Informasi merupakan suatu hal yang sangat penting bagi kelancaran suatu perusahaan yang mengarahkan kegiatan sehari-hari suatu perusahaan serta membantu dalam mengambil suatu keputusan. Kerangka kerja yang tersktruktur yang lebih dikenal sebagai Sistem Informasi merupakan sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan di distribusikan kepada para pemakai, sehingga dalam hal ini sistem informasi sudah seharusnya mendapat perhatian yang diperlukan agar perusahaan dapat tetap berjalan secara efisien dan efektif. Sistem informasi akan cenderung makin meluas dan kompleks jika perusahaan bertumbuh semakin besar. Dengan adanya sarana ini, maka pimpinan dalam perusahaan dapat memadukan segala kegiatan usahanya, dan mengelola perusahaannya seefektif mungkin. Suatu Informasi biasanya terdiri atas beberapa subsistem dimana subsistem ini bergantung kepada luasnya perusahaan, jumlah pegawai yang ada serta scope daripada perusahaan itu sendiri. Sehingga dapat dikatakan bahwa tidak semua perusahaan memiliki suatu sistem informasi yang memadai karena unuk mendesain suatu sistem itu sendiri diperlukan biaya yang cukup besar dan biasanya manfaat daripada sistem informasi ini baru akan terasa bila diterapkan pada suatu perusahaan yang besar dimana benefit yang akan diterima oleh perusahaan tersebut akan lebih besar dibanding dengan biaya (cost ) yang telah dikeluarkan untuk merancang suatu sistem dalam perusahaan. Dalam suatu perusahaan serangkaian didapati bentuk kecurangan yang dilakukan oleh para pegawai yang masih sering kali terjadi. Sistem informasi akuntansi dapat digunakan sebagai alat kontrol atau alat pengawas untuk mencegah yterjadinya bentuk kecurangan tersebut. Suatu bentuk subsistem dari Sistem Informasi Akuntansi yang akan penulis angkat dalam penulisan ini yaitu : siklus pengeluaran dalam suatu perusahaan. Siklus pengeluaran yang ada dalam suatu perusahaan biasanya terdiri atas sistem pembelian, sistem pembayaran utang/sistem pengeluaran kas dan sistem pengeluaran kas dan sistem penggajian. Ketiga sistem ini merupakan bentuk kegiatan bisnis yang ada dalam sutau perusahaan disamping sistem-sistem lainnya. lainnya. Dalam sistem pembelian diakui adanya kebutuhan untuk membeli persediaan fisik dan melakukan pemesanan dengan pemasok. Ketika barang diterima, sistem pembelian mencatat peristiwa tersebut dengan menambaha persediaan dan membentuk akun utang dagang untuk dibayar pada tanggal yang ditetapkan. Dalam Sistem pengeluaran, ketika kewajiban dihasilkan dari sistem pembelian yang telah jatuh tempo, sistem pengeluaran kas mengotorisasi pembayaran tersebut, mengeluarkan data kepada pemasok dan mencatat transaksi dengan mengurangi kas dan akun utang dagang.
Sedangkan dalam Sistem Penggajian, data pemakaian tenaga kerja dari setiap pegawai dikumpulkan kemudian dilakukan penghitungan gaji bagi tiap pegawai dan mengeluarkan cek pembayaran kepada pihak pegawai. Karena kompleksitas akuntansi yang berkaitan dengan gaji, kebanyakan perusahaan memiliki sistem terpisah untuk pemrosesan pembayaran gajai. Suatu bentuk kontrol atau pengawasan dari ketiga sistem diatas didukung dengan adanya suatu bukti atau dokumen yang menjadi pendukung atas terjadinya suatu transaksi dalam suatu perusahaan. Sehingga sangtlah tepat jika perusahaan menggunakan Sistem Informasi Akuntansi sebagai alat kontrol bagi jalannya operasi perusahaan secara efektif dan efisien dan mengurangi bentuk kecurangan yang mungkin terjadi di dalam perusahaan.
B.
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Romney, dkk (2006), sistem informasi akuntansi adalah suatu sistem yang mengumpulkan, merekam, menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan informasi yang membantu dalam pengambilan keputusan.Suatu sistem informasi akuntansi terdiri dari enam komponen : a.
People, dimana yang mengoperasikan sistem dan melakukan berbagai fungsi.
b.
