sistema de organizacion administrativa.ppt

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NORMAS BASICAS DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

SOA

DISEÑO

MSC. FREDDY ALIENDRE ESPAÑA

ENFOQUE SISTÉMICO DE LA LEY 1178 EDUCACIÓN SALUD TRABAJO

GRANDES POLÍTICAS

SPO

PLANIFICACIÓN ORGANIZACIÓN

POA

SOA MAE

RESPONSABLES OBJETIVOS OPERACIONES TIEMPO

Responsabilidad Transparencia

Asignación de Funciones   n    ó    i   c   a   g   e    l   e    D

MANEJO DE RECURSOS HUMANOS

SAP

MANEJO DE BIENES Y SERVICIOS

SABS

EXPRESIÓN EN DINERO

PRESUP.

TESORERÍA Y CRÉDITO PÚBLICO

ST y SCP

CONTABILIDAD INTEGRADA

S CI

   R    A    T    N    E    S    E    R    P    E    R

LEY

   R    I    C    U    L    S    A    R    T

LEY N° 1178 (SAFCO)

SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA  Art. 7.- El SOA se definirá y ajustará en función de la Programación de Operaciones. Evitará la duplicidad de objetivos y atribuciones mediante la adecuación, fusión o supresión de las entidades en sujeción de los siguientes preceptos: a) Se centralizará en la entidad cabeza de sector de los diferentes niveles de gobierno, las funciones de adoptar políticas, emitir normas y vigilar su ejecución y cumplimiento; y se desconcentrará o descentralizará la ejecución de las políticas en el manejo de los sistemas de administración. •

b) Toda entidad pública organizará internamente, en función de sus objetivos y la naturaleza de sus actividades los sistemas de administración y control interno de que trata esta Ley.

 ATRIBUCIONES INSTITUCIONALES El Ministerio de Hacienda es el Órgano Rector del SOA, sus atribuciones son ejercidas a través de su unidad técnica U.N. Las entidades públicas son los organismos ejecutores del SOA con las siguientes atribuciones: Cumplir con las normas. Elaborar y aprobar su reglamento específico. Solicitar su compatibilización por Órgano Rector Implantar el sistema. •

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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN  ADMINISTRATIVA

Es el conjunto ordenado de normas, criterios y metodologías, que a partir del marco jurídico administrativo del sector público, del Plan Estratégico Institucional y del Programa de Operaciones Anual , regulan el proceso de estructuración organizacional de las entidades públicas, contribuyendo al logro de los objetivos institucionales.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL SOA Evitar la duplicación y dispersión de funciones

Satisfacción del usuario

Simplificar y dinamizar su funcionamiento

OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Determinar el ámbito de competencia y autoridad

Optimizar la comunicación y coordinación

PRINCIPIOS DEL SOA ESTRUCTURACION TECNICA FLEXIBILIDAD FORMALIZACION

SERVICIO A LOS USUARIOS

INTERRELACION CON OTROS SISTEMAS SISTEMA DE PROGRAMACION DE OPERACIONES

SISTEMA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL

SOA

SISTEMA DE CONTROL GUBERNAMENTAL

COMPONENTES DEL S.O.A. PROCESO

ANÁLISIS

DISEÑO DISEÑO DE PROCESOS

 ANÁLISIS RETROSPECTIVO

 ANÁLISIS PROSPECTIVO

CONFORMACIÓN DE  ÁREAS Y UNIDADES

IMPLANTACIÓN PLAN DE IMPLANTACION

EJECUCIÓN DEL PLAN

ESTAB. CANALES DE COM. Y COORD. INT SEGUIMIENTO ESTAB. DE INSTAN CIAS DE RELACION INTERINSTITUCIONAL.

RESULTADOS

RECOMENDACIONES

MANUALES

ESTRUCTURA IMPLANTADA

ANÁLISIS ORGANIZACIONAL

 ANÁLISIS RETROSPECTIVO

 ANÁLISIS PROSPECTIVO

FUENTES DE INFORMACIÓN.

ANÁLISIS ORGANIZACIONAL SELECCIÓN DE TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

Doc. legales de creación Manual de Org. y Funciones Manual de Procesos Inf. de Auditoría Diagnóstico y planes de Impl. Otros

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Investigación Documental

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¿Problema?

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Investigación de Campo

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 ANÁLISIS DE DATOS RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN Registro de hechos en la Entidad: - Área - Unidad Organizacional

Entrevista al Personal-Usuarios Encuesta al Personal-Usuarios Observación Directa

FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES

La calidad de servicios y los bienes proporcionados a los usuarios. La efectividad de los procesos La rapidez de respuesta de la estructura Org.

