihat di bawah ini :
Tujuh (7) perangkat alat dalam GKM: 1. Stratifikasi 2. Lembar Data 3. Diagram Pareto 4. Diagram Ishikawa (tulang ikan) 5. Peta Kendali 6. Histogram 7. Diagram Tebar
Stratifikasi (Pengelompokan) Adalah usaha untuk menguraikan dan mengklasifikasikan persoalan menjadi kelompokkelompok atau golongan sejenis atau menjadi unsur tunggal dari persoalan, sehingga persoalan menjadi lebih sederhana dan mudah dimengerti serta menghindari salah interpretasi.
Lembar Periksa (Lembar Data) Adalah lembaran (sheet) yang digunakan untuk mencatat kegiatan atau kejadian (data) dengan format yang sudah disiapkan terlebih dahulu. Pengisi sheet tinggal memberikan tanda pada kolom yang sudah disediakan. Guna lembar periksa ini selain memudahkan dalam pemeriksaan juga memudahkan dalam membuat rekapitulasi dan memudahkan analisis terhadap masalah.
Diagram Pareto Diagram pareto digunakan untuk menampilkan data dengan tujuan untuk mengetahui suatu penyebab yang memberikan pengaruh yang paling besar terhadap akibat. Dengan demikian bisa segera dilakukan langkah perbaikan berdasarkan skala prioritas, yaitu penyebab yang paling besar pengaruhnya terhadap akibat.
Diagram Ishikawa (Tulang Ikan) / F ish Bone Chart Diagram ini digunakan untuk menggambarkan hubungan antara sebab dan akibat dari suatu kegiatan. Dengan diagram Ishikawa kita dapat menjabarkan banyak sekali semua penyebab, mulai dari penyebab yang paling dekat dengan akibat (masalah), sampai penyebab yang tidak dekat dengan akibat (masalah). Diagram Ishikawa biasa juga disebut sebagai diagram Tulang Ikan ( F ish Bone C hart ) karena melihat bentuk dari anak panah yang menyerupai tulang ikan. Untuk memudahkan dalam menginventarisasi semua penyebab yang berpengaruh terhadap
akibat
(masalah)
dengan
menggunakan
diagram
Ishikawa
harus
mempertimbangkan faktor 4M dan 1L yaitu : Mesin, Material, Metode (cara),
Man
(orang) dan Lingkungan, yang ditempatkan pada tulang ikan yang pertama. Secara baku bentuk diagram Ishikawa (tulang ikan) bisa dilihat di bawah ini: Untuk menguraikan lebih dalam lagi semua penyebab, sebaiknya menggunakan metode sumbang saran (brain storming), karena semakin banyak informasi yang dikumpulkan, semakin baik hasilnya. Selain itu dengan metode bertanya mengapa yang berulang bisa mengefektifkan dalam menguraikan semua penyebab yang berpengaruh terhadap akibat, baik langsung maupun tidak langsung. Pertanyaan mengapa ini bisa dihentikan, jika dirasakan pertanyaan mengapa tersebut sudah tidak diperlukan karena sudah terbayang suatu tindakan penanggulangan dari penyebab tersebut.
Peta Kendali (Control Chart ) Merupakan grafik garis dengan pencantuman batas maksimum dan minimum yang merupakan batas daerah pengendalian. Peta kendali juga bisa dipergunakan untuk mengukur apakah proses (kegiatan produksi) dalam keadaan terkendali atau tidak. Proses dikatakan dalam keadaan terkendali jika unit yang diukur berada dalam batasbatas kendali. Pada peta kendali bisa diketahui adanya penyimpangan tetapi tidak terlihat penyebab penyimpangan tersebut. Peta kendali hanya menunjukkan perubahan data dari waktu ke waktu. Ada beberapa jenis peta kendali, tetapi untuk penyajian data yang sering dipakai adalah peta kendali X-R, yang bentuknya seperti di bawah ini :
Histogram Histogram adalah diagram berupa diagram batang (balok) yang menggambarkan penyebaran (distribusi) data yang ada, jadi dengan menggnakan histogram, data yang dikumpulkan akan dengan mudah diketahui sebenarnya (distribusinya).
Diagram Tebar
Diagram tebar adalah diagram yang digunakan untuk mengetahui apakah ada korelasi (hubungan) atau tidak antara 2 variabel. Diagram tebar bisa juga digunakan untuk mengetahui apakah suatu penyebab yang diduga mempengaruhi atau tidak terhadap akibat (masalah) yang sedang dihadapi.
Delapan (8) Langkah dalam GKM (QCC) Sebenarnya delapan langkah untuk menyelesaikan masalah yang sedang dihadapi oleh GKM merpakan siklus PDCA yaitu Plan (rencana), Do (mengerjakan), Check (memeriksa), Action (tindakan). Hal ini dapat dilihat pada gambar dibawah : 1. Menentukan tema masalah. 2. Mengumpulkan dan menyajikan data. 3. Menentukan sebab-sebab masalah. 4. Menyusun rencana perbaikan 5. Melaksanakan rencana perbaikan 6. Memeriksa hasil perbaikan. 7. Menentukan standarisasi. 8. Menetapkan rencana berikutnya
Langkah 1 : Menentukan Tema Masalah Tema merupakan kejadian atau masalah yang perlu ditanggulangi oleh GKM yang diambil dari masalah yang berkembang di lingkungan kerja GKM. Cara penentuan tema bisa dilakukan 2 cara :
y
Mengambil salah 1 masalah tema) yang menjadi prioritas dari beberapa masalah yang ada di lokasi kerja gugus. Hal-hal yang mendasari prioritas ini misalnya masalah tersebut mempunyai peluang besar kontribusinya terhadap mutu usaha (cost, kualitas produk, safety, dsb).
y
Mengambil 1 masalah (tema) yang ada di lokasi kerja gugus yang menjadi kesepakatan dari semua anggota gugus.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penentuan tem a (penilaian masalah) :
o
Menyangkut bidang kerja dan mengacu pada kebijaksanaan manajemen (perusahaan).
o
Mampu dipecahkan oleh gugus, terutama pada awal terbentuknya gugus, sebaiknya memilih tema yang relatif mudah.
o
Masalah (tema) yang dipilih harus spesifik (tidak terlalu luas), sehingga siapapun bisa mengerti dengan jelas dengan membaca tema tersebut.
