3.1.2.1 Sistemas de información para la oficina [Office InformationSystems (OIS)].
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Introducción:
La oficina es un entorno entorno de trabajo complejo p or la gran diversidad de tareas que en ella se llevan a cabo y la enorme cantidad de información de diferentes tipos que que es procesada. Los sistemas de información de oficina (O IS, Office InformationSystems) son un conjunto de aplicaciones para una comunidad de usuarios, con algunos procesos de transacción semi-formales y que permiten acceder a ba ses de datos y otros sistemas de información. información. La principal ventaja de estos sistemas es que contienes un software fácil de utilizar por personas personas con poco conocimiento en el ámbito de la informática y en relación con estos temas. El objetivo de los OIS es tener la información disponible disponible para cualquier momento que sea necesaria y tenerla de manera adecuada: con alto grado de detalle, organizada, preparada para ser recibida y tener utilidad. utilidad. En la concepción de un sistema d e información de este tipo, debemos considerar los siguientes aspectos: - Diferentes formas de almacenar la información: cartas, formularios, gráficos informes - Tecnologías Tecnologías para procesar la información: información: máquinas de escribir, fotocopiadoras, ordenadores - Medios Medios de alma cenamiento: estanterías, m esas, papeles, discos, etc - Medios Medios de comunicación: teléfono, correo, correo electrónico, conversaciones grabadas Este tipo de sistemas de información comprenden el ámbito de la ofimática, quizás el más importante en relación con los mismos, ya que como su propia definición indica, la ofimática es el equipamiento equipamiento ha rdware y software usado para crear , almacenar, modificar modificar y transmitir digitalmente la información información necesaria en una oficina oficina para realizar tareas y lograr objetivos básicos. básicos. Por eso mismo, vamos a tratar la ofimática como referencia para tratar este tipo de sistemas de información. información.
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Evolución de la Ofimática:
La ofimática comienza a desarrollarse sobre los años 70, con la introducción de máquinas y equipo equipo de oficina con proc esadores que hacen que dejen de usars e los métodos de gestión de la información mas antiguos, por los nuevos que iban surgiendo, surgiendo, por ejemplo, se a bandonan las máquinas de escribir y se sustituyen por los ordenadores. La ofimática comienza a desarrollarse con la máquina de escribir y la f otocopiadora, otocopiadora, que permiten mecanizar procesos que antes se hacían manualmente. Sin embargo, la verdadera revolución se produjo con los ordenadores personales en 1980.
En un primer momento la ofimática surgió con el objetivo de administrar la información, pero mas tarde evolucionó con vistas al almacenamiento de la misma y por ultimo buscaba también el intercambio de datos. En la evolución de la ofimática podemos distin guir diferentes etapas: y
Primera etapa (1975-1980)
Compuesta
por elementos aislados, la ofimática no tenía relación entre sí. Se almacenaba gran cantidad de información centralizada, y provocaba un nivel de gestión costoso. y
Segunda etapa (1980-1990)
Es en esta etapa donde aparecen diferentes conjuntos de herramientas que daban solución a la mayoría de funcionalidades normalmente requeridas. A finales de los años 1980, se abar atan los costes y aumentan las prestaciones de los mismos. Es en esta etapa cuando Microsoft introduce la más famosa suite ofimática conocida (Microsoft Office). y
Tercera etapa (1990-2000)
Durante este periodo la ofimática se apoya en los ordenadores personales. La información fluye a través de l as redes de área local (LAN) y por tanto, comienza la fase de intercambio de información entre ordenadores. y
Cuarta etapa (a partir del año 2000)
Se comienza a establecer Internet como método de trabajo principal, donde los usuarios pueden publicar y compartir documentos. El beneficio más importante es que cualquier documento puede ser usado por cualquier persona del mundo.
Generalmente la gran mayoría de las suites ofimáticas (conjuntos de programas)incluyen al menos un procesador de textos y una hoja de cálculo. Adicionalmente, la suite puede contener un programa de presentación, un sistema de gestión de base de datos, herramientas de gráficos y comunicaciones o un navegador web. En la actualidad, la suite ofimática más extendida es Microsoft Office, aunque también es conocida una suite perteneciente al software libre: Open Office.
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Herramientas y procedimientos de la ofimática:
* Procesamiento de textos * Hojas de cálculo * Herramientas de presentación multimedia. * Base de datos. * Utilidades: agendas, calculadoras, etc. * Programas de e-mail, correo de voz, mensajeros. * Herramientas de reconocimiento de voz. * Suite o paquete ofimático.