Procedures and Instructions, baik manual maupun terotomatisasi, termasuk mengumpulkan,
memproses, dan menyimpan data tentang berbagai aktivitas organisasi. c.
Data, yang berasal dari proses bisnis organisasi.
d.
Software, digunakan untuk memproses data o rganisasi.
e.
Information technology infrastructure, termasuk komputer, alat-alat, dan alat komunikasi jaringan
yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan m engirimkan data dan informasi. f.
The internal controls and security measures, yang berguna untuk mengamankan data dalam sistem
informasi akuntansi.
C.
Fungsi Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Romney, dkk (2006), dengan enam komponen dari sistem informasi akuntansi tersebut maka suatu sistem informasi dapat memenuhi tiga fungsi penting dalam organisasi terutama dalam hal fungsi bisnis :
a.
Mengumpulkan dan menyimpan data mengenai aktivitas yang dilakukan oleh organisasi, sumber
yang terpengaruh oleh kegiatan tersebut, dan pelaku yang berpartisipasi dalam aktvitas yang bervariasi yaitu manajemen, karyawan, dan orang luar yang te rtarik yang dapat mengingat apa yang telah terjadi. b.
Merubah data menjadi informasi yang berguna untuk mengambil keputusan dan membantu
manajemen untuk merencanakan, melaksanakan, dan mengendalikan aktivitas. c.
Menyediakan pengendalian yang cukup untuk mengamankan asset perusahaan, termasuk data,
untuk memastikan bahwa data yang ada tersedia ketika dibutuhkan, selain itu juga akurat dan dapat dipercaya
BAB II PEMBAHASAN
A.
Latar Belakang Siklus Pengeluaran
Dalam melakukan kegiatan sehari –hari, perusahaan memerlukan berbagai aktiva atau perangkat, barang atau supplies dan jasa yang berasal dari pihak atau perusahaan lain. Untuk memperoleh barang atau jasa dari pihak lain, perusahaan perlu memiliki siklus pengeluaran. Di dalam siklus pengeluaran ini terdapat berbagai keputusan penting yang diambil oleh manajemen, misalnya adalah banyaknya unit barang yang harus dibeli, pemilihan pemasok yang baik, penentuan waktu pembayaran agar perusahaan mendapat potongan penjualan yang menguntungkan, dan penentuan waktu pembelian. Apabila manajemen salah dalam membuat keputusan –keputusan tersebut, perusahaan akan mudah mengalami kerugian karena siklus pengeluaran merupakan siklus yang mengharuskan perusahaan untuk mengeluarkan uang kas kepada pihak lain. Siklus pengeluaran juga digunakan oleh perusahaan untuk menjaga hubungan baik dengan para pemasok, karena harga murah saja dan kualitas bagus saja tidak menjadi jaminan lancarnya kegiatan perusahaan, tetapi diperlukan juga hubungan baik dengan para pemasok. Dengan adanya hubungan baik, perusahaan dapat membeli barang dengan lebih percaya pada kuliatas dan lebih yakin dengan kecukupan barang yang dibutuhkan perusahaan. Tanpa hubungan baik, bisa jadi perusahaan mendapat harga murah dan barangnya relatif baik, tapi mungkin tidak dapat dijamin kapan barang tersebut ada persediaannya. Demikian juga dengan pembelian barang atau supplies, perusahaan harus memperhitungkan ketersediaan barang di pemasok, harga beli dan biaya pembelian yang paling ekonomis serta waktu penyimpanan yang tidak terlalu lama sehingga barang tidak rusak. Hal ini juga harus ditangani dengan baik oleh siklus pengeluaran.
B.
Pengertian dan Tujuan Siklus Pengeluaran
Siklus Pengeluaran (Spending cycle atau expenditure cycle) adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Siklus pengeluaran melibatkan beberapa aktivitas yang berhubungan dengan pembelian bahan mentah, persediaan barang-barang dan jasa. Kegiatan ini termasuk mengidentifikasikandan mendokumentasikan semua pengeluaran uang, menyipakan order pembelian menerima kiriman barang dan mencatat persediaan. Tujuan utama dari siklus pengeluaran ini adalah untuk mempermudah pertukaran kas dengan para pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana tujuan khusus yang terkandung didalamnya meliputi : 1.
Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai
2.
Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa
keperluan
barang tersebut adalah valid dan benar 3.
Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan
4.
Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan
jasa adalah valid dan benar 5.
Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan
6.
Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan
tepat
pemasok yang tepat di dalam buku besar utang usaha 7.
Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan
pengealuran yang sudah diotorisasi 8.
Menyiapakn seluruh dokumen dan laporan manajerial yang
diperlukan yang berhubungan dengan barang atau jasa yang diperoleh Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari :
C.
1.
Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut
2.
Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang
3.
Memastikan validitas kewajiban pembayaran
4.
Menyiapkan pengeluaran kas
5.
Mengelola utang usaha
6.
Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum
7.
Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan
Aktivitas Dalam Siklus Pengeluaran
Ada lima Aktivitas dasar dalam siklus pengeluaran (Gelinas 1998:474) yaitu sebagai berikut : 1.
Aktivitas permintaan pembelian barang atas kebutuhan barang dan
2.
Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli
3.
Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli
4.
Aktivitas persetujuan faktur dari supplier
5.
Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa
jasa.
Aktivitas Permintaan Pembelian Barang dan Jasa Aktivtas permintaan pembelian barang dan jasa dilakukan dengna menggunakan dokumen Purchase Requisition. Dokumen ini berisi daftar pemesanan yang, meliputi tujuan pengiriman barang, tanggal
pemesanan, nama dan jenis barang dan kuantitas pemesanan. Prosedurnya adalah tiap-tiap departemen diperbolehkan mengisi dokumen Purchase Requisition atas persetujuan dari manajernya. Setelah itu dokumen Purchase Requisitiondiserahkan ke departemen pembelian barang untuk dipesankan. Hal ini dilakukan agar kebutuhan tiap-tiap departemen dapat terpenuhi dan juga merupakan pengendalian perusahaan agar dapat tidak terjadi penggandaan pemesanan barang ke supplier .
Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli Aktivitas
pemesanan
barang
dokumen Purchase Order .
dan
Dokumen
jasa ini
yang berisi
akan
dibeli
tentang
dilakukan
permintaan
dengan atas
menggunakan
barang
dan
jasa
ke Supplier sekaligus pengirimannya. Prosedurnya adalah departemen pembelian barang mencari supplier dari beberapa supplier yang ada yang memiliki harga terendah, kualitas barang dan jasa yang terbaik dan sistem pengiriman yang tepat, depertemen pembelian akan melakukan pemesanan dengan mengirimkan Purchase Order . Hal ini juga merupakan pengendalian perusahaan agar barang dan jasa yang dibeli sesuai dengan barang dan jas yang dipesan oleh departemen yang mengajukan dokumen Purchase Requisition.
Aktivitas Penerimaan Barang dan Jasa Aktivitas
penerimaan
barang
dan
jasa
yang
telah
dibeli
dilakukan
dengan
menggunakan
dokumen Receiving Report . Dokumen ini berisi tentang pengakuan penerimaan barang dan jasa, yang
meliputi tanggal diterimanya barang, jenis dan kuantitas barang yang telah diterima, asal pengiriman (Supplier ), dan nomor Purchase Order . Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Faktur dengan Purchase Order dengan tujuan untuk mengetahui apakah barang yang diterima telah sesuai dengan yang dikirim melebihi kuantitas yang dipesan, atau bahkan telah terjadi salah pengiriman, maka barang yang bersangkutan akan langsung dikembalikan kepada Supplier yang
bersangkutan.
Pada
aktivitas
ini
juga
mungkin
dilakukan
adanya
retur/pengembalian atas barang yang rusak saat diterima. Setelah itu, Bagian gudang akan membuat dokumen Receive Report untuk mengakui pertambahan persediaan di gudang berdasarkan faktur. Dalam hal mengakui pertambahan persediaan digudang berdasarkan Faktur. Dalam hal ini, hanya barang-barang yang terdapat dalam Purchase Order saja yang boleh diakui, sedangkan yang tidak sesuai langsung dikembalikan. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui barang apa saja yang telah diterima dan yang belum dikirim oleh Supplier .
Aktivitas Persetujuan Faktur dari Supplier Aktivitas persetujuan dari Supplier dalam rangka pembayaran atas pembelian. Dilakukan dengan menggunakan dokumen Voucher Package. Dokumen ini berisi tanggal pembuatannya, tanggal pemmbayaran, serta jumlah harga barang dan jasa yang telah diterima berdasarkan Source Document yang ada meliputi Faktur, Purchase Order , dan Receiving Report .
Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Receiving Report denganPurchase Order dengan tujuan untuk mengetahui apakah semua barang yang dipesan sedah diterima/dikirim semua. Kemudian dibuatlah Voucher Packageuntuk memastikan jumlah harga yang harus dibayar kepada Supplier . Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui berapa jumlah yang harus dibayar sesuai dengan jumlah barang yang telah diterima sesuai dengan kenyataannya
Aktivitas Pembayaran Atas Pembelian Barang dan Jasa Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa yang telah dilakukan dengan menggunakan dokumen pengeluaran kas. Dokumen ini berisi tanggal pembayarann, jumlah harga yang harus dibayar, beserta nomor Faktur. Pada saat jatuh tempo pembayaran, pihak Supplier akan mengih perusahaan sesuai dengan dokumen voucher Package. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui jumlah pengeluaran kas perusahaan
D.
Pemrosesan dan Bagan Arus (Flowchart) Siklus Pengeluaran
Siklus Pengeluaran yang akan dibahas dibawah ini terbagi atas tiga yaitu : 1.
Sistem Pembelian
2.
Sistem Pengeluaran Kas
3.
Sistem Pembayaran Gaji
Sistem Pembelian Bagian yang terkait dalam sistem ini meliputi : ·
Bagian pembelian, yang berfungsi melakukan pemesanan dari penjual dan meng input nya ke
komputer ·
Bagian hutang, yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan berbagai pembelian barang
ke pemasok, sehingga dapat diketahui jumlah hutang kepada masing-masing pemasok dan juga riwayat layanan pemasok. ·
Bagian gudang, yang bertugas menerima kiriman barang yang dipesan dan dan membuat laporan
kepada bagian pembelian bahwa barang sudah diterima, sehingga siap menerima tagihan. ·
Bagian hutang, yang bertugas menerima faktur penjualan atau tagihan dari pemasok.
·
Bagian keuangan atau kasir bertanggung jawab untuk membayar hutang kepada pemasok sesuai
dengan
masa
potongan
sehingga
perusahaan
dapat
memperoleh
potongan
tunai
dan
menyelenggarakan pencatatan atas pembayaran.
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pemebelian ini terdiri atas : 1.
Permintaan Barang (Material requisition atau Purchase requisition)
Dokumen awal dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi penempatan pesanan barang atau jasa. 2.
Penawaran Barang (Qutation )
Dokumen yang digunakan dalam prosedur persaingan tawar-menawar, menunjukkan barang dan jasa yang dibutuhkan dan harga pesaingnya, syarat, dan lain sebagainya. 3.
Pemesanan Barang (Purchase Order )
Dokumen ini mencantumkan dekripsi, kualitas dan kuantitas atau informasi lain atas barang atau jasa yang hendak dibeli. 4.
Bukti Penerimaan Barang (Delivery Receipt )
Dokumen yang menunjukkan tanggal barang diterima, nomor purchase order, kode dan nama barang, banyaknya barang yang diterima dan identitas 5.
Faktur Penjualan (Invoice)
Dokumen yang menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harga termasuk ongkos angkut, asuransi, syarat pembayaran, dan data lain yang relevan. Prosedur transaksi pembelian mencangkup (Flowchart yang terlampir) : 1.
Bagian gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian
2.
Bagian pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok
3.
Bagian pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan
melakukan pemilihan pemasok 4.
Bagian pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih
5.
Bagian penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh
6.
Bagian penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang
7.
Bagian penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada bagian akuntansi
8.
Bagian akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur
pemasok
untuk disimpan
dari pemasok tersebut, bagian akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
Sistem Pengeluaran Kas Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran kewajiban yang dihasilkan oleh sistem pembelian. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk memastikan bahwa kreditor yang sah menerima jumlah jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo. Jika sistem tersebut melakukan pembayaran lebih awal. Perusahaan melewatkan penghasilan bunga yang dapat dihasiklkan dari dana tersebut. Namun demikian jika kewajiban dibayar telat perusahaan akan kehilangan diskon pembelian atau dapat mengacaukan kredibilitasnya sendiri.
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas ini adalah: 1.
