ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS ORIGEN
La administración por objetivos (APO) o administración por resultados constituye un modelo administrativo bastante difundido y plenamente identificado en el espíritu pragmático y democrático de la teoría neoclásica. Su aparición es reciente: en 1954, Pete Pe terr f. druc drucke ker, r, co cons nsid ider erad ado o el crea creado dorr de la APO, APO, publ public ico o un libr libro o en que que la caracterizo por primera vez. Existe Existen n dificu dificulta ltades des al remont remontars arse e al orige origen n de la histor historia ia de la admini administr straci ación. ón. Algunos escritores, remontan el desarrollo de la administración a los comerciantes sumerios y a los egipcios antiguos constructores de las pirámides pirámides,, o a los métodos organizativos de la Iglesia y las milicias antiguas. Sin embargo, muchas empresas preindu indust stri riale ales, s, dada dada su esca escala la pequ pequeñ eña, a, no se sent sentían ían obli obliga gada dass a hace hacerr fren frente te sistemáticamente a las aplicaciones de la administración. Las innovaciones tales como la extensión de los números árabes (entre los siglos V y XV) y la aparición de la contabilidad de partida doble en 1494 proporcionaron las herramientas para el planeamiento y el control de la organización, y de esta forma el nacimi nacimient ento o formal formal de la admini administr straci ación. ón. Sin embarg embargo o es en el Sig Siglo lo XI XIX X cuando apar aparec ecen en las las prim primer eras as publ publica icaci cion ones es dond donde e se habl hablab aba a de la admi admini nist stra raci ción ón de manera científica, y el primer acercamiento de un método que reclamaba urgencia dada la aparición de la revolución industrial. industrial. La administración por objetivos surgió como método de evaluación y control del desempeño de áreas y organizaciones en rápido crecimiento. Constituyo un criterio financiero de evaluación y control.
CARACTERISTICAS DE LA APO
La APO es una una técnica de dirección de esfuerzos esfuerzos a través del planteamiento, y control admini administr strati ativo vo fundam fundament entado ado en el princi principio pio de que para para alcanz alcanzar ar result resultado adoss la organización necesita antes definir en que negocio esta actuando y a donde pretende llegar. Inicialmente se establecen los OBJETIVOS ANUALES de la empresa, formulados sobre la base de un plan de OBJETIVOS A LARGO PLAZO que pueden ser quincenales y los objetivos de cada gerente o departamento con base en los OBJETIVOS ANUALES de la empresa. La APO es un proceso por el cual los gerentes, SUPERIOR y SUBORDINA SUBORDINADO, DO, de una organizac organización ión identifica identifica objetivos objetivos comunes, definen las area areass de resp respon onsa sabi bili lida dad d de ca cada da uno uno en térm términ inos os de resu result ltad ados os espe espera rado doss y usan usan objeti objetivos vos como guias guias para para la opera operació ción n de los negocio negocios. s. En rea realid lidad ad la APO APO es un sistema dinamico que integran la necesidad de la compañía de alcanzar sus objetivos de lucro y crecimiento a la par de la necesidad del gerente de contribuir para su propio desarrollo. La APO ayuda a definir las metas en un método definido entre el administrador y el superior, analizando el resultado final con los resultados esperados. En resumen la APO presenta las siguientes características: 1. Establecim Establecimiento iento conjunto conjunto de objetos objetos entre entre e objetivo objetivo y su superior: superior: esto es que la participac participación ión del ejecutivo ejecutivo y el superior superior en el establecimi establecimiento ento de objetivos, objetivos, puede
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ser en la participación de audiencias y reuniones hasta la posibilidad de iniciar la propuesta de restructuración del trabajo con relativa al desarrollo del plan. Esta Establ bleci ecimi mien ento to entr entre e objet objetiv ivos os para para ca cada da depa depart rtam amen ento to o posi posici ción ón:: es en si determinar el resultado que un gerente en determindado cargo debera alcanzar en un plazo determinado el RANGO DE DESEMPEÑO. Interrela Interrelacion cion de los objetos objetos departamen departamentales tales:: es correlacio correlacionar nar los objetivos objetivos de vari varios os órga órgano noss o gere gerent ntes es invo involu lucr crad ados os aunq aunque ue no todo todoss los los obje objeti tivo voss esté estén n apoyados en los mismos principios básicos. Elaboración de planes tácticos y de planes operaciones con énfasis en la medida y el contr control: ol: aparti apartirr de los objeti objetivos vos depart departame amenta ntales les traza trazado doss el eje ejecut cutivo ivo o su supe superi rior or obti obtien enen en la apro aproba baci ción ón de su supe superi rior or elab