Word
Es un procesador de textos. Resulta un programa de gran utilidad para redactar una carta, un fax, un currículum, llevar a cabo un informe, una tesis, monografía o resumen, crear una agenda o un calendarioTambién se puede utilizar para crear páginas web, realizar gráficos, organigramas, diseños con terminación profesional, introducirle imágenes, animaciones, sonidos, etc.
Excel Su función principal es la de una hoja de cálculo. Puede crear facturas, hojas de balance, control de gastos, llevar estados de cuenta, tarjetas de crédito También podemos usarlo en estadísticas y complicados cálculos, compartir datos e incluso ponerlos en la web. Además podemos insertarle todo tipos d e objetos al igual que en Word. Maneja en forma muy útil los datos, filtrando los contenidos para darnos solo la información que nos i nteresa.
Access Se trata de una base de datos. Puede llevar la administración de contactos y llamadas, controlar el inventario y los pedidos, llevar un registro de libros, revistas, música, etc. También permite crear programas para manejar todos los datos que desee, relacionarlos, mostrarlos actualizados, imprimirlos y crear una interfaz que permita a otros usuarios ingresar, dar de baja y modificar datos con simpleza.
Powerpoint Sirve para crear presentaciones con diapositivas. Una forma fácil para presentar proyectos, ideas, resultados, etc. Resulta útil para realizar presentaciones acompañadas de un discurso en presencia de público.Puede r ealizar diferentes animaciones, insertarle imágenes, gráficos, películas, música.
Outlook Administra el correo electrónico. Permite hacer un seguimiento de los mensajes y contactos. También puede organizar los mensajes en c arpetas, por colores o vistas, puede seleccionar el corr eo no deseado. Incluye además la posibilidad de llevar una agenda con calendario que te r ecuerda las tareas y le permite escribir notas.
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La ofimática en la red
En los últimos años con el crecimiento de Internet se ha ido estableciendo poco a poco el término de ofimática en línea, que es una alternativa basada en Web para realizar las misma tareas que realiza la ofimática, pero con la ventaja de no tener que gastar en Software porque las herramientas están disponibles a trav és de Internet. Algunos de los servicios que ofrece internet para realizar tareas de oficina a través de la Web son: -
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Google Docs: Es una herramienta gra tuita que actúa como procesador de textos, pero con el que también se puede realizar hojas de cálculo, o presentaciones. Lo mejor de este servicio es que permite compartir cualquiera de estos documentos con la persona que el ijamos, realizando modificaciones en los mismos en tiempo real mientras los otros miembros del grupo comprueban los cambios. Incluye un chat par a comunicarse con los demá s miembros que observan. Think Free: Es una herramienta muy parecida a Microsoft Office con la que podemos compartir documentos, hojas de cál culo y presentaciones. Tiene una versión de pago y una gratuita con un límite de almacenamiento de 1 GB. Wikipedia: Es una enciclopedia interactiva en la que cualquier persona puede modificar los datos contenidos en ella. Los artículos están creados a base de aportaciones de muchos miembros voluntarios de todo el mundo.
Diferencias entre ofimática en línea y convencional:
La Ofimática basada en W eb tiene como principal ventaja la posibilidad de aprovechar muchas de las ca racterísticas que ya conocemos de la Red para distribuir contenidos. Es decir, podemos compartir de una manera muy práctica la i nformación que estamos creando o modificando. Otro punto a destacar es que nuestros archivos se almacenan di rectamente en el servidor del proveedor del servicio, lo que permite que podamos editarlos desde cualquier ordenador que cuente con una conexión a Internet. Además de una manera sencilla también podemos permitir que otros editen nuestra información y que co laboren en nuestros documentos y todo el equipo de trabajo puede estar alimentando el mismo archivo. Todo está destinado a compartir información y a utilizar servicios de la W eb 2.0. -
Fuentes:
http://www.maestrosdelweb.com/editorial/la-oficina-20/ http://es.wikipedia.org/wiki/Evoluci% C3%B3n_ofim%C3%A1tica http://www.slideshare.net/MetalHeads/la-ofimtica http://es.wikipedia.org/wiki/Ofim% C3%A1tica http://revistas.ucm.es/byd/11 32187 3/articulos/RGID98981200 39A.PDF