Langkah 2 : Menyajikan Fakta dan Data Langkah kedua ini ditujukan untuk menyajikan semua fakta dan data yang diperlukan untuk mendukung beberapa hal, misalnya :
o
Menyajikan data sebagai dasar pemilihan tema (masalah).
o
Menyajikan data yang menggambarkan masalah yang dihadapi (yang akan diselesaikan)
Alat-alat yang bisa digunakan pada langkah kedua ini misalnya : Diagram Pareto, digunakan untuk memparetokan semua masalah yang ada di lokasi kerja sehingga bisa diketahui masalah yang menjadi prioritas untuk diselesaikan terlebih dahulu. Histogram, digunakan untuk menyajikan data-data sebagai gambaran awal dari suatu masalah yang akan diselesaikan. Peta Kendali, digunakan untuk menyajikan penyimpangan-penyimpangan dari suatu masalah yang dihadapi dan yang akan dise lesaikan. Stratifikasi, lembar periksa, yang keduanya bisa digunakan untuk memulai suatu penentuan tema (masalah) Langkah 3 : Menentukan Penyebab Menentukan penyebab dibagi menjadi 2 tahap yaitu :
Menentukan semua penyebab yang mungkin berpengaruh terhadap masalah. Untuk menentukan semua penyebab ini bisa digunakan alat diagram Tulang Ikan (Ishikawa) dengan teknik sumbang saran yang melibatkan semua anggota gugus. Memilih penyebab yang paling mungkin (dominan) di antara semua penyebab yang ada (point no. 1). Untuk memilih penyebab yang dominan ini bisa dilakukan 2 cara sesuai dengan karakteristik penyebabnya. Jika penyebab-penyebab tersebut pengaruhnya bisa dikuantitatifkan, maka bisa menggunakan
diagram
pareto
sehingga
akan
dipilih
penyebab
yang
berpengaruh paling besar, atau bisa menggunakan diagram tebar sehingga akan diketahui penyebab-penyebab yang benar-benar memberikan pengaruh terhadap masalah. Jika penyebab-penyebab tersebut pengaruhnya tidak bisa dikuantitatifkan (kualitatif), pemilihan penyebab yang dominan bisa dilakukan melalui kesepakatan yang melibatkan semua anggota gugus. Perlu diingat juga bahwa sering dijumpai dari penyebab-penyebab yang sudah dikumpulkan sangat sulit untuk menentukan penyebab yang dominan. Oleh karena itu, pemilihan penyebab yang dominan ini bisa diabaikan dan semua penyebab yang sudah dkumpulkan tadi langsung dibuat rencana penanggulangannya (rencana perbaikan). Langkah 4 : Merencanakan Perbaikan Langkah ke-4 ini bertujuan mencari pemecahan untuk menghilangkan semua penyebab
(penyebab
yang
dominan)
yang
sudah
ditentukan
sebelumnya.
Merencanakan langkah perbaikan di dalam GKM dapat ditentukan dengan teknik sumbang saran (penyampaian ide) dari semua anggota gugus dengan tetap mengacu pada pemilihan langkah perbaikan yang paling efektif dan efisien. Untuk memudahkan penjabarannya, merencanakan langkah perbaikan bisa menggunakan prinsip 1H-5W yaitu How, What, Why, Where, Who, dan When. Langkah 5 : Melaksanakan Perbaikan
Langkah ke-5 ini adalah melaksanakan semua rencana perbaikan yang sudah disepakati dan dibahas dengan matang oleh semua anggota gugus. Dalam melaksanakan perbaikan ini perlu dijelaskan juga tentang pentingnya kesungguhan dan partisipasi penuh dari semua anggota gugus sesuai tugas yang sudah dibagikan dan diharapkan juga semua pelak sanaan dari rencana perbaikan bisa diselesaikan sesuai dengan waktu yang disepakati. Langkah 6 : Memeriksa Hasil Perbaikan Setelah semua rencana sudah dilaksanakan dengan benar sesuai dengan yang disepakati, maka langkah selanjutnya adalah memeriksa hasil dari perbaikan tersebut, untuk mengukur apakah semua perbaikan yang dilakukan oleh gugus bisa menanggulangi penyebab yang mempengaruhi suatu masalah. Cara memeriksa hasil perbaikan ini bisa dilakukan dengan membandingkan kondisi masalah sebelum perbaikan dan kondisi masalah setelah perbaikan atau dengan membandingkan data yang menggambarkan masalah sebelum perbaikan dan data yang menggambarkan setelah perbaikan. Penyajian data yang menggambarkan masalah setelah perbaikan hendaknya menggunakan alat yang sama dengan penyajian data yang menggambarkan masalah sebelum perbaikan. Jika sebelumnya menggunakan diagram pareto, maka setelah perbaikan harus menggunakan diagram pareto. Alat-alat lain yang digunakan di langkah ke-6 selain diagram pareto adalah lembar periksa, histogram dan peta kendali. Langkah 7 : Standarisasi Setelah langkah perbaikan yang dilakukan sudah diperiksa dan bisa mengatasi penyebab masalah yang dihadapi, langkah berikutnya perlu dibuatkan standarisasi yang bisa dijadikan acuan kerja di lokasi kerja gugus dan ditujukan pula untuk mencegah masalah yang muncul sebelumnya akan terulang lagi. Jika perlu standarisasi ini juga bisa disebarluaskan kepada lokasi kerja yang lain yang sejenis dengan lokasi kerja gugus. Standarisasi yang dibuat bisa meliputi standar untuk cara kerja (metode), manusia (operator/mekanik), material, mesin dan lingkungan kerja.