Bukti kas keluar
2.
Cek
3.
Permintaan cek
Bagian yang terkait dalam sistem pengeluaran kas ini adalah : 1.
Bagian yang memerlukan pengeluaran kas
2.
Bagian kas
3.
Bagian akuntansi
4.
Bagian pemeriksaan intern
Prosedur dari sistem pengeluaran kas ini adalah (Flowchart ter lampir) : 1.
Proses utang dagang mempelajari file utang dagang untuk jatuh tempo setiap
item dan mengotorisasi proses pembayaran kas untuk melakukan pembayaran 2.
Proses pembayaran kas menyiapkan dan mendistribusikan cek ke pemasok.
Salinan cek-cek tersebut dikembalikan ke utang dagang sebagai bukti bahwa lewajibannya dibayar dan akun utang dagangnya diperbaharui untuk memindahkan kewajiban tersebut 3.
Pada akhir periode, baik proses pengeluaran kas maupun proses utang dagang
mengirimkan rangkuman informasi ke buku besar informasi ini direkonsiliasi dan sdiposkan ke akun kontorl kas dan utang dagang.
Sistem penggajian Bagian yang terkait dalam system pengeluaran adalah : 1.
Bagian kepegawaian, bertanggung jawab : mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan,
memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan. 2.
Bagian pencatat waktu, bertanggung jawab : menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua
karyawan 3.
Bagian pembuat daftar gaji & upah, bertanggung jawab : membuat daftar gaji dan upah
4.
Bagian akuntansi, bertanggung jawab : mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya
dengan pembayaran gaji dan upa karyawan 5.
Bagian keuangan, bertanggung jawab : mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan
menguangkan cek tersebut ke bank, memasukkan uang tersebut ke amplop gaji dan upah karyawan dan selanjutnya untuk dibagikan
Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian dan pengupahan adalah : 1.
Dokumen pendukungan perubahan gaji dan upah
2.
Kartu jam hadir
3.
Kartu jam kerja
4.
Daftar gaji dan daftar upah
5.
Rekap gaji dan rekap upah
6.
Surat pernyataan gaji dan upah
7.
Amplop gaji dan upah
8.
Bukti kas keluar
Prosedur dari sistem penggajian dan pengupahan (flowchart terlampir) : a.
Pencatatan waktu hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mecatat waktu hadir karyawan, dapat menggunakan daftar hadir biasa atau menggunakan kartu hadir (clock card ). Pencatatan waktu ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan memperoleh gaji penuh atau tidak, menentukan apakah karyawan bekerja diperusahaan dalam jam biasa atau jam lembur sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan meneriman gaji saja atau mener iman tunjangan lembur. b.
Pencatatn waktu kerja
Prosedur ini biasanya digunakan oleh perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pada pesanan. Pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di bagian produksi untuk keperluan distribusi biaya, upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Dengan demikian waktu kerja ini akan dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langusng kepada produk yang diproduksi. c.
Pembuatan daftar gaji dan upah
Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gai dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru. Kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir. d.
Distrubusi biaya gaji dan upah
Dalam prosedur ini distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. D istribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan penghitungan harga pokok produk. e.
Pembayaran gaji dan upah
Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan bagian akuntansi dan bagian l=keuangan. Bagian akuntansi membuat perintah pengeluran kas kepada bagian keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Bagian keuangan kemudian menuangkan cek tersebut ke bank dan
memasukkan uang ke dalam amplop gaji dan upah. Pembayaran gaji dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek dan upah.
E.
Resiko dan Sistem Pengendalian
Siklus pengeluaran menghadapi resiko dan ancaman, baik secara potensial muncul dari dalam perusahaan maupun dari luar perusahaan. Risiko – risiko dan ancaman – ancaman tersebut harus dikurangi dan bila memungkinkan ditiadakan. Untuk menghindari resiko dan ancaman, harus diterapkan sistem pengendalian yang baik. Pengendaliam umum yang harus diterapkan ke dalam sistem pengeluaran, adalah ·
Adanya rencana kerja, anggaran dan jadwal produksi yang dirancang bersama dan dikoordinasikan
dengan pihak-pihak atau bagian-bagian terkait. ·
Adanya sistem pencatatan yang baik (sebaiknya menggunakan sistem komputer) dengan
menerapkan berbagai teknologi yang mendukung, misalnya teknologi kode bar (barcode) ·
Adanya sistem otorisasi, sehingga setiap ada permintaan barang (atau juga jasa) harus disetujui
oleh atasan nya ·
Penugasan karyawan yang cakap untuk mencatat dan menangani persediaan
·
Pemantauan kinerja karyawan oleh pimpinan, sehingga apabila ada masalah segera dapat diatasi
bersama.
