Proyecto de Sistema de Información
Nombre del proyecto : ³Productora de eventos´ Integrantes : Barbara Aguilar, Walter Cortez, Julio Araya
Objetivo: Objetivo: Analizar Propuesta Propuesta de evento del Cliente Cliente y realizar su su producción.
Resumen: se inicia cuando el Cliente envía una orden del pedido del Evento. El proceso da curso analizando la posibilidad de satisfacerlo. Finaliza cuando se le comunica al cliente el resultado final del análisis de su pedido. ³ARAYA PRODUCCIONES´ es una empresa de servicios de producción de eventos creada por la necesidad existente en la ciudad de Antofagasta, por la poca información por parte de la población en la existencia de este tipo de empresas en la ciudad. El proyecto tiene como objetivo la realización de eventos sin importar el número de asistentes. No importa el tamaño o el lugar del evento, manteniendo su estilo, simple y elegante como se destaca en cada uno de sus trabajos. La empresa tendrá como misión observar, atender y resolver de forma creativa creativa las necesidades de nuestros clientes. Ofrecer alternativas alternativas originales en un mercado m ercado que exige diferenciación e innovación para sobresalir al promedio. El proyecto tendrá como fin todos los eventos que se encuentran en la ciudad de Antofagasta ofreciendo un servicio de excelencia y destacado. Para lograr los objetivos, la empresa tendrá una fuerte inversión en publicidad la cual permitirá de que el público en general conozca este tipo de servicios los cuales en la ciudad de Antofagasta son aun desconocidos por las personas quienes se limitan a di rigirse a restoranes y centro de recreación. ³Araya Producciones´ es una sociedad de personas de responsabilidad limitada la cual se encuentra administrada por su propio dueño el cual entregara toda la experiencia y asesoría profesional a los clientes que requieran los servicio de la empresa.
DEFINICION DEL
PROYECTO
Origen de la Idea Araya Producciones una empresa que se dedica a la planificación, organización y ejecución de diferentes tipos de celebraciones o eventos públicos que generalmente suelen ser multitudinarios. Es importante que tengamos en cuenta que una empresa productora de eventos generalmente suele detenerse en cada uno de los detall es de la organización y justamente por esta razón es que la mayoría de las personas prefieren contratar este tipo de servicios y no tener que cargar con el stress que implica la organización de una fiesta o evento, especialmente si se trata de algún evento empresarial, conferencia o congreso considerando que en estos casos se trata principalmente de eventos multitudinarios y lógicamente pocas personas jamás podrían llevar una organización de tal magnitud.
Descripción
de proyecto
Este proyecto tiene como objetivo la realización de eventos sin importar el número de asistentes, el cual debe ser una perfecta armonía, donde l os sabores, olores, colores, luces, estilos y diseños jueguen un papel principal creando un todo único. Desde menús románticos para 2 personas hasta fiestas de empresas para ci entos de invitados, o de sencillas comidas a domicilio a sofisticadas, exclusivas fiestas y conciertos masivos. No importa el tamaño o el lugar del evento, manteniendo su estilo actual, simple y elegante es como se destaca en cada uno de sus t rabajos.
Objetivos del Proyecto Consolidarse dentro del mercado de la producción de eventos como la empresa que mas eventos realiza durante todo el año, ofreciendo un servicio distinto y de calidad.
ESTUDIO DE MERCADO Análisis del Mercado Demanda
Los consumidores del servicio son todas aquellas personas o empresas que tienen el dinero e intención de comprarlo. El segmento que queremos abarcar son empresas y personas abc1, c2 y c3. Los clientes en general están dispuestos a pagar entre un 15% a 30% extra al valor de contratación de una productora de eventos. En cuanto a los gustos de em presas en Antofagasta principalmente piden buena recepción, coctel, además de animación de eventos, baile entretenido, concursos y música en vivo o envasada según sea el caso y si lo requieren, si es minera solicitan en especial una cena abundante. En cuanto a las persona, dependerá del tipo de evento que quieran festejar, ya sea cumpleaños, matrimonios, aniversarios, etc. En cuanto a los gustos, las personas siempre buscan dar la mejor impresión en los eventos que realizan. Estos eventos dependen del tipo de celebración, edades, ingresos, etc, por lo tanto es muy difícil detallar cada uno de ellos, ya que depende de cada persona en particular.