Langkah 8 : Merencanakan Langkah Berikutnya Pada dasarnya merencanakan langkah berikutnya adalah menentukan masalah selanjutnya yang akan diselesaikan oleh gugus dan prinsipnya sama dengan penentuan tema masalah seperti di langkah pertama yaitu masalah yang dipilih untuk diselesaikan bisa melalui 2 cara yaitu : Memilih masalah yang paling prioritas dari masalah-masalah yang ada di lokasi kerja, atau Memilih masalah melalui kesepakatan semua anggota gugus ³Aktifitas
QCC (Quality COntrol Circle) di perusahaan Automotive
terbesar di Indonesia merupakan aktifitas standard yang harus dilakukan oleh pekerja-pekerjanya pada level Staf dan Operator.Aktifitas ini beramanfaat untuk memunculkan ide-ide perbaikan (continous improvement) dari pekerja sehingga pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien.´
Sekelompok kecil karyawan yang datang bersama-sama untuk membicarakan dengan isuisu manajemen yang terkait dengan kontrol kualitas baik atau perbaikan dalam metode produksi membentuk Quality Control Circle (QCC). Para karyawan ini biasanya bekerja di bidang yang sama, da n secara sukarela bertemu secara teratur untuk mengidentifikasi, menganalisis dan memecahkan masalah mereka. Dikatakan bahwa 95% dari masalah di wo rkshop dapat diselesaikan melalui alat kontrol kualitas. Orang Jepang telah mengalami ini! Kontrol kualitas alat yang berguna untuk QCCs Pareto Diagram, Cause-and-Effect Diagram, Stratifikasi, Check Sheets,
Histogram, Scatter Diagram, Grafik dan Control Charts. Juga, pemikiran logis dan pengalaman adalah suatu keharusan untuk memecahkan masalah. Manfaat memperkenalkan program lingkaran pengawasan mutu di tempat kerja banyak. kualitas tinggi kesadaran mengungkap kesalahan dalam sistem yang mungkin menghambat praktek-praktek yang baik. Hal ini meningkatkan kualitas produk perusahaan Anda dan jasa, sehingga meningkatkan nilai merek Anda, dan menjamin pelanggan Anda percaya diri. Kualitas manajemen hubungan pelanggan dapat lebih ditingkatkan dengan menggunakan perangkat lunak divisi bantuan dari orang-orang seperti Orang-orang yang merupakan bagian dari lingkaran pengawasan mutu akan merasakan rasa kepemilikan untuk proyek. Hasil yang lebih tinggi dan lebih rendah tingkat penolakan juga mengakibatkan peningkatan kepuasan kerja bagi para pekerja, yang pada gilirannya mendorong mereka untuk berkontribusi lebih banyak. Sebuah program lingkaran pengawasan mutu juga membawa perbaikan komunikasi dua arah antara staf dan manajemen. Akhirnya, keuntungan finansial pasti akan melebihi biaya pelaksanaan program. Sebuah studi mengungkapkan bahwa beberapa perusahaan meningkatkan tabungan mereka sepuluh kali lipat! Pelaksanaan luas melibatkan langkah-langkah berikut: Pertama, manajemen informasi tentang lingkaran pe ngawasan mutu proses yang sedang direncanakan. Sebuah komite dibentuk, dan orang kunci seperti koordinator dan in-house pelatih yang dipilih. Ruang lingkup didefinisikan, dan bidang aplikasi diidentifikasi. Pertama-line supervisor di daerah diidentifikasi diberikan presentasi QCC. Penting untuk membuat mengesankan ini, dan berharga tips tentang subjek tersedia di Hal ini diikuti dengan pelatihan ekstensif untuk koordinator dan manajemen menengah pada proses dan peran mereka. Karyawan diundang untuk menjadi anggota dari sebuah lingkaran, dan dilatih sesuai begitu mereka mendaftar. Dengan demikian, lingkaran terbentuk dan mulai bekerja. Ini
dapat menimbulkan lingkaran lain. Masalah yang dibahas dan dipecahkan secara sistematis dengan cara di QCCs. Sangat penting bahwa solusi yang dilaksanakan secepat mungkin, untuk menjaga momentum. Biasanya program QCC harus beroperasi di seluruh bagian perusahaan yaitu, di kantor, operasi jasa dan manufaktur. Tapi ingat, sedangkan ukuran perusahaan tidak penting untuk kesuksesan program, faktor-faktor berikut jelas adalah: Sukarela partisipasi. Manajemen dukungan. Karyawan pemberdayaan. Program pelatihan. Tim kerja. Penyelesaian masalah keterampilan. Umumnya, sebuah program lingkaran pengawasan mutu memerlukan kerangka yang sama sebagai standar mutu ISO 9000 yang berkaitan dengan struktur manajemen dan pelatihan. Oleh karena itu, QCCs harus menjadi bagian tak terpisahkan dari perusahaan Anda Total Quality Management (TQM) inisiatif. Untuk informasi lebih lanjut tentang QCCs, Anda bisa pergi melalui "Kasus di Quality Control Circles". CONTOH KASUS: PT. Pamarga Indo Jatim adalah salah satu perusahaan yang memprduksi Air Minum dalam kemasan (AMDK). Untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, maka perusahaan dituntut untuk menghasilkan produk yang bebas cacat. Pada saat ini tingkat kecacatan produk yang dihasilkan perusahaan mencapai 2 % dari jumlah produksi. Sehingga untuk mengurangi komplain dari pelanggan dan meningkatkan keuntungan perusahaan, maka per usahaan dituntut untuk menekan tingkat kecacatan seminimal mungkin. Dalam proses produksi yang dilakukan oleh PT. Pamarga Indo Jatim, bahan baku yang telah memenuhi uji standard akan diisikan pada botol pada proses berikutnya. Inspeksi pada tahap akhir dilakukan secara visual untuk meng identifikasi kecacatan pada kemasan botol plastik. Penggunaan sistem manajemen mutu hanya menekankan pada upaya peningkatan terus menerus berdasarkan kesadaran mandiri dari manajemen, tanpa memberikan solusi yang ampuh dalam hal terobosan yang harus dilakukan untuk meningkatkan kualitas secara dramatik menuju titik zero defect.
Berdasarkan kondisi perusahaan saat ini, maka perusahaan membutuhkan suatu usulan perbaikan kualitas produk yang berke sinambungan sehingga kecacatan pada produk dapat direduksi dan sistem pengendalian kualitas pada perusahaan dapat diperbaiki.