elabor oran an los los plan planes es táct táctic icos os adecuados para alcanzar aquellos objetivos departamentales. Continua Continua evaluación evaluación,, revisión revisión y reciclaje reciclaje de los planes: revisión revisión de planteamie planteamiento nto glob global ales es,, el plan plan táct táctic ico o de ac acue uerd rdo o co con n el ejec ejecut utiv ivo, o, revi revisi sión ón de el objet objetivo ivo departamental y se repite la secuencia. Participac Participación ión actuante de la dirrecion: dirrecion: la mayor mayor parte parte de los sistemas sistemas de la APO involucran mas al superior que al subordinado, establece los objetivos, los mide y evalua el progreso este proceso se conoce mas como control por objetivos. Apoyo Apoyo intens intenso o del staff staff durant durante e los primeros primeros periodos periodos:: la APO, APO, requie requiere re de un apoyo de staff previamente entrenados y capacitados. El enfoque de “hágalo usted mism mismo” o” no es ac acon onse sejab jable le en APO APO pues pues exig exige e co coor ordi dina naci ción ón e inte integr grac ació ión n de esfuerzos lo que puede ser hecho por el staff. FIJACIÓN DE OBJETIVOS
UN objetivo es un enunciado escrito de los resultados que se pretenden alcanzar un periodo determinado. El objetivo debe ser cuantificable, un poco difícil de alcanzar pertinente pertinente y determinad determinado o y compatible compatible.. Un objetivo es una declaración declaración escrita, un enunci enunciado ado,, una una frase, frase, un conjun conjunto to de número números. s. En la medida medida en que sea posibl posible, e, números. La casi totalidad de objetivos es cuantificada. En la fijacion delos objetivos, se debe considerar los sig aspectos a) La expresió expresión, n, “objet “objetivo ivo de la empresa empresa es” rea realme lmente nte impropi impropia a la empres empresa a es algo inanimado, y en consecuencia no tiene objetivos, metas o planes. b) Los objetivos objetivos son fundamental fundamental mente mente necesidades necesidades a satisfacer satisfacer.. Los objetivos de la empresa pueden representar exclusivamente las necesidades vistas por el líder c) Lo Loss subo subord rdin inad ados os y demá demáss func funcio iona naro ross tien tienen en una una seri serie e muy muy gran grande de de
necesidades personales.. d) Los objeti objetivos vos y las metas metas person personale aless son siempre siempre idéntic idénticos os a los objetiv objetivos os y metas de la empresa La importancia de los objetivos pueden ser evaluadas por los sig. Aspectos :
a) Los Los obje objeti tivo voss prop propor orcio ciona nan n a la orga organi niza zaci ción ón una una dire direct ctri rizz prec precis isa a en el sentido de una finalidad común b) Prov Provoc ocan an el trab trabaj ajo o en equi equipo po y pued pueden en ser ser util utiliz izad ados os para para eli elimi mina narr las las tendencias egocéntricas c) Sirven Sirven de base segura segura para para verificar verificar el valor de las metas metas y de los planes y ayudan a evitar errores ala omisión d) Hacen mayores mayores las las posibilidade posibilidadess de prevención prevención del futuro futuro e) Muchas Muchas veces los los recursos recursos son escaso escasoss o mal ubicados. ubicados. PLANEAMIENTO ESTRATEGICO Y PLANEAMIENTO TACTICO
Concepto de estrategia y de táctica La movilización de todos los recursos de la empresa en el ámbito global tratando de alcanzar objetivos a largo plazo. Táctica es un esquema específico de empleo de recursos dentro de una estrategia general. La diferencia básica entre estrategia y táctica reside en los siguientes aspectos: en prim primer er luga lugar, r, la estr estrat ateg egia ia se refi refier ere e a la orga organi niza zaci ción ón para para alca alcanz nzar ar obje objeti tivo voss orga organi niza zaci cion onal ales es glob global ales es,, la táct táctic ica a se refi refier ere e a uno uno de sus sus co comp mpon onen ente tess para para alcanzar objetivos departamentales. En segundo lugar, la estrategia se refiere a objetivos situados a largo plazo y la táctica se refiere a objetivos situados en el mediano y corto c orto plazo. En tercer lugar, la estrategia es definida por la alta a administración, y la táctica es responsabilidad de la gerencia de cada departamento o unidad de la empresa. Comparación entre estrategia y táctica ESTRATEGICA TACTICA ENVUELVE A TOTALIDAD
LA
ORG
COMO
UNA SE REFIERE A CADA DEPTO. O UNIDAD DE ORGANIAZCION
ES UN MEDIO PARA ALCANZAR ES UN MEDIO PARA ALCANZAR OBJETIVOS ORGANIZACIONALES ORGANIZACIONALES OBJETIVOS DEPARTAMENTALES DEPARTAMENTALES ES ORIE ORIENT NTAD ADA A A LARG LARGO O PL PLAZ AZO O
ES ORIE ORIENT NTAD ADA A PARA PARA EL MEDI MEDIAN ANO O Y CORTO PLAZO
ES DECIDIDA POR LA ALTA ES DE LA RESP RESPON ONSA SABI BILI LIDA DAD D DE CADA CADA ADMINISTRACION ADMINISTRACION DE LA ORANIZACION GERE GERENT NTE E DE DEPT DEPTO. O. O UNID UNIDAD AD DE LA ORGANIZACIÓN.