Plan de Marketing El plan de marketing de ³Araya Producciones´ producciones está orientado a satisfacer las necesidad de entregar a la ciudad de Antofagasta la alternativa real en la producción de eventos, considerando que en esta ciudad existen alternativas, el desconocimiento del publico nos obliga a crear un fuerte plan que permita a las personas a cono cer a la empresa y sepan que existen opciones reales y tangibles para la realización de sus eventos.
Precio La política de precio de la productora será de un 30% sobre los costos de la realización del evento. Pero siempre respetando el precio de mercado existente. Para la política de precios se han tomado datos del mercado que permiten conocer cuáles son los valores que las empresas piden por los servicios de producción de eventos. Se debe tener en cuenta que los precios bases que se utilizaran solo como una presentación de los servicios ya que cada evento es único y se deben establecer precios dependiendo de l a necesidad de los clientes
ESTUDIO TECNICO
Proceso Productivo
CORRIENTES
DE
ENTRA D A
Materiales: Estos equipos cumplen con la función de apoyar la realización de los eventos. * Equipos sonido * Cajas, amplificadores, micrófonos, etc. elementos que sirven para la implementación de la música y apoyar la animación del evento. * Equipos iluminación * Focos, luces robotizadas, fresnel: estos permiten una iluminación adecuada. * Equipos Amplificación * Mesa, power, concert, cables, etc.-
* Escenografía fija * Telas, velas, centros de mesa, alfombras, mantelería etc.: Estos elementos permiten una adecuada ornamentación. * Vehículo fijo * Necesario para el transporte de los equipos y otros. * Publicidad, pendones, afiches, flyer, tarjetas de presentación, pagina W eb. * Servicios básicos: * Arriendo del lugar del evento, arriendo de carpas montables y camiones de traslado. * Lugar necesario que permite la realización del evento de acuerdo a las necesidades de los clientes y el traslado de los materiales necesarios.
Recursos Humanos: Los recursos humanos son el activo mas im portante ya que de ellos depende en gran m anera el éxito de evento, la necesidades de personal son v ariables al estilo de evento.
* Garzones, cocineros, anfitrión: * Estas personas son las responsables de la atención directa a los invitados del evento.
* Animador, Músicos: * Son las personas que permiten la animación y entretención en el evento.
PROCESO
DE
CONVERSION
* Contacto ya sea telefónico o atención personal: * Es la primera etapa de la prestación del servicio, el momento en que se realiza la primera comunicación con el cliente.
*
Descripción
del tipo de evento requerido:
* Es cuando se acuerda el tipo de evento a realizar.
* Firma del contrato de acuerdo del servicio:
* Traslado de los equipos al lugar del evento: * Es la acción de transportar los equipos a la dirección escogida para el evento.
* Instalación de los equipos y escenografías: * Es la instancia de preparar los equipos y escenografía de acuerdo a su funcionamiento para su desarrollo en llevar a cabo el evento con un maximo 4 hrs en instalaciones siempre dependiendo del tipo de evento.-
* Inicio del evento: * Es el inicio del servicio a prestar.
* Coordinación del personal de servicio: * Se trata del desarrollo logístico del personal para lograr de estos la mayor eficiencia posible.
* Limpieza y retiro de los equipos: * Es la finalización del evento como servicio, dejar limpio el lugar y trasladar los equipos a la bodega de la empresa.
FLUCTUACIONES * Falla en lo equipos: * Instancia de que no funciones los equipos o lo hagan de manera defectuosa donde puede ocurrir en cualquier momento debido a errores de fábrica, depreciación o mal mantenimiento
* Falla en el vehículo de traslado: * Etapa de llevar a cabo el evento en que no se realice el traslado de los equipos en el momento indicado debido a choques, tráfico, o cualquier circunstancia externa.
* Rotación del personal: *
Debido
a que la mayoría no se contrata personal para el evento de manera indefinida y se
hace por evento existe alta rotación de empleados.