CONTOH KASUS 2: UD.BJ Mendit adalah salah satu industri yang bergerak dibidang pembuatan genteng dari tanah liat yang terkenal di kota Malang, dimana UD. BJ Mendit dalam memproduksi genteng ini terdiri dari lima macam produk genteng antara lain genteng karangpilang, genteng press, genteng mantili, genteng wuwung, dan genteng plesir. Semua produk yang dihasilkan oleh UD. BJ Mendit adalah genteng yang mempunyai permukaan yang sangat halus dan ini merupakan ciri khas dari kualitas hasil produksi UD. BJ Mendit. Dalam proses produksi pembuatan genteng sering terjadi kesalahan pada genteng yang dihasilkan sepeti adanya cacat yang terjadi seperti cacat gopel, retak, pecah, gosong dan keropos, hal ini disebabkan oleh adanya berbagai penyimpangan yang sering terjadi dalam proses produksi baik dari segi mesin, metode serta human error. Dengan adanya cacat tersebut dapat mengakibatkan pengerjaan ulang atau dapat terjadi penurunan harga pada produk yang cacat. Guna pencapaian kondisi kecacatan minimum maka harus dilakukan perbaiakan secara terus menerus. Hal tersebut dapat dilaksanakan dengan metode QCC (Quality Control Circle). Teknik ini menggunakan alat-alat dari seven tools seperti : check sheet, diagram pareto, diagaram sebab-akibat, control chat, scatter diagram (diagram sebar), histogram. Pada metode QCC (Quality Control Circle) ini dilakukan 2 (dua) tahap yaitu Circle I dan Circle II, Dimana Circle I cacat keropos pada genteng layur kecil sebesar 97,43% dan pada Circle II cacat keropos pada genteng layur kecil sebesar 96,64% sehingga pada penurunan cacat keropos sebesar 0,99%, jika dikonversikan ke dalam ukuran genteng menjadi 673 genteng. Deskripsi Perkembangan kualitas layanan dan produk telah menjadi suatu keharusan dalam era persaingan yang semakin ketat saat ini. Quality Control Circle menjadi penting dalam sebuah perusahaan, karena seperti layaknya standar kualitas ISO 9000, QCC memerlukan kerangka umum yang sama terkait dengan struktur manajerial dan praktek kerja perusahaan. QCC mengidentifikasi, menyelidiki, menganalisa dan mencari pemecahan atas berbagai permasalahan terkait dengan kinerja suatu organisasi. Pendekatan sistematis QCC terbukti mampu mendorong banyak perusahaan menghasilkan kualitas produk dan layanan yang lebih
baik, meningkatkan kesadaran akan pentingnya produktivitas dan me ndorong pengembangan secara terus menerus.
Kesimpulan
Menghadapi era globalisasi sekarang ini, setiap perusahaan/organisasi harus mampu menghasilkan produk dengan mutu yang baik, harga lebih murah dan pelayanan yang lebih baik pula dibandingkan dengan pesaing-pesaingnya. Untuk mencapai tujuan tersebut, diperlukan perbaikan mutu semua aspek yang berkaitan produk tersebut yaitu : bahan mentah, karyawan yang terlatih, promosi yang efektif dan pelayanan memuaskan bagi pembeli, sehingga pembeli akan menjadi pelanggan yang setia. Mutu yang tercipta dengan kondisi seperti itulah yang disebut mutu terpadu secara menyeluruh (Total Quality). Untuk keberhasilan pengembangan mutu di atas, diperlukan juga elemen pendukung seperti : kepemimpinan, pendidikan dan pelatihan, struktur pendukung, komunikasi, ganjaran dan pengakuan, serta pengukuran. Keberhasilan manajemen Jepang karena negeri ini secara konsekuen melaksanakan prinsip-prinsip mutu terpadu seperti di atas, yang kemudian di contoh oleh Amerika Serikat, Eropa dan negara-negara di Timur Tengah. Di Indonesia menerapkan Manajemen Mutu Terpadu akan berhasil kalau secara konsekuen pula mengikuti prinsip-prinsip dasar mutu terpadu, serta dilengkapi dengan karakteristik bumi Indonesia, seperti budaya, adatistiadat dan lain sebagainya.
GUGUS KENDALI MUTU (GKM) MAKSUD
adalah suatu sistim dalam manajemen usaha yang ditujukan untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas dan mutu produksi, dalam rangka meningkatkan daya-saing produk yang dihasilkan. GKM
Sistim ini dilaksanakan melalui pemasyarakatan cara pandang, cara analisa dan diagnosa dan solusi sesuatu masalah (inefisiensi, produktivitas rendah dan rendahnya mutu pekerjaan/produk) di lingkungan kerja seluruh jajaran SD M perusahaan, sehingga dapat membentuk kebiasaan (habit) yang diterapkan dalam etos kerja dan budaya produksi kompetitif. Fungsi dan kegunaan GKM adalah (1) Penerapan/pentradisian GKM di lingkungan perusahaan I KM akan ikut mempercepat sosialisasi budaya produksi kompetitif melalui praktek nyata dalam kehidupan perusahaan sehari-hari, sehingga hasilnya akan jauh lebih efektif daripada sistim ceramah teori yang sering terkendala oleh daya-serap peserta dari kalangan I KM dan (2) Apabila pemasyarakatan GKM dapat diterapkan semakin meluas di kalangan I KM, hal ini akan berdampak positif bagi kemajuan dan pertumbuhan IKM terutama oleh faktor pendorong knowledge-based. Maksud
pelatihan GKM adalah untuk menghasilkan suatu konsep baru untuk meningkatkan mutu dan dan produktivitas kerja industri/jasa. Pengertian GKM di dalam perusahaan adalah sekelompok kecil karyawan yang terdiri 3 8 orang dari unit kerja yang sama dengan sukarela secara berkala dan berkesinambungan mengadakan pertemuan untuk melakukan alat kendali mutu dan proses pemecahan masalah. ini adalah untuk mendaya gunakan seluruh asset yang dimiliki perusahaan/instansi terutama sumber daya manusianya secara lebih baik, guna meningkatkan mutu dan produktivitas, nilai tambah serta meningkatkan keuntungan semua pihak termasuk produsen, karyawan, konsumen maupun pemerintah. GKM
TUJUAN Tujuan GKM
adalah untuk mendayagunakan seluruh aset yang dimiliki perusahaan/instansi terutama sumber daya manusianya secara lebih baik, guna meningkatkan mutu dalam arti luas. Tujuan
penerapan
GKM,
antara lain untuk :
1. Peningkatan mutu dan peningkatan nilai tambah. 2. Peningkatan produktivitas sekaligus penurunan biaya 3. Peningkatan kemampuan penyelesaian pekerjaan sesuai target 4. Peningkatan moral kerja dengan mengubah tingkah laku 5. Peningkatan hubungan yang secara antara atasan dan bawahan. 6. Peningkatan ketrampilan dan keselamatan kerja 7. Peningkatan kepuasan kerja. 8. Pengembangan tim ( Gugus Kendali Mutu)
Objek
perbaikan (tema) GKM sangat luas meliputi bahan, proses, produk, lingkungan dan lain-lain. Tema perbaikan / objek dapat berasal dari anggota gugus, fasilitator, ketua GKM atau pimpinan perusahaan / organisasi. Penerapan GKM secara konsisten pada perusahaan akan sangat bermanfaat bagi semua pihak, antara lain : -
Perbaikan mutu dan peningkatan nilai tambah Peningkatan produktivitas sekaligus penurunan biaya Peningkatan kemampuan menyelesaikan pekerjaan sesuai target Peningkatan moral kerja dengan mengubah tingkah laku Peningkatan hubungan yang serasi antara atasan dan bawahan Peningkatan ketrampilan dan keselamatan kerja Peningkatan kepuasan kerja Pengembangan tim (gugus kendali mutu)
PENGERTIAN GKM
PROSES
ADVISOR
Pimp. Perusahaan Ka. Produksi
GKM-IK FASILITATOR
TEMA MASALAH Tema/Masalah
dipecahkan Oleh
yang ingin
-
GKM
Aparat Depperindag Pusat Aparat Kanwil
anggota GKM
Oleh Fasilitator Oleh
pimp. perusahaan
ANALISA MASALAH -
Oleh
anggota GKM Dibantu fasilitator
-
CARA PEMECAHAN
Anggota GKM Dibantu fasilitator REVIEW C AR A PEME CAHAN
Fasilitator Pimpinan perusahaan
PERSETUJUAN PELAKSANAAN
Pimpinan Perusahaan Fasilitator
1.