Resiko, ancaman dan sistem pengendalian yang perlu diterapkan dalam berbagai prosedur yang ada pada siklus pengeluaran dapat dilihat pada tabel berikut :
Prosedur
Ancaman/Resiko
Memesan
1.
Barang
barang secara berlebihan atau
kebutuhan barang,
ada yang tidak diperlukan
selenggarakanmetode perpetual,
Ada
yang
Pengendalian meminta
Susun rencana kerja dan rencana
persetujuan
atasan
untuk
pengadaan barang 2. Ada yang meminta barang
Susun rencana kerja dan rencana
secara berlebihan, atau ada
kebutuhan barang: selenggarakan
yang meninta barang yang
metode
tidak di perlukan
atasan untuk pengadaan barang.
perpetual;
persetujuan
3. Pembelian dilakukan dengan
Untuk pembelian yang material,
harga yang terlalu mahal atau
harus dilakukan oleh pejabat yang
dinaikkan secara tidak sah
lebih tinggi atau bahkanPembelian hanya dilakukan kepada pemasok, PO harus disetujui oleh kepala bagian
4. Barang
yang
dibeli
berkualitas rendah
Lakukan pembelian di pemasok terdaftar, persetujuan terhadap PO, pemantauan kinerja pemasok, bentuk bagian penerima barang
5. Pembelian
dilakukan
Baut
daftar
pemasok,
ada
kepada pemasok baru atau
persetujuan atasan untuk setiap
pemasok tak dikenal
pembelian
dengan
jumlah
tertentu, pengevaluasian kinerja pemasok
6. Ada suap (bribery) atau
Minta
daftar
harga
komisi (kickback) dari pemasok
bandingkan dengan pemasok lain;
kepada staf bagian pembrlian
pembelian
dalam
dan
jumlah
ekonomis (hitung dengan EOQ); adakan
audit
internal
secara
berkala. 7.
Fiie
data
tersedia
di
Tunjuk karyawan yang khusus
komputer tidak up-to-date dan
bertugas
mengawasi
dapat di buka oleh banyak
komputer; pemakaian komputer
orang
diberi hak terbaras hanyak dapat membaca dengan
data
bagian
terapkan (password)
jaringan
yang dan
fasilitas
tugasnya;
kata
untuk
sesuai
sandi setiap
penggunaan aplikasi persediaan
Menerima dan
8. Menerimabarang yang tidak
Bagian
menyimpan
dipesan
mencocokkan barang yaang di
barang
penerimaan
terima
dengan
harus
P\O
(atau
tembusannya) 9.
Salah
persediaan,
menghitung terutama
untuk
Genakan
teknologi
untuk
menghitung, misalnya kode bar
barang yang banyak
dan alat pembacanya.
10. Pencuri persediaan
Simpan di tempat penyimpanan (gudang)
yang
terkendali
dan
dijaga; membatasi akses terhadap persediaan
permintaan
harus
tertulis dan diketahui atasan Pembayaran
11. Tidak
tagihan
faktur
mengetahui
tagihan
kalau
mengandung
kesalahan
Bagian untung harus memeriksa keabsahan hitungan
dan setiap
diterima: dicocokan
kebenaran tagihan
faktur tagihan dengan
P\O
yang harus dan
laporan penerima barang 12. Pembayaran tidak diterima
Hindari pembayaran dengan kas,
oleh pemasok
tetapi gunakan transfer bank, cek, atau alat pembayran lain;
13.Perusahaan
tidak
memperoleh potongan tunai
Terapkan metode penyimpanan faktur yang sistematis; karyawan harus
dilatih
terapkan
dengan
baik;
komputerisasi
penanganan utang dagang 14. Menerima faktur tagihan
Perusahaan
harus
memiliki
lebih dari satu kali
catatan yang baik untuk semua faktur, baik yang sudah maupun yang belum dibayar; setiap faktur yang
sudah
dibayar
harus
dibatalkan LUNAS
(dengan
dan
di
diberi
sertai
cap
dengan
dokumen pendukung).