* Entregas tardías: * Es cuando el evento no se realiza a la hora definida por variables ajenas a la propia empresa.
* Catástrofe natural: *
Debido
a un desastre de la naturaleza afecte al inicio, desarrollo, o final del que no se pueda
realizar o suspender el evento.
CORRIENTES
DE
SALI D AS
* Cumplimiento de la expectativa en el servicio prestado * Cumplirá a cabalidad con todos los requerimientos solicitados por el cliente
* Animación entretenida y acorde al evento *
Dependiendo
al segmento que va dirigido el evento, se contrata la animación por ejemplo:
* Eventos para niños (payasos, Disfraces) * Empresas (Humoristas, Locutores de Radio. Etc.)
* Comida de buena calidad * Entregar alimentos equilibrados, supervisados por nutricionistas experimentados.
* Buena iluminación * Contra con buenas luces, focos, halógenos; estroboscopias para el sector de recepción y salón del evento. * Buena Sonido Constando con equipos necesario para cum plir con varias expectativas.-
* Escenografías de con el evento solicitado * Contar con todos los artefactos y artículos necesarios para ambientar la situación que necesita el cliente.
Disponibilidad
y costos de mano obra: debido a la ubicación nuestra mano de obra se puede
adquirir sin problemas ya que gran parte de esta corresponde a estudiantes universitarios. Cercanía de las fuentes de abastecimiento y del mercado: nuestra empresa no requiere de fuentes de transporte muy sofisticados, esto debido a que nuestro vehiculo de trabajo nos permite realizar los distintos traslados.
Factores Ambientales: nuestra empresa no se v e afectada por los factores ambientales, ya que en la región no se caracteriza por tener mala condiciones meteorológicas. Costo,
Disponibilidad
y características de terrenos: estudiando una gran cantidad de propuestas se
considero la mas beneficiosa para nuestros intereses, desde el punto de v ista de optimizar los costos. Disponibilidad
de Agua, energía y otros suministros: debido a su ubicación y m odernidad del
edificio cuenta con todos los consumos básicos para que esta oficina este en operación. Posibilidad de desprenderse de desechos: nuestra empresa emanan solamente desechos orgánicos debidos a la alimentación que se desarrolla en los ev entos realizados.
ESTUDIO ORGANIZACIONAL MISION: La misión es observar, atender y resolver de forma creativa las necesidades de nuestros clientes. Ofrecer alternativas originales en un mercado que exige diferenciación e innovación para sobresalir al promedio.
VISION: Convertirnos en la primera opción en la m ente de todos nuestros clientes, apoyado de un liderazgo indiscutido en nuestro mercado. Se entregara un servicio de excelencia que será reconocido por nuestros clientes en todas nuestras áreas, desde el contacto i nicial, hasta la recepción conforme del producto ofrecido, según los estándares acordados. Es por eso que, promoveremos el mejoramiento continuo de la calidad en todos nuestros productos.
OBJETIVO: Consolidarse dentro del mercado de la producción de eventos como la empresa que mas eventos realiza durante todo el año, ofreciendo un servicio mas distinto como es el usoluces, calidad de sonido, buen servicio, etc., para nuestros clientes.
PRODUCTOS Y SERVICIOS: Productora de eventos realización de eventos sin importar el número de asistentes, debe ser una perfecta armonía, donde los sabores y olores, colores y luces, estilos y diseños jueguen un papel principal creando un todo único. Desde menús románticos para 2 personas hasta fiestas de empresas para cientos de inv itados, o de sencillas comidas a domicilio a sofisticadas y exclusivas fiestas o conciertos. No importa el tamaño o el lugar del evento, manteniendo su estilo actual, simple y elegante es como se destaca en cada uno de sus trabajos.
ORGANIGRAMA TIPO
DE
ORGANIGRAMA: Nuestra empresa cuenta con un organigrama vertical. En los
organigramas verticales, cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un niv el inferior, ligados a aquel por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad. De cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas que indican la comunicación de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de él y así sucesivamente.