SARANA PENGENDALIAN MUTU
Dalam pelaksanaan kegiatan pengendalian mutu, GKM memutar roda Deming (PDCA) dan melakukan 8 langkah dan 7 alat secara berkesinambungan yaitu : a.
DELAPAN LANGK AH Delapan Langkah yang digunakan meliputi : P berarti ³Planning´ (perencanaan) meliputi 4 langkah yaitu : L1
: Menentukan pokok masalah
L2
: Membahas penyebab
L3
: Menguji Penyebab
L4
: Menyusun rencana penanggulangan
D berarti ³Do´ (pelaksanaan) meliputi 1 langkah yaitu : L5
: Pelaksanaan penanggulangan
C berarti ³Check´ (meneliti hasil) meliputi 1 langkah yaitu : L6
: Meneliti hasil
A berarti ³Action´ (tindakan) meliputi 2 langkah yaitu : L7
: Standarisasi
L8
: Langkah berikutnya URUTAN DAN KETE RKAITAN ANTAR LANGKAH
Langkah 8
Langkah 1
Memilih persoalanersoalan berikut i
Menentukan
pokok persoalan
k
k
Langkah 7 Menetapkan Standarisasi i
k
Langkah 6 Mengevaluasi hasil
k
Langkah 2 -----------------------
Mencari
Penyebab i k
Langkah 3 Menentukan
Penyebab Utama
i k
k
Langkah 5
Pelaksanaan rencana penanggul ngan
-* --------
------
Langkah 4 Membuat
rencana penanggula ngan
b.
TUJUH Tujuh
ALAT
alat yang digunakan meliputi :
1) Check Sheet aatau Lembar Pengumpul Data Check Sheet adalah merupakan alat yang mutlak diperlukan bagi mereka yang melaksanakan penelitian dan pengendalian kualitas atau kuantitas barang ataupun jasa. Karena dari data yang didapat /dikumpulkan dapat mengambil suatu gambaran, kesimpulan ataupun keputusan yang akurat. Tanpa mempunyai data membuat pengambilan kesimpulan/keputusan ataupun rencana tindakan hanya berdasarkan kira-kira saja, sehingga bukan suatu yang mustahil akhirnya kesimpulan/keputusan akan jauh dari yang diharapkan. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat Check Sheet, antara lain : -
Sasarannya harus jelas Keterangan yang diperlukan memenuhi sasaran Dapat diisi dengan mudah dan cepat Dapat disimpulkan dengan cepat
Secara umum Check Sheet dibagi dalam 3 jenis dengan fungsinya masing-masing : a) Check Sheet Suatu lembaran yang berisi bahan-bahan keterangan yang telah ditentukan sasaran/keperluannya dengan kolom jumlah/ukuran barang atau kegiatan yang diperiksa dengan penentuan waktu yang teratur ataupun bebas. Fungsi Check Sheet : -
untuk menghitung jumlah produksi/jasa yang dihasilkan untuk menghitung kerusakan/kesalahan produk yang dibuat untuk mengukur bentuk (panjang/volume hasil produksi) untuk mengukur keadaan/kondisi alat/hasil produksi untuk mengukur waktu proses pekerjaan
b) Check List Suatu lembaran yang berisi bahan-bahan keterangan yang telah ditentukan sasaran/keperluannya, kegiatan yang dicocokkan keberadaanya/jumlahnya dengan penentuan waktu yang tertentu
Fungsi Check List -
untuk mencocokkan ukuran hasil produksi dengan standar untuk mencocokkan jumlah pengiriman dengan pesanan untuk mencocokkan barang dengan jumlah yang dibawa/dikirim untuk mengontrol jenis barang yang dibeli
c) Check drawing Suatu lembaran yang berisi gambar barang yang telah ditentukan untuk diperiksa keadaannya dan setiap barang menggunakan lembar yang berbeda. Fungsi Drawing : -
untuk menunjukkan posisi/lokasi kerusakan untuk mencocokkan posisi pemasangan bagian barang produksi untuk pengontrolan lokasi masalah yang akan/telah diselesaikan
Contoh Check Sheet : No 1 2 3
Jenis Cacat Logo Jahitan Jumlah
2)
MI
6
20 34
MII
8
MIII
25 41
6 30 12 48
MIV
5 20 12 37
Jumlah 25 95 40 160
Ket
Diagram Pareto
Diagram Pareto adalah kombinasi dua macam bentuk grafik yaitu grafik kolom dan grafik garis, berguna untuk : -
menunjukkan masalah utama/pokok masalah
-
menyatakan perbandingan terhadap keseluruhan
-
menunjukkan perbadingan masalah sebelum dan sesudah perbaikan
masing-masing
masalah
Langkah-langkah pembuatan Diagram Pareto Langkah
Tentukan
1:
diklasifikasikan
bagaimana menurut
data
harus
pelaksanaan
pekerjaan. Langkah
2:
Tentukan
periode waktu yang diperlukan untuk mempelajari dan buat lembar isian (check sheet) yang mencakup periode waktu dari semua klasifikasi data yang mungkin, kemudian kumpulkan datanya.
Langkah 3 : Untuk tiap kelompok hitunglah data untuk seluruh periode
waktu dan catatlah jumlah totalnya Langkah 4 :
Gambarlah
Langkah 5:
Gambar
Langkah 6:
sumbu horizontal dan vertical pada secarik kertas grafik. Bagilah sumbu horizontal ke dalam bagian yang sama, satu bagian untuk tiap kelompok. Skala sumbu vertical dibuat sedemikian rupa sehingga titik puncak sumbu vertical tersebut menggambarkan suatu jumlah yang sama dengan jumlah total dari semua kelompok. data ke dalam bentuk kolom. Mulailah dari sisi sebelah kiri dari grafik tersebut dengan kelompok yang semakin kecil. Bilamana ada kelompok yang disebut ³lain-lain³ gambarkanlah kelompok itu pada bagian yang paling akhir setelah kelompok yang paling kecil
Gambarlah
garis komulatif. Mulailah dengan menggambar garis diagonal memotong kolom yang pertama, dengan dimulai dari dasar pada sudut kiri (titik nol). Dari bagian atas sudut kanan pada kolom pertama, lanjutkan garis ini ke arah yang baru dengan menggerakkannya kearah kanan yang jaraknya sama dengan tinggi kolom kedua, dari titik tersebut tariklah
garis lurus arah kanan
GKM
untuk ruas berikutnya , teruskan ke dengan jarak yang sama
dengan lebar kolom dan menuju ke atas dengan jarak yang sama dengan tingginya kolom ketiga. Ulangi terus sampai ujung sudut kanan paling atas dari grafik tercapai. Tingginya garis komulatif pada titik ini menggambarkan jumlah data yang telah dikumpulkan Langkah 7: Buat sumbu vertical yang lain di sebelah kanan grafik, dan
buat skala dari 0 ± 100 %. Akhir dari garis komulatif adalah pada titik yang betuliskan 100%. Tambahkan
keterangan pada diagram pareto tersebut.
Langkah 8: Jelaskan siapa yang telah mengumpulkan data tersebut ,
kapan dan dimana, serta tambahan informasi apa saja yang penting untuk mengidentifikasi data. Tuliskan tanggal pembuatan diagram pareto tersebut, nama anggota gugus yang bertanggung jawab atas persiapan diagram tersebut. Contoh Diagram Pareto Data pada Check Sheet dibuat Stratifikasi : No
Jenis Cacat
Jumlah
%
% Komulatif
2
Jahitan
95
60
60
3
Anyaman
40
25
85
1
Logo
25
15
100
160
100
Jumlah
100%
160 95
85%
60%
40 25
0
2
3
1
Jenis cacat : 1. Logo 2. Jahitan 3. Anyaman
3) Diagram Sebab Akibat ( Fishbone Diagram)
Disebut juga ³ Grafik Tulang Ikan´, yaitu diagram yang menunjukkan sebab akibat yang berguna untuk mencari atau menganalisa sebabsebab timbulnya masalah sehingga memudahkan cara mengatasinya. Penggunaan Analisis Sebab Akibat : -
Untuk mengenal penyebab yang penting Untuk memahami semua akibat dan penyebab Untuk membandingkan prosedur kerja Untuk menemukan pemecahan yang tepat Untuk memecahkan hal apa yang harus diilakukan Untuk mengembangakan proses
Langkah-langkah membuat diagram Sebab Akibat Langkah 1: Gambarlah
sebuah garis horizontal dengan suatu tanda panah pada ujung sebelah kanan dan suatu kotak didepannya. Akibat atau masalah yang ingin Dianalisis ditempatkan dalam kotak AKIBAT
Langkah
2: Tulislah
penyebab utama (manusia, bahan, mesin dan metoda) dalam kotak yang ditempatkan sejajar dan agak jauh dari garis panah utama. Hubungan kotak tersebut dengan garis panah yang miring ke arah garis panah utama. Kadang-kadang mungkin, atau mungkin diperlukan untuk menambahkan lebih dari empat macam penyebab utama.
Metode
Mesin
Metod
e
Langkah 3:
Tulislah
penyebab kecil pada diagram tersebut di sekitar penyebab utama, yang penyebab kecil tersebut mempunyai pengaruh terhadap penyebab utama. Hubungkan penyebab kecil tersebut dengan sebuah garis panah dari penyebab utama yang bersangkutan
Beberapa pokok yang perlu diingat adalah sebagai berikut : a) Perlu adanya partisipasi dari semua anggota gugus, dan semua anggota harus benar-benar ikut terlibat didalam menganalisis penyebabnya b) Harus diperoleh sejumlah ide (penyebab) c) Harus didorong untuk melakukan acara secara bebas d)
Tidak
diperkenankan untuk mengeritik
e) Penyebab tersebut harus terkumpul lebih dahulu sebelum sesorang mengambil tindakan pemecahan. Seringkali semua informasi ide ditulis pada sebuah papan tulis yang besar dan disajikan untuk dipertimbangkan dalam waktu seminggu guna memberikan kesempatan kepada mereka untuk menambah beberapa penyebab yang mungkin masih ada pada diagram tersebut seperti yang terlintas dalam pemikiran mereka. f) Para anggota diminta untuk memberi tanda atau memilih penyebab yang mereka rasakan paling penting. 4) Histogram
Histogram adalah bentuk dari grafik kolom yang memperlihatkan distribusi yang diperoleh bila mana dat dalam bentuk angka telah terkumpul. Meskipun suatu histogram dibuat berdasarkan contoh data, namun tujuannya adalah untuk memberikan saran mengenai kemungkinan distribusi keseluruhan data (populasi) yang contoh datanya diambil. Dalam Histogram, nilai dari peubah berkesinambungan digambarkan pada sumbu horizontal yang dibagi dalam kelas atau sel yang mempunyai ukuran sama. Biasanya ada satu kolom untuk tiap kelas dan tingginya kolom menggambarkan jumlah terjadinya nilai data dalam jarak yang digambarkan oleh kelas. Histogram ini dipakai untuk menentukan masalah dengan melihat bentuk dan sifat dispersi dan nilai rata-rata.