F.
Basis Data Siklus Pengeluaran
Dalam sistem manual, dokumen-dokumen yang sudah diuraikan diatas sekaligus berfungsi sebagai tempat untuk mencatat dan menyimpan data. Masing-masing bagian yang membuat formulir bertugas untuk menyimpan arsipnya. Dengan demikian setiap formuliar akan dibuat rangkap, minimal rangkap dua, satu lembar untuk pihak penerima dokumen dan satu lembar sisanya untuk arsip. Apabila penerima lebih dari dua pihak, besar kemungkinan dokumen akan dibuat rangkap lebih dari dua lembar. Teknologi yang paling mudah untuk mencetak dokumen rangkap adalah printer jenis dot matrik , karena printer ini menggunakan tekanan untuk mencteak hasil. Meskipun kuliatas cetakan tidak sebgaus printer jenis lain (printer tinta atau printer laser) tetapi informasi yang dihasilkan sudah cukup terbaca.
Tabel
Data yang ada di dalamnya
Barang
Data induk barang, terdiri atas kode, nama barang, harga jual, unit tersedia
Pemasok
Data induk pemasok, terdiri atas kode, nama dan batas kredit. Dalam tabel ini juga disimpan nomor rekening pemasok dan nama banknya
Pesanan
Data pesanan, meliputi nomor, P/O, tanggal, kode pemasok. Status pesanan (apakah sudah terpenuhi atau masih berstatus backorder) juga disimpan dalam tabel ini.
Rincian Pesanan
Data barang yang dipesan, terdiri atas kode barang, unit dipesan.
Faktur
Data Faktur, berisi nomor faktur, tanggal terbit, kode pemasok, tanggal jatuh tempo, dan termin pembayaran
Retur
Data pengembalian barang terdiri atas nomor faktur (yang barangnya dikembalikan), kode barang dan unit bar ang yang dikembalikan
Pembayaran
Data rincian pembayaran kepada pemasok, meliputi kode pemasok, nomor faktur, tanggal pembayaran, jumlah pembayaran, metode pembayaran, nomor bukti.
Tempat untuk mencatat dan menampung data ada di berbagai filebasisdata. Masing-masing jenis data akan disimpan dalam tabel atau filetersendiri. Masing-masing file atau tabel akan dihubungkan dengan file lain sesuai dengan keprluan. Dalam siklus pengeluaran, basis data yang digunakan oleh perusahaan terdiri atas beberapa tabel pada tabel. Relasi masing-masing tabel diatas digambarkan pada diagram E-R seperti tampak pada gambar 13.11 berikut ini :
Pada diagram diatas, ditampilkan hubungan antara entitas (dilambangkan dengan segi empat) dan relasi (relationship,. Garis penghubung ada yang berujung satu (berarti hanyan ada satu data) dan berujung tiga (berarti data bisa lebih dari satu). Contohnya dari pelanggan dikirimi faktur, berarti satu pelanggan dapat dikirimi beberapa faktur. Cara membaca diagram diatas adalah sebagai berikut : Pesanan dipesan oleh pelanggan. Berdasarkan penghubungnya, satu pelanggan dapat memesan lebih dari satu pesanan. Penerima pesanan adalah seorang pramuniaga. Setiap pesanan berisi (atau terdiri atas) beberapa persediaan.
Satu pesanan dapat terdiri atas beberapa faktur. Misalnya seorang pelanggan memesan dua macam produk, satu diperlukan minggu ini, sedang satu lagi untuk dua minggu depannya lagi. Pesanan ini dilakukan satu kali, tetapi dapat ditagih dua kali, karena yang minggu ini segera ditagih, sedang yang dua minggu ke depan, ditagih tersendiri. Masing-Masing faktur ini akan dikirimkan ke pelanggan. Setiap faktur hanya dapat dikirim kepada seorang pelanggan tetapi seorang pelanggan dapat saja dikirimi lebih dari satu faktur. Pada waktu pelanggan membayar akan diterima oleh kasir, dan kasir akan memberi slip pembayaran. Seorang pelanggan dapat membayar beberapa kali, untuk satu faktur atau tagihan. Bisa juga pelanggan tersebut membayar satu kali pembayaran untuk melunasi beberapa faktur. Karena kita menggunakan kompuert, pembayaran dapat dilakukan beberapa kali untuk melunasi beberapa faktur. Dalam sistem manual, cara sulit dilakukan. Perusahaan yang menggunakan sistem terkomputerisasi pun juga masih banyak yang melakukan aturan satu pembayaran untuk satu faktur.