Administrador General Encargado de recursos y Finanzas Encargado de marketing y publicidad Personal Fijo ( Cocineros, sonidista, eléctrico, creativo) Personal de Apoyo Rotativo (estudiantes o alumnos en práctica)
DEFINICION DE
LOS CARGOS Y FUNCIONES
Administrador general: Es la más alta autoridad administrativa de la sociedad, cuya responsabilidad es ejercer la f unción de organizar y dirigir las actividades.
Asistente ejecutivo: La principal función es apoyar las tareas del Administrador General, atención de publico personalmente y por teléfono.
Encargado de recursos y finanzas: Su objetivo será ver la parte monetaria de la empresa, en este caso como es la venta de proyectos de eventos. La función que se cumple en este punto es de v er a los empleados como están, dándoles un am biente grato para trabajar y así la producción sea mayor.
Encargado de marketing y Publicidad: Su principal función será desarrollar una estrategia de marketing para potenciar los eventos. Estará a cargo de todas las operaciones que se hagan como empresa, ya sea compras o arriendos de lugares, etc.
Equipo de trabajo permanente: El equipo de trabajo permanente es aquel que grupo de trabajo más estable dentro de la empresa, estos nos permiten un apoyo más profesional dentro de cada eventos a realizar, entre ellos se encuentra el, animador, músicos, sonidista, iluminador, cocineros, etc.
Personal rotativo: Estas personas son contratadas de manera esporádicamente o sea de manera rotativa, apoyando las labores de implementación y el desarrollo del evento (garzones, garzones, guardias, bailarines, aseadores, etc., van a variar dependiendo de la magnitud necesitada.
MARCO LEGAL Productora de eventos ³Araya Producciones´ es una sociedad de personas de responsabilidad limitada que se encuentra ubicada en la ciudad de Antofagasta y se entregara servicios de producción de eventos, tanto a personas y em presas de la Ciudad.
Conclusiones y recomendaciones
El informe entregado que trata el tema del proyecto ³Araya producciones´, puede señalar que de este trabajo se presentaron los diferentes estudios para su evaluación, como son los de m ercado, técnico, organizacional; financiero y económico; Sobre la factibilidad de crear o no de esta pequeña empresa. De
igual forma, se desprende de los aspectos planteados la existencia de espacio en el mercado
para una productora de eventos en cuanto a la demanda en sus potenciales clientes como empresas y personas. Además se debe mencionar el aumento progresivo de la población de trabajadores, habitantes y fuentes de trabajo. Cabe destacar que la competencia de mercado para este proyecto si bien existe, no es lo suficientemente promocionada por lo que hace a ³Araya Producciones´ un área por la cual puede hacerse fuerte y triunfar en este tipo de servicios en Antofagasta. Al mismo tiempo se estimo una fuerte inversión en la compra de activos fijos y contratación de publicidad que son necesarias para competir en el mercado y que en el flujo de caja con todo lo anteriormente valorizado se tomará la decisión final de viabilidad. En cuanto al servicio se prestara de forma completa y para di stintos fines como cumpleaños, matrimonios, empresas; Transformándose en un plus debido a que no son muchas las empresas que prestan estos servicios (detallado en las corrientes de salidas). La información entregada por el flujo de caja da como resultado que de acuerdo a nuestra inversión, costos y gastos, y tomando en cuenta los i ngresos, que la empresa obtendría utilidades a partir del año 7, compensado la inversión inicial.
Finalmente valorizados todos lo anteriormente señalado y de acuerdo a los indicados respectivos (VAN y TIR), el proyecto es viable de realizarse tomado en cuenta el estudio del proyecto efectuado. En cuanto a la recomendación, al ser un servicio no existe costo fijo y siendo así, se estima controlar el costo variable o sea el monto aproximado del 70% sobre l as ventas, tratando siempre de aumentar la cantidad de personas para que el costo unitario por persona, sea lo más bajo posible.