Langkah-langkah pembuatan Histogram Langkah
1: Kumpulkan
data sekurang-kurangnya 30 sampai 50 dan sedapat-dapatnya lebih, makin banyak datanya makin banyak kesimpulan yang disarankan oleh data itu dapat dipercaya
Langkah
2:
Carilah nilai frekuensi yang terbesar (L) dan nilai frekuensi yang terkecil (S) dan kurangi untuk memperoleh bidang yang dicakup (jarak) : R= L ± S
Langkah 3 :
Menentukan
jumlah kelas data dapat digunakan dengan rumus Sturges yaitu : k = 1 + 3.322 log n
Atau k ¥n, dimana k harus dijadikan bilangan bulat k = jumlah kelas n = jumlah frekuensi / angka yang terdapat dalam data Langkah 4: Untuk memperoleh interval kelas atau panjang kelas
adalah dengan jarak dibagi jumlah kelas Jarak i = ----------------k Langkah 5:
Tentukan
batas kelas, batas kelas ini merupakan kelipatan berurutan dari ukuran kelas. Angka yang paling kecil adlaah kurang dari pada atau sama dengan nilai contoh yang terkecil
Langkah 6 : Buat lembar hitungan (tally sheet) dengan memasukkan
data angka ke dalam kelas yang telah ditentukan. Setelah pemasukan angka-angka sedemikian selesai, hitung jumlah frekuensi data pada setiap kelas.
Gambarlah
garis mendatar dan garis tegak pada selembar
Langkah 7: kertas grafik. Pada garis horizontal, tunjukkan semua
batas kelas dengan beri tanda ³X´ pada jarak yang sama. Periksalah lembar hitungan untuk mencari jumlah tanda hitungan yang terbanyak pada suatu kelas tertentu dan gambarkan skalanya pada garis tegak sesuai dengan itu. Pindahkan data dari lembar hitunga n ke kertas grafik
Langkah 8: dengan menggambar satu kolom pada setiap kelas yang
tinggi kolomnya sebanding dengan jumlah tanda hitungan yang ada di kelas tersebut. Tambahkan
suatu catatan pada histogram tersebut, yang
Langkah 9: menunjukkan siapa yang mengumpulkan data kapan dan
dimana, serta masukkan informasi tambahan apa saja yang diperlukan untuk pengenalan data tersebut. Cantumkan 5) Diagram Tebar (Scatter Diagram) Menggambarkan
hubungan antara dua data yang dipetakan dalam suatu diagram. Diagram tebar digunakan sebagai alat penguji hubungan antara sebab dan akibat. Langkah-langkah pembuatan Diagram Tebar Langkah 1: Langkah
Kumpulkan
data dan masukkan dalam table
2: Gambarkan
Langkah 3:
sumbu tegak dan sumbu datar beserta skala dan keterangannya
Ganbarkan
titik-titik koordinat data tersebut
6) Grafik Grafik
adalah kumpulan data yang dinyatakan dalam bentuk gambar secara sistematis Gunanya
a)
grafik :
Mempermudah,
memperjelas
serta
mempercepat
pembacaan data b) Dapat memaparkan data yang lalu dan data yang baru sekaligus c) Dapat melihat dengan jelas perbadingan dengan data lain yang berhubungan d) Untuk membantu/mempermudah pengambilan keputusan
manganalisa
dalam
Berbagai jenis grafik digunakan, yang pemakaiannya tergantung pada tujuan analisis. Jenis-jenis grafik adalah : a) b) c)
Grafik Garis
(Line Graph) Grafik Kolom/Balok (Bar Graph) Grafik Lingkaran (Circle Graph)
Langkah-langkah pembuatan grafik : Langkah
1: Kumpulkan
sejumlah data, tentukan jumlah datanya dan sebutkan sumber datanya.
Langkah
2: Temukan
frekuensi data maksimum dan minimumnya
Langkah 3: Cantumkan secara jelas keterangan yang menunjukkan
nama data (data dari apa) Langkah 4: Cantumkan waktu/periode pengumpulan data, dalam
periode yang sama dan kontinyu Langkah 5 : Cantumkan secara jelas penunjukkan/ukuran skala/unit
baik untuk sumbu tegak maupun sumbu datar (untuk grafik garis/balok) Langkah 6 : Petunjuk skala(garis kecil) terletak dibagian dalam sumbu
grafik
PENGERTIAN GKM
PENGGUNAAN LANGKAH KEGIATAN
1
Menentukan
Pokok Permasalahan
2
Membahas
3
Menguji
4
Rencana Perbaikan
5
Penanggulangan
URAIAN KEGIATAN
TUJUAN
Untuk menentukan tema yang akan dibahas
Penyebab
Sebab
8 LANGKAH DAN 7 ALAT
-
Buat check sheet, kumpulan
-
Stratifikasi data
data
-
Stratifikasi
-
Menguji
-
Buat check sheet, kumpulan data untuk uji sebab
-
yang sedang dibahas
kebenaran ______ ^.
-
Melaksanakan
-
direncanakan
7
Standarisasi
Membakukan
8
Masalah
Merencanakan
sesuai L5
Buat rencana perbaikan yang memenuhi 5 W + 1 H
apa yang telah
prosedur proses
selanjutnya
kegiatan
-
Sumbang saran untuk menganalisa sebab akibat
Penyebab dengan data rencana guna mengatasi penyebab Membuat
hasil antara sebelum dan sesudah Langkah Perbaikan
Berikut
Check Sheet
Mencari penyebab dari problem
Mengkonfirmasi
Evaluasi Hasil
-
Pareto diagram - Diagram tulang ikan atau fish bone diagram
Melakukan perbaikan sesuai dengan rencana Gambarkan
caranya / Buat check sheet, kumpulkan data
-
6
ALAT YANG DIPAKAI
Buat pareto sebelum dan - membuat standar kerja/flow process/Bakayoke (Anti salah) -
-
-
Check sheet Pareto dia ram
Matriks ----------».
permasalahannya _ Mengapa ditanggulangi _ Bagaimana _ Kapan _ - Penjelasan dengan gambar/uraian tindakan yang dilaksanan -
Check sheet
-
Pareto diagram
- Kalimat perintah cerminan L4
Membuat jadwal rencana kegiatan dan pilih pokok permasalahan selanjutnya
-
Direktorat J enderal I ndustri K ecil M enengah Departemen P erindustrian
16
KETERKAITAN 8 LANGKAH DENGAN 7 ALAT TERHADAP KONSEP PDCA TEKNIK-TEKNIK PEMECAHAN M ASALAH
DELAPAN LANGK AH L1 - L8
apa
PD CA
TUJUH ALAT
- A7
A1
KETERKAITAN 8 LANGKAH DENGAN 7 ALAT TERHADAP KONSEP PDCA TEKNIK-TEKNIK PEMECAHAN M ASALAH
DELAPAN LANGK AH L1 - L8
L 1 L 2 L 3 L 4 L 5 L 6 L 7 L 8
TUJUH ALAT
PD CA
- A7
A1
PLAN : L1 : A1 ± A2 ± A3 A5 ± A7 L2 : A4 ± A2 L3 : A2 ± A3 ± A6 L4 : 5W + 1H ± A1 DO :
L5 : LAKSANAK AN L4
CHECK :
L6 : A3 ± A5 ± A7
ACTION :
L7 + L8 : A1 ± A3
1.
M ASALAH T ERPECAHK AN
2.
M ASALAH
3.
SIAP MENGG ARAP M ASALAH BERIKUTNYA
SERUPA T AK TERULANG LAGI
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
CHECK SHEET & GRAFIK ST ATIFIK ASI DIAGRAM PARETO DIAGRAM SEBAB AKIBAT HISTOGRAM SCATER DIAGRAM CONTROL CHART
Direktorat J enderal I ndustri K ecil M enengah Departemen P erindustrian PENGERTIAN GKM
2. PERANGKAT
GKM
Perangkat-perangkat GKM adalah Fasilitator, Ketua GKM, Anggota dan Pimpinan Setiap Organisasi. perangkat tersebut mempunyai tugas dan fungsi masing-masing sebagai berikut a. Fasilitator
Fasilitator adalah seorang pembimbing dalam memecahkan persoalan/masalah yang dihadapi dan sekaligus meribah sikap mental para karyawan khususnya anggota GKM diperusahaan yang bersangkutan, agar para karyawan menyadari sepenuhnya bahwa seluruh karyawan wajib menjaga dan meningkatkan mutu produk dari perusahaannya. Tugas
utama yang harus dilakukan oleh seorang fasilitator adalah : 1)
Memilih
objek perusahaan industri/pedagang kecil untuk komoditi tertentu, kemudian membentuk dan membimbing GKM yang telah dipilihnya
2) Mengarahkan aktivitas GKM dalam berbagai tahap yaitu : a) b) c) d) e) 3)
Permulaan Latihan Pengembangan Pendewasaan Penutupan
Membimbing
mengadakan
untuk pertemuan
GKM
17
k e l o m p o k s e c a r a p e r i o d i c s e k u r a n g k u r a n g n y a s e k
ali dalam satu minggu guna mencari masalah pokok dan mencari pemecahan masalah tersebut hingga tuntas. 4)
Memberikan
cara-cara
menetapkan judul/masalah, mencari penyebab (diagram tulang ikan), pemecahan masalah (8 langkah 7 alat), pembuatan risalah dan presentasi 5)
Memberikan
saran-saran pemecahan masalah apabila terjadi kemacetan
6)
Mencari
ide-ide
7)
Melakukan
evaluasi terhadap penyempurnaan/seleksi kelompok tindak lanjut program selanjutnya.
8)
Mengorganisir
9)
Mendampingi
10)
Membuat laporan kegiatan GKM
hasil GKM dalam rangka GKM, dan untuk melaksanakan
pertemuan-pertemuan informal kelompok
GKM
selama mengikuti Konvensi. kepada Koordinator Fasilitator
Seorang Fasilitator adalah yang telah memperoleh pelatihan Fasilitator dan memiliki pengetahuan tentang pekerjaan dalam organisasi perusahaan industri/perusahaan dagang, antara lain : 1) 2) 3) 4) b.
Operasi
dari perusahaan industri/dagang Jasa produksi Hubungan dengan penjualan/pembelian Manajemen perusahaan
Ketua Gugus, dengan tugas :
1)
Membuat
rencana untuk pertemuan
2)
Membangkitkan
3)
Menyimpulkan
4)
Menjaga
5)
Menyimpulkan
semangat kegiatan kelompok
kontinuitas kerja kelompok dengan cara memelihara koordinasi yang harmonis hal apa yang harus dilakukan untuk pertemuan
berikutnya 6)
Bertanggung jawab atas catatan-catatan kegiatan kelompok yang dipimpinnya dengan menggunakan sebuah agenda (Recording & Filling) dan membuat segala sesuatunya menjadi jelas dengan menggunakan flip charts
7)
Bekerja berdasarkan masalah para anggota dan kritik terhadap kelompok
8)
Menjaga
agar rapat-rapat berjalan dalam jalur (tata tertib) yang betul
9)
Menjadi
perantara utama ( Key Link) antara kepentingan anggota kelompok dan atasan (manajemen).
10) Bertanggungjawab atas kekompakan kelompok. 11)
Mengatur
waktu secara baik serta memulai dan mengakhiri pertemuan tepat pada waktunya
12) Perlihatkan kesungguhan hati dan perhatian yang penuh terhadap proses kendali mutu c.
Anggota Gugus, dengan tugas :
1)
Menghadiri
semua pertemuan kelompok dan menyenangi
pekerjaan
d.
2)
Mempelajari
metoda statistik dalam rangka penerapan Delta (8 langkah dan 7 alat).
3)
Hadir dalam setiap pertemuan tepat pada waktunya serta mengikuti peraturan tata tertib dan kebijaksanaan GKM
4)
Berpartisipasi aktif dalam memecahkan masalah
5)
Mempromosikan
program baru masuk gugus
dan membantu menarik anggota
GKM
Pimpinan Organisasi
Peranan Pimpinan organisasi adalah sebagai pengarah yang meliputi kegiatan : 1)
Memberi
pengarahan kepada karyawan tentang manfaat mempromosikan program GKM
2)
Menentukan
3)
Menyusun
4)
Memberikan
5)
Mendorong
6)
Memilih
7)
Memotivator seluruh kegiatan GKM
arah dan tujuan pembentukan
GKM
wadah organisasi dan menyiapkan sarana petunjuk pelaksanaan
kegiatan-kegiatan
GKM
GKM
dan mengangkat fasilitator
GKM
GKM
dan
8)
Menghadiri
pertemuan dan meninjau secara tetap
9)
Menjaga
10)
Mendapatkan
11)
Menilai
agar program tetap menarik dan menyenangkan bagi anggota gugus bahan latihan dan menambahkan bahan baru untuk mempertinggi pengetahuan/wawasan bagi para anggota GKM dan memberikan hadiah dan penghargaan