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RESULTADOS DEL ANÁLISIS ORGANIZACIONAL Diseñar o rediseñar procesos. Ubicar o reubicar las diferentes unidades en la estructura.  Adecuar, fusionar, suprimir y/o crear áreas o unidades. Redefinir la coordinación interna e interinstitucional. Otros aspectos específicos de organización.

DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL

ETAPAS

NIVELES JERÁRQUICOS DIRECTORIO a) b)

NIVEL EJECUTIVO

NIVEL DIRECTIVO

DIRECCIÓN EJECUTIVA

c) DIRECCIÓN

UNIDAD

NIVEL OPERATIVO

DIRECCIÓN

UNIDAD

CLASIFICACIÓN DE UNIDADES ORGANIZACIONALES

SUSTANTIVA

LA DESCONCENTRACIÓN SE REALIZARÁ MEDIANTE DISPOSICIÓN LEGAL: •

 

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JUSTIFICACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA OBJETIVOS ÁMBITO DE SU COMPETENCIA FUNCIONES ESPECÍFICAS GRADO DE AUTORIDAD

DESCONCENTRACIÓN

CANALES Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN INTERNA

CRUZADA

CANALES Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN INTERNA

Para definir los canales y medios de comunicación se debe considerar: 

La cadena de mando.



El tipo de regularmente



La frecuencia y fluidez de la información



El alcance y cobertura del medio de comunicación.

información

que

se

transmitirá

INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA E INTERINSTITUCIONALES INTERNA: CONSEJO COMITÉ COMISIONES

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INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA

Para el tratamiento de asuntos de competencia compartida entre unidades que no pudieran resolverse directamente, se crearán consejos, comités o comisiones mediante disposición legal que establecerá: 

El objetivo de la instancia



Las funciones específicas



La unidad encargada de la instancia



El carácter temporal o permanente



La periodicidad de las sesiones

INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA E INTERINSTITUCIONALES INTERNA: CONSEJO COMITÉ COMISIONES

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INTERINSTITUCIONAL TUICIÓN RELACIÓN FUNCIONAL COMPLEMENTACIÓN

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SERVICIO AL USUARIO RETROALIMENTACIÓN SOBRE LA CALIDAD DE LOS Ss. Y / O Bs. PRESTADOS

FACILITAR LA ORIENTACIÓN AL PÚBLICO.

CANALIZACIÓN DE SUGERENCIAS, RECLAMOS Y DENUNCIAS

FORMALIZACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL a). MANUAL DE ORGANIZACIÓN • • •

 Y FUNCIONES. Disposición legal Objetivos. Organigramas.

- PA R A L A S U N ID A D E S D E N IV E L

JERÁRQUICO SUPERIOR  • • • •

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Objetivos. Nivel jerárquico y rel.de depend. Funciones. Relaciones de coordinación. PARA OTRA S UNIDA DES 

Relación de dependencia. Funciones.

b). MANUAL DE PROCESOS. •

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Denominación y objetivo del proceso. Normas de operación. Descripción del proceso y sus procedimientos. Diagramas de flujo. Formularios y otras formas utilizadas.

IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL

PLAN DE IMPLANTACIÓN

MANUALES

ESTRUCTURA IMPLANTADA

REQUISITOS PARA LA IMPLANTACIÓN

Puesta

en marcha del Programa de Operaciones

 Anual. Disponibilidad

de

Recursos

Humanos

y

Financieros. Participación

activa durante todo el proceso del personal superior y del personal involucrados en los cambios organizacionales.

PROCESO DE IMPLANTACIÓN DIFUSIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES, MANUAL DE PROCESOS Y OTRO MATERIAL PARA TAL FIN

SEGUIMIENTO PARA REALIZAR LOS AJUSTE NECESARIOS

ORIENTACIÓN,ADIESTRAMIENTO Y/O CAPACITACIÓN DE LOS FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS

 APLICACIÓN DEL PLAN DE ACUERDO CON LA ESTRATEGIA APROBADA

REQUISITOS PARA LA IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS LEY N° 1178 (MARCO)    )    O    C    R    A    M    (    8    7    1    1    °    N    Y    E    L

NORMAS BÁSICAS    S    A    C    I    S     Á    B    S    A    M    R    O    N

REGLAMENTO ESPECÍFICO

IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN  Y CONTROL REGLAMENTO ESPECÍFICO

NORMAS BÁSICAS

LEY N° 1178 (MARCO)