PRESUPUESTOS ARAYA PRODUCCIONES
CENA Y FIESTA DE MATRIMONIO
Características de la prestación de los servicios - 1. Asesoramos completamente tu fiesta de matrimonio para que nada quede al azar, acompañándote en cada una de las etapas, así hacer que vivas un momento realmente inolvidable junto a tus invitados. - 2. Desarrollamos tu fiesta soñada. - 3. Salón exclusivo para el evento. (Capacidad 200 personas) - 4. Uso exclusivo de todas las dependencias. - 5. Decoración Ad-Hoc : Ornamento exclusivo, mesas redondas para 10 personas, cada una de ellas vestidas con mantelería blanca y carpeta de color, sillas vestidas en combinación con las mesas, servilletas de género, cuchillería de la más fina. La decoración de los salones son con globos, cintas, velas, flores artificiales y secas, y mucha iluminación. - 6. En cuanto a la animación y entretención presentamos pantalla gigante, música envasada dirigida por un DJ profesional durante todo el transcurso del evento, se pueden formar dos ambientes complementarios en estilo de música (Optativo), Data Show, maquina de humo, maquina de burbujas y otros efectos especiales. - 7. Bar abierto en tragos largos (Pisco, Ron, Vodka). - 8. Incluye también un amplio menú con diferentes alternativas : Cóctel de bienvenida, cena, variedad en postres, bajativo. - 9. Personal altamente capacitado para cada servicio que se entregue durante el evento. DESCRIPCIÓN DEL MENÚ COCKTAIL (15 bocadillos por personas Aprox.) * 1 copa de Pisco Sour o Vaina (Artesanal) * 1 copa de Champaña * Medio litro de Bebida Gaseosa (Línea Coca - Cola) * Variedades en bocadillos fríos (Canapés) * Variedades de bocadillos calientes (Empanadas de Cocktail y Masas pequeñas) CENA - Entrada : 1. Cornet de Jamón en mousse de palta. 2. Queso fresco con nido de vegetales. 3. Carpacho de Salmón del Pacífico con salsa Muselina al Bosca. 4. Champiñones rellenos sobre salsa de queso gratinado. 5. Cóctel de fruta, pollo en cubitos, pimientos rojos y verde, ciboulette, piña, maní, salsa Muselina.
6. Crep de Marisco. 7. Fondo de alcachofa. 8. Palta Reina. 9. Mousse de marisco palta. - Plato de Fondo : (Alternativas) A. Lomo Envuelto en Maza Filo. B. Lomo de Cerdo a las finas hierbas. C. Salmón Grillado sobre Cebolla Morada Acaramelada. D. Medallón de Pavo. E. Medallón de pollo grillado / Gordon Blue. - Acompañamiento para el plato de fondo : 1. Mil hojas de papa. 2. Soufflé de Queso. 3. Strudel de verduras a las finas hierbas. 4. Tulipa de masa filo rellena con pastelera de choclo o puré rustico. 5. Peperonata de Verduras.( Zanahoria, Zapallo Italiano, Morón rojo y verde) 6. Lasaña de Zucchini. 7. Zanahorias Glaseadas a las finas hierbas. ( Azúcar morena ) 8. Flan de Espinacas. 9. Champiñones salteados a la Jerez y Ciboulette. 10. Papas sacabocado Ciboulette. 11. Flan bicolor. (Espinaca y Zanahoria) POSTRE 1. Suspiro Limeño. 2. Helado de chirimoya con galletas obleas y salsa de frambuesa. 3. Primavera de Piña, Durazno y Kiwi. 4. Copa Mini Volcán. 5. Mousse de variedad. BAJATIVO * 1 Bajativo a elección al final de la cena (Menta o Manzanilla) * 1 Copa de Vino solo durante la cena. OTROS SERVICIOS COMPLEMENTARIOS 1. Bar Abierto : El bar abierto incluye el consumo de: a. Ron (Barceló, Varadero) b. Vodka (Eristoff y PL) c. Pisco (Mistral 40°) d. Tragos dulces (Pisco Sour) e. Jugos f. Bebidas (Línea Coca-Cola) 2. Estación de Café : Se dispondrá durante toda la noche que dura el evento, una vez concluida la cena de :