Ansoff propone categorías de estrategia, que cada empresa se encuentra que se diri dirige ge a dete determ rmin inad ados os obje objeti tivo voss a larg largo o plaz plazo. o. Su tipo tipolo logí gía a de estr estrat ateg egia iass es la siguiente:
a) Máximo rendimiento actual: es una estrtegia que tiende a extraer el máximo de
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su activo y a elevar al máximo la liquidez de caja, visualizando únicamente sobrevivir para producir rendimento. Utilidades de capital: es un estrategia que tiende a obtener lucratividad a corto plazo,descartando los objetivos a largo plazo, con el fin de crear una imagen públic pública a de empres empresa a en rápido rápido crecim crecimien iento. to. Las empres empresas as preten pretenden den atraer atraer capital o atención. Liquidez Liquidez de patrimonio: patrimonio: es una estrategia estrategia que atrae comprado compradores, res, procurand procurando o demostrar demostrar elevada flexibilida flexibilidad d patrimon patrimonial, ial, aún con baja rentabilidad. rentabilidad. Es típica de em empr pres esa a que que pret preten ende den n abri abrirr su capit capital al o fusi fusion onar arse se co con n otro otross grup grupos os empresariales. Resp Re spon onsa sabi bili lida dad d soci social al:: es una una estr estrat ateg egia ia que que demu demues estr tra a un inte intere ress en cuestiones civiles o nacionales, con las cuales sus intereses están identificados. En las empresas fabricantes de papel que hacen campañas de protección a las reservas forestales, protegiendo sus intereses a largo plazo. Filant Filantro ropia: pia: es una estrat estrategi egia a la cual la empre empresa sa comprome compromete te recursos recursos a obje objeti tivo voss no ec econ onom omic icos os o inst instit ituc ucio ione ness no lucr lucrat ativ ivas as ( co como mo fund fundac acio ione ness cientificas o humanitarias). Actitud Actitud para con con los riesgos: riesgos: es una estrateg estrategia ia dirigida dirigida a la reducció reducción n de riesgos riesgos del negocio, así esto reduzca también el volumen de las utilidades. Es el caso de una administración vieja que pretende perpetuarse en el poder. La APO se fundamenta en el planeamiento estrategico de la empresa y en los planes tácticos de los diversos departamentos o unidades de la empresa. PLANEAMIENTO ESTRATEGICO ESTRATEGICO El planea planeamie miento nto estrat estrategi egico co se refier refiere e a la manera manera por la cual cual una empresa empresa pretende aplicar una determinada estrategia para alcanzar sus objetivos. Es generalmente un planeamiento global y a largo plazo.