G.
DFD Siklus Pengeluaran
DFD (data flow diagram) merupakan diagram yang menunjukkan aliran data dan informasi dalam suatu sistem atau siklus. DFD terdiri atas beberapa leve, dimulai dari leve yang paling tinggi (disebut context diagram), kemudian dirinci menjadi level 0 (diberi kode angka dibelakangnya, misalnya 1.0,2.0,3.0, dan
seterusnya). Level 0 dapat dirinci menjadi level 2 dan diberi kode angka sebanyak 1 digit di belakangnya, misalnya 1.1,1.2,1.3, atau 3.1,3.2,3.3 dan seterusnya. Level 1 apabila dirinci akan menjadi lebel 2 yaitu 1.1.1,1.1.2,1.1.3 dan selanjutnya. Context diagram Siklus Penerimaan dapat dilihat Gambar 13.13 berikut ini.
Dalam context diagram belum digambarkan kebutuhan file atau tabel data, sehingga yang tampak pada diagram ini hanyalah lambang entitas dan lambang proses atau sistem. Diagram konteks harus dapat digambarkan datu halaman kertas, karena memang isinya tidak terlalu rumit.
Cara membaca diagram 13.4 adalah sebagai berikut . DFD tersebut menggambarkan Sistem Pembelian yang menerima input dari Bagian Pembelian (berupa order). Garis penghubung dari Bagian Pembelian ke sistem pembelian berakhir dengan tanda → yang berarti bagian pembelian memasukkan data ke
dalam sistem, tetapi tidak menerima aliran data dari sistem. Data yang dialirkan diberi nama Order. Sistem penjualan akan mengalirkan dua jenis keluaran, yaitu tagihan (yang akan diterima pelanggan) dan laporan (yang akan di terima oleh manajemen).
DFD Level 0
Diagram pada gambar 13.13 maih merupakan gambaran garis besar sistem pengeluaran. Agar lebih mudah dipahami, harus dibuatkan diagram yang lebih rinci, yaitu yang disebut dengan diagaram level 0. Disebut diagram level 0 karena lambang sistem pada level ini mulai diberi angka dengan akhiran angka 0. Angka di depan menunjukkan urutan subsistem di dalam sistem penerimaan. DFD level 0 merupakan rincian dari DFD context diagram yang ada pada gambar 13.13. DFD level 0 melibatkan 2 entitas, yaitu Bagian Pembelian (sebagai pihak yang meng input data) dan Manajer (sebagai pihak yang menerima laporan). Bagian pembelian meng input data transaksi, demikian juga dengan manajer yang menerima laporan atau analisis. Apabila masih diperlukan, misalnya untuk mendiskusi rincian sistem 1.0 input pesanan, masih dapat dirinci ke dalam beberapa DFD.
BAB III KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan bab sebelumnya maka pada bab ini kami mencoba untuk menarik kesimpulan sebagai berikut : 1.
Siklus pengeluaran terdapat 5 aktivitas dalam aktivitas tersebut menggunakan beberapa dokumen
yang bertujuan untuk : ·
pengendalian perusahaan agar dapat tidak terjadi penggandaan pemesanan barang ke supplier
·
pengendalian perusahaan agar barang dan jasa yang dibeli sesuai dengan barang dan jas yang
dipesan oleh departemen yang mengajukan dokumen Purchase Requisition.
·
pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui barang apa saja yang telah diterima dan yang
belum dikirim olehSupplier . ·
pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui berapa jumlah yang harus dibayar sesuai dengan
jumlah barang yang telah diterima sesuai dengan kenyataannya ·
pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui jumlah pengeluaran kas perusahaan
2.
Pemprosesan dan bagan arus (flowchart) dari siklus pengeluaran yang ada ini terbagi menjadi
beberapa bagian yaitu untuk sistem pembelian, sistem pengeluaran kas dan sistem pembayaran gaji. Untuk tiap sistem itu membuat suatu standar