a. Café. b. Té. c. Infusión de hierbas. 3. Música : Se realiza una sesión de a lo menos 5 reuniones para coordinar la estructura y modelo protocolar a seguir, además de la debida selección de los estilos, intérpretes y piezas musicales a exponerse en cada una de las diferentes etapas de la fiesta (Cóctel, cena y baile). En la medida de los requerimientos y del diseño estructural de la fiesta, se pueden formar dos ambientes complementarios en estilo de música (Esto es optativo). Incluye dos pantallas gigantes, luces robotizadas, rayos láser, máquina de humo, etc. 4. Hora extra : Hora de termino del evento 4:30 AM. (Ocho horas cronológicas) 5. Recuerdo Digital : Confeccionamos un recuerdo digital con una variedad de fotografías que tú hayas seleccionado de tu vida previa al matrimonio, el cual se proyectara durante el cóctel en una pantalla gigante. 6. Artículos Decorativos : Entorno de las dependencias y ambientación de la fiesta. a. Vajilla. b. Cristalería. c. Cuchillería. d. Servilletas de género. e. Sillas vestidas. f. Color de carpeta a elección. g. Arreglos florales en todas las mesas. h. Bouquet de flores naturales. i. Candelabros con Velas. j. Globos y cintas a elección k. Antorchas. l. Pantalla gigante. m. Maquina de humo. n. Rayos láser bicolor. ñ. Luces robotizadas. o. Maquina de burbujas. p. Data Show. q. Mucho Más. 7. Personal calificado para cada servicio o actividad que se realice en el evento. a. Maestro de Ceremonia b. Coordinadores c. Supervisor d. Dj profesional e. Chef f. Barman g. Garzones h. Guardia de seguridad i. Personal de aseo j. Cuidador de Vehículos
7. Obsequio para los invitados. a. Varitas luminosas de cotillón b. Baile entretendio se incluye en el presupuesto sobre los 100 invitados. c. Cotillón en la fiesta. SERVICIOS ADICIONALES a. Fotografía. b. Filmación. c. Baile entretenido (Exclusividad) d. Cotillón. e. Música en vivo durante la cena. f. Orquesta. g. Transporte : A objeto de entregar la facilidad de poder asistir al evento y después regresar a los hogares en forma cómoda y segura, es que se ha puesto a disposición un servicio de transporte en buses, Van y vehículos equipados 100 porciento h. Servicio de comidas para niños: * Pizzeta jamón/ queso * Pollo asado o Nuggets de pollo con papitas fritas * Postre * Bebidas gaseosas VALORES NETOS POR PERSONA (Valor en base a 150 personas como mínimo en caso contrario el valor de este presupuesto no será el mismo) Opción A : $ 30.500 Opción B : $ 28.500 Opción C : $ 26.500 Opción D : $ 25.000 Opción E : $ 24.000
FIESTAS O CONCIERTOS EN VIVO
Consta de asesoramiento completo a cargo de un Técnico en Sonido Titulado y con un equipo de trabajo min 4 personas, las cuales se desempeñaran en la instalación, requerimientos durante el evento y posterior desinstalación de todo.-
-Amplificación Normal: Salida : Consta de 4 concert de 700w RMS 1200 continuos C/U, 2 subbajos de 800wrms 3200 peek C/U, todo con sus power correspondientes, Mesa de beheringer de 32 canales, compresor, crossover, multipar etc.Retornos: Consta de 5 retornos de 300w RMS c/u con su power correspondiente. Accesorios: Cables,Atriles, Micrófonos, etc.$120.000.-
-Amplificación Grande: Salida : 8 partes Line Array de 700w RMS 1200 continuos C/U, 4 subbajos dobles de 800wrms 3200 peek C/U, todo con sus power correspondientes, Mesa de souncraft de 32 canales, compresor, crossover, multipar etc.Retornos: Consta de 5 retornos de 300w RMS c/u con su power correspondiente. Accesorios: Cables,Atriles, Micrófonos, etc.$500.000.-
Luces : Robotizados, tachos par 64, bolas, controlador DMX,
- Otro servicios Adicionales: Backline: $40.000.- 2 Marshall JCM2000- guitarras (gabinete y cabezal) ó $20.000.- C/U $20.000.-Hartke - bajo(gabinete y cabezal) $20.000.- Batería TAMA Swinstar 22" 10" 12" 16" con cillin, pedestal de hit-hat, caja, 4 de platillos (sin platillos, sin caja y sin pedal de bombo)
Se hacen precios especiales entre mas cosas se agregan al precio final.-