La elaboración del planeamiento estrategico son cuatro fases: a) Formu Formulac lacion ion de los objet objetivo ivoss organ organiza izacio cional nales es a ser alcanz alcanzado ados: s: La empre empresa sa escoge los objetivos globales que pretende alcanzar a largo plazo y define el orden de importancia y de prioridad de cada uno en una jerarquia de objetivos. b) Analisis interno de la fuerzas y limitaciones de la empresa: se trata de un analisis organ organiza izacio cional nal o de un analis analisis is de las condic condicion iones es intern internas as que permit permita a una evaluacion de los principales puntos fuertes y puntos debiles que la empresa. Los puntos fuertes constituyen las fuerzas propulsoras de la empresa que facilitan el alcanc alcance e de los objeti objetivos vos organ organiza izacio cional nales es y los puntos puntos debile debiless consti constituy tuyen en las limitaciones y fuerzas restrictivas que dificultan o impiden el alcance de aquellos objetivos. Ese analisis interno conlleva lo siguiente: •analisis de los recursos (recursos financieros,maquinas,equipos,etc.) financieros,maquinas,equipos,etc.) que la empresa dispone o puede disponer para sus sus operaciones operaciones actuales o futuras. futuras. •analisis de la estrutura organizacional de la empresa
•evaluacion •evaluacion del desempeño de la empresa, empresa, en terminos terminos de resultado resultadoss de lucratividad c) Anali Analisi siss exte extern rno o del del me medi dio o am ambi bien ente te:: se trat trata a de un anal analis isis is del del am ambi bien ente te externo, o de las condiciones externas externas que rodean la la empresa y que le imponene desafios y oportunidades. Analisis externo generalmente contiene: •mercados cubiertos por la empresa e mpresa •competencias •factores externos d) Formu Formulac lacion ion de las altern alternati ativas vas estrat estrategi egicas cas:: el planea planeamie miento nto estrat estrategi egico co se busca fomular las diferentes alternativas posibles de estrategias ode medios que la empresa puede adoptar para alcanzar mejor los objetivos organizacionales. e) Las altern alternati ativas vas estrat estrategi egicas cas consti constituy tuyen en los cursos cursos de acción acción futura futura que la empresa pueda adoptar para alcanzar sus objetivos globales. El planeamiento estrategico de una empresa se refiere al producto. Principales decisiones incluidas en un planeamiento estategico: •las actividades escogidas •el mercado visualizado por la empresa ,o sea, los consumidares o clientes que la empresa pretende cubrir con sus productos. •las utilidades esperadas para cada una de sus actividades •alternativas estrategicas en cuanto al mercado •interacción vertical en dirección a los proveedores de recursos •nuevas inversiones en recursos DESARROLLO DE PLANES TACTICOS A partir del planeamiento estrategico, la empresa puede partir a ejecutar el planeamiento táctico. El planeamiento estrategico pasa a desdoblarse en varios planeamientos tácticos, o planes tácticos, simplemente. Los planes tácticos necesitan ser adecuados y coordinados para no perjudicar el planeamiento estrategico. Los principales planes tácticos se refieren a cuatro áreas de actuacion: a) planeamiento organizacional b) planeamiento del desarrollo producto/mercado c) planeamiento del desarrollo de recursos d) planeamiento de las operaciones de la empresa. CICLO DE LA APO
La APO tiene un comportamiento cíclico, de tal manera que el resultado de un ciclo permite efectuar correcciones y ajustes en el ciclo siguiente, a través de la retroalimentación proporcionada proporcionada por la evaluación de los resultados. Este ciclo corresponde comúnmente al ejercicio fiscal de la empresa para facilitar la ejecución y el control. Los principales autores de la APO presentan modelos muy variados, cuyos ciclos exponen contenidos diferentes. 1. Modelo de HUMBLE John W. Humble define la APO como "un sistema dinámico que busca integrar las necesidades de la empresa de definir y alcanzar sus propósitos de lucro y crecimiento
con la necesidad del gerente de contribuir y desarrollarse. Es un estilo de gerencia exigente y estimulante". Provee los siguientes aspectos: - Revisión critica de los planes estratégicos y tácticos de la empresa. - Esclarecimiento para cada gerente, de los resultados claves y lo estándares de desempeño que él necesita alcanzar. Éstos están ligados a los objetivos por departamento y organizacionales, aumentando su compromiso y su contribución a estos objetivos; - Creación de un plan para mejorar las funciones funciones,, de tal manera que permita lograr los resultados claves y el plan de mejoramiento. - Uso sistemático de la evaluación del desempeño para ayudar a los gerentes a superar sus puntos débiles y aprovechar sus puntos fuertes, aceptando resposabilizarse por su autodesarrollo. - Aumento de la motivación del gerente como consecuencia de la mayor responsabilidad, mejores planes salariales y la planeación de su carrera.
2. Modelo de ODIORNE George Odiorne propone un modelo compuesto por un ciclo de siete etapas. 1. Establecimiento de medidas desempeño de la organización y delineamiento de los objetivos organizacionales por alcanzar. 2. Revisión de la estructura de la organización, en función de los objetivos propuestos. 3. A partir de las dos etapas anteriores, cada directivo establece propósitos y medidas de evaluación para sus subordinados, que a su vez, propone objetivos. 4. El superior y cada uno de sus subordinados llegan a un mismo acuerdo de los objetivos y medidas de evaluación de su propio trabajo trabajo.. 5. Seguimiento continuo efectuado sobre los resultados periódicos del trabajo del subordinado, frente a los plazos intermedios previamente establecidos en la 4 etapa. 6. Evaluación periódica y acumulativa de los resultados del trabajo del subordinado, de sus puntos fuertes y débiles, así como de aquellas medidas propuestas para su desarrollo.
7. Evaluación del desempeño de la l a organización como un todo.
VENTAJAS DE AL ADMINISTRACION POR OBJETIVOS
DESVENTAJAS DE LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS